Организация складской системы предприятия

приемка товара и размещение их на хранение;

хранение товара;

подбор заказа и размещение его в зоне комплектации;

отгрузка товара;

инвентаризация;

дополнительные операции с товарами.



Рисунок - Основные бизнес-процессы на складе

Бизнес-процесс на складе -- это законченный процесс или совокупность операций, которые осуществляют сотрудники склада при обслуживании ТМЦ. Он характеризуется четкой последовательностью операций или действий и определением лиц, их осуществляющих.

Рассмотрим более подробно основные бизнес-процессы.

Приемка товаров на склад и размещение их на хранение начинается с подготовительных мероприятий. Подготовительные мероприятия, проводимые на складе до прибытия товара:

устанавливаются места разгрузки транспортных средств;

проверяется наличие необходимого количества поддонов;

устанавливается, с помощью каких механизмов и оборудования разгружается и перемещается поступившая продукция;

определяются места хранения поступающей продукции;

определяется необходимое количество работников склада и складского оборудования;

осуществляется подготовка приемосдаточной документации.

Операции, осуществляемые на этапе поступления и приемки товара:

проведение подготовительных мероприятий по приемке продукции;

проверка целостности вагонов, контейнеров, транспортной упаковки;

разгрузка транспортных средств: технология выполнения погрузочно-разгрузочных работ на складе зависит от характера груза, от типа транспортного средства, а также от вида используемых средств механизации; выгрузка товаров может осуществляться с уровня дороги, либо со специальной рампы, поднятой на уровень кузова транспортного средства;

оценка сохранности поверхности транспортной упаковки;

учет всех расхождений и повреждений до подписания документов перевозчика;

проверка каждой позиции продукции по упаковочному листу и счету;

перемещение продукции в зону приемки;

распаковка;

проверка количества и качества продукции;

контроль документального и физического соответствия партии поставки заказу покупателя;

установление фактического количества, качества и комплектности продукции, определение отклонений и вызвавших их причин;

документальное оформление прибывшей продукции (процедура оприходования);

раскладка по местам хранения;

формирование складской грузовой единицы.

При приемке продукции от перевозчика получатель обязан проверить:

наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автомобильном фургоне) или на контейнерах пломб отправителя или организации, осуществляющей промежуточную перевалку;

целостность пломб;

состояние транспортных средств (вагона, контейнера);

наличие маркировки груза;

исправность тары;

соответствие наименования продукции и маркировки на транспортной таре данным, указанным в товарно-транспортных документах. Получатель обязан потребовать от перевозчика выдачи продукции по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на него правилами, действующими на транспорте, и другими нормативными актами.

Кроме того, получатель обязан установить, соблюдались ли правила перевозки, обеспечивающие предохранение продукции от порчи и повреждения (укладка груза, вентилирование, температурный режим), а также осмотреть перевозимую продукцию.

Приемка продукции - проверка соответствия количества, качества и комплектности продукции ее характеристике и техническим условиям, указанным в договоре.

Цель предварительной приемки продукции:

осмотр продукции на предприятии продавца для установления соответствия ее количества и качества условиям договора;

установление правильности упаковки и маркировки продукции.

Окончательная приемка продукции предназначена для установления фактического выполнения поставки в установленном месте и в надлежащий срок. Место окончательной приемки продукции обычно устанавливается в договоре поставки. Оно может быть обозначено как:

предприятие или склад продавца;

согласованный порт отгрузки;

железнодорожная станция отправления или аэропорт;

порт назначения;

пограничная или конечная железнодорожная станция в стране назначения;

склад покупателя;

конечный пункт продажи продукции.

Приемка продукции (проверка по количеству и качеству), а также размещение на хранение проводятся в свободное от отгрузок время.

Приемка продукции по количеству -- процедура сверки массы, количества мест и единиц фактически поступившей продукции с данными сопроводительных товарно-транспортных документов (счета-фактуры, товарно-транспортной накладной). Проводится в сроки, указанные в инструкциях. Недостача оформляется коммерческим актом.

Приемка продукции по качеству представляет собой процедуру выявления качества и комплектности продукции, поступившей на склад, а также соответствия тары, упаковки и маркировки установленным требованиям государственных стандартов, технических условий, утвержденным образцам (эталонам), условиям договора поставки и сопроводительным документам (сертификат качества, санитарный сертификат, ветеринарный сертификат). Проводится в установленные инструкциями сроки. При обнаружении недоброкачественной или некомплектной продукции приемку приостанавливают и составляют коммерческий акт.

Следующим бизнес-процессом является хранение товаров. К системе хранения предъявляются следующие требования:

высокая степень использования площади и объема склада;

свободный доступ к каждой единице хранения;

быстрое реагирование на изменения в структуре запасов продукции;

возможность высотного складирования и хранения продукции;

легкость обслуживания потребителей;

возможность автоматизированного управления запасами продукции на складе;

выполнение принципа FIFO («первый пришел - первый ушел»);

низкий уровень инвестиций и затрат на строительство;

низкий уровень эксплуатационных расходов, а также затрат на техническое обслуживание.

Показатели, учитываемые при организации правильного размещения продукции на складе:

габаритные размеры склада (длина, ширина и высота);

общая и полезная площади склада;

количество имеющегося оборудования для хранения продукции (стеллажи, лотки, поддоны, контейнеры);

пропускная способность склада.

Перечень операций, входящих в процедуру хранения:

организация складского пространства;

оформление складских и финансовых документов;

размещение продукции на хранение;

создание необходимых условий хранения и охраны продукции;

организация учета продукции;

движение и перемещение продукции;

обеспечение возможности использования подъемно-транспортного оборудования.

Рациональное размещение и укладка товаров на складе во многом зависит от принятого способа хранения. В зависимости от вида, объема товарных запасов, размеров поступающих партий, особенностей переработки грузов и других факторов, используются в основном три способа хранения:

стеллажный, при котором товары могут храниться как в упакованном, так и в распакованном виде на различных стеллажах. Он связан тс широкой внутрискладской подсортировкой товаров;

штабельный, при котором товары хранятся в основном в таре, без распаковки с использованием различных типов поддонов (плоских, стоечных, ящичных);

единичное хранение, при котором товары хранятся в таре (ящики, мешки, мебель в упаковке и др.).

Условием применения стеллажного способа хранения является широкая внутрискладская подсортировка товаров. Основная часть непродовольственных товаров и некоторых видов продовольственных товаров широкого ассортимента могут иметь небольшой объем хранения. Поэтому хранить их целесообразно в стеллажах.

Преимущества стеллажного способа хранения:

более полное использование объема склада, в первую очередь за счет неограниченной возможности высоты складирования (особо важное значение играет для высотных складов);

более свободный доступ к товару, особенно при складировании в полочных стеллажах;

простую систему кодирования складских мест, что значительно облегчает контроль и учет товаров на складе

возможность автоматизированного управления материальными потоками на складе;

лучшая сохранность грузов.

Товары, объемом хранения более 3 куб. м, отпускаемые без распаковки целыми грузовыми пакетами можно хранить в штабелях (за исключением высотных складов).

Штабельное хранение применяют, как правило, для сезонных, крупногабаритных товаров, имеющих большой объем хранения. Укладка товаров в штабель должна обеспечить доступ к каждому наименованию товара.

Штабели размещают рядами и блоками. Рядное расположение рационально при подготовке грузов к отправке и большом числе хранимых товаров.

Блочное расположение повышает степень использования складской площади, но приемлемо только для однотипных грузов, так как доступ в этом случае возможен лишь к части грузов, находящихся в непосредственной близости к проездам.

При смешанном размещении грузов в зоне складирования блоки штабелей обычно размещают вдоль стен, а ряды -- в центре зала.

Недостатки штабельного хранения:

при хранении пакетированных грузов высота склада используется ограниченно, примерно лишь до 3,5--4 м (в зависимости от вида груза), из-за неустойчивости штабелей при увеличении их высоты;

повышенное повреждение продукции и невозможность обеспечить эффективную организацию работ в многономенклатурных складах.

Выбор способа укладки груза в штабель

При укладке грузов в штабели применяют три вида кладки: прямая, перекрестная и обратная.

прямая укладка -- расположение верхнего места в плане совпадает с расположением нижележащего места;

перекрестная укладка -- грузы верхнего ряда укладывают поперек грузов нижнего ряда;

обратная укладка - первый ряд туда, второй - обратно (обычно для мешков).

В целях лучшей организации работ на складах и наиболее эффективного применения подъемно-транспортных средств, товары хранимые на складе, как в стеллажах, так и в штабелях, должны быть уложены на поддоны. При этом необходимо обеспечить широкое использование поддонов различных конструкций.

При размещении продукции на хранение обеспечивается соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого вида продукции.

После размещения ТМЦ на места хранения с ними могут производиться определенные операции или они могут находиться своих местах до начала отбора при формировании заказа. Рассмотрим некоторые процессы, которые могут иметь место во время нахождения ТМЦ в зоне хранения.

Процесс сортировки товаров постоянно происходит движение товара. Одни товары поступают на склад, другие товары забираются с мест хранения для формирования заказов. Во время отбора продукции происходит освобождение мест. Продукция может быть изъята с места хранения целиком на паллете или частично. Может осуществляться следующее перемещение продукции:

к аналогичным товарам, находящимся на хранении;

пополнение свободных мест на паллете аналогичным товаром;

в зону одного клиента;

только на нижний/верхний ярус;

только в определенную ячейку/сектор/стеллаж (по габаритам, весу, ценности или другим признакам).

Процесс компрессирования позволяет готовить продукцию к отбору заранее.

Подпитка активной зоны может осуществляться двумя способами. Во-первых, это перемещение товаров с верхних ярусов на нижние по мере их освобождения и, во-вторых, это перемещение товаров со стеллажа на место их отбора другим транспортным средством (паллетоперевозчиком, транспортной тележкой и т.п.).

Все операции при компрессировании аналогичны операциям при сортировке товара.

Выполнение заказа начинается с отборки продукции с мест хранения. Основанием для отборки может служить отборочный лист.

Методы отборки продукции:

индивидуальная отборка (для одного заказчика) -- это последовательное комплектование отдельного заказа. При индивидуальной отборке продукция сразу укладывается в соответствующую тару и по окончании процедуры отборки готова к проверке и отправке получателю;

комплексная отборка (для группы заказчиков) -- заключается в отборе единиц хранения одновременно для нескольких заказчиков по одному сводному отборочному листу.

Комплектация производится из множества различных видов продукции определенного ассортимента, имеющегося в наличии, в соответствии с заказом потребителя.

Процедура комплектации сводится к подготовке продукции в соответствии с заказами потребителей. Сюда входят:

получение отборочного листа, содержащего заказ покупателя;

документальное оформление подготовленного заказа;

контроль над подготовкой заказа;

помаршрутное комплектование партий отправки;

перемещение укомплектованных партий отправки в зону погрузки;

подготовка партии отправки к отпуску (упаковка, окантовка, маркировка, переупаковка, укладка на поддоны, в контейнеры);

оформление отпуска продукции;

объединение заказов покупателей в партию отправки и оформление товарно-транспортных накладных;

погрузка партий отправок в автотранспортные средства, контейнеры, железнодорожные вагоны;

отправка по назначению (доставка) либо отгрузка;

экспедиционные операции по отправке продукции покупателям (формирование маршрутов, погрузка транспортных средств, централизованная доставка продукции);

сдача продукции получателям (в случае централизованной доставки).

Информация, которой должен располагать отборщик в процессе выполнения заказа:

где размещены товары;

сколько товара необходимо;

кому предназначен товар;

что делать, если отбираемый запас закончился;

что делать после отборки заказанного товара.

Передача информации отборщику может осуществляться различными средствами. Своевременность передачи является необходимым условием высокой интенсивности проходящего через участок отборки материального потока.

Эффективность операций по подготовке товаров к отпуску, можно характеризовать следующими показателями:

частота отборки, то есть количество отобранных заказов в единицу времени;

пропускная способность участка отборки количество сформированных грузовых единиц (контейнеров, ящиков, поддонов и т. п.) в единицу времени;

уровень обслуживания заказчиков;

случаи отсутствия запаса товара, включенного в отборочный лист.

Процедура отгрузки (отпуска) продукции со склада заключается в выполнении заказов на хранящуюся на складе продукцию. Управлением всех операций, связанных с отгрузкой ТМЦ, занимается оператор склада. В его задачу входят следующие операции:

Составление графика прибытия ТС на склад.

Организация подбора заказа ко времени прибытия ТС.

Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контрагентами по вопросам прибытия ТС под загрузку:

Проверка правомочности лиц, прибывших для получения ТМЦ.

Подготовка отгрузочных документов (ТТН, товарной накладной и др.

Управление операциями загрузки ТС.

Проверка оформленных и подписанных отгрузочных документов.

Подготовка и передача информации об отгрузке ТМЦ.

Отгрузка заказа включают:

формирование бланка-заказа в соответствии с заявкой клиента;

передачу бланка-заказа отборщику;

отбор товара каждого наименования по заказу клиента,

комплектация отобранного товара для конкретного клиента в соответствии с его заказом;

подготовку товара к отправке (укладывание в тару, на товароноситель);

упаковку, маркировку;

документальное оформление подготовленного заказа и контроль над доставкой заказа в экспедицию отправки;

объединение заказов клиентов в партию отправки и оформление транспортных накладных;

отгрузку грузов в транспортное средство.

Кладовщик по распоряжению оператора организует погрузку товаров в ТС и подписывает отгрузочные документы.

Работы по отгрузке товаров могут выполняться либо персоналом склада, работающим также и на других участках, либо специализированным подразделением склада, занятым исключительно обработкой упакованных, опечатанных и подготовленных к отпуску со склада грузов. Необходимость в специализации работ с грузом возникает при большом количестве заказов на централизованную доставку товаров со складов предприятия. Создание т.н. экспедиции склада позволяет четче организовать работу по обслуживанию входящих и выходящих товарных потоков, повысить эффективность использования транспорта, улучшить качество доставки, а также решить ряд других задач торгового предприятия, связанных с доставкой товаров.

Экспедиция предприятия создается с целью:

организации и осуществления централизованной доставки товаров в собственную сбытовую сеть и клиентам фирмы в две-три смены;

приемки товаров, поступающих как в рабочее, так и в нерабочее для всей фирмы время;

временного хранения товаров;

обеспечения четкой работы автотранспорта.

В задачи экспедиции входят: концентрация, формирование и группировка товаров по маршрутам; контроль за качеством упаковки товаров, исключающий случай их порчи при транспортировке в грузополучателям; формирование маршрутов движения автотранспорта; своевременная отправка товаров покупателям; ликвидация излишних простоев автотранспорта под погрузкой; контроль за возвратом оборотной тары (если эта категория тары используется); оформление всех видов документов.

Важным фактором при организации отгрузки товаров является плановость проведения всех операций. Наиболее эффективное использование имеющихся технических возможностей (наличия погрузоразгрузочного оборудования, количество ворот) и ограниченного количества персонала (кладовщиков и грузчиков) возможно только при четком распределении их функционирования во времени. Необходимо стремиться составлять план подбора ТМЦ и график загрузки ТС с учетом объемов заказов и способа загрузки (ручной или механизированный). Правильный расчет времени на выполняемые операции позволит использовать имеющиеся возможности наиболее оптимальным способом. Конечно, жизнь всегда вносит свои коррективы и приходится учитывать возможность нехватки персонала при внезапном увеличении объемов работ, задержки в прибытии ТС, неправильном оформлении документов (доверенности на получение ТМЦ) и других моментов, от которых никто не застрахован.

Кроме основных бизнес-процессов, существующих практически на всех складах, на некоторых их них могут проводиться дополнительные операции с ТМЦ. В зависимости от назначения склада и потребности в обработке ТМЦ дополнительные операции могут быть различными. Рассмотрим, например, операцию по кросс-докингу ТМЦ.

Такие операции осуществляются с ТМЦ, поступившими на склад на непродолжительное время (на несколько часов) и отгружаемые обычно несколькими партиями в том же виде (упаковке), хотя могут быть и другие варианты. При временном нахождении на складе без размещения в зоне хранения поступившая партия в зависимости от необходимости разделяется на несколько отправок. Со склада, таким образом, отправляется уже несколько отправок. Так как на складе обычно зоны временного хранения не существует, то в таких случаях для временного хранения ТМЦ используют зону комплектации.

Все операции осуществляются под управлением оператора склада, который формирует необходимые указания кладовщику. Процесс приемки и отгрузки ТМЦ осуществляется в обычном порядке.

Еще одним видом дополнительной операции является предпродажная подготовка товара.

Операции по предпродажной подготовке товаров осуществляются обычно крупной торговой компанией, имеющей сеть магазинов, торгующих по образцам. Такая продажа осуществляется в основном крупногабаритной бытовой техникой.

Для выполнения задач по предпродажной подготовке товаров на складе формируется специальная бригада, имеющая в своем составе специалистов, прошедших обучение по оформлению гарантийных документов и по работе с бытовой техникой. Физическая работа по переупаковке и перемещению товара производится грузчиками под руководством кладовщиков.

На основании заявок от отдела по продажам оператор склада организует подбор товара, который должен быть доставлен покупателю, и его отправку Таран С.А. «КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СКЛАД: Практические рекомендации профессионала». - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2006.С.120..

Одним из важных бизнес-процессов является инвентаризация продукции:

процедура установления фактического наличия продукции путем пересчета, т. е. снятия остатков, и проверки учетных записей. Данные о фактическом наличии продукции сопоставляются с данными бухгалтерского и складского учета в стоимостном и натуральном выражении;

сплошной или выборочный подсчет (пересчет) всех видов продукции. Полученные данные в натуральном выражении оцениваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму.

В ходе инвентаризации проверяются:

сохранность единиц хранения;

правильность их хранения и отпуска;

* состояние весового оборудования и измерительного инструмента;

* порядок ведения учета продукции.

Рассмотрим виды инвентаризации:

Обязательная -- проводится в следующих случаях:

* перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

* при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

* при выявлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи продукции (немедленно при установлении таких фактов);

* в случае пожара и других стихийных бедствий (немедленно по окончании);

* при ликвидации и реорганизации предприятия;

Текущая;

Сплошная;

Выборочная - на время проведения выборочной инвентаризации движение товаров на складе не прекращается;

Плановая;

Внеплановая (внезапная);

Периодическая -- определяется объем запаса (т. е. количество продукции) на конец периода и выводится стоимость реализованной продукции путем вычитания объема запаса на конец периода из количества продукции для реализации;

Непрерывная -- измеряется количество продукции, фактически отправленной заказчикам. Выводится объем запаса на конец периода путем вычитания стоимости реализованной продукции из суммы продукции для реализации.

Преимущества инвентаризаций:

1) предохраняют от перебоев в обеспечении потребности производства в ежегодных физических запасах;

2) предохраняют от ежегодной корректировки запасов;

3) обеспечивают возможность персоналу точно оценивать уровень запасов;

выявляют причины ошибок в учете и определяют меры по их устранению;

поддерживают точность записей запасов.

Важной задачей при выполнении основных бизнес-процессов на складе является выявление бракованных (некондиционных) товаров.

Основанием отнесения товара к категории «брак» является договор, заключенный с владельцем товара, или документ (Положение, Инструкция), определяющий состояние товара, когда склад является структурным подразделением компании. В этих документах указывается, при каких признаках товар должен быть отнесен к категории «брак» и порядок работы с такими товарами.

Основным признаком отнесения товара к категории «брак» является внешнее состояние упаковки товара. При обнаружении товаров с поврежденной упаковкой, со следами протечек и др. после выгрузки с ТС также желательно зафиксировать данные факты при помощи фотоаппарата. Такое документирование состояния товара позволит складу снять с себя ответственность и даст возможность владельцу предъявить претензию перевозчику.

Выявление бракованных товаров также возможно при работе с товарами на складе: в местах хранения, при подборе товаров, при выполнении дополнительных операций, при подготовке товаров к отгрузке.

Выявление бракованных товаров при приеме или во время нахождения товара на складе осуществляется сотрудниками склада (кладовщиками, грузчиками и др.). Кладовщик при приеме товара составляет акт приема ТМЦ с приложением таблицы несоответствий, который подписывается также материальноответственным лицом, сдающим товар на склад (водителем или экспедитором). При обнаружении неправильной загрузки ТС, а также товаров с нарушенной упаковкой необходимо привлечение специального сотрудника склада -- кладовщика по качеству.

Основной задачей кладовщика по качеству является работа с бракованными товарами:

изучение повреждений и выявление причин их появления;

документальное оформление бракованных товаров;

работа с представителями владельца относительно определения статуса бракованного товара;

ведение учета бракованного товара;

контроль хранения и перемещения бракованных товаров.

Первоочередной задачей кладовщика по качеству является определение статуса товара.

«Годный» -- это товар, признаваемый владельцем качественным и годным к использованию без ограничений.

«Брак» -- это товар, по совокупности установленных признаков признаваемым владельцем не соответствующим статусу «годный».

Каждая единица бракованного товара подлежит процедуре осмотра, определения характера недостатков и решения вопроса о возможности дальнейшего его использования на основании установленных признаков. Общий набор признаков может быть следующим:

«некомплект» -- товар с нарушенной комплектностью, предусмотренной его технической документацией, спецификацией или маркировкой на упаковке;

«товар с поврежденной упаковкой» -- комплектный товар, не имеющий повреждений, но хранящийся в поврежденной упаковке (упаковка мокрая, рваная, имеет следы вмятин и др.).

«ремонтопригодный» -- товар, потребительские свойства которого могут быть полностью или частично восстановлены после процедуры ремонта;

После проведения процедуры уценки бракованный товар подразделяется на:

«ограниченно годный» -- товар, пригодный к использованию по назначению с ограничениями, вызванными ухудшением качества, суммарный процент уценки которого составляет не более 50% от исходной стоимости;

«утиль» -- товар, не пригодный к использованию по назначению, суммарный процент уценки которого составляет более 50% от исходной стоимости.

Определение статуса товара и величины уценки товара производится совместно специалистом владельца с кладовщиком по качеству. При наличии разногласий склад может пригласить независимого эксперта для выявления степени нанесения повреждений Таран С.А. «КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СКЛАД: Практические рекомендации профессионала». - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2006.С.137..

Формирование системы учёта и документооборота на складе

Складская система учета должна соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению учета ТМЦ в компании, т.е. корпоративному порядку ведения учета и документообороту. Для выполнения заданий по работе с ТМЦ склад, с одной стороны, получает информацию от других подразделений компании и в некоторых случаях от поставщиков и получателей, а также от перевозчиков, а с другой стороны управление складскими операциями невозможно без постоянного получения информации о движении ТМЦ внутри склада.

При формировании складской системы учета необходимо принимать во внимание следующие факторы:

установленные стандартные формы документов для ведения различных операций;

существующий порядок документооборота и учета ТМЦ в компании;

возможности корпоративной информационной системы;

перечень объектов, с которыми необходимо осуществлять обмен информацией;

степень детализации учета осуществляемых операций;

возможности используемого оборудования (ТСД, принтера для распечатки этикеток со штрих-кодом и др.) и программного продукта;

существующую систему управления складскими операциями;

знание технологического процесса на складе.

Складская система учета движения товара должна обеспечивать оперативное управление и контроль движения товаров. Только наличие полной информации о том, что происходит на складе в режиме реального времени, позволит осуществлять планирование складских операций, осуществлять управление деятельностью сотрудников склада и принимать своевременные решения.

Степень детализации определяется потребностью в более полном получении информации о происходящих процессах. Например, можно установить порядок контроля товаров только при поступлении, размещении на хранение и отгрузке, а можно установить порядок сканирования товара еще и при размещении в зоне сортировки и при перемещении из зоны сортировки в зону отгрузки. Можно ввести и другие места или моменты контроля. Все зависит от поставленных перед складом задач и способов их достижения. На некоторых складах будет достаточно отслеживать только вход и выход товара со склада. При разработке системы учета необходимо точно знать, какие результаты должны быть, и определить, что может помочь в их достижении.

При описании бизнес-процессов обязательно указывается, когда, кто и каким образом должен формировать и отправлять необходимую информацию. Так как информация передается не только внутри склада, но и для внешних пользователей, и, соответственно, идет ее получение, то этот процесс необходимо регламентировать и установить порядок обмена информацией с внутренними и внешними контрагентами:

время передачи данных, ее регулярность (сразу после приема/отгрузки товаров, ежедневно в установленное время, раз в неделю и т.п.);

какая информация должна передаваться при приеме/отгрузке товаров или о наличии товаров на складе (артикул, наименование, количество, вес, объем и т.п.);

в каком формате необходимо передавать информацию (в произвольной форме, согласно установленных форм документов или др.);

каким образом передавать ту или иную информацию, документы (по факсу, по электронной почте, курьером);

кто имеет право передавать информацию (необходимо указание ответственных лиц с обеих сторон).

Порядок обмена информацией и документами внутри склада и между складом и внешними пользователями должен быть прописан в действующей складской технологии, соответствовать возможностям используемой складской программы и регламентирован соответствующей инструкцией (положением) в рамках компании.

Результатом получения и обработки информации являются различные отчеты, формируемые складской программой. Существуют стандартные формы отчетов, а также могут быть разработаны дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности склада. Наличие всех данных в БД об ожидаемом поступлении товара, о находящихся на складе товарах и об ожидаемой отгрузке позволяет формировать необходимые отчеты. В зависимости от назначения могут быть сформированы следующие виды отчетов:

отчет о наличии товаров (качественных, бракованных);

отчет о наполнении склада товаров и наличии свободных мест (по объему, ячейкам, весу);

отчет о принятых/отгруженных товарах за сутки;

отчет о наличии транспортных средств на территории склада (для сдачи и приемки товаров);

отчет по количеству товаров по отдельным наименованиям;

отчет по наличию товаров отдельных владельцев (для склада ответственного хранения);

отчет по стоимости оказанных услуг за определенный период (за сутки, за неделю и т.п.);

отчет по результатам инвентаризации;

отчет по выполненным работам сотрудниками склада;

отчет по учету рабочего времени сотрудников склада;

отчет по расходованию материалов.

Для определения результатов деятельности склада на основе имеющихся данных возможно осуществление анализа по следующим показателям:

по стоимости оказанных услуг за определенные периоды;

объемам обработки товаров за определенные периоды;

по степени заполняемости объема склада за определенные периоды;

по количеству принятых и отгруженных ТС за определенный период;

экономической эффективности работы склада за определенные периоды Таран С.А. «КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СКЛАД: Практические рекомендации профессионала». - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2006. С.150..

Документы, используемые при работе с товарами

В зависимости от назначения документы, обрабатываемые на складе, можно отнести к внешним и внутренним документам. К внешним относятся такие документы, которые используются двумя или несколькими компаниями. К внутренним относятся такие документы, которые используются только складом и внутренними подразделениями компании (бухгалтерией и др.).

Внешние документы:

Товарно-транспортная накладная, CMR.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12),

Грузовая таможенная декларация (ГТД).

Спецификация.

Счет-фактура, инвойс.

Упаковочный лист.

Заявка на прием товаров.

Заявка на отгрузку товаров.

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1).

Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3).

Доверенность на получение товара со склада.

Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма MX-14).

Инвентаризационная опись.

Сводная инвентаризационная опись.

Сличительная ведомость.

Таблица несоответствий.

Акт инвентаризации.

Внутренние документы склада:

Приходная накладная.

Расходная накладная.

Журнал регистрации транспортных средств.

Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных повреждений.

Лист осмотра товара.

Пропуска на въезд и выезд с территории склада.

Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности компании.

Оператор склада, проверяя правильность оформления документов на поступающий и отправляемый груз, получает подтверждение или разночтения с информацией, поступившей в БД от сканирования ТМЦ. Таким образом, осуществляется проверка поступающей информации.

Также желательно, чтобы товаротранспортные документы проверялись кладовщиком при приемке ТМЦ, а доверенность на получение ТМЦ со склада, при отгрузке. Человеческий фактор (невнимательность, усталость и т.п.) может повлиять на тщательность проверки данных, указанных в документах, выявить ошибки и расхождения Таран С.А. «КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СКЛАД: Практические рекомендации профессионала». - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2006. С.152..

Автоматизированные системы учёта

При использовании автоматизированной системы учета создание необходимых документов для выполнения каких-либо складских операций занимает минимум времени. Автоматизированная система позволяет формировать любой документ, используя информацию, имеющуюся в БД. Эту информацию можно разделить на постоянную и переменную.

К постоянной (неизменной) информации можно отнести:

наименование, адрес и платежные реквизиты владельца товара;

наименования перевозчиков;

наименование, адрес и платежные реквизиты склада;

наименование, адрес и платежные реквизиты получателей товара;

артикул и наименование товаров;

определенные характеристики товаров и др.

К переменной (меняющейся) информации можно отнести:

данные о транспортном средстве;

данные о водителе или экспедиторе;

время и дату;

данные о количестве товара и др.

Подготовка документов при помощи автоматизированной системы позволяет значительно ускорить их изготовление и вносить точные данные о товаре, отправителе и получателе. При этом повышается надежность правильности внесения информации и обеспечивается последовательность выполнения операций (соблюдение технологического процесса).

При отработке технологии и создании технологической карты для каждой операции необходимо четко указывать круг обязанностей и порядок действий каждого сотрудника, с какими документами или с какой информацией он должен работать. Каждый сотрудник должен твердо знать, как он должен поступить в любой ситуации, к кому он должен обратиться при наличии каких-либо сомнений.

В программе должны быть система доступа определенного сотрудника для выполнения возложенных на него обязанностей. Как правило, доступ сотрудника к внесению или изменению БД определяется личным паролем, который в зависимости от должности и выполняемых обязанностей наделяет сотрудника определенными полномочиями (правами доступа). Также необходимо наличие в программе возможности фиксирования доступа сотрудников, не имеющих надлежащих полномочий или проникновения посторонних лиц. Время от времени необходимо менять пароли у всех сотрудников, так как эта информация может стать известной другим лицам.

Автоматический режим управления по системе «офф-лайн» или «он-лайн» охватывает управление всем складом, включающим и управление грузовым потоком. Работа системы «офф-лайн» заключается главным образом в централизованном автоматизированном сборе данных (при возможности ими распоряжаться).

Отличие систем «он-лайн» («on-line») и «офф-лайн» («off-line») состоит прежде всего в изменении времени прохождения и обработки информации. Если в системе «он-лайн» информация обрабатывается в режиме реального времени, то в системе «офф-лайн» необходимо учитывать большую временную разницу между командой и ее выполнением. Компьютер в системе «он-лайн» принимает решение о выборе места складирования товара на основе информации о запасах товара, принципах складирования груза заложенных в информационной системе, а также степени загрузки отдельных подъемно-транспортных средств.

Целесообразность системы управления «он-лайн» обусловливается следующими факторами: большой емкостью склада, значительным ассортиментным перечнем товара, процессом комплектации (сложностью заказов по ассортименту), сокращением времени выполнения заказов и другими.

Логистический процесс на современных складах, и в первую очередь на автоматизированных складах, предполагает наличие систем управления информационными потоками, которые осуществляют: управление приемом и отправкой грузов; управление запасами на складе; обработку поступающей документации; подготовку сопроводительных документов при отправке грузов и т. д.

В зависимости от уровня организации программно-технических средств выделяют:

обработку информации вручную;

обработку информации в пакетном режиме (имеется в виду подготовка данных о поступающих и отгруженных грузах, которые периодически вводятся в ЭВМ, обрабатываются вручную или автоматически. В этом случае речь идет об использовании машинного времени, а вычислительная техника может не являться собственностью склада);

обработку информации в режиме реального времени. В этом случае информация вводится в ЭВМ одновременно с движением грузов, или, точнее, в момент их перехода через контрольные пункты. Для ввода и обработки информации используются развитая терминальная сеть и определенная вычислительная мощность ЭВМ. В зависимости от конкретных условий это может быть отдельная машина, общая для нескольких складов, или машина, управляющая всем производством (системы управления информацией в пакетном режиме и в режиме реального времени не зависят от технических характеристик грузов и технологии их обработки на складе. Они могут применяться на складах с высоким уровнем механизации);

непосредственное управление от компьютера. На практике это предполагает интегрированное управление материальными и сопутствующими им информационными потоками в режиме реального времени.

Информационная система -- ИС, является важнейшей из всего обеспечивающего комплекса. В основу ее формирования должны быть положены следующие принципы.

1. Полнота и пригодность информации для пользователя

Складской персонал должен иметь в наличии необходимую и полную информацию для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о наличии запасов или о заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решения. Поэтому ИС должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих складских логистических функций и операций.

2. Точность

Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильного решения. Например, информация об уровнях запасов в складской сети в современных логистических системах допускает не более 1 % ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в сбыте, создании запасов и удовлетворении потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в закупках товаров и т.д.

3. Своевременность

Логистическая информация должна быть доставлена в систему менеджмента склада вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции ЛТ. Своевременность информации важна практически для всех логистических функций складирования. Кроме того, многие задачи в транспортировке, грузопереработке, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («on line»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга функционирования склада. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуются современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрение стандартов EDI/EDIFACT.

4. Ориентированность

Информация в складской ИС должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества складского сервиса, снижения логистических издержек, повышения производительности персонала и технологического оборудования. Способы получения передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких» мест, резервов экономии ресурсов на складе и т.д.

5. Гибкость

Информация, циркулирующая в ИС, должна быть приспособлена для конкретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как складского персонала, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса на складе и адаптированы к возможному многопользовательскому интерфейсу.

6. Подходящий формат данных

Форматы данных и сообщений, применяемые в компьютерных и телекоммуникационных сетях складской ИС должны максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т.д.). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных.

Для управляющего складом персонала информационно-компьютерные технологии (ИКТ) являются одним из основных источников повышения эффективности принимаемых решений, производительности и конкурентоспособности. Логистические ИКТ, применяемые на складе, можно определить как совокупность операций, связанных с получением и обработкой потоков информации в реальном масштабе времени о внутренних материальных потоках, характеристиках и товарных запасах, грузовых отправках, параметрах заказов и других логистических характеристиках складской системы. С точки зрения внешней логистики склад предприятия нуждается в коммуникациях с логистическими посредниками (в обработке заказов, транспортировке, грузопереработке, управлении запасами), банками, страховыми фирмами и непосредственно с конечными потребителями.

В настоящее время существует большое количество ИКТ и программных продуктов, применяемых для автоматизации документооборота на складе и поддержки работы технологического складского оборудования. Одним из наиболее перспективных направлений развития складских ИКТ является использование возможностей глобальной сети Интернет.

Заключение

Проведенное исследование позволяет сделать следующие выводы.

Логистика складирования - это отрасль логистики, занимающиеся вопросами разработки методов организации складского хозяйства, системы закупок, приемки, размещения, учета товаров и управление запасами с целью минимизации затрат, связанных со складированием и переработкой товаров.

Современный крупный склад -- это сложное техническое сооружение, которое состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет определенную структуру и выполняет ряд функций по преобразованию материальных потоков, а также накапливанию, переработке и распределению грузов между потребителями.

Склад используется для хранения запасов на всех этапах логистического процесса. Существуют два типа запасов: 1) сырье, компоненты и запасные части и 2) готовая продукция. (Любой материальный поток начинается с запаса.)

Факторы, влияющие на складирование.

В ходе исследования были установлены четыре основных фактора, влияющих на суть и значение складирования.

Время - одна из наиболее важных составляющих эффективного складирования. В связи с этим наилучшими складскими операциями являются те, которые спроектированы таким образом, чтобы сократить каждую составляющую времени выполнения заказа.

Качество также важно, как пунктуальность. И пользователи складских услуг в настоящее время ожидают, что показатели работы склада приближаются к максимально технически возможным.

Акцент в использовании складов делается на повышение производительности активов. Тремя важными составляющими здесь выступают снижение общих затрат, повторное использование активов и цикличность.

Функционирование логистической системы направлено на удовлетворение потребностей клиента, иными словами на достижение конечного результата, выражающегося в обеспечении высокого уровня обслуживания клиента, что в конечном счете обеспечивается эффективной доставкой в соответствии с требованиями потребителя, но при условии минимального использования затрат и ресурсов.

Поэтому принципиальным моментом для практики является деление логистической системы на функциональные области.

Основная задача склада - преобразование материального потока, накапливание, переработка и распределение грузов между потребителями.

Цель создания и функционирования склада состоит в том, чтобы принимать грузопоток с транспорта с одним параметром, перерабатывать и выдавать его на другой транспорт с другими параметрами и выполнять это с минимальными затратами.

Основное назначение складов с позиций логистики - накопление запасов, материалов, сырья и других ресурсов, их хранение в течение определенного времени, обеспечение бесперебойного и ритмичного снабжение потребителей.

Основные логистические функции складов:

1) Формирование производственного ассортимента для предприятий и торгового ассортимента - для покупателей в соответствии со спросом. Формирование ассортимента (производственного и торгового) производится по схеме: несколько видов ресурсов (товаров) поступают на склад, где производится накопление и формирование заказов в нужном ассортименте и в заявленном объеме для отгрузки производственному предприятию или заказчикам - покупателям.

2) Складирование и хранение должно рассматриваться как процесс выравнивания временной разницы между выпуском продукции, и ее потреблением, т.е. создание и содержание запасов.

3) Подготовка грузов к отправке, организация доставки их покупателям. В зависимости от размеров заказываемых партий доставка может осуществляться маятниковым (полным) или кольцевыми маршрутами (при доставке мелких партий).

4) Оказание услуг клиентуре (потребителям):

-подготовка товаров для продажи (нарезка, фасовка);

-монтаж оборудования;

-по заказам потребителей склад может выполнять предварительную обработку товаров (грузов);

-транспортно-экспедиционные услуги.

Склад - комплекс со своей инфраструктурой, в которую входят инженерные коммуникации, транспортные пути внутри склада (базы), здания, открытые площадки, навесы, эстакады для размещения хранимых материалов, подъездные пути внешнего транспорта, административные и бытовые сооружения.

Складское хозяйство -- это отдельный объект, обычно состоящий из:

-капитальных сооружений (здание самого склада, офисное здание);

-вспомогательных построек (электроподстанция, котельная и др.);

-системы коммуникаций (электро-, газо- и водоснабжение, связь, канализация);

-системы дорог и стоянок на территории склада;

-системы ограждения территории и зон (ограждение, ворота и др.);

-системы погрузки, разгрузки (мостовые краны, краны-штабелеры, погрузчики, электроштабелеры, рампы);

-внутренние транспортные системы (электроштабелеры, ручные тележки, конвейеры, вагонетки);

-системы переработки грузов (системы штрих-кодирования, линии сортировки, пакетирования, комплектации (комиссионирования) - составления заказов);

-системы хранения грузов (поддоны, стеллажи, резервуары, спецоборудование для сохранения качества грузов);

-системы складского учета (ручные и автоматизированные);

-специального оборудования для оснащения помещения склада и офисов (упаковочное и весовое);

-персонала склада.

Независимо от выполняемой роли любой склад выполняет следующие основные операции:

-прием, хранение, обработку и отгрузку товаров;

-учет движения товаров;

-обеспечение сохранности товаров.

Место склада в логистической системе и выполняемые им функции (закупочные, производственные и распределительные) напрямую влияют на его техническую оснащенность.

Производственные склады делятся на:

-сырьевые;

-склады полуфабрикатов;

-склады заготовок, деталей и сборочных единиц;

-склады готовой продукции;

-склады отходов производства.

Любое предприятие, имеющее склад, а уж тем более складскую сеть, сталкивается с множеством проблем разного уровня, как стратегического, так и оперативного. При этом необходимо помнить, что все задачи, решаемые в рамках этих проблем, тесно связаны между собой и должны рассматриваться в четко определенной последовательности.

Планирование в логистике складирования начинается с решения стратегических задач, касающихся структуры складской сети, необходимой для реализации целей фирмы и придания большей гибкости системе обслуживания клиентов. Фактически формирование складской сети должно помочь фирме охватить максимальный рынок сбыта, приспособиться к изменениям окружающей среды с минимальными потерями от упущенных продаж.

Главная проблема в логистике складирования решаемая на стратегическом уровне -- это формирование складской сети. На данном этапе планирования предприятие практически решает задачу создания оптимальной логистической системы, которая с одной стороны должна обеспечить минимальные затраты, связанные с продвижением грузопотока до конечного потребителя, а с другой стороны -- обеспечить гарантированное обслуживание каждого клиента на необходимом для него уровне. Этот этап также можно назвать этапом макропроектирования.

Стратегия формирования складской сети требует решения следующих задач:

выбор стратегии складирования запасов на складах (выбор формы собственности складов, где предполагается накопление запасов);

определение количества складов, обеспечивающих охват всего региона сбыта при условии бесперебойного снабжения клиентов;

размещение складской сети, с выбором как региона, так и конкретного места расположения каждого склада;

выбор форм снабжения складов в складской сети (централизованное или децентрализованное).

Оптимальное решение перечисленных задач закладывает фундамент эффективного функционирования самого предприятия и его конкурентоспособности на рынке.

Список используемой литературы

Нормативно-правовые акты:

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 №6-ФКЗ, от 30.12.2008 №7-ФКЗ, от 05.02.2014 №2-ФКЗ, от 21.07.2014 №11-ФКЗ) // Собрании законодательства РФ, 04.08.2014, N 31, ст. 4398.

2. Таможенный кодекс Таможенного союза (приложение к Договору о Таможенном кодексе Таможенного союза, принятому Решением Межгосударственного Совета ЕврАзЭС на уровне глав государств от 27.11.2009 № 17) (ред. от 08.05.2015) // «Российская газета», N 148-149, 06.08.1998.

3. Закон РФ от 21.05.1993 №5003-1 «О таможенном тарифе» (ред. от 28.11.2015) // Российская газета, N 107, 05.06.1993.

...