Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образование и науки Республики Казахстан

Павлодарский государственный университет им. С.Торайгырова

Институт Физики, информатики и информационных технологий

Специальность Вычислительная техника и программное обеспечение

Кафедра Вычислительной техники и программирования

ЗАДАНИЕ

на выполнение дипломного проекта (работы)

Студенту Бедриной Марии Николаевне

(фамилия, имя, отчество)

Тема проекта (работы) Разработка автоматизированной системы учета пед. персонала и учащихся СОШ Качирского района

утверждена приказом по университету от « » 2007г. № __

Срок сдачи законченного проекта (работы) « » 2007г.

Исходные данные к проекту (работе) схема документооборота в КСОШ №1 им. Ёлгина и РайОО; принципы ведения строгой отчетности.

Перечень подлежащих разработке в дипломном проекте вопросов или краткое содержание дипломной работы:

а) создание системы автоматизированного учета движения педагогического состава и учащихся школ района;

б) описание документооборота КСОШ № 1 и РайОО;

в) общий обзор госучреждений;

г) экономическое обоснование целесообразности разработки;

д) вопросы охраны труда;

Перечень графического материала с точным указанием обязательных чертежей

1 структура управления РайОО и школы;

2 логическая схема данных;

3 принципиальная схема локальной сети Качирской СОШ № 1 им. А.Н. Елгина;

4 схема документооборота;

5 функциональная схема АСУ;

6 пользовательский интерфейс системы.

Рекомендуемая основная литература

1. Проектное управление в системах образования. Акперов И.

2. Моделирование и управление ВУЗом Федотов К.Д..

3. Информационные технологии управления образовательным округом <http://old.osp.ru/school/1998/03/09_print.htm> (25.11.2006)

Консультации по проекту (работе), с указанием относящихся к ним разделов проекта (работы)

Раздел	Консультант	Сроки	Подпись
Аппаратно-сетевой комплекс госучреждений	Фандюшин В.И	01.04 - 10.04
Обзор проекта электронного документооборота	Фандюшин В.И	11.04 - 30.04
Проект автоматизации учета движения пед. коллектива и учащихся школ	Фандюшин В.И	01.05 - 01.06
Охрана труда	Дроздова Н.К.	20.05 - 01.06
Экономическая часть	Ушарова Т.Ю.	20.05 - 01.06

А?датпа

Тап осы дипломды? ж?мыста кадрларды? б?лім ж?мыс автоматтандыру та?ырыбы ашыл?ан, компонентті сия?ты документооборотамен электронды? ж?йе жасаулары ПФ кіріскен істеріні? біріктіруінде ЖШС «Кастингі», ПФ ЖШС «БКВ - топтарды?» ж?не ЖШС «БКВ - Павлодар ». дипломды? ж?мыс?а т?сіндіргіш записка орындал?ан 103 жапыра? форматты? Ал 4, графикалы? б?лім 6 жапыра? форматты? Ал 1.

Автоматтандыруды? объектіні сия?ты кіріспе б?лім кіріскен істерді? топ ?арауына арнал?ан. Тап осы б?лімде келтірілген: кіріскен істерді? ?ыс?аша мінездеме, шолу оларды? аппаратты? - желілі кешенні?, ал д?л осылай ?ой документооборотамен электронды? жасау жоба ?арауы б?тінде.

Арнайы б?лім б?лімшелерді? т?ртеуіндерінен т?зеледі. Кіріскен істерде т?ра?ты есепте документооборота талдауына бірінші арнал?ан, екінші - автоматтандыру ??ралдарыны? суреттеуіне, ?шінші - ?арау?а автоматтандыру принципшіл схемалары ж?не т?ртінші - ма?сат шешіміне ортасыз автоматтандырумен кадрларды? б?лім ж?мыстары.

Кіріскен істерді? біріктіруінде т?ра?ты есеп автоматтандыру ??делетін ж?йелері экономикалы? б?лімде енгізуді? экономикалы? н?тижелілігіне есеп-?исап келтірілген. Н?тижелі жоба ?на?ан, т . ?ыс?а мезгілдерге окупается ж?не кіріскен істерде т?ра?ты есеп бас?аруына шы?ындар ма?ызды т?мендетуге р??сат етеді.

Б?лімде е?бек к?зеттері ?ауіпті ж?не зиянды ?ндіріс факторларды талдау ?ткізілген , есептеуіш орталы?тарды? ?ызметші обсуживающегосына арнал?ан ?ауіпсіздік талаптары келтірілген, ал д?л осылай ?ой есептеуіш орталы?тарды? орналастыруларына арнал?ан ?рт с?ндіру ?ауіпсіздік талаптары. ОАСУ ж?йелік топтары лаборатория орналастыруында жасанды жары?тандыруды? есеп-?исап ?ткізілген.

Жалпы б?лімде ?орша?ан орта к?зеттері ?ара металлургия ы?палын жасауыны? талдау келтірілген ж?не кіріскен істі? сонымен ?атар айма?та экологиялы? жа?дай?а. Мына ы?палын жасау т?мендеуімен ?лшемдерді ?арал?ан. ОАСУ ж?йелік топтары лабораторияда электр-магниттік с?улеленулерді? ?серлері есеп-?исап ?ткізілген, оны? т?мендеуімен ?лшемдерді келтірілген.

Аннотация

В данной дипломной работе раскрыта тема автоматизации учета пед персонала и учащихся школ Качирского района. Пояснительная записка к дипломной работе выполнена на 103 листах формата А4, графическая часть на 6 листах формата А1.

Вводная часть посвящена рассмотрению группы государственных учреждений как объекта автоматизации. В данной части приведены: краткая характеристика предприятий, обзор их аппаратно-сетевого комплекса, а так же рассмотрение проекта создания электронного документооборота в целом.

Специальная часть состоит из восьми подразделов. Первый посвящен целям, задачам, возможностям и ограничениям разрабатываемого программного обеспечения, второй - функции разрабатываемого программного обеспечения, третий - непосредственно решению задачи по автоматизации: разработка и описание структуры базы данных, четвертый - выбор средств разработки и проектирования, пятый - разработка программного обеспечения для информационной системы, шестой - инструкция пользователю, седьмой - организация локальной сети в школе, восьмой - требования к аппаратному и программному обеспечению.

В экономической части приведен расчет затрат на создание АСУ учебным процессом и расчет косвенных эффектов.

Можно сделать вывод, что внедрение и эксплуатация разработанного программного обеспечения является выгодным, так как происходит значительное сокращение времени для обработки документов, увеличивается своевременность, полнота, точность передачи отчетных данных, уменьшается стрессовая ситуация при формировании и сдачи отчетной документации.

В разделе охраны труда представлена выписка из Закона Республики Казахстан «О безопасности и охране труда», нормативно-техническая документация, требования безопасности при обслуживании ПК, первичные средства пожаротушения. Проведен расчет искусственного освещения в операторской.

Annotation

In the given degree job the theme of automation of the account of the pedagogical personnel and learning schools Kachir of area is opened. The explanatory slip to degree job is executed on 103 sheets of a format А4, graphic part on 6 sheets of a format А1.

The prologue is devoted to consideration of group of official bodies as object of automation. In the given part are given: the brief characteristic of the enterprises, review of their hardware - network complex, and as consideration of the project of creation of electronic document circulation as a whole.

The special part consists of eight подразделов. First is devoted to the purposes, tasks, opportunities and restrictions of the developed software, second - function of the developed software, third - is direct to the decision of a task on automation: development and description of structure of a database, fourth - choice of means of development and designing, fifth - development of the software for information system, sixth - instruction to the user, seventh - organization of a local network at school, eighth - requirement to hardware and software.

In an economic part the account of expenses on creation of a management information system by educational process and account of indirect effects is given.

It is possible to make a conclusion, that the introduction and operation of the developed software is favorable, as there is a significant reduction of time for processing the documents, the timeliness is increased, the completeness, accuracy of transfer of the accounting data, decreases a stressful situation at formation and delivery of the accounting documentation.

In section of protection of work the extract from the Law of Republic of Kazakhstan "About safety and protection of work", нормативно-engineering specifications, requirement of safety is submitted at service personal computer, primary means пожаротушения. The account of artificial illumination in camera is carried out(spent).

Содержание

Введение

1. Обследование автоматизируемого объекта

1.1 Характеристика государственного учреждения РайОО

1.2 Характеристика государственного учреждения «СОШ № 1»

1.3 Структура обмена данными РайОО и школами района

1.4 Система контроля сдачи материалов строгой отчетности

1.5 Перечень документов, периодичность поступления

1.6 Анализ существующего программного обеспечения

1.7 Определение степени готовности объекта управления к созданию АСУ

1.8 Цель и содержание работы

2. Критерии создания системы АСУ

2.1 Основные принципы автоматизации

2.2 Общие требования к информационному обеспечению

2.3 Общие требования к техническому обеспечению.

2.4 Определение формы и содержания входных и выходных документов ПО.

2.5 Требования и методика проектирования выходных документов

2.6 Выбор и обоснование состава процессов, подлежащих автоматизации

2.7 Критерии эффективности создания АСУ

3. Специальный вопрос

3.1 Цели, задачи, возможности и ограничения разрабатываемого программного обеспечения

3.2 Функции разрабатываемого программного обеспечения

3.3 Разработка и описание структуры базы данных

3.3.1 Логическая схема базы данных

3.3.2 Физическая схема базы данных

3.3.3 Разработка решений по организации и ведению базы данных

3.4 Выбор средств разработки и проектирования

3.4.1 Выбор системы управления базами данных

3.4.2 Выбор языка программирования

3.5 Разработка программного обеспечения для информационной системы

3.6 Инструкция пользователю

3.6.1 Установка программы на компьютер

3.6.2 Общие сведения

3.6.3 Управление справочниками

3.6.4 Управление каталогами

3.6.5 Импорт/экспорт данных

3.6.6 Формирование отчетов

3.7 Организация локальной сети в школе

3.8 Требования к аппаратному и программному обеспечению

4. Экономическое обоснование проекта

4.1 Расчет затрат на разработку АСУ.

4.1.1 Расчет трудоемкости разработки продукта

4.1.2 Расчет материальных затрат на аппаратные средства.

4.1.3 Расчет расходов на эксплуатацию и содержание оборудования

4.1.4 Расчет затрат по статье «Заработная плата»

4.1.5 Расчет затрат, отчисляемых на социальные нужды

4.1.6 Дополнительные затраты

4.1.7 Расчет себестоимости продукта

4.1.8 Резервы снижения себестоимости

4.2 Расчет косвенных эффектов.

5. Охрана труда

5.1 Выписка из Закона Республики Казахстан «О безопасности и охране труда»

5.2 Нормативно-техническая документация

5.3 Требования безопасности при обслуживании ПК

5.4 Первичные средства пожаротушения

5.5 Расчет искусственного освещения операторской.

Заключение

Список использованных источников

Приложение А - Схема документооборота

Приложение Б -Отчеты, сдаваемые школами в РОО

Введение

Давно уже назрела необходимость внедрения информационных технологий в управление образованием, что сделает возможным избавление руководителей образовательных учреждений от рутинной механической работы по составлению всевозможных отчетов, справок, таблиц и графиков. Традиционная система ведения документации весьма трудоемка и отнимает силы и время у основной - собственно педагогической. С другой стороны, принятие эффективного управленческого решения невозможно без необходимой информации о ребенке, условиях, в которых он живет и развивается, о его семье, о педагогическом коллективе в целом и отдельном учителе, в частности. А значит, существует все-таки необходимость в тех самых пресловутых отчетах, справках, таблицах и графиках.

Кажется, что эти вопросы из области риторической полемики, но на сегодняшний день они актуальны и требуют немедленного решения. С уверенностью утверждаю: такой синтез возможен, более того, обсуждать эту проблему сегодня в будущем времени - архаизм.

… Первое сентября: праздничная линейка, встречи, цветы, речи … - это последний день, когда еще можно увидеть улыбающимися директора и его заместителей. Даже в эти торжественные и радостные минуты внимательный наблюдатель заметит, как на лицо директора то и дело набегает тень тревоги и озабоченности. И немудрено. Через день должно быть закончено комплектование классов. Еще через 3-5 дней необходимо сдать все расчеты по тарификации учителей, а следом - отчеты формы ОШ-1 и РИК. Только тот, кто сталкивался с этим на практике, понимает, как сложно принимать посетителей (родителей и детей), представителей СЭС и пожарного контроля, составлять расписание учебных занятий, готовить рабочие совещания для учителей, инструктировать молодых педагогов - словом, запустить механизм, который определяется емким понятием "Школа", и одновременно выполнять должностные обязанности по отчетности на начало года. Первые две-три учебные недели администрация школы испытывает такие нагрузки, что находится на грани нервного срыва. И так каждый год. А ведь, оказывается, возможно за пять минут подготовить списки учащихся всех классов для переклички, составить за 30 секунд таблицу наполняемости классов, а за 20-30 минут (для опытных пользователей) отчеты ОШ-1 и РИК - за пару минут. И все это - без единой помарки, без единой ошибки, более того, ни разу не взяв в руки калькулятор.

Без особого труда и за короткий срок получаем распечатку сведений о нагрузке каждого учителя для составления расписания, отчет по военнообязанным, всевозможные сведения по учителям и ученикам: аттестация и курсовая переподготовка (с указанием сроков и тематики), стаж работы и разряды (категории), образование и, если угодно, место жительства (адрес работника), номер телефона и т.д. и т.п. Списки прибывших и выбывших учеников (с указанием конкретных дат), отличников и хорошистов, учеников, имеющих одну четверку или тройку, неуспевающих, неаттестованных, обучающихся на дому, состоящих под опекой, на внутришкольном учете и учете в ОППН, сведения о малообеспеченных или многодетных семьях, о месте работы и должности родителей учащихся, списки юношей для прохождения медкомиссии при постановке на воинский учет и др. Легко извлекаем из базы данных, причем сочетание таких сведений может быть разнообразным, определяться по желанию пользователя. Кроме того, существует возможность провести мониторинг деятельности отдельных учителей-предметников, а также сделать анализ состояния качества обучения по отдельным предметам (в классе, в параллели, в целом по школе).

С другой стороны документация, сдаваемая в вышестоящие органы управления образования, также должна нести систематический характер. При этом возможности компьютерной техники позволяют не увеличивать, а упрощать работу методиста по учебной части, объединяя данные, сдаваемые школами, в общую базу данных, позволяемую создавать новые отчетные данные.

Новые компьютерные технологии могут многое. Компьютер сам по себе, конечно, не способен выполнять какие-либо заданные функции. Но его можно "научить" с помощью специальных программ.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) Выполнить постановку задачи, включая спецификации входных и выходных данных;

2) Спроектировать структуры данных для ведения и хранения информации;

3) Разработать алгоритм решения задачи;

4) Спроектировать структуру программы, определить состав и назначение процедур и функций программы;

5) Написать программу на языке программирования.

6) Отладить программу, подготовить данные и выполнить контрольный расчет.

С учетом имеющихся знаний относительно построения баз данных с помощью языка программирования Delphi было принято решение написать программу с учетом приведенных требований. Данные средства реализации являются перспективными и позволили решить поставленную задачу в соответствии с требованиями к программе.

Принципы создания любых АСУ должны быть общими:

- системность.

- гибкость.

- устойчивость.

- эффективность.

Данная программа предназначена для облегчения условий труда.

1. Обследование автоматизируемых объектов

1.1 Характеристика государственного учреждения РайОО

Государственное учреждение образования «Отдел образования Качирского района» создано на основании постановления Акима Качирского района от 29 декабря 2005 года № 5.Государственное учреждение реализует на территории государственную политику в сфере образования, координирует деятельность всех государственных учреждений дошкольного, среднего общеобразовательного, профессионального образования района, находящихся на местном бюджете. В своей деятельности государственное учреждение руководствуется действующим законодательством Республики Казахстан, Указами президента, Постановлениями Правительства Республики Казахстан, нормативными правовыми актами Министерства образования и науки Республики Казахстан, департамента образования Павлодарской области, маслихатов, акима области и района, а так же настоящим Положением.

Основными целями государственного учреждения являются:

1) Обеспечение конституционного права граждан района на получение образования.

2) Осуществление единой государственной политики в области дошкольного, общего среднего и дополнительного образования с учетом региональных, демографических и других особенностей.

3) Государственное обеспечение системы образования в районе, социальная защита в соответствии с изменяющимися потребностями, общественными социально-экономическими условиями его развития.

Основным направлением государственного учреждения является:

1) Руководство деятельностью учреждений образования учету детей, получения ими обязательного среднего образования.

2) Обеспечение социальной защиты детей и учащейся молодежи, работников образования.

3) Организация перевозки детей в учреждениях образования, обеспечение учащихся школ горячим питанием совместно с другими исполнительными органами района.

4) Организация опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних детей, оставшихся без попечения родителей.

5) Организация деятельности школ по решению вопросов трудоустройства выпускников и получения ими профессионального образования.

6) Продолжение кадровой политики в области образования, организация подготовки, повышения квалификации учителей, работников внешкольных, дошкольных учреждений, руководящих кадров.

7) Повышение культуры управленческого труда, его прав, информационное и техническое обеспечение.

8) Развитие материально-технической базы, улучшение финансового обеспечения учреждений образования за счет средств местного бюджета.

9) Организация совместной деятельности учреждений образования района общественностью, органами государственного и местного управления, предметом и целью которой является создание необходимых условий для получения образования, формирование и развитие профессионального направления личности на основе национальных и общечеловеческих положений науки и практики.

Отдел образования Качирского района в соответствии с возложенными обязанностями:

- Разрабатывает и представляет на рассмотрение акимата района проекты планов развития сети подведомственных учреждений образования.

- Обеспечивает осуществление обязательного среднего образования молодежи. Принимает меры к вовлечению в учебно-консультационную деятельность молодежи, не имеющей среднего образования, осуществляет контроль деятельности учащихся школьного возраста.

- Проводит мероприятия по совершенствованию обучения воспитания детей и молодежи в общеобразовательных школах, пришкольных интернатах, детских дошкольных и внешкольных учреждениях образования района.

- Обеспечивает устройство детей, оставшихся без попечения родителей в детские дома, школы-интернаты, в пришкольные интернаты и на воспитание семьи граждан. Осуществляет функции по опеке и попечительству в оформлении несовершеннолетних лиц, организует работу по предупреждению противоправных действий несовершеннолетних лиц, организует работу по предупреждению безнадзорности несовершеннолетних, готовит материал по вопросам усыновления (удочерения).

- Контролирует деятельность общеобразовательных школ, пришкольных интернатов, детских дошкольных и внешкольных учреждений образования, находящихся на территории района, независимо от их ведомственной принадлежности по вопросам учебно-воспитательной и методической деятельности.

- Изучает, обобщает и пропагандирует передовой педагогический опыт работы общеобразовательных школ и других учреждений образования. Организует с учетом профсоюзов и других общественных и научных организация работу по распространению педагогических знаний населения.

- Организует внедрение и использование современной компьютерной техники и других средств в общеобразовательных школах и других учреждениях образования.

- Осуществляет совместно с организациями здравоохранения контроль за соблюдением условий и выполнением мероприятий, обеспечивающих охрану и укрепление здоровья детей в общеобразовательных школах, пришкольных интернатах, детских дошкольных и внешкольных учреждениях образования.

- Обеспечивает проведение в установленном порядке олимпиад, спартакиад, соревнований и других мероприятий учебно-воспитательного характера учащихся.

- Координирует внешкольную работу с учащимися по их месту жительства.

- Проводит работу по подбору, расстановке и повышению квалификации педагогических руководящих кадров общеобразовательных школ, пришкольных интернатов и других учреждений образования, организует в установленном порядке проведение тарификации и аттестации работников образования района. Осуществляет контроль за соблюдением порядка аттестации педагогических кадров в учреждениях образования.

- Обеспечивает учреждения образования инструктивно-методическим письмом, экзаменационной документацией, бланками строгой отчетности, учебниками и учебно-наглядными пособиями, контролирует наличие программ и учебно-наглядных пособий.

- Распределяет, выделенные учреждениям образования, оборудование, материалы, осуществляет контроль за использованием их по назначению.

1.2 Характеристика государственного учреждения СОШ № 1

Государственное учреждение «Качирская бщеобразовательная средняя школа № 1» образовано 1963 года с целью создания образовательной деятельности в сфере среднего образования на основании государственного заказа.

Должностные обязанности заместителя по учебной и воспитательной работе учебного заведения начального и среднего профессионального образования:

- Организует деятельность учебного заведения в соответствии с действующим законодательством, уставом учебного заведения и иными нормативными и правовыми актами

- Организует текущее и перспективное планирование работы учебного заведения

- Координирует работу преподавателей по выполнению учебных планов и программ в соответствии с требованиями государственного общеобязательного образования, перспективно-тематических планов, а также организует разработку необходимой учебно-методической документации для обеспечения качества учебного процесса

- Составляет расписание учебных занятий, консультаций, экзаменов

- Обеспечивает своевременное составление установленной отчётной документации

- Участвует в подборе и расстановке педагогических кадров, организует повышение их квалификации и профессионального мастерства

- Вносит предложения по совершенствованию образовательного процесса

- Организует и анализирует состояние учебно-методической работы, обобщает результаты экспериментальной работы

- Принимает участие в подготовке и проведении аттестации педагогических работников

- Обеспечивает работу по оснащению учебных лабораторий и кабинетов современным оборудованием, наглядными пособиями и техническими средствами обучения, пополнению библиотек и методических кабинетов учебно-методической и художественной литературой, периодическими изданиями

- Принимает меры по эффективному использованию учебного оборудования и технических средств обучения, учёту и хранению документации, соблюдению санитарно-гигиенических требований

- Отвечает за организацию воспитательного процесса в учебном заведении, разработку планов по воспитательной работе обучающихся

- Обеспечивает новые подходы в его организации

- Анализирует и планирует воспитательную работу в учебном заведении

- Организует текущее и перспективное планирование проф. ориентационной работы, деятельности классных руководителей, мастеров производственного обучения и преподавателей дополнительного образования физкультурно-оздоровительного и художественно-эстетического цикла, осуществляет контроль за их реализацией

- Проводит педагогический анализ воспитательной работы

- Координирует работу по разработке необходимой методической документации по воспитательной работе, по подготовке и проведению культурно0воспитательных мероприятий

- Осуществляет систематический контроль за качеством воспитательного процесса, работой кружков, секции и других видов воспитательной работы, за индивидуальной воспитательной работой с детьми с девиантным поведением

- Совершенствует содержание, формы и методы воспитательной работы, содействует в повышении педагогического мастерства классных руководителей и мастеров производственного обучения

- Осуществляет работу по координации развития процесса физического воспитания, спортивно-оздоровительной и военно-патриотической работы, по привитию учащимся норм здорового образа жизни

- Способствует реализации прав ребёнка, организует работу с воспитанниками из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, защищает их законные права и интересы в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан

- Организует работу по профилактике правонарушений среди подростков

- Организует работу по укреплению учебно-материальной базы, касающейся внеклассной работы общежитий.

1.3 Структура обмена данными РайОО и школами района

Структуру управления и обмена данными можно представить в следующем виде:

- Заведующий РОО. В ее ведении находится: методист по учебно-воспитательной работе, методист по воспитательной работе, методист по организационным вопросам, методист по контролю учебно-наглядными пособиями, методист по обеспечению повышения квалификации и аттестации учителей.

- Методист по учебно-воспитательной работе. В его ведении находится вся информация, касающаяся количественного состава учащихся и учителей, качественная подготовка учащихся, документация строгой отчетности по движению учащихся и учителей за определенный период, итоговая информация о качестве обучения учащихся по школам.

- Методист по воспитательной работе. Обеспечивает проведение в установленном порядке олимпиад, спартакиад, соревнований и других мероприятий учебно-воспитательного характера, обеспечивает контроль за соблюдением условий и выполнением мероприятий, обеспечивающих охрану и укрепление здоровья детей в общеобразовательных школах, пришкольных интернатах, детских дошкольных и внешкольных учреждениях образования.

- Методист по организационным вопросам. В его ведении находится координация внешкольной работы с учащимися по их месту жительства, организация различных мероприятий, не связанных с учебной деятельностью.

- Методист по контролю учебно-наглядными пособиями. Обеспечивает учреждения образования инструктивно-методическим письмом, экзаменационной документацией, бланками строгой отчетности, учебниками и учебно-наглядными пособиями, контролирует наличие программ и учебно-наглядных пособий.

- Методист по обеспечению повышения квалификации и аттестации учителей. Проводит работу по подбору, расстановке и повышению квалификации педагогических руководящих кадров общеобразовательных школ, пришкольных интернатов и других учреждений образования, организует в установленном порядке проведение тарификации и аттестации работников образования района. Осуществляет контроль за соблюдением порядка аттестации педагогических кадров в учреждениях образования.

- Директор средней общеобразовательной школой. В его ведении находится вся отчетно-правовая информационная база школы. Под управлением директора школы находятся: завуч по учебно-воспитательной работе, завуч по воспитательной работе, завуч по учебно-воспитательной работе начальных классов, секретарь.

- Завуч по учебно-воспитательной работе контролирует количественный и качественный состав учащихся и учителей, обеспечивает подготовку документации строгой отчетности касательно учебной части и движения учащихся и учителей.

- Завуч по воспитательной работе организует проведение в установленном порядке олимпиад, спартакиад, соревнований и других мероприятий учебно-воспитательного характера внутри школы, обеспечивает контроль за проведением внешкольных мероприятий с участием учащихся школы.

- Завуч по учебно-воспитательной работе начальных классов контролирует количественный и качественный состав учащихся и учителей, обеспечивает подготовку документации строгой отчетности касательно учебной части и движения учащихся и учителей, организует проведение в установленном порядке олимпиад, спартакиад, соревнований и других мероприятий учебно-воспитательного характера, обеспечивает контроль за проведением внешкольных мероприятий с участием учащихся начального звена.

- Секретарь контролирует прибытие, выбытие учащихся, устройство и увольнение сотрудников школы, оформление документов и личных дел каждого учащегося и сотрудника школы.

Каждый исполнительный орган имеет свою структуру распределения обязанностей. Все инструктивно-методические письма, бланки строгой отчетности поступают от заведующего РайОО подчиненным, проходят необходимую обработку и анализ. Затем информация передается в школы для выполнения определенных указаний и вывода аналитической, численной, качественной информации. От директора школы данные попадают заместителям директора (завучам) для создания аналитической отчетности и предоставления данных в Районный отдел образования.

Схема взаимодействия учебного заведения (школы) и РОО можно представить на рисунке (1.1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.1 - Структура управления РОО и взаимодействие РОО и школы.

1.4 Система контроля сдачи материалов строгой отчетности

Исходя из структуры данных государственных учреждений, информационные потоки можно разделить на два этапа: документооборот в нутрии школы, документооборот школа - РайОНО.

В связи с чем, можно выделить основные потоки информации в нутрии школы:

1) управленческая информация.

Поток двухсторонний, организованный по принципу иерархии:

- командный и распорядительный сверху вниз;

- отчетная информация, информация о состоянии объектов управления снизу вверх.

Источниками командной информации являются директор, заместитель по учебной работе, заместитель по учебно-воспитательной работе.

Получателями командной информации являются секретарь, преподаватели общеобразовательных дисциплин, классные руководители.

Они же являются источниками отчетной информации.

Получателями отчетной информации является директор учреждения, его заместители.

2) Поток информации о кадровом составе.

Источником информации по кадрам является заместитель директора по УВР.

Получателями информации являются директор.

В ходе рабочего процесса происходит изменение штата рабочего состава. На основании данных производится расчет нагрузки. Обработанные запросы поступают к директору для утверждения. После утверждения штатов принимается решение о приеме на работу или увольнению сотрудников.

3) Поток информации состава учащихся.

Источником информации по кадрам является секретарь, классные руководители.

Получателями информации являются заместитель директора по УВР, директор.

В ходе рабочего процесса происходит изменение состава контингента учащихся. На основании данных производится расчет выбывших, прибывших, численный состав в классах, возрастной, национальный состав. Обработанные запросы поступают к заместителю директора.

Движение информационных потоков в ходе работы данного государственного учреждения представлено в приложении А.

Основные потоки информации школа - РайОНО:

Управленческая информация.

Поток односторонний, организованный по принципу иерархии:

- отчетная информация, информация о состоянии объектов управления снизу вверх.

Источниками отчетной информации являются директор, заместитель директора по учебно-воспитательной работе.

Получателями отчетной информации является методист по учебно-воспитательной работе.

1.5 Перечень документов, периодичность поступления

Как в РОО так и в школах принцип обработки данных аналогичен. Перечень документов и периодичность их предоставления в РОО для учебных заведений, контролируемых РОО, определяет РОО.

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, передача и доставка, учет объема документов, находящихся в обороте, регистрация и контроль за исполнением документов.

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На основе результатов наблюдения составлен перечень недостатков существующей системы управления, обнаруженных при обследовании деятельности РОО и Качирской средней общеобразовательной школы №1.

Можно выделить следующие недостатки данной системы:

- низкая оперативность получения и передачи информации;

- неудобный и долгий поиск необходимой информации;

- некачественное исполнение функциональных обязанностей из-за перегрузки ручной работой;

- отсутствие автоматизированного сбора и обработки информации;

- отсутствие необходимых прикладных программ;

- отсутствие технических средств, обеспечивающих централизованный учет оперативной информации на всех уровнях управления, дублирование в подготовке и документировании информации;

- большой объем счетных работ, выполняемых в ручную.

Из вышеизложенного можно сделать вывод о необходимости снижения временных затрат на получение и обработку информации. В результате проведенного обследования деятельности РОО и школы можно сделать вывод, что удельный вес сопутствующих операций - сбор и обработка информации, превышает вес основной функции - управление и контроль. Нерациональное использование рабочего времени, трудоемкость обработки заказов, необходимость дублирования информации снижает эффективность системы управления и снижает качество контролирующих функций.

Изучив основные потоки госучреждений можно выделить следующие документы:

- документация для зачисления сотрудника (заявление на зачисление, ксерокопии документов);

- документация для зачисления ученика (заявление на зачисление, ксерокопии документов);

- отчет о накопляемости класса (количество учащихся в классе, количество мальчиков и количество девочек в отдельности, количество учащихся по годам в точности мальчиков и девочек, количество учащихся по национальностям);

- отчет выбывших, прибывших учащихся за период обучения

Документация для зачисления сотрудника

При подаче документов на работу подают заявлении с просьбой о принятии на работу в данное учебное заведение. Секретарь заводит личную карточку сотрудника, где вносит данные о сотруднике.

Документация для зачисления ученика.

При подаче документов в школу родители учащихся подают заявлении с просьбой о зачислении в данное учебное заведение своего ребенка. Секретарь заводит личную карточку ученика, где вносит данные об ученике и его родителях.

Отчет о накопляемости класса.

Классные руководители в начале учебного года составляют отчет о накопляемости класса (количество учащихся в классе, количество мальчиков и количество девочек в отдельности, количество учащихся по годам в точности мальчиков и девочек, количество учащихся по национальностям) завучу по учебной части. Затем завуч собирает отчеты всех классных руководителей и формирует в один общий отчет по школе, который сдает в Департамент Образования.

Отчет выбывших, прибывших учащихся за период обучения Мониторинг качества успеваемости по классу

В конце каждой четверти, полугодия, года классные руководители сдают отчет по движению учащихся в классе.

1.6 Анализ существующего программного обеспечения

На период обследования уровень готовности организационно-технических процессов к разработке и созданию АСУ характеризуется наличием следующих факторов:

- не автоматизированный метод сбора информации;

- элементы учета материальных средств присутствуют, но не в достаточном количестве для данной функции управления;

- имеется возможность организации оптимального учета материальных средств, многие машины устарели, необходима их модернизация либо замена на другие более современные;

- одни и те же данные приходится вводить неоднократно.

У существующей системы учета и контроля выявлен недостаток:

- малая информативность и трудоемкость учета в силу ручного характера сбора данных о состоянии оборудования.

Необходимо улучшить организационно - технические условия для эффективного функционирования объекта управления путем:

- создания программного обеспечения, отвечающего всем особенностям учета информации;

- увеличения числа параметров, отражающих работоспособность оборудования;

- автоматической выработкой различных форм отчетности;

- использование системы работы с базами данных.

1.7 Определение степени готовности объекта управления к созданию АСУ

Учитывая вышеперечисленные факторы, характеризующие степень перспективности существующей системы управления, используемых средств и методов, результаты анализа и оценки производственных потерь, можно констатировать:

- комплексный рабочий процесс носит динамический характер, определяемый наличием неупорядоченных информационных потоков, потерями рабочих ресурсов по организационным и техническим причинам;

- имеющийся учет материальных средств снижает уровень готовности государственного учреждения к созданию АСУ;

- применяемая система сбора информации о состоянии объекта удовлетворяет потребности предприятия при сравнительно больших сроках отчетности (месяц, квартал, год), и пригодны при попытки создания АСУ;

- необходима организация активного контроля параметров рабочего процесса, при помощи ПЭВМ, позволяющая повысить точность управления рабочим процессом в два - три раза и создать предпосылки для повышения организационно - технического уровня рабочего процесса.

Улучшить организационно - технические условия для эффективного функционирования объекта можно путем:

- установления действенного, оперативного контроля за ходом рабочего процесса;

- совершенствования оперативного управления и регулирования рабочего процесса;

- контроля, учета и анализа деятельности в режиме протекания рабочего процесса.

Обеспечение перечисленных условий на первом этапе возможно на основе автоматизации функций сбора, учета и отображения информации для объективного принятия решений по управлению материальными средствами. Решение перечисленных задач будет способствовать качественному росту технического уровня производства, гарантирует получение определенного экономического эффекта и обеспечит основу для реализации потенциальных возможностей оптимизационных и управляющих функций в рамках интегрированной АСУ.

1.8 Цель и содержание работы

Основная цель создания автоматизированной системы управления - получение экономических преимуществ за счет улучшения качества управления организационно-технологическим процессом.

Создание АСУ позволит в первую очередь значительно разгрузить управляющий персонал, занимающийся набором текста и оформлением документов, от работы, которая занимает достаточно большие объемы рабочего времени управляющего персонала. А так же преимуществом автоматизированной системы управления является предоставление более оперативной и точной информации.

У государственного учреждения «Качирская средняя общеобразовательная школа № 1» нет системного автоматизированного программного обеспечения для контроля за перемещением, назначением, хранением данных об учителях и учащихся. И так, как количество учащихся превышает 60 человек, то в рамках данной профессиональной практики было решено разработать программное обеспечение для заведующего по учебно-воспитательной работе.

Основной целью этого программного обеспечения является автоматизация работы заведующего по учебно-воспитательной работе.

Задачами программного обеспечения являются:

- хранение данных об учащихся;

- отбор учащихся по заданным параметрам.

- ввод, изменение и удаление данных.

У государственного учреждения «Качирский районный отдел образования» нет системного автоматизированного программного обеспечения для контроля за перемещением, назначением, хранением данных об учителях и учащихся. В рамках данной профессиональной практики было решено разработать программное обеспечение для методиста по учебно-воспитательной работе.

Основной целью этого программного обеспечения является автоматизация работы методиста по учебно-воспитательной работе.

Задачами программного обеспечения являются:

- хранение данных об учащихся;

- анализ движения учащихся по школам.

- ввод, изменение и удаление данных.

Реализация предложенного проекта позволит сократить бумажный документооборот внутри школы, повысить точность производимой аналитической деятельности, сократить время на обработку информации.

Общей целью данного проекта является проектирование автоматизированной системы управления (АСУ) работы учета педагогического персонала и учащихся средних общеобразовательных школ Качирского района и ее внедрение.

Частные цели АСУ учета пед. персонала и учащихся СОШ Качирского района:

а) Повысить экономическую эффективность.

б) Снизить трудоемкость работ, тем самым, обеспечив качественный анализ работы школ.

в) Создать наиболее благоприятные и безопасные условия труда.

г) Улучшить расстановку и использование кадров.

Цель разработки программы школы: Данная программа должна позволить проводить анализ по:

1) учету движения учащихся: численное количество выбывших и прибывших за учебный период в другие учебные заведения

2) отслеживание учащихся переведенных на обучение в следующее звено (младшее: 1-4 класс, среднее: 5-9класс, старшее: 10-11 класс);

3) отслеживание и учет учащихся отведенных в группы малообеспеченных семей, неполных семей, тубвиражных;

4) отслеживание возрастного состава учащихся школы;

5) отслеживание национального состава учащихся;

6) составление отчетов ОШ-1 для сдачи в РайОНО (ГорОНО)

Цель разработки программы РайОНО: Данная программа предназначена для группирования отчетов, представленных школами, формирования численных отчетов района (города) на основе отчетов школ, формирования аналитических сведений по школам района.

2. Критерии создания системы АСУ

2.1 Основные принципы автоматизации

Окупаемость - Важно затрачивать минимум средств, но скупой платит дважды. Минимизация средств должна сочетаться с надежностью, производительностью системы. Рассчитывается срок окупаемости системы.

Надежность - функционирование обеспечивается за счет решения задач в короткий срок. Это достигается при помощи надежных технических средств, работой программных средств и использования современных технологий для разработки ПО. Поэтому приобретаемые средства должны иметь сертификат, а программные продукты - лицензию.

Гибкость - подразумевает легкую адаптацию системы ко всем изменениям требований к ней, к вводимым новым функциям. Например, с введением нового плана счетов система должна была обеспечить безболезненный переход, что достигается через:

модульность системы;

систему гибких отчетов.

Системная интеграция - объединение разнородного оборудования и ПО для решения конкретных задач:

- вертикальная интеграция - объединение компьютеров одного производителя;

- горизонтальная интеграция - объединение частей компьютеров разных производителей.

Безопасность - меры обеспечения сохранности коммерческой информации:

- развитие структур доступа к различным подсистемам;

- регламентация работы с системой;

- использование специального оборудования, шифров.

Дружественность - система должна быть простой, удобной для освоения, изучения, использования.

Средства:

- использование меню, подсказок,

- наличие системы исправления ошибок.

2.2 Общие требования к информационному обеспечению

Задачей информационного обеспечения АСУ является обеспечение всех подсистем необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме.

При разработке информационного обеспечения АСУ должны быть решены следующие вопросы:

определение состава данных, используемых для решения задач управления;

формализация представления информации;

унификация входной и выходной информации;

способы представления информации на всех этапах ее движения и обработки;

определение объемов и видов хранимой информации;

способы хранения, поиска и внесения изменений в массивы данных;

способы контроля информации;

взаимный обмен данными с АСУП;

При проектировании информационного обеспечения следует уделить внимание на следующее:

1) установление периодичности возникновения и использования информации;

2) определение мест возникновения и мест отбора информации, что важно для получения более достоверной и своевременной информации;

3) определение мест, куда сообщение должно быть передано непосредственно или дублировано;

4) анализ содержания и структуры по группам родственных сообщений; устранение избыточности в информации;

5) кодирование элементов сообщений согласно используемой для объекта системе кодов;

6) проектирование стандартных сообщений с целью придания им вида, удобного для автоматизации, передачи и обработки информации;

При организации информационной базы следует предусмотреть возможность дальнейшего наращивания, как количества массивов, так и количества записей в них.

2.3 Общие требования к техническому обеспечению

Техническим обеспечением любой автоматизированной системы управления называют комплекс технических средств, предназначенных для обеспечения работы АСУ.

К основным техническим характеристикам АСУ следует отнести:

1) обеспечение производительности, необходимой для своевременного решения всех задач АСУ.

2) обеспечение надежности, помехоустойчивости, ремонтопригодности систем;

3) простота эксплуатации и обслуживания системы учета кадров.

Экономичность - один из основных принципов автоматизации управления. К основным экономическим характеристикам следует отнести:

а) минимальные капитальные вложения на создание комплекса технических средств (КТС);

б) минимальные эксплуатационные затраты, простота эксплуатации технических средств;

в) минимальные площади для размещения комплекса технических средств (КТС);

г) максимальное снижение массовых операций выполняемых вручную.

Технические средства, используемые при создании АСУ должны удовлетворять следующим требованиям:

- для создания автоматизированных рабочих мест необходимо использовать персональные компьютеры совместимые с IBM PC;

- в создаваемой АСУ необходимо максимально использовать уже имеющиеся технические средства;

- оборудование должно быть достаточно надежным, при выходе из строя одного из элементов, система не должна быть нарушена;

- применяемое оборудование должно удовлетворять требованиям охраны труда и техники безопасности;

- необходимо предусмотреть возможность развития системы в будущем.

При размещении ПК необходимо учитывать следующие требования:

а) Не следует ставить ПК вблизи отопительных приборов (например батарей).

б) Не ставить в местах с повышенной влажностью.

в) Установить ПК таким образом, чтобы он не подвергался толчкам и вибрациям.

2.4 Определение формы и содержания входных и выходных документов ПО

Содержание работ по проектированию первичных документов. Проектирование формы первичного документа следует начинать с установления состава включаемых в него реквизитов, необходимых для управления экономическим объектом. Установив содержание документа, его назначение и сферу использования, реквизиты размещают на бланке с учетом требований машинной обработки информации и конкретной унифицированной системы документации, например учетной, статистической, конструкторской, технологической.

Основные части унифицированных форм документов: заголовочная, содержательная и оформляющая. Заголовочная часть должна давать полное и четкое представление о виде документа. Наименование документа должно соответствовать названию в общесоюзном классификаторе управленческой документации. Содержательная часть документа включает заголовки строк и граф и конкретные наименования для значения реквизитов, записываемых в них. Оформляющая часть документа содержит наименование должностей ответственных лиц, которые должны подписывать документ, личные подписи, штампы и печати, если они предусмотрены условиями оформления документов.

2.5 Требования и методика проектирования выходных документов

При проектировании выходных документов учитываются требования: возможность качественного анализа экономической деятельности объектов и использования его результатов во всех звеньях системы, увязку натуральных и стоимостных аспектов экономических явлений;

своевременность составления документов и полное удовлетворение потребностей органов планирования и управления;

удобное размещение реквизитов: сначала располагаются наименование сводки и наиболее общие справочные признаки, далее-- справочно-группировочные признаки и количественно-суммовые основания показателей. При этом группировочные признаки размещаются в порядке убывания старшинства по данной группировке, т. е. сначала признаки общих групп, а затем промежуточных и частных. Количественно-суммовые основания показателей, наоборот, располагаются в порядке возрастания итогов;

законченность формы, не требующей дополнительных ручных работ по группировке данных или арифметическим подсчетам;

унификация форм документов и прежде всего форм бухгалтерской и статистической отчетности.

На одном листе целесообразно размещать число строк, кратное 30.

Очень важное место в процессе унификации форм отчетности занимает их увязка с общепринятыми классификаторами технико-экономической информации, обеспечивающая информационное сопряжение источников информации и систем ее обработки на всех уровнях.

На первом этапе при анализе сводных показателей учитываются требования потребителя к составу результатной информации, которая будет получена машинным способом, эксплуатационные возможности вычислительной техники, трудоемкость получения каждого показателя и др. Требования потребителя к составу сводных показателей могут быть выявлены путем специального опроса и получения заявок от подразделений учреждения на необходимые для них показатели.

На втором этапе из общего состава показателей выделяются реквизиты, намечаемые для включения в отдельные сводки, т.е. определяется содержание каждого выходного документа. Этап завершается составлением окончательного, уточненного перечня всех проектируемых сводок и присвоением каждой из них четкого наименования, соответствующего ее основному назначению, и кодового обозначения, под которым она будет значиться во всех инструкционных картах и схемах потоков информации.

...