Образовательные компьютерные телекоммуникационные сети. Данные сети позволяют обеспечить дистанционное обучение (ДО) -- обучение на расстоянии, когда преподаватель и обучаемый разделены пространственно и (или) во времени, а учебный процесс осуществляется с помощью телекоммуникаций, главным образом, на основе средств сети Интернет. Многие люди при этом получают возможность повышать образование на дому (например, взрослые люди, обремененные деловыми и семейными заботами, молодежь, проживающая в сельской местности или небольших городах). Человек в любой период своей жизни обретает возможность дистанционно получить новую профессию, повысить свою квалификацию и расширить кругозор, причем практически в любом научном или учебном центре мира.

В образовательной практике находят применение все основные виды компьютерных телекоммуникаций: электронная почта, электронные доски объявлений, телеконференции и другие возможности Интернета. ДО предусматривает и автономное использование курсов, записанных на видеодиски, компакт-диски и т.д.

Компьютерные телекоммуникации обеспечивают:

возможность доступа к различным источникам информации через систему Internet и работы с этой информацией;

возможность оперативной обратной связи в ходе диалога с преподавателем или с другими участниками обучающего курса;

возможность организации совместных телекоммуникационных проектов, в том числе международных, телеконференций, возможность обмена мнениями с любым участником данного курса, преподавателем, консультантами, возможность запроса информации по любому интересующему вопросу через телеконференции.

возможность реализации методов дистанционного творчества, таких как участие в дистанционных конференциях, дистанционный «мозговой штурм» сетевых творческих работ, сопоставительный анализ информации в WWW, дистантные исследовательские работы, коллективные образовательные проекты, деловые игры, практикумы, виртуальные экскурсии др.

Совместная работа стимулирует учащихся на ознакомление с разными точками зрения на изучаемую проблему, на поиск дополнительной информации, на оценку получаемых собственных результатов.

Пример одной из АСУО

В качестве примера АСУО рассмотрим систему дистанционного обучения и тестирования MyEDU. Система предназначена для дистанционного обучения и тестирования сотрудников организации через корпоративную сеть. Она автоматизирует технологический процесс дистанционного обучения, состоящий из следующих компонентов:

подготовка электронных обучающих материалов;

организация и управление учебным процессом;

процесс обучения и закрепления;

контроль и мониторинг за обучением;

обратная связь в виде "вопрос-ответ".

Внедрение данной системы позволяет:

обучить сотрудников без отрыва от производства и в удобное для них время;

создать единую базу данных учебных материалов;

снизить расходы на обучение персонала;

улучшить производительности процесса обучения.

Область применения:

Программное обеспечение можно использовать для дистанционного обучения и тестирования сотрудников организации (и её филиалов) в централизованном виде. Сотрудники в любое удобное для них время могут самостоятельно изучить учебные курсы для усовершенствования профессиональных навыков. По завершении курса дистанционного обучения сотрудники могут пройти пробные или контрольные тесты.

Программное обеспечение также может быть внедрено в учебных заведениях для организации и проведения дистанционного обучения и тестирования студентов заочного отделения.

Модуль тестирования персонала может быть внедрен отдельно от системы дистанционного обучения.

Структура системы дистанционного обучения

Структура системы состоит из следующих компонентов:

Модуль создания учебных электронных материалов.

Модуль управления дистанционным обучением.

Модуль дистанционного обучения и обратной связи.

Модуль тестирования.

Модуль общесистемных справочников.

Модуль создания учебных электронных материалов обеспечивает операции над списками учебных материалов, их свойствами и содержанием.

База данных учебных материалов состоит из множества электронных учебных курсов. Каждый Курс состоит из упорядоченных разделов по данной теме. В качестве разделов могут быть, например, введение, уроки или модули, заключение, тексты контрольных вопросов, список литературы и т.д. Они составляют оглавление Курса. В регистрационной карточке Курса указываются следующие свойства: идентификатор, название курса, язык курса, ответственный филиал или подразделение, авторы курса, дата создания, дата последней корректировки, список разделов, тип шаблона, режим доступа. Каждый Раздел Курса состоит из учебной (теоретической) части, словаря по данному разделу, практических занятий и мини-теста. Теоретический материал Раздела содержит текст с форматированием (жирный, курсив, цвет, размер, выравнивание), гиперссылки на другие разделы данного Курса, рисунки, таблицы, воспроизведение текста, показ перевода текста. Словарь терминов Раздела из 5-30 строк составляется по данному разделу. Его словарные позиции берутся из общедоступной базы соответствующего сетевого словаря (см. далее). Практические занятия. Для Курсов создаются специальные упражнения. Каждое задание упражнения составляется по предопределенному сценарию из богатой библиотеки типовых шаблонов (см. далее функции).

Модуль управления дистанционным обучением является основным компонентом Системы, влияющим на действия остальных компонентов и БД. Он автоматизирует организационный процесс предоставления готовых учебных материалов обучаемым сотрудникам.

С помощью данного модуля определенным сотрудникам можно дать доступ к учебным Курсам. Для этого создается запись "Обучение" с указанием Курса из базы учебных материалов, даты срока обучения и контингента обучаемых. В модуле управления в режиме реального времени можно отслеживать процесс обучения, посмотреть протоколы их работы, проводить контроль за обучением, отвечать на вопросы обучаемых.

Модуль дистанционного обучения автоматизирует процесс доставки и предоставления учебных материалов обучаемому пользователю. Осуществляется через Интранет и броузер Internet Explorer. При реализации клиентского интерфейса активно используются элементы Java Script. Поэтому требуется браузер выше IE4. Весь интерфейс организуется в виде Web-сайта с общими навигационными элементами и дизайном.

При входе в систему по Интранет - адресу отображается окно аутентификации и авторизации. Там же находится краткая инструкция по работе с системой. После прохождения аутентификации отображается список Курсов, доступных для данного пользователя. При выборе того или иного курса отображается его учебный материал в виде гипертекста (см. выше). Модуль дистанционного обучения выполняет сценарии различных заданий, результаты которых хранятся на сервере. Для каждого Курса или его разделов система хранит протоколы работы обучаемого.

Модуль тестирования. Подсистема предназначена для комплексной автоматизации оценки профессиональных знаний сотрудников предприятия и охватывает все этапы процесса тестирования персонала: подготовка тестовых заданий, формирование вариантов теста, планирование и проведение тестирования, анализ успеваемости и качества ответов по результатам тестирования, выдача различной статистической информации.

В системе организована многоуровневая модель авторизации - ограничение доступа к информационным ресурсам: на уровне домена, на уровне приложений и на уровне ресурсов. Например, к программе управления тестированием могут иметь доступ пользователи с правами «менеджера», но к вопроснику или результатам определенного теста доступ имеют только некоторые из них. А у тестируемого сотрудника отображаются только те тесты, которые доступны (активны) для него в данный момент. Аутентификация может быть организована через существующую систему аутентификации, чтобы пользователи не запутались в большом количестве логинов и паролей.

Интерфейс системы разработан по принципу: однократный ввод - многократное использование информации, который позволяет намного эффективнее управляет тестированием. Элементы управления унифицированы во всех формах, благодаря чему возможно быстрое освоение работы с программой. Интерфейс имеет все необходимые элементы: добавление, изменение, удаление, сортировка, быстрый поиск, печать, статистика и т.д.

Главным достоинством Системы является её широкие возможности для анализа результатов тестирования. Анализ успеваемости можно проводить по результатам одного или нескольких тестов, в разрезе филиалов или подразделений. Более того, можно проводить анализ качества тестовых заданий - программа сформирует задания с максимальным количеством правильных или неправильных ответов. По ним можно выявить: задания, не освоенные субъектами; хорошо освоенные задания; ошибочно составленные задания; простые задания и т.д. Накопленные данные позволяют проводить сравнительный анализ успеваемости по времени (по кварталам, по годам).

В Системе реализованы дополнительные возможности: пробное тестирование, тестирование при приеме на работу, тестирование через куратора (под присмотром доверенного лица) и т.д. Система может быть интегрирована с существующей системой, откуда импортируются данные о филиалах, подразделениях, должностях и персонале.

Структура системы тестирования

Система тестирования состоит из следующих основных компонентов:

Редактора тестовых заданий (для автономной подготовки комплекта заданий);

Менеджера тестирования (создание банка вопросников, организация тестирования, анализ результатов);

Web-тестирования (авторизация, список тестов, тестирование, результат).

Модуль справочников выполняет операции над общесистемными справочниками, такими как филиалы, подразделения, должности, персонал, различные типы и классификаторы.

Список филиалов, подразделений, персонала могут быть импортированы с внешней программы управления персоналом. Имеется возможность добавления локальных пользователей, которые отсутствуют во внешней системе.

Функции обучающей программы:

аутентификация и авторизация пользователей;

отображение списка доступных учебных Курсов;

отображение структуры и материалов разделов Курса;

отображение навигационных элементов сайта, осуществление перехода на другие разделы Курса;

отображение словарных статей курса;

отображение и выполнение практических упражнений Курса;

обратная связь: отправка вопросов тьютеру и получение на них ответов;

поддержка казахских символов (по стандарту СТРК 1048-2002): Unicode - кодировка казахских символов при отображении, возможность ввода казахских символов с клавиатуры на Web-странице, загрузка соответствующего шрифта Unicode с сервера при его отсутствии на компьютере пользователя;

протоколирование работы пользователей по каждому подразделу материала: время входа, продолжительность работы, набранный балл.

итоговые результаты обучаемого по каждому курсу: время начала работы и завершения курса, суммарное время занятий, процент пройденного материала, сумма набранных баллов.

Функции подсистемы создания учебных материалов:

аутентификация и авторизация разработчиков: аутентификация на уровне приложения и авторизация на уровне отдельных Курсов;

отображение списка имеющихся Курсов, сортировка по отдельным полям идентификатора и названия;

создание, удаление курсов и изменение их свойств (идентификатор, название курса, язык курса, для каких типов должностей, ответственный филиал или подразделение, авторы курса, дата создания, дата последней корректировки, список разделов, тип шаблона, режим доступа);

обеспечение целостности: невозможно удалить Курс, пока он используется в обучении;

управление структурой курса: создание разделов и подразделов, перемещение разделов, обязательный раздел, другие свойства разделов;

создание гипертекстовых разделов;

создание интерактивных разделов, различные виды заданий, шаблоны и мастера, порог проходного балла, уровни подсказки (4 уровня), повторное выполнение;

Редактор гипертекстовых материалов Раздела:

ввод текста, вставка текста из других источников: Word, Internet Explorer и т.д.

форматирование выделенных фрагментов текста (жирный, курсив, цвет, размер, выравнивание)

вставка гиперссылки на другие разделы данного курса;

вставка ссылки на внешние Интернет / Интранет ресурсы;

вставка рисунков, таблиц, mp3-звуков в виде гиперссылки;

графика и анимированные рисунки создаются с помощью внешних программ и вставляются в материал в формате .jpg или .gif;

генератор упражнений по предопределенным сценариям.

Функции подсистемы управления обучением:

аутентификация и авторизация менеджеров;

отображение списка действующих курсов Обучения, поиск и сортировка по идентификатору и названию Курса.

Назначение, управление, удаление Обучения, настройка его свойств (Название Курса, сроки обучения, права доступа);

взаимодействие с базой данных "управление персоналом";

назначение определенным сотрудникам доступа к Курсам;

конвертирование внешних справочников филиалов, подразделений, типов должностей и должностных позиций;

форма для работы (выбор, поиск, выделение) с персоналом и справочниками;

установка времени доступа к Курсам;

просмотр результатов работы пользователя с материалами Курса по данным протоколирования Системы;

просмотр вопросов обучаемых пользователей и отправление ответов к ним;

разрешение доступа другим занятиям;

печать выходных документов: список Курсов, список сотрудников по отдельным Курсам, печать справочников;

функции администрирования (сжатие, копирование, аварийное восстановление баз данных; назначение пользователей программы).

Функции обучающих тестовых заданий:

Задание на нахождения одного или нескольких правильных ответов из предложенных вариантов;

Задание на нахождения соответствия

Задание со свободным ответом

Задание с открытым ответом (ввод с клавиатуры)

Задание с пропущенными фрагментами (конструкция из элементов)

Задание на составление последовательности

Мини-тест

разные уровни подсказки

признак обязательности выполнения

подсчет баллов.

Следует также отметить что данная система АСУО уже внедрена и успешно функционирует в ряде учреждений, таких как:

С 2002 года в Банке Центр Кредит активно используется подсистема дистанционного тестирования персонала. Система также используется при отборе претендентов на вакантные должности.

С 2004 года система успешно внедрена в Банке Центр Кредит для дистанционного обучения сотрудников банка.

В 2005 году система выиграла конкурс Национального Банка РК на приобретение программного обеспечения для обучения сотрудников и была успешно внедрена за короткий срок.

Вопросы для самоконтроля

Для чего предназначены автоматизированные системы научных исследований?

Какие задачи решают компьютеры в АСНИ?

Положительные моменты применения АСНИ?

Что выполняется в автоматизированной подсистеме исследовательских стендов (АСИС)?

Что автоматизируется в подсистеме управления экспериментами (АСУЭ)?

Что автоматизируется подсистеме моделирования гипотетических систем (АСМ)?

Что образуется при объединении подсистем АСЭИ и АСМ?

Какая существует взаимосвязь между системами АСНИ и САПР?

Что такое автоматизированные обучающие системы?

Дайте определение экспертным обучающим системам (ЭОС)?

Для чего нужны системы мультимедиа?

Применение систем «Виртуальная реальность»?

Что обеспечивают компьютерные телекоммуникации?

Из каких основных компонентов состоит система тестирования?

Список используемой литературы

1. Попов И И. Автоматизированные информационные системы (по областям применения): учеб. пособие / под ред. К.И. Курбакова. М.: Изд-во Рос. экон. акад., 1998. 103 с.

2. ГОСТ 34-003--90. Автоматизированные системы. Термины и определения. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. ИПК «Издательство стандартов», 1997.

3. ГОСТ 34.601--90. Автоматизированные системы. Стадии создания. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. ИПК «Издательство стандартов», 1997.

4, Трояновский В.М. Проектирование информационных систем. М.: МИЭТ, 2002. 108 с.



Лекция №11

Обеспечивающие подсистемы

Вопросы лекции:

Введение.

1. Состав подсистемы управления.

2. Подсистема технического обеспечения.

3. Подсистема кадрового обеспечения.

4. Подсистемы информационного обеспечения.

5. Математическое обеспечение АСУ.

6. Лингвистическое обеспечение АСУ.

7. Методическое обеспечение АСУ.

8. Организационное обеспечение АСУ.

9. Правовое обеспечение АСУ.

Введение.

Структуру информационных систем составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Функциональные подсистемы реализуют и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и зависит от предметной области использования информационной системы, специфики хозяйственной деятельности объекта, управления.

В состав обеспечивающих подсистем обычно входят:

информационное обеспечение -- методы и средства построения информационной базы системы, включающее системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документов, схемы информационных потоков, принципы и методы создания баз данных;

техническое обеспечение -- комплекс технических средств, задействованных в технологическом процессе преобразования информации в системе. В первую очередь это вычислительные машины, периферийное оборудование, аппаратура и каналы передачи данных;

программное обеспечение включает в себя совокупность программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач, и программ, позволяющих наиболее эффективно использовать вычислительную технику, обеспечивая пользователям наибольшие удобства в работе;

математическое обеспечение -- совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых в системе;

лингвистическое обеспечение -- совокупность языковых средств, используемых в системе с целью повышения качества ее разработки и облегчения общения человека с машиной.

Организационные подсистемы по существу относятся также к обеспечивающим подсистемам, но направлены в первую очередь на обеспечение эффективной работы персонала, и поэтому они могут быть выделены отдельно. К ним относятся:

кадровое обеспечение -- состав специалистов, участвующих в создании и работе системы, штатное расписание и функциональные .обязанности;

эргономическое обеспечение -- совокупность методов и средств, используемых при разработке и функционировании информационной системы, создающих оптимальные условия для деятельности персонала, для быстрейшего освоения системы;

правовое обеспечение -- совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационной системы, порядок получения, преобразования и использования информации;

организационное обеспечение -- комплекс решений, регламентирующих процессы создания и функционирования как системы в целом, так и ее персонала.

1.Состав подсистемы управления

Анализ организации управления представляет собой комплексный взаимосвязанный процесс исследования структуры и содержания управленческого цикла, организации управленческого труда, информационного, технического и математического обеспечения, состава органов и издержек управления. Анализ - первый этап и отправная точка разработки любого мероприятия в области совершенствования управления. Он позволяет дать полную характеристику элементов, структурных подразделений и уровней системы управления, оценить их состояние и обосновать направления дальнейшего развития. В зависимости от поставленных целей и задач анализ может охватывать разные части управляющей системы, иметь разную степень детализации и заканчиваться подготовкой различных материалов, но методологическая основа и исходные позиции анализа остаются едиными.

Анализ состоит из трех взаимосвязанных этапов работы:

сбора информации о состоянии организации управления, отдельных ее элементов, процессов и объектов в изучаемом и аналогичном производствах;

описания анализируемого процесса или объекта с помощью системы показателей и установления связи между ними;

обработки сформированной системы показателей различными методами и приемами с целью решения поставленных задач.

Выполнение первой стадии анализа представляет собой информационно-образующую работу. Вторая стадия связана с отбором системы показателей, характеризующих изучаемую часть организации управления; разработку методов их измерения и описанием их взаимосвязей. Третья стадия работы выполняется по-разному в зависимости от особенностей анализируемого объекта и поставленной перед анализом задачи с разной степенью применения качественных и количественных методов.

Исходя из сущности организации управления, можно выделить следующие направления из анализа:

пространственный -- анализ структуры и взаимодействия отдельных органов управления, функционального разделения труда и т. п. При анализе пространственной организации исследуются также ее связи с системой более крупного объекта, со смежными объектами и часто с относительно самостоятельными и находящимися в отдалении друг от Друга подразделениями собственного объекта (производственные единицы в производственных объединениях; предприятия и объединения -- в подотраслях и отраслях);

временной -- исследование протекания процесса подготовки, принятия и организации выполнения решений, изучение последовательности взаимодействий подразделений управления и увязки работы во времени при реализации определенной программы;

поэлементный - анализ структуры кадрового состава работников управления и организации их труда, информации, техники управления, организации использования различных методов управления.

Процесс управления можно рассматривать в статике, т. е. как застывший на какой-то конкретный момент времени, и в динамике (с учетом движения и развития).Анализ организации управления может иметь полный (всесторонний) характер или изучать какую-то часть системы (тематический анализ); может быть глобальным, затрагивая все основные уровни и звенья управления, или локальным, касаясь одного какого-то уровня или звена. Одним из важнейших условий целостности системы управления, ее экономичности и обеспечения рационального взаимодействия пространственно-структурной, процессной ее организации и экономических методов управления является формирование на научной основе ее обеспечивающих подсистем: кадровой, информационной и технической.

При анализе и проектировании обеспечивающих систем решаются следующие задачи: обосновывается состав обеспечивающих подсистем;

сопоставляются различные методы организации отдельных обеспечивающих элементов системы управления, в первую очередь информации и техники;

определяется степень рациональной централизации обеспечивающих подсистем в анализе системы управления и соотношение емкости внутренних обеспечивающих подсистем и использования услуг централизованных (отраслевых, региональных) организаций соответствующего профиля;

изучаются и выбираются рациональные методы элементарной организации управления;

определяются прогрессивные методы взаимодействия элементов системы управления в типовых процессах управления и подразделения подсистем управления.

2. Подсистема технического обеспечения

Подсистема технического обеспечения: назначение, содержание, исследование.

Управление современным сложным высокомеханизированным производством может быть достаточно эффективным только при условии оснащении его разнообразной организационной и вычислительной техникой. Интенсивность современного производства и скоротечность многих технологических процессов, повышение требований к качеству продукции определяют объективную необходимость органического включения средств управления в процессе производства. Множественность связей между различными элементами и участками производства определяет необходимость оперативных контактов между ними, выбора наиболее рациональных направлений и форм связи и оснащения их эффективной техникой. Сложность принимаемых в процессе управления решений требует их многовариантной разработки и выбора наиболее эффективного варианта. Это существенно повышает объем и трудоемкость управленческих работ и становиться практически реальным только при использовании высокопроизводительной техники управления.

Огромные массивы регистрируемой, передаваемой и обрабатываемой информации потребовали бы неоправданных затрат труда, если бы в помощь человеку для этой цели не была бы подключена соответствующая техника. Хранение и обработка информации также нуждается в механизации. Скорость получения и обработки информации превращает ее запасы из ненужного архива данных в активное средство воздействия на управляемый объект.В зависимости от решаемых управленческих задач могут быть задействованы следующие информационно-управленческие технологии. Сберегающие (экономят трудозатраты, материалы и финансовые ресурсы, но не оказывают существенное влияние на изменение состояния и уровня функционирования предприятия), в основном передающие информацию от источника к адресату без ответственности за суть передаваемой информации и ее использование адресатом. Рационализирующие (охватывают не только функции передачи, но и в определенной мере ответственны за использование информации). Творческие (выработка новых знаний, их передача, переработка, использование для усовершенствования объекта управления).

Таким образом, техническое оснащение системы управления является одним из существенных условий повышения качества управления и снижения затрат, связанных с ним. Техническое оснащение процессов управления требует значительных капитальных вложений и вносит существенное изменения в содержание управленческого труда, предъявляя дополнительные требования к подготовке руководителей разных рангов и специалистов. Эффективность этих затрат в значительной мере зависит от организации всей работы по внедрению и эксплуатации техники управления. Технические средства управления включают разнообразные виды машин, механизмов, приборов и приспособлений.

Наличие даже значительного количества техники не может в полной мере характеризовать реальный уровень технической оснащенности управления, так как применение отдельных видов даже очень прогрессивной техники может происходить при небольшой ее загрузке. Техника может использоваться не по прямому назначению, может увеличиться трудоемкость ее обслуживания, в результате чего вырастают затраты по управлению без должных результатов. Кроме того, новая техника управления должна сопровождаться изменениями информационной системы, организации управленческого труда и квалификации кадров, организационной структуры аппарата управления. Совершенствование техники в отрыве от других элементов системы управления снижает ее эффективность и не создает реального технического обеспечения системы управления.

Под техническим обеспечением системы управления понимается оснащение процессов управления современными техническими средствами, соответствующими применяемым методам управления, материально-технической базе производства и методам его организации и сочетающимися со всеми остальными элементами системы управления.

Основными требованиями, предъявляемыми к техническому обеспечению управления, являются: комплексность механизации и автоматизации процессов управления и отдельных видов работ;

пропорциональность производительности разных видов техники, связанной между собой процессом управления;

непрерывность использования технических средств и движения информационных потоков;

ритмичная работа техники и всех звеньев аппарата управления;

экономичность эксплуатации техники управления.

Эти черты технической базы управления характеризуют ее как систему определенным образом организованных технических средств.

Таким образом, можно сказать, что уровень технической оснащенности в значительной мере определяет всю систему организации управления.

Анализ технического обеспечения представляет собой один из центральных разделов общего анализа организации управления. Целью анализа организации технического обеспечения являются: оценка уровня механизации и автоматизации процессов управления и отдельных видов работ; определение степени комплексности оснащения процессов управления техникой; выявление соответствия технических средств характеру механизируемых процессов управления, т.е. рациональность ее использования; оценка использования наличной техники, выявление излишней техники и обоснование дополнительной потребности в ней.

Анализ технического обеспечения опирается на данные статистической отчетности и оперативного учета, которые особенно подробно характеризуют состав и использование вычислительной техники. При анализе технического оснащения широко применяется система показателей, характеризующих состояние, качественный состав и использование техники управления.

3. Подсистема кадрового обеспечения.

Подсистема кадрового обеспечения: назначение, содержание, исследование.

Основным элементом системы управления являются кадры руководителей и специалистов, которые возглавляют работу коллективов людей, определяя направление развития предприятия и его подразделений, ставят конкретные задачи на определенные периоды, обеспечивают необходимое условие для их выполнения.

Кадры управления - ведущее звено всей системы управления. Кадры формируют всю управляющую систему, обеспечивают ее эффективное функционирование.

К кадрам управления относятся работники, профессиональная деятельность которых полностью или преимущественно связана с выполнением функций по управлению производством. Не все штатные работники аппарата управления относятся к кадрам управления (например, шофер служебной машины). С другой стороны, не все «управленцы» относятся к работникам аппарата управления, например мастер. Основной признак для выделения кадров управления - личное фактическое и постоянное участие в управлении производством.

При анализе роли кадров управления важно правильное понимание роли субъективного фактора в управлении.

По мере роста разделения труда и его специализации в сфере управления происходит выделение различных категорий работников.

Существуют различные классификации кадров управления: по должностному признаку,

по уровням в иерархии управления,

по специальному образованию,

по отраслям общественного производства и др.

Однако базовой классификацией является классификация работников в процессе принятия и реализации решений. По этому признаку кадры управления подразделяются на три большие группы:

руководителей,

специалистов,

вспомогательного персонала.

Главное в деятельности руководителя - принятие управленческих решений. Только руководителю предоставлено право на порученном участке (объекте) непосредственно принимать решения. В зависимости от объема и характера реализуемых функций руководители подразделяются на:

линейных,

функциональных.

Линейные руководители полностью отвечают за реализацию всех функций по управлению конкретным производственным объектом (цехом, объединением, отраслью и т.д.). Функциональные руководители, подчиняясь непосредственно своему линейному руководителю, одновременно функционально, т.е. по некоторым специальным вопросам, подчиняются соответствующему вышестоящему функциональному руководителю.

Руководитель - ключевое звено системы управления производством. Все руководители по уровню, занимаемому в системе управления, подразделяются на три группы:

руководители низового звена,

руководители среднего звена,

руководители высшего звена управления.

К руководителям низового звена относятся бригадиры, начальники участков, цехов, прорабы и т.п., а также руководители подразделений внутри функциональных отделов и служб подразделений (объединений). Руководителями среднего звена считаются начальники промышленных объединений и директора производственных объединений, директора самостоятельных предприятий, а также их функциональные заместители. К руководящим работникам высшего звена относят руководителей министерств и ведомств, их функциональных заместителей.

Самую многочисленную категорию кадров управления составляют специалисты. К специалистам-управленцам относят работников, которые принимают непосредственное участие в разработке вариантов решений, в подготовке и реализации конкретных решений. Основным результатом их труда является создание новой информации, необходимой для осуществления процессов управления. В системе производства функционирует и многочисленная категория специалистов, которые не связаны с процессом управления. Это технологи, конструкторы, снабженцы, технические контролеры и др. Их относят к производственному инженерно-техническому персоналу.

В системе управления работает многочисленная группа вспомогательного технического персонала. К этой категории работников относятся: секретари, машинистки, делопроизводители, операторы машиносчетных бюро, счетоводы, учетчики, чертежники, экспедиторы и т.д. Эти работники отвечают за своевременную техническую обработку информации - ее упорядочение, размножение, выдачу, пересылку и т.д.

В информационном обеспечении руководителей важное значение имеет уровень их информационной культуры и восприимчивости информации. От умения грамотно работать с информацией напрямую зависит конечный результат управленческой деятельности - эффективность и качество трудовых процессов. Не менее важное значение имеет и качество управленческой информации, которое в свою очередь, напрямую зависит от квалификации информационных работников. Основными требованиями, предъявляемыми к специалистам, подготавливающим информацию для "первых лиц" и управленцев-специалистов, являются:

фундаментальная подготовка по теории и практике управления;

понимание сути функциональной нагрузки соответствующего руководителя;

знания механизма принятия управленческих решении;

профессиональные навыки в подготовке управленческой информации и опыт делового общения с руководителями;

понимание того, что научно-техническая информация для руководителя является лишь информацией к размышлению, т. к. для принятия окончательного решения о внедрении тех или иных новаций на конкретном объекте требуется кроме нее самая разнообразная информация о состоянии и возможностях их внедрения, о наличии для этого материальных и людских ресурсов, о возможности получения положительного эффекта, о соблюдении действующего законодательства и т. п.

Конкретный состав кадров управления того или иного органа определяет его штатное расписание, т.е. перечень утвержденных в установленном порядке и соответствующих структуре органа должностей.

Система работы с кадрами управления - это совокупность всей деятельности, связанной с формированием кадров управления и обеспечением их эффективного функционирования. В заключение необходимо отметить, что главными элементами системы работы с кадрами являются:

требования к кадрам,

подбор, оценка и расстановка кадров,

подготовка и повышение их квалификации.

Успешное функционирование различных систем управления во много предопределяется правильным комплектованием, подготовкой и системой повышения квалификации кадров руководителей и специалистов.

Анализ организации комплектования, подготовки и повышения квалификации руководителей специалистов необходим в современных условиях для проектирования рациональных подсистем кадрового обеспечения предприятий, объединений. В процессе анализа организации управления выявляется степень соблюдения в данной организации принципов подбора и комплектования руководителей и специалистов. С этой целью, прежде всего выявляется удельный вес организованного подбора кадров как отношение количества руководителей и специалистов, привлеченных в коллектив.

Выявляется также степень текучести кадров руководителей и специалистов как отношение количества работников, выбывших из коллектива по собственному желанию и без достаточно уважительных причин, к среднесписочному количеству работников.

Степень сочетания молодых и старых руководителей и специалистов оценивается удельным весом молодых работников в общем составе руководителей и специалистов, а также по отдельным их категориям. При этом возрастной ценз отнесения работников к числу молодых дифференцируется в зависимости от ранга руководителя.

4. Подсистемы информационного обеспечения

Коммуникационный процесс

Часто случается так, что передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией -- неэффективным. Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация -- это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу. Коммуникационный процесс -- это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса -- обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует выделить следующие стадии процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача -- составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Эти этапы проиллюстрированы в приложении 8 в виде простой модели процесса коммуникаций.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, необходимо проанализировать эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.

Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушений столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также с премией.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

ПЕРЕДАЧА. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

ДЕКОДИРОВАНИЕ. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование -- это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. Однако по ряду причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Прежде чем обсуждать различные препятствия на пути обмена информацией, вам необходимо усвоить две важные концепции -- обратной связи и помех.

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

ШУМ. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией. В приложении 2 процесс обмена информацией представлен как система с обратной связью и шумом.

Информационное обеспечение и его состав. Информационные потоки.

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Информационное обеспечение--это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:

* первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи всем объектам определенного класса и различаются лишь количественным выражением;* схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразования информации (информационной модели). Они в большей мере связаны со спецификой объекта. Это позволяет выделить два уровня характеристик информационного обеспечения:

* элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

* системный, т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота.

Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления.

Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления, необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация--это предмет труда длительного пользования. При использовании она не теряет своих потребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием информационных массивов -- банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.Поскольку содержание банков данных может быть использовано для разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.Информация относится к предметам труда особого рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной при минимуме исходной информации.

Старение информации в ряде случаев связано с потерей ее ценности для конкретных условий и целей, но она может быть омоложена и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная информация как база для анализа динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена:

* первичная информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и его элементов;

* вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения целесообразной производственной информации;

...