Автоматизация системы управления торговым предприятием на основе внедрения 1С:Предприятие 8.2. Управление торговлей

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Современные рыночные условия ведения бизнеса в России диктуют свои правила выживания в конкурентной среде, среди которых автоматизация бизнес процессов является одной из ключевых норм. В данный момент большинство коммерческих компаний, ориентированных на длительное и успешное развитие не пренебрегают возможностью внедрения систем управления розничной торговлей, которые представляют собой комплексные решения, охватывающие весь спектр деятельности предприятия, начиная с управленческого учета и заканчивая логистикой. Как показывает практика, комплексный подход к этому процессу позволяет вывести компанию на новый виток развития, открыть максимально широкие перспективы для работы на внутренних и внешних рынках. Это возможность эффективной оптимизации и систематизации работы ключевых бизнес-процессов.

Основная задача, решаемая автоматизированными системами управления торговлей, заключается в обработке и анализе огромного массива информации, поступающей от заказчиков, персонала, поставщиков. Она представлена в виде первичных данных, нуждающихся в классификации, контроле и тщательной проработке. Актуальность автоматизированных систем управления торговым предприятием не подлежит сомнению. Среди основных преимуществ использования таких решений стоит отметить существенное сокращение временных затрат на обработку операций, снижение косвенных затрат за счет четкой организации процесса и отсутствия сбоев в работе предприятия. Отдельно нужно отметить возможность планирования, которое на сегодняшний день может считаться одним из основных видов арсенала в конкурентной борьбе. Как следствие, повышается общий уровень качества управления, результативность работы компании, доход и, разумеется, прибыль.

В основе любого коммерческого предприятия находится товар, который нужно продать. Товар должен храниться на складе. А эффективное управление складскими запасами в торговле ключевое звено цепи, которая ведет к успеху. Это не новость для профессионалов. Однако в России столь простую истину стали осознавать совсем недавно. В немалой степени этому способствовало повышение конкуренции на всех товарных рынках. С появлением существенного спроса на технологические, технические и программные решения в области управления предприятиями торговли закономерно выросло и предложение от специализированных компаний. И сегодня на рынке представлено достаточно большое количество систем, обеспечивающих требуемый уровень автоматизации бизнес процессов.

Независимо от разработчика, системы управления торговлей обладают целым набором функций. Это, в частности:

Сбор информации об остатках и ценах с торговых объектов магазинов, филиалов, складов и т.д. Ввод данных осуществляется в ручном или автоматическом режиме. Для последнего варианта используются специальные сканеры. Многие системы управления внутренней и внешней торговлей оснащаются программным обеспечением для их подключения.

Учет остатков товаров, находящихся на складах торговых точек, по партиям. Этот параметр может быть выбран опционально.

Контроль минимального количества товара с целью своевременного пополнения запасов.

Аналитические функции, среди которых анализ продаж по определенным параметрам (география, партия, период времени и пр.).

Автоматический режим закупок, который позволяет формировать и отсылать запросы по мере уменьшения остатков запасов на складе или в торговом зале.

Автоматизация бухгалтерского учета, в том числе подготовка отчетов согласно установленным формам.

Управление платежами с заказчиками и поставщиками в автоматическом режиме через определенные платежные системы.

Автоматическое формирование стоимости товара при управлении внешней торговлей и внутренними торговыми операциями, в зависимости от ценовой политики, анализа конкурентной среды, принятых торговых наценок.

Целью дипломной работы является автоматизация системы управления торговым предприятием на основе внедрения 1С:Предприятие 8.2. Управление торговлей.

Задачи:

1. Изучить сущность автоматизированных систем управления торговым предприятием.

2. Проанализировать рынок программных продуктов.

3. Охарактеризовать деятельность торгового предприятия.

4. Осуществить автоматизацию системы управления на примере конкретного предприятия.

Объектом изучения в дипломной работе является общество с ограниченной ответственностью «Корона-Трейд».

Предметом дипломной работы является процесс автоматизации системы управления торговым предприятием.

При написании дипломной работы были использованы работы отечественных и зарубежных авторов.

1. Автоматизированные системы управления торговым предприятием и их возможности

1.1 Компьютерные системы управления предприятием

Сегодня понятия «комплексная автоматизация», «интегрированные информационные системы», «IT-решения по управлению бизнес-процессами компании» стали более понятными и приемлемыми менеджеру торгового предприятия. Проекты по внедрению программного обеспечения все меньше поддаются критике, все чаще можно услышать аргументы в поддержку интегрированных систем управления. Таким образом, для отечественных предприятий сферы розничной торговли этап осознания необходимости комплексной автоматизации можно считать пройденным следующим более важным шагом является непосредственно выбор системы, а это все еще задание не из легких. И главная его сложность состоит в отсутствии четких критериев выбора из широкого спектра программных продуктов, представленных на рынке.

В последние годы в компьютерном бизнесе России отмечается устойчивый интерес к компьютерным интегрированным системам, способным обеспечить эффективное управление предприятием. Автоматизация отдельной функции предприятия, как-то бухгалтерский учет или сбыт готовой продукции, позволяет руководителю среднего звена анализировать результаты своей работы. А на современном этапе руководителю важно иметь информацию не только о достигнутых успехах (давать оценку уже свершившимся фактам). Но создавать на предприятии комплексные информационные системы, позволяющие ему осуществлять мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах работы за короткие промежутки времени; сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми. Тогда модель мониторинга, осуществляемого в рамках системы контроллинга (что позволяет перевести управление предприятием на качественно новый уровень, интегрируя, координируя и направляя деятельность различных служб и подразделений предприятия для достижения оперативных и стратегических целей) можно представить следующим образом. На основании анализа целевых результатов с фактическими делают вывод о сильных и слабых сторонах предприятия, динамике их изменения. А также о благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития внешних условий, в которых предприятию приходится работать.

Изменение условий внешней и внутренней сред предприятия влечет за собой пересмотр целевых параметров: необходимо проверить, насколько оптимальны поставленные цели в новых условиях, сможет ли предприятие ввиду произошедших изменений добиться поставленных целей. На основании изменения целевых параметров, а также прогноза изменений сильных и слабых сторон самого предприятия корректируется план действий по достижению целей. И уже этот новый, пересмотренный план воплощается в жизнь, т.е. круг замыкается. На нынешний момент, можно сказать, что на компьютерном рынке происходит процесс сближения российских и западных информационных систем, которые успешно конкурируют между собой за право работать на российских предприятиях.

Для того, чтобы потребители смогли лучше усвоить и понять, кто есть кто на рынке информационных систем для предприятий России, предлагается классификацию информационных систем представленная в таблице 1.1. Это поможет ориентироваться в большом многообразии предлагаемых решений, определить, какая же именно система нужна вашему предприятию, и сделать обоснованный выбор.

Таблица 1.1 - Классификация рынка информационных систем

Тип системы	Локальные системы	Малые интегрированные системы	Средние интегрированные системы	Крупные интегрированные системы
Представители групп	БЭСТ, Инотек, ИНФИН, Инфософт, Супер-Менеджер, Турбо-Бухгалтер, Инфо-Бухгалтер, и еще более 100 систем	Concorde XAL, Exact NS-2000, Platinum, PRO/MIS, Scala, SunSystems, БОСС-Корпорация, Галактика/Парус Ресурс Эталон ACCPAC/2000 (СА)	JD Edwards (Robertson & Blums), MFG-Pro (QAD/BMS), SyteLine (СОКАП/SYMIX), Renaissance CS (ROSS Systems), PRMS (Acacia Technologies)	SAP/R3 (SAP AG), Baan (Baan), BPCS (ITS/SSA), Oracle Applications (Oracle)

Все приведенные в таблице 1.1 информационные системы можно разделить на два больших класса: финансово-управленческие и производственные системы. Финансово-управленческие системы включают подклассы локальных и малых интегрированных систем. Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т. д.). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций (например, БЭСТ, Парус). Системы этого класса по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться «коробочным» вариантом, купив программу и самостоятельно установив ее на одном или нескольких персональных компьютерах.

Финансово-управленческие системы (особенно системы российских разработчиков) значительно более гибкие в адаптации к нуждам конкретного российского предприятия. Часто предлагаются «конструкторы», с помощью которых можно практически полностью перекроить исходную систему, самостоятельно или с помощью поставщика установив связи между таблицами баз данных или отдельными модулями. Хотя общая конфигурация систем может быть достаточно сложна, практически все финансово-управленческие системы способны работать на персональных компьютерах в обычных сетях передачи данных Novell Netware или Windows NT. Они опираются на технологию выделенного сервера базы данных (file server), которая характеризуется высокой загрузкой сетевых каналов для передачи данных между сервером и рабочими станциями. Только отдельные из предлагаемых в России систем такого класса были разработаны для промышленных баз данных (Oracle, Sybase, Progress, Informix, SQL Server). В основном использовались более простые средства разработки Clipper, FoxPro, dBase, Paradox, которые начинают давать сбои на сложных конфигурациях сети и при увеличении объемов обрабатываемых данных.

Производственные системы включают подклассы средних и крупных интегрированных систем. Эти системы, в первую очередь, предназначены для управления и планирования производственного процесса. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей (например, PRMS, SAP/R3).

Производственные системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9 месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем, что система покрывает потребности всего производственного предприятия, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия и поставщика программного обеспечения.

Производственные системы часто ориентированы на одну или несколько отраслей и/или типов производства:

- серийное сборочное (электроника, машиностроение);

- малосерийное и опытное (авиация, тяжелое машиностроение);

- дискретное (металлургия, химия, упаковка);

- непрерывное (нефте и газодобыча).

Имеют значение также различные типы организации самого производственного процесса. Например, для дискретного производства возможно:

- циклическое повторное производство (repetitive manufacturing) - планирование выполняется на определенный срок (квартал, месяц, неделя);

- производство на заказ (make-to-order) - планирование только при поступлении заказа;

- разработка на заказ (engineering-to-order) - самостоятельная разработка каждого нового заказа с последующим производством;

- производство на склад (manufacture-to-stock);

- смешанное производство (mixed mode manufacturing) - для производства конечного продукта используется несколько типов организации производственного процесса.

Такая специализация отражается как в наборе функций системы, так и в существовании бизнес моделей данного типа производства. Наличие встроенных моделей для определенных типов производства отличает производственные системы друг от друга.

Если поставщик придерживается открытой маркетинговой политики, то при демонстрации систем вам будет сказано, на какое производство в первую очередь ориентирована система в мире и какие модули были переведены и локализованы для России.

Производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово-управленческие. Производственное предприятие должно, в первую очередь, работать как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период. Эффект от внедрения производственных систем чувствуется на верхних эшелонах управления предприятием, когда видна вся взаимосвязанная картина работы, включающая планирование, закупки, производство, запасы, продажи, финансовые потоки и многие другие аспекты.

При увеличении сложности и широты охвата функций предприятия системой, возрастают требования к технической инфраструктуре и компьютерной платформе. Все без исключения производственные системы разработаны с помощью промышленных баз данных. В большинстве случаев используется технология клиент-сервер, которая предполагает разделение обработки данных между выделенным сервером и рабочей станцией. Технология клиент-сервер оправдывает себя при обработке больших объемов данных и запросов, так как позволяет оптимизировать интенсивность передачи данных по компьютерной сети.

Таблица 1.2 - Внедрение, соотношение затрат и стоимостные оценки

	Локальные системы	Малые интегрированные системы	Средние интегрированные системы	Крупные интегрированные системы
Внедрение	Простое, коробочный вариант	Поэтапное или коробочный вариант. Более 4-х месяцев	Только поэтапное. Более 6-9-ти месяцев	Поэтапное, сложное. Более 9-12-ти месяцев
Функциональная полнота	Учетные системы (по направлениям	Комплексный учет и управление финансами	Комплексное управление: учет, управление, производство
Соотношение затрат «лицензия/ внедрение/ оборудование»	1/0.5/2	1/1/1	1/2/1	1/1-5/1
Ориентировочная стоимость	5-50 тысяч USD	50-300 тысяч USD	200-500 тысяч USD	500 тысяч, более 1 миллиона USD

Ядром каждой производственной системы являются воплощенные в ней рекомендации по управлению производством. На данный момент существует четыре свода таких рекомендаций. Они представляют собой описание наиболее общих правил, по которым должно производиться планирование и контроль различных стадий производственного процесса: потребностей в сырье, закупок, загрузки мощностей, распределения ресурсов, объем выпуска и реализации и пр.

Исходным стандартом, появившимся в 70-х годах, был стандарт MRP (Material Requirements Planning), включавший только планирование материалов для производства.

Когда ряд американских специалистов в области управления разработали концепцию MRP, было замечено, что существует два типа материалов с зависимым спросом (для выпуска десяти автомобилей нужно пятьдесят колес не больше и не меньше к определенному сроку) и с независимым спросом (типичная ситуация с запасами для торговых предприятий).

Основная концепция MRP в том, чтобы минимизировать издержки, связанные со складскими запасами (в том числе и на различных участках в производстве). В основе этой концепции лежит следующее понятие - Bill Of Material (BOM - спецификация изделия, за которую отвечает конструкторский отдел), который показывает зависимость спроса на сырье, полуфабрикаты и прочее в зависимости от плана выпуска (бюджета реализации) готовой продукции. При этом очень важную роль играет время. Для того чтобы учитывать время, системе необходимо знать технологию выпуска продукции (или технологическую цепочку, т. е. последовательность операций и их продолжительность). На основании плана выпуска продукции, BOM и технологической цепочки осуществляется расчет потребностей в материалах, привязанный к конкретным срокам.

Однако у MRP есть серьезный недостаток. Его суть в том, что, рассчитывая потребность в материалах, мы не учитываем (как минимум) производственные мощности, их загрузку, стоимость рабочей силы и т. д. Поэтому возникла концепция MRP II (Manufacturing Resource Planing - планирование производственных ресурсов). MRP II позволял планировать все производственные ресурсы предприятия (сырье, материалы, оборудование, персонал и т.д.).

Впоследствии концепция MRP II развивалась, и к ней постепенно добавлялись возможности по учету остальных затрат предприятия - появилась концепция ERP (Enterprise Resource Planning) - Планирование ресурсов предприятия).

Стандарт ERP позволил объединить все ресурсы предприятия, таким образом, добавляя управление заказами, финансами и т.д.

Сейчас практически все современные западные производственные системы и основные системы управления производством базируются на концепции ERP и отвечают ее рекомендациям, которые вырабатываются американской общественной организацией APICS, объединяющей производителей, консультантов в области управления производством, разработчиков ПО. К сожалению, ни одна из российских (или постсоветских) систем управления производством не удовлетворяет даже требованиям MRP, не говоря уже обо всех остальных более продвинутых концепциях. Наиболее близко из отечественных систем к реализации подобной концепции управления производством подошла система «Галактика».

Самый последний по времени стандарт CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) охватывает также и взаимодействие с клиентами: оформление наряд-заказа, техзадание, поддержка заказчика на местах и пр. Таким образом, если MRP, MRP-II, ERP ориентировались на внутреннюю организацию предприятия, то CSRP включил в себя полный цикл от проектирования будущего изделия, с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Основная суть концепции CSRP в том, чтобы интегрировать Заказчика (Клиента, Покупателя и пр.) в систему управления предприятием. То есть не отдел сбыта, а сам покупатель непосредственно размещает заказ на изготовление продукции соответственно сам несет ответственность за его правильность, сам может отслеживать сроки поставки, производства и пр. При этом предприятие может очень четко отслеживать тенденции спроса и т.д.

Для малых предприятий, торговых фирм и компаний, предоставляющих услуги по соотношению цена/качество наиболее подойдут финансово-управленческие системы, так как основные решаемые ими задачи - это бухгалтерский учет, управление складами продукции, управление кадрами. Финансово-управленческие системы также могут быть использованы на небольших производственных предприятиях, если процесс производства не сложен.

Для малых и средних производственных предприятий, с небольшим количеством юридических лиц и взаимосвязей, наиболее эффективны будут средние интегрированные системы или простые конфигурации интегрированных систем. Для таких предприятий основным критерием является именно управление производством, хотя учетные задачи остаются важными.

Для крупных холдинговых структур, финансово-промышленных групп, управляющих компаний, для которых первостепенное значение имеет управление сложными финансовыми потоками, трансферными ценами, консолидация информации, во многих случаях скорее подойдут крупные интегрированные системы. Эти системы также обладают хорошими возможностями для решения проблем управления производством и могут удовлетворить весь комплекс требований крупного холдинга.

Для автоматизации гигантских предприятий в мировой практике часто используются крупные, средние и даже мелкие интегрированные системы в комплексе, когда на уровне управления всей структурой работает, например, SAP/R3, а производственные компании пользуются пакетами среднего класса. Создание электронных интерфейсов упрощает взаимодействие между системами и позволяет избежать двойного ввода данных.

В соответствии с мировой практикой, при необходимости более тонкого анализа нескольких систем одного или близких классов, этапу выбора придается большое значение. Каждый проект в области автоматизации должен рассматриваться предприятием как стратегическая инвестиция средств, которая должна окупиться за счет улучшения управленческих процессов, повышения эффективности производства, сокращения издержек. В выборе правильного решения должно быть, в первую очередь, заинтересовано руководство предприятия.

Прежде всего, предприятие должно определить, а что же собственно ожидается от новой системы: какие функциональные области и какие типы производства она должна охватывать, какую техническую платформу использовать, какие отчеты готовить?

Любая из систем лишь механизм для повышения эффективности управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе своевременной и достоверной информации, выдаваемой компьютером.

1.2 Принципы классификации систем управления

Руководители предприятий, внедряющие или разрабатывающие системы управления, неоднократно отмечали, что почти все предлагаемые программные системы имеют приставку ERP и позиционируются как полнофункциональные комплексные управленческие системы, обеспечивающие автоматизацию всех основных бизнес-процессов любого предприятия. Их рекламные материалы отличаются только дизайном, практически полностью совпадая по содержанию. В чем же преимущества одной системы перед другой?

Тендеры на выбор системы управления, проводимые сегодня, формулируют требования таким образом, что в числе участвующих программных решений наряду с «1С», «Парусом», «Финансовой коллекцией», БЭСТ, «Сферой/5» и BS Integrator иногда появляются системы SAP R/3 и Oracle. Как выбрать оптимальную?

Прежде всего, необходимо предложить подход к классификации управленческих информационных систем, позволяющий предприятию более четко формировать список стратегических и операционных задач управления и определять критерии для выбора системы.

Достаточно длительное время использовалась классификация, предложенная российским экспертом Игорем Карпачевым, подразделяющая системы на четыре класса (локальные системы для малого бизнеса, финансово-управленческие, средние интегрированные и крупные интегрированные) в зависимости от типа предприятия.

Но такая классификация не лишена недостатков и в значительной степени является обобщенной. К примеру, совсем не обязательно использование холдингом единой крупной интегрированной системы, так как задачи, решаемые на уровне холдинга и оперативного управления бизнесом, разные.

Основные задачи холдинга управление доходностью капитала и стоимостью, как всего бизнеса, так и его отдельных направлений. Большинство украинских холдинговых структур это многопрофильные компании, которые ведут оптовую и розничную торговлю, занимаются производством товаром и материалом, предоставляют широкий спектр услуг. Для каждой сферы бизнеса применяются специализированные методы управления. Соответственно необходимы системы не только реализующие эти методы, но и наиболее подходящие для конкретной отрасли бизнеса.

Нечеткость определений в классификации И. Карпачева позволяет многим компаниям свободно манипулировать устоявшимися на западном рынке терминами и перемещать предлагаемую ими систему из одного класса в другой с целью вывести ее на один уровень с западными ERP-системами. В подобном случае, предприятие обращается к независимым экспертам. Но ситуация усложняется тем, что независимые эксперты в большинстве случаев не только имеют партнерские договора с поставщиками программного обеспечения, а иногда и часть собственности в этих компаниях, но и экспертами оказываются далеко не всегда. Ведь для того, чтобы сделать квалифицированное сравнение систем, нужно глубоко их изучить. А в данных условиях это достаточно сложно. Поэтому выводы чаще всего делаются на основе маркетинговой (поверхностной) информации, а не полномасштабного анализа.

Тендеры 2010 года показывают, что формулирование требований к управленческой информационной системе, подготовленных для предприятий некоторыми «независимыми» консалтинговыми компаниями, отражают сугубо бухгалтерский взгляд на хозяйственные процессы, происходящие в организации, и на методы их учета. Из перечня требований к управленческой информационной системе 90% пунктов можно свести к одному: «удовлетворение требованиям бухгалтерского учета». Оставшиеся 10% требований никак не отражают специфику деятельности предприятия. На вопрос «Почему?» консультанты отвечают, что дальнейшая проработка будет осуществляться с победителем тендера. Подобная ситуация свидетельствует о том, что выбор осуществляется неквалифицированно, с определенной степенью предвзятости. А это значит, что выбранная система вряд ли сможет стать инструментом управления компанией. Так возникла необходимость разработки нового подхода к классификации информационных систем, основанной на ряде принципов:

- соответствие стратегическим и оперативным целям предприятия;

- определение четких критериев, по которым управленческие информационные системы можно отнести к тому или иному классу;

- взаимосвязь между бизнес-задачами предприятия и функциональной полнотой систем, направленных на их решение.

Для классификации необходимо использовать следующие понятия: категория, класс, вид, тип.

Распределение на категории осуществляется исходя из количества задач на каждом уровне управления и значимости этих решений для предприятия.

Одним из главных критериев разбиения управленческих информационных систем на классы должна являться полнота их реализации. Другое дело, что на некоторых предприятиях часть функций или осуществляется формально, или не в полном объеме, или основывается на недостоверных данных.

Деление систем в рамках одного класса может быть основано на видах бизнеса, типах производства, типах производимой продукции, которые являются определяющими для применения тех или иных методов управления.

Классификация должна служить для предприятий рабочим инструментом, с помощью которого они могли бы не только сформировать начальный список систем, потенциально удовлетворяющих их потребности, но и помочь в осуществлении выбора.

1.3 Внедрение системы автоматизации, основные проблемы и задачи

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:

- отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

- необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

- сопротивление сотрудников предприятия;

- временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы.

При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

- создать у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения;

- наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров;

- всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

1.4 Back-office и Front-office

Прежде чем перейти к рассмотрению функционала ERP-систем, применяемого в розничной торговле, познакомимся с составляющими системы автоматизации торгового предприятия.

Комплекс средств автоматизации торговой сети можно подразделить на Back-office и Front-office.

Back-office - это программное обеспечение (например, ERP-система), управляющее процессом торговли, в том числе и торговым оборудованием. Back-office координирует действия кассиров, управляет текущей отчетностью. Время покупки, сумма чека, наименование всех товаров, товары, привлекшие покупателя своей скидкой, все эти данные являются ценной маркетинговой информацией, грамотное использование которой повышает прибыльность магазина.

Front-office - это место продаж, непосредственно связанное с Back-office. Основную роль здесь играет специальное оборудование POS-терминалы представленные на рисунке 1.1. В соответствии с классификатором контрольно-кассовых машин, используемых в России, под POS-терминалом понимается контрольно-кассовая машина с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации. POS-системы построены на базе фискальных регистраторов ККМ (контрольно-кассовые машины), способных работать только в составе компьютерно-кассовых систем, получая данные через канал связи.

Использование компьютерно-кассовых систем в магазинах является важным элементом современной розничной торговли. Большой ассортимент товаров, увеличение объемов продаж и высокая конкуренция привели к тому, что учет товародвижения должен быть не только точным, но и быстрым. Включение кассы в единую информационную сеть торгового предприятия позволяет решить многие актуальные задачи современного магазина.



Рисунок 1.1. Автоматизация предприятий различных сфер деятельности

Облегчить работу по обработке большого числа операций с товарами помогают и другие специальные средства автоматизации торгового процесса. Основополагающей технологией является штриховое кодирование. Предназначение штрих-кода однозначная идентификация самого товара либо какого-либо признака товара, например упаковки или серийного номера. Работа в системе розничной торговли с товарами, которые имеют штрих-коды, увеличивает скорость обработки данных, поступающих в систему учета, и резки снижает вероятность возникновения механических ошибок ввода данных в систему.

В розничной торговле сканеры штрих-кодов используются на складах и в торговом зале, где они применяются для идентификации товара на системных кассовых аппаратах, с помощью которых производится формирование данных для количественного учета в складской программе.

Принтеры штрих-кода занимают не последнее место в общей системе автоматизации розничной торговли. Они применяются при формировании внутренних штрих-кодов для товаров, которые не имеют штрих-кодов производителя. Если товар поступает в организацию в упаковках, удобно нанести на упаковку штрих-код, отличный от штрих-кода товара. Таким образом, облегчается и ускоряется процесс приема, отпуска товара и его инвентаризации. Существуют и другие способы применения штрих-кодирования, значительно облегающие работу с товарами.

Важное место в автоматизации розничного магазина занимают электронные весы с возможностью печати этикеток со штрих-кодом, позволяющие облегчить процесс учета весового товара.

Этикетка, сформированная на весах, обрабатывается на контрольно-кассовой машине, которая распознает код весового товара, производит поиск товара по базе систем автоматизации и, исходя из указанного количества товара на этикетке, рассчитывает стоимость весового товара. Кроме того, весы с печатью этикеток часто используются на складах магазинов и производстве для этикирования фасованного весового товара.

Еще один инструмент автоматизации торговли терминал сбора данных, позволяющий обрабатывать покупку, не привязываясь к POS-терминалу. Терминал сбора данных - это специализированный промышленный мини-компьютер, используемый для сбора данных и инвентаризации в условиях крупных складов и большой товарной номенклатуры. Часто терминалы сбора данных применяют для организации выездной торговли и при обслуживании клиентов в организациях сферы услуг с выездом к клиенту. После накопления данных в терминале сбора данных, в офисе производится автоматический перенос данных в центральную базу данных и дальнейшая обработка.

Все перечисленное оборудование, так или иначе, связано с программными комплексами посредством локальной сети, что позволяет отслеживать торговые операции в режиме реального времени.

2 Возможности ERP-систем для автоматизации торговли ООО «Корона-Трейд»

2.1 Характеристика деятельности предприятия

ООО «Корона-Трейд», именуемое в дальнейшем Общество, создано решением Учредителя №1 от 02.06.2004 г. в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», Гражданским Кодексом РФ.

Место нахождения Общества - 692135, РФ, Приморский край, г. Дальнереченск, ул. Постышева, д. 61.

Общество действует на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Основной целью создания и деятельности Общества является извлечение прибыли в результате финансово-хозяйственной деятельности.

Предметом деятельности является финансово-хозяйственная деятельность.

Для достижения поставленной цели Общество осуществляет следующие виды деятельности:

- оптовая торговля пивом;

- оптовая торговля безалкогольными напитками;

- оптовая торговля прочими пищевыми продуктами, не включенных в другие группировки;

- розничная торговля пивом;

- аренда легковых автомобилей;

- аренда прочего автомобильного транспорта и оборудования.

Размер Уставного капитала Общества - 10000 рублей.

На момент регистрации Общества Уставный капитал сформирован в размере 100 процентов.

Прибыль Общества определяется по окончании финансового года, она формируется из выручки от финансово-хозяйственной деятельности после устранения материальных и приравненных к ним затрат. Из полученной балансовой прибыли Общество уплачивает налоги и другие обязательные платежи в бюджет, проценты по кредитам банков, после чего оставшаяся часть прибыли (чистая прибыль) остается в распоряжении Общества.

Чистая прибыль распределяется согласно решению Учредителя Общества (общего собрания участников Общества).

Убытки Общества, возникшие в результате его финансово-хозяйственной деятельности, покрываются за счет средств резервного фонда в пределах фактических затрат.

Общество вправе создавать и формировать:

- резервный фонд;

- амортизационный фонд;

- ремонтный фонд;

- фонд развития производства;

- фонд социального развития и иные фонды.

Общество ведет налоговый, бухгалтерский и статистический учет в соответствии с законом.

Общество предоставляет государственным органам бухгалтерскую статистическую отчетность необходимую для налогообложения и обобщения экономической информации в соответствии с действующим законодательством РФ.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

ООО «Корона-Трейд» - самостоятельное юридическое лицо, осуществляющее свою деятельность на основании Устава, утвержденного учредителями, и внутренних документов Общества.

Деятельность сотрудников Общества регламентируется общими положениями, квалификационными требованиями, функциональными обязанностями, правами и ответственностью отраженными в полной мере в должностных инструкциях для той или иной категории рабочего места.

Основные характеристики применяемых технологических процессов: работы компании заключается в организации прямой доставки товара.

В своем постоянном развитии и желании постоянно увеличивать объем продаж «Корона-Трейд» столкнулась с ограниченными возможностями своих партнеров. Нехватка человеческих ресурсов, неготовность к развитию и работа оптовиков с полным ассортиментом продукции, привели к трудностям с увеличением объема продаж. К тому же возросла активность конкурирующих компаний, стремящихся стать эксклюзивными поставщиками для торговых точек. И для того, чтобы изменить ситуацию и по-прежнему остаться лидером на рынке, руководством компании было принято единственно возможное решение работать с розницей напрямую, самостоятельно поставляя продукцию в торговые точки.

Подготовка к процессу продаж начинается с определения торговых точек, заинтересованных в доставке товара. Работа проводится силами торговых представителей, которые стремятся покрыть все 100% территории, относящейся к RSD. С торговыми точками проводятся переговоры о поставке товара, и заключается Договор. Их расположение наносится на карту города, разбитую на сектора. Таким образом, для каждого представителя формируется маршрут движения по своему сектору, и закрепляются дни посещения точек, маршрут формируется супервайзером. В процессе работы на маршруте формируется оптимальный объем продаваемой продукции и ассортимента.

В течение дня доставляется заказанный товар в торговые точки, рассчитывается его стоимость, оформляется первичная документация, снимаются остатки, проводится мерчандайзинг и заносятся данные в компьютер, предоставляются рекламные материалы и формируется правильный заказ на следующее посещение торговой точки. В среднем на маршруте находится 22-25 точек.

Данный процесс достаточно трудоемок и занимает большую часть рабочего дня сотрудника. В связи с этим руководство компании приняло решение об автоматизации процесса управления торговлей.

2.2 Функциональные возможности ERP-систем

Большое количество распределенных торговых точек и многочисленной номенклатуры делает проблемы автоматизации логистических процессов наиболее важными. Именно в области логистики зачастую проявляются отраслевые особенности предприятия, нуждающиеся в специальном подходе к автоматизации.

Само понятие «логистика» - довольно сложное и объемное. К бизнес-функционалу, заложенному в ERP-системах, наиболее близко определение, приведенное ниже.

Логистика - наука о планировании, контроле и управлении транспортированием, складированием и другими материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и материалов до промышленных предприятий. Внутризаводской переработки сырья, материалов, полуфабрикатов; доведения готовой продукции до потребителя в соответствии с его требованиями, а также передачи, обработки и хранения соответствующей информации.

Следуя приведенному определению, можно выделить пять направлений логистики: закупочная, транспортная, складская, производственная, распределительная.

Рассматривая эти направления логистики в разрезе функционала ERP-системы, можно более точно определить области логистики, автоматизируемые в розничной торговле представленные в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Области логистики, автоматизируемые в розничной торговле

Направление логистики	Автоматизируемые процессы в розничной торговле
Закупочная	Управление взаимоотношениями с поставщиками: выбор, управление закупками и ассортиментом, управление процессом обработки и выполнения заявок на закупку, управление взаиморасчетами. Планирование и анализ работы с поставщиками: анализ эффективности элементов системы поставок, планирование закупок в зависимости от рыночного спроса, разработка стратегии системы снабжения
Распределительная	Управление взаимоотношениями с клиентами управление заказами клиентов, управление взаиморасчетами с клиентами. Планирование и анализ работы с клиентами: прогнозирование продаж, управление маркетингом, управление ценообразованием
Складская	Управление складом: управление приемкой товара на склад и его отгрузкой со склада, перемещением товара по складу, управление инвентаризацией
Производственная	Управление вспомогательным производством
Транспортная	Управление отгрузкой и транспортировкой товара

Для управления взаимоотношениями с клиентами используют дополнительные программные комплексы, выделенные в отдельный класс систем автоматизации CRM (Customer Relationship Management). Такие системы могут работать как самостоятельно, так и служить дополнением к ERP-системе, расширяя ее функциональные возможности в области управления взаимоотношениями с клиентами.

Для управления складом используют дополнительные программные комплексы, выделенные в отдельный класс систем автоматизации WMS (Warehouse Management System). Такие системы могут работать как самостоятельно, так и служить дополнением к ERP-системе, расширяя ее функциональные возможности в области управления складом.

Источник: данные, полученные в результате анализа функционала EPR-системы Axapta Retail. Структура данных в таблице 2.1 носит субъективный характер и может быть пересмотрена относительно другого определения логистики и EPR-системы.

Рассмотрим теперь более подробно автоматизацию логистических процессов в розничных сетях.

Закупочная логистика. Обеспечение эффективного сотрудничества с поставщиками - одна из важных составляющих получения конкурентных преимуществ. Возможность автоматизированной системы учитывать режим и ассортимент работы каждого поставщика позволяет избежать многих проблем с поставками и временным отсутствием товаров на прилавках.

Одной из важнейших проблем закупочной логистики, которую решает система автоматизации, является централизованное управление закупками. Зачастую закупки в торговых сетях осуществляются децентрализовано, т.е. каждый менеджер по закупкам сам заказывает товар, определяя условия сделки, а руководство видит только уже совершенные закупки.

Такая ситуация может способствовать «сговору с поставщиками» менеджеров по закупкам и, как следствие, ведет не только к повышению расходов, но и появлению на полках магазинов невостребованных товаров. Поскольку в розничных сетях объемы закупок огромны, проконтролировать и оценить их эффективность вручную не представляется возможным. Автоматизация единственный выход в данной ситуации. Рассмотрим, как она работает.

Поставщик присылает в главный офис розничной сети предложение о сотрудничестве. Предлагаемый поставщиком ассортимент, цены и условия поставки в обязательном порядке рассматриваются обычно категорийным менеджером либо ассортиментным советом или коммерческим директором.

При принятии положительного решения данные о поставщике и его ассортименте заносятся в информационную систему предприятия, которая также позволяет зафиксировать различные условия работы с поставщиком: ассортимент, цены, скидки, способ поставки, отсрочки платежей, товарные кредиты. Только после внесения полных данных о поставщике в информационную систему менеджер по закупкам может начинать с ним работать, используя только те условия работы, которые сформированы по данному поставщику в информационной системе.

Информационная система по каждой товарной позиции позволяет определить основного и альтернативных поставщиков. При формировании заказа поставщику система автоматически отправляет данные по заказу основному поставщику (через систему электронного документооборота EDI) и в случае, если он не подтвердил заказ, автоматически открывает список альтернативных поставщиков необходимого товара.

EDI - система электронного обмена коммерческими документами, обеспечивающая автоматическую, оперативную и корректную коммуникацию между партнерами, вне зависимости от того, какую информационную систему они используют. Исходный документ (например, счет или накладная, находящаяся в электронном виде в информационной системе) преобразуется в нужный формат, проверяется на корректность данных и передается автоматически контрагенту (например, розничному предприятию или наоборот поставщику). При этом документ попадает в информационную систему контрагента, а отправитель получает подтверждение о доставке. Использование технологии EDI позволяет сократить количество ошибок при обмене документами и устранить их повторную отправку и прием, а также дает возможность специалистам компании постоянно контролировать финансовые и логистические потоки, вовремя выявляя «узкие места», что способствует повышению конкурентоспособности.

После того как поставщик занесен в систему и в системе зарегистрирована закупка товара у данного поставщика, наступает новый этап для того, чтобы проявить бдительность. Поскольку оплата товара в основном происходит после его поставки на основании полученных сопроводительных документов, на практике зачастую возникают ситуации, когда поставщик привозит товара больше, чем было заказано. Если данное отклонение не отследить, то он выставит счет для оплаты на привезенное количество. Это приведет к тому, что магазин оплатит ненужный излишек товара. Возможна и еще одна ситуация, когда поставщик вместе с товаром привозит документы, в которых указана завышенная цена. В одну поставку товара может входить множество его наименований, и отследить, по какому именно товару была превышена цена, очень сложно. В результате достигнутые с поставщиком договоренности по скидкам в момент оформления закупки оказываются бесполезными, и компания переплачивает за полученный товар. Поскольку параллельно с процессом выстраивания взаимоотношений с поставщиками всегда происходит процесс финансового планирования, то запланированные согласно заключенным договорам затраты на приобретение товара окажутся неточным и придется искать ошибки. В ситуации огромного количества ежедневных закупок и немалых денежных сумм такие отклонения от договоренностей могут быть для компании катастрофическими. Однако отследить, в какой момент возникла ошибка, будет сложно без использования информационной системы, особенно с учетом того, что делают закупки, планируют затраты и принимают товар на склад разные сотрудники.

Важной составляющей в закупочной логистике является функция управления взаиморасчетами с поставщиками, требующая предельной четкости и внимания. Зачастую дела обстоят следующим образом. Менеджер по закупкам договаривается с поставщиком о скидках на товар и выгодном графике оплаты. Оплата товара непосредственно сотрудниками финансовой или бухгалтерской службы производится на основании документов, приходящих в огромных количествах, да к тому же имеющих свойство запаздывать. Работая с огромным количеством документов, финансист или бухгалтер просто не в состоянии отследить все условия и графики оплаты и, если платеж просрочен, поставщик может приостановить поставку. Такая ситуация ведет к ухудшению отношений с поставщиком и сводит на нет все достигнутые с ним договоренности.

При использовании информационной системы дела обстоят иначе. Менеджеры по закупкам настраивают в системе все условия по оплате поставщикам, на основании чего система в автоматическом режиме формирует заявки на оплату. Это дает возможность не только избежать ошибок в расчетах, но и спланировать расход денежных средств на закупки.

Распределительная логистика. Автоматизация процесса взаимоотношения с клиентами позволяет исследовать предпочтения покупателей, повышать их лояльность за счет предоставления скидок, сегментировать покупательскую аудиторию, делать массовые рассылки корреспонденции, выдавать отчеты для принятия решений оптимизации маркетинговых расходов.

Важные конкурентные преимущества торговая компания может приобрести, анализируя информацию о покупателях, получаемую при использовании дисконтных карт, поскольку дисконтная карта - это не только возможность предоставить покупателю скидку, но и получить данные о средней потребительской корзине своих покупателей, разработать новые предложения продажи дополнительных товаров и многое другое. Поэтому автоматизация работы с дисконтными картами один из самых эффективных инструментов, предназначенный для создания системы лояльности постоянных покупателей.

На практике это происходит следующим образом. Отдел маркетинга составляет в информационной системе график проведения ряда мероприятий, уточняя в каких магазинах, по каким дням и какие акции следует провести. Накануне назначенного дня система автоматически рассылает уведомления об изменении отпускных цен на нужный товар в те магазины, где было запланировано проведение акции, выводит на печать новые ценники и меняет настройки всех кассовых аппаратов в этих магазинах. По окончании срока акции настройки кассовых аппаратов и ценники автоматически заменяются на старые.

Рассмотрим теперь некоторые аспекты автоматизации ценообразования. Для розничной торговли проблема ценообразования является одной из самых сложных, в связи с чем, система автоматизации должна предоставлять возможность гибкой настройки различных ценовых форматов.

Рассмотрим практический пример использования достоинств информационной системы в розничном ценообразовании.

Менеджер сети собирает результаты мониторинга цен, данные о наличии каждой товарной позиции в ассортименте конкурирующих торговых точек и информацию о маркетинговых акциях на эти товары. Он заносит эти данные в систему, и на основании занесенных данных система выдает статистический анализ. Она показывает, как изменились цены конкурентов, и по каким товарным позициям сети нужно изменить цену, чтобы не отставать от конкурентного окружения. Менеджер проводит первичное утверждение изменения отпускной цены. Запрос на вторичное утверждение направляется ответственному лицу с детализацией, как и почему предлагается изменить цену. Ответственный за ценовую политику сети просматривает запрос и утверждает или отклоняет его. Ответ автоматически отправляются менеджеру, инициировавшему запрос. Если ответ положительный, система автоматически заносит новую цену в память кассовых аппаратов на заданный период времени и предлагает распечатать новый ценник для торгового зала.

...