Автоматизация системы управления торговым предприятием на основе внедрения 1С:Предприятие 8.2. Управление торговлей

- легкость администрирования (поддержка Active Directory, стандартные протоколы взаимодействия клиент-сервер, сервер приложений в виде стандартного сетевого сервиса);

- тесная интеграция с продуктами Microsoft (Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint, Microsoft Office и т.д.);

- вся бизнес-логика ERP-системы написана на объектно-ориентированном языке (открытость кода, поддержка продуктов ASP.NET и т.п.);

- удобный ролевой интерфейс Microsoft (дополнен механизмами оповещений и глобального поиска);

- новая концепция интеграции AIF (поддержка B2B, A2A, XML, xCBL, Microsoft BizTalk 2006);

- трехуровневая архитектура (неограниченное количество серверов приложений, автоматическая балансировка загрузки, «горячее» подключение новых серверов);

- отличная производительность и масштабируемость (система уверенно функционирует при 5 тыс. одновременно работающих пользователей - читать ТЕСТ);

- высокая степень защиты конфиденциальной информации.

Ключевые преимущества Microsoft Dynamics AX:

1. Повышение эффективности и производительности работы сотрудников компании:

- система реализует стандартные принципы работы продуктов Microsoft и не требует длительного обучения;

- высокая эргономичность ролевых пользовательских интерфейсов и ролевых центров;

- возможность обеспечить приоритетность исполнения текущих задач;

- единый интерфейс при доступе с рабочего места и через Интернет;

- специализированные средства бизнес-анализа и отчетности позволяют анализировать данные на основе сбалансированных показателей, средствами Microsoft Office Excel и Microsoft SharePoint Server со службами PerformancePoint Services;

- полноценная работа с Microsoft Dynamics AX непосредственно из приложений Microsoft Office.

2. Оперативное управление изменениями и развитие конкурентных преимуществ:

- обеспечение достоверной информации для быстрого принятия правильных решений;

- уменьшение затрат на составление финансовой отчетности и анализ;

- эффективное управление денежными потоками;

- удобный инструментарий для стратегического планирования;

- повышение уровня обслуживания клиентов за счет более эффективной организации процесса продаж;

- оптимизация закупок и складских запасов;

- минимизация производственного цикла и гибкое производственное планирование;

- возможность организации внутреннего и внешнего сервисного центра;

- эффективное управление квалификацией и развитием персонала;

- соответствие системы требованиям российского законодательства.

3. Оптимизация управления территориально распределенной компанией:

- система поддерживает локальные требования более 40 стран и обеспечивает работу на более чем 40 языках;

- консолидация финансовой, операционной и клиентской информации в едином центре;

- поддержка неограниченного количества компаний в территориально-распределенной структуре организации;

- удобный механизм распространения унифицированных бизнес-процессов на подразделения и представительства компании;

- организация оперативного и удобного доступа к важной информации через Интернет, Microsoft SharePoint Server, службы PerformancePoint Services и продукты Microsoft Office.

Критерии сравнения и анализ рассмотренных программных продуктов приведены в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Сравнительный анализ программных продуктов

Показатели	Галактика	1С: Управление торговлей	Microsoft Dynamics AX
Стоимость внедрения на одно рабочее место, долларов.	1200	1000	3500
Возможность быстрого внедрения	+	+	+
Простота и надежность в работе	+	+	+
Быстродействие, позволяющее в приемлемые сроки производить расчеты и сравнение вариантов	+	+	+
Возможность минимизации трудоемкости ввода информации	+	+	+
Защита конфиденциальной информации	+	+	±
Учет специфики деятельности предприятия	+	+	±
Вес критерия	2	3	1

Данные показатели приведены для комплексной автоматизации предприятия с использованием рассмотренных программных продуктов.

Исходя из полученных данных, можно сделать вывод, что «1С: Управление торговлей»- это оптимальное решение для данного предприятия. Единственный выигрыш относительно программного продукта Галактика это стоимость внедрения, который играет существенную роль в случае автоматизации большого количества рабочих мест. Помимо это программа «1С: Управление торговлей» учитывает специфику деятельности предприятия в сфере управления торговлей.

3.3 Автоматизация системы управления торговым предприятием с использование «1С:Предприятие 8.2. Управление торговлей»

Программный продукт «1С:Предприятие 8.2. Управление торговлей» - комплексное решение для автоматизации учета и управления на торговых предприятиях. Программа позволяет автоматизировать оперативный и управленческий учет, анализировать и планировать торговые операции, обеспечивая торговые предприятия современным, удобным и эффективным инструментом развития и повышения эффективности бизнеса.

«1С:Предприятие 8.2. Управление торговлей» - программный продукт нового поколения, обладающий расширенными функциональными возможностями по сравнению с 1С:Торговля и Склад 7.7 и позволяющий организовать эффективное управление современным торговым предприятием:

- управление продажами (оптовая, розничная, комиссионная торговля);

- управление поставками;

- управление складскими запасами (включает веб-приложение «Удаленный склад»);

- управление заказами;

- управление отношениями с клиентами (CRM);

- управление товарооборотом предприятия;

- планирование продаж и закупок;

- анализ цен и управление ценовой политикой;

- рапорт руководителю (мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия);

- подключение всех видов торгового оборудования.

Конфигурация «1С:Предприятие 8.2. Управление торговлей» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств. «1С Предприятие 8.2. Управление торговлей» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в «1С:Бухгалтерию 8». Кроме того, предусмотрена передача данных в бухгалтерские конфигурации системы программ «1С:Предприятие 7.7». Предусмотрен также перенос данных из информационной базы прикладного решения «1С:Торговля и склад 7.7».

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением, может быть представлена в виде следующей схемы, представленной на рисунке 3.4.

Рисунок 3.4. Предметная область, автоматизируемая прикладным решением

1. Управление поставками и запасами.

Материальные потоки являются основой хозяйственной деятельности торгового или производственного предприятия. Рациональное управление товарно-материальными ценностями, минимизация складских запасов в сочетании с гарантированным обеспечением хозяйственной деятельности являются залогом эффективной деятельности предприятия. Использование подсистемы управления запасами позволяет эффективно организовать складское хозяйство, повысить производительность труда работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур.

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товарно-материальных ценностей на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

- управлять остатками товарно-материальных ценностей в различных единицах измерения на множестве складов;

- вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, возвратной тары;

- учитывать серийные номера, сроки годности и сертификаты;

- контролировать правильность списания серийных номеров и товаров с определенными сроками годности и сертификатами;

- задавать произвольные характеристики партии (цвет, размер и т.д.) и вести партионный учет в разрезе складов;

- учитывать ГТД и страну происхождения;

- комплектовать и разукомплектовывать товарно-материальные ценности;

- резервировать товарно-материальные ценности.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так, и расположены удаленно.

Структура складского хозяйства представлена на рисунке 3.5.



Рисунок 3.5. Структура складского хозяйства

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т.д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров. Предусмотрена возможность получения стоимостных оценок складских запасов по себестоимости и потенциального объема продаж в отпускных ценах.

Предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).

Средства статистического анализа запасов позволяют оценить привлекательность каждого изделия по его доле в обороте или прибыли предприятия, стабильность продаж, выявить плохо продаваемую продукцию по таким критериям, как средний срок хранения, расход за период и коэффициент оборачиваемости.

Поступление и списание товарно-материальных ценностей.

Операции поступления и списания товарно-материальных ценностей полностью автоматизированы в конфигурации.

Для регистрации факта поступления товарно-материальных ценностей на склад используется документ «Поступление товаров и услуг». С помощью этого документа в информационную базу вводятся сведения о стоимости, номенклатуре и других характеристиках материальных ценностей. Кроме того, поступление ТМЦ на склад может быть зарегистрировано на основании документов «Приходный ордер на товары», «Оприходование товаров», «Перемещение товаров» и некоторых других документов.

Информация о стоимости товарно-материальных ценностей на складах хранится в информационной базе в разрезе партий. Партия - это совокупность товарно-материальных ценностей, поступивших по одному документу. Партия является источником информации о документе, образовавшим партию, о контрагенте, при взаимодействии с которым образовалась партия, о договоре, по которому производятся взаиморасчеты, связанные с партией, о цене единицы номенклатуры и др.

Процедура установки цен номенклатуры представлена на рисунке 3.6.

Рисунок 3.6. Установка цен номенклатуры

Конфигурация содержит отчеты, предназначенные для анализа поступления и выбытия ТМЦ. Информацию об остатках товаров, их поступлениях и выбытиях в течение заданного периода времени можно просмотреть с помощью отчета «Ведомость по партиям товаров на складах» представленную на рисунке 3.7.

Рисунок 3.7. Ведомость по партиям товаров на складах

Выбытие ценностей со склада может быть оформлено с помощью документа «Перемещение товаров» представленного на рисунке 3.8.

Рисунок 3.8. Перемещение товаров

При выбытии ценностей со склада в результате их продажи используется документ «Реализация товаров и услуг», представленный на рисунке 3.9.



Рисунок 3.9. Реализация товаров и услуг

В общем случае одинаковые ценности, относящиеся к разным партиям, могут иметь разные стоимости. Поэтому в настройках учетной политики предприятия следует выбрать правило определения стоимости товарно-материальных ценностей при их выбытии со склада.

Для определения стоимости материальных ценностей при их выбытии конфигурация ориентируется на способы, разрешенные в российском бухгалтерском учете:

- по себестоимости первых по времени поставок (ФИФО);

- по себестоимости последних по времени поставок (ЛИФО);

- по средней себестоимости.

Причем самым простым по реализации является последний способ по средней себестоимости. Данный способ не требует ведения учета по партиям.

При использовании способов ЛИФО или ФИФО партионный учет нужен, поскольку себестоимость поставки - это свойство партии. Партия выбирается по дате документа, образующего партию.

Способ списания ценностей выбирается в настройках учетной политики предприятия представленный на рисунке 3.10.



Рисунок 3.10. Настройка учетной политики

В отдельных случаях списывается предопределенная партия, например, если партия была зарезервирована под конкретный заказ покупателя.

Ведение учета стоимости партий товарно-материальных ценностей в разрезе складов позволяет в дальнейшем получать информацию о стоимости ценностей по каждому складу, что удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости ценностей, закрепленной за каждым материально-ответственным лицом (МОЛ).

Особым видом товарно-материальных ценностей, используемым при отгрузке и транспортировке товаров и готовой продукции, является возвратная многооборотная тара. Такая разновидность тары требует учета, обособленного от других ценностей.

Сведения о возвратной многооборотной таре указываются на специальных закладках документов, которыми оформляются перемещения ценностей, представленные на рисунке 3.11.



Рисунок 3.11. Сведения о возвратной многооборотной таре

В конфигурации различаются два вида возвратной многооборотной тары:

- возвратная несобственная тара - это тара, которая была получена предприятием вместе с приобретенным товаром, в дальнейшем она должна быть возвращена поставщику; такая тара числится на балансе предприятия по залоговой стоимости до момента ее возврата;

- возвратная собственная тара - тара, которая отдается покупателю вместе с товаром или готовой продукцией предприятия; эту тару покупатель должен вернуть предприятию.

Если же тара продается покупателю без условий возврата, то ее передача аналогична реализации товаров или готовой продукции. Такая тара не требует обособленного учета.

Приобретение тары у производителя тары для отгрузки в ней товаров и продукции с точки зрения учета ничем не отличается от приобретения товаров.

В конфигурации ведется количественно-суммовой учет поступлений, отгрузок и остатков возвратной тары в разрезе контрагентов.

Предусматривается, что предприятия может установить лимит на общее количество единиц собственной возвратной тары, временно находящейся у контрагента. Этот лимит указывается в информационной базе отдельно для каждого контрагента. После этого конфигурация будет следить за соблюдением этого лимита контрагентом, своевременным возвратом собственной тары предприятию.

В свою очередь, поставщик предприятия также может установить лимит на свою возвратную тару. Лимит поставщика целесообразно внести в информационную базу, после чего конфигурация будет следить за своевременностью возврата предприятием несобственной тары.

Установленные лимиты могут увеличиваться по мере расширения торговых оборотов предприятия.

Складские отчеты.

Конфигурация содержит комплект отчетов, позволяющих контролировать уровень и изменение запасов в различных аналитических разрезах. Каждый отчет имеет универсальный механизм настройки, который позволяет углубить степень детализации выводимой информации до характеристик номенклатуры и документа партии, в то же время позволяет ограничить объем выводимой информации путем ее отбора по какому-либо критерию.

Информацию о текущем состоянии запасов в разрезе позиций номенклатуры и складов удобно получить с помощью отчета «Остатки товаров на складах», представленного на рисунке 3.12.

Рисунок 3.12. Остатки товаров на складах

Для получения сведений об изменениях запасов в течение выбранного периода времени предназначен отчет «Ведомость по товарам на складах», представленный на рисунке 3.13.

Рисунок 3.13. Ведомость по товарам на складах

Подобные отчеты удобно использовать для контроля сохранности имущества предприятия. Кроме того, ряд отчетов конфигурации предназначен для оценки эффективности работы с запасами и принятия тактических и стратегических управленческих решений. В частности, к ним относится отчет «Анализ оборачиваемости товаров», представленный на рисунке 3.14.

Рисунок 3.14. Анализ оборачиваемости товаров

Инвентаризация.

Залогом сохранности имущества предприятий является регулярное проведение инвентаризаций.

Конфигурация обеспечивает эффективную поддержку инвентаризаций товарно-материальных ценностей на складах, в процессе которых количество товарно-материальных ценностей на складах сверяется с остатками ценностей по данным информационной базы, определенными с учетом всех поступлений и выбытий. Для подготовки инвентаризации и регистрации ее результатов в информационной базе используется документ «Инвентаризация товаров на складе», представленный на рисунке 3.15.

Рисунок 3.15. Инвентаризация товаров на складе

Конфигурация поддерживает различные порядки проведения инвентаризации. Так, для ускорения работы можно до проведения инвентаризации можно автоматически заполнить документ «Инвентаризация товаров на складе» сведениями об остатков товаров на складе, содержащимися в информационной базе, и затем распечатать на бумаге типовую форму ИНВ-19 «Сличительная ведомость». При большом размере складского хозяйства можно сформировать целый комплект документов «Инвентаризация товаров на складе» по отдельному документу для каждой группы товарно-материальной ценности и места хранения и распечатать соответствующий комплект сличительных ведомостей. После этого инвентаризационной комиссии останется провести осмотр имущества и вручную внести в сличительную ведомость данные о фактическом наличии ценностей.

После завершения работы инвентаризационной комиссии полученные данные о фактическом наличии запасов вносятся в информационную базу путем исправления или повторного заполнения документа «Инвентаризация товаров на складе». При выявлении излишков товарно-материальных ценностей можно автоматически сформировать документ оприходования этих ценностей, при выявлении недостачи документ списания на основании документа «Инвентаризация товаров на складе».

Конфигурация обеспечивает автоматическое формирование инвентаризационной описи и других документов, необходимых для оформления итогов инвентаризации.

Web-приложение «Удаленный склад», предназначенное для совместной работы с прикладным решением «Управление торговлей» - это готовое решение для обеспечения взаимодействия удаленного склада с центральным офисом.

Web-приложение «Удаленный склад» может быть использовано для автоматизации торговых фирм, имеющих оптовые или розничные склады, физически удаленные от центрального офиса. Для подключения удаленного склада к центральному офису достаточно наличия на складе компьютера, подключенного к сети Интернет.

Приложение «Удаленный склад» работает в рамках реализованной в конфигурации «Управление торговлей» концепции «ордерного склада». Данная концепция предполагает, что документы, содержащие ценовую и денежную информацию, влияющую на себестоимость товаров и состояние взаиморасчетов с контрагентами, вводятся в информационную базу сотрудниками центрального офиса организации (например, менеджером отдела продаж). А сотрудники склада, пользующиеся web-приложением, вводят информацию о поступлениях и выбытиях товаров при помощи складских ордеров, представленных на рисунке 3.16.



Рисунок 3.16. Складской ордер

Web-приложение поддерживает проведение инвентаризации на удаленном складе. Также реализованы простые формы складских отчетов: отчет по остаткам товаров и отчет по движениям товаров (ведомость по товарам на складах).

Web-приложение «Удаленный склад» обеспечивает тесное взаимодействие склада с центральным офисом в режиме «On-Line» без потерь времени на синхронизацию работы склада и офиса.

Web-приложение «Удаленный склад» является примером использования стандартных средств «Web-расширения» платформы «1С:Предприятие 8.2». Оно может быть использован как шаблон для создания на его основе других продуктов, использующих связь через глобальную сеть Интернет.

Помимо этого в конфигурации есть возможность осуществлять выгрузку данных на сайт с помощью системы учета дисконтных карт, представленной на рисунке 3.17.

Рисунок 3.17. Выгрузка данных на сайт

После перехода на «Управление торговлей» предприятие получило не только более мощное решение для учета торговых операций, но также и необходимые средства для повышения эффективности управления предприятием на современном уровне.

Современная платформа существенно расширяет возможности масштабирования и работы в распределенной информационной базе, в том числе через Интернет, что востребовано предприятиями с территориально разнесенными подразделениями.

Все это позволяет детально анализировать эффективность деятельности предприятия и развивать бизнес, оптимизируя состав направлений деятельности.

В ходе проведения дальнейших изменений по повышению качества работы торгового предприятия, а в частности, гарантированного наличия востребованного покупателями товара в объеме, максимально соответствующем текущему спросу - были оптимизированы процессы закупки товара, а деятельность отдела закупки - автоматизирована.

Среди первоочередных целей поставленных перед началом автоматизации были достигнуты и решены следующие: принципиальная перестройка ведения учета складского хозяйства, что было достигнуто созданием и автоматизацией склада адресного хранения, а также автоматизация и оптимизация деятельности сбытовой службы фирмы, что было реализовано при помощи выбранного программного продукта.

автоматизированный программный розничный

Заключение

Сегодня управление предприятием без компьютера просто немыслимо. Компьютеры давно и прочно вошли в такие области управления, как бухгалтерский учет, управление складом, ассортиментом и закупками. Однако современный бизнес требует гораздо более широкого применения информационных технологий в управлении предприятием. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется тем, что современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении. Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым.

Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то торговля, производство или предоставление каких-либо услуг. Поэтому современный подход к управлению предполагает вложение средств в информационные технологии. И чем крупнее предприятие, тем серьезнее должны быть подобные вложения. Они являются жизненной необходимостью в жесткой конкурентной борьбе одержать победу сможет лишь тот, кто лучше оснащен и наиболее эффективно организован.

В ходе написания дипломной работы были выполнены поставленные задачи и сделаны следующие выводы:

После перехода на «1С:Управление торговлей» руководство предприятия получило не только более мощное решение для учета торговых операций, но также и необходимые средства для повышения эффективности управления предприятием на современном уровне.

Были реализованы новые возможности, повышающие эффективность использования ресурсов торгового предприятия:

- планирование продаж, закупок, денежных платежей;

- оптимизация запаса на предприятии с учетом ожидаемых товаров от поставщика;

- контроль соблюдения планов, доступности денежных средств, дисциплины поставок и платежей;

- анализ эффективности работы менеджеров;

- автоматическое формирование «рапорта руководителю»;

- гибкая схема ценообразования, включая возможности по предоставлению разнообразных скидок с целью удержания покупателей;

- мощная система отчетов, позволяющая получать все необходимые данные с нужными, настраиваемыми пользователем, группировками и фильтрацией.

В прикладном решении «Управление торговлей» реализованы современные методы управления взаимоотношения с клиентами (CRM), обеспечивающие высокую скорость и качество работы менеджеров в сочетании с индивидуальным подходом к каждому клиенту, в связи, с чем получены возможности использовать:

- календарь пользователя;

- рабочее место менеджера;

- регистрация событий с клиентом и хранение историй взаимоотношений;

- система напоминаний;

- встроенная электронная почта;

- АВС-анализ и классификация клиентов по стадиям взаимоотношений;

- проведение различных маркетинговых акций для привлечения клиентов;

- проведение опросов клиентов.

Современная платформа «1С: Предприятие 8.2» существенно расширяет возможности масштабирования и работы в распределенной информационной базе, в том числе через Интернет, что в данном случае достаточно востребовано руководством предприятия.

Современный эргономичный интерфейс прикладного решения дает доступными сервисные возможности платформы «1С:Предприятия 8.2».

Список использованной литературы

1. ERP-системы: выбор, внедрение, эксплуатация. Современное планирование и управление ресурсами предприятия: учебник / Дэниел О'Лири - М.: Вершина, 2004. - 185с.

2. Автоматизация систем управления предприятиями стандарта ERP-MRPII: учебник / Обухов И.А., Гайфуллин Б.Н. - М: Интерфейс-пресс, 2001. - 45с.

3. Автоматизированные информационные технологи в экономике: учеб. пособие / под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2008. - 452с.

4. Анхимюк В.Л., Олейко О.Ф., Михеев Н.Н. Теория автоматического управления: учебник / В.Л. Анхимюк, О.Ф. Олейко, Н.Н. Михеев. - М.: Дизайн ПРО, 2002. - 352с.

5. Берман Б., Эванс, Дж. Розничная торговля: стратегический подход: учеб. пособие / Б. Берман, Дж. Эванс. - М.: СПб.; Киев: Вильямс, 2003. - 248с.

6. Бесекерский В.А., Попов Е.П. Теория систем автоматического управления - 4-е изд., перераб. и доп. / В.А. Бесекерский, Е.П. Попов. - СПб.: Профессия, 2003. - 747с.

7. Гамильтон, С. Управление цепочками поставок с Microsoft Axapta: учебник / С. Гамильтон. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. - 152с.

Размещено на Allbest.ru

...