Автоматизация системы управления торговым предприятием на основе внедрения 1С:Предприятие 8.2. Управление торговлей

Складская логистика. Автоматизация складской логистики помогает в управлении такими функциями, как контроль хранения и физического перемещения товаров по складу, оптимизация используемого пространства склада и потока товаров, предотвращение кражи товаров, повышение точности в идентификации товара, использование штрих-кодирования и терминалов сбора данных, проведение инвентаризации.

Рассмотрим несколько примеров использования информационных технологий для управления складом.

Повышение эффективности использования складских площадей одна из важнейших проблем складской логистики. От ее разрешения зависит прибыль розничного предприятия. Увеличение числа единиц хранения и сокращение жизненного цикла продуктов требует постоянного перемещения товаров по складу.

Специальные решения для автоматизации управления ячеистыми складами позволяют учитывать сезонность, историю и показатели оборачиваемости продукта. На основании этих показателей система выдает рекомендации по месту для хранения данного вида товара. Система может также определить оптимальный объем ячейки для хранения товара, сформировать график его перемещения по стеллажам и контролировать его исполнение в режиме реального времени.

Проведение инвентаризации одна из самых трудоемких и долгих по исполнению функций складской логистики. Автоматизация этой функции помогает снизить риск хищений и недостач. Использование в ходе инвентаризации терминалов сбора данных и их последующий автоматизированный перенос в систему помогают избежать многократного ввода данных и, как следствие, появления недостоверной информации.

Важным достоинством автоматизации является и то, что на период инвентаризации магазин не придется закрывать на учет. Итоговые данные, полученные в результате проведения инвентаризации, используются для формирования отчетом по магазинам. Зачастую в процессе инвентаризации обнаруживается бракованный товар (также списание товара в брак может использоваться некоторыми сотрудниками в корыстных целях). Ритейлеры уже давно отметили, что товары с нарушенными потребительскими свойствами могут приносить прибыль их можно продать со скидкой, «исправить» или пустить в производство (например, продукты, срок хранения которых подходит к концу, можно использовать в кулинарии, которая сегодня является неотъемлемой частью крупной розничной сети). Автоматизация помогает осуществить непростой процесс перевода товара из категории бракованной продукции в «прибыльную» категорию.

Производственная логистика. К производственной логистике в розничной торговле можно отнести кулинарию, пекарню, разделку мяса, сборку готового изделия. Несмотря на то, что производство в ритейле зачастую является сопутствующим видом деятельности, оно может расширить резервы рентабельности.

Транспортная логистика. Система управления транспортом помогает ритейлерам оптимизировать поставки товара и является дополнительным методом сокращения издержек. Однако для эффективного использования существующих сегодня на рынке решений по автоматизации транспортной логистики важным фактором являются взаимоотношения ритейлера с поставщиком.

Одним из вариантов использования автоматизации транспортной логистики является метод динамической маршрутизации (применяется в системе управления цепочками поставок компании Manhattan Associates).

Поставщик сообщает ритейлеру о готовности товара, а ритейлер при помощи автоматизированной системы управления транспортировками выбирает наиболее короткий и наименее затратный способ доставки и сообщает о нем поставщику. Обычно наименее затратный способ подразумевает несколько остановок, в ходе которых машина заполняется мелкими партиями товаров. Другой способ отправлять полностью загруженные машины, которые доставляют товар в РЦ. В нем груз разбивается на мелкие партии и доставляется либо к ритейлеру, либо напрямую к клиенту.

2.3 Автоматизация процесса свободного планирования

Сводное планирование в розничной торговле - один из мощнейших инструментов повышения прибыли, цель которого определить, какое количество товара необходимо потребителе в определенный период времени.

Автоматизация процесса сводного планирования помогает достичь указанной цели, и особенно важна для розничных сетей, включающих в себя нескольких магазинов. Такая система помогает:

- прогнозировать покупательские покупки;

- создавать заказы у поставщиков в автоматическом режиме, сокращая ошибки, допускаемые персоналом при заказе товаров «вручную»;

- оптимизировать складские запасы, поддерживая необходимый уровень страховочных запасов;

- повысить прозрачность процесса планирования поставок товаров (пополнения запасов);

- обеспечить наличие товаров в торговых помещениях магазинов в объемах, предусмотренных внутри корпоративной политикой ритейлера; стабилизировать периодичность поставок товаров;

- контролировать и анализировать причины различий между фактически заказываемыми объемами и предложенными в соответствии с алгоритмом.

Рассмотрим пример реализации сводного планирования в розничной торговле при использовании системы автоматизации.

Шаг 1. Определение ассортимента для продажи. Каждая система автоматизации содержит в себе справочник всех товаров, которыми оперирует розничное предприятие. Поскольку розничные предприятия уровня супер- и гипермаркетов торгуют огромным объемом товаров, то справочник этих товаров (справочник номенклатур) в ERP-системе должен обладать рядом особенностей, позволяющих быстро находить нужную номенклатуру и удобно отражать структуру ассортимента.

Шаг 2. Определение места продаж выбранного ассортимента. Местом продажи может являться как один из магазинов розничной сети, так и любой склад, принадлежащий торговому предприятию, если речь идет, например, об осуществлении оптовых поставок. Для системы автоматизации все места хранения товаров, будь то магазин или распределительный центр, являются складами. Поэтому одним из важнейших объектов системы автоматизации является также справочник складов. Он позволяет определить параметры для каждого склада (магазина); отразить его структуру (например, проходы, стеллажи). Дающую возможность в дальнейшем задать для каждого товара на складе (в магазине) координатный код; задать его тип (склад, магазин, склад брака, склад товаров на ответственном хранении и т.п.).

Перемещаясь по уровням склада в верхней части формы можно видеть, какие товары находятся в той или иной его зоне (список товаров отражается в нижней части формы).

В модуле управления складом также производится квотирование товаров для всех магазинов сети. Под квотированием понимается установка ограничений на количество номенклатурных позиций определенного ассортиментного уровня, которое может продаваться в конкретной группе магазинов. Параметры квотирования используются при сводном планировании.

Шаг 3. Определение товаров собственного производства.

Шаг 4. Создание порционных карт (спецификаций). Сегодня ни один из крупных гипермаркетов не обходится без собственного производства, поскольку собственное производство - это возможность не только получить дополнительный доход, но и реализовать неликвидные товары. Обычно собственным производством занимается в первую очередь технолог, который задает утвержденное название спецификации и определяет ее составляющие, при этом автоматически происходит расчет стоимости готовой продукции, и система выводит подробный отчет о созданном товаре.

Шаг 5. Заключение договора с поставщиками.

Шаг 6. Создание заявок на доставку.

Рассмотрим последовательность действий, необходимых и достаточных для обеспечения корректного расчета потребности в товарах и формирования заказов поставщикам.

1. Менеджер по магазинам регистрирует в системе автоматизации договор на поставку товаров, ассортимент по договору и ценовые соглашения, определяющие закупочные цены. Для этого он создает новую запись в справочнике договоров поставщиков и по кнопке «Ассортиментный классификатор» определяет список товаров на поставку по договору (выбирая товар из справочника номенклатур). Для задания подробных условий поставки используются шаблоны, которые задаются в отдельной форме. Задание условий поставок основано на принадлежности товара к той или иной группе поставок. Например, некоторые скоропортящиеся продукты должны поставляться каждый день, соответственно планирование их поставок должно осуществляться раз в несколько дней, период планирования для таких продуктов может составлять неделю. Продукты же с длительным сроком годности могут поставляться раз в один-два месяца, и для планирования их поставок необходимо выбирать период планирования более длительный. По каждому договору, для каждого магазина (склада) менеджер по магазинам регистрирует график подачи заявок, в котором определяет периодичность, сроки, время поставок, время подачи заявок на поставку товаров. Если в сети магазинов поставки осуществляются с распределительного центра, то на данном этапе задаются условия подачи заявок на перемещение необходимых товаров с распределительного центра в магазины.

Заведующие магазинами создают заявки на доставку товаров от поставщика или перемещение с распределительного центра (если на РЦ товара недостаточно, то создается консолидированная заявка на доставку товаров для всех магазинов сети) и запускают автоматический расчет потребности, при этом производится расчет потребности в товарах по формуле.

В системе формируются закупки. В процессе создания закупки система аккумулирует данные о продажах и покупках в каждом магазине, анализирует их и выдает прогноз потребностей в товарах на определенный период, устанавливаемый менеджером по закупкам. Затем система автоматически анализирует имеющиеся товарные запасы на складах предприятия и на полках в магазинах, сверяет их количество с заданными в системе минимальными резервами, учитывает будущие поставки. Заведующему магазином остается только утвердить спланированные заказы.

2.4 Автоматизация финансов

Функциональность управления финансами является неотъемлемой частью любой ERP-системы и обычно содержит инструменты финансового контроля, учета и планирования. Не стоит путать эту функциональность с бухгалтерскими программами. Богатый инструментарий данного модуля в первую очередь предназначен не для ведения бухгалтерского учета, а для получения разнородных аналитических отчетов, призванных помочь руководителям торгового предприятия в принятии важных решений, к примеру, в области ценообразования. Финансовый модуль автоматизируемой системы обычно содержит компоненты, о которых пойдет речь ниже.

Бухгалтерия - ведение расчетов, ввод счетов, цикл для регистрации и одобрения счетов поставщиков, создание платежных поручений, выверка по банковской выписке, ведение кассовых операций, включая подготовку расходных и приходных ордеров и кассовой книги, настройка произвольных типов налогов: налог на добавленную стоимость (НДС), пошлины, начисление налогов к оплате.

Работа с банками (ведение банковских операций, клиент-банк).

Бюджетирование - формирование планов продаж, для отдельного магазина и всей сети целиком, создание отчета о движении денежных средств, отчета о задолженностях.

Финансовое планирование - прогнозирование продаж, закупок, запасов, перенос бюджетов в главную книгу, консолидация данных, поддержка неограниченного числа компаний.

2.5 Автоматизация процесса управления персоналом (HRM- системы)

Системы управления персоналом (HRM-системы) в их современном понимании появились не так давно. Начав свое развитие с систем расчета заработной платы и учета персонала, сегодня они обладают богатым функционалом, способным автоматизировать не только законодательную часть работы с кадрами, но и весь спектр взаимоотношений сотрудника с компанией. Однако, несмотря на богатый инструментарий работы с кадрами, пришедший к нам из стран Запада, HRM-системы используются пока на российских предприятиях довольно редко. В розничной торговле, где текучесть кадров очень высока, автоматизация процесса управления персоналом может значительно снизить издержки от потери и смены сотрудников.

Управление персоналом в ERP-системе подразумевает автоматизацию следующих процессов:

- связанных с планированием потребности и обеспечением предприятия трудовыми ресурсами, нацеленных на решение задач, стоящих перед предприятием в стратегическом и тактическом планах, а также на обеспечение развития предприятия в долгосрочной перспективе и стабильности в краткосрочной и среднесрочной перспективах;

- связанных с управлением эффективностью использования трудовых ресурсов, нацеленных на повышение рентабельности предприятия за счет повышения производительности и качества труда, более обоснованного планирования и использования фонда оплаты труда, оперативного контроля и регулирования занятости персонала;

- связанных с формированием базы знаний о персонале, являющихся вспомогательными и позволяющих принимать более взвешенные и обоснованные решения, связанные с персоналом, в том числе при оперативной работе;

- решения социальных вопросов (процессы, во многом регламентированные законодательством и нацеленные на повышение социальной защищенности работников предприятия).

2.6 Интеграция с внешним торговым оборудованием

Для эффективного управления торговой сетью в целом необходимо иметь максимально полную информацию о деятельности каждого из ее сегментов. Поэтому автоматизированные системы розничной торговли интегрируется с внешними программными продуктами, обеспечивающими автоматизацию отдельных областей бизнеса розничной сети. В первую очередь это системы управления оборудованием торгового зала, о которых говорилось в связи с понятиями «Back-office» и «Front-office». Благодаря такой интеграции покупатели получают ряд дополнительных возможностей:

- управление большим спектром оборудования различных производителей;

- дистанционная настройка и профилактика оборудования;

- контроль работы в режиме реального времени;

- проведение различных маркетинговых акций (ведение дисконтных, бонусных и кредитных программ);

- формирование итоговых отчетов любой сложности и отчетов в режиме реального времени;

- контроль персонала и настройка уровней доступа и многие другие функции.

3. Автоматизация системы управления торговлей ООО «Корона-Трейд»

3.1 Обзор программных средств, используемых при автоматизации управления торговлей

На современном рынке IT-решений существует огромное множество программ, которые решают разнообразные задачи бизнеса. Как правило, внедряя программы, компания надеется, что все свои проблемы она решит с их помощью. К сожалению, это не так. Автоматизация сама по себе - это лишь инструмент для того, чтобы ускорить процесс производства чего-либо, сокращая трудозатраты.

Для решения организационных проблем, которые в принципе мешают производить сотруднику или организации в целом, есть ряд инструментов. Одним из них является управленческий консалтинг, который помогает руководителям получить знания, позволяющие найти, устранить и избежать в будущем подобных проблем.

Другой инструмент - это проекты по описанию бизнес-процессов. Реализация этих проектов помогает наглядно рассмотреть деятельность компании, скорректировать ее, распределить области ответственности, найти те функции, которые были упущены или не выполнялись, а также составить структуру компании и должностные инструкции для сотрудников.

Возникает вопрос: зачем же тогда автоматизация? Она необходима на тех участках деятельности компании, где ее появление увеличит скорость выполнения задач и, соответственно, повысит доход компании. Наглядно это можно показать, например, на работе бухгалтерии: бухгалтерия без установленного программного обеспечения будет много работать и потребуется значительное число сотрудников, так как каждый раз при запросе какого-либо отчета бухгалтерам придется доставать все бумаги, производить расчеты на калькуляторе и т.д. Но если там появится программа для ведения бухгалтерской отчетности, то любой отчет можно будет сформировать с помощью нажатия одной кнопки. Заметьте, что в бухгалтерии и без автоматизации немного проблем, там все четко и прозрачно. Автоматизация лишь значительно ускоряет процесс работы

На рисунке 3.1 показаны бизнес-процессы, существующие в каждой компании, которые можно ускорить с помощью автоматизации.

Рисунок 3.1. Автоматизация бизнес-процессов

Каждую из вышеперечисленных функций можно автоматизировать, используя отдельные IT-решения. Но так как процессы компании связаны между собой, то конечно гораздо эффективнее и проще использовать комплексное решение для автоматизации большинства бизнес-процессов.

Преимущество комплексной автоматизации заключается в том, что для компании выбирается одно комплексное IT-решение, которое охватывает большинство функций, а остальные функции, которые не затронуло комплексное решение, автоматизируются с помощью других программ и при необходимости программы интегрируются между собой. Это позволяет значительно снизить количество проблем, возникающих из-за ошибок, двойного ввода, проблем в интеграции и т.п. Это самая большая проблема лоскутной автоматизации. Содержание нескольких интегрированных между собою самостоятельных баз гораздо дороже и проблематичнее, чем содержание единой базы при комплексной автоматизации.

Автоматизация решает различные типы задач, но независимо от этого чаще всего реализация проекта не ограничивается рамками простой покупки и установки программы, а требуется работа группы специалистов. Возникает необходимость изменить одно из решений, существующих на рынке, либо создать свое решение с нуля. Но даже наличие самой программы или комплекса программ - это еще не результат. Необходимо, чтобы с этой системой эффективно работали. Также необходима подходящая IT-инфраструктура (совокупность компьютеров, серверов, сетей и пр.).

Всем этим процессом автоматизации также необходимо эффективно управлять, для того, чтобы не выйти за рамки разумных сроков и бюджета.

Автоматизация деятельности предприятия - это проектная работа, разбитая на фазы, целью которой в конечном итоге является повышение эффективности работы: устранение ручной работы, увеличение точности аналитических данных и т.д.

В зависимости от вида бизнеса, оборотов организации, количества операций (торговых, бухгалтерских и т.п.) применяются различные программные комплексы, позволяющие автоматизировать ведение торговых операций, учет взаиморасчетов с контрагентами и формировать различные аналитические отчеты.

Рассмотрим наиболее распространенные программные комплексы для автоматизации бизнеса:

1. SAP - ERP-система немецкой компании SAP AG является одной из ведущих систем для ведения бизнеса на средних и крупных предприятиях всего мира. Для малого бизнеса разработан отдельный продукт, называемый SAP Business One. В целом все семейство программ от SAP является дорогостоящим продуктом и затратным в обслуживании (поддержке), что является основным ограничением для широкого применения на российских предприятиях.

2. Галактика ERP - получила широкое распространение на российских предприятиях среднего и крупного бизнеса. Позволяет автоматизировать все участки производственного процесса компании, а также взаимоотношения с контрагентами компании.

3. Microsoft Dynamics AX(Axapta) - ERP-система от фирмы Microsoft. Подходит для всех предприятий любого уровня. Не получила широкого распространения на российских предприятиях. В первую очередь это связанно с особенностями российского бухгалтерского и налогового учета. А также больших затрат на внедрение и поддержку.

4. 1С: Предприятие (Управление Торговлей) - программное решение от российской компании 1С. На рынке представлен широкий спектр программных продуктов от 1С для различных сегментов бизнеса. Особенностью программ 1С является возможность их доработки для нужд предприятия, благодаря наличию встроенного языка программирования. Структурно программный комплекс состоит из двух частей:

- независимый (ядро комплекса независимое от вида учета на предприятии) модуль 1С: Предприятие.

- конфигурация. Это позволяет повысить надежность, расширить возможность адаптации (доработки, программирования) к особенностям предприятия. Наиболее распространенными конфигурациями 1С являются бухгалтерия, зарплата, торговля и производство.

Остановимся подробнее на наиболее популярных программных продуктах, которые составляют друг другу достаточно сильную конкуренцию: Галактика, 1С: Управление торговлей 8.2 и Microsoft Dynamics AX(Axapta).

3.2 Сравнительный анализ систем автоматизации управления торговым предприятием

Несмотря на широкое внедрение автоматизированных систем управления в компаниях различных отраслей, в частности, торговой, одной из основных проблем автоматизации торговли сами ритейлоры называют недостаточную осведомленность о существующих решениях в данной сфере, отсутствие четких критериев выбора систем.

Итак, при сравнении систем, необходимо обратить внимание на такие аспекты:

Факторы, относящиеся к разработчику/поставщику:

- опыт работы на украинском рынке. История компании-разработчика, компании-поставщика программного обеспечения;

- количество успешных внедрений поставщиком;

- уровень компетентности специалистов поставщика в предметной области бизнеса, знание модели расчета стоимости проекта, возможностей проведения бизнес-тренингов, возможностей по сопровождению и поддержке ПО, организации и управлению проектом внедрения;

- спектр дополнительных услуг, которые предоставляются компанией-поставщиком программного обеспечения;

- деятельность разработчиков в отношении развития, модификации программного обеспечения. Гарантированность дальнейшей разработки и развития системы.

Факторы, относящиеся к функциональным характеристикам системы:

- завершенность разработки, функциональная полнота;

- масштабируемость возможности по наращиванию функционала добавлением дополнительных модулей, сохранение мощностных показателей при расширении массива данных, увеличении количества пользователей, количества обрабатываемых документов;

- комплексность решения задачи;

- интегрированность возможность обмена данными с другими программами, экспорта данных для их дальнейшего анализа;

- открытость системы, система должна быть построена на открытых стандартах и включать средства разработки, что поможет настроить ее под нужды отдельного предприятия; поддержка иностранных валют и курсов их перерасчета;

- соответствие требованиям национального законодательства, оперативность учета изменений законодательной и нормативной базы.

Факторы, относящиеся к техническим характеристикам системы:

- класс системы;

- платформа, на базе которой разработан программный продукт (система управления базами данных);

- высокая производительность, эффективная обработка больших и интенсивно возрастающих массивов данных;

- быстродействие (затраты времени на решение задачи пользователя);

- уровень требований к комплексу технических средств (занимаемый объем памяти, быстродействие процессора, свободное пространство на диске, др.);

- степень и простота настройки;

- количество пользователей;

- возможность работы в сети.

Факторы, относящиеся к составу системы:

- имеющиеся модули системы;

- набор отчетов, отображающих состояние сложных взаимосвязанных массивов данных;

- сферы использования (главные параметры: область и размер предприятия, на которые в большей мере ориентирован данный программный продукт);

- соответствие системы критериям достаточности и «неизбыточности»;

- качество пользовательского интерфейса;

- трудоемкость освоения пользователями.

Факторы, относящиеся к характеристикам надежности системы:

- наличие средств защиты от несанкционированного доступа;

- контроль над правами доступа к системе и действиями пользователей;

- надежность функционирования при беспрерывной круглосуточной работе;

- возможность в реальном режиме времени отслеживать состояния элементов системы;

- возможность оптимального и оперативного пополнения товарных запасов;

- возможность быстро и гибко делегировать права доступа пользователям системы.

При выборе системы автоматизации торговой отрасли программному продукту следует предъявлять особые требования. Среди них выделим следующие:

- возможность ведения учета в организации с разными формами торговли (розничной, оптово-розничной, оптовой) и схемами учета;

- возможность учета по покупным ценам или ценам продажи для предприятий розничной или оптово-розничной торговли;

- ведения продаж и учета по дополнительным признакам товара: сорт, размер, вид;

- необходимость ведения полного учета взаиморасчетов с поставщиками, покупателями, комитентами и комиссионерами в разрезе договоров, которые заключаются с конкретной фирмой и обеспечивают правильное формирование проводок по каждому типу договора;

- возможности ведения учета договоров, в которых указываются даты начала и окончания договора, валюта, общая стоимость, возможность отнесения услуг на затраты обращения или на себестоимость, срок отсрочки платежа (если это необходимо) и дополнительная информация на усмотрение заказчика;

- обеспечение проведения полного складского учета (инвентаризации, списания, перемещения между складами, между складом и торговым залом, переоценки товаров);

- возможность выбора метода учета товарных запасов;

- учет остатков товаров в отделах по ценам продажи;

- учет товара, который возвращается покупателями;

- прогнозирование спроса на основе количественных расчетных методик;

- автоматическое пополнение запасов при помощи заложенной в программе системы решений о времени и количестве заказываемых товаров; этот блок задач должен включать планирование ассортимента по результатам анализа рентабельных и неходовых товаров, а также с учетом цен, условий и периодичности поставок, вариации спроса;

- комплекс показателей эффективности управления товарным потоком;

- работа по программам лояльности, маркетинговым мероприятиям, поддержка дисконтных и кредитных карточек.

Исходя из перечисленных критериев, менеджер получает возможность провести более глубокий анализ программного продукта, а также поставщика и разработчика системы автоматизации. Среди наиболее популярных систем, представленных на отечественном рынке программного обеспечения, можно выделить следующие решения.

Галактика ERP - возможности.

Система Галактика ERP - это полномасштабная управленческая информационная система, разработанная специально для крупных и средних предприятий России и стран СНГ. По своим функциональным возможностям, полноте реализации процессов планирования система Галактика ERP не имеет аналогов среди российских ИТ-решений. Отличием от западных систем является отсутствие избыточного функционала.

Основные функциональные возможности системы Галактика ERP:

1. Построение системы учета и формирование различных видов отчетности.

2. Управление материальными и финансовыми потоками (логистика).

3. Финансовое планирование и оперативный финансовый менеджмент, управленческий учет.

4. Производственное планирование и управление производством, контроллинг.

5. Управление персоналом и кадровой политикой.

6. Управление техническим обслуживанием и ремонтами оборудования.

7. Управление качеством продукции.

8. Управление взаимоотношениями с клиентами.

9. Управление недвижимостью.

По мнению заказчиков корпорации «Галактика», функциональные возможности системы Галактика ERP на 90 % соответствуют потребностям отечественных предприятий. Оставшиеся 10 % достигаются за счет настройки параметров системы.

Бухгалтерский и налоговый учет.

Система Галактика ERP обеспечивает обобщение и анализ информации по всем разделам хозяйственной деятельности предприятия:

Внеоборотные активы: наличие и движение активов, которые относятся к основным фондам, нематериальным и другим внеоборотным активам, а также учет операций, связанных с их строительством, приобретением, выбытием.

Производственные запасы: наличие и движение предметов труда, предназначенных для обработки, переработки или использования в производстве (либо для хозяйственных нужд), а также средств труда, в соответствии с установленным порядком включаемых в состав оборотных средств, и учет операций, связанных с их заготовлением (приобретением).

Затраты на производство: расходы по видам деятельности предприятия.

Готовая продукция и товары: наличие и движение готовой продукции (продуктов производства) и товаров.

Денежные средства: наличие и движение денежных средств в национальной и иностранных валютах, находящихся в кассе и на расчетных (валютных) счетах. Открытых в кредитных организациях на территории страны и за ее пределами, а также ценных бумаг, платежных и финансовых документов.

Расчеты: все виды расчетов с различными юридическими и физическими лицами (в т.ч. внутрихозяйственные расчеты).

Капитал: состояние и движение капитала.

Финансовые результаты: доходы и расходы, а также выявленный конечный финансовый результат деятельности организации за отчетный период.

Реализация в системе Галактика ERP требований ПБУ 18/02 позволяет:

- обеспечить хранение и расчет данных о начислении и погашении сумм временных и постоянных разниц, возникающих между бухгалтерским и налоговым учетом;

- отразить в бухгалтерском учете и отчетности взаимосвязь прибыли или убытка, определенных по нормам бухучета и налоговой базы по налогу на прибыль, определенной в соответствии с законодательством о налогах и сборах;

- отразить в бухгалтерском учете отличие налога на бухгалтерскую прибыль или убыток от налога на налогооблагаемую прибыль, сформированную в бухгалтерском учете и отраженную в налоговой декларации по налогу на прибыль.

Для расходов (доходов), принимаемых к учету одновременно и в налоговом, и в бухгалтерском учете, настраивается типовая хозяйственная операция (ТХО), формирующая проводки одновременно в разных планах счетов на суммы, соответствующие настройке алгоритмов в ТХО. Если признание к учету производится в различные моменты времени или сумма принимается к учету только в одном учетном методе, ТХО настраиваются для каждого плана счетов.

Налоговый учет реализуется:

- регистрацией сумм для налогового учета в первичных документах по учету основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных запасов, работ, услуг, ценных бумаг, денежных средств и проч. в «налоговых» справках;

- отображением доходов и расходов, определяющих налогооблагаемую базу.

Комплект готовых форм налоговых регистров, формируемых на основе параметров первичных документов, и форма декларации включены в модуль «Налоговый учет» системы Галактика ERP. В модуле содержится свыше 30 готовых регистров налогового учета (регистры-расчеты и регистры-состояния по амортизируемому имуществу, расходам на оплату труда, движению денежных средств, финансовым результатам по типам операций и т.п.).

Кроме того, модуль «Налоговый учет» предоставляет специализированные возможности для документирования операций по расходам будущих периодов, принимаемых к учету в течение нескольких отчетных интервалов. Для налогового учета можно использовать план счетов, расширенный синтетическими и аналитическими счетами для целей налогового учета. Налоговая отчетность строится по данным первичных документов и сформированных по ним проводкам.

Реализация в системе Галактика ERP требований налогового учета обеспечивает:

- отражение в учете сумм налога на прибыль, подлежащего уплате в бюджет, сумм излишне уплаченных, а также сумм, способных оказать влияние на величину налога на прибыль в последующих отчетных периодах;

- документирование налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в соответствии с требованиями главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации.

Складской учет, управление логистикой.

К задачам логистики относятся планирование, организация и контроль всех видов деятельности по перемещению и складированию, которые обеспечивают прохождение материальных и связанных с ними информационных потоков от пункта закупки сырья до пункта потребления продукции и услуг.

Реализованные в Контуре логистики системы Галактика ERP функции позволяют автоматизировать такие процессы, как:

- формирование хозяйственных связей по поставкам товаров или оказанию услуг;

- определение объемов и направлений материальных потоков;

- управление продвижением товаров к местам складирования;

- развитие, размещение и организацию складского хозяйства;

- осуществление перевозок, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения;

- выполнение упаковки, маркировки, погрузки и разгрузки;

- управление складскими операциями: сдачу и приемку грузов, хранение, подготовку необходимого покупателям ассортимента, организацию доставки мелкими партиями и т.д.

Огромное количество получаемых отчетных документов и форм позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения календарных планов, поступлений и отгрузок товарно-материальных ценностей, движения грузов в пути следования к потребителям, вести учет отказных грузов и их реализацию, получать информацию о состоянии расчетов с контрагентами и проч.

Контур логистики системы Галактика ERP включает в себя следующие основные модули: «Управление договорами»; «Управление снабжением», «Управление сбытом», «Складской учет», «Расчеты с поставщиками и получателями», «Управление консигнационным товаром».

Финансовое планирование, управленческий учет.

Контур планирования и управления финансами системы Галактика ERP - это надежный инструмент для управления финансовыми ресурсами компании. Он адресован руководителям и специалистам финансовых и планово-экономических служб. С его помощью можно выполнять планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия, осуществлять моделирование и согласование финансовых планов, проводить анализ их фактического исполнения, вести оперативный финансовый менеджмент. Контур планирования и управления финансами системы Галактика ERP состоит из трех модулей - «Управление бюджетом», «Платежный календарь» и «Финансовый анализ».

Управление и планирование производства.

Средства производственного планирования, встроенные в «Галактику ERP», позволяют рассчитывать:

- планы производства готовой продукции на основании договорных обязательств, заказов клиентов и прогнозов сбыта продукции;

- номенклатурные планы цехов, графики запуска предметов производства и графики межцеховых передач;

- операционные планы производства;

- потребности в материальных и трудовых ресурсах, инструменте и оснастке, производственных мощностях;

- плановую себестоимость продукции.

Контур планирования и управления производством системы Галактика ERP помогает анализировать отклонения фактической себестоимости от плановой по статьям затрат и экономическим элементам. Источником данных для планирования служит нормативно-справочная база, включающая маршрутные карты и производственные спецификации. В свою очередь, нормативно-справочная база может подпитываться информацией PDM- и CAD-систем, для интеграции с которыми в «Галактике ERP» предусмотрены различные механизмы (XML-файлы, прямой доступ к данным, API-функции и т.п.).

Использование подсистемы планирования позволяет оперативно управлять:

- запуском предметов производства;

- сборкой узлов и изделий;

- сменно-суточными заданиями;

- производственной и складской логистикой.

На основании номенклатурных планов цехов и графиков запуска/выпуска деталей и сборочных единиц принимаются решения о запуске предметов производства. В зависимости от вида предмета (деталь или сборочная единица) система поддерживает различные функции в рамках процедуры запуска.

Для деталей процедура запуска включает следующие функции:

- получение материалов по лимитно-заборной карте со склада или из цеховой кладовой в соответствии с нормами расхода;

- генерация партий запуска, код каждой из которых будет сопровождать детали на протяжении всего технологического и жизненного цикла;

- формирование маршрутно-сопроводительных карт (маршрутных листов) на партию запуска в соответствии с маршрутно-операционной технологией;

- корректировка маршрутно-сопроводительных карт (маршрутных листов), связанная с изменением технологической последовательности обработки деталей, исключением «необязательных» операций или их объединением в одну операцию;

- учет на материальном балансе цеха материалов и запускаемых деталей в виде незавершенного производства (НЗП) на первом цехо-заходе.

Управление персоналом и кадровой политикой.

Функциональные возможности контура адресованы таким категориям пользователей, как:

Руководство компании получает любую информацию, связанную со структурой предприятия, штатным расписанием, сведениями о сотрудниках.

Директор, менеджер по персоналу осуществляет стратегическое планирование и управление трудовыми ресурсами (штатное планирование, набор персонала, обучение и подготовка кадров, аттестация, кадровый резерв предприятия).

Специалисты отдела кадров, бухгалтерии ведут картотеки сотрудников, кадровый документооборот, отчетность, расчет заработной платы и других выплат.

Руководители подразделений осуществляют оперативное планирование. Контроль и управление (отпуска, командировки, обучение, повышение квалификации, совмещение, замещение, перемещение и т.п.).

Контур управления персоналом позволяет автоматизировать следующие процессы:

- учет, планирование и контроль трудовых ресурсов предприятия;

- трудоустройство: прием на работу, перемещение по службе (переводы, выдвижение и т.п.), увольнение;

- ведение документации по кадровым вопросам;

- персонифицированный учет;

- расчет заработной платы и налогов;

- учет рабочего времени и анализ его эффективного использования;

- формирование статистики, форм и разнообразных отчетов для внешних и внутренних нужд.

В состав Контура управления персоналом системы Галактика ERP входят три модуля: «Управление персоналом», «Расчет заработной платы», «Табельный учет».

Типовое решение 1С: Управление торговлей 8.2.

«1С:Предприятие 8.2. Управление торговлей» - это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением «1С:Управление торговлей», может быть представлена в виде следующей схемы представленной на рисунке 3.2.

Рисунок 3.2. Предметная область

Прикладное решение автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

1. Управление взаимоотношениями с клиентами.

2. Управление правилами продаж, маркетинг.

3. Управление продажами.

4. Управление торговыми представителями.

5. Денежные средства.

6. Управление запасами.

7. Управление закупками.

8. Финансовый учет.

В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. «1С:Управление торговлей» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

Прикладное решение рассчитано на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

«1С:Управление торговлей» - это готовое прикладное решение, в основе которого лежит мощная технологическая платформа нового поколения «1С:Предприятие 8». В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация «Управление торговлей».

«1С:Управление торговлей» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в «1С:Бухгалтерию 8».

«1С:Управление торговлей» повышает эффективность работы предприятия за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в реальном масштабе времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу. При изменении масштабов, подходов к управлению или организации работ на предприятии перестройка системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес-решений на мощной современной технологической платформе. Важным достоинством системы «1С:Предприятие» является ее широкая популярность: более 3000 специализированных фирм и множество сертифицированных специалистов готовы помочь вашему предприятию в установке, эксплуатации и дальнейшем совершенствовании системы автоматизации.

Прикладное решение рассчитано не только на автоматизацию учета, но и на реальную помощь, управленцам всех уровней, начиная с директора. Многие руководители оценят новые средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок интересующих показателей.

В новом прикладном решении уделен максимум внимания тому, чтобы обеспечить эффективность ежедневной работы. Широкие возможности подготовки всех необходимых документов, управления товародвижением и ценообразованием, приема заказов и контроля их исполнения, оптимизации складских запасов, анализа товарооборота, планирования закупок и поставок. «1С:Управление торговлей» позволяет создать единое информационное пространство, организовать четкое взаимодействие подразделений, поможет сотрудникам работать единой командой.

Одним из преимуществ является то, что данная конфигурация поддерживает работу в режимах тонкого клиента и веб-клиента, и другие возможности новой платформы. Основными направлениями развития в новой программе являются: развитие управленческой функциональности и повышение масштабируемости системы.

Основные направления развития в новой редакции конфигурации «Управление торговлей»:

- развитие управленческой функциональности;

- повышение масштабируемости системы;

- использование новых возможностей версии 8.2 платформы «1С:Предприятие».

Исходя из этих направлений, в редакции 11 конфигурации «Управление торговлей» развита существующая и добавлена новая функциональность:

Управление взаимоотношениями с клиентами: ведение сведений о контрагентах, регистрация и ведение сделок, подготовка продаж, анализ процессов.

Управление правилами продаж: назначение цен и скидок, проведение маркетинговых акций, регистрация и контроль ценовых, финансовых, объемно-календарных условий продаж.

Маркетинг: сегментация клиентов, автоматический ABC/XYZ-анализ, анализ динамики клиентской базы.

Управление продажами: оформление коммерческих предложений, управление процессами обработки заказов, фиксация и контроль графиков оплаты и отгрузки, контроль и анализ просроченной задолженности.

Управление торговыми представителями: закрепление за клиентами, назначение и контроль выполнения заданий, поддержка работы на КПК.

Управление денежными средствами: оформление и утверждение заявок на оплату, формирование платежного календаря, контроль наличных и безналичных денежных средств.

Управление запасами: резервирование товаров с учетом будущих поступлений, планирование остатков, расчет потребностей, управление перемещением товаров, поддержка ордерной схемы работы склада.

Управление закупками: подбор поставщиков, формирование и контроль заказов, регистрация и контроль графиков оплаты и поступления, контроль задолженности.

Финансовый учет: поддержка схем «интеркампани», оптимизированный расчет себестоимости, учет и распределение прочих затрат и доходов, формирование и анализ финансовых результатов.

Microsoft Dynamics AX(Axapta).

Microsoft Dynamics AX - это масштабируемая система класса ERP II для средних и крупных предприятий, корпораций и холдинговых структур, требующих единого решения. Система оптимизирует бизнес-процессы компании, повышает эффективность взаимодействия с бизнес-партнерами.

Эта многофункциональная надежная система управления выбрана более чем 4000 предприятиями в мире. В основе Microsoft Dynamics AX заложены современные западные технологии управления и высокотехнологичные решения, позволяющие эффективно управлять предприятием, обеспечивающие всеобъемлющую функциональность, предоставляющие возможность взаимодействия с партнерами и клиентами через Интернет, позволяющие быстро масштабировать бизнес компании.

Благодаря гибкой и безопасной среде разработки Microsoft Dynamics AX может быть достаточно просто настроена под потребности конкретной компании. В рамках проекта по локализации системы реализованы задачи ведения бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями российского законодательства.

Внедрение Axapta позволяет на основании единых решений оптимизировать все производственные циклы компании, повысить эффективность взаимодействия с партнерами. Axapta охватывает все области менеджмента фирмы: проекты, финансы, производство, дистрибуцию, управление кадрами и др. Данная система обладает особой гибкостью, ее функциональность может легко меняться под конкретные нужды предприятия.

Базовая версия системы Microsoft Dynamics AX полностью функциональна и может быть адаптирована под любую бизнес-специфику. Для горизонтальных бизнес-процессов организаций, а так же для предприятий с отраслевой спецификой, где большинство процессов практически стандартны, существуют специально разработанные типологические решения. Так, практически без специальной адаптации, внедрение Microsoft Dynamics AX может происходить на предприятиях оптовой торговли, розничной торговли, в сфере гостиничного бизнеса.

Внедрение Axapta не связано с какими-то рисками и не снижает производительности труда работников. Axapta отличается отлично проработанным интерфейсом, пользователям удобно работать в системе. Кроме того, внедрение Microsoft Dynamics AX как комплексного решения дает пользователям возможность не переучиваясь работать непосредственно из офисных программ компании Microsoft. Типичная продолжительность внедрения системы от 4 до 9 месяцев, работа идет поэтапно, что позволяет контролировать процесс до мелочей.

Специальные исследования показали, что внедрение Microsoft Dynamics AX обеспечивает самый высокий уровень отдачи инвестиций. Большинство клиентов возвращают вложенные в систему и ее внедрение средства менее чем за 2 года. Среди всех ERP систем своего класса Axapta стоит на первом месте по окупаемости.

Microsoft Dynamics AX (ранее Microsoft Axapta) отличает исключительная проработанность интерфейса, благодаря чему пользователям удобно работать в системе. Microsoft Dynamics® AX обеспечивает быстрый доступ к наиболее часто используемым функциям.

Пользователю не нужно переучиваться работая с Microsoft Dynamics AX, ему будет легко ориентироваться в знакомой среде привычных программ Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel. Все это существенно повышает уровень производительности как отдельного специалиста, так и компании в целом.

Microsoft Dynamics AX помогает руководителям компаний оперативно принимать управленческие решения и реализовывать поставленные бизнес-цели.

Преимущества Microsoft Dynamics® AX перед другими системами:

1. Всеобъемлющий анализ и удобство контроля бизнес-процессов.

2. Понятный и удобный интерфейс.

3. Возможность управления группой компаний (холдингов, предприятий с распределенной структурой).

4. Удобство представления информации.

5. Лучший показатель ROI, среди подобных продуктов.

6. Достоверный бухгалтерский учет, составление финансовой отчетности и анализ.

7. Полная картина финансовых операций и эффективное управление денежными потоками для быстрого принятия правильных решений.

8. Простой инструментарий для ведения финансовых операций.

9. Возможности стратегического планирования.

10. Эффективная организация процесса продаж, для улучшения обслуживания клиентов.

11. Гибкое производственное планирование и оптимизация производственного цикла.

12. Возможность отслеживать производственный процесс и оперативно вносить в него изменения.

13. Интеграция с продуктами Microsoft (Microsoft SharePoint, Microsoft Office, Microsoft SQL Server и другими).

14. Отличная производительность (уверенно функционирует при тысячах одновременно работающих пользователей) [29].

Повышенная масштабируемость системы позволяет легко наращивать ее при росте компании. При этом Microsoft Dynamics AX отличает исключительная гибкость, благодаря которой решение легко подстраивается под специфику любого бизнеса:

1. Бухгалтерский и налоговый учет.

2. Учет расчетов с клиентами, поставщиками и сотрудниками.

3. Управление поставками и складом (WMS).

4. Ценообразование.

5. Производство.

6. Бизнес-анализ и отчетность.

7. Анализ финансовых данных.

8. Управление международным бизнесом.

Решение Microsoft Dynamics AX (Microsoft Axapta) обеспечивает лучший в своем классе ROI (показатель отдачи инвестиций). Так, специальное исследование оценки ROI для разных ERP-систем, проведенное фирмой Nucleus Research, показало, что три четверти клиентов возвращают вложенные в систему и в ее внедрение инвестиции менее чем через 2 года. В Microsoft Axapta (аксапта) отлично проработан интерфейс, благодаря чему пользователям удобно работать в системе. Более того, пользователи могут работать с Microsoft Dynamics AX не только не переучиваясь, но и непосредственно из привычных офисных программ компании Microsoft.

Стоимость внедрения системы (стоимость axapta) зависит от процента использования стандартного функционала Microsoft Axapta, необходимости перепрограммирования стандартного функционала и интеграции с другими учетными системами.

Низкая совокупная стоимость владения системы Axapta достигается благодаря:

1. Безопасной и гибкой среде разработки с открытым кодом.

2. Широкому набору функциональных возможностей, необходимых для удовлетворения всех требований клиентов.

3. Всеобъемлющим средствам конфигурирования системы (система содержит всего около 100 таблиц настройки, что позволяет легко осуществлять настройку под особенности применения решения у клиента).

4. Единой платформе, которая уменьшает необходимость дополнительных инвестиций, что позволяет предприятию расти [31].

Компания Microsoft предлагает приобретение лицензий на Axapta в виде стандартных пакетов (комплектов лицензионных кодов на модули) и модулей приобретаемых в дополнение к стандартному пакету, представленных на рисунке 3.3. Набор возможных дополнительных модулей определяется типом стандартного пакета.



Рисунок 3.3. Лицензионные условия

Дистрибутив Microsoft Dynamics Ax, предоставляемый клиенту, включает доступные модули Axapta для данного пакета и возможные дополнительно подключаемые модули, однако возможность их использования определяется лицензионными ключами, которые собственно и приобретаются в случае необходимости. Таким образом, достигается возможность легко и быстро расширить функциональность ранее приобретенной системы в любое время.

Microsoft Dynamics AX - это масштабируемое решение, которое позволяет выбрать эффективную конфигурацию, учитывающую характеристики каналов связи, архитектуру серверов и рабочих станций: трехуровневую конфигурацию, работу через Интернет или терминальный доступ. Система поддерживает стратегию защищенных информационных систем (Trustworthy Computing), что гарантирует надежность и бесперебойную работу:

...