Проектные решения по создаваемой информационной системе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1 Анализ объекта автоматизации ООО «Гусевский хлеб - Плюс»

1.1 Общие сведения об организации ООО «Гусевский хлеб - Плюс»

1.2 Сущность складского учета

1.3 Анализ технических и программных средств, используемых для автоматизации складского учета

1.3.1 Характеристика технических средств

1.3.2 Характеристика программных средств

1.4 Обоснование необходимости использования ИС в складском учете

Глава 2 Проектные решения по создаваемой ИС

2.1 Проектная документация на создание ИС складского учета

2.1.1 Техническое задание

2.1.2 Технико-экономическое обоснование

2.2 Обзор аналогов в системе складского учета

2.3 Возможности «1С: Управление торговлей 8.1» в автоматизации складского учета

Глава 3 Внедрение ИС складского учета на предприятии ООО «Гусевский хлеб - Плюс»

3.1 Структура ИС складского учета и основные функции

3.2 Основные режимы работы систем

3.2.1 Заполнение сведений о складах

3.2.2 Поступление товаров

3.2.3 Перемещение товаров со склада

3.2.4 Установка цен номенклатуры

3.2.5 Возврат товаров поставщику

3.2.6 Отчеты, формируемые системой

3.2.7 Отчет «Реестр документов»

3.2.8 Отчет «Товарный счет (ТОРГ - 29)»

3.2.9 Ведомость по товарам на складах

3.2.10 Инвентаризация на складе

3.2.11 Печать ценников

3.2.12 Конфигурация

Глава 4 Экономическая часть

4.1 Экономический эффект от использования ИС складского учета

4.2 Расчет показателей экономической эффективности

4.3 Обзор рынка складских программ

Заключение

Список используемой литературы

Перечень ключевых слов

Перечень сокращений

Введение

складской учет информационная система

В последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. Развитие информационных технологий в настоящее время происходит очень динамично. Практически для любой области бизнеса, финансовой и хозяйственной деятельности имеется специальное программное обеспечение, автоматизирующее и упрощающее работу предприятий.

В современных условиях на больших предприятиях сотрудникам приходится иметь дело с большим количеством часто изменяющейся информации, которую просто невозможно обработать «вручную». На предприятиях, имеющих значительный оборот продукции, существует необходимость учёта и контроля большого объёма кадровой, финансовой, закупочно-сбытовой, производственной, маркетинговой и другой информации.

Актуальность темы данной дипломной работы связана с необходимостью автоматизации процесса складского учета в многофилиальном предприятии, занимающемся оптово-розничной торговлей [4].

Целью данной дипломной работы является совершенствование системы учета товаров на складе ООО “Гусевский хлеб-Плюс»”. Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи:

-выполнить анализ деятельности предприятия, в том числе управление складским учетом;

-разработать и обосновать проект автоматизации складского учета;

-проанализировать экономическую эффективность проекта.

В данной работе рассмотрен обзор средств автоматизации складского учета, выполнен анализ деятельности торгового предприятия. На основании полученных данных разработан проект автоматизации складского учета ООО “Гусевский хлеб-Плюс». В данном дипломном проекте значительное внимание уделяется автоматизации складского учета. Объектом исследования является ООО “ Гусевский хлеб-Плюс ”.

Предметом исследования является автоматизация процесса складского учета в ООО “ Гусевский хлеб-Плюс ”.

Структура и объем дипломной работы

Диплом состоит из введения, четырех глав, заключения, списка используемой литературы. Во введении обоснована актуальность выбранной темы, указана цель и задачи проекта, объект и предмет исследования, подчеркнута практическая значимость выбранной темы дипломной работы.

В первой главе приводится анализ деятельности предприятия ООО “Гусевский хлеб-Плюс»” и уровень его автоматизации.

Во второй главе рассматривается разработка проекта автоматизации процесса складского учета в ООО “Гусевский хлеб-Плюс»”.

В третьей главе описывается структура складского учета, также прилагаются скриншоты.

В четвертой главе дается обоснование эффективности проекта автоматизации складского учета. Заключение дипломной работы посвящено подведению итогов, изложены способы достижения цели и методы решения поставленных в дипломном проекте задач.

ГЛАВА 1. Анализ объекта автоматизации ООО «Гусевский хлеб-Плюс»

1.1 Общие сведения об организации ООО «Гусевский хлеб-Плюс»

ООО «Гусевский хлеб-Плюс», расположено по адресу город Гусев, ул. Багратиона 3 является нежилым помещением, встроенным в жилое здание. Оно было открыто генеральным директором Ионовой Викторией Валентиновной. Свою торговую деятельность предприниматель начинала 14 апреля 1995 года.

2 марта 2004 года в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации индивидуальных предпринимателей» на основании представленных документов в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей была внесена запись об индивидуальном предпринимателе, зарегистрированном до 1 января 2004 года Ионовой Виктории Валентиновне. Данный документ зарегистрирован Администрацией Муниципального Образования «Город Гусев» Калининградской области.

Предприниматель имеет право осуществлять торгово-закупочную и посредническую деятельность.

Магазин представляет собой специально оборудованное здание, предназначенное для продажи товаров и оказания услуг покупателям. Оно обеспечено торговыми, подсобными, административно-бытовыми помещениями, а также помещениями для приема, хранения товаров и подготовки их к продаже.

В ООО «Гусевский хлеб-Плюс» осуществляется продажа хлебобулочных, кондитерских, молочных изделий, винно-водочный продукции. В ассортименте предлагаются табачные изделия, лимонады, соки. Продажа алкогольной продукции осуществляется только при наличии лицензии, выданной в порядке, установленном законодательством РФ администрацией муниципального образования «Город Гусев».

Предприятие состоит из 8 подразделений, которые представлены на рисунке 1 - Схема организационной структуры административно-управленческого персонала объекта.

При продаже продукции к образцам имеющегося в продаже товара прикрепляется ценник с наименованием продукции, цены, объема, даты поступления, названия магазина, страны производителя.

Все продажи в обязательном порядке осуществляются с применением контрольно-кассовых машин в соответствии с действующим законодательством. Продавец обязан выдавать покупателю погашенный кассовый чек. Кроме того в продаже присутствуют вкусовые товары общего употребления (чипсы, орехи, рыба солёная, безалкогольные напитки, минеральные воды, газированные напитки, концентрированные напитки, соки, соль, спички, табачные изделия и т.д.). Сопутствующие товары (упаковочные пакеты, предметы личной гигиены и т.д.).

Информация о продовольственных товарах в соответствии с обязательными требованиями стандартов в зависимости от вида товаров должна содержать:

-наименование входящих в состав пищевых продуктов, ингредиентов, включая пищевые добавки;

-сведения о пищевой ценности (калорийность продукта, содержание белков, жиров, углеводов);

-назначение, условия и область применения;

-способы и условия приготовления;

-условия хранения;

-дату изготовления и дату упаковки товара;

-сведения о государственной регистрации;

По требованию покупателя продавец обязан ознакомить его с удостоверением качества и безопасности реализуемой партии пищевых продуктов, изготовленных на территории РФ, или его заверенной копией получателя - о списании денежных средств со счета плательщика и перечислении на счет, указанный покупателем.

Оплата за поставленный товар производится только по безналичному расчету, который осуществляют посредством безналичных перечислений по счетам клиентов в банках. Применение этих расчетов позволяет снизить расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более надежную сохранность. Для этого бухгалтер печатает платежное поручение, где указывается сумма задолженности, номер оплачиваемой накладной, дата, банковские реквизиты.

Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов.

На рисунке 1 представлена структура предприятия ООО «Гусевский хлеб-Плюс».

Практически все их работа связана с программой «1С: Управление торговлей». Данная система позволяет формировать все возможные отчеты для удобства работы.

В ООО «Гусевский хлеб-Плюс» бухгалтерский учет ведется самостоятельной бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. Главный бухгалтер назначается или освобождается от должности руководителем организации. Он подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операции законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.



Рис. 1 - Схема организационной структуры административно - управленческого персонала объекта

Требование главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операции и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательно для всех работников организации. В таблице 1 представлена структура бухгалтерского аппарата ООО «Гусевский хлеб-Плюс».

Таблица 1 - Структура бухгалтерской службы ООО « Гусевский хлеб-Плюс»

Должность	Функции
Главный бухгалтер	Отвечает за весь процесс ведения бухгалтерского учета контроля на предприятии. Составление финансовой отчетности.
Заместитель бухгалтера	Расчет заработной платы, учет расчетов с работниками. «Гусевский хлеб-Плюс» Учет поступления и расходования основных средств и материальных ценностей, их хранение и использование, расчеты с поставщиками.
Бухгалтер - кассир	Ведение кассовых операции.

Договоры и соглашения, заключаемые предприятия на получение или отпуск товароматериальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате и о премировании предварительно рассматриваются главным бухгалтером.

Заместитель гл. бухгалтера осуществляет учет затрат по содержанию компании (журнал-ордер № 10), учет расчетов с подотчетными лицами (журнал-ордер № 7), учет основных средств, начисление амортизации (журнал-ордер № 13) [1].

Бухгалтер-кассир - получение и выдача денег, обеспечение сохранности денежных средств, составление кассовых отчетов, получение выписок с приложениями в банке, оформление платежных поручений, своевременная доставка поручений в банк, обработка документов по журналу-ордеру № 2, сбор информации по банкам о поступлении и расходе средств в расчетного счета.

Учетная политика и ее влияние на порядок ведения бухгалтерского учета и проведение аудита.

1.2 Сущность складского учёта

Экономическая сущность задач учета складских операций и реализации продукции Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ООО «Гусевский хлеб-Плюс» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между ООО «Гусевский хлеб-Плюс» и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Рассмотрим информационные потоки предприятия. Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у менеджера на нужную ему продукцию. Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров. Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. И определяется примерная дата поступления товара на склад. Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы. После того, как заказчик оплатил выставленный ему счет, и оплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар. Более детально процесс реализации продукции и функциональные задачи автоматизируемого объекта можно проследить из следующей схемы: ИС предназначена для решения автоматизации повседневной работы бухгалтера, ведущего оперативный учет по приходу и расходу ТМЦ (товарно-материальных ценностей). Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции. При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная. После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком. На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать. В случае пересортицы товаров или излишков оформляются внутренние документы - списание или оприходование.

На основании имеющихся данных можно сформировать ряд отчетов.

Отчет по остаткам на складах. Он может быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции. Также можно сформировать отчет по приходным, расходным документам и банковским выпискам за определенный период времени, который показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить. Практически каждая организация в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью хранения различных видов товарно-материальных ценностей.

Для того чтобы обеспечить сохранность ценностей в каждой организации должны быть оборудованы склады и кладовые.

Складские помещения можно подразделить на складские помещения основного производственного и подсобного назначения.

Складское помещение основного производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки материальных ценностей.

Складское помещение подсобного назначения предназначено для размещения подсобных служб и выполнения работ по обслуживанию технологического процесса. Складские помещения подсобного назначения - это помещения для хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных машин, отходов упаковки.

Контроль движения и сохранности материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе, разработанные в организации), закрепляются должностные лица (с образцами подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно - суммовой);

-реестра мест хранения. Выше мы отметили, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада;

-единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей;

-порядка и сроков проведения инвентаризации материально - производственных запасов (МПЗ) [3].

-рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других необходимых аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).

Оформление движения МПЗ

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье девять Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ [3] «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета. Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 [3] «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно - правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 [3] «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, утвержденных Государственным комитетом по статистике Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа.

1.3 Анализ технических и программных средств, используемых для автоматизации складского учета

1.3.1 Характеристика технических средств

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средств являются:

-надежность функционирования системы;

-функциональная полнота системы;

-быстродействие;

-минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и основные характеристики ЭВМ ООО « Гусевский хлеб-Плюс» приведены таблице 2.

Таблица 2 - Основные характеристики ЭВМ ООО «Гусевский хлеб-Плюс»

Описание характеристики	Характеристики
Материнская плата
Процессор	Pentium III
Кэш-память	256 Kb
Оперативная память	500 МБ
Емкость НЖМД	20 Gb
CD-ROM привод	50х
НГМД	1.44 Mb
Монитор	Optiquest
Размер	15'
Безопасность	ТСО-95-99
Мультимедиа.	Нет
Принтер	HP Laser 1020
Тип	Лазерный
Формат	А4

1.3.2 Характеристика программных средств

На предприятии используется операционная система Windows XP, Антивирус Dr.Web, прикладные программные средства - Open Office и «1С: Предприятия 8.». Ниже приводится краткое описание каждого программного средства используемого на предприятии.

Windows XP -- первая операционная система Microsoft с полностью настраиваемым интерфейсом! Теперь пользователи могут коренным образом изменять внешность своей ОС с помощью сменных «шкурок» (skins), сменивших простые экранные «темы» времен Windows 95. Благодаря новым «темам» можно не только сменить рисунок на Рабочем столе, шрифт подписей к иконкам и вид курсора мыши -- в стороне не остается и обличье папок, служебных панелей и выпадающих меню. Достоинства и недостатки этой технологии можно наблюдать уже сегодня на примере Windows Media Player, встроенного в Windows ME.

Антивирус Dr.Web - обеспечивает надежную защиту компьютеров, работающих под управлением операционных систем Windows 2000/XP/Vista/7, а также Mac OS X 10.4 и выше, Linux 2,6.x и выше, DOS, OS/2, 32- и 64-битные системы. Продукт позволяет проверять все носители информации на наличие вирусов, обнаруживать и обезвреживать вирусы в оперативной памяти компьютера, на дисках и в электронной почте.
Программа способна обнаруживать вирусы даже в архивированных файлах любой вложенности.

Базовая защита

Проверка файлов в автоматическом режиме и по требованию;

Проверка почтовых сообщений (перехват POP3/SMTP/IMAP);

Защита от вирусов, троянских программ и червей;

Проверка интернет-трафика (перехват соединений);

Эвристическая защита от новых и неизвестных вредоносных программ.

Предотвращение угроз

Блокирование ссылок на зараженные сайты;

Распознавание вирусов, упакованных новым и/или неизвестным упаковщиком, дроппером и/или криптором.

Восстановление системы и данных

Возможность установки программы на зараженный компьютер;

Функция самозащиты программы от выключения или остановки.

Удобство использования

Автоматическая настройка программы в процессе установки;

Наглядное отображение результатов работы программы;

Информативные диалоговые окна для принятия пользователем обоснованных решений;

Возможность выбора между простым автолечением / удалением и интерактивным режимами работы;

Круглосуточная техническая поддержка;

Автоматическое обновление баз.

OpenOffice.org 3 - один из ведущих проектов СПО для обработки текстов, электронных таблиц, презентаций, графики, базы данных и многого другого. Доступен на многих языках и работает на всех персональных компьютерах. Позволяет сохранять ваши данные в международном открытом формате ODF, а также открывает и сохраняет файлы других распространённых офисных пакетов. Его можно загрузить и использовать совершенно свободно для любых целей. Далее описываются основные пакеты, использующиеся на предприятия.

Текстовый процессор Writer

Самый популярный компонент пакета, обладающий большинством возможностей платных текстовых редакторов. Работает с файлами, созданными в Microsoft Word. Кроме всего прочего, позволяет корректно преобразовывать тексты в HTML или экспортировать в PDF.

Табличный процессор Calc

Редактор электронных таблиц. Позволяет работать, как в «родном» формате ODF (.ods), так и в форматах Microsoft Excel (XLS, XLT, XML), а также во многих других. Помимо этого, результаты работы можно экспортировать в PDF или сохранить в виде HTML.

Программа подготовки презентаций Impress

Совместима с форматом файлов Microsoft PowerPoint (PPT, POT), также может сохранять презентации во многих других форматах, включая Adobe Flash (SWF).

Векторный графический редактор Draw

Поможет создать, как простые визитки, логотипы, диаграммы, или блок-схемы, так и сложные векторные изображения. Возможна вставка видео или звука. Созданные в Draw рисунки можно внедрить в любой другой компонент OpenOffice.

Редактор формул и уравнений Math

Инструмент для создания сложных уравнений, которые включают знаки или символы, недоступные в стандартных шрифтовых наборах. Возможно применение Math, как для создания формул в документах Writer или Impress, так и использование этого редактора автономно.

База данных Base

Компонент для работы с базами данных с помощью простого интерфейса. В качестве механизма реляционной базы данных по умолчанию использует. Также можно использовать dBASE, Microsoft Access, MySQL, Oracle или любую другую [5].

«1C: Управление торговлей» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение «1С Управление торговлей» позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Прикладное решение "1С Управление торговлей 8" создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

На предприятиях холдинговой структуры общая информационная база "1С Управление торговлей 8" может охватывать все организации, входящие в холдинг. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет повторного использования разными организациями общих массивов информации. При этом по всем организациям ведется сквозной управленческий и регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет, но регламентированная отчетность формируется раздельно по организациям.
Факт совершения хозяйственной операции в "1С Управление торговлей 8" регистрируется один раз и получает отражение в управленческом и регламентированном учете. Необходимость повторного ввода информации исключена. Средством регистрации хозяйственной операции является документ, причем для ускорения работы широко используются механизмы подстановки данных "по умолчанию", ввод новых документов на основании ранее введенных.

В прикладном решении "1С Управление торговлей 8" принято следующее соотношение данных различных учетов:

-независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;

-сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;

-совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются прикладным решением. Так, при регистрации выплаты наличных денежных средств система проверит доступность денежных средств с учетом имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.

Прикладное решение "1С Управление торговлей 8" поставляется с комплектом интерфейсов, что обеспечивает каждому пользователю первоочередный доступ к нужным именно ему данным и механизмам прикладного решения.

Регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет по организациям ведется в национальной валюте, в том время как для управленческого учета по предприятию в целом может быть выбрана любая валюта. В разных организациях единой информационной базы могут использоваться разные системы налогообложения: в одних организациях -- общая система налогообложения, в других -- упрощенная; могут использоваться разные установки политики налогового и бухгалтерского учета. Кроме того, к отдельным видам деятельности организации может быть применена система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход.

В дополнение к управленческому и регламентированному учетам можно вести учет по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). С целью снижения трудоемкости учет по МСФО ведется не оперативно, с использованием трансляции (пересчета) данных других видов учета.

При разработке решения "1С Управление торговлей 8" учитывались как современные международные методики управления предприятием (MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и др.), так и опыт успешной автоматизации производственных предприятий, накопленный фирмой "1С" и партнерским сообществом. В проектировании и разработке конфигурации участвовали специалисты компаний "ИТРП" (управление производством) и "1С-Рарус" (учет по МСФО). По методологическим вопросам реализации управленческого, финансового учета и формирования отчетности по МСФО консультационную поддержку осуществляет всемирно известная аудиторско-консалтинговая компания PricewaterhouseCoopers.

Решение "1С Управление торговлей 8" разработано на современной технологической платформе "1С: Предприятие 8". В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация "Управление производственным предприятием (УПП)". Обеспечена высокая надежность и производительность прикладного решения, масштабируемость, построение территориально распределенных систем, интеграция с другими информационными системами. Внутреннее устройство прикладного решения полностью открыто для изучения и настройки под специфические потребности предприятия.

1.4 Обоснование необходимости использования ИС в складском учете

При помощи ЭВМ на оптовом предприятии ООО «Гусевский хлеб-Плюс» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно - суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес.

Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, ИС призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью ИС является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров. В стандартную поставку включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих и исходящих счетов-фактур.

В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур).

Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Данная информационная система будет реализована в отделе бухгалтерии в блоке выписки. Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом товаров на складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров.

Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры - это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически укажутся все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

Возникают сложности и с составлением прайс-листа. Если на склад привезли новый вид товаров или если изменилась цена на старые товары, необходимо будет заново переделывать весь прайс-лист. Использование автоматизированной системы позволит автоматически делать все эти действия при добавлении новой позиции номенклатуры.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.

Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно, и как нужно. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы с сопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемое предприятие и разработчик находятся в разных городах. В связи с этим, между заказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца. Автоматизация управления торговыми процессами в ООО «Гусевский хлеб-Плюс» повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

Необходимость автоматизации процесса формирования заказа возникла в результате искаженной информации, т.к. информация принималась по телефону, а она в свою очередь может быть принята не верно из-за помех радиосети (телефонная связь) не правильно услышав наименование товара или количества, или не работала телефонная связь и заявка была получена не своевременно. Заявка записывалась на лист, который не является документом и за него ни кто не несет ответственность.

При автоматизации требуется учитывать следующие требования:

-решение задач в установленные сроки;

-обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;

-обеспечение достоверности обрабатываемой информации;

-наличие возможности обработки данных на ЭВМ.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

-сокращение числа операций, особенно ручных;

-разработка системы жесткого контроля вводимой информации;

-снижение объема обрабатываемых данных.

При обработке данных желательно использовать массивы нормативно-справочной информации. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. При автоматизации процесса, формирования заявки, позволит своевременно получать достоверную информацию о заказе, в короткие сроки сформировать заявку поставщику. Также необходимо вести автоматизированный складской учет, поскольку номенклатура и ассортимент материалов и товаров достаточно велик.

Внедряемая система складского учета на предприятии должна обеспечивать выполнение следующих автоматизируемых функций:

-поступление товаров;

-перемещение товаров со склада в производство;

-ведение справочной информации;

-составление ведомостей по остаткам;

-ведение отчетов, в т. ч товарного отчета и т. д;

ГЛАВА 2. Проектные решения по создаваемой ИС

2.1 Проектная документация на создание ИС складского учета

2.1.1 Техническое задание

Полное наименование системы и ее условное обозначение.

Полное наименование - Автоматизированная информационная система учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс». Условное обозначение - АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс».

Наименование предприятия (организации, фирмы) заказчика и разработчика системы.

Заказчик: Общество с ограниченной ответственностью «Гусевский Хлеб-Плюс».

Адрес: Россия, г. Гусев, ул. Багратиона, 3.

Разработчик (Исполнитель): студентка факультета АПУ Т.П. Примачёва

Адрес: Россия, г. Гусев, ул. Советская 25.

Перечень документов, на основании которых создается система, кем и когда утверждены эти документу.

Работы по созданию АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» должны выполняться разработчиком на основании индивидуального задания на курсовой проект по дисциплине "Разработка и внедрение корпоративных информационных систем" в рамках учебного курса.

Плановые сроки начала и окончания работ по созданию системы.

Срок начала работ - 1 апрель 2012 года.

Срок окончания работ - 30 декабря 2012 года.

Сведения об источниках и порядке финансирования работ по созданию системы.

Финансирование работ по созданию АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» должно производиться за счет собственных средств разработчика. К дополнительным нуждам относятся:

АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» должна быть реализована в 1С Предприятие 8. Лицензии на использование программного обеспечения 1С приобретает заказчик.

Модернизация комплекса технических средств, необходимая для эффективного функционирования системы, осуществляется за счет заказчика.

Объем и спецификация работ по модернизации комплекса технических средств согласовываются заказчиком и разработчиком в срок до 10 ноября 2012 года.

Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию системы.

Вся документация, разработанная в результате создания АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс», предоставляется исполнителем, как в бумажном, так и в электронном виде.

Разработанные документы составляются в одном экземпляре в виде файлов, записанных на компакт диск (файлы выполнены в текстовом редакторе Microsoft Word).

По мере готовности самостоятельных частей АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» (подсистем) Исполнитель проверяет работоспособность АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»» на своем оборудовании.

Порядок выполнения работ определяется данным техническим заданием и календарным планом работ (раздел 5).

Назначение и цели создания (развития) системы.

Система для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» предназначена для автоматизации учёта продукции организации, позволяющая упростить работу по реализации продукции, выполнению заказов клиентов и повысить её эффективность.

Цели создания АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»:

-внедрение и адаптация системы учета продукции в рамках деятельности предприятия Заказчика;

-снижение временных затрат на прием и обработку заказов;

-повышение оперативности предоставления управленческих отчетов о деятельности отдела логистики вышестоящему руководству;

-уменьшение непроизводительных расходов времени на регистрацию, поиск и оформление заказов.

Краткие сведения об объекте автоматизации

Общество с ограниченной ответственностью «Гусевский Хлеб-Плюс» зарегистрировано 15 сентября 2008г., созданное в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, является коммерческой организацией.

Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Место нахождения Общества: 238051, Калининградская область, город Гусев, улица Багратиона, дом № 3. ИНН: 3902069292, ОКПО: 87106371, ОГРН: 1083914001896. Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, удовлетворение общественных потребностей населения при высокой культуре обслуживания, а также извлечение прибыли. Осуществляет следующие виды деятельности:

-производство, переработка и реализация продуктов питания;

-снабженческо-сбытовая, торгово-закупочная и посредническая деятельность;

-розничная и оптовая торговля;

-оказание сервисных услуг населению;

-организация предприятий общественного питания собственной торговой сети;

-другими видами деятельности не запрещенными законодательством и указанными в Уставе.

Сведения об условиях эксплуатации объекта и характеристиках окружающей среды.

Характеристики информационных потоков представлены в таблице 3. Далее описаны технологические процессы обработки информации в ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»:

Управление продажами:

1.1 Прием заказа от клиента. Входные данные - информация клиента о продукции. Результат - сформированный заказ клиента. Исполнитель - продавец. Периодичность - до 20 заказов в день;

1.2 Прием оплаты заказа. Входные данные - зарегистрированный заказ. Результат - входящее платежное поручение. Исполнитель - Продавец. Периодичность - при каждом поступлении оплаты от покупателя;

1.3 Формирование партий товаров для отправки. Входные данные - зарегистрированный заказ. Результат - сформированная партия. Исполнитель - кладовщик. Периодичность - еженедельно;

1.4 Отправка товара заказчику. Входные данные - сопроводительные документы на продукцию, путевой лист. Результат - факт доставки товара заказчику. Исполнитель - водитель. Периодичность - еженедельно.

Таблица 3 - Характеристики информационных потоков

	Исполнитель	Получатель	Вид передаваемой информации	периодичность
1	Главный бухгалтер	Директор	Бухгалтерская отчётность	Ежемесячно
2	Начальник отдела продаж	Директор	Сводные управленческие отчеты о результатах деятельности отдела продаж	Ежедневно
3	Продавец	Начальник отдела продаж	Данные о закупках и продажах для формирования управленческой отчетности	Ежедневно
		Заказчик	Счет на оплату/ Отгрузка продукции, накладные	До 20 счетов в день/еженедельно
		Поставщик	Заказ запчастей, платежное поручение исходящее	2 раза в неделю

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ

Требования к структуре и функционированию системы

АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» должна выполнять функции управления продажами (регистрация заказов покупателей, прием оплаты, отгрузка, формирование отчетной документации) [6].

Требования к численности и квалификации персонала

Исходя из специфики объекта автоматизации, в системе должны быть определены следующие роли.

«Директор». Директор должен иметь доступ «только чтение» к объекту подсистемы: «Управление продажами».

«Продавец». Продавец должен иметь полный доступ к объекту подсистемы «Управление продажами», но при установленном запрете на выполнение административных функций.

«Начальник склада». Начальник склада должен иметь полный доступ ко всем объектам подсистемы «Учет складской продукции», но при установленном запрете на выполнение административных функций.

Пользователи системы должны владеть навыками работы на компьютере, знать принципы работы с базами данных.

Разрабатываемая система должна использоваться пользователями в любое время в течение рабочего дня.

Для обеспечения сохранности при технических неполадках и сбоях необходимо предусмотреть следующие меры по восстановлению работоспособности системы:

-создание резервных копий. Операция создания резервных копий должна производиться автоматически ежедневно в конце рабочего дня, либо в любой момент времени администратором системы по его инициативе.

-восстановление из резервных копий. Операция должна проводиться только администратором системы.

Перечень подлежащих автоматизации функций [6].

Согласно требованиям по наличию в системе подсистем, описанных в разделе «Требования к структуре и функциональности системы», требуется разработать и реализовать следующие автоматизируемые функции: требуется вести количественный и стоимостной учет поступающих и отпускаемых товаров, поставщиков и клиентов, формировать приходные и расходные накладные.

Основными задачами складского учета являются:

-ведение справочной информации о предприятии, ее сотрудниках, поставщиках, подразделениях, номенклатуре;

-оформление всех первичных документов торгового учета, в том числе и документов движения денежных средств;

-оформление различных складских операции (поступление/перемещение, инвентаризация с выпиской всех необходимых документов, возврат поставщику);

-получение отчетной информации по наличию и движению товаров, а также оборотных ведомостей и товарного отчета;

-получение отчетной информации в разрезе свойств номенклатурных единиц (цвета, размера, срока хранения);

-учет остатков, переданных в розницу по розничным ценам;

-оформление розничных продаж;

-печать ценников и прайс-листов, получение точных сведений об их остатках, находящихся на складах учреждений;

Требования к качеству и форме реализации каждой функции или задачи

В разрабатываемых автоматизируемых функциях необходимо предусмотреть выполнение следующих условий [5]:

Сигнализация об ошибках, сопровождающаяся подсказкой о дальнейших действиях;

Пункты меню в интерфейсе должны быть сгруппированы в соответствии с тематикой информации и функциональными задачами.

...