Проектные решения по создаваемой информационной системе

Рис. 18 - Документ «Возврат товаров поставщику»



Рис. 19 - Выбор операции «Возврат товара поставщику»

Рис. 20 - Внешняя печатная форма «Возврат товаров поставщику»

3.2.6 Отчеты, формируемые системой

Отчет "Реестр документов" позволяет получить список всех документов, оформленных в информационной базе. С помощью значений отбора, представленных в настройках отчета, можно отобрать документы по определенным критериям. (Рисунок 21).Отбор может быть произведен с помощью установки параметров одиночного или множественного отбора. При этом, возможно отобрать документы по следующим критериям: по типам документов, по подразделениям, по ответственным, оформившим документы, по категории и значениям свойств документов. С помощью установки соответствующих флагов мы отбираем только проведенные документы или документы, помеченные на удаление.

Для каждого документа в списке выводится следующая информация: номер в списке, дата, номер документа, вид документа, вид операции в документе, наименование организации, от имени которой оформлен документ, контрагент, для которого оформлен, документ, ответственный за оформление документа, сумма (в валюте документа, вместе с обозначением валюты (рисунок 22). В случае вывода в сводную таблицу, для отображения результата необходимо после нажатия на кнопку "Выполнить" расположить на сводной таблице интересуемые измерения и ресурсы.

Рис. 21 - Консоль отчетов

Рис. 22 - Сформированный реестр перемещений с розничного склада на оптовый склад

3.2.7 Отчет «Реестр документов»

Отчет "Реестр документов" позволяет получить список всех документов, оформленных в информационной базе. С помощью значений отбора, представленных в настройках отчета, можно отобрать документы по определенным критериям. Отбор может быть произведен с помощью установки параметров одиночного или множественного отбора. При этом, возможно отобрать документы по следующим критериям: по типам документов, по подразделениям, по ответственным, оформившим документы, по категории и значениям свойств документов. С помощью установки соответствующих флагов можно отобрать только проведенные документы или документы, помеченные на удаление (рисунок 23). Можно также отобрать документы, которые оформлены только по управленческому, по бухгалтерскому или налоговому учету. Для каждого документа в списке выводится следующая информация: номер в списке, дата, номер документа, вид документа, вид операции в документе, наименование организации, от имени которой оформлен документ, контрагент, для которого оформлен, документ, ответственный за оформление документа, сумма (в валюте документа, вместе с обозначением валюты) (рисунок 24).Нажимаем печать. ( Рисунок 25).

Рис. 22 - Установка необходимых данных



Рис. 23 - Сформированный реестр перемещений

3.2.8 Отчет «Товарный отчет (ТОРГ - 29)»

Отчет предназначен для формирования товарного отчета по унифицированной форме ТОРГ-29, утвержденной постановлением Госкомстата от 25.12.1998 №132.Отчет позволяет получить следующую информацию:[1]

-остатки товара на начало периода;

-суммы поступления товара в разрезе приходных документов;

-суммы расхода товара в разрезе расходных документов;

-остатки товара на конец периода.

В форме диалога отчета задаются следующие настройки:

Даты начала и конца периода, за который требуется сформировать отчет.

Номер отчета. Номера товарных отчетов по складу должны нумероваться последовательно.

Организация, для которой формируется отчет.

Склад, по которому формируется отчет. Реквизит склад является обязательным для выбора. Можно выбирать розничные склады и неавтоматизированные торговые точки (рисунок 24).



Рис. 24 - Товарный отчет (ТОРГ - 29)

3.2.9 Ведомость по товарам на складах

В отчете можно произвести оценку остатков и оборотов товаров в розничных (продажных ценах) в неавтоматизированных торговых точках (рисунок 25).Поступившая в НТТ тара оценивается по нулевой стоимости. В отчете можно также вывести информацию о тех ценах, по которым товар хранится в НТТ. Для этого в отчете можно установить порядок группировки - «Цена в рознице». Для формирования отчета по количественной и стоимостной оценке остатков товаров в НТТ необходимо в настройках отчета установить порядок группировки Склад/Товар-тара/ Номенклатура, а в качестве показателей отчета оставить показатель «Конечный остаток» в группе показателей «Стоимость в рознице» и «Количество в базовых единицах» (рисунок 26).



Рис. 25 - Настройка отчета

Рис. 26 - Сформированная ведомость

3.2.10 Инвентаризация товаров на складе

Документ «Инвентаризация товаров на складе» предназначен для проведения инвентаризации на оптовых, розничных складах и в неавтоматизированных торговых точках. Инвентаризация в неавтоматизированной торговой точке ведется в отпускных (розничных) ценах. Документ «Инвентаризация товаров на складе» предназначен для формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на складах организации, а также выписки актов списания и оприходования излишков на основании данного документа при наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций. Данные в инвентаризационной ведомости можно автоматически заполнить информацией об остатках позиций номенклатуры на указанном в документе складе с помощью кнопки «Заполнить». Данные об остатках позиций номенклатуры отображаются в графе «Количество по данным учета» и не редактируются.

В графу «Количество» заносятся реальные остатки на складах, полученные в результате проведенной инвентаризации (рисунок 27).В графе «Отклонение» фиксируется отклонение между реальным остатком, зафиксированном в результате поведения инвентаризации и остатком по данным учета.

В графу «Учет. Сумма» выводится информация о суммарной себестоимости, рассчитанной на основании введенных в информационную базу документов.

В графу «Сумма» заносится реальная суммарная себестоимость, по которой номенклатурная позиция учитывается на складе. На основании этого параметра и фактического количества рассчитывается поле «Цена». Возможен и другой способ заполнения, когда вводится фактическая цена и на основании ее и введенного фактического количества рассчитывается суммарная фактическая себестоимость.

Данные о суммарной фактической себестоимости отражаются в печатной форме инвентаризационной ведомости в графе «Фактическое наличие». Проведение документа не производит никакого движения в регистрах, однако, по результатам инвентаризации можно выписать подчиненные документы: «Списание товаров» и «Оприходование товаров». Состав этих документов будет заполнен согласно результатам проведения инвентаризации, то есть в табличную часть документа «Оприходование товаров» будет занесен излишек номенклатурных позиций, выявленный в результате инвентаризации, а в табличную часть документа «Списание товаров» будут занесены те номенклатурные позиции, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации. После проведения этих документов, количество номенклатурных позиций на складе установится равным реальному количеству, зафиксированных в инвентаризационной ведомости.

По результатам инвентаризации на основании документа «Инвентаризация товаров на складе» может быть выписан документ «Отчет ККМ о продажах», который зафиксирует количество проданного товара. Такой вариант проведения инвентаризации удобно применять в том случае, если на оптовом или розничном складе, а также в неавтоматизированной торговой точке розничные продажи ведутся с помощью неавтоматизированной ККМ, а результаты продажи фиксируются после проведения инвентаризации.

Сверка, сличительная ведомость и инвентаризационная опись формируются в соответствии с заполненной формой документа. Выбор печатной формы осуществляется в меню печатных форм документа, которое появляется при нажатии на кнопку «Печать».

Рис. 27 - Инвентаризация товаров на складе

3.2.11 Печать ценников

Непосредственно из справочника номенклатуры можно произвести печать этикеток и ценников для конкретного товара или для группы номенклатуры (рисунок 28).Нажимаем кнопку Печать (рисунок 29). Используя кнопку можно также распечатать прайс-лист для группы товаров и список комплектующих, для тех позиций, для которых определен состав комплектующих.

Рис. 28 - Подбор товаров для печати ценников

Рис. 29 - Внешняя печатная форма ценников

3.2.12 Конфигурация

Конфигурацией в системе 1С: Предприятие называется совокупность взаимосвязанных составных частей:

структуры учетных данных, в основу концепции системы 1С: Предприятие составляет понятие "конфигурация". Форм их ввода, выбора, печати;

-состава механизмов учета итоговых данных и движений учетных данных (регистры);

-состава различных отчетов и обработок;

-набора пользовательских интерфейсов;

-набора ролей (прав доступа);

-набора общих процедур и функций (модуль управляемого приложения, сеанса, внешнего соединения, модуль обычного приложения, общие модули), макетов табличных документов, и др.;

-справочной информации;

-вспомогательных объектов: наборы пользовательских интерфейсов, наборы прав, а также различная вспомогательная информация (картинки, шаблоны, стили и т.д.).

Фактически, структура конфигурации является моделью предметной области.

Создание конфигурации выполняется при помощи Конфигуратора.

Созданная конфигурация используется системой «1С: Управление торговлей» для реализации программного окружения, пригодного для выполнения необходимых учетных задач.

В информационной базе системы «1С: Управление торговлей» хранятся две конфигурации - основная конфигурация (редактируемая) (в описаниях и системе помощи используется термин "конфигурация") и конфигурация базы данных.

В режиме "1С: Управление торговлей " работа ведется с конфигурацией базы данных. В режиме "Конфигуратор" редактируется основная конфигурация (рисунок 30).Это позволяет производить изменения в основной конфигурации во время работы пользователей. Для внесения изменений, требующих реструктуризации базы данных (изменена структура метаданных), необходимо сначала завершить работу всех пользователей, а затем выбрать пункт "Конфигурация - Обновить конфигурацию базы данных". В остальных случаях (например, изменена форма, макет, код модуля), обновление выполняется в динамическом режиме (рисунок 31).



Рис. 30 - Конфигуратор

Рис. 31 - Выгрузка информационной базы

ГЛАВА 4. Экономическая часть

4.1 Экономический эффект от использования ИС складского учета

Экономическая эффективность проекта (Э) складывается из двух составляющих:

А) Косвенного эффекта, который, например, характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов, снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение сумм штрафов, неустоек и т. д.

Б) Прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых, стоимостных показателей.

К трудовым показателям относятся следующие:

абсолютное снижение трудовых затрат (ДТ) рассчитывается по формуле:

ДТ = Т₀ - Т₁, (1)

где Т₀ - трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту, Т₁ - трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

Рассчитаем абсолютное снижение трудовых затрат: 7 часов в день составляют трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту. Узнаем сколько часов в месяц составляют трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту:

ч/д*24 рабочих дня = 168 ч/м.

Затем узнаем сколько составляют трудовые затраты в часах за год:

ч/м*12 месяцев = 2016 ч/год,

таким образом Т₀ = 2016 ч/год составляют трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту.

2 часа в день составляют трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту. Узнаем сколько часов в месяц составляют трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту:

Затем узнаем сколько составляют трудовые затраты в часах в год:

ч/м*12 месяцев =576 ч/год,

таким образом Т₁ =576 ч/год составляют трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

Нам известно, Т₀ = 2016 ч/год и Т₁ = 576 ч/год, теперь можно посчитать абсолютное снижение трудовых затрат в часов в год.

ДТ = 2016-576 = 1440 часа в год

Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К_Т) рассчитается по формуле (2):

К_Т = ДТ / T₀ * 100%, (2)

К_Т = 1440 / 2016*100% = 71,429

Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Y_T) рассчитывается по формуле (3):

_T = T₀ / T₁, _T = 2016/576 = 3,5 (3)

Абсолютное снижение стоимостных затрат (ДС) рассчитается по формуле (4):

ДС = С₀ - С₁, (4)

где С₀ - стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту; С₁ - стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

500 рублей в день составляют стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту. Узнаем сколько рублей в месяц составляют стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту:

р/д*24 рабочих дня = 15000 р/м.

Затем узнаем сколько составляют стоимостные затраты в рублях за год:

р/м*12 месяцев = 180000 р/год, таким образом С₀ = 180000 р/год составляют стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту.

Стоимостные затраты

190 рублей в день составляют стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту. Узнаем сколько рублей в месяц составляют стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту:

р/д*24 рабочих дня = 4560 р/м.

Затем узнаем сколько составляют стоимостные затраты в рублях в год:

р/м*12 месяцев = 54720 р/год,

таким образом С₁ = 54720 р/год составляют стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

Нам известно, С₀ = 180000р/год, С₁ =54720р/год, теперь можно посчитать абсолютное снижение стоимостных затрат в рублях в год. Стоимость программного продукта стоит 17500 руб.

ДС = 180000 - 54720 -17500= 107780 руб.

Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К_с) рассчитывается по формуле (5):

К_С = ДС / С₀ * 100%, (5)

К_С=107780/180000*100% = 59,9

Индекс снижения стоимостных затрат или повышение производительности труда (Y_С) рассчитывается по формуле (6):

_С = С₀ / С₁. _С = 180000 / 54720 = 3,3 (6)

Теперь рассчитаем срок окупаемости затрат на внедрение проекта машиной обработки информации (Т_ок) по формуле (7):

Т_ок = К_П / ДC, (7)

Т_ок = 43200 / 107780 = 0,4

где К_П - затраты на создание проекта машинной обработки информации (проектирование и внедрение).

Т_ок = 0,4 т.е. 4,08 месяца потребуется на окупаемость затрат на внедрение проекта машиной обработки информации.

Результаты расчета показателей экономической эффективности проекта для наглядности восприятия информации представлены в форме таблицы 6 и диаграмм на рисунках 32 и 33. Затраты на закупку программного продукта также должны учитываться при расчете экономического эффекта.

4.2 Расчет показателей экономической эффективности

На основании полученных расчетов составляем смету затрат предприятия в таблице 6.

Таблица 6 - Расчеты базового и проектного варианта

Показатели	Базовый вариант	Проектный вариант
1.Трудовые затраты	2016ч/год	576ч/год
2.Стоимостные затраты	180000р/год	4560р/год
3.Коэффициент относительного снижения: -трудовых затрат -стоимостных затрат	71,429 69,6	250 228,947
4.Индекс снижения: - трудовых затрат - стоимостных затрат	3,5 3,3

Исходя из данных таблице была, проиллюстрирована диаграмма на рисунке 32 базовый и проектный вариант трудовых затрат.

Рис. 32 - Трудовые затраты

На рисунке 33 показан базовый и проектный вариант стоимостных затрат.

Рис. 33 - Стоимостные затраты (без стоимости программного продукта)

Таким, образом, результаты расчета показывают, что при внедрении ИС складского учета снижаются не только трудовые затраты с 2016ч/год до 576ч/год, но и стоимостные с 180000 руб./год до 4560 руб./год. Итак, внедрение программы в предприятие ООО «Гусевский хлеб-Плюс» является экономически целесообразным. Предприятие позволит повысить эффективность работы с документами, что положительно скажется на корректности и скорости формирования и выполнения заказа на поставку различных товаров. По результатам расчета экономической эффективности проектирования и внедрения средства автоматизации сразу можно, что это выгодно. Хоть выгода и косвенная, но, как правило, заметная в средне и долгосрочной перспективе. Внедрение средств автоматизации может привести к корректированию самого бизнес-процесса, так как задачи выполняются быстрее. Сотрудники могут обрабатывать большие объемы информации за свое рабочее время, что можно использовать или для уменьшения затрат на персонал или для быстрого развития бизнеса при неизменности количества сотрудников, занятых обработкой информации.

Как показывает практика автоматизация бизнес процессов, в особенности, таких как расчет себестоимости продукции, подготовка регламентированной отчетности по результатам деятельности, учет взаиморасчетов с контрагентами, формирование и учет печатных документов несет в себе большой потенциал для развития и материальную выгоду с течением времени.

В процессе расчета экономической эффективности необходимо учитывать одно свойство автоматизации. Заключается оно в следующем: чем больше средств и времени потрачено на автоматизацию тем выше экономический эффект от внедрения. Объясняется это довольно просто: если качественно подойти к выбору программного продукта, качественно проработать все бизнес-процессы на этапе проектирования и внедрения, все описать и отладить, то в последующем будет потрачено гораздо меньше средств на эксплуатацию программы.

Важно отметить, что в случае если одним программным средством автоматизируются различные подразделения и сотрудники, то уменьшаются затраты на организацию документооборота между ними. Уменьшаются как временные, так и материальные затраты.

4.3 Обзор рынка складских программ

Среди представленных на российском рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм “Tandem-Soft” (“Торговля и учет” для Windows), “Эйс” (“Гепард”), “1С” (1С: Торговля”), “Информационные системы и технологии (система “Аспект”), “КомТех”, “Атлант-Информ” (система “Садко”), “Парус” [28], “Галактика” [29], “Мета” (Комплекс автоматизации в розничной торговле), “Интеллект-Сервис”, “Инфин”, “Веста-С” (Управление товарооборотом на базе системы StorS). Анализ перечня свидетельствует об активности фирм, разрабатывающих программы для автоматизации.[8]

«1С: Управление торговлей» - это программа на платформе «1С», которая предназначена для автоматизации торговли в «1С Управление торговлей», учета любых видов торговых операций в системе. Конфигурация «1С» позволяет легко формировать первичные документы (счета-фактуры, книги продаж и т.д.), вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки и т.д. С помощью программы можно вести учет денежных средств, складских операций, товарных кредитов.

Типовая конфигурация «1С: Управление торговлей » позволяет:

-вести раздельный управленческий и финансовый учет;

-вести учет от имени нескольких юридических лиц;

-вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

-вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

-оформлять покупку и продажу товаров;

-производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

-выполнять резервирование товаров и контроль оплаты.

На основе анализа рынка систем автоматизации складского учета и предпочтения самих пользователей организации, было решено внедрить «1С: Управление торговлей ” для ведения складского учета. “1С: Управление торговлей” является удобной средой разработки. Также продукты, разработанные в системе “1С”, обладают привычным для рядовых пользователей интерфейсом. Она позволяет расширить круг решаемых задач, автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле, вести учет складских операций, формировать все необходимые первичные документы, в т. ч счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в разрезе грузовая таможенная декларация, получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег и т.д [10].

“1С: Управление торговлей” может быть интегрирована вместе с другими программами системы. Для этого пакет содержит разнообразные средства связи для экспорта и импорта данных из других систем семейства “1С”. Например, “1С: Бухгалтерия” и “Торговля и склад” очень часто используются в тандеме, автоматизируя одновременно на базе “1С” бухучет и торговлю в компании.

Кроме того, для разработки системы в системе 1С с нуля нужна лишь технологическая платформа, стоимость которой значительно ниже прочих предметно-ориентированных систем [12].

Заключение

В процессе выполнения дипломного проекта была рассмотрена существующая в ООО “Гусевский хлеб-Плюс ” система складского учета, обоснована необходимость его автоматизации. Достигнута поставленная цель дипломного проекта, усовершенствована система учета товаров на складе ООО “Гусевский хлеб-Плюс”. Были решены поставленные задачи.

Выполнен анализ деятельности предприятия ООО “Гусевский хлеб-Плюс”, в том числе управление складским учетом;

Разработан и обоснован проект автоматизации складского учета;

Рассчитана экономическая эффективность проекта.

В результате проделанной работы было автоматизировано место оператора ЭВМ. Стало возможным снижение числа служащих, занятых в работе по учёту складских операций и реализации продукции в ООО «Гусевский хлеб-Плюс». Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций складского учета. Модернизирован процесс обработки информации, при этом повысилась степень достоверности информации и степень ее защиты.

Список используемой литературы

1. ГОСТ 24.102. Документация на АСУ. Обозначения документов;

2. ГОСТ 24.104. Автоматизированные системы управления. Общие требования;

3. ГОСТ 24.205-80 Требования к содержанию документов по информационному обеспечению;

4. ГОСТ 24.206-80 Требования к содержанию документов по техническому обеспечению;

5. ГОСТ 24.207-80 Требования к содержанию документов по программному обеспечению;

6. ГОСТ 24.210-82 Требования к содержанию документов по функциональной части;

7. ГОСТ 34.602 Техническое задание на создание автоматизированной системы;

8. Система управления предприятием "БЭСТ-5". [Электронный ресурс]. Режим доступа: свободный. http://www.bestnet.ru/programs/ (Дата обращения: 04.03.2013);

9. Габец А.П., Гончаров Д.И. - «1С: Предприятие 8.1 Простые примеры разработки». М.: «1С: Паблишинг», 2008. - 384 с. ;

10. Митичкин С.А. - «Разработка в системе 1С: Предприятие 8». М.: «1С: Паблишинг», 2003. - 413 с.;

11. Радченко М.Г. - «1С: Предприятие 8. Практическое пособие разработчика, 2-е издание». М.: «1С: Паблишинг», 2006. - 656 с.;

12. Цагикян Е., Байдаков В., Радченко М., Лавров М. - «1С: Предприятие 8.1 Руководство пользователя,». М.: «1С», 2008. - 304;

13. 1С - Предприятие 8. [Электронный ресурс]. Режим доступа: свободный. http://www.v8.1c.ru/ (Дата обращения: 04.03.2013).

Перечень ключевых слов

Автоматизация

Поставщики

Программа

Система

Склад

Торговля

Перечень сокращений

АИС - автоматизированная информационная система

АСУ - автоматизированная система управления

АТТ - автоматизированная торговая точка

ВКР - выпускная квалификационная работа

ГОСТ - государственный стандарт

ГТД - грузовая таможенная декларация

ИНН - идентификационный номер налогоплательщика

ИС - информационная система

ИТС - информационно-техническое сопровождение

КГТУ - Калининградский государственный технический университет

МПЗ - материально-производственные запасы

МСФО - международный стандарт финансовой отчетности

НДС - налог на добавленную стоимость

НТТ - неавтоматизированные торговые точки

ОГРН - основной государственный регистрационный номер

ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций

ООО - общество с ограниченной ответственностью

ПЗ - пояснительная записка

СПО - системное программное обеспечение

ТМЦ - товарно-материальные ценности

ТТН - товарно-транспортная накладная

УПП - управление производственным предприятием

ФЗ - федеральный закон

ЭВМ - электронная вычислительная машина

Размещено на Allbest.ru

...