Проектные решения по создаваемой информационной системе

Требования к видам обеспечения

Требования к информационному обеспечению системы

Вся вводимая информация в систему должна храниться в специально организованных справочниках данных. Все сформированные в результате решения выходные данные необходимо сохранять в соответствующие документы. Для организации хранения данных необходимо использовать клиент-серверный вариант. В качестве сервера базы данных можно использовать Windows Server 2008.

Требования к лингвистическому обеспечению системы

В меню АИС, в справочной информационной системе, в документах, в подсказках не допускается использование ненормативной лексики, жаргона. Используемые при описании предметной области и интерфейса языковые конструкции должны быть кратки и максимально информативны. Интерфейс пользователей должен быть организован на русском языке [6].

Требования к техническому обеспечению системы

Для работы с «1С: Управление торговлей» рекомендуемая конфигурация компьютера должна иметь следующие характеристики:

Компьютер продавца:

операционная система: MS Windows 2000/ XP / 7/ Server 2008;

процессор AMD A8 Trinity;

оперативная память 8Гб;

принтер;

монитор.

сервер 1С: Предприятия 8.2:

операционная система: MS Windows 2000/XP/7/ Server 2008;

процессор Intel Pentium IV/Xeon 2,4 ГГц;

оперативная память 1024 Мбайт;

источник бесперебойного питания.

Состав и содержание работ по созданию системы

В соответствии с предварительным соглашением, заключенным между заказчиком и разработчиком системы, разработчик в определенные сроки должен выполнить перечень работ, указанный в таблице 2.2.

Порядок контроля и приемки системы

Общие требования к приемке работ по стадиям

Место проведения: ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»

Перечень участвующих предприятий и организаций: ООО «Гусевский Хлеб-Плюс», разработчик.

Перечень приемочной документации:

программа и методика испытаний,

приказ о составе приёмочной комиссии,

протокол испытаний,

акт приемки АИС в постоянную эксплуатацию.

Таблица 4 - Перечень работ по созданию АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»

Наименование стадий и этапов создания системы	Сроки выполнения работ	Результаты работ
1. Формирование требований к АИС 1.1 Обследование объекта 1.2 Формирование требований пользователя к АИС	01.04.2012 15.05.2012	Протоколы детального обследования
2. Разработка концепции АИС 2.1 Проведение необходимых исследований 2.2 Разработка вариантов концепции АИС и выбор окончательной концепции	15.06.2012 15.08.2012	Заметки разработчика
3. Техническое задание 3.1 Разработка и утверждение технического задания на АИС	15.08.2012 20.09.2012	Техническое задание
4. Технический проект 4.1 Разработка проектных решений по системе 4.2 Разработка документации	20.09.2012 20.10.2012	Технические проекты на создание АИС
5. Разработка конфигурации 5.1 Доработка существующего типового решения в соответствии с ТЗ 5.2 Тестовая демонстрация разработанных механизмов Заказчику 5.3 Доработка разработанных механизмов в соответствии с доп. требованиями	20.10.2012 10.11.2012	Разработанная конфигурации АИС в соответствии с ТЗ
6. Ввод в действие 6.1 Подготовка объекта автоматизации к вводу АИС в действие 6.2.Подготовка персонала 6.3 Проведение предварительных испытаний. 6.4 Проведение тестовой эксплуатации.	10.11.2012 30.11.2012	Протоколы проведения тестовой эксплуатации

Виды, состав, объем и методы испытаний АИС и ее составных частей:

Вся документация, разработанная в результате создания АС, передается заказчику в бумажном и электронном виде в двух экземплярах. Материалы разработанных документов передаются заказчику в двух экземплярах в виде файлов, записанных на компакт диск (файлы выполнены в текстовом редакторе Microsoft Word). Заказчик изучает полученные материалы. В итоге осуществляется приемка или отдача на доработку документации [10][11].

При приемке программного обеспечения, разработчик обязан установить необходимые программные модули на оборудование заказчика и продемонстрировать их работоспособность. Затем Заказчик должен самостоятельно убедиться в работоспособности и функциональности программных модулей. Длительность опытной эксплуатации должна составлять не менее месяца. За это время Заказчик должен всесторонне протестировать систему. В случае если Заказчик находит недоработки в программных модулях, и Разработчик не может опровергнуть их, то Разработчику дается время в течение недели на устранение неточностей. После этого приемка программных модулей повторяется. Факт приёмки результатов определённого этапа работ утверждается подписанием акта о завершении этапа работ; факты приёмки АИС в опытную эксплуатацию и завершения опытной эксплуатации утверждаются соответствующими актами; факт приёмки АИС в постоянную эксплуатацию также утверждается соответствующим актом.

Статус приемочной комиссии и ее состав

Состав приемочной комиссии:

Директор ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»;

Сотрудник отдела логистики ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»;

Исполнитель ПримачёваТ. П.

Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

Подготовка объекта автоматизации к вводу АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» должна проводиться в следующей последовательности:

Подготовка и настройка технических и программных средств;

Установка и настройка АИС на компьютер пользователя;

Создание приемочной комиссии для проведения испытаний системы;

Обучение пользователей.

Ответственность за своевременность и качество подготовки объекта автоматизации к вводу системы в действие должен нести Заказчик.

Требования к документированию

Проектная и рабочая документация должны быть разработаны в соответствии с требованиями ГОСТ 34.201-89[4]:

Пояснительная записка к техническому проекту (1 экземпляр).

Описание автоматизируемых функций.

Описание технологического процесса обработки данных.

Чертёж формы документа (видеокадра).

Схема организационной структуры объекта автоматизации.

Схема функциональной структуры автоматизируемой системы.

Схема технологических процессов обработки данных.

Руководство пользователя программным продуктом «1С: Управление торговлей» (2 экземпляра).

Руководство администратора «1С: Управление торговлей» (2 экземпляра).

Документация по программному обеспечению (2 экземпляра).

Документы по информационному обеспечению. (2 экземпляра).

Описание комплекса технических средств (2 экземпляра).

Программа и методика испытаний (1 экземпляр).

Приказ о составе приёмочной комиссии (2 экземпляра).

Протокол испытаний (по ГОСТ 24.102, 2 экземпляра).

Акт приемки-передачи АИС (2 экземпляра).

Акт приемки АИС в постоянную эксплуатацию (2 экземпляра).

Пояснительная записка к техническому проекту, руководство пользователя и руководство администратора должна передаваться заказчику на бумажном носителе [4].

Программа и методика испытаний, акт приемки АС в постоянную эксплуатацию и протокол испытаний должны быть составлены разработчиком в двух экземплярах, согласованы с заказчиком и подписаны обеими сторонами. Каждой из сторон должно быть передано по 1 экземпляру оригинала. Приказ о составе приемочной комиссии должен быть составлен заказчиком в единственном экземпляре, акт приемки-передачи АИС - в двух экземплярах (каждой из сторон должно быть передано по 1 экземпляру оригинала).

2.1.2 Технико-экономическое обоснование

Основанием для проведения работ по обследованию и составлению данного ТЭО является письменное согласие руководителя ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» Ионовой В.В. от 10 октября 2012 года.

Организация - заказчик: ООО «Гусевский Хлеб-Плюс».

Исполнитель: студентка КГТУ Примачёва Т.П.

Срок начала работ: 10 октября 2012 г.

Срок окончания работ: 10 ноября 2012 г.

Финансирование работ по предпроектному обследованию и составлению ТЭО осуществляется за счет собственных средств Исполнителя.

Перечень нормативно-технических документов, методических материалов, использованных при создании ТЭО:

ГОСТ 24.202 - «Система технической документации на АСУ. Требования к содержанию документа «Технико-экономическое обоснование создания АСУ»

Арунянц Г. Г., Рудинский И. Д. Разработка и внедрение КИС: Метод. указания по выполнению курсового проекта для студентов специальности 080801.65 -- Прикладная информатика (в экономике). -- Калининград: КГТУ, 2009. -- 59с.

Цели, критерии и ограничения создания АС

Цели создания АС:

-внедрение и адаптация системы складского учета;

-снижение временных затрат на прием и обработку заявок по складу;

-повышение оперативности предоставления управленческих отчетов вышестоящему руководству.

Критериями оценки достижения целей является соответствие АС требованиям заказчика.

Характеристика объекта и существующей системы управления

Общество с ограниченной ответственностью «Гусевский Хлеб-Плюс» зарегистрировано 15 сентября 2008г., созданное в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, является коммерческой организацией.

Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Место нахождения Общества: 238051, Калининградская область, город Гусев, улица Багратиона, дом № 3. ИНН: 3902069292, ОКПО: 87106371, ОГРН: 1083914001896. Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, удовлетворение общественных потребностей населения при высокой культуре обслуживания, а также извлечение прибыли.

Осуществляет следующие виды деятельности:

-производство, переработка и реализация продуктов питания;

-снабженческо-сбытовая, торгово-закупочная и посредническая деятельность;

-розничная и оптовая торговля;

-оказание сервисных услуг населению;

-организация предприятий общественного питания собственной торговой сети;

-другими видами деятельности не запрещенными законодательством и указанными в Уставе.

Характеристика организационной и функциональной структуры объекта

На данный момент численность ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» составляет 26 человек.

АС будет охватывать деятельность следующих должностных лиц:

Заведующий складом - выполняет следующие задачи: анализирует и систематизирует клиентскую базу; своевременно предоставляет заявки на поставку товара по клиентской базе; разрабатывает критерии оплаты менеджеров отдела продаж; контролирует внешний вид, состояние рабочих мест и дисциплину; устанавливает и контролирует отпускные цены, разрабатывает ценовую политику.

Функциональными обязанностями кладовщика на данном предприятии являются:

-составление заявок поставщикам по мере надобности,

-приём и размещение поступивших МПЗ на складе,

-контроль правильности оформления ТТН,

-выдача необходимых для функционирования предприятия МПЗ со склада по заявке заведующий производством,

-составление отчётов.

-ведение архива документов,

-составление заявок.

Заявки составляются на основе информации о расходе МПЗ за предыдущие периоды. В силу отсутствия ИС складского учёта нередки случаи нерационального использования средств организации (слишком большой либо слишком малый запас на складе необходимых МПЗ). Кроме того большое значение имеет опыт кладовщика.

Приём и размещение поступивших МПЗ на складе, контроль правильности оформления ТТН.

Данный процесс происходит следующим образом:

Экспедитор поставщика предоставляет кладовщику сопроводительную документацию. Разнорабочий транспортирует поступившие МПЗ. Кладовщик проверяет соответствие количества продукции, указанной в ТТН и фактически потупившей продукции. В случае несоответствий ТТН исправляется, на ней ставятся подписи кладовщика и экспедитора. Впоследствии, со следующей поставкой, экспедитор передаёт кладовщику исправленную ТТН. Выдача необходимых для функционирования предприятия МПЗ со склада по заявке зав. Производством. Происходит аналогично предыдущему процессу, с разницей в том, что выдаёт со склада кладовщик, а принимает зав. производством.

Кладовщик раз в месяц должен составить отчёт в офис по поступившим МПЗ и по выданным. В офисе эти данные сверяются со счет - фактурами поставщиков и заносятся в 1С. Для складирования текущих документов используются шкафы, расположенные в административных помещениях кафе. В шкафах хранятся в папках входящие и исходящие документы оперативного использования. Через год документы убираются на склад, где они хранятся на стеллажах еще два года. Через три года с момента поступления документа в организацию он сдается в архив (расположен в центральном офисе). Найти документ в архиве практически невозможно. Большую сложность доставляет и оперативная обработка документации.

Внутренние и внешние связи ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»:

Управление продажами (схема технологического процесса представлена в Приложении В):

1.1 Прием заказа от клиента. Входные данные - информация клиента о продукции. Результат - сформированный заказ клиента. Исполнитель - продавец. Периодичность - до 20 заказов в день.

1.2 Прием оплаты заказа. Входные данные - зарегистрированный заказ. Результат - входящее платежное поручение. Исполнитель - Продавец. Периодичность - при каждом поступлении оплаты от покупателя.

1.3 Формирование партий товаров для отправки. Входные данные - зарегистрированный заказ. Результат - сформированная партия. Исполнитель - кладовщик. Периодичность - еженедельно.

1.4 Отправка товара заказчику. Входные данные - сопроводительные документы на продукцию, путевой лист. Результат - факт доставки товара заказчику. Исполнитель - водитель. Периодичность - еженедельно.

Перечень и анализ недостатков в организации обработки данных и управления объектом.

Выявлены следующие недостатки:

Значительные временные затраты на прием и обработку данных до 15% от рабочего времени;

Ввиду морально устаревшей системы учета за движением продукции (ведение и хранение документов в бумажном виде) возникает вероятность потери продукции, ошибки при приеме бракованной продукции, а так же хищения на складе;

Оценка производственных потерь, обусловленных выявленными недостатками;

Неэффективное использование рабочего времени;

Устаревшие методики приема и обработки заказов снижают эффективность работы сотрудников отдела продаж. Потери до 25% от рабочего времени;

Низкая оперативность предоставления управленческих отчетов вышестоящему руководству. Фактическое время составления отчетности 1 час, что составляет до 10% потерь от рабочего времени.

Функции и задачи создаваемой АИС

Целью создания AИC является автоматизация деятельности в ООО «Гусевский Хлеб-Плюс». Автоматизации подлежат функции, выполняемые в рамках деятельности в сфере продаж, которые представлены на рисунке 2.

Для достижения поставленных целей (п. 1) необходимо автоматизировать следующие функции (таблица 5).

Требования к характеристикам автоматизируемых функций:

Время на прием заказа не должно превышать 5 минут.

Формы счета, акта на предоставленные услуги, путевого листа, а также формы управленческой отчетности утверждаются заказчиком.

Длительность формирования управленческой отчетности не должна превышать 20 минут.

Ожидаемые результаты создания АИС:

Повышение оперативности предоставления управленческих отчетов вышестоящему руководству 40%.

Уменьшение вероятности потери информации на 10%

Сокращение расходов на бумажный документооборот 15%

Выводы и предложения

Ожидаемые результаты создания АИС соответствуют целям и критериям ее создания.

Таблица 5 - Автоматизируемые функции

Цель	Автоматизируемые функции
Внедрение и адаптация системы складского учета продукции	Все функции и информационные процессы
Снижение временных затрат на прием и обработку заказов	Своевременное предоставление заявки на поставку товара по клиентской базе Ввод и редактирование заказов. Расчет стоимости предоставляемых услуг. Оперативный контроль исполнения и закрытия заказов. Автоматическое заполнение и печать форм счетов, актов на предоставление услуг, путевых листов.
Повышение оперативности предоставления управленческих отчетов о деятельности отдела продаж вышестоящему руководству	Формирование сводных отчетов о результатах работы продавцов, заявках организаций-заказчиков по единой установленной форме.

Рис. 2 - Схема технологического процесса управления продажами

2.2 Обзор аналогов складского учета

Фирма «1С» - лидер российского рынка как по автоматизации отдельных участков ведения учёта, так и по автоматизации учёта на предприятии в целом. У компании 1С существует сеть партнёров практически во всех крупных городах России, а так же представительства за рубежом, поэтому получить поддержку по любому продукту 1С просто и доступно. На данный момент 1С: Предприятие 7.7 обслуживается так же, как и 1С: Предприятие 8, и предпосылок для перехода на новую версию из-за дефицита специалистов, которые могут поддерживать программу или вести консультацию по ней - нет [12].

Переходя непосредственно к различиям между «1С: Предприятие 7.7» и «1С: Предприятие 8.1» стоит отметить, что когда перед будущим пользователем встаёт проблема выбора между этими двумя продуктами, то обычно выбор отдаётся старшей версии программы и основным мотивом для этого становится только то, что она старшая. Между тем, у каждой из версий есть свои достоинства и недостатки.

«1С: Предприятие 7.7»

Преимущества:

Небольшие системные требования. С программой можно спокойно работать даже на pentium 3 с 256 мегабайтами оперативной памяти. База данных занимает тоже совсем немного места, от 10 до 100 мегабайт и свободно умещается при необходимости на флешке.

Возможность править внешние печатные формы без вызова 1с-специалиста. Формы хранятся в файлах mxl каталога базы данных, могут быть открыты в режиме Конфигуратор и скорректированы.

Недостатки:

В 1С: Бухгалтерия 7.7 (самого популярного продукта линейки 7.7) отсутствует возможности ведения многофирменного учёта в одной базе.

Очень небольшие возможности для настройки интерфейса. Т.е. если надо поменять местами какие-либо кнопки в программе, или удалить лишние кнопки, то без специалиста будет обойтись сложно.

«1С: Предприятие 8.1»

Преимущества:

Во всех типовых конфигурациях наличествует возможность ведения многофирменного учёта в одной информационной базе.

Гибкий интерфейс позволит расположить кнопки так, как хочется пользователю.

Возможность создания распределённой информационной базы. Эта функция может быть использована, например, для централизованного управления ассортиментом в сети кафе.

Возможна интеграция части решений 1С: Предприятие 8 с сайтом компании, например для оперативного обновления цен, и ассортимента.

Во всех решениях 1С: Предприятие 8 существует внешняя обработка, которая способна восстановить базу данных, которая была разрушена при неправильном выключении компьютера или выключении электроэнергии.

Недостатки:

Высокие системные требования. Даже пустая база данных весит около 200 мегабайт. Поэтому и компьютер должен быть соответствующий - от 512 мегабайт оперативной памяти (а для комфортной работы лучше 1024 мегабайта), процессор от 1500 мегагерц.

Низкая производительность платформы. Даже если установить 1С: Предприятие 8 на очень шустрый компьютер, то такой скорости работы, как 1С: Предприятие 7.7 добиться будет проблематично.

Подводим итоги

Безусловно, 1С: Предприятие 8 будет завоёвывать популярность среди программ автоматизации учёта, но, не смотря на это 1С: Предприятие 7.7 рано списывать со счетов т.к. она удовлетворяет всем основным требованиям, предъявляемым к программе учёта, а для компаний со старым парком компьютерной техники это семейство программ будет единственным выходом автоматизировать учёт на предприятии без замены компьютеров. Если же стоит задача автоматизировать холдинг с большим объёмом операций, то, безусловно, в этом случае «1С: Предприятие 8» выходит на первый план, прежде всего из-за функции многофирменного учёта и гибким интерфейсом.

2.3 Возможности «1С: Управление торговлей 8.1» в автоматизации складского учета

«1С: Управление торговлей 8.1" -- это современный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия. "1С: Управление торговлей 8.1" позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием. Предметная область, автоматизируемая с помощью "1С: Управление торговлей 8.1", может быть представлена в виде структуры, которая представлена на рисунке 3 [13].

Рис. 3 - Структура "1С: Управление торговлей 8.1"

В программе могут регистрироваться как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. "1С: Управление торговлей 8.1" автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств. "1С: Управление торговлей 8.1" рассчитана на любые виды торговых операций [10]. Реализованы функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов. Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг. Функционал решения может быть гибко адаптирован путем включения/отключения различных функциональных опций. Например, таким образом, программу можно значительно упростить для небольшой организации, отключив множество возможностей необходимых только крупным компаниям (отключенный функционал скрывается из интерфейса и не мешает работе пользователей).

Далее будет приведено описание функционала решения с включением всех опций."1С: Управление торговлей 8" обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в "1С: Бухгалтерию 8".Использование программы "Управление торговлей" совместно с другими программами позволяет комплексно автоматизировать оптово-розничные предприятия. Программа "Управление торговлей" может использоваться в качестве управляющей системы для решения "1С: Розница 8".Система программ 1С: Предприятие предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями. 1С: Предприятие представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе.

Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации [11]. Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации.

Универсальность системы «1С: Управление торговлей 8.1» позволяет разрабатывать типовые, специализированные и индивидуальные конфигурации, предназначенные для решения различных задач автоматизации учета хозяйственной деятельности предприятий.. 1С: Управление торговлей 8.1" представляет собой компоненту "Оперативный учет" системы "1С: Предприятие" с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли. Компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Области применения компоненты: автоматизация торговли, складской учет, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и т. д. В поставку входят три компонента "1С: Предприятия", объединенные в одну программу и работающие с единой конфигурацией. Сохраняя все возможности программ системы, эта конфигурация обеспечивает интегрированное ведение учета: единую систему нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета зарплаты в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет[10].

В программный продукт также входят отдельные конфигурации, реализующие автоматизацию бухгалтерского и налогового учета (конфигурация "Бухгалтерский учет"), оперативного учета в торговле (конфигурация "Торговля+Склад"), учета в производстве (конфигурация "Производство+Услуги+Бухгалтерия"), расчета заработной платы и кадрового учета (конфигурация "Зарплата+Кадры"), а также составления финансовых планов (бюджетов) предприятия (конфигурация "Финансовое планирование"). В комплект входит диск информационно-технологического сопровождения (ИТС) текущего выпуска.

В течение 12 месяцев со дня покупки комплекта пользователям обеспечивается гарантийное обслуживание по линии ИТС: ежемесячное получение диска ИТС, услуги линии консультаций по телефону и электронной почте; получение форм отчетности, новых релизов программ и конфигураций, интернет-поддержка.

«1С: Управление торговлей" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия. Типовая конфигурация позволяет:

-вести раздельный управленческий и финансовый учет;

-вести учет от имени нескольких юридических лиц;

-вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

-вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

-оформлять закупку и продажу товаров;

-производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

-вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

-формировать необходимые первичные документы;

-оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД;

-выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

-вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

-вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

-вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

В "1С: Управление торговлей 8.1" позволяет:

-задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;

-работать с взаимосвязанными документами;

-выполнять автоматический расчет цен списания товаров;

-быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;

-вести учет товаров в различных единицах измерения;

-денежных средств - в различных валютах;

-получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;

-автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии.

Особенности складского учета в системе "1С: Управление торговлей 8.1" [13].

Работа с распределенными информационными базами

Основное назначение средств работы с распределенными информационными базами - организация единой системы автоматизированного учета на предприятиях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью:

-ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

-полная или выборочная синхронизация данных;

-настройка состава синхронизируемых данных;

-произвольный порядок и способ передачи изменений.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

Надежность и безопасность

"1С: Управление торговлей" содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

-возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации;

-специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;

-возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;

-установка запрета на редактирование печатных форм документов;

"запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.

Гибкость и настраиваемость

"1С: Управление торговлей 8.1" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретной базе. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:

-редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

-изменять экранные и печатные формы документов;

-создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;

-редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры;

-редактировать свойства справочников:

-изменять состав реквизитов,

-количество уровней,

-тип кода,

-диапазон проверки уникальности кода

-создавать регистры для учета средств в любых необходимых разрезах

-создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации

-описывать поведение элементов системы на встроенном языке.

Современный интерфейс

"1С: Управление торговлей 8.1" следует современным стандартам пользовательского интерфейса:

-"советы дня" подскажут вам эффективные приемы работы и удобные возможности системы

-служебные окна умеют "прикрепляться" к границам главного окна программы

-главное меню системы содержит "образы" команд - такие же образы помещены на кнопках панелей инструментов

-кнопки панелей инструментов могут быть обозначены не только рисунками, но и текстом.

Открытость и доступность

"1С: Управление торговлей 8.1" содержит разнообразные средства для связи с другими программами.

Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой.

Кроме этого, встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF.

Также "1С: Управление торговлей 8.1" поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

-управлять работой других программ, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;

-получать доступ к данным из других программ;

-вставлять в документы и отчеты объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы;

-размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

В "1С: Управление торговлей 8.1" реализована поддержка открытых стандартов: обмена коммерческой информацией (CommerceML) и обмена платежными документами (1С: Предприятие - Клиент банка). Это дает возможность:

-формировать и выгружать коммерческие предложения на Web - витрины, поддерживающие стандарт [8].

-организовывать электронный обмен каталогами, прайс-листами и документами со своими контрагентами;

-обмениваться платежными документами (платежными поручениями и выписками) с системами Клиент - банка.

Из «1С: Управление торговлей 8.1» можно управлять собственной Web-витриной, размещенной на ресурсе www.torgcenter [8].

«1С: Управление торговлей 8.1» интегрирована с базой данных Ассоциации ЮНИСКАН/EAN Россия. Считав сканером с этикетки, размещенной на упаковке товара штрих-код, система может автоматически сформировать запрос, получить данные о товаре и записать их в информационную базу.

Работа с торговым оборудованием

"1С: Управление торговлей 8.1 " обеспечивает работу с торговым оборудованием: контрольно-кассовыми машинами, чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих-кодов, электронными весами, терминалами сбора данных, дисплеями покупателя и другими видами оборудования.

"Интеллектуальное" взаимодействие с торговым оборудованием позволяет, например, заполнять документы путем считывания штрих-кодов товаров сканером.

Для торговых предприятий с различным количеством совершаемых операций фирма "1С" предлагает разные версии программы «1С: Управление торговлей»:

-однопользовательская версия;

-сетевая версия;

-версия для SQL (клиент-сервер).

При переходе на другую версию автоматически сохраняются все введенные данные.

"1С: Управление торговлей 8.1" включает средства, позволяющие администратору системы:

-вести список пользователей системы;

-назначать пользователям пароли на вход в систему;

-назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;

-формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

-просматривать список работающих пользователей;

-получать историю работы пользователей;

Таким образом, мы пришли к следующим выводам:

Система " 1С: Управление торговлей" представляет собой современную, удобную и эффективную программу складского учета на базе.

Программа способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

"1С:Управление торговлей" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Благодаря гибкости и настраиваемости, программа может адаптироваться к особенностям торгового и складского учета конкретной организации.

"1С: Управление торговлей" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретной базе. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы.

"1С: Управление торговлей" содержит разнообразные средства для связи с другими программами. Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой. Актуальность темы дипломной работы объясняется тем, что в настоящее время, в связи с развитием рыночной экономики, необходимо совершенствовать систему складского учета на базе. Программа "1С: Управление торговлей " предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа позволяет:

-автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле;

-вести учет складских операций;

-формировать все необходимые первичные документы, в т. ч счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в разрезе ГТД;

-вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки с учетом ожидаемых поступлений;

-отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами;

-вести взаиморасчеты с иностранными поставщиками, учитывать таможенные пошлины и сборы;

-вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации;

-получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег.

ГЛАВА 3. Внедрение ис складского учета на предприятии ООО «Гусевский хлеб-Плюс»

3.1 Структура ИС складского учета и основные функции

Реализация функциональности подсистем осуществляется посредством следующих основных компонент [9]:

База данных предназначена для хранения информации об остатках и движении ТЦ объекта автоматизации;

Клиентская часть обслуживает интерфейс базы данных с пользователями.

Система включает следующие функциональные модули:

Модуль учета ТМЦ;

Модуль учета торговых операций;

Справочники.

Модуль учета ТМЦ программно входят в приложение учета ТМЦ, а модуль учета торговых операций объекта автоматизации программно входит в приложение учета торговых операций.

Рассмотренная функциональная структура может быть реализована комплексом программных модулей - задач системы. Модульная структура позволяет конструировать автоматизированные рабочие места конечных пользователей с требуемым набором функций управления, реализуемых информационной системой конкретного предприятия с возможностью ее дальнейшего расширения.

Структура системы содержит ряд функциональных подсистем, каждая из которых представляет собой сочетание подсхемы в базе данных, поддерживающей структуру, хранение и ведение данных, и программного модуля, обеспечивающего пользовательский интерфейс, входящего в одно из приложений системы.

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Функции ИС складского учета:

-управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;

-вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;

-детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку товаров на складе;

-учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т. д.);

-задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер и т. д.);

-учитывать ГТД и страну происхождения;

-оформлять операции сборки/разборки товаров;

-резервировать товары.

Организация складского хозяйства может быть различной, может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так, и расположены удаленно. Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т. д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров. Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных. В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может независимо включаться для операций отгрузки и поступления. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком "от электронных распоряжений". В программе реализовано адресное хранение товаров, т. е. ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товара. При этом возможно как справочное размещение по ячейкам, когда указывается только в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков по ячейкам, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке. При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разупаковкой товара. Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении товаров. Для товаров, которые хранятся и отгружаются в упаковках разного размера - возможно автоматическое формирование заданий на разупаковку, при дефиците упаковок меньшего размера. В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными "электронными" распоряжениями или процесс размещения поступившего товара. Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование распоряжений на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

Выбор способа управления данными

Задание решения всех вышеперечисленных возможностей послужило основанием для разработки системы учета остатков и движения ТМЦ на складе ООО «Гусевский хлеб-Плюс».

В соответствии с функциональной структурой, которая представлена на рисунке 4 программного продукта, основой программной оболочки является функциональное ядро системы, которое непосредственно производит учет и анализ движения ТМЦ, обменивается данными с базой данных, производит ввод/вывод и т.п.

В связи с тем, что в задачи проектируемой системы складского учета входит хранение и обработка данных об остатках ТМЦ на складе предприятия и их движении, в качестве представления данных решено использовать реляционную базу данных.

Базы данных называются реляционными, если управление ими основано на математической модели, использующей методы реляционной алгебры и реляционного исчисления. С. Дейт дает следующее неформальное определение реляционных баз данных: Вся информация в базе данных представлена в виде таблиц.

Рис. 4 - Структура складского учета

Поддерживаются три реляционных оператора - выбора, проектирования и объединения, с помощью которых можно получить любые необходимые данные, заложенные в таблицы.

Таким образом, функциональное ядро проектируемой системы складского учета должно представлять собой систему управления базой данных - систему, предназначенную для занесения, хранения, управления, выдачи информации в требуемом виде. Она должны обеспечивать контроль за целостностью хранимой информации, требуемые права доступа к информации, приемлемую скорость работы с информацией.

3.2 Основные режимы работы системы

3.2.1 Заполнение сведений о складах

Справочник "Склады (места хранения)" предназначен для ведения списка мест хранения товаров. Каждый элемент справочника описывает некоторое физическое место хранения (ангар, площадка, комната и т.д.), который показан на рисунке 5. Формально товары, хранящиеся на одном складе, могут быть собственностью различных организаций, но для целей управленческого учета разделение остатков на складах происходит только по номенклатурным признакам. Открываем справочник «Организация», заполняем все необходимые данные (рисунок 5). В справочник "Склады (места хранения) компании" может быть введено любое количество складов.

Рис. 5 - Элемент справочника «Организация»

Информация хотя бы об одном складе должна присутствовать обязательно (рисунок 6). Один из складов следует указать в качестве основного склада в настройках пользователя. Указанный склад будет использоваться по умолчанию при начальной установке значений реквизитов для новых документов. Предусмотрена возможность отнесения складов к определенным подразделениям предприятия, что позволит вести складской учет в разрезе подразделений предприятия. Товары, лежащие на складах могут быть распределены по местам хранения. Распределение по местам хранения используется для быстрого поиска позиции номенклатуры на складе. Склады можно объединить в группы доступности. Для каждого пользователя можно определить свою группу доступности складов. При резервировании товаров на складе, при заполнении схемы размещения с помощью механизма автоматического резервирования по складам и размещения по заказам поставщиков, в качестве мест доступного размещения будут использоваться только те склады, которые указаны в группе доступности для пользователя.

Рис. 6 - Заполнение сведений о складах

Группы доступности хранятся в отдельном справочнике «Группы доступности». Для каждой группы доступности определяется список тех складов, которые относятся к данной группе доступности. В настройках пользователя в справочнике «Пользователи» для пользователя указывается группа доступности. Элементы справочника "Склады (места хранения)" используются практически во всех документах, регистрирующих движение товаров, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение. Партионный учет может вестись в разрезе складов или по предприятию в целом. Способ ведения партионного учета определяется настройками учетной политики. В конфигурации разделяются оптовые, розничные склады и НТТ. Выбор вида склада производится выбором из списка видов складов. В качестве розничного склада могут быть использованы торговые залы, собственные розничные магазины, то есть автоматизированные торговые точки (АТТ), продажа в которых ведется с использованием программно-технических средств автоматизации розничной торговли. Продажа товаров ведется по фиксированным розничным ценам. Ввод в действие розничных цен оформляется документом «Переоценка товаров в рознице». Учет остатков товаров ведется по продажным розничным ценам. В качестве неавтоматизированной торговой точки можно использовать любую удаленную точку, в которой не используются программно-технические средства автоматизации, то есть учет проданных товаров фактически ведется вручную. При работе с неавтоматизированной торговой точкой контролируются розничные цены, которые назначены для продажи товаров в неавтоматизированных торговых точках (НТТ). Эти цены назначаются в момент передачи товаров в неавтоматизированную торговую точку (документ "Перемещение товаров") или в момент поступления товаров непосредственно в НТТ ("Поступление товаров и услуг в НТТ"). При этом допускается назначение для одного товара нескольких розничных цен для продажи в НТТ. То есть при назначении цен для продажи товаров в НТТ не требуется обязательной переоценки всех остатков товаров, которые на момент назначения цен, имеются в НТТ. С оптового склада осуществляется продажа, как в розницу, так и оптом. Продажа в розницу с оптового склада ведется по произвольным ценам. В качестве значения по умолчанию в качестве розничных цен подставляются цены по тому типу цен, который указан в карточке склад.

3.2.2 Поступление товаров

Поступление товаров от поставщика отражается документом Поступление товаров и услуг. В этот документ вводятся данные из приходной накладной, полученной от поставщика. Открываем список документов Поступление товаров и услуг (в новой информационной базе список не содержит документов). Для этого в меню Документы выбираем пункт Закупка, а в нем -- подпункт Поступление товаров и услуг (рисунок 7). Создаем новый документ Поступление товаров и услуг, комиссия нажатием кнопки Insert или выберите меню Действия -- Добавить). Заполняем реквизиты документа значениями.

Рис. 7 - Выбор вида документа

На закладке Дополнительно вводим входящий номер и дату документа, так как они указаны в печатной форме приходной накладной, полученной от поставщика (рисунок 8).На закладке Товары указываем товары, выбирая их из списка номенклатуры. Вводим вручную количество и цену товаров в соответствии с теми данными, которые указаны в печатной форме документ (рисунок 9).Для быстрого заполнения табличной части можно вызвать список номенклатуры в режиме подбора (кнопка Подбор над табличной частью документа). Дважды щелкая мышью по выбранным записям, можно перенести эти данные в табличную часть документа (рисунок 10). Если в диалоговом окне подбора установить флаги Количество и Цена, то информацию о количестве и цене товара можно задавать непосредственно при подборе товаров в документ.



Рис. 8 - Поступление товаров и услуг

Рис. 9 - Ввод количества и цены

Рис. 10 - Подбор номенклатуры

Из формы документа Поступление товаров и услуг регистрируем документ «Счет-фактура полученный». Для этого надо щелкнуть по ссылке. Ввести счет-фактуру в нижней левой части формы документа. Программа выдаст сообщение о необходимости проведения документа (рисунок 11). Выбираем ответ. Да. В открывшейся форме документа Счет-фактура полученный заполняем сведения о счете-фактуре, полученном от поставщика, так, как показано на рисунке. Нажимаем кнопку «ОК» в форме документа «Счет-фактура полученный». Закрываем форму документа «Поступление товаров и услуг». Для этого нажимаем на кнопку. Закрыть в нижней части формы документа. Документ зарегистрирован в информационной базе (рисунок 12).

Рис. 11 - Ввод счет - фактуры

Рис.12 - Журнал «Складские документы»

3.2.3 Перемещение товаров со склада

Документ "Перемещение товаров" предназначен для оформления передачи номенклатурных позиций между различными складами: оптовыми, розничными, НТТ. В качестве склада "Отправитель" указывается склад, с которого производится отгрузка товара, а в качестве склада "Получатель" указывается тот склад, на который поступает товар. При перемещении товаров на розничный склад необходимо зафиксировать те цены, по которым товар будет продаваться в розницу (рисунок 13) .В том случае, если товар перемещается в НТТ, то необходимо в документе указать те розничные цены, по которым товар будет продаваться в НТТ (рисунок 14).Закрываем форму документа Перемещение товаров и услуг. Для этого нажимаем на кнопку. Закрыть в нижней части формы документа. Нажимаем печать (рисунок 15).

Рис. 13 - Выбор операции

Рис. 14 - Печатная форма

3.2.4 Установка цен номенклатуры

Документ «Установка цен номенклатуры» предназначен для документального фиксирования изменения отпускных цен (рисунок 15).При проведении документа информация о ценах записывается в регистр сведений «Цены номенклатуры» по каждой позиции номенклатуры. В документ вводится список позиций номенклатуры, и для них назначаются цены. Цены назначаются для единицы хранения номенклатуры. Цены могут быть назначены в любой валюте. В документе также вводится информация о той единице измерения, в которую будут пересчитываться цены при заполнении их по умолчанию в документе. Для типов цен, которые определены как расчетные, в документе нужно задать способ расчета по базовым ценам: «По вхождению базовой цены в диапазон» или «По процентной наценке на базовый тип».

Рис. 15 - Документ «Установка цен»

Для второго способа должен быть указан соответствующий процент наценки (скидки). После этого цены можно рассчитать по базовым ценам, нажав на кнопку «Рассчитать по базовым ценам». Для расчетных цен можно задавать валюту цены и единицу измерения номенклатуры, для которой устанавливается цена. Закрываем форму документа «Установка цен». Для этого нажимаем на кнопку «Закрыть» в нижней части формы документа. Документ зарегистрирован в информационной базе (рисунок 16).



Рис. 16 - Журнал «Установка цен»

По кнопке «Заполнить» мы производим автоматическое заполнение табличной части документа.

Список цен, которые необходимо зарегистрировать или изменить, вводятся в поле «Типы цен» (рисунок 17).

Рис. 17 - Установка типа цен

3.2.5 Возврат товара поставщику

Документ предназначен для оформления возврата поступивших ранее позиций номенклатуры. Возврат товаров может оформляться для поставщика или комитента. Вид произведенной операции - возврат купленного товара или товара, принятого на комиссию, определяется видом договора, указанным в документе. Если выбран вид договора "С поставщиком", то оформляется операция возврата товаров поставщику. Если выбран вид договора "С комитентом", то оформляется операция возврата товаров комитенту. Возврат товаров поставщику оформляется с оптового и розничного склада. Для оформления возврата товаров из НТТ используем документ ""Возврат товаров поставщику из НТТ" (рисунок 18). Оформление возврата товаров поставщику (комитенту) может производиться в два этапа. Например, менеджер отдела закупки выписывает документы, а кладовщик отдает товар поставщику. В этом случае, менеджер оформляет документ, в котором устанавливает вид отгрузки - "По ордеру" и указывает тот склад, с которого товар будет возвращен поставщику (комитенту) (рисунок 19). Кладовщик оформляет документ "Расходный ордер на товары", в котором указывает ранее выписанный документ "Возврат товаров поставщику".

Автоматическое заполнение табличной части документа можно произвести и при нажатии кнопки "Заполнить" в документе. В том случае, если при возврате товаров необходимо оформить счет-фактуру, то на закладке НДС устанавливается флаг "Поставщику выставляется счет-фактура на возврат" и на основании документа "Возврат товаров поставщику" оформляется документ "Счет-фактура выданный" (кнопка "Ввести счет-фактуру" на закладке НДС). Нажимаем «Печать» (рисунок 20).

...