связанные с сервером по сети компьютеры отделов, на которых реализуется логика обработки диалогов с пользователем;

персональные компьютеры на рабочих местах для ввода-вывода данных для пользователей системы.

Ядро системы R/3 образуют 3 связанные между собой программные базовые подсистемы «УЧЕТ», «ЛОГИСТИКА», «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ», а также 3 локальные подсистемы «ОФИС И КОММУНИКАЦИИ», «УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ», «ОТРАСЛЕВЫЕ РЕШЕНИЯ».

Рис. 3. Функциональные блоки системы R3

Базовая система R/3 образует структурные рамки для отдельных систем и программ, обеспечивает оптимальное взаимодействие программ в системной среде и определяет рамки для расширения системы. Наряду с интеграцией программ, единой пользовательской средой, единой системой управления данными и информацией, единой концепцией управления различными процессами, базовая система R/3 содержит инструменты для управления всеми подсистемами и обеспечивает распределение ресурсов и отдельных компонентов системы. Кроме того, система реализует интерфейс для децентрализованных компонентов системы и сторонних систем.

Функциональный блок «Учет и отчетность»

Данный модуль охватывает программные решения для финансового и производственного учета, учета основных средств и контроллинга. Интерфейс для Логистики и Управления персоналом создает возможность единого представления внутрифирменных процессов.

Спектр функций модуля «Финансы» включает программные решения для таких сфер бухгалтерского учета как главная бухгалтерия, учет дебиторской и кредиторской задолженности, а также для сфер финансового контроллинга, финансовых инвестиций, консолидации и контроля финансовых средств. Центральный принцип финансового учета - упорядоченность бухгалтерии: базой всех проводок являются данные первичной учетной документации; центральный элемент интеграции - совместно используемый план счетов, обеспечивающий автоматические проводки всех операций в соответствии с единой классификацией счетов.

Функциональная область «Главная бухгалтерия» поддерживает все функции внешнего учета. Обеспечивается возможность свободного выбора структуры счетов, ведения нескольких главных книг, параллельного ведения главной книги и счетов управленческого учета, формирования различных версий баланса, а также специфической обработку экономической информации для условий конкретного предприятия. Балансы, как и счет прибылей и убытков, базируются на актуальной информации и могут быть сформированы в режиме реального времени.

Модули «Учет дебиторов и кредиторов» наряду с текущим автоматизированным охватом в режиме on-line дебиторской и кредиторской задолженностей реализуют также и классические задачи управления дебиторами и кредиторами (анализ счетов, контроль за поступлением платежей и выставлением претензий, осуществление выплат и выставление векселей, и т.п.). При помощи внутренних информационных потоков осуществляется регулярное информационное обеспечение служб снабжения и сбыта. Интерфейсы с расчетами прибыли и рыночных результатов, а также с управлением наличностью охватывают результативную и финансовую сторону каждого процесса.

Ядром функциональной области «Управление наличностью» является автоматическая организация платежных потоков с учетом всех распределительных процессов. Кроме того, при помощи данного функционального блока осуществляются актуальное представление движения счетов, электронных платежей, расчеты финансовых потоков и поддержка прямого финансового планирования.

Анализ и оптимизация структуры и управление капиталом (финансирование и дефинансирование) поддерживаются функциональным блоком «Управление ценными бумагами».

Связанный с блоком управления активами и другими частями финансов функциональный блок «Консолидация» осуществляет объединение отдельных отчетов в общий отчет концерна. Наряду с отчетами, регламентированными законодательством, могут разрабатываться консолидированные планы и внутригодовые отчеты.

Полностью интегрированный в блок учета модуль «Учет финансовых потоков» поддерживает планирование и регулирование движения, также распределение всех финансовых средств предприятия. Также поддерживается своевременное и детальное бюджетирование, составление отчетности об использовании средств и контроль исполнения бюджетов, регулирование использования средств для инвестиций, производства и поддержки текущей деятельности предприятия.

Спектр функций «Управление основными средствами» дает возможность сопровождать различные позиции основных средств на всем протяжении их жизненного цикла - от этапа планирования инвестиций до утилизации или продажи основных средств, - и охватывает ключевые элементы инвестиционного контроллинга, учета активов, а также техническое управление основными средствами. Благодаря информационной связи с модулями Учета и Логистики открывается возможность сквозного управления активами.

Модуль «Инвестиционный контроллинг» поддерживает планирование, регулирование, контроль инвестиций и дезинвестиций. В распоряжении пользователей имеются также различные альтернативные методы инвестиционных расчетов и имитационных моделей. Модуль «Учет основных средств» обеспечивает учет и обработку информации, связанной с амортизацией, выбытием и поступлением активов, а также с переносом информации с одного счета на другой. Пользователь имеет свободу выбора метода амортизации, способа оценки активов, ставки процента и условий страхования. Модуль «Техническое управление основными средствами» поддерживает осуществление договоров по обслуживанию и ремонту оборудования, а также по планированию и контролю затрат на техническое обслуживание оборудования.

Блок «Контроллинг» является базой, обеспечивающей планирование, ориентированное на результат, регулирование и контроль всех процессов на предприятии. Он включает такие ключевые элементы как учет по местам возникновения затрат, учет объемов производства, краткосрочное планирование и контроль затрат, учет затрат по договорам и проектам, учет затрат по их носителям (с различными видами калькуляции - по штукам, группам, времени), расчет результатов по сегментам рынка, группам продуктов и услуг, расчеты по центрам возникновения прибыли и по процессам. Благодаря данным элементам Контроллинг составляет основу интегрированной УИС. Реализуемые в рамках R/3 сквозные расчеты обеспечивают предприятию возможность монетарного представления последствий изменения программы производства, потенциала и реализации альтернативных мероприятий. В результате формируется интегрированная информационная база целенаправленного управленческого процесса, охватывающая все аспекты деятельности предприятия от снабжения до производства и сбыта.

Модуль «Учет по местам возникновения затрат» обеспечивает планирование и контроль по видам затрат в местах их возникновения. Разные методы учета затрат (например, учет на базе полных плановых затрат, учет затрат по процессам) предполагают использование различных способов калькуляции. Обеспечивается также согласование с бухгалтерским учетом.

Модуль «Учет затрат по договорам и проектам» в рамках интегрированного контроллинга обеспечивает детальный учет в разрезе договоров и проектов. Путем сравнения плановых и фактических показателей обеспечивается возможность текущего контроля.

Модуль «Учет затрат по продуктам» поддерживает калькуляции по продуктам и позволяет планировать затраты на материалы с/без спецификацией и техкартой, и на другие объекты учета затрат, а также позволяет контролировать структуру затрат по их видам и рабочим процессам, прогнозировать затраты по периодам и объектам. Калькуляция затрат на продукт сочетает функции калькуляции затрат на изделие и калькуляции узлов изделий.

Калькуляция затрат на изделие входит в оба модуля: PP (Планирование и регулирование производства) и СО (Контроллинг). Однако калькуляцию затрат на изделие/узел можно проводить и без использования спецификаций и технологических карт, создаваемых в модуле РР, достаточно данных материала, получаемых из модуля ММ.

Модуль «Учет по видам затрат» обеспечивает возможность прогнозировать и анализировать результаты за период по отдельным видам продукции и группам видов продукции. Под видами затрат понимаются соответствующие расходные счета отчета о прибылях и убытках в модуле FI.

Модуль «Учет результата по сегментам рынка» позволяет планировать прибыль и объемы сбыта по видам продукции, договорам и сегментам рынка. Помимо прочего, этот модуль обеспечивает анализ актуальных рынков и позиции предприятия на этих рынках.

Модуль «Учет по местам возникновения прибыли» позволяет определять результаты за период по отдельным подразделениям предприятия. На местах возникновения прибыли показываются результаты, которые выявляются на основе метода учета затрат по обороту и/или на основе метода учета общих затрат.

Модуль «Контроллинг предприятия в целом» - часть банка управленческих моделей EIS (Executive Information System), этот модуль позволяет собирать информацию о подразделениях предприятия и представлять ее при необходимой степени обобщения в форме управленческой информации. Свободное определение структуры отчетов позволяет проводить индивидуализированный анализ и исследования. Управленческая информация (т.е. информация для целей планирования, регулирования и контроля) формируется автоматически в рамках модели открытого информационного склада.

Рис. Модель открытого информационного склада

Эта модель передает управленческую информацию, подготовленную модулями системы R/3, менеджерам на различных уровнях управления. Базой для подготовки такой информации являются информационные системы отдельных модулей (логистика, контроллинг, финансы, персонал). EIS позволяет объединять информацию, получаемую из подразделений предприятия, а также из внешних источников (например, рыночные данные) и тем самым дает возможность высшему руководству быть в курсе всех экономических явлений и процессов на предприятии даже при децентрализованной системе управления.

Функциональный блок «Логистика»

Подсистема «Управление материальными потоками»

Модуль «Структура складского хозяйства» позволяет управлять областями складирования и складскими местами на складе, обрабатывать все существенные проводки и операции, такие как поступление материала, отпуск материала и общее перемещение запасов, отслеживать перемещение запасов, производить инвентаризацию на уровне складских мест, гарантировать соответствие между запасом, проведенным через систему управления запасами, и запасом на складе, осуществлять интеграцию с системами управления материалами, управления продуктами, управления качеством и сбытом.

Модуль «Контроль счетов и оценка запасов» обеспечивает связь между компонентом Управления материальными потоками и компонентами Финансовой бухгалтерией, контроллинга, и бухгалтерского учета основных средств. «Контроль счетов» служит следующим целям:

выполняет процесс заготовки материала, который начинается с заявки на материалы, продолжается в соответствие с операциями закупки и поступления материала и заканчивается поступлением счета-фактуры;

позволяет обрабатывать счета, не возникающие при заготовке материала (например, услуги, расходы, курсовые стоимости, и т.д.);

позволяет обрабатывать кредитовые авизо, ликвидацию счетов или скидок.

«Контроль счетов» не обрабатывает платежи и не проводит анализ счетов. Информация необходимая для этих процессов обрабатывается другими модулями системы.

В задачи «Контроля счетов» также входит:

ввод полученных счетов и кредитовых авизо;

проверка точности счетов в отношении содержания, цен и арифметики;

выполнение проводки бухгалтерского счета соответствующего счету-фактуре;

модификация определенных данных в системе R/3, таких как, открытые позиции и цены материала;

проверка счетов, блокированных из-за расхождения с заказом на поставку.

Модуль «Оценка запасов» содержит следующие рабочие области: операции закупки, управление запасами, контроль счетов. Модуль оценки запасов материалов является связующим между модулями управления материальными потоками и финансовой бухгалтерии, так как он обновляет основные счета финансовой бухгалтерии.

Модуль «Управление запасами материалов и инвентаризация» позволяет: управлять запасами в стоимостном и количественном отношениях, осуществлять планирование, ввод и проверку любых движений запасов материалов, проводить инвентаризацию по следующим методам: инвентаризация на определённую дату, выборочная инвентаризация, периодическая инвентаризация.

Модуль «Планирование Потребности в Материалах» имеет главной целью контроль запасов и, в частности, автоматическое составление проекта заказа для закупок и производства (плановые заказы, заявки или разверстки графиков поставок). Это достигается использованием разнообразных методов планирования потребности в материалах.

Для достижения бесперебойности материальных потоков необходимо постоянное взаимодействие между всеми участниками процесса. Необходимый канал информации обеспечивается тесной интеграцией системы управления запасами в систему R/3 и связью с другими модулями R/3, в том числе: финансами (FI) - система обеспечивает автоматическое обновление не только наличного количества материала по каждому факту поступления или отпуска материала, но и обновление записей соответствующих счетов финансовой бухгалтерии; контроллингом (CO) - интерфейс к системе учета затрат вступает в действие при расходе материала (например, при выдаче материалов для места возникновения затрат); бухгалтерским учётом основных средств (AM) - если материалы, затраченные на основные средства, заказаны извне или выписаны со складов, соответствующие движения товаров контируются на счета запаса основных средств. При этом с помощью модуля бухгалтерского учёта основных средств создается новая отдельная позиция в записях об основных средствах.

Модуль «Планирование и регулирование производства» (PP)

Модуль «Спецификации» является основой для различных видов деятельности по планированию производства на основе данных, содержащихся в спецификациях. Отдел проектирования (CAD) может построить свою работу на основе спецификаций. В системе R/3 существует возможность создания спецификации средствами внешней CAD программы, используя интерфейс CAD. Спецификации используются в планировании потребления материалов (ППМ), для планирования операций и управления производством при подготовке производственного процесса, в управлении заказами на производство для планирования предоставления материала (ППМ).

Модуль «Рабочие места и технологические карты» используются в операциях следующих объектов: единичной технологической карты, календарно-плановых нормативов, стандартной технологической карты, технологической карты контроля, технологической карты ТОРО. Наиболее важными элементами техкарты являются операции, компоненты материала, вспомогательные производственные средства, контрольные признаки. В системе R/3 техкарты используются в производственных заказах, при календарном планировании, при планировании производственных мощностей, в калькуляциях.

Модуль «Производственные заказы» содержит сведения о том, какой материал необходимо произвести, где он должен быть произведен, какие работы для этого необходимо выполнить и к какому сроку, какие ресурсы необходимы в производственном процессе, а также как следует рассчитывать затраты по заказу. Как только планируемый заказ или внутреннее требование появляется с предыдущего уровня планирования (ППМ), управление производством добавляет специфичные для заказа данные (такие как сроки и объемы) к уже существующей информации.

Модуль «Техническое Обслуживание и Ремонт Оборудования» (ТОРО)

Включает в себя следующие основные модули: «Структурирование основных средств», «Спецификации и технологические карты ТОРО», «Планирование ТОРО», «Расчет затрат на ТОРО».

«Структурирование основных средств» обеспечивает логическое структурирование технических объектов на предприятии и предоставляет следующие преимущества: сокращение времени управления объектами, упрощение обработки техобслуживания, существенное сокращение времени ввода данных в обработку техобслуживания, более точная, тщательная и быстрая оценка данных техобслуживания.

«Спецификации и технологические карты ТОРО».В техкартах ТОРО описывается последовательность отдельных мероприятий ТОРО, которые должны регулярно выполняться на техническом объектах, таких как контроль технического состояния, техническое обслуживание, ремонт.

«Планирование ТОРО» используется для того, чтобы оценить, где на производственном предприятии нужны мероприятия по проведению техобслуживания. При этом необходимо учесть обеспечение качества (качество продукции сильно зависит от условий производства на предприятии), сведения за прошлые периоды (что показывают записи за прошлые периоды для основных средств, содержат ли они историю простоев, которые можно было бы предотвратить с помощью обычного технического обслуживания), причина простоя (что вызывает простой основных средств, был ли сбой вызван самим оборудованием).

«Расчет затрат на ТОРО» является важным аспектом произведенных действий по техобслуживанию и ремонту оборудования. Для проведения эффективного техобслуживания и ремонта, а также для планирования проведения будущих задач ТОРО с наименьшими затратами вводится структура затрат. В этой структуре собирается, обобщается и хранится информация о затратах на ТОРО. Вывод затрат особенно важен для ТОРО: он не подчиняется обычным способам учета затрат и должен настраиваться особым образом.

Модуль «Сбыт» (SD).

Модуль «Продажи» включает следующие функциональные области: торговые документы и работа с ними, запросы и предложения, заказы клиентов, соглашения о поставках и контракты, рекламации клиентов, неподтвержденные заказы, информация о продажах и анализ продаж.

Модуль «Отгрузка» включает контроль заказов с наступившим сроком поставки, создание и обработку поставок, контроль готовности материала, комплектование (поддерживается системой управления складами), упаковка поставок, печать и отправление выходных документов отгрузки, проводки отпуска материалов, контроль рабочего списка в отгрузке.

Модуль «Фактурирование» выполняет следующие функции:

· Создание: счетов поставок и услуг, кредитовых и дебетовых авизо по запросам, счетов-проформ.

· Расторжение транзакций фактурирования.

· Выдача бонусов.

· Перенос данных бухучета в финансовую бухгалтерию (модуль FI).

В системе R/3 эти функции осуществляются с помощью различных документов фактуры. Документы фактуры позволяют решать как ежедневные организационно-экономические, так и специальные задачи. Подобно всем компонентам обработки заказов в системе R/3, фактурирование интегрировано в организационные структуры. Наличие связи между фактурированием и финансами увеличивает значимость организационных структур бухгалтерского учета, а также сбытовых организаций.

Модуль «Расчет цен» используется для вычисления цен (для дебиторов и кредиторов) и затрат (для внутренних нужд, например, для учета затрат). В соответствии с конкретными условиями автоматически вычисляются цена брутто, скидки и надбавки.

Модуль «Кредитный менеджмент». На основании самых свежих данных модулей финансов (FI) и сбыта (SD) разрабатывается эффективная кредитная политика, способствующая снижению кредитного риска, в случае превышения кредита производится блокирование соответствующих документов. Кредитный менеджмент предоставляет следующие возможности:

· Автоматическая проверка кредитов, основанная на различных критериях в соответствии с индивидуальными нуждами организации. Существует возможность задания критических точек процесса сбыта для проведения в них автоматической проверки кредита.

· Автоматическое оповещение сотрудников отдела кредитного менеджмента о возникающих критических кредитных ситуациях с помощью электронных систем связи.

· Быстрая и точная проверка кредитной ситуации дебитора лицами, ответственными за предоставление кредита, что дает возможность быстро принять решение о предоставлении кредита в соответствии с кредитной политикой организации и реальным положением дел.

Модуль «Внешняя торговля». Вся логическая цепочка, от импорта сырья, готовых изделий и полуфабрикатов, до продажи товаров и передачи данных модулям планирования потребности в материалах (ППМ) и финансовой бухгалтерии, подвергается заметному влиянию операций внешней торговли. Система R/3 позволяет выполнять основные операции обработки внешней торговли. Для этого используются следующие функции:

ведение данных, относящихся к внешней торговле, в следующих основных записях: основной записи дебитора, основной записи кредитора, основной записи материала, информационной записи закупки;

копирование данных внешней торговли в документы закупки и документы сбыта для дальнейшей обработки;

интерфейс для сбора данных по экспорту.

экспортный контроль.

Обзор программного модуля «Персонал» (HR).

Модуль поддерживает следующие функции: управление основными данными по персоналу, расчет нормативов времени, оценка и статистика затрат на персонал, расчеты заработной платы и окладов, планирование персонала, отбор кандидатов, расчет командировочных расходов.

Обзор локальных подсистем.

Обзор программного модуля «Офис и коммуникации».

Основной функциональный компонент офиса - SAPoffice - это система папок и электронной почты. Почтовая система позволяет отправлять сообщения корреспондентам как внутри организации (другим пользователям R/3 в той же системе), так и вне ее (пользователям R/3 в другой системе, или не пользователям SAP). Для внешней отправки документов используются электронная почта, X.400 или Internet-mail. Пользователям R/3 в другой системе документы посылаются с помощью SAPcomm.

Приложения R/3 используют также - со ссылкой на функцию управления выходными документами - такие компоненты связи, как SAPoffice или SAPcomm для прямой передачи документов (заказов на поставку, счетов, напоминаний и т. д.)

Модуль «Проектная система» (PS).

Модуль представляет собой комплексный инструмент планирования, регулирования, реализации и контроля проектов. Цель - оптимизация хозяйственных процессов на предприятии, а также сокращение объемов рутинной деятельности. При этом поддерживаются различные проекты, например проекты НИОКР, отдельные заказы на единичное производство, инвестиционные и маркетинговые проекты. Модуль обеспечивает решение всех задач в сфере управления проектами независимо от отраслевых особенностей. Интеграция проектной системы в общую структуру R/3 обеспечивает учет требований различных функциональных подразделений, а также поддержку на всех фазах проекта.

Специальный модуль «Отраслевые решения» (IS).

Модуль облегчает применение системы R/3 в банках, страховых компаниях, издательствах, больницах, на электростанциях, нефтеперерабатывающих предприятиях и т.п.

Типичные производственные и коммерческие процессы определяются в рамках специальной ссылочной (референтной) модели. Отраслевые и ориентированные на потребности клиента задачи решаются без сложных модификаций системы путем управления электронными таблицами. Так как рассмотренные выше стандартные модули, несмотря на отвечающую требованиям пользователя параметризацию, все-таки не позволяют покрыть весь спектр пожеланий клиентов, система может быть дополнена внешним программным обеспечением ли самостоятельно разработанными программами, написанными на предлагаемом фирмой SAP AG языке программирования четвертого поколения АВАР/4 (Advanced Business Application Programming).

Лекция 8. Обзор ERP-систем «среднего» класса. Обзор рынка систем. Основной функционал систем, на примере системы Microsoft DynamicsAx

Корпоративная Информационная Система Microsoft Dynamics AX (Microsoft Business Solutions - Axapta) - это современная интегрированная система класса ERP II, созданная для средних и крупных многопрофильных предприятий различных секторов экономики. Система удовлетворяет всем высоким требованиям методологии и идеологии ERP II, при этом она соответствует требованиям российского делопроизводства, что особенно важно для отечественныхпредприятий. Система Microsoft Dynamics AX (Microsoft Business Solutions - Axapta) не только полностью переведена на русский язык, но и настроена на российские стандарты. Так, 24 сентября 2003 года система была сертифицирована Институтом профессиональных бухгалтеров России и рекомендована департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ. Система Microsoft Dynamics AX (Microsoft Business Solutions-Axapta) была также удостоена сертификата Института Профессиональных Бухгалтеров России, специалисты которого подтвердили, что методология продукта соответствует правилам бухгалтерского учета Российской Федерации.

Microsoft Dynamics AX (Microsoft Business Solutions - Axapta) решает важную задачу - объединяет деятельность всех подразделений предприятия на базе единой интегрированной информационной и методологической системы. Мощная технологическая платформа системы Axapta (открытый исходный код модулей, интегрированная среда разработки Morph X, собственный объектно-ориентированный язык программирования X++ и т.д.) поможет предприятию оптимизировать все свои внутренние и внешние бизнес-процессы и добиться новых конкурентных преимуществ, повысив эффективность своей экономической деятельности.



Система обладает очень важной для российских предприятий особенностью - она изначально ориентирована на адаптацию к существующим на предприятии экономическим условиям. Это означает, что, благодаря встроенным в систему средствам разработки и инструментов для интеграции с другими приложениями, центром внедрения становится не столько функциональность системы, сколько бизнес-процессы заказчика.\

Таким образом, при правильном внедрении и грамотной постановке экономических задач возможно создание уникального продукта, идеально подходящего для данного конкретного предприятия и соответствующего при этом мировым и российским экономическим стандартам.

Преимущества Axapta

1. Новые функциональные возможности - качественно новая информация для принятия решений.

o Определение прибыльности отдельных подразделений

o Получение новых аналитических данных по продажам и затратам.

o Встроенные функции кредитного контроля.

2. Ускорение и повышение эффективности учета.

o Сокращение сроков по закрытию отчетности с нескольких недель до нескольких дней.

o Упрощение процесса получения управленческой и международной отчетности.

o Прозрачность системы для аудита.

o Однократный ввод данных, что снимет вероятность многих потенциальных ошибок.

3. Оптимизация бизнес-процессов.

o Улучшение обмена информации между различными службами и подразделениями компании, что существенно сократит издержки производства.

o Возможность анализа и планирования на каждом этапе любой деятельности предприятия. Благодаря системе Axapta пользователь получает консолидированную информацию о любом самом сложном бизнес-процессе компании.

Система Axapta оказывает не только прямой экономический эффект на деятельность фирмы. Некоторые результаты внедрения нельзя оценить в денежном выражении, но недооценивать их роль в развитии бизнеса нельзя. Это, может быть, и:

1. Завоевание большего сегмента рынка за счет улучшения качества обслуживания клиентов и сокращение сроков бизнес-процессов (обслуживание клиентов, выход новой продукции, предоставление новых услуг).

2. Обход критических ситуаций на рынке или, наоборот, использование самых выгодных возможностей благодаря получению своевременной и полной информации о деятельности компании и благодаря самым современным инструментам прогнозирования и планирования.

3. Снижение издержек, связанных с ошибками персонала и выполнением ненужных действий. Система делает все один раз, четко, верно и надежно.

Масштабируемость системы позволяет:

· Внедрять новые модули системы Axapta в процессе эксплуатации, при чем все они совместимы друг с другом и с модулями, которые уже внедрены (функциональная масштабируемость).

· Сохранять высокую производительность и выполнять все функции системы при изменении масштаба деятельности. Если при внедрении была предусмотрена автоматизация 50 рабочих мест, а через год потребовалось их увеличить до 200, работа системы не нарушится, и все новые рабочие места будут обладать теми же возможностями, что и исходные (масштабируемость по мощности).

Финансовый контур

Финансовый контур системы Microsoft Dynamics AX (MBS Axapta) позволяет предприятию автоматизировать все свои финансовые бизнес-процессы, повысить эффективность работы по ведению бухгалтерского, налогового и управленческого учета на предприятии в соответствии с российскими стандартами (РСБУ, МСФО или GAAP) и принятыми нормами отчетности.

Основные модули финансового контура:

· Главная книга

· Денежные средства

· Расчеты с поставщиками

· Расчеты с клиентами

Установка финансового блока системы Microsoft Dynamics AX (MBS Axapta) дает предприятию значительные преимущества, облегчающие деятельность всех подразделений компании:

1. возможность проведения независимого учета сразу в нескольких компаниях, что соответствует требованиям организаций, имеющих несколько офисов, филиалов или дочерних компаний. Консолидация данных может проводиться как в интерактивном режиме, так и путем экспорта/импорта данных.

2. структурированный план счетов. В системе созданы все условия для упрощения и наглядности работы со счетами. По каждому счету устанавливаются валюты, в которых проводятся операции, порядок разнесения операций по кодам аналитики, типы разноски пользователей, имеющих право на выполнение расчетов по данному счету. При этом в финансовых модулях системы, как и в других ее составляющих, реализован принцип сквозного просмотра, позволяющий отслеживать всю документацию и все проводки по данной конкретной операции, что значительно ускоряет и облегчает работу всех отделов предприятия. При учете деятельности нескольких предприятий можно создавать операции сразу в нескольких компаниях, при этом осуществляется автоматическое сохранение данных.

3. интегрированная работа всех составляющих системы. Все модули являются частью одной системы, тесно взаимодействуют друг с другом. Это означает, что на предприятии будет осуществляться оперативное обновление всех данных, которое приводит к получению быстрой и точной финансовой отчетности. При этом, выполняется условие прозрачности информации, в любой момент можно отследить происхождение каждой проводки и посмотреть документ, на основании которого были выполнены обновления.

4. осуществление финансового планирования. В рамках системы возможно прогнозирование ликвидности и бюджетирование предприятия. Бюджеты составляются на любой период и в любой валюте. Возможно автоматическое создание бюджетов. При этом, можно задать связь между созданными бюджетными позициями и, указав правила этой связи, сформировать бюджетную модель для решения вопроса планирования: «Что будет, если…». При получении финансовой отчетности возможно сравнение фактических показателей с бюджетными, на основании которого подсчитываются расхождения. Бюджетирование можно проводить на уровне счетов Главной Книги, отдельных клиентов или поставщиков, а также групп клиентов и поставщиков.

5. удобное формирование отчетности. В системе Microsoft Dynamics AX (MBS Axapta) имеются все основные финансовые и бухгалтерские отчеты: Главная Книга, Оборотно-сальдовая ведомость, Журнал ордер/ведомость и др. Кроме того, создан инструментарий для формирования других отчетностей:

o стандартный генератор отчетов позволяет на базе исходного плана счетов создавать отчетность в корпоративных и международных стандартах (IAS, GAAP и т.д.). Данные отражаются в требуемой валюте.

o российский генератор отчетов позволяет формировать отчеты с использованием шаблонов Microsoft Word и Microsoft Excel, что удобно с точки зрения быстрой модификации шаблонов документов, а также корректировки отчетов вручную по необходимости.

6. надежность и защищенность информации. Благодаря уникальному идентификатору, расширенным средствам настройки прав доступа, в системе обеспечивается высокий уровень безопасности данных. При этом все модули Microsoft Dynamics AX (MBS Axapta) имеют встроенные средства системного контроля, которые не позволяют удалять операции, произведенные в системе.

7. возможность многовалютного учета (конвертация валют, проводки по курсовой/суммовой разнице) с использованием различных языковых режимов. В рамках организованных в системе журналах операций можно указать валюту операции, коды аналитики для проводок, необходимость одобрения операции конкретным пользователем перед разноской по счетам Главной Книги. При этом обеспечивается ежедневное ведение курсов неограниченного числа валют, что позволяет формировать по единому массиву данных отчеты для налоговых органов, управленческие и корпоративные отчеты, решая, таким образом, задачу мультивалютного учета.

Главная книга

Модуль Главная Книга является центральным для большинства процессов в системе MBS Axapta. В нем настраиваются основные элементы бухгалтерского и управленческого учета и представлена вся финансовая деятельность предприятия. На счетах Главной Книги хранится информация об операциях, проведенных в различных модулях системы. В модуле Главная Книга возможно выполнение таких операций, как:

· задание основных финансовых элементов и справочников (планы счетов, картотеки валют, настройки налогового учета, порядок формирования и нумерации финансовых и бухгалтерских документов, счета учета расчетов между компаниями и т.д.);

· ежедневная регистрация хозяйственных операций (оплата от заказчиков, расчеты с подотчетными лицами, начисление налогов, операции по кассе и банку и т.д.);

· финансовое планирование;

· анализ ликвидности;

· переоценка валютных счетов;

· перекладка данных в системы учета в соответствии с международными стандартами;

· расчеты между компаниями и консолидация данных дочерних компаний;

· автоматическое распределение затрат;

· настройка и генерирование отчетности.

Модуль Главная Книга обладает рядом преимуществ, среди которых:

· оперативное обновление. Автоматическое обновление данных в Главной Книге сокращает время, необходимое для обновления и выверки из различных данных вручную. Например, заказ, по которому выписана накладная, автоматически отражается на счетах Главной Книги и на счете клиента. Также возможно отследить происхождение каждой проводки, посмотреть документ, на основании которого была выполнена операция.

· наличие специального графического инструмента для анализа фактических и бюджетных данных в системе (гистограммы, круговые и объемные диаграммы и т.д.). При этом в бюджет Главной Книги возможна интеграция бюджетов, сформированных в рамках других модулей системы, например, бюджет продаж или бюджет по основным средствам.

Денежные средства

Модуль Денежные Средства позволяет пользователю провести комплексную автоматизацию кассовых и банковских операций при тесной интеграции с другими модулями финансового блока:

· Главная книга. Взаимодействие осуществляется путем формирования проводки, как по Кассе, Банку, так и по счетам Главной Книги. Возможно формирование и разноска кассовых ордеров или банковских операций в общем журнале ГК.

· Расчеты с клиентами. Расчеты с поставщиками. Интеграция модулей происходит при учете наличных, безналичных расчетов с контрагентами, расчетов с использованием векселей и аккредитивов. При разноске операций с контрагентами проводки формируются по Клиенту/Поставщику, Кассе, Банку, Главной Книге.

Модуль Денежные средства позволяет автоматизировать проведение операций получения/выдачи наличных средств, создание первичных документов, печати отчетов и т.д. в соответствии с требованиями российского бухгалтерского учета.

В рамках данного модуля возможно выполнение следующих кассовых и банковских операций:

Кассовые операции	Банковские операции
Ведение наличных расчетов	Ведение расчетов по счетам в банках. Счета разного типа, открытые в одном банке, объединяются в группу банка.
Учет поступления и расходования наличных денежных средств	Формирование, подготовка и подтверждение платежного поручения.
Учет кассовых операций в различных валютах	Выверка с выпиской из банка и разнесение банковских журналов по счетам Главной Книги.
Ведение кассовой книги предприятия (типовая форма КО-4)	Формирование реестра простых векселей.
Формирование типовых форм по учету наличных (КО-1, КО-2, КО-3)
Контроль предельного размера расчетов между юридическими лицами
Печать первичных документов и соответствующих отчетов (приходных и расходных кассовых орденов, авансовых отчетов).

Расчеты с клиентами

Модуль Расчеты с клиентами содержит всю необходимую информацию о клиентах компании, располагает инструментами для отслеживания и эффективного управления дебиторской задолженностью и предназначен для выполнения ряда таких операций, как:

1. Выставление клиентам счетов-фактур и кредит-нот;

2. Регистрация клиентских платежей;

3. Регистрация и работа с клиентскими векселями;

4. Сопоставление работ по клиентам;

5. Ведение прейскурантов и условий для предоставления скидок;

6. Печать документов на различных языках;

7. Ведение и отслеживание дебиторских лимитов;

8. Контроль сальдо;

9. Создание отчетов по расчетам с клиентами.

Расчеты с поставщиками

Модуль Расчеты с поставщиками предоставляет инструментарий для расчета предприятия с поставщиками, подрядчиками и прочими кредиторами. Модуль поддерживает различные условия поставки и оплаты, а также позволяет вести расчеты в разных валютах и работать в разных языковых режимах. В рамках данного модуля могут осуществляться такие операции, как:

1. Проведение частичных платежей;

2. Автоматический расчет курсовых разниц;

3. Переоценка валютных счетов расчетов с кредиторами;

4. Регистрация неодобренного счета (накладной);

5. Одобрение накладной (в соответствии с правилами учета предприятия);

6. Сопоставление накладных и платежей;

7. Регистрация счетов-фактур от поставщика;

8. Обработка НДС и формирование книги покупок;

9. Учет операций с подотчетными лицами - формирование авансовых отчетов, контроль выдачи наличных под отчет.

Основные средства

Модуль Основные средства тесно интегрирован с другими модулями системы, выполняет функцию автоматизации учета основных средств, нематериальных активов с момента их постановки на учет до выбытия и позволяет осуществлять следующие операции:

1. Начисление амортизации и отражение в учете других операций с каждым объектом амортизируемого имущества по неограниченному числу моделей учета - в соответствии, например, с требованиями российского бухгалтерского и налогового учетов, международного корпоративного и управленческого учета.

2. Формирование регламентированной российской отчетности (типовые формы №№ ОС-1, ОС-1а, ОС-2, ОС-3, ОС-4, ОС - 4а, ОС-6, ОС-14 и т.д.).

3. Сохранение подготовленных отчетов в форматах Microsoft Word и Excel, ведение архива подготовленных документов.

4. Настройка неограниченного количества различных схем амортизации, групп основных средств и профилей разноски операций в Главную книгу.

5. Начисление износа пропорционально количеству выпущенной продукции и пробегу автотранспортных средств; в соответствии со Справочником единых норм амортизационных отчислений; и возможность распределения начисленного износа по счетам производственных и непроизводственных затрат пропорционально применению объектов основных средств (зданий, сооружений).

6. Учет арендованных и сданных в аренду основных средств.

7. Изменение сроков службы основных средств при капитальном ремонте или переоценке стоимости. Сохранение истории таких операций с отражением в соответствующих отчетах.

8. Проведение инвентаризации основных средств по подразделениям.

9. Учет перемещений основных средств и нематериальных активов, как между подразделениями внутри компании, так и между компаниями.

10. Выполнение переоценки объектов амортизируемого имущества и начисленной амортизации, как по рыночной стоимости (вручную), так и по коэффициентам.

11. Учет основных средств и нематериальных активов в валюте для иностранных представительств с перерасчетом рублевого эквивалента стоимости и начисленной амортизации.

12. Налоговый учет амортизируемого имущества.

13. Планирование и бюджетирование.

Все операции осуществляются одновременно с использованием неограниченного количества моделей учета в одной компании. Для каждой модели определяется валюта, профиль разноски, коды финансовых аналитик и т.д. Модуль Основные средства позволяет проводить любые необходимые операции по ведению налогового учета (операции по расчету, учету амортизации и амортизируемых средств, формирование налоговых проводок и т.д.).

Для расчета амортизации в системе реализованы следующие методы:

· Линейный метод (метод равномерного начисления).

· Нелинейный метод (для налогового учета).

· Метод уменьшаемого остатка.

· Метод с использованием суммы лет срока полезного использования объекта.

· Метод списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции.

· Метод расчета вручную (с использованием графика амортизации).

Производство

Для оптимизации производственного процесса система Axapta предлагает предприятию полнофункциональное решение для управления производством. Разработанный с учетом новейших технологий и в соответствии с международными и российскими стандартами, производственный контур является отдельной функциональной частью системы и состоит из нескольких модулей:

1. Модуль Управление запасами. В производственном контуре используется его функционал работы со спецификациями:

· Разработка, конфигурирование, расчет спецификаций

· Создание версий спецификаций

· Расчет потребления компонентов для производства спецификаций.

2. Модуль Производство. Центральный модуль контура, осуществляющий создание и управление производственными заказами:

· Планирование заданий и операций

· Расчет потребления

· Пошаговый мониторинг производственного процесса

· Калькуляция издержек и себестоимости произведенной продукции

· Создание маршрутов и версий маршрутов

3. Модуль Сводное планирование. Данный модуль позволяет оптимизировать производство на предприятии за счет совместного использования различных инструментов планирования и прогнозирования:

· Резервирование материалов и производственных мощностей

· Прогнозирование, бюджетирование и автоматизированный расчет необходимых поставок.

1. Контроль над складскими запасами и технологией производства любого типа.

2. Информация о состоянии производственного запаса и его контроль.

3. Расчет потребностей в необходимых для производства материалах.

4. Регулирование процесса поставок комплектующих.

5. Планирование производства с учетом любых изменений.

6. Моделирование и конфигурация продукции.

7. Составление маршрутов производства.

8. Удобный интерфейс и гибкая система настройки.

Производственные модули тесно взаимосвязаны между собой, а также с другими модулями системы, что обеспечивает надежную, эффективную и качественную работу всего предприятия:

Управление проектами

Система Axapta предоставляет прекрасные возможности для эффективного управления проектами разных типов. В модуле Проект проектирование осуществляется на основе методологии, принятой Международным Институтом Управления Проектами (www.pmi.org) с учетом следующих этапов:

В Microsoft Dynamics AX (Microsoft Axapta) представлены проекты следующих типов:

1. Внутренние проекты. Внутренние проекты характеризуются затратами, возмещаемыми самим предприятием, так как проекты ведутся для решения внутренних проблем, как, например, регистрация времени, потраченного сотрудниками на обучение, отпуск или время болезни, а также затраты, связанные с проведением внутренних мероприятий (празднование Нового Года, семинары, выставки и т.д.).

2. Внешние проекты. Внешние проекты ведутся с целью получения предприятием прибыли и могут быть трех видов:

· Проекты типа «Время и расходы». В проектах этого типа (например, установка оборудования, проведение консультаций) цена не фиксируется, и счета выставляются по мере возникновения расходов и на основе цен на момент операции. При длительных проектах могут использоваться счета незавершенного производства и начисленной реализации.

· Проекты с фиксированной ценой. Цена подобного проекта ( например, установка систем программного обеспечения, строительство сооружений) фиксируется на этапе заключения контракта и отражается в планах платежей. Затраты по проекту не находят отражения в счетах. Соответственно, доходы не могут быть прямо соотнесены с расходами, и используются такие типы учета прибыли, как определение затрат и доходов только по завершению проекта и по каждому периоду.

· Проекты типа Сводка. Проекты типа «Сводка» служат для обобщения информации по нескольким проектам в один. По проектам типа «Сводка» нельзя регистрировать операции, что означает невозможность выставлять счета.

В распоряжении пользователя мощный инструмент планирования, ведения и анализа результатов проектов, позволяющий работать с проектами любой срочности и сложности:

1. возможность использовать данные из других модулей системы (например, справочники модуля Расчеты с клиентами или конфигурации номенклатурных единиц).

2. развитый графический инструментарий (возможность анализа данных на диаграмме Ганта).

3. широкий выбор статистических инструментов (статистика предоставляется различными способами: в общей форме, с помощью стандартных отчетов или сводных таблиц с использованием технологии OLAP).

Внедрение модуля Проект предоставит предприятию ряд важных преимуществ, результатом которых станет слаженная работа компании, эффективное и своевременное выполнение задач, снижение издержек по проектированию:

1. Легкое управление сложными проектами обеспечивается их иерархической структурой, позволяющей работать одновременно с проектами любых типов и разбивать крупные проекты на более мелкие. Результатом становится быстрый и простой контроль и управление.

2. Удобное выставление счетов по проектам. Не надо вводить многократно данные по клиенту, можно выставлять счета сразу по нескольким проектам в разрезе одного Счета по проектам

3. Автоматический мониторинг и контроль затрат. За определения типа затрат (возмещаемые клиентом или самим предприятием) отвечает функционал Статуса отчетов.

4. Эффективное управление процессом реализации проекта. Система позволяет регистрировать часы, затраты, доходы и номенклатурные единицы по проектам, составлять графики работ для конкретных проектных групп, анализировать результат с помощью диаграмм Ганта.

Лекция 9. Обзор ERP-систем «малого» класса. Обзор рынка систем. Основной функционал систем, на примере системы 1С или БОСС

Описание интегрированного пакета «БОСС»

«БОСС» компании АйТи является комплексной автоматизированной системой, разработанной для крупных корпораций, производственных и торговых объединений на базе Oracle7 Server. «БОСС-Корпорация» представляет собой комплекс программ, автоматизирующих определенные бизнес-процессы. Менее мощная система, у которой есть ограничения по количеству рабочих мест в сети - автоматизированная система «БОСС-Компания», реализованная на Scalable SQL Server фирмы Pervasive Software. Каждый её программный модуль может функционировать как отдельный продукт в течении длительного времени, но при необходимости, по желанию заказчика дополняется автоматизированными рабочими местами и интегрируется с другими модулями. «БОСС-Корпорация» - мощная многопользовательская система, которая может консолидировать данные модулей «БОСС-Компания».

В процессе создания системы для крупной компании используются базовые модули системы, проводится детальное обследование, формирующее требования к составу систем оперативного сбора информации, документооборота, системы управления производством и финансами, проводится постановка задачи. Поэтому характерной особенностью системы является индивидуальность и четкая направленность на конкретного заказчика. Такой вариант интегрированной системы является заказным.

Система «БОСС-Корпорация» состоит из базовых модулей и модулей, учитывающих специфику конкретных отраслей (рис. 4).



Рис. Модульная структура системы БОСС-КОРПОРАЦИЯ

Базовые модули:

Администратор и нормативно-справочная информация;

Главная бухгалтерия (управление методологией ведения бухгалтерского учета, регистрация и контроль хозяйственных операций, формирование внутренней бухгалтерской и аналитической отчетности, формирование внешней бухгалтерской отчетности);

Финансовое планирование (бюджетирование);

Финансовый анализ;

Финансовый контроллинг;

Расчеты (управление безналичными и наличными денежными средствами, управление подотчетными суммами, расчеты с поставщиками, расчеты с покупателями);

Основные средства;

Управление персоналом (штатное расписание, учет кадров, зарплата).

Отраслевые и специфические модули предназначенные для автоматизации следующих производственных процессов:

Управление проектами;

Управление производством;

Документооборот;

Управление закупками;

Управление запасами;

Реализация.

Далее будут рассмотрены модули системы «БОСС-Компания», которые могут внедряться отдельно и интегрироваться в единую систему.

Модуль Инструментальное средство разработки - «БОСС-Администратор».

Модуль состоит из средства администрирования, словаря БД, средства разработки программ, средства запуска программ. Модуль обеспечивает разграничение прав доступа, поддерживает работоспособность системы, настройку, модификацию и развитие системы, администрирование и менеджмент словаря базы данных.

Модуль Бухгалтерский учет и отчетность - «БОСС-Бухгалтер

Модуль Бухгалтерский учет и отчетность - «БОСС-Бухгалтер» предназначен для ведения бухгалтерского учета и обеспечивает настройку системы на любой план счетов, ведение одновременно нескольких планов счетов, работу с несколькими Главными книгами, консолидацию баланса, поддержку неограниченного уровня аналитического учета и формирование различных аналитических категорий, ведение хозяйственных операций, работу с единичными проводками так и в пакетном режиме, поддержку любой схемы учета (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, таблично-автоматизированную и др.), мультивалютный учет, отчетность в стандартах GAAP.

Специализированные рабочие места модуля «БОСС-Бухгалтер» позволяют вести учет кассовых операций, учет операций на расчетных счетах, учет расчетов с подотчетными лицами, учет расчетов с контрагентами, учет основных средств, учет материальных ценностей, складской учет.

...