Информационные технологии в менеджменте и управлении

Программное обеспечение подобных задач выполнено в виде отдельных модулей или подсистем, которые являются составной частью программного обеспечения комплексной системы автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Существует целый ряд задач финансового менеджмента, требующих использования как внутренней, так и внешней информации. Вне зависимости от применяемых на предприятии информационных технологий решение таких задач, как правило, осуществляется в автономном режиме, предполагает использование соответствующих пакетов прикладных программ и включает все указанные процедуры обработки информации.

Типичным представителем этого класса является задача анализа и подготовки технико-экономического обоснования (ТЭО) инвестиционных проектов (ИП). Наиболее популярными программами, используемыми для ее решения, в настоящее время являются отечественные продукты Project Expert (PRO-INQEST Consulting) и «Альт- Инвест» («Альт»).

Программа Project Expert конструктивно реализована в виде наборов независимых модулей, доступ к которым осуществляется из диалоговой формы-меню путем выбора закладки (темы) соответствующего раздела, реализующего тот или иной этап проектирования.

Имеются следующие 9 разделов: «Проект», «Компания», «Окружение» «Инвестиционный план», «Операционный план», «Финансирование», «Результаты», «Анализ проекта», «Актуализация».

Вызов требуемого модуля внутри каждого раздела осуществляется путем нажатия соответствующей кнопки с пиктограммой. Несмотря на то, что вызов модулей может осуществляться в любой последовательности, при отсутствии требуемых исходных данных доступ к не- которым из них может быть заблокирован.

Программа «Альт-Инвест» представляет собой рабочую книгу ППП Excel, состоящую из следующих взаимосвязанных листов:

TITLE -- лист, содержащий функциональные кнопки установка защиты формул, выбора языка и шрифтового оформления таблиц;

MAIN -- содержит основные расчетные таблицы;

SENS -- содержит таблицы для настройки и проведения анализа чувствительности;

SALES&COSTS ... SENS (II) -- 11 листов диаграмм, построенных по результатам расчета и анализа ИП;

REPORT -- предназначен для автоматической подготовки таблиц, выводимых на печать.

Переход к нужным листам или разделам рабочей книги осуществляется двумя способами: любыми допустимыми в среде EXCEL методами и посредством выбора пункта Переход по таблицам специальной темы меню АИ, автоматически добавляемой к главному меню EXCEL.

Ядром программы «Альт-Инвест» является лист MAIN, содержащий взаимосвязанные таблицы, с помощью которых осуществляются описание, расчеты и формирование результатной информации по проекту. По функциональному назначению таблицы листа MAIN могут быть объединены в следующие блоки: общие и внешние данные; описания выручки по проекту; описания себестоимости продукции; описания инвестиционных затрат; описания источников финансирования; результирующие формы.

Для удобства пользователя в программе «Альт-Инвест» для отображения информации используются 4 основных цвета:

* зеленый -- ячейки для ввода исходных данных по проекту;

* черный -- значения, рассчитываемые автоматически;

* синий -- регулируемые условия расчетов;

* красный -- отрицательные значения показателей.

Рассмотрим технологию решения задачи с использованием названных программных средств.

В общем случае управление ИП включает следующие стадии:

* подготовка инвестиционного предложения;

* разработка ТЭО;

* анализ эффективности ИП для его участников;

* реализация ИП и контроль за ходом его исполнения.

Задача оценки ИП включает первые три перечисленные стадии, определяющие объемы и степень детализации требуемой исходной информации.

Несмотря на конструктивные различия ППП Project Expert и «Альт-Инвест» решение рассматриваемой задачи на ПК с их применением может быть представлено в виде следующих этапов, или шагов:

1) информационное описание проекта.

2) определение потребности в финансировании и выбор его стратегии.

3) формирование и печать отчетов.

4) оценка эффективности проекта для его участников.

5) анализ и моделирование показателей эффективности с учетом рисков и неопределенности.

Информационное описание проекта -- наиболее трудоемкий этап, требующий тщательной подготовительной работы по сбору и обработке исходных данных. По различным оценкам, на долю этого этапа приходится от 50 до 90% всех трудозатрат при решении задач оценки ИП.

В программе Project Expert данный этап реализуют модули следующих разделов: Проект, Компания, Окружение, Инвестиционный план, Операционный план.

В программе «Альт-Инвест» для этих целей предусмотрены соответствующие блоки таблиц.

Г Информацию, используемую в процессе оценки ИП, можно условно разделить на внешнюю, общую и внутреннюю.

Внешняя информация должна отражать основные сведения об экономическом окружении проекта: прогнозные оценки инфляции, валютных курсов, особенности системы налогообложения и т.п.

Перечень, ставки и условия осуществления налоговых платежей задаются в специальной таблице «Налоги и платежи во внебюджетные фонды» блока описания источников финансирования по проекту.

В программе Project Expert ввод подобной информации осуществляется посредством выбора соответствующих модулей раздела Окружение.

Общая информация о проекте, как правило, включает: дату начала и длительность проекта; перечень продуктов и (или) услуг; валюты, используемые для расчетов и платежных операций на внутреннем и внешнем рынках; применяемые единицы измерения и др.

Описание этой информации в программе Project Expert осуществляется в разделе Проект. В «Альт-Инвест» необходимые данные вводятся в таблицы Общие данные и Объем реализации. Как следует в программе Project Expert реализована возможность защиты информации проекта от несанкционированного доступа (модуль Защита), осуществляемая путем ввода специального пароля. В силу конструктивных особенностей защита проекта в программе «Альт-Инвест» возможна лишь путем скрытия формул расчетов, а также на уровне среды EXCEL, в виде запрета внесения изменений в таблицы рабочей книги.

Для действующего предприятия необходимо также описать финансовое и имущественное состояние на начало проекта (т. е. стартовый баланс), отразив структуру и состав имеющихся в наличие активов, обязательств и капитала.

В программе Project Expert стартовые условия реализации проекта описываются посредством модулей раздела Компания.

В «Альт-Инвест» необходимые данные вводятся в таблицу Балансовый отчет на дату начала осуществления проекта (графа «период 0»).

Внутренняя информация о проекте включает: объемы и реализации производства продукции и услуг с разбивкой по периодам; цены на производимую продукцию; данные о производственных затратах и накладных расходах; данные об используемых активах и ресурсах; сведения о персонале и заработной плате и т.п.

Внутренняя информация о проекте в программе Project Expert задается с помощью модулей разделов Инвестиционный план и Операционный план. При этом возможно построение календарного плана выполнения работ с указанием сроков и стоимостных объемов используемых ресурсов.

Данный модуль позволяет учитывать различные условия поставок, оплаты продукции покупателями (по факту, аванс, в кредит, нетрадиционные схемы), изменения цен на товары и услуги.

Аналогичные формы используются для ввода информации и в других разделах программы.

В программе «Альт-Инвест» для выполнения аналогичных функций предусмотрен комплекс таблиц следующих блоков: Объем реализации, Отпускные цены, Выручка от реализации (блок описания выручки по проекту), Расход сырья и материалов, Цены на сырье и материалы, Затраты на сырье и материалы, Численность и заработная плата, Себестоимость (блок описания себестоимости продукции); Постоянные активы, Лизинг, Нормируемые текущие активы, Нормируемые текущие пассивы (блок описания инвестиционных затрат по проекту).

Следующим шагом решения рассматриваемой задачи является определение потребности в финансировании и разработка его стратегии. Для определения потребности в финансировании следует произвести предварительный расчет проекта, выполняемый программами автоматически. В результате предварительного расчета определяется объем денежных средств, необходимый и достаточный для покрытия дефицита капитала в каждый расчетный период времени.

После определения потребности в финансировании можно приступать к разработке его стратегии. В обеих программах пользователь имеет возможность выбрать и смоделировать следующие стратегии финансирования:

* выпуск акционерного капитала;

* привлечение заемного капитала (например, банковских кредитов);

* заключение лизинговых сделок.

В процессе разработки стратегии финансирования проекта пользователь имеет возможность моделировать объемы и периодичность выплачиваемых процентов или дивидендов, а также планы реинвестирования свободных денежных средств, например: помещение на депозит в коммерческом банке, приобретение ценных бумаг и др. Обе программы предоставляют развитые средства для моделирования соответствующих расчетов, оптимизации стоимости заемных средств, разработки различных схем выплат, автоматического определения всех необходимых параметров сделок по привлечению капитала.

В программе Project Expert расчет потребности в финансировании проекта и разработка его стратегии осуществляются с помощью модулей раздела Финансирование.

В программе «Альт-Инвест» аналогичные расчеты выполняются и моделируются в таблицах блока описания источников финансирования: Источники финансирования, Кредиты в местной валюте, Кредиты в иностранной валюте, Сводная ведомость выплат по кредитам.

Сущность этапа формирование и печать отчетов по проекту заключается в обеспечении пользователя всей информацией о проекте в виде, удобном для принятия решений. В теории и практике оценки ИП для предприятий реального сектора принятие решений обычно базируется на критериях финансовой и экономической эффективности. Обе группы критериев взаимодополняют друг друга.

Критерии первой группы характеризуют финансовую состоятельность проекта -- его ликвидность, платежеспособность, рентабельность и т.д.

Вторая группа критериев отражает потенциальную способность проекта сохранить стоимость вложенных средств и обеспечить необходимый или требуемый уровень их прироста.

В условиях применения АИТ расчеты критериев оценки финансовой и экономической эффективности ИП полностью автоматизированы.

Оценка финансовой состоятельности проекта базируется на формах прогнозной финансовой отчетности, основными элементами которой, как правило, являются:

* отчет о прибылях и убытках;

* бухгалтерский баланс;

* отчет о движении денежных средств;

* отчет о распределении прибыли.

По данным прогнозной отчетности рассчитываются различные показатели финансовой состоятельности проекта для каждого периода его жизненного цикла.

Обе рассматриваемые программы позволяют автоматически получить все необходимые формы прогнозной отчетности.

В программе Project Expert предусмотрен специальный генератор отчета, который обеспечивает компоновку и редактирование отчета по желанию пользователя. В отчет могут быть встроены не только стандартные графики и таблицы, но также таблицы и графики, построенные пользователем при помощи специального редактора. Процедура получения отчетности реализуется с помощью модулей раздела Результаты. Расчет финансовых показателей осуществляется в разделе Анализ проекта.

В процессе просмотра итоговых таблиц можно использовать вспомогательные функции, которые позволяют изменять форматы таблиц, получать графическое представление данных, распечатывать отчет или импортировать данные в другие приложения.

В программе «Альт-Инвест» показатели финансовой состоятельности проекта содержатся в следующих таблицах блока Результирующие формы: Отчет о прибыли, Приложение к отчету о прибыли, Отчет о движении денежных средств, Балансовый отчет, Показатели финансовой состоятельности проекта. Фрагмент таблиц этого блока с результатами анализа финансовой эффективности. При выводе результатов на печать таблицы могут быть оформлены в виде сводного отчета на специальном листе REPORT.

Оценка экономической эффективности проекта заключается в определении его реальной нормы доходности для различных участников: предприятий, инвесторов, кредиторов, органов государственного и муниципального управления ит.д. При этом используются две группы критериев: статические (простая норма прибыли, средняя норма прибыли, срок окупаемости) и дисконтные, позволяющие учитывать временную стоимость денежных средств (чистая приведенная стоимость-- NPV, внутренняя норма рентабельности -- IRR, модифицированная внутренняя норма рентабельности -- МЛИ, дисконтированный срок окупаемости -- PB и др.).

В программе Project Expert расчет, анализ и моделирование показателей экономической эффективности осуществляют с помощью модулей раздела Анализ проекта.

Модуль Эффективность инвестиций позволяет осуществить и расчет анализа как основных, так и дополнительных показателей оценки, таких, как индекс рентабельности и длительность, или дюрация. Последний дает информацию о среднем сроке до момента окупаемости проекта с учетом дисконтирования потока платежей. Другими словами, он показывает период времени до момента, когда проект начнет давать прибыль, или точку равновесия потока платежей.

В программе «Альт-Инвест» результаты расчетов экономической эффективности инвестиций отражены в таблицах Эффективность полных инвестиционных затрат, Эффективность инвестирования собственных средств, Основные показатели проекта.

Помимо этого в программе предусмотрена возможность анализа эффективности проекта по отношению к федеральному и местному бюджетам (таблица Бюджетная эффективность).

В условиях рынка при колебаниях цен на сырье и материалы, спроса на продукцию, процентных ставок, курсов валют и акций движение денежных средств в ходе реализации проекта может существенно отклоняться от запланированного.

Поэтому важнейшим этапом оценки инвестиционного проекта являются анализ и моделирование полученных результатов с учетом рисков и неопределенности внешней среды.

Реализация инвестиционных проектов влечет за собой возникновение трех видов риска.

1. Собственный риск проекта -- риск того, что реальные поступления денежных средств (а следовательно, и ожидаемая доходность) в ходе его реализации будут сильно отличаться от запланированных.

2. Корпоративный, или внутрифирменный, риск, обусловленный влиянием, которое может оказать ход реализации проекта на финансовое состояние данной хозяйственной единицы.

3. Рыночный риск, характеризующий влияние, которое может оказать реализация проекта на изменение рыночной стоимости фирмы.

Существующие в настоящее время программы для оценки ИП позволяют анализировать в основном только собственные риски.

Существует множество подходов и методов проведения подобного анализа. К наиболее распространенным из них следует отнести: метод корректировки нормы дисконта; метод достоверных эквивалентов (коэффициентов достоверности); анализ чувствительности критериев эффективности (NPV, IRR и др.); метод сценариев; анализ критических точек (точек безубыточности); анализ вероятностных распределений потоков платежей; деревья решений; метод Монте-Карло (имитационное моделирование) и др.

Однако на практике наиболее часто осуществляют анализ чувствительности и определение запаса прочности ключевых результатных показателей к изменениям входных параметров.

Подобный анализ сводится к исследованию зависимости некоторого результатного показателя от вариации значений показателей, участвующих в его определении. Другими словами, этот метод позволяет получить ответы на вопросы вида: что будет с результатной величиной, если изменится значение некоторых исходных величин? Отсюда его второе название -- анализ «что будет, если» (what if analysis).

Популярность данного метода в бизнесе настолько велика, что в EXCEL реализован специальный инструмент, автоматизирующий его проведение, получивший название Таблицы подстановки. Именно этот инструмент используется в программе «Альт-Инвест» при анализе чувствительности ИП, для проведения которого в ней предусмотрен специальный лист SENS.

Проведение подобного анализа предполагает выполнение следующих шагов.

1. Задается взаимосвязь между исходными и результирующим показателями в виде математического уравнения или неравенства, реализованного соответствующей формулой в EXCEL.

2. Определяются наиболее вероятные значения для исходных показателей и возможные диапазоны их изменений.

3. Путем изменения значений исходных показателей исследуется их влияние на конечный результат.

Процедура анализа чувствительности в среде EXCEL с использованием инструмента Таблицы подстановки предполагает одновременное изменение не более двух исходных показателей. Поэтому программа «Альт-Инвест» допускает проведение только одно- или двух-параметрического анализа. Пример листа SENS с исходными данными и результатами расчетов.

Следует отметить, что реализация программы «Альт-Инвест» в среде EXCEL автоматически делает доступным для пользователя весь его богатейший набор аналитических инструментов. Применение этих инструментов позволяет быстро и эффективно реализовать другие методы оценки рисков, такие, как анализ сценариев, анализ вероятностных распределений, имитационное моделирование (метод Монте-Карло).

В программе Project Expert решение данной задачи осуществляется в разделе Анализ проектов с помощью модулей Анализ чувствительности, Анализ безубыточности и Монте-Карло.

В верхней части диалога с левой стороны представлен список параметров, которые используются в анализе чувствительности в качестве переменных. С помощью кнопок Добавить и Удалить пользовал может самостоятельно выбрать требуемые для анализа показатели и задать диапазоны их изменений.

Вверху, справа содержится список показателей, чувствительность которых исследуется. Окно в нижней части диалога предназначается для формирования итоговой таблицы с результатами анализа, которая заполняется в результате расчета.

Нажатием кнопки Пересчитать запускается процедура расчета, в процессе выполнения которой итоговая таблица заполняется значениями показателей эффективности. Значения каждого показателя можно рассмотреть, выбрав его название в поле со списком, расположенном в верхней части диалога. Наглядное отображение зависимости показателя от ставки дисконтирования можно получить, нажав на кнопку График.

Соответствующие диалоговые формы предусмотрены для проведения анализа рисков с использованием метода Монте-Карло и определения точки безубыточности по видам продукции.

Результаты, полученные на двух заключительных шагах анализа ИП, служат основой для принятия управленческих решений.

В случае, если результаты проведенного анализа показали привлекательности проекта для основных участников, вероятность осуществления его следующей и главной стадии -- реализации будет весьма высока.

Результаты реализации проекта в условиях рынка во многом зависят от влияния различных факторов, значения которых трудно, а порой невозможно предсказать на стадии планирования. Выбранный сценарий развития проекта строится на определенных и часто субъективных предположениях, поэтому ни один даже тщательно проработанный проект не может быть реализован в точном соответствии с ранее намеченным планом. Поэтому в ходе реализации проекта возникает необходимость в решении еще одной важной задачи -- контроле за его исполнением.

Для эффективного управления процессом реализации проекта необходимо обеспечить «обратную связь». Менеджер должен иметь возможность регулярно и своевременно получать и обрабатывать актуальную информацию о состоянии проекта, оперативно вносить необходимые коррективы по ходу его исполнения.

В программе Project Expert предусмотрены специальные средства для осуществления контроля и мониторинга за ходом выполнения проекта. Эти процедуры реализуют модули раздела Актуализация. Оперативные данные могут вводиться по мере поступления или периодически. На основе сравнения текущих и проектных данных формируется отчет о рассогласованиях плановой и фактической информации, который может быть использован при контроле за ходом выполнения проекта.

В программе «Альт-Инвест» функция контроля за ходом выполнения проекта может быть реализована путем непосредственной замены в соответствующих таблицах проектных данных фактическими по мере поступления последних и автоматическом пересчете ключевых параметров.

В рыночной экономике управление финансами является одной из основных и приоритетных задач, стоящей перед любым предприятием независимо от формы организации, сферы и масштабов его деятельности. Приоритетность этого направления в системе целей управления экономическим объектом обусловлена особой ролью финансов, представляющих собой единственный вид ресурсов, способный трансформироваться непосредственно и с наименьшим интервалом времени в любой другой.

Система финансового менеджмента состоит из объекта и субъекта управления, т. е. управляемой и управляющей подсистем. Объектом управления в данной системе выступают финансовые ресурсы и финансовые отношения между хозяйствующими субъектами, а также различными звеньями финансовой системы.

В составе управляющей подсистемы финансового менеджмента можно выделить правовое, организационное, методическое, кадровое, информационное, техническое и программное обеспечение.

В широком смысле к информационному обеспечению в финансовом менеджменте можно отнести любую информацию, используемую в процессе принятия управленческих решений, которая по источникам формирования и отношению к управляемому объекту может быть разделена на внутреннюю и внешнюю.

К внутренней относится информация, которая генерируется в процессе функционирования предприятия и формируется специалистами его различных подразделений -- бухгалтерии, маркетинга, материально-технического снабжения, сбыта, финансового отдела и т.д. Ее важнейшим элементом является финансовая отчетность предприятия, характеризующая результаты его хозяйственной деятельности за определенный период времени.

Основная доля информационных потребностей финансового менеджера приходится на внешнюю по отношению к объекту управления информацию. Подобная информация формируется и может быть получена на информационном рынке.

В составе внешней, или деловой, информации условно выделяют: макроэкономическую, финансовую, биржевую, коммерческую и статистическую информацию, а также деловые новости. Основными поставщиками информационных продуктов и услуг в сфере деловой информации являются: службы обмена информацией между финансовыми институтами; специализированные агентства и службы, ориентированные на профессиональных инвесторов; агентства и службы, ориентированные на потребительский рынок. Предоставляемые ими информационные продукты и услуги доступны в следующих формах: в реальном масштабе времени; в виде баз данных на магнитных носителях или с доступом on-line; специализированные обзоры в электронном или печатном виде; материалы периодических деловых изданий.

Техническое обеспечение управляющей подсистемы финансового менеджмента составляют современные средства вычислительной и телекоммуникационной техники, позволяющие максимально оптимизировать и рационализировать процедуры сбора, передачи и преобразования информации. Основой технических решений являются высокопроизводительные персональные компьютеры, реализующие АРМ специалиста и функционирующие автономно либо объединенные в сети на базе технологий «файл-сервер», «клиент-сервер» или интранет, обеспечивающих эффективное распределение вычисли- тельных и информационных ресурсов между различными категориями пользователей.

Программное обеспечение управляющей подсистемы финансового менеджмента обеспечивает функционирование ее технического комплекса, решение функциональных задач и взаимодействие пользователей-специалистов с компьютером. Выделяют общее (системное) и специальное (прикладное) программное обеспечение. Системное ПО предназначено для общего управления и реализации вычислительного процесса на ЭВМ, работающей автономно или в сети.

Специальное ПО предназначено для решение конкретных задач пользователя. В настоящее время существует множество автономных программ и программных комплексов, которые можно разделить на следующие классы: комплексные системы управления предприятиями; табличные процессоры; пакеты для решения задач фундаментального анализа; пакеты для решения задач технического анализа; статистические и математические пакеты программ; системы искусственного интеллекта (ИИ).

Основной тенденцией развития программных средств для поддержки финансовых решений является стремление ведущих разработчиков предоставить потребителю комплекс совместимых и взаимодействующих между собой продуктов различных классов в целях наиболее полного удовлетворения его запросов. В этой связи при решении проблемы автоматизации труда финансовых менеджеров и аналитиков целесообразно использовать линию продуктов одного производителя, в наибольшей степени удовлетворяющую требованиям и специфике конкретного предприятия.

Технология решения задач финансового менеджмента в условиях АИТ включает выполнение следующих процедур: сбор и подготовку информации; обработку, накопление и хранение данных; моделирование данных; формирование результатной информации; передачу информации лицу, принимающему 3 решения; принятие решения. Типичной задачей, предполагающей выполнение всех технологических процедур, является анализ и подготовка технико-экономического обоснования (ТЭО) инвестиционных проектов (ИП). Наиболее популярными программами, используемыми для ее решения, являются отечественные продукты Project Expert (PRO-INVEST Consulting) и «Альт-Инвест» («Альт»).

Анализ инвестиционного проекта в условиях ИТ может быть, представлен в виде следующих этапов: информационное описание проекта, определение потребности в финансировании и . выбор его стратегии, формирование и печать отчетов, оценка эффективности проекта для его участников, анализ и моделирование показателей эффективности с учетом рисков и не- определенности.

Реализация основных этапов проведения анализа инвестиционного проекта в условиях ИТ с применением указанных программ осуществляется с помощью модулей соответствующих разделов в Project Expert и блоков взаимосвязанных таблиц в «Альт-Инвест».

2.4 Информационные технологии управления персоналом

* Особенности задач управления трудом и персоналом.

* Информационные технологии решения задач планирования, управления персоналом и организации его профессионального роста.

* Информационные технологии использования трудовых ресурсов и рабочего времени в корпоративных организациях.

10.1. Организационно-экономическая сущность задач управления персоналом

Управление персоналом является средством реализации кадровой политики организации. Термин «кадровая политика» подразумевает систему правил и норм, приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы. Отсюда следует, что мероприятия по работе с кадрами -- отбор, составление штатного расписания, аттестация, обучение, продвижение -- заранее планируются и согласовываются с общим пониманием целей и задач организации [69, 70]. В условиях рыночной экономики одним из решающих факторов эффективности и конкурентоспособности предприятия является обеспечение высокого качества кадрового потенциала. Цель кадровой политики -- обеспечение оптимального соотношения процессов обновления и сохранения численности и качественного состава кадров.

Кадровая политика предусматривает:

* разработку общих принципов кадровой политики, определение ее целей;

* планирование потребности в трудовых ресурсах, формулирование структуры и штата, назначения, создание резерва, перемещения (организационно-штатная политика);

* создание и поддержку системы движения кадровой информации (информационная политика);

* принципы распределения средств, обеспечение эффективной системы стимулирования труда (финансовая политика);

* обеспечение программы развития, профориентацию и адаптацию сотрудников, планирование индивидуального продвижения, профессиональную подготовку и повышение квалификации (политика развития персонала);

* оценку результатов деятельности, анализ соответствия кадровой политики стратегии организации, выявление проблем в кадровой работе, оценку кадрового потенциала.

Все перечисленные направления кадровой политики организации отражаются в информационной системе, создаваемой в целях повышения эффективности реализуемых управленческих мероприятий.

Социально-трудовая сфера требует сбора и накопления информации по следующим направлениям:

* социально-демографические процессы;

* состояние рынка труда, занятости и безработицы;

* доходы населения;

* уровень жизни и социальная защита населения;

* условия оплаты труда;

* социально-трудовые отношения;

* качество труда.

В рамках предприятия технологии и методы управления персона- , лом подразделяются на два основных направления:

1) формирование кадрового состава;

2) поддержание его работоспособности.

Рассмотрим их в информационном аспекте.

1. Формирование кадрового состава начинается с проектирования структуры организации. Именно она определяет степень включенности людей в дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и управленческих команд, особенности построения сетей коммуникации. На практике используются различные виды структурирования -- линейное, кольцевое, иерархическое и т.д. Организационное пространство может быть распределенным территориально (цеха, отделы), функционально (по направлениям деятельности), иерархически (начальник отдела, директор завода). В зависимости от типа выбранной структуры формируются информационные связи, которые составляют основу автоматизированной системы управления, в том числе управления персоналом.

При разработке проекта информационной структуры необходимо учитывать следующие факторы, связанные с параметрами внешней и внутренней среды:

* инфраструктура, в которой действует организация;

* технология работ и тип совместной деятельности;

* особенности персонала и корпоративной культуры;

* существующие прототипы и показавшие себя эффективными организационные структуры аналогичных организаций.

Частью общего процесса планирования в организации является , планирование потребности в персонале. Успешное кадровое планирование основано на информации, включающей в себя ряд оценок:

* сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется;

* каким образом можно привлечь нужных работников и сохранить или оптимизировать использование излишнего персонала;

* как лучше использовать персонал в соответствии со способностями и умениями работников и их внутренней мотивацией;

* каким образом обеспечить условия для развития персонала;

* каких затрат потребуют запланированные мероприятия.

Сделать подобного рода оценки позволит анализ кадровой ситуации в регионе. Для этого следует иметь региональную информацию об основных профессионально-возрастных группах, рынке профессий, уровне оплаты труда по категориям работающих, уровне занятости по категориям, учебных заведениях, выпускающих и переподготавливающих специалистов, демографической ситуации и демографическом прогнозе, национальных и культурных особенностях населения.

Подбор персонала осуществляется на основании предварительно выполненного анализа целей и стадий деятельности предприятия. Для этого необходимо дать ответы на следующие вопросы:

* сколько времени необходимо работнику для выполнения основных производственных операций;

* какие производственные операции можно сгруппировать в более общее понятие рабочего места;

* как организовать рабочее место, чтобы увеличить производительность труда;

* какой режим работы оптимален для данного рабочего места;

* какими характеристиками должен обладать работник для выполнения данной производственной операции.

На основании информации подобного рода разрабатываются необходимые дополнительные инструкции.

Особое место занимает проблема привлечения кандидатов на работу в организацию. Цель набора персонала состоит в создании резерва кандидатов на все рабочие места с учетом возможных организационных и кадровых изменений, увольнений, перемещений и других факторов. Задача службы персонала состоит в осуществлении контроля за соответствием кадрового состава организации стоящим перед ней производственным задачам.

2. Методы поддержания работоспособности персонала включают в себя:

* нормирование труда и мероприятия, направленные на повышение его производительности;

* аттестацию (оценку труда и персонала);

* формирование кадрового резерва;

* стимулирование труда.

Деятельность по нормированию труда в управлении персоналом преследует несколько целей;

* Планирование производства и определение потребности в персонале.

* Расчет затрат на заработную плату.

* Оценка изменения производительности труда. Для создания эффективной системы нормирования труда на предприятии необходимо наличие информации о:

* результатах анализа деятельности;

* комплексе базовых норм;

* техническом уровне производства, планах пересмотра норм в зависимости от изменения состояния материально-технического обеспечения;

* алгоритмах расчетов системы материального стимулирования за повышение производительности труда.

Основным назначением аттестации выступает выявление резервов в отдаче труда. Аттестация включает в себя две составные части-- оценку труда и оценку персонала. Эти оценки накапливаются в самостоятельном информационном блоке.

Оценка труда направлена на сопоставление содержания, качества и объема фактического труда с планируемым результатом труда, который представлен в технологических картах, планах и программах работ предприятия. Оценка труда дает возможность оценить качество, количество и интенсивность труда.

Оценка персонала позволяет изучить степень подготовленности работника к выполнению именно того вида деятельности, которым он занимается, а также выявить уровень его потенциальных возможностей для оценки перспектив роста.

Результаты аттестации являются основой формирования кадрового резерва -- группы руководителей и специалистов, обладающих способностью к управленческой деятельности, отвечающих требованиям по должности того или иного ранга, подвергающихся отбору и прошедших систематическую целевую квалификационную подготовку.

Важную роль в управлении персоналом играет стимулирование (оплата) труда. Структурой оплаты труда задается структура соответствующего информационного блока в автоматизированной системе.

Структура заработной платы -- это базовые ставки, премиальные выплаты, социальные программы. Алгоритмы расчетов заработной платы входят в состав системы бухгалтерского учета и отчетности.

Задачи управления персоналом и их решение на базе ИТ

Рассмотрим наиболее общие автоматизированные задачи управления персоналом на примере входящих в ППП «Управление персоналом», разработанный компанией АИТ (Москва). Система реализует следующие функции:

1. Планирование штатных расписаний с формированием должностных инструкций.

2. Учет персонала (персональные данные о сотрудниках).

3. Подбор новых сотрудников и перемещения.

4. Планирование и учет использования трудовых ресурсов.

5. Расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица).

6. Учет подотчетных сумм и депонентов.

7. Систему управления документами.

8. Персонализированный пенсионный и налоговый учет.

Планирование штатных расписаний

Эта подсистема предназначена для разработки штатного расписания предприятия с возможностью распределения планируемых работ между штатными должностными единицами, формирования требований, инструкций и условий работы. Она применяется для планирования загруженности штатных должностей предприятия на основании описанных работ и формирования приказов о перераспределении работ. Позволяет оперативно и корректно изменять загрузку персонала, обоснованно формировать требования, инструкции и условия работы для набора, расстановки и увольнения персонала по штатным должностям.

Подсистема предусматривает решение следующих задач:

* формирование организационной структуры предприятия;

* планирование загруженности штатных должностей;

* формирование должностных инструкций;

* формирование штатных расписаний.

Основой для их разработки являются описания выполняемых работ в структуре подчиненности персонала. Единицей работ является работа, выполняемая одним сотрудником на одном рабочем месте. Описание единицы работы включает в себя:

* установление требований, предъявляемых к сотруднику;

* исчисление трудоемкости;

* назначение субъекта ответственности;

* подготовку инструкций.

На основе структуры подчиненности (структурной схемы коллектива) строится дерево подчиненности штатных единиц.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. В нем ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должностные инструкции по каждой штатной единице. Спланированное штатное расписание может загружаться в текущее штатное расписание кадровой подсистемы. На основе этих данных можно производить автоматизированный подбор персонала на штатную должность, анализировать соответствие сотрудника требованиям, предъявленным к закрепленным за штатной должностью работам, формировать плановый табель с указанием структуры планируемых работ.

В подсистеме предусматривается генератор отчетов, позволяющий формировать различные отчеты в необходимых разрезах по текущему и плановому штатным расписаниям, штатным единицам, видам работ. Формируются должностные инструкции по изменениям штатных расписаний. Расходы на персонал отображаются в сопоставлении с источником финансирования.

Возможно формирование следующих документов:

* приказы по должностным обязанностям штатных единиц,

* отчеты о загрузке подразделений и штатных единиц по видам работ.

Накопление персональных данных о сотрудниках

Подсистема предназначена для выполнения следующих функций:

* работы с данными о сотрудниках предприятия;

* оформления, хранения и печати приказов по предприятию, печати выписок из приказов по любому сотруднику;

* ведения штатных расписаний и карточек штатных единиц;

* ведения организационной структуры предприятия;

* подбора сотрудников на должности;

* анализа соответствия сотрудников занимаемым должностям;

* ведения журналов по кадровым перемещениям и изменениям штатного расписания;

* формирования и хранения запросов для отбора сотрудников;

* формирования отчетов, списков и статистики.

Подсистема позволяет вести справочную работу, подготавливать различные статистические данные, формировать документооборот. Конфигурация базы данных реализуется как открытая система, которая позволяет пользователю добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках предприятия.

Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме кадровой карточки которая содержит сведения о сотруднике: фамилию, имя, отчество, биографические данные, сведения о выполняемой в настоящее время работе и трудовом контракте, паспортные данные, страховой номер ПФР, семейное положение, данные воинского учета и т.п.

В журналах, создаваемых пользователями по мере необходимости, отражаются история изменений фамилии, имени, отчества, табельного номера сотрудника, его служебных перемещений и сведения о ранее предоставленных ему отпусках.

Присоединенные таблицы также создаются пользователем и связываются с кадровой карточкой, в них может вноситься информация о полученном образовании, знании иностранных языков, результатах аттестации, членах семьи сотрудника, телефонах, прежних местах 1 работы, результатах медицинского освидетельствования и множество других данных, требуемых для учета на предприятии. Содержание присоединенной таблицы определяется пользователем по его усмотрению и может быть включено в базу данных. Например, для предоставления отчетности в государственные органы могут быть создаю таблицы с кодами ОКПДТР (Классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов)

В базе данных подсистемы регистрируются приказы о приеме сотрудника, его увольнении, перемещении, отпуске, начислении оплаты труда и др. Как правило, предусматривается возможность выбрать и просмотреть существующие приказы по периодам или типу приказа, а также выбрать все приказы, относящиеся к конкретному сотруднику. Реестр приказов распечатывается в форме списка.

Обычно печать приказа в целом или отдельной из него выписки происходит согласно настраиваемому для каждого типа приказа шаблону. Шаблон может быть произвольно откорректирован или изменен пользователем.

Формирование приказа проходит несколько последовательных стадий:

* создание проекта приказа и его регистрацию (присвоение номера);

* проверку корректности составления приказа;

* проведение (регистрацию) приказа после его подписания. Регистрация приказа сопровождается автоматическими изменениями в кадровой карточке сотрудника, журнале кадровых перемещений и штатном расписании. При приеме на работу осуществляется проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы.

По данным приказов и персональных карточек формируются выводимые на печать документы, например приказы, личные листки, списки, статистические отчеты. Печатная форма приказов формируется по настраиваемому шаблону через механизм генератора отчетов.

В подсистеме выполняется ведение закрепленного штатного расписания. Ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должностные инструкции по каждой штатной единице. При приеме на работу в рамках штатного расписания автоматически производятся контроль вакантности штатной единицы, а также подбор и проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы. Ведется планирование и учет отпусков сотрудников согласно трудовым контрактам.

В рамках подсистемы проводится анализ соответствия сотрудника функциям, закрепленным за данной штатной должностью. Формируется резерв на замещение штатной единицы. Планируется закрепление сотрудников за штатными единицами в плановых штатных расписаниях. Планируется карьерный рост сотрудников. Определяются потребности в обучении сотрудников, формируются персональные планы обучения.

По данным кадровых карточек, спискам приказов и штатному расписанию формируются разнообразные настраиваемые отчеты (рис.10.2).

1. Отчеты -- персональные документы создаются в форме документа либо текстового файла на основе свободно редактируемого шаблона.

2. Списки сотрудников, содержащие различные данные кадровой карточки. Пользователь по своему усмотрению производит отбор данных (колонок) для отчета и указывает критерий отбора данных: по структурным подразделениям, по приказам, по интервалу дат (периоду) или по произвольно устанавливаемому шаблону.

3. Статистика распределения сотрудников по подразделениям, категориям, стажу, образованию и прочая необходимая статистика в форме сводных таблиц с произвольным выбором критерия группировки.

4. Отчеты по штатному расписанию с использованием специализированного генератора отчетов: должностные инструкции, данные по вакансиям и сводной численности, собственно штатное расписание.

5. Графики ежегодных отпусков, содержащие в графическом и текстовом виде сведения об использованном и планируемом отпуске.

Набор и перемещение сотрудников. Профессиональный рост персонала

Подсистема предназначена для работы по подбору новых сотрудников, анализа причин увольнений, анализа соответствия квалификации сотрудников предъявляемым требованиям, ротации кадров. Все назначения и перемещения выполняются в увязке со штатным расписанием. Для каждой штатной единицы формируется список сотрудников на ее замещение.

В подсистеме выполняются следующие функции:

* ведение справочных сведений о претендентах на вакантные должности и рабочие места;

* ведение архива справочных сведений по уволенным сотрудникам (данные, аналогичные кадровым карточкам);

* оформление приказов и записок о приеме на работу, трудовых договоров по переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты;

* анализ исполнения должностных инструкций;

* распределение функций по должностям;

* хранение и обновление должностных инструкций и квалификационных требований;

* анализ соответствия квалификационных должностных требований и квалификаций сотрудников;

* формирование планов повышения квалификации сотрудников и карьерного роста;

* ведение журналов: принятых на работу, уволенных, претендентов на вакансии, вакансий, должностных инструкций, должностей, должностных квалификационных требований, плана переподготовки кадров;

* подготовка аналитических записок о соответствии квалификации сотрудников занимаемым должностям;

* ведение списков сотрудников для назначения на комиссию по переаттестации;

* подготовка отчетов по превышению штатной численности;

* подготовка отчетов по причинам увольнений;

* формирование сведений о вакантных местах и др.

Планирование использования трудовых ресурсов

Подсистема предназначена для решения задач долгосрочного и текущего планирования, а также для контроля за использованием трудовых ресурсов на предприятии. При планировании рабочего времени с минимальной трудоемкостью описываются плановые рабочие графики любой сложности на произвольный период:

* недельные рабочие графики для ИТР и служащих;

* сменные графики любой сложности;

* рабочие графики стохастической природы (например, раз в месяц с плавающим рабочим днем);

* свободные графики, при которых отсутствует планирование рабочего времени на каждый день.

В подсистеме осуществляются функции:

* планирования загрузки сотрудников на календарный год;

* оперативного планирования работы сотрудников (составление графиков рабочего времени, загрузки рабочих мест);

* ведения системы тарифных ставок;

* ведения учета норм времени и выработки и др.

В подсистеме ведутся журналы плановых и фактических отпусков, больничных листов, использования рабочего времени, учета выполненных работ, документов о дополнительном вознаграждении за труд.

Формируются такие документы, как плановые табели работы сотрудников по заказам, проектам, изделиям, операциям с учетом утвержденного графика работы, планы очередных отпусков, командировок и других плановых отсутствий, планы выработки на одного сотрудника.

Учет использования рабочего времени

Учет основан на трудовых соглашениях администрации и сотрудников, в которых оговариваются условия оплаты использованного времени сотрудников по дням недели и рабочим часам в течение дня, условия переработки и недоработки планового времени, сменная работа. Принимается во внимание плановое распределение работ по штатному расписанию. Учет фактически отработанного времени ведется в форме табеля. Возможно ведение нескольких табелей на одного сотрудника. Та или иная форма внесения данных в табель выбирается в зависимости от условий трудового соглашения или сложившейся технологии учета. Возможны следующие варианты:

* ведение ежедневных данных о приходе и уходе сотрудников;

* ведение журнала времени пребывания сотрудников на рабочем месте;

* ведение расчетных видов времени;

* ввод времени реального выполнения работы;

* внесение вручную итоговых данных за месяц по каждому сотруднику;

* ввод данных о регистрации сотрудников во время прихода-ухода в системе автоматического контроля входа-выхода.

В подсистеме могут формироваться документы: распределение рабочего времени по видам, плановая выработка по отдельным сотрудникам и др. Возможен анализ использованного рабочего времени по выбранному табельному листу. При необходимости выполняется расчет среднесписочной численности сотрудников предприятия.

Расчеты с персоналом, пенсионный и налоговый учет

Подсистема включает три основных блока: расчет начислений, учет расчетов с подотчетными лицами, пенсионный и налоговый учет.

Блок «Расчет начислений заработной платы» предназначен для решения всех задач, касающихся ведения расчетов начислений по доходам сотрудников и начислений по налогам и отчислениям с них.

В подсистеме реализуются следующие функции:

1. Расчет сумм начислений. Могут использоваться разнообразные виды начислений по доходам и расходам. Каждый вид начислений имеет индивидуальную настройку на соответствующий алгоритм. Возможен ввод данных через табель с учетом отпусков, бюллетеней, а также результатов работы. При необходимости могут осуществляться перерасчеты начислений. Данные о доходах сотрудников передаются в налоговые органы.

2. Ведение картотек на сотрудников. В подсистеме ведутся картотеки: налоговых карточек, лицевых карточек, расчетных карточек, оперативного архива начислений, пенсионных карточек, карточек учета стажа, платежных документов, сформированных справок и отчетов, депонентов, исполнительных документов.

3. Формирование отчетов. Формируются отчеты по расчетным листкам, перечислениям, различным типам платежных документов для налоговой инспекции с возможностью передачи данных о доходах сотрудников в электронном виде в налоговые инспекции в формате, утвержденном МНС России. Ведется персонифицированный учет отчислений в пенсионный фонд.

Блок «Учет расчетов с подотчетными лицами» предназначен для контроля за наличными деньгами и материальными ценностями, находящимися на ответственности сотрудников. Реализует следующие функции:

1. Ведение данных о видах и нормах расходов по подотчетным суммам.

2. Расчет и регистрация денежных сумм, выдаваемых под отчет:

* ввод данных о выдаваемой подотчетной сумме, включая планируемую дату выдачи, назначение, планируемую дату возврата подотчетной суммы;

* расчет объема подотчетной суммы на основании норм расходов;

* генерация расходовых кассовых ордеров на выдачу подотчетных сумм.

При регистрации авансовых отчетов возможны:

* автоматическая нумерация авансовых отчетов;

* формирование нового документа по образцу уже существующего;

...