Информационные технологии в менеджменте и управлении
Информационные процессы в управлении организацией, их техническое и программное обеспечение. Защита информации в системе. Реализация ИТ в стратегическом и финансовом менеджменте, в управления персоналом, в государственном и муниципальном управлении.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | учебное пособие |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 22.09.2016 |
| Размер файла | 667,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
* интеграция всех подсистем управления в единый комплекс;
* модульный принцип построения, допускающий автономное и комплексное использование нескольких модулей;
* развитая система информационной поддержки каждого модуль. Перечисленные пакеты прикладных программ реализуют большинство функциональных подсистем управления и блоков функциональных задач производственного управления.
Все пакеты обеспечивают автоматизацию блока бухгалтерского учета и отчетности, подсистем оперативного управления основным производством, управления материальными ресурсами, сбытом и персоналом. Функциональные задачи по перечисленным блокам и подсистемам составляют основную часть автоматизации производственного управления.
Однако имеются отличия в широте охвата задач и в составе модулей построения пакетов прикладных программ.
Пакеты прикладных программ «ГАЛАКТИКА» и SAP AG реализуют дополнительно задачи управления технической подготовкой производства и блока технико-экономического планирования, а фирма SAP AG обеспечивает автоматизацию задач подсистемы управления вспомогательным производством.
Пакет прикладных программ «ГАЛАКТИКА» отличается от других пакетов развитым составом модулей: управление технической подготовкой производства, технико-экономическое планирование (планирование, себестоимость продукции, расчет фактических затрат), управление закупками, складской учет, стандартные отчеты по управлению материальными ресурсами, управление продажами, ведение стандартных отчетов по сбыту, оперативное управление.
Модуль технико-экономического планирования представлен тремя разделами:
Раздел 1. Поддержка нормативно-справочной информации:
* состав выпускаемой продукции;
* подетально-пооперационные нормы расхода сырья, материалов в специфицированной номенклатуре;
* подеталъно-пооперационные нормы времени, расценки;
* состав технологического оборудования, инструментов, оснастки.
Раздел 2. Планирование производства:
* формирование плана производства на месяц по номенклатуре и объему;
* корректировка производственных показателей в соответствии с изменениями;
* оценка выполнения производственной программы;
* учет фактических объемов выпуска готовой продукции;
* оценка сводных потребностей в материалах, трудозатратах на производственную программу по структурным подразделениям с указанием номенклатуры продукции.
Раздел 3. Расчет плановой себестоимости:
* расчет нормативных затрат на производство (по источникам их возникновения);
* расчет сводных смет затрат по цехам и сметы затрат по предприятию;
* расчет нормативных калькуляций себестоимости изделий и полуфабрикатов на месяц по предприятию и в разрезе цехов;
* расчет плановых цен продукции.
Модуль оперативного управления предприятием предназначен для использования в планово-диспетчерских службах предприятия и включает в себя решение следующих задач:
* управление процессом запуска-выпуска продукции в соответствии производственной программой и технологией производства;
* внутризаводская (межцеховая) диспетчеризация материальных потоков в производстве;
* оперативный учет выполнения производственной программы;
* подетальной контроль незавершенного производства.
Пакет прикладных программ SAP включает в себя следующие модули: планирование и контроль проектов, контроллинг (калькуляция, расчет затрат, расчет чистой прибыли), финансы и инвестиции, бухгалтерский учет, управление производством, управление материально-техническим снабжением и материальными запасами, управление складами, управление сбытом и контроль за рыночной ситуацией, планирование потребности в кадрах, техническом обслуживании и ремонте оборудования.
Пакет прикладных программ «Парус» включает в себя модули: финансовое планирование; бухгалтерский учет в полном объеме; производственный учет, ориентированный на сборочное производство; объединение отчетности подразделений в единую отчетность предприятия, а также снабжение, складской учет, сбыт, учет труда и учет персонала.
Отличительной особенностью пакетов «ГАЛАКТИКА» и SAP является наличие системы настройки, позволяющей в диалоговом режиме вводить основные параметры, характеризующие деятельность предприятия.
Независимо от специфики отдельных пакетов прикладных программ используется единый подход к решению вопросов автоматизации подсистем производственного управления. Он заключается в использовании принципа рассмотрения системы управления производством как единой электронной таблицы, которая охватывает различных пользователей планово-экономического отдела, бухгалтерии и других функциональных отделов предприятия, а также технологические линии независимо от их территориального расположения. В результате изменение любой информации в любой структурной единице вызывает автоматическую корректировку во всех структурных подразделениях.
Взаимосвязь между различными видами информации обеспечивается на основе использования единой распределенной базы данных, в которой содержится актуальная нормативная информация, связанная с конструкторской и технологической спецификой данного производства, нормативной калькуляцией себестоимости продукции, ценами на материалы и готовую продукцию, а также календарно-плановыми нормативами (длительность производственного цикла, размер партии запуска-выпуска изделий, нормативы межцеховых и внутрицеховых заделов, нормы запасов материалов и готовой продукции на складах). В базе данных также хранится необходимая фактическая информация на текущий момент времени.
Организационной формой использования технических средств в настоящее время являются корпоративные вычислительные сети, в состав которых входят различные виды АРМ специалистов. Так, на уровне технологического управления создаются АРМ оператора и АРМ технолога- программиста, на уровне оперативно-производственного управления участком, цехом -- APM учетчика, APM диспетчера, АРМ экономиста; для технико-экономического управления характерны APM технолога, APM конструктора, АРМ экономиста, АРМ бухгалтера, APM плановика.
В ИТ производственного управления независимо от пакетов прикладных программ используются принципы обработки информации в режиме «клиент-сервер» на основе организации серверов баз данных. В серверах баз данных применяются операционные системы Unix, Windows NT, на рабочих станциях (APM) -- Unix, Windows NT и OS/2. В качестве систем управления базами данных используются Oracle, Informix, Adabas. Связь в вычислительных сетях поддерживается на основе сетевых протоколов ТСР/IP, IPX/SPX, Х.25.
Производственный менеджмент -- это система реализации управленческих решений по эффективному функционированию производственного процесса на период менее одного года. Под производственным процессом понимается технологически обоснованное преобразование трудовыми ресурсами и средствами труда различных свойств предметов труда для получения необходимых конкретных видов продукции определенного количества и качества.
Организационная сущность производственного менеджмента независимо от структурных уровней управления, решаемых задач и областей ответственности специалистов находит отражение в выполнении четко регламентированных и взаимо-связанных функций управления.
Экономическая сущность производственного менеджмента заключается в последовательном расчете комплекса показателей по функциям организационного управления.
Совокупность экономических и технических показателей составляет технико-экономическую сущность производственного менеджмента и является его отличительной особенностью. Взаимосвязь показателей производственного менеджмента реализуется функциональными подсистемами, блоками и комплексами функциональных задач. В связи с разнообразием обрабатываемой информации и ее важностью для принятия решения функциональные подсистемы формируются с учетом управления в целом, блоки -- по отдельным функциям управления, а комплексы задач -- по элементам производственного процесса (средства труда, труд, предметы труда, продукты труда). Реальный состав функциональных подсистем, блоков и комплексов задач исторически складывался под влиянием субъективных и объективных факторов управления производственным процессом.
На предприятиях в условиях функционирования ИТ выделены следующие функциональные подсистемы организационного управления: управление технической подготовкой производства (включает конструкторскую подготовку и технологическую подготовку производства); технико-экономическое управление; оперативное управление основным производством, управление материальными ресурсами (материально- техническим снабжением), сбытом, персоналом, вспомогательным производством (инструментальным, энергетическим, ремонтным, складским хозяйством) и управление качеством. Технологическое управление в связи с его спецификой может рассматриваться как самостоятельная функциональная подсистема ИТ.
Деление информации на первичную и вторичную лежит в основе принципиальной схемы организации движения информации в ИТ управления производством.
Особенности организации движения информации в ИТ управления производством оказывают воздействие на специфику выполнения технологических операций и их обеспечения (информационного, технического, программного). Наиболее трудоемкой и ответственной операцией в информационной технологии является операция сбора и регистрации информации, так как она должна обеспечивать достоверность, полноту, точность, актуальность ввода информации, которая затем подлежит детализации и обобщению, т. е. подготавливается информация для выработки управляющего воздействия при принятии решения.
Обработка информации осуществляется с использованием специализированных пакетов прикладных программ. Среди них: многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации фирмы (корпорации) «ГАЛАКТИКА» (разработчики-- АО «Новый Атлант» и НТО «Топ Софт»); программный пакет «Парус для Windows» (разработчик -- корпорация «Парус»); программный пакет SAP AG (разработчик -- фирма SAP AG, Германия).
Организационной формой использования технических средств в настоящее время являются корпоративные вычислительные сети, в состав которых входят различные виды автоматизированных рабочих мест специалистов.
2.5 Информационные технологии управления фирмой
* Цель организации информационной технологии управления фирмой.
* Задачи управления фирмой и основные организационные аспекты их внедрения.
* Техническая база организации информационной технологии управления фирмой.
* Внедрение программных комплексов для решения основных функциональных задач управления фирмой.
* Информация как основной фактор принятия оптимального управленческого решения на базе информационной технологии.
Организационно-экономическая сущность управления фирмой
В современных условиях развития рыночных отношений управленческая деятельность является одним из важнейших факторов функционирования фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и других параметров продукции, усложнением хозяйственных, связей. Большую роль в этих условиях играют внедрение прогрессивных методов современной информационной технологии управления, изменение организационных форм и структуры фирмы, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.
В условиях рыночной экономики информационные технологии являются основой управленческой деятельности фирмы. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизацией оптовой и розничной торговли, служб управления трудом и занятостью, созданием банков данные рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации с коммуникационными связями для электронного обмена данными и т.д.
Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого предприятия -- выпуском готовой продукции с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции.
Центральное место среди задач управления с этой точки зрения занимает получение прибыли от результатов хозяйственной деятельности фирмы.
Как следует из приведенной схемы, процесс движения от цели к результату является многоступенчатым. Он требует оперативной корректировки первоначального плана действий в зависимости от достигнутых промежуточных результатов. В общем случае конечный успех фирмы зависит от многих факторов часть из которых не поддается строгой формализации. В этих условиях информационное сопровождение управленческих процессов оказывается особенно актуальным.
Наличие системы, автоматизирующей сбор, подготовку и обработку информации, является одним из необходимых условий, определяющих конечный успех деятельности предприятия. Уже сегодня очевидно, что самыми преуспевающими в деловом мире являются те фирмы и корпорации, которые в состоянии быстрее всех собрать информацию, обработать, проанализировать ее и на основе этого принять оптимальное управленческое решение, т.е. использующие современные информационные технологии. При этом максимально эффективной автоматизированной системой является та, которая охватывает все взаимосвязанные многогранные бизнес-процессы, все аспекты внутренней и внешней хозяйственной деятельности, т.е. комплексные автоматизированные процессы. Однако при выборе современной информационной технологии управления фирмой следует учитывать, что ни одна из них, какой бы совершенной она ни была, не сможет функционировать в условиях недостаточно четко регламентированной технологии управления в рамках каждого бизнес-процесса. Управление фирмой будет иметь много специфических особенностей в зависимости от отраслевой принадлежности предприятий, степени вовлечения их во внешнеэкономическую деятельность, обеспеченности современной электронно-вычислительной техникой, характера выпускаемой продукции -- предметов народного потребления или средств производства.
Задачи управления и их реализация на базе ИТ фирмы
Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Речь прежде всего идет о системе управления, построенной на современных принципах, методах, организационной структуре, предназначенных для решения функциональных задач, на основе которых затем принимается оптимальное управленческое решение.
Посредством решения задач управления происходит реализация управленческих функций. Функции и задачи управления связаны с функционированием информационной технологии управления фирмой, деятельностью персонала и отражают принятую организационную структуру фирмы. В соответствии: с этим фирма подразделяется на блоки -- структурные подразделения, каждое из которых выполняет возложенные на него функции на основании делегированных ему полномочий и ресурсов фирмы.
Решение функциональных задач фирмы в каждом подразделении, реализация важнейших управленческих функций базируются на информационно-технологической основе. Организация информационной технологии связана с частичным или полным пересмотром методов и средств функционирования информационной системы фирмы, выявлением наиболее существенных характеристик производства, определением информационных потоков, установлением взаимосвязи между различными функциональными задачами и т.д. Внедрение новых методов управления фирмой возможно только после решения ряда организационных вопросов:
Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления -- текст, графики, табличные данные и т.д.
Основные внутренние потоки существуют между иерархическими подразделениями фирмы и субъектами управления (руководство, начальники отделов, специалисты) в соответствии со структурой оперативного управления.
Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте:
Руководство:
* просмотр информации в базах данных;
* выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения. Службы и подразделения:
* просмотр и редактирование информации в базах данных;
* составление отчетов;
* подготовка служебных записок;
* подготовка исходящей корреспонденции. Секретариат:
* регистрация входящей корреспонденции;
* регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;
* ввод документов в базы данных;
* сдача документов в архив. Администратор базы данных
* регистрация пользователей информационной системы;
* установка прав доступа к отдельным базам данных;
* сдача документов в архив.
Система документооборота должна осуществлять централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов любых форматов и разграничение доступа к ним, давать необходимую информацию о клиентах, партнерах и конкурентах, планировать и учитывать мероприятия и контакты, осуществлять обмен информацией с территориально рассредоточенными объектами.
Управление персоналом. Одним из основных ресурсов, используемых фирмой в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы. Поэтому одной из важных задач является управление структурой предприятия, его штатным расписанием, кадрами и расчеты с персоналом по оплате труда.
Система учета труда и заработной платы занимает одно из важных мест во всей системе управления фирмы. Она направлена на решение следующих задач:
* ведение архива карточек сотрудников;
* расчет заработной платы сотрудников фирмы;
* ведение архива постоянных сведений по заработной плате работников;
* разноски зарплатных выплат но проводкам и статьям затрат;
* формирование документов для налоговых органов и т.д. Сводные сведения по начислению заработной платы необходимо
формировать по подразделениям и статьям затрат различных направлений, что позволяет оценить абсолютные и удельные величины трудозатрат в стоимостном выражении в определенном объеме оборота фирмы.
Бухгалтерский учет. Для эффективного управления фирмой и оценки затрат необходимо ведение всех бухгалтерских операций в реальном режиме времени, в аналитических и синтетических разрезах:
* учет банковских операций;
* учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;
* учет основных средств;
* учет движения материальных ценностей и складской учет;
* сводный бухгалтерский учет и типовая отчетность и т.д. Автоматизированный бухгалтерский учет позволяет оперативно выявлять убыточные участки фирмы, вовремя ликвидировать «узкие места», предоставлять материал для решения аналитических задач фирмы.
Управление снабжением. Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупке товаров, материалов у того или иного поставщика можно только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с вариантами базовых оптовых и прочих цен, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара. Поэтому для менеджера по закупке товаров необходима система, решающая следующие задачи:
* учет поступления товаров;
* отпуск товаров;
* учет движения тары;
* инвентаризация, учет;
* ведение карточек складского учета;
* составление складского отчета и т.д.
Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации. Поэтому для менеджера по реализации товаров необходима система, решающая следующие задачи:
* учет заявок покупателей;
* ведение карточек клиентов;
* создание исходящих договоров и спецификаций к ним;
* проведение анализа договоров, отгрузки товара и полученных оплат;
* контроль ожидаемой отгрузки, наличие товара на складе;
* выдача рекомендаций по планированию закупок;
* формирование различных прайс-листов, поддержка сложных ценовых структур;
* формирование различных отчетных документов, ведомостей реестров для анализа реализационной деятельности и т.д.
Управление финансами. Поскольку движение денежных средств фирмы является непрерывным процессом, для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, подготовить предварительный баланс и отчет о прибылях и убытках, для анализа влияния различных решений на будущее финансовое состояние фирмы. Система должна также обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности фирмы, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.
Для решения управленческих задач фирмы, ее эффективного функционирования необходима организация автоматизированной информационной технологии, позволяющей:
1. Интегрировать данные в единую систему документооборота фирмы, что дает возможность охватить плановую, финансовую и юридическую службы фирмы.
2. Поддерживать единую среду аналитики при ведении управленческого, финансового и оперативного учета, планировать и учитывать затраты в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности.
3. Работать одновременно в нескольких финансовых периодах и с различными юридическими лицами.
4. Проектировать сложные формы выходных документов, составлять отчеты в любой заявленной форме.
5. Технология не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новую аппаратную платформу из-за неизбежного старения оборудования.
6. Архитектура аппаратной части должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать нарушение штатного режима работы информационной технологии (выход из строя, разрушение информационной базы данных, потеря или искажение информации и т.д.) при случайных или некорректных действиях пользователя.
7. В информационной технологии должна быть обеспечена защита информационной базы данных от несанкционированного доступа.
8. Основное программное обеспечение должно иметь дружественный интерфейс и не должно требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями.
9. Основное программное обеспечение должно иметь возможность изменять по требованию пользователей генерируемые формы отчетов и порядок заполнения исходных форм.
10.Информационная технология управления фирмой должна иметь возможность наращивания и модернизации как программной, так и аппаратной частей.
11.Технология должна обеспечивать надежный и удобный обмен данными с подразделениями и филиалами фирмы и т.д.
Техническое обеспечение ИТ управления фирмой
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству
работы управленческого. звена на любых предприятиях, нужно отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения фирмы электронным оборудованием, таким, .как персональные компьютеры, средства связи, копировальные устройства и т.д.
В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, обусловленное их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Повсеместное применение персональных компьютеров как информационных устройств позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых задач и производственных проектов, уменьшить непроизводственные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает фирме прямой экономический эффект.
Для наиболее эффективного управления работой фирмы необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменение ситуации. Для этого руководитель фирмы и другие ответственные лица должны постоянно иметь оперативную и достоверную информацию. Возникает необходимость организовать управление деятельностью фирмы таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными служащими в целях четкого и слаженного взаимодействия.
Требования, предъявляемые в настоящее время к системам управления, могут быть удовлетворены только на базе современных средств автоматизации управления и организации информационной технологии.
Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров; плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников фирмы.
Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки данных, объединенных в единую информационную технологию.
Информационная технология управления фирмой предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием современной методологии и различных процедур по обработке информации на базе организации локальной вычислительной сети.
Организация локальной вычислительной сети и выбор комплекса технических средств (КТС) для создания информационной технологии управления фирмой основывается на требованиях надежности, разветвленности (удаленности), быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров информационной базы данных, особенностей применяемого программного обеспечения при определенной минимизации капитальных затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию.
Преимущества, получаемые при сетевом объединении персональных компьютеров во внутрифирменную локальную вычислительную сеть, следующие:
* Разделение ресурсов позволяет экономно использовать ресурсы сети (например, управлять периферийными устройствами со всех подсоединенных рабочих станций).
* Разделение данных предоставляет возможность доступа и управления базами данных и электронными документами с периферийных рабочих мест, нуждающихся в информации.
* Разделение ресурсов процессора позволяет использование вычислительных мощностей для обработки данных другими системами, входящими в сеть. Предоставляемая возможность заключается в том, что к имеющимся ресурсам доступ производится только через специальный процессор, доступный каждой рабочей станции.
* Разделение программных средств предоставляет возможность одновременного использования централизованных программных средств.
* Доступ в Интернет позволяет производить интерактивный обмен информацией с глобальными компьютерными сетями и пользоваться услугами электронной почты.
Наличие в структурных подразделениях фирмы ЛВС создает для пользователей принципиально новые возможности интегрированного характера. Организуются автоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы сети, а не только отдельного компьютера. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения определенных задач, средств компьютерной графики, подготовки отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов.
Наиболее рациональной архитектурой локальной вычислительной сети фирмы является платформа «клиент-сервер». Такая архитектура организуется путем объединения рабочих станций и ЛВС структурных подразделений предприятия. Объединение производится с применением коммуникационного оборудования и программного обеспечения, позволяющего удаленному пользователю эффективно и безопасно совершать необходимые действия по информационному обмену и модификации удаленных баз данных. При работе пользователей с базами данных фирмы рабочие станции локальной вычислительной сети содержат клиентскую часть задачи, функционирование которой обеспечивает интерфейс пользователя, формирование и отправление запросов к базе данных. Такая архитектура позволяет создавать эргономичные, гибко настраиваемые автоматизированные рабочие места с использованием централизованных баз данных и относительно недорогих компьютеров. Выбор архитектуры «клиент-сервер» определяет свои требования к аппаратной части системы. Организация автоматизированного банка данных фирмы и объемы информационных потоков в условиях внедрения информационной технологии управления фирмой и создания документов требуют применения производительных серверов и специализированных баз данных.
Работа в ЛВС по созданию и коллективному использованию документа позволяет сократить число документов на бумажных носителях. Подобная архитектура позволяет организовать безбумажную технологию в режиме электронного офиса.
В общем виде информационная технология управления фирмой, построенная на базе архитектуры «клиент-сервер», должна содержать в своем составе автоматизированные рабочие места администраторов офисных систем и службы информационной безопасности, администрации органов управления фирмой и специалистов, выполняющих конкретные функции в фирме.
Организация функционирования информационной технологии управления фирмой строится на едином принципе коллективной работы -- электронными документами -- юридически полноценными эквивалентами бумажного документа, принятого в традиционном документообороте. Такой подход усложняет работу распределенных систем, но обеспечивает юридическую целостность информации в системе и надежность при коллективной обработке.
Рабочие места фирмы должны достоверно воспроизводить все нормативные условия создания и обработки документов -- от регистрации и организации маршрута обработки до фиксирования принятия оптимального управленческого решения. Обычно такие системы функционируют на основе жестко организованных процедур на конкретных АРМ, связанных в маршрутные потоки передачи информации с одного автоматизированного рабочего места на другое посредством транспорта файлов -- документов.
В современных условиях появления и становления корпораций возникает вопрос о создании в фирме корпоративной вычислительной сети. В общем случае корпоративная сеть фирмы состоит из нескольких подсетей различных структурных подразделений, которые объединены каналами связи. Эти каналы могут быть частью глобальных и городских сетей. Отделения фирмы могут быть крупными, средними и малыми. Крупное отделение может стать центром обработки и хранения информации. Выделяется центральный офис, из которого производится управление всеми подразделениями фирмы. К малым отделениям можно отнести различные обслуживающие подразделения (склады, цеха и т.д.) Малые отделения могут считаться как удаленные от офиса. Стратегическое назначение удаленного отделения -- разместить службы сбыта и технической поддержки ближе к потребителям. Связь с клиентами, которая в значительной степени влияет на доходы фирмы, будет более продуктивной, если все сотрудники получат возможность по уровням доступа выходить на корпоративные данные в любой момент времени.
При построении корпоративной вычислительной сети прежде всего определяется предполагаемая функциональная структура фирмы: количественный состав и статус офисов и отделений. Обосновывается необходимость в развертывании своих частных сетей связи или производится выбор провайдера коммуникационных услуг, который способен поддерживать требования, предъявляемые фирмой к каналам связи. Разработка функциональной структуры производится с учетом финансовых возможностей фирмы, перспективных планов ее развития, предполагаемого числа активных пользователей сети, количества и качества внедряемых приложений, необходимости предоставления качества обслуживания. В. основе разработки лежит функциональная структура самого предприятия.
Уникальность новых программных продуктов и технологии усложняет процессы проектирования и развертывания корпоративных сетей. Возрастающая тенденция к централизации информационных ресурсов, новые классы прикладного программного обеспечения и принципы их применения, изменение количественных и качественных характеристик информационных потоков, увеличение числа одновременно работающих пользователей и более мощные вычислительные платформы -- все эти факторы необходимо учитывать при разработке корпоративной сети.
Программное обеспечение ИТ управления фирмой
Выбор программного обеспечения информационной технологии фирмы определяется требованиями, предъявляемыми к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов вычислительной техники, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователям и т.д.
Поскольку все подразделения фирмы тесно взаимодействуют друг с другом на основе локальной вычислительной сети, поэтому и системное сетевое программное обеспечение должно обеспечивать единое централизованное управление каталогами всех серверов. Для организации в фирме системы электронной почты, подключения ЛВС к Интернет, создания системы электронного документооборота необходимо наличие серверов приложений, работающих под управлением сетевой операционной системы нового поколения.
Сетевая операционная система для высокой производительности работы должна включать в себя следующие инструментальные средства:
* инсталляцию сетевой ОС и конфигурирование клиента в модели «клиент-сервер»;
* службу каталогов;
* файловые функции;
* службы печати;
* средства управления правами пользователей;
* развитые средства защиты сети;
* интегрированные функции передачи сообщений;
* многопротокольную маршрутизацию;
* возможность работы в режиме «клиент-сервер». Для организации взаимодействия рабочих станций в сети недостаточно просто физически соединить их проводами. Необходимо установить логическую связь или соединение между станциями. Это обеспечивает надежную передачу данных, а также гарантирует, что информация будет доставлена адресату и не будет потеряна при приеме или передаче. Такие задачи решают протоколы логического уровня, чаще их называют протоколами обмена данными (например, IPX / SPX, TCP). Протоколы обмена данными определяют правила, по которым выполняется передача данных в сети. Они устанавливают порядок обработки ошибок, возникающих при передаче, порядок окончания сеанса связи и т.д. Большинство сетевых операционных систем могут поддерживать различные протоколы как по отдельности, так и одновременно.
Для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, требующей комплексного подхода, используются прикладные программы, которые обеспечивают создание информационной структуры, поддерживающей все бизнес-процессы.
В настоящее время рынок программных продуктов предлагает большое количество разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например: «БЕСТ», «РС -- БАЛАНС», «ПАРУС», «АСПЕКТ», «1С» и др.
Основные достоинства этих программ:
* ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребности предприятия;
* возможности ведения количественного и много валютного учета;
* получение всей необходимой отчетности и необходимых документов по синтетическому и аналитическому учету;
* полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;
* возможность автоматической печати выходных и первичных документов и т.д.
За счет полной настраиваемость эти программные продукты успешно используются на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в совместных фирмах и т.д. Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.
Для крупных фирм в качестве программного обеспечения комплексной информационной технологии управления организацией используются программные комплексы, реализованные в архитектуре «клиент-сервер» (например, пользовательские программные комплексы «ГАЛАКТИКА», КЗ и др.).
Основными принципами, реализованными в таких программных комплексах, являются:
* Интеллектуальность -- решение задачи управления предприятием в отличие от традиционного подхода, предусматривающего регистрацию и накопление информации.
* Интегрированность -- «сквозное» прохождение документов через различные службы фирмы.
* Модульность -- возможность поэтапного внедрения системы, гибкое маневрирование.
* Доступность -- наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода данных.
* Открытость -- возможность взаимодействия с другими программами, работающими в фирме.
* Адаптивность -- наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации программного комплекса.
Комплексная автоматизация на базе таких систем обеспечивает:
* защиту от простых и сложных схем «утечки» финансов и товаров путем протоколирования всех операций;
* специальные схемы планирования и минимизации налогообложения;
* оперативный контроль за исполнением персоналом любого уровня своих функциональных обязанностей и как следствие более эффективное использование персонала;
* возможность быстро принимать решения об изменениях ассортимента или ценовой политики, дозакупках или прекращении закупок;
* средства оперативного реагирования на изменения законодательства без привлечения разработчиков;
* возможность стандартизации технологии управления, построение консолидированной отчетности;
* ведение электронных архивов без дополнительных затрат;
* высвобождение дополнительных внутренних ресурсов без обращения к внешним источникам.
Руководство фирмы благодаря таким программным комплексам получает возможность:
* разрабатывать вариантные сценарии стратегии развития;
* организовывать планирование и оперативное управление себестоимостью продукции, работ и услуг;
* вести непрерывный финансовый мониторинг, повышая вероятность получения стабильной прибыли;
* контролировать ход выполнения договорных отношений с внешними партнерами.
Решение всего комплекса задач, на который ориентирован автоматизированный программный комплекс, обеспечивается четырьмя контурами.
1. Контур административного управления.
2. Контур оперативного управления.
3. Контур управления производством.
4. Контур бухгалтерского учета.
Модульный принцип построения программного комплекса допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости. При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации программного комплекса каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.
Администрация фирмы, используя для управления производственными процессами программный комплекс, получает возможность:
* оперативного получения достоверной информации о текущей деятельности фирмы;
* оперативного управления финансами;
* контроля за ходом выполнения договорных отношений.
При функционировании многофункционального программного комплекса, используемого для решения задач и построения информационной технологии управления фирмой, должны быть организованы реализация задач в среде Windows, возможность хранения данных в СУБД, таких, как MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix и других, а также обеспечено разграничение прав доступа пользователей к данным на уровне поля записи. К программному комплексу предъявляются требования, которые рассмотрим более подробно.
Масштабируемость решений при использовании программного комплекса (адаптивность)
Под масштабируемостью принято понимать возможность использования программного продукта в вычислительных сетях различного размера в масштабе отдельного структурного подразделения, фирмы, корпорации. Применительно к программному комплексу это значит, что возможность обслуживания значительно различающихся групп пользователей определяется в основном следующими факторами:
* производительностью используемого сервера (в режиме «клиент-сервер»);
* типом сетевой операционной системы;
* архитектурой построения локальной вычислительной сети;
* контролем взаимных обязательств;
* контролем и управлением материальными, трудовыми и техническими ресурсами;
* формированием и контролем бизнес-плана;
* планированием и учетом выполнения внутреннего бюджета и т.д.
Совместимость
Для доступа к базам данных в различных форматах из других программных продуктов предусматриваются две принципиальные возможности:
1) экспорт -- импорт данных;
2) прямой доступ через драйверы ODBC.
Пользователям программного комплекса, желающим обрабатывать накапливаемую в базах данных информацию, необходимо иметь собственные программные средства для полного описания структуры базы данных и рекомендации по технологии организации обмена данными.
Настройка программного комплекса при организации информационной технологии управления фирмой
Настройка программного комплекса состоит из последовательности действий.
* Настройка прав доступа для конкретных пользователей к программным модулям должна выполняться системным администратором после инсталляции программы. В процессе настройки системный администратор может определить для каждого пользователя имя в системе, пароль и права доступа к модулям и таблицам базы данных. При входе пользователя в систему элементы меню модулей, закрытых для данного пользователя, не выводятся на экран. При ограничении прав доступа к таблицам базы данных пользователь может быть лишен возможности модификации или удаления каких-либо данных или даже возможности их просмотра.
* Настройка классификаторов, каталогов и справочников комплекса.
* Настройка параметров утилиты корпоративного межофисного обмена (настройка адресных данных каждого офиса, признака выборки почты, типа разрешения межсетевых конфликтов и т.д.).
* Настройка структуры корпорации с целью консолидации баз данных филиалов.
Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые далее всеми входящими в комплекс модулями, определяются параметры функционирования системы.
* Настройка входящих и исходящих банковских документов для организации электронного обмена с банком.
* Настройка системных данных и параметров пользователя. Взаимодействие программных модулей позволяет оперативно управлять фирмой на базе современной информационной технологии. Информационный комплекс по управлению фирмой обеспечивает связь всех пользователей локальной вычислительной сети фирмы в едином информационном пространстве.
Информационная база технологии управления фирмой
В деятельности фирм, представляющих собой комплексы повседневно связанных и взаимодействующих структурных подразделений, передача информации является первостепенным и непременным условием их функционирования. Особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения фирм кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Важную роль в принятии управленческих решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.
В основе модели построения информационной технологии управления фирмой должны лежать концептуальные положения.
1. Целью функционирования любой фирмы является получение прибыли от итогов своей деятельности.
2. Все взаимодействия между юридическими субъектами (фирмами, организациями) сводятся к заключению и реализации сделки. При этом одна из сторон является продавцом, другая -- покупателем. Предметом сделки могут быть товарно-материальные ценности, работа, услуги или их комбинация.
3. При осуществлении любой хозяйственной операции формируется документ, подтверждающий ее совершение (операционный документ). Совокупность операционных документов образует документооборот фирмы.
4. Операционные документы принадлежат к одному из двух классов. Первый класс документов -- документы-основания, т.е. документы, регламентирующие операции между юридическими лицами. К этому классу относятся простые и многоэтапные договоры, счета, счета-фактуры, контракты, требования, гарантийные письма и т.д. Документы-основания дополнительно классифицируются по:
* жизненному циклу документа -- документ может находиться в одном из трех состояний: оформляемый, исполняемый, закрытый (исполненный);
* по виду расчетов (по признаку многовалютности): рублевый расчет, валютный, валютно-рублевый.
Второй класс документов -- сопроводительные документы, т.е. операционные документы, отражающие суть фактически выполняемых операций. Все сопроводительные документы можно разделить на две группы.
* Документы, подтверждающие перемещение товарно-материальных ценностей, либо операции выполнения работ, услуг. К ним относятся накладные различных видов, складские ордера, акты на выполнение работ (услуг).
* Финансовые сопроводительные документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские и кассовые документы. Сопроводительные документы, как правило, связаны с документами- основаниями.
5. Основа оперативного управления фирмой заключается в регистрации входящих либо формировании исходящих документов-оснований и сопроводительных документов, подтверждающих выполнение хозяйственных операций.
Для современных условий функционирования фирмы характерно применение высокоэффективной внутрифирменной информации. Информационные технологии управления фирмой последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств ее сбора, накопления, передачи и обработки в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики, моделей и прогнозно-аналитических расчетов.
В результате работы всех пользователей происходит наполнение базы данных фирмы оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. Обработка оперативной информации позволяет, с одной стороны, проанализировать взаимоотношения с контрагентом на основе сведений о движении материальных ценностей, услуг, работ и финансовых средств, а с другой стороны, оценить эффективность работы фирмы по различным направлениям хозяйственной деятельности. При этом обеспечиваются:
* принцип однократного ввода в базы данных информации и, как следствие, отсутствие дублирования функций пользователей, упорядочение документооборота;
* легкость контроля на корректность и целостность данных, персонификация пользователя;
* контроль за регламентом выполнения хозяйственных операций и т.д.
В производственно-хозяйственных подразделениях фирмы обеспечивается обобщение информации снизу вверх, а также конкретизация информации сверху вниз.
Информационный процесс, цель которого получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации при организации информационной технологии, должен быть унифицирован, что позволяет использовать современные средства вычислительной техники.
Повышение эффективности использования информационной технологии управления фирмой достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает распространение информации, т.е. представление пользователям информации, необходимой для решения
научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для передачи информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий.
В современных условиях в фирмах необходима организация применения высокоэффективной внутрифирменной системы информации.
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения 'потребности в информации разных уровней принятия решений.
Для организации этого процесса в фирме формируются различные базы данных, наполненные информацией по различным вопросам функционирования предприятия. Базы данных являются составной частью программного комплекса и формируются в процессе настройки программного обеспечения информационной технологии управления фирмой. Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые далее всеми модулями, входящими в комплекс, определяются параметры функционирования системы. В целях защиты информации от несанкционированного доступа каждый пользователь фирмы, подключенный к локальной вычислительной сети и информационной базе, имеет свободный доступ только к информации, необходимой для выполнения им его служебных функций, и получить при необходимости информацию, не связанную непосредственно с его функциями, может только с разрешения вышестоящего руководства фирмы.
...Подобные документы
Информационно-вычислительные центры в государственном и региональном управлении. Значение информационных технологий решения функциональных задач в муниципальном управлении на примере Серовского городского округа. Инфраструктура электронного правительства.
курсовая работа [312,0 K], добавлен 14.06.2010Автоматизированные поисковые системы. Информационные технологии в делопроизводстве и документообороте. Компьютерные сети и гипертекстовые технологии. Использование систем управления базами данных. Обработка информации на основе электронных таблиц.
контрольная работа [2,9 M], добавлен 15.12.2013Информационные процессы в организационно–экономической сфере, технологии и методы обработки экономической информации. Локальные и глобальные сети в экономике. Информационные системы в бухгалтерском учете и аудите, в административном управлении.
контрольная работа [325,1 K], добавлен 02.05.2009Классификация информационных систем и технологий в организационном управлении. Методы и организация создания ИС и ИТ. Состав, структура, внутримашинного информационного обеспечения. Информационные технологии и процедуры обработки экономической информации.
контрольная работа [28,9 K], добавлен 25.07.2012Информационно-технологические процессы в образовании. Эргономическая оценка программного продукта. Создание электронного учебного пособия "Информационные технологии и защита информации". Практическая его реализация. Выбор инструментальных средств.
дипломная работа [1,8 M], добавлен 12.10.2015Принцип работы автоматизированной информационной технологии, особенности ее применения в налоговой системе. Роль АИС "Налог" в повышении эффективности функционирования системы налогообложения. Информационные технологии управления бюджетной системой.
контрольная работа [18,8 K], добавлен 13.10.2009Информационные технологии в управлении: комплекс методов переработки исходных данных в оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.
контрольная работа [24,1 K], добавлен 15.03.2013Информационные системы и технологии, их особенности и классификация в организационном управлении. Локальная вычислительная сеть средних организаций. Основы теории экономического управления предприятием. Оперативный (операционный) уровень принятия решений.
реферат [35,6 K], добавлен 27.06.2014Современное состояние информационных систем и технологий и их роль в управлении предприятием. Экономическая информация на предприятиях и способы ее формализованного описания. Стадии создания автоматизированных систем. Классы информационных технологий.
курс лекций [146,8 K], добавлен 16.11.2009Базовые информационные технологии в управлении. Целый и вещественный тип данных языка программирования Turbo Pascal. Создание программы в интегрированной инструментальной оболочке Turbo Pascal 7.0. Полезные качества информационных технологий управления.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 12.02.2015Новые информационные технологии в управленческой деятельности. Информационно–вычислительные и ситуационные центры в государственном и региональном управлении. Координация процессов создания, внедрения, эксплуатации и развития информационных систем.
курсовая работа [1,6 M], добавлен 06.04.2009Актуальность (своевременность) информации. Информационные ресурсы и информационные технологии. Подходы к определению количества информации. Свойства информации, ее качественные признаки. Роль информатики в развитии общества. Бит в теории информации.
презентация [200,9 K], добавлен 06.11.2011Теоретические основы информационных технологий, их значение во всех сферах жизни современного человека и общества. Изучение информационной системы для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия. Отдельные программы автоматизации.
реферат [22,3 K], добавлен 12.01.2012Информационные технологии в экономике. Основы автоматизации экономической деятельности предприятий. Компьютерные технологии моделирования управления. Защита информации в информационных системах. Программное обеспечение экономической деятельности.
курс лекций [1,8 M], добавлен 15.03.2010Изменения в управлении трудовыми ресурсами в компании "Забота". Краткий обзор моделирования. Информационные и коммуникационные технологии и общество. Архитектура программного обеспечения "Клиент-сервер". Форма контракта на продажу механических станков.
дипломная работа [85,4 K], добавлен 03.12.2011Применение информационных технологий в управлении проектами (инновациями), определение их эффективности. Методические принципы защиты информации. Виды и особенности интеллектуальных информационных систем. Организация электронного документооборота.
курс лекций [1,1 M], добавлен 29.04.2012Информационные связи в корпоративных системах. Банк данных, его состав, модели баз данных. Системы классификации и кодирования. Интегрированные информационные технологии. Задачи управления и их реализация на базе информационной технологии фирмы.
практическая работа [31,0 K], добавлен 25.07.2012Современные средства информационных технологий для разработки пользовательских приложений. Ввод и вывод информации. Встроенные диалоговые окна. Использование элементов управления, встраиваемых на рабочие листы. Создание диалоговых окон пользователей.
учебное пособие [2,1 M], добавлен 27.04.2011Файловая модель. Виды современных информационных технологий. Информационная технология обработки данных. Информационная технология управления. Информационные технологии экспертных систем. Интерфейс пользователя. Интерпретатор. Модуль создания системы.
контрольная работа [255,1 K], добавлен 30.08.2007Общее понятие об информационной системе, характеристика этапов её развития. Аппаратная и программная часть системы. Ввод, обработка и вывод информации. Информационное, организационное, программное, правовое, техническое и математическое обеспечение.
лекция [46,4 K], добавлен 14.10.2013
