Структура автоматизированной системы электронного технологического документооборота с применением электронной цифровой подписи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Бизнес живет в постоянном круговращении документов. В такой огромной, разветвленной и распределенной системе, как железнодорожный транспорт, полное, точное и своевременное информационное отражение реально происходящих технологических и управленческих процессов критически важно. Технологический документооборот составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО «РЖД».

Развитие информационных технологий позволило перевести в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию управления им. В частности, в железнодорожной отрасли уже давно действуют системы электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления. И в отношении электронизации и автоматизации документооборота железнодорожники находятся на передовых рубежах.

Между тем 95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях. И этому есть объяснение: характер деятельности отрасли требует четкого документального подтверждения всех шагов в реализации технологического процесса. Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО «РЖД» формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте. Простой их перевод в электронную форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования самого технологического процесса, не решает задачи повышения эффективности бизнес-процесса. Ведь документооборот не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе компании. Документодвижение тесно интегрировано с другими задачами, решаемыми информационно-управляющими системами. Поэтому автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в действующие на железнодорожном транспорте прикладные системы.

В условиях реформирования отрасли существует острая необходимость пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в перевозочном процессе. Все это требует существенного повышения достоверности данных и увеличения скорости передачи информации о факте свершившихся технологических операций. Предстоит сократить затраты и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к производственным и финансовым результатам компании.

Образование операторских, дочерних компаний и филиалов определяет потребность в наличии структурированного информационного обмена не только между предприятиями холдинга, но и другими субъектами хозяйственной деятельности и органами государственной власти.

Для реализации этих задач в ОАО «РЖД» разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота (АС ЭТД), которая предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи. Система введена в опытную эксплуатацию на Юго-Восточной, Куйбышевской и Горьковской железных дорогах в объеме 28 первичных учетных документов по службам движения, вагонного, локомотивного, путевого хозяйств, а также хозяйства электрификации и электроснабжения.

Результаты опытной эксплуатации и перспективы развития автоматизированной системы «Электронный технологический документооборот» с применением электронной цифровой подписи» были рассмотрены на заседании Правления ОАО «РЖД». Предваряя рассмотрение этого вопроса, президент компании В.И. Якунин подчеркнул, что этот проект, без преувеличения, должен радикально изменить работу управленческого аппарата компании. Необходимо, чтобы эта система стала частью технологической системы управления. И только в этом случае удастся уйти от бюрократизации и очень медленного прохождения решений.

С подробными докладами о структуре автоматизированной системы электронного технологического документооборота с применением электронной цифровой подписи, результатах ее эксплуатации и перспективах дальнейшего развития выступили начальник Департамента информатизации и корпоративных процессов управления А.В. Илларионов и директор ГВЦ ОАО «РЖД» В.Ф. Вишняков. Затем состоялся обстоятельный обмен мнениями, принято решение о дальнейшем развитии системы и тиражировании полученных результатов на всю сеть железных дорог.

На заседании Правления отмечалось, что технический и технологический уровень развития информационно-коммуникационных технологий, достигнутый в компании, выводит ее в число лидирующих в стране. Она становится важным звеном единого пространства электронного документооборота, ее возможности выходят далеко за границы собственно железнодорожной отрасли. Нет сомнений в том, что информационные системы ОАО «РЖД» могут быть задействованы в реализации различных программ федерального уровня, в том числе федеральной целевой программы «Электронная Россия».



1. Назначение и функции системы АС ЭТД с применением ЭЦП

1.1 Предпосылки создания системы АС ЭТД

Важнейшей задачей ОАО «РЖД» является обеспечение полного, точного и своевременного информационного отражения реально происходящих технологических и управленческих процессов компании. Методологической проблемой применения информационных систем для автоматизации эксплуатационной работы ОАО «РЖД» является то, что при их разработке и внедрении сами процессы управления эксплуатационной работой практически не претерпели изменения. Анонимность информационных сообщений, наполняющих базы данных, позволяет манипулировать данными автоматизированной отчётности, передавая сообщения без оформления соответствующих учётных документов.

Подключение электронных таблиц к закрытому коду информационных систем недавно было «хорошим тоном» при написании программных комплексов, так как, с одной стороны, снимало ответственность с разработчиков за данные, получаемые при эксплуатации информационных систем, а с другой - давало возможность железнодорожникам корректировать данные с целью получения необходимых показателей.

Данные некоторых полей бумажных документов передаются в центры сбора информации с помощью сообщений, ряд документов оформляется на рабочих местах специалистов с помощью АРМ. Несмотря на проверку введенных данных с использованием форматных и логических методов, возникают рассогласования между оформляемыми документами и документами-сообщениями, поступающими в информационные системы как по содержанию, так и по времени регистрации. Это обусловлено рядом причин, одной из которых является преднамеренное искажение показателей работы предприятия с целью выполнения плановых показателей.

Следовательно, остается возможность вносить изменения при необходимости в любой документ, полученный с помощью информационных систем, алгоритм которых тщательно выверен и согласован с нормативами технологического процесса.

Юридическим же является только бумажный документ с подписью того или иного руководителя или специалиста железнодорожного транспорта. Для достижения действительно существенного прогресса в автоматизации управления эксплуатационной работой необходимо пересмотреть ее принципы.

Информационные системы должны стать непосредственной частью технологического процесса, обеспечивающей контроль технологической дисциплины и отражение всех операций в реальном масштабе времени. При этом получаемая из информационных систем отчетность для всех уровней управления должна формироваться централизованно, на основе первичной информации о технологических операциях и предоставляться всем уровням управления сверху вниз из единого хранилища данных.

Работа со всеми первичными документами в информационных системах должна вестись с применением электронно-цифровой подписи, обеспечивающей фиксацию сведений о сотрудниках, производивших ввод или изменение электронных документов.

1.2 Назначение и цель создания системы АС ЭТД

Полное наименование системы Автоматизированная система «Электронный технологический документооборот с применением электронной цифровой подписи» - условное обозначение системы АС ЭТД.

В целях дальнейшего совершенствования взаимодействия с клиентами и установления единого порядка организации электронного документооборота на Российских железных дорогах в 2008 году правлением ОАО «РЖД» было

принято решение о внедрении Автоматизированной системы электронного технологического документооборота (АС ЭТД). Система технологического

электронного документооборота (АС ЭТД), разработанная специалистами ОАО «НИИАС» и внедряемая в компании, предназначена для автоматизированного формирования, обработки и хранения первичных учетных документов в электронном виде с применением электронной цифровой подписи на всех организационных уровнях ОАО «РЖД» (линейные предприятия, службы регионального подчинения и центральный аппарат).

АС ЭТД направлена на создание автоматизированной технологии, которая позволяет заменить бумажные первичные документы, констатирующие фактически произошедшие события в эксплуатационной работе, на электронные документы с ЭЦП, как эталонной версии произошедших событий, на основе которых автоматически формируются сообщения по наполнению баз данных.

Система предназначена для:

- повышения достоверности данных в информационных системах ОАО «РЖД», служащих основой для контроля, анализа, оперативного управления и прогнозирования эксплуатационной работы компании;

- снижения количества непроизводительных операций при выполнении производственной деятельности на линейном уровне;

- повышения качества профилактики аварийности во всех хозяйствах ОАО «РЖД»;

- улучшения планирования срочных, оперативных, среднесрочных и стратегических мероприятий и работ;

- повышения информированности руководства ОАО «РЖД»;

- улучшения технологической дисциплины и управляемости ОАО «РЖД» в целом;

- повышения качества представления аналитической информации для всей вертикали управления.

Технологический документооборот ОАО «РЖД» является основой для контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности компании.

АС ЭТД разработана в централизованной архитектуре «клиент-сервер» с установкой на едином программно-техническом комплексе в ГВЦ - филиале ОАО «РЖД». АС ЭТД также обеспечивает возможность функционирования в

ЦОД-ориентированной архитектуре.

Пользователями АС ЭТД являются сотрудники ОАО «РЖД», принимающие непосредственное участие в эксплуатационной работе, а также работники аппарата управления ОАО «РЖД», контролирующие результаты операционной деятельности.

АС ЭТД развернута на всех уровнях управления ОАО «РЖД»:

- линейный уровень (уровень линейных предприятий);

- региональный уровень (уровень территориальных центров и дорог);

- сетевой уровень.

Пользователи любого из перечисленных уровней имеют возможность работы в АС ЭТД в соответствии со своими правами доступа.

АС ЭТД имеет следующую географию размещения:

- ГВЦ ОАО «РЖД» (серверный комплекс АС ЭТД);

- рабочие места пользователей АС ЭТД.

Функциональная структура информационного пространства АС ЭТД состоит из блоков:

- формирование первичных документов;

- хранение документов;

- обеспечение доступа авторизованных пользователей к функциям и данным;

- централизованное обновление и хранение шаблонов форм первичных документов;

- маршрутизация документов.

- администрирование системы.

Система электронного технологического документооборота предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи (ЭЦП).

Информация о выполненных технологических операциях доступна другим участникам документооборота уже через 3 минуты после подписания ЭЦП.

В условиях современного электронного технологического документооборота корректировка данных единична (при соблюдении всех регламентов в работе с автоматизированными системами управления и при повышении надежности средств защиты от несанкционированного доступа).

Важно, что АС ЭТД позволяет гибко настраиваться на изменения, происходящие в организационной структуре ОАО «РЖД» в связи с реформированием отрасли. Система обладает высокой доступностью, отказоустойчивостью, оперативностью, достаточным временем реакции.

1.3 Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Для ускорения всех процессов перевозочного процесса потребовался полный переход на безбумажный электронный документооборот с целью исключения дублирования на бумажных носителях и обеспечения юридической значимости электронного документооборота в системе ЭТРАН ОАО «РЖД». ОАО «РЖД» совместно с ЗАО «Компания ТрансТелеКом» и разработчиком системы ЗАО «ИнтэлЛекс» выполнили работы по внедрению в систему ЭТРАН электронной цифровой подписи (ЭЦП). В августе 2006 года первым вице-президентом компании ОАО «РЖД» было подписано распоряжение «Об утверждении типовой формы соглашения об обмене при перевозке грузов электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью».

ЭЦП служит средством подтверждения достоверности отсылаемого электронного документа и придания ему юридической силы наравне с бумажными документами, подписываемыми руководителями и другими ответственными лицами.

Главной особенностью электронного документооборота с поддержкой ЭЦП является то, что электронные документы, получаемые в результате работы информационных систем или вручную с помощью электронных таблиц-шаблонов, снабжаются ЭЦП. Они являются доказательными документами, то есть четко фиксируют принятое решение или какой-либо факт, констатирующий фактически произошедшее событие в эксплуатационной работе железной дороги.

Например, подача локомотива на подъездной путь, погрузка, перевод локомотива в неисправные, постановка вагона в поезд и т.д. - это будет как эталон версии произошедших событий.

Благодаря системе фиксации происшедших событий становится возможным:

· ?повышение достоверности данных в информационных системах ОАО «РЖД», являющихся основой для контроля, анализа, оперативного управления и прогнозирования эксплуатационной работы компании, и, как следствие -улучшение планирования срочных, оперативных, среднесрочных и стратегических мероприятий и работ;

· ?улучшение технологической дисциплины и управляемости ОАО «РЖД» в целом;

· повышение качества представления аналитической информации для всей вертикали управления;

· появление возможности создания управляющих информационных систем нового поколения на основе более достоверных данных как часть реализации бизнес-целей компании в условиях ее реформирования.

Таким образом, ЭЦП - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Являясь сертифицированным программным средством, ЭЦП позволяет осуществлять юридически значимое взаимодействие при обмене сообщениями в электронном виде без предоставления бумажного документа, заверенного подписью должностного лица и печатью. Главным ее достоинством является то, что подписание юридически важных бумаг может происходить в электронном виде, где бы не находился владелец ключа ЭЦП. Применение ЭЦП устраняет большинство проблем, свойственных подписи на бумажном документе, и обеспечивает электронный документ следующими важнейшими характеристиками:

· подлинность - подтверждение авторства документа;

· целостность - документ не может быть изменен после подписания;

· неотрицание авторства (неотрекаемость) - автор впоследствии не сможет отказаться от своей подписи.

Существуют две схемы ЭЦП:

· подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения (защищенная передача документа) - не характеризует систему электронного документооборота (СЭД) как юридически значимую;

· использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа (создание, согласование, утверждение, ознакомление с документом и т. д.) - наделяет СЭД юридической значимостью.

На рисунке 3.1 представлена технология оформления электронного документа при помощи электронной цифровой подписи.

ЭЦП создается с помощью закрытого ключа - уникальной последовательности символов, которая известна его владельцу. Получатели

электронного документа, подписанного ЭЦП, имеют возможность проверить

действительность подписи посредством открытого ключа и убедиться в том, что документ подлинный, а ЭЦП принадлежит именно тому лицу, которое в нем указано.

Открытый ключ - это уникальная последовательность символов, которая математически связана с закрытым ключом ЭЦП. Открытый и закрытый ключи образуют так называемую ключевую пару.

Открытый ключ доступен любому пользователю информационной системы в составе сертификата ключа. Сертификат ключа является аналогом документа, удостоверяющего личность, и представляет собой документ на бумажном носителе либо электронный документ с ЭЦП уполномоченного лица (сотрудника) удостоверяющего центра. Сертификат ключа, помимо открытого ключа ЭЦП, содержит идентификационные данные владельца и выполняет две задачи:

- подтверждает подлинность ЭЦП;

- идентифицирует владельца сертификата ключа подписи.

Аналогом даты на бумажном документе, которую собственноручно проставляет лицо, подписывающее документ, является штамп времени.

Организационная структура, осуществляющая деятельность по управлению сертификатами ключей и поддержке их использования в различных подсистемах корпоративной информационной системы - это удостоверяющий центр.

Удостоверяющий центр может быть внешней организацией или подразделением той или иной компании. Еще одним участником процесса является криптопровайдер - программный или аппаратно-программный модуль, реализующий один или несколько криптографических алгоритмов и

предоставляющий свои функции внешним системам.

Для получения ЭЦП начальник предприятия (подразделения) должен подать заявку на бумажном носителе в центр регистрации. Заявка заполняется для каждого сотрудника, который может обладать правом подписи электронных документов с использованием ЭЦП. Центр регистрации рассматривает и проверяет заявку на подлинность информации, содержащейся в ней. Если информация верна, то пользователь заносится в реестр удостоверяющего центра.

Администратор центра регистрации выдает пользователю закрытый и открытый ключ ЭЦП, сертификат ключа подписи, пароль для связи с удостоверяющим центром. Открытую часть ключа, серийный номер сертификата ключа подписи, информацию о сотруднике в ГВЦ ОАО «РЖД» передает администратору системы АС ЭТД для последующего внесения в список пользователей системы АС ЭТД.

Удостоверяющий центр и центр регистрации обязаны:

а) не разглашать регистрационную информацию пользователей, за исключением информации, заносимой в изготавливаемые сертификаты ключей подписей;

б) синхронизировать по времени все программные и технические средства обеспечения деятельности по предназначению с сервером времени, размещённым в локальной сети.

Аннулирование (отзыв) или приостановление действия сертификата ключа подписи, изготовленного центром регистрации, осуществляется центром регистрации по заявлению на приостановление сертификата ключа подписи от начальника предприятия, где оформлен сотрудник, имеющий ЭЦП.

Пример. Для осуществления выдачи и учета электронных носителей с ЭЦП, обеспечения генерации сертификатов ключей подписи, на Куйбышевской железной дороге был разработан и утвержден «Порядок получения, передачи и учета ключей электронной цифровой подписи». Функции выдачи и учета электронных ключей e-Token PRO/32k (далее - электронных ключей) служба корпоративной информатизации оставила за собой. Получение ключей ответственными лицами подразделений производится при предъявлении доверенности формы М-2 и требований-накладных формы М-11 на основании определенного ранее полигона внедрения АС ЭТД. Бухгалтерские учетные документы направляются в хозяйственный отдел управления дороги для передачи расходов и стоимости электронных ключей подразделению-получателю (установленным порядком по внутрихозяйственным расчетам).

Учет электронных ключей в службе корпоративной информатизации ведется на основе сохранных расписок (с обязательным указанием идентификационных номеров ключей) и копий «Журналов учета ключевых носителей информации» подразделений-получателей дороги, которые передаются предприятиями в службу после выдачи ключей пользователям.

В системе ЭТРАН для оперативного взаимодействия грузоотправителей и дороги на всех этапах перевозочного процесса - от заказа перевозки до выдачи груза получателю реализована возможность оформления юридически значимых документов с применением ЭЦП со стороны грузоотправителя и ОАО «РЖД» (удостоверяющий центр - компания «Транстелеком»).

Подписание протокола с крупными предприятиями Башкортостана на Куйбышевской железной дороге ??филиале ОАО «РЖД» по применению ЭЦП явилось историческим событием для всей отрасли и свидетельствовало о переходе на мировые стандарты по взаимодействию ОАО «РЖД» с пользователями услуг железнодорожного транспорта при организации перевозок грузов (до этого момента ЭЦП использовалась лишь в банковской системе России).

Таким образом, внедрение качественно новых процессов автоматизации технологического документооборота приведет к повышению эффективности и управляемости компании.

Технологический документооборот ОАО «РЖД», являющийся основой для контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности компании, в настоящее время осуществляется в основном (95%) на бумажных носителях путем заполнения и подписания утвержденных форм. Данные некоторых полей бумажных документов передаются в центры сбора информации с помощью сообщений, формат которых разработан для возможности использования телетайпа в качестве устройства ввода. Ряд сообщений оформляется в АРМах специалистов линейных предприятий. Несмотря на проверку введенных данных с использованием форматных и логических методов, возникают рассогласования между оформляемыми документами и сообщениями, поступающими в информационные системы, как по содержанию, так и по времени регистрации, что обусловлено рядом причин, основной из которых является преднамеренное искажение показателей работы предприятия с целью выполнения плановых показателей.

Целью внедрения электронного технологического документооборота является замена бумажного первичного документа, констатирующего фактически произошедшее событие в эксплуатационной работе (например, подача локомотива на подъездной путь, погрузка, перевод его в неисправные, выдача из депо и т.п.), на электронный документ с ЭЦП, как эталонной версии произошедших событий.

Результатом внедрения системы электронного технологического документооборота должно стать:

· повышение достоверности данных в информационных системах ОАО «РЖД», являющихся основой для контроля, анализа, оперативного управления и прогнозирования эксплуатационной работы компании;

· снижение количества непроизводительных операций при выполнении производственной деятельности на линейном уровне;

· повышение качества профилактики аварийности во всех хозяйствах ОАО «РЖД»;

· улучшение планирования срочных, оперативных, среднесрочных и стратегических мероприятий и работ;

· повышение информированности руководства ОАО «РЖД»;

· улучшение технологической дисциплины и управляемости ОАО «РЖД» в целом;

· повышение качества представления аналитической информации для всей вертикали управления;

· появление возможности создания управляющих информационных систем нового поколения, на основе более достоверных данных, как часть реализации бизнес-целей компании в условиях ее реформирования.

Таким образом, внедрение качественно новых процессов автоматизации технологического документооборота приведет к повышению эффективности и управляемости компании.



2. Процессы электронного технологического документа оборота

Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО «РЖД» формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте. Анализ процессов формирования этих документов показал, что они формируются схожим образом.

Способ формирования каждого технологического документа основан на обобщенном процессе технологического документооборота, который отражает основные особенности формирования и сбора первичных учетных документов и приведен на рисунке 3.3.

Следует отметить, что в сложных случаях требуется более гибкое управление маршрутами документов и их оптимизация. Правила маршрутизации могут быть заданы/оптимизированы во внешнем приложении с использованием ветвлений и точек принятия решений. Для этого используется специализированный программный продукт, позволяющий проектировать и модифицировать маршруты документов (потоки операций) при помощи визуальных средств.

Необходимость отражать изменения состояния/статуса объекта (вагон, локомотив, путь и т.д.), участвующего в эксплуатационной работе, является начальным этапом в процессе создания первичного электронного документа.

Завершение технологической операции или появление первичного электронного документа, может потребовать создания следующего: например, создание ВУ-23 с кодом повреждения потребует создания формы ВУ-25. Таким образом, большинство форм первичной документации содержат данные, которые необходимо получать на основании информации, введенной в соответствующие информационные системы ОАО «РЖД», в том числе в системы автоматической регистрации объектов эксплуатационной деятельности и системы регистрации событий.

Обычно используются два метода дополнения введенных данных.

1. Получение необходимой информации в режиме реального времени в ответ на введенные данные.

2. Предварительная загрузка всех данных.

Задание формируется в электронном виде, в рамках системы ЭТД, отображается на мониторе и распечатывается в бумажном виде с клиентского места системы ЭТД. Формирование задания необходимо совмещать с уведомлением о наличии нового задания по электронной почте или другим способом уведомления (оповещения).

Исполнение работ осуществляется в порядке, утвержденном технологическими картами и формализованными бизнес-процессами. Перед началом сеанса работы в системе ЭТД каждый пользователь должен пройти авторизацию для определения его прав при работе с электронными документами.

Результаты выполнения работ в установленном порядке заносятся в соответствующую учётную форму, имеющую вид отдельного документа или записи в контрольном журнале установленного вида.

Завершение технологической операции, или появление первичного электронного документа может потребовать создания следующего электронного документа.

Поскольку многие производственные процессы на железнодорожном транспорте относятся к категории повышенной опасности, то часть событий требует немедленной реакции, в целях обеспечения безопасности движения.

В ряде случаев критически важно, чтобы информация о событии, как можно скорее, попала в информационные системы ОАО «РЖД» с тем, чтобы можно было принять необходимые меры по предотвращению последствий события. В связи с этим возникает временное ограничение. Например, информация о неисправном вагоне должна быть доступна диспетчеру не позднее чем через 1-3 мин. после оформления соответствующего документа работником вагонного хозяйства, чтобы неисправный вагон не мог быть отправлен в составе поезда, кроме случаев пересылки неисправного вагона к месту проведения ремонта с оформлением соответствующего первичного документа.

2.1 Технология электронного документооборота при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом

Электронный документооборот в грузовой работе, в управлении перевозками, финансами и инфраструктурой относится к внутренней деятельности перевозчика железнодорожного транспорта. Электронный документооборот в коммерческой работе относится к области взаимодействия с «внешней средой», т.е. с другими участниками перевозки.

Особенности электронного документооборота при взаимодействии перевозчика железнодорожного транспорта с другими участниками перевозки заключаются в том, что результатом каждого из этапов взаимодействия является оформление документа, подписанного сторонами, который определяет ответственность одной стороны перед другой или другими участниками перевозки. При этом взаимодействие может осуществляться в рамках одной из двух форм электронного документооборота: в условиях электронного обмена данными или в условиях обмена электронными документами. В первом случае по завершении окончания формирования документа, подтверждающего факт совершившегося взаимодействия, оформляется бумажный документ, который подписывается физическими подписями представителей сторон и заверяется печатями и штемпелями (при необходимости). Во втором случае электронный документ подписывается стороной его сформировавшей электронной цифровой подписью (ЭЦП) и направляется другой стороне, участвовавшей во взаимодействии. Сторона - получатель электронного документа подтверждает его получение передачей стороне - отправителю специального электронного сообщения.

Мы рассмотрим только особенности технологии взаимодействия перевозчика железнодорожного транспорта с двумя участниками перевозки: грузоотправителями и перевозчиками на железных дорогах.

Технология взаимодействия перевозчика железнодорожного транспорта с грузоотправителями в условиях электронного документооборота

Взаимодействие перевозчика железнодорожного транспорта с грузоотправителем в условиях электронного документооборота осуществляется при организации перевозки груза, а также при оформлении и физической передаче груза перевозчику для доставки грузополучателю. При организации перевозки груза это взаимодействие осуществляется при подаче и согласовании заявок на перевозку груза, при оформлении и физической передаче груза это взаимодействие осуществляется на всех этапах заполнения накладной (договор перевозки груза), при оформлении результатов натурной приемки вагона (контейнера) с грузом или порожнего собственного вагона (контейнера), а также при оформлении учетных и платежных документов, связанных с оказанием транспортных услуг.

При электронном обмене данными, как простейшей форме электронного оборота, взаимодействие между перевозчиком железнодорожного транспорта и грузоотправителем строится по следующей технологической схеме (рис. 1). Необходимость использования этой формы электронного документооборота вызвана тем, что до настоящего времени в России не создана база для применения ЭЦП при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом.

Грузоотправитель заполняет электронные данные документа (ЭДД) и передает их перевозчику железнодорожного транспорта на рассмотрение и согласование.

Перевозчик железнодорожного транспорта проверяет правильность заполнения ЭДД и производит согласование документа, сформированного на основе ЭДД. Согласованные ЭДД передаются перевозчиком железнодорожного транспорта грузоотправителю для печати и подписания физической подписью.

Грузоотправитель печатает согласованные ЭДД по установленной форме, подписывает напечатанный документ физической подписью и, при необходимости, заверяет документ печатью, применяемой при финансовых операциях. Подписанный документ передается грузоотправителем перевозчику железнодорожного транспорта в месте и в сроки, определенные в договоре об электронном обмене данными между перевозчиком железнодорожного транспорта и грузоотправителем.

Перевозчик железнодорожного транспорта подписывает полученный документ физической подписью и, при необходимости, заверяет документ штемпелем.

По окончанию оформления взаимодействия у каждой стороны остается экземпляр документа, подписанный двумя сторонами физическими подписями и заверенные, при необходимости, печатью и штемпелем.

Грузоотправитель заполняет данные электронного документа (ЭД) и передает ЭД, подписанный ЭЦП, перевозчику железнодорожного транспорта на рассмотрение и согласование.

Перевозчик железнодорожного транспорта подтверждает получение ЭД передачей специального информационного сообщения грузоотправителю, проверяет правильность заполнение ЭД и производит его согласование. Согласованный ЭД, подписанный ЭЦП, передается перевозчиком железнодорожного транспорта грузоотправителю. При этом грузоотправитель получает возможность печати бумажной копии согласованного ЭД.

Мы не приводим здесь пример практической реализации рассмотренной выше технологической схемы, так как обмен электронными документами при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом в России не осуществляется и необходимые технологические разработки в этой области еще не проводились.

Технология взаимодействия перевозчика железнодорожного транспорта России с перевозчиками на иностранных железных дорогах

При перевозке груза в прямом международном сообщении взаимодействие перевозчиков железнодорожного транспорта разных государств в условиях электронного документооборота заключается, с одной стороны, в обеспечении информационного сопровождения таких перевозок, с другой -в обмене электронными данными передаточных ведомостей на вагоны, контейнеры и грузы при передаче их через границу.

В первом случае обеспечение информационного сопровождения достигается посредством обмена информационными сообщениями между информационными системами железных дорог (далее ИС), на которых работают перевозчики.

Во втором случае обмен электронными данными передаточных ведомостей на вагоны, контейнеры и грузы может осуществляться двумя способами. При первом способе (применяется на пограничных станциях России) обмен осуществляется между автоматизированными системами пограничных станций. При этом регистрация операций по передаче и приему грузов производится в ИС железной дороги сдачи или приема груза во взаимодействии с автоматизированной системой пограничной станции, относящейся к этой железной дороге, по действующей на железной дороге технологии. При втором способе производится обмен информационными сообщениями между ИС, а передаточные ведомости формируются средствами ИС на основе полученной информации.

Рассмотрим более подробно технологическую схему информационного сопровождения перевозки грузов в прямом международном сообщении. Информационное сопровождение перевозки грузов начинается после завершения оформления накладной на станции отправления. После выполнения этой технологической операции И С железной дороги отправления передает ИС железной дороги приема груза (транзитная железная дорога или железная дорога назначения) информационное сообщение IFTMIN. Прием сообщения подтверждается передачей сообщения CONTRL.

Если от момента завершения оформления накладной до отправления вагона со станции перевозчиком с отправкой выполняются какие-либо технологические операции, сопровождающиеся внесением отметок в бумажную накладную, или грузоотправителем вносятся изменения в накладную в порядке, установленном в соответствующем международном соглашении, то выполнение этих операций сопровождается передачей из И С железной дороги отправления в ИС железной дороги приема груза информационного сообщения IFTMIN с признаком «Корректировка».

Для регистрации факта прекращения перевозки в связи с возвратом груза грузоотправителю на станции отправления ИС железной дороги отправления передает в ИС следующей по пути следования железной дороги приема информационное сообщение IFTMIN с признаком «Отмена».

В пути следования (при перевозке груза от станции отправления до выходной пограничной станции железной дороги отправления или между входной и выходной пограничной станцией транзитных железных дорог) выполнение технологических операций, которые требуют внесения изменений и дополнений в электронные данные накладной, сопровождается передачей из ИС железной дороги свершения операции в ИС следующей по пути следования железной дороги:

- информационного сообщения IFTMIN с признаком «Досылка» - в случае оформления досылочной дорожной ведомости;

- информационного сообщения IFTMIN с признаком «Корректировка» - при необходимости внесения изменений в электронные данные накладной в связи с обнаруженными в пути следования несоответствиями между электронными данными и данными бумажной накладной;

- информационного сообщения IFTMCS - в остальных случаях. Аналогично выполнению операций в пути следования производится информационное сопровождение выполнения технологических операций, которые требуют внесения изменений или дополнений в электронные данные накладной, на пограничной станции сдачи (железной дороги отправления груза или транзитных железных дорог). Кроме того, после окончания формирования состава поезда для передачи на сопредельную железную дорогу



3. Система электронного технологического документооборота

3.1 Подготовка и оформление перевозочных документов системы ЭТРАН

Внедрение компьютеров в процессы управления сопровождается существенными изменениями в организационной деятельности железнодорожного транспорта, порождая в ряде случаев тенденции к рецентрализации, отказу от классических принципов децентрализации организационной структуры управления. В других случаях, напротив, внедрение современной информационной техники и технологий позволяет значительно эффективнее, чем прежде, организовать систему учета и контроля в рамках отдельных предприятий, вызывая дальнейшую децентрализацию оперативного управления.

Эффективность управления на железнодорожном транспорте во многом определяется уровнем информатизации. Информационные технологии - это не просто средства поддержки управления, а важный элемент инфраструктуры железнодорожного транспорта. Из разряда вспомогательных средств они переместились в класс основных технологий и превратились в один из главных механизмов совершенствования управления перевозками. Можно сказать, что информационные технологии стали бизнес-образующим фактором для железнодорожного транспорта и во многом определяют, насколько эффективно он может работать на рынке перевозок.

Большинство форм первичной документации на железнодорожном транспорте содержат данные, которые необходимо получать на основании информации, введенной в соответствующие информационные системы ОАО

«РЖД», в том числе в системы автоматической регистрации объектов эксплуатационной деятельности и системы регистрации событий.



3.2 Цели системы ЭТРАН

С внедрением мощных информационных систем и корпоративной сети форма заполнения практически всех документов, функционирующих на полигоне ОАО «РЖД», изменилась - появился электронный документооборот.

Электронный документ - это документ, подготовленный с использованием информационных систем или электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде электронного объекта и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и автора данного документа.

Первые шаги к внедрению электронного документооборота на железнодорожном транспорте были сделаны в 2001 году. Тогда в системе фирменного транспортного обслуживания была разработана одна из первых автоматизированных систем - АРМ агента СФТО.

В процессе общения с грузоотправителем агент выполняет следующие основные функции: прием заявок на перевозку грузов, оформление контрактов (договоров) на перевозку грузов и оказание дополнительных видов услуг от имени железной дороги, объявление утвержденной (согласованной) заявки, оформление перевозочных документов. Он также информирует клиентов о месте нахождения груза и выполнении сопутствующих перевозке услуг, о необходимости изменения условий перевозки по обстоятельствам, независящим от перевозчика и принятия согласованных решений, предоставляет рекомендации по выбору железнодорожных экспедиторских и страховых организаций. Кроме этого, агент информирует клиентов о правилах и условиях перевозок груза, оформлении контрактов и перевозочных документов, о порядке оплаты перевозок и дополнительных услуг, о правилах расчетов с перевозчиком и санкциях при несоблюдении условий договора, консультирует по всем вопросам, связанными с перевозками грузов и тарифами.

Из перечня функций видно, что без автоматизированных рабочих мест, объединенных в единую сеть и замкнутых на центральную базу, выполнить их качественно и в полном объеме весьма затруднительно. Автоматизация формирования банка заказов в рамках единой сети СФТО очень важна.

Благодаря возможности через АРМ агента уже на первом этапе взыскание провозных платежей осуществлялось точно, потому что «зашитые» в систему правила расчетов минимизировали риски ошибок.

Началось создание информационной базы. Объективная информация сразу же стала использоваться на всех последующих этапах для бухгалтерских проводок и оформления документов налоговой отчетности (в комплексах ЕК

ИОДВ, АИС ЭДВ, АСОУП и др.), что позволило не только сократить долю ручного труда по формированию документов и отчетности, но и по организации и реализации перевозочного процесса.

Новые взаимоотношения с грузоотправителями, когда клиент сам может принимать решение о времени подачи заявки на перевозку, вынуждают перевозчика искать новые подходы к грузоотправителям о получении информации в максимально полном объеме. Железным дорогам выгодно заблаговременно знать максимальную информацию о перевозке (не только об объеме, виде груза, станциях отправления и назначения, но и о требованиях к режиму перевозки и дополнительных услугах), чтобы запланировать оптимальную технологию ее выполнения.

Однако сертифицированные средства защиты информации не имели широкого применения, подключение предприятий к системе передачи данных железнодорожного транспорта обходилось очень дорого. Раньше все программно-технические решения развертывались на уровне региональных (дорожных) вычислительных центров. У каждого вычислительного центра была возможность внести в программное обеспечение свои изменения, и возникала опасность нарушения целостности правил.

Необходимо было сделать так, чтобы только Главный вычислительный центр РЖД имел возможность устанавливать новую версию, и никто нигде не мог вмешиваться в этот процесс. Это привело к тому, что была разработана принципиально новая автоматизированная система - ЭТРАН, предоставляющая грузоотправителям возможность оформлять документы на перевозку грузов в электронном виде.

Разработка системы ЭТРАН не была основана на «пустом» месте. Данные и основания для создания такой системы были получены при анализе действующих отраслевых систем оформления и расчетов за перевозки.

Система ЭТРАН является результатом реинжениринга таких систем, как АРМ товарного кассира, АСУ ТЕХПД, ЕК ИОДВ, ЕК АСУФР. Система ЭТРАН разработана для автоматизации подготовки документов в изменившихся условиях работы железнодорожного транспорта с ориентацией на современные технические средства информатизации.

В рамках системы решены вопросы подготовки и оформления перевозочных документов в системе электронного документооборота в режиме реального времени. Внедрение в сферу информатизации железнодорожного транспорта современных банковских технологий и программных средств ERP-систем потребовало замены ранее разработанных и эксплуатируемых до настоящего времени автоматизированных систем в сфере станционных, дорожных и сетевых «бумажных» информационных технологий.

Целью создания системы ЭТРАН является переход на использование электронного документооборота при взаимодействии с пользователями железнодорожного транспорта при организации перевозок грузов.

Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов ЭТРАН разработана в строгом соответствии с утвержденными нормативными документами и обеспечивает качественно новый подход к оформлению грузовых перевозок, ведению лицевых счетов, составлению отчетов по погрузке и выгрузке грузов.

Система ЭТРАН включила клиента (грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечив ему возможность оформления электронных заявок на перевозку грузов, подготовки электронной накладной - договора на перевозку груза, получения итоговых документов, просмотра результатов расчетов провозной платы по перевозкам, отслеживания хода перевозок его грузов со своего рабочего места. Также клиенту представилась возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес.

Внедрение системы ЭТРАН позволило решить вопросы повышения качества, полноты подготовки перевозочных документов и расчетов за перевозки во всех видах сообщений за счет единства требований. Структура и технология данной системы позволяет исключить массу ошибок, возникающих при съеме информации с бумажных документов, так как использует принцип первичности электронного документа перед бумажным, и раз и навсегда исключает проблему стыковки результатов отправления и прибытия.

Одновременно исключаются:

- затраты на подготовку и пересылку документов на бумажных носителях за счет электронизации документооборота, однократности ввода информации и многократности ее использования;

- затраты на ручной труд работников массовых профессий (товарные кассиры, агенты ЛАФТО, работники станций - перехода вагонов, работники

ТЦФТО) по проверке и внесению изменений в расчеты;

- затраты на устранение ошибок и на взаимодействие с плательщиками (экспедиторами), грузоотправителями и грузополучателями.

Система ЭТРАН использует информацию из заявки на перевозку при оформлении перевозочных документов, что позволяет уменьшить объем ручной работы при заполнении электронной накладной. Связь перевозочных документов с заявкой на перевозку грузов дает возможность автоматизировать ведение учетной карточки по этой заявке, а также осуществлять контроль исполнения заявок.

Еще один принцип работы ЭТРАН - расчет провозной платы и тарификация одной программой в одном месте. Данный принцип позволяет не проводить повторный контроль расчетов отправления и прибытия.

Информация, введенная по прибытии (при раскредитовании перевозочных документов), является дополнением к той информации, которая была введена при отправлении груза и получена в пути следования. Единственность базы данных позволяет всем пользователям системы получать одинаковую информацию (на станции, у клиента, в ТЦФТО, в финансовой службе, в ОАО «РЖД»).

Система ЭТРАН реализована на принципах централизации базы данных перевозочных документов, создания сквозной комплексной информационно-технологической «вертикали» ? от линейного уровня до уровня ОАО «РЖД», что позволяет автоматизировать документооборот, производить взаиморасчеты с экспедиторскими организациями и обеспечивает:

- ведение грузовой модели перевозочного процесса (МПП АСО УП) в части данных о заявках, отправках грузов, их раскредитовании и событиях в пути следования;

- ведение лицевого счета плательщика совместно с ЕК АСУФР, а доступ к его состоянию осуществляется через процессинговый центр (ПЦ) посредством авторизации запросов, в том числе на блокирование и списание сумм, формируемых системой ЭТРАН;

- переход на подготовку перевозочных документов в системе электронного технологического документооборота, а именно: перевозочные документы на всех этапах грузовых перевозок оформляются на единой информационной базе (электронная накладная, единая нормативно-справочная система (ЕНСИ) и т.д.). Обработку информации по прибытии/сдачи груза необходимо осуществлять как сверку и дополнение информацией электронного документа, сформированного при отправлении и дополненного в пути следования;

- расчет провозной платы производится центральным модулем расчета провозной платы (ЦРПП) в реальном режиме времени, при этом используется база исключительных тарифов.

Главным вычислительным центром ОАО «РЖД» ведется распределение доходов и формирование аналитической информации по перевозкам.

3.3 Виды услуг, предоставляемые системой ЭТРАН различным категориям пользователей

Система предоставляет клиенту возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес. Организация обмена информацией с клиентами регламентируется специальными договорами, где прописывается состав информации и ответственность сторон, а также права на доступ к системе со стороны клиента. Разделение функций и включение клиента в процесс оформления документов исключает затраты времени на выполнение работниками железной дороги несвойственных им функций.

Система ЭТРАН предоставляет клиенту возможности, позволяющие минимизировать бумажный документооборот, время и сроки оформления перевозок:

- подачу заявки на перевозку;

- получение результата согласования заявки;

- оформление накладной на основе заявки;

- оформление результатов погрузки;

- получение в электронном виде квитанции о приеме груза к перевозке;

- получение информации о нештатных ситуациях.

Использование данных заявок и данных накладной, оформленной клиентом, дает возможность товарным кассирам, агентам ЛАФТО избавиться от ручного ввода информации по перевозочным документам. Товарным кассиром или агентом ЛАФТО реализуются функции различных проверок:

- соответствие информации по заявке;

- наличие денег на счете клиента;

- наличие конвенционных запрещений и ограничений по данной перевозке.

Товарный кассир или агент ЛАФТО на станции назначения выполняет минимум работы по оформлению перевозочных документов по прибытии: добавление сведений по перевозке, которые возникли в пути следования; окончательный расчет за перевозку.

Данная система четко закрепляет полномочия должностных лиц «вертикали» Системы фирменного транспортного обслуживания (СФТО) по отношению к своим функциям и организует взаимодействие со смежными автоматизированными системами в рамках интегрированных проектов. Система ЭТРАН дает работникам ТЦФТО возможность получения информации о выполнении заявок (в объеме учетных карточек) для контроля исполнения заказов, а для ЦФТО - возможность получения полной информации по всем видам деятельности:

...