АРМ таксувальника. Призначений для введення та обробки шляхових аркушів (рис. 2.5). На даному АРМ повинні оброблятися путівки по всім видами робіт (маршрутні, замовні, господарські, комерційні та ін.). Тут же вводиться інформація про отриманий водієм паливі (з відомості паливо-роздачі або з подорожніх листів), виручка кондукторів (З квитково-облікових або дорожніх листів). Крім того, тут оформляються сходи рухомого складу з лінії, зміна маршруту, заміна кондукторів та ін. У фоновому режимі відбувається розрахунок відпрацьованих годин, коригування планової виручки (в разі сходу з лінії), розрахунок пробігів та нормативної витрати палива. Результати обробки шляхових аркушів відразу потрапляють в базу даних і стають доступними для читання з інших робочих місць.[20]

АРМ відділу експлуатації. Призначений для обробки листів регулярності (рис. 2.6). Його наявність необхідно тільки на тих ПАТП, де працює система обліку регулярності. На даному АРМ обробляється робота тільки маршрутних автобусів. Він повинен працювати у двох режимах: розрахунку виконаних рейсів і регулярності тільки на основі СКАД відміток, ручному введенні виконаних рейсів з розрахунком регулярності по СКАД позначок (у разі нестабільної роботи табло). Даний АРМ повинен мати повне стикування з АРМ таксувальника, а вірніше виконаний у двох варіантах - як самостійне робоче місце (Тільки обробка листів регулярності), як елемент АРМ таксувальника.



Рисунок 2.6 - Функціональна схема АРМ диспетчера

АРМ бухгалтерії. Це найбільш складна служба (з точки зору реалізації та супроводу) і повинна складатися з комплексу самостійних АРМ, функціонально пов'язаних як між собою, так і з іншими робочими місцями підприємства. Всі бухгалтерські проводки повинні фіксуватися в головній книзі. Виходячи з цього, в бухгалтерії повинні функціонувати підсистеми, представлені на рис. 2.7. Основні підсистеми бухгалтерії: розрахунок заробітної плати (всі категорії працівників), підсистема обліку основних засобів, підсистема обліку малоцінних матеріалів, підсистема роботи з банком (виписка платіжних доручень), підсистема роботи із зовнішніми організаціями (постачальників, запчастин, договірні роботи та ін .).

Рисунок 2.7 - Основні елементи підсистеми бухгалтерського обліку.

Підсистема розрахунку заробітної плати повинна зчитувати нарахування: основну зарплату, доплати (нічні, святкові, за роботу виходу в день, за класність, за розривної графік роботи, понаднормові та ін.), премії (готується плановим відділом), додаткові виплати і премії.

В якості довідкової інформації бухгалтери заносять в базу даних: святкові та робочі дні, нарахування та утримання, таблицю налагодження за довідником нарахувань, довідник мінімальних зарплат по місяцях, тарифів та ін. Протягом місяця бухгалтери обробляють тільки лікарняні листи, відпустки та нараховують зарплату звільненим працівникам, коригують табелі виходів для службовців. Розрахунок зарплати виконується ся раз на місяць, після чого робиться роздруківка потрібних вихідних документів (касових відомостей, розрахункових листків та ін.).

Облік основних засобів зводиться до формування необхідних довідників (види, підвиди засобів, норми амортизації та ін.). Відомості про нові основні засоби вводяться в базу даних з накладних. При необхідності в автоматичному режимі робиться розрахунок їх зносу (остаточної вартості), а також переоцінка вартості (у разі інфляції, морального зносу та ін.). При списанні коштів в автоматичному режимі складаються відповідні акти. У системі присутній модуль аналізу стану основних засобів, за допомогою якого можна отримати будь-які цікавлять зведення (прибуття, вибуття, наявність, вартості та ін.).

Облік малоцінних матеріалів зводиться до формування необхідних довідників (види, підвиди матеріалів, матеріально відповідальні особи та ін.). Відомості про малоцінних матеріалах вводяться в базу даних з накладних (оформляється надходження на склад). При необхідності малоцінні матеріали передаються в експлуатацію із зазначенням конкретного підрозділу або особи, при цьому робиться розрахунок їх зносу. При списанні малоцінних матеріалів в автоматичному режимі складають відповідні акти. У системі присутній модуль аналізу стану малоцінних матеріалів, за допомогою якого можна отримати будь-які цікавлять зведення (прибуття, вибуття, наявність на складі і в експлуатації, вартості та ін.).[31]

Робота з банком. Будь-яке підприємство працює з банком, відповідного повинна бути підсистема виписки платіжних доручень та виконання інших проводок грошових коштів. Вся ця інформація повинна автоматично потрапляти в головну книгу. У даній підсистемі ведуться свої довідники (реквізити підприємства, банку, клієнтів та ін.), виконуються проводки грошових коштів з автоматичною випискою необхідних документів, є модуль аналізу стану рахунків і руху коштів. Робота із зовнішніми організаціями. Автотранспортне підприємство має масу суміжників і клієнтів (постачальники запасних частин, палива, гуми, ремонтні заводи, заправні станції). Ведуться роботи з іншими організаціями за господарськими договорами (ремонт будівель, обслуговування ліній зв'язку та ін.). Природно, в одних випадках можлива поставка матеріалів без оплати (в борг), в інших - попередня оплата (повна або часткова). При великій кількості клієнтів і поставок необхідно відстежувати рух матеріальних та грошових коштів, ця функція виконується підсистемою обліку роботи із зовнішніми організаціями. У системі присутній модуль ведення основних довідників (склади, клієнти, постачальники, види договорів та ін.). Всі нові договори вводяться в систему через відповідний модуль, грошові провідники виконуються або в даному АРМ, або в АРМ роботи з банком. Існує модуль аналізу стану поставок і руху грошових коштів, який дозволяє видати відповідні вихідні форми. [7]

АРМ планового відділу. Призначений для планування техніко економічних показників (ТЕП), збитків і доходів (рис.2.8). Крім того, тут виконується розрахунок премій і аналіз діяльності підприємств. Форми аналізу повинні формуватися за всіма видами робіт (маршрутні, замовні, господарські, комерційні та ін.) в розрізі всіх підрозділів підприємства (відпрацьовані години, витрата палива, фактична виручка та ін.).

Рисунок 2.8 - Функціональна схема планового відділу.

АРМ техніка по обліку палива. Призначений для введення і коригування паливних нормативів, отримання вихідних форм аналізу витрати палива, щоденного контролю правильності введення палива, отриманого водіями, отримання оперативних відомостей про перевитрати. Дані про пробігах і витраті палива формуються автоматично в ході роботи АРМ таксувальника (рис. 2.9).

Рисунок 2.9 - Функціональна схема АРМ техніка по обліку палива.

АРМ техніка з обліку шин. Призначений для визначення пробігу по кожній шині, встановленої на автомобілі, складання заявок для відправки шин на шиноремонтні заводи, для аналізу зносів шин (в розрізі моделей шин, шинних заводів, маршрутів та ін.). За допомогою даного АРМ можливий і аналіз причин передчасного зносу шин. Тут заповнюють необхідні довідники (моделі шин, шинні заводи, класифікатори причин передчасного зносу, норми зносу шин та ін.). Персонал даної служби переносить в базу даних картотеку шин, установлених на автомобіль, відстежує всі переміщення шин по автомобілям (Установка, зняття) з видачею відповідних актів, наказів і розпоряджень. Модуль розноски пробігів шин дозволить робити розрахунок пробігу в автоматичному режимі. Модуль аналізу зносу шин дозволить отримати оперативні дані про пробігах шин, дані про причини їх передчасного зносу тощо. (рис. 2.10).

АРМ ремонтної служби. Призначений для планування ТО-1 і ТО-2, для обліку ремонтних впливів на автомобілі (рис. 2.11). Тут заповнюються необхідні довідники (види ремонтних впливів, нормативи трудомісткості і простою в ТО і ремонті, вартості ремонту та ін.). Персонал даної служби відстежує всі переміщення автомобілів по підприємству (постановка в ремонт, переміщення по ремонтних зонам, вихід з ремонту) з формуванням відповідних документів (ремонтних аркушів). Модуль аналізу стану рухомого складу дозволить отримати оперативні дані про місцезнаходження автомобіля, готовності до виконання транспортної роботи, про простої в ремонті та ін. Вся інформація про зміну стану рухомого складу миттєво відбивається в базі даних і стає доступною на читання з інших робочих місць.

Рисунок 2.10 - Функціональна схема АРМ техніка по обліку ресурсу шин.

АРМ складу. Призначений для відстеження руху запасних частин і матеріалів (прихід, витрата, залишок). Функціонально він дублює АРМ матеріальна частина бухгалтерії і відрізняється від нього тим, що облік ведеться із зазначенням місця розташування деталей на складі. Для частини підприємств (особливо якщо склад знаходиться на значній відстані від адміністративної будівлі) даний АРМ може бути необов'язковим.

Рисунок 2.11 - Функціональна схема АРМ ремонтної служб.



Рисунок 2.12 - Функціональна схема АРМ складу.

Тут заповнюються необхідні довідники. Персонал складу відстежує всі переміщення запчастин по підприємству (прихід, видача водієві, передача на проміжний склад та ін.) з формуванням відповідних документів. Модуль аналізу стану складу дозволить отримати оперативні дані про наявність та місцезнаходження запчастин, про складські залишки, про «залежаний» або дефіциті матеріалів і пр. Вся інформація про зміни стану складу миттєво відбивається в базі даних і стає доступний на читання з інших робочих місць. При реалізації даного робочого місця потрібна чітка узгодженість функцій з робочим місцем матеріальної частини бухгалтерії (рис. 2.12).

Впровадження інформаційної системи в АТП необхідно виконувати у дві стадії: на першій - реалізуються обліково-статистичні завдання, на другий - завдання управління експлуатаційними витратами (на паливо, шини, запчастини тощо). Підсистема управління перевезеннями АТП (або служба експлуатації) об'єднує функціонально підсистеми техніко - економічного планування та оперативного управління перевізним процесом. Задачами служби експлуатації є: організація перевезень вантажів, забезпечення виконання поточного плану роботи АТП, досягнення найбільш ефективного використання рухомого складу при необхідному рівні якості перевезень, забезпечення безпеки руху ТЗ на лінії.



Рисунок 2.13 - Типова структура служби експлуатації.

Структура типової служби експлуатації приведена на рис. 2.13, проте вона може змінюватись залежно від кількості ТЗ та типу АТП.

Вантажна група є базовою у службі експлуатації, виконуючи функції:

- вивчення вантажопотоків, аналіз клієнтури та ринку перевезень;

- контроль стану під'їзних доріг та завантажувально-розвантажувальних пунктів;

- вивчення можливостей підвищення рівня механізації та автоматизації ЗРП;

- підготовка угод із клієнтами;

- планування оптимальних маршрутів перевезення;

- складання змінно - добового плану та підготовка завдань водіям.

Підготовлений змінно-добовий план передається в диспетчерську для реалізації завдання у вигляді подорожнього листа, у якому лінійний диспетчер призначає конкретний транспортний засіб, водіїв, допоміжну спецоснастку. Після повернення транспортного засобу в АТП водій передає подорожній лист і товарно-транспортні накладні для проведення всіх відповідних розрахунків. Цю роботу виконує контрольно-розрахункова група. Також техніки цієї групи готують дані для планування перевезень вантажною групою - визначають потреби у ПММ по кожному маршруту та конкретному автомобілю, визначають тарифи на експлуатації кожної моделі транспортних засобів тощо. [39]

Ефективність інформаційної системи залежить від її структури, а застосування інформаційних систем збільшує ефективність роботи не тільки персоналом, але головним чином самого виробництва.

При використанні ЕОМ (Електронна обчислювальна машина) відбувається скорочення обсягів інформації, що обробляється персоналом вручну (до 60%), швидкість і оперативність обробки даних збільшується в сотні, навіть у тисячі разів, при низькому скороченні числа помилок.

Однак основна частка ефективності (55-60%) припадає на завдання зміцнення основним виробництвом в результаті підвищення обґрунтованості та оперативності прийняття рішень, індивідуалізації контролю виконання, зниження простоїв у ремонті, витрати запчастин, економії палива, шин і т.п.

Ефективність застосування засобів автоматичної ідентифікації обумовлена практично миттєвим введенням інформації в комп'ютер, при цьому виключається можливість випадкового або свідомого спотворення даних.[6, 20]

При використанні автоматизованої системи механік зчитує за допомогою сканера номер автомобіля, номер шини, для кожної з яких вимірюється і вводиться в пристрій сканера глибина протектора. Комп'ютер аналізує знос за типами шин, за малюнками протекторів, по автомобілях, маршрутами роботи і т.д. Технології застосування магнітного і штрихового кодування практично ідентичні. В обох випадках використовуються картки з нанесеною на них закодованою інформацією, яка може бути автоматично зчитана спеціальними пристроями.

2.2 Алгоритм розробки інформаційної системи

У наступному розділі було розглянуто документообіг служби експлуатації, і перед тим як приступити до створення інформаційної системи розглянемо алгоритм її створення.

Проектування являє собою специфічний різновид моделювання, що направлений на створення проекту як особливого різновиду інтелектуального продукту.

Під проектом розуміється модель, іншими словами, праобраз, прототип об'єкта, явища чи процесу.

С.Д. Будушев та Е.А.Гурін визначають проект як унікальну сукупність взаємопов'язаних робіт, яка має наступні відмінні ознаки:

- обмеженість у часі;

- чіткі цілі, які повинні бути досягнуті з одночасним виконанням ряду технічних, економічних і інших вимог;

- внутрішні та зовнішні взаємозв'язки операцій, задач та ресурсів;

- визначені строки початку чи кінця проекту;

- обмежені ресурси;

- певна ступінь унікальності цілей проекту та умов його здійснення;

- неможливість оминути різних конфліктів.

Як правило, проект представляє собою умовну модель, реалізація якої на практиці призводить до створення соціальної конструкції. Саме тому конструювання - це втілення проекту в реальність.

Проектування будь-якої системи включає в себе наступні етапи:

Перший - усвідомлення та формулювання практичної проблемної ситуації, пов'язаної з необхідністю задоволення виниклої або виникаючої потреби у змінах.

Другий - збір необхідної інформації, вивчення накопиченого досвіду зміни дійсності та аналогічних проектів.

Припускається створення інформаційної бази за наступними напрямками:

- отримання інформації про всі аспекти проблеми.

- вивчення існуючого досвіду вирішення таких та подібних проблем. При цьому особливої уваги заслуговує аналіз проблеми співвідношення в досвіді загального та особливого.

- накопичення відомостей про способи, методи і технологічні рішення таких або подібних проблем.

Третій - накопичення інформації, яке завершується обґрунтуванням можливості та доцільності проекту, появою його замислу, створенням концепції.

Обґрунтування необхідності створення технології визначається її актуальністю, тобто здатністю вирішувати загально важливу проблему, можливістю, тобто наявністю в суспільстві різноманітних можливостей вирішення проблеми за рахунок побудування технології та доцільністю, яка визначається розумністю витрат на формування технології.

Четвертий - формування завдання на проектування, визначення вимог до проекту.

П'ятий - прийняття рішення про проведення проектування, в якому фіксується технічне завдання на проектування з його вимогами та основними характеристиками проекту, визначаються строки його виконання, оцінюються необхідні ресурси, дається характеристика виконавця. Завершується робота прийняттям спеціального документу про проведення проектування.

Шостий - формується команда проектувальників. На основі аналізу розпорядного документу про проектування та технічного завдання відповідальний за створення проекту формує команду, яка повинна виконати проект.

Сьомий - планування проекту:

- визначення системи управління проектуванням. На цьому етапі визначається керівник проекту, його повноваження, розподіляються обов'язки, створюється система контролю, оцінки, стимулювання і т.д.

- уточнення цілей і конкретизація задач проектування. Люди, які сформулювали технічне завдання, досить часто дають опис загальної місії нововведення або висувають завищені вимоги до нього, тому робота над уточненням цілей і задач може мати вирішальне значення для успіху проектування;

- побудова графіку проектувальних робіт. Після того як були сформульовані основні задачі, на основі загальної логіки проектування формуються основні види робіт у вигляді графіку;

- розподіл обов'язків всередині команди. Кожен учасник процесу отримує завдання на проектування, в якому визначаються задачі, його взаємозв'язки з іншими членами команди, строки виконання та ресурсна забезпеченість;

- підготовка працівників до проектування. Оскільки проект повинен нерідко вирішувати принципово нові задачі, то в колективі можуть виникати проблеми непідготовленості працівників до роботи. Задача цього етапу полягає в тому, щоб максимально підготувати, адаптувати колектив до проектування;

Восьмий - здійснюється процес проектування. Проектування у вузькому сенсі являє собою створення моделі об'єкту чи процесу. Воно базується на системному підході, коли на основі технічного завдання формується опис функцій проектованої системи.

Важливу роль відіграє розвертання «дерева цілей», яке дозволяє представити діючу систему у вигляді певної ієрархії цілей-дій, що зводяться врешті-решт до простих операцій.

Проектування в більш широкому сенсі передбачає наведені далі напрямки.

Структурно-функціональне моделювання об'єкту чи процесу. Проектування являє собою специфічну галузь системотехніки, орієнтованої на створення систем. Саме створення системи або структурно-функціональне проектування зазвичай здійснюється шляхом формування вимог до технології, тобто визначення її функцій на «вході» проекту, а потім виявляються її структури, які на «виході» проекту виступають в якості кінцевого результату проектування.

Просторове проектування, тобто розміщення фрагментів об'єкту чи процесу в просторі. Простір виступає в якості найважливішої характеристики системи. По відношенню до неї доводиться вирішувати проблему просторових масштабів. Системи можуть застосовуватися в масштабах всієї країни, регіону, району, форми поселення і навіть сім'ї .

Часове проектування, що передбачає розміщення процесів в соціальному часі, коли визначається направленість технології вектора у часі, її розвиток, синхронність, ритмічність і т.д. Важливо пам'ятати, що система досить часто представляє собою процес, який розвертається не лише у просторі, а і в часі. Система як процес технологічна. Вона протирається від минулого через теперішнє в майбутнє. Це прогресивний тип технології. Суспільство, яке застосовує їх, розвивається, освоює передові досягнення цивілізації. Але технологія може бути і традиціоналістською, тобто її місія полягає в тому, щоб законсервувати теперішнє. В окремих випадках такі технології є дуже важливими і прогресивними. Але домінування цих технологій в суспільстві закладає його застій, відставання від передових країн. Ще цікавіше той варіант, коли вектор соціального часу направлений в минуле. Це теж, в окремих випадках, виправдано, наприклад при реакції міських територій, які ніби то повертаються в минуле з точки зору екологічних характеристик. Та частіше за все такий вектор соціального часу в технологіях перетворює суспільство в заповідник минулого.

Операційно-діяльнісне проектування, тобто формування системи як деякої оптимальної діяльністної системи. Значна частина систем представляють собою алгоритми оптимальної діяльності, які реалізуються в просторі часу.

В деяких системах діяльність виступає не головною, а допоміжною складовою. Але завжди доводиться вирішувати комплекс задач операційно-діяльнісного проектування (виділення операцій, встановлення їх порядку, формування алгоритму, його оптимізація і т.д.).

Інституціональне проектування, обумовлене тим, що будь-яка система передбачає певне організаційне забезпечення, яке необхідне для управління, контролю за нею, її моніторингу.

Формування складових системної організації являє собою організаційне проектування.

Організаційний розвиток - довгочасний процес оновлення організації, її структури, комунікаційних зв'язків у відповідності з основним цілями і задачами, відбувається за рахунок організаційних змін, як правило, кожні 1-5 років.

Організаційне проектування передбачає зміни: цілей роботи організації, змісту роботи і структури управління, технології виробництва, методів вирішення задачі, кадрової політики в організації.

Дев'ятий - передбачає оцінку проекту. При цьому вона здійснюється за декількома аспектами:

- ефективність запропонованого в проекті нововведення;

- ефективність самого проектування;

- реалістичність розробленого нововведення, проблеми та наслідки його впровадження.

Десятий - відбувається втілення проекту в реальність, тобто конструювання. Конструювання виступає вирішальною фазою в процесі руху від проекту до практики.

Узагальнено воно включає: по-перше, пошук та визначення тієї «матерії», в якій повинен бути втілений проект; по-друге, опредметнення проекту в певній сукупності об'єктів та процесів; по-третє, коректування, узгодження проекту з реальним його втіленням.

Найбільш складними проблемами конструювання виступають: недостатність ресурсів у наявності для впровадження проекту «розтягнення» проекту конструкції середовищем, відторгнення її реальністю.

Етапи розробки інформаційних систем визначає відповідний державний стандарт, де наводиться повний перелік стадій та етапів створення інформаційних систем, причому в конкретних умовах ці стадії та етапи можуть поєднуватись один з одним або не виконуватись. Це залежить від особливостей інформаційних систем, які створюються, та від домовленості між розробником системи та її замовником.

Державний стандарт розрізняє вісім стадій створення інформаційних систем:

1) формування вимог до Інформаційної (автоматизованої) системи (ІС);

2) розробка концепції ІС;

3) технічне завдання;

4) ескізний проект;

5) технічний проект;

6) робоча документація;

7) введення в експлуатацію;

8) супроводження ІС.

На першому етапі проводиться обстеження об'єкта та обґрунтовується необхідність створення ІС, формулюються вимоги користувача до ІС, оформляються звіт про виконану роботу.

Під час обстеження об'єкта з'ясовується документообіг (у тому числі кількість документів або документорядків для кожного документа за певний період часу), форми початкових та вихідних документів, методики розрахунку окремих показників. Обстеження має виявити проблеми, розв'язання яких можливе засобами обчислювальної техніки, та надати оцінку доцільності створення ІС.

Обстеження проводиться шляхом бесід та консультацій із працівниками установи, для якої буде створюватись Інформаційна система. В окремих випадках може провадитись самохронометраж роботи.

На першому етапі разом із замовником погоджуються вимоги до ІС. Серед вимог можуть бути суми максимальних витрат на розробку, термін виконання розробки, умови функціонування системи, перелік функцій, які система має забезпечити, та ін.

Звіт про обстеження складасться в довільній формі. На його підставі надалі розроблятиметься технічний проект, тому бажано в додатках до звіту навести форми використовуваних документів. У ньому ж необхідно викласти погоджені із замовником методики розрахунку економічних показників.

Вимоги до системи можуть бути оформлені як окремий документ. Для такого документа немає стандартної назви, але здебільшого він називається заявкою на розробку або тактико-технічне завдання.

Під час розробки концепції ІС провадяться науково-дослідні роботи для пошуку шляхів та оцінки можливостей реалізації вимог користувача. На цьому етапі можна визначити методи, які будуть покладені в основу розрахунків, або принципові підходи до розв'язування конкретних задач. Наприклад, для інформаційної системи, яка пов'язана з оптимальним плануванням виробництва, на цьому етапі можуть визначатися математичні моделі та методи (лінійне програмування, імітаційне моделювання тощо) для використання в розрахунках та стандартні пакети програмних засобів, які можна буде використати.

Цей етап закінчується складанням та затвердженням звіту про науково-дослідну роботу. Він може містити оцінку необхідних для реалізації ресурсів розробки та самої ІС, давати порівняльну характеристику тих чи інших варіантів розробки інформаційної системи, визначати порядок оцінки якості системи. Технічне завдання на автоматизовану систему є основним документом, який визначає вимоги та порядок її створення або модернізації. Технічне завдання має містити такі розділи:

1. Загальні відомості.

2. Призначення та мета створення системи.

3. Характеристика об'єктів автоматизації.

4. Вимоги до системи.

5. Склад та зміст робіт зі створення систем.

6. Порядок контролю та приймання системи.

7. Вимоги до складу і змісту робіт з підготовки об'єкта автоматизації до вводу системи в дію.

8. Вимоги до документації.

9. Джерела розробки.

Дозволяється вносити до технічного завдання деякі розділи або поєднувати та деталізувати окремі з них.

Розділ «Загальні відомості» ознайомлює з організаціею замовником, а також розробником, визначає джерела фінансування розробки, термін початку та закінчення робіт, порядок оформлення результатів проектних робіт.

Розділ «Характеристика об'єктів автоматизації» містить найважливіші відомості про об'єкт (або посилання на документи, де такі відомості можна знайти). Наприклад, інформує про наявність обчислювальної техніки, розміщення підрозділів, основні їх функції тощо.

У розділі «Вимоги до системи» наведено насамперед вимоги до структури інформаційної системи, чисельності та кваліфікації персоналу, режиму його роботи.

Серед вимог можуть бути й додаткові - до технічного обслуговування системи та захисту інформації від несанкціонованого доступу, до зберігання інформації та сумісності з іншими системами (зокрема визначаються засоби обміну інформацією), до перспектив розвитку системи тощо.

У цьому розділі можуть бути підрозділи - вимоги до системи в цілому, до функцій системи, а також до видів забезпечення.

У розділі «Склад та зміст робіт зі створення системи» міститься перелік стадій та етапів її створення, зазначається термін початку та закінчення кожного етапу або стадії, перелічуються виконавці робіт. Цей розділ містить також перелік документів, які мають завершувати кожний етап проектних робіт.

На етапі розробки ескізного проекту виробляються попередні проектні рішення щодо всієї системи або її частинах. Може бути визначений перелік задач, які будуть розв'язуватися в системі, концепція інформаційної бази, яка створюється (інфологічна модель), функції та параметри основних програмних засобів.

Для кожної задачі в ескізному проекті можуть бути наведені погоджені із замовником форми первинних та вихідних документів, структури інформаційних масивів або їх перелік, основні алгоритми обробки інформації.

Етап розробки технічного проекту передбачає розробку проектних рішень щодо системи та її частин, розробку документації на АС, розробку документації на постачання виробів для комплектації АС або технічних вимог для їх розробки, розробку завдань на проектування в суміжних частинах проекту.

Проектні рішення за системою та її частинами визначають її організаційну структуру, функції персоналу в АС, структуру технічних засобів, мови програмування, або СУБД, які використовуватимуться, наводять загальні характеристики програмного забезпечення, систем класифікації та кодування (особливо визначаються загальнодержавні або галузеві класифікатори, що їх необхідно використовувати), визначають варіанти ведення інформаційної бази.

На етапі розробки документації на АС створюються проектні документи, які визначаються державними стандартами.

Обов'язково розробляється постановка задачі, алгоритм її розв'язання, описується інформаційне забезпечення (організація інформаційної бази, системи класифікації та кодування, інформаційні масиви), організаційне, технічне та програмне забезпечення. Усі ці проектні документи можуть оформлятися як окремі документи, а можуть входити у технічний проект як окремі розділи.

Технічне завдання на розробку технічних засобів необхідне лише тоді, коли для обробки інформації потрібне нестандартне обладнання, яке не випускається промисловістю.

Розробка завдань на проектування в суміжних частинах проекту виконується тоді, коли для впровадження інформаційної системи необхідно виконати ряд підготовчих робіт, пов'язаних із будівничими, електротехнічними та іншими роботами. Ці завдання можуть бути довільної форми або подаватися згідно з вимогами до розробки документації в тій чи іншій галузі діяльності. Під час створення робочого проекту формуються документи, які визначає стандарт для цього етапу проектування, та розробляються або адаптуються програми обробки інформації.

Найважливішою роботою під час створення робочого проекту є розробка та відлагодження програм або їх адаптація. Адаптація відбувається тоді, коли для створення інформаційної системи використовуються вже готові програми: типові або ті, які розроблялися для інших об'єктів. На кожну програму розробляється її опис або паспорт. Якщо програми адаптувались, то можуть бути описані тільки зміни, які були внесені до програм.

На етапі вводу в експлуатацію необхідно виконати такий обсяг робіт: підготувати об'єкт до вводу в експлуатацію, скомплектувати АС, встановивши технічні та програмні засоби, виконати будівельно-монтажні роботи, провести попередні випробування системи, виконати дослідну експлуатацію системи та провести приймальні іспити.

Підготовка об'єкта до автоматизації починається з видання наказу про зміни в структурі об'єкта, документообігу, розподілі обов'язків між персоналом, переході на нову технологію обробки інформації. Такий наказ видається в довільній формі, але в ньому обов'язково наводиться термін переходу до нової технології та особи, які відповідають за впровадження й експлуатацію інформаційної системи.

Паралельно з підготовкою персоналу провадяться роботи з установлення технічних та програмних засобів.

У разі потреби виконуються будівельно-монтажні роботи, пов'язані з прокладанням кабелів, встановленням унікального обладнання, зміною освітлення місць.

Попередні випробування системи виконує розробник, щоб перевірити коректність роботи технічних та програмних засобів, можливість використання прикладного програмного забезпечення.

На основі контрольного прикладу або реальних даних за конкретний період (період визначає користувач) виконуються основні розрахунки. За результатами дослідної експлуатації до програмного забезпечення можуть вноситися зміни. За домовленістю між користувачем і розробником системи може дороблятися й технічний проект.

Після завершення дослідної експлуатації відбуваються приймальні випробування, які можуть ґрунтуватися на аналізі документів і порівнянні їх із документами, сформованими вручну.

Випробування можуть провадитися спеціально створеною комісією, яка перевіряє роботу системи на реальних або умовних даних у присутності членів комісії. Після приймальних випробувань, якщо робота інформаційної системи відповідає технічному завданню і реалізує всі передбачені функції, складається акт введення системи в експлуатацію.

Під час супроводження АС виконуються роботи згідно з гарантійними зобов'язаннями розробника системи. У цей період можуть усуватися недоліки, які виявляються під час експлуатації.

Розглянувши основні етапи проектування будь-яких систем та інформаційних систем, зведемо їх основні характеристики для порівняння в таблицю 2.1 та визначимо спеціальний алгоритм для розробки інформаційної системи АТП.

Таблиця 2.1 - Порівняння етапів розробки систем

Етап розробки	Система «взагалі»	Інформаційна система	ІС АТП
Перший	усвідомлення та формулювання практичної проблемної ситуації, пов'язаної з необхідністю задоволення виниклої або виникаючої потреби у змінах	обстеження об'єкта та обґрунтування необхідності створення ІС, формулювання вимог користувача до ІС, оформлення звіту про виконану роботу	усвідомлення та формулювання практичної проблемної ситуації, пов'язаної з необхідністю задоволення виниклої або виникаючої потреби у автоматизації документообігу на підприємстві.
Другий	збір необхідної інформації, вивчення накопиченого досвіду зміни дійсності та аналогічних проектів	провадяться науково-дослідні роботи для пошуку шляхів та оцінки можливостей реалізації вимог користувача,визначаються методи, які будуть покладені в основу розрахунків	накопичення інформації про АТП, яке завершується обоснуванням можливості та доцільності проекту, появою його замислу, створенням концепції розробки ІС
Третій	накопичення інформації, яке завершується обґрунтуванням можливості та доцільності проекту, появою його замислу, створенням концепції	технічне завдання на автоматизовану систему є основним документом, який визначає вимоги та порядок її створення або модернізації	проводиться обстеження АТП та обґрунтовується необхідність створення ІС, формулюються вимоги користувача до ІС, оформляються звіт про виконану роботу.
Четвертий	формування завдання на проектування, визначення вимог до проекту	на етапі розробки ескізного проекту виробляються попередні проектні рішення щодо всієї системи або її частинах	розроблюється концепція ІС. На цьому етапі можна визначити методи, які будуть покладені в основу розрахунків, або принципові підходи до розв'язування конкретних задач
П'ятий	прийняття рішення про проведення проектування, визначаються строки виконання, ресурси	розробка технічного проекту передбачає розробку проектних рішень щодо системи та її частин, розробку документації на АС	Прийняття рішення про проведення проектування, , визначаються строки виконання, оцінюються необхідні ресурси. Завершується робота прийняттям документу про проведення проектування.
Шостий	формується команда проектувальників, відповідальний за створення проекту формує команду, яка повинна виконати проект	на етапі розробки документації на АС створюються проектні документи, які визначаються державними стандартами	Уточнення цілей і конкретизація задач проектування,робота над уточненням цілей і задач може мати вирішальне значення для успіху проектування
Сьомий	визначення системи управління проектуванням. На цьому етапі визначається керівник проекту, його повноваження, розподіляються обов'язки, створюється система контролю, оцінки, стимулювання	на етапі вводу в експлуатацію виконують такий обсяг робіт: підготовку об'єкту до вводу в експлуатацію, скомплектувати АС, провести попередні випробування системи, виконати дослідну експлуатацію системи	розробка ескізного проекту - виробляються попередні проектні рішення щодо всієї системи або її частинах. Для кожної задачі в ескізному проекті можуть бути наведені погоджені із замовником форми первинних та вихідних документів, структури інформаційних масивів або їх перелік, основні алгоритми обробки інформації.
Восьмий	здійснюється процес проектування. Воно базується на системному підході, коли на основі технічного завдання формується опис функцій проектованої системи	під час супроводження АС виконуються роботи згідно з гарантійними зобов'язаннями розробника системи. У цей період можуть усуватися недоліки, які виявляються під час експлуатації	на етапі вводу в експлуатацію виконують такий обсяг робіт: підготовка ІС до вводу в експлуатацію, скомплектувують АС, проводяться попередні випробування системи, виконання дослідної експлуатації системи.
Дев'ятий	оцінка проекту за декількома аспектами:ефективність нововведення та проектування; реалістичність нововведення, проблеми впровадження	_________________	приймальні випробування, які можуть ґрунтуватися на аналізі документів, отриманих на ЕОМ, і порівнянні їх із документами, сформованими вручну. Після випробувань, якщо робота ІС АТП відповідає технічному завданню і реалізує всі функції, складається акт введення системи в експлуатацію.
Десятий	відбувається втілення проекту в реальність, тобто конструювання	_________________	Супроводження ІС. Під час супроводження ІС виконуються роботи згідно з гарантійними зобов'язаннями розробника системи. У цей період можуть усуватися недоліки, які виявляються під час її експлуатації.

Отже, в даному розділі розглянуто загальні етапи проектування проектів, алгоритм створення інформаційних систем за державним стандартом України. Оскільки ці два види алгоритмів не враховують повною мірою специфіку даної ІС, то було складено алгоритм створення інформаційної системи автотранспортного підприємства. Цей алгоритм дає змогу охопити всі аспекти розробницької діяльності.

3. Розробка інформаційної системи служби експлуатації

3.1 Дослідження документообігу служби експлуатації АТП

Сучасний рівень автоматизованих систем управління виробництвом - це потужні інтегровані інформаційні системи під загальним терміном ERP - системи (Enterprise Resource Planning - планування ресурсів підприємництва). ERP охоплюють більшість задач управління у рамках великих підприємств та корпорацій - виробництво, фінанси, бухгалтерія, збут, запаси, послуги тощо. Структура ERP - системи наведена нижче на рисунку 3.1 [12].

Рисунок 3.1- Структура системи ERP

Постійно зростає кількість програм для обслуговування підсистеми управління перевезеннями. На ринку широко представлені численні програми для роботи в транспортних організаціях, сервісних центрах, автомагазинах тощо. Працюють багато програм, виготовлених на замовлення транспортних організацій під їх потреби. Вони відрізняються програмним середовищем, інтерфейсом, структурою, проте всі являються локальними СУБД, орієнтованими на господарські задачі автотранспортних підприємств. Для того щоб проаналізувати існуючі програмні продукти розглянемо деякі з них.

«АвтоПідприємство» - універсальний інструмент електронного обліку і автоматизованого документообігу, орієнтований на потреби підприємств займаються експлуатацією, ремонтом, технічним обслуговуванням автотранспорту.

Можливості програми «АвтоПідприємство»:

- здійснення обліку та автоматизації документообігу декількох підприємств будь-якої форми власності;

- ведення всього документообігу підприємства;

- ведення складу на всіх виробничих рівнях;

- аналітика стану складу і графічний аналізи;

- прогноз витрати на майбутній період;

- підтримка системи замовлень, закупівель, зберігання та продажу запасних частин;

- повний облік операцій ремонту транспорту;

- облік наданих послуг (зарплата, прибуток, трудовитрати);

- формування переліку робіт;

- складання складських і товарних звітів, аналіз продажів і касових операцій, моніторинг фінансів та ін.;

- ведення довідників (структура складу, комплексні роботи, бригади, транспортні засобам, валюти);

- експорт інформації в зовнішні програми;

- оптимізація організації та планування робочого часу;

- самостійне управління настройками і модифікація звітів.

«Автоперевезення» - облік подорожніх листів та витрат пального автомобілів на підприємствах, що використовують у своїй роботі автотранспорт. Система зберігає інформацію про автомобілі, водіях і клієнтів компанії, дані про кількість заправленого палива, показання спідометра, час роботи в наряді, проводить розрахунки і формує звіти.

Основний функціонал програми «Автоперевезення»:

- облік автотранспортної техніки власного парку, документів, пов'язаних з обліком;

- формування та друк подорожніх листів;

- NEW! потокове формування та друк відразу декількох подорожніх листів на основі попередніх даних;

- облік виконаних ремонтних робіт;

- облік ремонтів і проведених ТО;

- планування ТО;

- облік норм витрат палива;

- облік роботи водіїв;

- облік роботи шин та акумуляторів;

- формування і видача різних зведень та звітів;

- складський облік.

При реалізації на АТП інформаційних систем необхідно, в першу чергу, удосконалювати та спрощувати документообіг. Потрібно зберегти мінімальний набір нормативно-довідкових документів, що підлягають введенню; процеси збереження, пошуку, передачі та формування вторинних документів необхідно повністю автоматизувати, що позбавить персонал від зайвої роботи. Розвиток засобів обчислювальної техніки і передачі даних, організація обчислювальних мереж дають змогу істотно змінити підхід до автоматизації потоків інформації, що виникають на АТП. Розглянемо документообіг служби експлуатації на прикладі АТП з лінійною структурою управління виробництва, на рисунку 3.2 видно безпосереднє підпорядкування кожному керівнику всіх керівників ділянки.

Аналіз документообігу АТП показав, що найбільша його інтенсивність саме в службі експлуатації. Документообіг в службі експлуатації АТП є специфічним процесом, тому потребує особливої уваги до його дослідження. Як показує практика, система документообігу в цій службі є досить складною і громіздкою через існування різних форм документів, багатоетапності проходження кожного з них, дублювання показників в різних документах, які формуються різними виконавцями і підрозділами, що призводить до чисельних помилок і збільшення часу на проходження документів за маршрутом. Такий стан свідчить про необхідність удосконалення технології документообігу в службі експлуатації АТП для подальшої його автоматизації. Оскільки надалі мова йтиме про документообіг, то необхідно дати визначення цьому терміну.

Рисунок 3.2 - Структурна схема на АТП.

Отже, документообіг це рух документів в організації, починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Порядок руху документів визначається схемою документообігу. У відповідності зі схемою документообігу встановлюється єдиний порядок руху як традиційних, так і електронних документів. Нижче наведена схема документообігу на прикладі служби експлуатації АТП на рисунку 3.3

Рисунок 3.3 - Схема документообігу служби експлуатації.

Заявка від клієнта надходить до диспетчера письмово або по телефону. Потім заявка формується інженером відділу експлуатації і передається диспетчеру випуску з розпорядженням, шляховий лист відзначається на ОТК, фіксується в особистій картці водія і здається диспетчеру. Диспетчер в журналі здачі подорожніх листів розписується про його прийом. Подорожній лист надходить у відділ експлуатації, обробляється, відриваються талони замовника, і бухгалтер в журналі здачі подорожнього листа розписується про прийняття талона замовника. Бухгалтер виписує рахунок на основі прейскуранта, до рахунку добавляється талон замовника і перекладається клієнту.

Дотримання порядку руху документів, передбаченого схемою, сприяє забезпеченню раціонального документообігу підприємства. Для більш наглядного розгляду руху документів використовують оперограму.

Оперограма - один з різновидів таблично-графічного відображення послідовності управлінських і виробничих операцій та руху документів. В таблиці 1 наведений приклад опреограми служби експлуатації. Наведена оперограма документообороту служби експлуатації АТП є узагальненою і, слід відмітити, що для кожного підприємства характерна своя специфіка документопотоку в кожному з відділів, в тому числі, у відділі експлуатації.

Потрібно сказати, що документопотік служби експлуатації містить значний обсяг інформації, найбільша частина якої припадає саме на первинну інформацію. Одними з основних проблем є значна ступінь дублювання інформації та висока трудомісткість виконуваних робіт, які займають багато часу. Саме тому доцільно автоматизувати документообіг в службі експлуатації - це, перш за все, дозволить пришвидшити процес обробки та передачі інформації, а також значно знизить ступінь її дублювання та трудомісткість обробки та аналізу.

Незручним є також те, що є досить великим сам перелік документів, і ,перш ніж переходити до процесу автоматизації, необхідно його скоротити шляхом об'єднання декількох документів в один.

Документи, являючись носіями інформації, в процесі формування проходять через ряд підрозділів підприємства, кожне з яких вносить в нього (чи виносить) певні дані. Нижче наведена спрощена перспективна схема документообігу служби експлуатації АТП. На теперішній час не існує єдиних вимог до складу та форм документів, але їх можна розділити на три види: нормативні, первинні та вторинні.

Рисунок 3.4 - Оперограма документопотоку служби експлуатації АТП



Рисунок 3.5 - Спрощена схема документообігу служби експлуатації АТП.

Нормативними є ті документи, відомості яких на протязі певного періоду залишаються незмінними( норми витрати палива, складські номери деталей та ін.). До первинних відносяться ті документи, в яких фіксується інформація в ході виробничої діяльності . В них можуть міститися дані з нормативно-довідкової документації. До вторинних відносяться документи, що містять результати вибірки та групування даних з первинних документів( дані про витрату палива, відомість преміювання за економію палива, аналіз виконання плану перевезень), нормативно-довідкову та іншу інформацію.

Умовні позначення:

Вивчення маршрутів руху документів, часових циклів та порядку їх заповнення дозволило побудувати потоки інформації в службі експлуатації АТП. Інформація в систему управління поступає паралельним потоком в різних документах. Показники роботи АТП часто повторюються, що підтверджують проведені дослідження. Дослідження маршрутів руху документів в службі експлуатації АТП дає можливість встановити, що цикли руху документів займають досить довгий час, маршрути руху повторюються, перехрещуються, що тягне за собою невиробничі втрати часу у менеджерів та спеціалістів, загромаджує систему управління та погіршує показники документопотоків АТП. Процеси управління на АТП здійснюються циклічно і мають відносно замкнутий характер. Цикл управління починається зі збору інформації про стан керованого об'єкту( АТП, ділянка, відділ), потім отримана інформація аналізується та використовується для прийняття рішень і, нарешті, ці рішення доводять до виконавців. Таким чином, основою управління є інформація про стан керованого об'єкту( в нашому випадку, про стан служби експлуатації АТП).

3.2 Автоматизація інформаційної системи служби експлуатації АТП

Для зниження витрат на перевезення вантажів необхідно ефективне управління інформаційними потоками на підприємстві. Одним з напрямків ефективного вирішення такої проблеми є створення банків даних, що приводить до надійності зберігання та забезпечення незалежності даних від прикладних програм. Найбільш популярним програмним продуктом, що забезпечує переробку даних є СУБД Microsoft Access, що входить в пакет Microsoft Office.[49]

Microsoft Office Access 2010 надає ефективний набір засобів, які дозволяють швидко організувати облік даних, звітність і спільний доступ до даних. Не володіючи спеціалізованими знаннями баз даних, користувачі можуть швидко створювати зручні програми обліку даних за допомогою настройки одного з декількох готових шаблонів, перетворення існуючих баз даних або створення нової бази даних. За допомогою Office Access 2010 можна легко адаптувати програми бази даних і звіти до мінливих потреб бізнесу. [50]

Microsoft Access - середа для розробки додатків будь-якого рівня, один з найпростіших у використанні, проте найпотужніший менеджер баз даних. Microsoft Access може допомогти створити додатки які вирішають практично будь-яке завдання. Користувачі можуть швидко навчитися працювати з простими таблицями, запитами, формами та звітами, а також досить просто освоїти роботу з макросами.

Для виконання майже всіх основних операцій доступу пропонує велику кількість Майстрів (Wizards), які роблять основну роботу за користувача при роботі з даними і розробці додатків, допомагають уникнути рутинних дій і полегшують роботу недосвідченому в програмуванні користувачеві.

Microsoft Access володіє всіма рисами класичної системи управління базами даних (СУБД). Це не тільки потужна, гнучка і проста у використанні СУБД, але і система для розробки додатків баз даних. До числа найбільш потужних засобів Access відносяться засоби розробки об'єктів - майстра, які можна використовувати для створення таблиць, запитів, різних типів форм і звітів. Майстри в Microsoft Access допомагають виробляти аналіз структури даних, імпортувати електронні таблиці та текстові дані, підвищувати швидкодію, створювати і настроювати одне з більш, ніж двадцяти типів додатків з використанням вбудованих шаблонів. Щоб повністю автоматизувати роботу додатку, можна використовувати макроси для зв'язування даних з формами і звітами. Більшість додатків можна створити, не написавши жодного рядка програмного коду. Однак при необхідності побудови дійсно складного програми можна використовувати мову програмування - Visual Basic для додатків.[51]

Можна відзначити поширеність, яка обумовлена тим, що доступ є продуктом компанії Microsoft, програмне забезпечення та операційні системи якої використовує велика частина користувачів персональних комп'ютерів. MS Access повністю сумісний з операційною системою Windows, центр постійно оновлюється виробником, підтримує безліч мов.

Access володіє широкими можливостями з імпорту / експорту даних в різні формати, від таблиць Excel і текстових файлів, до практично будь серверної СУБД через механізм ODBC.

MS Access працює з об'єктами, до яких належать таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі. Всі пов'язані між собою об'єкти організовані в один файл, званий базою даних. Основні розділи головного вікна відповідають типам об'єктів, які може містити база даних MS Access. Це Таблиці, Запити, Форми, Звіти, Макроси і Модулі. Інтерфейс роботи з об'єктами бази даних уніфікований. По кожному з них передбачені стандартні режими роботи:

1) «Створити» - призначений для створення структури об'єктів;

2) «Конструктор» - призначений для зміни структури об'єктів;

3) «Відкрити» - призначений для роботи з об'єктами бази даних.

Важливим засобом, що полегшує роботу з MS Access для початківців користувачів, є майстер - спеціальні програмні надбудови, призначені для створення об'єктів бази даних в режимі послідовного діалогу. Для досвідчених користувачів існують можливості більш гнучкого управління ресурсами і можливостями об'єктів СУБД в режимі конструктора. Специфічною особливістю СУБД MS Access є те , що вся інформація, що відноситься до однієї бази даних, зберігається в єдиному файлі. Такий файл має розширення .mdb.[52]

...