Одним із засобів програмування в Access є мова макрокоманд. Програми, створені на цій мові, називаються макросами і дозволяють легко пов'язувати окремі дії, реалізовані за допомогою форм, запитів, звітів. Макроси управляються подіями, які викликаються діями користувачами при діалогової роботі з даними через форми або системними подіями.

Виходить що доступ, володіючи всіма рисами СУБД, надає і додаткові можливості. Це не тільки гнучка і проста у використанні СУБД, але і система для розробки працюють з базами даних додатків.

Створювана програма «Freight traffic» призначена для зберігання та обліку інформації АТП. Створення та впровадження програми «Freight traffic» дозволить вести більш оперативний облік у сфері діяльності підприємства. Використання програми «Freight traffic» дозволить поліпшити, прискорити і спростити облікову роботу підприємства, що призведе до підвищення ефективності роботи АТП.

Основними цілями створення ІС є підвищення якості функціонування об'єкта інформатизації за рахунок:

- підвищення швидкості обробки інформації;

- зниження трудомісткості отримання довідкових даних;

- переходу до безпаперової технології;

- підвищення оперативності прийняття рішень в некоректних або аварійних ситуаціях;

- підвищення швидкості обміну даними між підсистемами;

Визначимося з основними поняттями, необхідними для роботи з Access.

База даних (БД) - це сукупність відомостей (про реальні об'єкти, процеси, події або явища), що належать до певної теми або завдання, організована таким чином, щоб забезпечити зручне подання цієї сукупності, як у цілому, так і будь-якої її частини.

Реляційна база даних являє собою множину взаємозалежних таблиць, кожна з яких містить інформацію про об'єкти певного типу.

СУБД - система (програмний комплекс), що дозволяє організувати роботу з даними різного типу. Основні функції СУБД - це визначення даних (опис структури таблиць баз даних), обробка даних (додавання, видалення, оновлення, пошук) і керування даними (захист і визначення правил доступу до даних).[53]

Основними «будівельними» блоками Access є:

- таблиці - для зберігання даних;

- запити - для пошуку й витягування тільки необхідних даних по деяким умовам;

- форми для перегляду, додавання й зміни даних у таблицях;

- звіти для аналізу й друку даних у певному вигляді;

- сторінки доступу до даних для перегляду, відновлення й аналізу даних із БД через Інтернет.

Перед створенням нової БД обов'язково необхідно добре продумати наступні моменти:

1) які дані будуть зберігатися в БД і як їх організувати найкраще (це дозволить визначити, які будуть потрібні таблиці і які зв'язки необхідно організувати між ними);

2) які дії з даними необхідно буде робити в процесі експлуатації БД (це дозволить визначити, які будуть потрібні форми);

3) які документи необхідно буде виводити на друк (це дозволить визначити, які будуть потрібні звіти).

Для початку роботи з Access необхідно виконати наступне: кнопка Пуск > Програми > Microsoft Access. ісля даної операції повинне з'явитися діалогове вікно (рис. 3.6).

1. Головне меню - використовується для доступу до основних команд (Файл, Правка, і т.н.).

2. Панель інструментів- використовується для доступу до команд, що найбільш часто використовуються (Создать , Открыть , і т.н.).

3. Область задач - використовується для початку роботи c Access. За допомогою її можна створити нову БД різними способами, або відкрити існуючу (раніше створену) БД.



Рисунок 3.6 - Головне вікно Microsoft Access.

3.3 Створення таблиць за допомогою Microsoft Access

Одним з основних елементів СУБД Access, як і взагалі будь-якої СУБД, є таблиця. Саме в таблицях БД зберігають всю свою інформацію, і робота з новою БД починається зі створення таблиць.[54]

Говорячи мовою СУБД, кожний рядок таблиці включає дані про один об'єкт (клієнтів, автомобілі). Так рядок містить довідкові дані, а стовпці таблиці містять різні характеристики цих об'єктів - атрибути (наприклад, найменування товарів, адреси клієнтів, марки й ціни автомобілів). Рядки таблиці називаються записами; всі записи мають однакову структуру - вони складаються з полів, у яких зберігаються атрибути об'єкта. Кожне поле запису містить одну характеристику об'єкта й має чітко визначений тип даних (наприклад, текстовий рядок, число, дата), що визначає тип інформації, що зберігається в полі. Всі записи мають ті самі поля, тільки в них містяться різні значення атрибутів.

Робота з таблицями складається з трьох основних етапів:

1) Створення таблиць (опис структури);

2) Встановлення зв'язку між ними;

3) Робота з даними в таблицях: уведення, перегляд, зміна, пошук і т.п.

В Access використовуються три способи створення таблиць:

- шляхом введення даних;

- за допомогою Конструктора таблиц;

- за допомогою Мастера создания таблиц.

В даній роботі, при створенні таблиць був використаний режим «Конструктора». З цієї причини створення таблиць в інших режимах опустимо. Режим «Конструктора» найбільше часто застосовується користувачами і може також знадобитися для перегляду або зміни структури таблиці. За допомогою конструктора можна формувати таблиці будь-якої складності, з полями будь-якого типу (рис. 3.7).

Рисунок 3.7 - Вікно нової таблиці в режимі Конструктора

Створення таблиці в режимі Конструктора здійснюється в кілька етапів:

1. Завдання імен полів (стовпців) створюваної таблиці.

2. Визначення типу даних для кожного поля таблиці.

3. Завдання (при необхідності) додаткових властивостей кожного поля, або використання значень властивостей, установлених за замовчуванням.

4. Завдання ключових полів.

5. Збереження таблиці під обраним ім'ям.

Імена полів. При завданні імен полів таблиць необхідно дотримуватися ряду правил:

1) Імена полів в таблиці не повинні повторюватися, тобто повинні бути унікальними.

2) Імена полів можуть містити не більше 64 символів, включаючи пробіли. Бажано заміняти пробіл « « (Тип товара) в іменах на знак підкреслення «_» (Тип_товара), або писати кожне слово з великої букви (ТипТовара).

3) Бажано уникати вживання імен полів, що збігаються з іменами вбудованих функцій або властивостей Access (наприклад, Name - ім'я).

4) Ім'я поля не повинне починатися із пробілу або керуючого символу.

5) Імена полів можуть містити будь-які символи, включаючи букви, цифри, пробіли, спеціальні символи, за винятком крапки (.), знаку оклику (!), апострофа (') і квадратних дужок ([), (]).

Цього ж правила необхідно дотримуватися для імен таблиць, а також інших об'єктів Access.[55]

Тип даних полів. Після введення імені поля необхідно задати тип даних, які будуть знаходитися в цьому полі. Найбільш зручним способом є вибір типу зі списку, доступного в режимі «Конструктора» (рис. 3.8).

В Access є наступні типи даних:

«Текстовый» - символьні або числові дані, які не потребують обчислень. Поле даного типу може містити до 255 символів. Розмір текстового поля задається за допомогою властивості «Размер поля», в якому вказується максимальна кількість символів, які можуть бути введені в дане поле. При необхідності ввести рядок більшого розміру, чим зазначено в даній властивості, потрібно значення властивості змінити, тому що місце під додаткові символи не резервується. Незалежно від довжини текстового поля воно зберігається в базі даних Access у записі змінної довжини. Access не займає пам'ять під невикористовувану частину текстового поля в записі, що зменшує загальний розмір бази даних.[56]

Рисунок 3.8 - Вибір типу даного поля таблиці в режимі «Конструктора»

«Поле MEMO» - призначено для введення текстової інформації, яка по обсягу перевищує 255 символів. Таке поле може містити до 65 535 символів. Поле типу «MEMO» не може бути ключовим.

«Числовой» - числовий тип застосовується для зберігання числових даних, що використовуються у математичних розрахунках. Має багато підтипів. Від вибору підтипу (розміру) даних числового типу залежить точність обчислень. Для установки підтипу числових даних служить властивість «Размер поля». Дані цього типу можуть утримуватися в 1, 2, 4, 8 або 16 байтах. Звичайно за замовчуванням використовується підтип «Длинное целое», що займає 4 байти. Але, крім цього типу, можна вказати «Байт» - 1 байт, «Целое» - 2 байти, «Одинарное с плавающей точкою» - 4 байти, «Двойное с плавающей точкою» - 8 байтів, «Десятичное» - 12 байтів, які можуть містити певний діапазон значень.

«Дата/Время» - тип для представлення дати й часу. Дозволяє вводити дати з 100 по 9999 рік.

«Денежный» - тип даних, призначений для зберігання даних, точність подання яких коливається від 1 до 4 десяткових знаків. Ціла частина даного типу може містити до 15 десяткових знаків. Звичайно використовується для полів, що містять дані про ціни, вартість і т.п.

«Счетчик» - поле містить унікальний номер, який Access визначається автоматично для кожного нового запису або випадково, або шляхом збільшення попереднього значення на 1. Значення полів типу счетчика обновляти не можна. Максимальне число записів у таблиці з полем счетчика не повинне перевищувати двох мільярдів. Звичайно використовується для ключових полів (наприклад: КодТовара, КодПоставщика та інше).

«Логический» - логічне поле, що може містити тільки два значення, які інтерпретуються як Так/Ні, Істина/Неправда. Поля логічного типу не можуть бути ключовими.

«Поле объекта OLE» - містить посилання на OLE-об'єкт (аркуш Microsoft Excel, документ Word, звук, Рисунок і т.п.).

«Гиперссылка» - дає можливість зберігати в поле посилання, за допомогою якої можна посилатися на довільний фрагмент даних всередині файлу або Web-сторінки на тім же комп'ютері в Інтернет.

«Мастер подстановок» - служить для створення поля підстановок. Поле підстановок дозволяє вибирати значення поля зі списку, що містить набір постійних значень або значень із іншої таблиці.

«Ключове поле» - це одне або кілька полів, комбінація значень яких однозначно визначає кожний запис у таблиці. Якщо для таблиці визначені ключові поля, то Access запобігає дублюванню або уведенню порожніх значень у ключовому полю. «Ключові поля» використовуються для швидкого пошуку й зв'язку даних з різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів. «Ключові поля» необхідні для установки зв'язків між таблицями .

В Access можна виділити три типи ключових полів: лічильник, простий ключ і складений ключ. Розглянемо кожний із цих типів.

1. Для створення ключового поля типу «Счетчик», необхідно в режимі «Конструктора» таблиц:

- включити в таблицю поле лічильника (вказавши для поля тип даних «Счетчик»);

- задати для нього автоматичне збільшення на 1;

- указати це поле в якості ключового шляхом натискання на кнопку «Ключевое поле» на панелі інструментів «Конструктора таблиц».

Якщо до збереження створеної таблиці ключові поля не були визначені, то при збереженні буде видане повідомлення про створення ключового поля. При натисканні кнопки «Да» буде створене ключове поле «Счетчика» з ім'ям «Код» і типом даних «Счетчик».

2. Для створення «простого ключа» досить мати поле, що містить унікальні значення (наприклад, коди або номери). Якщо обране поле містить повторювані або порожні значення, його не можна визначити як ключове. Для визначення записів, що містять повторювані дані, можна виконати запит на пошук повторюваних записів. Якщо усунути повтори шляхом зміни значень неможливо, потрібно або додати в таблицю поле «Счетчика» й зробити його ключовим, або визначити «складений ключ».

3. «Складений ключ» необхідний у випадку, якщо неможливо гарантувати унікальність запису за допомогою одного поля. Він являє собою комбінацію декількох полів. Використовується в складних проектах БД.

«Мастера подстановок». Зробити більш простим уведення значень в поле дозволяє операція підстановки. Використовуючи цю операцію, можна вибирати раніше задані значення поля зі списку. Список значень може бути як фіксованим, так і міститися в таблиці або запиті. Сформувати стовпець підстановок для поля допомагає Мастер подстановок. Крім того, за допомогою «Мастера подстановок» здійснюється коректне зв'язування таблиць у БД.[57]

Список елементів даних для таблиць буде представлений окремими інформаційними об'єктами ( таб. 3.1 - 3.6), сукупність яких створює базу даних «Freiqht traffic».

Таблиця 3.1 - Список елементів інформаційного об'єкту «Довідник працівників»

№	Ім'я поля	Тип поля	Довж поля	Призначення
1	Табельний номер	числовий	4	Табельний номер
2	П.І.Б.	текстовий	15	Прізвище, ім'я, по батькові працівника
3	Посада	текстовий	12	Посада працівника
4	Розряд	числовий	1	Розряд(для робочих), клас( для водіїв)
5	Оклад	числовий	5	Оклад для службовців та годинна тарифна ставка для робітників та водіїв
6	Стаж	числовий	2	Стаж роботи працівника
7	Ідн.код	числовий	8	Ідентифікаційний код працівника

Таблиця 3.2 - Список елементів інформаційного об'єкту» Довідник клієнтів»

№	Ім'я поля	Тип поля	Довж. поля	Призначення
1	Код замовника	числовий	7	код замовника
2	Найменування замовника	текстовий	20	Назва організації-замовника
3	Адреса замовника	текстовий	35	Юридична адреса замовника
4	Телефон замовника	числовий	8	Контактний телефон замовника
5	Менеджер	текстовий	15	Прізвище, ім'я, по батькові менеджера фірми-клієнта
6	Код маршруту	числовий	5	Код маршруту
7	Податковий номер	числовий	12	Індивідуальний податковий номер платника ПДВ
8	Номер свідоцтва ПДВ	числовий	8	Номер свідоцтва платника ПДВ або єдиного податку
9	Номер ліцензії	числовий	10	Номер ліцензії на перевезення
10	Адреса доставки	текстовий	40	Адрес доставки вантажу

Таблиця 3.3 - Список елементів інформаційного об'єкту «Довідник автомобілів»

№ п/п	Ім'я поля	Тип поля	Довж. поля	Призначення
1	Гаражний номер	числовий	4	Гаражний номер автомобіля на підприємстві
2	Державний номер	текстовий	8	Державний номер автомобіля
3	Код марки	числовий	3	Код марки автомобіля
4	Найменування	текстовий	15	Назва автомобіля
5	Пробіг, км	числовий	6	Загальний пробіг автомобіля (розраховується наростаючим підсумком)
6	Пробіг до ТО-1	числовий	5	Розраховується наростаючим підсумком. При виконанні ТО-1 анулюється
7	Пробіг до ТО-2	числовий	6	Розраховується наростаючим підсумком. При виконанні ТО-2 анулюється
8	Показники спідометру	числовий	6	Останні показники спідометру. Запис обновлюється
9	Кількість палива, л	чиловий	3	Кількість палива у бакові автомобіля. Запис обновлюється

Таблиця 3.4 - Список елементів інформаційного об'єкту «Довідник марок»

№ п/п	Ім'я поля	Тип поля	Довж. поля	Призначення
1	Код марки	числовий	3	Код марки автомобіля
2	Найменування	текстовий	15	Найменування марки автомобіля
3	Вантажопідйомність	числовий	4	Вантажопідйомність автомобіля, т
4	Норма палива	числовий	2	Норма витрати палива на 100 км пробігу
5	Норма ТО-1	числовий	6	Норма пробігу до ТО-1
6	Норма ТО-2	числовий	7	Норма пробігу до ТО-2

Таблиця 3.5 - Список елементів інформаційного об'єкту «Довідник маршрутів»

№ п/п	Ім'я поля	Тип поля	Довж. поля	Призначення
1	Код маршруту	счетчик	5	Код маршруту
2	Довжина маршруту	числовий	5	Довжина маршруту, по якому перевозиться вантаж
3	Кількість пунктів	числовий	2	Кількість пунктів доставки
4	Відстань до пункту 1	числовий	3	Відстань до першого пункту
5	Відстань до пункту 2	числовий	3	Відстань до другого пункту
6	Відстань до пункту 3	числовий	3	Відстань до третього пункту
7	Відстань до пункту 4	числовий	3	Відстань до четвертого пункту
8	Відстань до пункту 5	числовий	3	Відстань до п'ятого пункту

Таблиця 3.6 - Список елементів інформаційного об'єкту «Путьовий лист»

№ п/п	Ім'я поля	Тип поля	Довж. поля	Призначення
1	Номер листа	числовий	6	Номер подорожнього листа
2	Табельний номер	числовий	4	Табельний номер водія
3	П.І.Б.	текстовий	15	Повне ім'я водія
4	Гаражний номер	числовий	4	Гаражний номер автомобіля по підприємству
5	Державний номер	текстовий	8	Державний номер автомобіля
6	Найменування	текстовий	15	Назва автомобіля
7	Код клієнту	числовий	7	Код клієнта (замовника)
8	Найменування клієнту	текстовий	20	Назва організації-клієнта
9	Довжина маршруту	числовий	5	Довжина маршруту доставки вантажу
10	Коефіцієнт	числовий	4	Коефіцієнт коректування доставляння вантажу
11	Кількість палива, л	чиловий	3	Кількість палива в бакові. Запис поновлюється
12	Показники спідометру	числовий	6	Останнє показання спідометру. Запис поновлюється

Далі на рисунках 3.9 - 3.20 будуть наведені таблиці «Довідник працівників», «Довідник клієнтів», «Довідник автомобілів», «Довідник марок», «Довідник маршрутів» створенні в Ассess 2007.

Рисунок 3.9 - Таблиця «Довідник працівників» в Access 2007.

Рисунок 3.10 - Таблиця «Довідник клієнтів» в Access 2007.



Рисунок 3.11 - Таблиця «Довідник маршрутів» в Access 2007.

Рисунок 3.12 - Таблиця «Довідник марок» в Access 2007.

Рисунок 3.13 - Таблиця «Довідник автомобілів» в Access 2007.

Рисунок 3.14 - Таблиця «Путьовий лист» в Access 2007.

Рисунок 3.15 - Таблиця «Довідник автомобілів» в БД.



Рисунок 3.16 - Таблиця «Довідник клієнтів» в БД.

Рисунок 3.17 - Таблиця «Довідник марок» в БД.

Рисунок 3.18 - Таблиця «Довідник маршрутів» в БД.

Рисунок 3.19 - Таблиця «Довідник працівників» в БД.

Рисунок 3.20 - Таблиця «Путьовий лист» в БД.

Поняття «зв'язків» між таблицями. «Зв'язки» дозволяють установити правила взаємодії між таблицями, завдяки чому часто вдається значно зменшити обсяг будь-якої бази даних, особливо в тих випадках, коли інформація повторюється. Крім того, забезпечується високий рівень захисту від некоректного введення інформації, і з'являється можливість уникнути багатьох проблем, пов'язаних зі зміною даних у таблицях.[58]

Зв'язки в реляційних базах даних визначаються по збігу значень полів у різних таблицях. У теорії СУБД відомі 4 варіанти зв'язків між двома таблицями:

1) Один-до-одного - кожному запису першої таблиці відповідає не більше одного запису в другій таблиці й навпаки. Відповідність записів встановлюється в результаті пошуку в полі, що є первинним ключем однієї з таблиць, значення поля, що має назву зовнішнього ключа другої таблиці.

2) Багато-до-одного - будь-якому запису другої таблиці може відповідати будь-яка кількість записів першої таблиці, але не навпаки. В цьому випадку ключове поле першої таблиці буде зовнішнім ключем, і повторювані значення в ньому допускаються.

3) Один-до-багатьох - первинний ключ першої таблиці (поле, що містить унікальні значення), зв'язується із зовнішнім ключем другої таблиці (значення поля можуть повторюватися). При цьому кожному запису першої таблиці може відповідати кілька записів другої. Можна сказати, що «один-до-багатьох» - це «багато-до-одного» навпаки.

4) Багато-до-багатьох - кожному запису однієї таблиці може відповідати будь-яка кількість записів іншої таблиці й навпаки. Відповідно, поля обох таблиць, по яким здійснюється зв'язок, є зовнішніми ключами й можуть містити повторювані значення.

Для роботи зі зв'язками між таблицями в Access використовується схема даних (рис. 3.21). Щоб відкрити схему даних, необхідно виконати команду Сервис > Схема данных.

Далі представимо інформаційно-логічну модель БД «Доставка вантажу».



Рисунок 2.21 - Інформаційно-логічна модель БД «Доставка вантажу».

Рисунок 3.22- Схема зв'язків даних в Access 2007.

Інформаційні зв'язки при виписці путьового листа будуть представлені в таблиці 3.7.

Таблиця 3.7 - Інформаційні зв'язки інформаційних об'єктів при виписці подорожнього листа

Ім'я поля	Зв'язки з інформаційними об'єктами БД «Доставка вантажу»
Номер листа	Автоматично ведеться комп'ютером
Табельний номер	Вводиться вручну. Є зв'язуючим з»Довідником праційвників»
П.І.Б.	Вводиться автоматично з «Довідника працівників»
Гаражний номер	Вводиться вручну. Является связующим со «Справочником автомобилей»
Державний номер	Вводиться автоматично з «Довідника автомобілів»
Найменування	Вводиться автоматично з «Довідника автомобілів»
Код клієнта	Вводиться вручну. Пов'язує з «Довідником клієнтів»
Найменування клієнта	Вводиться автоматично з «Довідника клієнтів»
Код маршруту	Вводиться вручну. Пов'язує з «Справочником маршрутов»
Довжина маршруту	Вводиться автоматично з «Довідника маршрутів»
Коефіцієнт	Вводиться автоматично з «Довідника маршрутів»
Кількість палива, л	Вводиться автоматично з «Довідника автомобілів»
Показники спідометру	Вводиться автоматично з «Довідника автомобілів»

Основним оброблюваним документом запропонованої бази даних є подорожній лист. За допомогою цієї БД буде повністю автоматизована його виписка. Це надасть змогу скоротити час на виписку, знизити імовірність допущення помилок, а також автоматизувати обробку подорожнього листа після здійснення процесу доставки вантажу.

3.4 Створення форм і звітів в Microsoft Access

Access дозволяє організувати зручний і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача для роботи з даними за допомогою форм. Формами називаються діалогові вікна, що настроюються, які зберігаються у базі даних у вигляді об'єктів спеціального типу. Форми використовуються в додатку для уведення й відображення даних з таблиць і запитів.

Форми надають більш зручний спосіб перегляду й виправлення даних у таблицях, ніж «Режим таблицы». Форми містять елементи керування, за допомогою яких здійснюється доступ до даних у таблицях. Елементами керування є текстові поля для введення й виправлення даних, кнопки, прапорці, перемикачі, списки, написи. Створення форм, що містять необхідні елементи керування, істотно спрощує процес введення даних і дозволяє запобігти помилок.[54]

Форми Access надають функціональні можливості для виконання багатьох завдань, які не можна виконати іншими засобами. Форми дозволяють виконувати перевірку коректності даних при введенні, проводити обчислення, і забезпечують доступ до даних у зв'язаних таблицях за допомогою підлеглих форм.

Досить зручним і гнучким способом створення форм є використання «Мастера форм». За допомогою майстра можна створювати форми на основі однієї таблиці й більш складні форми на основі декількох таблиць і запитів, що мають підлеглі форми. Найбільше ефективно створити форму за допомогою майстра, а потім удосконалити її в режимі «Конструктора».

Для створення форми для таблиці «Довідник автомобілів» за допомогою майстра необхідно:

1. Клацнути по вкладці «Создание» потім по ярлику «Мастер Формы» у вікні бази даних.

2. З'явиться перше діалогове вікно «Мастера форм» (рис. 3.8). Вибрати таблицю або запит, для яких необхідно створити форму (у цьому випадку вибираємо таблицю «Довідник автомобілів»), перенести необхідні поля в розділ «Выбранные поля». Натиснути кнопку «Далее». Тобто діяти необхідно, як при створенні запитів за допомогою «Мастера запросов».

4. У другому діалоговому вікні майстра (рис. 3.9) визначити вигляд форми, вибравши необхідний перемикач.

Рисунок 3.8 - Діалогове вікно створення форми.

Рисунок 3.9 - Діалогове вікно вибору зовнішнього вигляду форми.

5. В останньому діалоговому вікні Мастера форм (рис. 3.10) вказати назву форми. Вибрати перемикач «Открыть форму для просмотра и ввода даннях», щоб відобразити створену майстром форму в режимі «Формы», або перемикач «Изменить макет формы», для відкриття форми в режимі «Конструктора». Натиснути кнопку «Готово».

Рисунок 3.10 - Діалогове вікно вибору зовнішнього вигляду форми.

Створення інших форм у роботі здійснюється за аналогічною схемою. Нижче наведені приклади форм (рис. 3.11 - 3.16): «Довідник автомобілів», «Довідник працівників», «Довідник клієнтів», «Довідник маршрутів», «Довідник марок», «Путьовий лист».

Рисунок 3.11 - Форма « Довідник автомобілів» в Access 2007.

Рисунок 3.12 - Форма « Довідник клієнтів» в Access 2007.



Рисунок 3.13 - Форма « Довідник марок» в Access 2007.

Рисунок 3.14- Форма « Довідник маршрутів» в Access 2007.

Рисунок 3.15 - Форма « Довідник працівників» в Access 2007.

Рисунок 3.16 - Форма « Путьовий лист» в Access 2007.

Звіти забезпечують надання користувачам БД необхідної інформації в зручному вигляді. Звіти дозволяють вибрати з бази даних необхідну користувачу інформацію й оформити її у вигляді документів, які можна переглянути й надрукувати. Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображатися обчислені за вихідними даними значення.[58]

Звіти й форми Access мають багато спільного. Однак, на відміну від форм, звіти не призначені для введення й виправлення даних у таблицях. Вони дозволяють лише переглядати й друкувати дані. У звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів керування, як це можна зробити за допомогою форм.

Створення звітів. За допомогою «Мастер отчетов» можна створювати звіти, що містять поля з однієї або більше таблиць або запитів.

Створимо звіт, що містить дані з 2 таблиць («Довідник клієнтів», «Довідник маршрутів»).

1. На панелі об'єктів вікна бази даних треба нажати: «Вкл.Создание» > «Мастер отчётов» .З'явиться діалогове вікно (рис. 3.17).

2. У розділі «Таблицы и запроси» вибрати таблицю «Довідник клієнтів». Перенести поле «Наименование» в розділ «Выбранные поля». Вибрати, таблицю «Довідник маршрутів» і додати поля. Натиснути кнопку «Далее».

Рисунок 3.17 - Вікно створення звіту.

1. Указати, яким чином будуть структуровані дані у звіті (рис. 3.18).

2. Вибрати необхідний макет для оформлення звіту (рис. 3.19). Натиснути кнопку «Далее».



Рисунок 3.18 - Вікно структурування даних.

Рисунок 3.19- Вибір макета для звіту.

Задати ім'я звіту . Натиснути кнопку «Готово». З'явиться вікно зі звітом (рис. 3.20).

Розробку структури звіту, зміну його зовнішнього вигляду, додавання й видалення елементів можна робити тільки в режимі Конструктора отчетов.

Рисунок 3.20 - Завершення створення звіту.



Рисунок 3.21 - Звіт «Маршрути» в Access 2010.

Реалізовані форми й звіти дозволяють здійснювати подання даних у зручному для користувача вигляді, забезпечують високий рівень коректності при роботі із БД, надають можливість надання користувачеві підсумкових даних.

3.5 Створення запитів і фільтрів за допомогою Microsoft Access

Фільтри є набором умов, що дозволяють відбирати підмножину записів або сортувати їх. Фільтри мають обмежені можливості, і застосовуються, коли в таблиці або запиті необхідно відобразити групу записів, що відповідають певним умовам. Фільтри не є окремим об'єктом, а лише однією з функцій при роботі із записами в Access. Для використання фільтра, необхідно виконати команду:Вкл. Главная > Дополнительно > Изменить Фильтр, а в підменю, що з'явилося, вибрати необхідну команду (рис. 3.22).

Рисунок 3.22 - Команди використання фільтрів.

Виконаємо фільтрацію, відповідно до умови «водії»:

1. Для використання звичайного фільтра, для таблиці «Довідник працівників», необхідно:

- Відкрити таблицю «Довідник працівників» у режимі таблиці (перегляду даних).

- Виконати команду «Главная» > «Дополнительно» > «Изменить фільтр».

- Вибираючи зі списку необхідні значення полів заповнити форму фільтра, що з'явилася.

- Натиснути кнопку Применить фильтр на панелі інструментів. З'явиться вікно таблиці з відфільтрованими даними (рис. 3.37).

Рисунок 3.23 - Результати фільтрації даних.

Одним зі стандартних об'єктів Access є запит. Запити використовуються для перегляду, аналізу й зміни даних в одній або декількох таблицях. Наприклад, можна використати запит для відображення даних з однієї або декількох таблиць і відсортувати їх у певному порядку, виконати обчислення над групою записів, здійснити вибірку з таблиці за певними умовами. Сам запит не містить даних, але дозволяє вибирати дані з таблиць і виконувати над ними ряд операцій.[59]

Для створення запиту, що містить інформацію про працівників та їх оклад, необхідно створити запит з параметрами. Алгоритм створення даного запиту може мати вигляд:

1. Створити запит за допомогою «Мастера запросив», що містить поля:

2. Відкрити запит у режимі «Конструктора».

3. У поле «Оклад»умова відбору (рис. 3.24) увести вираз: >3000.

4. Натиснути кнопку «Запуск» на панелі інструментів.

Рисунок 3.24 - Запит на вибірку в режимі «Конструктора».

Рисунок 3.25 - Результат виконання запиту.

Реалізація запитів дозволяють робити вибірку даних за певними умовами, що є основою для автоматизованого ведення документообігу.

У даній БД головним елементом графічного інтерфейсу стане кнопкова форма, що забезпечує швидкий доступ до всіх об'єктів БД.[61]

Зазвичай для роботи з додатком створюють спеціальну форму, яка має назву «Главная кнопочная форма» і містить кнопки, які дозволяють вибирати основні функції або підсистеми додатку. Таку форму можна створити, як і звичайну, за допомогою Конструктора форм, а можна використовувати спеціальний майстер, який називається «Диспетчер кнопочных форм».

Рисунок 3.26- Головна сторінка Freight traffic.

Таким чином, очевидно, що разом з технічними питаннями організації БД, дуже важливо забезпечити додаток зручним інтерфейсом. Access дозволяє забезпечити базу даних всіма необхідними елементами інтерфейсу - меню і панелями інструментів, формами для введення даних. Все це робить роботу з базою даних зручною і надає додатку закінченого вигляду.

Висновок

У результаті дослідження теоретичних та методичних основ розробки моделі інформаційної системи технічної служби автотранспортного підприємства були зроблені наступні висновки:

1. На багатьох автотранспортних підприємствах існує проблема автоматизації управління виробництвом як основного (процес перевезення вантажів), так і допоміжного (технічне обслуговування та ремонт рухомого складу). Тому важливе місце займає розробка інформаційної системи служби експлуатації АТП, яка б допомагала швидко та якісно вирішувати поставлені завдання, оскільки на інформаційному ринку існує мало програмних забезпечень служби експлуатації. Виходячи з цього, метою науково-дослідної роботи є поглиблення теоретичних основ і розробка методичних положень щодо технології розробки інформаційної системи служби експлуатації АТП.

2. Встановлена сутність та призначення інформаційної системи підприємства. В результаті цього пропонується таке визначення: інформаційна система - це системи, призначена для збору, зберігання, обробки, пошуку, розповсюдження, розподілу, передачі та подання інформації, за рахунок комп'ютерної техніки та програмних засобів, необхідної для керування об'єктом.

3. У підрозділі «Алгоритм розробки інформаційної системи» було розглянуто загальні етапи проектування проектів, алгоритм створення інформаційних систем за державним стандартом України. Оскільки ці два види алгоритмів не враховують повною мірою специфіку даної ІС, то було складено алгоритм створення інформаційної системи автотранспортного підприємства. Цей алгоритм дає змогу охопити всі аспекти розробницької діяльності.

4. Для побудови інформаційної системи служби експлуатації АТП було розглянуто вхідну та вихідну документацію, що забезпечує обмін інформацією в цій службі. Аналіз документообігу АТП показав, що найбільша його інтенсивність саме в службі експлуатації. Документообіг в службі експлуатації АТП є специфічним процесом, тому потребує особливої уваги до його дослідження.

Також було визначено поняття документообігу. Документообіг це рух документів в організації, починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки та пунктами технічної обробки самих документів.

5. Було розглянуто загальні положення Microsoft Access та визначено що Microsoft Access це середа для розробки додатків будь-якого рівня, один з найпростіших у використанні, проте найпотужніший менеджер баз даних. Microsoft Access може допомогти створити додатки які вирішають практично будь-яке завдання. Користувачі можуть швидко навчитися працювати з простими таблицями, запитами, формами та звітами, а також досить просто освоїти роботу з макросами.

6. Було визначено, що основними цілями створення ІС є підвищення якості функціонування об'єкта інформатизації за рахунок: підвищення швидкості обробки інформації, зниження трудомісткості отримання довідкових даних, переходу до безпаперової технології, підвищення швидкості обміну даними між підсистемами. Створена програма «Freight traffic» призначена для зберігання та обліку інформації АТП. Створення та впровадження програми «Freight traffic» дозволяє вести більш оперативний облік у сфері діяльності підприємства. Використання програми «Freight traffic» дозволить поліпшити, прискорити і спростити облікову роботу підприємства, що призведе до підвищення ефективності роботи АТП.

Література

1. Ачкасова Л.М. Розробка інформаційної системи служби експлуатації АТП //Економіка транспортного комплексу: Збірник наукових праць. - Харків: ХНАДУ, 2007. - Вип.11. - с.71-77.

2. Банаева С.Г., Шинкаренко В.Г. Информационные технологии менеджмента. - Харьков: ХГАДТУ, 2000. - 125 с.

3. Батурин В.Е., Захарцев А.И. Техническое обслуживание автомобилей и двигателей. - Симферополь: Таврия, 1997. - 672 с.

4. Батюк А.Є.,Двуліт З.П., Обельовська К.М., Огородник І.М. : Інформаційні системи в менеджменті:Навчальний посібник.:- К:Інтелект-Захід, 2004.-520 с.

5. Босак А. О. Технологія зовнішньоекономічних операцій і міжнародні інформаційні системи: навч. посіб. / А. О. Босак, О. Ю. Григор'єв, Р. Д. Бала. - Львів: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2009. - 180 с.

6. Васильків Н.М. Опорний конспект лекцій з дисципліни «Ефективність інформаційних систем» з освітньо-кваліфікаційного рівня «Спеціаліст» для спеціальності «Економічна кібернетика». - Тернопіль: Економічна думка, 2005. - 98 с.

7. Вовчак І.С. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті. - Тернопіль: Карт-бланки, 2001.

8. Волкова В.Н., Кузин Б.И.: Информационные системы,- СПб.: Изд-во СП.ГТУ,1998,-213с.

9. Гашинська А.О., Ачкасова Л.М., Сутність поняття інформаційної системи//ХНАДУ: Харків, 2015 - 3с.(у друці).

10. Гашинська А.О., Коваленко Д.С. Сутність поняття ІС та підходи до створення ІС// Харківський національний автомобільно-дорожній університет :Харків, 2015р.( у друці).

11. Глушко С.В., Шайкан А.В. Управлінські інформаційні системи. Навчальний посібник для студентів вищих закладів освіти. - Львів: «Магнолія Плюс», 2006 р. - 320 с.

12. Диго С.М. Базы данных.- М.: Московский международный институт эконометрики, информатика, финансов и права, 2004.-177 с.

13. Дика В.В: Финансы и статистика,- 1996.-374 с.

14. Емишева Є.М. Методика складання номенклатури справ / О.М. Емишева / / Секретарська справа. - 2008. - № 3. - З 31-34.

15. Завгородний В.П. Методологические проблемы автоматизации учета //Бухгалтерский учет и аудит. - 2001. - № 12. - с.6.

16. Задорожна Н.Т., Валь К.В. Принципи керування проектуванням інформаційних систем управлінської діяльності // Проблемы программирования. - 2003.- №2. - С. 65-75.

17. Іванюта П.В. Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті: Навчальний посібник.- К.: Центр учбової літератури, 2007.- 180 с.

18. Корнеев В.В., Гареев А.Ф., Васютин С.В., Райх В.В. Базы данных. Интеллектуальная обработка информации. - М.: Нолидж, 2004. - 352 с.

19. Макаровский С.П. Информационные системы и структуры данных. - М.: Финансы и статистика, 1996.

20. Макогон Ю.В., Пилипенко В.В. Основи наукових досліджень в економіці: Навч. посібник. - Донецьк: Альфа-прес, 2007. - 144 с.

21. Маслов В.П. Інформаційні системи і технології в економіці: Навчальний посібник. - Київ: «Слово», 2005. - 264 с.

22. Мельник Л.Г., Ильяшенко С.Н., Касьяненко В.А. Экономика информации и информационные системы предприятия: Учебн. пособ. - Сумы: ИТД «Университетская Книга», 2004. - 400 с.

23. Новак В.О., Макаренко Л.Г., Луцький И.Г.: Інформаційне забезпечення менеджменту.-К.:Кондор,2006.-462с.

24. Новаківський І. І. Інформаційні системи у менеджменті: системний підхід: навч. посіб. / І. І. Новаківський, І. І. Грибик, Т. В. Федак. - 2-е вид., перероб. і доп. - Львів: Видавництво Львівської політехніки, 2010. - 260 с.

25. Нетреба І. О. Процесний підхід до впровадження інформаційних систем управління на підприємствах машинобудування / 377 І. О. Нетреба // Вісник Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Економіка. - К., 2011. - № 121/122. - С. 116-119.

26. Півняк Г.Г., Бусигін Б.С., Дівізінюк,: Тлумачення словник з інформатики. Дніпропетровськ:Нац.гірн. ун-т,2008.-213 с.

27. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ Семенов М. И., Трубилин И. Т., Лойко В. И., Барановская Т. П. - М.: Финансы и статистика, 1999. - 416 с.

28. Основи інформаційних систем: Навч. посіб./ В.Ф. Ситник, Т.А.Писаревська, Н.В. Єрьоміна, О.С. Каєва-К.: КНЕУ, 1997.

29. Щураков В. В. Надежность программного обеспечения систем обработки данных: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 1987. - 272 с.

30. Облік видів економічної діяльності: Навч. посіб. Рекомендовано МОН / за ред. Гура Н.О. - К.: Знання 2004. - 541 c.

31. Информационные системы в экономике /Под ред.В.В.Дика. - М.: Финансы и статистика, 1999.-272 с.

32. Інформаційні системи і технології в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів/ За редакцією В.С.Пономаренка. - К.: Видавничий центр «Академія», 2002. - 544 с.

33. ДСТУ 2938-94. Системи оброблення інформації. Основні поняття. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України. - 1995. - 32 с.

34. ДСТУ 2940-94. Системи оброблення інформації. Керування процесами оброблення даних. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України. - 1995. - 28 с.

35. ДСТУ 2941-94. Системи оброблення інформації. Розроблення систем. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України. - 1995. - 20 с.

38. http://www.imetrika.ru/archives/21/108/

39. http://www.fbk.ru/library/research_library/124790

40. http://www.tarc.ru/tarc.tarc=article&t=1

41. http://www.dso.kiev.ua/=404

42. http://uk.wikipedia.org/wiki/Документообіг

43. http://ua.textreferat.com/referat-7676-1.html

44. http://revolution.allbest.ru/programming/00014305_0.html

45. http://ua.textreferat.com/referat-7646-1.html

46. http://uk.wikipedia.org/wiki/Інформаційна_система

47. Божко В.П. «Информационные технологии в статистике». М.:Финстатинформ, 2002. - 144с.

48. Гаврилова «Базы знаний интеллектуальных систем». Учебник. Питер г. Санкт-Петербург, 2000 .-384

49. Глушаков «Базы данных». Фолио г. Хорьков, 2002. - 504с.

50. Григорьев «Банки данных». МГТУ г.Москва, 2002 - 320с.

51.Карпова. «Базы данных. Модели, разработка, реализация». Питер г.Санкт-Петербург , 2001.-304

52. Кузнецов. «СУБД (системы управления базами данных) и файловые системы». М.,2001

53. Мусина. «Visual FoxPro 7.0. Учебный курс». Век, г. Киев,2001

54. Постолит А.В. «Visual Studio.NET: разработка приложений баз данных». СПб.: БХВ-Петербург, 2003. -544с.

55. Ролланд. «Основные концепции баз данных». Вильямс г. К.;М.;СПб, 2001. -256с.

56. Хансен. «Базы данных: разработка и управление»

57. Хомоненко, Цыганков, Мальцев «Базы данных. Учебник для ВУЗов».

58. Акишкин А.М., Федорова Г.В. Основы программирования на персональных ЭВМ. М.: Экономическое образование, 1996. - 27 стр.

59. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2. С. - Петербург: «Питер Пресс», 1996. - 856 стр.

60. Майкл Маккелви. Visual Basic 4 без проблем \ Под редакцией О. Рякина\. М.: Восточная Книжная Компания, 1997 - 576 стр.

61. Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2007. - 480 стр.

62. Спирли Э. Корпоративные хранилища данных. Планирование, разработка, реализация. - М.: АСТ, 2001.

63. Ролланд Ф. Основные концепции баз данных. - Вильямс, 2002.

64. Мамаев Е. Microsoft SQL Server 2000 - СПб.: БХВ-Петербург, 2002.

Документация по Microsoft Access 2007.

65.Материалы сайта http://www.sql.ru Материалы сайта http://www.citforum.ru.

66. Материалы сайта http://www.microsoft.ru.

67. Глушаков С.В. - Microsoft Access 2007: Теория баз даннях.

68. Гурвиц Г.А. - Microsoft Access 2007 БХВ-Петербург.

69. Епанешников А., Епанешников В. Практика создания приложений в ACCESS 2007 Диалог-МИФИ, 2009.

70. Кошелев В.Е. Access 2007. Эффективное использование. Издат.: Бином-Пресс - 2008.

71. Гашинська А.О.: «Сучасні напрямки розвитку економіки і менеджменту на підприємтсвах України», Харків - 128 с.

Размещено на Allbest.ru

...