Анализ используемого программного обеспечения для решения задач по управлению персоналом в ОАО "Московское речное пароходство"

7) Архивная и справочная работа. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: ведет списки организаций и структурных подразделений организации - источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива; учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива; организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования; организует работу по составлению номенклатуры дел организации; оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами; участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива;

8) Организация труда. Организация труда - приведение трудовой деятельности людей в определенную систему, характеризующуюся внутренней упорядоченностью, согласованностью и направленностью взаимодействия для реализации совместной программы и цели. Организация труда имеет как статический аспект, т. е. структуру труда, так и динамический, т. е. функционирование, поведение, взаимодействие людей в процессе трудовой деятельности.

9) Контроль за состоянием трудовой дисциплины и правил трудового распорядка. Трудовая дисциплина как социальный феномен характеризуется известной двойственностью, представляя собой, с одной стороны, зафиксированный в локальных нормативных актах свод определенных правил поведения, с большей или меньшей полнотой и адекватностью отражающихся в сознании персонала, а с другой - фактическое поведение людей на работе в данной конкретной организации. Эта двойственность проявляется при характеристике деятельности какого-либо предприятия или структурного подразделения, менеджеры которых среди основных показателей, как правило, отмечают высокую или низкую трудовую дисциплину;

10) Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов. Для эффективного использования мотивации персонала в целях усиления управленческого воздействия необходимо хорошо представлять ее сущность, то есть потребности, интересы, способности, желания, ожидания, ценностные ориентации, установки. В основе мотивации лежат потребности. Они выступают внутренними источниками развития личности и ее деятельности. Более заметную роль в мотивации играет интерес - глубоко осознанная и воспринятая человеком потребность, обеспечивающая направленность личности на осознание и достижение определенных целей. На основе этих ценностей работник принимает решение, что делать и как. Также важное место в мотивации занимает цель - осознанно предсказуемый результат деятельности.

2.4 Применение АРМ решения кадровых задач

Ряд кадровых задач может быть полностью или частично решен с помощью АРМ. Это в первую очередь относится к задачам планирования потребности в кадрах, их учета, анализа и к статистике по кадрам. Определенное место АРМ займут и в решении задач переаттестации, подбора, расстановки, создания резерва кадров, повышения их квалификации. Время же сплошной автоматизации процессов управления кадрами еще не наступило. Учитывая опыт создания и внедрения автоматизированных подсистем, специалисты выделяют те функции в работе с кадрами, которые могут с успехом осуществляться с использованием средств вычислительной техники и с помощью экономико-математических методов.

Во-первых, это прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах. Решение этой задачи требует применения АРМ и экономико-математических методов. Основная сложность заключается в разработке методики планирования нормативов численности работников, в согласовании организационных вопросов.

Во-вторых, это расстановка кадров по структурным подразделениям предприятия. Задача может быть решена с помощью АРМ, если будет создан массив исходных данных всех работников предприятия, а также разработаны формализованные требования к паспортам представителей разных профессий. С помощью АРМ возможно составление рекомендаций на занятие вакантных мест.

Третья функция -- переаттестация кадров. Решение этой задачи представляет значительные трудности с точки зрения как процедурных вопросов, так и обработки информации по результатам переаттестации работников.

Четвертая функция -- работа с резервом кадров на выдвижение. Применение АРМ открывает широкие возможности по совершенствованию работы с резервом на выдвижение. В этом случае АРМ помогает выбрать наиболее вероятных кандидатов для включения в списки резерва на выдвижение. Находящаяся в памяти АРМ информация позволяет делать определенные прогнозы служебного продвижения работников. АРМ позволяет систематически обновлять списки резерва кадров на выдвижение, учитывая в них все изменения социально-демографического порядка. АРМ дает рекомендации по исключению из резерва работников при достижении ими определенного возраста, наложении серьезного взыскания и по другим причинам.

Пятая функция -- учет и анализ состава и выдвижение кадров. Это одна из важнейших функций управления кадрами на предприятии. Четко поставленный учет рабочих и инженерно-технических кадров создает базу для решения практически всех кадровых задач. На основе учета кадров осуществляется анализ их количественного и качественного состава и движения. Учет кадров с использованием АРМ позволяет освободить работников отдела кадров от рутинной работы, которая согласно некоторым исследованиям занимает 50-60% их рабочего времени.

Шестая функция -- статистическая отчетность по кадрам. В настоящее время работники отдела кадров подготовляют значительное количество статистических форм отчетности. Передача данной функции АРМ в значительной мере освободит отделы кадров от рутинной работы.

Седьмая функция -- повышение квалификации рабочих и инженерно8

технических работников. Правильный подход к решению данной задачи позволяет значительно поднять производительность труда, успешнее внедрять научные достижения. Подготовка предварительных списков работников на повышение квалификации с помощью АРМ также освобождает сотрудников отделов кадров от трудоемкой работы. С помощью АРМ согласно перспективным планам могут быть подготовлены списки лиц, направляемых на учебу.

Восьмая функция -- учет и анализ состояния дисциплины. Электронная вычислительная техника позволяет учитывать и должным образом перерабатывать информацию о нарушениях трудовой дисциплины и на основе этой информации принимать необходимые меры. Полученная от АРМ информация бывает полезна при подведении итогов социалистического соревнования, помогает более верно определять победителей. Соответствующая персональная или обобщенная информация в виде списков и таблиц выдается работникам отдела кадров и другим заинтересованным службам и общественным организациям.

Девятая функция -- составление плана работы с кадрами. Информацию

для составления этого плана можно получить от АРМ практически по всем вопросам (кто и когда должен пройти переаттестацию, освободить то или иное место, должен быть направлен на повышение квалификации, к кому и когда следует применить воспитательные меры по совершенствованию дисциплины, сколько и когда на предприятие прибудет молодых специалистов, сколько и к какому сроку необходимо подготовить новых работников и т.п.). С помощью информации, накапливаемой в массивах ЭВМ, планы работы с кадрами можно корректировать.

3. Проектирование информационного обеспечения для совершенствования системы управления персоналом

3.1 Требования к информационному обеспечению

Информационное обеспечение - информация, найденная в ходе работ по удовлетворению информационных потребностей пользователя и представленная в виде удобном для потребителя. Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде. Основной источник первичной информации - это документы отдела кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие. Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников). В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы, постоянно идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

В практике управления используется информация различных видов: экономическая, организационная, социальная и социально-психологическая, технологическая; оперативная, текущая и стратегическая; по отдельным функциям управления -- плановая, статистическая, по кадрам и пр. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. В современном менеджменте используются комбинированные варианты. Выбор комбинаций определяют многие факторы организации управления: профессионализм и ответственность персонала, наличие достаточного количества технических средств, характер решаемых проблем, конкретная ситуация, действующая система контроля, стиль управления. Часть используемой информации оформляется документально, что необходимо для осуществления контроля исполнения, а также для анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.

3.2 Проектирование содержания и форм входных и выходных документов

Для определения содержания и формы входных и выходных документов рассмотрим порядок приема рабочих и служащих:

С поступающим на работу заключается трудовой договор, как правило, в письменной форме (оформляется в виде заявления на имя руководителя предприятия, учреждения, организации, фирмы) о должности или рабочей функции, о месте работы, сроках (постоянная, временная, сезонная работа) и т.п.м. Трудовые договоры с рабочими и служащими могут быть заключены: на неопределенный срок (стороны заранее не устанавливают определенный срок (стороны заранее устанавливают время действия договора); на время, в течении которого будет действовать договор); на время выполнения определенной работы (разновидность срочного трудового договора, срок работы по которому устанавливается в зависимости от времени, которое устанавливается на выполнение определенной работы). По достижении соглашения по условиям трудового договора кадровая служба или работник по кадрам готовит приказ о приеме на работу работника (назначение на должность). До начала работы по заключенному договору кадровая служба или работник по кадрам с участием других структурных подразделений обязаны:

§ разъяснить работнику его права, обязанности и существенные условия труда;

§ ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором;

§ определить работнику рабочее место, обеспечить его необходимыми для работы средствами;

§ проинструктировать работника по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране.

К учетным кадровым документам ОАО «Московское речное пароходство» относятся:

ь Личная карточка

ь Личное дело

ь Штатно-должностная книга

ь Алфавитная книга

ь Алфавитные карточки

ь Учетная книга бланков трудовых книжек

ь Учетная книга движения трудовых книжек

ь График отпусков

ь Журнал учета отпусков

Личную карточку можно распечатать:

- Входные данные

Входными данными являются:

· Паспортные данные

· Сведения об образовании

· Сведения трудовой книжки

· Сведения о партийности

· Выходные данные

· Выходные данные:

· Ведение личных карточек

· Вывод общего стажа

· Вывод непрерывного стажа

· Ведение трудовых книжек

· Ведение общих сведений работника

· Ведение справочников

· Организация интерфейса пользователя

Личная карточка формы № П-2 -- заводится на каждого сотрудника организации и заполняется на основании паспорта, документа об окончании учебного заведения, трудовой книжки, военного билета, все записи производятся без сокращений. На лицевой стороне карточки указывают полное наименование организации, табельный номер сотрудника, пол, номер личной карточки, а в графе «алфавит» - начальная буква фамилии сотрудника. Личные карточки сотрудников комплектуются согласно штатного расписания по структурным подразделениям, а внутри подразделений -- по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке. Записи личной карточки заверяет подпись сотрудника.

Личные дела заводятся на руководителей, материально ответственных лиц и специалистов предприятия. В личном деле находятся:

· опись документов

· заявление о приеме на работу

· копия приказа о приеме на работу

· личный листок по учету кадров

· автобиография

· копии документов об окончании учебных заведений

· копии свидетельств о рождении детей

· копии трудового контракта и т.д.

По мере издания приказов они накапливаются в хронологическом порядке в личном деле. Информация из личных дел сотрудников считается секретной и хранится соответствующим образом. К ним имеют доступ только определенные лица, круг которых определят директор предприятия распоряжением.

Штатно-должностная книга ведется согласно штатного расписания организации для отслеживания вакантных должностей, как правило, заполняется карандашом. Учетная книга движения трудовых книжек формы № П-10, в которой регистрируются трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые при трудоустройстве от сотрудников, а так же новые трудовые книжки. Так же в этой книге указывается данные о выдаче трудовых книжек при увольнении, при этой выдаче сотрудник обязан поставить подпись и дату получения трудовой книжки.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы, состоящей из блоков:

* ввод оперативной информации из внешних и внутренних источников;

* обработка входной информации и представление её в удобном виде;

* вывод требуемой информации и предоставление её потребителям;

* обратная связь - это информация, переработанная управленческим персоналом данной организации для коррекции входной информации.

При проектировании и разработке ИО АРМ наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии решения задач и выполнения управленческих функций.

На рис. 3.1.показана структура взаимодействия форм.

Рис. 3.1. Структура взаимодействия форм.

Рассмотрим более подробно их содержание.

ь Форма Кадры - главная форма, она дает доступ к формам Личные данные персонала, Общие справочники, а также к справочной подсистеме.

ь Форма Личные данные - форма для ввода информации о работнике. Дает возможность для редактирования, добавления, удаления данных, а также просмотр отчета. Возможно просмотреть общие справочники. Доступ к форме «Дополнительные данные».

ь Форма Дополнительные данные - форма для ввода данных трудовой книжки, а также для назначения и перевода работника на работу.

ь Форма Отчет - вывод отчета.

ь Справочная подсистема - вывод справки.

На рис. 3.2 показана схема работы с внутренними документами.

Рис.3.2. Работа с внутренними документами.

3.3 Проектирование схемы информационных потоков в системе управления по отношению к процессу управления персоналом

ИО АРМ состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной информационной базы (ИБ) и внутримашинной базы данных (БД).

Их организация и использование должны удовлетворять требованиям системного подхода к разработке АРМ, а именно:

* исключение избыточности и дублирования информации, необходимой для автоматизации решения задач и функций управления, за счёт её унификации и стандартизации;

* обеспечение принципа первичности информации, предусматривающего ввод только исходных данных;

* обеспечение заданного уровня достоверности информации и её непротиворечивость за счёт одноразового ввода;

* обеспечение доступа к информации только пользователей с соответствующими полномочиями;

* обеспечение выдачи информации в различной форме (табличной, текстовой, графической;

* обеспечение максимальной автоматизации технологических операций в процессе обработки информации;

* обеспечение унификации методов обработки информации на всех этапах автоматизации решения задач;

* обеспечение создания централизованной нормативно-справочной базы данных;

* обеспечение простоты и удобства обращения пользователей за информацией;

* обеспечение заданного уровня по производительности АРМ при обработке информации.

План сбора первичных данных изображён на рис.3.3



Рис.3.3. План сбора первичных данных.

В рамках процесса управления персоналом традиционно принято выделять такие функции, как учет персонального состава работников, планирование и подбор кадров, табельный учет. На практике при реализации комплексных автоматизированных систем управления персоналом к этой области относят также функции ведения штатного расписания и расчета заработной платы, притом, что на большинстве предприятий эти функции выполняются отдельными подразделениями, такими как планово-экономический отдел, ОК или расчетные группы в бухгалтерии. Причина заключается в том, что выполнение этих функций в значительной степени базируется на информации, вводимой и обрабатываемой в задачах собственно кадрового учета.

Для каждого процесса можно построить целую иерархию функций, например, такая функция кадрового учета как аттестация персонала, в свою очередь может включать следующие подфункции:

· планирование проведения аттестации;

· учет фактических аттестационных признаков;

· расчет результирующих аттестационных признаков;

· анализ результатов аттестации.

Отдельные функции могут служить для реализации учета, осуществления контроля, планирования и регулирования, а также проведения анализа результатов управления процессом.

Пароходство, как любой экономический объект, можно рассматривать в качестве регулируемой динамической информационной системы. Устойчивость и целостность системы, ее жизнеспособность и функционирование определяются информационным обменом между ее элементами. Способы и качество информационного обмена определяют процесс поддержания системы в заданных оптимальных параметрах. Упрощенная схема информационных потоков в системе по отношению к процессу управления персоналом показана на рис.3.4. Здесь под потоком информации понимается действующее в пределах системы движение различных информационных совокупностей (бумажных документов, устных сообщений, информационных файлов, файлов со звуковыми эффектами и графическими изображениями и т.п.) в заданном направлении и для определенных целей. Источниками возникновения и (одновременно) приемниками информации являются конкретные управленческие процессы. Источником первичной информации в корпоративной системе является планирование, в процессе которого формируются планы оказания транспортных услуг.



Рис. 3.4 Схема информационных потоков в системе управления по отношению к процессу управления персоналом.

4. Выбор программного обеспечения для совершенствования системы управления персоналом

4.1 Программное обеспечение. Общее положение

Программное обеспечение (ПО)-совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Программное обеспечение обеспечивает функционирование вычислительной системы, разработку и подключение новых программ

Процесс создания программ можно представить как последовательность действий представленных на рис 4.1.

Рис. 4.1. Схема процесса создания программ.

Программные продукты имеют многообразие показателей качества, которые отражают следующие аспекты:

· Простота, эффективность и надежность использования программного продукта;

· Доступность и легкость использования данного продукта

· Адаптация продукта к меняющимся условиям использования и др.

Программное обеспечение должно соответствовать следующим требованиям:

1. Решение в автоматизированном режиме всех задач функциональных подсистем;

2. Совместимость функционирования технических средств взаимосвязанных подсистем одного и разных уровней;

3. Повышение эффективности использования ЭВМ и других средств;

4. Сокращение сроков и трудоёмкости разработки и отладки новых программ.

Программное обеспечение подразделяется на: общее и специальное. Специальное ПО включает программы, разработанные специально для конкретных АСУ, подсистем, задач. Общее ПО является общим для всех ЭВМ данного класса.

АРМ сотрудника отдела для своего функционирования требует мощной программной поддержки. Часть программного обеспечения (ПО) является базовым (системным). Совместно с техническими средствами оно образует вычислительную среду, в которую уже погружается прикладное ПО пользователя АРМ. Являясь специалистами в области вычислительной техники и программирования, взаимодействуют в основном с прикладными программными средствами, которые обрадуют пользовательскую и профессионально-ориентированные среды.

К базовым программным средствам относятся: операционные системы (ОС), средства сервисного обслуживания, языки программирования, средства подготовки и отладки программ (трансляторы).

Основой базовых программных средств является ОС, которая обеспечивает управление всеми аппаратными компонентами, позволяет отделить остальные виды программ, от непосредственного взаимодействия с аппаратурой. ОС является как бы прослойкой между базовой системой ввода-вывода и всеми остальными программами. Её основная задача - распределение ресурсов ПЭВМ, запуск прикладных программ и обработка запросов этих программ на выполнение операций ввода-вывода. Она позволяет прикладным программам обращаться к внешним устройствам, а пользователю ПЭВМ осуществлять диалог и управлять работой машины с помощью соответствующих команд.

Прикладные программные средства - это наиболее распространённый класс программных продуктов, представляющий наибольший интерес для пользователей.

Программные средства пользовательской среды призваны выполнять следующие функции: организацию диалога пользователя и ПЭВМ - интерфейс пользователя; организацию и информационную поддержку работы АРМ в сети - телекоммуникационные средства; централизованное управление базой данных - СУБД; редактирование текста, графическое отображение данных; подготовку коммерческо-правовой, отчётной и другой документации; определение местонахождения судов и обеспечения связи с использованием различных средств связи: спутниковой, сотовой, радио, факсимильной, электронной почты, Интернета и др. Для реализации многих функций в качестве программ пользовательской среды используются офисные системы.

Программные средства профессионально - ориентированной среды - это пакет прикладных программ (ППП), предназначенный для автоматизации решения всех функциональных задач в режиме реального времени. Они обеспечивают решение задач планирования, учёта, контроля, принятия решений, регулирования и прогнозирования работы флота и портов, а также подготовку всех необходимых документов, отчётов и справок по результатам их решения.

Программные средства профессионально-ориентированной среды призваны выполнять следующие функции: ввод оперативных данных; контроль и корректировку входных данных; обработку и преобразование данных в процессе решения задач; формирование выходных документов и выдачу их в удобном для пользователей виде: документа на печать, справки на монитор, файла на машинный носитель, графического изображения на принтер.

Программные средства, состоящие из базовых и прикладных средств, предназначены для управления работой процессора, организации доступа к памяти, периферийным устройствам, выполнения прикладных программ и пакетов для автоматизации решения функциональных задач. Они должны поддерживать два режима функционирования:

1. Пакетный режим.

2. Диалоговый режим.

Пакетный режим предусматривает проведение автоматизированных расчетов, обработку данных, вывод данных на печать (в файл) и формирование архивов за отчетный период.

Диалоговый режим предусматривает ввод с клавиатуры и сканера, обработку информации в реальном времени, формирование документов с загрузкой базы, вывод данных по запросу на принтер, экран и в файл, формирование архивов за отчетный период.

Операционная система - комплекс управляющих и обрабатывающих программ, которые, с одной стороны, выступают как интерфейс между устройствами вычислительной системы и прикладными программами, а с другой стороны -- предназначены для управления устройствами, управления вычислительными процессами, эффективного распределения вычислительных ресурсов между вычислительными процессами и организации надёжных вычислений. Это определение применимо к большинству современных операционных систем общего назначения.

Дерево характеристик качества программных продуктов представлено на рис.4.2.



Рис.4.2. Дерево характеристик качества программного продукта.

Программный продукт должен соответствовать определенным качествам: мобильность, надежность, эффективность, учет человеческого фактора, модифицируемость, коммуникативность.

Мобильность программных продуктов означает их независимость от технического комплекса системы обработки данных, операционной среды, сетевой технологии обработки данных, специфики предметной области и тому подобное. Мобильный (многоплатформный) программный продукт может быть установлен на различных моделях компьютеров и операционных систем, без ограничений на его эксплуатацию в условиях вычислительной сети. Функции обработки такого программного продукта пригодны для массивного использования без каких-либо изменений.

Надёжность работы программного продукта определяется бессбойностью и устойчивостью в работе программ, точностью выполнения предписанных функций обработки, возможностью диагностики возникающих в процессе работы программ ошибок.

Эффективность программного продукта оценивается как с позиции прямого его назначения - требований пользователя, так и с точки зрения расхода вычислительных ресурсов, необходимых для его эксплуатации. Расход вычислительных ресурсов оценивается через объём внешней памяти для размещения программ и объём оперативной памяти для запуска программы.

Учёт человеческого фактора означает обеспечение дружественного интерфейса для работы конечного пользователя, наличие контекстно-зависимой подсказки или обучающей системы в составе программного средства, хорошей документации для освоения и использования заложенных в программном средстве функциональных возможностей, анализ и диагностику возникших ошибок и другое.

Модифицируемость программных продуктов означает способность к внесению изменений, например, расширение функций обработки, переход на другую техническую базу обработки и тому подобное.

Коммуникативность программных продуктов основана на максимально возможной их интеграции с другими программами, обеспечении обмена данными в общих форматах представления.

Система программного обеспечения АРМ должна обеспечивать автоматизированное решение всего комплекса задач и функций управления в реальном масштабе времени. Поэтому для своего функционирования АРМ требует мощной программной поддержки. Часть программных средств является базовой (системной). Совместно с техническими средствами она образует вычислительную среду, в которую уже погружаются прикладные программные средства.

Пользователи АРМ взаимодействуют в основном с прикладными программными средствами, которые образуют пользовательскую и профессионально-ориентированные среды. Общая структура программных средств АРМ приведена на рис.4.3.



Рис.4.3. Общая структура программных средств АРМ.

4.2 Выбор программного обеспечения для совершенствования системы управления персоналом

Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированы на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией. В состав АРМ обязательно входят различные программные компоненты, обеспечивающие основные расчетные функции и организацию диалога, а также система управления базой данных, трансляторы, справочные системы.

Программное обеспечение состоит из системного программного обеспечения. Прикладное программное обеспечение в свою очередь подразделяется на среды: пользовательская и профессионально - ориентированная.

Основой базовых программных средств является операционная система (ОС), предназначенная для управления процессом обработки информации другими программами, прикладными и специальными. ОС выполняет распределение ресурсов компьютера, запуск всех программ, обработку запросов этих программ на выполнение операций ввода/вывода, работу с файлами и много других функций. Она представляет собой комплекс системных и служебных программ.

Для АРМ управления персоналом пароходства используется операционная система Microsoft Windows, использующаяся для работы с сетями, профессиональной графикой, а также базовая система ввода \ вывода BIOS, которая проверяет состав и работоспособность компьютерной системы и обеспечивают взаимодействие с клавиатурой, монитором, жестким диском и дисководом.

Прикладные программные средства - это наиболее распространённый класс программных продуктов, представляющий наибольший интерес для пользователей.

Программные средства профессионально- ориентированной среды - это пакет прикладных программ (ППП), предназначенный для автоматизации решения всех функциональных задач в режиме реального времени. Они обеспечивают решение задач планирования, учёта, контроля, принятия решений, регулирования и прогнозирования работы, а также подготовку всех необходимых документов, отчётов и справок по результатам их решения.

Программные средства профессионально-ориентированной среды призваны выполнять следующие функции: ввод оперативных данных; контроль и корректировку входных данных; обработку и преобразование данных в процессе решения задач; формирование выходных документов и выдачу их в удобном для пользователей виде: документа на печать, справки на монитор, файла на машинный носитель, графического изображения на плоттер и др.

1С:Зарплата и Управление персоналов 8 -- программный продукт компании 1С, поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда.

Решения 1С:Зарплата и управление персоналом 8 соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О защите персональных данных". В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма "1С" предлагает три программных продукта с различным функциональным наполнением и сложностью(базовая версия, ПРОФ, КОРП). Для своего предприятия я выбираю 3 вариант:

1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП - комплексное решение для автоматизации всех задач управления персоналом на средних и крупных предприятиях, для которых эффективное управление человеческими ресурсами является необходимым условием успешной работы на рынке. Продукт позволяет решать задачи реализации кадровой политики предприятия и всесторонней оценки персонала на современном уровне, правильно и быстро обрабатывать информацию о состоянии персонала предприятия и давать на ее основе качественные и содержательные заключения о способностях работников, планировать обучение, развитие и карьеру, принимать обоснованные управленческие решения.

Программные средства пользовательской среды призваны выполнять следующие функции: организацию диалога пользователя и ПЭВМ - интерфейс пользователя; организацию и информационную поддержку работы АРМ в сети - телекоммуникационные средства; централизованное управление базой данных - СУБД; редактирование текста, графическое отображение данных; подготовку коммерческо-правовой, отчётной и другой документации; определение местонахождения судов и обеспечения связи с использованием различных средств связи: спутниковой, сотовой, радио, факсимильной, электронной почты, Интернета и др. Для реализации многих функций в качестве программ пользовательской среды используются офисные системы.

Microsoft Office 2007 - Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.

ESET NOD32 Smart Security-это комплексное решение для всесторонней защиты компьютера от вирусов, а также от троянских программ, шпионов, сетевых червей, атак хакеров и сообщений, которые содержат спам. ESET NOD32 Smart Security включает в себя качественный файеровлл, который отразит все атаки злоумышленников на ваш компьютер.

Компания ESET является одним из лидеров по разработке защитного программного обеспечения. Низкоуровневое сканирование входящего сетевого трафика позволяет ESET NOD32 Smart Security превратить систему в действительно неприступную крепость, а фильтрация водящих сообщений позволит полностью защитить почту от спама и вредоносных сообщений.

Mozilla Firefox 17.0 -- свободно распространяемый браузер. Третий по популярности браузер в мире. В браузере присутствуют вкладочный интерфейс, проверка орфографии, поиск по мере набора, «живые закладки», менеджер закачек, поисковая система. Новые функции можно добавлять при помощи расширений.

ABBYY FineReader 10 -- система оптического распознавания символов разработанная российской компанией ABBYY Software House. Позволяет извлекать текстовые данные из цифровых изображений (фотографий, результатов сканирования, PDF-файлов).

Поддерживает распознавание текста на 184 языках и имеет встроенную проверку орфографии для 38 из них.

Nero 10.0 -- многофункциональный мультимедийный пакет для работы с CD и DVD дисками, звуком и видео, включающий в себя также утилиту резервного копирования, вёрстки обложек дисков, поддержку виртуальных дисков.

Adobe Reader 11.0.0.-- популярная программа для просмотра и печати документов формата PDF. Это единственное средство просмотра файлов PDF, которое позволяет открывать и взаимодействовать со всеми типами контента PDF-файлов, в том числе с формами и мультимедийными объектами.

WinRAR -- это файловый архиватор для Windows с высокой степенью сжатия, является одним из лучших архиваторов по соотношению степени сжатия к скорости работы.

Total Commander -- файловый менеджер с закрытым исходным кодом, работающий под Microsoft Windows. Эта программа позволяет в удобном режиме осуществлять работу с файлами и папками: создание, копирование, перенос, переименование, удаление, поиск. Удобно организована пакетная обработка файлов и работа с масками.

СУБД Microsoft Office Access 7- система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов.

4.3 Разработка структурной схемы программного обеспечения АРМ специалиста по управлению персоналом

Структурная схема программных средств АРМ (рис.4.4), включающая все необходимые программы с учетом автоматизации решения конкретного комплекса задач и выполнения общих функций управления, таких как:

- проведения расчетов и анализа данных;

- обработки информации в табличной форме;

- поддержки коммуникаций;

- планирования личного времени;

- поиска и выработки требуемой информации по различным признакам и критериям;

- систематизированного накопления, хранения, архивации различных групп данных.

Рис.4.4. Структурная схема программных средств АРМ специалиста по управлению персоналом.

4.4 Описание технологического процесса работы специалиста по управлению персоналом с программным обеспечением

Рассмотрим более подробно работу специалиста по управлению кадрами с программным обеспечением.

Для ведения базы данных кадрового работника создаётся файл, который получает наименование программы: Отдел кадров. Программа будет предназначена для организации работы информационной системы Отдел кадров.

В начале программы организуется цикл «Главная форма» и выводится меню с пунктами, которые представлены на рис.4.5

Рис. 4.5. Схема цикла работы отдела кадров.

Если выбран пункт «Списки», то вызывается модуль «Запросы», который обеспечивает просмотр данных по образованию, специальностям, отделам должностям.

Если выбран пункт «Ввод и редактирование данных», то вызывается модуль «Данные организации», который обеспечивает ввод и корректировку данных по сотрудникам организации, штатному расписанию, начальникам отделов.

Если выбран пункт «Отчеты», то вызывается модуль «Отчеты», который обеспечивает просмотр и печать отчетов «Вакантные должности», «Оплата общей суммы по организации», «Оплата общей суммы по отделам».

База данных содержит таблицы: Должности, Образование, Отдел, Сотрудники, Специальности, Штатное расписание

Отчеты: «Вакантные должности», «Оплата общей суммы по организации», «Оплата общей суммы по отделам»

Программа предназначена для организации работы информационной системы Отдел кадров.

В начале работы программы выводится меню с пунктами:

- Списки;

- Ввод и редактирование данных;

- Отчеты;

- Выход.

Для просмотра данных нажать кнопку «Списки», выйдет меню просмотра данных о:

- Образовании и специальности;

- Отделах и должностях;

- Указанной специальности;

- Выход.

Выбрать нужную кнопку и нажав её просмотреть данные.

Для удаления или изменения данных нажать кнопку «Ввод и редактирование данных», выйдет меню:

- Сотрудники организации;

- Штатное расписание;

- Начальники отделов;

- Выход.

Если нужно удалить данные о почтальоне нажать кнопку «Сотрудники организации», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно удалить данные о участке нажать кнопку «Штатное расписание», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно удалить данные о получателе нажать кнопку «Начальники отделов», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».

Для просмотра и печати отчетов нажать кнопку «Отчеты», после этого появляется меню:

· «Вакантные должности»;

· Печать отчета «Вакантные должности»;

· «Оплата общей суммы по организации»;

· Печать отчета «Оплата общей суммы по организации»;

· «Оплата общей суммы по отделам»;

· Печать отчета «Оплата общей суммы по отделам».

Для просмотра нужного отчета выбрать соответствующую ему кнопку, нажать её и просмотреть отчет.

Для того чтобы распечатать нужный отчет, выбрать соответствующую отчету кнопку «печать» и нажав её распечатать отчет.

5. Проектирование технических средств АРМ работника отдела кадров ОАО «Московское Речное Пароходство»

5.1 Требования, предъявляемые к комплексу технических средств

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники. КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна

обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что - значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации. В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы кадровой службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления персоналом.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств. Исходными данными для выбора технических средств являются:

· Характеристики задач, предназначенных для решения службой

управления персоналом организации;

· Характеристики технологического процесса обработки персональной информации;

· Технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом организации.

При этом, основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

o Носители входной и выходной кадровой информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

o Объем входной и выходной кадровой информации по указанным

носителям;

o Объемы вычислительных работ по обработке кадровой информации;

o Сроки выполнения работ по решению задач управления персоB

Налом;

o Формы и способы представления результатов решения кадровых

задач пользователям;

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, и его основные характеристики:

* Производительность при выполнении технологических операций;

* Надежность работы;

* Совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;

* Стоимость оборудования;

* Состав и количество обслуживающего персонала;

* Площадь, требуемая для размещения оборудования.

Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле:

Hi =Ai/(Пi * Фп*Ки)

где: Hi - количество единиц i-ro технического средства;

Ai - необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства;

Пi - плановая производительность i-ro технического средства;

ФП - плановый фонд рабочего времени;

Ки - коэффициент использования планового фонда рабочего времени.

5.2 Разработка автоматизируемого рабочего места (АРМ) работника отдела кадров. Состав и структура

Автоматизированное рабочее место (АРМ) работника кадровой службы - совокупность организационно-программных технических ресурсов, обеспечивающих специалисту по персоналу сбор и систематизацию персональных данных, автоматизацию управленческих функций в области менеджмента персонала.

Одним из основных видов обеспечивающей части АРМ являются технические средства (ТС), представляющие собой комплекс ТС обработки информации на ПЭВМ. Основными техническими элементами АРМ являются:

* персональная ЭВМ (ПЭВМ);

* периферийные устройства;

* рабочее место пользователя (специалиста).

Персональная ЭВМ состоит из: микропроцессора; дополнительных сопроцессоров; основной памяти; системной шины; интерфейсов периферийных устройств, представляющих собой адаптеры и контроллеры подключённых устройств; материнской платы и корпуса (системного блока):

На рис. 5.1. приведена структурная схема ЭВМ.



Рис. 5.1. Структурная схема ЭВМ.

ПЗУ- Постоянное запоминающее устройство. Жёсткий диск.

АЛУ - Арифметическое логическое устройство.

ОЗУ - Оперативное запоминающее устройство.

Микропроцессор - центральное устройство ПЭВМ предназначенное для управления работой всех блоков машины и для выполнения арифметических и логических операций над данными. В его состав входят: устройство управления, арифметически-логическое устройство, математический сопроцессор, микропроцессорная память, интерфейсная система, генератор тактовых импульсов.

Основная память предназначена для хранения и оперативного обмена информацией с другими блоками ЭВМ. Она содержит два вида запоминающих устройств: постоянно-запоминающие устройства (ПЗУ) и оперативно-запоминающее устройство (ОЗУ).

ПЗУ (ROM - Read Only Memory) предназначено для хранения неизменяемой (постоянной) программной и справочной информации и позволяет только считывать информацию, хранящуюся в нём.

ОЗУ ( RAM - Random Access Memory) предназначено для оперативной записи, хранения и считывания информации (программ и данных), непосредственно участвующей в информационно-вычислительном процессе, выполняемом ПЭВМ в текущий период времени.

Системная шина - основная интерфейсная система ПЭВМ, обеспечивающая сопряжение и связь всех его устройств между собой. Она включает в себя: кодовую шину данных (КШД), кодовую шину адреса (КША), кодовую шину инструкций (КШИ) и шину питания. Системная шина обеспечивает три направления передачи информации:

* между микропроцессором и основной памятью;

* между микропроцессором и портами ввода-вывода периферийных устройств;

* между основной памятью и портами ввода-вывода периферийных устройств (в режиме прямого доступа к памяти).

Периферийные устройства обеспечивают взаимодействие ЭВМ с окружающей средой: пользователями, объектами управления и другими ЭВМ.

К ним относятся:

* внешние запоминающие устройства (ВЗУ);

* диалоговые устройства пользователя;

* устройства ввода информации;

* устройства вывода информации;

* средства связи и телекоммуникаций.

ВЗУ используются для долговременного хранения любой информации, которая может когда-либо потребоваться для решения задач. В частности, в ВЗУ хранятся все программные средства АРМ. К ВЗУ относятся: накопители на жёстких и гибких магнитных дисках, накопители на оптических дисках и кассетной магнитной ленте (стимеры), флэш память.

Диалоговые средства пользователя включают в свой состав:

* видеомонитор-устройство для отображения вводимой и выводимой из ПЭВМ информации на экран;

* устройство - речевого ввода-вывода - быстро развивающиеся средства мультимедиа.

К устройствам ввода информации относятся:

* клавиатура - устройство для ручного ввода числовой, текстовой и управленческой информации в ЭВМ;

* графические планшеты (дигитайзеры) - устройство для ручного ввода графической информации, изображений путём перемещения по планшету специального указателя (пера). При перемещении пера автоматически выполняется считывание координат его местоположения и ввод этих координат в ПЭВМ;

* сканеры (читающие автоматы) - оборудование для автоматического считывания с бумажных и плёночных носителей и ввода в ПЭВМ машинописных текстов, графиков, рисунков, чертежей ;

* устройство целеуказания (графические манипуляторы), предназначенные для ввода графической информации на экран видеомонитора путём управления движением курсора по экрану с последующим кодированием координат курсора и вводом их в ПЭВМ (джойстик-рычаг, мышь, трекбол-шар в оправе, световое перо и т.д.);

* сенсорные экраны - для ввода отдельных элементов изображения, программ или команд с экрана видеомонитора в ПЭВМ.

К устройствам вывода информации относятся:

* принтеры - печатающие устройства для регистрации информации на бумажный или плёночный носитель;

* графопостроители (плоттеры) - устройства для вывода графической информации (графиков, чертежей, рисунков) из ЭВМ на бумажный носитель.

Средства связи и телекоммуникаций используются для связи с приборами и другими устройствами, предназначенными для автоматизации (согласователи интерфейсов, адаптеры, контроллеры, цифро-аналоговые и аналого-цифровые преобразователи и т.п.) и для подключения ПЭВМ к каналам связи, к другим ЭВМ и вычислительным сетям (сетевые интерфейсные платы и карты - сетевые адаптеры, «стыки», мультиплексоры передачи данных, модемы - модуляторы и демодуляторы).

...