Разработка подсистемы расширенного учета рабочего времени сотрудников

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Общая характеристика предприятия

1.2 Анализ организационной структуры и функционала предприятия

1.3 Документооборот предприятия

1.4 Анализ программного, технического и телекоммуникационного обеспечения организации

1.5 Выявление проблемных ситуаций, стоящих перед предприятием

1.6 Выбор проблемной ситуации для разрешения путем автоматизации

1.7 Обзор рынка существующих решений

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Проектирование информационной подсистемы

3. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ

3.1 Краткая характеристика информационной подсистемы

4. БЕЗОПАСНОСТЬ И ЭКОЛОГИЧНОСТЬ

4.1 Общая характеристика опасных, вредных факторов на рабочем месте оператора информационной подсистемы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ



ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время одним из важнейших и жизненно необходимых направлений для успешного ведения бизнеса, является внедрение и использование информационных технологий.

Информационные технологии - это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Ежедневно необходимо принимать множество решений различной сложности, а также следить за качеством и эффективностью выполнения порученных информационных систем, значительно облегчающих работу предприятия. Часто, в организации нанимают IT-специалистов, обязанностью которых является техническая поддержка всего оборудования и всех информационных систем фирмы, а также обеспечения их всеми необходимыми ресурсами.

Разработка информационной системы - это сложный процесс, состоящий из комплекса организационных, научно-исследовательских, проектных и технических работ, направленных на создание качественного и более усовершенствованного продукта, с использование последних информационных технологий.

Любая информационная система должна качественно выполнять свои основные функции: сбор, обработку и анализ входящей информации, для последующего ее использования в экономической деятельности предприятия. И несмотря на то, что рынок информационных систем в настоящее время достаточно разнообразен, наиболее эффективно использование системы, разработанной или доработанной специально для определенного предприятия, учитывая его специфику и потребности. Основными задачами информационных систем на предприятии, является предоставление качественно обработанной и достоверной информации, которая необходима руководителям, для повышения эффективности управления организацией.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы, является разработка подсистемы расширенного учета рабочего времени сотрудников.

Предметом исследования являются информационные процессы, а также структура, средства и методы проектирования, разработки, внедрения и реализации информационной системы.

Назначением реализации работы является создание устойчивой подсистемы, позволяющей создание для любого сотрудника организации заданий, по выполнению которых отмечается время отработки, качество и эффективность выполнения порученной работы. Также, данная подсистема позволит значительно упростить систему контактов между руководителями и подчиненными, позволив им решать управленческие моменты, не отрываясь от основной работы.

Внедрение разработанной информационной подсистемы позволит решить ряд важных задач:

получению информации об отработке сотрудников, с учетом времени выполнения поручений;

совершенствованию системы документооборота организации;

обеспечению точной и достоверной информации;

облегчению принятия управленческих решений.

В процессе работы проводилась разработка информационной подсистемы на базе платформы программы «1С: Документооборот», при помощи режима «Конфигуратор» в программных модулях, содержащих тексты на встроенном языке системы «1С: Предприятие».

В результате конфигурирования программы должна быть создана подсистема. В подсистеме создаются дополнительные отчеты «Листы учета рабочего времени», «Отработка сотрудников». В результате внедрения разработки предполагается снижение трудовых затрат на обработку и получение информации, улучшение качества и достоверность получаемой информации, повышение оперативность ее обработки, т.е. налицо получение косвенного и прямого эффекта при внедрении данного проекта по автоматизации управленческого учета.

Косвенный эффект характеризуется привлечением большего числа клиентов, увеличением прибыли, быстрым развитием организации.

Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей, а также эффективной системой управленческого контроля.

Теоретическая значимость проекта заключается в систематизации экономической информации для последующей реализации информационных процессов на базе программного продукта, то есть в разработке автоматизированной информационной подсистемы «Совместная работа».

Практическая значимость состоит в том, что данные, содержащиеся в выпускной квалификационной работе, объединяют экономическую сферу в части технического и информационного обеспечения и могут быть использованы данной организацией для разработки, внедрения и дальнейшего использования ИС.

Из всего вышеизложенного следует, что разработка автоматизированной информационной подсистемы является актуальной.

В первой главе описаны: основные характеристики предприятия, организационная структура, бизнес-процессы отдела сопровождения предприятия, программное и техническое обеспечение и описание сложившейся проблемной ситуации. Во второй главе описан этап проектирования подсистемы для решения проблемной ситуации. Третья глава описывает экономическое обоснование данного проекта. В четвертой главе выполнено описание опасных, вредных факторов на рабочем месте оператора информационной подсистемы. Определены общие мероприятия по обеспечению безопасности на рабочем месте. Осуществлена фактическая оценка помещения, в котором располагается отдел продаж учебного центра, включая расчет и оценку освещенности.

В заключении обобщены и сформулированы основные выводы, полученные в результате разработки и внедрения информационной подсистемы.



1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Общая характеристика предприятия

ООО «СтавАналит» - лидер среди 1С:Франчайзи Ставропольского края. «1С: ФРАНЧАЙЗИНГ» - это сеть предприятий, осуществляющих комплексные услуги по автоматизации учетной и офисной работы, а также:

помощь в выборе программных средств;

продажа программных продуктов, доставка, установка, настройка и внедрение;

послепродажное обслуживание;

консультации;

обучение пользователей;

информационно-технологическое сопровождение. [1]

Современная технологическая платформа продукта «1С:Предприятие» дает широкие возможности по настройке системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, по адаптации к специфике учета на конкретном предприятии и по интеграции системы с программными и аппаратными средствами других производителей.

Франчайзинговая сеть партнеров-внедренцев создана и развивается фирмой «1С» для квалифицированного выполнения работ по обслуживанию пользователей системы «1С:Предприятие» и гарантирует качество оказываемых услуг. На сегодня эта сеть не имеет аналогов в России, она сформирована и развивается на базе коллективов, не просто продающих программные продукты, но и имеющих опыт до- и послепродажного обслуживания клиентов, внедрения, сопровождения, а зачастую и разработки программ.

Фирмы-франчайзи работают под единой маркой

«1С:ФРАНЧАЙЗИНГ», имеют в своем составе аттестованных фирмой «1С» специалистов, что гарантирует высокое качество выполнения типового набора услуг, начиная от простой инсталляции и элементарной настройки прикладной конфигурации до интеграции программы с другими пакетами, обучения пользователей и постановки учета на предприятии в полном объеме.

Фирма «1С» и ее партнеры прилагают совместные усилия для постоянного повышения качества обслуживания пользователей. Фирма «1С» разрабатывает типовую систему качества 1С: Франчайзи, которая позволяет даже небольшим фирмам организовать работу в соответствии со стандартом качества ISO 9001 и получить сертификат международного образца. Сертификация по стандарту ISO 9001 гарантирует, что компания хорошо организована, в ней четко распределены обязанности, процедуры, соблюдается технология работы, имеются оперативные инструкции, документированные и известные всему персоналу, процедура контроля выполняемых работ и, конечно, профессиональный и хорошо обученный персонал, способный выполнять свою работу качественно и в срок.

Франчайзинг - это способ ведения бизнеса, при котором известная фирма предоставляет свои передовые технологии и возможность работы под ее маркой другим организациям. Экономический эффект франчайзинга состоит в сочетании эффективности и подвижности небольшого частного предприятия с технологическими достижениями и гарантиями фирмы с раскрученной торговой маркой. Для фирмы-франчайзи это означает хорошую возможность начать и развить свой бизнес, а для клиентов - высокое качество гарантированного обслуживания.

Договора на абонементное сопровождение и консультирование пользователей системы «1С:Предприятие» являются в настоящее время уже стандартной формой работы многих фирм франчайзинговой сети «1С». С одной стороны, имеется объективная тенденция постоянного развития учета и изменения учетного законодательства в странах бывшего СССР. С другой стороны, фирма «1С» постоянно наращивает разработку методических и консультационных материалов по организации учета. Мы считаем, что должны поставлять не только программы, но и систему знаний о том, как следует организовать учет, технологию ведения учета.

С весны 1999 г. для официальных пользователей «1С:Предприятия» начал ежемесячно публиковаться CD-ROM информационно- технологического сопровождения (ИТС), включающий разовую информацию и постоянно обновляемые разделы: новые формы документов, релизы программ, учебные и методические материалы по эксплуатации, настройке и конфигурированию системы, практические рекомендации по ведению бухучета и составлению отчетности, консультации, обзоры, архивы ведущих экономических изданий и аудиторов. ИТС включает в себя систему правовой поддержки компании «Гарант-Сервис», интегрированную с

«1С:Предприятием». Это позволяет фирмам-франчайзи повысить эффективность и качество абонементного обслуживания своих клиентов, а пользователям - оперативно получать на своем рабочем месте электронное издание, не имеющее аналогов на настоящий момент.

1С:ФРАНЧАЙЗИ:

получают специальную рекламную поддержку в центральной прессе, на выставках и др.;

могут использовать символику «1С» в рамках деятельности, ограниченной договором франчайзинга;

получают компенсацию затрат на региональную рекламу;

получают специальную методическую рабочую информацию;

имеют высокие скидки на приобретаемые в фирме «1С»

программные продукты;

проходят обучение, получают консультации в фирме «1С» по программным средствам и вопросам франчайзинговой деятельности;

проводят аттестацию своих сотрудников в фирме «1С»;

регулярно получают актуальную технологическую информацию, помогающую в практической работе с клиентами - по электронной почте, на сайте фирмы «1С» в Интернет, на технологических CD-ROMах.

Компания СтавАналит - ведущий партнер фирмы 1С в Ставропольском крае. [1] На рынке консалтинговых услуг компания существует с 1997 года. В 2015 году компания успешно прошла сертификацию на соответствие системы менеджмента качества международному стандарту ISO 9001:2008 и получила сертификат. В настоящее время сотрудниками организации является более 50 высококвалифицированных специалистов, профессиональный уровень которых подтвержден сертификатами фирмы 1С. Основные сферы деятельности компании:

продажа и установка лицензионного программного обеспечения;

комплексная автоматизация всех видов учета на предприятии;

сертифицированное обучение работе в программах

1С:Предприятие;

помощь в выборе программного обеспечения;

сертификация специалистов в рамках проекта

«1С:Профессионал»;

подписка и полный спектр услуг в рамках Информационно- технологического сопровождения (ИТС).

Являясь 1С:Франчайзи, компания совместно с фирмой 1С гарантирует высокое качество услуг по внедрению программных продуктов 1С:Предприятие.

Работая на рынке более 16 лет и обладая широчайшим опытом внедрения компания СтавАналит предоставляет клиентам уникальный набор услуг. [1]

Компания СтавАналит работает со всеми видами бизнеса. Независимо от формы собственности и размера предприятия.

ООО «СтавАналит» обладает следующими компетенциями и статусами:

партнер «Фирмы 1С»;

1С:Франчайзи;

сертификат ISO 9001:2008;

кандидат в Центр компетенции по производству;

кандидат в Центр компетенции по торговому учету;

центр сертифицированного обучения;

авторизованный учебный центр;

авторизованный центр сертификации;

кандидат в партнеры 1С: Консалтинг;

партнёр компании «1С-Гэндальф»;

партнёр Лаборатории Касперского;

авторизованный партнер и поставщик программных продуктов под брендом «ВДГБ».

Более 1000 внедрений на предприятиях Ставропольского края и Юга России. Треть сертификатов 1С:Профессионал и 1С:Специалист среди 1С:Франчайзи города Ставрополя принадлежит специалистам компании.[1]

1.2 Анализ организационной структуры и функционала предприятия

Организационная структура предприятия - это эффективный инструмент управления и развития бизнеса. От стройности и логичности структуры зависит как скорость, так и качество работы организации. Если каждый человек в компании знает свои должностные обязанности, если существуют правила взаимодействия отделов друг с другом, то деятельность компании будет напоминать отлаженный механизм, работающий с максимальным результатом и минимальными издержками.

Основными целями деятельности ООО «СтавАналит» являются качественное выполнение услуг и получение прибыли. В соответствии с этими пунктами осуществляются следующие виды деятельности:

разработка программного обеспечения;

консультирование в области программного обеспечения;

создание и использование баз данных;

создание и использование информационных ресурсов;

техническое обслуживание о ремонт оборудования;

деятельность, связанная с использованием вычислительной техники и информационных технологий.

Рисунок 1.1 - Организационная структура предприятия

Стратегическая задача общества: получение прибыли, перспективы. Тактические задачи:

Использование более качественного оборудования и новых технологий.

Формирование в коллективе культуры межличностных отношений и совместной деятельности, овладение общечеловеческими нормами этикета.

Оперативные задачи:

Организация системы обучения специалистов современным методикам и технологиям работы.

Таблица 1.1 - Цели организации и их осуществление

Цели	Показатели
Новые технологии
Покупка усовершенствованного оборудования	оснащение офиса современным оборудованием.
Развитие системы обеспечения качества выполняемых услуг	новые информационные технологии; совершенствования материально- технической базы.
Обеспечение условий безопасности сотрудников	комфортность и безопасность в учреждении.
Подготовка
Обеспечение высокого уровня подготовки персонала	курсы повышения квалификации; система тестирований; квартальная проверка по предметной области.
Сертификация специалистов	получение сертификатов различных областей.
Досуг сотрудников
Организация культурно- массовых мероприятий	совместное времяпровождение для сплочение коллектива.

Рабочая сила - важнейший фактор развития производства. Обеспеченность организации необходимыми трудовыми ресурсами и рациональное их использование являются важнейшими условиями успешного развития.

В организации мало персонала, каждый из сотрудников выполняет много функций. Всем руководит директор.

Сущность директор представлена как 1: М. а персонала М:1, т.к min и max число директоров равно 1, а много сотрудников подчиняются 1 директору. В структуре данного предприятия можно определить следующие сущности:

Начальник отдела Сотрудник	Администрация Программист
Программист	Оказание услуг
Оказание услуг
Администрация	Директор

После определения сущностей можно определить предварительные связи между ними, для более подробного анализа. Затем необходимо описать атрибуты в терминах записей БД. Компоненты ER-модели, имена сущностей и их связи представлены в таблице 1.2



Таблица 1.2 - Компоненты ER-модели.

Сущность	Связь	Связность	Сущность
Начальник отдела	Является	М:М	Администрация
Сотрудник	Является	М:М	Программист
Администрация	Управляет	М:М	Программист
Директор	Является частью	1:М	Администрация
Программист	Является частью	М:М	Оказания услуг

Полная ER-диаграмма предприятия ООО «СтавАналит» представлена на рисунке 1.2

Рисунок 1.2 - Полная ER-диаграмма

Бизнес-процессы отдела сопровождения

Бизнес-процесс -- целенаправленная и устойчивая совокупность всех взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует ресурсы в продукты или услуги, представляющие ценность для клиента; совокупность разнообразных видов деятельности имеющая своей целью производство продукции или услуг, имеющих ценность для клиента.

Ресурсы бизнес-процесса -- объекты, материальные или информационные, необходимые для выполнения и получения результата бизнес-процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении бизнес-процесса.

Ресурсами бизнес-процесса также являются -- информация, файлы, документы, сырье, финансы, материалы, персонал, оборудование, инфраструктура, среда, программное обеспечение, необходимое для выполнения бизнес-процесса.

Продукты бизнес-процесса -- объекты, материальные, информационные, являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к компании клиентами.

Рисунок 1.3 - Модель бизнес-процесса работы программистов отдела сопровождения

Бизнес-процессы данной организации, я бы хотел показать на примере функциональной модели IDEF0 для отдела сопровождения, а именно для определения работы программистов отдела.

Бизнес-процесс подразделения -- бизнес-процесс, целиком выполняющийся в рамках одного структурного подразделения компании.

На примере данной модели, можно увидеть работу программистов от заказа на определенного рода программный продукт, разработку или доработку, до внедрения продукта заказчику.

1.3 Документооборот предприятия

Делопроизводство на предприятии занимает довольно большой объем времени, отвлекая от решения насущных вопросов и задач. Организация делопроизводства не просто экономит трудозатраты, но и способствует осуществлению более точного контроля со стороны руководства за положением дел на предприятии.

Основными целями использования системы управления документами и бизнес-процессами является:

усиление контроля за исполнением заданий;

ускорение обработки документа в процессе его жизненного цикла;

ускорение поиска информации в документах и сопутствующих данных;

устранение риска финансовых потерь, по причине с несвоевременного получения либо утраты документов;

распределение уровня доступа к документам;

повышение эффективности использования накопленной в компании информации.

В ООО «СтавАналит» используется следующее прикладное программное обеспечение как «1С:Документооборот».

«1С:Документооборот» -- современная СЭД, которая уже давно вышла за рамки автоматизации делопроизводства и архива, и даже за рамки ECM- функциональности. В системе электронного документооборота есть возможности, позволяющие решать управленческие задачи, такие как контроль поручений, согласование договоров, сбор необходимой отчетности, контроль информационных потоков, выявление узких мест в работе организации, управление нормативными документами.

В СЭД «1С:Документооборот» разработаны готовые решения организации делопроизводства и системы управления документами, а также есть широкие возможности для развития системы в области автоматизации бизнес-процессов, в том числе сквозных, охватывающих всю организацию, её разные подразделения.

Решения, создаваемые на базе «1С:Документооборот», можно условно разделить на три больших класса:

Электронные архивы документов -- для систематизированного хранения документов, используемых в работе предприятия, и обеспечения авторизованного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.

Делопроизводство -- для организации работ с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией), организационно- распорядительной документацией и т. п. При этом обеспечивается движение (маршрутизация) и обработка документов: от подготовки, согласования и утверждения до ознакомления, выдачи заданий/резолюций на исполнение и контроля исполнительской дисциплины.

Автоматизация бизнес-процессов - для автоматической маршрутизации документов, согласно утвержденных регламентов и автоматизации постановки задач в ходе профессионального взаимодействия сотрудников. Примеры бизнес-процессов, автоматизируемых с помощью

«1С:Документооборот»: согласование договоров, формирование и выполнение заявок, разработка и публикация документации и т. п.

Области управления документами и бизнес-процессами тесно связаны как с традиционными учетными системами (например, 1С), так и между собой, поскольку документы, наряду со структурированными данными (например, проводками из 1С), активно участвуют в бизнес-процессах предприятия, являются их движущей силой.

Система «1С:Документооборот» ориентирована на работу с документами и бизнес-процессами предприятия, а также содержит механизмы интеграции с другими информационными системами. Таким образом, 1С: Документооборот дополняет и связывает традиционные компоненты корпоративных информационных систем, делая их более адекватными реальным потребностям деятельности предприятий.

Решения, создаваемые на базе «1С:Документооборот», могут использоваться для решения широкого круга задач, связанных с обработкой документов и выполнением бизнес-процессов на предприятии. Поскольку

«1С:Документооборот» является не узкоспециализированным приложением, а включает платформу для создания решений определенного класса, сценарии и предметные области её использования на конкретных предприятиях могут быть весьма разнообразны.

1.4 Анализ программного, технического и телекоммуникационного обеспечения организации

Задачи по сопровождению информационных систем и обслуживанию оргтехники решаются группой специалистов по информационным технологиям в составе 3 работников.

Перечень программных продуктов, для решения функциональных задач: Microsoft Office 2010, Антивирус Касперский 6.0 для Windows, 1-С.

Перечень и описание функций автоматизированных рабочих мест пользователей: нет.

Комплекс мер по защите информации: Антивирус Касперский 6.0 для

Рабочие места с персональными компьютерами в основных производственных зданиях объединены единой локальной вычислительной сетью категории 5e, оптоволоконным кабелем и медной витой парой, работа в которой обеспечивается 6 серверами.

а) Конфигурации рабочих станций



Таблица 1.3 - Конфигурации рабочих станций

Рабочее место	CPU	RAM	HDD	ФС	ОС	Подключение к сети
Офис	Intel Pentium Dual-Core ES700	2048Mb	250Gb	NTFS	Linux	D-Link
Бухгалтерия, Директор	Intel ® Core™ 2Duo CPU	0,99 Гб	148 Гб	NTFS	Windows XP	D-Link

б) Описание компьютерной сети

Таблица 1.4 - Компьютерная сеть

Рабочие место	Топология Сети	Хаб	Количество рабочих мест
Офис	«Звезда»	D-Link	20
Бухгалтерия	«Звезда»	D-Link	4
Директор	«Звезда»	D-Link	3

в) Дополнительное компьютерное оборудование

Таблица 1.5 - Дополнительное компьютерное оборудование

Тип	Модель
Принтер:	Epson EPL-6200
	МФУ Brother DCP-7065DNR
	HP Laser Jet 1010
	Canon MF 4410
	Canon LBP 2900
Сканер:	Epson Perfection 1260

г) Пакеты прикладных программ

Таблица 1.6 - Пакет прикладных программ

Наименование	Область применения
Microsoft Office 2003	Рабочие цели
1-С	Ведение бухгалтерии
Антивирус Касперский 6.0.	Предназначен для защиты информации от вредоносных программ

Оценка достаточности и эффективности комплекса ТС и ПО для решения информационно-управленческих задач:

? Разработаны и успешно внедряются в процесс новые компьютерные технологии. Весь процесс автоматизирован.

1.5 Выявление проблемных ситуаций, стоящих перед предприятием

Выявление и оценка проблемных ситуаций -- один из важнейших этапов процесса принятия управленческих решений. Проблемные ситуации возникают в тех случаях, когда реальное состояние системы в организации, в той или иной степени отличается от желаемого.

Первоначально, необходимо как можно подробнее сформулировать существующую проблему, так как на основании данной формулировки в дальнейшем будет происходить оценка и разработка способов решения. Некорректная формулировка не только не приводит к решению проблемы, но и в какой-то степени усугубляет положение -- это и потраченное зря время, и израсходованные в пустую ресурсы. Кроме того, может возникнуть ситуация, когда придется исправлять не только исходную проблему, но и последствия ее неверного решения.

Для выявления проблемных ситуаций в ООО «СтавАналит» были проанализированы организационная и функциональная структура предприятия, выделены основные причины возникновения проблемных ситуаций.

В результате анализа полученных данных были выявлены основные проблемы и способы их решения, представленные в таблице 1.7.



Таблица 1.7 - Проблемные ситуации и способы их решения

п/п	Проблемная ситуация	Способы разрешения
	2	3
1.	Отсутствие подсистемы учета рабочего времени сотрудников	Организация учета отработки сотрудников Организация учета поручений и ознакомлений Организация системы внутреннего документооборота, направленной на обеспечение нужд управленческого учета Разработка информационной подсистемы учета рабочего времени на базе 1С:Предприятие Автоматизация процессов сбора, хранения и обработки учетной информации
2.	Управленческий персонал перегружен функциями	1. Автоматизация процесса обработки управленческой информации 3. Организация эффективного информационного обмена между сотрудниками управленческого аппарата
3.	Высокая степень неопределенности при принятии управленческих решений	Автоматизация процесса принятия решений Разработка эффективных процедур принятия и реализации управленческих решений Обеспечение руководства предприятия всей необходимой для принятия решений информацией

Таким образом, двумя основными проблемами предприятия на сегодняшний день являются: перегрузка управленческого персонала и отсутствие подсистемы учета рабочего времени сотрудников. Обе проблемы приводят к снижению качества выполняемой сотрудниками работы. Из-за высокой загруженности у персонала зачастую физически не хватает времени на полноценный анализ проблем и вариантов их решения. Отсутствие же подсистемы учета рабочего времени сотрудников приводит к тому, что решения принимаются при отсутствии полноценной картины происходящего. В такой ситуации решения зачастую принимаются не на основе объективной оценки ситуации, а на основании лишь собственного опыта. И хотя опыт является одним из важнейших критериев успеха, эффективная система управления не может полагаться лишь на него.



1.6 Выбор проблемной ситуации для разрешения путем автоматизации

В выпускной квалификационной работе будет разрешена такая проблема, как отсутствие подсистемы учета рабочего времени сотрудников ООО «СтавАналит». Данная проблема была предложена к решению директором предприятия.

В настоящее время в организации внедрена система

«1С:Документооборот», но она не позволяет руководителю увидеть полноценной картины отработки сотрудников. Учет части показателей ведется на бумаге, а затем при необходимости сводится вручную при помощи электронных таблиц Excel.

Ручной учет имеет множество недостатков:

отнимает достаточно большое количество времени, так как вся обработка информации ложится на плечи руководителя;

из-за большой трудоемкости невозможно быстро получить оперативную информацию;

затруднен сводный анализ данных за прошлые периоды -- все показатели вычисляются и сравниваются вручную, приходится поднимать старые отчеты;

крайне мал набор аналитических разрезов информации и т.д.

В основу эффективного решения этой проблемы положено создание автоматизированной информационной подсистемы «Совместная работа», на основе внедренной ранее программы «1С:Документооборот».

Информационная подсистема «Совместная работа» необходима для организации накопления и анализа учетной информации, повышения информированности руководства предприятия, создания полноценной управленческой картины деятельности, повышения эффективности принимаемых управленческих решений, развития предприятия в целом.

Руководителем предприятия были выдвинуты следующие функциональные требования к разрабатываемой подсистеме:

Возможность выставления поручений всем сотрудникам организации и анализ их выполнения.

Сохранение данных об окладах сотрудников и об их изменении.

Учет отработки отдельных сотрудников. Возможность проанализировать отработку сотрудников, возможность формирования табелей учета рабочего времени.

Полноценный рабочий стол руководителя.

Формирование различных подробных отчетов по отработке, выполнению поручений и задач.

Реализация данных требований положена в основу проектирования и разработки информационной подсистемы управленческого учета.

1.7 Обзор рынка существующих решений

Рынок программных продуктов, призванных автоматизировать учет и управление экономической деятельностью предприятия, в настоящее время крайне разнообразен. Разнообразие это заключается не только в присутствии на рынке различных производителей программного обеспечения, но и в наличии нескольких классов такого ПО, что позволяет найти подходящий для себя продукт практически любому предприятию. Рассмотрим основных представителей рынка и их особенности.

Наиболее комплексным решением в данной области являются представители класса ERP-систем. Такие системы применяются в основном на крупных предприятиях, и позволяют управлять всеми ресурсами предприятия: производство, хозяйственные операции, трудовые и материальные ресурсы, финансы и активы. Применение ERP-систем публичными предприятиями в настоящее время стало своеобразным стандартом де-факто. Для эффективного управления крупным предприятием жизненно важно обеспечить общую информационно-учетную среду на предприятии, иметь достоверную и оперативную информацию о текущем состоянии дел, иметь возможность оперативно анализировать накопленные данные с целью принятия управленческих решений, иметь возможность консолидировать учетные данные отдельных филиалов и подразделений. Современные ERP-системы в наиболее полном объеме удовлетворяют таким требованиям и имеют ряд преимуществ перед «лоскутной» автоматизацией.

В числе данных преимуществ можно выделить:

Прежде всего, универсальность, позволяющая вести учет и управление практически всеми ресурсами предприятия.

Масштабируемость, позволяющая наращивать количество рабочих мест и филиалов, без существенных потерь в производительности и надежности.

Гибкость в плане настройки и доработки, что позволяет адаптировать программный продукт практически под любые нужды и специфику. Большинство современных ERP-систем имеют так называемую модульную структуру. Каждый модуль отвечает за определенное направление управления - управление продажами, управление финансами, управление персоналом и т.д. В ходе внедрения заказчик имеет возможность определить автоматизируемые участки управления, избегая тем самым наличия в ERP-системе «лишнего» функционала.

Основными недостатками являются:

Даже с учетом модульной сборки, часть функционала зачастую является излишним.

Значительные материальные затраты на проектное внедрение и сопровождение. В рамках проекта внедрения ERP-системы необходимо провести большой объем предпроектных исследований, обеспечить материально-техническую базу, провести обучение персонала и многое другое. По статистике американского агентства Panorama Consulting более 50% проектов по внедрению ERP-систем проходят с превышением бюджета.

Помимо этого, существует риск невозврата вложений в проект по внедрению ERP-системы. Так, по данным уже упомянутого агентства Panorama Consulting, 30% компаний утверждают, что им так и не удалось вернуть свои вложения. Средний же срок возврата вложений составляет от одного года до трех лет [4].

Зачастую возникает необходимость в реорганизации бизнес- процессов предприятия под стандарты внедряемой ERP-системы.

Проект по внедрению ERP-системы на предприятие является серьезным шагом для любой организации и требует тщательной подготовки и оценки квалифицированными специалистами, с учетом всех возможных рисков.

Мировой рынок ERP-систем разделен на три группы, по мере уменьшения доли компаний на рынке. Основными игроками рынка, входящими в первую группу и занимающими в совокупности около 50% мирового рынка, являются немецкая SAP (22%), американские Oracle (15%) и и Microsoft (10%). Данные компании предлагают на рынке продукты SAP R/3, Oracle E-Business Suite и Microsoft Dynamics. Кроме того, существуют так называемые игроки второй и третьей ступени, занимающие меньшие доли рынка. Ниже представлены доли рынка по данным за период с 2012 года по 2015 год (Рис 1.4) [4].

Стоит отметить, что приведенные выше показатели являются общими. При более детальной сегментации рынка по различным признакам показатели имеют тенденцию к значительному изменению. Так, например, доля продуктов SAP в компаниях с выручкой более 1 млрд долларов составляет 47%, в то время как доля Microsoft составляет 4%. Схожий разброс результатов наблюдается при сегментации рынка по территориальному признаку. Также существует ряд дешёвых решений, направленных на автоматизацию в определенных, достаточно узких областях.



Рисунок 1.4 - состояние мирового рынка ERP-систем Отдельно стоит упомянуть российский рынок ERP-систем.

Здесь, следуя общемировым тенденциям, также лидирует продукт фирмы SAP, занимая 50% рынка. Однако с каждым годом все большую и большую долю рынка завоевывает продукция фирмы 1С на платформе 1С:Предприятие, прибавляя в среднем 4% рыночной доли в год. Так, по состоянию на 2010 год фирма 1С занимала 14% российского рынка, в то время как в 2014 году ее доля составила уже 30% (Рис 1.5) [4].

Такой стремительный рост обусловлен многими факторами. Это, в числе прочего, ориентация продуктов 1С на рынки СНГ, учет особенностей российских реалий ведения бизнеса, оперативная реакция на изменения в законодательстве, наличие большого числа фирм, обеспечивающих поддержку продуктов 1С. Кроме того, конфигурации на платформе 1С:Предприятие обладают большой гибкостью, имеют широкие возможности по доработке и модернизации под нужды конкретного предприятия. Флагманом линейки 1С являются программные продукты 1С:Управление производственным предприятием 1.3 и его приемник 1С:ERP Управление предприятием 2.0.

Вторая редакция ERP-системы от 1С присутствует на рынке всего несколько месяцев, и говорить о результатах ее внедрений еще рано, тогда как первая редакция существует уже многие годы. По данным 1С в настоящее время осуществлено более 16 тысяч внедрений 1С:Управление производственным предприятием, в число которых входят проекты по автоматизаци ОАО «Камаз» (7240 пользователей), ТРАНСМАШХОЛДИНГ (5010 пользователей), ООО «Сибур» (3500 пользователей). В общей оценке удовлетворенности внедрением данного продукта преобладает оценка «хорошо» (около 70% предприятий), «отличное» внедрение отмечают 20% предприятий.

Рисунок 1.5 - российский рынок ERP-систем

Как уже упоминалось ранее - 1С:Управление производственным предприятием является ведущим продуктом в линейке систем на базе 1С:Предприятие и представляет собой наиболее полный комплекс учетных и управленческих средств. В 2009 году 1С представила «младшего брата» своего флагманского решения, конфигурацию 1С:Комплексная автоматизация. 1С:Комплексная автоматизация является облегченной версией старшей конфигурации, в которой исключены функции учета и отчетности по Международным Стандартам Финансовой Отчетности, бюджетирование, а также сложный учет и планирование производства. Такая конфигурация подойдет небольшим и средним предприятиям, желающим перенести учет в одну программу, но в то же время не нуждающимся в указанных ранее особенностях старшей конфигурации.

В блок «Управленческий учет» входят средства для ведения учета на следующих участках деятельности предприятия: материальное обеспечение, производство, торговля, персонал. Блок «Планирование» предусматривает планирование следующих направлений деятельности: продажи, закупки, производство. Система поддерживает составление различных вариантов планов, имеющих различную степень детализации.

К особенностям системы можно отнести уникальный механизм расширенной аналитики учета затрат, позволяющий существенно повысить скорость и точность расчета себестоимость продукции, а также широкие возможности в области бюджетирования (финансового планирования).

Рисунок 1.6 - Общая концепция 1С:Управление производственным предприятием

В добавление к вышеуказанным возможностям управленческого учета, система обладает всеми необходимыми механизмами для обеспечения полноценного бухгалтерского и налогового учета [2].



2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Проектирование информационной подсистемы

Для начала разработки любой информационной системы, необходимо пройти этап проектирования. В ходе данного этапа определяются основные концептуальные особенности будущего решения, проектируется его структура, определяется среда разработки, а также механизмы реализации функциональных требований к системе. Создание проекта информационной системы начинается с определения его целей.

Основной целью любого проекта является разработка информационной системы, способной на момент внедрения и на протяжении всего жизненного цикла обеспечивать:

необходимый уровень надежности и быстродействия;

возможность адаптации к изменяющимся условиям функционирования;

простоту эксплуатации и поддержки;

требуемую функциональность;

необходимый уровень безопасности.

Основными областями, которые охватывает этап проектирования, являются:

проектирование структуры данных, которые буду храниться в базе данных информационной системы;

проектирование средств работы с данными;

учет конкретных особенностей выбранной среды разработки.

В качестве первого шага на этапе проектирования определим среду разработки прикладного решения.

Выбор среды разработки

В качестве среды разработки прикладного решения была выбрана платформа «1С:Предприятие». «1С:Предприятие» как предметно-ориентированная среда разработки, разумеется, имеет определенные преимущества. Так как круг задач более точно очерчен, то и набор средств и технологий можно подобрать с большей определенностью. В задачу платформы входит предоставление разработчику интегрированного набора инструментов, необходимых для эффективной разработки, распространения и поддержки прикладного решения для автоматизации бизнеса. При этом отдельные «детали» могут уступать по функциональности универсальным средствам разработки и специализированным средствам управления жизненным циклом, используемым разработчиками. Однако эффект достигается благодаря общему набору средств и их тесной интеграции.

Платформа «1С: Предприятие» содержит такие инструменты для выполнения поставленных задач, как визуальное описание структур данных, написание программного кода, визуальное описание запросов, визуальное описание интерфейса, описание отчетов, отладка программного кода, профилирование. В ее составе: развитая справочная система, механизм ролевой настройки прав, инструменты создания дистрибутивов, удаленного обновления приложений, сравнения и объединения приложений, ведения журналов и диагностики работы приложения, создания Web-приложений и приложений для КПК, а также поддержка коллективной разработки, версионирования и пр.

Разумеется, список инструментов, необходимых для поддержки жизненного цикла, не является исчерпывающим, и нам есть куда развиваться. Например, в ближайшем будущем мы планируем поставлять средства управления тестированием. Кстати, они создаются на платформе «1С:Предприятие».

Разработка в «1С:Предприятии» строится на основе общей модели работы приложения, предлагаемой платформой «в обязательном порядке», т. е. основные и наиболее сложные архитектурно-технологические решения предлагаются разработчикам в готовом виде.

Встроенный язык 1С позволяет решать большинство алгоритмических задач, в то время как язык запросов позволяет получать сложные выборки данных с промежуточной обработкой. Немаловажным является и тот факт, что все типовые конфигурации 1С являются открытыми и могут использоваться в качестве основы или образца для разработки. Благодаря своему широкому распространению решения на базе 1С могут похвастаться еще одним существенным плюсом - наличием большого числа специалистов практически в любом городе СНГ. Такое положение дел гарантирует, что пользователь не останется один на один со своей проблемой.

В качестве технологической платформы для разработки конфигурации подсистемы «Совместная работа» используется платформа программы 1С:Документооборот, ранее внедренной на предприятии.

Концептуальное проектирование подсистемы

Проектирование подсистемы на базе 1С начнем с разработки концептуальной схемы справочников. Справочники в 1С используются для хранения упорядоченной информации о различных объектах учета, таких как номенклатура, работники, подразделения и т.д. Проектирование справочников выполняется на начальном этапе, так как значительная часть реквизитов остальных объектов конфигурации ссылается именно на элементы справочников.

Необходимо отметить тот факт, что при разработке справочников в 1С нет необходимости указывать ключевые поля, по которым осуществляется уникальная идентификация элементов, так как информационные системы на базе 1С являются объектно-ориентированными. Внутри системы идентификация отдельных элементов выполняется по уникальному внутреннему идентификатору, генерируемому при создании нового элемента. Уникальный идентификатор имеет 128-битную разрядность, а общее количество возможных ключей делает вероятность одновременной генерации двух идентичных ключей крайне малой. Уникальный идентификатор имеют все объектные сущности в 1С, к числу которых относятся: справочники, документы, планы видов характеристик, планы видов расчетов, перечисления, планы счетов.

Таким образом, поля «Код», «Наименование» у справочников (а также «Дата», «Номер» у документов) служат в основном для уникальной идентификации элементов пользователем. По умолчанию в 1С код (номер) присваивается элементу автоматически при создании, однако у пользователя имеется возможность его редактирования. Большинство типовых конфигураций 1С имеют механизмы проверки уникальности присваиваемого кода.

Далее разработаем схему информационных потоков системы. Данная схема позволит определить состав документов конфигурации, состав групп отчетности, а также основных пользователей отчетной информации. Источниками первичной информации, поступающей в систему, являются документы, оформляемые на бумажных носителях. Необходимость оформления документов на бумаге обусловлена отсутствием возможности организации прямого доступа к информационной системе для части работников. В дальнейшем, в случае появления такой возможности, все информационные потоки можно сделать безбумажными. В число первичных документов нашей подсистемы входят:

Заявка - отражает факт поступления заявки от покупателей в фирму. Оформляется менеджерами по работе с клиентами.

Планирование занятости сотрудников - отражает факт отработки каждого сотрудника фирмы.

Оформляется руководителем или управляющим персоналом.

Поступающая в систему информация фиксируется в виде электронных документов. При проведении таких документов первичная информация обрабатывается, подготавливается и заносится в учетные регистры системы. В дальнейшем накопленная информация представляется для анализа в виде структурированных определенным образом отчетов. В подсистеме совместная работа были созданы такие отчеты как:

Отработка сотрудников - содержат сводную информацию об объемах отработки сотрудников по всем заявкам предоставленным на предприятие. Основной потребитель информации - руководитель предприятия.

Листы учета рабочего времени сотрудников - содержат сводную информацию о количестве отработанного времени в различных аналитических разрезах. Основной потребитель информации - руководитель предприятия.

Проектирование структуры метаданных

На основании разработанных концептуальных моделей определим конкретный перечень объектов, а также их структуру, которые необходимо реализовать в конфигурации «Управленческий учет».

Справочники

Справочники в 1С позволяют хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Это может быть, например, список сотрудников, перечень товаров, список поставщиков или покупателей. Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием. Помимо кода и наименования, каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент. Такая информация хранится в реквизитах справочников. Кроме этого, каждый элемент справочника может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных элементов справочника. Такая информация хранится в табличных частях.

Справочники могут поддерживать иерархическое расположение элементов. В иерархическом справочнике элементы могут принадлежать как группам (папкам), так и другим элементам, в зависимости от выбранного типа иерархии. Разные справочники могут находиться в состоянии подчинения, т.е. элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или группам другого справочника.

На уровне базы данных любой ссылочный объект представляет собой таблицу или совокупность таблиц, имеющих определенный набор полей. Рассмотрим структуру хранения информации в справочниках. Наиболее полный вариант такой структуры мы получим при следующих характеристиках справочника: иерархический, подчиненный, содержащий табличную часть.

Таблица 2.1 - структура таблицы справочника в базе данных

Ссылка	код	Наименование	Родитель	Владелец
Ссылка «Группа 1»	01	Группа 1	-	-
Ссылка «Элемент 1»	02	Элемент 1	Ссылка «Группа 1»	Ссылка на элемент- владелец другого справочника

Необходимо отметить, что табличные части хранятся в отдельных таблицах, имеющих специальную структуру (Таб. 2.2). Помимо табличных частей в отдельных таблицах также хранятся значения строк неограниченной длины.

Таблица 2.2 - структура табличной части справочника в базе данных

Ссылка на объект	Номер строки	Реквизит 1	Реквизит 2
Ссылка «Элемент 1»	1	Значение 1	Значение 2

Изменение определенных свойств справочника приводит к изменению структуры таблиц. Так, для неиерархических справочников недоступно поле

«Родитель», а для неподчиненных справочников поле «Владелец».

Помимо справочников для хранения списков значений в конфигурации используются такие объекты, как перечисления. Значения в перечислениях задаются на этапе разработки и не могут быть изменены/добавлены/удалены пользователем. Перечисления удобно использовать для хранения условно- постоянных значений, таких, например, как ставки НДС.

В конфигурацию необходимо включить следующий справочник. Справочник «Проекты» - используется для хранения перечня проектов, находящихся в разработке на предприятии.

Таблица 2.3 - структура табличной части справочника «Проекты»

Реквизит	Тип значения
Код	Строка (9)
Наименование	Строка (25)

Документы

Документы предназначены для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события. В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. В системе 1С предприятие документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем. Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий - так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты. Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода - экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

При создании структуры документа в Конфигураторе допускается определенный уровень абстракции. В документах выделяются две основные структурные части: шапка документа и многострочная табличная часть, поэтому реквизиты документа можно подразделить на «Реквизиты шапки» и «Реквизиты табличной части».

Важным свойством документа является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных. Проведение в большинстве случаев подразумевает формирование записей в учетных регистрах системы. Если же документ не является «проводимым» это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.

Принцип хранения документов в базе данных в целом не отличается от справочников, поэтому не будем рассматривать его отдельно. Стоит лишь упомянуть, что документы не имеют иерархии и не могут быть подчинены другим объектам конфигурации.

...