Организация и технология почтовой связи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Учреждение образования «Высший государственный колледж связи»

Факультет «Экономики и почты»

Отчет

по технологической практике

Организация и технология почтовой связи

Минск 2013

ВВЕДЕНИЕ

94 отделение почтовой связи (ОПС) города Минска относится к объектам почтовой связи первого класса. Штат его работников составляет 11человек: 5- операторов, 4 - почтальонов, 1 - начальник и 1 - заместитель начальника. В данном объекте почтовой связи имеются почта и служба доставки. Также имеется 94 узел связи.

В 94 ОПС имеется следующая техника и оборудование: 4 специальных компьютерных систем (СКС), копировальный аппарат, факсимильный аппарат, машина по пересчету денег, телефоны для наведения справок, ПСТ. На каждый из данных аппаратов в объекте почтовой связи имеется инструкция.

Для того чтобы более полно ознакомиться с 94 ОПС, необходимо рассмотреть каждую его составляющую.

Почта 94 отделения связи оказывает услуги почтовой связи населению, предприятиям и организациям всех форм собственности.

Почта работает с 9:00 до 20:00, в субботу - с 9:00 до 18:00, в воскресенье - выходной. При входе в объект почтовой связи расположен почтовый ящик, на котором указано время выемки писем, с 9:00 до 18:25 трижды в день. Услуги населению оказываются в четырех кассах.

Касса №1 - оплата за телефон, мобильную связь, подписка, коммунальные платежи, заказная корреспонденция, конверты, открытки, марки, отправление гибридной почты, прием электронных переводов.

Касса №2 - оплата за телефон, мобильную связь, прием и оплата электронных переводов, пенсия и пособия, подписка, конверты, открытки, марки, коммунальные платежи, отправление гибридной почты, прием объявлений в газеты.

Касса №3 - пенсия, коммунальные платежи, оплата за телефон, мобильную связь, электронные переводы, подписка, конверты, открытки, марки, услуги Белгосстраха.

Касса №4 - пенсия, коммунальные платежи, оплата за телефон, прием и выдача факса, ксерокопирование, услуги Белгосстраха, продажа конвертов, марок.

В 94 ОПС является актуальным «принцип одного окна». Населению также оказывается ряд непрофильных услуг:

— реализация немаркированной и маркированной продукции;

— реализация магнитных, электронных, телефонных карт, лотерейных билетов;

— прием налогов, других обязательных платежей и иных поступлений в бюджет и внебюджетные фонды;

-- предоставление банковских услуг (операции с банковской пластиковой карточкой);

— прием платежей от физических лиц в счет погашения кредита;

Чтобы привлечь внимание потребителей услуг почтовой связи используется реклама.

В операционном зале для пользователей услуг почтовой связи расположены стенды, которые содержат следующую информацию:

— порядок упаковки почтовых отправлений по Республике Беларусь (РБ), их предельные размеры и вес;

— страны, в которые нельзя отправлять письма с объявленной ценностью;

— период выплаты пенсий и пособий;

— получение товаров по магазинам сезонных каталогов;

— образцы заполнения форм;

— периоды проведения подписки;

Служба доставки

В помещении, где расположен отдел «службы доставки», имеются шкафы с ячейками, в которых хранятся почтовые отправления, подлежащие выдаче в объекте почтовой связи. Также имеются специальные ящики, в которых хранятся почтовые отправления «до востребования».

Данный объект связи обслуживает шесть доставочных участков, для каждого из которых в отделе «службы доставки» имеется отдельная папка. В этих папках находятся заявления, по которым организации, предприятия и учреждения получают печатные средства массовой информации, простую и заказную корреспонденцию, поступившую в их адрес. В папках также имеются карты доставочных участков, в которых отображены маршруты, по которым должны следовать почтальоны.

Для каждого доставочного участка ведется книга ф. 8, куда записываются заказные почтовые отправления.

В отделе «службы доставки» имеется сортировочная доска, где указаны печатные издания и общее количество выписанных экземпляров. Здесь ведется объединенная накладная на отправленную печать. Данные в этой накладной должны совпадать с данными на сортировочной доске.

почта корреспонденция перевод оперограмма

1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПРОЦЕССОВ ОБРАБОТКИ ПИСЬМЕННОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

1.1 Последовательность выполнения основных элементов трудового процесса по приему, обработке и выдачи отправлений письменной корреспонденции. Порядок составления оперограммы производственного процесса по приему, обработке и выдачи отправлений письменной корреспонденции

Отправления простой письменной корреспонденции, вынутые из почтовых ящиков, принятые в отделении почтовой связи, а также почтальонами на доставочных участках подбираются под адрес, разбираются по видам и подразделяются на группы: местные, областные, РБ (транзит), международные. В городских ОПС, кроме того, выделяется письменная корреспонденция, пересылаемая в пределах обслуживания данных ОПС. Рассортированные по видам и группам отправления письменной корреспонденции штемпелюются и формируются в постпакеты. На ярлыке ф.ПС9 указывается вид пересылаемой письменной корреспонденции, куда и откуда следует постпакет, указывается фамилия работника, заделавшего постпакет, проставляется вес постпакета, оттиск календарного штемпеля.

При штемпелевании простых отправлений письменной корреспонденции почтовые марки оттиском календарного штемпеля гасятся так, чтобы их нельзя было использовать повторно.

Письма и почтовые карточки, вынутые из почтовых ящиков, имеющие повреждения, загрязнения, неоплаченные или не полностью оплаченные возвращаются отравителям с первого этапа обработки для переупаковки или доплаты. К оборотной (неадресной) стороне такого отправления прикрепляется справка ф.ПС20, в которой указывается причина возврата. Справка подписывается работником, обрабатывающим почтовые отправления, и контролирующим лицом, проставляется оттиск календарного штемпеля. Принятые в отделениях почтовой связи отправления письменной корреспонденции в сроки, установленные расписанием, направляются по назначению с первой отходящей почтой. Перед отправкой заказные отправления письменной корреспонденции выгружаются из СКС на АРМ-начальника, выводится карта отправки ф.ПС16, где заказные письма приписываются общим счетом.

Карта отправки ф.ПС16 составляется в двух экземплярах. Один экземпляр отправляется вместе с почтой, второй экземпляр остается в отделении почтовой связи. Номер мешка, соответствующий номеру указанному на стикере, который наклеивается на адресный ярлык ф.ПС18, указывается в карте отправки ф.ПС16.

На адресном ярлыке ф.ПС18 указывается, откуда и куда следует мешок, поставляется оттиск календарного штемпеля и ставится подпись работника, заделавшего мешок, и указывается отметка «заказной» или «простой».

Принятые в объектах почтовой связи отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью проверяются контролирующим лицом, которое обязано осмотреть их наружное состояние правильность оформления.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью пересылаются в страховых мешках ,за исключением мелких пакетов с отметкой «Осторожно», которые приписываются к общей карте отправки ф.ПС16, и отправляются по наружи.

Перед заделкой в страховые мешки отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью выгружаются из СКС на АРМ-начальника, помещаются в страховой мешок и выводится карта отправки ф.ПС16 в двух экземплярах, где отправления приписаны общим счетом. Один экземпляр отправляется вместе с отправлениями в мешке, второй остается в отделении почтовой связи и подшивается.

Страховые мешки с отправлениями письменной корреспонденции с объявленной ценностью заделываются следующим порядком: верхняя часть мешка туго свертывается и охватывается двойным оборотом льняного шпагата, под который предварительно подкладывается оформленный адрес ярлыка ф.ПС18. Мешок опечатывается. Оттиск печати размещается в непосредственной близости от узла. Ярлык ф.ПС18 подписывается тем же работником, который осуществлял составление карты отправки ф.ПС16.

Организация обработки входящей письменной корреспонденции

Поступившие в ОПС мешки с отправлениями письменной корреспонденции вскрываются. После вскрытия мешков находящиеся в них постпакеты и почтовые отправления сверяются с записями в каре отправки ф.ПС16.

Заказные письма, выявленные из числа простой письменной корреспонденции, дописываются в карту отправки ф.ПС16 на поступившую почту.

В ОПС штемпелюются заказные отправления письменной корреспонденции, а так же засланные отправления письменной корреспонденции.

На оборотной стороне отправлений письменной корреспонденции поступившей в поврежденном виде делается отметка следующего содержания: « Поступило в ОПС 94 в поврежденном виде. Вес верен. Оператор связи Гулько»

Корреспонденция сортируется по доставочным участкам, «до востребования», по абонементным почтовым ящикам и другим выделенным рабочим местам.

В настоящий момент расписка ф.ПС55 формируется в электронном виде где указываются следующие данные: номер по порядку, номер отправления (штрихкод), фамилия получателя, «дата, подпись»

При поименной записи почтовых отправлений с особой отметкой в расписке ф.ПС55 дополнительно указываются особые отметки « Увед.» и каким именно, « В/лич.», «Судеб.» и др. При поступлении возвращенных или досланных заказных отправлений, пишутся соответственно буквы «В» или «Д». При вручении заказных отправлений письменной корреспонденции юридическому лицу разрешается выдавать их под расписку в карте отправки ф.ПС16 в которой указываются номера почтовых отправлений, место их подачи, особые отметки. В конце карты отправки ф.ПС16 подводится итог всех отправлений и проставляется подпись работника ОПС. Карта отправки ф.ПС16 составляется в двух экземплярах в том случае, если доставка ПО осуществляется по системе ГСП и данный порядок отправки согласован с юридическим лицом. При выдаче почтовых отправлений в ОПС карта отправки составляется в одном экземпляре. На оборотной стороне расписки ф.ПС55 указывается «по карте отправки ф.ПС16 десять заказных писем». При вручении заказных почтовых отправлений по карте отправки ф.ПС16 юридическое лицо указывает прописью количество полученных отправлений и расписывается в их получении.

Нумерация карт отправки ф.ПС16 ведется в течение месяца.

На заказные отправления, подлежащие выдаче физическим лицам, автоматизировано выводятся извещение ф.ПС22/з, в котором указывается адрес и наименование получателя, вид отправления, его номер, место подачи. На каждом извещении проставляется оттиск календарного штемпеля, указывается адрес и режим работы ОПС.

Простые отправления, кроме правительственных, выдаются почтальонам в доставку без приписки в расписку ф.ПС55. Регистрируемые почтовые отправления письменной корреспонденции, поступившие с уведомлением о получении выдаются почтальонам в доставку вместе с уведомлением ф.ПС119.

Входящие отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью передаются на рабочие места (в кладовую) под расписку в карте отправки ф.ПС16, при которой они поступили. Извещения ф.ПС22 формируются автоматизированным путем, номер извещения переносится на оболочку почтового отправления.

При поступлении двух и более отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью в адрес одного юридического лица на все отправления допускается выписка одного извещения ф.ПС22. При этом составляется карта отправки ф.ПС16 в одном экземпляре, в которую поименно записываются почтовые отправления. (№ отправления, сумма объявленной ценности и место подачи). В этом случае в извещении ф.ПС22 цифрами указывается количество отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью. Сведения о предъявленном документе указываются на извещении ф.ПС22. При этом количество полученных отправлений прописью указывается уполномоченным на ф.ПС22, карте отправки ф.ПС16, подписывается с указанием должности и фамилии разборчиво. Карта отправки ф.ПС16 подшивается вместе с извещением ф.ПС22 к документам объекта почтовой связи.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, доставка которых оплачена, вместе с извещением ф.ПС22 выдаются почтальонам в доставку под расписку в ф.ПС55, куда они записываются по видам и номерам.

Дефектные отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью и с наложенным платежом в доставку не выдаются.

Принимая к доставке отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, почтальон тщательно осматривает их наружное состояние, проверяет вес и расписывается в ф.ПС55 с указанием количества принятых отправлений.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью вручаются адресатам под расписку в извещении ф.ПС22. В извещении ф.ПС22 указывается дата получения почтового отправления, паспортные данные получателя, подпись получателя. Выдачу отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью работник отделения почтовой связи удостоверяет своей подписью.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, с описью вложения ф.ПС107, при выдаче их адресатам вскрываются, производится сверка вложения с описью. После сверки вложения с описью ф.ПС107 почтовое отправление выдается получателю.

Заказные отправления письменной корреспонденции, адресованные «До востребования», на абонементный почтовый ящик, передаются на соответствующее рабочее место ОПС вместе с извещениями ф.ПС22. Простые отправления письменной корреспонденции, простые уведомления, а также извещения ф.ПС22 на регистрируемые почтовые отправления с адресом «До востребования», абонементный почтовый ящик, рассортировываются и раскладываются по алфавиту картотеки «До востребования» и по абонементным почтовый ящикам, а отправления письменной корреспонденции (заказные и с объявленной ценностью) помещают на ответственное хранение в кладовую.

По возвращении из доставки почтальон сдает извещения на врученные почтовые отправления и возвращает неврученные почтовые отправления со справкой ф.ПС20, с указанием причины не вручения, а также уведомления с расписками получателей о получении почтовых отправлений.

В отделении почтовой связи отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью выдаются в таком же порядке, как и при доставке на дом, но с обязательной проверкой соответствия фактического веса , указанного на оболочке отправления. В необходимых случаях взимается плата за хранение.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, на которые составлены акты ф.ПС51, на дом не доставляются, выдаются адресатам в отделении почтовой связи.



1.2 Организация рабочего места по приему отправлений письменной корреспонденции

Рабочее место по приёму отправлений письменной корреспонденции может размещаться как в отдельном окне по приёму почтовых отправлений всех видов, так и во всех окнах почтового отделения, и оснащено всеми необходимыми техническими средствами для облегчения приёма, данных почтовых отправлений. Так как приём простых писем осуществляется выемкой их из почтовых ящиков, то в первую очередь в отделении связи и на территории, прилегающей к данному отделению должны быть установлены почтовые ящики. Для приёма и обработки заказной корреспонденции в отделении связи установлены следующие материально-технические средства:

— почтово-кассовый терминал

— считыватель штриховых кодов отправлений

— электронные весы

— набор необходимых печатей и календарный штемпель

— набор стикеров для отправлений и уведомлений

— необходимое количество маркированной и немаркированной продукции

— справочная литература

— тарифы

— необходимые бланки

2 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПРОЦЕССОВ И ПЛАНИРОВКА РАБОЧЕГО МЕСТА ОПЕРАТОРА СВЯЗИ ПО ПРИЕМУ, ОБРАБОТКЕ И ВРУЧЕНИЮ ПОСЫЛОК. ИЗУЧЕНИЕ ПОРЯДКА СОСТАВЛЕНИЯ ОПЕРОГРАММЫ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРОЦЕССА ОБРАБОТКИ ПОСЫЛОК

Во всех ОПС города Минска осуществляется прием посылок весом до 10 кг. Посылки с весом свыше 10 кг до 30 кг принимаются в выделенных ОПС (перечень таких ОПС с адресами должен находится на видном для пользователей месте), поскольку посылки свыше 10 кг являются тяжеловесными. Такие ОПС должны быть оснащены напольными весами и специальными тележками.

При обращении клиента к ОПР с просьбой отправить посылку , он выдает для заполнения бланк- наклейку и предлагает необходимую оболочку для упаковки. При приеме посылки в закрытом виде, ОПР должен уточнить характер пересылаемого вложения. При приеме посылки в открытом виде ОПР должен убедится в том, что данное вложение разрешено к пересылке. В посылках разрешено пересылать:

1. Предметы культурно- бытового и производственного назначения;

2. Продукты питания длительного хранения;

3. Растения;

4. Пчел;

5. Овощи;

6. Медикаменты;

7. Медицинские препараты;

8. И другое.

Запрещается пересылать:

1. Оружие и боеприпасы;

2. Наркотические средства;

3. Ядовитые растения и животных;

4. Деньги;

5. Радиоактивные вещества;

6. Предметы непристойного или безнравственного характера;

7. Скоропортящиеся продукты питания;

8. Взрывчатые вещества;

9. И другое.

При приеме посылки работник отделения почтовой связи должен:

— проверить правильность упаковки, адресования, при наличии сумму объявленной ценности и сумму наложенного платежа, наличие подписи отправителя в графе «Запрещенных к пересылке вложений нет. С требованиями к упаковке ознакомлен».

— в присутствии отправителя опечатать, заклеить и взвесить посылку.

— наклеить стикер штрихкода на лицевую сторону посылки под адресом отправителя (BV- с объявленной ценностью или BP-без объявленной ценности)

— сканировать его с помощью считывающего устройства;

— ввести в СКС необходимые при приеме посылки реквизиты с обязательным указанием почтового кода места назначения. Ярлык ф.ПС2 формируется СКС автоматизировано. На ярлыке указывается: наименование отделения почтовой связи места приема, номер посылки, дата приема и ее вес.

Ярлык ф.ПС2 наклеивается на левую от адреса торцевую сторону посылки. При необходимости проставляются на посылке особые отметки.

Оформить ярлык на СКС, получить от отправителя плату за пересылку. Выдать ему квитанцию о приеме почтового отправления.

При приеме посылки с объявленной ценностью с описью вложения ф.ПС107 необходимо:

— сличить вложение посылки, а также адрес и наименование получателя с записями в описи ф.ПС107;

— проставить на обоих экземплярах описи оттиски календарного штемпеля и расписаться на них;

— вложить первый экземпляр описи в посылку и упаковать ее;

— выдать отправителю копию описи ф.ПС107.

Перед отправкой из отделения почтовой связи посыпки сортируются по группам: а) с отметкой «Правительственная», б) хрупкие посылки с отметкой «Осторожно», в) крупногабаритные, е) мелкие посылки.

Посылки, принятые оператором на кассе выгружаются из СКС на АРМ-начальника по каналам связи. Посылки формируются в мешок, на них выводится карта отправки ф. ПС16, с указанием номера мешка по стикеру на ф.ПС18 (PS). Карты отправки ф.ПС16 выводятся в двух экземплярах, один вкладывается в мешок, второй - остается в ОПС и подшивается. В мешок вкладываются посылки (мелкие), карта отправки и мешок перевязывается шпагатом, крепится ярлык ф.ПС18(на ней проставляется подпись опр(он или онз), клеится стикер, оттиск к.ш, направление куда следует мешок, и откуда т.е №опс) и мешок опечатывается этикеткой несанкционированного вскрытия. Отправляются мелкие посылки в мешке на «ПОПП страховой сектор». Посылки свыше 3кг - ПОПП белорусский сектор.

Посылки с отметками «Правительственная», «Осторожно», «Громоздкая» с момента приема на всем пути прохождения выделяются в отдельные группы и в группы с другими посылками не включаются.

Обработка входящих посылок

Проверяется целостность мешка, наличие перевязей и печатей. Вскрываются по порядку по общей карте отправки ф.ПС16. Из мешка достаются отправления и карта отправки ф.ПС16, где отправления приписаны поименно. При этом проверяется целостность оболочек, перевязи, лент, пломб, печатей каждой посылки. Дефектные посылки, не оформленные актом, от работника по сопровождению почты не принимаются. О причине отказа в приеме делается соответствующая отметка в карте отправки ф. ПС16. Отправления проверяются(сканируются) с картой отправкой ф.ПС16.

На каждой карте отправки ф.ПС16 проставляется оттиск календарного штемпеля с датой составления. Также проставляется номер отправления по порядку. Номера ведутся в течении месяца. В карте отправки подводится итог количества посылок прописью и подписывается работником с указанием должности. В верхней части посылки указывается ее номер согласно карты отправки ф.ПС16.

Если при сличении сопроводительного адреса будет установлено отсутствие в карте отправки ф.ПС16 отметки о сумме наложенного платежа, об уведомлении о получении или его виде, возврате, досыле посылки, то недостающие данные работником связи вносятся в карту отправки ф.ПС16.

Извещения ф.ПС22 выводятся автоматизировано и передаются в доставку, в картотеку «До востребования», на выдачу через абонементные ящики, установленные в отделении почтовой связи.

По просьбе адресата посылки могут доставляться на дом за дополнительную плату. Такие посылки выдаются в доставку вместе с извещениями ф.ПС22. на извещения проставляются сумма платы, подлежащая взиманию за доставку, и в необходимых случаях за хранение, а если посылка является возвращенной, то и сумма платы за ее возврат.

Выдаваемые в доставку посылки записываются в расписку ф.ПС55 по подавательским валовым номерам. Работники, принимающие посылку для доставки, проверяют их вес, целость оболочек, перевязей, пломб, печатей, этикеток несанкционированного доступа и расписываются в расписке ф.ПС55 с указанием общего количества посылок, выдается вместе с извещением фПС22. Вручаются под роспись в извещении ф.ПС22, с указанием даты, подписи и данных документа удостоверяющего личность. По возвращению из доставки работник отделения почтовой связи отчитывается перед контролирующим лицом. Контролирующее лицо, принимающее отчет, проверяет исправность оболочек, перевязей, пломб, печатей, наличие справки ф.ПС20 на не доставленные посылки, их вес, с указанием причины не вручения, правильность оформления извещения ф.ПС22 на выданные посылки.

В расписке ф.ПС55 учиняются подписи принимающего отчет и работника, осуществлявшего доставку, с указанием номера не доставленных посылок и даты. Не врученные посылки отдаются в кладовую для дальнейшего хранения, извещения ф ПС22 подшиваются в ОПС.

При повреждении перевязи, печати, оболочки почтового отправления или закрытой почтовой вещи в момент обмена, обработки или погрузке отправления (вещи) не вскрываются, а опечатываются страховой печатью соответствующего предприятия почтовой связи, причем перед опечатыванием обязательно проверяется вес отправления (закрытой почтовой вещи).

Об опечатывании почтовых отправлений и закрытых почтовых вещей делается отметка в карте отправки ф.ПС16, которая заверяется оттиском календарного штемпеля и подписью работника с указанием его должности.

3 ОРГАНИЗАЦИЯ И ПЛАНИРОВКА РАБОЧЕГО МЕСТА ОПЕРАТОРА СВЯЗИ ПО ПРИЕМУ, ОФОРМЛЕНИЮ, ОБРАБОТКЕ И ОПЛАТЕ ДЕНЕЖНЫХ ПЕРЕВОДОВ.

ИЗУЧЕНИЕ ПОРЯДКА СОСТАВЛЕНИЯ ОПЕРОГРАММЫ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРОЦЕССА ОБРАБОТКИ ДЕНЕЖНЫХ ПЕРЕВОДОВ

3.1 последовательность выполнения основных элементов трудового процесса по приему денежных переводов

Денежный перевод электронный - электронное отправление, посредствам которого отправитель поручает выплатить адресату уплаченную им оператору постовой связи сумму денег.

Организация обмена электронными денежными переводами осуществляется через систему передачи электронной финансовой информации ((СПЭФИ), (СПЭФИ- 3- СКС), установленная в отделении почтовой связи, СПЭФИ- 2 -рабочее место в РУПС, СПЭФИ -1 - центральный сервис РУП «Белпочта»).

Денежные переводы могут приниматься:

- С уведомлением о получении (простым, заказным, электронным);

- С письменным сообщением;

- С оплаченной доставкой.

Не принимаются с оплаченной доставкой денежные переводы в адрес юридических лиц, а также воинских частей, общежитий, «До востребования», гостиниц, учреждений уголовно-исправительной системы, на абонементные почтовые ящики, по месту работы и учебы адресата.

Прием денежных переводов и плата за их пересылку производятся:

от физических лиц (за исключением индивидуальных предпринимателей) наличными деньгами и безналичным путем (посредством банковской пластиковой карточки, расчетного чека, чека из чековой книжки);

от юридических лиц и индивидуaльных предпринимателей - по платежномy поручению, с проставленным на нем оттиском штампа банка, на котором указана дата совершения банковской операции, подтвержденная подписью уполномоченного лица банка. Сумма платежного поручения должна соответствовать сумме денежных переводов и плaты за их пересылку. Разрешается принимать одно платежное поручение в оплату денежныx переводов, записанных в несколько списков.

Денежные пepеводы принимаются на блaнке ф.ПС112. Запрещается использование бланков не установленной формы. Исправления, подчистки или повторное обведение цифр и букв на бланке денежного перевода не допускаются. Работник отделения почтовой связи может исправить только почтовый код, в случае его неверного указания отправителем.

Категорически запрещается заполнение бланка денежного перевода работником отделения почтовой связи, осуществляющим прием денежного перевода.

Прием u оформление электронных денежных переводов в отделениях почтовой связи

При отправке денежного перевода отправителем заполняется бланк ф. ПС 112, где указываются:

пересылаемая сумма цифрами и прописью;

фамилия, имя, отчество получателя либо наименование юридического лица;

почтовый код места назначения;

адрес получателя и номер телефона (при его наличии) либо номер расчетного счета, наименование пункта назначения, наименование и код банка; учетный номер плательщика (УНП получателя) для юридического лица;

фамилия, имя, отчество отправителя либо наименование юридического лица; почтовый код, адрес отправителя и номер телефона (при его наличии); номер расчетного счета, наименование и код банка; письменное сообщение (при необходимости);

особые отметки («с уведомлением» , «c оплаченной доставкой» и др.)

При приеме денежного перевода в отделении почтовой связи оператор почтовой связи осуществляет ввод в СКС информации c бланка денежного перевода путем заполнения полей на мониторе в соответствии c Руководством оператора к пакету прикладных программ «Почта» действующей версии. Отправителю выдается квитанция СКС. Информация по принятым переводам автоматически отправляется в СПЭФИ (сразу). Контрольный срок поступления перевода 4 часа, контрольный срок вручения отправителю 48 часов.

На бланке денежного перевода в установленном месте печатаются следующие данные: номерное обозначение; контрольный разряд; время и дата приема; наименование и почтовый код объекта почтовой связи места приема; номер денежного перевода; сумма; особые отметки («с уведомлением», «c доставкой» , «c письменным сообщением»); номер (фамилия) оператора, принявшего денежный перевод.

Аннулирование неправильно проведенного денежного перевода на СКС осуществляется в соответствии c Руководством оператора к пакету прикладных программ «Почта» действующей версии. Аннулирование электронных денежных переводов допускается только до отправки перевода в СПЭФИ.

При проведении операции аннуляции по принятому денежному переводу на бланке печатается слово «Аннулировано», и бланк перечеркивается.

Бланки аннулированных денежных переводов прикладываются к ежедневному сводному денежному отчету и вместе c квитанцией на прием аннулированного денежного перевода высылаются в РУПС.

При отправке юридическим лицом денежных переводов в количестве пяти и более, к бланкам переводов прилагается список ф.ПС103, который составляется в двух экземплярах и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица и оттиском печати для финансовых документов. Общая сумма денежных переводов в списках укaзывается цифрами и прописью. K списку прилагается оригинал платежного поручения. Работник отделения почтовой связи обязан: проверить правильность оформления и тождественность данных первого и второго экземпляров списков ф.ПС103; проверить последовательность подбора бланков электронных денежных переводов согласно записей в списках ф.ПС103; поименно сверить данные, указанные на бланках денежных переводов, c записями в списках ф.ПС103; проверить правильность подведения итоговой суммы и ее соответствие c платежным поручением; осуществить оформление бланков денежных переводов в соответствии c руководством оператора к пакету прикладных программ «Почта» действующей версии.

Первый экземпляр списка выдается вместе c квитанцией отправителю, второй вместе c бланками денежных переводов передается контролирующему лицу.

При завершении рабочего дня (смены) работник, осуществляющий прием электронных денежных переводов, передает контролирующему лицу бланки принятых электронных денежных переводов, «Отчет по принятым переводам» и «Отчет по обмену информацией», a также списки ф.ПС103 (при их наличии).

Контролирующее лицо проверяет соответствие суммы, указанной отправителем электронного денежного перевода на бланке ф.ПС112, и оттиске СКС, полноту заполнения и правильность оформления бланка денежного перевода, количество принятых и отправленных электронных денежных переводов. В подтверждение осуществления контроля учиняет свою подпись на «Отчете по принятым переводам», «Отчете по обмену информацией», сформированным СКС, и в установленном месте на бланке денежного перевода ф.ПС112.

Бланки принятых электронных денежных переводов и списки ф.ПС103 за отчетную дату подшиваются к документам отделения почтовой связи и хранятся в нем до проведения документальной ревизии, после чего пересылаются в архив на хранение.

B отделение почтовой связи электронные денежные переводы поступают по каналам связи. Все поступившие переводы и извещения к ним выводятся на печать на бланки ф.ПС112 и ф.ПС22 соответственно согласно Руководству оператора к пакету прикладных программ «Почта» действующей версии и при автоматически сформированном реестре ф.ПС11 передаются контролирующему лицу.

Контролирующее лицо проверяет правильность оформления каждого бланка подписью в графе «подлежит оплате», за исключением неправильно оформленных и засланных, и передает денежные переводы на рабочие места для оплаты.

Подлежащие оплате электронные денежные переводы хранятся в картотеке подобранными по входящим номерам. По окончании рабочего дня картотека с не оплаченными денежными переводами помещается в кладовую и хранится обеспеченным порядком.

Извещения ф.ПС22 передаются работникам доставочной службы для доставки получателю. Кроме того, o поступлении электронного денежного перевода получатель информируется по телефону, при его наличии, o чем учиняется соответствующая отметка на оборотной стороне бланка ф.ПС 112.

B случае неявки адресата за получением электронного денежного перевода, через каждые 3 дня c момента доставки первичного извещения, формируется на СКС либо выписывается вручную вторичное извещение, которое вручается адресату под расписку. На оборотной стороне бланка ф.ПС112 учиняется отметка o дате выписки вторичного извещения.

Оплата электронных денежных переводов и их контроль в отделениях почтовой связи Денежные переводы в адрес физических лиц могут оплачиваться лично адресатам или их представителям по доверенности, удостоверенной в установленном законодательством порядке.

Денежные переводы, кроме пенсий (пособий) и алиментов, на сумму до одной базовой величины выдаются на дому или в отделении почтовой связи без доверенности адресата совершеннолетнему члену его семьи при предъявлении документов, удостоверяющих его личность и подтверждающих родственное отношение к адресату. При этом в «Расписке получателя» на оборотной стороне бланка денежного перевода указываются родственные отношения к адресату.

Денежные переводы, адресованные несовершеннолетним лицам в возрасте до 16 лет, a также признанным в установленном порядке недееспособными, ограниченно дееспособными, выдаются их родителям (опекунам, попечителям) или другим законным представителям без доверенности, при условии предъявления документов, удостоверяющих их личность и подтверждающих родственные отношения или права законных представителей.

Денежные переводы, адресованные физическим лицам, оплачиваются наличными деньгами в отделении почтовой связи либо на дому.

Выплата денежных переводов может осуществляться по нотариально удостоверенным доверенностям либо приравненным к ним доверенностям. При оплате денежного перевода по доверенности на бланке денежного перевода указывается отметка о доверенности, ее номер (при наличии) и дата выдачи. В случае оплаты денежного перевода по разовой доверенности, последняя хранится с бланком оплаченного денежного перевода ф.ПС112.

При получении денежных средств по денежному переводу:

— работник сверяет фотографию предъявленного документа с личностью получателя, проверяет: нет ли замены фотографии, подчисток дописок, исправлений в предъявленном документе.

— адресат указывает в расписке, которая выводится из СКС, сумму денежного перевода, дату получения и подпись. При наличии письменного сообщения также ставит подпись, что с содержанием письменного сообщения ознакомлен;

В отделении почтовой связи оператор почтовой связи осуществляет оформление оплаты денежного перевода путем заполнения необходимых полей на мониторе согласно Руководству оператора к пакету прикладных программ «Почта» действующей версии. После завершения ввода реквизитов СКС печатает расписку об оплате денежного перевода.

Оператор выдает наличные деньги, документ удостоверяющий личность и квитанцию об выплате денежного перевода клиенту.

По окончании рабочего дня (смены) СКС автоматически формирует реестр ф.ПС10 по оплаченным электронным денежным переводам.

По окончании рабочего дня работник, осуществлявший оплату денежных переводов, передает контролирующему лицу расписки оплаченных денежных переводов при реестре ф.ПС10. контролирующее лицо ежедневно проверяет наличие подписи адресата в получении наличных денежных средств и за ознакомление с письменным сообщением (при его наличии ), а также данных документа, удостоверяющего или подтверждающего личность получателя денежного перевода; соответствие суммы прописью, указанной в расписке ,; наличие на расписке подписи работника, его оплатившего; наличие доверенности при оплате денежного перевода по доверенности; правильность записи оплаченных денежных переводов в реестре ф.ПС10, соответствие итогов по количеству и сумме по реестру ф.ПС10 и расписок, в подтверждение контроля учиняет подпись в реестре ф.ПС10. Расписки оплаченных электронных денежных переводов при реестре ф.ПС10 направляются на рабочее место СПЭФИ.

B случае поступления в отделение почтовой связи засланного перевода осуществляется его досыл. В отделении почтовой связи возврат электронного денежного перевода оформляется на СКС посредством выбора специальных кодов блокировки автоматизированным способом в соответствии c Руководством оператора к пакету прикладных программ «Почта» действующей версии. При это на извещении фПС22 указывается отметка о досыле или возврате электронного денежного перевода, с указание даты, причины возврата или досыла и подпись опр. На СПЭФИ-2 анализируются коды блокировки, полученные из отделения почтовой связи, и автоматизированным способом осуществляется досыл/возврат в соответствии c Руководством пользователя СПЭФИ-2. В случае необходимости используется служебная переписка.

При необходимости досыла/возврата денежных переводов по причине засыла, смерти получателя, отказа в получении и прочим причинам работником отделения почтовой связи осуществляется немедленный досыл/возврат таких денежных переводов в отделение почтовой связи нового места назначения (место приема или место проживания отправителя).

3.2 Планировка рабочего места оператора почтовой связи по приёму, обработке и оплате электронных денежных переводов. Порядок составления оперограммы производственного процесса по приему, обработке и оплате денежных переводов

При приеме электронных денежных переводов на рабочем месте y оператора

находится:

— бланки электронных денежных переводов, которые необходимо заполнить клиенту;

— прием осуществляется вводом информации на СКС;

— печатающее устройство.

Оперограмма производственного процесса по приему, обработке и вручению электронных переводов отображена на рисунки 3.



3.3 Банковские услуги в отделении почтовой связи

В любом отделении почтовой связи можно произвести ряд банковских услуг: страхование автотранспорта, пополнение счета по пластиковой карточке, выдачу наличных денег с карточки, оплату услуг по пластиковой карточке, прием платы за квартиру, электроэнергию, воду, газ, детский сад, учебники, кабельное телевидение, охрану жилья и т.д.

Если на платежи установлена база, то платеж можно принять по базе. Коммунальные услуги можно оплатить по единому лицевому счету (ЕЛС).

Договор обязательного страхования гражданской ответственности заключается с владельцем транспортных средств (или по доверенности) резидентами Республики Беларусь на срок от одного месяца до года. В случае если транспортное средство ставится на учет, то можно застраховать на 15 дней. При страховании на год взнос может уплачиваться в два этапа: 50% при заключении договора и 50% в течении шести месяцев со дня заключения договора. В случае неуплаты второй части взноса договор считается прекращенным. При уплате второй части взноса заполняется квитанция ф.1СУ.

При приеме платежей заполняется заявление и страховой полис.

Для заключения договора внутреннего страхования владелец транспортного средства предоставляет технический паспорт и документ, удостоверяющий личность, доверенность если по доверенности, если машина арендована - договор аренды. Договор страхования заключается в письменной форме с выдачей страхового свидетельства, которое является свидетельством страхования. Данные графы «Скидка или надбавка» определяются в зависимости от коэффициента К1, К2 и К3 (зависит от возраста и водительского стажа) по формуле:

И=(К1-1)+(К2-1)+(К3-1)-Ск.

Страховое свидетельство и заявление оформляется на СКС. Для оформления на СКС первоначально выполняется операция «Установка параметров страхования», где в настоящее время курс валюты загружается автоматически с АРМ-начальника. Далее выбирается режим «Оформление страхового свидетельства», где необходимо ввести все необходимые реквизиты относительно транспорта и его владельца.

3.4 Отправка отчетности по переводным операциям в участок контроля и информации, в участок контроля переводов «БЕЛПОЧТА»

Для осуществления контроля информации по принятым и оплаченным денежным переводам используется Справочник номерных обозначений, присвоенных объектам почтовой связи Республики Беларусь, который поддерживается в актуальном состоянии Центром информационных технологий РУП «Белпочта».

Информация по принятым и оплаченным денежным переводам из отделения почтовой связи поступает на рабочее место оператора по контроля СДО, в соответствии с Инструкцией по организации в узлах почтовой связи ежедневного контроля сводного денежного отчета отделений почтовой связи.

На оператора по контролю СДО, на рабочем месте которого инсталлируется автоматизированная система «Контроль денежных переводов», возлагается персональная ответственность за:

- передачу информации из автоматизированной системы «Контроль СДО» в автоматизированную систему «Контроль денежных переводов» (после завершения контроля) и ее передачу в УКДП по каналам связи. Подготовка и отправка информации по принятым и оплаченным денежным переводам и погашенным УР и УЗК осуществляется на пятый рабочий день, следующий за днем их приема или оплаты;

- сверку переданной информации в УКДП с данными накопительной ведомости за отчетный день;

- исполнение запросов, поступающих из УКДП.

Производственный процесс контроля информации по переводным операциям осуществляется в следующей технологической последовательности:

- сверка идентичности итогов по принятым и оплаченным денежным переводам по количеству и сумме в автоматизированных системах «Контроль денежных переводов» и «Контроль СДО»;

- визуальная сверка итоговых данных по количеству и сумме принятых и оплаченных денежных переводов, отображаемых на экране монитора в процессе формирования информации для отправки в УКДП с итоговыми данными, указанными в накопительной ведомости. Результаты сверки подтверждаются меры по выяснению причины расхождения;

- передача информации по переводным операциям в УКДП;

- формирование необходимых выходных документов (информация о принятых денежных переводах, информация об оплаченных денежных переводах, накопительная ведомость, карточка расчетов организации связи по принятым и оплаченным денежным переводам ф.МС-2).

Перед отправкой информации по переводным операциям в УКДП, при необходимости, работник может осуществить визуальный просмотр реквизитов денежных переводов, для чего программно формируются отчеты о принятых и оплаченных денежных переводах за заданный период. В случае необходимости, данные отчеты выводятся на печать.

Информация о количестве и сумме по всем принятым и оплаченным денежным переводам в разрезе отделения почтовой связи отражается в накопительной ведомости. Накопительную ведомость можно визуально просмотреть и вывести на печать по всем принятым и оплаченным денежным переводам всего в белорусских рублях, а также отдельно по каждому виду валюты.

Обмен информацией между объектами почтовой связи и УКДП, в рамках автоматизированной системы «Контроль денежных переводов» осуществляется путем передачи информации по каналам связи в установленные сроки. Для передачи информации в УКДП РУП «Белпочта» сообщается имя электронного адреса рабочего места, где инсталлирован программа «Контроль денежных переводов» для создания справочника электронных адресов, на контроле будет осуществляться высылка запросов по несквитованным переводам, полученным в результате заключительного контроля по принятым и оплаченным денежным переводам в УКДП.

4 ОРГАНИЗАЦИЯ И ПЛАНИРОВКА РАБОЧЕГО МЕСТА ОПЕРАТОРА СВЯЗИ ПО ПРИЕМУ, ОБРАБОТКЕ И ВЫДАЧЕ МЕЖДУНАРОДНЫХ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ. ИЗУЧЕНИЕ ПОРЯДКА СОСТАВЛЕНИЯ ОПЕРОГРАММЫ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРОЦЕССА ОБРАБОТКИ МЕЖДУНАРОДНЫХ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ

Международные почтовые отправления - почтовые отправления, являющиеся объектом почтового обмена между государствами.

Исходящие международные почтовые отправление всех видов и разрядов принимаются во всех отделениях почтовой связи Республики Беларусь. Принятые в отделениях почтовой связи международные почтовые отправления и поданная через почтовые ящики международная письменная корреспонденция направляются в учреждение международного почтового обмена согласно расписанию движения транспорта и плану направления внутренней почты вместе с ней.

Входящая международная письменная корреспонденция после обработки, таможенного контроля и таможенного оформления, сортируется и направляется вместе с внутренней корреспонденцией согласно плану направления внутренней письменной корреспонденции до доставочных отделений почтовой для выдачи адресату.

Выдача входящих из-за границы почтовых отправлений всех видов и разрядов производится во всех отделениях почтовой связи РБ.

Обработка входящих, транзитных и исходящих международных отправлений, обмен международной почтой с почтовыми службами иностранных Почтовых администраций осуществляется учреждениями международного почтового обмена.

Национальный оператор почтовой связи РБ представляет международные почтовые отправления на таможенный контроль. При этом Почтовые администрации не несут никакой ответственности за решения, принятые таможенными службами относительно почтовых отправлений.

Международная письменная корреспонденция, вынутая из почтовых ящиков в поврежденном виде (измятыми, загрязненными), либо с надписями, наклейками и знаками, носящими непристойный характер, не направляются по назначению, а возвращаются отправителю для переоформления. При этом поврежденный конверт заклеивается и на него наклеивается справка ф.ПС20 с указанием на ней причины возврата письма отправителю: «Вынуто из почтового ящика в поврежденной оболочке. Возвращается для переоформления». Международная корреспонденция, имеющая надписи, наклейки и знаки, не относящимися к оформлению письменной корреспонденции, возвращается отправителю со справкой ф.ПС20, в которой делается отметка: «Возвращается для переоформления из-за наличия надписей, не относящихся к оформлению письма».

Отправления письменной корреспонденции с неполной оплатой возвращаются отправителю с первого этапа пути прохождения без гашения марок со справкой ф.ПС20, аккуратно приклеенной в левом нижнем углу лицевой стороны конверта. Недостающие почтовые марки наклеиваются на конверт и гасятся оттиском календарного штемпеля отделения почтовой связи. Такие почтовые отправления пересылаются в отделении постпакете согласно плану направления.

Справка ф.ПС20 подписывается контролирующим лицом и заверяется оттиском календарного штемпеля отделения почтовой связи.

При отсутствии адреса отправителя не полностью оплаченные отправления не направляются по назначению, а передаются в не розданные.

Вручение адресатам международной письменной корреспонденции осуществляется в том же порядке, что и вручение внутренней корреспонденции. На адресной стороне исходящих международных оправлений письменной корреспонденции проставляется оттиск международного календарного штемпеля.

Все действительные для оплаты почтовые марки должны быть погашены. Если при штемпелевании исходящей простой и заказной корреспонденции оттиск календарного штемпеля получится неясный, то на свободном месте лицевой стороны конверта дополнительно ставится ясный оттиск календарного штемпеля.

Письма

Для упаковки писем используются только почтовые конверты, изготовленные в соответствии со стандартом РБ.

Если по своему объему или виду письма могут быть приняты за отправления другого вида (бандероль(печатное издание)), рекомендуется на адресной стороне таких отправлений проставлять оттиск штампа «Lettre» («Письмо») Письмо должно быть полностью оплачено в соответствии с действующими тарифами.

Для пересылки приоритетных писем используются специальные конверты. При использовании иных конвертов на исходящие приоритетные отправления проставляется оттиск штампа «Prioritaire».

Бандероли (печатные издания)

Бандероли должны иметь на адресной стороне, по возможности в левом верхнем углу же под фамилией и адресом отправления, четкую надпись «Imprimes» («Печатные издания»).

Аэрограммы

Аэрограммы должны иметь прямоугольную форму и заделываться таким образом, чтобы не задерживать обработку почты. Они предназначены дл пересылки письменного сообщения авиа путем. Текст сообщения пишется на внутренней стороне самой аэрограммы.

На аэрограмме имеется внутренняя защитная сетка, которая препятствует прочтению сообщения посторонними лицами. Подтверждение оплаты отправления является специальный штамп «Беларусь Оплачено» на белорусском и французском языках.

Секограммы

В качестве секограмм могут пересылаться письма, написанные секографическим способом, подаваемые открыто, издания с выпуклым шрифтом для слепых, в том числе и клише со знаками секографии, а также специальная бумага, предназначенная исключительно для слепых, если она отправляется официально признанным учреждением для слепых или адресуется такому учреждению. В качестве секограмм могут приниматься и звуковые записи для слепых. На секограммы необходимо наклеивать со стороны адреса получателя ярлык белого цвета, на котором изображен соответствующий символ, либо делать четкую надпись «Секограммы» («Cecogrammes»)

Мешки «М»

В специальных мешках, именуемых мешками «М», пересылаются периодические издания (газеты, журналы), книги и другие печатные издания, а также другие носители информации (диски, магнитофонные ленты и кассеты; коммерческие образцы, пересылаемые производителями и дистрибьюторами, или другие коммерческие предметы или информационные материалы, не облагаемые пошлиной, которые не могут быть перепроданы), прилагаемые к печатным изданиям, которые они сопровождают, и направляемые в адрес одного и того же получателя и в одно и то же место назначения.

Мелкие пакеты

В мелких пакетах пересылаются предметы подарочного характера, образчики товаров, кроме печатных материалов и грампластинок, в единичных экземплярах стоимостью до 30 расчетных единиц Международного валютного фонда (специальное право заимствования - далее СПЗ, используемое как денежная единица Всемирного почтового союза).

В мелкие пакеты разрешается вкладывать документы, носящие характер текущей или личной переписки, однако эти документы могут направляться только адресату этого мелкого пакета.

На мелкие пакеты должна заполняться таможенная декларация CN 22 (кроме России, Казахстана) с подробным описанием пересылаемого в них вложения. Указания общего характера не допускаются.

Таможенная декларация CN 22 размещается на адресной стороне мелкого пакета в левом верхнем углу либо под фамилией и адресом отправителя.

Прием простых мелких пакетов осуществляется аналогично приему простых бандеролей (печатных изданий). Оплата простого мелкого пакета производится марками в соответствии с действующими тарифами. На мелком пакете должна проставляться отметка «Petit paquet» («Мелкий пакет») при наличии свободного места в левом верхнем углу или в верхней центральной части адресной стороны мелкого пакета, если отправитель не проставил ее самостоятельно, либо отправитель заполняет на мелкий пакет адресный ярлык .

Простые мелкие пакеты приписываются к каре отправки ф.ПС16 общим счетом.

Входящие мелкие пакеты подразделяются на пошлинные, за вложение которых таможней взимаются таможенные платежи, и беспошлинные, освобожденные таможней от начисления таможенных платежей.

Простые мелкие пакеты, на которые начислены таможенные платежи, поступают в доставочные отделения почтовой связи в страховых мешках вместе с заказными мелкими пакетами и письмами с объявленной ценностью. Они приписываются к карте отправки ф.ПС16 с указанием следующей информации:

- вид отправления (например: в графе «№» указывается «простой пошлинный М/П»);

- сумма таможенного платежа (указывается в графе «Сумма наложенного платежа»);

- полный адрес получателя; (указание адреса получателя необходимо для контроля взыскания платежей таможенными органами, указывается в графе «место подачи и место назначения»);

- вес (в графе «Особые отметки»).

Пошлинные простые мелкие пакеты выдаются в отделениях почтовой связи по извещению ф.ПС22 порядком, предусмотренным для выдачи отправлений с наложенным платежом.

...