Обработка и вручение отправлений письменной корреспонденции

После приёма входящей почты сопровождающему возвращается маршрутная накладная ф.ПС24.

На обратном пути сопровождающий забирает исходящую почту, при этом он передаёт работнику отделения почтовой связи маршрутную накладную ф.ПС24. На оборотной стороне маршрутной накладной ф.ПС24 работник указывает в установленном месте почту, подлежащую отправке, должность, подпись, время и чёткий оттиск календарного штемпеля.

Сопровождающий, за принятую из отделения почтовой связи почту, расписывается в общей карте отправки ф.ПС16 с указанием даты, времени получения почты, количества принятых вещей прописью, фамилии и подписи лица, учинившего расписку. Один экземпляр общей карты отправки остаётся в отделении почтовой связи и подшивается, другой забирает сопровождающий. Обмен почты должен проходить оперативно и чётко, чтобы не задерживать сопровождающего. Далее сопровождающий продолжает следовать своему маршруту и с этого часа почта переходит к этапу перевозки. Говоря о перевозке почты имеют ввиду транспортировку почтовых отправлений. Почтовые отправления внешне по своим физическим качествам аналогичны грузам, однако их особый правовой статус обусловлен преобладающим информационным содержанием отправлений.

Организации почтовой связи имеют право на размещение объектов почтовой связи согласно технологическим нормам при автовокзалах и автостанциях, железнодорожных вокзалах и станциях, аэропортах, речных портах и пристанях. Предприятиям почтовой связи предоставлено право на договорных условиях перевозить почту по всем маршрутам и линиям железнодорожного, морского, речного, воздушного и автомобильного транспорта в сопровождении работников почтовой связи или передавать ее для перевозки под ответственность транспортных организаций.

Перевозка почты осуществляется специализированными автомобилями, а также почтовыми вагонами, авиатранспортом, легковыми и грузовыми автомобилями по договору между транспортными организациями и организациями связи. Ответственность организаций автомобильного транспорта за утрату, повреждение или задержку перевозимой почты определяется законодательством о связи.

Законодательством в области связи установлены требования к подвижному составу, используемому для перевозки почты. Для перевозки почты на различных видах транспорта используют специализированный подвижной состав. На автомобильном транспорте почту перевозят почтовыми автомобилями.

Автомобильный транспорт в основном используется на межобластных, внутриобластных, межрайонных, внутрирайонных и городских маршрутах. Использование автотранспорта на магистральных маршрутах эффективно только при их небольшой протяжённости для перевозки письменной корреспонденции, периодической печати, небольших посылок и т.д.

Основными преимуществами использования автотранспорта являются:

- отправка в любое удобное время, а соответственно и возможность разработки расписания движения автомобиля в соответствии с необходимым временем отправки почты;

- непосредственный обмен между предприятиями и структурными подразделениями почтовой связи;

- высокая манёвренность подвижного состава и гибкость;

- возможность выбора типа автомашины по грузоподъёмности и числа автомобилей с учётом объёма почты.

Автомобильный транспорт почтовой связи должен строго следовать по установленным маршрутам и расписанию. Автомобильный транспорт организации почтовой связи должен иметь специальные отличительные знаки: белая диагональная полоса на синем фоне, эмблему организации почтовой связи, надпись Белпочта (может быть оборудован специальными световыми сигналами). В соответствии с положением Закона «О почтовой связи» почтовый транспорт имеет право на беспрепятственный проезд по всем улицам населённых пунктов и дорогам РБ, а также на заправку горючим вне очереди. Проезд почтового транспорта к объектам почтовой связи, обменным почтовым пунктам, расположенным при авто-железнодорожных станциях, аэропортах, пристанях осуществляется в первоочерёдном порядке. Почтовые перевозки осуществляются автотранспортным производством, которое входит в состав предприятия почтовой связи. Почтовый маршрут - это путь следования почтового транспорта между объектами почтовой связи.

Почтовый маршрут выбирается с учётом:

- размещения объектов почтовой связи;

- объёмов почты;

- рельефов местности;

- наличие путей сообщения и транспортных средств;

- контрольных сроков прохождения почты;

- экономичности перевозок.

По форме построения почтовые автомаршруты подразделяются:

- кольцевой - движение почтового транспорта совершается по замкнутой траектории (кольцо);

Рисунок 6.1 - Кольцевой автомаршрут

- радиальный - движение транспортного средства осуществляется в прямом и обратном направлении.

Рисунок 6.2 - Радиальный автомаршрут

- комбинированный - движение осуществляется по прямой, а потом по кольцу или наоборот.

Рисунок 6.3 - Комбинированный автомаршрут

Для организации устойчивой работы автомобилей необходимость выполнения текущих ремонтов и их количество определятся на основе технико-статистических методов анализа работы транспорта.

В заключении можно отметить, что автотранспортное производство РУП «Белпочта», на сегодняшний день, использует около 1644 автомобилей.

Изучение распространения и экспедирования печати.

Ежедневно вся информация по принятой подписке с приложенной справкой поступает в центр обработки информация по каналам электрической связи.

В центре обработки информации полученная от ОПС информация о подписке проверяется на предмет соответствия данным рабочего каталога. На основании полученной и проверенной информации формируется электронная справка по принятой подписке, полученной от объекта почтовой связи.

При полном совпадении данных справки информация по принятой подписке загружается в базу данных. По базе принятой подписки, центром обработки информации формируются заказы в агентство издательства, редакции по выписанным печатным СМИ, согласно срокам предоставления заказов указанным в заключенных договорах и направляются по каналам электронной связи.

Экспедированием называется процесс, включающий все операции с момента получения периодических изданий, от типографии до сдачи их на соответствующие средства транспорта. Экспедирование газет и журналов в Минске осуществляет Производство "Минская почта". Взаимоотношения экспедиционных предприятий связи с издательствами определяются договорами, заключаемыми Производством «Минская почта» и предприятиями связи с издательствами.

Экспедирование периодической печати осуществляется по карточной и адресной системам.

При карточной системе печать направляется в РУПС, согласно заказам, общим количеством, без указания адресов подписчиков. При адресной системе газеты и журналы пересылаются бандеролями непосредственно в адреса подписчиков. Газеты пересылаются простыми, а журналы заказными служебными бандеролями.

В качестве основной применяется карточная система экспедирования. Адресная система, как правило, применяется при экспедировании местных изданий, выписанных подписчиками за пределы областей, районов и городов, в которых издаются газеты и журналы.

Для экспедирования печати при типографии выделяется, как правило, специальное помещение, которое по своим размерам должно отвечать установленным нормативам. В этом помещении, при наличии нагрузки не менее чем на одну смену, предприятие связи организует цех или участок экспедирования, в дальнейшем называемый экспедицией.

Издательство (или по его поручению типография) своими силами и за счет своих средств сдает тиражи газет и журналов работникам экспедиции.

Если экспедиция при типографии не организована, доставка тиражей печати в экспедицию связи производится силами и средствами типографии либо за ее счет предприятием связи.

Услуги по экспедированию печати оплачиваются редакциями (издательствами) в соответствии с заключенными договорами.

Процесс экспедирования периодической печати по карточной системе включает следующие операции:

- предварительную подготовку документации для обработки и отправки печати;

- прием печати от типографии (издательства) и выдачу ее на рабочие места обработки;

- сортировку (отсчет) печати и ее упаковку в пачки и мешки;

- оформление документов для отправки посылов печати;

- сортировку мешков и пачек;

- сдачу упакованной печати для отправки поездами, самолетами, автотранспортом.

При карточной системе газеты и журналы экспедируются по сортировочным таблицам или табуляграммам, которые экспедиции получают от предприятий связи или редакций (издательств).

Сортировочные таблицы составляются на каждое издание отдельно. В них указываются название экспедиционного предприятия, рассылающего печать, название газеты или журнала, трактовки и названия газетных узлов, а также количество экземпляров печати, подлежащих отправке в каждый газетный узел. Они составляются на основе доставочных карточек подписчиков. В сортировочных таблицах, указывается лишь трактовка газетных узлов без их наименований. При изменениях посылов газет в течение месяца в сортировочные таблицы вносятся исправления на основании документов, получаемых от предприятий связи.

Сортировочные таблицы на местные издания составляются на каждое издание отдельно с указанием количества экземпляров по подписке, количества экземпляров по рознице и общего количества экземпляров. Сортировочные таблицы на газеты должны высылаться (передаваться) с расчетом получения их экспедициями не позднее, чем за 2 рабочих дня до начала очередного месяца, а на журналы - не позднее, чем за 2 дня до начала получения тиражей по графику. Планы направления составляются с учетом быстрейшего прохождения печати в газетные узлы.

Заблаговременно, на основании сортировочных таблиц, экспедиция подготавливает документацию для отправки печати - накладные ф.33, 33-а, 33-б, 22, перечни ф.35 и адресные ярлыки.

В зависимости от объема работы экспедиции документация на отправляемую печать подготавливается или на выделенных рабочих местах, или непосредственно работниками, обрабатывающими газеты и журналы.

Накладные ф.33 (приложения 5, 6), при которых отправляются только подписные тиражи, составляются в адрес каждого газетного узла

в одном экземпляре.

В накладных ф.33 указывается:

- наименование предприятия, экспедирующего печать;

- наименование газетного узла, в который отправляется печать, и его трактовка;

- названия изданий, для газет - дата выхода, для журналов и еженедельников - номера;

- количество экземпляров каждого издания.

Накладные ф.33-а, при которых отправляются только розничные тиражи, составляются в адрес каждого газетного узла (пункта посыла) в одном экземпляре.

В накладной указываются:

- наименование предприятия, экспедирующего печать;

- наименование газетного узла (пункта посыла), в который отправляется печать, и его трактовка;

- названия изданий, для газет - дата выхода, для журналов и еженедельников - номера;

- количество экземпляров каждого издания;

- цена одного номера;

- сумма по каждому изданию;

- итого за все количество.

На накладных проставляется оттиск календарного штемпеля с датой заделки мешков и пачек. Накладную подписывают работник, составивший ее, и сортировщик (после отсчета печати).

В накладной ф.33-б, при которой газеты и журналы по подписке и рознице отправляются вместе, в верхней части указывается количество газет и журналов, предназначенных по подписке и в розницу, а в нижней - количество изданий только для розничной продажи (приложение 9).

Бланки накладных с наименованиями экспедируемых изданий должны быть отпечатаны типографским способом.

Издательства или типографии выдают печать экспедиции в сроки, установленные графиками, которые являются неотъемлемой частью договоров между органами связи и издательствами. Графики устанавливают время начала и окончания сдачи экспедиции тиража каждого издания (для газет - на начало каждого часа, для журналов - по числам месяца, начиная с 1-го по 25-е число).

Сроки выдачи тиража газет и журналов для доставки подписчикам непосредственно в пункте печатания определяются с учетом времени, необходимого для обработки печати в экспедиции, для транспортировки ее в доставочные предприятия, времени на сортировку печати и подборку ее почтальонами перед выходом в доставку.

Тиражи газет и журналов принимаются от типографии (издательств) упакованными в стандартные пачки, которые должны иметь число экземпляров, установленное договором.

Пачки туго перевязываются шпагатом (крестообразно), причем перед упаковкой газетные пачки снабжаются сверху и снизу прокладками из упаковочной бумаги или макулатуры, а пачки с журналами наглухо обертываются плотной бумагой. На каждую стандартную пачку типография наклеивает отпечатанный ярлык, на котором крупным шрифтом указывается наименование издания, номер (для журналов), количество экземпляров в пачке, а также фамилия упаковщика или присвоенный ему номер.

Масса пачки с газетами не должна превышать 12 кг, с журналами - 8 кг. Предельно допустимая масса подъема и перемещения пачки с периодической печатью вручную для женщин в течение рабочей смены установлена 7 кг, при чередовании с другой работой - 10 кг (не более 2 раз в час).

Печать на рабочие места сортировки выдается стандартными пачками без поэкземплярного подсчета, а при количестве, не соответствующем стандартной пачке, - с поэкземплярным подсчетом остатка. Количество печати, подаваемой на рабочие места, должно соответствовать общему итогу в накладных ф.33, 33-а, 33-б, 22.

Адресная система применяется для экспедирования областных и других местных изданий, которые следуют за пределы своего города (района). Для экспедирования газет и журналов по адресной системе предприятия связи передают предприятиям, экспедирующим печать, доставочные карточки подписчиков, в которых указаны наименования издания, адреса подписчиков, количество экземпляров, сроки подписки.

Количество адресных ярлыков должно соответствовать количеству номеров газет и журналов, подлежащих пересылке по адресной системе в течение срока подписки.

Этап заделки. На оболочке каждой бандероли или на верхнем после сложенных и сшитых газет указываются адрес, фамилия и инициалы подписчика. По этой системе экспедируют периодические печатные издания, указанные в каталоге. Бандероли с печатью, пересылаемой по адресной системе, передаются для обработки вместе с письменной корреспонденцией на соответствующие рабочие места, где они рассортировываются и заделываются в постпакеты и мешки. При больших размерах бандероли могут пересылаться без заделки в постпакеты, а также в отдельных мешках, но в точном соответствии с правилами сортировки и заделки письменной корреспонденции.

В доставочных ОПС поступившие мешки и пачки с печатью сверяются с сопроводительными документами. Находящиеся в мешках и пачках газеты и журналы пересчитываются (поэкземплярно или по количеству стандартных пачек), и количество их сверяется с соответствующими документами. При недостаче составляется акт формы ПС51.

В проверке должны участвовать не менее двух работников, результаты проверки отмечаются в накладной ф.33, 33-б. Работники, присутствовавшие при проверке, расписываются и ставят оттиск календарного штемпеля. Кроме того, в накладной указываются дата и часы передачи печати на сортировку.

Затем периодические издания сортируются по доставочным участкам, рабочим местам, «до востребования», абонементным ящикам, выдаются почтальонам или на соответствующее рабочее место.

Доставочные карточки подписчиков, после изготовления адресных ярлыков, хранятся в картотеке по названиям изданий и в алфавитном порядке, а внутри изданий - по доставочным участкам в порядке обхода их почтальонами.

По окончанию сроков подписки доставочные карточки должны изыматься из картотеки. С этой целью картотека доставочных карточек на газеты должна просматриваться в конце каждого месяца, а на журналы - по мере того, как заканчивается рассылка журналов за очередной месяц.

Рассортированные по участкам печатные СМИ готовятся почтальонами для доставки по ходовику.

Ходовик - это список подписчиков, который составляется на основании доставочных карточек в последовательном порядке обхода участков. В ходовике указывают:

- название улицы (переулка);

- номер дома и квартиры;

- фамилию подписчика или наименование учреждения;

- название печатного СМИ;

- количество экземпляров каждого издания, которое должно быть доставлено каждому подписчику.

Все поправки, вызванные переадресовками печати и изменениями в сроках подписки вносятся в ходовик.

Журналы доставляются по ходовикам или по карточкам, которые заводят на каждого подписчика журнала. Почтальоны во время обхода доставочного участка раскладывают газеты и журналы по ячейкам абонентских почтовых шкафов, установленных в подъездах жилых домов или на доставочных участках.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Преддипломная практика предоставляет возможность закрепить теоретические знания полученные в ходе обучения и изучения дисциплин на практике, приобрести навыки работы по избранной специальности. Во время её прохождения были приобретены необходимые базовые навыки и необходимые знания для успешного выполнения работы по своей профессии. Помимо этого, она позволила мне закрепить свои теоретические знания по процессу экспедирования печати, отправки почты из отделения почтовой связи и отправке и выплате почтовых денежных переводов. Также были изучены права и обязанности специалистов. Были исследованы следующие документы: Закон «О почтовой связи» и Правила оказания услуг почтовой связи. Полученные навыки позволят мне в дальнейшем гармонично влиться в коллектив сотрудников при моём будущем трудоустройстве после окончания академии.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Шалимо, Т. Ю. Организация почтовой связи : учебн. пособие / Т. Ю. Шалимо, Ю. Д. Пашковская. Минск : УО БГАС, 2012. 198 с.

2 О почтовой связи: Закон Респ. Беларусь: [Принят Палатой представителей 12 нояб. 2003 г.: Одобр. Советом Респ. 28 нояб. 2003 г., № 258-З - Мн.: БДП, [2003]. - 27 с.

3 Технология приема, обработки и пересылки внутренних и международных почтовых отправлений : Приказ от 17.01.2007 г. № 19 - Минск : РУП «Белпочта», 2007. - 193 с.

4 Правила оказания услуг почтовой связи общего пользования : постановление Совета Министров Респ. Беларусь, 07 сент. 2004 г. № 1111 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2004. - № 2. - 2/1007.

5 Постановление Министерство связи и информатизации Республики Беларусь от 17 октября 2006 г. №29 "Об утверждении Правил охраны труда на объектах почтовой связи"

6 Н.Н. Шнырева, В.И. Попвасев "Организация и эксплуатация почтовой связи";

7 Б.Г. Бодров "Механизация и автоматизация производственных процессов на почтовых предприятиях.

Размещено на Allbest.ru