Забезпечення доступу користувачів до інформації обласними архівами Півдня України

Размещено на http://www.allbest.ru/

Відокремлений підрозділ «Миколаївська філія КнуКіМ»

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДОСТУПУ КОРИСТУВАЧІВ ДО ІНФОРМАЦІЇ обласними архівами півдня україни

СИДОРЕНКО Тетяна,

канд. наук із соц. комунік

ТИМОФІЙШИНА Аліна

магістрант

Анотація

архів доступ інформація обласний

Мета статті - вивчення діяльності обласних державних архівів Півдня України щодо забезпечення доступу до архівної інформації в сучасних умовах. Актуальність: дослідження питань забезпечення доступу користувачів до архівної інформації сприятиме усвідомленню можливостей, ролі архівів у реалізації розкриття їх ресурсів для дискантного обслуговування користувачів. Проаналізований контент сайтів державних архівів Миколаївської, Одеської та Херсонської областей. У результаті дослідження визначено сучасні підходи до роботи архівів Півдня України з питань забезпечення доступу до архівної інформації з застосуванням інформаційно- комп'ютерних технологій та основні види нових електронних ресурсів архівних установ.

Ключові слова: інформатизація архівної справи, інформаційні ресурси, архіви України, комп'ютерні технології, електронні копії документів.

Annotation

PROVIDING ACCESS TO INFORMATION BY REGIONAL ARCHIVES OF THE SOUTH OF UKRAINE

The purpose of the article is to study the activities of the state archive facilities in the South of Ukraine on providing access to archival information in the present-day conditions. Topicality: the study of the issue on providing users with an access to archival information will help to understand the opportunities, the role of archives in the implementation of the disclosure of archival resources for distant user service. It analyzes the website content of the state archive facilities in Mykolaiv, Odesa and Kherson Region. As a result, the study determines modern approaches to the work of the archive facilities in the South of Ukraine in the context of providing access to archival information with the use of information and computer technologies and the main types of new electronic resources of the archive facilities.

Key words: informatization of archives, information resources, archives of Ukraine, use of computer technology, electronic copies of documents.

Вступ

розвиток інформаційного суспільства, зміни, що відбулись у другій половині ХХ - початку XXI ст. сприяли трансформації напрямів діяльності архівів. У цей час значна увага приділялася «формуванню власної документально-інформаційної інфраструктури, інформаційній підтримці державотворчих процесів, соціальної сфери суспільства, української науки і культури» [1]. Із розвитком інформатизації надання суспільству повної та об'єктивної інформації за допомогою глобальної мережі Інтернет, постає головною метою. Окреме місце в цьому контексті займає дослідження забезпечення широкого доступу користувачів до архівної інформації, зокрема і дистанційного. Актуальність дослідження полягає у виявленні сучасного стану забезпечення користувачів архівною інформацією, що сприятиме визначенню реалізації архівами основних завдань інформатизації.

Інформатизація архівної справи є предметом досліджень вітчизняних істориків, джерелознавців, архівознавців, фахівців інформаційної сфери, серед яких Г. Боряк, М. васильченко [2], о. Гаранін [3], л. Дубровіна [7], А. Кисельова [9], н. Коржик [10], н. Кузовова [11], Т. Купрунець [12], н. Меньківська [13], К. новохатський [14], л. Юдіна [19] та ін.

Відзначимо, що основні положення концепції комп'ютеризації архівної справи в україні наприкінці ХХ ст. досліджувала Л. Дубровіна [7]. Г. Боряк досить широко вивчав напрям створення Археографічного реєстру національної архівної спадщини україни та основних форм репрезентації архівних інформаційних ресурсів у мережі Інтернет [1]. н. Кузовова присвятила увагу здобуткам сучасної української та світової архівної науки й документознавства у галузі інформатизації. нею охарактеризовані окремі методи й технології, що виявили себе ефективними в практиці архівної роботи. Автором представлена періодизація інформатизації архівної справи в україні, зокрема виділені три етапи: 1) 1960-1990 рр. - розвиток комп'ютерних технологій та впровадження їх у роботу архівних установ (щодо України, то Головархів УРСР надав інформацію про українські архівні фонди для наповнення електронного ЦФК); 2) 1991-1999 рр. - упровадження інформаційних технологій в архівну справу незалежної україни; 3) з 2000 р. - по теперішній час - початок створення національної архівної системи України [11, с. 230-232]. Особливостям формування нових форм архівних джерел (електронно-цифрові: веб-сайти, листування за допомогою електронної пошти, електронні щоденники тощо) в умовах упровадження інформаційних технологій присвятив свої публікації о. Гаранін [3]. він також акцентував увагу на питанні щодо інформаційних об'єктів, які можна визначити як документи в електронній формі, коли вони створюються з використанням баз даних.

Актуальні питання організації доступу до інформаційного ресурсу національного архівного фонду (нАФ) з використанням традиційних видів довідкового апарату (каталоги, описи, огляди, путівники, покажчики тощо) і нових видів (електронні бази даних тематичного та облікового характеру, електронні реєстри описів тощо) досліджувала Л. Юдіна [19]. Вивченням питань формування електронних архівних ресурсів, наповненням веб-сайтів державних архівних установ, веб-порталу «Архіви України», особливостям доступу до них присвятила своє дослідження А. Кисельова [9]. Питання електронних архівних ресурсів досліджував і М. Васильченко. організацію доступу до документів нАФ розглядав К. новохатський [14]. Питання інформаційної діяльності державних архівів України знайшли відображення в роботах н. Меньковської. Дослідниця підкреслювала, що архіви «постійно здійснюють інформаційну діяльність з метою забезпечення суспільства ретроспективною інформацією, тобто створюють умови для всебічного використання відомостей, що містяться в документах нАФ» [13].

Технологію архівного копіювання веб-сайтів для збереження інформації аналізував Т. Купрунець [12]. Сучасний стан окремих веб-сайтів архівів України охарактеризувала н. Коржик [10].

Аналіз діяльності державних архівів Півдня України з питань інформатизації архівної справи не був предметом окремого вивчення, що й спонукало до проведення спеціального дослідження.

Мета статті - вивчення діяльності обласних державних архівів Півдня України щодо забезпечення доступу до архівної інформації в сучасних умовах. Для реалізації мети поставлені завдання: спираючись на досвід діяльності архівів регіону, провести вебометричний аналіз сайтів обласних державних архівів Півдня України та виявити види електронних ресурсів, завдяки яким здійснюється репрезентація архівної інформації.

Методи дослідження

У процесі роботи застосовано наукові методи аналізу, синтезу, узагальнення, вебометричний метод. Здійснений аналіз наукових праць та інформаційних матеріалів періодичних видань, ресурсів Інтернет. Задля дослідження змісту діяльності архівів зі створення електронних ресурсів і забезпечення доступу віддалених користувачів до архівної інформації використаний вебометричний аналіз сайтів державних архівів Миколаївської, одеської та Херсонської областей. отримані дані та матеріали стали підґрунтям для аналізу і висновків авторів.

Результати й обговорення

Інформатизація архівної справи - це комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, що забезпечують розроблення на єдиних методологічних та методичних засадах взаємопов'язаних інформаційних технологій у галузі архівної справи, створення мережі локальних централізованих баз даних, формування національної архівної інформаційної системи [15, с. 223].

Відзначимо: на зміну умов розвитку архівної справи вплинули трансформаційні процеси інформаційного суспільства, новий підхід до розвитку системи документальних комунікацій, збільшення обсягів інформації та її темпів обігу у світових мережах, нові форми організації документів тощо.

Початком розвитку інформатизації архівної справи стало рішення колегії Головархіву України про створення автоматизованої інформаційної системи на базі Центрального фондового каталогу (1989). Це рішення, на думку Г. Боряка, виявилося правильним і виправданим [1], таким чином інформатизація архівної справи в України нараховує майже 30 років.

Аналізуючи мету інформатизації архівної справи, можна відзначити, що нарівні з процесами оптимізації формування НАФ та зберіганням документів, надзвичайно важливими є проблеми оперативного й повноцінного доступу до архівної інформації та інтеграції документальних ресурсів у світові інформаційні мережі. Отже, одне з основних завдань інформатизації архівної справи є забезпечення широкого доступу до інформації документної через створення системи електронних архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних баз даних та інформаційних систем, що дозволяють сформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і зміст архівних фондів [8].

Архіви України, виконуючи завдання інформатизації архівної справи, звернулися до використання новітніх форм репрезентації архівної інформації, створення проектів за галузевою програмою «Архівні зібрання України», подання їх електронних версій на порталі «Архіви України». Важливим кроком стало створення і наповнення веб-сайтів обласних державних архівів України, а на сучасному етапі й низки районних архівів, які стали складовою їх інформаційної діяльності.

Закони України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [16], «Про Національну програму інформатизації» [17], «Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки» [18], Указ президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет» (2000 р.), Розпорядження Президента України «Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи» (2000 р.) сприяли створенню офіційного вебпорталу Укрдержкомархіву (Держкомархіву до 2010 р.), та веб-сайтів державних архівів, зокрема обласних, різних видів архівних електронних документів.

Серед важливих проектів у сфері інформатизації архівної справи слід назвати: «Архівні фонди України», інформаційну систему «Центральний фондовий каталог», створення галузевих довідників загальнонаціонального рівня, «Національний реєстр втрачених і переміщених архівних фондів», «реєстр розсекречених архівних фондів» та ін.

Аналіз веб-сайтів обласних державних архівів Півдня України, проведений у рамках дослідження питань інформатизації архівної справи, дозволив виявити, що вони наповнені важливим контентом, мають свою структуру, свої навігаційні можливості. Відповідно до теми дослідження нами аналізувалися власні ресурси архівів: он-лайн виставки, науково-довідковий апарат, електронні ресурси архівів (публікації працівників, анонси, хроніки подій, описи справ, путівники тощо). Слід відзначити, що структура та наповнення веб-сайтів обласних державних архівів південного регіону України мають як загальні риси, так і особливості. Аналіз сайтів архівних установ 2000-х років показує, що на них у різні роки розміщували законодавчі та нормативні документи, адміністративно-управлінську інформацію та номенклатуру послуг, архівну періодику, хроніки поточних подій, зокрема проведення семінарів, конференцій, зустрічей, відкриття виставок тощо.

Дослідження організації та контенту сайтів архівів України дає змогу виокремити основні розділи, а саме: «Про нас», «Документальні виставки он-лайн», «останні події», «описи», «Електронні ресурси», «Публікації на сайті», «Архіви у ЗМІ», «Корисні посилання», «Послуги», «Анонси/новини», «нормативна база», «Звернення громадян», «Контакти», «Архів новин» та ін.

одним із найпотужніших є веб-сайт державного архіву Миколаївської області (ДАМо). Серед розділів необхідно виділити «Цифровий архів: метричні книги», де подано 95 метричних книг і анотацій до них та реєстр метричних книг, що зберігаються в ДАМо. Представляє інтерес рубрика «огляди фондів», у якій міститься 7 оглядів фондів, зокрема «українське товариство “Просвіта”», «Миколаївська 2-класна морехідна школа» та ін. Для загалу користувачів представлена інформація про хід розсекречування документів у ДАМо та реєстри розсекречених документів у 2007-2010 рр., реєстр розсекречених фондів (у 1989, 1990,1991, 2001 рр.).

Поширеним видом інформаційних ресурсів на сайтах архівів є електронні версії науково-довідкового апарату, які містять «Путівник Державного архіву Миколаївської області», анотовані реєстри, фонди й описи фондів архіву, фонди ліквідованих установ, списки ліквідованих установ та ін. Так, у переліку анотованих реєстрів ДАМо, що подані на сайті є: Реєстр колекцій мікрофільмів зарубіжної україніки, що зберігається в ДАМо; Реєстр померлих у роки Голодомору 1932-1933 років в Миколаївській області; реєстр метричних книг; реєстр фондів меморіального характеру, до складу яких входять документи про голод 1946-1947 рр.; Реєстр осіб, що зазнали політичних репресій у роки голодомору 1932-1933 років; Реєстр документів меморіального характеру з фондів державного архіву, які свідчать про причини, перебіг та наслідки голодомору 1932-1933 років у Миколаївській області; Реєстр фондів періоду нацистської окупації Миколаївської області (1941-1944 рр.) та ін.

Так, на офіційному сайті ДАМо можна знайти низку опрацьованих історично значущих давніх документів, які постійно оновлюються та всебічно опрацьовуються архівістами, як у текстовому варіанті, так і сканованому (описи справ ХІХ ст., дореволюційні документи, роки революції, голодомор, Друга світова війна та післявоєнний період, описи метричних книг та ін.), що забезпечує доступність архівної інформації для користувачів.

Значимим електронним ресурсом архівів Півдня України є on-line виставки, розміщені на сайтах. Вони сприяють наданню доступу користувачам до цінних архівних документів у дистанційній формі, таким чином розширюючи й полегшуючи вивчення конкретного питання. найбільш інтенсивно в напрямі створення on-line виставок працює ДАМо. На його веб-сайті 119 таких виставок, присвячених знаменним датам краю («До 90-річчя архівної галузі», «Миколаївщині - 75: історія в архівних документах», «До 27-річчя незалежності та 100-роковин Державності України»), персоналіям («До 125-річчя від дня народження А. М. Топорова, педагога, письменника, публіциста»), історії установ і підприємств («З історії Миколаївської обласної філармонії», «З історії театрального мистецтва на Миколаївщині», «Документи з історії Чорноморських адміралтейських поселень»), окремим подіям історії краю («Трагедія Голокосту на Миколаївщині», «Голодомор 1932-1933 рр. на Миколаївщині», «Масові репресії на Миколаївщині у 1937-1938 рр.) та ін.

Відзначимо, що оцифровано й виставлено на веб-сайті архівні описи всіх фондів періоду до 1917 року та описи фондів радянського періоду. обсяги оцифрованих документів сягають близько 400 тисяч кадрів.

Розділ «Архів у ЗМІ» надає доступ до 14 теле- і радіопередач за участю директора та працівників архіву. Активно висвітлена й міжнародна діяльність ДАМо (проведення та участь у міжнародних конференціях, круглих столах, звіти про закордонні відрядження тощо) [4].

Заслуговує на позитивну оцінку створення обласними державними архівами путівників по архівах, зокрема в електронній формі. Також важливим аспектом можна вважати подання на сайтах архівів публікації співробітників архівів, електронних версій монографій, посібників, матеріалів конференцій, проведених архівом.

Діяльність кожного архіву, безумовно, має свої особливості, які обумовлюються складом документів архіву, розумінням ролі, місця і завдань в умовах розвитку інформаційного суспільства, можливостями надання широкого доступу до архівних документів, залучаючи комп'ютерні технології їх оцифрування та представлення у віртуальному інформаційному просторі. На сайті державного архіву Одеської області (ДАОО) подано низку розділів, відмінних від сайтів держархівів Миколаївської та Херсонської областей. Це «Електронний архів: фонди, описи, документи», що містить фонди дорадянського і радянського періодів, часів незалежності; метричні книги та перепис населення 1897 року; фонди колишнього партійного архіву; фонди тимчасової фашистської окупації; Державний архів Одеської області: путівник. Електронні бази даних створювалися у Державному архіві Одеської області з 1996 р. Станом на 01.01.2013 р. зареєстровано 204 бази даних [5].

На сайті ДАОО представлена серія телепередач проведених спільно з телерадіокомпанією «Град» і Громадською ініціативою «Друзі Архіву» до проекту «Архівна Одіссея». Цей проект присвячений маловідомим сторінкам історії Одеси та регіону, що знайшли відображення в документах з фондів ДАОО.

На сайті подана електронна версія бюлетеня «Одеські архіви», що систематично видавався з 2007 по 2013 рік. Також виданий спецвипуск бюлетеня у 2015 році до 95-річчя ДАОО. У бюлетені регулярно відображувалися найбільш значущі події та основні тенденції розвитку архівної галузі, введення до обігу нових документів, знайомство з результатами досліджень працівників архівів тощо.

Специфікою контенту сайту є інформація про бібліотеку ДАОО, її історію, склад фонду. Щодо електронної бібліотеки, то в ній представлені: «Адрес-календарь Одесского градоначальства на 1898 год»; «Справочная книга Херсонской епархии» (Одесса, 1906); «Список населенных мест Херсонской губернии: Одесский уезд» (Александрия, 1917).

Інтеграції архівних і бібліотечних електронних ресурсів щодо задоволення потреб віддалених користувачів сприяє надання інформації про веб-сайти бібліотек Одеси. Також серед електронних ресурсів є сайти Одеської ОДА, Одеської облради, Державної архівної служби України та веб-сайти партнерів архіву (бібліотек, музеїв, телерадіокомпаній, закладів вищої освіти, центрів грецької, болгарської культур та ін.). У розділі «Виставки он-лайн» подано 28 ресурсів, що містять цифрові версії архівних документів, газет, часописів, фото. Їх можна класифікувати на тематичні, універсального характеру та спеціальні, присвячені конкретним подіям, установам.

Веб-сайт Державного архіву Херсонської області (ДАХО) відображує його діяльність зі створення і репрезентації архівних документів. Працівниками архіву підготовлено 22 електронні виставки, приурочені до знаменних дат і подій краю.

У розділі «розсекречення архівних документів» представлена інформація про завершення роботи над підготовкою реєстру розсекречених архівних фондів до міжнародного довідника «Реєстр розсекречених архівних фондів України» (2004-2010). Також є інформація про наповнення Всеукраїнської бази даних «Український мартиролог ХХ ст.» - архівного інформаційно-пошукового проекту в мережі Інтернет, де формується та накопичується база даних щодо жертв голодоморів та всіх форм політичних репресій в Україні упродовж 30-40 рр. ХХ ст. Самого реєстру на сайті не подано, однак рубрика «Мартиролог репресованих осіб на Херсонщині» виділена. На базі розсекречених документів в ДАХО створені автоматизовані бази даних «Відомості про громадян Херсонщини, що були репресовані», «Відомості про громадян, що були вигнані до німеччини».