Учет товарно-материальных запасов в хозяйствующем субъекте
Изучения особенностей обеспечения и использования материальных ресурсов предприятия. Характеристика методики оценки планов материально-технического снабжения, степени их влияния на объём производства продукции, её себестоимость и другие показатели.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 08.10.2014 |
| Размер файла | 116,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование нормативного учета) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм;
соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации товарно-материальных запасов и порядок оформления результатов инвентаризации;
следует убедиться в наличии правильно оформленных договоров о материальной ответственности с заведующими складами, кладовщиками и другими лицами, которым переданы в подотчет товарно-материальные запасы;
наличие журналов, доверенностей и других.
Для систематизации и обобщения вышесказанного составим таблицу№10
Таблица № 10.
Приемы аудиторской проверки
|
Фактический контроль |
Документальный контроль |
|
|
Измерительные приемы и способы Экспертная оценка Лабораторные анализы Контрольный запуск Инвентаризация |
Проверка документов по движению ТМЗ сквозным порядком (от первичных документов до СУ) Проверка правильности ведения регистров бухгалтерского учета и корреспонденция счетов Формальная проверка Арифметическая проверка |
Программа аудиторской проверки товарно-материальных запасов должна включать следующие процедуры аудита, приведенные в таблице№11.
Таблица № 11.
|
№ п/п |
Процедура аудита |
Источник информации |
|
|
1 |
Проверка соответствия показателей баланса данным Главной книги |
Бухгалтерский баланс, Главная книга по счетам подраздела 20 «Материалы» |
|
|
2 |
Проверка правильности ведения синтетического и аналитического учета товарно-материальных запасов |
Главная книга, журналы-ордера №6, №7, №10 и другие учетные регистры (ведомость по учету движения материалов), первичные документы, карточки складского учета |
|
|
3 |
Проверка наличия и сохранности товарно-материальных запасов, своевременности и правильности проведения их инвентаризации |
Договоры с материально ответственными лицами, первичные документы, карточки складского учета, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости и др. |
|
|
4 |
Проверка складского учета, правильности оформления первичных документов по движению товарно-материальных ценностей и обеспеченности хозяйствующего субъекта производственными запасами на последнюю отчетную дату |
Первичные документы, карточки складского учета, ведомость по учету движения материалов и др. |
|
|
5 |
Проверка полноты и своевременности оприходования поступивших материалов и правильность произведенных при этом бухгалтерских записей |
Первичные документы (акты о приемке, коммерческие акты, накладные, платежные поручения, счета-фактуры, приходные ордера и др.), карточки складского учета, ведомость по учету материалов, журналы-ордера №№1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10, главная книга и др. |
|
|
6 |
Проверка обоснованности операций по отпуску производственных запасов на изготовление готовой продукции и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета |
Первичные документы (лимитно-заборные карты, требования, накладные), ведомости по учету движения материалов, журнал-ордер №10, Главная книга и др. |
|
|
7 |
Определение метода оценки товарно-материальных запасов |
Приказ по учетной политике, ведомость по учету движения материалов, журналы-ордера №6, №10 и др. |
|
|
8 |
Проверка правильности документального оформления и осуществления бухгалтерских записей по операциям, связанных с передачей на переработку и реализацию материальных ценностей сторонним хозяйствующим субъектам |
Договоры, калькуляции, доверенности, товарно-транспортные накладные, акт о приемке, приходные ордера и др. |
|
|
9 |
Изучение актов, решений администрации и других документов на списание недостач материальных ценностей сверх установленных норм естественной убыли, вследствие их порчи и уценки из-за снижения цен |
Акты и решения администрации на списание материалов, акты инвентаризации, сведения о рыночных ценах и ценах закупки и др. |
2.2 Методика проведения аудита товарно-материальных запасов
2.2.1 Проверка состояния складского хозяйства и обеспечение сохранности товарно-материальных запасов
При обследовании складского хозяйства отделу внутреннего аудита необходимо обратить внимание на:
состояние и правильное использование складских помещений и измерительных приборов;
эффективность работы контрольно-пропускного пункта;
наличие пожарной и охранной сигнализации;
соблюдение установленных правил приемки, отпуска и хранения материальных ценностей;
подбор и расстановку материально ответственных лиц, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности, наличие залежалых, некомплектных и испорченных материалов;
правильность оформления приходных и расходных документов, ведения складского учета и составления отчетности.
Обследование складов и мест хранения материальных ценностей проводится с целью выяснения их пригодности для использования по назначению, соблюдения правил хранения ценностей и противопожарной безопасности, наличия сигнализации, весового хозяйства, других измерительных приборов и т.д.
Важным условием предупреждения хищений материальных ценностей, является правильная организация пропускной системы на территории их хранения.
На ТОО «Гелиос» тщательно и постоянно контролируется ввоз и вывоз материальных ценностей, а именно: соблюдения установленного порядка оформления и регистрации пропусков работниками охраны, своевременности возврата ими в бухгалтерию использованных пропусков, проверяются книги регистрации, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, выполнения других условий.
На предприятиях могут встречаться разные нарушения: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанные лицами, не имеющими на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам и т.д.
При появлении нарушителей и злоупотреблений в производственной деятельности цехов (неполном оприходовании производственной продукции, приписках, хищениях, искажениях в учете) пропуска используются в качестве источника контроля. Данные пропусков сопоставляются с фактическим количеством, ассортиментом, качеством и стоимостью вывезенных материальных ценностей, отраженных в счетах-фактурах, приказах-фактурах, приказах-накладных, спецификациях, ярлыках и других сопроводительных документах.
На ТОО «Гелиос» важную роль в обеспечении сохранности имущества имеет правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, имеющие судимость за растраты, уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления, не оправдавшие доверия на прежних работах.
В процессе аудита складского хозяйства особое место отводится проверке материально-ответственных лиц. Кладовщика принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером предприятия.
От занимаемой должности он может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия. Прежде чем приступить к исполнению служебных обязанностей, материально ответственные лица обязаны изучить правила приемки ценностей и документального оформления операций по их приемке и отпуску, а также ведению учета в местах хранения. Материально ответственные лица должны быть ознакомлены с должностными инструкциями, в которых определены обязанности и права работников, порядок приема и отпуска ценностей, их документального оформления, ведения количественного учета, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию.
При злоупотреблениях, неучтенные излишки материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада можно их обнаружить. Для их выявления в процессе обследования используются данные складского учета. Когда на ТОО «Гелиос» имеются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных видов ценностей за определенные периоды превышает их приход. Это перерасход перекрывают за счет последующего поступления и оприходования материальных ценностей аналогичных наименований и сортов.
Сохранность товарно-материальных запасов зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи.
К организации работы складского хозяйства предъявляются следующие требования:
Склады предприятия должны быть специализированны, так как материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов хранения;
В соответствии с установленными правилами помещение склада должно быть оборудовано ящиками, контейнерами, стеллажами, полками, шкафами, ячейками для хранения материалов по секциям, а внутри - по группам, типо- и сорторазмерам;
Должен производится контроль за соответствием фактического наличия их установленным нормам запаса (лимиту).
На материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения, цену и лимит наличия материалов. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала.
Все склады ТОО «Гелиос» обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой и другими аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные приборы периодически проходят поверку в специализированных лабораториях.
Таблица № 12.
|
№ п/п |
Содержание вопроса |
Содержание ответа |
Выводы |
|
|
1 |
Имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада? |
Да |
Риск хищения низок. Проверить образцы подписей этих лиц находятся на складе |
|
|
2 |
Разработан ли на предприятии номенклатура-ценник? |
В первичных документах по движению производственных запасов указаны номенклатурные номера |
Выборочно проверить эти документы |
|
|
3 |
Производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству? |
Да |
Проверить соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству |
Аудитор проверяет правильность составления сличительной ведомости бухгалтерией предприятия и соответствие записей, внесенных в нее работниками бухгалтерии, бухгалтерским данным.
Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складах предприятия является проверка складского учета. На предприятиях основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходов остатков («красное» сальдо) по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными карточек складского учета и бухгалтерского учета, завышении количества списываемых документов, неправильном подсчете остатков и т.д.
«Красное» сальдо свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных ценностей, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении бестоварных документов на расход материалов, неправильном подсчет переходящих остатков и т.д.
Отрицательные переходящие остатки того или иного материала после очередного поступления этого вида материала временно закрываются, а количество материальных ценностей на эту величину уменьшается. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.
Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могу не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо внезапно проверить все первичные документы кладовщика.
Случаи злоупотреблений и хищений, связанных с товарно-материальными запасами, могут быть представлены в таблице № 13:
Таблица № 13
Виды злоупотреблений
|
№ п/п |
Содержание вопроса |
Выводы |
|
|
Злоупотребления допускаемые в операциях с товарно-материальными ценностями |
|||
|
1 |
Сокрытие фактически поступивших ТМЦ с целью их присваивания или в целях незадокументирования реализации на сторону |
||
|
2 |
Фиктивное оприходование поступивших ТМЦ с целью присваивания денежных средств, предназначенных для их приобретения |
||
|
Сокрытие ТМЦ, поступивших по железной дороге и другими транспортными средствами, которое может осуществляться следующими способами: |
|||
|
3 |
Составление фиктивных актов на недостачи грузов |
Эти нарушения могут быть выявлены в результате сверки документов на не поступившие грузы с ж/д и анализа арбитража об отказе исков. |
|
|
4 |
Учет поступающих грузов в составе материалов в пути |
||
|
5 |
Переадресовка поступающих грузов на другие станции с последующим их учетом в составе утраченных |
||
|
6 |
Списание грузов с баланса на основании отказа арбитража в удовлетворении исков к поставщикам и транспортным кампаниям, а также по причине истечения срока исковой давности |
Виды хищений на складе
Прямые - носят временный характер до накопления перекрывающих его излишков.
Замаскированные - фиктивные приходные или расходные накладные других мест хранения, с которыми существуют товарные отношения.
Распространенный вид злоупотреблений на складах - накопление излишков ТМЦ посредством неполного отпуска получателям. Как результат сговора получателем и дележа выручки с ним.
Выявляется:
Внезапной инвентаризацией.
Выборочной проверкой по важнейшим группам материалов.
При перемещении со склада на склад в производство:
Недостача может перекрываться суммовыми ризницами, возникающими в результате сознательных ошибок таксировке документов. При этом в обоих экземплярах операций совпадают, но количество неодинаково (со склада списывается больше, чем поступило в производство).
Ошибка в таксировке в одном экземпляре исправляется учетным работником без сверки с первым экземпляром, что ведет к не выявлению хищения.
При отгрузке и реализации:
Возможно сознательное создание недостачи с последующим отнесением взыскиваемых сумм на дебиторский счета. В дальнейшем эти суммы списываются на основание отказа арбитража в иске.
Злоупотребления выявляются:
В процессе проверки посредством анализа документов, предоставляемых одновременно покупателю и арбитражу. Привлекаются эксперты для проверки подлинности подписей и печатей.
2.2.2 Проверка правильности проведения инвентаризации товарно-материальных запасов
На ТОО «Гелиос» инвентаризация производственных запасов проводится в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации на ТОО «Гелиос» создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
На ТОО «Гелиос» инвентаризация проводилась с 15 января по 1 июня 2004г.
Проверку наличия и сохранности материальных ценностей на складе №46 отдел внутреннего аудита начинает с обследования складского хозяйства и проведения их инвентаризации.
До проведения инвентаризации аудитор:
Запрашивает документы о результатах инвентаризации за прошлые периоды. На ТОО «Гелиос» вся документация по инвентаризации за предыдущие периоды хранится в отделе внутреннего аудита.
Анализирует изменения в количестве и структуре запасов.
Обсуждает с администрацией вопросы организации и проведения контрольно-инвентаризационной работы.
Ознакомляется с номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей, а также обо всех местах их хранения.
Выявляет дорогостоящие объекты и методы их учета.
Анализирует систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей.
Договаривается об участии в инвентаризации компетентных специалистов и инструктирует их.
Руководитель группы аудиторов до начала проверки должен знать обо всех местах хранения материальных ценностей и составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей.
Перед началом работы руководитель издает приказ №29 от 14 февраля 2003г. в котором назначается инвентаризационная. Текст приказа вручается членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передается контрольный пломбир.
В состав инвентаризационной комиссии, помимо материально ответственных лиц, обычно включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно. При проведении инвентаризации склада №46, в инвентаризационную комиссию входили: начальник отдела внутреннего аудита, 2 специалиста отдела внутреннего аудита, ведущий инженер спей отдела и материально-ответственное лицо.
Ошибкой аудитора будет проведение инвентаризации в отсутствие материально ответственных лиц. Если в результате проверки будет выявлена недостача материалов, то материально ответственное лицо может в последствии оспорить результаты инвентаризации и не признать факт недостачи. Такой ошибки, как отсутствие материально ответственного лица, отделом внутреннего аудита допущено не было.
Когда материально ответственное лицо отсутствует по уважительной причине, аудитор должен опечатать склад и приступить к инвентаризации только после выхода материально ответственного лица на работу.
Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо составляет отчет по приходу и отпуску материальных ценностей на дату инвентаризации в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, второй экземпляр - аудитору. Кроме того, председатель комиссии должен получить расписку у материально ответственных лиц в том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу производственных запасов, сданы в бухгалтерию и что никаких оприходованных или не списанных в расход материалов в их распоряжении нет.
Аналогичные расписки берутся с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение материалов или доверенности на их получение. После этого комиссия приступает к проверке наличия материальных ценностей путем взвешивания, пересчета или перемеривания.
Аудитору не следует самому подсчитывает и взвешивает материальные ценности и допускать чтобы счетный работник или материально ответственное лицо в это время производит соответствующие записи. Он должен следить за правильностью проведения работы и сам контролировать результаты проверки. Чтобы избежать недоразумений запись результатов ведет как аудитор так и материально ответственное лицо, периодически производя сверку указанных записей.
Результаты инвентаризации по каждому виду материалов были зафиксированы в инвентаризационных описях, которые составляются отдельно по местам нахождения или хранения ценностей и должностным лицам, ответственным за их сохранность. В описи материальные ценности отражаются по наименованию, виду, сорту, группе, номенклатурному номеру, в единицах измерения, принятых в учете, а также по фактическому наличию и по данным бухгалтерского учета.
Аудиторами не были включены в инвентаризационную опись материальные ценности, которые, по заявлению материально ответственного лица, якобы не принадлежат данной организации, а находятся временно у нее на хранении. По таким материалам комиссия должна составить отдельную опись, а затем путем встречной проверки выяснить, кому данные ценности принадлежат и почему хранятся на складе другой организации. Особое внимание при проверке комиссия обращает на номера, марки и наименования материалов. Во избежании случаев замены нового оборудования на бывшее в употреблении или более дорогостоящего на менее дорогое.
По данным инвентаризации составлены описи, которые были подписаны члены инвентаризационной комиссии, а материально ответственное лицо, кроме того, по каждой описи дал расписку примерно следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссией не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».
Оформленную опись аудитор передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.
Сличительные ведомости составляют только по тем ценностям, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный бухгалтер и материально ответственное лицо. Если установлены недостачи или излишки, то материально ответственное лицо представляет письменное объяснение.
Недостачи материальных ценностей сверх установленных норм убыли относятся на виновных лиц, а излишки подлежат оприходованию. Взаимозачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же материально ответственного лица по материальным ценностям одного и того же наименования.
Недостача материальных ценностей сверх норм убыли и потери ценностей, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены или во взыскании отказано судом, могут быть списаны предприятием на финансовые результаты.
О результатах инвентаризации инвентаризационной комиссией был отчет о проделанной работе Остатки по инвентаризационным ведомостям не соответствуют данным бухгалтерского учета практически по всем позициям, т.е. зафиксированы излишки и недостатки больше чем по 2/3 позициям. Задача отдела внутреннего аудита привести в соответствие данные инвентаризации с данными бухгалтерского учета по состоянию на последнюю отчетную дату. Поскольку фактические остатки зафиксированы по состоянию на 15 февраля, а уже закончился май, необходимо было по документам провести корректировку фактических остатков на последнюю отчетную дату по приходным и расходным документам. В настоящее время работниками отдела внутреннего аудита приведены в соответствие документальные остатки по складу №46.
Результаты выборочной инвентаризации показали, что идет несоответствие уже зафиксированных остатков скорректированных на последнюю отчетную дату с фактическим наличием, поэтому придется делать сплошную инвентаризацию всех материальных ценностей и на основе уже этой инвентаризации делать корректирующие проводки.
С 1июня, в течении 2- х недель проводилась сплошная инвентаризация по складу 46 -подшипники, под ревизию попало 375 наименований подшипников в количестве 10141 шт. Из них 23 наименования, в количестве 195 шт. в описи отсутствовали.
Была проверена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период: инвентаризационные описи, акты инвентаризации, протоколы инвентаризационных комиссий. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты.
Результаты инвентаризации должны отражаться на счетах бухгалтерского учета следующими записями:
Таблица № 14
|
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Корреспонденция счетов |
||
|
Дебет |
Кредит |
|||
|
1 |
На сумму взаимозачета излишков и недостач. |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
201-208 |
|
|
2 |
На сумму излишков материальных ценностей. |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
727 «Прочие доходы от неосновной деятельности» |
|
|
3 |
На сумму недостачи материальных ценностей независимо от причин ее возникновения. |
334 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
|
|
4 |
На сумму недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли. |
126 «Незавершенное строительство», 821 «Общие и административные расходы» и др. |
334 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
|
|
5 |
На сумму недостач сверх норм убыли, потери от порчи ценностей, а также хищение ценностей при отсутствии конкретных виновников и в случае отказа судом во взыскании с материально ответственных лиц вследствие необоснованных исков. |
821 «Общие и административные расходы» |
334 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
2.2.3 Проверка операций по движению товарно-материальных запасов на складе
В понятие «движение» входит поступление, внутренние перемещения и потребление или реализация товарно-материальных запасов на сторону.
Основная задача проверки операций по поступлению товарно-материальных запасов - проверка полноты и своевременности оприходования поступающих материальных ценностей.
Основные каналы поступления:
От поставщиков на основе договора поставки.
Приобретение за наличный расчет через подотчетных лиц.
Из собственного производства.
Безвозмездная передача.
Приобретение от физических лиц за наличный расчет.
Проверка операций по поступление товарно-материальных запасов включает:
Соблюдение порядка и отчетов по доверенностям.
Проверка закупки материалов через подотчетных лиц. Своевременность оприходования, достоверность оправдательных документов.
Оприходование от собственного производства. Правильность их оценки.
Материалы в пути:
реальность их стоимости;
проверка утрат грузов, по которым не были предъявлены претензии;
поступившие, но не оприходованные.
Нарушение порядка оприходования и списания товарно-материальных запасов приводит к хищению продукции, а также излишков сырья, из которых затем изготавливают неучтенную продукцию или же реализуют их без отражения операций в учете с целью сокрытия доходов от налогообложения и присвоение полученных средств.
Аудиторы, проверяя состояние учета движения материальных ценностей на складе №46, особое внимание уделяют достоверность записей и правильность составления ведомости учета движения материалов по первичным документам на прием и отпуск материалов.
Одним из важных направлений работы внутреннего аудита является анализ производственных запасов, определения обеспеченности предприятия предметами труда для осуществления его бесперебойной деятельности.
Для анализа запасов материальных ценностей используют карточки складского учета, оборотные (сальдовые) ведомости и инвентаризационные описи, а также первичные документы. Непосредственно по первичным документам отдел внутреннего аудита осуществляет предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.
Проверка документов на поступление и оприходование материалов
При осуществлении контроля за правильностью и своевременностью документального оформления хозяйственных операций, связанных с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, выясним, какая первичная документация применяется на ТОО «Гелиос» .На предприятии все хозяйственные операции связанные с движением товарно-материальных ценностей, оформляются формами, утвержденными Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 19 марта 2004 года N 128 «Об утверждении типовых форм первичных документов». Для наглядности составим формы первичных документов в виде таблицы (см. Таблицу № 17).
Таблица № 15.
Табель (перечень) специализированных форм первичных учетных документов, применяемых на ТОО «Гелиос»
|
№ п/п |
Номер формы |
Наименование формы |
Дата утверждения формы |
|
|
1 |
ТМЗ-1 |
Доверенность |
Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 19 марта 2004 года N 128 «Об утверждении типовых форм первичных документов» |
|
|
2 |
ТМЗ-4 |
Акт о приемке товарно-материальных запасов |
||
|
3 |
ТМЗ-7 |
Ведомость учета остатков товарно-материальных запасов на складе |
||
|
4 |
ТМЗ-5 |
Карточка складского учета |
||
|
5 |
ТМЗ-3 |
Приходный ордер |
||
|
6 |
ТМЗ-2 |
Журнал учета выданных доверенностей |
Поступление материалов на проверяемом предприятии начинается с заключения договора, в которых определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции. Контроль, за выполнением условий договоров, своевременным поступлением и оприходованием материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки. В ведомости отмечают выполнение условий договоров о поставке материалов по ассортименту, их количеству, цене, срокам отгрузки и др.
Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счет-фактуры, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На складе счет-фактура поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования товарно-материальных запасов. После заполнения счет-фактуру передают кладовщику для приемки материалов. При поступлении товарно-материальных запасов от поставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на ТОО «Гелиос» выписывается приемный акт на все количество поступаемого груза. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счет-фактуры.
Хорошо зная принятый порядок оформления бухгалтерскими документами поступающих на предприятие производственных запасов, аудитор должен проверить полноту их оприходвания и правильность при этом бухгалтерских записей.
Обычно контроль за оприходованными ценностями осуществляется путем анализа расчетных документов, поступающих от поставщиков. К таким документам относят платежные требования, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, сертификатами, качественными удостоверениями и т.д.). Прибывшие на предприятие ценности должны своевременно приходоваться на соответствующий склад или, если они сразу же переданы в цех, оформляться как поступившие на склад и отпущенные затем в цех, о чем в документах делается специальная отметка. В этом случае работник склада подтверждает наличие и передачу в цех материальных ценностей.
Одновременно по этим же документам аудитор проверяет правильность записей на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций по оприходованию материалов.
Материалы поступают от поставщиков, от ликвидации основных средств, от собственной выработки, от брака в производстве, от подотчетных лиц и по другим каналам.
При этом делаются следующие бухгалтерские записи:
Таблица № 16
|
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Корреспонденция счетов |
||
|
Дебет |
Кредит |
|||
|
1 |
На стоимость материалов (без НДС) поступивших от поставщиков |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
671 «Счета к оплате» |
|
|
2 |
От собственной выработки |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
900 «Основное производство», 910 «Полуфабрикаты собственного производства», 920 «Вспомогательные производства» |
|
|
3 |
От брака в производстве |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
938 субсчет брак в производстве «Прочие» |
|
|
4 |
От подотчетных лиц |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
333 «Задолженность работников и других лиц» |
|
|
5 |
На сумму НДС, включенные в налоговые счета-фактуры поставщиков, состоящих на учете по НДС |
331 «НДС к возмещению» |
671 «Счета к оплате» |
Не принимаются к зачету по НДС (не относятся в дебет счета 331) суммы НДС по поступившим ценностям, если отсутствуют налоговые счета-фактуры, а также суммы НДС, уплаченные (подлежащие уплате) поставщиками, не состоящим на учета по НДС в РК. Эти суммы НДС подлежат отнесению на затраты.
В ходе документальной проверки операций по приходу материальных ценностей отдел внутреннего аудита установил что: соблюдаются правила количественной и качественной приемки; правильно составляются акты приемки и приходные ордера; не своевременно представляется в главную бухгалтерскую отчетность по материалам со складов, а также оправдательные документы от подотчетных лиц; списаны недостачи материалов на складе, выявленных в вследствие расхождений с сопроводительными документами поставщиков.
При проверке правильности ведения журнала учета поступающих грузов выясняют, используется ли этот журнал для контроля поступления и оприходования материальных ценностей; передаются ли оперативным работникам расчетно-платежные документы для их акцепта в соответствии с договорами на поставку материалов; имеются ли расписки должностных лиц в получении транспортных и сопроводительных документов для контроля прибытия иногородних грузов; делаются ли отметки с указанием количества и даты документа на прием и оприходование материалов; указываются ли в журнале даты и номера запросов о розыске грузов, не поступивших в установленные сроки.
При проверке полноты и своевременности оприходования поступивших материальных ценностей аудиторы не выявили нарушений. Сравнивая даты и номера документов, наименование, единицы изменения, количество, цены и стоимость материалов, показанные в приходных ордерах складов и в карточках складского учета, с данными счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и других сопроводительных документов поставщиков, расхождений найдено не было.
В случае выявления каких-либо расхождений аудитор делает встречную проверку у поставщиков или запрашивает копии расчетно-платежных и других сопроводительных документов. Ему следует обратить внимание на оприходование материальных ценностей в соответствующих единицах изменения и в размерах их фактического приема.
Отделом внутреннего аудита были проверены правильность составления корреспонденции счетов, когда поступающие товарно-материальные запасы не оприходованы, а отмечены на другие счета.
По неотфаткуроаванным поставкам материалов отделом внутреннего аудита были проверены приемные акты, полнота оприходования ценностей, правильность установления цен, их стоимости и записи в ЖО№6 по кредиту счета 671 «Счета к оплате», а также правильности корректировки этих записей после получения счетов-фактур и других документов поставщиков.
Поступившие в отчетном месяце неотфактурованные материальные ценности, по которым поставщики не предъявили к оплате счетов-фактур, отражаются в ЖО №6 по условной оценке раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета ставится буква «Н» (неотфактурованные). В следующем месяце, по поступлении счетов, эти записи сторнируются с одновременным оприходованием материалов по фактической их себестоимости на основании расчетных документов поставщиков.
Также отделом внутреннего аудита проверяются материалы, находящиеся в пути, то есть оплаченные, но еще не прибывшие к концу отчетного года грузов.
Иногда допускаются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями выявленных при приемке материалов недостач, различных претензионных сумм по расчетам с поставщиками, дебиторской задолженности за оплаченные и длительное время не оприходованные (а под час и похищенные) ценности. Поэтому объектами аудиторского контроля должны стать учетные записи в журнале-ордере № 6 в части расчетов за оплаченные материальные ценности, находящиеся в пути. Проверяя операции по отпуску материальных ценностей со складов предприятия на изготовление готовой продукции, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов отдел внутреннего аудита должен проверить правильность нормирования материалов и их отпуск по установленным лимитам.
Ежедневный расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды оформляют лимитно-заборными картами. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №___» и уменьшают остаток лимита. Неиспользованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без оформления каких-либо дополнительных документов.
Внутри предприятия, для учета движения материалов, используют однострочные или многострочные накладные на внутреннее перемещение материалов.
Материалы, отпущенные сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенные за пределами, оформляются накладными на отпуск материалов на сторону.
Проверка правильности списания материальных ценностей осуществляется с помощью лимитно-заборных карт, накладных, требований и других оправдательных документов на отпуск материалов, ведомостей учета движения материалов, карточках складского учета, оборотных и сальдовых ведомостей и других учетных регистров.
На основе изучения документов и учетных записей по операциям отпуска материалов на изготовление готовой продукции отдел внутреннего аудита установил:
1. лимитируется расход сырья и материалов на выпуск готовых изделий;
2. потребность в материалах выше чем определена по действующим нормам;
3. не своевременно вносятся изменения в нормы расходов материалов в связи с износом оборудования;
4. используется отпущенные по лимиту материалы на исправление брака.
На счетах бухгалтерского учета должны делаться следующие бухгалтерские записи по отпуску материальных ценностей со складов на различные цели:
Таблица № 17
|
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Корреспонденция счетов |
||
|
Дебет |
Кредит |
|||
|
1 |
На стоимость материалов, отпущенных основному и вспомогательному производствам, социальной сфере и на исправление брака |
901, 911, 921, 931 «Материалы» |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
|
|
2 |
На стоимость материалов, израсходованных на ремонт и содержание зданий, сооружений и оборудования общехозяйственного назначения и управления |
821 «Общие и административные расходы» |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
|
|
3 |
Расход материалов на ликвидацию последствий чрезвычайных ситуаций (землетрясение, сель, наводнение, пожар и т.д.) |
861, 862, 863 подраздела 86 «Доходы (убытки) от чрезвычайных ситуаций и прекращенных операций» |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
|
|
4 |
На стоимость материальных ценностей, отпущенным дочерним (зависимым) организациям |
321, 322, 323 подраздела 32 «Дебиторская задолженность дочерних (зависимых) организаций» |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
|
|
5 |
На стоимость материальных ценностей, переданных в качестве вкладов в уставные фонды дочерних, зависимых и совместно контролируемых юридических лиц |
141, 142, 143, 144 подраздела 14 «Инвестиции» |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
|
|
6 |
На стоимость материалов, переданных в переработку |
207 «Материалы, переданные в переработку» |
201-208 подраздела 20 «Материалы» |
Проверка правильности оценки материальных ресурсов, списанных на издержки производства
МСФО 2 позволяет применять различные формулы расчета для различных групп запасов, если характер одних групп отличается от других. Оценка запасов при их списании на производство или продажу может осуществляться одним из следующих способов: путем идентификации индивидуальных затрат; первое поступление - первый выпуск (ФИФО); по средневзвешенной стоимости. Метод ЛИФО исключен из состава методов оценки запасов при их списании на производство или продажу. Считается, что его применение искажает балансовые показатели.
Из указанных вариантов оценки ТОО «Гелиос» выбирало по средней себестоимости и указало в учетной политике самостоятельно. Поэтому надо проверить обоснованность, полезность для управления и правильность использования выбранного в учетной политике варианта оценки материальных ресурсов.
Аудитору обязательно следует проверить, какой метод оценки материалов отражается в приказе по учетной политике предприятия.
В своей работе отдел внутреннего аудита сталкивается с фактами выпуска и реализации неучтенной продукции.
Неучтенная продукция - фактически выпущенная и реализованная (иногда даже через торговые организации, фирмы) продукция, которая по бухгалтерским документам данного предприятия не значится выпущенной, а на торговой фирме не значится проданной. Для ее изготовления создают излишки сырья.
Соответствующую проверку можно сделать выборочно. Она также позволит убедится в соблюдении действующих норм расхода и соответствии этих норм современному уровню технологии и организации производства, что является определенной гарантией предупреждения излишков сырья для выпуска неучтенной, так называемой «левой», продукции.
2.3 Аудит незавершенного производства
При проверке незавершенного производства аудитору следует иметь в виду, что международные стандарты бухгалтерского учета подразделяют бухгалтерский учет на финансовый и управленческий. В связи с этим казахстанские бухгалтерские стандарты, созданные на основе международных стандартов, и Типовой план счетов бухгалтерского учета предусматривает создание двух бухгалтерий: финансовой и управленческой.
В управленческой бухгалтерии ТОО «Гелиос» ведутся счета подразделов: 90 «Основное производство», 91 «Полуфабрикаты собственного производства», 92 «Вспомогательные производства», 93 «Накладные расходы». Остальные счета ведутся в финансовой бухгалтерии.
Для составления баланса и другой отчетности в конце каждого отчетного периода из управленческой бухгалтерии в финансовую передаются остатки незавершенного производства. Для учета стоимости незавершенного производства в финансовой бухгалтерии предусмотрены следующие счета подраздела 21 «Незавершенное производство»: 211 «Основное производство», 212 «Полуфабрикаты собственного производства», 213 «Вспомогательные производства». Передача остатков незавершенного производства из управленческой в финансовую бухгалтерию отражается по дебету счетов: 211 «Основное производство», 212 «Полуфабрикаты собственного производства», 213 «Вспомогательные производства» соответственно с кредита счетов: 900,910, 920.
В начале следующего отчетного периода стоимость незавершенного производства, ученная на счетах 211- 214 подраздела 21, передается в управленческую бухгалтерию: дебет счетов: 900 «Основное производство», 910 «Полуфабрикаты собственного производства», 920 «Вспомогательные производства», кредит счетов 211-214 подраздела 21 «Незавершенное производство».
Отделом внутреннего аудита данные по статье «Незавершенное производство» были сопоставлены с главной книгой, сложены остатки по указанным выше счетам.
Согласно приказа №23 от 31.01.05г. в период с 01.02.05г по 05.03.05г проведена инвентаризация незавершенного производства и ТМЦ заготовительных цехов.
Все данные внесены в инвентаризационные ведомости переведены в денежное выражение, сведены в единую ведомость и на основании которой составлена сличительная ведомость. По фактическому состоянию объем незавершенного производства в денежном выражении составил 48808 тыс. тенге, а по бухгалтерскому учету - 104943тыс. тенге. Из 193 заказов, числящихся в бухгалтерском учете, фактически в наличии 31 заказ на сумму 23834 тыс. тенге. Сличительная ведомость передана в главную бухгалтерию.
В процессе инвентаризации вспомогательного незавершенного производства, в цехе №6 обнаружено 1868 кг бронзы ( втулки и литники), предназначенной для текущего ремонта, которая не учтена в бухгалтерском учете. Так же на территории завода, в районе открытого склада спецотдела, обнаружены крупногабаритные, покупные поковки (около 300 шт.), не состоящие на бухгалтерском учете. По заданию инвентаризационной комиссии, описание данных поковок осуществляется мастером цеха № 4, по завершению они будет оприходованы на склад.
Остатки незавершенного производств на предприятиях с единичным (индивидуальным) характером производства оценивают и отражают в балансе по фактическим производственным затратам. В массовом и серийном производстве его можно оценивать и отражать в балансе по нормативной (плановой) производственной себестоимости, тогда все отклонения от норм производственных затрат списываются на себестоимость готовой продукции.
Если на предприятии внедрен производственный учет по системе «директ-костинг», когда исчисляется неполная калькуляция продукции, а сокращенная (частичная), то остатки незавершенного производства оцениваются по фактическим либо нормативным (плановым) производственным затратам без доли условно-постоянных расходов, учитываемых на счетах 821 «Общие и административные расходы», 831 «Расходы в виде вознаграждения», 811 «Расходы по реализации готовой продукции (товаров, работ, услуг).
2.4 Аудит готовой продукции и товаров
В соответствии с приказом от 18.11.03 г. №180 отделом внутреннего аудита проводится инвентаризация готовой продукции. Проверкой были охвачены цеха №, № 1,2,3,4,5,6,11,21,23, 12,13, а также склады №47 и №48 и отрытая площадка. В результате проверки установлено, что на заводе практически отсутствует учет готовой продукции, особенно это касается старых заказов. На складах в хаотичном беспорядке расположены узлы и фрагменты готовой продукции вперемежку с покупными материалами а так же с материалами ПДО. На складе №47 имелись случаи хранения, так называемой, готовой продукции без маркировки (в период проверки произведена маркировка). При проверке обнаружено, что под видом готовой продукции хранятся полуфабрикаты (поковки болтов), и т.д., не законченные детали и изделия (шатун в цехе №23). Все это приводит к искажению финансовой отчетности, т.е. завышаются фактические остатки готовой продукции. Наряду с этим били обнаружены нигде не учтенные готовые изделия и незаконченные детали и узлы машин а также запасные части и другие ценности. На открытой площадке хранятся крупные узлы от дорогостоящих машин. Комплектность машин определить затруднительно в связи с тем, что узлы и детали хранятся в ящиках, большинство из которых вскрыты, упаковочные листы отсутствуют, визуально частично разграблены. Комиссией по результатам проверки составлена предварительная инвентаризационная опись готовой продукции, согласно которой прослеживается наличие остатков готовой продукции по трем видам учета - по данным маркетинга, по данным бухгалтерского учета и по данным инвентаризации. Зачастую все три показателя не совпадают ни по количеству, ни по сумме. Однако по ряду позиций эта опись требует уточнений со стороны комиссии и естественно будет уточнена, после чего подписана всеми материально-ответственными лицами. По комплектации крупных машин следует составить дефектные ведомости на каждую машину и получить достоверное представление о том можно ли считать машины готовой продукцией, возможной к реализации.
Проверяется правильность осуществления записей на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с отгрузкой и реализацией продукции.
Таблица № 18.
|
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Корреспонденция счетов |
||
|
Дебет |
Кредит |
|||
|
1 |
Отпущена (отгружена) со склада по приказам-накладным готовая продукция по фактической себестоимости |
801 |
221 |
|
|
2 |
Предъявлены покупателям налоговые счета-фактуры и платежные требования-поручения: |
|||
|
По договорным ценам |
301 |
701 |
||
|
Налог на добавленную стоимость |
301 |
633 |
||
|
3 |
Поступила оплата от покупателей за отгруженную (отпущенную) продукцию: |
|||
|
По расчетам за прошлые месяцы |
441 |
301 |
||
|
За текущий месяц |
441 |
301 |
||
|
4 |
Оплачен НДС в бюджет (условно, без учета НДС, отнесенного в зачет по полученным от поставщиков материалам, работам, услугам) |
633 |
441 |
|
|
5 |
В конце года (условно) сумма доходов от реализации готовой продукции и расходы по реализации продукции (соответственно счета 701 и 801) списываются на счет итогового дохода (убытка): |
|||
|
Учетная сумма доходов от реализации продукции |
701 |
571 |
||
|
Учетная сумма расходов от реализации продукции |
571 |
801 |
В условиях формирования рыночных отношений в РК с целью ускорения реализации произведенной продукции предприятия практикуют передачу производимой ими продукции на реализацию на консигнационной основе. Для учета операций по реализации продукции на консигнационной основе к счету 221 «Готовая продукция» открываются следующие субсчета:
221-1 «Готовая продукция на складах предприятия», на котором учитывают готовую продукцию, хранящуюся на складах, предназначенную для реализации;
221-2 «Готовая продукция, переданная на консигнацию», на котором учитывают готовую продукцию, переданную на консигнацию по отпускной стоимости до момента ее реализации полностью или частями в связи с невозможностью реализации.
В результате применения этих субсчетов в учете реализации продукции у консигнатора появится возможность точно отразить в учете фактическую себестоимость отпущенной для реализации продукции, сумму предполагаемого дохода и НДС, если реализации продукции состоится.
Аудитору следует проверить правильность произведенных записей на счетах бухгалтерского учета по операциям реализации продукции в порядке консигнации.
Таблица № 19.
|
№ п/п |
Содержание хозяйственных операций |
Корреспонденция счетов |
||
|
Дебет |
Кредит |
|||
|
1 |
В соответствии с договором предприятие-консигнант передало для реализации предприятию-консигнатору готовую продукцию для реализации ее по фактической себестоимости |
221-2 |
221-1 |
|
|
2 |
Консигнатор полностью реализовал продукцию, переданную ему для реализации, по договорной стоимости отпущенной и реализованной продукции |
301 |
701 |
|
|
3 |
На сумму НДС, по переданной и реализованной готовой продукции |
301 |
633 |
|
|
Консигнатор полностью перечислил консигнанту стоимость реализованной продукции, переданной ему на консигнацию |
||||
|
4 |
Деньги поступили на расчетный счет консигнанта |
441 |
301 |
|
|
5 |
Списывается фактическая себестоимость реализованной продукции |
801 |
221-2 |
|
|
6 |
Оплачен НДС в бюджет |
633 |
441 |
|
|
7 |
В конце года закрываются счета доходов и расходов: |
|||
|
На сумму доходов от реализации |
701 |
571 |
||
|
На сумму расходов от реализации |
571 |
801 |
Если консигнатором возвращается части готовой продукции, то производятся расчеты стоимости готовой продукции, суммы дохода (наценки) и суммы НДС в цене товара.
При завершении проверки учета товарно-материальных запасов аудитор должен проверить операции связанные с учетом товаров, приобретенных для продажи.
Таблица № 20.
|
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Корреспонденция счетов |
||
|
Дебет |
Кредит |
|||
|
1 |
Стоимость приобретенных товаров |
222 «Товары приобретенные» |
671 «Счета к оплате» |
|
|
2 |
Оплата счетов-фактур за поступившие товары |
671 «Счета к оплате» |
441 «Деньги на текущих, корреспондентских счетах в национальной валюте» |
|
|
3 |
Сумма НДС, отраженная в счете-фактуре по поступившим и оплаченным товарам (принимается в зачет) |
633 «НДС» |
331 «НДС к возмещению» |
|
|
4 |
Стоимость отпущенных или отгруженных покупателям товаров, расчетные документы за которые предъявлены ими либо уже оплачены |
801 «Себестоимость реализованной готовой продукции (товаров, работ, услуг» |
222 «Товары приобретенные» |
|
|
Предъявлены счета-фактуры за отгруженные покупателям товары приобретенные: |
||||
|
5 |
на договорную стоимость товаров |
301 «Счета к получению» |
701 «Доход от реализации готовой продукции (товаров, работ, услуг)» |
|
|
6 |
На сумму НДС |
301 «Счета к получению» |
633 «НДС» |
|
|
7 |
Стоимость оплаченных товаров, оставшихся на конец месяца в пути (не прибывших), в конец месяца (без оприходования этих товаров на склад) |
222 «Товары приобретенные» |
671 «Счета к оплате» |
|
|
В начале следующего месяца эти суммы сторнируются и числятся в текущем учете как дебиторская задолженность на счете334 «Прочая дебиторская задолженность» |
||||
