Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

В зависимости от экономической роли в процессе производства затраты делят на основные и накладные. Основными называются затраты, непосредственно связанные с технологическим процессом производства.

Накладные затраты образуются в связи с организацией, обслуживанием и управлением производством. Затраты отражают, сколько и каких ресурсов использовано, и эти затраты всегда соотносятся с конкретными задачами, целями.

Себестоимость продукции отражает затраты предприятия на производство и сбыт продукции, выраженные в денежном измерении. Кроме того, в себестоимости, как в обобщенном экономическом показателе находят свое отражение все стороны деятельности предприятия - степень технологического оснащения производства и освоения технологических процессов, уровень организации производства и труда, степень использования производственных мощностей, экономичность использования материальных и трудовых ресурсов и другие условия и факторы, характеризующие производственно-хозяйственную деятельность.

Структура затрат ООО "Блиц" представлена в таблице 5.

Таблица 5 - Динамика структуры затрат ООО " Блиц" за 2011-2013 гг.

Элементы затрат	Сумма тыс. руб.	Структура,%	Отклонения
	2011	2011	2013	2011	2012	2013	2013 от 2011 (+/-)	2013 в % к 2011
Материальные затраты	43313	51684	53808	62,7	66,5	62,3	10495	124,23
Заработная плата	16800	16914	20944	24,3	21,8	24,2	4144	124,67
Отчисления во внебюджетные фонды	5040	5074	6283	7,3	6,5	7,3	1243	124,67
Амортизация основных средств	3823	3963	5305	5,5	5,1	6,1	1482	138,77
Прочие расходы	110	48	86	0,2	0,1	0,1	-24	78,19
Итого по элементам затрат	69086	77683	86426	100	100	100	17340	125,10

Из таблицы видно, что доля материальных затрат за 3 года увеличилась в 2013 году по сравнению с 2011 годом на 24,2%. Рост затрат наблюдается по всем статьям. Максимальную долю в общей структуре затрат занимают материальные затраты. Их доля в 2013 году составила 62,3%, что на 10495 тыс. руб. больше чем в 2011 году. Заработная плата в общей структуре затрат занимает в 2013 году 24,2%.Рост заработной платы составил в 2013 году в сравнении с аналогичным показателем 2011 года 4144 тыс. руб. или 24,7%. Амортизационные отчисления увеличились в 2013 году по сравнению с данными 2011 года на 1482 тыс. руб. Рост затрат на предприятии объясняется ростом производства в целом и в связи с ростом цен как на сырье и материалы, так и на потребляемые энерго- и водо ресурсы.

Сумма полученной прибыли отражает конечные финансовые результаты деятельности любого предприятия.

Прибыль - это часть чистого дохода, созданного предприятием в процессе производства и реализованного в сфере обращения. Только после продажи продукции чистый доход принимает форму прибыли.

На размер прибыли оказывают влияние не только объем произведенной и реализованной продукции, но и ее качество, ассортимент, уровень себестоимости, пени, штрафы и неустойки как уплаченные, так и полученные, различные списания сумм на убытки и т.д. Анализ показателей прибыли предприятия представлен в таблице 6.

Таблица 6 - Оценка показателей прибыли ООО "Блиц" за 2011-2013 гг. (тыс. руб.)

Показатели	2011	2012	2013	Отклонение 2013 от 2011(+; -)	2013 в % к 2011
Прибыль (убыток)от продаж	3710	2934	5949	2239	160,35
в том числе : от переработки пластмасс	1705	1320	2325	620	136,37
от оптовой торговли	437	316	1098	661	251,26
от розничной торговли	368	228	562	194	152,72
Прочие доходы	3115	3610	4642	1527	149,02
Прочие расходы	4081	4472	6428	2347	157,51
прибыль до налогообложения	2744	2072	4163	1419	151,72



Данные таблицы показывают, что предприятие стабильно получает прибыль от всех осуществляемых ею видов деятельности. Прибыль от продаж в 2013 году составила 5949 тыс. руб., что превышает показатель 2011 года на 2239 тыс. руб. или 60,3%. Прибыль от переработки пластмасс в 2013 году увеличилась по сравнению с 2011 годом на 620 тысяч рублей. Прибыль от производства посуды из продуктов переработки так же в 2013 году превышает аналогичный показатель 2011 года. Это превышение составило 661 тыс. руб. или 151,3%. На прибыль до налогообложения свое влияние оказывают и прочие доходы и расходы. Их показатель то же имеет тенденцию роста.

Для того чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность, оно должно иметь необходимые средства.

Все средства по видам и размещению делятся на оборотные и внеоборотные активы.

Оборотными признаются активы, которые сравнительно быстро переносят свою стоимость на затраты.

К оборотным активам относятся запасы, дебиторская задолженность в том числе покупатели и заказчики, краткосрочные финансовые вложения, денежные средства.

К внеоборотным активам относятся активы организации, которые используются в течении длительного времени для извлечения прибыли. Это основные средства, нематериальные активы, незавершенное строительство, долгосрочные финансовые вложения, а также отложенные налоговые активы.

Важнейшей частью общего анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия является анализ рентабельности.

К основным показателям этого блока, относятся рентабельность авансированного капитала и рентабельность собственного капитала.

Могут быть рассчитаны и другие аналогичные показатели.

Анализ финансового состояния предприятий осуществляется в основном по данным годовой и квартальной бухгалтерской отчётности и в первую очередь по данным бухгалтерского баланса.

Состав имущества ООО "Блиц" представлен в таблице 7.

Таблица 7 - Динамика состава имущества предприятия ООО "Блиц" за 2011-2013 гг. (тыс. руб.)

Виды имущества	2011	2012	2013	Отклонения (+;-) 2013 от 2011	2013 в % к 2011
Внеоборотные активы	55249	58110	69308	14059	125,45
Оборотные активы, в т.ч.:	7698	9963	11417	3719	148,32
запасы	4769	6135	6980	2211	146,4
дебиторская задолженность	1679	1028	1492	-187	88,87
денежные средства	1250	2800	2945	1695	235,6
Итого	62947	68073	80725	17778	128,25

Из данных таблицы видно, что на предприятии произошли существенные изменения с активами. Так общая стоимость имуществ предприятия за три года увеличилась на 28,2% и в 2013 году составила 80725 тыс. руб. Внеоборотные активы увеличились с 55249 тыс. руб. в 2011 году до 69308 тыс. руб. в 2013 году. Данное увеличение произошло за счет увеличения стоимости основных средств. Оборотные активы в 2013 году превысили показатель 2011 года на 3719 тыс. руб. или 48,3%.

Денежные средства для предприятия являются неотъемлемой частью его имущества.

Денежные средства - это наиболее ликвидная категория активов, которая обеспечивает предприятию наибольшую степень ликвидности, а следовательно, и свободы выбора. Денежные средства представляют собой начало и конец производственно-коммерческого цикла. Деятельность предприятия, направленная на получение прибыли (т.е. хозяйственная деятельность), требует, чтобы денежные средства переводились в различные активы (т.е. в различные виды запасов), которые в свою очередь, обращаются в дебиторскую задолженность как часть процесса реализации. Результаты деятельности считаются окончательными и достигнутыми, когда процесс инкассирования приносит поток денежных средств на предприятие, на основе которых мог бы начаться новый цикл, который, как ожидается, со временем принесет прибыль.

Динамика движения денежных средств представлена в таблице 8.

Таблица 8 - Динамика движения денежных средств ООО "Блиц" за 2011-2013 гг. (тыс. руб.)

Показатели	2011	2012	2013	Отклонения (+;-) 2013 от 2011	2013 в % к 2011
Остаток денежных средств на начало года	1680	1250	2800	1120	166,67
Поступило денежных средств всего	100510	104866	116880	16370	116,29
в т.ч. выручка от продаж	72796	80617	92375	19579	126,90
Кредиты и займы	14630	14457	13725	-905	93,82
Дивиденды и проценты	1868	2200	2480	612	132,77
Прочие поступления	11216	7592	8300	-2916	74,01
Направлено денежных средств всего	100940	103316	116735	15795	115,65
В т.ч. на оплату за приобретенное сырье	43313	51684	53808	10495	124,23
На оплату труда	16800	16914	20944	4144	151,77
Отчисления во внебюдж. Фонды	5000	4980	6113	1113	122,26
На расчеты с бюджетом	12305	14650	15210	2905	123,61
Сдано в банк из кассы организации	4711	2900	8740	4029	185,53
Прочие выплаты и перечисления	18811	12188	11920	-6891	63,37
Остаток денежных средств на конец года	1250	2800	2945	1695	235,60

Данные таблицы показывают, что на предприятии проходит большое количество денежных средств. Так в 2013 году поступило 116880 тыс. руб., что больше чем в 2011 году на 16370 тыс. руб., направлено денежных средств по различным направлениям в 2013 году 116735 тыс. руб., что превышает показатель 2011 года на 15,6%.

Необходимым элементом в деятельности любого предприятия являются запасы. Запасы это материальные ценности, оборотные средства в виде сырья и материалов, топлива, полуфабрикатов, не используемых в данный момент в производстве, хранимые на складах и предназначенные для дальнейшего использования. Анализ этого показателя баланса необходим для получения информации о наличии необходимых для бесперебойной работы предприятия запасов.

Динамика и структура запасов предприятия представлена в таблице 9.

Таблица 9 - Состав и структура запасов ООО "Блиц" за 2011-2013 гг.

Виды запасов	2011	2012	2013	Отклонения 2013 от 2011 (+/-)	2013 в % к 2011
	сумма т. руб.	уд. вес,%	Сумма т. руб.	уд. вес,%	сумма, т. руб.	уд. вес,%
сырье и материалы	1669	35,0	2770	37,0	3110	44,6	1441	186,34
готовая продукция	1011	21,2	1300	21,2	1412	20,2	401	139,67
товары отгруженные	996	20,8	1040	17,0	1410	20,2	414	141,57
прочие запасы	1093	22,9	1025	16,8	1048	15,0	-45	95,89
Итого	4769	100	6135	100	6980	100	2211	146,37

Данные таблицы показывают, что предприятие имеет достаточно запасов для осуществления бесперебойной деятельности. Общая стоимость запасов в 2013 году увеличилась в сравнении с данными 2011 года на 2211 тыс. руб. или 46,4%. Сырье и материалы занимают 44,6% в общей сумме запасов. Стоимость готовой продукции в 2013 году превысила показатель 2011 года на 401 тыс. руб.

Одним из показателей, составляющих оборотные активы, является дебиторская задолженность.

Условием обеспечения финансовой устойчивости организации является превышение суммы дебиторской задолженности над суммой кредиторской задолженности.

Дебиторская задолженность - представляет собой имущественные требования организации к юридическим и физическим лицам, которые являются ее должниками.

Дебиторскую задолженность можно рассматривать в трех смыслах: во-первых, как средство погашения кредиторской задолженности, во-вторых, как часть продукции, проданной покупателям, но еще не оплаченной и, в-третьих, как один из элементов оборотных активов, финансируемых за счет собственных либо заемных средств.

Структура и динамика изменения дебиторской задолженности предприятия представлена в таблице 10.

Таблица 10 - Структура и динамика дебиторской задолженности ООО "Блиц" за 2011-2013гг.

Виды дебиторской задолженности	2011	2012	2013	Отклонения 2013 от 2011 (+/-)	2013 в % к 2011
	сумма т.руб.	уд. вес,%	суммат. руб.	уд. вес, %	сумма, т.руб.	уд. вес, %
Краткосрочная задолженность	1472	87,7	832	80,9	1321	88,5	-151	89,75
Долгосрочная задолженность	207	12,3	196	19,1	171	11,5	-36	82,61
Итого	1679	100	1028	100	1492	100	-187	88,87

Данные таблицы показывают, что за три года на предприятии сумма дебиторской задолженности снижена. В 2013 году она составила 1492 тыс. руб., что на 187 тыс. руб. меньше, чем в 2011 году. Максимальную долю в структуре дебиторской задолженности занимает краткосрочная задолженность, погашение которой ожидается в течение года после отчетной даты. В 2013 году она составила 88,5% или 1321 тыс. руб., что на 10,3% ниже, чем в 2011 году.

При оценке динамики имущества прослеживается состояние всего имущества в составе иммобилизованных активов (I раздел баланса) и мобильных активов (II раздел баланса - запасы, дебиторская задолженность, прочие оборотные активы) на начало и конец анализируемого периода, а также структура их прироста (снижения).

Предприятие не может увеличивать стоимость своего имущества без источников для их приобретения. Источники делятся на собственные и заемные. К собственным источникам относятся капитал и резервы (уставный капитал, резервный фонд, нераспределенная прибыль). К заемным относятся займы и кредиты. Состав и структуру источников образования имущества предприятия рассмотрим в таблице 11.

Таблица 11 - Динамика состава и структуры источников образования имущества предприятия ООО "Блиц" за 2011-2013 гг.

Источники образования имущества	2011	2012	2013	изменение
	тыс. руб.	уд. вес, %	тыс. руб.	уд. вес, %	тыс. руб.	уд. вес, %	2013 от 2011 (+;-)	2013к 2011 в %
Капитал и резервы	42400	67,4	43616	64,1	54000	66,9	11600	127,36
Краткосрочные пассивы, в т.ч.	5547	8,8	4457	6,5	4725	5,9	-822	85,19
кредиторская задолженность	4820	86,9	3945	88,5	3100	65,6	-1720	64,32
Долгосрочные обязательства	15000	23,8	20000	29,4	22000	27,2	7000	146,67
Итого	62947	100	68073	100	80725	100	17778	128,25

Данные таблицы говорят о том, что предприятию не достаточно собственных источников для увеличения стоимости основных производственных фондов. Предприятие постоянно пользуется заемными средствами. Так в 2013 году сумма долгосрочных обязательств увеличилась на 467% по сравнению с 2011 годом и составила 22000 тыс. рублей.

Сумма краткосрочных обязательств имеет тенденцию к снижению. Сумма кредиторской задолженности в 2011 году составляла 4820 тыс. руб. тыс. руб., что ниже показателя 2013 года на 35,7%.

Кредиторская задолженность представляет собой вид обязательств, характеризующих сумму долгов, причитающихся к уплате в пользу других лиц.

Кредиторская задолженность - задолженность организации другим организациям, индивидуальным предпринимателям, физическим лицам, в том числе собственным работникам, образовавшаяся при расчетах за приобретаемые материально-производственные запасы, работы и услуги, при расчетах с бюджетом, а также при расчетах по оплате труда.

Наиболее распространенный вид кредиторской задолженности - задолженность перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материально-производственные запасы, оказанные услуги и не оплаченные в срок работы.

Превышение суммы кредиторской задолженности над суммой дебиторской задолженности свидетельствует о том, что на предприятии осуществляется недостаток собственных источников финансирования.

Для того чтобы установить состояние дебиторской и кредиторской задолженности необходим анализ каждого вида задолженности отдельно.

Кредиторская задолженность может быть прекращена исполнением обязательства (в том числе зачетом), а также списана как невостребованная.

Анализ и структуру кредиторской задолженности представим в таблице 12.

Таблица 12 - Динамика и структура кредиторской задолженности ООО "Блиц" а 2011-2013 гг.

Вид задолженности	2011	2012	2013	изменение
	тыс. руб.	уд. вес, %	тыс. руб.	уд. вес, %	тыс. руб.	уд. вес, %	2013 от 2011 (+;-)	2013к 2011 в %
Перед поставщиками и подрядчиками	4658	96,6	3866	98,0	3029	97,7	-1629	83,00
Перед персоналом организации	19	0,5	24	0,6	26	0,8	7	136,85
Перед бюджетом	118	2,4	36	0,9	34	1,1	-84	28,82
Перед внебюджетными фондами	25	0,5	19	0,5	11	0,4	-14	44,00
Итого	4820	100	3945	100	3100	100	-1720	64,32

Из данных таблицы видно, что кредиторская задолженность уменьшается. Если в 2011 году этот показатель был равен 4820 тыс. руб., то в2013 году его значение стало равным 3100 руб., т.е. кредиторская задолженность снизилась на 35,7%.Это неплохой показатель деятельности предприятия. Задолженность перед поставщиками и подрядчиками занимает 97,7% в 2013 году, хотя этот вид задолженности уменьшился с 4658 тыс. руб. в 2011 году до 3029 тыс. в 2013 году. Снижена так же задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами.

Основными показателями эффективности использования основных производственных фондов является фондоотдача, фондоемкость, фондовооруженность.

Основные производственные фонды используются для извлечения прибыли предприятия в течении длительного времени. Это нематериальные активы, основные средства, доходные вложения в материальные ценности и прочие активы организации.

От эффективного их использования зависит конечный финансовый результат деятельности любого предприятия, а каждый руководитель предприятия заинтересован в получении максимум прибыли.

Фондоотдача, например, зависит от технического состояния, степени обновления и износа основных средств, а повышение фондоотдачи приводит при равных условиях к снижению суммы амортизационных отчислений и способствует повышению доли прибыли в цене оказываемых услуг. Основные показатели эффективности использования основных производственных фондов приведены в таблице 13.



Таблица 13 - Оценка эффективности использования основных производственных средств ООО "Блиц" за 2011-2013гг. (тыс. руб.)

Показатели	2011	2012	2013	Отклонения 2013 от 2011 (+/-)	2013 в % к 2011
Объем продукции	72796	80617	92375	19579	126,90
Среднегодовая стоимость основных производственных средств	52889	55415	66168	13279	125,11
Средняя стоимость материальных затрат	43313	51684	53808	10495	124,23
Среднесписочная численность, чел.	110	105	118	8	107,28
Прибыль (убыток) по налогообложения	2744	2072	4163	1419	151,72
Средняя величина активов	62947	68073	80725	17778	128,25
Фондоотдача	1,38	1,46	1,40	0,02	101,45
Выручка на 1 рубль затрат	1,68	1,56	1,72	0,04	102,38
Фондовооруженность	480,81	527,77	560,75	79,94	116,63
Производительность труда	661,79	767,78	782,84	121,05	118,30
Рентабельность	0,04	0,03	0,05	0,01	125,00

По таблице можно определить, что: в 2013 году выручка предприятия составила 92375 тыс. рублей. Фондоотдача в 2013 году увеличилась на 0,0,2 тыс. руб. в сравнении с 2011 годом. Выручка на рубль затрат в 2013 году возросла на 0,04 тыс. руб.

Как видно из таблицы фондовооруженность на предприятии за 2011 год составила 480,81 тыс. руб. на каждого работника, в 2013 году она стала 560,75 тыс. руб. т.е. фондовооруженность достаточно высока.

В 2013 году производительность труда увеличилась на 18,3% по сравнению с данными 2011 года. Все показатели говорят о том, что у предприятия достаточно основных производственных фондов для улучшения своих показателей.

В современных условиях основой стабильного положения предприятия служит его нормальное финансовое состояние. Только при этом условии оно способно управлять финансовыми ресурсами, эффективно их использовать, обеспечивая бесперебойный процесс производства и реализации продукции, работ, услуг. Финансовое состояние предприятия определяется по системе показателей.

Считается, что если уровень фактических финансовых коэффициентов хуже базы сравнения, то это указывает на наиболее болезненные места в деятельности предприятия, нуждающиеся в дополнительном анализе. Правда, дополнительный анализ может не подтвердить негативную оценку в силу специфичности конкретных условий и особенностей деловой политики предприятия.

Финансовые коэффициенты не улавливают различий в методах бухгалтерского учёта, не отражают качества составляющих компонентов. Наконец, они имеют статичный характер. Необходимо понимать ограничения, которые накладывают их использование, и относятся к ним как к инструменту анализа.

Анализ финансового состояния предприятия заканчивают комплексной его оценкой. При анализе финансового состояния своего предприятия после комплексной оценки разрабатывают мероприятия по улучшению финансового состояния, обращая особое внимание на разработку финансовой стратегии предприятия на перспективу и в ближайшие периоды.

Показатели характеризующие финансово-хозяйственную деятельность предприятия, приведены в таблице 14.

Таблица 14 - Оценка финансово - хозяйственных результатов деятельности ООО "Блиц" за 2011-2013 гг. (тыс. руб.)

Показатели	2011	2012	2013	Отклонения 2013 от 2011 (+/-)	2013 в % к 2011
Выручка от продаж	72796	80617	92375	19579	126,90
Себестоимость продукции	69086	77683	86426	17340	125,10
Валовая прибыль	3710	2934	5949	2239	160,35
Прибыль(убыток)от продаж	3710	2934	5949	2239	160,35
Прочие доходы	3115	3610	4642	1527	149,02
Прочие расходы	4081	4472	6428	2347	157,51
Прибыль до налогообложения	2744	2072	4163	1419	151,72
Чистые активы	1513	1658	3330	1817	220,10
Фонд потребления	21840	21988	14218	5387	124,67
ФОТ	16800	16914	20944	4144	124,67
Численность работников	110	105	118	8	107,28

По таблице можно увидеть, что в 2013 году по сравнению с 2011 годом фонд оплаты труда увеличился на 24,7%. Выручка от продаж в 2013 году увеличилась. В 2011 году она составляла 72796 тыс. руб., в 2012 году 80617 тыс. руб., а в 2013 году 92375 тыс. руб. Затраты предприятия увеличились в 2013 году на 17340 тыс. руб. Увеличение затрат произошло из -за роста материальных затрат и увеличением амортизационных отчислений. На предприятии произошло увеличение стоимости основных средств и следовательно возросла сумма амортизационных отчислений. Но не смотря на увеличение затрат предприятие сработало в 2013 году прибыльно. В целом наблюдается значительный рост всех показателей.

В данной главе мы рассмотрели практические вопросы бухгалтерского учета на примере ООО "Блиц", применение методов ведения бухгалтерского учета подотчетных сумм с использованием первичных документов, автоматизированным способом оборотных журналов - ордеров, ведомостей, оборотных ведомостей, главной книги, бухгалтерской отчетности, бухгалтерского баланса , приложения к бухгалтерскому балансу, отчета о прибылях и убытках, отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств, приложения к бухгалтерскому балансу форма №5, пояснительной записки к годовой отчетности , аудиторское заключение.



2.2 Порядок учета подотчетных сумм, документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами, выдача и учет подотчетных сумм

Денежный аванс - это сумма в национальной или иностранной валюте, выданная подотчётному лицу в счёт предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Как правило, денежный аванс составляет 100% от величины предстоящих платежей. Однако возможен и другой вариант - выполнение задания подотчётным лицом, а затем расчёт с ним на основании авансового отчёта. Денежный аванс под отчёт выдаётся из кассы организации за счёт:

- остатка в кассе или поступившей выручки;

- полученных кассиром по чеку денежных средств с текущего счёта предприятия в банке на командировочные расходы в национальной или иностранной валюте, хозяйственные нужды, закупку сельскохозяйственной продукции, закупку товаров, оплату услуг и выполненных работ.

Организация должна иметь гарантии целевого использования средств и возврата неиспользованных средств в отношении всех лиц, направленных в служебную командировку.

При временном отсутствии у организации кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассиром организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Кассир выдаёт подотчётному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя.

В приказе и заявлении должен быть обозначен срок, на который выдаются подотчётные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчёте определённое время, так как в Порядке ведения кассовых операций сказано, что лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по ним.

Кроме того, выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчёт наличных денег одним работником другому запрещается.

На основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения её в виде аванса выдаётся подотчётному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

При составлении сметы учитываются действующие нормы командировочных расходов и нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов.

Аналогично оформляется выдача средств работникам на хозяйственные нужды - например, на закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. Размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

После осуществления хозяйственно -операционных, представительских расходов по возвращении из командировки подотчётное лицо представляет отчёт о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчёт, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером, а также командировочное удостоверение.

Неиспользованные остатки наличных денег сдают в кассу организации, приобретённые ценности приходуют на склады, а производственные расходы списывают непосредственно на текущие расходы. Остаток неиспользованных сумм сдаётся в кассу подотчётным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдаётся по расходному кассовому ордеру.

В случае непредставления отчёта об израсходованных подотчётных средствах и невозвращения в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность [27].

Подотчётные суммы, не возвращённые работниками, отражаются следующей записью: дебет 70 "Расчёты с персоналом по оплате труда". 73 "Расчёты с персоналом по прочим операциям" (когда удержания не могут быть произведены), 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (суммы, незаконно израсходованные) Кредит 71 "Расчёты с подопечными лицами".

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта финансово - хозяйственной деятельности организаций, утверждённой Приказом Минфина России от 31.10.2000г. №94н, для обобщения информации о расчётах с работниками организации по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно - пассивный счёт 71, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчётных лиц перед организацией (дебетовое) или сумму не возмещённого работнику перерасхода (кредитовое). Аналитический учёт по счёту 71 должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещение перерасхода по авансовому отчёту отражаются записью: дебет 71 Кредит 50 "Касса" (51 "Расчётные счета) - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

Возвращение в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов оформляются следующим образом: дебет 50 (51) кредит 71.

При направлении сотрудников в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов.

Для этого с текущего счёта организации снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте. Если на счёте организации необходимая сумма в валюте отсутствует, банк по поручению организации может приобрести валюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых организациями в уполномоченный банк заявок.

Заявка оформления организацией на основании следующих документов:

-приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой организацией;

-приказа о командировании лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации, в котором указывается фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу организации и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течении трёх банковских дней с момента снятия данных средств.

Приобретение дорожных чеков организациями возможно только путём безналичной оплаты с текущего валютного счёта в уполномоченном банке. Полученные в банке средства или чек выдаются работнику под отчёт, а в противном случае они должны быть в течении трёх банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объёме на тот же счёт, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание нужной суммы именно с того валютного счёта, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счёт, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.

Обычно аванс на командировочные расходы выдаётся в валюте, в которой установлены нормы возмещения таких расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, организация может произвести расчёты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета. Пересчёт редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу Банка России.

Выезжающему в служебную командировку выдаётся денежный аттестат (справка - расчёт), в котором фиксируется место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчётным лицом денежные средства.

Когда по результатам расчёта организация является должником, причитающаяся к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей иностранной валюте и в рублях по курсу Банка России на дату выплаты, а также зачислением на текущие валютные счета работников ил выплаты им валюты через кассы банков, уполномоченных на осуществление данных операций.

Кроме того, по результатам расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств организация обязана внести их на текущий счёт в течение трёх дней, что в учёте отражается записями: дебет 50, субсчёт "Касса в долларах США" кредит 71 и Дебет 52 "Валютные счета" Кредит 50, субсчёт "Касса в долларах США". Пересчёт валюты в рубли производится по курсу Банка России на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также по счёту 91 "Прочие доходы и расходы". Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично - денежного обращения, а также с требованиями предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

В соответствии с п. 2 Порядка ведения кассовых операций расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх предельных сумм применяются только к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

Организационно-распорядительная документация. Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм приказом руководителя организации (или иным организационно-распорядительным документом) должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет, с указанием сроков, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, требований, предъявляемых к оформлению первичных документов, порядка представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. В указанном документе могут быть установлены и суммы выдачи денег под отчет [41].

К первичным учетным документам, подтверждающим использование целевого аванса, относятся: авансовые отчеты, а для расчетов, связанных с осуществлением командировочных и представительских расходов, - еще и отчет о результатах состоявшихся мероприятий.

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 "Авансовый отчет. (Приложение 1) Эта форма применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Форма может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет, а также правила приема наличных денежных средств от подотчетных лиц при возврате неиспользованных сумм определяется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 12 октября 2111 г. №373-П (далее - Порядок ведения кассовых операций). В соответствии с данным Порядком руководитель определяет размер и сроки выдачи денежных средств, а также определяет круг лиц, которые имеют право получать эти средства на различные нужды предприятия.

Отчет об израсходованных суммах и окончательный расчет по ним производится не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выдавались, либо не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. В этой связи необходимо обратить внимание на то, что срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды.

Обычно эти сроки закрепляются в приказе об учетной политике по предприятию, а список лиц, которые могут их получать, определяется приказом администрации. В этот список могут включаться только постоянно работающие сотрудники, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда. При этом передача полученных наличных денег одним лицом другому запрещена.

Соответственно не допускается передача первичных документов, подлежащих включению в авансовый отчет, одного лица другому.

Еще одним важным аспектом при работе с подотчетными лицами является тот факт, что выдача подотчетных средств, согласно Порядку ведения кассовых операций, производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу. Поэтому прежде чем оформлять соответствующие документы на выдачу денежных сумм под отчет работнику, бухгалтерия должна представить данные об отсутствии задолженности этого лица по предыдущему авансу.

Если таковой задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на командировку, поручением на покупку товарно-материальных ценностей или оплату представительских и других расходов работник пишет заявление на получение денежных средств, при этом бухгалтерией составляется смета расходов на основании соответствующих норм, установленных законодательством РФ либо администрацией предприятия, в которой определяется сумма аванса, необходимого работнику для выполнения данного ему поручения.

Если же выявилась задолженность по предыдущему авансу, то, по всей видимости, сотруднику необходимо принять меры к ее погашению (вернуть в кассу неизрасходованные денежные средства либо предоставить авансовый отчет), хотя за выдачу в подотчет наличных денежных сумм при непогашенном предыдущем авансе никаких наказаний законодательством не предусмотрено, и поэтому можно говорить о том, что эта норма введена Центральным Банком РФ в основном для упорядочивания кассовых операций в организациях и носит скорее рекомендательный, нежели запретительный характер, потому что на практике могут возникать ситуации, при которых люди, часто выполняющие различные производственные задания (например, экспедиторы), убывающие на очередное такое задание, просто не успевают составить авансовый отчет либо возвратить неиспользованные денежные средства, оставшиеся с предыдущего аванса. Но при этом во избежание срыва производственной программы им все же выдаются денежные средства в соответствии с заявкой, независимо от наличия задолженности по предыдущему поручению.

После корректировки заявки работника (если она необходима) и утверждения сметы расходов итоговая сумма по ней выдается сотруднику в качестве аванса, что оформляется согласно Порядка ведения кассовых операций расходным кассовым ордером, либо надлежаще оформленным другим документом (платежной ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, так как расходование средств на иные, чем те, что указываются в документе, цели не допустимо.

Платежной ведомостью на предприятиях обычно оформляется выдача денег большому количеству работников одновременно (водителям на покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ), экспедиторам на командировки и т.д.).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денежных средств под отчет сотрудникам для расчетов с юридическими лицами за поставленную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги либо внесении денежных средств напрямую в кассу поставщика продукции (работ, услуг) следует помнить, что при осуществлении наличных расчетов между юридическими лицами указом Центрального банка РФ от 20.06. 2007 г. №1844-У установлен предельный размер таких расчетов по одному платежу, который составляет 60 000 руб. При этом под термином "один платеж" понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам.

Между тем, платежи, произведенные одним юридическим лицом в один день по нескольким денежным документам в порядке реализации одного договора в размере до установленной предельной суммы, рассматриваются как единый суммарный платеж.

Требования к оформлению первичных документов отражены в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года за №34н (в редакции изменений от 24.12.2010г.), согласно которому они должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, в противном случае они должны содержать обязательные реквизиты, указанные выше. Если это не так, то очевидно, что у предприятия нет оснований для признания соответствующих сумм расходами в целях налогообложения прибыли.

Хотя это не означает, что вышеуказанные суммы не будут списаны с подотчета сотрудника, ведь для этой операции необходимо подтверждение произведенных денежных расходов, а это могут быть как приходные ордера и чеки кассовой техники, так и различного рода расписки и акты, подтверждающие расходование денежных средств. Правда, в последнем случае (при использовании расписок и актов) для списания с подотчетного лица расходов, понесенных им в процессе выполнения производственного задания, требуется санкция (распоряжение либо приказ) руководства, и такое "недокументированное" списание приводит к особому порядку налогообложения данной операции.

Если же все требования к оформлению авансового отчета соблюдены, то после проверки бухгалтерией и утверждения итоговой суммы руководителем или уполномоченным на то лицом отчет принимается к проводке. При этом остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то, согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника [18].

При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в судебном порядке.

Удержания из заработной платы по решению суда, либо по согласованию с сотрудником осуществляется с учетом ст. 138 Трудового кодекса РФ, которая гласит, что общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превысить 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, 50% заработной платы. Следует отметить, что согласие работника на погашение задолженности по подотчетным суммам из заработной платы необходимо оформить в письменной форме в виде заявления с указанием сроков и сумм, подлежащих удержанию.

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей либо внеоборотных активов у других юридических лиц или населения.

К операционно-хозяйственным относятся:

- канцелярские расходы;

- почтово-телеграфные расходы;

- расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет.

При приобретении вышеуказанных ценностей либо услуг у юридических лиц либо частных предпринимателей основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

-Документы, подтверждающие фактически уплаченную сумму по вышеперечисленным расходам:

контрольно-кассовые чеки;

приходно-кассовые ордера.

- Документы, указывающие на количество и ассортимент приобретенных ценностей, полученных услуг:

- товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки товара;

- счета-фактуры;

- накладные;

- бланки строгой отчетности;

- акты выполненных работ, оказанных услуг.

При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат: торгово-закупочные акты, в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств, за них уплаченная.

Кроме документов, фиксирующих факт и сумму сделки, при оформлении авансового отчета необходимо приложить складскую накладную либо приходный ордер, подтверждающий фактическое поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

Таким образом, для правильного отражения операций авансового отчета по списанию с подотчета сотрудника средств, потраченных на приобретение активов либо оплату работ (услуг) стор...