Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Д 66, субсчет "Кредитная линия по кредитной карте" - К 51 - отражены суммы погашения задолженности банку по кредитной линии, открытой в соответствии с договором о выпуске и обслуживании кредитной банковской карты, и процентов по этой кредитной линии;

Д 91, субсчет 2 "Прочие расходы" - К 51, 55, субсчет "СКС" - отражены расходы по оплате услуг банка, связанных с обслуживанием специального карточного счета.

Комиссии банка за обслуживание карточных счетов для целей бухгалтерского учета признаются в составе операционных расходов организации (п. 11 ПБУ 10/99), а для целей налогового учета - в составе внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Снятие денежных средств с банковской карты отражается в бухгалтерском учете следующими записями (порядок учета данных операций одинаков для расчетных и кредитных карт):

Д 71 - К 55, субсчет "СКС" - отражена сумма денежных средств, снятая держателем карты для оплаты товаров (работ, услуг);

Д 71 - К 55, субсчет "СКС" - отражено снятие наличных денежных средств держателем карты.

Если первичные учетные документы (слипы, квитанции и т.д.) по операциям, совершенным с использованием карт, поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по СКС, подтверждающей фактическое списание денежных средств со счета организации, необходимо использовать счет 57 "Переводы в пути". Таким образом, при получении от держателей банковских карт первичных документов в бухгалтерском учете организации - владельца карты делаются следующие записи:

Д 10, 20, 25, 26, 44, 60 и др. - К 57 - признаны расходы по оплате товарно-материальных ценностей (работ, услуг), произведенной с использованием банковской карты до момента получения выписки СКС;

Д 57 - К 55, субсчет "СКС" - списаны денежные средства после получения банковской выписки, подтверждающей фактическое списание;

Д 10, 20, 25, 26, 44, 60 и др. - К 55, субсчет "СКС" - признаны расходы по оплате товарно-материальных ценностей (работ, услуг), произведенной с использованием банковской карты при условии наличия выписки СКС.

Подотчетное лицо - держатель банковской карты может использовать карту для получения наличных денежных средств. В этом случае на основании сданных в бухгалтерию первичных учетных документов, подтверждающих снятие наличных средств с карточного счета, в бухгалтерском учете делается запись: Д 71 - К 57 - на сумму полученных наличных денежных средств.

Использование полученных по карте наличных денег отражается в общем порядке на основании первичных документов, приложенных к авансовому отчету.

На практике возможна ситуация, когда в банковской выписке по СКС, полученной в установленный договором с банком - эмитентом карты срок, отражено списание денежных средств, а подотчетное лицо - держатель карты в бухгалтерию организации первичные документы по операциям с банковскими картами не предоставил. В этом случае необходимо сделать следующую бухгалтерскую запись:

Д 71 - К 55, субсчет "СКС" - отражено списание денег с карточного счета, не подтвержденное первичными документами.

В установленный срок с держателя карты следует получить соответствующее объяснение и первичные документы вместе с авансовым отчетом.

Выдача самой банковской карты сотруднику отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50, субсчет 3 "Денежные документы", на котором кредитная карта учитывается по стоимости ее изготовления. Возврат сотрудником корпоративной кредитной карты отражается по дебету счета 50-3 и кредиту счета 71.

Расходы по найму жилого помещения работник документально не подтвердил, поэтому, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, эти расходы не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в совокупный годовой доход не включаются расходы по найму жилого помещения при предоставлении оправдательных документов в размере фактически понесенных затрат. Однако при непредставлении таковых суммы оплаты проживания освобождаются от уплаты налога на доходы физических лиц в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

По-другому обстоят дела с налогом на доходы физических лиц по вышеперечисленным выплатам. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Для обобщения информации о расчетах с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

К счету могут быть открыты следующие субсчета: "Расчеты по предоставленным займам", "Расчеты по возмещению материального ущерба", "Расчеты за товары, проданные в кредит" и др.

На субсчете "Расчеты по предоставленным займам" отражаются расчеты по предоставленным работникам займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.). Договор займа должен быть заключен в письменной форме.

Заемщик выдает организации обязательство о возврате полученных средств. В обязательстве указывается, что в случае увольнения заемщика по собственному желанию без уважительных причин, за нарушение трудовой дисциплины или при нецелевом использовании полученных средств заем подлежит возврату организации досрочно.

По дебету счета 73 субсчет "Расчеты по предоставленным займам", отражается сумма предоставленного работнику займа в корреспонденции со счетом 50, 51.

По кредиту счета 73 отражается сумма платежей, поступившая от работника-заемщика в погашение займа, в корреспонденции со счетом 70, 50, 51.

Если заем, выданный работнику, им не возвращен (или возвращен не полностью), эта задолженность подлежит списанию: Д 91 К 73.

На субсчете "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и ТМЦ, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат [15].

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено Трудовым Кодексом РФ.

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Она может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК или иными законами.

Полная материальная ответственность возлагается на работника в следующих случаях:

- когда в соответствии с ТК на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

- недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

- умышленного причинения ущерба;

- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

- разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну, в случаях, предусмотренных ФЗ;

- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек, или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

Работник, виновный в причинении ущерба, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

В учете операции по учету удержаний за причиненный материальный ущерб (недостачу материальных ценностей) оформляются следующими записями:

Д 94 К 01, 07, 10, 41, 43 - списывается фактическая себестоимость недостачи;

Д 94 К 19 - списывается НДС от покупной стоимости недостающих материальных ценностей;

Д 73 К 94 - отнесена недостача по фактической себестоимости материальных ценностей и сумма НДС на виновное лицо - работника организации;

Д 50 К 73 - внесена сумма недостачи виновным лицом в кассу;

Д 70 К 73 - удержана сумма недостачи из сумм оплаты труда виновного лица.

Таблица 15- Корреспонденция счетов по счету 71" Расчеты с подотчетными лицами"

Содержание операции	Корреспондирующие счета
	дебет	кредит
выданы денежные средства под отчет работнику предприятия на командировочные расходы	71	50-1
включены в состав текущих расходов произведенные расходы подотчетным лицом	25,26	71
возмещена сумма перерасхода	71	50-1
возвращены неизрасходованные суммы аванса	50-1	71
выданы денежные средства под отчет работнику предприятия на хозяйственные расходы (например, приобретение МПЗ)	71	50-1
включены в стоимость материалов произведенные расходы подотчетным лицом	10	71
На сумму задолженности подотчетного лица В случае невозврата в установленный срок подотчетных сумм	94	71
Удержаны из заработной платы невозвращенные в срок подотчетные суммы	70	94



3. Аудит подотчетных сумм и расчетов с персоналом по прочим операциям

3.1 Задачи и организация аудита учета подотчетных сумм и расчетов с персоналом по прочим операциям

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами и расчетов с персоналом по прочим операциям являются:

- контроль за своевременностью сдачи авансовых отчетов;

- проверка правильности использования подотчетных сумм и оформление документов, добавленных к авансовым отчетам;

- контроль за своевременностью возвращения неизрасходованных сумм;

- выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения затрат.

Контроль расчетов с подотчетными лицами проводится с целью выявления нарушений и злоупотреблений в данной области финансово-хозяйственной деятельности учреждений, ошибок и недостоверной информации в отчетности, нахождения и наказания виновных.

Назначение контроля расчетов с подотчетными лицами - это проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждом учреждении и весьма разнообразны.

Они осуществляются при оплате:

- запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;

- мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходов на командировки по территории РФ и за границу;

- представительских расходов.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств под отчет из кассы учреждения.

При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие требования:

- деньги под отчет выдаются только лицам, список которых утвержден приказом руководителя учреждения. Передача таких денежных средств одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций);

- подотчетные суммы выдаются на строго определенные цели. Основанием для выдачи денежных средств может быть приказ руководителя учреждения, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение. В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денежных средств, в строке "Основание" должно быть указано назначение выдаваемой под отчет суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается. Если на заявлении работника на выдачу денежных средств отсутствует виза руководителя, то его подпись обязательна на расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денег из кассы под отчет;

- средства должны выдаваться в определенном размере, например, сумма денежных средств, выданная на общехозяйственные расходы, не должна превышать указанной в приказе максимальной величины. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- авансовые отчеты об израсходованных подотчетных суммах должны сдаваться своевременно.

Направление работника в командировку оформляется приказом руководителя учреждения. Командированному работнику выписывается командировочное удостоверение. Из кассы учреждения по расходному ордеру сотруднику выдается аванс на командировочные расходы, сумма которого, как правило, рассчитывается по смете.

В день отъезда в командировочном удостоверении делается отметка о выбытии работника в командировку. Выбытие также регистрируется в журнале учета работников, направляемых в командировки.

При прибытии работника из командировки в его командировочном удостоверении делается отметка о возвращении. Дата фактического прибытия фиксируется в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

В течение трех дней со дня возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных затратах с приложением оправдательных документов и командировочное удостоверение.

Бухгалтер проверяет целевой характер расходования средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. Затем авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход по авансовому отчету выдается работнику по расходному ордеру.

Согласно п. 2 Инструкции №62 направление работников в командировку производится руководителями организаций и оформляется соответствующим приказом с выдачей работнику Командировочного удостоверения (ф. Т-10) (Приложение 3) и Служебного задания (ф. Т-10а). Формы названных документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

Оформление командировки в пределах РФ приказом по учреждению дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно. Однако в случае, когда командировочное удостоверение не выписывается, приказ необходим для подтверждения факта направления лица в командировку.

В командировочном удостоверении указывается:

- фамилия, имя и отчество командируемого лица;

- должность и место его работы;

- пункт назначения (город, село, поселок, деревня, район, область, республика и т.д.);

- наименование организации, в которую направляется командируемый работник;

- цель командировки;

- срок командировки в днях (не считая времени в пути).

В ТК РФ никаких ограничений по срокам командировок не определено, поэтому срок устанавливается руководителем в зависимости от цели командировки.

На оборотной стороне командировочного удостоверения делается отметка о прибытии и выбытии:

- в день выбытия в командировку (по месту работы командированного сотрудника);

- в день прибытия к месту назначения (на предприятии, куда командирован сотрудник);

- в день выбытия из места командировки к месту постоянной работы (в учреждении, куда командирован сотрудник);

- в день прибытия из командировки (по месту работы командированного сотрудника).

Сделанная запись заверяется подписью руководителя или должностного лица, ответственного за ее внесение в командировочное удостоверение, назначаемого приказом руководителя. Здесь же ставится печать организации.

Если работник командирован на несколько предприятий в разные населенные пункты, то отметки о днях прибытия и выбытия делаются на каждом из предприятий. При этом прибытие и выбытие работника, командированного из другой организации, регистрируется в журнале учета работников, прибывающих в командировки в учреждение. Формы журналов учета работников, прибывающих и выбывающих в командировки, установлены приложениями 2 и 3 к Инструкции №62.

Согласно ст. 167, 168 ТК РФ и п. 10 Инструкции №62 командированному работнику, помимо выплаты средней заработной платы за время нахождения в командировке, возмещаются расходы по найму жилого помещения и на проезд к месту командировки и обратно, а также выплачиваются суточные. Кроме того, работнику возмещаются иные расходы, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

Суточные выплачиваются командированному работнику согласно п. 14 Инструкции №62 за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. В соответствии с п. 7 Инструкции N 62 днем отъезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, то есть текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства до 00.00 включительно. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, то при определении дня отъезда в командировку или приезда из нее учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.



3.2 Планирование аудиторской проверки и составление программы проверки учета подотчетных сумм и расчетов с персоналом по прочим операциям

Планирование, является начальным этапом проведения аудита, включает в себя разработку аудиторской организацией общего плана аудита с указанием ожидаемого объекта, графиков и сроков проведения аудита, а также разработку аудиторской программы, определяющей объём, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчётности организации.

Планирование аудита должно проводиться аудиторской организацией в соответствии с общими принципами проведения аудита, а также в соответствии со следующими частными принципами:

- комплексность планирования;

- непрерывность планирования;

- оптимальность планирования.

Аудиторская организация должна начинать планировать аудит до написания письма-обязательства и до заключения договора с экономическим субъектом о проведении аудита [36].

На этапе предварительного планирования аудитор должен ознакомиться с финансово-хозяйственной деятельностью экономического субъекта и иметь следующую информацию:

- о внешних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта, отражающих экономическую ситуацию в стране (регионе) в целом и её отраслевые особенности;

- о внутренних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта, связанных с его индивидуальными особенностями.

Кроме того, аудитор должен ознакомиться с:

- организационно-управленческой структурой экономического субъекта;

- видами производственной деятельности и номенклатурой выпускаемой продукции;

- структурой капитала и курсом акций (в случае, если акции экономического субъекта подлежат котировке);

- технологическими особенностями производства продукции;

- уровнем рентабельности;

- основными покупателями и поставщиками экономического субъекта;

- порядком распределения прибыли, остающейся в распоряжении организации;

- существованием дочерних и зависимых организаций;

- организованной экономическим субъектом системой внутреннего контроля;

- принципами формирования оплаты труда персонала.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчётов с подотчётными лицами для аудитора являются:

- отсутствие на предприятии утверждённого приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчёт;

- несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчёт;

- отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определённых материальных ценностей или оплаты работ;

- несоблюдение установленных сроков отчёта о полученных суммах;

- задолженность подотчётных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

- списание просроченной задолженности подотчётных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счёт использования чистой прибыли;

- отсутствие утверждённых руководителем предприятия смет представительских расходов;

- отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчётам;

- отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчёты;

- выдача денег под отчёт лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учёта расчётов с подотчётными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчётов с подотчётными лицами целесообразно использовать вопросник, (Приложение 2).

По результатам опроса (по вопроснику) ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

- Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

- В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчёт, выдаются новые авансы;

- Приказы о направлении работников в командировки не оформляются. Следует проверить, не допускаются ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;

- В нарушение Закона РФ " О подоходном налоге с физических лиц " суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом;

- В нарушение Закона РФ "О налоге на прибыль" для целей налогообложения учёт командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;

- В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;

- В нарушение Закона РФ "О налоге на прибыль" и Закона РФ "О налоге на добавленную стоимость" для целей налогообложения учёт представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется;

- В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчётов с подотчётными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчётов с подотчётными лицами ведется неудовлетворительно.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

- если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс - анализа отчётности расчёты с подотчётными лицами составляет небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчётов в обычном порядке для оценки материальности статьи "Расчёты с подотчётными лицами" в отчётности предприятия;

- если удельный вес расчётов с подотчётными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчётов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчётных лиц, размер задолженности за подотчётными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчётности предприятия и соответствии бухгалтерского учёта Положению о бухгалтерском учёте и отчётности.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчётов с подотчётными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может встретиться с различными нарушениями порядка ведения учета расчетов. Наиболее часто встречающиеся нарушения описываются в рабочей документации аудитора.

Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

- выдача денежных средств сотрудникам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственные расходы;

- выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками учреждения;

- выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- выдача подотчетных сумм без оснований;

- систематическая выдача сумм под отчет без необходимости с последующим возвратом их в кассу;

- неистребование денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшихся в установленный срок;

- списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов.

Нарушения при оформлении командировочных расходов:

отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений или ненадлежащее их оформление;

- неполное заполнение реквизитов командировочного удостоверения (отсутствие печатей в пунктах назначения, отметок);

- несоблюдение установленных норм командировочных расходов. Возмещение командировочных расходов сверх установленных законодательством норм без основания:

- отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

- отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

- несоответствие маршрута командирования, длительности пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;

- возмещение в составе командировочных расходов сумм, не предусмотренных действующими нормативными документами (например, оплаты дополнительных услуг гостиницы);

- оплата командировочных расходов при командировке на один день .

Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

- нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

- некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами.

Нарушения порядка учета представительских расходов:

- несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

- отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

- несоответствие записей в авансовых отчетах и журналах операций, Главной книге или других регистрах.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при расчетах с подотчетными лицами для ревизора являются:

- отсутствие в учреждении утвержденного приказом руководителя учреждения списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

- несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

- отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

- несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

- задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

- списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности учреждения или за счет использования чистой прибыли;

- отсутствие утвержденных руководителем учреждения смет представительских расходов;

- отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

- отсутствие визы руководителя учреждения или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

- выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками учреждения, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя учреждения и главного бухгалтера.

3.3 Методика проведения аудиторской проверки и оформление ее результатов

При проверке расчётов с подотчётными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Методы сбора аудиторских доказательств:

- наблюдение или участие в инвентаризации;

- наблюдение за выполнением хозяйственных; или бухгалтерских операций;

- устный опрос;

- получение письменных подтверждений;

- проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

- проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

- проверка арифметических расчётов;

- анализ.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определённый набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт.

Проверка своевременности расчётов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчётные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (в том числе по истечении трёх дней после установленного срока), следует провести проверку использования подотчётных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчётного лица и с учётом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчётного лица.

Для проверки каждого раздела бухгалтерского учета составляется методика, которая включает:

- перечень основных нормативных документов;

- приказ об учетной политике учреждения;

- задачи проверки;

- источники информации (первичные документы по разделу учета, регистры синтетического и аналитического учета и отчетность);

- описание контрольных процедур;

- положения, на которые ревизору следует обратить внимание при проведении проверки;

- методы сбора доказательств, применяемые при проверке;

- классификатор возможных нарушений.

Перечень основных нормативных актов включает законы, приказы по ведению бюджетного учета, методические указания, инструкции финансовых и налоговых органов и другие документы, которыми руководствуется ревизор при проверке соответствующего раздела учета.

В ходе проверки уделяют внимание разделу учетной политики, устанавливающему порядок выдачи денежных средств под отчет, а именно:

- списку материально ответственных лиц, имеющих право на получение денег под отчет, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности;

- предельному размеру подотчетных средств;

- периоду, в течение которого полученные средства должны быть использованы;

- срокам представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата.

По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, а неизрасходованные остатки денежных средств сданы в кассу, ограничен тремя рабочими

Основными контрольными процедурами являются:

"Подотчёт 1.1.1." - проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно - операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утверждённому руководителем предприятия;

"Подотчёт 1.1.2." - проверка получения под отчёт сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

"Подотчёт 1.1.3." - проверка соответствия фактического расхода подотчётных сумм целям, на которые они были выданы;

"Подотчёт 1.1.4." - проверка наличия подотчётных лиц в штате предприятия;

"Подотчёт 1.1.5." - проверка правильности списания подотчётных сумм за счёт чистой прибыли предприятия. В случае, когда решением руководителя предприятия, сумма, выданная под отчёт, не возвращена и списывается за счёт чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во- первых, решение о списании действительно существует, во - вторых, что с подотчётной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере.

"Подотчёт 2.1.1." - проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчётам. Все приложения к авансовым отчётам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

"Подотчёт 2.1.2." - проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

"Подотчёт 2.1.3." - проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

"Подотчёт 2.1.4. - проверка правильности возмещения командировочных расходов. Для выполнения этой процедуры при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

"Подотчёт 2.1.5." - проверка правильности ведения учёта командировочных расходов в пределах и сверх норм;

"Подотчёт 2.2.1." - проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за её пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

"Подотчёт 2.2.2." - проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость следующие суммы расходов по:

проезду к месту служебной командировки и обратно,

затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями,

расходы по найму жилого помещения, возмещаемыми по нормам, установленным законодательством.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы - налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счёт прибыли остающейся в распоряжении организацией (предприятий).

"Подотчёт 3.1.1." - проверка правильности отражения в учёте налога на добавленную стоимость по приобретённым подотчётными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения. Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам) приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачёту у предприятия - покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

"Подотчёт 3.1.2." - проверка правильности отражения в учёте сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчётных лиц у изготовителей в оптовой торговле.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт (только в пределах лимитов, установленных Указанием ЦБ РФ от 28.04.2008г. №2003-У "О внесении изменения в пункт 2 Указания Банка России от 20 июня 2007 года №1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя""- для организаций и предприятий потребительской кооперации) у организации - изготовителя (предприятия - изготовителя), заготовительной, снабженческо - сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров). При наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог на добавленную стоимость отражается по дебету счёта 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке.

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчёт, налог на добавленную стоимость не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

"Подотчёт 4.1.1." - проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. К представительским расходам относятся затраты; связанные с проведением официального приёма (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно - зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утверждённых руководителем предприятия определённой категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приёма), список приглашенных с обоих сторон.

"Подотчёт 4.1.2." - проверка правильности ведения аналитического учёта представительских расходов в пределах и сверх норм;

"Подотчёт 5.1.1." - проверка правильности выведения остатков на конец отчётного периода по расчётам с подотчётными лицами. Задолженность подотчётных лиц предприятию и предприятия подотчётным лицам должна быть показана в регистрах учёта развёрнуто.

"Подотчёт 6.1.1." - проверка соответствия записей в авансовых отчётах и журнале - ордере № 7 "Расчёты с подотчётными лицами".

После проведения всех необходимых процедур аудитор оценивает полноту и качество исполнения всех пунктов программы.

На этой стадии проверки аудитор может составить "Письмо о представлении информации" (написанное от лица руководства предприятия), содержащее перечень ответов руководства на основные вопросы, поставленные в ходе аудита, а также признание ответственности менеджмента за правильное представление информации, включённой в финансовую отчётность.

Кроме того, важной частью этого этапа проверки является оценка фактической величины уровня существенности. В случае обнаружения ошибок и нарушений аудитор определяет их общую сумму, чтобы понять, является ли эта сумма существенной. Иногда истинная величина ошибки неизвестна, поэтому аудитор должен оценить её возможную величину и существенность.

В конце аудита необходимо ещё раз просмотреть все рабочие документы, чтобы проверить качество исполнения той части процедур, которая выполнялась ассистентами, а также удостовериться, что аудит соответствует установленным стандартам.

И, наконец, весьма полезно представить рабочие документы для обзора лицу, не участвующему в аудите, или контролёру, чтобы выявить возможные слабые места аудиторской проверки, а также определить возможность защиты качества аудита перед независимым наблюдателем.

Аудиторское заключение о бухгалтерской отчётности экономического субъекта содержит мнение аудиторской фирмы о достоверности этой отчётности, которое должно выражать оценку аудиторской фирмой соответствия во всех существенных аспектах бухгалтерской отчётности нормативному акту, регулирующему бухгалтерский учёт и отчётность в Российской Федерации.

Различают четыре вида аудиторских заключений: безусловно положительное, условно-положительное, отрицательное, отказ от выражения мнения.

В безусловно положительном аудиторском заключении мнение аудиторской фирмы о достоверности бухгалтерской отчётности экономического субъекта означает, что эта отчётность подготовлена таким образом, чтобы обеспечить во всех существенных аспектах отражения активов и пассивов экономического субъекта на отчётную дату и финансовых результатов его деятельности за отчётный период, исходя из нормативного акта, регулирующего бухгалтерский учёт и отчётность в Российской Федерации.

В условно положительном аудиторском заключении мнение аудиторской фирмы о достоверности бухгалтерской отчётности экономического субъекта означает, что, за исключением определённых в аудиторском заключении обстоятельств, бухгалтерская отчётность подготовлена таким образом, чтобы обеспечить во всех существенных аспектах отражение активов и пассивов экономического субъекта на отчётную дату и финансовых результатов его деятельности за отчётный период, исходя из нормативного акта, регулирующего бухгалтерский учёт и отчётность в Российской Федерации.

В отрицательном аудиторском заключении мнение аудиторской фирмы о достоверности бухгалтерской отчётности экономического субъекта означает, что в связи с определёнными обстоятельствами эта отчётность подготовлена таким образом, что она не обеспечивает во всех существенных аспектах отражение активов и пассивов экономического субъекта на отчётную дату и финансовых результатов его деятельности за отчётный период, исходя из нормативного акта, регулирующего бухгалтерский учёт и отчётность в Российской Федерации.

Отказ аудиторской фирмы от выражения своего мнения о достоверности бухгалтерской отчётности экономического субъекта в аудиторском заключении означает, что в результате определенных обстоятельств аудиторская фирма не может выразить и не выражает такое мнение в одной из установленных настоящим порядком форме. Мнение аудиторской фирмы о достоверности бухгалтерской отчётности экономического субъекта должно быть выражено так, чтобы этому субъекту и пользователям были очевидны его содержание и форма.



Заключение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а так же различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Актуальность исследования избранной темы высока, поскольку бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами имеет важное значение для правильной организации учета и деятельности предприятия, так как, расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово - телеграфных расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

В данной работе была описана методика ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Были приведены счета с помощью которых ведется учет, а так же была перечислена документация, используемая при учете. Так же был произведен учет конкретных операций, изучены порядок и методы выдачи денежных средств под отчет на предприятии ООО "Блиц". Рассмотрены действующие положения по порядку учета расчетов с подотчетными лицами и расчетов с персоналом по прочим операциям.

В результате выполнения дипломной работы был изучен порядок проведения аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами в конкретном предприятии - ООО "Блиц". С этой целью была изучена нормативная база как по порядку учета расчетов с подотчетными лицами и расчетам с персоналом по прочим операциям, так и по организации работы предприятия в целом.

Состоялось практическое знакомство с деятельностью объекта исследования, приобретен опыт работы с документацией. Проработан значительный объем специальной литературы по исследуемой тематике.

Рассмотрены общие положения об организации проведения аудиторской проверки экономического субъекта, продемонстрирован порядок проведения проверки с указанием конкретных аудиторских доказательств, источников и методов их получения. Изучены способы и порядок документирования проверки, оформления е результатов, полученная информация систематизирована и подвергнута анализу. Выработаны конкретные рекомендации для возможного применения в деятельности исследуемого предприятия - Обществ а с ограниченной ответственностью "Блиц".

Рассмотрев показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятия можно сделать следующие выводы:

- выручка от продаж за три исследуемых года увеличилась и в 2013 году составила 92375тыс. руб., что на 26,9% выше, чем в 2011 году;

- себестоимость продаж также увеличилась в 2013 году в сравнении с данными 2011 года на 17340тыс. руб. или 25,1%;

- прибыль от продаж постоянно растет и в 2013 году этот показатель достиг 5949 тыс. руб., что на 60,3% выше, чем в 2011 году;

- фонд заработной платы увеличился в 2013 году в сравнении с данными 2011 года на 24,7%, численность изменилась на 8 человек в сторону увеличения;

- наблюдается значительный рост всех показателей за исследуемый период.

Не смотря на то, что практически любая организация достаточно часто осуществляет операции по расчетам с подотчетными лицами, анализ аудиторской проверки показывает, что количество проблем и ошибок, допускаемых бухгалтерами при отражении подобных операций в учете, остается достаточно большим.

Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными средствами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а так же не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

Какие же первоочередные преобразования в организации учета расчетов с подотчетными лицами следует провести на предприятии ООО "Блиц", чтобы он соответствовал современным условиям хозяйствования?

Прежде всего, руководству необходимо приказом определить круг лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственно- операционные расходы.

Хотя в бухгалтерском учете операции по учету подотчетных сумм отражаются достаточно просто, однако постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов, таким как налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц.

Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов. Особенно этот контроль должен быть тщательным на этапе соприкосновения бухгалтерского и налогового учетов. Ведь не все расходы организации, понесенные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, возможно списать на себестоимость продукции, многие из них нормируются законодательством РФ, как, например, командировочные, представительские, затраты на использование для служебных поездок личных автомобилей и т.д. Зная это, фискальные и другие контролирующие органы уделяют этому разделу учета повышенное внимание.

...