Облік та аудит виробничих запасів в умовах АРМ бухгалтера

Індивідуально визначене майно (інвентарний об'єкт) - будівлі, машини, споруди, обладнання та інші облікові одиниці основних засобів, нематеріальні активи, малоцінні та швидкозношувані предмети, виробничі запаси, незавершене виробництво, готова продукція, незавершене капітальне будівництво та інші об'єкти, що реалізуються окремо як самостійні об'єкти продажу.

При пооб'єктній оцінці запасів підприємства важливе значення мають не загальні економічні погляди, а специфічні бухгалтерські методи оцінки:

­ оцінка об'єктів, що відображаються (формуються) на рахунках бухгалтерського обліку, а не вартісне вимірювання абстрактних економічних категорій;

­ розгляд об'єктів обліку в рамках балансу і поза ним, їх, безпосередня оцінка або шляхом особливих розрахунків (калькуляційних, кошторисних, планових, стандартизованих, за алгоритмами середніх оцінок тощо);

­ відображення результатів оцінювання на бухгалтерських рахунках і наступне їх балансування за визначеними сумами;

­ підхід до оцінки в контексті “вступ до балансу”, “перебування на балансі”, “вихід з балансу”;

­ обґрунтування величини оцінок, що застосовуються до обліку цінностей;

­ різниця оцінювання амортизованих і не амортизованих активів, понесених видатків і витрат в рамках звітного періоду.

Концептуальні підходи й методи оцінки об'єктів, що відображаються в активі балансу, можуть бути зведені до чотирьох типів оцінки (Рисунок 1.7.): за собівартістю або сумою витрат; за сучасною (ринковою) вартістю; за експлуатаційною придатністю; на підставі капіталізації прибутку, що одержується. Кожний з цих підходів, в свою чергу, може бути деталізований.

Рис. 1.7. Підходи до оцінки вартості активів підприємства

При методі оцінки статей балансу за собівартістю або за сумою витрат слід розрізняти майнові цінності, що надійшли на підприємство ззовні, і предмети, створені в межах самого підприємства. В першому випадку говорять про оцінку за купівельною вартістю (або вартістю придбання), в другому - про оцінку за вартістю виготовлення (Рис. 1.8.). Обидва види оцінок є обліковими, оскільки дозволяють визначити вартість майнових цінностей за даними бухгалтерського обліку. Оцінка за собівартістю придбання представляє собою суму грошових коштів або інших цінностей, переданих в оплату отриманих товарів чи послуг. Переваги оцінки за собівартістю придбання полягають в тому, що вона представляє собою ціну реальної угоди і може бути перевірена. Один із головних недоліків оцінки за собівартістю полягає в тому, що цінність активу для підприємства може змінитися з часом; по проходженні тривалого періоду вона може втратити значення міри вартості ресурсів підприємства, оцінки потенціалу або поточної ринкової ціни активу.



Рис. 1.8. Види оцінки статей балансу

Оцінки за купівельною вартістю і за вартістю виготовлення використовуються в різних випадках. Так, оцінка за купівельною вартістю в основному застосовується на торгівельних підприємствах, головним чином, до товарів, а на промислових - до сировини, матеріалів, палива тощо. Оцінка за вартістю виготовлення застосовується для об'єктів, що створюються підприємством самостійно. В основі оцінки за сучасною (ринковою) вартістю лежить прагнення врахувати господарську кон'юнктуру, не зупиняючись перед необхідністю облікових оцінок, що вже склалися за даними бухгалтерського обліку, якщо останні знаходять відхилення від тих або інших об'єктивних показників чи норм. Такими показниками можуть бути останні ціни ринку, реалізаційні (в тих випадках, коли ринок не дає достатніх вказівок, або дані предмети на ринку не котируються) і відновлені ціни (рисунок 1.9.). При оцінці за експлуатаційною придатністю майно відображається в балансі не за вартістю його придбання або виготовлення, а в тій сумі, що визначена спеціальною комісією, до складу якої входять спеціалісти з оцінки, яка вивчила стан майна на певний момент (наприклад, дату приватизації).

Експлуатаційною вважається вартість об'єктів обліку на період експлуатації за умови планування дострокового вибуття (реалізації) об'єкту обліку. Вона обчислюється як різниця між початковою і ліквідаційною вартістю, що планується. Цей метод оцінки застосовується здебільшого в західному обліку.



Рис 1.9. Оцінка майна за сучасною вартістю

Метод оцінки на підставі капіталізації прибутку, що одержується широко застосовується в ринковій економіці і використовується, як правило, при визначені вартості підприємства як єдиної господарюючої одиниці. В тих випадках, коли це підприємство передається новому власнику. Оцінка при даному методі базується на визначенні середнього прибутку підприємства за ряд років; отриману суму порівнюють до звичайної в даній галузі господарства норми прибутку і на підставі одержаних цифр проводять капіталізацію.

Слід відмітити, що всі методи оцінок мають однакове значення в практиці роботи підприємства. Так, найбільш розповсюдженими є оцінка за собівартістю і за сучасною (ринковою) вартістю. Оцінка за експлуатаційною придатністю в сучасних умовах набуває значення при приватизації або іншій зміні власності. Що ж стосується оцінки на підставі капіталізації прибутку, одержується, то вона має переважне значення для підприємств, що повністю продаються на аукціонах, або в процесі об'єднання окремих підприємств в більш сучасні комерційні структури типу концернів, асоціацій, промислово-фінансових груп тощо.

Як самостійний вид оцінки в бухгалтерському обліку виступає експертна оцінка. Експертну оцінку проводять спеціалісти з оцінки для визначення ринкової вартості майна. Вона представляє собою розрахункову величину поточних затрат (або поточної вартості) для періодичного цільового використання. В залежності від цілей розрахунків вона може бути оцінкою придбання або оцінкою вибуття активу. Якщо здійснюється експертна оцінка позаоборотних активів підприємства, яке буде функціонувати необмежений час, то вона відображається поточною оцінкою заміни або вартістю відтворення активу за мінусом накопиченого зносу на дату проведення оцінки. Отже, експертна оцінка - поточна вартість придбання активу підприємством.

Основною перевагою експертних оцінок, розрахованих сторонньою особою, є те, що вони виявляються більш об'єктивними, ніж отримані спеціалістами самої фірми. Головний недолік експертної оцінки зводиться до того, що вони можуть визначатись тільки періодично, отже, застарівають. Як і собівартість.

Є два підходи до експертної оцінки: оцінка засобів та оцінка бізнесу.

Застосовуючи перший підхід, аналізують затрати та використовують метод порівняння з аналогами продаж. Але найбільш ймовірну величину справедливої ринкової вартості підприємства дозволяє одержати оцінка бізнесу.

Запаси є складовою частиною оборотних засобів. Оборотними їх називають тому, що вони одночасно перебувають на різних стадіях процесу виробництва та реалізації, протягом якого повністю переносять свою вартість на вартість вироблюваної продукції. Тому практично всі підприємства та організації більшою чи меншою мірою для здійснення своєї діяльності вирішують питання раціонального використання оборотних засобів. Їх надлишок призводить до здійснення додаткових витрат і неефективного їх використання, а недостатність загрожує неритмічністю та простоями виробництва. Для забезпечення безперервності процесу виробництва і його ритмічності, а також для створення та підтримки перехідних залишків виробничих запасів визначають норматив оборотних засобів, що його розраховують як мінімальну суму необхідних оборотних засобів. При нормуванні запаси найчастіше розподіляють на два види: виробничі запаси (сировина, матеріали покупні, напівфабрикати тощо) і запаси готової продукції.

Залежно від особливостей виробничої діяльності підприємства, окремо для кожного виду запасів також визначають норму витрати матеріальних ресурсів, що являє собою максимальну кількість сировини, матеріалів, палива, яку витрачають на випуск одиниці готової продукції, на технологічні цілі тощо. Такі норми витрати матеріалів у кількісному вираженні (шт., м, м², кг і т.д.) розробляє технологічна служба підприємства на основі виробничо-технічної документації на виготовлення продукції (креслення, технічні описи, технологічні процеси й та. ін.). При цьому визначають норму витрати матеріалів, необхідних безпосередньо для виробництва, тобто з урахуванням відходів, а не кількісний вміст матеріалів у готовій продукції.

У вартісному вираженні матеріали оцінює економічна служба підприємства виходячи з умов придбання їх на ринку та договорів, укладених на їх поставку. В подальшому виходячи з плану виробництва та норм витрати матеріалів і комплектуючих виробів на одиницю вироблюваної продукції визначають потребу підприємства у конкретних видах запасів і витрат, необхідних на їх придбання. У світовій практиці наявність запасів на підприємствах в основному розраховують за стандартними нормами: запасів сировини і матеріалів на три місяці та запасів готової продукції на один місяць.

Крім планування потреби підприємства у виробничих запасах норми витрати матеріалів використовують для калькуляції собівартості продукції для визначення її ціни. Але підприємству не досить знати необхідну кількість запасів і ціну готової продукції. В умовах ринкових відносин актуальним також стає рішення питань ефективного використання запасів. При цьому особливу увагу приділяють оптимізації розміру виробничих запасів.

Пов'язано це з тим, що вони впливають на фінансове становище підприємства. З одного боку, збільшення виробничих запасів скорочує витрати на їх доставку, зменшує ризик виникнення дефіциту матеріалів, створює можливості пошуку оптимальних варіантів поставки. З другого боку, створення великих партій запасів призводить до „заморожування” капіталів, збільшення витрат на зберігання, підвищення ризику втрати запасами своїх якісних характеристик.

В умовах економічної подвійності оптимальним варіантом можна вважати такий розмір запасів, що забезпечує отримання доходів, які перекривають додаткові витрати та збиток, що виникають при його збільшенні.

Застосовують різні моделі для визначення розміру партії виробничих запасів, що їх замовляють. Усі вони мають розбіжності в порядку визначення як партії запасів, що їх замовляють, так і окремих показників її розрахунку.

Найбільшого поширення з таких моделей набула “Модель економічно обґрунтованого розміру замовлення” (EOQ model). Визначальними показниками при цьому є витрати на замовлення партії запасів і витрати на його утримання. Причому визначення оптимального розміру партії замовлення ґрунтується на формулі (1.1.).

де оптимальний розмір партії замовлення;

обсяг споживання запасів за період;

середній розмір витрат на замовлення одиниці запасу;

середній розмір витрат на зберігання одиниці запасу.

Використовуючи таку модель, можна визначити оптимальне співвідношення між витратами на розміщення замовлення та витратами на зберігання замовлення, за якого їх сума буде мінімальною. Так відповідно до плану виробництва й норм витрат на 2012 р. необхідно придбати 2000 кг матеріалу „А”. Середній розмір витрат на замовлення 1 кг матеріалів „А” становить 30 грн., а середній розмір витрат на зберігання 1 кг матеріалів „А” - 12 грн.

Оптимальний розмір партії замовлення матеріалу „А”, визначений відповідно до Моделі EOQ, становитиме:

Визначення оптимального розміру партії готової продукції, яку випускають, дозволить знизити витрати на обслуговування запасів готової продукції. Виготовлення товарів або виробів дрібними партіями знижує витрати на зберігання запасів у вигляді готової продукції, Але при цьому збільшаться виробничі витрати на підготовку виробництва, тому що зросте кількість налагоджень обладнання. Якщо в математичній формулі Модем EOQ замість обсягу споживання запасів використати плановий показник обсягу продукції, яку випускають, то можна визначити оптимальний розмір партії випуску готової продукції.

Відповідно до плану виробництва на місяць необхідно випустити 3600 шт. виробу „Б”. Середній розмір витрат на зберігання 1 шт. виробу „Б” становить 10 грн., а середній розмір витрат на підготовку виробництва 1 шт. виробу „Б” - 5 грн.

Оптимальний розмір партії виготовлення виробу „Б”, визначений відповідно до Моделі EOQ становитиме:

У зв'язку з тим, що запаси входять до складу оборотних засобів, ефективність їх використання також визначають показниками, які характеризують оборотність запасів. Зокрема, оборотність запасів підприємства за період часу характеризується коефіцієнтом оборотності запасів, який розраховують за такою формулою.

Показниками, які характеризують час, затрачуваний на рух оборотних засобів підприємства, є кількість оборотів активів у відповідному періоді та період обороту активів у днях.

Показники оборотності залежать від специфіки діяльності підприємства. Тому якщо й можна визначити найбільш характерні їх розміри, то хіба що за галузями виробництва. Але й у цьому випадку їх аналогія буде дуже умовною, тому що виробничі умови на підприємствах навіть однієї галузі найчастіше Істотно відрізняються.

Але ці показники Можуть бути використані для аналізу господарської діяльності. Приміром, в умовах прикладу 2 кількість оборотів готової продукції за місяць становить 30 оборотів (3600 три. : 120 грн.), а період обороту 1 день (30 днів : 30 оборотів). У разі відхилення від таких розмірів цих показників, які є не лише плановими, а й оптимальними, підприємство може вжити заходів для усунення причин таких відхилень.

Те, що запаси належать до оборотних засобів, потребує уважного ставлення не лише до оперативного планування їх використання, а й до планування загальної потреби в них протягом певного періоду виробництва. Такими періодами планування здебільшого є період, який дорівнює тривалості виробничого циклу, або календарний рік.

Зведеним документом, в якому відображають потреби підприємства у виробничих запасах, звичайно є кошторис витрат підприємства на календарний рік, який належить до основних документів бізнес-плану підприємства, У вартісному вираженні виробничі запаси в кошторисі витрат відображають за їх видами (сировина, матеріали, паливо тощо) і за напрямами використання (виробництво, загальновиробночі витрати, адміністративні витрати і т.д.). Необхідна номенклатура й кількість конкретних видів виробничих запасів можуть бути зазначені у розшифровках витрат певного напряму їх використання.

У кошторисі витрат також відображають планові показники їх витрати протягом року та на інші цілі, приміром, адміністративні. Порядок нормування придбання та витрати таких запасів є дещо простішим, ніж нормування виробничих запасів. Потреби в таких запасах, наприклад у канцелярських товарах, звичайно визначають на підставі заявок підрозділів на їх отримання у відповідному періоді.

Та хоч би якими обґрунтованими були плани й точними нормативи забезпечення підприємства запасами, хоч би якими правильними не видавались показники їх використання та оборотності, вони потребують практичного виконання. Отже, потрібна постійна робота щодо пошуку постачальників, своєчасна доставка, забезпечення збереження під час перевезень і зберігання, тобто вирішення всіх питань, пов'язаних з використанням запасів на підприємстві.

1.3 Автоматизація обліково-аналітичної роботи на підприємстві

На сучасному етапі удосконаленню управління і поліпшенню якості економічної інформації сприяє використання засобів комп'ютерної техніки для обліку, аналізу господарської діяльності та планування виробництва. Принципово змінюються технологія відображення операцій, призначення та зміст облікових регістрів. З первинних форм узагальнення та групування інформації вони перетворюються на вихідні форми аналітичної спрямованості, що, в свою чергу, дозволяє вести облік розрахунків не тільки в синтетичних, айв аналітичних розрізах. Це значно покращило ситуацію, оскільки за умов використання комп'ютерних технологій є можливість робити вибірки відповідно до потреб керівника, як по кожному контрагенту окремо, так і попередньо згрупувавши їх за необхідними ознаками .

Часто неможливо реально оцінити взаємовідносини з партнерами, а також доцільність окремих угод. Однак прослідкувати тривалий ланцюг продажу та закупівлі кожного товару в розрізі постачальників та покупців комп'ютеру під силу. Але задача ускладнюється тим, що партнер одночасно може бути і постачальником, і покупцем. За цих умов з'ясування таких питань, як заборгованість партнера, прострочені платежі, рентабельність окремих товарів та ін., може дати несподівану та дуже корисну інформацію, швидкість та достовірність якої забезпечить комп'ютер.

Проблеми комп'ютерних інформаційних систем бухгалтерського обліку розглядаються фахівцями кількох галузей знань: спеціалістами з інформаційних систем, бухгалтерами, менеджерами. Зокрема, ці проблеми досліджували О. Клименко [55], Ф. Бутинець [51], С. Івахненков [51], Т. Давидюк [51], Т. Шахрайчук [4] та інші вітчизняні, російські та зарубіжні вчені. Проте такі дослідження ускладнюються тим, що потребує компетентності дослідника як у бухгалтерському обліку, так і в сучасних інформаційних системах і технологіях. Саме тому проблемами комп'ютерних систем обліку займаються небагато науковців і практиків.

Існує багато сучасних популярних і ефективних пакетів автоматизації бухгалтерського обліку для малих, середніх і великих організацій. Розглянемо деякі з них, які найчастіше використовуються для створення АРМ: „Фінанси без проблем”; відомі універсальні пакети „1С:Бухгалтерський облік для України”, який один з перших почав широко використовувати графічні можливості операційної системи WINDOWS; “Соло для бухгалтера з комп'ютером”; „Раг”; „Артек”; “ВС2”; “Товстий Ганс”; “Інтегратор”; “Platinum”; “БЕСТ-3”; “БЕМБІ+”; “БІС-Бухгалтерія: Бухоблік-Фінанси-Бізнес”; “СА- Маsterpiece” та ін.

Розглянемо деякі програми з автоматизації обліково-аналітичних робіт.

У розрізі програми “БЕСТ” є конфігурація “БЕСТ-Про”, призначена для ведення оперативного, фінансового й управлінського обліку на виробництві, а також для звітності й аналізу. Оперативний облік: ведення договорів; грошові кошти, розрахунки; матеріально-технічне постачання; запаси, складський облік; виробництво; реалізація, управління збутом; облік автотранспорту; облік основних засобів; кадри, заробітна плата. Фінансовий облік: формування проводок; бухгалтерські довідки; головна книга; фінансова і податкова звітність. Управлінський облік: облік і аналіз доходів і витрат; контроль і аналіз розрахунків по зобов'язанням; контроль виконання планових платежів; оперативне виробниче планування; аналіз руху запасів і готової продукції.

Однією із основ успішного ведення господарювання є всебічний аналіз бізнес-процесів. Для вирішення цієї важливої задачі пропонуються програми “БЕСТ - Ф” і “БЕСТ - Аналіз”, необхідні лише навички роботи з Windows і точна реєстрація всіх господарських операцій в системі “БЕСТ-4” - комплексній бухгалтерській, торговій і складській системі для середніх і малих господарств. Вартість такої програми сягає від 1 до 4 тис. грн. в залежності від різновидів можливих облікових операцій, від кількості користувачів і т.п. Відмітимо, що вартість програмного і технічного забезпечення для середніх і малих сільськогосподарських формувань залишається ще досить високою, що є недоліком комп'ютеризації.

Система “БЕСТ-Ф” призначена для проведення комплексного аналізу фінансового і майнового стану підприємства, вона адресована керівникам і фінансовим менеджерам підприємств, а також співробітникам аудиторських і консалтингових фірм. Можливостями системи є: аналіз структури майна, платоспроможності й фінансової стійкості; аналіз ділової активності й рентабельності діяльності; аналіз політики залучення позикових коштів; аналіз використання прибутку; аналіз стану партнерів.

За допомогою інформаційно-аналітичної системи “БЕСТ-Аналіз” можна досліджувати кон'юнктуру ринку, виявити основні закономірності і тенденції попиту, прогнозувати хід продажу, раціонально використовувати трудові ресурси. При аналізі даних використовуються відомі статистичні методи (середніх, середньозважених, обчислення квадратичних відхилень, кореляційні криві та ін.). Можливостями системи є: розрахунок маржинального прибутку; аналіз змін закупівельних і відпускних цін; управління запасами; дослідження динаміки валового обороту за окремими видами продукції, по підрозділам і господарству в цілому.

Для успішного господарювання необхідно мати чітку уяву про стан ринку, на якому працює підприємство, і знати, в якому напрямі необхідно рухатись далі. В цьому допоможе система “БЕСТ-Маркетинг”. Вона розрахована на звичайного користувача, який не має спеціальної освіти у сфері маркетингу. Можливостями системи є: визначення перспективних ринкових ніш; аналіз конкурентноздатності продукції; аналіз реклами, рекомендації по підвищенню її ефективності; рекомендації по стимулюванню продажу; аналіз впливу конкурентів на ринку; порівняльний аналіз власної продукції з аналогами конкурентів; прогнозування продажу; розробка бюджету доходів і витрат.

Відомо, що відправною точкою в управлінні виробництвом є добре складений план. Використовуючи програму “БЕСТ-План”, можна отримати вичерпні, економічно обґрунтовані відповіді на багаточисельні питання, які стосуються розвитку виробництва. Система “БЕСТ-План” інтегрується із програмним бухгалтерським комплексом “БЕСТ-4”. Можливостями системи є: розробка фінансових, збутових і виробничих планів на різні періоди часу; планування у натуральних і вартісних показниках; вибір оптимального управлінського рішення; розрахунок планової собівартості; аналіз планових і фактичних показників.

Конкурентними перевагами серії “БЕСТ” є комплексність системи і наявність наскрізних прикладів, що дозволяє працювати з єдиними даними по всьому спектру функціональних можливостей програми.

Програма „1С:Бухгалтерский учет для Украины” є компонентом по автоматизації бухгалтерського обліку загальної системи „1С:Ппредприятие” (версія 8). Вона може використовуватися як автономно, так і сумісно з іншими компонентами "1С:Предприятие". Система „1С:Предприятие” (комплексний облік) містить такі програмні продукти: „1С:Бухгалтерский учет для Украины” - система автоматизації бухгалтерського обліку, „1С:Торговля” - обліку торгівельної діяльності, „1С:Расчет. Зарплата и кадры” - заробітної плати, „1С:Финансовое планирование”. При запуску системи в першому діалоговому вікні можна вибрати необхідну складову частину системи.

Користувач може з окремих компонентів сам зробити для себе зручну для нього конфігурацію системи. Для цього в системі є окремий компонент Конфігуратор, що запускається окремо від основного програмного продукту. Ця компонента також дозволяє встановити певні параметри системи, призначити контингент користувачів, паролі та права доступу.

На даний час найбільш розповсюдженою комп'ютерною системою обліку є пакет „1С:Бухгалтерский учет для Украины”, або „1С:Предприятие” останньої версії 8, складовою частиною якої є модуль бухгалтерії. Вихідні звітні форми в системі поділяють на обов'язкові (регламентовані), що призначені для передачі в державні установи (Баланс, Звіт про рух грошових коштів, Звіт про фінансові результати, Звіт про власний капітал, Декларація про ПДВ, Декларація про прибуток тощо), і інші (Шахматна відомість, Оборотно-сальдова відомість, Головна книга, Журнал-ордер, Касова книга, Книга продаж тощо). Але оскільки система 1С є відкритою і може дороблятися користувачами, то навіть версія 8 має багато конфігурацій, в яких вихідні форми можуть дещо відрізнятись.

“1С:Бухгалтерский учет для Украины” дозволяє автоматизувати ведення всіх розділів бухгалтерського обліку: операції по банку і касі; облік валютних операцій; основні засоби і нематеріальні активи; матеріали і МШП; товари і послуги, виконання робіт; облік виробництва продукції; взаєморозрахунки з організаціями; розрахунки з підзвітними особами; розрахунки по зарплаті; розрахунки з бюджетом; інші розділи обліку.

Можливостями обліку є: використовування декількох планів рахунків одночасно; багаторівневі плани рахунків; багатовимірний аналітичний облік; багаторівневий аналітичний облік; кількісний облік; облік по необмеженому числу валют; ведення на одному комп'ютері обліку для декількох підприємств; ведення консолідованого обліку; облік імпортних товарів. Програма дозволяє автоматизувати підготовку будь-яких первинних документів: платіжних доручень; рахунків на оплату; прибуткових і видаткових касових ордерів; актів, накладних, вимог, довіреності й інших документів.

Засоби роботи з документами дозволяють організувати введення документів, їх довільний розподіл по журналах і пошук будь-якого документа по різних критеріях: номеру, даті, сумі, контрагенту. Програма включає набір стандартних звітів, які дозволяють одержати інформацію за довільний період в різних розрізах і з необхідним ступенем деталізації до рівня проводок. І це є неодмінною перевагою програми.

За допомогою програми можна одержати такі регістри по синтетичному обліку: оборотно-сальдова відомість; шахова відомість; головна книга; журнал- ордер; оборотна відомість по рахунку; аналіз рахунку - за період і по датах; картка рахунку. Регістрами з аналітичного обліку є: оборотно-сальдова відомість по рахунку в розрізі об'єктів аналітичного обліку; журнал-ордер в розрізі об'єктів аналітики; аналіз рахунку в розрізі об'єктів аналітики; звіт “Діаграма” дозволяє представити бухгалтерську інформацію в графічному вигляді.

Регістрами по розділах обліку є: аналіз об'єкту аналітики по рахунках; картка операцій по об'єкту аналітики; касова книга; книги продажу й купівлі; звіти по основним засобам і нематеріальних активах; звіти по заробітній платі і т.д. Програмою “1С:Бухгалтерский учет для Украины” передбачається формування регламентованої звітності, яке включає: 1) введення, заповнення і друк бухгалтерської, податкової і статистичної звітності, а також звітів до соціальних фондів; 2) у “Ручному” режимі заповнення звітів бухгалтер вводить основні показники, а програма розраховує всі підсумкові й похідні показники; 3) в “Автоматичному” режимі програма заповнює звіти на підставі введених за період господарських операцій; 4) перед формуванням звітів спеціальний режим дозволяє перевірити стан обліку і виявити помилки бухгалтера, які часом не дозволяють правильно скласти звітність; 5) режим розшифровки дозволяє одержати “обґрунтування” заповнених автоматично показників аж до кожного первинного документа і господарської операції; 6) форми звітності щокварталу обновляються фірмою "1С" і безкоштовно надаються зареєстрованим користувачам.

Значним плюсом цієї програми є також те, що при зміні існуючого законодавства й методології обліку випускаються оновлені конфігурації, які безкоштовно розповсюджуються серед зареєстрованих користувачів. Режим оновлення дозволяє завантажити нові можливості без втрати введених користувачем даних. У зв'язку з тим, що в системі “1С:Предприятие” не реалізована система контролю і планування, пропонуємо планування грошових потоків здійснювати за допомогою електронних таблиць в програмі “Excel”, після чого цю інформацію експортувати в бухгалтерську програму “1С:Бухгалтерський облік для України”. Ця програма дає змогу контролювати витрати підприємства, оскільки всі дані по витратах оперативно (щодня) вносяться до неї. При проведенні виписки банку або розрахунково-касового ордеру вибирається стаття бюджету витрат і центр відповідальності.

Таким чином, програма “1С:Бухгалтерский учет для Украины” сьогодні є найпоширенішою серед автоматизованих програм для бухгалтерії підприємств, це пояснюється багатьма функціональними можливостями, зручним інтерфейсом, доступністю програми для навчання. На нашу думку, ця програма є найбільш придатною, раціональною, простою для користування.

Комплексна система ПАРУС забезпечує автоматизацію чотирьох основних напрямків діяльності підприємства: управління фінансами, логістики, управління виробництвом, управління персоналом. З допомогою пунктів меню Облік/Залишки матеріальних цінностей, Облік/Картотека МШП, Облік/Дебіторська/Кредиторська заборгованість, Облік/Залишки коштів на рахунках вводяться необхідні залишки на початок впровадження системи. Як і в системі 1С, через пункт меню Документи заповнюються відповідні банківські і касові документи, а через пункт меню Облік - документи з інших господарських операцій. Через пункт меню Звіти одержують необхідні зведені відомості.

Модуль ПАРУС-Реалізація використовується для обліку зберігання і реалізації товарів. Як і в бухгалтерському модулі, в ньому виконується попередня наладка відповідних словників. Головне меню модуля аналогічне меню модуля ПАРУС-Бухгалтерія. Схожими є і принципи документування господарських операцій та одержання звітів. В програмі для обліку розрахункових операцій призначені наступні додатки:

1) “Управління діловими процесами” є інтеграційним стосовно управлінських функцій, які забезпечують взаємодію з клієнтами, а також дозволяє контролювати виконання будь-яких дій, передбачених в інших модулях, і систематизувати документооборот;

2) “Фінансове планування” - дозволяє здійснювати планування та управління дебіторською та кредиторською заборгованістю. Основні дії, що виконуються у вікні “Планування зобов'язань” (воно містить як записи про виникнення заборгованості, так і список записів щодо їх погашення) наступні: а) зміна записів про платежі і відвантаження (зокрема, показників дати, суми з розбивкою надходжень платежів по декількох періодах); контроль за дотриманням лімітів зобов'язань шляхом порівняння затверджених контрольних чисел з узагальненими сумами відвантажень і платежів. За даними розділу “Фінансове планування” формуються зведені фінансові показники, які можуть бути використані для формування планів і є, по суті, узагальненою інформацією у розрізі таких елементів: стану розрахунків, напрямів доходу і витрат, контрагенту, типу оплати, виду заборгованості (дебіторської чи кредиторської), підрозділу, до якого відносяться зобов'язання, стану заборгованості (прострочена, поточна, відстрочена). Програма дозволяє деталізувати облік по аналітичних рахунках до п'ятого порядку, а також по ряду допоміжних ознак, що визначаються самим користувачем.

Крім цього, для оперативного контролю і обліку розрахункових операцій використовуються відомості взаємних розрахунків, кожна з яких відображає взаєморозрахунки одного підрозділу за дебіторською заборгованістю в певній валюті по одному синтетичному рахунку. Відомість складається із записів, що містять дані взаєморозрахунків (сальдо і рух заборгованості) з одним контрагентом за однією підставою.

Таким чином, створений під певне підприємство програмний інструментарій забезпечує високий рівень адаптації програмного засобу як до особливостей суб'єкта господарювання, так і до змін в обліковій політиці та в діючому законодавстві. Це також дасть змогу проводити ефективну цінову політику, спрямовану на збільшення прибутку. В той же час самостійне вивчення вищезгаданих засобів потребує досить високої кваліфікації користувачів.

Більше того, багато підприємств просто не готові до продуктивного використання таких систем - детального вивчення вбудованих мов програмування, розробки прикладних компонентів тощо. Це призводить до потреби підприємств у послугах спеціалістів, що в кінцевому рахунку підвищує вартість програмного забезпечення.

Потреби менеджменту підприємств та інших користувачів в обліковій інформації змушують бухгалтерів постійно оптимізувати процес обробки інформації, вдосконалювати форми обліку, змінювати ручний спосіб обробки інформації на комп'ютерний. Комп'ютеризація вирішила багато проблем у системі обліку.

Разом з тим перед бухгалтерами підприємств виникли нові проблеми, зокрема: захист інформації від несанкціонованого втручання, юридична доказовість електронних первинних документів, можливість втрати чи псування інформації під час відключення електроенергії, проникнення комп'ютерних вірусів, захист облікової інформації [51; 55].

Комп'ютерні інформаційні системи мають уразливі місця, тобто слабкі сторони системи. Є дві категорії загроз: активні та пасивні. Активні загрози включають комп'ютерне шахрайство та саботаж. Пасивні - це помилки системи, пошкодження окремих компонентів обладнання та стихійні лиха. Незахищеність інформаційних систем бухгалтерського обліку призводить до надмірних витрат, недостатніх доходів, втрати активів, недостовірного обліку, перешкод у бізнесі, санкцій, збитків з вини конкурентів, шахрайства та присвоєння [55].

Дослідження показують таку частотність причин виникнення кризового стану: стихійні лиха - 30%, навмисні дії - 45%, людська помилка - 25% [55]. Тобто значний відсоток кризових ситуацій можна зменшити або запобігти їм. Основним способом попередження активних загроз щодо шахрайства та саботажу є впровадження послідовних рівнів заходів контролю за доступом до баз даних, системи та файлів. Метою заходів контролю за доступом до баз даних є встановлення фізичного бар'єра до комп'ютерних ресурсів для осіб, які не мають дозволу. Цей бар'єр слід застосовувати до апаратного забезпечення, бібліотек даних, областей виведення даних та монтажу зв'язку.

Ми вважаємо, що керівництво може застосувати такі дії: розподіл обов'язків, нагляд, вимушені відпустки та зміна посади, подвійний контроль. Розподіл обов'язків передбачає розподіл функцій дозволу та запису операцій, розподіл функцій дозволу та зберігання активів, розподіл функцій запису операцій та зберігання активів. При цьому застосовують такі контрольні процедури, як перевірка виконання операцій відповідно до розподілених обов'язків, перевірка здійсненого доступу до активів відповідно до санкцій керівництва, незалежні перевірки стану активів у підзвітності матеріально відповідальних осіб і результатів їх діяльності, перевірка процесу обробки інформації відповідно до дозволів, її точності, повноти окремих операцій.

Заходи контролю за пасивними загрозами, наприклад, відключення енергії та збої в роботі комп'ютерів, можуть бути запобіжними та коригуючими. Запобіжні передбачають використання резервних компонентів інформаційних систем. Якщо одна частина системи не працює, резервна частина одразу підключається, і система продовжує функціонувати з невеликою паузою або зовсім без затримки. Коригуючі заходи контролю передбачають використання резервних файлів для виправлення помилок.

Таким чином, одночасно з полегшенням в роботі, зменшенням часу обробки інформації, її презентабельністю, автоматизація обліково-аналітичних робіт має і зворотній бік - неграмотне користування програмами або несанкціонований доступ до них. Щоб уникнути цього необхідно окреслити коло користувачів та права доступу до програм або навіть до комп'ютерів та відділів, а також інші заходи контролю за активними та пасивними загрозами.

Ми вважаємо, що помилковим є уявлення, ніби, маючи хорошу програму, можна розв'язати будь-яку задачу. Розробка ефективних рішень потребує не бездумного розрахунку якоїсь кількості техніко-економічних показників, не звітів до потрібної дати. В першу чергу мова йде про аналіз тих закономірностей, що визначають розвиток проекту як з точки зору зовнішніх умов його реалізації, основних тенденцій подальшого розвитку загальноекономічної ситуації, так і з точки зору його внутрішніх якостей, його внутрішнього змісту. А ця задача вже на порядок складніша, ніж просто оцінка показників рентабельності або поточного фінансового стану підприємства. Розв'язок її під силу тільки висококваліфікованому спеціалісту.

І тільки в цьому випадку застосування програмних продуктів для кількісного аналізу впливу різноманітних факторів, що враховують специфіку конкретного об'єкту дослідження, виявиться найбільш ефективним. І не обов'язково програма повинна бути останньої версії і універсальною. Іншою стороною універсальності та останньої версії може бути надлишкова складність. Програма повинна бути ефективною та максимально пристосованою якраз для тих задач, розв'язок яких необхідний фінансовому менеджеру, аналітику, робітнику кредитного відділу банку.

Зараз проглядаються дві основні тенденції, котрі визначають напрямки розвитку аналітичного програмного забезпечення і залежать від потреб користувачів. Одні розробники йдуть по шляху створення комплексних програмних технологій, які забезпечують підтримку прийняття рішень при розгляді повної множини задач фінансового аналізу. Інші роблять ставку на розробку спеціалізованого програмного інструментарію, який розв'язує задачі або фінансового стану підприємств, або планування та оцінки інвестицій.

На сучасному ринку аналітичного програмного забезпечення існують системи, завдяки яким вирішуються задачі фінансового аналізу, планування, оцінки інвестицій, прийняття рішень. Найбільш ефективними програмними комплексами є “Інвестор”, “Фінансовий аналіз”, “Project expert”, “Альт-інвест”. Вони дозволяють аналізувати і прогнозувати результати фінансової діяльності підприємства за даними бухгалтерської звітності, визначати інтегральні показники, містять алгоритм з оцінки кредитоспроможності підприємства, який дозволяє отримувати рейтингові показники, а також мають функціональні можливості з планування, аналізу й контролю інвестиційного процесу. Із застосуванням комп'ютерних технологій значно розширюються можливості аналітичного обліку. Побудова і використання інформаційних систем у середовищі обліково-аналітичного забезпечення управління фінансами передбачає перегляд основних стратегічних та концептуальних принципів ведення обліково-аналітичних робіт на основі комп'ютеризації, а також відповідного організаційно-методичного забезпечення оптимального управління виробництвом у ринковому середовищі.

2. Організаційні особливості та методика обліку запасів в умовах АРМ

2.1 Організація бухгалтерського обліку надходження запасів в умовах АРМ

Запаси є основою діяльності будь-якого підприємства. Саме від наявності (або відсутності) їх на складі залежить весь виробничий цикл підприємства. Правильна організація надходження запасів сприяє раціональному процесу виробництва на всіх стадіях оброблення і випуску готової продукції виробничого підприємства.

Надходження запасів на підприємство можливе внаслідок їх придбання за готівковий розрахунок, за безготівковою формою оплати, за бартерним договором (товарообмінним). Але переважно надходження запасів на підприємство здійснюється шляхом їх придбання за безготівковим розрахунком і використанням договорів. Договір придбання запасів є важливим елементом організації належного їх обліку.

Відповідно до національного цивільного законодавства будь-який господарський правочини між суб'єктами підприємництва оформлюється договором. Незважаючи на те, що ЦКУ допускає укладення договору як у письмовому вигляді, так і в усному, ст. 208 цього Кодексу передбачено, що правочини між юридичними особами належить вчиняти у письмовій формі. Правочин вважається вчиненим у письмовій формі, якщо його зміст і волевиявлення сторін зафіксовані в одному чи кількох документах (листах, телеграмах), якими обмінялися сторони договору [46].

Переважно текст договору купівлі-продажу (міни, поставки) розробляє продавець (постачальник). Тому підприємству-покупцю варто уважно проаналізувати такий договір, звернувши увагу на його основні (істотні) умови. Частиною другою ст.180 ГКУ встановлено, що господарський договір вважається укладеним, якщо між сторонами у передбачених законом порядку та формі досягнуто згоди щодо усіх його істотних умов. Істотними є ті умови договору, які визнані такими за законом чи необхідні для договорів цього виду, а також всі ті умови, щодо яких на вимогу однієї із сторін має бути досягнута згода [46].

Попри те, що ні ЦКУ, ні ГКУ явно не називають істотних умов договору (будь-яку умову вони справедливо визнають істотною), все ж таки виділимо основні пункти, на які слід звернути особливу увагу під час укладення господарських договорів на придбання запасів. Зокрема, можна виділити такі істотні умови договору поставки (купівлі-продажу, міни) запасів [46].

1. Назва, номер договору, дата і місце його складання.

2. Преамбула. У преамбулі зазначаються повна і скорочена (“Продавець”, “Покупець”, “Постачальник” тощо) назви сторін, а також назва документів, якими вони керуються у своїй діяльності (статут підприємства, положення тощо).

3. Предмет договору. У цьому розділі визначається, які запаси (товар) один із контрагентів зобов'язаний поставити іншому із зазначенням точної назви, марки, сорту. У разі бартерного договору (договору міни) зазначається точна назва товарів зустрічних поставок. Якщо товар потребує більш детальної характеристики або номенклатура товарів (робіт, послуг) є досить великою - усе це зазначається в додатку (специфікації), про що робиться відповідна відмітка в тексті договору.

4. Кількість і якість запасів, що поставляються.

5. Вид транспорту і базисні умови поставки (щодо договору поставки відповідно до міжнародних правил про тлумачення термінів ІНКОТЕРМС, як того вимагає ст.265 ГКУ), які визначають обов'язки сторін і встановлюють момент переходу ризиків від однієї сторони до іншої [46].

6. Ціна і загальна вартість договору. Якщо згідно з договором поставляються запаси різної назви та якості, цінові показники можуть зазначатися в додатку (специфікації). Зауважимо, що, незважаючи на специфіку бартерного договору, у ньому також зазначаються ціна і загальна вартість договору.

7. Умови платежів. Цей розділ визначає спосіб, порядок та строки взаємних розрахунків. Також у ньому можуть бути передбачені гарантії виконання сторонами взаємних платіжних зобов'язань у разі їх наявності або коли вони необхідні.

8. Умови здачі-приймання матеріалів (товарів). У цьому розділі визначаються строки і місце фактичної передачі матеріалів, перелік товаросупровідної документації. Приймання-передача здійснюється за кількістю відповідно до товаросупровідних документів, за якістю - на підставі документів, що підтверджують якість матеріалів, які поставляються.

9. Упаковка та маркування. Цей розділ містить відомості про упаковку, нанесене на неї відповідне маркування (габарити, умови складування, транспортування тощо), а у разі потреби - умови повернення.

10. Форс-мажорні обставини.

11. Відповідальність сторін. У цьому розділі визначаються права та обов'язки сторін, порядок застосування штрафних санкцій, відшкодування збитків у зв'язку з невиконанням (неналежним виконанням) однією із сторін умов договору. Також зазначаються строки досудового врегулювання претензій.

12. Арбітраж. У цьому розділі визначаються умови і порядок вирішення спорів у судовому порядку в частині тлумачення, невиконання (неналежного виконання) умов договору однією із сторін.

13. Строк дії договору.

14. Поштові та платіжні реквізити сторін.

За домовленістю сторін у договорі поставки (купівлі-продажу, міни) запасів можуть передбачатися додаткові умови, наприклад: страхування, умови залучення перевізника, гарантійні зобов'язання, право використання торгової марки тощо.

Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це установчими документами, довіреністю, законом, та скріплюється печаткою (частина друга ст.207 ЦКУ) [46].

На практиці оформлювати придбання запасів, особливо їх невелику кількість, договором купівлі-продажу, поставки чи міни найчастіше недоцільно. У таких випадках набувач запасів оплачує їх на підставі виписаного продавцем рахунку-фактури. Головною особливістю цього документа є те, що він поєднує в собі документ, який приписує здійснити оплату, - рахунок і товаросупровідний документ-фактуру. Однак на практиці рахунок-фактура переважно виконує функцію розрахунково-платіжного документа (рахунку).

В інтерпретації цивільного законодавства виписаний (та оплачений) рахунок-фактура може вважатися різновидом правочину у письмовій формі. Рахунок-фактуру виписують у двох примірниках: один надається покупцю (платнику), інший залишається у продавця (постачальника).

Також під час укладення договору придбання запасів покупцеві не завадить дізнатися, чи є продаж запасів, які його цікавлять, ліцензованим видом діяльності для продавця (постачальника). Якщо так, то постачальник (продавець) повинен мати відповідний дозвіл (ліцензію). Інакше договір може бути визнаний недійсним відповідно до ст.207 ГКУ. Аби не стати жертвою обману (хай навіть і через незнання), слід звернутися до ст.9 Закону України від 01.06.2000 р. № 1775-ІІІ “Про ліцензування певних видів господарської діяльності”. У цій статті наведено види діяльності, що підлягають ліцензуванню. Зокрема, ліцензуванню підлягає реалізація таких видів товарів (які у розглядуваному випадку можуть бути запасами) [46]:

виробів з дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння;

лікарських засобів;

ветеринарних медикаментів і препаратів;

пестицидів і агрохімікатів;

спеціальних засобів, заряджених речовинами сльозоточивої та дратівної дії;

спеціальних технічних засобів Для зняття інформації з каналів зв'язку, інших засобів негласного отримання інформації;

криптосистем і засобів криптографічного захисту інформації;

оптова реалізація насіння;

піротехнічних засобів.

Крім того, якщо запаси придбавають у підприємства роздрібної торгівлі, таке підприємство зобов'язане мати дозвіл на розміщення об'єкта торгівлі, торговий патент і у ряді випадків - реєстратор розрахункових операцій (електронний контрольно-касовий апарат).

Документальне оформлення поставки запасів

Порядок приймання запасів та їх документальне оформлення залежать від умов поставки, обумовлених у договорі, а саме: місця приймання (на складі постачальника, від транспортних підприємств, на складі покупця), його характеру (за кількістю, якістю та комплектністю), відповідності кількості та якості запасів, що придбаваються, умовам договору і супровідним документам.

Для оформлення запасів, що надходять на склад покупця, застосовуються різні товаросупровідні документи, які складають як постачальники, так і покупці. Цими документами залежно від умов поставки, порядку розрахунків та умов приймання-передачі товарів можуть бути [91]:

· накладна;

· товарно-транспортна накладна;

· залізнична накладна;

· рахунок-фактура (як форма, що поєднує в собі і розрахунковий, і товарний документ);

· специфікація тощо.

Коротко розглянемо кожен із них.

Накладна є найбільш універсальним документом. Нині її широко застосовують і виписують за місцем отримання запасів. Зазвичай накладну виписують, коли під час поставки товару немає потреби вдаватися до його спеціального транспортування (вантажного автоперевезення, залізничного, авіаперевезення тощо). Часто у такому випадку покупець доставляє запаси, які придбаваються, власними силами (в руках, на таксі, особистому чи службовому легковому автотранспорті).

Товарно-транспортні накладні (ТТН) застосовують під час автоперевезень і, як правило, виписують у чотирьох примірниках:

· перший примірник залишається у вантаж овід правника і є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей. Решта примірників, засвідчених підписами і печатками (штампами), передається водієві;

· другий є супровідним документом на перевезення вантажів і призначений для оприбуткування його одержувачем;

· третій примірник (який є підставою для здійснення розрахунків за виконані транспортні послуги) з даними таксування і підписом таксувальника перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати;

· ¦ четвертий примірник разом із дорожнім листом вантажного автомобіля (ф. № 2-ТН) залишається у перевізника для обліку його транспортної роботи.

Особливість оформлення ТТН полягає в тому, що цей документ може виписуватися як вантажовідправником, так і вантажоодержувачем.

У разі доставки запасів залізницею постачальник оформляє накладну спеціальної форми, яка є супровідним документом і видається вантажоодержувачу на станції призначення.

Рахунок-фактура як “товарний” документ буде застосовуватися, наприклад, у випадку, якщо за раніше оплаченими на підставі рахунку-фактури запасами накладну не виписують, а роблять відмітку про отримання запасів представником покупця.

При цьому слід звернути увагу, що уніфікованої форми рахунку-фактури наразі не існує: українським нормативним законодавством її не затверджено. При цьому також немає єдиної форми, яка залишилася б у спадок від колишнього СРСР. Саме цим пояснюється деякий відступ від норми окремих підприємств постачальників Щодо форми рахунку-фактури. Вони розміщують на цьому документі свою торгову марку та/ або логотип, роблять його більш зручним для читання і привабливим зовні.

Якщо одержувачу запасів (покупцю) виписано такий рахунок, його можна приймати до виконання. Категоричної заборони на застосування таких форм нормативно-правове поле України не містить, більше того, такі дії передбачено п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88.

З огляду на те, що з одного боку рахунок-фактура відповідає вимогам ЦКУ (є формою укладення правочинну), а з другого - вимогам Інструкції № 22 (як підстава здійснити оплату), використання різних варіантів форм рахунку-фактури не є порушенням чинного законодавства України.

Головною особливістю цього документа є те, що він поєднує в собі документ, який приписує здійснити оплату, - рахунок і товаросупровідний документ-фактуру. Однак на практиці рахунок-фактура переважно виконує функцію розрахункового документа (рахунку).

Рахунок-фактуру виписують у двох примірниках: один надається покупцю (платнику), інший залишається у продавця (одержувача грошей). Якщо рахунок виписується вручну (під копіювальний папір), то оригінал видається платнику, а копія залишається у продавця.

Специфікація, як зазначалося раніше, може застосовуватися як додатковий, уточнюючий документ, який додається до одного із названих основних товаросупровідних документів.

У ряді випадків безпосередньо до товарних документів також можуть додаватися документи, що підтверджують якість товарів, які поставляються, - сертифікати якості, масні посвідчення тощо.

Повнота і своєчасність оприбуткування запасів забезпечуються додержанням правил приймання запасів, правильним документальним оформленням і точним відображенням в обліку операцій, пов'язаних із прибуткуванням запасів, а також розрахунків за ними.

Статтею 271 ГКУ встановлено, що Кабінет Міністрів України відповідно до вимог цього Кодексу та інших законів затверджує Положення про поставки продукції виробничо-технічного призначення та поставки виробів народного споживання, а також Особливі умови поставки окремих видів товарів. Як відомо, ні Положення, ні Особливі умови поставки КМУ дотепер не затвердив.

...