Использование архивных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Использование архивных документов



Содержание

1. Понятие об использовании архивных документов

2. Цели использования архивных документов

3. Формы использования архивных документов

4. Учет и анализ использования архивных документов

5. Доступ к архивным документам

6. Основы архивной эвристики

7. Платные услуги в архивах

Список источников и литературы



1. Понятие об использовании архивных документов

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то в своей оперативной работе постоянно используете разнообразную информацию из документов, созданных ранее и находящихся на архивном хранении.

С этой целью Вы обращаетесь как к делам своего структурного подразделения, так и к находящимся в архиве или архивохранилище организации (заранее составив требование на выдачу дел).

На запрос, поступивший в организацию, Вы профессионально должны подготовить ответ по архивным документам. Запросы могут поступать как от юридических, так и от физических лиц.

Если Вы работник архива организации, то круг пользователей вашего архива, как правило, уже. Основные потребители информации - это руководство и сотрудники структурных подразделений данной организации, которые обращаются в архив с запросами, возникающими в ходе ее основной деятельности. Кроме того, пользователями являются лица, работавшие (учившиеся) в организации ранее, которым информация нужна в социально-правовых целях. Однако в архив организации могут обращаться другие организации, средства массовой информации и иные категории пользователей.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то Вам предстоит работа с чрезвычайно широким кругом пользователей: органами государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями, воинскими частями, научными, культурными, учебными учреждениями, средствами массовой информации, негосударственными объединениями, религиозными конфессиями, предприятиями, фирмами. В эти архивы обращаются ученые, в том числе и зарубежные, краеведы, студенты, журналисты, писатели, просто граждане, изучающие историю своего рода или те, кому нужно документальное подтверждение права на предусмотренные законодательством льготы, выплаты, привилегии.

Важно помнить, что вся работа архива направлена, в конечном счете, на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов:

Фрагмент документа	Доктрина информационной безопасности Российской Федерации. Утверждена Президентом Российской Федерации В. Путиным. 9 сентября 2000 г. N Пр-1895
-	Интересы личности в информационной сфере заключаются в реализации конституционных прав человека и гражданина на доступ к информации, на использование информации в интересах осуществления не запрещенной законом деятельности, физического, духовного и интеллектуального развития, а также в защите информации, обеспечивающей личную безопасность. Интересы общества в информационной сфере заключаются в обеспечении интересов личности в этой сфере, упрочении демократии, создании правового социального государства, достижении и поддержании общественного согласия, в духовном обновлении России. Интересы государства в информационной сфере заключаются в создании условий для гармоничного развития российской информационной инфраструктуры, для реализации конституционных прав и свобод человека и гражданина в области получения информации и пользования ею в целях обеспечения незыблемости конституционного строя, суверенитета и территориальной целостности России, политической, экономической и социальной стабильности, в безусловном обеспечении законности и правопорядка, развитии равноправного и взаимовыгодного международного сотрудничества

Важнейшей функцией государственных и муниципальных архивов, архивов организаций является информационное обеспечение граждан, органов власти и местного самоуправления. Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы способствуют решению различных проблем, возникающих в процессе функционирования государства, становления и развития демократического общества в стране. С начала 90-х гг. архивные документы были востребованы в целях подтверждения права собственности Российской Федерации на недвижимое имущество за рубежом, использовались при делимитации и демаркации границ Российской Федерации, в работе уполномоченных органов по реабилитации жертв политических репрессий, способствовали установлению судеб военнослужащих, погибших в годы Великой Отечественной войны и в локальных конфликтах, увековечению памяти россиян, погибших за пределами России, проведению работы по канонизации церковников и мирян, пострадавших в годы гонений на церковь, для решения имущественных споров хозяйствующих субъектов, закрепления прав собственности граждан и организаций на землю и строения, восстановления и реставрации исторических и культовых зданий и т.д. [39, с. 12, 13].

Использование документов - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных и муниципальных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники архивов несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, а также за использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации. Как архивисты, так и пользователи должны быть "взаимно вежливы", уважать права и интересы друг друга.

Под использованием документов архива понимают предоставление архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей:

Фрагмент документа	ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
П. 126	Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан
Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1992
Ст. 290	Пользование архивными документами - регулируемое правилами ознакомление с архивными документами, посредством их прочтения, просмотра или прослушивания

В процессе использования архивных документов участвуют две стороны - архив (государственный или муниципальный, архив организации, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, который обращается в архив за документами или архивной информацией:

Фрагмент документа	Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ
Ст. 3, п. 19	Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации

Открытые документы Архивного фонда Российской Федерации, а также справочно-поисковые средства к ним, доступны для пользования всем юридическим и физическим лицам, независимо от их гражданства [48, с. 38, 48].

2. Цели использования архивных документов

Цели использования документов - это основные проблемы, решаемые в ходе использования документов:

управленческие;

политические;

экономические;

научные;

культурно-просветительские;

социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в ее деятельности, повышение ее эффективности.

Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации учреждения, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.

Опыт 1990 - начала 2000-х гг. показывает, что использование документов в управленческих целях предполагает прежде всего исполнение запросов органов власти и управления, организаций и предприятий, о выделении и передаче в собственность земельных участков; строительстве и вводе в эксплуатацию; приеме и передаче зданий и сооружений; состоянии и распределении жилого фонда; о предоставлении сведений для подготовки к государственной регистрации и перерегистрации предприятий и решения других правовых вопросов.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов; программ реформ, пропаганде официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности и государственной безопасности; заключении международных договоров; определении межгосударственных границ и т.д.

Документы используются также в политической борьбе различных партий и объединений (публикация компрометирующих материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.).

Существенную роль использование архивных документов играет в законотворческой деятельности.

Так, например, для разработки закона о Земле и Земельного кадастра изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке закона об охране окружающей природной среды - материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях.

Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам);

при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;

при осуществлении научно прикладных исследований (проведение патентной экспертизы);

для оптимизации производственных и технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйстве, охране окружающей среды и т.д.).

ВНИИДАД подготовил специальное справочное пособие, в котором содержались сведения о применении архивной информации для решения народнохозяйственных (экономических) задач. С этой целью в пособие были включены сведения о сборниках документов, содержащих сведения по истории народного хозяйства; о распределении документов, содержащих экономическую информацию, между государственными архивами; а также примерный перечень народнохозяйственных проблем, тем, задач для информационного обеспечения которых целесообразно привлечение архивных документов. Актуальность этого пособия не утрачена до настоящего времени.

Архивы - народному хозяйству: Справочное пособие. - М.: ВНИИДАД , 1988. 80 с.

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по документам, хранящимся в архивах.

Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в научных, учебных изданиях, СМИ и т.д., создание справочников архивных документов. В архиве организации также осуществляется использование документов с научными целями, например, исследования по истории данного учреждения, отрасли с целью написания очерка, издания юбилейного сборника, подготовки выставки, альбома и т.д.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, обзоров, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию архивных документов. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ.

Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели.

Архивные документы использовались для реставрации комплекса сооружений Московского кремля, архитектурных памятников городов "Золотого кольца", ансамблей пригородов Санкт-Петербурга (Петродворца, Павловска, Гатчины, Ораниенбаума и др.), разрушенных в годы Великой Отечественной войны.

Например, долгие годы делу реставрации памятников истории и архитектуры столицы служит Центральный исторический архив (ЦИАМ) и центральный муниципальный архивы г. Москвы (ЦМАМ). Особенно тщательно за разработку тем архитектуры и градостроительства в Москве взялись после выхода Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры" в 1976 г. Были составлены специальные обзоры и перечни документов, такие как "Архитектурные памятники Москвы за 1849-1927 годы". Потребителями информации стали такие организации, как Главное архитектурно-планировочное управление (Глав АПУ), Научно-исследовательский и проектный институт генерального плана реконструкции г. Москвы, Мосгорисполком, Всероссийское общество охраны памятников истории и культуры (ВООПИК), архитектурно-планировочные и реставрационные мастерские, ЦНИИ теории и истории архитектуры. Наиболее значительные проекты, реализованные при участии московских архивов - реставрация Лобного места (1978 г.), Иверской часовни на Красной площади, Храма Христа Спасителя, историко-культурных комплексов Свиблово, Шахматово и др.

В 1990-е гг. без обращения к материалам московских архивов не обходилось открытие ни одной московской церкви. Не говоря уже о таких масштабных работах, как реконструкция Большого Кремлевского дворца, Китай-города, строительство храма Христа Спасителя и других сооружений.

Использование архивных документов в учебном процессе: архивные документы или отрывки из них активно используются при подготовке в вузах специалистов социального и гуманитарного профилей, и в первую очередь - историков, историков-архивистов, документоведов, музеологов и т.д.

Присутствуют архивные документы (опубликованные в различных хрестоматиях) и в изучении курса отечественной истории в средней школе.

Формы использования многообразны. Так, в 1989 г. ВНИИДАД подготовил справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов "Архивы - школе", в котором подробно рассмотрены формы организации использования, наиболее типичные для учебно-воспитательного направления, и возможности использования архивных документов в учебном процессе.

Использование документов в социально-правовых целях обеспечивает права и законные интересы граждан, способствует решению задач социальной защиты, предоставления установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Данная цель предполагает исполнение социально-правовых запросов, а также обслуживание граждан. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, актов гражданского состояния, репрессий, нахождения в плену и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго ограничены.

В последние годы наблюдается значительное увеличение количества социально-правовых запросов, создающих для архивов трудности с соблюдением сроков их исполнения. Увеличение количества запросов граждан началось после пенсионной реформы 1989 г., а с выходом законов "О порядке исчисления и увеличения государственных пенсий" 1997 г., "О ветеранах" 1994 и 1998 гг., "О реабилитации жертв политических репрессий" 1992 г. и других исполнение запросов стало важнейшим направлением деятельности архивов.

Правовые и методические основы работы по исполнению запросов социально-правового характера нашли отражение в новых "Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007 г.). В Правилах определены также и сроки исполнения запросов. Это представляется важным в связи с тем, что в Федеральном законе от 2 мая 2006 г. N 58-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" сроки исполнения обращений граждан распространяются лишь на государственные органы и органы местного самоуправления, но не на организации (т.е. архивы).

Все последние годы наблюдается повсеместно стабильный рост исполняемых в государственных и муниципальных архивах запросов социально-правового характера.

Увеличение количества исполненных запросов связано с двумя основными факторами:

а) стабильный рост объемов документов по личному составу, принимаемых в государственные и муниципальные архивы;

б) принятие нормативных правовых актов, связанных с обеспечением социально-правовых интересов граждан. Так, например, увеличилось количество запросов в связи с выходом Указа Президента Российской Федерации от 30 марта 2005 г. N 363 "О мерах по улучшению материального положения некоторых категорий граждан Российской Федерации в связи с 60-летием Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.".

Можно прогнозировать и в дальнейшем рост запросов социально-правового характера, так как рост приема документов по личному составу будет продолжаться. Это связано с тем, что в соответствии со статьей 23 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" впервые в архивном законодательстве предусмотрен прием документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы от ликвидированных негосударственных организаций, в том числе не состоящих на учете архивов. Ранее "Положение об Архивном фонде Российской Федерации" (1994 г.) допускало прием документов по личному составу только от ликвидированных государственных структур.

Важной гуманитарной задачей, составной частью обеспечения социально-правовых интересов граждан, является исполнение запросов лиц, пострадавших от нацистских преследований. Существенное значение для нормативного и организационного обеспечения этой работы имело заключенное в 1993 г. четырехстороннее Соглашение между правительствами Российской Федерации, Республики Беларусь, Украины и ФРГ, а также создание в ноябре 1993 г. при Правительстве Российской Федерации Фонда взаимопонимания и примирения, целью которого являлась организация работы по выплате денежных компенсаций данной категории граждан.

Поэтому с 1993 г. возрастало количество запросов о подтверждении фактов пребывания граждан бывшего СССР в фашистских концлагерях, гетто и других местах принудительного содержания, привлечения их к принудительному труду как на территории Германии, так и на территориях оккупированных ею стран. Всего за период 1993-2005 гг. ГАРФ, РГВА и государственными архивами 24 субъектов Российской Федерации было исполнено 560 тыс. запросов граждан, пострадавших от нацистских преследований, что позволило им получить денежные компенсации от правительств Германии и Австрии.

Практически все последнее десятилетие велась и продолжается до сих пор работа архивных учреждений по исполнению запросов, связанных с реализацией Закона Российской Федерации "О реабилитации жертв политических репрессии", других нормативных правовых актов по этому вопросу.

За 2003-2005 гг. государственными и муниципальными архивами Российской Федерации было исполнено 65,8 тыс. социально-правовых запросов, поступивших из-за рубежа, в т.ч. 16,8 тыс. - федеральными архивами (приложение 1) [39, с. 14,15].

Использование документов в социально-правовых целях является одной из государственных функций. В связи с этим в 2007, 2009 гг. были приняты Административные регламенты по исполнению Федеральным архивным агентством этой государственной функции.

Административный регламент по исполнению Федеральным архивным агентством государственной функции "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" был утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 г. N 1295; зарегистрирован в Минюсте России от 07.12.2007 г., рег. N 10649.

Предоставление данной государственной услуги осуществляли Росархив (Федеральное архивное агентство), Министерство иностранных дел РФ, а непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства осуществляли органы государственной власти, федеральные государственные архивы, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, другие органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

Регламент определял порядок, основания, условия и сроки предоставления государственных услуг для данных категорий пользователей.

В приложении 2 к Административному регламенту даны блок-схемы последовательности действий по предоставлению услуги. Регламент утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 28.12.2009 г. N 894.

Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"(Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 г. N 271, зарегистрирован в Минюсте 01.09.2009 г., рег. N 14676) определяет предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения пользователей. Работу по информационному обеспечению пользователей осуществляют органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для тематических и социально-правовых запросов.

Регламент устанавливает:

результаты (форму) предоставления государственной услуги (информационные письма; архивные справки; архивные выписки; архивные копии; тематические перечни; тематические подборки копий архивных документов; тематические обзоры архивных документов; ответы об отсутствии запрашиваемых сведений; рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации; уведомление о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации);

получателей государственной услуги (российские и иностранные граждане и лица без гражданства; органы государственной власти, местного самоуправления; организации и общественные объединения; юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочными выступать от их имени);

порядок, основания, сроки и условия предоставления государственной услуги;

перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги; технологию исполнения запросов.

В приложении 2 к Административному регламенту по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" даны схемы последовательности действий по организации исполнения социально-правовых тематических запросов.

Нельзя забывать о таких аспектах использования документов, как этические и духовные, которые так или иначе всегда присутствуют при обращении к архивным документам. Особенно важно использование, связанное с популяризацией истории родного края в школе. Огромную роль играют архивы в деле патриотического воспитания. В начале 2000-х гг. ряд субъектов Федерации принял областные и краевые программы патриотического воспитания граждан, в которых участвуют архивы и музеи региона.

Особенно важной в этом аспекте была колоссальная работа, проведенная архивами в 1990-е гг. по изданию Всероссийской книги памяти воинов, погибших в годы Второй мировой войны, а также региональных книг памяти.

Большое значение в воспитании любви наших соотечественников к малой родине, сохранении сокровищ провинциальной культуры России, без которых невозможно представить ее историко-культурного наследия играет краеведческая работа архивов.

Таким образом, цели использования документов весьма разнообразны, как и роль ретроспективной документной информации в жизни общества. Но для реализации всех этих целей сначала необходимо получить доступ к информации.

3. Формы использования архивных документов

Формы использования - это информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования в результате применения на практике информации архивных документов. Основными формами использования в архиве являются:

информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;

экспонирование архивных документов на выставках;

использование архивных документов в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;

публикация архивных документов.

По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Формы использования в государственном, муниципальном архиве, архиве организации имеют свою специфику. Естественно, что в федеральных архивах, где хранятся сотни и тысячи фондов, виды информационных услуг разнообразнее. Однако методика составления информационных документов отличается мало. Пользователю могут высылаться (выдаваться) архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, тематические перечни документов, тематические подборки копий документов, тематические обзоры. Кроме того, в ходе информационного обслуживания могут осуществляться выдача дел во временное пользование и выдача подлинников личных документов владельцам.

Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.

Информационное обеспечение пользователей осуществляется в двух формах - по инициативе пользователя (исполнение запросов) и по инициативе архива (инициативное информирование).

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов.

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Существуют следующие виды запросов:

тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта), в том числе биографические (о жизни конкретного лица);

генеалогические (об истории семьи, рода);

социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан).

Социально-правовые запросы подразделяются на:

запросы о трудовом стаже;

о размере заработной платы;

о службе в вооруженных силах;

об участии в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с законом РФ "О ветеранах", участии в партизанском и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории, в блокадном Ленинграде и др.;

о пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны;

о работе в годы Великой Отечественной войны;

о нахождении на излечении, состоянии здоровья;

о награждении, присвоении званий;

об образовании, учебе;

о репрессиях, раскулачивании, реабилитации;

о рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;

о творческой деятельности и авторских правах и др.;

запросы, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства (эти запросы, как правило, называют "консульскими". Они являются разновидностью социально-правовых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, общества, Центр розыска и информации общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации).

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

прием запроса и работа с заявителем;

поиск запрашиваемой информации;

составление и выдача заявителям информационных документов, а также копий в ответ на запросы.

Заявителю следует пояснить, что к составлению запроса надо отнестись с большим вниманием, изложив в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, из рассказов родственников, из других источников. Это существенно ускорит работу архивистов по исполнению запроса.

Если запрос относится к категории платных, следует оповестить об этом заявителя.

Архивы не могут взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, а также запросов органов государственной власти и местного самоуправления для использования в служебных целях; научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др. Тематические и генеалогические запросы граждан, как правило, выполняются за плату.

Архив организации также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается.

При исполнении запросов очень важно помнить о сроках исполнения.

Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или представления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива - 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива.

Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива - не более 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.

Особое внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по выявлению документов.

В приоритетном порядке исполняются запросы органов государственной власти и управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.

Архив представляет ответы в виде следующих информационных документов:

архивной справки;

информационного письма;

архивной копии;

архивной выписки;

тематического перечня документов;

тематической подборки;

тематического обзора документов.

При исполнении социально-правовых запросов архив готовит архивную справку, архивную выписку или архивную копию.

Архивная справка - документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (подтверждающий) информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра).

По запросу пользователя ему могут быть предоставлены также архивная копия и архивная выписка).

Архивная копия - это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.

Архивная выписка - это копийный фрагмент архивного документа, т.е. дословное воспроизведение части документа любым способом, также подготовленное и заверенное архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященным нескольким, не связанным между собой вопросам.

Информационное письмо - это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

В соответствии с законодательством, помимо архивных справок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением которой является архив). Решение о выдаче подлинных документов осуществляется этими должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. Так, граждане, имеют право на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близкого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно-следственных дел конфискованных у них творческих материалов, дневников, рукописей и т.д. К сожалению, это очень обедняет архивные фонды, так как сохранность выданных документов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архивистов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива.

Если в архивных документах сведений не обнаружено, потому что документы данного фондообразователя за запрашиваемый период не сохранились, заявителю выдается архивная справка об этом, заверенная надлежащим образом, для обращения в органы социальной защиты.

Наконец, при исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном и муниципальном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

Тематический перечень документов - систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных (N ф., N оп., N д.).

Тематическая подборка документов - комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. Подробнее об обзорах сказано в разделе, посвященному справочно-поисковым средствам архива.

Подготовка этих информационных документов очень трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому представление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, происходит по инициативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.

В отличие от исполнения запросов организаций и граждан, такая форма использования архивных документов как инициативное информирование осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица. Для государственного или муниципального архива это органы государственной власти, управления и местного самоуправления, и различные организации - научные, общественные, негосударственные, зарубежные и др. Для архива организации потенциальными потребителями информации являются руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

Работа по инициативному информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за предшествующие годы.

Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики ("Ведомости", "Информационные бюллетени..."), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам учреждений и организаций. В архиве организации используются планы и прогнозы работы данного учреждения.

В практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.

Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым информационным запросам потенциального потребителя.

В результате работы по инициативному информированию в государственном, муниципальном или архиве организации, как правило, составляется информационное письмо. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива.

Но главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным. В архиве организации лучшим результатом работы по инициативному информированию будет повышение эффективности работы учреждения, организации за счет использования документной информации.

Региональные, муниципальные архивы работают с кругом постоянных потребителей информации.

Таким образом, можно сделать вывод, что в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, с целью реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, договоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее.

Одна из основных форм использования архивных документов - предоставление архивных документов пользователям (исследователям). В государственном и муниципальном архиве для этой цели создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также справочно-поисковыми средствами. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов. В архиве организации обслуживание сотрудников организации и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей.

Документы Архивного фонда Российской Федерации предоставляются российским и зарубежным пользователям в читальных залах государственных и муниципальных архивов для проведения научных исследований, генеалогических изысканий, поиска правоустанавливающих документов для оформления земельных участков и строений и т.д. Так, в 2004-2005 гг. в читальных залах федеральных архивов работало около 23 тыс. пользователей, которые сделали 119 908 посещений. В читальные залы по их запросам было выдано более полумиллиона дел, изготовлено 1 млн 300 тыс. копий документов на различных носителях.

Предоставление документов и справочно-поисковых средств в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном или муниципальном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса).

Кроме того, плата может взиматься за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, срочность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть указан для пользователей.

Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Федеральной архивной службой в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшивается:

все письма-направления и заявления данного пользователя;

анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

заказы на выдачу описей и дел;

заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

В случае повреждения или хищения дел, внесения изменения в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной.

Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и такая форма использования документов, как выдача дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и руководством учреждения-пользователя, после возвращения дел подшивается в дело фонда. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния. Архив должен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовала требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе.

Выдача дел оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел и актами о выдаче дел во временное пользование, а также фиксируется в книге выдаче документов.

При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, которая при возвращении дела изымается и хранится до минования надобности, но не менее 1 г. [36, с. 35-37].

Публикация документов - одно из важнейших направлений научной работы архива. Под публикацией архивных документов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные типы, виды и формы публикации документов:

Тип публикаций	Вид публикаций	Форма публикаций
Научные - публикации, предназначенные для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности	Пофондовые - из документов одного архивного фонда Тематические - из документов различных фондов но по одной теме. Публикации документов одного вида (акты, протоколы) Публикация документов одного лица	Корпус - свод источников по определенной теме Том - структурная часть продолжающегося или многотомного издания Выпуск - часть периодического издания или серии Часть, раздел - часть текста одной книги CD-ROM Комплект микрофиш, микрофильм
Научно-популярные - издания, рассчитанные на широкий круг любителей истории. Поскольку они предназначены не для профессионалов, к этим изданиям составляется справочный аппарат, делающий текст источника доступным	-	-
Учебные - предназначенные для освоения учебных программ	Хрестоматии, тематические подборки	-



Публикация готовится в несколько этапов:

выявление и отбор документов;

выбор и передача текста документа;

археографическое оформление документа и составление научно-справочного аппарата к публикации;

формирование макета публикации.

Методика работы по публикации документов основана на "Правилах публикации исторических документов в СССР" (М., 1990).

Российская историческая наука накопила богатый опыт публикации различных видов источников. Типы, формы, методы публикации архивных документов в их историческом развитии изучает научная дисциплина археография.

Последний этап подготовки публикации - работа с издательством. В подзаголовочных сведениях издания в обязательном порядке указывается название архива, на основании документов которого осуществлена публикация.

Выставки документов, использование документов в электронных СМИ, публикация осуществляется на основе договора о сотрудничестве (коммерческом использовании документов архива).

Архивные учреждения в содружестве с научными институтами РАН, зарубежными партнерами осуществляют публикационную работу, которая значительно активизировалась с начала 90-х гг. в связи с масштабным рассекречиванием архивных документов. Только в 2001-2005 гг. в Российской Федерации опубликовано свыше 400 документальных сборников. В их числе такие фундаментальные издания, как серийная публикация "Политические партии России" (35 томов), "История сталинского ГУЛАГА" в 7 томах, серия сборников по истории Коминтерна, "Трагедия советской деревни", "История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР", "Культура и власть. От Сталина до Горбачева" и др. [39, с. 13].

Формы использования документов в культурно-просветительских целях очень многообразны:

организация выставок документов;

использование документов архива в средствах массовой информации;

организация вечеров-встреч с общественностью;

организация экскурсий в архивы;

организация презентаций, дней открытых дверей;

организация лекций, докладов;

организация устных журналов;

проведение читательских конференций;

проведение уроков для студентов и школьников.

Под выставкой документов понимают художественно оформленную подборку документов, предназначенную для их публичной демонстрации. Архивные документы требуют тщательно продуманной экспозиции для того, чтобы мир рукописей раскрылся не только для профессионалов, но и для каждого человека, интересующегося родной историей. Архив также может предоставлять свои документы на выставки, организуемые музеями или другими учреждениями.

Выставки бывают постоянно действующие, временные, стационарные, передвижные, межархивные, межрегиональные, всероссийские, международные. В идеале каждый государственный или муниципальный архив должен иметь постоянно действующий выставочный зал.

Популяризации архивных документов способствует выставочная деятельность архивов. С 2000 г. создан и функционирует Выставочный зал федеральных государственных архивов. Ежегодно в его стенах, в основном за счет средств, выделяемых в рамках ФЦН "Культура России", проводится 5-6 историко-документальных выставок, приуроченных к памятным датам российской и мировой истории, с широким использованием экспонатов крупнейших музеев Москвы и Санкт-Петербурга. В отличие от других выставочных площадок архивные выставки всегда в какой-то степени сенсационны - своей тематикой, нетрадиционным подходом к подаче материала, предоставлением в экспозиции ранее недоступных пользователям архивных документов. (Современные проблемы состояния сохранности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации С. 13 [39].)

Архивы организаций, как правило, готовят выставки временные, посвященные юбилею учреждения, ведомства, историческому событию и др.

Подготовка даже небольшой краткосрочной (до 10 дней) выставки документов - ответственное, трудоемкое, сложное мероприятие.

Использование документов архива в СМИ. Прессу не даром называют "четвертой властью". Ведь средства массовой информации дают исключительную возможность донести сведения о несметных документальных богатствах архива до многомиллионной аудитории зрителей (читателей, слушателей), оказать влияние на отношение общества к памятникам культуры. Именно консультация архивиста, хорошо знающего состав фондов, архива важна для отбора источников для включения их в концептуальный контекст режиссера, сценариста, журналиста.

Формы представления документальных материалов в средствах массовой информации разнообразны.

Использование документов государственного и муниципального архива в средствах массовой информации:

Формы использования архивных документов	Виды информационных документов, формы реализации информации
Использование архивных документов в периодической печати	Статьи - тематические, научные научно-популярные, рекламно-информационные Подборки документов - тематические Очерки Газетные полосы - тематические Корреспонденции, информация - о событиях архивной жизни
Использование архивных документов в радиопередачах	Цикл тематических передач Тематические беседы Хроники Информации Интервью Репортажи Пресс-конференции Рекламные сообщения
Использование архивных документов на телевидении	Тематические программы Интервью Репортажи Пресс-конференции Рекламные сообщения Фильмы - художественные, документальные, художественно-публицистические, научно-популярные, учебные

В архиве организации использование документов в СМИ (теле-, радиопередачи, подборки документов, статьи), как правило, приурочены к юбилею ведомства или учреждения. Для подготовки праздничного мероприятия привлекается и государственный или муниципальный архив, хранящий фонд учреждения.

4. Учет и анализ использования архивных документов

Документы архивов активно используются для удовлетворения разносторонних информационных потребностей общества. Но как установить, насколько результативна эта работа, насколько возможности архива по предоставлению информационных услуг соответствуют запросам пользователей? Ведь это очень важно для определения приоритетных задач на будущее.

...