Использование архивных документов

Для этого существует учет использования документов, который ведется архивом как в традиционной, так и в электронной форме. Данные учета использования служат для анализа использования документной информации как по итогам года, так и более долгосрочного периода. Анализ использования документов, в свою очередь, лежит в основе всестороннего маркетинга деятельности архива по оказанию информационных услуг.

Анализ использования архивных документов имеет два основных направления:

изучение эффективности использования;

изучение интенсивности использования.

Интенсивность использования ретроспективной документной информации - это частота обращения потребителя информации к фонду, делу, документу в единицу времени (год). Показателями ее также могут служить общее количество использованных документов, дел, фондов.

Под эффективностью использования понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах (например, в рублях - сумма экономического эффекта, полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, эффективность использования измеряется в неколичественных показателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резонансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников.

Вклад в разработку данной проблемы внесли такие ученые, как В.Н. Автократов, И.А. Иоффе, Н.С. Валуева, В.В. Цаплин, А.Н. Гапонова, Б.С. Илизаров и др. Собственные методики анализа интенсивности и эффективности использования разработали такие архивы, как РГАЭ, ГАРФ, РГВА и др. В 1980-начале 1990-х гг. ВНИИДАД выпустил методические рекомендации и пособия для архивистов по анализу интенсивности использования.

Однако для того чтобы получить данные для анализа и итоговых выводов, необходимо проделать трудоемкую скрупулезную работу по учету использования документов в архиве.

Формы учета использования документов в архиве. В 1976-80-х гг. ВНИИДАД была разработана система унифицированной документации по архивному делу, где впервые были предусмотрены единые формы учета использования РДИ. В 1981 г. ВНИИДАД предложил трехуровневую систему учета использования документов:

система форм первичного учета;

их обобщение;

система централизованного учета данных.

По табл. 1 можно изучить первичные формы учета использования документов, ведение которых обязательно в государственном и муниципальном архиве, и крайне желательно в архиве организации. От точности и аккуратности ведения этих форм зависят результаты анализа использования документов в архиве.

Формы учета использования документов заполняются сотрудником отдела использования, читального зала либо самим исследователем.

Таблица 1

В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотрудниками отдела использования ведется картотека или журнал регистрации и учета исполнения запросов. Отдельная картотека (журнал) может быть заведен для регистрации социально-правовых запросов (в связи с необходимостью особо тщательного контроля сроков их исполнения); на заявления граждан, передаваемые через приемную, а не по почте. Социально-правовые запросы иностранных пользователей (юридических и физических лиц) и российских пользователей регистрируются в отдельных картотеках. Что касается запросов, поступивших по электронной почте, то они регистрируются наряду с другими, распечатываются и исполняются на общих основаниях, если содержат обратный адрес пользователя (почтовый или e-mail). В карточке регистрации и учета исполнения запроса указывается название архива, исходящий (для запросов юридических лиц) и входящий индекс (номер), дата запроса, исходящий индекс (номер) и дата ответа, вид подготовленного информационного документа (архивная справка, архивная выписка, копия, информационное письмо, тематический перечень документов; тематический обзор документов, тематическая подборка копий), автор запроса (ФИО заявителя или название учреждения), содержание и цель запроса, характер ответа. Подчеркивается или указывается цель использования - политическая, народнохозяйственная, социально-культурная. В случае, если запрос непрофильный, указывается учреждение, в которое он пересылается. На обороте карточки указываются архивные шифры использованных для ответа документов. На карточке указывается дата исполнения, должность исполнителя, ставится подпись исполнителя. Для удобства заполнения картотеки регистрации запросов целесообразно заранее разработать примерный перечень тем и видов запросов. Записи в картотеку регистрации запросов вносятся в момент получения запроса и после его исполнения. Если по разрешению директора архива срок исполнения запроса был продлен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке).

В архиве организации роль регистрационно-контрольной картотеки по работе с запросами граждан и организаций играет журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов. В нем указывается дата и регистрационный номер запроса, его автор, контактные данные заявителя, содержание запроса, название, дата и регистрационный номер выданного в ответ на запрос документа (копия, справка, выписка и др.), расписка заявителя в получении ответа или дата отправки ответа по почте. В случае большого количества социально-правовых запросов по ним может быть заведена отдельная картотека (журнал). Впрочем, запросы могут регистрироваться и в общей картотеке писем и заявлений граждан, которая ведется делопроизводственной службой организации.

Прием граждан в столе справок (приемной) архива фиксируется в специальном журнале регистрации обращений граждан. В журнале указывается фамилия, имя отчество заявителя, обратившегося в архив, дата приема, краткое содержание обращения, результат обращения (дана консультация, принято для исполнения по документам архива письменное заявление, выдана архивная справка и проч.). Если заявитель не удовлетворился устной консультацией, его просят написать письменное заявление по установленной форме или заранее заготовленную для данного вида запроса заявление-анкету. После регистрации заявления в канцелярии архива, в журнал вносится регистрационный номер запроса.

Множество учетных форм порождает процесс использования документов в читальном зале: исследователь должен оставить свой автограф в книге (журнале) регистрации посетителей читального зала. Книга обычно лежит на видном месте, помимо даты визита в архив и автографа, от него требуется разборчиво указать фамилию и инициалы. После этого сотруднику читального зала предъявляется письмо-отношение от учреждения или учебного заведения, в котором должны быть указаны фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученая степень, ученое звание, название направившей его организации, тема исследования, ее хронологические рамки. Если пользователь работает не по заданию учреждения, его попросят написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении темы исследования он должен представить новое отношение или написать новое заявление. Разрешение на работу в архиве дается, как правило, на год. В случае необходимости оно может быть продлено. Иностранные исследователи могут быть оформлены на основании письма зарубежной научной организации или письма принимающей исследователя российской организации, а также письма дипломатического представительства либо личного заявления. После этого исследователя ознакомят с Правилами работы в читальном зале государственных архивов и центров документации РФ и предложат заполнить анкету пользователя. В анкете указывается фамилия, имя, отчество исследователя, год рождения, место работы (учебы) и должность, образование, название и адрес организации, направившей исследователя, его ученая степень и звание, тема и цель исследования, реквизиты документа, удостоверяющие его личность, контактные данные. В архиве организации исследователь заполняет карточку пользователя, в которой указываются те же сведения, что и в анкете исследователя.

В конце анкеты (карточки) исследователь должен дать расписку в том, что он обязуется выполнять правила работы читального зала. Кроме того, могут быть вписаны дополнительные обязательства - ссылаться на все документы архива, используемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования, не публиковать документы без договора с архивом, не разглашать конфиденциальную информацию и т.д.

На каждого исследователя в читальном зале государственного и муниципального архива заводится "личное дело", в которое включаются следующие документы:

официальное письмо или заявление с резолюцией директора архива о допуске в читальный зал;

анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с документами, в том числе содержащими конфиденциальную информацию;

требования на выдачу описей и дел;

заказы на копирование документов.

В государственном и муниципальном архиве исследователи и их личные дела учитываются в специальном журнале регистрации пользователей и их личных дел. В отличие от журнала регистрации посещений читального зала, в котором ежедневно расписываются сами посетители, журнал регистрации исследователей ведется архивистом - сотрудником читального зала. В нем указываются фамилии исследователей, номера их личных дел (в случае повторного обращения исследователя должны быть указаны все прежние номера).

Как было сказано выше, для получения дел необходимо заполнить требование (заказ) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей. В архиве организации для получения дел необходимо заполнить заказ (требование) на выдачу документов. На каждый фонд, как правило, заполняется отдельное требование. Требование является документом, в котором фиксируются итоги эвристических изысканий. Чтобы своевременно получить дела, следует точно указывать в требовании поисковые данные документов (номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер микрофильма, если он указан в описи, заголовок дела количество листов, время звучания - для аудио документов). На требовании ставится виза, разрешающая выдачу дел или, напротив, указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Кроме того, требование также является формой учета использования документов, поэтому следует внимательно относиться к заполнению первой части требования, в которой указывается фамилия и инициалы исследователя, номер его личного дела, тема, цель использования, иногда форма реализации информации. Последние две группы сведений в современных требованиях уже перечислены, их следует только подчеркнуть. Наконец, требование является формой учета документов и может послужить основанием для привлечения пользователя к ответственности за хищение или порчу документов в соответствии с действующим законодательством, и доказательством в суде. Напротив шифра и заголовка каждого дела пользователь расписывается в его получении. По окончании работы с делом сотрудник читального зала точно также расписывается в его приеме. Здесь следует быть внимательным и ставить свою подпись только напротив заголовков тех дел, которые действительно были выданы или получены обратно. После приема дел в хранилище проводится проверка наличия и состояния документов. Поэтому пользователю лучше до начала работы с делом также просмотреть его и сообщить сотруднику читального зала об имеющихся дефектах (отсутствующих листах, разрывах, вырванных фотографиях). Если они не отражены в листе-заверителе дела, сотрудники архива должны внести информацию в этот учетный документ и принять меры по выяснению того, откуда появились дефекты.

Данные из личного дела исследователя в конце года для удобства учета использования обобщаются и формализуются в специальной форме - карточке учета исследователей и тематики исследований. В карточку вносятся тема исследования, ФИО исследователя, N личного дела, его должность, ученая степень, звание, учреждение, которым командирован исследователь, время занятий, цель занятий, цель использования, архивные шифры всех использованных фондов и дел. Картотеки тем исследований должны быть доступны для посетителей в читальном зале - их изучение позволит ученым сделать выводы о степени разработанности проблемы, избежать дублирования в формулировках исследовательских задач.

Наконец, все учетные формы заполнены и дела получены. Открыв дело, вы видите лист использования дела. В заголовке листа использования приведен заголовок дела и его архивный шифр.

Не пролистывайте его равнодушно, остановите на нем свое внимание! Для знатока лист использования дела является ценным историографическим источником. В листе использования вы можете встретить имена корифеев исторической науки, своего научного руководителя и, сопоставив свои знания о разработке вашей темы с фамилиями, указанными в листе, определить, какие исследования нашли свое завершение в виде статей, монографий, какие остались незавершенными, а кто из ваших предшественников, опубликовавших свои труды, и вовсе обошелся без обращения к архивным источникам. Вот сколько сведений можно почерпнуть из скромной формы учета использования! Но самое радостное чувство возникает в душе исследователя, когда лист использования девственно чист, и вы первым вписываете в него свою фамилию, чувствуя себя первооткрывателем.

Заполнить лист использования лучше, когда работа с делом закончена. Дела не должны сдаваться в хранилище, пока исследователь не заполнил лист использования каждого дела. В листе проставляется дата использования, фамилия пользователя, характер использования (копирование, выписки, просмотр) и, хотя бы приблизительно, номера использованных листов.

Если необходимо заказать копии документов, следует обратиться к сотруднику читального зала, или отдела использования. Пользователь подает письменное заявление о копировании документов. На его основании структурное подразделение архива оформляет заказ на копирование. В заказе указывается государственный архив и его структурное подразделение, фамилия и адрес заказчика, основание заказа (запрос, договор, заявление пользователя, служебное задание архивиста), тема, количество кадров или листов, формат, тираж, архивные шифры, годы, краткое содержание заказанных документов. В заказе должно быть указано, что документы не содержат сведений ограниченного доступа. Заказ подписывается пользователем, руководителем структурного подразделения архива, которое направляет заказ и руководителем подразделения, которое принимает заказ (отдел множительной техники и др.) Заказчик расписывается на заказе в получении копий. Работа по копированию документов учитывается в специальном журнале учета выдачи копий. В журнале указывается заказчик (физическое или юридическое лицо), структурное подразделение архива, направившее заказ на использование, количество листов документов или кадров микрофильма, копирование которых заказано, количество экземпляров и архивные шифры заказанных документов, дата заказа.

Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию, а также подготовка информационных документов учитывается и регистрируется с помощью картотеки (журнала) подготовленных архивом информационных документов и других форм использования*1. Карточка составляется на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лекцию и т.д.) или информационный документ. В карточке указывается пользователь, тематика, поисковые данные использованных документов, характер использования (для информационных документов), устроители и партнеры (для выставок), названия статей, радиотелепередач, времени их выхода в эфир, названия кинофильмов, печатных изданий.

Публикаторская деятельность государственного или муниципального архива может дополнительно учитывается с помощью картотеки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируется название издания, его тип и вид, научные учреждения, участвующие в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Картотека ведется в публикаторском отделе.

Наконец, как дополнительные учетные документы могут вестись: журнал учета подготовленных информационных документов, журнал учета культурно-просветительских мероприятий, журнал регистрации выдачи архивных справок, выписок и копий.

Данные первичных форм использования за определенный период времени - год, пять лет, десять лет - подвергаются аналитической обработке и суммируются в сводных таблицах и итоговых документах. Вид таблицы зависит от конкретного направления анализа интенсивности использования документов.

Задачи и методика анализа интенсивности и эффективности использования документов. По окончании года сведения первичных учетных форм суммируются и анализируются. В государственном и муниципальном архивах, где ведется большая работа по всем направлениям и формам использования, для всестороннего анализа этой работы рекомендуется создание специального отдела научной информации и использования. В этот отдел должны стекаться по окончании года все первичные документы по учету использования (из читального зала, отдела публикации и других структурных подразделений), кроме листов использования дел, которые подшиты в дело и находятся в хранилище. Но анализ может осуществляться и в отделе использования.

На данном этапе составляются сводные статистические таблицы. Следует отметить, что форма и состав данных этих таблиц, в отличие от первичных форм учета использования, нормативно нигде не закреплены. Поэтому архиву следует самостоятельно решить, по каким направлениям использования важнее всего проанализировать данные. Каждый архив разрабатывает свою методику, однако на основе изучения опыта нескольких архивов здесь можно дать несколько рекомендаций:

1. Следует как можно более полно разработать состав показателей каждой сводной таблицы и не изменять ее формуляра по крайней мере в течение ряда лет - в противном случае составление итоговых и сводных документов чрезвычайно усложнится за счет сведения воедино противоречивых показателей;

2. Все сведения по каждому показателю сводных таблиц суммируются за год (например, количество выставок за год, количество выданных дел за год и т.д.) - хотя существует ряд показателей, по которым интересно просчитать динамику в течение года (например, сезонные колебания числа посетителей читального зала). Вместе с тем, для того, чтобы представить сколько-нибудь достоверную картину использования документов в архиве, следует привести сводные данные за 5-10 лет. Для наглядности можно использовать временные графики.

Опыт показывает, что полноценный анализ использования документов в архиве - трудоемкая работа.

Так, например, до автоматизации этого процесса обработка первичных данных в РГАЭ (ЦГАНХ) за год и составление сводных таблиц велось почти весь последующий год.

Выходом является автоматизация этого процесса. Использование как стандартных статистических пакетов - электронных таблиц - так и специальных программ, разработанных во ВНИИДАД, информационном центре Главархива г. Москвы и других архивах для учета и анализа использования документов, существенно ускорит этот процесс и поможет сделать анализ более многоплановым и полным по числу показателей. Анализ баз данных, созданных в архивах, показал, что учет использования документов находится по количеству созданных БД на третьем месте после автоматизации научно-справочного аппарата и учета документов.

Изучение интенсивности использования документов, как правило, проводится по следующим направлениям:

количество обращений пользователей в архив за год;

количество обращений по целям использования;

категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, должность лица);

число обращений к хронологическим группам документов (разных исторических периодов);

число обращений по разным темам исследования;

число обращений к разным видам исторических источников;

число обращений к каждому фонду, группам фондов за год;

число обращений к фондам разных категорий за год;

число обращений по формам использования;

число обращений по формам реализации информации (выписки, копирование, публикации и т.д.).

Естественно, что все эти абсолютные величины имеют смысл, если возможно построить динамические ряды за несколько лет и даже десятилетий.

Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует как об уровне интереса общества к ретроспективной документной информации в определенный период времени, так и о способности архива удовлетворять информационные потребности пользователей.

В 1987 г. В.В. Цаплин, директор ЦГАНХ СССР (РГАЭ), предложил на коллегии Главархива считать критерием оценки деятельности любого государственного архива уровень использования информации. Количественным показателем этого уровня он предложил считать количество дел, выданных для использования, к общему количеству дел в архиве. В зависимости от уровня использования В.В. Цаплин предложил делить архивы на категории - чем выше показатель использования, тем выше категория соответственно больше штат и фонд заработной платы [69].

Например, к 1986 г. в ЦГАНХ СССР (РГАЭ) ежегодно выдавалось 1,5 % дел, хранящихся в архиве [61, с. 14]. А всего за первые 25 лет существования ЦГАНХ было введено в научный оборот 25 % всех дел.

Что касается общих показателей Государственного архивного фонда СССР, то в 1980-е гг. ежегодно 40 тысячам исследователей выдавался 1 млн дел (0,5 % всех дел, хранящихся в архивах [49, с. 17].

Обычно переломный этап развития общества сопровождается потребностью в переосмыслении пройденного пути, огромным интересом к прошлому - человечества, страны, деревни, рода. В 1990-е гг. произошел стремительный рост общего числа обращений в архивы. Это было связано с процессом рассекречивания документов и передачей партийных архивов в ведение государственной архивной службы.

Об этом свидетельствует, например, динамика обращений в бывший Центральный партийный архив (РНХИДНИ) в 1990-е гг. [55, с. 7]:

Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы представлять себе, для кого в конечном счете работает архив. Потребитель может быть физическим и юридическим лицом. Физические лица - ученые, студенты и просто любители старины. Юридические лица - представители учреждений, организаций, предприятий, которые уполномочили своих сотрудников работать в архиве. Обе категории потребителей информации могут направлять в архив запросы или обращаться непосредственно, через приемную или читальный зал.

Увеличение доли исследователей-непрофессионалов в 1990-е гг. является общей тенденцией для архивных учреждений. Лица, работающие по разовым заданиям учреждений и частным заявлениям, являются особой категорией потребителей. Архивы должны ориентироваться на них в своей работе - издавать больше популярных справочников, справочников по наиболее часто спрашиваемым темам (генеалогия, краеведение, история учреждений, история церкви); проводить для них консультации и дни открытых дверей.

Потребители - юридические лица - разделяются по статусу, отраслям, формам собственности. "Постоянные клиенты" требуют особого внимания архива - с ними имеет смысл вести работу по инициативному информированию, развивать разнообразные формы информационного обслуживания, заключить договор об использовании документов. Важно также следить за иностранными учебными, научными и общественными организациями, по заданиям которых ведется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления международных контактов и участия в международных исследовательских проектах.

Анализ числа обращений по темам использования, по хронологии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и к категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет более детально судить об изменениях информационных потребностей общества, о том, какие темы и источники в данный момент наиболее востребованы.

Информационная потребность - объективная необходимость получения сведений, способных ответить на вопросы, возникающие в деятельности людей, научных учреждений и др. [44, с. 23].

Удовлетворение потребностей общества в документной информации - главная социальная функция архивов. Анализ использования документов лежит в основе планирования всех направлений деятельности архива. Но особенно важно знать наиболее интенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источников для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата. В соответствии с дифференцированным походом к созданию НСА приоритетные темы и комплексы документов определяются прежде всего исходя из информационных потребностей общества.

Эффективность использования архивных документов предполагает изучение конечного результата работы с источником. Этот результат - диплом, диссертация, статья, сборник документов - как правило, проявляется за стенами архива, после того, как исследователь покинул его. Поэтому анализ эффективности использования требует разработки более сложных методик.

Теоретик архивного дела В.Н. Автократов считал, что эффективность использования возникает в результате совпадения цели исследования и полученного результата. В таком случае возникают различные эффекты использования:

научно-исторический эффект возникает при публикации труда историка или сборника документов;

технический эффект проявляется в прикладных технических разработках - например, повышении качества продукции;

экономический эффект проявляется в повышении интенсивности производства и измеряется, естественно, в рублях;

управленческий эффект помогает принять верное решение с учетом опыта прошлого;

социально-правовой эффект позволяет гражданам осуществить свои права.

Кроме того, существуют эффекты стратегические, эстетические и даже ... эффект создания внутреннего мира человека.

Эффекты использования бывают прямые и косвенные, сиюминутные и долговременные. К сожалению, возможности архива ограничены, и изучить все результаты использования архивных документов на современном этапе нереально [64, c. 224]. Эффективность использования измеряется как в количественных, так и в качественных показателях.

В количественных величинах измеряются такие показатели, как:

отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилетним периодам, за весь период работы архива). Под использованными делами в данном случае подразумеваются как дела, заказанные исследователями, так и дела, затребованные архивистами - например, для исполнения запросов, подготовки выставок, теле и радиопередач и др.;

отношения количества использованных дел к количеству результативно использованных дел (по годам или др. периодам). Под результативно использованными делами подразумеваются дела, из которых сделаны выписки, копии документов или подготовлены публикации документов, дела, на которые имеются ссылки в научных исследованиях;

отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами и количества учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по инициативному информированию потенциальных потребителей.

В отличие от интенсивности использования, которая измеряется в абсолютных величинах (например, количество исследователей в читальном зале, количество выданных им дел или микрофильмов, количество использованных дел), об эффективности использования судят по величинам относительным. Относительные величины получаются в результате деления (отношения) абсолютных величин друг к другу или в результате вычисления процентного соотношения абсолютных величин. Особенно важной величиной является отношение количества дел в архиве к количеству использованных дел.

Приобретает особое значение взаимодействие архивистов с исследователями, сотрудниками краеведческих музеев, общественными организациями ("Мемориал", "Блокадник", "Краевед", "Историко-родословное общество" и др.). Особенно плодотворно разворачивается это сотрудничество в ходе реализации целевых региональных программ, международных проектов и договоров.

В качестве примера можно назвать областную программу "Патриотическое воспитание граждан Ульяновской области" на 2001-2005 гг., в реализации которой принимал участие Государственный архив Ульяновской области в сотрудничестве с музеями, республиканскую программу "Покаяние" (республика Коми), а также программу исторической реабилитации г. Менделеевска, в реализации которой принимали участие муниципальные архивы.

В то же время на современном этапе электронные СМИ и коммуникационные сети предоставляют архивам недоступные ранее возможности для распространения исторических знаний.

Рост интереса к региональному фактору истории (малых городов, сел, деревень, семей) вызывает оживление краеведческой работы муниципальных архивов. При этом особое значение имеют юбилейные мероприятия (выставки, конференции, сопровождающиеся информационным обеспечением в СМИ, лекциями, уроками и др.).

5. Доступ к архивным документам

Доступ к информации и поныне является важнейшей проблемой, без ее разрешения невозможно взаимодействие архивов с другими общественными институтами и успешное функционирование механизмов социальной памяти в целом:

Таким образом, доступ к документам - достаточно широкое понятие. Помимо созданной законом возможности для пользователя свободно изучать документы и получать документную информацию, оно включает в себя также условия для использования документов, которые создаются в результате всей работы архива по комплектованию, экспертизе ценности, обеспечению сохранности и др. Особое значение для осуществления пользователем права на доступ имеет создание справочно-поисковых средств, без которых невозможен поиск документов.

За 1990-е гг. в системе государственных архивов было рассекречено более половины дел, находящихся на секретном хранении.

Однако приходится констатировать, что большая часть источников по истории страны ХХ в, к которой относится значительная часть бывшего Архивного фонда КПСС (РГАСПИ, РГАНИ), материалы спецслужб, ряда ведомств (МВД СССР, МИДа, Главной военной прокуратуры СССР, военной коллегии Верховного суда СССР, Министерства обороны) остаются засекреченными. Для большинства историков фактически закрыты исторические части Архива Президента РФ и Правительства РФ. Темпы рассекречивания документов, во второй половине 1990-х гг. резко снизились.

Правовое регулирование доступа к информации в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде:

Что гарантирует гражданам страны, наряду с другими гражданскими правами, право на доступ к информации. Это положение российской конституции нашло отражение и в федеральном законе:

В соответствии с конституционными нормами и архивным законодательством, использование документов Архивного фонда РФ основано на принципе публичности (открытости) архивов. Это значит, что пользователи имеют свободный доступ к архивным документам и научно-справочному аппарату.

Любой отказ в доступе к документам должен быть основан на законе. За необоснованное ограничение доступа к информации, в том числе к документам, законом предусмотрена ответственность вплоть до уголовной. (Ст. 140 Уголовного кодекса РФ 1996 г.).

В то же время законодательство РФ содержит множество положений об ограничении доступа к информации.

Архивисты наряду с другими должностными лицами несут уголовную, гражданско-правовую и административную ответственность за соблюдение государственной тайны, защиту конфиденциальных данных, в том числе персональных данных, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах.

Засекречивание и рассекречивание документов основывается на принципах законности, обоснованности и своевременности.

Рассмотрим подробнее различные категории ограничений в доступе. В настоящее время наиболее четко законом регламентированы ограничения, относящиеся к государственной тайне и персональным данным:

В ст. 5 закона определены сведения, которые могут быть отнесены к государственной тайне.

Действующее архивное законодательство не устанавливает конкретный срок, после которого снимаются ограничения на доступ к документам, содержащим государственную тайну. Закон"Об архивном деле в РФ" (2004 г.) лишь указывает, что эти сроки определяются в соответствии с законодательством РФ (ст. 25). Федеральный закон "О государственной тайне" 1993 г. (ст. 13)определяет, что срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, не должен превышать 30 лет со времени их создания. Этот срок может быть сокращен или, в исключительных случаях, продлен. В законе "О государственной тайне" есть ст. 7, в которой перечислены сведения, которые не могут быть отнесены к государственной тайне.

В соответствии с другими нормативными актами, рассекречиванию без ограничений подлежат документы, послужившие основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека; по организационно-партийной и идеологической работе КПСС, раскрывающие формы и методы деятельности партийных структур (закон РФ "О реабилитации жертв политических репрессий" от 18 октября 1991 г., Указ Президента РФ "О снятии ограничительных грифов с законодательных и других актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека" от 23 июня 1992 г. и Постановление Президиума Верховного Совета РФ, а также закон "О временном порядке доступа к архивным документам и их использования" от 19 июня 1992 г.). Более детальное указание групп сведений, содержащих государственную тайну, содержится в Постановлении Правительства РФ, регламентирующем порядок засекречивания и рассекречивания сведений, содержащих государственную тайну (Постановление Правительства РФ от 04.09.95 N 870. "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности"). Основным нормативным документом является общегосударственный перечень документов, содержащих государственную тайну. Порядок его формирования определяется Правительством РФ, он составляется Межведомственной комиссией по охране государственной тайны (МВК) и утверждается Президентом РФ. В перечне перечисляются не только основные группы сведений, но и органы государственной власти РФ, наделенные полномочиями по распоряжению ими. Это министерства и ведомства, которые в свою очередь составляют и утверждают развернутые перечни тех документов, полномочиями по распоряжению которыми они наделены в соответствии с общегосударственным перечнем. Органы власти субъектов федерации, учреждения, предприятия ведомств, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, составляют свои перечни секретных сведений, образующихся в деятельности конкретного предприятия, учреждения, организации. Естественно, они должны соответствовать общегосударственному и ведомственным перечням. При этом перечни не должны оставаться неизменными - руководители ведомств, предприятий, организаций обязаны их пересматривать не реже чем через каждые 5 лет. В органах государственной власти, которые наделены правами по отнесению сведений к государственной тайне, должны быть созданы специальные экспертные комиссии, решающие все вопросы засекречивания и рассекречивания.

Законом РФ "О государственной тайне" предусмотрено построение целой системы органов защиты информации. Перечень должностных лиц органов государственной власти, наделяемых полномочиями по отношению сведений к государственной тайне, составляет Правительство РФ и утверждает Президент РФ. Непосредственную работу по защите государственной тайны на подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях осуществляют органы государственной власти и местного самоуправления. Руководит работой по рассекречиванию документов в стране специальный межведомственный орган - Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, утверждаемая Президентом РФ по представлению Правительства РФ. Кроме того, межведомственный контроль за обеспечением защиты государственной тайны в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях осуществляют органы федеральной исполнительной власти (Федеральная служба безопасности РФ, Министерство обороны Российской Федерации, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации, Государственная техническая комиссия при Президенте Российской Федерации и их органы на местах).

Какое же место в этой системе играют органы управления архивным делом? Согласно ст. 14 закона "О государственной тайне" предусматривается, что министерства, ведомства, организации могут делегировать свои полномочия по рассекречиванию сведений, содержащих государственную тайну, государственным архивам, источниками комплектования которых они являются. В таком случае руководители этих архивов получают право рассекречивать материалы закрытых фондов. Росархив регулярно составляет и доводит до сведения Межведомственной комиссии по защите государственной тайны предложения к планам работы МВК по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР. При этом учитываются как пожелания архивов, так и потребности пользователей, в первую очередь академических институтов. Обращается Росархив в МВК и другие органы, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, с предложениями о рассекречивании конкретных комплексов документов, инициированными пользователями. Например, в связи с реализацией публикаторских проектов.

Все секретные сведения в перечнях разделяются на три группы по степени ущерба, который может быть нанесен при их разглашении. Сведения "особой важности" могут нанести ущерб интересам страны, сведения "совершенно секретные" - ущерб интересам министерства и ведомства, сведения секретные - интересам предприятия, учреждения и организации. На засекреченные в соответствии с перечнем документы наносятся специальные реквизиты - сведения о степени секретности со ссылкой на соответствующую статью перечня (о сроках засекречивания, органе, который установил гриф секретности и др.). Эти реквизиты и называются грифом секретности.

Таким образом, наиболее значительная часть работы по засекречиванию документов, содержащих государственную тайну, приходится на сотрудников архивов организаций, в собственности которых находятся эти документы. Архивист должен в составе экспертной комиссии участвовать в разработке и переработке перечня документов организации, содержащих государственную тайну, следить за тем, чтобы перечень соответствовал закону и другим нормативным документам. В государственный архив дела, содержащие государственную тайну, поступают из ведомств и организаций уже засекреченными. В задачу архивистов государственных и муниципальных архивов входит создание режима их хранения и использования [38, с. 18-30]. Для таких дел, как правило, организуется специальное хранилище, правила доступа к которому и круг лиц, имеющих право доступа, должны регулироваться специальными актами, утвержденными руководителем учреждения или ведомства.

Рассекречивание сведений и их носителей - снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений (например, содержащих государственную тайну) и на доступ к их носителям.

Рассекречивание может осуществляться в плановом порядке (т.е. по истечении 30-летнего срока со времени создания документов), а также в инициативном порядке (по обращениям пользователей к конкретным делам или группам дел).

К настоящему времени сложилось несколько процедур рассекречивания документов, содержащих сведения, относящиеся к государственной тайне [40]:

1. Рассекречивание архивных документов в плановом порядке действующими министерствами и ведомствами-фондообразователями, а также организациями и предприятиями их системы. Такого рода рассекречивание проводится по истечении 30-летнего срока со времени создания документов. Если документы, содержащие государственную тайну, хранятся в ведомстве, архив которого является отраслевым депозитарным фондом, работа по рассекречиванию проводится ведомством самостоятельно. Документы других ведомств, переданные к этому времени на государственное хранение, рассекречиваются совместно с государственным архивом, хранящим их фонд. В ведомствах документы рассматриваются экспертными комиссиями. Государственный архив должен в таком случае предоставить членам комиссий, созданных в ведомствах, подлинники документов, копии, заменяющие их, а также перечни документов, описей, обзоры и другие необходимые справочники. Рассекречивание может осуществляться и по инициативе государственного архива, хранящего фонд данного ведомства. Ведь обязанностью государственных архивов является контроль за сроками хранения секретных документов и информирование руководителей ведомств и организаций о наличие на государственном хранении документов со сроками секретности свыше 30 лет.

2. Рассекречивание архивных документов ликвидированных ведомств, организаций, предприятий осуществляется в плановом порядке экспертными комиссиями органов управления, организаций, которые являются правопреемниками ликвидированных ведомств. Государственный архив, хранящий документы ликвидированных ведомств, также осуществляет контроль за сроками их секретности и оказывает содействие экспертным комиссиям организаций-правопреемников.

3. Рассекречивание архивных документов ведомств, организаций, предприятий, ликвидированных без правопреемника, осуществляется Межведомственной комиссией по охране государственной тайны (МВК) и ее структурными подразделениями. Процедура рассекречивания в каждом конкретном случае устанавливается МВК. Государственные архивы, в которые поступили на хранение фонды учреждений, ликвидированных без правопреемников, создают специальные экспертные группы, которые изучают документы и предоставляют заключения в Межведомственную комиссию.

4. Рассекречивание документов ведомств, организаций, предприятий, делегировавших свои полномочия по рассекречиванию государственным архивам, осуществляется комиссией по рассекречиванию государственного архива, в котором хранится фонд предприятия. Комиссия работает как в плановом порядке, так и по запросам организаций и граждан. О результатах работы комиссия извещает ведомства, материалы которых были рассекречены. На основании решения комиссии оформляется акт о рассекречивании архивных документов.

5. Рассекречивание архивных документов по запросам пользователей в инициативном порядке осуществляется комиссией по рассекречиванию государственного архива. Если в государственный архив поступил запрос от организации или частного лица о рассекречивании документов, которые архив не уполномочен рассекречивать, он в месячный срок с момента поступления запроса должен направить его в соответствующее ведомство (ст. 15 закона "О государственной тайне") или, если фондообразователь ликвидирован без правопреемника, в Межведомственную комиссию по защите государственной тайны.

Комиссия по рассекречиванию и экспертные группы в государственных архивах, экспертные комиссии в архивах организаций, выявляют документы поединично (по описям) или подокументно (путем полистного просмотра). Второй способ более дорогой и трудоемкий, однако он предпочтительнее, поскольку позволяет не засекречивать все дело, а разрешить доступ исследователей к его части, не содержащей государственной тайны. Остальные документы закрываются конвертом.

Документы для рассмотрения Межведомственной комиссии готовятся только путем полистного просмотра дел. В результате составляются перечни документов, подлежащих рассекречиванию, и тех документов, срок секретности которых следует продлить. Чем подробнее и яснее указано содержание документов в перечнях, тем легче будет межведомственной комиссии принять решение. Перечни оцениваются экспертами, выделяемых руководителями федеральных органов исполнительной власти для изучения "грифованных" документов. В необходимых случаях эксперты могут требовать копии документов.

Государственные и муниципальные архивы обязаны информировать общественность о рассекреченных документах. Сведения о наиболее важных из них публиковались в специальном информационном бюллетене Федеральной архивной службы, в журнале "Исторический архив" и приложении к нему "Архивы Кремля и Старой площади", а также сборнике "Открытый архив". С 1998 г. издается "Бюллетень рассекреченных документов федеральных государственных архивов" (выпуски 1, 2, 3 и 6 за 1998, 1999, 2000 и 2005 гг.) размещены на сайте Федеральных архивов "Архивы России" (www.rusarchives.ru)). В архивах создаются обзоры, указатели и перечни рассекреченных документов.

В случае допуска исследователя к документам, содержащим гриф секретности, архив должен предупредить его об ответственности за сохранение государственной тайны и потребовать письменные гарантии сохранения полученной информации от разглашения. Ознакомление с секретными документами осуществляется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с документами содержащим гриф "совершенно секретно".

Ограничение доступа распространяется и на документы, содержащие так называемую конфиденциальную информацию:

Прежде всего речь идет о персональных данных. В соответствии с Конституцией РФ каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, защиту своей чести и доброго имени.