Использование архивных документов

Понятие "персональные данные" включает в себя разнообразные сведения биографического характера.

"Закон о персональных данных" 2006 г. (ст. 1) не распространяется на использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Доступ к персональным данным, содержащихся в архивных документах, регулируется законом "Об архивном деле в РФ" (2004 г.). Однако в законе "О персональных данных" заложены основные принципы обработки персональных данных, которые нашли свое применение и в архивном деле:

ответственность оператора (оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных (сбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление, изменение, использование, распространение, обезличивание, блокирование, уничтожение). В случае с архивными документами оператором является архив и пользователь за соблюдение прав субъекта персональных данных при их обработке;

обязанность оператора возместить ущерб субъекту персональных данных (физическому лицу, которое можно идентифицировать с помощью персональных данных), если ущерб возник в результате неправомочной обработки данных;

право субъекта персональных данных или его представителя на доступ к собственным персональным данным;

необходимость для пользователя получения письменного разрешения субъекта персональных данных (или его наследников) на доступ к ним.

Различие состоит в том, что закон "О персональных данных" не устанавливает единый конкретный срок, после которого ограничения на доступ снимаются, в то время как в архивном законодательстве этот срок определен. В соответствии с законом РФ "Об архивном деле" (ст. 25, п. 3), ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Срок ограничения в доступе может быть сокращен с письменного разрешения гражданина, сведения о котором запрашиваются пользователем, или его наследников.

Но здесь возникает проблема. Если ограничить доступ ко всем биографическим сведениям, которые могут быть отнесены к персональным данным, придется наложить гриф секретности почти на все документы, созданные после 1930 г. Круг засекреченных документов может быть чрезвычайно широк. А срок засекречивания приближается к средней продолжительности человеческой жизни - 75 годам.

Однако не все биографические данные согласно закону могут быть отнесены к персональным. Персональные данные должны обязательно идентифицировать или определять конкретное лицо, т.е., если сведения о чьей-либо частной жизни не сопровождаются указанием на фамилию, имя, отчество, место рождения, уникальный идентификационный номер и другие данные, по которым можно прямо или косвенно установить конкретного человека, то такие данные не относятся к персональным.

Если же речь идет о биографическом исследовании, генеалогических изысканиях, работе над биобиблиографическими словарями и энциклопедиями изданиями, когда обезличивание данных лишает их использование смысла, можно предоставить пользователю информацию в виде архивной справки, архивной выписки, ответов на перечень вопросов, подготовленных пользователем.

Ограничения, накладываемые фондообразователями - физическими лицами, как правило, связаны с тайной личной жизни и авторским правом. Ограничения, накладываемые фондообразователями - юридическими лицами, помимо авторского права могут быть связаны с коммерческой тайной, интеллектуальной собственностью:

Фрагмент документа	Федеральный закон РФ "О коммерческой тайне" от 29.07.2004 г. N 98-ФЗ (с изменениями на 24.07.2007 г.)
Ст. 3	Информация, составляющая коммерческую тайну - научно-техническая, технологическая, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны

Ст. 727 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что коммерческую тайну не должно также разглашать юридическое или физическое лицо, которой оно стало известно благодаря договору подряда с обладателем информации. Это положение может быть распространено на архив, заключивший договор об обработке документов, о депозитарном хранении с фондообразователем. Однако при этом следует помнить, что фирма, организация обладающая информацией, вправе охранять ее конфиденциальность только в том случае, если к ней нет доступа на законном основании. Закон РФ "О коммерческой тайне" - 2004 г. довольно обобщенно характеризует информацию, которая может быть отнесена к коммерческой тайне, но зато довольно точно перечисляет категории информации, к которым неправомерно ограничивать доступ (ст. 5.). Эти же категории информации перечислены в Постановлении Правительства РФ РСФСР от 05.12.1991 N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" (в редакции Постановления Правительства РФ от 3.10. 2002. N 731).

Примечание изготовителя базы данных: В часть вторую Гражданского Кодекса Российской Федерации внесены изменения Федеральным законом от 12.03.2014 N 35-ФЗ "О внесении изменений в части первую, вторую и четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". В соответствии с данными изменениями статья 727 Гражданского кодекса РФ звучит в следующей редакции:

"Если сторона благодаря исполнению своего обязательства по договору подряда получила от другой стороны информацию о новых решениях и технических знаниях, в том числе не защищаемых законом, а также сведения, в отношении которых их обладателем установлен режим коммерческой тайны, сторона, получившая такую информацию, не вправе сообщать ее третьим лицам без согласия другой стороны".

Эти правила призваны защитить интересы вкладчиков, акционеров, предотвратить экономические преступления.

Закон не устанавливает единого срока конфиденциальности для документов, содержащих коммерческую тайну. Однако оговаривает, что исключительное право на секрет производства действует до тех пор, пока сохраняется конфиденциальность сведений, составляющих его содержание. С целью сохранения режима коммерческой тайны организация должна:

нанести на документы, содержащие коммерческую информацию, гриф "Коммерческая тайна" с указанием полного названия организации и ее местонахождения;

закрепить порядок обращения с конфиденциальной информацией;

вести учет лиц, получивших доступ к информации;

внести пункты о неразглашении коммерческой тайны в договоры с контрагентами и работниками.

Документы, содержащие коммерческую тайну, закрываются для использования собственником документов (фондообразователем) в случае передачи фонда на хранение в государственный, муниципальный архив. Категории материалов, на которые распространяются ограничения, срок действия ограничений и порядок получения разрешения на доступ должны быть четко оговорены в договоре с фондообразователем о приеме документов на хранение. C другой стороны, если собственник документов (фондообразователь) не оговорил ограничения доступа к документам в договоре, или информация документов ограниченного доступа законом отнесена к категории сведений, которые не могут содержать коммерческую тайну, архив вправе предоставить их пользователям на условиях открытого доступа.

Возникает вопрос, несет ли ответственность архив за предоставление пользователю документов, содержащих тайну, связанную с профессиональной деятельностью (врачебную, адвокатскую, нотариальную и др.) или тайну следствия и судопроизводства?:

Фрагмент документа	Федеральный закон РФ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ
Ст. 9	Информация, составляющая профессиональную тайну - информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности
Фрагмент документа	Гражданский кодекс РФ Ч. 1. от 30.11.94 г. N 51-ФЗ (с изменениями на 211.2002)
Ст. 139	Информация, составляющая служебную тайну - информация составляет служебную или коммерческую тайну, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности

Примечание изготовителя базы данных: Статья 139 Гражданского Кодекса РФ Ч. 1. от 30.11.1994 г. N 51-ФЗ утратила силу с 1 января 2008 года в соответствии с Федеральным законом от 18.12.2006 N 231-ФЗ "О введении в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации"

Законом предусмотрена ответственность должностных лиц, в профессиональной деятельности которых образуются документы (нотариусов, адвокатов, врачей, прокуроров, следователя или лица, производящего дознание) и лиц, связанных с ними договорными отношениями, деловыми связями. Гражданское законодательство предусматривает судебную защиту гражданских прав, в том числе права на защиту конфиденциальной информации. Основными принципами защиты прав являются возмещение убытков, а также морального вреда, явившегося следствием разглашения конфиденциальной информации. Например, "Кодекс об административных правонарушениях РФ" (ст. 13, 14) устанавливает ответственность за разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом, лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей. Это положение закона можно распространить и на архивистов. Архив в соответствии с законом "Об архивном деле в Российской Федерации" ограничивает доступ пользователей к архивным документам независимо от форм собственности на них, если они содержат сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны (ст. 25, п. 2).

Архив обеспечивает конфиденциальность информации, содержащейся в архивных документах, которые можно условно разделить на следующие группы:

документы, содержащие служебную тайну и имеющие пометку "ДСП" ("для служебного пользования");

документы, содержащие коммерческую тайну и имеющие гриф "Коммерческая тайна";

документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности [38].

В законе "Об архивном деле в РФ" 2004 г. (ст. 25, п. 2) закреплено положение о том, что доступ к документам может быть ограничен архивом с целью сохранения уникальных, особо ценных документов и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

За дополнительные услуги (исполнение генеалогических запросов, копирование документов) архив вправе устанавливать плату. Однако согласно закону архив не вправе требовать плату за предоставление исследователю архивных справок и копий документов, связанных с социальной защитой (закон "Об архивном деле в РФ", ст. 26, п. 2); а также за предоставление информации, связанной с их деятельностью, органам государственной власти и местного самоуправления (там же, ст. 26, п. 7).

В том случае, если документы хранятся в архиве государственного учреждения, ведомства, органа самоуправления, муниципального учреждения, предприятия, организации, а также в отделе рукописей библиотеки, музея или архиве системы учреждений Российской академии наук, порядок доступа к ним определяется учреждением самостоятельно на основе российского законодательства, но с обязательным учетом правил, разработанных Росархивом для государственных и муниципальных архивов (ст. 2 п. 5 закона "Об архивном деле в РФ").

Правила доступа к документам архивов организаций иных форм собственности, кроме государственной или муниципальной, а также к личным архивам определяются собственником или владельцем документов. Международный совет архивов рекомендует, по возможности, приводить условия доступа к частным архивам в соответствии с условиями, существующими в государственных архивах.

Вступление России в 1997 г. в Совет Европы означает, что наша страна обязана соотносить порядок доступа к своим архивам с европейскими стандартами, в частности с рекомендациями Комитета министров Совета Европы: "Рекомендации по европейской политике в отношении доступа к архивам" от 13.07.2000 г. (N R (2000) 13) и "Рекомендации о доступе к официальным документам" от 21.02.2002 г. (N R (2002) 2).

Исследователь несет ответственность за обнародование (публикацию) и разглашение сведений, содержащих государственную тайну. Кроме того, лицо, сведения о личной жизни которого были обнародованы, может подать в суд на нанесенный ему моральный ущерб как на архив, выдавший документы, так и на исследователя, предавшего их гласности.

В этическом кодексе архивистов, принятом на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов в сентябре 1996 г. говорится:

"Архивисты должны уважать тайну личной жизни тех лиц, которые создали документы или упоминаются в них, особенно если лицо не может заявить о своих правах. Архивисты не должны обнародовать или использовать информацию, полученную в процессе работы над фондами, доступ к которым ограничен".

В любом случае отказ архива в предоставлении архивных документов пользователям должен содержать веские причины, срок действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выдается в письменной форме. Неправомерный отказ в доступе может быть обжалован пользователем в суде. Кроме того, пользователь может обратиться с жалобой в вышестоящие инстанции и контрольные органы - Федеральное архивное агентство (Росархив), которое обязано осуществлять прием граждан, обеспечивать своевременное и полное рассмотрение их устных и письменных обращений, а также Федеральную службу по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия, которая контролирует соблюдение законодательства в сфере архивного дела. (Указ Президента РФ от 12.05.2008 N 724).

Если в учреждении образуется большой объем документов, подлежащих засекречиванию, для работы с ними создается специальный режимный отдел. Работа по ограничению доступа и рассекречиванию документов координируется службой документационного обеспечения управления, архива под контролем режимного отдела организации [59, с. 62, 63].

6. Основы архивной эвристики

Поиск документной информации является первым шагом использования архивных документов, в каких бы целях вы не обращались в архив. А для этого, в свою очередь, необходимо наличие качественных справочно-поисковых средств, а также владение методиками поиска нужных сведений в информационном океане, который представляет собой Архивный фонд РФ.

Архивная эвристика - направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации с целью эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов.

В 1960-е гг. Л.Е. Шепелев сформулировал задачи архивной эвристики как специальной исторической дисциплины источниковедческого цикла: "знание законов и методов, выработанных архивной эвристикой, должно дать возможность исследователю максимально полно выявить и технически правильно использовать необходимые документы, затратив при этом минимальные силы и время. Знание тех же законов и методов должно позволить архивам наиболее полно учесть потребности исследователей, обращающихся к документам, и наиболее целесообразно организовать работу по их обслуживанию" [70].

Поиск и выявление архивных документов приходится осуществлять как в архивах организаций, так и в государственных, и муниципальных архивах. В организации, на предприятии необходимость обращения к архивным документам возникает, как правило, при праздновании юбилеев и годовщин предприятия, для научно-прикладных и опытно-конструкторских работ, при создании новых технологий, реставрации и реконструкции зданий, гидротехнических и других сооружений, памятников архитектуры, геологических изысканиях. Плановая и отчетная документация используется для изучения основных показателей деятельности учреждения, предприятия, его бюджета, движения кадров за ряд лет. Для работников архива организации важнейшей задачей является поиск документов по личному составу, ведь сроки исполнения социально-правовых запросов граждан строго ограничены законом.

Важнейшей задачей государственных и муниципальных архивов является служение исторической науке и краеведению. А это означает создание необходимых условий для того, чтобы работа исследователей в читальном зале по поиску документов приносила им как можно больше научных открытий. Архивист должен быть умелым консультантом, досконально знающим систему архивных справочных средств. Ведь значительную часть исследовательской работы историка составляет нелегкое, но очень увлекательное занятие по поиску и выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Ни одна публикация не может ответить на вопросы, которые историк ставит перед источником. Источник неисчерпаем, и поэтому обращение к нему каждого нового историка раскрывает новые информационные аспекты" [67, с. 54].

Вместе с тем сотрудникам архивных учреждений часто приходится самостоятельно заниматься поисковой работой в связи с выполнением запросов органов власти, управления и граждан, при выявлении документов для публикации, для выставок, теле- и радиопередач, экскурсий.

Методика архивной эвристики основана на следующих исходных условиях:

наличие и соблюдение научных принципов и признаков организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документальных комплексов;

организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы государственных, муниципальных и отраслевых хранилищ определенного профиля;

существование системы учетных и справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) государственных и муниципальных архивов.

Успех поиска информации зависит от "трех китов", на которых покоится архивная эвристика:

знание системы научно-справочных средств архивов: организаций, государственных, муниципальных, отделов рукописей музеев и библиотек;

знание истории государственных учреждений и общественных организаций;

знание источниковедения.

Основными этапами поиска документов являются:

1) установление видов источников, в которых может содержаться информация по теме исследования (запроса, выставки, публикации и др.);

2) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть и отложиться источники по теме;

3) установление названий архивов, отделов рукописей музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования - (межархивный уровень);

4) установление или уточнение названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы - внутриархивный (межфондовый) уровень;

5) установление номера и названия описи, части или тома описи, номера единиц хранения - (внутрифондовый уровень). Номера фонда, описи и единицы хранения достаточно для проставления архивного шифра*1 в требовании на выдачу дел. Однако существующая система архивных справочников позволяет осуществить и более детальный поиск;

В государственном (муниципальном) архиве архивный шифр складывается из названия архива, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения (единицы учета) по описи. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации - номер листа, часть или том описи, номер коробки или картона и др.

6) поиск на уровне дела - документа, документной информации.

Каждому этапу поиска соответствуют определенные типы, виды и разновидности справочников. Чем уже рамки поисковой задачи (т.е. темы), тем труднее найти документ в море информации. Чем шире границы поисковой задачи, тем труднее обработать массив выявленных документов.

Перед выявлением архивных документов следует проделать немало предварительной работы. Прежде всего, выявить и изучить историографию по теме, а также публикации документов (если такие имеются). При изучении литературы главное внимание следует обратить на сноски, выписать архивные шифры, на которые ссылаются авторы, и названия учреждений, встречающиеся в литературе. Это дает Вам первые ориентиры. Теперь пора приступить к самостоятельному поиску.

Поиск документов в делопроизводстве, архиве организации, государственном и муниципальном архиве имеет свою специфику.

Если приходится оперативно разыскивать какой-либо документ в делопроизводстве организации для этого используются регистрационно-контрольные картотеки или журналы, номенклатуры дел (или заменяющие их автоматизированные системы делопроизводства), классификаторы вопросов деятельности учреждения.

Если требуется отыскать документ 5-10-летней давности, велика вероятность того, что дело уже уничтожено или передано в архив организации. Для поиска используются сдаточные описи дел структурных подразделений или годовые разделы сводных описей дел.

Важно помнить о том, что архивный шифр единицы хранения в делопроизводстве и архиве меняется. В период формирования любое дело имеет свой индекс по номенклатуре, который состоит из двух или трех цифр, разделенных чертой. Когда дело сформировано и закончено делопроизводством, у него кроме индекса по номенклатуре может появиться еще и номер по описи. Для дел кратковременного хранения (3-5 лет) основным поисковым справочником служит номенклатура дел. На дела, которым предстоит храниться свыше 10 лет, в структурном подразделении составляются сдаточные описи. Описи должны быть составлены не позднее года после завершения дел делопроизводством. Дела в сдаточной описи нумеруются в валовом порядке (1, 2, 3 и др.). Однако в одном структурном подразделении ежегодно может быть составлено несколько описей за один год - на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет хранения), дела по личному составу, на судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и другие дела, характерные только для данной организации, на электронные документы, в том числе научно-технические документы. Поэтому существенное значение имеет не только номер дела, но и номер описи. Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом: 5сп-01, где 5 - номер структурного подразделения; индекс сп означает структурное подразделение, а 01 - последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством (2001).

Если в одном структурном подразделении составляется за год больше одной описи, то номера описям присваиваются после согласования с архивом организации. Описи на разные виды документов могут обозначаться дополнительными буквенными индексами (п - постоянного хранения, в - временного хранения, л/с - по личному составу и т.п.) или цифрами (5-сп-01-1, 5-сп-01-2 и др.) В таком случаи номера описей фиксируются в специальном реестре описей, который ведет архив организации. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения. Сводных описей ежегодно составляется несколько: описи дел постоянного хранения, временного хранения, по личному составу, электронные документы и т.д. Но в сводной описи дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию за один год, поэтому номер дела в сдаточной описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения.

Сводная опись дел является основным поисковым и учетным справочником после утверждения ЭПК государственного (муниципального) архива описей дел постоянного хранения (для источников комплектования), актов о выделении дел на уничтожение и описей дел по личному составу. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (в случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива). Что касается номера описи, то он присваивается в архиве по листу фонда.

Однако и номер дела по сводной описи не является окончательным - на дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. По ним дела передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Количество дел в законченной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру (до 9999). Если дел постоянного хранения в организации создается немного, то в одну законченную опись включатся дела за 5 лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. В связи с этим нумерация дел в годовом разделе описи имеет свои особенности.

Первый годовой раздел сводной описи дел получает номер по листу фонда, а затем этот номер присваивается всем последующим разделам до образования законченной описи дел.

После образования законченной описи дел годовой раздел сводной описи получает следующий номер. При этом описи вносятся в лист фонда в валовом порядке, независимо от того, на какие документы они составлены.

Таким образом, одно и то же дело может иметь:

индекс по номенклатуре;

порядковый номер по сдаточной описи структурного подразделения (карандаш);

порядковый номер по годовому разделу сводной описи дел (чернила);

номер по законченной описи (проставляется в составе архивного шифра в левом нижнем и правом верхнем углу обложки).

Чтобы не запутаться в архивных шифрах на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.

Основным справочником в архиве организации являются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения, составляемые ежегодно.

Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи - предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив организации поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу или увольнении сотрудника). В таком случае используются картотеки и каталоги архива организации, описывающие информацию подокументно. Основу каталога архива организации составляет регистрационно-контрольная картотека, которая, утратив свои контрольные функции, должна передаваться в архив организации вместе с делами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Кроме того, могут использоваться картотеки на научно-техническую документацию, по истории учреждения и др.

В экранных форматах автоматизированных систем делопроизводства помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается также поле для архивного шифра. Таким образом, все реквизиты карточки регистрации документа можно использовать для поиска документов в архиве.

Наконец, если необходимы документы более чем десятилетней давности, велика вероятность того, что они уничтожены или переданы в государственный или муниципальный архив. Уточнить это можно по экземпляру законченной описи дел, который остался в архиве организации после передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Рассмотрим последовательно этапы поиска информации в государственном или муниципальном архиве.

Поиск начинается с межархивного уровня. На первом этапе следует установить хранилища (архив, отдел рукописи библиотеки, музея, отраслевого фонда), в которых могут храниться документы по теме исследования.

Прежде всего необходимо вспомнить признаки организации документов на уровне Архивного фонда РФ. В соответствии с этими принципами федеральные и центральные региональные архивы делятся на исторические (хранящиеся документы до 1917 г.) и комплектующиеся (хранящие документы советского и постсоветского периода). Государственные архивы краев, областей, как правило, хранят документы всех эпох (дореволюционной, советской, постсоветской) в отдельных хранилищах. Что касается большинства муниципальных архивов, то они почти не содержат документов, датируемых ранее 1920-х гг., незначительное количество до середины 1930-х гг., основной объем их материалов датируется периодом с середины 1950-х гг. до настоящего времени*1. Вспомним также, что документы общенационального значения, прежде всего высших и центральных органов власти и управления хранят федеральные архивы и центры документации, а документы органов власти, управления и самоуправления республик, краев, областей, городов, районов, и другие документы регионального значения хранят республиканские, областные, краевые, муниципальные архивы. Для хранения документов на специальных носителях существуют архивы НТД и КФФД. Наконец, профиль архива иногда определяется принадлежностью документов к отраслям государственной и общественной деятельности, поэтому существуют архивы народного хозяйства, литературы и искусства, военно-исторические архивы, архивы общественных движений. Это дает самые общие ориентиры в поиске.

Однако необходимо помнить о том, что архивохранилища формировались исторически. Иногда бывает сложно определить, в какое хранилище попал тот или иной фонд. Прежде всего это связано с процессами эвакуации, реэвакуации, вывоза документов в результате военных действий и социальных потрясений.

Во ВНИИДАД создается межархивный банк данных "Архивная Россика за рубежом", на базе которого будет строиться общая картотека документальных потерь и перемещенных фондов за всю историю отечественных архивов.

Массовые перемещения фондов связаны с изменением в сети центральных и местных архивов. Особенно часто такие перемещения происходили в период реформы административно-территориального деления 1920-1930-х гг. Но и в последующем при создании или ликвидации области, края, республики, района обычно создавался или ликвидировался соответствующий областной, краевой, центральный архив. Судьба фондов в таких случаях не всегда решалась однозначно. Поэтому, если поиск фонда или части архива за какой-либо период не увенчается успехом в областном архиве, следует обратиться с запросом в архивы соседних областей.

Многие путеводители по архивам содержат сведения об изменении административно-территориального деления, по которому можно уточнить, к какому региону относилась территория, на которой действовал нужный фондообразователь в определенный период.

Следует отметить также, что далеко не всегда архивисты на практике руководствовались принципом недробимости архивного фонда. Вполне возможно, что существует несколько фондов нужного Вам фондообразователя в нескольких архивохранилищах. Особенно это касается фондов личного происхождения и общественных организаций. Поэтому следует проверить результаты межархивного поиска; в том числе по справочникам отделов рукописей библиотек и музеев.

Точные сведения о современной сети государственных и муниципальных архивов можно получить на официальном сайте Росархива "Архивы России"*1.

Для более углубленного поиска необходимо воспользоваться межархивными информационно-поисковыми справочниками. В основном это путеводители и краткие межархивные справочники, они, как правило, дают самые общие сведения о документах хранилищ.

Например: справочник по архивам "Государственные архивы СССР" (М.: Мысль, 1989); "Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах. Справочник" (М., 1991); "Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник" (М.,1994).

Самые общие сведения о профиле архивов содержат и региональные справочники "Архивы Москвы и Санкт-Петербурга" (М.,1997); "Архивные учреждения Красноярского края" (Красноярск, 1997).

Номера и названия фондов можно почерпнуть из путеводителей и кратких справочников по фондам архивов.

Например, межархивный указатель "Личные фонды в государственных хранилищах СССР" (Т. 1-3. М., 1962-1963, 1980) содержит лишь названия и краткие справочные данные о фондах. Краткий межархивный справочник о местах хранения документов по личному составу (Вып. 1. РГАЛИ, Организации - источники комплектования РГАЛИ, РГАСПИ, РГАНИ, РГВА) содержит список фондов с указанием объема и крайних дат документов по личному составу.

Более развернутые исторические справки и аннотации фондов содержит справочник "Документы личного происхождения в архивных учреждениях Северо-Западного федерального округа РФ" (СПб., 2002)*1.

Создаются такие справочники и по региональным архивам. Например, Краткий межархивный справочник (по одноименным фондам центрального, краевых, областных архивов Дальнего Востока, 1756-1982. Томск, 1992).

Количество путеводителей и других справочников, опубликованных на сайте "Архивы России" и сайтах архивов увеличивается год от года. Так что межархивный поиск информации вполне можно начать с глобальной сети.

Более информативны межархивные тематические путеводители, в которых единицей описания является фонд и часть фонда. Но, разумеется, круг тем, по которым создаются подобные справочники, невелик.

Например: "Документы по истории балканских стран в фондах ЦГА СССР. Справочник. (М., 1990)", "История Русской православной церкви в документах федеральных архивов России, архивов Москвы и Санкт-Петербурга. Аннотированный справочник-указатель" (М., 1995); "Документы по истории и культуре евреев в архивах Москвы: Путеводитель" (М., 1997). Создаются и электронные версии тематических путеводителей. Например: "История России в судьбах южноуральцев. XX век. Путеводитель по фондам личного происхождения архивных учреждений Челябинской области"*1.

Наконец, самыми подробными межархивными справочниками, в которых единицей описания является дело, документ, часть документа являются межархивные тематические каталоги и обзоры.

Например, электронные версия межархивного тематического каталога "Памятники архитектуры и градостроительства Москвы, Санкт-Петербурга и пригородов" размещена на сайте РГАНТД*1.

В недалеком будущем проблема межархивного поиска будет централизованно решена путем введения сведений обо всех архивах в автоматизированный Центральный фондовый каталог (АЦФК), который ведется в Центре информационных технологий Росархива (в составе РГАЭ).

В настоящее время массив данных охватывает около 20% государственных и муниципальных архивов. АЦФК создается путем внедрения в архивах типовых баз данных "Архивный фонд" и "Фондовый каталог". В архивах и органах управления архивным делом субъектов РФ, имеющих компьютерную технику, создаются информационные массивы, содержащие информацию о составе и содержании документов всех государственных хранилищ на уровне архивного фонда.

На втором этапе информационного поиска Вам следует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Еще до посещения архива целесообразно изучить последнее издание путеводителя (или краткого справочника) по фондам интересующего Вас архива. В этом случае Вы явитесь в архив с примерным списком необходимых Вам фондов и можете прямо спросить сотрудника читального зала о доступе к фондам и научно-справочном аппарате к ним.

При первом визите в архив необходимо помнить, что справочно-поисковые средства каждого архива*1, несмотря на единые принципы их создания, имеют свои особенности. Ведь комплекс справочников каждого архива формировался исторически, иногда в течение столетий. Особенно это своеобразие касается дополнительных и тематических справочников (картотек, указателей, обзоров, перечней документов).

Поэтому прежде всего следует расспросить сотрудника читального зала об особенностях системы справочно-поисковых средств архива, а также о доступе к автоматизированным базам данных. В некоторых федеральных архивах графическая схема справочно-поисковых средств помещена в читальном зале. Если по теме исследования имеется каталог, картотека, обзор, указатель, перечень, это существенно сэкономит время поиска. В читальном зале Вам предложат путеводитель по архиву и картотеку фондов. В картотеке фондов можно уточнить номера нужных фондов, количество описей к фонду. Если их несколько сотен, Вам скорее всего понадобится номер описи. Номера и названия описей Вы можете почерпнуть из картотеки фондов или реестра описей. Теперь можно приступать к следующему этапу поиска, заказав у сотрудника читального зала самый главный справочник - архивную опись.

На третьем этапе поиска следует выяснить последний элемент архивного шифра, необходимый для заполнения требования на выдачу дел - номер единицы хранения. Если заголовки составлены грамотно, хорошо унифицированы и информативны, через несколько страниц Ваш глаз автоматически будет отлеживать нужные элементы информации в списках заголовков дел. Если опись состоит из нескольких тысяч заголовков, не забудьте про указатели к описи. Если к фонду составлено несколько описей, вполне возможно, что имеется внутрифондовый указатель к описям. Также указатели могут составляться и к группе однородных фондов. Однако указатели к описям, как правило, неаннотированные, содержат лишь рубрику, подрубрику и архивный шифр. Наконец, если качество описи никоим образом не может Вас удовлетворить, следует поинтересоваться, нет ли обзора или описи-указателя к интересующему Вас фонду*1. Итак, выяснив номер фонда, описи и дела, Вы можете заполнить требование на выдачу дел.

*1 В последнее время получила развитие практика составления так называемых описей-указателей. Они составляются в тех случаях, когда опись малоинформативна, но нет возможности провести ее переработку, усовершенствование или составить обзор фонда. Опись-указатель является дополнительным справочником к старой описи или нескольким описям, она содержит групповые (суммарные) дела и более углубленно раскрывает их содержание. (Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. ВНИИДАД. М., 2003. С. 22).

Однако поиск на этом не заканчивается. Во-первых, для более точного и углубленного поиска нужны справочники, раскрывающие содержание групп документов дела, отдельных документов и частей документов. Во-вторых, помимо номера дела очень полезно знать номера листов (например, чтобы избежать просмотра нескольких рулонов микрофильмов в том случае, если дело имеет большой объем). Для продолжения поиска на внутрифондовом уровне прежде всего после описи следует обратиться к системе каталогов архива - систематическому, тематическому (и его разновидностям - каталогу по истории государственных учреждений, административно-территориального деления и др.), предметному (и его разновидностям - именному, географическому, объектному и др.). Система каталогов каждого архива включает в себя различные виды каталогов. Но основными видами каталогов всех архивов являются систематический и именной.

То, что набор видов каталогов зависит от профиля архива подтверждают следующие примеры: в РГА НТД создан электронный "Патентный каталог" (88 тыс. записей), а РГАВМФ база данных "Корабли и суда", в РГВИА - база данных "Документы по истории Отечественной войны 1812 года"; в РГАФ - "Художественные звукозаписи РГАФ"; "Хроникально-документальные звукозаписи ЦГАЗЗ-РГАФ" и др.

Методика поиска информации в каталоге зависит от его структуры (каталоги бывают алфавитной и логической структуры). Если с каталогами алфавитной структуры (предметными) технология поиска не вызывает трудностей, то для поиска в систематическом и тематическом каталоге необходимо владеть схемой классификации документной информации.

На последнем (четвертом) этапе поиска информации внутри фонда (на уровне единицы хранения, документа) особое значение имеют дополнительные справочники - указатели к документам, тематические обзоры, перечни документов, различные картотеки. Поэтому еще раз обращаем внимание на необходимость изучить особенности системы.

Недостаточная информативность описей фондов, к которым существует устойчивый интерес исследователей, компенсируется за счет создания межфондовых и внутрифондовых указателей - предметно-тематических (систематический, тематический, хронологический, предметный, в том числе географический и именной) и структурных (структурный, отраслевой, функционально-производственный).

Так, своеобразие системы НСА бывших партийных архивов, а ныне центров современной документация составляет наличие так называемых "перечней вопросов" к организационно-распорядительным документам, которые являются разновидностью тематических и предметных указателей к описям. Они раскрывают состав и содержание дел, имеющих "глухие заголовки". Для того чтобы их можно было использовать в поиске документов, перечни вопросов связываются с описями отсылочными данными и снабжаются архивными шифрами.

При поиске информации по указателям предметно-тематической группы, так же как и по систематическим и тематическим каталогам, следует начать с выяснения схемы классификации информации в указателе.

Схема классификации информации в указателе может строиться и по хронологическому принципу. Например, "Тематический указатель к коллекциям микрофотокопий документов зарубежных архивов, хранящихся в ГАРФ" (М., 1990).

Предметный каталог, картотеки архива часто создаются на базе переданных на хранение делопроизводственных картотек, интегрированных в систему НСА архива.

Например, знаменитые картотеки органов политического сыска конца XIX-XX вв. в ГАРФ, которыми пользовались поколения исследователей истории общественного и революционного движения. Картотеки органов политического сыска содержат 3,3 млн карточек (при этом общий объем каталога ГАРФ - 15 млн карточек). Картотека агентурного отдела Московского охранного отделения в ГАРФ (более 30 тыс. карточек) - не только поисковый справочник, но и ценный исторических источник, так как материалы агентурного отдела очень плохо сохранились. Это еще раз было подтверждено в ходе реализации совместного проекта ГАРФ и исторического факультета МГУ по созданию базы данных, позволившей осуществить статистический анализ биографических данных участников революционного движения начала XX в. [47, с. 51-57; 54, с. 75-81].

В систему каталогов РГИА интегрированы делопроизводственные картотеки Комитета министров, Сената и Синода.

Кроме того, в состав поисковых средств включаются картотеки, созданные в ходе выявления документов для подготовки публикаций, сборников, выставок. Состав таких картотек в каждом архиве различен. Однако в архивах большое распространение получили картотеки документов по личному составу, в том числе межархивные (государственных архивов и архивов организаций-фондообразователей, где документы по личному составу могут храниться 75 лет). Они используются при исполнении социально-правовых запросов. Для этой же цели создаются картотеки ликвидированных организаций с указанием дат ликвидации и реорганизации, названия организации правопреемника и указанием места хранения документов по личному составу ликвидированной организации.

Например, картотеки по личному составу ВСНХ широко используются для поиска информации в РГАЭ.

К этой же категории картотек относятся межархивные базы данных "Сведения о местах ведомственного хранения документов учреждений и организаций по личному составу" (ГА Астраханской области) и БД "Документы по личному составу, хранящиеся в государственных архивах и в архивных отделах администраций городов и районов Республики Татарстан" (ГА документов по личному составу Республики Татарстан - ЦГА РТ); БД "Картотека местонахождения документов по личному составу в ведомственных архивах" ЦГА Удмурдской Республики; БД "Документы по личному составу" в ГА Амурской области; БД "Картотека документов по личному составу действующих и ликвидируемых предприятий, организаций, учреждений" в ГА Тульской области; "Документы по личному составу, хранящиеся в госархивах Хабаровского края за 1921-1996 гг.", БД 2-й части справочника "О местах хранения документов по личному составу, хранящихся в учреждениях и организациях списка N 1, расположенных на территории Хабаровского края" в ГА Хабаровского края и др.

В областных архивах тематические и именные картотеки являются более эффективным средством поиска, чем систематический каталог. Иногда карточки содержат ссылку на делопроизводственный номер или шифр дела в архиве учреждения-фондообразователя.

Наконец, не следует забывать о таком своеобразном типе справочников, как тематические перечни документов*1. Они составляются, как правило, в ответ на тематические запросы органов государственной власти и управления, научных учреждений, а также при тематическом выявлении документов для выставок, публикаций. Один экземпляр такого перечня предоставляется пользователю, направившему запрос, другой оставляется в читальном зале как справочно-поисковое средство. Перечни могут быть аннотированными и неаннотированными. Как правило, перечни состоят из заголовков документов. В 1990-е гг. получили распространение перечни рассекреченных документов.

*1 Не путать с перечнями документов с указанием сроков хранения, которые являются методическим пособием по экспертизе ценности документов, а не информационно-поисковым справочником.

Осуществляя поиск, помните о том, что даже в пределах одного архива качество, информативность, набор элементов описания, наполнение справочного аппарата может быть неравноценным. Отдельные части фондов, имеющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор справочников. Не все фонды и части фондов подвергаются каталогизации. К различным фондам (частям фондов) могут быть составлены аннотированные и неаннотированные указатели. При составлении всех видов справочников, к различным фондам (частям фондов) используется различная степень свертывания информации, а значит степень подробности раскрытия содержания. Это объясняется дифференцированным подходом к описанию документов.

Можно выстроить различные цепочки справочных средств, используемых на разных этапах поиска.

Например: путеводитель по архивам - путеводитель по фондам архива - реестр описей - опись - систематический каталог; путеводитель по фондам архивов - каталог фондов - опись - обзор фонда-указатель к фонду; межархивный тематический обзор - указатели к описи - опись и др.

Работая с такими архивными справочниками как путеводитель, опись, обзор следует помнить, поиск возможно вести двумя способами - найти нужный раздел в классификационной схеме справочника по его оглавлению или искать информацию с помощью дополнительных указателей к справочнику (предметного, именного, географического и др.). Существуют также дополнительные указатели к систематическому каталогу.

Наконец, следует помнить о том, что обращение к автоматизированным информационно-поисковым системам существенно ускоряет процесс поиска информации. В настоящее время создание электронного НСА является приоритетным направлением информатизации архивов. Но если поиск на межархивном и межфондовом уровнях следует начать с Интернета, так как в большинстве своем электронные путеводители разрабатываются специально для публикации в глобальной сети, то на внутрифондовом уровне используются внутриархивные базы данных, подавляющее большинство которых - тематические и именные каталоги*1.

*1 Хотя существуют каталоги, опубликованные в Интернете. Например, знаменитый полнотекстовый "Электронный каталог документальных фильмов РГАКФД" на сайте архива.

Увлекательный процесс поиска может продолжаться бесконечно - ведь работая с документами, Вы получаете дополнительные сведения для постановки новых поисковых задач.

Основы тематического поиска. Важнейшим моментом в поиске информации является выяснение фонда (учреждения, организации или лица), в составе которого могли отложиться документы по теме. В соответствии с принципом происхождения подавляющее большинство документов организуются по исторически сложившимся комплексам (фондам). Пофондовая организация документов существенно влияет и на построение системы справочно-поисковых средств.

Информационно-поисковые справочники архивов подразделяются на структурные и тематические. В справочниках первой группы единицами описания являются классификационные и учетные единицы Архивного фонда РФ - фонды (коллекции) и единицы хранения (учета). При описании эти справочники учитывают структуру архивного фонда РФ - пофондовую и поединичную систематизацию документов. К структурным справочникам относятся, например, описи. Чтобы ими воспользоваться, нужно знать фонд, в котором хранятся нужные документы.

Для того чтобы определить, какой фонд (фонды) Вам необходим, следует выяснить, с деятельностью каких учреждений и организаций-фондообразователей связаны вопросы, являющиеся предметом поиска. Ведь структура архивного фонда страны является своеобразным слепком с системы государственных органов власти и управления. Поэтому одним из "китов" архивной эвристики является знание истории государственных учреждений и общественных организаций.

Цепочка поиска тема - фонд, как правило, устанавливается на основе многолетнего опыта работы исследователя. Однако здесь можно проследить некоторые закономерности.

Очевидно, что документы политической истории, связанные с ключевыми вопросами внутренней и внешней политики государства, следует искать в фондах высших органов государственной власти и управления.

Это остатки архивов великих и удельных князей*1, личных канцелярий монархов, архивов органов самоуправления Великого Новгорода и Пскова, московского великокняжеского и так называемого Царского архива XVI в., приказов ХVI - начала XVIII в., Сената, отложившиеся в РГАДА. А также фонды Государственного совета, Государственной думы, Комитета министров, Совета министров Российской империи, Сената*2, министерств, отложившихся в РГИА. Фонды высших органов власти и управления советского государства - ВЦИК, СНК*3, Верховного Совета, Совета министров, наркоматов и министерств СССР и РСФСР отложились в ГАРФ. Однако исследование вопросов политической истории советского периода в силу особенностей советской политической системы невозможно без привлечения фондов высших органов КПСС (РСДРП - РКП(б) - ВКП(б)) - съездов, пленумов, политбюро, оргбюро, секретариата и аппарата ЦК (РГАСПИ, архив Президента РФ*4, РГАНИ*5), архива ЦК ВЛКСМ (РГАСПИ). Ведь важнейшие решения по вопросам внутренней и внешней политики принимались партийным руководством. Изучение политической истории XX века невозможно и без обращения к материалам личных фондов партийных и государственных вождей, политических деятелей - архива В.И. Ленина (персональное собрание), фондов И.В. Сталина*6, Л.З. Троцкого, Н.И. Бухарина Г.Е. Зиновьева, М.И. Калинина, Л.Б. Каменева, А.М. Коллонтай, С.М. Кирова, В.М. Молотова, П.Б. Аксельрода, А.А. Богданова, Л. Мартова, Г.В. Плеханова и др. (РГАСПИ). Именно ценностью этих источников объясняются настойчивые усилия историков получить доступ к засекреченным материалам РГАСПИ и РГАНИ. Бывшие партийные архивы занимаются комплектованием фондов общественных движений второй половины 1990-х годов, поэтому некоторые из них называются архивами общественных движений. В РГАСПИ хранятся фонды центральных комитетов и других руководящих органов всероссийских политических партий, движений и организаций постсоветской России: Демократической партии России (ДПР), Аграрной партии России (АПР), Коммунистической партии Российской Федерации (КПРФ), Либерально-демократической партии России (ЛДПР), Народно-патриотического союза России (НПСР), Российского союза молодежи (PCM) и других, а также документация личного происхождения политических лидеров А.В. Бузгалина, А.И. Колганова, Г.Э. Бурбулиса, С.Ю. Глазьева, А.И. Лукьянова, Н.И. Рыжкова, В.Л. Шейниса и др.

...