Информационные системы бухгалтерского учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Основы построения информационных экономических систем

2. Бухгалтерские информационные системы и возможности их использования в управлении экономическими объектами

3. Классификация бухгалтерских программ и систем

Список литературы



Введение

Информационные системы бухгалтерского учета представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета на предприятии. Благодаря использованию различных современных информационных технологий, они обеспечивают: возможность настройки на особенности бухгалтерии, ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков, регистрацию хозяйственных операций несколькими способами, формирование любых отчетных первичных документов и оперативных сводок, формирование графических иллюстраций результатов финансово - хозяйственной деятельности, формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии и т.д.

Полученные знания в области «Информационные системы бухгалтерского учета» повышает профессиональный уровень подготовки студентов в области бухгалтерского учета, экономического анализа и аудита, владения современными методами обработки данных на компьютерах, что является необходимым инструментом в работе экономиста - информатика.

Представленный материал соответствует образовательной программе по направлению, содержит в себе лекции, лабораторные задания, задания, упражнения, вопросы для повторения и самостоятельной работы, тестовые задания, экзаменационные вопросы. Все разделы и темы последовательны и тесно увязаны друг с другом.

Учебно-методический комплекс предназначен для студентов 4 курса, обучающихся на факультете «Прикладная информатика (в экономике)», направления «Прикладная информатика» профиля «Прикладная информатика в экономике».

Состав курса - 324 часа (9 з.е.):

Лекционная часть - 64 часа;

Лабораторные занятия - 64 часов;

Самостоятельная работа - 130 часов.

Формы контроля.

Выполнение лабораторных и промежуточных контрольных работ;

Семестровая аттестация;

Итоговый экзамен в конце семестра.



1. Основы построения информационных экономических систем

Для того, чтобы успешно конкурировать на рынке, иметь устойчивое финансовое положение и перспективы роста, необходима полная, оперативная и актуальная информация для прогнозирования, планирования, учета и анализа экономической деятельность предприятия. Одной из причин медленной адаптации предприятия в условиях рынка является отсутствие на них современных автоматизированных информационных систем (АИС), позволяющих оперативно решать постоянно возникающие нестандартные задачи. Именно на основе применения новых информационных технологий возможно совершенствование процессов управления для любого экономического объекта.

Современные АИС дают возможность интегрировать процессы прогнозирования, стратегического и оперативного планирования, полного учета и анализа на основании применения технологии баз данных, представляющих информационную модель взаимосвязанных экономических объектов в совокупности с актуальными, полными и достоверными данными об их функционировании. Кроме этого, они обеспечивают информацией процесс разработки алгоритмов, реализующих необходимые эко- номико - математические методы, а также более простые информационно - поисковые функции на основе системы запросов и отчетов. При этом, конечной целью создаваемых АИС является оперативное представление точных данных в полном объеме всем специалистам предприятия, связанных с обработкой данных для принятия оптимальных решений.

При создании АИС предприятий, имеющих сложную организационную, функциональную и информационную структуры, возникают проблемы оптимизации процессов обработки больших объемов неоднородных и распределенных данных, необходимых для управления предприятием.

Процесс создания таких систем происходит в следующей последовательности:

планирование разработки ИС;

определение требований к системе;

сбор и анализ требований пользователей;

проектирование баз данных, выбор СУБД;

разработка приложений, создание прототипов;

реализация, тестирование, эксплуатация и сопровождение.

При этом наибольшее внимание уделяется проблемам, связанным с

получением, хранением и обработкой информации.

В современных системах эти вопросы решаются с помощью создания баз данных организации по различным направлениям ее деятельности.

Жизненный цикл существования баз данных включает:

планирование и создание БД;

проектирование БД;

эксплуатацию и управление данными;

применение и сопровождение БД.

Переход от эксплуатации отдельных прикладных систем к созданию единой информационной базы предприятия начинается с планирования базы данных, которое включает определение задачей и целей содержания БД и ее эксплуатации, а также выбор технических и организационных средств наиболее эффективного использования ресурсов предприятия для достижения этих целей.

Цели определяются желаемым состоянием предприятия в некотором будущем и необходимыми для этого изменениями деятельности или показателей работы предприятия. Цели должны быть ранжированы по степени их важности для планировании распределения ресурсов и порядка проведения работ по их достижению. Цели разбиваются на задачи и подзадачи, и таким образом образуют «дерево» целей и задач, ориентированное на получение конечного результата.

В настоящее время важнейшей целью для большинства предприятий является повышение конкурентоспособности их продукции на российском и зарубежном рынках. Определяющим здесь является реальная цена конечного продукта. Достижение данной цели связано с решением ряда задач, среди которых важнейшими являются: повышение рентабельности производства; расширение рынков сбыта; рациональное использование запасов.

Если цели и задачи верхнего уровня определяются, как правило, руководством предприятия, то определение задач базы данных является функцией администратора БД и требует дополнительного исследования и анализа предметной области.

Анализ предметной области проводится на основании программы и методики обследования объекта и должен предшествовать проектированию БД. Программа и методика обследования определяют последовательность действий при создании информационной системы, перечень обследуемых подразделений и состав документов, представляемых в результате обследования объекта. В материалах обследования должны быть отражены следующие основные сведения:

организационная структура объекта и возможности ее изменения при решении поставленных задач;

функции каждого потенциального пользователя с указанием необходимых исходных данных и результатов выполнения функции;

перечень документов и сообщений (а также их структура) по каждому подразделению, включенному в программу обследования;

* информационные взаимосвязи между подразделениями и поль

зователями будущей интегрированной базы данных.

Указанные сведения являются исходными для анализа требований пользователя, их интеграции и моделирования данных на этапе проектирования баз данных. Этап планирования БД может быть выполнен как силами группы администратора базы данных предприятия, так и с привлечением специализированных в данной предметной области фирм, однако необходимым условием является документирование результатов исследования и анализа объекта в формализованном виде.

Нужно отметить, что задача обследования объекта может быть отнесена к этапу проектирования БД, так как содержит элементы анализа требований пользователей к функциям и содержанию БД. Однако практическая реализация сложных информационных систем требует разделение функций обследования объекта и его анализа.

Такой подход связан со значительным расширением рынка программных продуктов, информационных технологий и появлением фирм «интеграторов», обеспечивающих поставку готовых продуктов и структур баз данных на основании целей, задач и материалов обследования объекта, исключающее процесс разработки схем БД и приложений для аналогичных предметных областей. Данная проблема решается разработкой и использованием единых стандартов на структуры данных, ядро которых может быть использовано любыми компаниями, работающими в данной области.

Вместе с тем, специфика работы российских предприятий требует значительного расширения стандартов на структуры баз данных, а следовательно, и участие администратора системы на этапе проектирования БД.

В современных подходах этап проектирования баз данных подразделяется на логическое проектирование, которое заканчивается созданием концептуальной схемы базы данных, и проектирование реализаций, включающее описание модели базы данных на языке выбранной системы управления БД, и распределением интегрированной БД по узлам хранения и обработки, с определением размещения и метода доступа к данным.

Большинство средств, используемых для проектирования баз данных, порождают проблемы, связанные с реализацией требований пользователей на этапах эксплуатации и сопровождения системы. Проблема заключается как в сложности представления информации пользователей в форме, не зависящей от спецификации системы, так и в правильности интегрированного представления всех пользователей. В большинстве случаев, эти проблемы решаются в процессе концептуального проектирования систем.

Базовой методологией концептуального моделирования данных может быть назван объектно - ориентированный подход, так как он представляет компьютерное отображение категорий реального мира в виде объектов, обладающих определенными свойствами и находящихся в некоторых отношениях (связях между собой). Объектно - ориентированное представление более точно отражает логическую сущность реальных систем.

2. Бухгалтерские информационные системы и возможности их использования в управлении экономическими объектами

Классификация и структура экономической информации.

Экономическая информация является одной из важнейших разновидностей информации. Ее особенность - связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Значительная ее часть связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.

Экономическая информация - совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, большим числом логических операций и относительно несложных математических расчетов для получения многих видов результатной информации.

Структурной единицей экономической информации является показатель - контролируемый параметр экономического объекта. Показатель состоит из совокупности реквизитов, имеющих законченное смысловое содержание и потребительскую значимость. Реквизит - логически неделимый информационный элемент, описывающий определенное свойство объекта, процесса, явления.

Каждый показатель состоит из одного реквизита-основания и одного или нескольких реквизитов-признаков. Реквизит-основание отражает количественное значение показателя, а реквизит-признак - его смысловое значение.

Экономическую информацию обычно классифицируют по функциям управления и выделяют следующие группы информации:

* плановая

- информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы. Примеры - план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.д.

нормативно-справочная содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко. Примеры - нормы трудоемкости, среднедневная оплата рабочего по разряду, оклад служащего, адрес поставщика и т. д.

учетная

информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены: корректировка плановой информации, анализ хозяйственной деятельности фирмы, принятие решений по более эффективному управлению и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета. Примеры - количество проданной продукции за определенный период времени, среднесуточная загрузка станков.

оперативная (текущая)

информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К ней предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. Примеры - количество изготовленных деталей за час, смену, день; количество проданной продукции за определенный час или день; объем сырья от поставщика на начало рабочего дня.

Понятие системы. Экономические и бухгалтерские информационные системы.

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах поставленных целей совокупность разнородных элементов. Примеры: фирма - элементы: люди, оборудование, материалы, здания и т.д., цель: производство товаров; компьютер - элементы: электронные и электромеханические элементы, линии связи и др., цель: обработка данных.

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии - как средство повышения производительности и эффективности работы людей. Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности.

В наше время, когда профессионал - экономист, юрист, инженер - уже с трудом справляется с потоками информации, специалисту для выполнения своих обязанностей на должном уровне необходимы инструментарий и методология его применения для обработки информации.

Современное материальное производство и другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации. Информатизация на базе внедрения компьютерных и телекоммуникационных технологий является реакцией общества на потребность в существенном увеличении производительности труда в информационном секторе общественного производства.

Совокупность технических, программных средств и математического аппарата, ориентированных на переработку экономической информации в целях получения требуемых технико-экономических показателей экономического объекта, используемых для управления этим объектом, называется системой автоматизированной обработки экономической информации, или экономической информационной системой (ЭИС).

Бухгалтерская информационная система - это человеко-машинная система, обеспечивающая с использованием компьютерных технологий сбор, передачу и хранение информации для управления финансовохозяйственной деятельностью предприятия.

Бухгалтерская информация и ее потребители.

Бухгалтерская информация предназначена для широкого круга пользователей (рис. 1). Так, внутренние пользователи, к которым относится аппарат управления фирмой и ее служащие, нуждаются в различных учетных данных на стадиях формирования производственных запасов и управления ими, изготовления продукции, ее реализации, взаимоотношений с кредиторами и дебиторами и т. п. Внешние пользователи проявляют прямой финансовый интерес к учетной информации предприятия, содержащейся в публичной бухгалтерской отчетности. Если подобная информация недостаточна, эти пользователи получают ее непосредственно от заинтересовавшей их стороны при условии, что дополнительные данные не являются коммерческой тайной. К этой группе пользователей относятся потенциальные инвесторы и поставщики. Потенциальным инвесторам необходимо знать, насколько надежен партнер, чтобы с наибольшей долей вероятности оценить риск вложения средств в другую фирму, ориентируясь на среднеотраслевой уровень рентабельности. Поступающие на работу хотят иметь информацию, сможет ли организация обеспечить им стабильную занятость и определенный набор социальных благ. Поставщики заинтересованы в информации о платежеспособности фирмы, которой они оказывают услуги, отгружают продукцию и для которой выполняют другие работы. Имея такую информацию, они могут своевременно разработать бизнес - план и увязать стратегию развития со своими финансовыми возможностями.

Пользователи, не проявляющие прямого финансового интереса к бухгалтерской информации, тоже нуждаются в ней. Эта категория обязана использовать подобную информацию в качестве исходных данных для правильного исчисления налогооблагаемой базы по отдельным видам налогов, сборов и других платежей, а также рассмотрения судебных исков. Общественность интересует информация о решении тем или иным предприятием социальных задач и о вложениях в эту сферу. Решение таких задач особенно важно в тех районах, где предприятия являются градообразующими. Общества по защите окружающей среды интересуются финансовой информацией для определения эффективности природоохранных мероприятий, осуществляемых предприятиями.

Таким образом, к потребителям учетной информации относятся служащие, поставщики, покупатели, кредиторы, инвесторы, государство, общественность. Особое значение для всех пользователей отчетными данными имеет пояснение к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. Бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах могут служить солидной информационной основой экономического анализа хозяйственной деятельности предприятий.

Бухгалтерский учет как функция управления.

Бухгалтерский учет есть функция управления. Он обеспечивает формирование и выдачу учетно-экономической информации, необходимой для рационального и эффективного управления процессами производственно - хозяйственной деятельности. Отсюда возникает объективная необходимость поставить производство продукции бухгалтерского учета - учетно-экономической информации - на современную организационно - техническую основу. Бухгалтерский учет обеспечивает своей информацией потребности технико-экономического планирования, материальнотехнического снабжения, оперативно-статистического учета и т. д. Этот вид учета является всеобъемлющим и наиболее достоверным. На протяжении всего учетного периода в его регистрах хронологически и систематически фиксируется вся производственная и финансовая деятельность предприятия, наличие и движение средств, их источников и текущие хозяйственные операции.

Рис. 1. Потребители бухгалтерской информацией

Наряду с применением в бухгалтерском учете всех видов измерителей при составлении отчетности используются лишь денежные, что позволяет все ценности и хозяйственные операции предприятия показывать в единой всеобъемлющей и сравнимой денежной оценке.

Бухгалтерский учет ведется путем непрерывной, сплошной и последовательной регистрации всей учетной информации на основании надлежащим образом оформленных первичных учетных документов, в которых фиксируются совершившиеся хозяйственные операции.

Таким образом, бухгалтерский учет является документальным и доказательным, так как каждая его запись подтверждается соответствующим документом. Достоверность и объективность бухгалтерского учета подтверждается также периодическими инвентаризациями средств, расчетов и других статей баланса. Результаты инвентаризации свидетельствуют также о наличии тесной связи данных учета с фактическим состоянием средств предприятия и их сохранностью.

Бухгалтерский учет - это система обобщения и наблюдения за финансово - хозяйственной деятельностью, отражаемой упорядочено и непрерывно с помощью специальных документов с целью получения данных о работе предприятия и контроля за его деятельностью.

Как видно из определения бухгалтерского учета, предметом его является финансово - хозяйственная деятельность предприятия. В ходе работы предприятия, осуществления финансово - хозяйственной деятельности происходит кругооборот хозяйственных средств. Начисление износа средств, заработной платы, отчислений во внебюджетные фонды, отпуск материалов в производство и т. д. фиксируются в процессе производства. В процессе реализации учитываются такие операции, как поступление выручки от реализации, отпуск продукции покупателям, списание производственной себестоимости, расчет прибыли.

Таким образом, объектами изучения бухгалтерского учета являются средства, их движение в процессе производства, распространения и обращения, а также источники их образования и использования. Метод бухгалтерского учета складывается из нескольких следующих элементов:

документация и инвентаризация;

оценка и калькуляция;

счета бухгалтерского учета и двойная запись;

бухгалтерский баланс и отчетность.

Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления.

Грамотно обработанная и систематизированная бухгалтерская информация является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Если не принимать в расчет умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

Современное предприятие обладает значительным числом финансовых потоков (рис. 2). Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому учету диктуют пристальное внимание практиков к автоматизации бухгалтерской деятельности.

Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор. Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы предоставляют такие возможности, как:

простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;

широта применения, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;

понятное и емкое представление информации;

настройка и изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;

большой набор типовых операций и форм отчетности;

значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации.

Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы бухгалтера.

Рассматривая основные функции типовой бухгалтерской системы, следует отметить, что для нее характерны:

учет любых финансово-хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы;

полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов;

возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);

автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов - ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм;

создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов;

различные типы печати для получения твердой копии отчетов;

возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

При работе с автоматизированной бухгалтерской системой появляется возможность:

быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата;

рассчитывать зарплату;

вести учет основных средств;

анализировать финансовую деятельность.



Рис. 2. Потоки информационного взаимодействия на предприятии по финансовым вопроса.

3. Классификация бухгалтерских программ и систем

Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России.

Российский рынок бухгалтерского и финансового программного обеспечения достаточно стремительно развивается вслед за мировым. Определить количество фирм, занимающихся этим бизнесом, достаточно сложно: лишь в конкурсах, проводимых консалтинговой фирмой «Бизнес - Программы - Сервис», «Финансовой газетой» и журналом «Бухгалтерский учет», участвуют сотни фирм.

В России интерес к указанному рынку претерпел несколько стадий. Первая из них относится к первым шагам перестройки. Поток персональных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших машин и созданием программ - самоделок для комплектации ими продаваемых «программно - аппаратных комплексов», основная ценовая нагрузка в которых падала на программное обеспечение.

Вторая стадия связана с рождением в России большого числа коммерческих структур, которые требовали ведения быстрой и простой бухгалтерии. Спрос рынка был удовлетворен рядом фирм, сумевших быстро и достаточно успешно откликнуться на потребности рынка. Среди этих фирм выделяются по степени распространенности их продукции «1C» («1C: Бухгалтерия»), «Хакер Дизайн» («Финансы без проблем»), ДИЦ («Турбо - бухгалтер»). Многие фирмы и группы программистов разрабатывают в это время такого рода программы под заказ. В дальнейшем наиболее успешные из этих разработок появились на рынке, в том числе разработки фирм «Инфо Софт», «Паритет Софт», «Инфин», «Парус», «Атлант - Информ» и др. Эти программы позволяли работать бухгалтерам разной квалификации, включая и тех, кто недавно переквалифицировался из многочисленной армии инженеров.

Третья стадия развития рынка ПО для бухгалтерского учета связана с переходом от упрощенного учета к профессиональному. В разработках серьезное внимание уделяется возможности работы в компьютерных сетях, накоплению статистики, работе с несколькими планами счетов, анализу финансовой деятельности.

Наступает четвертая стадия Развития ПО для бухгалтерии, связанная с переходом от чисто бухгалтерского к управленческому учету. Эта тенденция наиболее зримо прослеживается на зарубежном рынке ПО для крупных предприятий, но начинает проявляться и в России.

Классификация бухгалтерских программ и систем.

Автоматизация работы бухгалтерии имеет две главные задачи: обработка первичной учетной документации и формирование сводной отчетности. Соответственно, компьютерные бухгалтерские программы делятся на автономные функциональные и комплексные.

Автономные функциональные автоматизированные рабочие места (АРМ) разработаны для автоматизации отдельных участков бухгалтерской работы. Исключение в классификации представляет АРМ - анализ финансового состояния, не несущий учетных функций.

Автономные функциональные АРМ:

Учет труда и заработной платы;

Учет материалов и МБП

Учет основных средств и нематериальных активов

Учет затрат на производство

Учет денежных средств, расчетных операций и кредитов банка

Учет реализации готовой продукции

Учет фондов, финансовых результатов и их использования

Складской учет Учет капиталовложений

Анализ финансового состояния предприятия

Программы комплексного бухгалтерского учета можно разделить на три группы: мини - бухгалтерия;

интегрированная бухгалтерия;

комплексная сетевая бухгалтерия.

К группе «Мини - бухгалтерия» относится большинство программ, представленных на рынке компьютерного обеспечения. Сущность этих программ заключается в составлении на основе проводок бухгалтерских записей хозяйственных операций, оборотного баланса, сальдового баланса и ведении Главной книги. Так как правила формирования баланса едины для предприятий всех размеров и форм собственности, то и сами программы достаточно универсальны. По набору пользовательских функций программы делятся на четыре подгруппы:

- программы, реализующие функции синтетического учета - ведение журнала операций на уровне бухгалтерских записей, формирование журналов - ордеров, оборотно-сальдового баланса, Главной книги и форм финансовой отчетности. Предназначены для главного бухгалтера и его заместителя почти любого предприятия;

программы, которые в дополнение к функциям первой подгруппы позволяют вести одно - или иногда двухуровневый бухгалтерский учет. Они созданы для малых предприятий с упрощенной системой ведения учета;

программы ведения сводного учета для крупных предприятий. Характерная черта - развернутый многоуровневый аналитический учет. Такие программы могут быть полезны и для небольших предприятий, имеющих собственное производство;

головные модули функциональных комплексов. Их отличительной особенностью и главной задачей является прием бухгалтерских записей от программ, специализированных для ведения различных разделов учета с целью осуществления сводного учета. Аналитические функции не являются обязательными, так как могут быть вынесены в специализированные программы комплекса. Такие программы могут работать автономно только с учетом дополнения соответствующими специализированными комплексами.

В основе программ группы «Интегрированная бухгалтерия» лежит та же база оборотного баланса, дополняемая надстройкой в виде модулей, реализующих в привычном виде учет заработной платы, материалов и т. д. Интегрированная бухгалтерия включает:

количественный и суммовой учет;

дополнительные модули: учет материальных ценностей, основных средств, заработной платы, банк - касса, договоры с юридическими и физическими лицами;

единую базу данных;

одно автоматизированное рабочее место.

Любая интегрированная система ограничена по численности личного состава предприятия, по размерам справочника материалов объемам оперативной памяти. В программах комплексной сетевой бухгалтерии одно рабочее место дробится на несколько мест и машин. Комплекс включает:

отдельные функционально законченные АРМ;

наличие интерфейса передачи информации для сведения баланса;

развернутый аналитический учет.

Комплексные сетевые системы можно разделить на следующие подгруппы:

базовый комплекс, состоящий из традиционного набора АРМ - учет материальных ценностей, учет основных средств, учет заработной платы, головной модуль «Оборотный баланс» и иногда «Склад»;

расширенный комплекс, который дополняется АРМ «Банк», «Касса», «Подотчетные лица», «Дебиторы - кредиторы», «Учет затрат на производство», «Сбыт» и т. п.;

специализированный комплекс, который может включать нетрадиционный набор АРМ, как правило, это специализированные отраслевые комплексы.

Особенностью сетевых версий бухгалтерского учета является возможность сетевого обмена данными внутри каждого АРМ и между различными АРМ. Рассмотренная выше классификация бухгалтерского программного обеспечения ориентируется на возможности персональных компьютеров. Для решения более сложных задач используются более мощные ЭВМ.

Специализация программного обеспечения по группам потребителей.

Группы потребителей ПО:



Класс системы	Группа Потребителей	Основные характеристики	Фирмы - разработчики
Мини бухгалтерия	Бухгалтерия в 1-3 человека. Без специализации	Ввод и обработка бухгалтерских записей. Печать первичных документов и отчетности	«Паритет Софт» «ИнфоСофт» «Инфин» «1С»
У ниверсальные системы (миди - бухгалтерия)	Численность бухгалтерии невелика. Предусмотрены все разделы учета	Усиленная аналитика. Реализация основных компонентов натурального учета. Учет труда и заработной платы	«1С» «Инфин» «ИнфоСофт» «Атлант - Ин- форм»
Локальные АРМ	Локальная модификация комплексных систем	Комплексная реализация частной задачи учета	«1С» «ИСТ» «Паритет Софт»
Комплексные системы	Бухгалтерия не менее 10 человек. Разделение функций между сотрудниками	Комплекс программ. Сетевая архитектура. Достаточно полная реализация функций. Адаптируемость	«Парус» «Ланкс» «Новый Атлант» R - Style
У правленческие системы	Подразделения бухгалтерского и финансового учета. Подразделения финансового менеджмента	Управленческий учет. Планирование и управление. Настройка на клиента (кастомизация). Открытость архитектуры. Масштабируемость	«Новый Атлант» «Цефей» SAP BAAN CA

Выбор того или иного класса систем определяется позиционированием конкретного предприятия на рынке, опытом бухгалтерского и управленческого учета, квалификацией сотрудников.

Зарубежные бухгалтерские системы мало прижились в России. Это связано со многими факторами, среди которых не последнюю роль играют особенности бухгалтерского учета в России. Особую роль играют также динамика изменения российского законодательства, регулярные изменения в многочисленных формах учета и отчетности. В то же время наметилась тенденция приближения российской системы учета к международной.

Среди 15-20 зарубежных фирм, поставляющих бухгалтерские программы и представленных в России, сегодня конкуренцию отечественным разработкам могут составить лишь несколько. Это характерно, прежде всего, для класса комплексных систем, ориентированных преимущественно на крупные предприятия, имеющие устоявшиеся внутренние стандарты учета. Такие системы предусматривают быструю параметрическую адаптацию к потребностям заказчика и требуют настройки на следующие особенности предприятия:

конкретная сложная организационная структура;

существующие и модернизируемые бизнес - процессы;

внутренние принципы учета, анализа и управления снабжением, производством и сбытом;

параллельная отчетность по российским и международным стандартам бухгалтерского учета из-за тесных связей с международными партнерами и ожидаемыми инвестициями и др.

По функциональной направленности можно выделить системы, ориентированные:

* на традиционный суммовой бухгалтерский учет;

на оперативно - хозяйственный учет;

на управленческий учет и финансово - экономический анализ.

Наиболее распространенные на российском рынке бухгалтерские системы представлены в табл. Перечисленные в ней системы отражают основные тенденции развития российского рынка бухгалтерского ПО:

рост функциональной мощности малых программ;

переход на Windows - интерфейс;

рост интереса к сложным управленческим программам, в том числе построенным на базе архитектуры «клиент - сервер».

Тема 4. Технология автоматизации бухгалтерского учета.

Структура бухгалтерской информационной системы.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD/DVD-ROM, принтеры, сетевые карты и т. п.

Программные средства.

Системные программы.

К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие

выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например, сортировку записей. Системные программы обычно

разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

Прикладные (пользовательские) программы.

Это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и

снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

Процедуры контроля - процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

Особенности компьютерной обработки бухгалтерских данных.

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций.

Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций.

Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей.

По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.

Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

* Инициирование выполнения операций в компьютере.

Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Этапы автоматизации бухгалтерского учета на предприятии.

Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу”. Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.

Этап I. Оптимизация бухучета.

Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.

Применяемая аналитика по различным счетам.

Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.

Формы и содержание первичной документации.

Формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Вот конкретный пример. Если организация оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении на расчетный счет реализации можно сразу же автоматически начислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог и содержание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету 67 "Расчеты по налогу на пользователей автодорог" и увидеть какая сумма уже "набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухучету и налогообложению. Многие предприятия делают ошибку в том, что их сотрудники хорошо разбираются во внедряемой программе, а в бухучете не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

Этап II. Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

Какие разделы автоматизировать, а какие нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета, наверное,

не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разделы

неизбежно будут вестись на бумаге.

В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, что почти в большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера.

При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для них не нужна.

Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

Этап III. Постановка задачи.

Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

Первичные документы.

Учетные регистры для бухгалтерии.

Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см.

предыдущий этап).

Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например в накладных на отпуск товаров в одной фирме. Любуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того ни другого). Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.

Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, что сделать и каким условиям это должно удовлетворять, практически можно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет построена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

Этап IV. Выбор программного средства.

Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы в множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимальный подходящий для именно Вашего предприятия программный продукт.

Этап V. Вопросы техники.

Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. То, какой компьютер необходим предприятию, зависит от двух факторов:

Программы, которые у Вас установлены.

Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

Количества операций, введенных в программу.

Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на этапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работает быстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много проводок, скорость работы того же компьютера становится неудовлетворительной.

Процесс автоматизации.

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие.

Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

отсутствие опыта автоматизации;

отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна

выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает

весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, тем более актуальны эти трудности. Качественная автоматизация не может обойтись дешево, так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

Настройка

Все широко распространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.

...