Информационные системы бухгалтерского учета

Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придется настраивать алгоритмы расчета различных начислений и удержаний.

Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм первичных документов в соответствии с особенностями предприятия,

проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. Примером может являться настройка формы акта на списание МБП, который должен автоматически печататься при списании МБП в эксплуатацию, в акте должна

автоматически проставляться количество, стоимость и НДС по МБП, после

этого должны автоматически проводиться проводки по списанию МБП в эксплуатацию, списанию НДС по МБП на расчеты с бюджетом и начислению

амортизации на МБП. В больших программах такую настройку необходимо

делать также по каждому разделу бухучета.

Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой)

форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с

особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. При качественной автоматизации бухучета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически. При настройке форм отчетности и налоговых расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозоперации следует ввести в программу некоторое количество стандартных на предприятии хозопе- раций для того, чтобы потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными.

Принципы выбора программ.

Основными принципами, которыми следует руководствоваться при выборе готовой программы, являются:

производительность программы.

При выборе программы прежде всего необходимо учитывать «размер» бухгалтерии, т. е. тот объем бухгалтерских операций, с которыми предстоит работать программе. Рекомендуется выбирать программу с некоторым запасом производительности.

соотнесение пользы и затрат.

Польза, которую принесет приобретаемая программа должна превосходить затраты, связанные с ее приобретением, доработкой, адаптацией.

контроль и безопасность данных.

Желательно, чтобы все данные, введенные в программу, были надежно защищены и от несанкционированного доступа к ним, и от случайного их удаления. Программа должна осуществлять контроль над вводом информации и доступом к ней, а также создавать архивные копии файлов, содержащих бухгалтерскую информацию.

совместимость.

Приобретаемая программа должна быть совместимой с организационной структурой конкретного предприятия, либо должна иметь возможность настройки на него.

гибкость.

При выборе программы необходимо ориентироваться на то, чтобы она предоставляла возможность для настройки Плана счетов, стандартных проводок и операций (добавления, удаления, редактирования), позволяла создавать новые и редактировать уже существующие отчетные формы и т. п.

своевременный учет налогового законодательства.

быстродействие в обработке больших массивов.

работа в реальном времени (идеал - локальный и сетевой варианты программы).

авторское сопровождение, документация. Программа должна иметь подробную и легкую в использовании документацию. Для сложной комплексной программы важно наличие «горячей» телефонной линии, благодаря которой в любой момент времени можно обратиться за консультацией к фирме - разработчику и получить необходимую информацию.

требования программы к аппаратным ресурсам, быстрота обработки данных.

Тема 5. Программное обеспечение автоматизированных систем бухгалтерского учета.

Состояние и проблемы рынка программного обеспечения.

Под программным обеспечением понимается совокупность программных средств, обеспечивающих решение комплекса задач с помощью средств вычислительной техники. Программные средства относятся к товарной продукции научно-технического характера, обладают потребительской стоимостью и ценой. Это особый вид продукции, характеризующийся:

большими затратами умственного труда на стадии разработки;

высокой сложностью и, как следствие, наличием ошибок в программах и отсутствием возможности их полного устранения в больших системах;

функциональной ограниченностью большинства программных средств;

наличием процессов сопровождения и доработки на этапе эксплуатации;

новизной, определяющей многоплановые и трудно стандартизируемые свойства и характеристики.

Следует учитывать, что первоначально обозначенная цена -- это цена программы с новыми настройками. Все дополнительные услуги по внесению изменений в программу и обучению работы с ней оплачиваются отдельно.

Такая ситуация не выгодна потребителю, так как при выборе нужной программы ему бывает трудно сориентироваться, возникают разного рода психологические неудобства, достаточно велика вероятность неудачного выбора.

Такая ситуация не выгодна и продавцу, Разработчики программ вынуждены предварительно оценивать качество выпускаемой продукции, чтобы определить ее конкурентоспособность и возможности сбыта.

Причины подобной ситуации:

программное обеспечение постоянно» усложняется.

постоянно сокращаются периоды между сменами версий. В настоящее время этот срок значительно сократился и возможность получения достоверных данных о качестве работы программы не значительна.

Возможности выхода из ситуации:

фирмы-разработчики программного обеспечения снабжают своих потенциальных потребителей необходимой технической документацией, в которой описываются все возможные режимы функционирования программ, она включает руководство пользователя, инструкции оператору, перечень возможных отказов ; и описание действий при их возникновении и др.

покупатели имеют возможность ознакомиться с демонстрационными версиями разрабатываемых программ, что помогает пользователю выяснить интересующие его аспекты эксплуатации, внедрения и сопровождения, программы.

Проблему качества программного обеспечения принято рассматривать в нормативном, организационно-экономическом и эксплуатационном аспектах:

нормативный аспект определяет требования к качеству программных средств на уровне стандартов и методических указаний, которые должны быть сформулированы в техническом задании на их разработку. Объектами контроля при этом являются готовое программное средство, а так же все промежуточные преобразования проектных решений;

организационно-экономический аспект определяет требования к качеству на уровне структуры управления качеством и стимулирования разработчиков. Эксперты систем должны располагать сведениями о существующих аналогах в данной области. Экономический аспект должен гарантировать стимулирование создания высококачественных программных продуктов. В основе эксплуатационного аспекта лежит план обеспечения качества программного средства, передаваемого в эксплуатацию.

Принципы системы управления качеством:

приоритетность интересов пользователя программных средств;

применение экономических методов управления созданием и использованием программных средств;

системность, обеспечивающая комплексное решение задач в течение всего жизненного цикла программного средства;

состязательность при разработке программных средств;

использование высокоэффективных технологий разработки, изготовления и сопровождения программных средств.

Задачи системы управления качеством:

создание систем информационного и методологического обеспечения;

формирование организационно-экономического механизма управления качеством;

разработка инструментальных средств оценки и управления качеством программных средств;

совершенствование системы социально-правовых отношений в части обеспечения управления качеством;

создание государственной системы сертификации программных средств.

Требования к программному обеспечению.

Требования к программному обеспечению:

простота использования

программа должна обеспечивать пользователю простор в процессе ее освоения и эксплуатации, иметь соответствующие информативные подсказки, развитую систему помощи и интерфейс, отвечающий требованиям наглядности и удобства;

дружественность пользовательского интерфейса

удобство работы с меню и экранными формами, их оснащенность системой помощи, подсказками, стандартность и привычность использования клавиатуры и терминологических понятий.

полнота и уровень автоматизации функций

отдельные расчетные функции должны быть реализованы практически в любом пакете. Желательно, чтобы в программе были охвачены автоматизацией все базовые виды расчетов независимо от того, есть ли в них необходимость в данный момент.

настраиваемостъ пакета

это, например, наличие средств настройки на новые виды оплат.

гибкость и открытость системы означает возможность добавить

в нее новые данные, не внося изменений в структуру. Система считается открытой, если дает возможность изменять структуру базы данных без изменения программного обеспечения. Понятие «гибкость» системы тесно связано с понятием «настраиваемость», так как пакет не может быть одновременно хорошо настраиваемым и негибким;

системность разработки предполагает ведение бухгалтерского учета на всех его стадиях

документального оформления хозяйственных операций, отражения их на счетах бухгалтерского учета, анализа финансового состояния предприятия и формирования отчетности;

информационный сервис

предоставляет, к примеру, возможность формирования запросов произвольного вида и получения необходимых справок по ним.

* надежность системы

характеризует ее устойчивость к неправильным командам пользователя, отказам технических средств, наличие контроля ввода данных, ошибочных с точки зрения учета, отсутствие стрессов от появления неожиданных ситуаций.

Каждое из требований нельзя рассматривать отдельно от других, они взаимозависимы.

Понятие модели жизненного цикла программного обеспечения.

Жизненный цикл программного обеспечения представляет собой процесс, включающий все этапы, начиная с момента принятия решения о разработке соответствующей программы и заканчивая завершением ее существования. Это базовое понятие в методологи проектирования информационных систем.

Структура жизненного цикла программного обеспечения включает следующие процессы:

приобретение, поставка, разработка, эксплуатация, сопровождение -- это основные процессы;

документирование, управление конфигурацией, обеспечение качества, аттестация, оценка, аудит -- вспомогательные процессы;

управление проектами, создание инфраструктуры проекта, определение, оценка и улучшение самого жизненного цикла -- организационные процессы.

Разработка программного обеспечения предполагает:

анализ системы;

проектирование и программирование;

оформление проектной и эксплуатационной документации;

разработку документации по проверке работоспособности и качества программных продуктов;

разработку документации по обучению персонала. Эксплуатация программного обеспечения предполагает:

внедрение компонентов программного обеспечения;

конфигурирование базы данных и рабочих мест пользователей;

обеспечение пользователей эксплуатационной документацией;

обучение персонала;

непосредственную эксплуатацию системы;

* развитие и модификацию системы.

Каждому процессу присущи определенные задачи и методы их решения, исходные данные и результаты обработки.

Модели жизненного цикла программного обеспечения.

Наибольшее распространение получили две модели жизненного цикла -- каскадная и спиральная.

Каскадная модель проектирования предполагает разбиение всего процесса разработки программного обеспечения на этапы: анализ, проектирование, реализация, внедрение сопровождение. Этапы работ выполняются в определенной логической последовательности, переход с одного этапа на другой происходит лишь после полного завершения работы на текущем этапе.

Недостатки каскадного метода: если у пользователя возникают дополнительные пожелания, то внести их можно только после полного завершения работы над системой.

Спиральная модель проектирования основной упор делает на начальные и наиболее трудоемкие этапы разработки информационной системы -- этапы анализа и проектирования системы. Каждый виток спирали соответствует созданию определенного фрагмента или версии программного обеспечения. На нем уточняются цели и характеристики проекта, определяется его качество и планируются работы следующего витка спирали. В результате последовательно конкретизируются детали проекта, и выбирается вариант, который доводится до реализации.

Тема 6. Версии и описание программ автоматизации бухгалтерского учета.

Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета.

На предприятиях, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, применяются относительно простые и недорогие программы, позволяющие вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность.

Примерами таких программ являются разработки фирмы «1C:» -- «1C: Бухгалтерия», «1C: Предприятие», «1C: Торговля и склад», «1C: Зарплата и кадры», «1C: Документооборот», «1C: Электронный справочник бухгалтера», «1C: АФС», а также программы «Бухгалтерия малого предприятия» фирмы «Инфософт», «Инфо-Бухгалтер», и другие.

На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций ведется складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно большие удобства обеспечивают комплексные системы бухгалтерского учета, например, бухгалтерии фирм «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и другие.

Программа «1C: Бухгалтерия» -- это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета, т.е. программа построена по тому же принципу, как организована работа бухгалтерии предприятия. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, представляется в однопользовательской и сетевой версиях, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета. В качестве операционной системы применяются системы Windows, Windows NT.

Программа обеспечивает возможность:

ведения количественного и многовалютного учета;

конфигурирования, или внесения изменений и создания дополнительных наборов справочников, документов, типовых операций и т.д.;

полной настройки форм первичных и отчетных документов.

Бухгалтерские проводки, отражающие совершаемые хозяйственные

операции, могут вводиться в Журнал операций вручную, с помощью типовых операций или на основе документов (первичных и регламентных), т.е. в режиме «Документы и расчеты». Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени, когда итоги пересчитываются после ввода или удаления каждой проводки, и по запросу, который формируется в группе «Отчетность» в подпункте «Расчет итогов». Основным расчетным периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам.

Подготовка программы к работе предполагает:

настройку списков;

определение даты входящих остатков;

установку рабочего периода и рабочей даты;

установку интервала видимости операций;

ввод остатков по счетам;

переход на следующий отчетный период.

Режимы работы программы:

режим «Конфигуратор» предназначен для конфигурирования системы, позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа, выполнять процедуры сохранения и восстановления данных;

режим «Отладчик» предназначен для отладки программных модулей систем; бухгалтерский информационный программный автоматизация

* режим «1C: Бухгалтерия» -- это собственно исполнительная часть системы, выполняющая ввод и обработку бухгалтерской информации.

Все элементы типовой настройки являются образцами, которые могут быть приведены в соответствие с требованиями конкретного предприятия.

Программа «1C: Предприятие»

Программа «1C: Предприятие» -- инструментальная система, состоящая из трех компонент («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждая из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский комплекс. Все компоненты поддерживают базовые возможности системы (механизмы поддержки констант, справочников, документов и другие), расширяющие ее возможности своими дополнительными механизмами обработки информации.

Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций, обеспечивает ведение плана счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в различных разрезах в реальном времени. Компонента «Расчет» содержит механизмы для выполнения периодически выполняемых сложных расчетов и предназначена для расчета заработной платы.

В системе:

предусмотрено несколько способов ввода исходной информации -- вручную, с помощью типовых операций или документами, что обеспечивает ей необходимую гибкость;

поддерживается работа с разными объемами информации, разным количеством рабочих мест учетных работников;

имеются мощные средства для создания отчетов различного типа и сложности;

отсутствуют ограничения по количеству возможных отчетов;

шаблоны отчетов являются открытыми для внесения в них изменений, они могут быть включены в конфигурацию или храниться в отдельных файлах.

На этапе конфигурирования системы производится:

настройка режимов работы системы в соответствии с особенностями предприятия;

определение форм ввода документов и операций;

формирование состава плана счетов и определение их свойств;

определение структуры и свойств справочников и документов;

описание форм и алгоритмов построения отчетов и другие виды настройки.

На этапе работы с информационной базой производится:

ввод документов и операций;

заполнение справочников;

формирование отчетов;

выполнение регламентных расчетов и другие работы.

Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы деятельности и отвечает принятому законодательству. В комплект поставки включаются типовые конфигурации, представляющие собой универсальные прикладные решения.

Система предусматривает возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы, что обеспечивает максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации. Дополнительные конфигурации поставляются фирмой отдельно. Существуют конфигурации, разработанные другими фирмами и конфигурации, разрабатываемые для конкретных организаций.

Система «Галактика»

Многопользовательский сетевой комплекс «Галактика» охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами.

Возможности комплекса:

оперативное управление финансами;

контроль за ходом выполнения договорных отношений;

контроль взаимных обязательств;

управление складскими запасами;

формирование и контроль исполнения финансового плана;

планирование, учет и выполнение внутреннего бюджета.

Принципы построения комплекса:

охват всего спектра типовых производственно-экономических функций;

модульность и полная интегрированность на уровне единой базы данных;

единообразие пользовательского интерфейса;

гибкая настройка на специфику и сферу деятельности конкретного предприятия;

представление пользователям инструментальных средств для самостоятельного развития возможностей комплекса;

поддержка распределенных баз данных для обеспечения информационного взаимодействия многоофисных корпораций и территориально удаленных филиалов;

масштабируемость.

Структурно комплекс состоит из четырех контуров: «Ад

министративное управление», «Оперативное управление», «Управление производством», «Бухгалтерский учет», каждый из которых обеспечивает решение соответствующих задач и может функционировать как в комплексе, так и автономно. К примеру, контур «Бухгалтерский учет» объединяет все разделы финансового учета: кассовые и банковские операции, мультивалютный учет, учет основных средств и нематериальных активов, учет финансовых вложений, учет материальных ценностей, учет заработной платы, формирование консолидированной бухгалтерской отчетности.

Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной системой автоматизации бухгалтерского учета, объединяющей в рамках одного рабочего места разнообразные возможности учета. Предназначена для автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий различных форм собственности, позволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий на одном компьютере, обеспечивает ведение синтетического и аналитического учета как в денежном, так и в количественном выражении. Легко адаптируется к особенностям учетной политики конкретного предприятия и к изменениям законодательства, совместима с другими компьютерными программами различных фирм. Особенностью системы является понятие «План бухгалтерии», включающее в себя не только стандартный план счетов бухгалтерского учета, но и настройки типовых операций, справочников аналитики и другие виды настроек.

Программа позволяет получать несколько видов оборотов по счетам, предусмотрен контроль правильности корреспонденции счетов при вводе хозяйственных операций, имеется возможность создания настроек, индивидуальных для каждого пользователя. Хозяйственные операции могут храниться в журналах трех типов -- текстовом, табличном, картотечном, предусмотрена возможность переноса данных из одного документа в другой.

Возможности комплекса:

ведение синтетического и аналитического учета, в том числе и многовалютного;

автоматизированное составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов и форм отчетности;

настройка рабочего плана счетов, типовых операций, форм аналитического учета, форм первичных документов, отчетности;

ведение учета на нескольких рабочих местах и ведение нескольких бухгалтерий на одном компьютере;

полная интеграция всех видов учета с использованием единой информационной базы (бухгалтерский, оперативный и управленческий учет имеют единое информационное пространство).

Подсистемами оперативного учета в программе являются подсистемы «Склад», «Зарплата», «Касса», «Банк» и другие. Совершаемые хозяйственные операции регистрируются в названных подсистемах в форме операционных документов (в каждом операционном документе регистрируется одна хозяйственная операция), а также в форме первичных документов. Для исключения повторного ввода первичные документы автоматически формируются по данным операционных документов (одному операционному документу может соответствовать несколько первичных документов).

Система «БЭСТ-ПРО» является комплексной системой, предназначенной для автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг. В состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативно-производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.

Информационное ядро системы -- подсистема Главная книга, в которой накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность. Проводки могут формироваться по отдельному документу, в пакетном и ручном режимах, либо с применением механизма типовых операций. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами, располагает средствами для контроля корреспонденции счетов. Аналитический учет в подсистеме «Главная книга» организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками. В системе формируются все необходимые внутренние, внешние, квартальные и годовые отчеты, а при необходимости могут быть настроены свои собственные формы отчетов. Система легко адаптируется к любым изменениям законодательства.

Система «Бухгалтерский комплекс» -- самая старая форма существования бухгалтерских программ, представляет собой комплекс программ, реализующих функции как отдельных разделов учета, с возможностью последующего агрегирования данных, так и бухгалтерского учета в целом. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ остается наиболее приемлемой.

Система «Инфо-Бухгалтер» предназначена для ведения сложного бухгалтерского учета. Для ведения аналитического учета используется многоуровневая структура счетов бухгалтерского учета, а справочники аналитического учета отсутствуют. Количество счетов и субсчетов не ограничено, любой счет может иметь до пяти уровней субсчетов. Данные бухгалтерского учета могут быть представлены в виде графиков и диаграмм. Все формы статистической отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды собраны в одну группу с бланками для заполнения первичных документов.

Система «Бухгалтерский конструктор» представляет собой систему с расширенными инструментальными возможностями. В одну программу невозможно заложить специфику учета многих бухгалтерий, но можно создавать некоторые универсальные заготовки, из которых с помощью настроек сделать программу, подходящую для любой организации. Такие универсальные системы устойчивы, свободны от ошибок, не связаны со спецификой конкретного предприятия, характеризуются модульной и гибкой архитектурой, располагают средствами настройки, предлагающими широкие возможности для адаптации к конкретным условиям учета.

Система «Интегратор» -- многопользовательская сетевая бухгалтерская система, программный продукт нового поколения. Изначально проектировалась как сетевая, построена в архитектуре «клиент-сервер», предназначена не только для предприятий, впервые приступающих к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов. Обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке; построена в единой информационной среде, где все пользователи имеют доступ к общей информации в режиме реального времени. Новые или измененные данные, введенные на одном рабочем месте, сразу могут быть использованы персоналом, работающим на других компьютерах. Программа обеспечивает суверенность работы персонала, когда каждый бухгалтер отвечает за достоверность информации по счетам своего участка. Проводки вводимой операции, затрагивающие счета других участков, остаются отложенными до тех пор, пока их не подтвердят бухгалтеры смежных участков.

Версии программ автоматизации бухгалтерского учета.

Специалисты программного обеспечения постоянно совершенствуют свои разработки, внося в них необходимые изменения и дополнения, в результате чего появляются новые версии программ.

Версии программных продуктов фирмы «Инфо-Бухгалтер». Предложены базовый, минимальный и профессиональный варианты программы. Разработаны варианты, обеспечивающие правовую поддержку, имеющие блоки финансового анализа, бюджетных расчетов и другие:

базовый вариант рассчитан на небольшие предприятия и содержит самые необходимые документы для ведения бухгалтерского учета;

минимальная версия отличается от базовой отсутствием количественного учета и всех связанных с ним функций;

в профессиональной версии добавлена возможность ведения количественно-суммового учета, валютных операций, расчета заработной платы, работы с базами данных;

программа с правовой поддержкой «Гарант-Практика» позволяет вызывать необходимые правовые документы;

вариант программы с блоком финансового анализа дает возможность производить анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности (оценку деловой активности, имущественного положения, ликвидности, рентабельности предприятия и др.);

вариант программы с блоком расчета заработной платы позволяет производить расчет заработной платы, формировать аналитическую отчетность и отчетность, представляемую внешним органам;

бюджетный вариант предназначен для ведения бухгалтерского учета в бюджетных организациях.

По мере развития программы происходит расширение выполняемых ею функций и добавление новых действий. Отчетные формы и первичные документы, используемые в программе, обновляются в соответствии с изменениями законодательства.

Версии программных продуктов фирмы «1C:»

Разработанные версии программ системы «1C: Предприятие» могут использоваться в организациях с разными объемами обрабатываемой информации, разным количеством пользователей автоматизированной системы и разной интенсивностью их работы:

базовые (однопользовательские) версии обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя в один момент времени и используются в основном на небольших предприятиях. Они не включают средств для изменения конфигурации, используются для ведения простого учета, не требующего настройки на особенности конкретной организации;

сетевые версии позволяют работать с информационной базой одновременно нескольким пользователям. Существуют версии, допускающие работу с ограничением числа пользователей и без ограничения числа пользователей;

версии программ, учитывающих требования налогового кодекса. Такими разработками являются: типовая конфигурация «Бухгалтерский учет»; конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия»; комплексная конфигурация «Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры»; конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия»; типовая конфигурация «Торговля + Склад»; конфигурация «Зарплата + Кадры». Формы регламентированной отчетности для ведения бухгалтерского учета выпускаются фирмой в двух вариантах -- для старого и нового Плана счетов;

версии для SQL обеспечивают возможность работы с информационной базой в режиме «клиент-сервер», что делает систему устойчивой и надежной, увеличивает ее производительность, особенно при работе большого числа пользователей. Система содержит дополнительную компоненту «Управление распределенными информационными базами», которая обеспечивает полную или выборочную синхронизацию данных всех информационных баз, входящих в распределенную систему, поставляется отдельно и устанавливается только на одной (центральной) информационной базе;

локализированные версии разрабатываются в целях расширения круга пользователей программ. К примеру, разработаны англоязычный и украинский интерфейсы программы «1C: Предприятие 7.7, 8.0». Фирма предлагает типовые решения для ведения учета, подготовки сводной бухгалтерской отчетности, ведения кадрового учета, расчета заработной платы для бюджетных учреждений. Это программы «Бухгалтерия для бюджетных организаций», «1C: Свод отчетов», «1C: Зарплата и Кадры».

Тема 7. Принципы работы в автоматизированных системах бухгалтерского учета.

Основные понятия автоматизированных систем бухгалтерского

учета.

Базовые понятия

К базовым понятиям относятся: константы, справочники, перечисления, документы, журналы, отчеты, обработки:

константы используются для работы с постоянной и условнопостоянной информацией, но могут представлять собой и изменяемые данные;

справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, используемых при ведении аналитического учета и заполнении документов;

перечисления используются для описания наборов постоянных значений -- видов оплат, типов сотрудников предприятия и т.д.;

документы -- для фиксации хозяйственных операций;

журналы документов позволяют просмотреть список всех или разделенных по видам документов;

отчеты служат для получения информации, сгруппированной по определенным критериям и содержащей итоги;

обработки -- для выполнения сервисных и регламентных действий.

Специализированные понятия

К специализированным понятиям относятся: бухгалтерские счета, операции, проводки, журнал операций, журнал проводок:

бухгалтерские счета предназначены для хранения плана счетов бухгалтерского учета. Системы могут поддерживать одновременно несколько планов счетов, у каждого из которых возможны собственная длина кода счета, количество уровней субсчетов и количество знаков в субсчете каждого уровня;

операции предназначены для отражения данных о хозяйственной деятельности. Механизм «типовые операции» позволяет автоматизировать ввод часто повторяющихся операций на основе шаблона типовой операции, содержащего составляющие ее бухгалтерские проводки. При вводе данных на основе типовой операции проводки с требуемой корреспонденцией счетов формируются автоматически на основе шаблона;

проводки не существуют отдельно от операций, принадлежат только одной операции и состоят из одной (простая проводка) или нескольких (сложная проводка) корреспонденции. В сложной проводке дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот. Механизм «корректные проводки» предназначен для автоматического контроля вводимых операций. В качестве субконто выступают объекты, по которым ведется аналитический учет, каждому виду субконто соответствует один из существующих в системе типов данных -- обычно это справочник или перечисление;

журнал операций предназначен для просмотра списка бухгалтерских операций. Каждая операция отражается в журнале одной строкой с указанием даты, номера, содержания, суммы;

журнал проводок позволяет просмотреть проводки операций в виде общего списка.

Работа с объектами в автоматизированных бухгалтерских системах.

Настройка плана счетов

Работа с любой бухгалтерской программой начинается с анализа ее основного объекта -- Плана счетов бухгалтерского учета и принятия решения о целесообразности внесения в него изменений и дополнений. В типовых конфигурациях программ предлагается настройка на стандартный план счетов, разработанный в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету. При необходимости в него вносятся изменения, учитывающие специфику предприятия. В программе «1C: Бухгалтерия» для этого используется команда План счетов из меню Операции главного меню системы (или соответствующая кнопка на панели инструментов).

Настройка программы на учет

На данном этапе используются объекты программы -- Константы. Это постоянно-переменные параметры программы, характеризующие значения, которые с течением времени мало изменяются, но в работе программы играют важную роль. Такими параметрами являются «Сведения об организации», «Учетная политика», «Общая настройка», «Индивидуальная настройка».

Для внесения сведений об организации:

в программе «1C: Бухгалтерия» используется команда «Сведения об организации» из меню «Настройка» главного меню системы. В открывающемся диалоговом окне сгруппированы данные: общие сведения об организации, ее коды, банковские реквизиты, учетная политика, ответственные лица и другие;

в программе «Турбо-Бухгалтер» для этих целей используется команда «Выбор бланка» из меню «Документы» главного меню системы. В появившемся окне списка бланков выбирается бланк с кодом ОИ -- Основная информация, в который заносятся все требуемые реквизиты;

в программе «Инфо-Бухгалтер» используются команды «Реквизиты» и «Определения» из меню «Настройка» главного меню системы. В список «Реквизиты» вносятся банковские реквизиты организации, адреса и фамилии ответственных лиц. В список «Определения» вносятся процентные ставки налогов, сборов и отчислений в соответствующие фонды.

Для внесения изменений в учетную политику:

Режим «Учетная политика» создан для установки и изменения основных значений учетной политики предприятия. Открывается из меню «Сервис» главного меню программы. В данном режиме можно просмотреть и отредактировать:

сведения о методе определения выручки;

сведения о способе начисления амортизации малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

сведения о пределе стоимости малоценных и быстро- изнашивающихся предметов.

Ввод начальных остатков по счетам предприятия. На этом этапе используются объекты программы -- Операции. Ввод начальных остатков осуществляется по всем используемым счетам или субсчетам. Для оформления хозяйственной операции могут быть использованы документы типовой конфигурации, а также специальные объекты программ:

команда меню «Операция» (Операция -- Журнал проводок), в программе «1C: Бухгалтерия»;

команда меню «Журнал» (Журнал -- Ввод проводки), в программе «Турбо-Бухгалтер»;

команда меню «Правка» (Правка -- Исходные данные), в программе «Инфо-Бухгалтер».

Ввод хозяйственных операций за текущий отчетный период.

Ввод хозяйственных операций осуществляется за текущий отчетный период. Основным элементом операции является проводка с указанием счета дебета и кредита, объектов аналитики, содержания, суммы. Количество проводок, формируемых на одну операцию, программой не ограничивается. Над проводками производят те же действия, что и над другими объектами программы. Проводки могут формироваться автоматически, с помощью типовых операций, на основе введенных первичных документов, путем ручного ввода. Ввод типовых операций производится командами:

в программе «1C: Бухгалтерия» -- Операции -- Типовые операции;

в программе «Турбо-Бухгалтер» -- Журнал -- Ввод операции;

в программе «Инфо-Бухгалтер» -- Правка -- Добавить.

Оформленные операции и документы попадают в соответствующие журналы. Так, в программе «1C: Бухгалтерия» меню Журналы обеспечивает доступ к журналам документов, журналам проводок и операций, журналам - реестрам, формируемым программой.

Закрытие месяца

Для проведения процедуры закрытия месяца:

в программе «1C: Бухгалтерия» в меню «Документы» выбирается группа регламентных документов. Документ «Закрытие месяца» служит для автоматического формирования проводок в конце месяца, переносящих остатки по счетам, и определения величины прибыли (убытка). Документ автоматически устанавливает последнюю дату месяца. В нем флажками помечены счета, подлежащие обработке;

в программе «Турбо-Бухгалтер» используется группа типовых операций «Закрытие периода», содержащая операции по расчету амортизации основных фондов и нематериальных активов, расчету прибыли. Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список, уровень иерархии каждого справочника задается в Конфигураторе. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более четырех уровней.

в программе «Инфо-Бухгалтер» специальный пункт меню для закрытия месяца отсутствует, для этих целей используют типовые операции из разных групп операций.

Получение итоговой информации.

Формирование отчетности завершает процесс автоматизированной обработки:

в программе «1C: Бухгалтерия» итоговая информация может выводиться через отчеты, формируемые из справочников: «Анализ счета», «Карточка счета». Это стандартные отчеты, позволяющие бухгалтеру анализировать правильность оформления хозяйственных операций за любой период. Отчеты можно формировать с помощью команды главного меню «Отчеты» (Дополнительные, Специализированные, Регламентированные). Отчеты, находящиеся в группе «Регламентированные», используются для формирования информации для налоговых органов и внебюджетных фондов и в зависимости от вида отчета формируются за квартал или месяц. Отчеты, находящиеся в группе «Специализированные», выводят более детализированную информацию -- отчеты по отчислениям с заработной платы в различные фонды, отчеты по налогам с фонда оплаты труда и другие по соответствующим участкам учета. Для просмотра и печати документа используют соответствующие кнопки на панели инструментов;

в программе «Турбо-Бухгалтер» для формирования отчетов предназначены команды меню «Журнал» -- «Отчеты» (либо специальная кнопка формирования отчетов на панели инструментов). В выводимом на экран диалоговом окне представлен список формируемых отчетов и параметры их настройки. Документ распечатывается нажатием кнопки «Выполнить»;

в программе «Инфо-Бухгалтер» стандартная отчетность формируется с помощью команды «Отчеты» главного меню, а регламентированная -- с помощью команды «Документы» главного меню.

Важным этапом работы с программой является заполнение объектов аналитики.

Работа с аналитикой.

Заполнение списка объектов аналитики

Назначение справочников

На этом этапе работы используются объекты программы -- Справочники. Для ведения учета заполняются имеющиеся справочники и создаются новые. Последовательность работ бухгалтер определяет сам в зависимости от задач, подлежащих решению в первую очередь. Использование справочников позволяет исключить неоднозначный ввод информации.

Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список, уровень иерархии которого задается в Конфигураторе. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более четырех уровней.

Строки справочников разделяются на два вида: просто элементы справочника и группы, позволяющие переходить на нижележащие уровни многоуровневого списка. Элементы и группы элементов можно переносить из одной группы в другую. Каждому элементу справочника соответствует уникальный код, который при необходимости можно изменить. Уникальность присваиваемых кодов контролируется программой.

Некоторые реквизиты справочников имеют свойство периодичности, позволяющей хранить историю изменения своего значения. Ряд справочников являются подчиненными другим справочникам. Например, справочник «Банковские счета» подчинен справочнику «Фирмы», справочники «Расчетные счета» и «Договоры» подчинены справочнику «Контрагенты». Для работы с подчиненными справочниками сначала должен быть открыт справочник «Родитель», а затем -- подчиненный справочник, содержащий элементы, относящиеся только к элементу справочника- родителя.

Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто. Наименования большинства справочников совпадают с названиями соответствующих им видов субконто.

Некоторые справочники имеют поля, значениями которых служат элементы других справочников. Например, справочник «Сотрудники» имеет реквизит «Подразделение» и при вводе в него нового элемента значение реквизита «Подразделение» выбирается из одноименного справочника.

Принципы работы с аналитикой

Аналитический учет на предприятиях ведется по основным средствам, материалам, поставщикам и покупателям, видам затрат, нематериальным активам, подотчетным лицам и другим счетам. Первичные аналитические признаки могут объединяться в подгруппы и группы, в результате учет становится многоуровневым. Бухгалтерские программы должны позволять вести аналитический учет по нескольким уровням, формировать развернутые отчеты по самому последнему уровню с промежуточными итогами по более верхним уровням, создавать отчеты по определенной группе аналитических признаков. Такие программы позволяют анализировать счет по нескольким независимым аналитическим признакам (например, по поставщикам и товарам, подотчетным лицам и инструментам). В программе «1C:» обеспечивается ведение до трех уровней аналитики, в «Инфо-Бухгалтер» -- до пяти, в «Турбо-Бухгалтер» количество уровней не ограничено.

Все записи в справочниках имеют два обязательных поля: код записи и наименование. В справочнике сотрудников код сотрудника может соответствовать табельному номеру сотрудника, определенному отделом кадров. Код подразделения в справочнике подразделений может соответствовать принятому структурному делению. Код категории в справочнике категорий может соответствовать государственному классификатору категорий.

В программах имеется возможность присваивать каждой группе аналитических признаков дополнительные параметры, которые затем использовать в расчетах, отчетах, проводить по ним поиск и сортировку информации. Пользователь программы сам определяет необходимость введения дополнительных параметров. Например, для автоматического формирования договоров предприятия можно в группу аналитических признаков «Организации» ввести реквизиты: банковские реквизиты, адреса, телефоны, фамилии директора и главного бухгалтера.

Документы.

В программах автоматизации бухгалтерского учета используется документация, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26 и другими нормативными документами. Унифицированные формы первичного учета сконцентрированы в соответствующих модулях программ.

Документы в системе «Г алактика»

Документы формируются после выполнения каждой хозяйственной операции и подразделяются на две группы. Первую составляют документы, регламентирующие операции между юридическими лицами (счета, счета-фактуры, договоры, гарантийные письма и др.). Вторую составляют сопроводительные документы, отражающие сущность совершаемых операций. Одна часть документов этой группы подтверждает факт перемещения объектов учета (накладные, приходные ордера, акты приемки выполненных работ и др.), другая часть -- это финансовые сопроводительные документы (банковские и кассовые документы).

В расчетах по труду и заработной плате задействованы модули «Заработная плата» и «Управление персоналом». В модуле «Заработная плата» в составе стандартных отчетов заложены формы документов:

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

Табель учета использования рабочего времени;

Расчетно-платежная ведомость;

Расчетная ведомость;

Платежная ведомость;

Лицевой счет;

Записка о предоставлении отпуска;

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником.

В модуле «Заработная плата» реализована новая форма «Расчетов по авансовым платежам по единому социальному налогу».

В модуле «Управление персоналом» предусмотрена возможность генерации базовых форм, среди которых:

Приказ (распоряжение) о приеме на работу;

Личная карточка работника;

Штатное расписание;

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

График отпусков;

Приказ (распоряжение) о прекращении трудовой деятельности.

Документы в системе «Флагман»

Все модули системы построены на единой концепции документооборота. Определить используемые документы и их свойства можно в модуле «Документооборот», который обеспечивает их хранение в иерархических реестрах в зависимости от вида, состояния или других признаков. Реестры -- это папки, в которых помещаются документы, и у пользователей могут быть различные права доступа к ним. Каждый тип документа может иметь несколько способов представления, что важно в случаях, когда требуется разграничить права доступа пользователей к информации. Одному пользователю может быть разрешен просмотр и корректировка всех полей документа, другому -- даны права на просмотр и изменение только части реквизитов, третьему -- вообще запрещена работа с документом определенного типа.

Способы представления документов задаются их вариантами, для которых настраиваются экранные формы ввода данных, состав справочников, формулы расчетов, перечень состояний документа и операций и др. Программа позволяет определить, какие документы и какие их поля являются источниками для формирования новых документов. Несколько видов одного документа могут быть связаны с несколькими видами другого документа, обеспечивается настройка внешнего вида документа при выводе его на печать.

Документы в системе «1C: Бухгалтерия»

Разрабатываемые в системе документы разбиты на группы по смысловому содержанию и формируются в разделе «Документы» главного меню системы. В составе первичных документов различают:

* регламентные документы, например, документ Начисление амортизации, который заполняется один раз в месяц и предназначается для начисления амортизации и формирования соответствующих проводок за отчетный период;

документы общего назначения -- это документы, подлежащие учету, но не формирующие бухгалтерских проводок. Например, документ Счет предназначен для выписки счетов на оплату, а документ Доверенность -- для выписки доверенностей на получение товаро-материальных ценностей;

специализированные документы, используемые для фиксации хозяйственных операций по соответствующим участкам учетной работы.

Документы по учету кассовых операций:

приходный кассовый ордер (форма КО-1) применяется для оформления поступления наличных средств в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

расходный кассовый ордер (форма № КО-2) служит для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.

журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) используется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных ордеров, заявлений на выдачу денег, счетов и др.;

кассовая книга (форма КО-4) нужна для учета поступления и выдач наличных денежных средств в кассе;

книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) применяется для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Платежные документы по расчетному счету:

платежное поручение предназначено для осуществления платежей с одного расчетного счета на другой;

выписка банка позволяет отражать операции по движению денежных средств на расчетном счете.

Другие документы системы:

группа документов по учету материалов;

группа документов по расчету с персоналом по оплате труда;

документы по расчету с подотчетными лицами.

Для формирования документов используется режим «Документы и расчеты». Работа с данным режимом предполагает этап создания шаблона документа и этап использования документа. На этапе создания шаблона документа описывается структура исходного документа, который содержит заголовочную и табличную части. Каждый реквизит заголовочной части имеет только одно значение, а в реквизит табличной может иметь множество значений в соответствии с количеством строк табличной части. Исходные реквизиты вводятся пользователем с клавиатуры, расчетные -- вычисляются по формулам. Каждый реквизит описывается набором характеристик: наименование реквизита, тип реквизита, тип значения реквизита, максимальный размер или длина значения реквизита.

Вместе с программой поставляется некоторое количество готовых шаблонов документов, пригодных для использования, в которые пользователь всегда может внести исправления и дополнения. Описания шаблонов документов и расчетов хранятся в специальном справочнике, который содержит оформленный в виде таблицы список наименований хранимых документов и расчетов.

Отчетность.

Разработка бухгалтерской отчетности является важнейшей составляющей работы бухгалтера. Программы автоматизация бухгалтерского учета позволяют получать стандартные виды бухгалтерской отчетности по синтетическому и аналитическому учету, специализированные отчеты, представляемые в налоговые органы и во внебюджетные фонды, и формы статистической отчетности. Готовые к использованию стандартные формы бухгалтерской отчетности предусмотрены в типовых конфигурациях, а произвольные формы могут настраиваться самим бухгалтером или программистом.

Отчетность в системе «БЭСТ-4»

...