Информационные системы бухгалтерского учета

В диалоговом режиме выполняются расчеты отпусков, больничных и других разовых начислений, а также проводится проверка удержаний и корректировка уже сделанных расчетов. Пользователю предоставлена возможность работать с конкретным лицевым счетом сотрудника.

После расчета заработной платы и его полной проверки бухгалтер- расчетчик распечатывает платежные ведомости, расчетные листки и другие формы отчетности. На заключительном этапе осуществляется формирование и печать сводной отчетности, расчет и печать налогов с ФОТ, формирование и передача бухгалтерских проводок в АРМ учета затрат на производство.

Автоматизация учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции.

Автоматизация учета затрат на производство проводится применительно к организации и технологии производственного процесса конкретного предприятия на основе действующей отраслевой инструкции.

Учет затрат на производство является сводным (вторичным) участком учета по отношению к учету труда и заработной платы, материальных ценностей, основных средств, расчетно-финансовых операций и др.

АРМ можно использовать для группировки затрат по аналитическим и синтетическим счетам путем изготовления различных регистров или выполнения расчетов по отдельным элементам затрат.

Автоматизацию учета затрат на производство целесообразно проводить после автоматизации учета по различным участкам и синтетическим счетам.

Учет затрат на производство можно разделить на отдельные комплексы задач, которые выполняются в определенной последовательности:

выявление и распределение прямых затрат;

учет и распределение комплексных расходов;

учет потерь в производстве;

учет незавершенного производства;

учет затрат основного производства и составление сводных регистров;

расчеты по калькуляции себестоимости продукции.

Для автоматизации учета затрат на производство используются классификаторы цехов и отделов предприятия, изделий (заказов), полных счетов бухгалтерского учета, статей калькуляции, деталей, операций обработки, видов брака и др. К документации относятся первичные и сводные документы по учету потерь в производстве, незавершенному производству и т. д.

Выявление и распределение прямых затрат. Эта задача включает комплекс подзадач, которые решаются при автоматизации основных разделов учета:

при автоматизации обработки информации по расчетам с персоналом по оплате труда печатается ведомость.

на некоторых предприятиях уточняют расход сырья и материалов на производство для контроля за выполнением нормативов их расхода на единицу продукции и выявления всякого рода отклонений.

с использованием АРМ проводится также учет по распределению транспортно-заготовительных расходов; средние проценты рассчитывают в ведомости № 10.

расчет амортизации основных средств необходим для включения Р в затраты на производство, его производят при ведении на автоматизированного учета основных средств в ведомостях форм

учет и распределение комплексных расходов включают сбор и накопление информации по счетам комплексных расходов (счета 23, 25, 26, 97 и др.) и распределение этих расходов.

Общехозяйственные расходы распределяются на вырабатываемую продукцию ежемесячно. Их сумма относится на счета 20 «Основное производство» и 23 «Вспомогательные производства» в части продукции и услуг, отпущенных на сторону.

цехи вспомогательного производства ежемесячно проводят инвентаризацию незавершенного производства.

Учет потерь в производстве.

Выявление таких потерь в целях их уменьшения и ликвидации -- важнейшая задача, способствующая снижению себестоимости продукции за счет внутренних резервов:

Учет брака продукции. Точный и углубленный учет (по видам, причинам и виновникам) имеет большое значение для анализа причин возникновения брака и борьбы с ним.

Учет потерь от простоев организуют путем выписки специальных документов - простойных листков (тип.ф. Т-16). По их данным изготовляют цеховые ведомости потерь от простоев с учетом причин и виновников, а также общезаводские ведомости.

Учет недостач и излишков в производстве организуется обычно путем проведения инвентаризации. Эти потери появляются в результате неточностей оперативного контроля, хищений и т.д.

Учет незавершенного производства. На предприятиях машиностроения систематически (ежемесячно, ежеквартально) на первое число месяца производится инвентаризация незавершенного производства с целью установить реальную стоимость незавершенной продукции, уточнить затраты на выпуск и выявить реальную себестоимость выпущенной в отчетном периоде готовой продукции.

Учет затрат основного производства. Составление сводных регистров. Затраты на основное производство можно группировать аналогично затратам вспомогательного производства в ведомостях, которые ведутся на каждый цех основного производства. Основанием служат те же документы, что и для ведомостей учета затрат на вспомогательное производство, ведомостей цеховых и общезаводских расходов и др.

Учет затрат на производство ведется по позаказному, нормативному или передельному методу. Наиболее прогрессивным считается нормативный, применяется преимущественно в серийном и массовом производстве: затраты учитываются в соответствии с нормами, установленными на изготовление конкретной продукции, и отклонениями от норм.

Автоматизация расчетов по калькуляции себестоимости продукции.

Для определения себестоимости товарной продукции, учета выполнения плана по себестоимости и контроля выполнения задания по снижению себестоимости сравнимой продукции на промышленных предприятиях составляют калькуляции, в которых отражают по каждому изделию или группе однородных изделий фактическую себестоимость единицы в сопоставлении с себестоимостью, предусмотренной планом, и среднегодовой (прошлого года). Номенклатура статей калькуляции предусмотрена соответствующей отраслевой инструкцией по учету производства и калькулированию готовой продукции.

Автоматизация учета готовой продукции и ее продаж.

Для бухгалтерского учета движения и остатков готовой продукции на складе предназначен счет 43 «Готовая продукция», для учета расчетов отгруженной продукции -- счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», а для учета продаж -- счет 90 «Продажи».

Номенклатура готовой продукции определяет объемные показатели деятельности предприятия, поэтому необходимо обеспечить точный учет готовой, отгруженной и реализованной продукции. Для автоматизации такого учета используются классификаторы: цехов и отделов предприятия; единиц измерения; синтетических счетов и субсчетов; готовых изделий; плательщиков, потребителей, номеров счетов-фактур. Классификатор номеров счетов-фактур строится по порядковой системе, нумерация ведется с начала года.

Для реализации поставленной задачи использованы программные решения, состоящие из двух частей: АРМ по организации учета готовой продукции, ее отгрузки и реализации в отделе сбыта (коммерческом отделе) (АРМ УГПС), а также АРМ бухгалтера, ведущего учет отгрузки и реализации готовой продукции в бухгалтерии.

АРМ работника отдела сбыта (АРМ УГПС) обеспечивает учет поступления на склад и отгрузки со склада готовой продукции и позволяет получить информацию о наличии ее на складе, о выполнении договоров, о выписанных счетах-фактурах. Оно выполняет такие функции, как организация и ведение картотеки складского учета, учет отгрузки готовой продукции, рекламаций, выполнения договоров, а также печать регистров и сервис. В соответствии с этими функциями строится головное меню (рис. 5.4).

Функция «Карточка» обеспечивает регистрацию поступления готовой продукции на основе сдаточной накладной, а также просмотр картотеки складского учета. В процессе регистрации поступления готовой продукции заполняют карточку складского учета: по указанному номенклатурному номеру изделия. При желании можно вывести результаты просмотра на печать.

Функция «Отгрузка» включает формирование и печать счетов- накладных, которые необходимы для отгрузки продукции потребителям, а также ввод данных об отгрузке и таре, получение информации, отражающей текущую ситуацию по отгрузке продукции.

Функция «Рекламации» обеспечивает работу по рекламациям. Здесь тоже выполняется печать приказов-накладных и ввод данных об отгрузке продукции, формируется отчет о состояния дел по рекламациям. Печать приказов-накладных осуществляется после указания пользователем необходимых атрибутов: количества экземпляров, номера приказа-накладной.

Функция «Просмотр договоров» обеспечивает выборку всех заключенных договоров по отгрузке продукции и после ввода номера договора, его даты и кода потребителя осуществляет вывод на экран по форме.

Функция «Сервис» обеспечивает печать визитной карточки, настройку цвета, копирование, а также ведение справочников и рекламаций.

АРМ бухгалтера по учету готовой продукции, ее отгрузки и реализации в бухгалтерии (АРМ УГПБ) может функционировать автономно или в комплексе с другими АРМ. Входная информация формируется на месте возникновения в отделе сбыта и передается в бухгалтерию в электронном виде. На основании этих данных выписывают счета-фактуры (могут быть сформированы и при вводе соответствующей информации с клавиатуры).

АРМ УГПБ обеспечивает выполнение пользователем четырех функций: решение задачи «Отгрузка и реализация», печать машинограмм, ведение справочников и сервис.

Функция «Отгрузка и реализация» предусматривает выполнение всех основных технологических действий по вводу исходной информации, обработке и выводу результатной.

Режим «Ведение отгрузки и реализации» обеспечивает ведение оперативной информации по отгрузке и реализации готовой продукции.

Режим «Выписка счета» обеспечивается на основе промежуточной базы, которая должна быть к этому моменту откорректирована пользователем. После выписки счета данные об отгрузке автоматически переносятся в основную базу.

Последний режим, выполняемый в пределах функции «Отгрузка и реализация», обеспечивает расшифровку платежных требований с помощью вывода информации о содержании находящихся в них счетов- накладных.

Функция «Печать» обеспечивает формирование и вывод формы № 16, выходных документов, сальдо неоплаченных счетов, сальдо счетов, не ушедших в банк, и сводной формы № 16. Здесь же осуществляется переход на следующий месяц. Это происходит автоматически.

Автоматизация финансово-расчетных операций и составления отчетности.

Автоматизация учета денежных средств

Учет кассовых операций осуществляются в соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Рекомендовано к счету 50 «Касса» открывать субсчета: 50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы»,

50-4 «Валютная касса».

Типовая унифицированная форма приходных и расходных кассовых ордеров позволяет автоматизировать их печать с заполнением большинства позиций этих документов.

Задачи, решаемые при учете кассовых операций: формирование приходных кассовых ордеров; формирование расходных кассовых ордеров; накопление бухгалтерских записей (проводок), отражающих хозяйственные операции по счету 50;

получение и печать отчета кассира и кассовой книги за определенный (отчетный) период;

формирование и печать регистров бухгалтерского учета по счету 50.

Информационное обеспечение решения этих задач содержит:

а) первичные документы (приказы руководства, кассовые чеки, расчетные ведомости и т.д.);

б) классификаторы -- работающих, контрагентов, денежных документов;

в) настроечную таблицу, которая используется на большинстве участков учета и позволяет в соответствии с содержанием хозяйственной операции формировать необходимые бухгалтерские записи (проводки);

г) массивы, содержащие текущую первичную информацию: реестр приходных и расходных кассовых ордеров, реестры поступающих и выдаваемых денежных документов, журнал бухгалтерских записей по дебету и кредиту счета 50.

Учет банковских операций. В соответствии с «Положением о безналичных расчетах в РФ», основную часть своих денежных средств организации должны хранить в соответствующих коммерческих банках, через которые между предприятиями и организациями осуществляются безналичные расчеты.

Счета:

51 «Расчетные счета»;

52 «Валютные счета»;

55 «Специальные счета в банках»;

57 «Переводы в пути».

Задачи:

формирование платежных документов (платежных поручений);

накопление бухгалтерских записей (проводок),

получение и печать аналитических и синтетических бухгалтерских регистров по счетам 51, 52, 55, 57.

Информационное обеспечение решения этих задач включает:

а) первичные документы (распоряжения руководства об оплате счетов, выполнении расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами, о получении наличных денег их банка, об открытии и расходовании аккредитива, чековой книжки и т.д.);

б) классификаторы -- контрагентов, договоров, счетов и реквизитов контрагентов, банков, их реквизитов;

в) справочник курсов валют;

г) настроечную таблицу хозяйственных операций;

д) массивы, содержащие текущую информацию -- реестр банковских выписок, реестр полученных и выписанных платежных поручений, журнал бухгалтерских записей по дебету и кредиту счетов 51, 52, 55, 57.

Информационную систему и реализацию автоматизированного учета операций с денежными средствами следует организовать таким образом, чтобы обеспечить другие участки учета той информацией, которая содержится в обрабатываемых документах.

Учет расчетных операций должен обеспечить контроль за состоянием расчетов с внешними организациями и предприятиями и с внутренними.

Счет: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Практически все необходимые бухгалтерские регистры этого участка могут быть получены автоматически на основании накопленной в базе данных информации. Такими регистрами являются ведомость аналитического учета, ведомость синтетического учета, раздел главной книги по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Кроме того, возможно получение различных справок, карточек состояния расчетов с отдельными контрагентами и т.д.

С собственными сотрудниками, кроме расчетов по оплате труда, необходимо учитывать расчеты с подотчетными лицами, расчеты по предоставленным займам, по возмещению материального ущерба и т.д. Учет таких расчетов должен вестись по каждому сотруднику отдельно.

На участке учета расчетных операций проводится учет:

полученных материальных ценностей, поступивших товарнотранспортных накладных, накладных, отчетов подотчетных лиц, счетов- фактур в разрезе поставщиков, договоров, поставок, выставленных счетов и их оплаты;

полученных услуг, выданных актов выполненных работ, полученных счетов, счетов-фактур и их оплаты;

отгруженных материальных ценностей, выписанных товарнотранспортных накладных, накладных, выданных счетов-фактур и их оплаты;

оказанных другим организациям услуг, полученных актов выполненных работ, выписанных счетов, счетов-фактур и их оплаты; выданных сотрудникам ссуд и их погашения;

материального ущерба, нанесенного сотрудниками и его возмещение;

выданных займов и расчетов по ним; полученных займов и кредитов и расчетов по ним.

Как отмечалось, все данные о поступивших и произведенных оплатах по любой из этих позиций могут быть получены с участков учета кассовых и банковских операций. Поэтому можно говорить, что информационное обеспечение для рассматриваемых учетных задач частично, а иногда и полностью формируется при работе других участков учета. Таким источником информации практически для всех участков учета являются участки учета кассовых и банковских операций. В соответствии с этими функциями строится головное меню АРМ учета финансоворасчетных операций АРМ УФО (рис. 5.6).

Все рассматриваемые задачи используют как специфическую, так и общесистемную информацию.

Автоматизация учета финансовых результатов и составления отчетности

Особое место в информационной системе бухгалтерского учета занимают формирование финансовых результатов и учет капитала: раздел VII «Капитал» (счета 80--84, 86) и раздела VIII «Финансовые результаты» (счета 90, 91, 94, 96--98).

Формирование финансовых результатов представляет собой человеко-машинный процесс, включающий расчеты и выполнение на их основе бухгалтерских записей, в основном по счетам учета затрат (20--29, 44), расчетов с бюджетом и внебюджетными

При формировании финансовых результатов проводят расчет: выручки от продажи продукции, товаров, работ и услуг; операционных доходов; внереализационных доходов; прямых расходов; косвенных расходов;

себестоимости готовой продукции, товаров, предназначенных для

продажи;

себестоимости незавершенного производства;

себестоимости остатков готовой продукции, товаров на складе;

себестоимости реализованных готовой продукции и товаров;

коммерческих расходов;

операционных расходов;

внереализационных расходов;

балансовой и чистой прибыли.

В соответствии с этими функциями строится головное меню АРМ учета финансовых результатов и составления бухгалтерской отчетности АРМ УФС и СБО.

Информационным обеспечением перечисленных задач являются регистры бухгалтерского учета:

затрат (счета 20--29, 44, 91); готовой продукции (счет 43); товаров (счет 41); доходов (счета 90, 91); прибылей и убытков (счет 99);

расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами (счета 68, 69). Результат каждого расчета отражается определенными бухгалтерскими записями (проводками), составляющими закрытие отчетного периода. Для выполнения проводок любая автоматизированная информационная система бухгалтерского учета допускает ручной ввод, так как на практике выполнить их в автоматическом режиме не представляется возможным.

Печать отчетности. В связи с тем, что формы отчетных документов утверждаются соответствующими ведомствами, все разработчики информационных систем бухгалтерского учета при сопровождении своих программ у клиентов постоянно актуализируют модуль печати таких форм и, по возможности, их заполнения. Если алгоритм расчета показателей, заносимых в строки документов, практически не зависит от выбранной аналитики по бухгалтерским счетам, то их расчет может быть автоматизирован.

Обычно разработчики автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета включают в состав функций настройку печати различных машинограмм и выполнения расчетов. В тех случаях, когда не все данные отчетов и деклараций могут быть рассчитаны автоматически, должны быть предусмотрены режимы и заполнения этих документов вручную.

Список литературы

1. Федорова Г.В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита Москва Омега-Л, 2006

2. Бароновская Т.П., В.И. Лойко и др. Информационные системы и технологии в экономике. Москва Финансы и статистика, 2005

3. Голкина Г.Е. Бухгалтерские информационные системы. Москва, 2004

4. Балдин К.В. Информационные системы в экономике: учебник. Издательство: Дашков и К, 2009 г., 394 с.

5. Латушко Н.А. Информационные системы в бухгалтерском учете и аудите: Уч. Пос. для студентов специальностей "Прикладная информатика в экономике", Часть 2. Издательство: МИИТ, 2005 г., 288 с.

6. Латушко Н.А. Информационные системы в бухгалтерском учете и аудите. Часть 3: Учебное пособие. Издательство: МИИТ, 2006 г., 232 с.

7. Пирогов В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: учебное пособие. Издательство: БХВ-Петербург, 2009 г., 528 с.

8. Васина Е. Н., Партыка Т. Л., Попов И. И. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета. Издательство: Форум, Инфра-М, 2011 г., 432 стр.

Размещено на Allbest.ru