НБУ здійснює свою діяльність самостійно, незалежно від органів державної влади, має право законодавчої ініціативи і в своїй діяльності підзвітний Президенту України та Верховній Раді України. [25, c. 93]

Як центральний банк держави, НБУ здійснює регулювання обсягу грошової маси, застосовуючи відповідні інструменти, а саме: визначення та регулювання норм обов'язкових резервів для комерційних банків; процентну політику; рефінансування комерційних банків; операції з цінними паперами на відкритому ринку; депозитну політику; управління золотовалютними резервами; регулювання імпорту й експорту капіталу.

НБУ має виключне право на емісію національної валюти, встановлює правила введення її в обіг, зберігання і перевезення грошових знаків, організує інкасацію, визначає порядок ведення касових операцій для банків, підприємств і організацій.

НБУ, виконуючи функцію банку банків, забезпечує функціонування платіжної системи, організує міжбанківські розрахунки, виступає для комерційних банків своєрідним кредитором в останній інстанції, здійснює кредитування (рефінансування) банків з метою підтримки їх ліквідності шляхом надання ломбардних та стабілізаційних кредитів, проведення операцій РЕПО.

Як орган банківського регулювання і нагляду, НБУ здійснює державну реєстрацію і ліцензування банків, визначає правила, що регламентують їх діяльність, встановлює принципи і стандарти ведення бухгалтерського обліку та звітності в банках. [25, c.44]

Важлива роль відводиться Національному банку як органу валютного регулювання і валютного контролю, який видає нормативні акти щодо ведення валютних операцій, визначає структуру валютного ринку України та організує торгівлю валютними цінностями на ньому, видає ліцензії на проведення операцій із валютними цінностями, здійснює контроль за діяльністю банків та інших установ на валютному ринку.

НБУ є юридичною особою, має статутний капітал, який знаходиться у загальнодержавній власності, печатку із зображенням Державного Герба України, займається господарською діяльністю. [24, c.72] Отже, діяльність Національного банку України скерована на забезпечення єдиної державної політики в галузі грошового обігу, кредитування, фінансування і розрахунків у народному господарстві.

До другого рівня банківської системи України відносяться комерційні банки, які можуть бути різними за формами власності; спеціалізації та сферами діяльності.

У ринковій економіці комерційним банкам належить велика роль, вони акумулюють значну частину кредитних ресурсів і надають своїм клієнтам повний комплекс фінансових послуг, включаючи кредитування, залучення депозитів, розрахункове обслуговування, займаються випуском і розміщенням цінних паперів та ін. [22, c.183]

Сучасні комерційні банки є багатофункціональними установами, які діють в різних секторах ринку позичкового капіталу і фактично займаються всіма видами кредитних і фінансових операцій, пов'язаних з обслуговуванням господарської діяльності своїх клієнтів. Враховуючи, що основне навантаження щодо фінансово-кредитного обслуговування припадає саме на комерційні банки, їх часто називають „супермаркетами фінансового ринку”.

В сучасних умовах спостерігаються тенденції розмежування функцій та операцій комерційних банків з метою універсалізації їхньої роботи, підвищення ефективності банківської діяльності та одержання прибутків.

Різноманітність послуг, що надаються комерційними банками, не означає, що всі вони виконують однаковий набір операцій. Кожен банк визначає сферу своєї діяльності, виходячи із потреб клієнтури, яку він обслуговує. [25, c.169] Проте існує ряд основних, базових функцій комерційного банку, які дозволяють зарахувати даний фінансовий інститут до установ банківської системи. До таких основних функцій комерційного банку, що визначають його економічну суть, слід віднести: посередництво в кредиті, посередництво в розрахунках і платежах, випуск кредитних знарядь обігу.

Банківська система України є одним з найбільш динамічно розвинутих секторів національної економіки, де перехід до ринкових відносин відбувався досить швидко і де реально проходив процес демонополізації, проявилася конкуренція, гроші та кредит набули ринкового змісту. [48]

Сучасна банківська система країни -- це сфера різноманітних послуг своїм клієнтам: від традиційних депозитно-позичкових і розрахунково-касових операцій, що визначають основу банківської справи, до найновіших форм грошово-кредитних і фінансових інструментів, що використовуються банківськими установами (лізинг, факторинг, траст та ін.). Сучасна банківська система України як система ринкового типу знаходиться в процесі становлення і має перспективи розвитку. На 01.01.2007 р. в України діяло 170 банків із 1415 філіями, в яких працює близько 150 тис. чоловік. Серед них 135 банків функціонують у формі акціонерних товариств,( з них 44 закритих акціонерних товариств, 91 відкриті акціонерні товариства та 35 -- товариства з обмеженою відповідальністю, у тому числі 22 банки створено за участю іноземного капіталу і 6 банків із 100% іноземними капіталом. У стані ліквідації знаходяться 19 банків. Крім того, налічується 203 фінансового-кредитні установи. Порівняємо кількість діючих банків у провідних країнах: У США функціонує 12 тис. банків, Канаді -- 6 тис, Німеччині -- 4,5 тис, Росії -- 1335, Швейцарії -- 700, Чехії -- 38 банків. [48]

Банківська система України становить органічну частину загальноекономічного комплексу і безпосередньо взаємодіє з економікою країни в цілому, вона повинна відігравати значну роль в економічних процесах, що проявляється в утворенні оптимального середовища для мобілізації й вільного переливання капіталів, нагромадження коштів для структурної перебудови економіки, приватизації й розвитку підприємництва.

Ефективність банківської системи країни багато в чому залежить від процесу її реструктуризації, проведення належної державної політики у сфері банківської діяльності. [37, c.144]

До цілей державної політики в банківській сфері відносяться:

· уникнення надмірної концентрації економічної влади, обмеження прояву монополізації і підтримання конкуренції в банківській діяльності;

· забезпечення відповідності діяльності банківської системи грошово-кредитний політиці держави;

· підтримання політики достатньої концентрації банків з метою посилення їхньої конкурентоспроможності;

· забезпечення дотримання законів і правил, що передбачають високий рівень ведення банківської справи;

· задоволення потреб суспільства в одержанні різноманітних банківських послуг;

· попередження наслідків можливих криз в банківській системі;

· забезпечення спроможності банків задовольняти потреби і законні інтереси своїх клієнтів; стимулювання та сприяння високому рівню ефективності й прибутковості операцій щодо розміщення кредитів у різні галузі економіки.

З метою реалізації цілей державної політики в банківській сфері 14 липня 2000 р. був прийнятий Указ Президента України № 891/2000 „Про заходи щодо зміцнення банківської системи України та підвищення її ролі у процесах економічних перетворень”.[12]

Прийнятий Указ визначив головні правила стратегії і тактики розвитку банківської системи країни, а саме:

* удосконалення правового регулювання банківської діяльності;

* забезпечення стабільності гривні, виконання банками важливої функції -- кредитування суб'єктів господарювання та громадян, зростання довіри населення до вітчизняних банків. [44, c.18]

На виконання зазначеного Указу була затверджена низка заходів, спрямованих на зміцнення банківського сектору економіки, серед яких підготовка і прийняття ряду законів та розроблення Комплексної програми розвитку банківської системи України на 2001--2003 рр. В підготовленій Кабінетом Міністрів України за участю Національного банку України Комплексній програмі визначені стратегічні цілі подальшої розбудови вітчизняної банківської системи та інструменти, спроможні забезпечити фінансові потреби економічного зростання, дається стислий огляд стану банківської системи України й аналіз існуючих проблем, визначені основні принципи та концептуальні підходи до подальшого розвитку банківського сектору за такими напрямами:

зростання рівня концентрації банківського капіталу;

стимулювання притоку іноземного капіталу;

створення умов для збільшення обсягів кредитування реального сектору економіки; організація та забезпечення ефективної діяльності Українського банку реконструкції та розвитку, універсальних та спеціалізованих банків;

зміцнення ресурсної бази комерційних банків;

розвиток конкуренції на ринку банківських послуг;

удосконалення системи нагляду за діяльністю банків;

врегулювання в установленому порядку процедури банкрутства банків;

завершення гармонізації норм бухгалтерського обліку та звітності за міжнародними стандартами та рекомендаціями Європейського Союзу;

* удосконалення порядку реалізації заставленого майна з метою захисту інтересів кредиторів;

• удосконалення банківського законодавства;

* стимулювання зростання обсягів грошових вкладів населення та розширення гарантій збереження цих вкладів тощо.

Реалізація Комплексної програми розвитку банківської системи України сприяла створенню належних організаційних, правових і методичних умов для успішного виконання завдань, які стояли перед банківською системою. [49, c.88]

Стабільності та підвищенню ефективності діяльності банківської системи сприятиме і поглиблення реформ у банківській сфері сучасної України. Насамперед мова йде про розроблений проект Комплексної програми розвитку банківської системи України на 2003--2005 роки, який обговорювався 2 квітня 2003 року у Верховній Раді України, де відбулися парламентські слухання з проблем розвитку вітчизняної банківської системи; проаналізовані ключові проблеми законодавчого забезпечення її оптимального функціонування і визначені стратегічні напрями подальшого розвитку банківської системи України.

2.4 Зміст обліково-операційної роботи і побудова бухгалтерського апарату

Особливості, притаманні банківському обліку відображення банківських операцій в обліку в день їх здійснення; щоденний баланс; повна комп'ютеризація бухгалтерського обліку -- визначають специфіку організації бухгалтерської роботи.

Бухгалтерська робота в банках в залежності від її змісту поділяється на операційну та облікову. Операційна робота полягає в обслуговуванні клієнтів і перевірці та обробці документів, що є підставою для проведення і відображення операції за бухгалтерськими рахунками. [54, c.241] Вона передбачає наступні етапи:

- перевірка законності операції (чи відповідає операція статутній діяльності клієнта, банку та чинному законодавству);

- перевірка правильності оформлення документа;

- перевірка правильності відображення бухгалтерської проводки і підготовка документа для його проведення за бухгалтерським обліком;

- перевірка можливості здійснення операції (перевіряється наявність грошей на рахунку та ін.);

- передача документа для комп'ютерної обробки.

Якість виконання бухгалтерським працівником операційної роботи залежить від його обізнаності з правилами здійснення окремих видів банківських операцій (касових, депозитних, розрахункових, обмінних та ін.) і потребує відповідної фахової підготовки. [44, c.35]

У складі облікової роботи можна виділити такі основні види:

- ведення обліку за внутрішньобанківськими операціями (облік статутного капіталу, основних засобів та матеріалів, капітальних вкладень банку, доходів та витрат, фінансового результату діяльності тощо);

контроль за реєстрацією усіх здійснених банківських операцій;

- перевірка правильності й достовірності регістрів аналітичного та синтетичного обліку, отриманих у процесі комп'ютерної обробки даних, що введені за документами;

- звірка і підтвердження даних аналітичного і синтетичного обліку шляхом складання щоденного балансу;

- підготовка і складання форм фінансової та іншої звітності комерційних банків;

- формування архівних папок документів.

Банківська операція вважається завершеною, якщо вона відображена в бухгалтерському обліку. Таким чином, раціональна і чітка організація обліково-операційної роботи забезпечує успішне виконання покладених на комерційні банки функцій. [37, c.87]

Обліково-операційна робота -- це сукупність процесів, пов'язаних з оформленням документації за банківськими операціями, веденням бухгалтерського обліку і контролем за його повнотою і достовірністю. [27, c.53]

Бухгалтерський апарат об'єднує працівників банку, які виконують обліково-операційну роботу.

Бухгалтерія є самостійним структурним підрозділом банку, який очолює головний бухгалтер. Залежно від величини і спеціалізації банку, а також обсягу виконаних операцій можуть бути обрані різні варіанти організації роботи бухгалтерського підрозділу та структури обліково-операційних відділів. Відповідно може бути по-різному укомплектований штат бухгалтерів, а також різним чином визначені функції бухгалтерських працівників. [30, c.168]

У складі бухгалтерії банків, як правило, виділяють такі відділи: обліково-операційний, відділ обліку валютних операцій, відділ обліку внутрішньобанківських операцій, відділ фінансової звітності, відділ обліку діяльності філій, а також сектори введення та автоматизованої обробки інформації та сектор контролю за операційним днем та іншої звітності.

Головний бухгалтер несе всю повноту відповідальності за формування облікової політики, ведення бухгалтерського обліку, своєчасне надання повної й достовірної фінансової звітності. [30, c.169]

В основу організації роботи бухгалтерського апарату покладений принцип падання його працівникам прав відповідального виконавця. Відповідальним виконавцем вважається:

- працівник банку, якому одноосібно доручено оформлювати та підписувати розрахунково-грошові документи за визначеним колом операцій;

- бухгалтерський працівник, який контролює правильність оформлення документів та відображення банківських операцій в обліку.

Розподіл роботи між бухгалтерськими працівниками здійснюється:

шляхом закріплення за працівником відповідних бухгалтерських рахунків (обов'язкова умова -- усі рахунки одного клієнта ведуться одним виконавцем); шляхом закріплення за виконавцем окремих видів операцій. [35, c.214] В установі банку ведеться книга обліку розподілу і перерозподілу рахунків між бухгалтерськими працівниками.

Кожний бухгалтерський працівник повинен отримати інструкцію, в якій визначені його посадові обов'язки і обсяги робіт до виконання.

Робочий день бухгалтерських працівників повинен бути організований таким чином, щоби забезпечити правильне та своєчасне оформлення розрахунково-грошових документів, що надходять, виконання операцій та відображення їх у бухгалтерському обліку за бухгалтерськими рахунками із складанням щоденного балансу.

Робочий день бухгалтерських працівників складається з двох частин: операційний час для роботи з клієнтами; завершення обробки облікової інформації, перевірка регістрів аналітичного та синтетичного обліку, складання щоденного балансу. [44, c.21]

Початок і завершення робочого і операційного дня визначається керівником комерційного банку.

Протягом усього робочого дня працюють з клієнтами тільки відділи з обслуговування ощадних вкладів.

Організація обліково-операційної роботи повинна відповідати таким вимогам:

- усі операції з документами, що надійшли в операційний час (у тому числі з філій), відображаються в бухгалтерському обліку того ж дня. Документи, що надійшли після операційного часу, як правило, проводяться за рахунками клієнтів наступним днем. Це має бути передбачено в угодах на обслуговування клієнтів;

- прийом і контроль документів, обслуговування клієнтів, введення інформації в персональний комп'ютер, а також перевірка вихідних регістрів, формування архівних папок документів здійснюється протягом робочого дня безпосередньо відповідальними виконавцями;

- клієнт, виходячи із своїх технічних можливостей, може подавати до банку розрахункові документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних розрахункових документів (електронних платежів). Спосіб подання клієнтом документів до банку регламентується угодою розрахунково-касового обслуговування;

- прийом розрахунково-платіжних документів від клієнтів, розрахункові та касові операції за рахунками юридичних та фізичних осіб здійснюються безпосередньо відповідальним виконавцем. [26, c.15]

У поза операційний час документи можна здавати у банк відповідальному виконавцю або через спеціальні пристрої (скриньки), звідки вони вибираються щогодини. Якщо документи з будь-якої причини не можуть бути прийняті до виконання, клієнта негайно про це повідомляють.

Оплата всіх розрахунково-грошових документів з поточних рахунків клієнтів здійснюється лише в межах наявних коштів на цих рахунках;

документи, підготовлені для передачі системою електронних платежів, формуються у порядку їх надходження. Суми, зазначені на розрахунково-грошових документах, повинні бути набрані на стрічках підрахунку. Видані операторами електронного зв'язку вихідні форми звіряє відповідальний виконавець, а також працівник, який формує документи дня. [33, c.78] Передача інформації з документів системою електронних платежів здійснюється рівномірно протягом усього операційного дня і повинна, як правило, завершуватись за дві-три години до кінця робочого дня.

З метою раціональної організації обліково-операційної роботи в установах банку складається графік документообігу за банківськими операціями і графік обслуговування клієнтів.

Документообіг за банківськими операціями -- послідовне переміщення розрахунково-грошових документів за інстанціями їх оформлення, перевірки та обробки від клієнтів до банку і навпаки, в межах установи бачку, між різними установами банку з початку виконання операції до її завершення і здачі документа в архів. [54, c.377]

У кожному банку розробляється графік документообігу, в якому зазначається час проходження документів на всіх етапах обробки інформації структурними підрозділами банку.

Документообіг складається з наступних основних етапів:

1) перевірка правильності оформлення і змісту документів що надійшли; визначення можливості виконання операції залежно від стану рахунків;

2) перевірка або оформлення бухгалтерської проводки у документі, підписання його відповідальним виконавцем, а у певних випадках --контролюючим працівником;

3) передача документів для автоматизованої обробки;

4) використання документів для перевірки правильності відображення операції в особовому рахунку;

5) групування документів та їх брошурування в папки для здачі в поточний архів.

В установах банку, які мають на обслуговуванні велику кількість клієнтів, для поліпшення якості обслуговування кожному клієнту визначається часовий інтервал, у межах якого він особисто може передати грошово-розрахункові документи відповідальному виконавцю і отримати необхідні консультації. Графіки документообігу і обслуговування клієнтів затверджуються керівником банку.

Важливим елементом організації обліково-операційної роботи є застосування внутрішньобанківського контролю. [26, c.14]

Внутрішньобанківський контроль -- це сукупність засобів і способів, за допомогою яких здійснюється контроль за правильністю виконання і відображення в обліку банківських операцій. [54, c.209]

За своїм змістом і часом проведення Внутрішньобанківський контроль поділяється на поточний і наступний:

Рис. 1 Внутрішньобанківський контроль

Поточний контроль -- це контроль, який здійснюється на етапі оформлення і перевірки документів.

Поточний контроль є суцільним, тобто він проводиться при виконанні відповідальним виконавцем усіх без винятку операцій. Він передбачає застосування візуальних, логічних, арифметичних та інших прийомів контролю і повинен запобігти помилкам під час здійснення операцій.

Додатковому контролю підлягають окремі операції, при виконанні яких існує вірогідність виникнення помилки і махінацій:

- видача чекових книжок; гарантованих платіжних доручень;

- стягнення з клієнтів штрафів; операції по доходах і видатках банку;

- вкладні операції; операції за сумами до з'ясування та деякі інші.

Додатковий контроль здійснює штатний контролюючий працівник або головний бухгалтер (його заступник), що засвідчується його підписом на відповідних документах. Наприклад, головний бухгалтер (його заступник) підписує ордери на закриття поточних і бюджетних рахунків; ордери виправлення допущених помилок у бухгалтерському обліку; контролює операції з формування і використання статутного та інших фондів банку; валютні операції та деякі інші.

Коло операцій, які підлягають додатковому контролю, визначається відповідно до нормативних документів НБУ і внутрішніх інструкцій комерційного банку.

Основним завданням наступного контролю є виявлення недоліків поточного контролю і з'ясування причин їх виникнення. За результатами перевірок, отриманих під час наступного контролю, розробляються конкретні заходи щодо поліпшення і недопущення у подальшому виявлених недоліків, підвищення фахового рівня бухгалтерських працівників.

Наступний контроль здійснюється у вигляді тематичних перевірок і ревізій, може бути вибірковим і суцільним. [27, c.162]

Тематичним перевіркам підлягає діяльність окремих відповідальних виконавців або окремі види обліково-операційної роботи.

Ревізія -- це перевірка господарсько-фінансової діяльності установи банку, що ґрунтується на вивченні первісних документів і бухгалтерських записів. В акті ревізії окремо висвітлюється стан обліково-операційної роботи. [54, c. 516]

Отже, у другому розділі присвяченому організації бухгалтерського процесу в банках України були розглянуті такі питання розвиток банківської системи в Україні, правове регулювання банківської діяльності, банківська система України та її роль у ринковій економіці, зміст обліково-операційної роботи і побудова бухгалтерського апарату.

РОЗДІЛ 3. БАНКІВСЬКІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ДОКУМЕНТИ ЯК СКЛАДОВА ДОКУМЕНТНИХ ПОТОКІВ І РЕСУРСІВ

Третій розділ роботи присвячений банківським бухгалтерським документам як складові документних потоків та ресурсів. Досліджується банківська документація, документ не забезпечення обліку, документообіг депозитарних та довірчих операцій, облік і документообіг за операціями кас з обігом готівки

3.1 Банківська документація

Усі банківські операції відображаються в обліку тільки при наявності документального підтвердження. Банківські документи -- це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової операції або іншої операції в банку. [54, c.104] За призначенням вони поділяються на розпорядчі, тобто такі, що містять дозвіл на виконання операції, і виконавчі. Документи надходять до банків від підприємств і установ, інших банків, а також складаються безпосередньо в банку і містять необхідну інформацію про характер операції, що дає змогу перевірити її законність і здійснити банківський контроль.

Таким чином, документ є письмовим підтвердженням виконання операції та підставою для відображення її в бухгалтерському обліку. Документ, який засвідчує операцію, називається первинним. На підставі первинних документів можуть складатися зведені документи. [49, c.31]

Сукупність документів, що використовуються банком для ведення бухгалтерського обліку і контролю, складає банківську документацію.

Документи за змістом операцій поділяються на:

- касові;

- меморіальні;

- позабалансові та ін.

Класифікація банківських документів наведена нижче таблицею:

Рис.2 Схема банківської документації

Касовими документами оформлюються операції з приймання і видачі готівки. Вони діляться на приходні та видаткові. До приходних належать оголошення на внесення готівки в касу банку, приходний касовий ордер тощо; до видаткових -- грошовий чек на отримання готівки і видатковий касовий ордер.

Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. Це розрахункові документи, що надаються банку клієнтами (платіжні доручення, вимоги-доручення, розрахункові чеки), меморіальні ордери та ін. [37, c.180] До позабалансових документів належать приходні та видаткові позабалансові ордери. Цими документами оформлюються приймання та видача коштовностей і документів, що зберігаються в касі та сховищі. Форми документів, що підприємства подають банкам, а також документів, що вони отримують від банків на підтвердження виконання відповідних операцій, включені в уніфіковану систему грошово-розрахункової документації. Вони затверджені Правлінням НБУ і стандартизовані. Для складання документів використовуються стандартні бланки встановленого зразка, виготовлені друкарським способом. Широко застосовується складання грошово-розрахункових документів на електронно-обчислювальних машинах (з аналогічним розташуванням усіх даних, передбачених стандартною формою друкарського бланку за певною операцією). [42, c.229]

Банківські документи включають дані, які називають реквізитами.

До обов'язкових реквізитів відносять:

- назву установи банку;

- дату здійснення операції;

- зміст операції;

- суму операцій;

- підписи відповідальних осіб.

Інші реквізити документа залежать від виду операції.

Усі грошово-розрахункові документи у своєму складі мають меморіальний ордер, у якому вказано бухгалтерську проводку, тобто визначені бухгалтерські рахунки, що підлягають дебатуванню і кредитуванню.

Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані -- ліворуч, бухгалтерські статистичні -- праворуч. [43, c.211]

Кількість примірників документів повинна бути достатньою для відображення операції в обліку за всіма особовими рахунками всіх сторін-учасників, що беруть участь у виконанні банківської операції. [49, c.80] Усі примірники заповнюють на друкарській машинці в один прийом або шляхом множення оригіналів. Чеки, об'яви на внесок готівкою, квитанції, прихідні і видаткові касові ордери заповнюють власноручно.

3.2 Документальне забезпечення та документообіг бухгалтерського обліку

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24 травня 1995 р. (зареєстровано в Міністерстві юстиції України № 168/704 від 5.06.95 p.), визначає порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету.

Документація -- це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами. [38, c.25]

Документ - це письмове свідчення про здійснення господарської операції, що надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку. Саме слово "документ" походить від латинського documentum, що означає свідчення, доказовість, розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. [18, c.61]

Бухгалтерський документ -- це документ, який містить відомості про господарську операцію і є юридичним доказом її здійснення. [21, c.35]

Бухгалтерський документ, як свідчення господарських операцій, знаходить своє відображення (фіксацію) в носіях первинних облікових даних. Носіями первинної облікової інформації є папір, магнітний диск тощо.

Первинний документ -- документ, складений у процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення.

Зведений документ - документ, складений на підставі декількох первинних документів для отримання узагальнених даних.

Документ, виготовлений машинним способом, має бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований за затвердженою системою кодифікації. [33, c.64]

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснене тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи .

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. [34, c.76]

У процесі здійснення заходів з реалізації Державної програми переходу України на міжнародну систему обліку Міністерство статистики України протягом 1995--1996 pp. видало низку наказів, якими затвердило типові форми первинної облікової документації. Ці форми мають багато спільного з типовими міжвідомчими формами колишнього СРСР, але містять суттєві відмінності: з'явилися нові форми, які раніше не застосовувалися, а деякі колишні не включені s до наказів Мінстату України.

У теорії та практиці бухгалтерського обліку традиційно терміном "первинний документ" називають документ, на основі якого здійснюється господарська операція та робляться записи на рахунках обліку. В даному випадку терміном "первинна облікова документація" визначено всю сукупність затверджених форм, хоча далеко не всі з них можуть бути основою для здійснення господарських операцій. [54, c.506] До складу цих форм належать: первинні документи, реєстри аналітичного обліку, реєстри обліку інших документів.

На виконання заходів по реалізації Державної програми переходу України на міжнародну систему обліку і статистики Міністерством статистики України затверджено типові форми первинної облікової документації:

- з обліку основних засобів (наказ Мінстату України № 352 від 29.12.95 p.), введено до дії з 01.01.96 p.;

- з обліку сировини і матеріалів (наказ Мінстату № 193 від 21.06.96 p.), введено до дії з липня 1996 p.;

- з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (наказ Мінстату № 145 від 22.05.96 p.), введено до дії з липня 1996 р. та ін. [48]

Нижче наведено типові форми первинної документації.

Облік особового складу підприємства.

Ф. № П-1 Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу

Ф. № П-2 Особова картка

Ф. № П-5 Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу

Ф. № П-6 Наказ (розпорядження) про надання відпустки

Ф. № П-8 Наказ (розпорядження) про припинення трудової угоди

Ф. № П-13 Табель обліку використання робочого часу.

Облік нарахування та виплати заробітної плати.

Ф. № П-49 Розрахунково-платіжна відомість

Ф. № П-50 Розрахункова відомість

Ф. № П-51 Розрахункова відомість

Ф. № П-52 Розрахунок заробітної плати

Ф. № П-53 Платіжна відомість

Ф. № П-54 Особовий рахунок

Ф. № П-54а Особовий рахунок

Ф. № П-55 Накопичувальна картка виробітку і заробітної ' плати

Ф. № П-56 Накопичувальна картка обліку заробітної плати.

Облік касових операцій.

Ф. № КО-1 Прибутковий касовий ордер

Ф. № КО-2 Видатковий касовий ордер

Ф.№ КО-3 Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів

Ф. № КО-4 Касова книга.

Облік розрахунків з підзвітними особами.

Ф. № 807 Авансовий звіт.

Облік банківських операцій.

Ф. № 869 Рахунок-фактура

код 0401001 Платіжна вимога

код 0401002 Платіжне доручення

код 0401003 Зведене платіжне доручення

код 0401004 Заява про відмову від акцепту

код 0401007 Реєстр чеків

код 0401008 Зведена вимога.

Облік матеріалів.

Ф. № М-1 Журнал обліку вантажів, що надійшли

Ф. № М-2 Доручення

Ф. № М-2а Акт списання бланків-доручень

Ф. № М-3 Журнал реєстрації виданих доручень

Ф. № М-4 Прибутковий ордер

Ф. № М-7 Акт про приймання матеріалів

Ф. № М-8 Лімітно-забірна картка (на одне найменування матеріалу та багаторазовий відпуск)

Ф. № М-9 Лімітно-забірна картка (для багаторазового відпуску двох - п'яти найменувань матеріалів)

Ф. № М-10 Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів

Ф.№ М-11 Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів

Ф. № М-12 Картка №_ складського обліку матеріалів

Ф. № М-13 Реєстр № приймання-здачі документів

Ф. № М-14 Відомість обліку залишків матеріалів на складі

Ф. № М-15 Акт про приймання устаткування

Ф. № М-15а Акт приймання-передачі устаткування до монтажу

Ф. № М-16 Матеріальний ярлик

Ф. № М-17 Акт №_ про виявлені дефекти устаткування

Ф.№ М-18 Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу

Ф. № М-19 Матеріальний звіт

Ф. № М-20 Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей

Ф. № М-21 Інвентаризаційний опис №

Ф. № М-22 Акт №_ на списання матеріалів відкритого зберігання

Ф. № М-23 Акт №_ про витрату давальницьких матеріалів

Ф. № М-26 Картка обліку устаткування для встановлення

Ф. № М-28 Лімітно-забірна картка № для будівельних організацій

Ф. № М-28а Лімітно-забірна картка №

Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Ф. № МШ-1 Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристосувань)

Ф. № МШ-2 Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

Ф. № МШ-3 Замовлення на ремонт або заточення інструментів (пристосувань)

Ф. № МШ-4 Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів

Ф. № МШ-5 Акт на списання інструментів (пристосувань) та обмін їх на придбані для використання

Ф. № МШ-6 Особиста картка № обліку спецодягу, спецвзуття та захисних засобів

Ф. № МШ-7 Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та захисних засобів

Ф. № МШ-8 Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Облік основних засобів.

Ф. № 03-1 Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів

Ф. № 03-2 Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів

Ф. № 03-3 Акт на списання основних засобів Ф. № 03-4 Акт на списання автотранспортних засобів Ф. № 03-51 Акт №_ про установку, пуск та демонтаж будівельної машини

Ф. № 03-6 Інвентарна картка обліку основних засобів Ф. № 03-7 Опис інвентарних карток обліку основних засобів

Ф. № 03-8 Картка обліку руху основних засобів Ф. № 03-9 Інвентарний список основних засобів Ф. № 03-14 Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)

Ф. № 03-15 Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій)

Ф. № 03-16 Розрахунок амортизації по автотранспорту. Відповідно до Інструкції про порядок виготовлення, зберігання і застосування типових форм первинного обліку № КО-І і № М-20, затвердженої наказом Державного комітету статистики України № 263 від 27.07.98 p., типові форми первинного обліку № КО-І "Прибутковий касовий ордер" та № М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей" з 1 березня 1999 р. є обов'язковими для застосування всіма підприємствами, організаціями, філіями, відділеннями, іншими структурними підрозділами, що розташовані за межами їх територій, незалежно від форм власності та господарювання, а також бюджетними установами - в разі приймання готівки та відпуску товарно-матеріальних цінностей підприємствам, установам, фізичним особам. [49, c.117]

Бланки типових форм первинного обліку № КО-І і № М-20 є бланками сурової звітності (обліку), що вимагає:

- обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності (обліку);

- їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених наказами Міністерства фінансів України № 98 від 25.11.93 p., Служби безпеки України № 118 від 15.11.93 p., Міністерства внутрішніх справ України № 740 від 24.11.93 р. та зареєстрованих Міністерством юстиції України № 8/217 від 14.01.94 р.

Первинні документи, у тому числі на паперових і машинозчитувальних носіях інформації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва документа (форми), код форми, дата і місце складання; зміст господарської операції, вимірювачі господарської операції (у натуральному і вартісному виразах), посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особисті підписи або інші знаки, що одночасно ідентифікують особу, яка здійснила господарську операцію. [46, c.32]

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.

При застосуванні засобів обчислювальної техніки та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду. При складанні документів на машино зчитуваних носіях інформації підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок і власними силами виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу контролюючих або судових органів та своїх клієнтів. [46, c.50] Первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо по закінченні операції. Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів, на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим засобом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машино зчитуваному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машино зчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами. [17, c.341]

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних та інших об'єктів майна передбачаються іншими нормативними актами. [48]

Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, визначаються окремими нормативними актами. [48]

Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом визначеного терміну зберігання та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.

За призначенням бухгалтерські документи поділяються (класифікуються) :

а) розпорядчі, в яких містяться розпорядження щодо здійснення тієї чи іншої господарської операції; вони не є підставою для запису операцій в обліку, оскільки немає підтвердження про те, що така операція відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, доручення та ін.;

б) виконавчі або виправдні, що підтверджують факти виконання операцій. Вони є першим етапом облікової реєстрації. До них належать прибуткові й витратні ордери, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийняття цінностей, акти про виконані роботи та ін.;

в) документи бухгалтерського оформлення.

До документів бухгалтерського оформлення належать розпорядчі та групувальні відомості, різні довідки, розрахунки тощо (наприклад, розрахунок суми на заготівлю та придбання матеріальних цінностей);

г) комбіновані - з одноразовими ознаками розпорядчих, виконавчих документів бухгалтерського оформлення в даній господарській операції й водночас вказівка щодо відображення її на рахунках бухгалтерського обліку. До таких документів належать авансові звіти, прибуткові й витратні касові ордери, вимоги на відпуск матеріалів зі складу.

За місцем складання документи поділяються на зовнішні та внутрішні.

Зовнішніми документами називаються ті, що надходять від інших підприємств, організацій, тобто складаються за межами даного підприємства. До них належать виписки банку, рахунки постачальників та ін. [22, c.34]

Внутрішні документи - це документи, складені (виписані) на даному підприємстві, в організації.

Документи за обсягом відображуваних документів поділяються на первинні та зведені.

Первинні - це такі документи, що вперше виконують реєстрацію господарської операції в момент її здійснення або невідкладно після здійснення. До них належать акти прийняття і вибуття основних засобів, накладні, квитанції тощо. Зведені документи складаються на підставі первинних. До них належать різноманітні звіти, розрахунково-платіжні відомості та ін. [21, c.240]

За способом використання документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій. До них належать прибуткові й витратні касові ордери, вимоги для одержання матеріальних цінностей зі складу та ін.

Накопичувальні документи використовуються для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом визначеного часу (тижня, декади, місяця). Наприклад, лімітно-забірні картки, за допомогою яких оформлюється відпуск матеріалів на виробництво (виконання робіт). [23, c.14] Такі документи скорочують кількість первинної документації.

За ступенем використання засобів документи поділяються на заповнювані ручним способом і механізованим.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряються наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічне ув'язування окремих показників.

Бухгалтерські документи використовуються для передачі розпоряджень від розпорядника виконавцю, тобто для управління господарською діяльністю підприємства. [24, c.58]

Документація виконує роль імпульсу, що дає початок руху обліковій інформації. Вона забезпечує бухгалтерському обліку суцільне й безперервне відображення господарської діяльності підприємства. За допомогою документації контролюється правильність здійснення операцій, ведеться поточний аналіз виконаної роботи. Таким чином, документація здійснює контрольно-аналітичні функції.

Кожному інвентарному об'єкту, незалежно від того, знаходиться він в експлуатації чи в запасі, надається відповідний інвентарний номер, який проставляється на предметі та в інвентарній картці (додаток Б), або в книзі обліку основних засобів та нематеріальних активів (додаток А), якщо кількість об'єктів незначна (декілька десятків найменувань).

До обліку повинні прийматися лише правильно оформлені документи.

Основою всієї господарської діяльності підприємств, об'єднань, фондів, бірж, фірм тощо є матеріальні цінності. Важливе значення має контроль використання документів, за допомогою яких оформляються ці матеріальні цінності.

Під постійним контролем працівників бухгалтерії має здійснюватися укладання договорів про матеріальну відповідальність; відповідність документів оприбуткуванню, витратам матеріальних цінностей; наявність на підприємстві відповідних нормативних актів, норм витрат сировини на виробництво, транспортних накладних, рахунків-фактур та інших первинних документів на перевезення матеріальних цінностей. [25, c.184]

Документи дають змогу виявити різноманітні негативні явища, тобто: приписки товарно-матеріальних цінностей з метою приховування нестач; заниження залишків товару з метою приховування надлишків; реалізації товарів, що не відображені у прибуткових документах; завищування цін на товари, що відпускалися за документами, та ін.

За допомогою прихідних та витратних документів повністю відновлюється кількісний облік цінностей, простежується рух кожного товару окремо. Але це можливо тільки тоді, коли на підприємстві всі витратні операції документуються.

Шляхом аналізу руху товарів можна виявити: підробки документів по операціях, пов'язаних з витратами товарів, факти крадіжок тощо. [25, c.74]

При використанні документів слід особливу увагу приділяти безпосередньому огляду бухгалтерських документів з метою перевірки правильності арифметичних підрахунків в них, правильного оформлення та ін.

Якщо на підприємстві знаходяться матеріальні цінності, що належать іншим підприємствам або перебувають у дорозі, то потрібна наявність складених окремих актів із посиланням на відповідні підтверджувальні документи.

Документи використовуються також для встановлення законності операцій, пов'язаних з витратами цінностей; випадків перевитрат сировини, матеріалів порівняно з існуючими нормами, незаконного списування матеріалів, сировини на виробництво; використання підвищених норм їх витрат, за рахунок чого виникають запаси сировини та матеріалів, які використовуються для виготовлення не обліченої продукції. Таким чином, бухгалтерська документація є основою бухгалтерського обліку.

Керівник підприємства, установи затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл, підписувати первинні документи на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском, наприклад, матеріальних цінностей, витратами грошових коштів, нематеріальних активів, дефіцитних товарів та іншого майна. [44, c.56] Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком строки для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), періоду обробки і до передачі в архів. [22, c.39]

Основні етапи документообігу:

1) складання і оформлення документа;

2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

3) рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

4) передача документа на засоби обчислювальної техніки (іншої оргтехніки) і повернення назад;

5) передача документа до архіву.

Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов'язковим для всіх працівників підприємства. [27, c.100] Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії).

Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який встановлюється наказом керівника підприємства, установи, зазначається дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву. [24, c.44] Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт.

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У витягу наводиться перелік документів, що належать до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких подаються ці документи.

Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

3.3 Документообіг депозитарних та довірчих операцій

Коли на початку роботи з клієнтом банк відкриває строковий або ощадний депозитний рахунок, клієнту банка потрібні наступні документи:

- депозитної угоди;

- картки зі зразками підписів та відбитком печатки (для підприємств);

- паспорта або документа, що його замінює, і зразка підпису (для фізичних осіб).

Депозитна угода укладається між банком і підприємством. Вона засвідчує право комерційного банку керувати залученими від юридичних і фізичних осіб грошовими коштами і право вкладників отримувати у чітко визначений строк суму депозиту та відсотків за користування ним. В угоді зазначається: дата внесення депозиту, сума депозиту, форма зарахування коштів на депозитний рахунок, відсоткова ставка за користування депозитом, періодичність виплати відсотків, порядок повернення депозиту і відсотків після закінчення строку зберігання, відповідальність сторін, умови розірвання угоди. В угоді проставляється номер відкритого особового депозитного рахунку. [30, c.114]

Далі підписана депозитна угода передається у бухгалтерію. Всі особові рахунки підлягають реєстрації як у бухгалтерії, так і в депозитному відділі банку. Датою відкриття депозитного рахунку є дата надходження (перерахування) грошей на депозит.

Форма надходження грошей обумовлюється угодою. Підприємства мають право перерахувати кошти на депозитний рахунок тільки з поточного рахунку. Фізичні особи можуть внести кошти готівкою або перерахувати з поточного рахунку. [14, c.72] Операції щодо залучення коштів відображаються наступними проводками.(додаток Л)

Згідно з угодою можуть бути передбачені додаткові надходження грошей на депозитні рахунки; їх облік відображається бухгалтерськими проводками, що розглянуті вище.

Часткове вилучення коштів з депозиту передбачено тільки для окремих типів ощадних вкладів, наприклад, пенсійних, для зарахування заробітної плати та ін. Для обліку цих операцій складаються бухгалтерські проводки.

При вилученні готівкою:

Д-т -- «Депозитний рахунок»;

К-т -- «Банкноти та монети в касі банку».

При перерахуванні на поточний рахунок:

Д-т -- «Депозитний рахунок»;

К-т -- «Поточний рахунок».

Відсотковий дохід може виплачуватися щомісяця, раз у квартал, за підсумками року, після закінчення строку дії депозиту. Відсотки підлягають нарахуванню щомісяця, не пізніше, ніж в останній робочий день місяця. Нараховані але не сплачені відсотки відносять до нарахованих витрат. Відсотки, нараховані за депозитами, відображаються у балансі на перше число наступного місяця як зобов'язання банку, а в звіті про прибутки і збитки -- як понесені витрати. [15, c.68]

...