Главная Коллекция "Revolution" Экономика и экономическая теория Экономическое обоснование мероприятий по организации времени в деятельности сотрудников промышленного предприятия (на примере ОАО "Завод Элекон")

Экономическое обоснование мероприятий по организации времени в деятельности сотрудников промышленного предприятия (на примере ОАО "Завод Элекон")

Экономическое содержание, задачи и сущность тайм-менеджмента как системы управления временем. Существенный анализ временных потерь и поглотителей рабочего времени сотрудников. Обоснование выбора информационной системы и расчет стоимости владения.

Рубрика Экономика и экономическая теория
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 25.04.2020
Размер файла 381,0 K
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Казанский национальный исследовательский технический университет им. А.Н. Туполева-КАИ

Инженерно - экономический институт

Выпускная квалификационная работа

Тема: экономическое обоснование мероприятий по организации времени в деятельности сотрудников промышленного предприятия (на примере ОАО «завод Элекон»)

Соискатель:

Р.М. Гильмуллина

Руководитель:

Р.Х. Исмагилов

Казань 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

1.1 Экономическое содержание, задачи, сущность тайм-менеджмента как системы управления временем

1.2 Методы управления тайм-менеджментом и причины дефицита времени на предприятии

1.3 Принципы эффективного управления временем и оценка эффективности результатов тайм-менеджмента

2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕМ ПДБ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО «ЗАВОД ЭЛЕКОН»

2.1 Характеристики предприятия ОАО «завод Элекон»

2.2 Анализ временных потерь и поглотителей рабочего времени сотрудников КТБ ОАО «завод Элекон»

2.3 Анализ использования рабочего времени сотрудников отдела КТБ на ОАО «завод Элекон»

3. ВЫРАБОТКА ПРАКТИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ПРИМЕНЕНИЮ МЕРОПРИЯТИЙ ПО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

3.1 Применение методики организации рабочего времени и установления приоритетов с помощью анализа АБВ

3.2 Выводы и практические рекомендации по применению мероприятий по тайм-менеджменту в организации рабочего времени

3.3 Барьеры, ограничивающие внедрение инструментов тайм-менеджмента на предприятии. Применение MS OUTLOOK. Оценка эффективности мероприятий по тайм-менеджменту

4. ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ И РАСЧЕТ СТОИМОСТИ ВЛАДЕНИЯ

4.1 Выбор класса информационной системы

4.2. Выбор конкретной информационной системы (модуля)

4.3 Описание бизнес - процесса с распределением ролей участников

4.4 Расчет стоимости владения системой

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

«Задача менеджмента в XXI веке - научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда».

П. Друкер

Тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. При этом применение тайм-менеджмента не является обязательным.

Базовые идеи тайм-менеджмента заключаются в том, что основное внимание нужно уделять тому, куда должно инвестироваться время, а не тому, как быстрее делать дела. По сути, это очень важная и сложная задача определения приоритетов, которая затрагивает все области управленческой деятельности, связанные с принятием решений. Эффективное управление предприятием не возможно без глубокого понимания и практического применения этих принципов в повседневной деятельности. Использование тайм-менеджмента показывает, где имеются реальные резервы времени. Тайм-менеджмент хорош тем, что он объективно показывает - время есть! Его надо лишь правильно использовать.

Необходимость эффективного управления временем в современной динамичной экономике очевидна. В условиях постоянно изменяющейся конъюнктуры рынка и постоянно усиливающейся конкуренции исключительно важно умение эффективно организовывать время на всех уровнях - индивидуальном, командном и корпоративном.

Тайм-менеджмент - это структурирование и эффективное распределение имеющегося временного ресурса между имеющимися делами и стоящими задачами, включая определение их очередности и продолжительности.

Современный тайм-менеджмент - нечто большее, чем просто технология рационального использования времени, и что эффект от его применения достаточно нелинеен. И часто именно тайм-менеджмент становится оптимальным инструментом начала организационных преобразований. Это относительно новая для России и динамично развивающаяся отрасль менеджмента. Ее основная задача - выявление принципов эффективного управления временем.

Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы, ведь именно кадры - наиболее ценная и важная часть производительных сил общества. В целом эффективность предприятия зависит от квалификации служащих, их расстановки и использования, что влияет на объем и темпы прироста вырабатываемой продукции, использование материально-технических средств.

К сожалению, в России тайм-менеджменту не учат ни в школе, ни в вузе. Один из самых важных социальных и профессиональных навыков людям приходится осваивать либо «по наитию», адаптируя свой жизненный и социальный опыт к задачам бизнес-среды, либо просто работать, не владея базовыми инструментами самоорганизации. Все это определяет актуальность данной темы дипломного проекта.

Актуальность темы определяется постоянным дефицитом времени на предприятии в системе управления конструкторско-технического бюро. Особое значение приобретают вопросы как научиться экономить и эффективно организовывать время руководящего состава и подчиненных.На сегодняшний день, как мне кажется, актуален вопрос - как максимально использовать собственные возможности сотрудников на больших производственных предприятиях и эффективно управлять временем.

Целью выпускной работы является изучение организации и использования рабочего времени сотрудниками отдела конструкторско-технического бюро предприятия ОАО «Завод Элекон», а также разработка и обоснование практических мероприятий по улучшению тайм-менеджмента в системе управления отдела КТБ и повышение эффективности организации рабочего времени подчиненных при решении управленческих задач.

Для достижения поставленных целей в работе будут решаться следующие задачи:

- изучить особенности развития тайм-менеджмента как инструмента организационного развития;

- проанализировать временные потери и поглотители рабочего времени сотрудников КТБ предприятия «Завод Элекон»

- провести анализ использования рабочего времени на примере сотрудника КТБ;

- рассмотреть применение методики организации рабочего времени и установления приоритетов с помощью анализа АБВ;

- разработать практические рекомендации по применению мероприятий по тайм-менеджменту в организации рабочего времени на предприятии связанные с применением алгоритмов работы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

1.1 Экономическое содержание, задачи, сущность тайм-менеджмента как системы управления временем

Само слово "тайм-менеджмент" переводится с английского языка как "управление временем", однако следует заметить, что временем управлять невозможно. "Управление временем" - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени [36]. Ведь время как неизменная величина постоянно, неудержимо сворачивается. Секунда за секундой, минута за минутой, час за часом, независимо от того хотим мы этого или нет.

«Тайм-менеджмент (Управление временем) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности [14]. Но тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями [36].

Контролировать время не так сложно, как это может показаться на первый взгляд. Это можно осуществить посредством принятия решений о том, что и когда необходимо сделать. При этом не следует жестко контролировать режим жизни, не допуская отклонений. Проводится анализ целей, расставляются приоритеты, которые затем трансформируются в конкретные задачи и программу действий. Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален [16].

Основной целью изучения тайм-менеджмента является максимальное использование собственных возможностей и эффективное управление временем [14].

Хочется отметить ступени эволюции тайм-менеджмента. Также каждую из ступеней можно отнести к основным задачам этой науки [23]:

Ступень первая - «Фиксация дел». Для нее характерно составление списков предстоящих дел с целью упорядочения и разумного распределения времени между разнообразными занятиями. Время распределяется в порядке поступления дел и на небольшом отрезке.

Ступень вторая - «Календарное планирование». Здесь делается попытка заглянуть вперед, приурочить события к определенному моменту в будущем. Широкое распространение получают перекидные календари и блокноты для записи деловых встреч. Дела распределяются на уже более длительный период, но при этом не соблюдается принцип приоритетности. Дела просто заносятся в блокнот в порядке поступления и выполняются в наличествующее время, если какое-то дело не выполнено, то его выполнение просто переносится на будущий период вне зависимости от того, насколько данное дело важно.

Ступень третья - «Планирование по приоритетам». К параметрам двух предыдущих систем добавляется ранжирование задач по важности и срочности. Здесь же появляется деление целей деятельности на коротко- средне- и долгосрочные. Зарождается концепция ежедневного планирования, которое ведется все в тех же деловых блокнотах, но уже сложнее: сначала записывается перечень задач, а затем они распределяются к выполнению в соответствии со степенью важности и срочности.

Ступень четвертая - «Современный тайм-менеджмент». Сегодня организация времени рассматривается в тесной связи с жизненной позицией личности как инструмент для максимальной реализации личностного потенциала в соответствии с жизненными ценностями, мировоззрением и мироощущением человека. Здесь рассматривается миссия как предпосылка для формирования целей, цели как предмет для оснащения критериями, ценности как основа для приоритетов и жажда саморазвития как основной мотиватор [23].

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния -- времени, а именно [11]:

- либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);

- либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий) [11].

Чем лучше мы спланируем свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает: подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени.

Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Общий практический опыт на производстве свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счете к экономии времени в целом [17].

Тайм-менеджмент - наука, позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире. Время следует видеть целиком, как бы со стороны. Это непрерывная полоса из прошлого - настоящего - будущего, которая даёт знания и опыт (прошлое), действия и переживания (настоящее) и потенциальный стимул действовать лучшим образом в настоящем (будущее). Такая философия времени необходима для того, чтобы эффективно управлять своими действиями во времени [12].

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни [4]. Успех самоменеджмента зависит не только от применения различных методов организации труда и планирования времени, но и от оборудования рабочего места и правильного применения вспомогательных средств.

Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента. Существуют шесть основных функций по самоменеджменту [17].

Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций [17]:

1. Постановка цели - анализ и формирование личных целей.

2. Планирование - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

3. Принятие решений - принятие решений по предстоящим делам.

4. Реализация и организация - составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.

5. Контроль - самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости - корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая) функция.

6. Информация и коммуникации. Вокруг этой функции в известной мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникаций как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.

Основное правило самоменеджмента заключается в том, что вокруг шестой функции вращаются все остальные.

В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели. Учёт своего индивидуального биоритмического состояния позволит улучшить работоспособность, учитывая его при составлении планов работы [20].

Следует учесть, что работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра», или «жаворонке», и о «человеке вечера», или «сове». Первые могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются соответственно в более раннем окончании работы. Вторые по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам (до глубокой ночи). Пик работоспособности у них приходится на разные периоды дня. Не стоит работать против своего естественного дневного ритма (который Вы если и сможете изменить, то незначительно), а используйте эти закономерности в своем распорядке дня [17]. Вместе с работоспособностью изменяется качество выполняемой вами работы.

Наряду с регулярными колебаниями дневной работоспособности наблюдаются другие биологические закономерности в течение более длительных периодов времени -- биоритмы. В нашей работоспособности имеются регулярные фазы активности и расслабления, и мы не должны длительное время жить вопреки показаниям стрелок этих «внутренних часов». Согласно теории биоритмов каждый человек с рождения находится под воздействием трех различных, постоянно меняющихся потоков энергии. Различают три отдельных ритма:

Ф -- физический ритм. Он влияет на физическую силу и на силу воли.

П -- психический ритм. Обусловливает динамику чувств, настроений, творческих сил.

И -- интеллектуальный ритм. Влияет на умственные способности, например на концентрацию и присутствие духа [21].

Важным фактором успехов в работе выступает личный рабочий стиль человека. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков [17].

Исходя из всего сказанного, хочется отметить десять основных преимуществ самоменеджмента:

1. Выполнение работы с меньшими затратами.

2. Лучшая организация труда.

3. Лучшие результаты труда.

4. Меньше спешки и стресса.

5. Больше удовлетворения от работы.

6. Большая мотивация труда.

7. Рост квалификации.

8. Меньшая загруженность работой.

9. Меньше ошибок при выполнении своих функций.

10. Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Самым главным преимуществом является то, что необходимо использовать и сберегать свой самый дефицитный и важный ресурс - время [17].

1.2 Методы управления тайм-менеджментом и причины дефицита времени на предприятии

Время одна из форм (наряду с пространством) восприятия пространства, возникновения, становления, течения и разрушения всех явлений бытия. Для менеджмента, как особого вида профессиональной деятельности, направленной на достижение определенных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов, время рассматривается в сочетании с трудом и определяется такое понятие, как рабочее время [22].

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Человек, умеющий эффективно распоряжаться своим временем, всегда более успешен, большего добьется в жизни и в конечном итоге сможет полнее реализовать себя. Причины, вызывающие нехватку времени в работе, можно подразделить на внешние и внутренние [27].

Внешние причины дефицита времени обусловлены воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей сотрудников. Сюда в первую очередь относятся следующие причины:

- Нагромождение работ. Такая проблема возникает, когда сотрудник, выполняя мелкие и незначительные вопросы, не успевает заняться наиболее важными делами. Это говорит о том, что он не имеет представления о степени важности работ, не занимается установкой приоритетов и разбивкой задач на более и менее значимые.

- Помочь в этом случае может анализ и постоянное сопоставление данной, конкретной работы, которую необходимо выполнить, с конечными, стратегическими целями предприятия. Такое сопоставление наглядно покажет, какие задачи связаны с решением ключевых вопросов и поэтому должны быть выполнены в первую очередь, а какие не имеют глобального значения и могут быть отложены на некоторое время.

- Неэффективный информационный обмен. Если система коммуникаций на предприятии продумана плохо, сотруднику приходится тратить дополнительное время на получение необходимой информации. Плохо продуманная система коммуникаций всегда отрицательно сказывается на качестве и своевременности выполнения работ.

- Слабая мотивация труда. На предприятиях, где высшее руководство не заботится о создании системы стимулирования труда, как правило, традиционно низкая производительность. Сотрудники не стремятся сделать свою работу эффективной, работают с прохладцей, что в результате порождает несвоевременное выполнение производственных заданий и хроническую нехватку времени.

- Выходом из этой ситуации будет разработка мероприятий, направленных на усиление мотивации у сотрудников предприятия, с учетом того, что мотивом для повышения эффективности труда может быть не только материальное поощрение, но и перспективы карьерного роста.

Внутренние причины дефицита времени зависят от характеристик личности сотрудника, таких как организованность и самодисциплина, особенности темперамента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно выделить следующие [27]:

- Постоянная спешка. Но заранее продумав распределение дел в течение рабочего дня, сотрудник избавит себя от необходимости брать работу на дом и, сделав свой график более сбалансированным, сможет одинаково полноценно отдыхать и трудиться. Все время спеша и не успевая ничего сделать на работе, сотрудник вынужден доделывать свои дела в нерабочее время. Постоянно действуя в таком режиме, сотрудник не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и в конечном итоге ведет к упадку здоровья.

- Суетливость. Эта черта во многом обусловлена характером и особенностями темперамента человека, ему часто бывает трудно бороться с самим собой. Но когда сотрудник ясно видит, что какие-то его личностные качества отрицательно сказываются на результатах работы, он должен сознавать, что если хочет быть успешным, то необходимо от таких качеств избавиться. Кроме того, суетливость может быть вызвана неумением организовать свой день, когда плохо спланированная последовательность дел заставляет метаться от одного к другому и в результате в конце рабочего дня у сотрудника остается ощущение, что не сделано ничего.

- Бесплановость работы. Не желая продумывать свои действия хотя бы на несколько шагов вперед, сотрудник не сможет предвидеть и того, сколько времени понадобится для решения очередной возникшей проблемы или для выполнения очередной неотложной задачи. Неслучайно планирование выделяется как одна из основных функций управленческой деятельности. Только планомерное выполнение текущих работ, постановка целей и определение необходимых для их достижения средств и ресурсов, в том числе и временных, позволят эффективно управлять жизнью организации и добиться успеха.

- Нежелание видеть проблему. Чтобы не доводить дело до крайности, необходимо периодически проводить анализ своего рабочего дня, сопоставляя запланированные работы по их значимости для конечных результатов деятельности предприятия, а также контролируя затраты времени на выполнение этих работ [27].

Рассмотрим методики классического тайм-менеджмента [3]:

1. Первым шагом должен стать анализ использования временного ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если неизвестно, на что вообще расходуется время, неизвестно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, неизвестно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность. Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это хронометраж или инвентаризация времени. Хронометраж -- эффективнейший инструмент управления временем, дающий достоверные результаты. Он не только помогает отыскать свои промахи, но и дает возможность постепенно от них избавиться. Хронометраж позволяет повысить личную эффективность, практически не затрачивая усилий. Психология человека такова, что как только он начинает отслеживать какие-либо показатели, они начинают изменяться в желаемую сторону сами, без всяких дополнительных действий по их улучшению; хронометраж не требует жесткого планирования, структурирования, «раскладывания по полочкам». «Эффективное мышление» позволяет продуктивно действовать в хаотичной, непредсказуемой внешней обстановке, при этом не стесняя собственной спонтанной активности. Вести хронометраж необходимо несколько дней, желательно - 3-4 недели. Впоследствии полезно проводить недельный или двухнедельный «сеанс» учета времени примерно раз в квартал - чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в бюджете времени. Хронометраж поможет сделать рабочий день более плодотворным, научит чувствовать время, а, следовательно, и правильно его распределять.

В результате анализа выявляются «ловушки времени», «поглотители времени», различные ошибки использования рабочего времени, необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного работника [13].

«Ловушки времени» - это такие ситуации, когда происходит выполнение ненужной, неважной работы, либо задачи [13].

Основными «ловушками времени» являются:

- постановка недостижимой цели;

- нечеткая постановка цели;

- постановка ложной цели;

- неправильная постановка правильной цели;

- неправильная постановка неправильной цели;

- неправильное планирование;

- неэффективное делегирование полномочий;

- кризисные ситуации.

«Поглотители» времени - это такие процессы, в которых сотрудник принимает активное или пассивное участие по неэффективному использованию времени. Это [15]:

- Решение неприоритетных задач.

- Участие в многочисленных совещаниях.

- Излишняя коммуникабельность.

- Желание знать все.

- Медленное включение в работу.

- Болтовня.

- Эффект откладывания.

- Спешка.

- Телевизор, интернет.

- Мелочный или недостаточный контроль за выполнением дел

- Длительные разговоры по телефону.

В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования временного ресурса [15].

2. Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование - есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед сотрудником [7].

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования. Известный немецкий специалист в области менеджмента Л. Зайверт разработал определенные правила планирования рабочего времени [17]:

1. Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20% на творческую деятельность (например, повышение квалификации).

2. Тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение.

3. Дифференцировать задачи предстоящего периода на долго-, средне- и краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их решению.

4. Всегда последовательно до конца доводить начатое дело.

5. Составлять гибкие планы.

6. Планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответствии с возможностями коллектива.

7. Использовать для планирования времени специальные бланки и карточки.

8. Переносить невыполненные задачи автоматически в планы следующего периода.

9. Отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые результаты.

10. Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется.

11. Реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точные сроки выполнения всех видов работ.

12. Определять приоритеты в делах.

Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства [19].

3. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени. Одним из мероприятий, помогающим в рационализации использования времени, может стать внедрение новых технологий, как на всём предприятии, так и на его отдельных подразделениях. Это позволит повысить конкурентоспособность производимых товаров, поддержания высоких темпов развития и уровня доходности. Кроме того, внедрение инноваций на предприятии есть своего рода масштабное мероприятие по тайм-менеджменту. Любое нововведение в информационном, техническом или технологическом плане, подразумевает под собой рациональное использование времени, необходимое на производство товаров или услуг. То есть, благодаря упрощению процесса производства меняются должностные обязанности, изменяется структура и распорядок рабочего дня как работников так их и руководителей [22].

В последнее время большое количество крупных компаний всерьёз занялись внедрением компьютерных технологий на производство, что приводит к автоматизации процесса управления производством. Автоматизация и инновации - это не только сетевые технологии. Внедрение эффективных инноваций позволяет снизить издержки, как на крупных, так и на малых предприятиях. Используя автоматизированные системы, можно сократить потребность в персонале. Обучение нового персонала современным технологиям работы позволяет увеличить производство интеллектуального продукта за единицу времени. Поэтому предприятия, преодолевая экономические трудности, начинают своими силами вести разработки в области технологических инноваций [24].

Уже изобретено огромное количество инноваций, которые упрощают деятельность персонала на предприятии. В настоящее время инновационная деятельность в технологической сфере осуществляется преимущественно на промышленных предприятиях, а также в организациях малого бизнеса.

В наше время внедрение инновация на предприятии - это не модная тенденция, а суровая необходимость. Логика развития рынка показывает, что лидирующие позицию занимают компании, вектор развития которых направлен на нововведения. И уже не только и не столько в производстве - в бизнес-процессах внедрение инновации преимущественно замыкаются на информационных технологиях. Современное программное обеспечение в состоянии управлять бизнесом - и этим нужно пользоваться [24].

Вообще же говорить о конкретных мероприятиях в тайм менеджменте довольно трудно. Выше были изложены лишь несколько из возможных вариантов, которые могли бы решить вопросы, касаемые рационализации использования времени.

У каждого человека свои проблемы, свои «воры времени», свои личные качества, которые мешают эффективно работать и поэтому невозможно дать универсальные советы и методики, которые подходили бы всем ко всем случаям жизни. В каждом конкретном случае следует путем анализа искать свои способы борьбы с нерациональным расходом временного ресурса, и эти способы в каждом случае будут специфическими для каждого человека [29].

1.3 Принципы эффективного управления временем и оценка эффективности результатов тайм-менеджмента

Иногда мы теряем всего лишь минуты, не подозревая, что так проходит вся жизнь. Поэтому важно использовать ресурс времени благоразумно.

Довольно давно люди стали задумываться об управлении собственным временем, о правильном его использовании. Отмечено, что уже четыре поколения людей заняты попытками управлять собственным временем.

Первые попытки управлять временем, точнее благоразумно его использовать и не терять попусту, выражались в написании записок, памяток различного рода. Люди хотели систематизировать и упорядочить все дела, на которые расходовалось ценное время и не менее ценные силы [25].

Второе поколение управлять временем пыталось посредством различного рода календарей, деловых дневников, ежедневников. Важно понимать, что именно тогда появились первые попытки планировать события, будущую деятельность, смотреть вперед.

Следующее за вторым, третье поколение представляет собой современный этап управления временем. Тут уже начинает зарождаться идея о постановке приоритетов, о выявлении ценностей, о сравнении значимости и весомости дел. В третьем поколении важность имеет планирование. Появляется не только ежедневное планирование, появляются такие понятия как краткосрочное, среднесрочное и долгосрочное планирование, а между ними - промежуточные задачи и цели.

На сегодняшний день происходит становление нового, четвертого поколение управления временем. И теперь люди начинают осознавать, что на самом деле управлять нужно не временем, а самим собой. Сегодня планируется достижение результата, а не время и действия людей. Нам необходимо начинать по-новому смотреть на такой ресурс, как время, недостаточно просто лучше распределять собственное время и быть более организованным [25].

Научившись мыслить по-новому, мы имеем возможность смотреть на время не так, как вчера, а иначе. Теперь вывод напрашивается сам собой. Времени на самом деле может хватать на всё, ведь продуктивно мы используем лишь 20% его.

В четвертом поколении люди пришли к выводу о том, что мы используем время одним из четырех способов. Любые виды нашей деятельности можно характеризовать двумя основными факторами: важностью и срочностью.

Важные дела - те дела, которые вносят вклад в ценности, в главные цели. Важность имеет отношение к результатам. А вот к срочным делам относят те, которые нуждаются в немедленном внимании [31].

Несрочные, но важные дела требуют от людей инициативы большей, чем просто срочные. Людям необходимо проявить активность, тогда результат не ускользнет от них. А если же мы не имеем представления о том, что важно для нас, то мы переходим к срочным делам.

Нужно помнить, что изначально необходимо подумать хорошенько, принять осмысленное решение, а потом браться за дело. Срочные дела нельзя откладывать «на потом», их нужно делать сразу по мере их появления. А вот те задачи, с решением которых можно повременить следует отложить, но отложить до определенного, установленного времени, а не «в долгий ящик»[28].

Основные принципы эффективного управления временем [17]:

1. Формирование рабочих блоков, в которые будут включены выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов), то экономия времени будет налицо.

2. Определение необходимых затрат времени для выполнения определенных заданий. Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Время -- деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.

3. Нужно придерживаться принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ. Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Стресс возникает не от того, что человек сделал, а от того, что он не успел сделать. Угнетает сознание того, что не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей -- это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1

4. Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. По возможности стоит выполнять только действительно важные дела (Принцип Парето). Этот принцип является самым эффективным при тайм-менеджменте. Принцип, или правило 80/20 был сформулирован в 19 веке итальянским экономистом Д. Парето и с тех пор не претерпел никаких изменений, оставаясь практически универсальным мерилом человеческой эффективности в самых разных областях жизни. Исходя из него, в списке из 10 каждодневных дел всего 2 дела обеспечат вам 80 процентов планируемого успеха. Главное - точно определить их и сделать приоритетными. А остальные 8 можно и оставить несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше. Оказывается, времени у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь на 20%.

Применительно к практике управления временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:

80% информации мы получаем из 20% источников, необходимых для работы;

80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое мы потратили на всякого рода совещания и планерки;

20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Данный принцип представлен в табл. 1.2.

Таблица 1.1 Временной принцип Парето

Временной принцип Парето (соотношение 80:20)

Затраты

Выпуск

80 % затраченного времени (многочисленные «второстепенные» проблемы)

= 20 % итогового результата

20 % затраченного времени (немногие «жизненно важные» проблемы)

= 80 % итогового результата

5. Крупные задания стоит выполнять небольшими частями (тактика «нарезания салями»). Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно «увиливать» от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их «в долгий ящик». Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

6. Нужно сознательно учитывать в рабочих планах колебания уровня работоспособности. Большинство людей ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня [17].

Виды деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным. Срочное - то, что требует немедленного внимания. Это то, что можно обозначить словом «Сейчас!». Срочные дела обычно видимы. Они давят на нас, требуют действий. Нередко они носят общераспространенный характер. Часто они общеизвестны. Часто они приятны, несложны, делать их одно удовольствие. И очень часто они оказываются не важными. Важное, с другой стороны, имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в нашу миссию, в наши ценности и в наши наиважнейшие цели [28].

2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕМ ПДБ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО «ЗАВОД ЭЛЕКОН»

2.1 Характеристики предприятия ОАО «завод Элекон»

Открытое акционерное общество «Завод Элекон» -- головное предприятие России по разработке и производству электрических соединителей для всех отраслей оборонной и гражданской промышленности, а также специальных электроразрывных соединителей для ракетно-космической и военно-морской техники. В марте2009 года предприятию исполнилось 70 лет. Это не только важное историческое событие в жизни завода, но и определенный рубеж, позади которого колоссальный вклад в становление и развитие отечественной электронной промышленности.

История «Элекона» начинается с 1939 года, когда приказом Наркома авиационной промышленности СССР № 64 от 25 марта на базе калориферного производства был создан завод теплообменных приборов. Эта дата считается днем рождения завода. Первым директором был назначен Владимир Петрович Голованов -- человек огромной энергии. Производственная площадь завода при его организации составляла всего 1556 квадратных метров с 28 единицами технического оборудования. На новом заводе стали трудиться 170 человек.

В это же время в связи с перспективным развитием предприятия головным управлением Наркомата утверждается проект строительства нового корпуса площадью в 5 тысяч квадратных метров. Уже к концу 1940 года объем выпуска продукции увеличился в 2,5 раза. Большую роль в достижении таких заметных успехов сыграло и развернувшееся на заводе стахановское движение. В годы Великой Отечественной войны завод производит продукцию для фронта: радиаторы для танков и автомашин, тару для патронов, кольца для ручных гранат, беспламенные горелки для обогрева моторов самолетов и танков и другие виды продукции -- всего около 20 наименований. Была организована специальная лаборатория по изготовлению светосостава постоянного действия для навигационных приборов самолетов, танков и кораблей. Объем выпускаемой продукции за эти годы увеличился в 3,5 раза.

1950 год стал важной вехой в истории предприятия. 17 июля 1950 года было принято решение о перепрофилировании завода на выпуск новых изделий -- электрических соединителей. Директором предприятия назначается Иван Николаевич Максимов -- опытный и сильный производственник. В кратчайшие сроки была создана материально-техническая база для массового производства разъемов. Организованы литейное, пластмассовое, механическое производства. «Элекон» быстро освоил выпуск электрических соединителей и стал их крупнейшим производителем. Завод по праву считается основателем отрасли соединителей в СССР.

1959-1965 годы являются важным периодом в истории завода. «Элекон» активно участвует в подготовке запуска космического корабля «Восход», пилотируемого первым в мире летчиком-космонавтом Юрием Гагариным.

В 80-е годы НПО «Элекон» -- ведущее предприятие электронной промышленности. Освоены электрические соединители с числом контактов от 2 до 102, которые применяются в военной, авиационно-космической и гражданской технике.

Сегодня ОАО «Завод Элекон» -- стабильно растущее предприятие.

Продукция ОАО «Завод Элекон» -- электрические соединители -- находили и находят самое широкое применение во всех видах военной и гражданской техники и многих отраслях промышленности, ракетах-носителях: «Союз», «Протон», «Зенит», знаменитых межбаллистических ракетах: СС-19, СС-20, «Тополь-М»и их стартовых установках, кораблях-спутниках: «Восток», «Восход», «Союз», «Космос», «Молния», «Экран», «Радуга» и др., орбитальных станциях: «Салют», «Мир», МКС, межпланетных станциях: «Луна», «Марс», «Венера», военных и гражданских самолетах: Ту, Ил, Ан, Як, Су, МиГ, вертолетах: Ми и Ка, надводных кораблях и подводных лодках, танках: Т-72, Т-80, Т-90, радиолокаторах, системах спутниковой связи и навигации, телемеханики и автоматики, телевидении и электротехнике, атомных и тепловых электростанциях, железнодорожной технике, тракторах и грузовых автомобилях.

Приказом № 110 от 11.07.2002 г. по Российскому агентству систем управления (РАСУ) ОАО «Завод Элекон» присвоены функции Бюро применения цилиндрических соединителей (БПЦС).

Система управления качеством предприятия сертифицирована в соответствии с Международным стандартом ISO 9001, также качество товара гарантируется сертификатом СВС.01.431.0100.06 от 28 сентября 2006 года, выданным «ВОЕНЭЛЕКТРОСЕРТ» ФГУП «22 ЦНИИИ Минобороны России».

К рынкам сбыта продукции и услуг ОАО «Завод Элекон» относятся все регионы России, страны ближнего зарубежья, а также ОАЭ, Сирия, Индия, Польша, Чехия, Франция и Китай.

Для расширения рынка сбыта и увеличения объема выпускаемой продукции на заводе осваивается производство новых видов изделий, ведутся разработки на новом научно-техническом уровне, планируется серьезная программа по реализации проекта производства импортозамещающих, соответствующих мировым стандартам соединений с защитой от электромагнитных помех и фильтр-контактами.

ОАО «Завод Элекон» является первым в Татарстане предприятием, удостоенным почетного звания «Лучший работодатель России». Залогом успеха является сознание руководством предприятия истины, что человек в производстве -- главное богатство. Поэтому создаются новые рабочие места. Ведется грамотная кадровая политика, активно привлекаются молодые перспективные кадры.

Социальная направленность деятельности ОАО «Завод Элекон» всегда выгодно отличала предприятие. Непрерывно ведется работа по улучшению условий труда персонала: закупается новое оборудование, совершенствуется и автоматизируется станочный парк; оказывается поддержка ветеранам и пенсионерам производства.

2.2 Анализ временных потерь и поглотителей рабочего времени сотрудников КТБ ОАО «завод Элекон»

Известно, что успех предприятия в большей степени зависит от того на сколько эффективно и правильно организована деятельность руководства, ведь все это прежде всего отражается на деятельности подчиненных. А успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием -- временем. Следовательно нужно эффективно расходовать свое время и восполнять все возникающие пробелы в этой сфере так же, как это делается, например, в сфере руководства людьми. Поэтому, для анализа использования рабочего времени, особенностей применения мероприятий по тайм-менеджменту в организации рабочего времени и анализа поглотителей и потерь времени было рассмотрено подразделение диспетчерского отдела КТБ на ОАО «ЭЛЕКОН», а именно была изучена деятельность начальника КТБ, ведущего инженера и инженера-конструктора.

Конструкторско-техническое бюро, занимается усовершенствованием технологических процессов и конструкций приборов, а также работами по созданию новых товаров.

Организация рабочего времени играет огромную роль в эффективном управлении персоналом, так как руководители заинтересованы в том, чтобы их подчиненные работали усердно во благо получить больше прибыли для организации. Для этого они используют функции планирования, организации, контроля, мотивации, координации. При этом создается совершенно особый климат эффективности в компании, людям становится работать более комфортно, вся деятельность сотрудников более осознанной и предсказуемой, заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие людей внутри команды и между различными подразделениями. Тем самым рационально используется время, рационально распределяются производственные и человеческие ресурсы, в итоге - рациональная и эффективная работа всей организации.

Основные последствия неэффективного использования рабочего времени заключаются в том, что страдает эффективность организации из-за неправильного распределения времени сотрудников, происходят постоянные торможения работы из-за нехватки времени, возрастают вероятности "потери" задач или их несвоевременного выполнения, снижается "управленческая мощность" подразделения, отдела, повышается стресс у персонала, который приводит к заболеваниям, а это, в свою очередь, больничные дни. Поэтому необходимо рационализировать рабочий день в компании, в отделе или у отдельных сотрудников.

Существует следующая разновидность потерь времени, которая представлена на схеме 2.1 ниже.

Рис. 2.1. Основные потери времени

Рассмотрим подробнее виды потерь времени:

1. Потери времени при постановке цели включают в себя нечеткую постановку цели, отсутствие приоритетов в делах, попытка слишком много сделать за один раз, отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

2. Потери времени при планировании включают в себя плохое планирование трудового дня, различного рода отвлечения (шум).

3. Потери времени при выработке решений включают в себя затяжные совещания, отрывающие от дел телефонные звонки, незапланированные посетители, неспособность сказать «нет».

4. Потери времени при обработке информации включают в себя излишнюю коммуникабельность, чрезмерность деловых записей, желание знать все факты, спешка, нетерпение.

5. Потери времени из-за плохой организации работы включают в себя личную неорганизованность, «заваленный» письменный стол, поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров, недостатки кооперации или разделения труда, слишком редкое делегирование (перепоручение) дел, недостаточный контроль за перепорученными делами и отсутствие самодисциплины.

6. Потери времени в самом начале работы включают в себя болтовню на частные темы, неумение довести дело до конца, синдром «откладывания».

7. Потери времени при составлении распорядка дня включают в себя плохое планирование трудового дня, затяжные совещания и длительные ожидания (например, условленной встречи).

Для того чтобы выяснить эффективность распоряжения рабочего времени в органах местного самоуправления, было решено провести социологическое исследование (анонимное анкетирование). Оно позволило определить используют ли сотрудники цеха в своей деятельности самоменеджмент и насколько хорошо они справляются со своей работой (анкета представлена в приложении).

Исходя из результатов анкетирования, мы можем построить дерево проблем предприятия (рис 2.2), которое позволяет наглядно увидеть соотношение и взаимосвязь различных типов проблематики, также помогает выделить центральную корневую проблему и отследить ее влияние на различные типы проблематики.

личная неорганизованность нечеткая постановка цели

отсутствие самодисциплины отсутствие приоритета в делах

«заваленный» письменный отсутствие полного представления о предстоящих

стол задачах и путях решения

незапланированные посетители,

неожиданно созываемые

совещания

отсутствует график

рационального распределения

своего личного времени

Рис.2.2 Дерево проблем предприятия в области тайм-менеджмента

Проанализировав анкеты, определяющие использование самоменеджмента, а также дерево проблем, мы получили список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек» времени (таб.2.1).

Таблица 2.1 Ловушки времени

Ловушки №

Сотрудники

Итого

1

2

3

4

1. Нечеткая постановка цели

-

+

+

-

2

2. Отсутствие приоритета в делах

+

-

+

+

3

3. Попытка слишком много сделать за один раз

+

-

-

+

2

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения

-

-

-

+

1

5. Плохое планирование трудового дня

-

-

-

-

0

6. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол

...

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены