Таким образом, согласно классификатору систем, по масштабам применения она должна быть офисной (групповой) информационной системой. Основная цель информатизации офиса - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Групповые ИС ориентированы на коллективное использование информации членами рабочей группы (одного подразделения). Чаще всего строятся как локальная вычислительная сеть ПК или реже как многотерминальная централизованная вычислительная система. ИС офисной автоматизации активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари и т.п. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ.

Данный вид информационных систем является наиболее распространенным вследствие уникальной особенности: он не влияет на существующие в организации бизнес-процессы, а лишь предоставляет дополнительные возможности для реализации повседневной, рутинной работы.

4.2. Выбор конкретной информационной системы (модуля)

Рассмотрим наиболее распространенные информационные системы в России: Галактика Управление персоналом, 1С: Документооборот 8, Парус -8.

Описание систем представлено в табл. 4.1.

Таблица 4.1. Описание характеристик информационных систем

Исходя из таблицы 4.1 можно сделать вывод о том, что самым лучшим вариантом для внедрения является Галактика, так как стоимость ПО и стоимость поддержки среди крупных предприятий самая оптимальная, и сроки внедрения тоже вполне удовлетворят потенциальных покупателей.

Стоит отметить, что корпорация «Галактика» имеет весьма сильные позиции в российской промышленности, занимая четвертое место на рынке с долей в 7%. Имеет множество внедрений различного масштаба. Впрочем, стоимость решения постепенно приближается к стоимости аналогичных западных продуктов. К основным достоинствам этой системы можно отнести достаточно глубокую интегрированность и четкую поддержку законодательной базы, а также легкую настройку печатных форм.

Разработчиком и поставщиком системы Галактика ERP является корпорация «Галактика», занимающая ведущие позиции среди отечественных компаний в сфере информационных технологий управления предприятием. Главная цель корпорации -- это долгосрочное партнерство с клиентами, которое направлено на повышение эффективности управления и рост конкурентоспособности предприятий-заказчиков. Именно поэтому «Галактика» предлагает компаниям и организациям не просто программное обеспечение, а целый комплекс услуг, направленный на совершенствование и оптимизацию структуры управления предприятием.

Основные функциональные возможности системы Галактика Управление персоналом:

- подбор персонала и трудоустройство;

- ведение полноценного кадрового документооборота;

- учет размера зарплаты и рабочего времени;

- учет, планирование и контроль трудовых ресурсов предприятия;

- формирование статистики и отчетов;

- разработка графиков работы персонала;

- формирование табеля учета рабочего времени, начисление заработка с использованием различных видов оплат;

- расчет и оформление ежемесячных разовых выплат, различных видов удержаний.

4.3 Описание бизнес - процесса с распределением ролей участников

Система «Галактика Управление персоналом» предназначена для формирования эффективной кадровой политики предприятия, с помощью которой решаются задачи набора новых сотрудников, кадрового учета и расчета заработной платы, мотивации, развития и повышения квалификации персонала.

Функциональность системы Галактика Управление персоналом позволяет:

- управлять количественным и качественным составом персонала - прием, высвобождение сотрудников, ведение кадрового резерва, расстановка кадров и т.п.;

- производить оценку трудовой мотивации и эффективности деятельности персонала;

- использовать различные системы оплаты труда, материального стимулирования;

- управлять производительностью труда, процессами вознаграждения и рабочим временем;

- выполнять любые вычислительные процедуры, связанные с расчетом заработной платы, включая автоматическую разноску результатов расчета по проводкам и статьям затрат;

- формировать документы экономико-правового регулирования, стандартные отчетные формы, любые произвольные отчеты и отчетность для Пенсионного фонда и Государственной налоговой инспекции.

Преимущества:

- Формирование эффективной кадровой политики, развитые средства для разработки программы мотивации и стимулирования персонала.

- Значительное сокращение трудозатрат в процессе учета, управления трудовыми ресурсами и расчетов по оплате труда с персоналом.

- Повышение производительности труда.

Система «Галактика Управление персоналом» в первую очередь необходима руководителям высшего звена для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и сведениями о сотрудниках. Система позволяет быстро оценить сложившуюся ситуацию и оперативно принять правильные решения на основе анализа актуальной и достоверной информации.

Описание учета рабочего времени в виде кросс-функциональной диаграммы.

Рис.4.1. Описание бизнес-процесса «Учет и анализ рабочего времени»

4.4 Расчет стоимости владения системой

Рассчитаем стоимость владения информационной системой Галактика Управление персоналом. Также выделить функции участников процесса (см. табл. 4.2.).

Таблица 4.2 Стоимость внедрения ERP-системы

Стоимость лицензии информационной системы Галактика Управление персоналом для 1 рабочего места составляет 60000 рублей.

1. Общая стоимость приобретения лицензии определяется по формуле:

PL = q1 pl1 + q2 pl2 + … + qn pln,

где PL - общая стоимость лицензий на систему.

PL = 8* 60000 = 480000 руб.

2. Стоимость внедрения системы:

PIMP = PL KIMP,

где PIMP - стоимость работ по внедрению системы;

KIMP - коэффициент внедрения, задается исходя из класса системы по масштабам применения - 0,3.

PIMP = 480000 * 0,3 = 144000 руб.

Стоимость сопровождения (определяется, как правило, из расчета на 1 год сопровождения системы) рассчитывается по формуле:

PMAIN = PL KMAIN, (4.3)

где PMAIN - стоимость сопровождения системы;

KMAIN - коэффициент сопровождения, задается исходя из класса системы по масштабам применения - 0,2.

PMAIN = 144000 * 0,2 = 28800.

3. Стоимость владения системой (имеет еще более долгосрочный характер, по сравнению со стоимостью сопровождения) с трехлетним сопровождением определяется по следующей формуле:

TCOPUR = PL + PIMP + PMAIN * 3, (4.4)

где TCOPUR (total cost ownership) - стоимость владения покупной системой.

TCOPUR = 480000 + 144000 + 28800 * 3 = 580800 руб.

Таким образом, стоимость владения системой «Галактика Управление персоналом» на предприятии ОАО «Завод Элекон» будет равна 580800 рублей. Эти вложенные средства быстро окупятся, так как эффект от использования системы будет больше, чем затраченные средства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Поэтому каждый сотрудник предприятия должен стремиться к правильному распределению времени. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели.

Именно тайм-менеджмент позволяет эффективно организовывать личное время, искусно согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных задач.

Данное дипломное исследование проводилось согласно актуальности темы и цели поставленной перед ним. В процессе написания работы была сделана попытка, проанализировать цели и задачи в рамках изучаемой темы.

Таким образом, в ходе выполнения дипломного проекта были рассмотрены теоретические аспекты тайм-менеджмента при организации рабочего времени конструкторско-технического бюро, а также обоснование практических мероприятий по улучшению тайм-менеджмента в конструкторско-техническом отделе и повышение эффективности организации рабочего времени его сотрудников.

При применении мероприятий для повышения эффективности организации и использования рабочего времени в конструкторско-техническом на ОАО «Завод Элекон» были получены следующие результаты:

1. Анализ временных потерь и поглотителей рабочего времени с помощью составленных анкет позволил проконтролировать практикуемый стиль работы сотрудников отдела и определить сферы, в которых происходят основные потери времени.

2. С целью определения оптимального соотношения времени, труда, затрат и качества выполнения задач, а также максимальной мобилизации для этого всех необходимых ресурсов были составлены планы работы начальника КТБ, ведущего инженера и инженера-конструктора. В соответствии с составленными планами выполняемые цели были поделены на стратегические, тактические и оперативные цели, что позволило перестроить работу отдела в соответствии со стратегическими задачами и внешними отношениями.

3. Составленные планы мероприятий по улучшению использования рабочего времени выявили в распорядке дня начальника КТБ, ведущего инженера и инженера-конструктора дополнительные резервы времени (выигрыш во времени). Все это позволяет заполнить распорядок дня начальника решением стратегических и тактических задач должностной инструкции.

А именно проведены следующие мероприятия:

Таблица 1 Перечень внедряемых мероприятий

Из всего вышесказанного очевидно, что тайм-менеджмент позволяет эффективно распределять такой уникальнейший ресурс как время, четко понимая, что это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты. То есть лучше контролировать течение дня, заранее планировать следующей день, концентрироваться на наиболее существенных делах, выделять более важные и менее важные дела, принимать решения об установлении приоритетов и о перепоручении (делегировать работу подчиненным).

Таким образом, следуя предложенным рекомендациям, руководство ОАО «Завод Элекон» сможет эффективно организовывать свое личное время и время своих подчиненных, что сократит ненужные помехи, и перерывы. Все это в свою очередь позволит достичь основных целей тайм - менеджмента в рамках предприятия, то есть сократить общее время, проводимое на работе, обеспечить выполнение задач, прописанных в должностной инструкции и правильно распределять задачи руководства.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Аллен Дэвид. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности: пер. с англ. - М.: «Вильямс», 2008.

2. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2008.

3. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / 2-е изд. - М.: Питер, 2008.

4. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. - СПб.: Питер, 2009.

5. Аслетт Дон. Как успевать жить и работать / Дон Аслетт, Кэрол Картаино. Пер. с англ. - М.: Астрель, 2008.

6. Берд Поли. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / Поли Берд. Пер. с англ. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2009.

7. Вронский А.И. Как управлять своим временем. - М.: Феникс, 2007.

8. Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент. - СПб.: Питер, 2009.

9. Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2. - М.: Издательский дом «ДМК - пресс», 2008.

10. Диттмер Роберт. Как управлять временем / Пер. с англ. - СПб.: Издательство «ДИЛЯ», 2009.

11. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии. - М.: «Приор-издат», 2008.

12. Дункан Т.М. Ловушки времени. - М.: Эксмо, 2008.

13. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. - СПб.: Питер, 2009.

14. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. - СПб.: Речь, 2009.

15. Кук Маршалл. Эффективный тайм-менеджмент. Феникс, 2007.

16. Лакейн А. Искусство успевать: Перевод Ю. Емельянов, Н. Емельянова. Редактор и корректор А. Медведев. М.: Агентство "ФАИР", 1996, ISBN 5-88641-036-8. OCR: М.Свердлов

17. Лотар Зайверт. Ваше время - в Ваших руках. - М. СмартБук, 2008.

18. МакГи. Тайм-менеджмент. - СПб.: Питер, 2007.

19. Моргенстерн Д. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления временем. - М.: Добрая книга, 2007.

20. Образцова Л. Время - деньги. Как управлять своим временем. - М.: СОВА, 2007.

21. Потапов С.В. Как управлять временем. - М.: Эксмо, 2008.

22. Прентис Стив. Тайм-менеджмент. - М.: Добрая книга, 2007.

23. Самоучитель по тайм-менеджменту: Учебник / Под ред. Ю.Л. Васильченко, З.В. Тараченко, М.Н. Черныш. - СПб.: Питер, 2007.

24. Сидорова С.В. Тайм-менеджмент. - М.: Дашков и К, 2008.

25. Соснина М.А. Личный тайм-менеджмент или как управлять своим временем. - М.: Феникс, 2008.

26. Трейси Брайан. Тайм-менеджмент. Как заставить время работать на вас: перев. с англ. - М.: Добрая книга, 2009.

27. Потапов С.В. Как управлять временем. - М.: Эксмо, 2008.

28. Халан И.С. Управление временем. - М.: Диля, 2009.

Статьи из журналов

29. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент: патруль времени // Справочник по управлению персоналом. - 2007.- № 1.

30. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент в корпоративной культуре // Справочник по управлению персоналом. - 2008.- № 2.

31. Герасимов Н.Н. Тайм-менеджмент // Главбух. - 2007.- № 10.

32. Лачинина Т. Формирование команды в управление проектами // Финансовая газета. - 2009. - № 17.

33. Лукашенко М.А. Эффективное обучение тайм-менеджменту: формы и технологии // Управление персоналом. - 2006.- № 17.

34. Михайлов О.Б. Секреты тайм-менеджмента или практика управления временем // Бюджетный учет. - 2007.- № 10.

Размещено на Allbest.ru