Беларуская мова, прафесійная лексіка

ЛЕКЦЫЯ 14. Асаблівасці афіцыйна-справавога стылю

1.Агульная характарыстыка.

2.Паняцці “дакумент” і “службовы дакумент”. Функцыі дакументаў.

3.Лексіка-граматычныя асаблівасці і стандартызаванасць мовы афіцыйна-справавога стылю.

4.Спосабы выкладання матэрыялу ў дакуменце. Рубрыкацыя.

Асноўныя паняцці: дакумент, службовы дакумент.

1. Агульная характарыстыка

Афіцыйна-справавы стыль абслугоўвае афіцыйна-справавую, канцылярскую, юрыдычную, дыпламатычную сферы грамадскай дзейнасці чалавека. Рэалізуецца ён у дзяржаўных дакументах, указах, дагаворах, законах і кодэксах, актах, даверанасцях, пратаколах, аб'явах, заявах, справаздачах, канвенцыях, дэкларацыях, камюніке і інш. Вылучаюць падстылі: заканадаўчы, адміністрацыйна-канцылярскі, дыпламатычны. Функцыянуе афіцыйна-дзелавы стыль у пісьмовай форме, таму асабліва важна, каб не было двухсэнсоўных і расплывістых фармулёвак. Галоўнае ў мове афіцыйных дакументаў - паслядоўнасць і дакладнасць выкладу фактаў, аб'ектыўнасць ацэнак; афіцыйны тон; спецыфічная стандартнасць мовы; адсутнасць экспрэсіўна - эмацыянальнай лексікі. Прыклад.

У вышэйшыя навучальныя ўстановы Беларусі прымаюцца грамадзяне РБ, замежныя грамадзяне, якія пражываюць у Беларусі і маюць сярэднюю адукацыю: на дзённае навучанне ва ўзросце да 35 гадоў, на навучанне без адрыву ад вытворчасці - без абмежавання ва ўзросце.

2. Паняцці “дакумент” і “службовы дакумент”. Функцыі дакументаў

Што ж такое дакумент, службовы дакумент?

Слова “дакумент”лацінскага паходжання і абазначае `пасведчанне, спосаб доказу'. Дакумент - гэта матэрыяльны аб'ект з замацаванай ў ім інфармацыяй для перадачы яе ў часе і прасторы. Дакумент выступае адначасова і як прадмет працы кіраўніка, і як яго вынік.

ЦІКАВА ВЕДАЦЬ: у “Слоўніку рускай мовы” Ожагава С. І. чытаем:

Дакумент

Справавая папера, якая пацвярджае які-небудзь факт ці права на што-небудзь.

Тое, што афіцыйна пацвярджае асобу прад'яўніка (пашпарт і інш.).

Пісьмовае пасведчанне (сведчанне) аб чым-небудзь.

Функцыі дакумента:

- інфармацыйная (фіксуюцца факты, падзеі разумовай і практычнай дзейнасці чалавека);

- арганізацыйная (забяспечваецца ўздзеянне на калектыў для арганізацыі і каардынацыі іх дзейнасці);

- камунікатыўная (забяспечваюцца знешнія сувязі прадпрыемстваў і арганізацый);

- юрыдычная (змест дакумента выкарыстоўваецца ў якасці доказу пры разглядзе спрэчных пытанняў), шэраг дакументаў першапачаткова надзелены юрыдычнай функцыяй - гэта дагаворная дакументацыя, натарыяльна завераныя дакументы;

- выхаваўчая (дакумет дысцыплінуе выканаўцу, патрабуе павышанага ўзроўню адукацыйнай падрыхтоўкі).

Любы дакумент функцыянуе сумесна з іншымі дакументамі. Сукупнасць узаемазвязаных дакументаў, якія выкарыстоўваюцца ў пэўнай сферы чалавечай дзейнасці, называецца сістэмай дакументацыі.

ЦІКАВА ВЕДАЦЬ: Дакументы вылучаюць па відах дзейнасці (планавыя, навукова-тэхнічныя, праектна-каштарысныя і г. д.); па спосабе фіксацыі інфармацыі (пісьмовыя, графічныя, кіна-фота-фонадакументы); па месцы складання (для рашэня знешніх і ўнутраных пытанняў); па ступені галоснасці (сакрэтныя, зусім сакрэтныя, адкрытыя); па юрыдычнай сіле (сапраўдныя і фальшывыя); па тэрмінах выканання (тэрміновыя і нетэрміновыя); па стадыях падрыхтоўкі (чарнавыя і арыгінал); па тэрмінах захоўвання (пастаяннага і часовага захоўвання).

Кожны дакумент патрабуе дакладнасці, лагічнасці выкладу, адназначнасці. Пэўныя дакументы маюць устойлівую форму размяшчэння матэрыялу, напрыклад, заява, пратакол,; для іншых выкарыстоўваюцца гатовыя бланкі і нават кнігі, напрыклад, ордэры, пасведчанні рознага тыпу, бухгалтарскія кнігі. Усе віды афіцыйна-справавых тэкстаў характарызуюцца прысутнасцю своеасаблівай лексікі, марфалогіі, сінтаксісу.

Тэксты афіцыйна-справавога стылю адрозніваюцца уніфікацыяй і стандартызаванасцю мовы. Сутнасць уніфікацыі заключаецца ў скарачэнні неапраўданай разнастайнасці дакументаў, прывядзенні іх да аднастайных форм, структуры, моўных канструкцый. Сутнасць стандартызаванасці заключаецца ва ўзвядзенні ў норму, абавязковую для прымянення, аптымальных правіл і патрабаванняў па распрацоўцы і афармленні дакументаў. Вынікі распрацоўкі афармляюцца ў выглядзе міждзяржаўных, дзяржаўных, галіновых стандартаў, а таксама стандартаў арганізацый, устаноў.

3. Лексіка-граматычныя асаблівасці і стандартызаванасць мовы афіцыйна-справавога стылю

Лексіка тэкстаў афіцыйна-справавога стылю адрозніваецца шырокім выкарыстаннем стандартных лексічных сродкаў, так званых канцылярскіх штампаў, напрыклад: адзначаны наступныя недахопы, за справаздачны перыяд, прымаючы пад увагу, у канструктыўных абставінах, прыцягнуць да адказнасці, паслухаўшы і абмеркаваўшы і г. д. Да тэрміналогіі афіцыйнага стылю адносяцца словы, што абазначаюць асоб (ісцец, кватэраўладальнік, наймальнік), назвы дакументаў (распараджэнне, тэлефанаграма, загад, пратакол, даведка), часткі дакумента (парадак дня, слухалі, згодны, у загад, дадатак). У тэкстах афіцыйна-справавога стылю шырока ўжываюцца іменныя часціны мовы, а сярод іх аддзеяслоўныя назоўнікі (пашырэнне, прыцягненне, узгадненне, знаходжанне, пазбаўленне, пастанова), назоўнікі для абазначэння пасад, званняў, провішчы (доктар навук, прафесар, член-карэспандэнт). Прыметнікі ўжываюцца ў асноўным адносныя (экалагічная, навакольнае, чарговае, рэспубліканскі і г. д.). Шырока ўжываюцца прэдыкатыўныя словы (трэба, можна, нельга, неабходна). Асаблівае месца займае дзеяслоў. Форма інфінітыва выступае ў значэнні неабходнасці звычайна пасля слоў “загадваю, пастанаўляе, патрэбна, неабходна”. Напрыклад:

Ваеннаслужачы павінен цвёрда ведаць, умела і добрасумленна выконваць патрабаванні воінскага статута і свае абавязкі…

Загадваю прызначыць на пасаду намесніка…

Формы інфінітываў больш ужываюцца ў загадах, менш - у дагаворах. Іншы раз сустракаецца інфінітыў са значэннем сцвярджальнасці, напрыклад:

Адобрыць ініцыятыву калектыву працоўных…

Акрамя інфінітыва, ужываюцца асабовыя формы дзеясловаў і кароткія формы дзеепрыметнікаў у значэнні `неабходнасць', `загад', `прадпісанне': прад'яўляюцца, аказваюць, патрабуюць, прашу, заяўляем; адзначана, зацверджана.

У афіцыйна-справавым стылі выкарыстоўваюцца састаўныя злучнікі: у выніку чаго, для таго каб, з прычыны таго што; прыназоўнікі: з мэтай, у сувязі, на працягу, у выніку, за выключэннем. Сінтаксіс тэкстаў кніжны, неэмацыянальны. Сказы поўныя, апавядальныя, як правіла, двухсастаўныя. З аднасастаўных вылучаюцца інфінітыўныя сказы, пэўна-асабовыя. Парадак слоў прамы. Простая мова, як правіла, адсутнічае (за выключэннем судовага пратакола), адсутнічаюць таксама мадальныя словы (пабочныя); безумоўна, могуць ужывацца простыя ўскладненыя сказы; складаныя сказы. Прыклад:

Артыкул 5. Абарона моў.

Усякія прывілеі ці абмежаванне правоў асобы па моўных прыкметах недапушчальныя. Публічная знявага, ганьбаванне дзяржаўнай і іншай мовы, стварэнне перашкод і абмежаванняў у карыстанні імі, пропаведзь варожасці на моўнай глебе цягнуць устаноўленую законам адказнасць (з Закона аб мовах у РБ). - Сказ просты, апавядальны, двухсастаўны, ускладнены аднароднымі дзейнікамі.

4. Спосабы выкладання матэрыялу ў дакуменце. Рубрыкацыя

У тэкстах афіцыйна-справавога стылю выкладанне матэрыялу (інфармацыі) неаднолькавае. Зыходзячы з таго, якая мэтавая ўстаноўка, то і спосабы падачы інфармацыі розныя:

- канстатацыя ўжываецца, калі неабходна данесці нейкія канкрэтныя факты (акты, тлумачальныя запіскі і г.д.);

- паведамленне ужываецца, калі неабходна папярэдзіць, пацвердзіць, выказаць просьбу, інфармаваць, запрасіць (даведкі, зводкі, тэлеграмы і г. д.);

- апісанне ўжываецца ў арганізацыйных дакументах з апісаннем праў, абавязкаў (статуты, палажэнні, інструкцыі).

Рубрыкацыя - гэта размеркаванне матэрыялу па рубрыках, г. зн. па раздзелах службовага дакумента, па асобных графах. Рубрыкацыя дакумента ажыццяўляецца ў залежнасці ад яго віду (гэта пратакол, загад, заява і г. д.), таму і суразмернасць частак розная. Яна ўключае назву дакумента, каму адрасуецца (адрасат), хто падрыхтаваў дакумент (адрасант), тэкст, дата падрыхтоўкі і подпіс. Большая па сваіх памерах графа “тэкст”.

ЛЕКЦЫЯ 15. Групы афіцыйна-справавых дакументаў

1.Групы афіцыйна-справавых дакументаў.

2.Віды запісу тэкстаў (лінейны, трафарэт, табліца, анкета).

3.Паняцце рэквізіту, фармуляра, бланка.

4.Правілы афармлення дакументаў.

Асноўныя паняцці: трафарэт, анкета, табліца, рэквізіт, фармуляр, бланк.

1. Групы афіцыйна-справавых дакументаў.

Існуе наступная класіфікацыя афіцыйна-справавых дакументаў па сваім функцыянальным прызначэнні:

асабістыя (заява, аўтабіяграфія, даручэнне, распіска);

распарадчыя (загад, пастанова, распараджэнне);

фінансавыя і ўліковыя (бухгалтарскі баланс, пенсійнае даручэнне, справаздачы аб прыбытках і ўбытках, плацёжныя даручэнні, справаздача аб выдатках, акты рэвізіі касы, квітанцыі);

адміністрацыйна-арганізацыйныя (план, кантракт, справаздача, дамова);

інфармацыйна-даведачныя (даведка, дакладная запіска, службовая і тлумачальная запіска, акт, тэлефанаграма, факс, пратакол);

арганізацыйныя (статут, палажэнне, інструкцыя, штатны расклад);

справавыя лісты (пісьмы, карэспандэнцыя).

2. Віды запісу тэкстаў (лінейны, трафарэт, табліца, анкета)

Як адзначалася раней, тэкст службовага дакумента адрозніваецца лаканічнасцю перадачы інфармацыі, стандартызаванасцю і уніфікацыяй. Па ступені уніфікацыі адрозніваюць віды запісу тэкстаў:

лінейны; у лінейным запісе афармляюцца палажэнні, статуты, правілы; тэкст афармляецца ў радкі, саблюдаюцца абзацы, магчыма, вылучыць раздзелы, главы;

трафарэт; трафарэтныя дакументы маюць зараней надрукаваны тэкст з прабеламі, якія запаўняюцца пры канчатковым афармленні ў залежнасці ад канкрэтнай сітуацыі (афармленне заявы, некаторых загадаў);

анкета; гэта спосаб запісу тэксту, калі пастаянная інфармацыя размяшчаецца ў левай частцы ліста, радкамі адзін пад другім у форме назоўнікаў у назоўным склоне, а пераменная інфармацыя ўносіцца ў дакумент у працэсе яго састаўлення ў правай частцы ліста; анкетным запісам змадэліраваны загады па прыёму на працу, пераводу на новае месца працы, па звальненні, кадравыя дакладныя і тлумачальныя запіскі;

табліца; тэкст, прадстаўлены ў выглядзе табліцы, валодае вялікай інфармацыйнай ёмістасцю, дазваляе строга класіфікаваць інфармацыю і суміраваць аналагічныя дадзеныя; пастаянная інфармацыя размешчана ў загалоўках граф ( радкоў), а пераменная (у лічбавым ці слоўным выражэнні) - на перасячэнні адпаведных граф і радкоў; у таблічнай форме афармляецца штатны расклад, графік адпачынку і г. д.

3. Паняцце рэквізіту, фармуляра, бланка

Сукупнасць замацаваных на лісце паперы пэўнага фармату інфармацыйных элементаў дакумента называецца фармулярам. Два асноўныя фарматы дакументаў - А-4, А-5. Фармуляр мае 3 зоны: службовае поле дакумента, поле для размяшчэння вуглавога (падоўжнага) штампа і рабочае поле дакумента. Службовае поле - гэта частка плошчы фармата, прызначанае для палёў дакумента і замацавання яго для захоўвання. Левы верхні вугал - поле для размяшчэння штампа. Астатняя частка фармуляра - рабочае поле. Плошча фармата запаўняецца інфармацыйнымі элементамі дакумента, г. зн. рэквізітамі. Адрозніваюць рэквізіты пастаянныя і пераменныя. Пастаянныя рэквізіты паўтараюцца ва ўсіх дакументах дадзенай назвы (дадзенай групы). Пераменныя - наносяцца непасрэдна пры падрыхтоўцы канкрэтнага дакумента. Пастаянныя рэквізіты: герб, таварны знак, код арганізацыі, назва арганізацыі, даведачныя дадзеныя аб арганізацыі, рахунак, назва дакумента. Пераменныя: дата, рэгістрацыйны нумар, адрасат, рэзалюцыя, тэкст дакумента, пячатка, адзнака аб паступленні дакумента ў арганізацыю.

Бланкам дакумента называюць ліст паперы дазволенага фармату з нанесенымі на ім пастаяннымі рэквізітамі. Прымяненне бланкаў скарачае працаёмістасць складання дакументаў, павышае эстэтычны бок яго афармлення. Бланкі дапускаецца рыхтаваць тыпаграфскім спосабам ці з дапамогай сродкаў размнажальнай тэхнікі. Для арганізацыі, яе структурнага падраздзялення, службовай асобы ўстанаўліваюць наступныя віды бланкаў:

агульны бланк выкарыстоўваецца для афармлення любых відаў дакументаў, акрамя пісем; ён уключае рэквізіты: герб, назву арганізацыі;

бланк пісьма ўключае герб, эмблему арганізацыі, код арганізацыі, даведачныя дадзеныя аб арганізацыі;

бланк канкрэтнага віду дакумента ўключае герб, эмблему, код формы дакумента, назву арганізацыі, назву дакумента, месца і дату складання..

4. Правілы афармлення дакументаў

Кожная група афіцыйна-справавых дакументаў мае свае асаблівыя (спецыфічныя) правілы афармлення. Але існуюць і агульныя правілы, сярод якіх можна вылучыць наступныя пункты: фармат паперы, памеры палёў (левае -20 - 35 мм, верхняе - не менш за 20, правае і ніжняе - не менш за 10 мм), нумарацыя старонак, афармленне дат, напісанне лічбаў, напісанне фізічных велічынь, напісанне матэматычных формул, скарачэнне слоў, афармленне знакаў прыпынку і сімвалаў. Фармат паперы А-4, А-5 выкарыстоўваецца пры напісанні загадаў, пісьмаў, іншых распарадчых дакументаў; А-3 - для вялікіх табліц, схем. Прымяненне стандартных фарматаў у справаводстве забяспечвае эканомію паперы, дае магчымасць выкарыстаць сродкі механізацыі і аўтаматызацыі пры складанні і апрацоўцы дакументаў. Нумаруюцца ўсе старонкі, акрамя першай. Нумар старонкі наносіцца на верхнім полі, пасярэдзіне, на адлегласці не менш як 10 мм ад верхняга абрэзу. Нумар старонкі пішацца арабскімі лічбамі без знакаў прыпынку і без указання слова “ старонка” і розных скарачэнняў, тыпу: “стар.”, “с.”, “ст.” і працяжнікаў.

Даты можна афармляць лічбавым і слоўна-лічбавым спосабам:

лічбавы - 01. 09. 2000;

слоўна-лічбавы - 01 верасня 2000 года (ці 01 верасня 2000 г.);

працяглы перыяд часу афармляецца - 1990 - 1995; справаздачны перыяд - 1999/2000 год; у вялікіх архівах дапускаецца такі запіс: 2000.09.01 (год, месяц, чысло).

У дакументах дапускаюцца агульнапрынятыя скарачэнні: горад - г.; сяло - с.; пасёлак - п.; таварыш - т.; прафесар - праф.; дацэнт - дац.; начальнік - нач.; пункт 3 - п. 3; падпункт 1.1 - падп. 1.1; малюнак 5 - мал. 5; раздзел 2 - раздз. 2; тысяча рублей - тыс. р.; мільён рублей - млн.р.; міністэрства - м-ва; завод - з-д; раён - р-н; колькасць - к-ць; чалавека-гадзіна - чал.-гадз.; ПК - персанальны камп'ютэр; РБ; НДІ; і гэтак далей - і г. д.; і таму падобнае - і т. п.; і іншыя - і інш.; такім чынам - т. ч.

У дакументах сустракаюцца шматзначныя лічбы, дробы, літарна-лічбавыя і слоўна-лічбавыя спалучэнні. Афармленне іх наступнае:

14 287 624 - лічбы групуюцца;

ІЛ-18;

дробы 1/2, 3/4 - запіс праз нахіленую рыску;

нумар тэлефона - 23 03 23;

адрас - вул. В. Садовая, д. 69а (д. 27/2);

парадкавыя лічэбнікі - 8 Сакавіка, 3-е пытанне, 21-е стагоддзе.

Усе меры даўжыні, плошчы і іншыя фізічныя велічыні прыводзяцца скарочана: 10 т, 15м, 90%, 1000 кг, 36, 6 С, - 10 С, 20 м/с (ці 20 метраў у секунду). Матэматычныя формулы у дакументах аддзяляюцца ад тэксту зверху і знізу адлегласцю ў тры інтэрвалы. Калі некалькі формул, то іх трэба нумараваць арабскімі лічбамі: (2), (9), (1.3), (6.5), дзе 1,6 - абазначэнне нумару раздзела (главы), 3,5 - нумары формул у іх. Ёсць выпадкі, калі спасылаюцца ў дакуменце на формулу, тады афармленне наступнае: згодна з формулай (4); у адпаведнасці з формулай (2.5). Знакі прыпынку ўжываюцца разнастайныя: коска, кропка, кропка з коскай, пытальнік, клічнік. Працяжнік можа ўжывацца як дэфіс, як знак пераносу і ў якасці замены слова “ёсць”: сацыяльна-палітычныя метады, дэмакратыя - шлях да прагрэсу. У дакументах, дзе словы паўтараюцца і запісваюцца ў слупок, іх можна замяніць двухкоссем і словамі “тое ж”:

Кастрычніцкі раён…

ЛЕКЦЫЯ 16. СПРАВАВЫЯ ЛІСТЫ

1.Групы справавых лістоў па функцыянальным прызначэнні.

2.Кароткая характарыстыка зместу справавых лістоў.

3.Справавыя лісты паводле аспектаў.

Асноўныя паняцці: карэспандэнцыя, камерцыйны, аферта, рэкламацыя, акцэпт.

1. Групы справавых лістоў па функцыянальным прызначэнні.

Справавы ліст (сінонімы: службовае пісьмо, службовы ліст) - гэта агульнапрынятая назва вялікай колькасці інфармацыйна-даведачных дакументаў, якія выкарыстоўваюцца для рашэння бягучых задач кіравання. Асноўная прыкмета, па якой лісты вылучаюць у асобную групу дакументаў, з'яўляецца перасылка іх па пошце. Па функцыянальным прызначэнні справавыя лісты бываюць:

лісты, якія патрабуюць адказу (ліст-запыт, ліст-просьба, ліст-прапанова);

лісты, якія не патрабуюць адказу (ліст-папярэджанне, ліст-напамін, ліст-запрашэнне, суправаджальны ліст).

З другога боку, справавыя лісты могуць быць ініцыятыўныя, якія пасылае арганізацыя, прадпрыемства і г. д. (ініцыіруе); пісьмы-адказы, якія рыхтуе і адпраўляе ініцыіруючаму боку арганізацыя-партнёр (або кліент). Да ініцыятыўных лістоў адносяцца лісты-запыты, лісты-просьбы, лісты-прапановы, лісты-напаміны. Лісты-адказы ўключаюць пісьмы-пацвярджэнні, лісты-паведамленні, лісты-запрашэнні, суправаджальныя і гарантыйныя лісты.

2. Кароткая характарыстыка зместу справавых лістоў

Разгледзім справавыя лісты больш падрабязна па іх прызначэнні.

1.Лісты-просьбы выкладаюць якую-небудзь просьбу, вельмі коратка і з павагай падкрэсліваюць зацікаўленасць арганізацыі ў яе хуткім выкананні, зараней выражаючы падзяку за намаганні ў яе выкананні.

2.Лісты-прапановы (аферты) - гэта пісьмовыя прапановы адной асобы (аферэнта) іншай асобе (акцэптанту) , якая выражае жаданне заключыць з ім дамову (дагавор). Аферта мае пэўны, указаны тэрмін дзеяння.

3.Лісты-запыты ўжываюцца, калі пакупнік звяртаецца да прадаўца, імпарцёра, эксперта з просьбай даць падрабязную інфармацыю аб тавары ці паслугах.

4.Суправаджальныя лісты складаюць пры адпраўцы адрасату якіх-небудзь дакументаў ці матэрыяльных каштоўнасцей. Такія пісьмы ўтрымліваюць дадатковую інфармацыю аб прыкладаемых дакументах. Суправаджальнае пісьмо з'яўляецца і сродкам кантролю за рухам дакументаў і матэрыяльных каштоўнасцей.

5.Лісты-напаміны накіроўваюць у тых выпадках, калі не ўдаецца з дапамогай тэлефонных перагавораў ці асабістых кантактаў атрымаць неабходны вынік. У лістах утрымліваецца не толькі напамін аб выкананні ўзятых абавязкаў, але і гаворыцца аб магчымых мерах, якія будуць прыняты пры іх невыкананні.

6.Лісты-пацвярджэнні высылаюцца для пацвярджэння атрыманых дакументаў ці матэрыяльных каштоўнасцей. Іншы раз у іх прыводзіцца спіс дакументаў і матэрыяльных каштоўнасцей.

7.Гарантыйныя пісьмы накіроўваюцца з мэтай пацвярджэння дадзеных раней абавязкаў ці агавораных умоў. Гарантаваць могуць якасць працы, тэрміны выканання заказаў, аплата тавараў, паслуг, арэндуемых памяшканняў.

8.Лісты-паведамленні ўжываюцца, калі неабходна аб чым-небудзь паведаміць ці зацвердзіць.

9.Лісты-запрашэнні могуць адрасавацца індывідуальнаму ці калектыўнаму адрасату. Пры вялікай колькасці адрасатаў мэтазгодна выкарыстоўваць зробленыя тыпаграфскім спосабам трафарэты, у якіх запаўняюцца ад рукі прозвішча, імя, імя па бацьку запрошанага, час і дзень падзеі, на якую запрашаецца адрасат.

3. Справавыя лісты паводле аспектаў

Справавыя лісты паводле аспектаў, г. зн. розных бакоў абслугоўвання кіраўнічай дзейнасці дзеляць на:

камерцыйную карэспандэнцыю (пісьмы);

справавую карэспандэнцыю.

Камерцыйны `гандлёвы, не ваенны' (слоўнік Ожагава С. І.). Камерцыйная карэспандэнцыя складаецца ад імя юрыдычнай асобы пры заключэнні і выкананні камерцыйнага пагаднення. Такім чынам, пагадненні (дагаворы) могуць быць заключаны шляхам абмену лістамі (пісьмамі), тэлеграмамі, факсамі, падпісанымі бокам, які іх пасылае, г. зн. заключэнне дагавору (пагаднення) па перапісцы. Па сваім прызначэнні камерцыйная карэспандэнцыя падзяляецца на тры віды:

1. Ліст-запыт і адказ на яго; запыт можа быць накіраваны на спецыяльным бланку арганізацыі. Калі такога бланка няма, то заказ афармляецца ў форме справавога ліста. Запыт павінен уключаць назву тавара (паслуг), артыкул, нумар мадэлі, цану адзінкі тавару, магчымую скідку, падатак на продаж, цану за партыю, від разліку (чэк, наяўны, безнаяўны), апісанне тавару, спосаб транспарціроўкі, адрас адпраўкі, подпіс адказнай асобы.

2. Аферта (прапанова) і адказ на яе (акцэпт) - пісьмовая згода аб пастаўцы партыі тавару на абгавораных умовах.

3. Рэкламацыя і адказ на яе. Рэкламацыя - камерцыйны дакумент, які ўяўляе сабой прад'яўленне прэтэнзій да боку, што парушыла прынятыя на сябе абавязкі, і патрабаванні аплаціць страты.

Справавая карэспандэнцыя абслугоўвае ўпраўленчы працэс (дзейнасць): адміністрацыйную дзейнасць, планаванне, кантроль, камунікатыўна-рэгулюючую дзейнасць. Не ўключае гандлёвыя сувязі. Выкарыстоўваюцца лісты гарантыйныя, цыркулярныя (высылаюцца вышэйшымі арганізацыямі падначаленым прадпрыемствам, арганізацыям з мэтай данесці пэўныя звесткі, устаноўкі, інструкцыі), запрашэнні, пацвярджэнні і інш.

Справавая і камерцыйная карэспандэнцыя абслугоўвае таксама знешнеэканамічныя сувязі. Пры агульнай тэндэнцыі да уніфікацыі форм карэспандэнцыі ўсё ж наглядаецца шмат адрозненняў у фармуляры дакумента і саставу рэквізіту. Так, у англійскім фармуляры - 12 рэквізітаў, у нямецкім - 15).

ЛЕКЦЫЯ 17. Справавая карэспандэнцыя

1.Патрабаванні да афармлення справавых лістоў. Кампазіцыя.

2.Моўнае афармленне.

3.Маўленчы этыкет справавых лістоў.

Асноўныя паняцці: спалучальнасць слоў, этыкет у справавой карэспандэнцыі.

1. Патрабаванні да афармлення справавых лістоў. Кампазіцыя

Разгледзім падрабязна справавую карэспандэнцыю з боку кампазіцыі, моўнага афармлення. Паўторым, што справавы ліст - адзін з асноўных спосабаў афіцыйнай сувязі паміж арганізацыямі, фірмамі, інафірмамі і асобнымі грамадзянамі. Таму ліст павінен складацца на аснове і ў адпаведнасці са стандартам. Ліст афармляецца на бланку для пісьмаў і ўключае наступныя часткі:

назва арганізацыі;

паштовы адрас;

камунікацыйныя і камерцыйныя дадзеныя;

дата, індэкс;

спасылкі на індэкс і дату ўваходзячага дакумента;

загаловак тэксту, тэкст;

подпіс, прозвішча.

Тэкст пісьма павінен складацца з дзвюх лагічна звязаных частак. У першай частцы ўказваюцца факты, падзеі, прычыны, якія паслужылі асновай для напісання ліста, а таксама прыводзяцца спасылкі на дакументы, у якіх гэтыя факты і прычыны выкладзены. У другой частцы змешчаны вывады, прапановы, просьбы, рашэнні, заключэнні.

Пісьмо павінна быць прысвечана аднаму пытанню. У выпадку звароту ў адну арганізацыю па некалькіх пытаннях, рэкамендуецца складаць некалькі пісем; гэта дае магчымасць павысіць аператыўнасць падрыхтоўкі і апрацоўкі дакументаў.

2. Моўнае афармленне

Справавыя лісты маюць сваё асаблівае моўнае афармленне У іх выкарыстоўваюцца правераныя практыкай канструкцыі фраз, таму асоба, якая займаецца складаннем (напісаннем) справавога ліста, павінна ведаць і выкарыстоўваць ужо вядомыя мадэлі. Першае, аб чым нельга забывацца, - гэта ветлівы зварот:

Паважаны пан дырэктар!

Шаноўны спадар Іван Пятровіч! - гэта першая канструкцыя - зваротак.

Наступныя фразы з'яўляюцца распаўсюджаным “стандартным” пачаткам тэксту:

Хацелася б нагадаць Вам, што ………..

Даводзім да Вашага ведама, што ……..

Нагадваем, што ………….

Паведамляем, што …………

Калі аўтар - асоба юрыдычная, то дзеянні перадаюцца ад 3-яй асобы адзіночнага ліку або ад 3-яй асобы множнага ліку:

Просім ………

Пацвярджаем ………….

Кааператыў гарантуе ……………

Савет дырэктараў, адміністрацыя настойліва просяць ……………..

Калі аўтар - асоба фізічная, то дзеянні перадаюцца ад 1-ай асобы адзіночнага ліку:

Прашу ……….

Папярэджваю …………

У якасці заключных могуць быць выкарыстаны фразы:

Настойліва просім ………….

Просім прабачыць нам за затрымку з адказам …………………

Разлічваем, што нашы заўвагі будуць улічаны …………………………

Просім Вас не затрымліваць адказ ………

Падагуліўшы, можна сказаць, што ў тэксце справавога ліста большую колькасць слоў складаюць дзеясловы і аддзеяслоўныя назоўнікі: разлічваць, нагадваць, паведамляць, прасіць, даводзіць, пацвярджаць; заканчэнне, пагашэнне, выплата, затрымка, выкананне, пастаўка і г. д. Незакончанае трыванне дзеясловаў і аддзеяслоўныя назоўнікі падкрэсліваюць дынамічны стан, патрабуючы завяршэння дзеяння. Сказы часта ўжываюцца аднасастаўныя:

Хацелася б нагадаць аб заканчэнні тэрміну выплаты ……

Падбор слоў у сказах павінен адпавядаць патрабаванням спалучальнасці іх паміж сабой. Напрыклад:

ініцыятыва - браць на сябе..; выступаць з..; падтрымліваць.. ; праяўляць..; стрымліваць..; уступаць..;

кіраўніцтва - браць на сябе..; ажыццяўляць..; умацоўваць..; адмяжоўвацца ад ..; ускласці..;

падатак - плаціць...; зніжаць..; скарачаць..; збіраць..; спаганяць..; сыскваць..;

абавязкі - ускласці..; выконваць..; несці..; вызваляцца.; размяркоўваць.

Аналіз моўнага боку тэкстаў службовых лістоў выявіў некаторыя цяжкасці ў выкарыстанні граматычных форм і лексем. Сярод лексічных памылак можна вылучыць наступныя:

свабодная вакансія - слова “вакансія” ўжо мае значэнне `свабоднае месца'; будзе правільна ўжыць “вакансія”;

адыгрывае значэнне - правільна “мае значэнне”;

мае ролю - правільна “ адыгрывае ролю”;

эфектны спосаб - правільна “эфектыўны спосаб”;

асабовы ўдзел - правільна “асабісты ўдзел”;

асабісты склад - правільна “асабовы склад”.

Цяжкасці ў выкарыстанні некаторых граматычных форм наступныя, напрыклад:

дзякуючы (каму? чаму?) - прыназоўнік ужываецца з назоўнікам Давальнага склону: дзякуючы намаганням;

па загаду - канчатак -у , калі прыназоўнік па ў спалучэнні з назоўнікам адпавядае значэнню слоў “паводле, адпаведна”: па плану, па сігналу;

- у адпаведнасці (з чым?) - спалучаецца з формай назоўніка Творнага склону: у адпаведнасці з законам;

- адпаведна (чаму?) - спалучаецца з формай назоўніка Давальнага склону: адпаведна загаду, закону;

- згодна (з чым?) - спалучаецца з формай Творнага склону: згодна з законам;

- паводле (чаго?) - спалучаецца з формай Роднага склону: паводле інструкцыі;

- больш за - простая форма прыслоўя вышэйшай ступені параўнання ўжываецца з прыназоўнікам за: больш за месяц выканана… ;

- інфармацыя (аб чым?) - залежнае слова ўжываецца ў Месным склоне: інфармацыя аб пастаўках…;

- канферэнцыя (па чым?) - залежнае слова мае форму Меснага склону: канферэнцыя аб навуковых дасягненнях;

- вопіс (чаго?) - залежнае слова мае форму Роднага склону: вопіс матэрыяльных каштоўнасцей;

- распіска ( у чым?) - залежнае слова знаходзіцца ў форме Меснага склону: распіска ў атрыманні грошай;

- пасяджэнне, нарада (аб чым?) - залежнае слова стаіць у Месным склоне: нарада па праекце, аб укараненні;

- загадчык (чаго?) - залежнае слова мае форму Роднага склону: загадчык аддзела;

- два, тры, чатыры - пры гэтых лічэбніках залежныя словы маюць форму Назоўнага склону множнага ліку: тры бланкі, чатыры пісьмы;

- канчатак -у;- ю у Родным склоне адзіночнага ліку назоўнікаў 2-ога скланення мужчынскага роду, што абазначаюць абстрактныя паняцці, рэчыўныя, палітычныя плыні і вучэнні; канчатак -а;-я у Родным склоне адзіночнага ліку назоўнікаў 2-ога скланення мужчынскага роду, што абазначаюць адзінкі вымярэння, установы, арганізацыі, адушаўлёныя прадметы, геаграфічныя паняцці: літра, ампера, завода, банка, горада, дырэктара і г. д.

3. Маўленчы этыкет справавых лістоў

Як і ў вусным маўленні, у справавых лістах павінен падтрымлівацца этыкет. Што ён уключае? Не трэба забываць, што ў лісце павінны быць ужыты словы, што выражаюць пашану да адрасата: шаноўны, паважаны і г. д. Калі імя замяняецца займеннікам, то ён пішацца з вялікай літары, напрыклад:

Загадзя ўдзячны Вам за……;

Дзякуем Вам за…………..;

Запрашаем Вас ……… .

Таксама ўжываюцца дзеясловы са станоўчым значэннем, дзеясловы ветлівасці: дзякуем, прабачце, гарантуем, спадзяемся, будзем задаволены.

Саблюдаючы ўсе патрабаванні ў афармленні справавых лістоў( кампазіцыя, моўнае афармленне, маўленчы этыкет), можна разлічваць на поспехі ў працы.

СПІС ЛІТАРАТУРЫ

Басаков М. Я. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов. - 2-е изд., перераб. и допол. - Ростов-на- Дону: Феникс, 2000.

Барлас Л. Г. Русский язык. Стилистика. Пособие для учителей. - М.: Просвещение, 1978.

Беларуская мова. Энцыклапедыя. - Мінск,1994. - С.464.

Бергман А. Браніслаў Тарашкевіч. Часопіс “Роднае слова”, 1992. - № 1. -

С. 69.

Даўгулевіч Н. М. Запазычаная лексіка сферы інфармацыйных тэхналогій// Веснік адукацыі. - 2004. - № 1.

Кузнецов И., Лойко Л. Рефераты, контрольные, курсовые и дипломные работы. /Под ред. проф. А. Макарова. - Мінск, 1998.

Кузнецов И. Рефераты, курсовые и дипломные работы: Методика подготовки и оформления: Учебно-методическое пособие. - 2-изд. - М., 2004.

Ляшчынская В. А. Беларуская мова. Тэрміналагічная лексіка: Вучэбны дапаможнік.- Мінск: РІВШ БДУ, 2001.

Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум, 2-е изд. - Мінск: БГЭУ, 2004.

Руденко Е. Н. Белорусский язык. Профессиональная лексика: Учебное пособие для студентов вузов. - Мінск: Тетрасистемс, 2005.

Словарь иностранных слов. - 14 изд., испр. - М.: Русский язык, 1987.

Сямешка Л. І. Курс беларускай мовы: Падручнік /Л.І.Сямешка, І.Р.Шкраба, З.І.Бадзевіч. - Мінск: Універсітэцкае, 1996.

Цікоцкі М. Я. Стылістыка беларускай мовы. Вучэбны дапаможнік для факультэта журналістыкі. - 2-е выд., перапрацаванае і дапоўненае. - Мінск: Універсітэцкае, 1995.

Шакун Л. М. Гісторыя беларускага мовазнаўства: Вучэбны дапаможнік. - Мінск: Універсітэцкае, 1995.

Шакун Л.М. Гісторыя беларускай літаратурнай мовы. - Мінск, 1984.

Янкоўскі Ф. М. Беларуская мова, выд. 3-е. - Мінск, 1992.

Яновіч А. “Беларуская граматыка” Браніслава Тарашкевіча// Часопіс “Беларуская мова і літаратура ў школе”. - 1990. - № 9. - С. 16-19.

Размещено на Allbest.ru

...