Нормативно-правовая база деятельности архива организации» (на примере муниципального архивного учреждения "Комсомольский-на-Амуре городской архив")

Размещено на http://www.allbest.ru/

АННОТАЦИЯ

Дипломная работа по теме «Нормативно-правовая база деятельности архива организации» (на примере муниципального архивного учреждения «Комсомольский-на-Амуре городской архив»).

Во введении обоснована актуальность выбора темы, представлена научная разработанность темы, определяются цель исследования и соответствующие ей задачи, а также предмет и объект исследования.

В первой главе рассмотрены история развития законодательства в области архивного дела, дан анализ законодательной и нормативной базе в период дореволюционной России, в советский период и с 1991 г. по настоящее время.

Во второй главе проводится анализ деятельности МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив», значение законов, правил и административных регламентов в деятельности архива.

В третьей главе представлен анализ внутренних локальных документов архива.

В заключении сформированы выводы в соответствии с поставленными задачами.

В списке использованных источников приводятся законодательные акты, а также учебная литература.

В приложениях представлены документы, отражающие архивную деятельность Муниципального архивного учреждения «Комсомольский-на-Амуре городской архив».

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Актуальность данной темы заключается в том, что архивное законодательство понимается как совокупность законодательных и нормативно-правовых актов, принятых государственной властью и регламентирующих архивное дело. Архивное законодательство уже понятия архивного права, которое объединяет в себе наряду с законодательными актами, принятыми высшими органами государственной власти, и так называемые подзаконные ведомственные правила, и инструкции о деятельности архивов и архивных работников.

В своей практической деятельности архивы руководствуются законодательством, приказами и указами министерств и других вышестоящих организаций, Федеральным архивным агентством (Росархивом), правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят архивы организаций. Рациональная и четко организованная регламентация, определяющая архивную деятельность, существенно увеличивает эффективность деятельности муниципальных архивов.

Степень научной разработки темы. Архивам и их нормативно-методической и правовой базе посвящено много работ. В работе Алексеевой Е.В. «Архивоведение» освещаются история законодательной базы в области архивного дела. Изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств. Особо тесно переплетаются история государственного аппарата управления и история становления архивного дела. Анализируются российские законопроекты в дореволюционной России, в советский и постсоветский периоды.

В учебном пособии Кузиной И. Л. Архивное право впервые сделана попытка обобщить материал по проблемам правового обеспечения архивного дела. Рассмотрены общие положения архивного права, сформулированы предмет, методы, объект, субъект и принципы архивного права, даны понятия архивное право и архивное законодательство, изложены особенности правового регулирования общественных отношений в архивном деле. В отдельном разделе рассмотрено формирование и становление отечественного архивного законодательства, начиная с первых попыток законодательного регулирования архивного дела и заканчивая анализом проблем современного архивного законодательства

Целью исследования является анализ нормативно-правовой базы деятельности Муниципального архивного учреждения «Комсомольский-на-Амуре городской архив» (далее - МАУ Комсомольский-на-Амуре городской архив).

Достижение поставленной в исследовании цели предполагает решение следующих задач:

- изучить становление и развитие российского архивного законодательства;

- рассмотреть правовое регулирование архивной деятельности Муниципального архивного учреждения «Комсомольский-на-Амуре городской архив».

- проанализировать внутренние локальные документы МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив» и их применение в работе архива.

Объектом исследования является нормативно-правовая база МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив».

Предметом исследования является использование законодательной, нормативной базы, а также внутренних документов в МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив».

Методологическая основа исследования включает в себя принципы и методы научного анализа.

- Принцип объективности, предполагающий опору на факты в их настоящем смысле, т.е. как развивается нормативно-правовая база архивов.

- Ретроспективный метод, позволяющий выявить актуальность накопленных знаний в области нормативно-методического обеспечения деятельности архива.

- Социологический метод, позволяющий узнать точные данные о МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив», а также использовании законодательных и нормативно-методических документов, использующихся в архиве.

Источниковая база исследования. При проведении исследования были изучены опубликованные и неопубликованные источники.

Группу опубликованных источников составили нормативные документы:

- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004[1];

- Федеральный закон «О внесении измененийв Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02 марта 2016 г. № 43-ФЗ [2];

- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ [5];

- Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»от 02.05.2006 № 59-ФЗ (ред. от 03.11.2015) [6];

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях2007 г.[3];

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»2015 г.[4];

- административные регламенты муниципального архива «Комсомольский-на-Амуре городской архив»[9].

К группе неопубликованных источников можно отнести:

- устав МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив»[8];

- положение об экспертной комиссии[11];

- положение об экспертно-проверочной комиссии[10];

- номенклатура дел на 2015год[12];

- должностные инструкции работников архива.[13]

Научная новизна исследования определяется выбором темы и введением в оборот новых источников; анализом документов муниципального архива «Комсомольский-на-Амуре городской архив».

Теоретическая значимость исследования, заключается в том, что собранный и обобщенный материал дополняет уже имеющиеся данные в области нормативно-методического обеспечения архивной деятельности. Практическая значимость состоит в анализе нормативно-правовой базы деятельности МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив».

Структура исследования обусловлена целью и задачами и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, приложений.

Во введении представлена актуальность темы, научная разработанность темы, определяются цель, задачи, объект, предмет, методологическая основа исследования.

Первая глава посвящена теоретическим основам возникновения, зарождения архивного законодательства с Древнерусского государства по настоящее время, а именно дается анализ нормативно-правовому обеспечению архивов, т.е на основании чего строится архивное дело, какие нормативно-правовые документы регулируют архивную деятельность.

Вторая глава посвящена анализу правового регулирования архивной деятельности в Муниципальном архивном учреждении «Комсомольский-на-Амуре городской архив», а именно какую деятельность осуществляет Муниципальное архивное учреждение «Комсомольский-на-Амуре городской архив», а также представлено значение ФЗ «Об архивном деле в РФ» в работе архива, дан анализ административным регламентам, применение Правил 2015 г.

В третьей главе раскрывается сущность внутренних локальных документов, которые используются в МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив».

В заключении сформированы выводы в соответствии с поставленными задачами.

В списке использованных источников приводятся опубликованные и неопубликованные источники, исследования ученых, посвященные архивному законодательству.

1. Становление и развитие российского архивного законодательства

1.1 Российские законопроекты в дореволюционной России

Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление письменности. Письменность у восточных славян возникла задолго до принятия христианства на Руси. Это подтверждают договоры киевских князей с Византией (911, 944, 971 гг.), а также найденные при археологических раскопках предметы быта, на которых имеются надписи кириллицей.

После принятия христианства письменные документы в Древней Руси были явлением довольно распространенным. Различные документы выполняли определенную роль: дипломатические акты - во внешних сношениях с другими государствами, административные акты - в управлении русскими землями, договоры между князьями - в сотрудничестве, совместных военных действиях против врагов, жалованные грамоты на земельные наделы или привилегии закрепляли собственность на землю или право на княжение, сбор оброков и т.д., уведомительные грамоты давались лицам, выезжавшим в другие государства (дипломатам, купцам). Письменность была распространена не только среди лиц правящего класса, но и среди других слоев населения. Об этом свидетельствуют найденные в Новгороде и других древнерусских городах берестяные грамоты XI-XII вв., авторами которых были купцы, ремесленники, горожане, крестьяне.

В истории России крупные политические, социальные и экономические реформы тесно связаны с преобразованиями в области государственного управления и государственного делопроизводства, которое отражает и закрепляет систему управления и изменяется вместе с ней. Все преобразования отражаются в законодательных актах. Становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства. С конца XV в. возникают приказы, совмещавшие в себе централизованное, функционально-территориальное, независимое от феодальной подчиненности управление. В XVI-XVII вв. в приказах отложились крупные комплексы архивных материалов, но в этот период времени архивные документы еще являлись составной частью текущего делопроизводства.

Характерной особенностью приказного делопроизводства было то, что оно во многом опиралось на нормы обычного права, традиции, обычаи, переносимые из поколения в поколение служилыми людьми. Вместе с тем в приказах складывался определенный порядок, выработались технология прохождения документов в органах управления и нормы оформления документации, появились разновидности документов.

Приказное делопроизводство сыграло важную роль в период становления и укрепления русского централизованного государства, однако на следующем этапе развития государства оно значительно изменилось.

В начале XVIII в. в России складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в руках монарха законодательной и исполнительной власти. Приказы и воеводы были заменены возглавляемой Сенатом системой бюрократических учреждений - коллегий, а на местах - губернаторами и другими должностными лицами.

28 февраля 1720 г. Петром I был утвержден Генеральный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. Архивы возникают с образованием государств, с развитием хозяйственной и другой деятельности людей. Но наличие архива еще не означает появление архивного дела. Для архивного дела, как направления деятельности, необходимы, по меньшей мере, три условия: наличие системы архивов, определение состава документов, в них хранящихся, определенный порядок их комплектования. Впервые в России эти условия нашли закрепление в «Генеральном регламенте», что именно с 1720 г. начинается история архивного дела в России. «Генеральный регламент» включил в себя описание всех делопроизводственных процессов от момента получения или создания документа, до его отправки адресату и передачи на хранение. Впервые в законодательстве не только нашли отражение, но и были установлены правила регистрации документов, контроля за сроком исполнения, организации архивного хранения.

Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. Генеральным регламентом устанавливались порядок документирования работы коллегий, правила использования печатей, вводились элементы сохранения государственной тайны. Значительно расширилось число видов и разновидностей документов, появились принципы группировки документов в дела. Генеральным регламентом было впервые введено понятие архивов и определен порядок сдачи в них законченных производством дел. Генеральный регламент законодательно закрепил порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

Специальная глава Регламента (XLIV) была посвящена архивному хранению документов. В ней предусматривалось создание целой системы архивов. В канцеляриях и конторах документы должны были храниться три года, они представляли собой текущие архивы. После этого срока документы, кроме тех, которые оставлялись в канцеляриях для справок (уставы, регламенты, книги), должны были сдаваться актуариусу в архив коллегии.

Коллежское делопроизводство стало тем краеугольным камнем, на котором строилось российское делопроизводство в течение почти двух последующих столетий. Реализация положений Генерального регламента позволила не только решить современные задачи делопроизводства учреждений Российской империи, но и сохранить для потомков архивные документы эпохи. В целом реформы государственного аппарата первой четверти XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.

Указом Сената от 1736 г. предписывалось строить для архивов не только каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, но и подальше от деревянных строений, чтобы исключить опасность возникновения пожара.

Губернская реформа Екатерины II, направленная на реорганизацию местного аппарата управления, практически не изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» лишь законодательно закрепил сложившуюся иерархию не только учреждений, но и их документации.

В XVIII-XIX вв. был создан ряд исторических архивов, хранящих важные документы. Правительство при этом преследовало цель сосредоточить в немногочисленных хранилищах наиболее важные в политическом и экономическом отношении материалы.

В конце XVIII-XIX в. возникли первые ведомственные архивы на местах. Были созданы архивы в Уфимском наместническом правлении, канцелярии оренбургского генерал-губернатора, канцелярии оренбургского гражданского губернатора. В это же время стала возникать сеть архивов административных и судебных учреждений в провинциях, городах и уездах

Во второй половине XIX в. по всей России начали создаваться губернские ученые архивные комиссии. Работа ученых архивных комиссий не финансировалась правительством. Они существовали за счет пожертвований частных лиц, земств, городских дум. Все это негативно отразилось на их работе. Отсутствие законодательной базы для охраны архивных материалов заставляло рассчитывать в основном на благорасположение и «интеллигентное участие» чиновников.

Следующий этап изменений российского государственного делопроизводства наступает в начале XIX в., при Александре I. 25 июня 1811 г. был принят Закон «Общее учреждение министерств». В этом законе устанавливались функции, структура и сферы деятельности министерств. В министерствах была создана единообразная система делопроизводства и канцелярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все «письмоводство».

«Общее учреждение министерств» продолжало оставаться основным законодательным актом, определяющим порядок функционирования министерств и системы делопроизводства вплоть до советского периода отечественной истории. Дореволюционная Россия являлась одним из немногих крупных европейских государств (вместе с Австро-Венгрией), где не была проведена централизация архивного дела.

В 1869 г. известный ученый, архивовед Калачёв Н.В. сформулировал действующие и поныне направления рационально организованной работы архивов. Он предложил разделение архивов на частные, общественные или правительственные, правила отбора документов на хранение и уничтожение, об их классификации и т.д. Организационные вопросы их устройства были сформулированы ученым позднее. Идея централизации нашла выражение в создании в 1873 г. Главной архивной комиссии как органа центрального управления архивами Российской империи и в конституированном положении о центральных исторических архивах.

Именно Союз российских архивных деятелей и приступил к подготовке коренной реформы управления архивным делом в «направлении его централизации». Союз ставил конечной целью «создание авторитетного и полномочного органа по руководству правильной постановкой архивного дела в России, органа, который имел бы общее государственное значение». В частности, был выработан проект закона - прообраз будущего ленинского декрета по архивному делу от 01 июня 1918 г.

Первой попыткой разработки закона об архивах стал проект кандидата в члены совета Союза российских архивных деятелей, начальника архива и библиотеки Священного Синода ЗдравомысловаК.Я. Название проекта «О судьбах архивов упраздненных учреждений и ведомств» говорило само за себя, оно отражало беспокойство за сохранность ликвидированных в результате Февральской революции учреждений, декларировало «неуничтожаемость» архивов и «неоставление» архивов без хозяина, на произвол судьбы.

27 сентября 1917 г. на основании «записки» ЗдравомысловаК.Я. заместителю председателя Союза российских архивных деятелей, директору Государственного и Петроградского архива Министерства иностранных дел князю Н.В. Голицыну совет Союза российских архивных деятелей поручил составление нового законопроекта.

Базируясь на положениях, изложенных в «записке» Здравомыслова К.Я., Голицын Н.В. главное внимание уделил судьбе архивов упраздненных или существенно реформированных учреждений и ведомств. Особое внимание он обратил на сохранность документов архивов в полном составе. «Никакие дела из них не могут быть изъяты или уничтожены чьим-либо распоряжением», - говорилось в проекте закона. При этом подчеркивалось, что роль наблюдателя и арбитра при решении спорных вопросов возлагается на министра народного просвещения.

Министр имел право приостанавливать или санкционировать не предусмотренные существующим законодательством передачи дел из одного архива в другой архив, исходя из соображений лучшей сохранности документов. Хранение дел в центральных ведомственных архивах признавалось более предпочтительным, нежели хранение в архивах учреждений. Что касается архивов, которые «потеряли хозяев», то последние попадали в ведение самого министра. На него возлагалась обязанность временного заведование архивами, пока не будет определено ведомство, которому можно их доверить.

По проекту закона Голицына Н.В. к министру народного просвещения переходили обязанности главного распорядителя архивов «до образования особого управления архивной частью». Такое положение в отношении министра Голицын Н.В. в объяснительной записке к проекту пояснял тем, что это должностное лицо ближе всех стоит к правительству и, в частности, «к вопросам охраны и разработки научных богатств государства».

Союзу российских архивных деятелей в записке отводилась роль консультанта по вопросам архивного дела.

Данный проект не получил практического воплощения, но идеи проекта стали важным шагом в разработке архивной реформы и архивоведческой мысли в целом, так как такие формулы, как сохранность, неделимость архивов, уже тогда были возведены в принципы архивного дела.

Одновременно с созданием Союза российских архивных деятелей в России был разработан еще один законопроект архивной реформы, автором которого был НиневеФ.А.

18 марта 1917 г. НиневеФ.А. направил Временному правительству «Записку об организации архивов в России». Одновременно он обратился к начальнику 1-го отделения Государственной думы Глинке Я.В. с предложением о проведении общего архивного преобразования. В записке и в письме в Думу автор проекта указывал на неупорядоченное состояние российских архивов, хотя «архивный вопрос, - по его мнению, - государственный вопрос, и не последней важности».

Об основных направлениях планируемой реформы, НиневеФ.А. попытался увязать вопрос централизации архивов Морского министерства и Военного ведомства с финансовыми вопросами, отметив, что расходы на архивы при этом не увеличатся, а уменьшатся. Например, концентрация архивов в одном центральном архиве Военного министерства (а их только в Петрограде было более 20, не считая полковых архивов) привела бы к сокращению численности штатов, а, следовательно, и к значительной экономии средств. Ниневе Ф.А. считал, что этот подход необходимо распространить не только на военное, но и на другие министерства. Таким образом, его проект фактически выходил за ведомственные пределы. Документы невоенных ведомств и учреждений он предлагал сосредоточивать не только в общих архивах министерств, но и на местах, в окружных архивах. Начать же реформу Ниневе Ф.А. предлагал с архива Государственной Думы и выражал готовность лично взяться за это дело. Ниневе Ф.А. предлагал позаимствовать французский опыт использования после революции конца XVIII в. свободных дворцовых помещений под архивы и музеи и деления страны на провинциальные архивные округа. К расходам на архивы в провинции он считал необходимым привлечь органы городского самоуправления и другие местные учреждения.

Зная инерцию и консерватизм бюрократического аппарата российского государства, Ниневе рассчитывал обойтись при продвижении своего проекта к статусу закона без комиссий. Создать комиссию он предлагал лишь «при окончательном рассмотрении и одобрении проекта, куда бы вошли опытные, практически подготовленные лица из историков, юристов и строителей-архитекторов». Но, с другой стороны, Ниневе считал, что проект реформы должен базироваться на официальных данных, сбор которых «недоступен для частного лица» и возможен лишь при помощи высших государственных учреждений. Письмо и брошюра были посланы профессору Милюкову П.Н., министру Временного правительства, в марте 1917 года. Однако Ниневе не получил никакого ответа на свои предложения ни от Временного правительства, ни от Думы.

Таким образом, проанализировав правовые акты Российской империи, а также проекты законов о централизации архивного дела в России, необходимо отметить, что царское правительство не выработало единой политики в области реорганизации архивного дела, хотя реформаторы XIX в. создали для этого прочную базу.

В дореволюционной России сложилась огромная сеть архивов. Всего в стране до 1917 г. насчитывалось свыше 120 тыс. правительственных и общественных архивов. Над ними не было единого руководящего органа, они находились в подчинении различных ведомств. Документы передавались из канцелярии в текущие архивы, а оттуда в исторические архивы нерегулярно, задерживаясь на десятилетия. Частновладельческие архивы оставались без правительственного контроля, и их гибель носила массовый характер.

Деятельность созданных на местах ученых архивных комиссий можно охарактеризовать как попытку научной общественности сохранить архивное наследие, однако ряд причин препятствовали этому: во-первых, отсутствие закона об архивах в Российской империи, отсутствие поддержки царского правительства в решении этого вопроса; во-вторых, сложность политической обстановки в России. Как следствие этих причин - отсутствие финансовой базы для создания государственных архивов.

Но, несмотря на очевидные провалы проектов реформирования архивного дела, именно в конце XIX - начале XX в. окончательно сформировалась научно-теоретическая база закона об архивном деле, что в дальнейшем нашло воплощение в декрете 1918 г. Совета Народных Комиссаров РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».

административный регламент архив законодательство

1.2 Особенности советского архивного законодательства

Архивное законодательство практически появилось только в 1918 г., с принятием декрета СНК РСФСР от 01 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». Декрет провозгласил государственную собственность на документы царских и советских учреждений и централизацию управления архивным делом. Все архивы правительственных учреждений ликвидировались как ведомственные учреждения. Хранившиеся в них документы образовали Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ) Советской республики.

Декретом предусматривалось включение в ЕГАФ и документов советских учреждений. Главное управление архивным делом (ГУАД) получало право контроля как за сохранностью документов с момента их образования в делопроизводстве учреждений, так и за соблюдением установленных сроков передачи материалов из учреждений в государственные архивы. Руководство ЕГАФ возлагалось на специальное правительственное учреждение - Главное управление архивным делом (Главархив). Оно входило в Народный комиссариат просвещения (Наркомпрос). Заведующий ГУАД утверждался центральным правительством по представлению народного комиссара просвещения. Заведующий пользовался правами члена коллегии Наркомпроса и являлся представителем ГУАГ при центральном правительстве с правом непосредственного доклада. Этим подчеркивалось значение архивного управления, призванного самостоятельно решать вопросы, имеющие отношение ко всем ведомствам РСФСР.

Декретом от 01 июня 1918 г. закладывалась задача Государственного архивного фонда помогать советским государственным учреждениям использовать опыт прошлого в интересах государственного строительства в настоящем. Декрет предлагал Главархиву установить порядок получения справок из Государственного архивного фонда. Другой задачей ГУАД должно было стать содействие в использовании документальных материалов ГАФ в научном исследовании. В целях лучшего научного использования документов декрет предлагал отдельные части ГАФ объединить по принципу централизации архивного дела.

Конкретных вопросов организации управления архивным делом в центре и на местах декрет не разрешал, оговаривалось, что дополнительно будет издано Положение о ГУАД и подведомственных ему областных управлениях.

Действие всех изданных до этого времени декретов и постановлений об организации архивного дела в России с опубликованием декрета от 01 июня 1918 г. было отменено. Декрет 01 июня 1918 г. заложил основы архивного строительства в Советском государстве. Последующие постановления по архивному делу только развивали его принципы.

Оценивая значение Декрета 1918 г., можно констатировать, что Декрет впервые определил архивное дело как самостоятельную отрасль общегосударственной деятельности, для руководства которого была создана специальная государственная организация, ввел принципиально новое научное и юридическое понятие «Государственный архивный фонд», которое порождало применительно к входящим в него архивным документам определенные права и обязанности.

Декрет СНК от 31 марта 1919 г. определил порядок хранения и уничтожения архивных дел в советских учреждениях и организациях, а также взаимоотношения учреждений с архивными органами. Принципиальное положение декрета заключалось в том, что разбор архивных фондов, подлежащих сохранению и выделению из них дел к уничтожению, передавался ГУАД. ГУАД для производства экспертизы научной и практической ценности документальных материалов архивных фондов должен был организовывать комиссии из лиц, назначенных ГУАД, и представителя учреждения, дела которого разбираются. При ГУАД должна была создаваться Проверочная комиссия, на заключение которой представлялись постановления разборочных комиссий с описями дел, намеченных для уничтожения. Декрет от 31 марта 1919 г. регламентировал весь процесс отбора из архивных фондов документальных материалов, не подлежащих хранению, а значит, и формирование архивных фондов, входящих в ЕГАФ. При этом учреждениям - фондообразователям отводилась подчиненная роль. Их представители участвовали в разборочных комиссиях, но решающая роль в разборочных и поверочных комиссиях принадлежала ГУАД.

Декрет от 31 марта 1919 г. определял также и то, какие из основных видов документальных материалов могут быть предназначены к уничтожению при разборе архивных фондов. К подлежащим к уничтожению делам относились дела, не имеющие значения для изучения истории дипломатических сношений, политической, общественной и экономической жизни в разных её проявлениях и вполне однородные по содержанию и форме, причём одно такое дело или бумага должны были быть сохранены.

Следующим шагом в укреплении централизованной системы считалось принятие советским правительством 31 марта 1919 г. «Положения о губернских архивных фондах», определившего систему управления архивами и архивными документами в регионах.

Отмечая значение в архивном строительстве декрета от 31 марта 1919 г. «О хранении и уничтожении архивных дел», необходимо особенно подчеркнуть, что этим декретом было оформлено включение в состав ЕГАФ документальных материалов всех советских учреждений, а также профессиональных и кооперативных организаций. Декрет установил также определённый 5-летний срок передачи «оконченных дел» этих учреждений и организаций в архивные отделения «в качестве исторического материала».

ГУАД в этот период принимает специальные инструкции, призванные установить единообразие в организации «текущих архивов» советских учреждений. Так, в инструкции об организации текущих архивов, разработанной Главархивом в 1919 г., текущие архивы определялись как хранилище бумаг и дел, как входящих, так и исходящих, ещё не вышедших из делопроизводства и находящихся с ним в живой связи. Здесь же был определён и порядок дальнейшего движения образовавшихся в процессе делопроизводства документальных материалов. Вышедшие из делопроизводства бумаги поступают из «текущих архивов» в общий архив учреждения, а оттуда - в архивный фонд. Если при учреждении нет общего «регистрационного архива», то вышедшие из делопроизводства дела поступают из «текущих архивов» непосредственно в архивный фонд. Инструкция предусматривает порядок систематизации и хранения бумаг и дел в «текущих архивах».

В 1920 г. Главархивом была разработана специальная инструкция, которая определяла сроки и порядок передачи архивных материалов из «текущих» и «общих» архивов советских и кооперативных учреждений в отделения ЕГАФ. Конкретные сроки передачи должны устанавливаться учреждениями по соглашению с Главархивом. В инструкции было указано, что учреждение, сдающее свой архив в ЕГАФ, сообщает при этом свои предложения о том, какие из числа сдаваемых материалов должны подлежать вечному хранению, какие временному и в течение скольких лет.

Сеть местных архивных учреждений стала создаваться согласно Постановлению СНК РСФСР от 31 марта 1919 г. об утверждении «Положения о губернских архивных фондах». По этому декрету все архивы, находящиеся в губерниях и подлежащие включению в ЕГАФ, составляли по каждой губернии единый губернский архивный фонд. По Декрету было предусмотрено создание губернских архивов во главе с назначаемым ГУАД заведующим и советом при нем. Также в губернских архивных фондах в составе ЕГАФ было введено разделение на документы до 1917 г. и после него. Местные исполкомы обязаны были принять меры к сохранению архивных документов до их концентрации в губернских архивах.

В 1921 г. система архивных учреждений была реорганизована. 26 ноября 1921 г. вышло постановление Президиума ВЦИК о переводе ГУАД из Наркомпроса в ведение ВЦИК. Позднее, 30 января 1922 г., был опубликован Декрет ВЦИК - «Положение о центральном архиве РСФСР» от 30.01.1922, согласно которому Главархив переименовывался в Центральный архив РСФСР. Все архивные учреждения РСФСР были объединены в Центрархив РСФСР в ведении ВЦИК РСФСР, все находящиеся в нем документы объединены в ЕГАФ РСФСР. Декретом вводилась единая система Центрархива - Управление Центрархивом в Москве и губотделы Центр-архива на местах, двойное подчинение местных архивов - губисполкомам и Центрархиву. За Центрархивом закреплялась руководящая роль архивной частью текущего делопроизводства в учреждениях.

20 ноября 1922 г. было принято Временное положение о губернских (областных) архивных бюро, которое регламентировало деятельность губархбюро исходя из Положения о Центрархиве РСФСР.

Новой властью вводился новый порядок пользования архивными материалами. 4 июля 1924 г. были приняты Правила пользования архивными материалами ЕГАФ, которыми вводилось анкетирование пользователей для выявления их социального происхождения, партийности, цели посещения архива, , а также введен обязательный просмотр заведующим читальным залом архивных выписок (без этого их вынос был запрещен).

В 1926 г. были приняты Правила пользования архивными материалами ЕГАФ, по которым предусматривалось засекречивание документов до 1917 г. по идеологическому признаку и их закрытие для использования, а также разрешение учреждениям, предприятиям, организациям засекречивать свои текущие документы по своему усмотрению.

В 1926 г. были изданы Декреты ВЦИК и СНК РСФСР, в которых содержались положения о передаче в ЕГАФ всех находящихся у частных лиц общественно значимых документов до 1917 г., передаче в ЕГАФ архивных материалов 1917-1921 гг., о хранении и уничтожении архивных дел и формировании системы разборочных, экспертных комиссий от учреждений до Главархива и о запрете уничтожать дела без санкции разборочных комиссий снизу доверху.

28 января 1929 г. постановлением ВЦИК и СНК РСФСР было утверждено «Положение об архивном управлении РСФСР», которое подвело итоги архивного строительства 1920-х гг. Новый законодательный акт об архивах не вносил принципиальных изменений в положение архивного управления в системе государственных учреждений РСФСР. «Положение» предусматривало создание Центрального архивного управления (ЦАУ) при ВЦИК и «в непосредственном подчинении Президиуму последнего». На ЦАУ возлагалось заведывание ГАФ России и руководство архивным делом в республике.

Архивным учреждениям належало не только хранить, систематизировать, описывать документальные собрания, но и активно участвовать в работе государственного аппарата путем выявления и исследования материалов, необходимых для нужд государственных учреждений и предприятий. ЦАУ предлагалось организовать планомерную публикацию исторических документов государственных архивов. В предыдущих законодательных актах речь об этом не шла, хотя фактически архивы такой работой систематически занималась.

В «Положении» на Архивное управление возлагалось составление проектов законов по архивному делу, издание общих правил, руководств и инструкций, научная разработка вопросов архивоведения и архивной техники, создание научно-вспомогательных учреждений, в виде кабинета архивоведения с архивной химико-технической лабораторией, центральной архивно-справочной библиотекой. Подчеркивалась задача развития архивного образования и распространение архивных знаний путем устройства архивных курсов, выставок, публичных лекций.

Согласно «Положению», в состав ЕГАФ - ГАФ РСФСР вошли все документы как исторические, так и текущие, находящиеся на территории РСФСР. Все документы делились на дореволюционные и советские, центральные и местные, соответственно архивы также делились на дореволюционные и советские, центральные и местные.

ЦАУ определяло научное значение документов, поступающих в ГАФ РСФСР. Архивное управление совместно с заинтересованными ведомствами устанавливало практическую ценность дел, сроки хранения и уничтожения материалов государственных учреждений, предприятий и организаций. На него же возлагались обязанности принимать меры против истребления, порчи и незаконной продажи исторических источников, а также против нарушений действующих законов и правил о хранении и сдаче бумаг архивным органам.

Впервые в «Положении» поднимался вопрос о вывозе материалов за пределы РСФСР. Отныне он производился исключительно с разрешения ЦАУ РСФСР.

Некоторые изменения имелись в Положении по вопросу о взаимоотношениях ЦДУ и местной сети архивных органов РСФСР. К последним относились краевые (областные), губернские и окружные архивные бюро, архивные бюро автономных областей, уездные, районные и волостные архивы. Они подчинялись исполкомам и их президиумам и выполняли их и ЦАУ РСФСР задачи. В автономных республиках ЦДУ РСФСР издавало свои директивы через ЦАУ автономных республик.

Отношения между ЦАУ РСФСР и архивными управлениями автономных республик определялись до 1929 г. декретом 1921 г. В «Положении», говоря о краевых, областных, губернских архивных бюро и архивных бюро автономных областей, указывалось, что ЦАУ РСФСР принадлежит руководство деятельностью этих учреждений в целом. В отношении архивных управлений автономных республик подчёркивалось лишь руководство ЦАУ РСФСР в области концентрации, классификации, научной обработки и использования документальных источников. Организационно-административные вопросы передавались правительствам и архивным управлениям автономных республик.

Права архивных органов автономных республик заметно изменились. По Положению, ЦАУ РСФСР могло приостанавливать, изменять и отменять постановления и распоряжения краевых (областных) и губернских архивных бюро и архивных бюро автономных областей, если они противоречили архивному законодательству и распоряжениям ЦАУ РСФСР. Для архивных учреждений автономных республик это право ЦАУ РСФСР суживалось. Когда распоряжение архивного управления автономной республики, основанное на предписании её правительства, шло вразрез с законодательством РСФСР или директивами ЦАУ РСФСР, то оно могло заявить протест во ВЦИК или в Совнарком. Этим подчёркивалось особое положение архивных органов автономных республик в системе архивных учреждений РСФСР.

Типовое положение о краевых (областных) архивных бюро возлагало на них общее заведование архивным делом в крае (области) и непосредственное руководство архивными материалами учреждений, организаций и предприятий, распространяющих свою деятельность на всю территорию края (области). Архивные учреждения автономных республик и автономных областей, входящие в состав края (области), ведению краевых (областных) архивных бюро не подлежали, а подчинялись исполнительным комитетам автономной республики или области и ЦАУ РСФСР. Круг обязанностей краевых (областных) и губернских архивных бюро в основном определялся задачами, поставленными Положением перед ЦАУ РСФСР.

Типовое положение об архивных бюро автономных областей подтверждало создание в их составе исторических архивов «отделов национальной истории». Во все положения об архивных управлениях автономных республик, разработанные в дальнейшем, также был введён пункт об организации отделов национальной истории.

До 1929 г. архивы руководствовались декретом 1919 г. «О хранении и уничтожении архивных дел», который установил принципы организации экспертизы ценности документов, и указаниями Центрархива РСФСР 1925 г. о деятельности экспертных комиссий.

Положение об архивном управлении оформило новый порядок экспертизы документальных источников. Для её проведения образовывались при учреждениях и организациях разборочные комиссии. При ЦАУ РСФСР, архивных управлениях автономных республик, краевых, областных и губернских архивных бюро создавались поверочные комиссии. Они, помимо проверки постановлений разборочных комиссий, утверждали перечни, определяющие сроки хранения материалов. Здесь Положение вносило заметные изменения в декрет от 1919 г. о хранении и уничтожении архивных дел, по которому образовывалась одна Центральная поверочная комиссия при Главархиве. Решения поверочных комиссий, по новому Положению, являлись окончательными. Местные архивные органы получали известную самостоятельность в разрешении важнейшего вопроса архивного дела - экспертизы научной и практической ценности документов ГАФ.

От учреждений и организаций требовалось составление перечней дел, подлежащих постоянному или временному хранению и уничтожению. Отбор материалов через разборочные и поверочные комиссии производился лишь «на законченные делопроизводством материалы того или иного учреждения и при наличии перечней». Этим сильно ограничивалось применение метода непосредственной экспертизы исторических источников при определении их практической и научной ценности. Однако усиливалась руководящая роль Центральной поверочной комиссии, на которую возлагалась обязанность обеспечить единство приёмов работы поверочных комиссий, исходя из принципа советской централизации архивного дела - единства ГАФ.

Постановление ЦИК и СНК СССР о создании ЦАУ СССР, означало ликвидацию самостоятельной архивной системы РСФСР, она была включена, наравне с архивными системами других союзных республик, в единую архивную систему СССР. На ЦАУ СССР было возложено руководство всем архивным делом в СССР: в ведение ЦАУ переданы фонды союзного значения дореволюционных и советских центральных учреждений, документы Октябрьской революции и гражданской войны союзного значения; создана сеть союзных архивов, подчиняющихся непосредственно ЦАУ СССР.

В дальнейшем рядом постановлений правительства РСФСР в «Положение об архивном управлении РСФСР» были внесены новые дополнения, изменения и уточнения. Первые коррективы содержались в постановлении ВЦИК и СНК РСФСР от 12 января 1930 г. в связи с образованием Центрального архивного управления СССР. Они обусловливались тем, что в ЦАУ РСФСР находился в то время основной комплекс фондов учреждений общесоюзного значения, который на основании Постановления ЦИК и СНК СССР от 10 апреля 1929 г. подлежали общему руководству ЦАУ СССР. Поэтому Положение дополнили новым параграфом о том, что материалы ГАФ РСФСР, отнесённые к документальным собраниям общесоюзного значения, находятся под общим наблюдением ЦАУ СССР. В ст. 4 Положения, предусматривавшей соглашение ЦАУ РСФСР с ВЦСПС (Всесоюзный центральный совет профессиональных союзов) о передаче в ГАФ РСФСР документов профессиональных организаций, ЦАУ РСФСР заменялось на ЦАУ СССР.

Наиболее существенным изменением в «Положении об архивном управлении РСФСР» являлось дополнение к ст. 25, в котором говорилось, что ЦАУ РСФСР, подчиняясь ВЦИК, его Президиуму и СНК РСФСР, осуществляет в области заведования архивными материалами общесоюзного значения директивы ЦАУ СССР. Таким образом, постановление ВЦИК и СНК РСФСР по сравнению с Положением о ЦАУ СССР от 10 апреля 1929 г. значительно расширило его права на архивные материалы общесоюзного значения, находившиеся в ГАФ РСФСР. Постановление ВЦИК и СНК РСФСР предусматривало право ЦАУ РСФСР отменять распоряжения ЦАУ РСФСР по вопросам заведования архивными материалами общесоюзного значения и их использования.

В 1932 г. ВЦМК и СНК РСФСР утвердило «Положение» о краевых (областных) архивных управлениях и краевых (областных) архивах. Оно дополняло «Положение» 1929 г. указанием на право контроля краевого (областного) архивного управления над архивами и рукописными отделами государственных учреждений и общественных организаций.

После постановления ЦИК И СНК СССР от 07 апреля 1933 г. «О военных архивах СССР» Правительство РСФСР 01 июля 1933 г. внесло дополнение к статье 2 «Положения об архивном управлении РСФСР», по которому из ГАФ Российской Федерации исключались разновидности документов, переданных в ведение ЦАУ СССР. В том же постановлении Правительства РСФСР 1933 г. говорилось о праве республиканских областных и краевых государственные архивов создавать военные архивы, работа которых должна вестись под общим руководством Военного отдела ЦАУ Союза ССР.

Важнейшим директивным документом по упорядочению государственных и ведомственных архивов явилось постановление Президиума ЦИК Союза ССР 27 июня 1935 г. «О мероприятиях по упорядочению архивного дела Союза ССР». По существу это был первый законодательный акт, дающий оценку положения архивного дела в СССР и наметивший пути по улучшению деятельности государственных архивов.

05 февраля 1936 г. Президиум ЦИК и СНК СССР совместно подготовили постановление «Об упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и центральных учреждениях СССР», по которому устанавливались категории документов, подлежавших обязательному отбору для хранения в архивах.

«Апофеозом» централизации архивного дела явилось включение в 1938 г. государственных архивов в систему НКВД. ЦАУ СССР преобразовали в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР. Архивные учреждения союзных республик поступили в ведение ГАУ НКВД СССР. Для непосредственного руководства архивным делом союзных и автономных республик, а также в краях и областях несколько позднее организовывали архивные отделы (отделения) в НКВД республик и УНКВД краев и областей.

Директивы правительства о принятии мер к охране и приведению в порядок документальных материалов ГАФ СССР были в центре внимания ГАУ НКВД. Совещания ГАУ НКВД в основном были посвящены усилению методической работы. В 1938 г. были опубликованы «Правила составления инвентарной описи архивных материалов в государственных архивах СССР», «Правила систематизации архивных материалов в государственных архивах СССР», в 1939 г. вышли «Правила определения архивного фонда, в 1940 г. «Правила ревизии наличия и состояния архивных материалов», «Указания об улучшении работы районных архивов и архивов военных учреждений, «Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии ГАУ СССР и экспертно-проверочных комиссиях местных архивных органов» и др.

Упразднение ЦАУ РСФСР и передача ГАУ НКВД СССР руководства всеми направлениями архивного дела создала условия для жестко централизованного управления архивной сферой через отделы НКВД союзных республик, а также ускорили оформление ГАФ СССР. Оформление единого Государственного архивного фонда СССР было закреплено постановлением Совнаркома СССР, утвердившим в марте 1941 г. положение о Государственном архивном фонде СССР и новую сеть государственных архивов СССР. В Положении были названы группы учреждений, организаций и предприятий, документы которых входят в состав ГАФ СССР и хранятся в центральных, республиканских, областных и краевых, окружных и районных государственных архивах. Учету и концентрации в госархивах подлежали документы, хранившиеся в рукописных отделах и архивах библиотек, музеев, институтов и других учреждений, имеющие научное, политическое, практическое значение и входящие в ГАФ. Для временного хранения законченных делопроизводством документов в учреждениях, организациях, предприятиях создавались ведомственные архивы на правах их отделов. Отбор документов на хранение и уничтожение производился по типовым и ведомственным перечням с ведома архивных органов. Уничтожение документов без ведома архивных органов было запрещено. Использование архивных документов производилось под контролем ГАУ НКВД СССР, при этом, в случае их публикации, один экземпляр обязательно передавался в тот архив, документы которого использовались. Документы ГАФ централизованно распределялись по местным и центральным архивам.

В передаче архивов в ведение НКВД СССР были как положительные, так и отрицательные стороны. К первым можно отнести увеличение материального обеспечения, строительство и ремонт архивохранилищ, организованное проведение частичной эвакуации архивных документов в восточные районы страны в начале 1941 г. и реэвакуация их в 1945 г. К отрицательным относятся ликвидация самостоятельности архивной системы и права вхождения с предложениями непосредственно в правительство. Отрицательными моментами можно также назвать назначение на руководящие посты работников, зачастую не являющихся специалистами, далеких от понимания проблем архивоведения, и существенное ограничение допуска исследователей к документам.

Новая сеть госархивов приобретала юридическую силу с 01 июля 1941 г. Начавшаяся Великая Отечественная война нарушила мирное развитие архивного дела в СССР. Возникли новые задачи: эвакуация архивов из зоны военных действий и собирание военных текущих документов в действующие архивы. На второй день войны, 23 июня 1941 г., был издан приказ ГАУ НКВД СССР о перемещении особо ценных документов из архивохранилищ в безопасные места. В июле было принято постановление СНК СССР «Об эвакуации архивов» (в первую очередь должны эвакуироваться партийные архивы, во вторую - советские, затем все остальные) и тогда же вышло распоряжение СНК СССР об уничтожении тех архивов, которые невозможно вывезти из зоны военных действий.

После окончания войны архивы были заняты проверкой наличия и состояния документов, их учетом и систематизацией.

В 1953 г. умер И.В. Сталин, а в 1956 г. состоялся XX съезд КПСС, на котором был разоблачен «культ личности» И.В Сталина. Начался период, который вошел в историю как период «оттепели». Произошедшие события нашли свое отражение и в развитии архивного законодательства в СССР. 07 февраля 1956 г. было принято постановление СМ СССР «О мерах по упорядочению режима хранения и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств», которое положило начало политике открытия архивных документов исследователям.

01 июня 1956 г. ГАУ издало «Правила работы архивов, учреждений, организаций и предприятий» (приказ МВД № 360, в 1946 г. НКВД был переименован в МВД), которые разрешили открытие документов для исследователей. Тогда же ГАУ начало разработку инструкций по делопроизводству, что свидетельствовало о тенденции к отождествлению функций архивиста и работника ведомственной канцелярии, секретариата и т.д.

13 августа 1958 г. Совет министров СССР принял постановление «Об утверждении положения о ГАФ СССР и сети центральных государственных архивов СССР». Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР) был определен как совокупность принадлежащих Советскому государству документальных материалов, имеющих научное, политическое, практическое значение, независимо от времени их происхождения, техники и способа воспроизведения. В состав ГАФ СССР включались новые категории материалов, и подчёркивалось, что документы ГАФ хранятся не только в государственных архивах, но и в архивах учреждений, организаций, предприятий, кооперативных объединений, общественных организаций. Положение установило юридические основы деятельности ведомственных архивов, их взаимоотношения с органами управления архивным делом, ответственность руководителей учреждений за сохранность, упорядочение и использование документов и зафиксировало сроки ведомственного хранения документов (сроки хранения в архивах учреждений), поставило задачу расширения использования архивных документов в интересах развития народного хозяйства, науки и культуры.