Нормативно-правовая база деятельности архива организации» (на примере муниципального архивного учреждения "Комсомольский-на-Амуре городской архив")

На Главное архивное управление Положение возлагало обязанность координации научно-исследовательской деятельности архивов, а также планирование изданий архивоведческой литературы и публикации документальных источников совместно с другими научными учреждениями страны, ведущими эту работу. Значительное внимание Положение уделяло организации и деятельности ведомственных архивов, закрепляя установленный декретом 01 июня 1918 г. принцип единства организации документов, принадлежащих Советскому государству путём включения в ГАФ материалов как государственных, так и ведомственных архивов. Непосредственная ответственность за деятельность архивов учреждений возлагалась на руководителей министерств и ведомств.

В 1960 г. ГАУ был выведен из-под юрисдикции МВД СССР и переведен в подчинение Совету Министров СССР. В связи с реорганизацией управления архивным делом 28 июля 1961 г. Совмин СССР утвердил «Положение о Государственном архивном управлении при Совете Министров СССР» согласно которому ГАУ СССР был определен как общесоюзный архивный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом в СССР, а его задачей было определено руководство и контроль всех сторон деятельности архивов. Разрабатываемые ГАУ правила и инструкции, устанавливающие порядок концентрации, хранения, научно-технической обработки, описания, учёта и организации использования документов ГАФ СССР, а также указания об улучшении работы архивов стали обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. ГАУ было предоставлено право организации централизованного учёта документальных источников ГАФ СССР хранящихся как в государственных архивах и в архивах министерств и ведомств, так и в рукописных отделениях библиотек и музеев. ГАУ имело право получать из министерств и ведомств сведения по вопросам работы архивов и текущего делопроизводства, определять категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится приём материалов в государственные архивы, а также сведения о составе документов, подлежащих хранению в государственных архивах и в архивах министерств и ведомств СССР, или не подлежащих хранению. Правительство СССР обратило внимание на организацию делопроизводства в советских учреждениях и на состояние их архивов.

На основе предшествующих Положений 1958 г. о ГАФ СССР и 1961 г. о ГАУ СССР в 1962 г. были изданы «Основные правила работы государственных архивов СССР». Опубликованные правила отменяли действие 35 нормативных документов, изданных с 1938 по 1958 гг. В новом издании излагались методики самых различных видов работ: по созданию классификатора, по каталогизации документов, включая конкретные рекомендации по переходу к созданию систематических каталогов на основе детальной (а не выборочной, как было ранее) тематической разработки фондов. Много внимания уделялось техническим вопросам, связанным с подготовкой научно-справочного аппарата (НСА), выставок и т.д.

В 1959 г. Совет Министров СССР поручил Государственному комитету по вопросам труда и заработной платы, Академии наук и ЦСУ СССР разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий на основе широкого использования современной техники. Это поручение было подтверждено постановлением Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». На ГАУ СССР была возложена обязанность по улучшению руководством архивной системой. Особое внимание было поручено обратить на кино-, фото-, фонодокументы и научно-техническую документацию, а также было поручено разработать единую систему научно-справочного аппарата архивов, установить типовые документы для хранения в госархивах.

Для проведения научных исследований в области архивоведения при Главархиве СССР был создан Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Создание ВНИИДАД способствовало расширению тематики и углублению разработок важнейших проблем по различным направлениям архивоведения, что в известной степени повысило общий уровень работ, проводимых в государственных и ведомственных архивах. При разработке пособий и рекомендаций использовался опыт архивов, привлекались высококвалифицированные специалисты архивных учреждений и научная общественность.

Дальнейшее развитие архивного дела в стране характеризовалось принятием в 1976 г. Закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры». Согласно ему, архивные документы были отнесены к историческим памятникам, а на Главархив СССР возлагались обязанности по обеспечению сохранности, государственному учёту и организации использования этой категории памятников. Исполнение вытекающих из закона задач, а также расширение функций государственной архивной службы требовало правового закрепления. В связи с этим Совет Министров принял ряд постановлений в развитие закона. Одним из них явилось постановление «Об улучшении организации архивного дела в центральных государственных архивах» от 20 сентября 1978 г. В нём много внимания было уделено вопросам жизнедеятельности архивов. Всем общесоюзным министерствам и ведомствам было предложено разработать мероприятия по передаче на государственное хранение документов, у которых истёк срок ведомственного хранения, а также образовать объединённые архивы в производственных и научно-производственных объединениях.

04 апреля 1980 г. Совет Министров принял постановление «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете министров СССР». В кратком введении к Положению о ГАФ СССР, которого не было в предыдущих положениях, говорится, что документальные памятники, входящие в ГАФ, являются достоянием всего народа, и строгое соблюдение правил охраны и использования документов - задача не только государственных и общественных организаций, но и долг каждого гражданина. Целью создания ГАФ СССР объявлялся централизованный учёт, хранение и использование документов.

В этом правительственном акте содержался ряд новых положений, уже вошедших, как правило, в практику, но ещё законодательно не закреплённых. К ним относились положения о создании страховых фондов на особо ценные документы не только в государственных, но и в ведомственных архивах, привлечение к ответственности лиц, виновных в хищении, сокрытии, порче, бесхозяйственном хранении, незаконном уничтожении и купле-продаже документов.

Была утверждена следующая структура Государственной архивной службы:

-первый уровень - вертикаль всех органов управления архивным делом ГАУ и его региональные отделения;

-второй уровень - госархивы от центральных до районных; отдельно - партархивы;

-третий уровень - научные учреждения - ВНИИДАД, НИЦТД, центральные лаборатории по микрофильмированию и реставрации документов в Москве и Ленинграде.

Создавалась сеть центральных госархивов СССР, находившихся в непосредственном ведении Главархива СССР и сеть отраслевых государственных фондов, министерств, ведомств СССР и организаций, хранивших документы ГАФ.

В положении о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР отражались его новые функции:

- право архивных учреждений выполнять на договорных началах по заявкам учреждений работы по обеспечению сохранности, упорядочению, использованию документов и созданию страхового фонда копий;

- наряду с ведением организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов осуществлять такое же руководство организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий и совместно с министерствами и ведомствами СССР развивать ЕГСД и унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Постановлением Совета Министров предписывалось «ГАУ при СМ СССР усилить организационно-методическое руководство работой по ведению ведомственных архивов и делопроизводства и оказание министерствам и ведомствам помощи в повышении квалификации соответствующих работников».

Таким образом, практическая деятельность государственной архивной службы (ГАС) получила правовое закрепление. Главархиву предоставлялись полномочия контроля за состоянием и использованием всех документальных памятников, независимо от места их хранения и принадлежности.

Государственная архивная служба должна была осуществлять государственный учёт всех документов, где бы они ни хранились и кому бы они ни принадлежали. Главархив СССР вел централизованный учёт документов.

Принятые в 1980 г. Положения о ГАФ СССР и ГАУ СССР действовали до распада СССР в 1991 г.

Проект нового закона о ГАФ разработанный в конце 1988 г. вновь был представлен на рассмотрение в Совет Министров СССР. Затем еще год продолжалась работа по учету замечаний, поступивших из республиканских министерств и местных архивных ведомств. В это время даже само название закона претерпело важное изменение. В аппарате Совета министров было предложено изъять определение «государственный» в понятии ГАФ, и к лету 1989 г. проект получил наименование «Закон об архивном фонде СССР». В этом проявилось стремление учесть отношение к различным формам собственности, которое было зафиксировано в общегражданском законодательстве. Этот закон так и не был принят.

Таким образом, организационно-правовой установкой и основой отечественного архивного законодательства в советский период стал принцип централизации архивного дела, провозглашенный декретом от 01 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела». Создание после Октябрьской революции единого Государственного архивного фонда России, формирование широкой сети государственных архивов в областях, краях и республиках в составе Российской Федерации, способствовало сохранению и приумножению документальных богатств государства. Это позволило в определенной мере сделать достоянием общества архивные документы, отложившиеся в деятельности многих государственных учреждений и предприятий, общественных и других организаций. Однако само создание широкой сети государственных архивов, сосредоточение в них ценных документальных фондов не могло еще гарантировать исследователям свободный доступ к этим документам, слишком много факторов политического, идеологического, технического и экономического характера препятствовали этому.

Проводимая в стране излишняя централизация архивного дела привела к тому, что в отношении местных архивов господствовали в основном не научные, а управленческо-распорядительные функции. Жесткая централизация всей государственной власти распространялась также и на централизацию в области законодательства.

В 30-е гг. XX в. сформировалась модель организации архивного дела в нашей стране, основные черты которой дожили практически до конца 80-х - начала 90-х гг. XX в.

1.3 Законодательные акты в области архивного дела с конца XX в. По настоящее время

Становление самостоятельной системы архивов РФ началось в 1991 г. После провала августовского путча 1991 г. началась ликвидация параллельного хранения партийных, советских документов и документов КГБ и начались преобразования по централизации и демократизации архивного дела.

После распада СССР и создания Содружества Независимых Государств (СНГ) 06 июля 1992 г. главами СНГ было подписано «Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего СССР». В соответствии с «Соглашением о правопреемстве» центральные государственные архивы бывшего СССР перешли под юрисдикцию Российской Федерации в ведение Государственной (Федеральной) архивной службы России. Основными положениями Соглашения были: принцип целостности и неделимости фондов; сохранение как единого целого документов центральных архивов бывшего СССР; неприкосновенность всех архивов государств СНГ. Стороны, исходя из принципа целостности и неделимости фондов, образовавшихся в результате деятельности высших государственных структур и хранящихся в государственных архивах, которые находятся за пределами их территорий, не претендуют на право владения этими комплексами документов. Стороны взаимно признают осуществленный в соответствии с их национальным законодательством переход под юрисдикцию государственных и других архивов союзного уровня, включая находящиеся на их территории государственные отраслевые архивные фонды бывшего СССР.

В соответствии с Соглашением о правопреемстве центральные государственные архивы бывшего СССР перешли под юрисдикцию Российской Федерации в ведение Государственной архивной службы России. Таким образом, значительная часть «общей истории» оказалась в распоряжении России.

В августе 1991 г. вышли Указы Президента Российской Федерации «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР». Указ Президента РСФСР об архивах Комитета государственной безопасности был подписан 24 августа 1991 г., Указ Президента РСФСР о партийных архивах был подписан в тот же день. Открылся доступ к ранее преимущественно закрытым архивным материалам; перестал существовать в стране «партийный архивный фонд» в параллели Государственному архивному фонду страны.

12 октября 1991 г. было издано постановление Совета министров РСФСР «О Российском центре хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) и Центре хранения современной документации (ЦХСД)». На основании этого постановления на базе привилегированного Центрального партийного архива был создан Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории, который позже вместе с Центром хранения документов молодежных организаций был преобразован в Российский государственный архив социально-политической истории, а архивные комплексы ЦК КПСС были включены во вновь созданный ЦХСД, переименованный в 1999 г. в Российский государственный архив новейшей истории. 12 октября 1991 г., вышло постановление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР».

24 июня 1992 г. было издано постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении положения о Комитете по делам архивов при правительстве Российской Федерации и сети федеральных государственный архивов и центре хранения документации». Ранее секретный Центральный государственный (особый) архив СССР, хранивший трофейные документы, перемещенные в СССР в результате второй мировой войны из Германии и других зарубежных стран, а также архивные документы Главного управления по делам военнопленных и интернированных МВД СССР, был преобразован в Центр хранения историко-документальных коллекций (ЦХИДК) и стал публичным.

19 июня 1992 г. было принято Постановление Верховного Совета Российской Федерации «О временном порядке доступа к архивным документам и их использованию», согласно которому доступ в архивы был открыт для всех граждан, учреждений, предприятий, организаций на равных основаниях; был ограничен доступ к секретным материалам на 30 лет с момента их создания и к документам личного состава на 75 лет с момента их создания; доступ к документам личного состава мог быть открыт ранее указанного срока только с разрешения их владельца или его наследников; пользователи архивных документов несли полную ответственность за их использование.

Законом РФ «Основы законодательства РФ о культуре» от 09.10.1992 № 3612-1 (ред. от 23.06.1999) были закреплены следующие основные принципы архивного дела в РФ: архивное дело является областью культуры и входит в культурное наследие РФ; каждый человек имеет право на приобщение к культурным ценностям, на доступ к архивным фондам; государство обеспечивает целостность архивных фондов, ответственно за их выявление, учет, изучение, реставрацию, охрану.

Принятие 07 июля 1993 г. «Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» явилось знаменательным событием. Факт рождения нового специфического подотдела права зафиксировал общеправовой классификатор отраслей законодательства, утвержденный указом Президента Российской Федерации от 16 декабря 1993 г., где появилась специальная рубрика «Архивное дело. Делопроизводство» (правда, почему-то в разделе «Законодательство по общим вопросам народного хозяйства»).

Главное значение Основ законодательства заключалось в том, что впервые в нашей истории архивное дело было узаконено как самостоятельная сфера жизнедеятельности личности, общества, государства, а архивы были признаны самостоятельными объектами хозяйствования. В Основах законодательства впервые в архивной сфере законодательно были определены две части Архивного фонда РФ (АФ РФ): государственная и негосударственная.

Впервые были четко определены границы компетенции РФ и ее субъектов. Основы законодательства дали толчок развитию регионального законодательства в сфере архивного дела.

По сравнению с Положением о Государственном архивном фонде СССР, утвержденным в 1980 г., в Основах законодательства существенно менялось в демократическом духе содержание этого высшего законодательного акта, закреплялось право собственности на архивные документы, облегчался доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации и т.д. Данный законодательный акт впервые гарантировал принцип общедоступности архивной информации (за исключением документов, относящимся к секретной информации и информации, затрагивающей тайну личной жизни человека), устанавливал принцип публичности Архивного фонда России, то есть был установлен запрет на организацию тайных государственных архивов, обеспечивая тем самым свободное обращение любого гражданина в любой государственный архив и исключая возможность создания тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

Президентский указ (подписанный Ельциным Б.Н. 30 сентября 1992 г.) преобразовывал Роскомархив в Государственную архивную службу России (Росархив). Права и обязанности нового органа закреплены в правительственном постановлении от 22 декабря 1992 г. И«Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятых в июле 1993 года. «Основы законодательства» стали первым в истории России архивным законом.

02 марта 1993 г. было принято постановление Президента РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве». Это постановление явилось одним из основных законодательных актов, принятых в целях регулирования взаимоотношений между учреждениями Государственной архивной службы и центральными органами федеральной исполнительной власти, государственными учреждениями, организациях и предприятиями, а также совершенствования ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве. Далее был ряд постановлений и указов Совета Министров и Правительства РФ: постановление «О реализации государственной политики в архивном деле»; Указ Президента РФ «О включении отдельных объектов культурного наследия народов РФ».

В 1994 г. был издан Указ Президента РФ «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и положения о Государственной архивной службе России». Наряду с Основами законодательства, данный указ был основополагающим законодательным актов в архивной сфере.

Затем, в 1994 г. был принят Регламент доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах РФ. Этот очень важный документ был разработан в соответствии с Основами законодательства и законами РФ «О реабилитации жертв политических репрессий» и «О государственной тайне». Регламент был призван упорядочить доступ к архивным документам, содержащим сведения о лицах, подвергшихся политическим репрессиям и реабилитированных, бывших в плену и угнанных в Германию и другие страны Западной Европы в период второй мировой войны.

В 1995 г. выходит постановление Правительства РФ «Об утверждении положения о лицензировании деятельности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов». Речь идет о том, что деятельность архивных учреждений должна лицензироваться, т.е. о предоставлении права заниматься экспертизой ценности, консервацией документов, описанием документов и т.д.

Указами Президента Российской Федерации от 06 ноября 1993 г. № 1847, от 24 января 1995 г. № 64 и от 02 апреля 1997 г. № 275 «О включении отдельных объектов в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации» в целях обеспечения сохранности историко-культурного наследия народов Российской Федерации в Государственный свод особо ценных объектов были включены Российский государственный исторический архив (г. Санкт-Петербург), Российский государственный архив древних актов (г. Москва), Государственный архив Российской Федерации (г. Москва), Российский государственный архив кино-, фотодокументов (Московская область), Российский государственный архив литературы и искусства (г. Москва).

Эти и иные нормативные правовые акты заложили правовую базу деятельности органов управления архивным делом и архивных учреждений России, определили правовой статус Архивного фонда Российской Федерации.

Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. было утверждено Положение о Федеральной архивной службе России (вместо Положения о Государственной архивной службе России 1994 г.), в котором с учетом современной законодательной базы был определен статус Федеральной архивной службы России (Росархива), его права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. К компетенции Росархива было отнесено руководство как архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.

Кроме того, в 1998 г. были приняты Госстандарт ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Правила работы пользователей в читальных залах госархивов РФ и Примерное положение о Центральной экспертной комиссии министерства, ведомства РФ.

В них продолжалось развитие положений архивного законодательства. Вводимые Госстандартом архивные термины и определения используются и сегодня в архивном деле. Расширились возможности посетителей читальных залов госархивов.

Постановлением Правительства РФ от 15 марта 1999 г. «О федеральных государственных архивах» была учреждена современная структура сети федеральных государственных архивов.

Таким образом, в 90-е гг. президент и Правительство Российской Федерации уделили немало внимания архивному делу. При этом следует помнить, что архивная правовая база не ограничивается лишь законодательными актами в архивном деле. Вопросы архивной сферы прямо или косвенно регулируют также законодательные акты о культуре, информатизации и защите информации, государственной тайне, службе внешней разведки, оперативно-розыскной деятельности, авторском праве и многие другие.

В настоящее время управление архивным делом осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив).

Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела (в ред. Постановления Правительства РФ от 08.08.2009 № 649).Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 № 406). Федеральное архивное агентство руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, а также настоящим Положением(утвержденыйПостановлением ПравительстваРФ от 29.05.2008 № 406).

Архивная деятельность регулируется Федеральным законом Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

02 марта 2016 г. издан Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон принят Государственной Думой 17 февраля 2016 г., одобрен советом Федерации 26 февраля 2016г.

Согласно этому закону были внесены следующие изменения:

- в подпункте «б» пункта 4 статьи 22 слова «документов по личному составу» исключить;

- дополнить статьей 22следующего содержания:

«Статья22.Сроки временного хранения документов по личному составу

1)Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

1.1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 75 лет со дня создания, с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) В иных организациях - не менее 75 лет со дня создания.

1)Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1.1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 50 лет со дня создания, с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях - не менее 50 лет со дня создания.

1)Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1.1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, - в течение 75лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения».

В 2007 г. были изданы «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» Данные правила были утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее - Правила 2007 г.).

Комплектование государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации), осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, проводится на основании Правил 2007 г.

Правила 2007 г. состоят из следующих разделов:

-общие положения;

- организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве;

- организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве;

- организация комплектования архива документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами;

- организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве.

В 2015 г. вступили в силу правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Утверждены правила Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Данные правила состоят из следующих разделов:

- общие положения;

- организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации;

-учет документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации;

- комплектование архива организации документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами;

- организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации;

- передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив;

- передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.

Таким образом, законодательно в дореволюционной России закрепилось архивное дело в период правления Петра I, им был издан Генеральный регламент.

В 1993 г. были изданы Основы законодательства «Об Архивном фонде и архивах», а в 2004 г. данные законодательства сменил Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Правовое регулирование архивной деятельности в Муниципальномархивном учреждении «Комсомольский-на-Амуре городской архив»

2.1Анализ деятельности архива

Муниципальное архивное учреждение «Комсомольский-на-Амуре городской архив» создано муниципальным образованием городским округом «Город Комсомольск-на-Амуре» в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», на основании постановления администрации г. Комсомольск-на-Амуре Хабаровского края от 09 ноября 2010 г. № 3447-па «Об изменении типов муниципальных учреждений».

Начало созданию муниципального архивного учреждения «Комсомольский-на-Амуре городской архив» было положено решением горисполкома г. Комсомольска-на-Амуре от 20 января 1947 г. № 21.Тогда был создан Комсомольский-на-Амуре городской государственный архив. Он входил в систему городского отдела управления МВД по Хабаровскому краю. Решением исполкома Хабаровского края от 04 сентября 1969 г. № 503 Комсомольский-на-Амуре городской государственный архив был реорганизован в филиал Государственного архива Хабаровского края. В соответствии постановлением главы города от 23 января 1996 г. № 41 создан Комсомольский-на-Амуре городской архив. На основании распоряжения главы города от 28 ноября 2006 г. № 3160-ра Комсомольский-на-на-Амуре городской архив реорганизован в муниципальное архивное учреждение «Комсомольский-на-Амуре городской архив» (МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив»).

МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив» (далее - архив) состоит из двух секторов: сектор документов с постоянным сроком хранения и сектор документов по личному составу ликвидированных организаций города - Объединенный межведомственный архив по личному составу (ОМВА).

Учреждение создано для содержания муниципального архивного фонда и руководства в вопросах ведения делопроизводства и архивного дела в организациях - источниках комплектования муниципального архивного фонда.

Архив осуществляет комплектование, хранение, учет и использование архивных документов:

-комплектование документами муниципального архивного фонда, отражающими материальную, духовную жизнь населения муниципального образования, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

- Обеспечение сохранности и государственный учет документов муниципального архивного фонда.

-Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

-Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Удовлетворение законных прав граждан на архивную информацию.

- Организацию использования архивных документов.

Архив вправе оказывать платные услуги в пределах своей основной деятельности, в соответствии с законодательством и тарифами, утвержденными муниципальными правовыми актами муниципального образования городского округа «Город Комсомольск-на-Амуре».

Архив осуществляет полномочия органов местного самоуправления по реализации отдельных переданных государственных полномочий в сфере архивного дела.

Архив в процессе осуществления своих полномочий взаимодействует с Управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края в части информационного и методического обеспечения, а также по вопросам хранения архивных документов.

Управление архивом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом. Управление архивом осуществляется на основе единоначалия.

Исполнительным органом архива является директор, который осуществляет текущее руководство деятельностью архива. Директор назначается и освобождается от должности в порядке, установленном муниципальным актом администрации г. Комсомольска-на-Амуре.

Архивные фонды архива включают в себя:

а) документы муниципального архивного фонда, образовавшиеся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, учреждений и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;

б) документы организаций, учреждений и предприятий иной формы собственности, включенных в список источников комплектования на договорной основе;

в) документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей муниципального образования, поступившие на законном основании в муниципальный архивный фонд;

г) фотодокументы, предметы музейного характера, отображающие прошлое и настоящее муниципального образования;

д) документы по личному составу (а также бухгалтерские документы временного срока хранения) ликвидированных, реорганизованных организаций муниципального образования, не имеющих правопреемников;

е) печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды архива.

Архив создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным фондам и справочно-информационный фонд, включающие в себя:

а) учетные документы (в соответствии с нормативными требованиями в области архивного дела);

б) архивные справочники (каталоги, путеводители, в том числе и в электронной форме);

в) периодическую, методическую и нормативную литературу, включенную в состав справочно-информационного фонда.

На хранении в архиве находятся около 150000 дел, отражающих важнейшие направления жизнедеятельности города (в т.ч. документы органов местного самоуправления, учреждений культуры, промышленных, транспортных и торговых предприятий и др.)

Сотрудниками архива исполняется около 5000 запросов в год (запросы социально-правового и тематического характера, поступающие от граждан и организаций города).

Для исследователей в часы приема работает читальный зал. Обеспечен доступ к библиотечному и справочно-информационному фондам архива. Для облегчения поиска необходимой информации имеется тематический каталог. Ежегодно всем категориям пользователей выдается более 8000 дел.

Проводятся обзорные и тематические экскурсии, школьные уроки, готовятся фотодокументальные выставки, осуществляется инициативное информирование учреждений о документах архива.

2.2 Значение Федерального закона «Об архивном деле в РФ и его применение в работе архива»

Муниципальное архивное учреждение «Комсомольский-на-Амуре городской архив» регламентирует свою деятельность на основании законодательных и нормативных актов. Основным законодательным актом является Конституция Российской Федерации.

Также в своей работе архив использует Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона.

Согласно статьи 4 Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела, пункта 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:

- хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

- органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);

- решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

Согласно статьи8 Архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности говорится, что к муниципальной собственности относятся архивные документы:

- органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

- хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

2.3 Юридическая ответственность за нарушение архивного законодательства

В современной правовой действительности категория «ответственность» пронизывает всю систему законодательства Российской Федерации. Под термином «юридическая ответственность» подразумевается обязанность субъекта к определенным действиям, поведению: нести лишения имущественного характера (уплата штрафа, конфискация, возмещение причиненного ущерба), личного характера (лишение свободы, обязанность претерпевать лишения, связанные с ущербом социальному престижу). Из анализа нормативных актов следует, что наступление ответственности как разновидности юридических последствий нормы права связывают лишь с определенными юридическими фактами, отрицательно оцениваемыми правом (неисполнением обязанностей, нарушением запретов, субъективных прав).

Юридическая ответственность является межотраслевым институтом права, в равной степени имеет отношение к конституционному, гражданскому, уголовному, административному праву и т.д. Следовательно, система принципов юридической ответственности должна выражать надотраслевой подход и состоять из таких основных идей-принципов, которые составляли бы ее сущность во всех отраслях права, где имеется институт юридической ответственности. Принципы юридической ответственности - это основополагающие идеи, выражающие сущность, природу и назначение институтов ответственности. В числе непосредственных принципов юридической ответственности называется законность, неотвратимость и индивидуализацию.

В процессе развития архивного законодательства и практики его применения в российской правовой системе сформировался новый институт - ответственность за совершение правонарушений в области архивного дела. В соответствии со ст. 27 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливается следующая ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации: юридические, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Ответственность за нарушение законодательства, регулирующего правоотношения в области архивного дела, обладает специфическими признаками, свойственными юридической ответственности.

Ответственность за совершение правонарушений (преступлений) в области архивного дела установлена в Уголовном кодексе Российской Федерации, Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях, Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», кодексах субъектов Российской Федерации об административных правонарушениях, в законодательстве субъектов Российской Федерации об архивных фондах и архивах, иных нормативных правовых актах.

Основанием ответственности за совершение правонарушений в области архивного дела является правонарушение (преступление по УК РФ) в области архивного дела, т.е. виновность совершивших противоправное деяние (действие или бездействие) физических, юридических и иных лиц, за которое действующим законодательством установлена ответственность.

Содержанием ответственности за совершение правонарушений в области архивного дела является обязанность правонарушителя претерпеть меры государственно-принудительного воздействия (например, уплатить штраф).

Для лица, совершившего правонарушение в области архивного дела, наступают отрицательные последствия, как правило, в виде лишений имущественного характера.

Ответственность всегда применяется либо уполномоченными лицами, либо компетентными органами. К ответственности за совершение правонарушений в области архивного дела, как правило, привлекают уполномоченных лиц.

Таким образом, необходимо отметить, что ответственность за совершение правонарушений в области архивного дела обладает всеми специфическими признаками, свойственными юридической ответственности, и представляет собой обязанность должностного лица, гражданина и иных лиц, предусмотренных законом, претерпеть меры государственно-принудительного воздействия (в основном имущественного характера) за совершенное правонарушение в области архивного дела.

Применение к лицу мер ответственности осуществляется в рамках охранительного правоотношения. Основанием возникновения охранительных правоотношений является неправомерное поведение субъекта (например, должностного лица, не обеспечившего сохранность архивных документов). Следует отметить, что, поскольку обязанность обеспечить сохранность архивных документов возлагается не на каждого гражданина, то возникают охранительные правоотношения на основе относительного материального правоотношения.

Охранительные правоотношения в области архивного дела характеризуются неравным правовым положением субъектов. Управомоченной стороной охранительных правоотношений в области архивного дела является государство. Обязанности правонарушителя претерпеть меры государственно-принудительного воздействия противостоит право государства на применение этих мер. Интересы государства в охранительных правоотношениях представляют специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела.

Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела обладают властными полномочиями в отношении правонарушителя, обязывая его претерпевать негативные последствия своих действий. При привлечении субъекта к ответственности уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела обязаны соблюдать принципы законности, справедливости, гуманизма, целесообразности, индивидуальности, ответственности только за вину и неотвратимости.

Охранительные правоотношения в области архивного дела характеризуются не только правовым положением субъектов, но и определенной совокупностью прав и обязанностей. В качестве обязанной стороны данных правоотношений выступает правонарушитель. Последний обязан претерпеть меры государственно-принудительного воздействия за совершенное правонарушение в форме лишений имущественного характера, т.е.уплатить штраф. Правовое положение нарушителя этим не исчерпывается. Правонарушитель вправе требовать, чтобы меры воздействия, применяемые в отношении него, реализовывались в порядке, предусмотренном законом. Правонарушитель имеет право на уменьшение размера денежного взыскания или отмены, предлагая такой вид наказания, как предупреждение, если в деле присутствуют смягчающие ответственность обстоятельства. Правонарушитель имеет право обжаловать акты уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, действия или бездействия их должностных лиц, если такие акты, действия или бездействия нарушают его права.

Таким образом, структуру правового отношения в области архивного дела всегда образует связь субъективных прав и обязанностей. Структура правоотношения - это его внутреннее содержание.

Структура правоотношений в области архивного дела не исчерпывается только субъектами права и содержанием правоотношений.

Наряду с субъектами и юридическим содержанием - это объект правоотношения. В теории права традиционно к числу объектов относят явления (предметы) материального и духовного мира, способные удовлетворять потребности субъектов, иначе говоря, - это материальные и нематериальные блага.

В области архивного дела объектом «МАУ Комсомольский на-Амуре городской архив» можно назвать архивные документы, а также информацию, которая содержится в данных документах. Как известно, информация может быть самой разнообразной и может содержать тайну (служебную, коммерческую, государственную, личную и т.д.). В научной литературе уделяют достаточно много внимания проблемам защиты тайны. Тем не менее, в российском законодательстве, регулирующем правоотношения в области архивного дела, в настоящее время отсутствуют нормы права, определяющие доступ архивных работников к архивным документам ограниченного допуска.

В настоящее время эти нормы права включены лишь в «Международном этическом кодексе архивистов», принятом на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивистов в Пекине, в 1996 г. В п. 7 данного кодекса констатируется: «Архивисты должны уважать интересы, как доступа, так и защиты тайны частной жизни и действовать в границах соответствующего законодательства. Архивисты должны заботиться о защите корпоративных и личных интересов так же, как и учитывать соображения национальной безопасности, не уничтожая информации, особенно в случаях электронных документов, где обновление и уничтожение являются общепринятой практикой. Они должны уважать право частной собственности отдельных лиц, создавших документы или сведения, которые эти документы содержат, в особенности тех, кто не имеет права голоса в деле использования и хранения материалов» Необходимо отметить, что в «Международном этическом кодексе архивистов» отсутствуют нормы права, регулирующие вопросы ответственности в области архивного дела.

На пользователях архивных документов также должны лежать обязательства и ответственность за раскрытие конфиденциальной и иной информации, способной нанести ущерб интересам и правам других лиц, в процессе ознакомления по специальным разрешениям с ограниченно доступными архивными фондами и документами.

Сложившаяся архивная практика показывает, что, идет, прежде всего, о соблюдении пользователем обязательств, данных им архиву (например, обязательства ссылаться на место хранения архивных документов, не передавать копии третьим лицам и т.д. и точно воспроизводить тексты архивных документов при их публикации или цитировании).

Рассмотрев и проанализировав все элементы охранительных правоотношений в области архивного дела, можно сделать вывод, что данные правоотношения представляют собой властные (императивные) правоотношения, возникающие на основе неправомерного поведения субъекта (например, должностного лица), в рамках которых реализуется ответственность за совершение правонарушения в области архивного дела. Юридическая ответственность характеризуется присущей ей целью, которая заключается в обеспечении прав и свобод субъектов, защиты государственных интересов. Цель определяет и функции ответственности (штрафную, предупредительную).

Действующее архивное законодательство не устанавливает цели ответственности за совершение правонарушений в области архивного дела. Но, исходя из ее признаков, целью данной ответственности является обеспечение режима законности в сфере архивного дела, соблюдения установленного порядка передачи, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Ответственность за совершение правонарушений в области архивного дела предусмотрена в виде следующих наказаний: штрафа и предупреждения. Т.е. мерой ответственности являются штраф - денежная сумма, взыскиваемая с правонарушителя, и предупреждение - мера морального наказания, призванного формировать у субъектов мотивы к правомерному поведению, предупреждать новые правонарушения со стороны лица, подвергшегося ответственности за правонарушение в области архивного дела.

Юридической ответственностью за правонарушения в области архивного дела является правовое отношение, возникающее между государством и личностью или между государством и юридическим лицом, на которых возлагаются обязанности претерпеть неблагоприятные последствия за совершенное правонарушение. Иначе можно сказать, что это исполнение правонарушителем обязанностей на основе государственного принуждения.

К видам юридической ответственности за правонарушения в области архивного дела можно отнести: гражданско-правовую, дисциплинарную, уголовную и административную ответственность. Перечень видов юридической ответственности не должен быть исчерпывающим, потому что в настоящее время формируется, например, институт конституционной ответственности.

...