Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения и № статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01. Руководство

01-01

Постановления, распоряжения главы города, присланные для руководства и исполнения. Копии

До минования надобности (ДМН)

ст.1 б ТУ

Относящиеся к деятельности - постоянно

01-02

Приказы, решения коллегии комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, присланные для руководства и исполнения. Копии

ДМН

ст.18 б ТУ

01-03

Решения, выписки из протоколов заседаний экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края

ДМН

ст.11 г ВП ГАУ

01-04

Учредительные документы (устав, свидетельства о регистрации) МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив»

Постоянно

ст.50 а ТУ

01-05

Положения о структурных подразделениях архива, экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)

Постоянно

ст.56 а ТУ

01-06

Штатное расписание и изменения к нему

Постоянно

ст.71 а ТУ

01-07

Приказы директора по основной деятельности

Постоянно

ст.19 а ТУ

01-08

Приказы директора по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, доплатах, смене фамилии, поощрении)

75 лет ЭПК

ст.19 б ТУ

01-09

Приказы директора по личному составу (о предоставлении отпусков, командировках, дежурствах, взысканиях)

5 лет

ст.19 б ТУ

01-10

Инструкция по делопроизводству

Постоянно

ст.27 а ТУ

01-11

Документы (правила, инструкции, переписка) по противопожарной безопасности, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

5 лет ЭПК

ст.861,862 ТУ

01-12

Документы (приказы, предписания, акты, справки, докладные записки) по итогам обследований и проверок вышестоящими и контролирующими органами

Постоянно

ст.173 а ТУ

01-13

Приёмо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене руководства архива и его структурных подразделений

Постоянно

ст.79 а ТУ

01-14

Перечни платных услуг, прейскурант цен на работы и услуги архива. Копии

3 года

ст.297 б ТУ

После замены новыми

01-15

Документы (информации, аналитические справки, докладные записки) о деятельности архива, направленные в управление по делам архивов

Постоянно

ст.86 ТУ

01-16

Документы (положение, протоколы заседаний, планы, отчёты) о работе экспертной комиссии

Постоянно

ст. 18 в, 56 ТУ

01-17

Акты о несчастных случаях с работниками

75 лет ЭПК

ст.632 ТУ

Связанные с крупным материальным ущербом, чел. жертвами - постоянно

01-18

Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 лет ЭПК

ст.603 ТУ

01-19

Переписка с комитетом по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края по вопросам архивного дела

5 лет ЭПК

ст.33 ТУ

01-20

Переписка с организациями, учреждениями города по основной деятельности архива

5 лет ЭПК

ст.35 ТУ

01-21

Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями города по вопросам административно-хозяйственной деятельности

5 лет ЭПК

ст.89 ТУ

01-22

Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности

Постоянно

ст.258 а ТУ

01-23

Журнал регистрации приказов директора по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, доплатах, смене фамилии, поощрении)

75 лет

ст.258 б ТУ

01-24

Журнал регистрации приказов директора по личному составу (о предоставлении отпусков, командировках, дежурствах, взысканиях)

5 лет

ст.258 в ТУ

01-25

Журнал регистрации печатей и штампов

Постоянно

ст. 775 ТУ

01-26

Журнал учета выдачи печатей и штампов

3 года

ст. 777 ТУ

01-27

Журнал регистрации входящей корреспонденции

5 лет

ст.258 г ТУ

01-28

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

5 лет

ст.258 г ТУ

01-29

Номенклатура дел

Постоянно

ст.200 ТУ

02. Планирование и отчетность

02-01

Комплексные программы по основным направлениям деятельности и документы по их выполнению

Постоянно

ст.267 ТУ

02-02

Годовой план работы и приложения к нему

Постоянно

ст.285 а ТУ

02-03

Годовой отчет о выполнении плана и приложения к нему (объяснительная записка; паспорт, ф. 4, 6; отчет о выполнении муниципального задания и др.)

Постоянно

ст.464 б ТУ,

279 б ВП ГАУ

02-04

Квартальные отчеты о работе архива

5 лет

ст.464 г ТУ

03. Обеспечение сохранности и учет документов

03-01. Сектор документов с постоянным сроком хранения

03-01-01

Список фондов

Постоянно

ст.376 б ВП ГАУ

03-01-02

Листы фондов

Постоянно

ст.376 в ВП ГАУ

После

пересоставления, старый лист помещается в дело фонда

03-01-03

Описи дел

Постоянно

ст.376 д ВП ГАУ

03-01-04

Дела фондов

Постоянно

ст.376 п ВП ГАУ

03-01-05

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 1 января каждого года

Постоянно

ст.377 ж ВП ГАУ

После внесения изменений в учетные данные

03-01-06

Книга учета поступления документов

Постоянно

ст.376 а ВП ГАУ

03-01-07

Книга учета текущих изменений фондов

Постоянно

ст. 377 ж ВП ГАУ

03-01-11

Список фондов содержащих особо ценные документы

Постоянно

ст.236 ВП ГАУ

03-01-12

Реестр описей дел фондов

Постоянно

ст.314 ВП ГАУ

03-01-13

Картотека физического состояния дел

Постоянно

ст.327 ВП ГАУ

03-01-14

Реестр описей особо ценных дел фондов

Постоянно

ст.376 м ВП ГАУ

03-01-15

Описи особо ценных дел, документов или перечни номеров особо ценных дел, документов (номерники)

Постоянно

ст.376 л ВП ГАУ

03-01-16

Топографический указатель

1 год

ст.814 ВП ГАУ

После замены новыми

03-01-14

Документы (справка, сведения, выписка из протокола) об итогах проверки наличия

Постоянно

ст.11 г ВП ГАУ

03-01-17

Журнал учета работ по выявлению особо ценных документов (ОЦД)

ДМН

03-01-20

Карточки учета наличия и состояния научно-справочного аппарата к фондам

ДМН

03-01-21

Паспорта архивохранилищ

Постоянно

ст.376 з ВП ГАУ

03-01-22

Книга выдачи дел из хранилищ во временное пользование

3 года

ст.259 е ТУ

После

возвращения документов

03-01-23

Книга выдачи дел из хранилищ в рабочие помещения

3 года

ст.259 е ТУ

После

возвращения документов

03-01-24

Книга выдачи дел из хранилищ в читальный зал

3 года

ст.336 ВП ГАУ

После

возвращения документов

03-01-25

Журнал регистрации температурно-влажностного режима в хранилище

3 года

ст.299 ВП ГАУ

На каждое хранилище заводится отдельный журнал

03-01-26

Книга выдачи дел фонда пользованияиз хранилищ в читальный зал

3 года

ст.336 ВП ГАУ

После возвращения документов

03-01-27

Книга выдачи дел фонда пользованияиз хранилищ в читальный зал

3 года

ст.336 ВП ГАУ

После возвращения документов

03-01-28

Документы (справка, сведения, выписка из протокола) об итогах проверки наличия

Постоянно

ст.11 г ВП ГАУ

03-01-29

Схема размещения фондов в архивохранилищах

Постоянно

ст. 301 ВП ГАУ

03-01-30

Схема организации учета архивных документов

Постоянно

ст. 373 ВП ГАУ

03-02. Сектор документов по личному составу ликвидированных организаций города

03-02-01

Список фондов

Постоянно

ст.376 б ВП ГАУ

03-02-02

Листы фондов

Постоянно

ст.376 в ВП ГАУ

После пересоставления, старый лист помещается в дело фонда

03-02-03

Дела фондов

Постоянно

ст.376 п ВП ГАУ

03-02-04

Описи дел по личному составу

Постоянно

ст. 248 б ТУ

03-02-05

Документы (справка, сведения, выписка из протокола) об итогах проверки наличия

Постоянно

ст.11 г ВП ГАУ

03-02-06

Книга учета поступления документов по личному составу

Постоянно

ст.376 а ВП ГАУ

03-02-07

Книга учета поступления документов временного срока хранения

Постоянно

ст.376 а ВП ГАУ

03-02-08

Книга учета текущих изменений фондов (по личному составу)

Постоянно

ст. 377 ж ВП ГАУ

03-02-09

Книга учета текущих изменений фондов (временного срока хранения)

Постоянно

ст. 377 ж ВП ГАУ

03-02-10

Реестр описей дел фондов

Постоянно

ст.376 е ВП ГАУ

03-02-11

Карточки учета физического состояния дел фондов

Постоянно

ст. 327 ВП ГАУ

03-02-12

Карточки учета необнаруженных документов

Постоянно

ст. 317 ВП ГАУ

03-02-13

Паспорта архивохранилищ

Постоянно

ст. 376 з ВП ГАУ

03-02-14

Книга выдачи дел из хранилищ во временное пользование

3 года

ст.259 е ТУ

После возвращения документов

03-02-15

Книга выдачи дел из хранилищ в рабочие помещения

3 года

ст.259 е ТУ

После возвращения документов.

03-02-16

Книга выдачи дел из хранилища в читальный зал

3 года

ст.336 ВП ГАУ

После возвращения документов

03-02-17

Журнал регистрации температурно-влажностного режима в хранилище

3 года

ст.299 ВП ГАУ

На каждое хранилище заводится отдельный журнал

03-02-18

Топографические указатели

1 год

ст.814 ВП ГАУ

03-02-19

Схема размещения фондов в архивохранилищах

Постоянно

ст. 301 ВП ГАУ

03-02-20

Описи дел временного хранения

3 года

ст. 248 в ТУ

После уничтожения дел

03-02-21

04. Формирование архивного фонда.

Организационно-методическое руководство

ведомственными архивами и организацией делопроизводства.

04-01. Сектор документов с постоянным сроком хранения

04-01-01

Список организаций, граждан-источников комплектования

Постоянно

ст.397 ВП ГАУ

04-01-02

Наблюдательные дела организаций-источников комплектования

Постоянно

ст. 408 ВП ГАУ

На каждую организацию заводится отдельное дело

04-01-03

Карточки учета работы с организациями-источниками комплектования

Постоянно

ст.405 ВП ГАУ

На каждую организацию отдельно. После исключения из списка № 1 подшивается в наблюдательное дело. Ведется в электронном виде

04-01-04

Документы (планы, программы, тексты выступлений и др.) об организации и проведении совещаний и семинаров с представителями организаций-источников комплектования

5 лет ЭПК

ст.90 а ТУ

04-01-05

Протоколы заседаний экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)

Постоянно

ст.18 д ТУ

04-01-06

Годовой план работы ЭПК

Постоянно

ст.285 а ТУ

в деле 02-02

04-01-07

Квартальная информация о работе ЭПК

Постоянно

ст.86 ТУ

04-01-08

Журнал регистрации описей, представленных на согласование ЭПК

ДМН

ст.203 ВП ГАУ

04-01-09

Журнал регистрации описей, представленных на утверждение ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края

ДМН

ст.203 ВП ГАУ

04-02. Сектор документов по личному составу ликвидированных организаций города

04-02-01

Договоры о приеме на временное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций города и документы к ним

Постоянно

ст.429 ВП ГАУ

04-02-02

Список организаций-источников комплектования № 2

Постоянно

ст.397 ВП ГАУ

5. Система научно-справочного аппарата к документам

Архивного фонда Российской Федерации

05-01. Сектор документов с постоянным сроком хранения

05-01-01

Каталоги (систематический, именные)

Постоянно ст.523 ВП ГАУ

05-01-02

Электронная база данных "Архивный фонд"

Постоянно

Протокол заседания ЭПМК от 17.12.2004 № 12

После копирования данных в новую версию программы - ДМН

05-01-03

Книга учета каталогизации документов

3 года

ст.307 ВП ГАУ

05-01-04

Журнал учета каталогизации фотодокументов

3 года

ст.307 ВП ГАУ

05-01-05

Журнал учета сканирования описей дел

3 года

ст.307 ВП ГАУ

05-01-06

Журнал учета сканирования дел управленческой документации

3 года

ст.307 ВП ГАУ

05-01-07

Журнал учета сканирования дел личного происхождения

3 года

ст.307 ВП ГАУ

05-01-08

Журнал учета сканирования ед.хр. фотодокументов

3 года

ст.307 ВП ГАУ

05-02. Сектор документов по личному составу ликвидированных организаций города

05-02-01

Электронная база данных «Справочная архива»

Постоянно

05-02-02

Электронная база данных «Архивный фонд»

Постоянно

Протокол заседания ЭПМК от 17.12.2004 № 12

После копирования данных в новую версию программы - ДМН

06. Научная информация и использование документов

06-01. Сектор документов с постоянным сроком хранения

06-01-01

Документы (тематические и экспозиционные планы, сведения об экспонировании выставок, их посещения, тексты сообщений) об организации выставок

Постоянно

ст.537 ТУ

06-01-02

Документы (сообщения, тексты выступлений специалистов в средствах массовой информации, на совещаниях-семинарах, конференциях и др.)

Постоянно

ст.466 а ВП ГАУ

06-01-03

Документы (запросы, справки, переписка) об исполнении тематических запросов

10 лет ЭПК

ст.466 ВП ГАУ

06-01-04

Журнал регистрации тематических запросов

10 лет ЭПК

ст.467 ВП ГАУ

Ведется в электронном виде

06-01-05

Социально-правовые запросы граждан и документы (запросы, справки, переписка) по их исполнению

10 лет ЭПК

ст.466 ВП ГАУ

06-01-06

Журнал регистрации социально-правовых запросов

10 лет

ст.467 ВП ГАУ

Ведется в электронном виде

06-01-10

Правила работы пользователей в читальном зале МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив»

Постоянно

ст. 20 ВП ГАУ

06-01-11

Личные дела исследователей, работающих в читальном зале (заявления, анкеты, требования о выдачи дел, листы выдачи копий и др.)

25 лет ЭПК

ст.479 ВП ГАУ

06-01-12

Книга учета посещений пользователями читального зала архива и тематики исследований

5 лет

ст.483 ВП ГАУ

После замены новой

06-01-13

Журнал регистрации пользователей и их личных дел

Постоянно

ст.481 ВП ГАУ

06-01-14

Журнал учета пользователей и тематики исследований

Постоянно

ст. 482 ВП ГАУ

06-01-15

Журнал регистраций копий архивных документов выданных пользователям

5 лет

ст.258 г ТУ

06-02. Сектор документов по личному составу ликвидированных организаций города

06-02-01

Социально-правовые запросы граждан и документы (запросы, справки, переписка) по их исполнению

10 лет ЭПК

ст.466 ВП ГАУ

06-02-02

Журнал регистрации социально-правовых запросов

10 лет

ст.467 ВП ГАУ

06-02-03

Личные дела исследователей, работающих в читальном зале (анкеты, требования о выдачи дел)

25 лет ЭПК

ст.479 ВП ГАУ

06-02-04

Журнал регистрации пользователей

Постоянно

ст.481 ВП ГАУ

07. Информационно-методическое обеспечение

07-01

Книга учета поступлений методической литературы и пособий

До ликвидации справочно-информацион- ного фонда

ст.532 ТУ

07-02

Книга выдачи методической литературы и пособий

До ликвидации справочно-информацион- ного фонда

ст.532 ТУ

07-03

Журнал учета библиотечного фонда

До ликвидации справочно-информацион- ного фонда

ст.532 ТУ

07-04

Книга учета выдачи книг и периодических изданий библиотечного фонда

До ликвидации справочно-информацион- ного фонда

ст.532 ТУ

07-05

Журнал учета открыток библиотечного фонда

До ликвидации справочно-информацион- ного фонда

ст.532 ТУ

07-06

Акты списания методической

литературы и пособий

10 лет

ст.531 ТУ

После проверки СИФ

07-07

Акты списания библиотечного

фонда

10 лет

ст.531 ТУ

После проверки СИФ

08. Бухгалтерский учет и отчетность

08-01

Нормативно-правовые и инструктивные документы по вопросам финансовой деятельности

ДМН

ст.1 б ТУ

08-02

Годовой план финансово-хозяйственной деятельности и документы к нему

Постоянно

ст.325 а ТУ

Административно-хозяйственных и управленческих расходов -

5 лет

08-03

Договор о предоставлении субсидии

5 лет ЭПК

ст. 436 ТУ

08-04

Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему

Постоянно

ст. 352 а ТУ

08-05

Квартальные бухгалтерские отчеты

5 лет

ст.352 б ТУ

При условии завершения ревизии

08-06

Годовые отчеты по налогам

5 лет ЭПК

ст.392 ТУ

08-07

Квартальные отчеты по налогам

5 лет ЭПК

ст.392 ТУ

При условии завершения ревизии

08-08

Годовой отчет о выполнении муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнения работ, оказания услуг архиву

Постоянно

ст. 471 ТУ

08-09

Квартальный отчет о выполнении муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнения работ, оказания услуг архиву

5 лет

ст. 471 ТУ

08-10

Месячные статистические отчеты (форма № П-1 и приложение к нему; форма № П-4)

1 год

ст. 469 д ТУ

08-11

Квартальные статистические отчеты (форма № П-2, форма № П-4 (НЗ))

3 года

ст. 469 б ТУ

08-12

Квартальный статистический отчет об объеме предоставления платных услуг (Ф-№ 1 услуги)

5 лет

ст. 467 г ТУ

08-13

Годовые статистические отчеты (форма № 3; форма № 4 ТЭР; форма № 11 (краткая); форма № П-2)

5 лет

ст. 469 г ТУ

08-14

Годовой статистический отчет об объеме предоставления платных услуг (форма № 1 - услуги)

Постоянно

ст. 467 б ТУ

08-15

Договоры с организациями города по обеспечению помещением отоплением, водоснабжением, электроэнергией, электросвязью и др.

5 лет

ст.815 ТУ

После

истечения срока действия договора

08-16

Договоры о материальной ответственности, приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене материально-ответственных лиц

5 лет

ст.457 ТУ

После смены материально-ответственного лица

08-17

Документы (договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ) по хозяйственным договорам

5 лет

ст. 456 ТУ

После истечения срока действия договора

08-18

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности и документы (справки, информации, докладные записки) к ним

5 лет

ст.402 ТУ

При условии завершения ревизии

08-19

Документы (протоколы, доклады, копии распоряжений администрации города) по итогам основной и финансово-хозяйственной деятельности архива (балансовая комиссия)

5 лет

ст.402 ТУ

При условии завершения проверок

08-20

Бухгалтерские документы журнально-операционного порядка

5 лет

ст.361 ТУ

При условии завершения ревизии

08-21

Документы (индивидуальные сведения, ведомость уплаты страховых взносов, протокол к ведомости, протокол приёма индивидуальных сведений) по персонифицированному учету сотрудников

5 лет

ст.898 ТУ

08-22

Расчетные ведомости по средствам фонда социального страхования (ф. 4 ФСС РФ) и приложения к ним (листки нетрудоспособности)

5 лет

ст.412, 896 ТУ

08-23

Лицевые счета сотрудников

75 лет ЭПК

ст. 413 ТУ

08-24

Табель учета рабочего времени

5 лет

ст. 586 ТУ

08-25

Документы (протоколы, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации

5 лет

ст.427 ТУ

При условии завершения ревизии

08-26

Главная книга

5 лет

ст.361 ТУ

При условии завершения ревизии

08-27

Кассовая книга

5 лет

ст.361 ТУ

При условии завершения ревизии

08-28

Журнал регистрации счетов

5 лет

ст.459 з ТУ

Ведется в электронной форме

08-29

Журнал регистрации доверенностей

5 лет

ст.459 т ТУ

Ведется в электронной форме

08-30

Журнал регистраций платежных поручений

5 лет

ст.459 з ТУ

Ведется в электронной форме

09. Работа с кадрами

09-01

Коллективный договор

Постоянно

ст.576 ТУ

09-02

Протоколы по аттестации специалистов и документы к ним

15 лет ЭПК

ст.696 ТУ

09-03

Протоколы заседания комиссии по назначению надбавки за выслугу лет работникам

15 лет ЭПК

ст.696 ТУ

09-04

Список работников

75 лет

ст.685 г ТУ

09-05

Годовой статистический отчет о численности и составе работников

(ф. 1-к)

Постоянно

ст.467 б ТУ

09-06

Должностные инструкции специалистов

Постоянно

ст.77 а ТУ

09-07

Трудовые договоры

75 лет ЭПК

ст.657 ТУ

09-08

Документы (отчеты, заключения, карты аттестации, протоколы, отчеты) по аттестации рабочих мест

45 лет ЭПК

ст.602 ТУ

09-09

Личные дела работников

75 лет ЭПК

ст.656 ТУ

09-10

Личные карточки работников

(ф. Т-2)

75 лет ЭПК

ст. 658 ТУ

09-11

Трудовые книжки работников

До востребования

ст. 664 ТУ

Не востребованные -

75 лет

09-12

Книга учета движения трудовых книжек

75 лет

ст.695 в ТУ

09-13

Копии выданных архивных справок, выписок из документов по кадрам

5 лет

ст.253 ТУ

09-14

Описи дел по личному составу

Постоянно

ст. 248 б ТУ

09-15

Журнал выдачи справок с места работы

5 лет

ст.258 г ТУ

По срокам хранения

Количество дел

В том числе

переходящие

с отметкой ЭПК

Постоянного

Временного /свыше 10 лет/

Временного /до 10 лет включительно/

Итого: