Искусство безстрессовой продуктивности
Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом и планирования проектов. Творческий подход к работе. Практика безстрессовой продуктивности. Сила основных принципов: привычки собирать, "пошагового плана" и способности работать на результат.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | книга |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 28.04.2014 |
| Размер файла | 255,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Ежедневник
Даже если вы и не используете ежедневник для записи незаконченных дел, вы обязательно столкнетесь с такими задачами, которые должно будет туда занести. Как я уже говорил ранее, ежедневник не должен превращаться в список дел, которые нужно сделать, он должен быть планом боевых действий с указанием событий, назначенных на определенное время или на определенный день.
Сегодня большинство менеджеров свои календарные системы наладили. Системы эти очень разные: карманные блокнотики с возможностью обзора недели целиком; блокноты, из которых можно вырывать листки с планом на день, неделю, месяц или год; индивидуальные ежедневники в наладоннике; большие доступные группе людей электронные ежедневники, которые используются всей компанией, например, Outlook или Lotus Notes.
Ежедневник нередко является основным инструментом самоорганизации. И это на самом деле жизненно необходимый элемент управления некоторыми видами данных и напоминанями о событиях. Скажем, у вас много напоминания и несколько дат, которые вы хотели бы внести в ваш ежедневник. Не стоит на этом останавливаться: надо объединить ваш ежедневник с другими инструментами организации информации в более полную гибкую систему, которая слаженно заработает, как только вы начнете применять наш метод.
Вам наверняка захочется выяснить, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, я расскажу об этом подробнее в следующей главе. А сейчас просто продолжайте использовать тот, который у вас уже есть. Как только вы выработаете ваш индивидуальный системный подход, у вас будет больше оснований для выбора более подходящего инструмента огранизации.
Корзина для ненужных бумаг / Мусорка
Весьма вероятно, что вам придется выкидывать гораздо больше, чем вы думаете, так что запаситесь большой корзиной для ненужных бумаг. Некоторые менеджеры, с которыми я работал, находили чрезвычайно удобным -- поставить большой мусорный бак прямо за дверями офиса!
Нужен ли вам органайзер?
Нужен вам органайзер или нет, зависит от нескольких факторов. Вы уже привыкли им пользоваться? Как вы хотели бы видеть ваши напоминания о событиях, повестках дня и проектах? Где и как часто вам надо будет пересматривать их? Ваша голова -- это не склад для хранения напоминаний об обязанностях, поэтому вам, очевидно, надо будет как-то управлять ими внешним образом. Можно наладить бумажную систему: хранить листы в папках; можно использовать блокнот или планировщик или же электронную версию этих инструментов. Либо же вы можете как-то это все скомбинировать.
Все вышеперечисленные инструменты можно использовать для сбора, обработки и организации, например, простые листы и лоток под них. Пока вы работаете со своей корзинкой информации, вам придется выполнять множество мелких дел, требующих меньше двух минут, для них-то вам и понадобятся стэплер, желтые клейкие листки и скрепки.
Журналы, статьи и объемные заметки отправятся в другие лотки. Возможно, эти лотки будут служить только для хранения -- а уж хранить-то вам придется много чего. Что ещё не учтено: установки проектного реестра, вычитывание записей, повесток дня и напоминаний в ежедневнике и отслеживания и отметки дел, выполнения которых вы ожидаете -- все это потребует списков в некоторой форме.
Работать со списками можно напрямую -- просто пересматривать листы в папке (например, отдельные листы с именами людей, которым надо позвонить, в папке «Телефонные звонки»); либо можно использовать какие-то инструменты, например, блокноты, из которых можно вырывать листки, планировщики (страница «Телефонные звонки» со списком имен); или же их электронные версии (например, категория «Телефонные звонки» в разделе «To Do» в наладоннике или в разделе «Задания» в Microsoft Outlook).
Кроме хранения информации о связи (я имею виду телефонную и адресную книгу), органайзеры приспособлены ещё и для того, чтобы составлять списки. (Ваш ежедневник -- это в сущности список с определенными по времени и по дням делами, расположенными в хронологическом порядке). С 1980-х годов на рынке были представлены тысячи моделей органайзеров, от раннего карманного Day-Timers до сегодняшних новомодных и технически оснащенных наладонников и компьютерных программ вроде Microsoft Outlook и Lotus Notes.
Станете ли вы работать над повышением своей эффективности, используя те инструменты, которые вы используете сейчас, или заведете новые? Ответ: что, на самом деле поможет вам изменить свое поведение -- то и используйте. Фактор эффективности здесь критичен. Получаете ли вы много электронной информации, которую было бы легче обрабатывать и отслеживать специально заточенными под это дело программами? Нужно ли вам записывать все ваши встречи в бумажный ежедневник? Нужны ли вам напоминания о телефонных звонках, при том, что вам неудобно таскаться с папками и блокнотами?
И так далее. Есть также эстетический фактор и фактор комфорта. Я не редко делаю важные пометки и просматриваю дела тогда, когда случается просто крутить наладонник в руках, например, в ожидании заказа в ресторане.
Когда вы решаете приобретать ли и использовать ли органайзер, и если так, что какой, помните, что все, что вам придется делать -- это работать со списками. Когда вы узнаете, что вносить в списки и как эти списки потом использовать, инструмент становится уже не важен. При выборе оного исходите из соображений простоты, скорости и удовольствия.
Жизненно важным является наличие простой и функциональной персональной системы хранения информации общей направленности. Прежде, чем начать работать в каком бы то ни было офисе, я оцениваю систему хранения. Как я говорил во 2й главе, отсутствие хорошей системы документов общей направленности может стать одной из самых крупных трудностей при создании личной системы менеджмента, и многим менеджерам, которых я тренировал лично, в этом направлении ещё работать и работать. Частенько я ездил с клиентом в канцелярский магазин и покупал ящики и лотки для хранения, папки, аппараты для наклеивания этикеток, чтобы мы могли организовать достойную систему, в которую можно поместить две трети хлама, валяющегося на столе, на полках и даже на полу.
Итак, цель данного этапа -- создать систему ссылок общей направленности -- отдельно от других систем, посвященных контрактам, финансовой информации и другим категориям данных, которым нужно выделить особое места и проиндексировать. Материалы общей направленности могут содержать статьи, брошюры, листки, записки, заметки, распечатки, факсы -- все, что вы хотите сохранить, потому что это интересно или полезно, и то, что не вписывается в вашу специализированную систему хранения, но и не должно валяться на полке просто так.
Если у вас есть ассистент или секретарь, который и занимается сортировкой материалов для вас, то вы можете приклеить на документ желтый листок, написать там «Документ Икс» и отправить ему -- пусть положит, куда следует. Но задайтесь вопросом, остался ли у вас интересный лично вам или полезный в деле материал, который должен быть доступен в любое время, даже когда секретаря нет на месте. Если это так, то вам все-таки нужна будет ваша собственная система, либо на столе, либо где-то рядом.
Факторы успеха в использовании системы хранения
Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. Достать из корзины с «разным» документ, распечатать какое-либо письмо, решить надо ли с ним что-то сделать и имеет ли оно потенциальную ценность и поместить его в надежную систему -- такие задачи должны занимать у вас меньше минуты. Если же у вас это занимает больше минуты -- вам есть над чем поработать. Кроме быстроты, система должны быть ещё и прикольной, простой и законченной. Иначе вы будете подсознательно противится тому, чтобы выгребать из корзинки «разное», зная, что там есть что-то, что надо определить в систему хранения и вы даже не захотите смотреть на бумаги. Поверьте мне на слово: я видел, как сортировка материалов превращалась для людей из тягомотины в настоящее удовольствие, стоило только установить и наладить систему.
Вы должны чувствовать себя одинаково комфортно, когда кладете любой документ, пусть это даже простой обгрызенный листок в отдельный полиэтиленовый файлик. Люди часто пренебрегают сортировкой информации такого рода, так как поначалу это довольно трудоемкий процесс, они предпочитают набивать разнообразными бумажками, типа меню из ресторана или расписания поездов старые ящики.
Чтобы вам ни было нужно для того, чтобы наладить быструю и четкую систему ссылок -- сделайте это. Моя система работает безупречно -- это мое мнение и мнение тех, кто пробовал ею пользоваться. Для достижения идеального результата я рекомендую вам следовать нижеприведенным рекомендациям.
Держите материалы общей направленности под рукой
Помещение в систему хранения должно быть мгновенным и простым. Если вам придется вставать с места каждый раз, как только у вас неожиданно появляется какой-нибудь документ или бумажка, которую надо бы сохранить, вам будет удобнее складывать их стопочкой на стол вместо того, чтобы определять в систему хранения. Вас подсознательно будет тянуть проигнорировать весь процесс обработки содержимого корзинки вообще (потому как вы знаете, что там может оказаться документ, который придется помещать в систему хранения). Многие из тех с кем я работал сделали в офисе перестановку так, чтобы четыре ящика с материалами общей направленности стояли в пределах досягаемости с рабочего места и не надо было идти к ним через всю комнату.
Алфавитная система
Я пользуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Люди тяготеют к использованию системы хранения в качестве системы самоорганизации, поэтому они и пытаются самоорганизоваться, сориентировавшись на проекты и точки концентрации. Таким образом число возможных мест нахождения некогда забытого вами документа «икс» растет в геометрической прогрессии. В одной простой алфавитной системе можно распределить всю информацию по темам, проектам, персонам или компаниям, чтобы было только три или четыре варианта её местоположения, на случай, если вы забудете, куда её дели. Используйте только один уровень вложенности подтем на одну этикетку, например «Садоводство -- горшки» и «Садоводство -- идеи». Это будет храниться под буквой «С». Сейчас я держу четыре папки для данных общей тематики, и каждая из этих папок помечена буквами алфавита «А-Е», «Ж-М» и так далее -- как только я поставил этикетку на какой-то документ -- мне уже не надо задумываться, куда его определить.
Периодически по какой-то из тем накапливается такой безумное количество материалов, что для неё надо выделять отдельную папку. Но если эти материалы не занимают и половины новой папки, я все-таки рекомендую оставить их в простой алфавитной системе хранения.
Пусть у вас будет много пустых папок
Прежде чем сесть за разбор содержимого корзинки входящей информации, я запасаюсь большим количеством новых пустых папок. Нет ничего хуже, чем ситуация, когда у вас много информации на обработку, а складывать её некуда. Я предпочитаю всегда иметь в наличии некоторое количество пустых папок. Правило большого пальца: реорганизуйте систему, только когда число папок перевалило за сотню.
Держите ящики, заполненными менее, чем на три четверти
Всегда старайтесь держать ящики с документами заполненными менее, чем на три четверти. Если они захламлены, вы будете подсознательно противиться складывать туда вещи, а стало быть, и стопка документов на вашем столе будет расти. Если вы чувствуете, что ящик начал забиваться, то вы могли бы немного разобрать его, пока ожидаете ответа по телефону, например.
Я вообще не знаю таких людей, которые не страдали бы проблемой переполненных ящиков. Если вы не хотите переломать ногти и если вы хотите избавиться от подсознательного отторжения к внесению документов в систему хранения, тогда вам следует держать ящики неполными так, чтобы вы могли без труда добавлять новые документы. «Тогда я куплю ещё ящики!» -- бывает и такая реакция на эту проблему -- как будто это что-то ужасное. Если информация стоит того, чтобы её хранить, тогда и хранить её стоит так, чтобы она была легко доступна, так ведь? Говорят, что мы живем в эпоху Информации; если это хоть как-то обосновано, и если вы делаете что-то, что затрудняет вам же её использование… ну ничего хорошего.
Возможно, вам придется сделать ещё одну систему хранения для того, чтобы обеспечить комфорт вашего рабочего места и обеспечить наличие необходимой информации под рукой. Такие материалы, как завершенный проект и файлы присланные от клиента, с которым вы больше не работаете, нужно все-таки хранить, но можно хранить и в отдаленных местах ну или хотя бы не в пределах рабочего пространства.
Поставьте на ваши папки этикетки
Напечатанные этикетки изменяют ваши папки и ваше к ним отношение. Папки с этикетками приятнее держать на столе; каждый может определить, что там; вы видите, что это за папки издалека, их необязательно вынимать из портфеля; и когда вы открываете ваши ящики для хранения, вы в первую очередь смотрите на этикетки папок. Теперь открывать ящик, складывать туда папки или находить нужное становится даже приятно.
Быть может в 21 веке ученые дадут, наконец, какое-нибудь запутанное объяснение, основанное на работе нейронов тому, почему папки с этикетками работают так эффективно. Пока этого не произошло, просто поверьте мне. Купите аппарат для наклейки этикеток. Для того чтобы заставить систему работать бесперебойно, вам надо будет, чтобы эта штука всегда была под рукой, чтобы при помещении документа в систему хранения вы могли ею воспользоваться. И не делитесь ею ни с кем! Если вам случится проставить этикетку на папку с вновь пришедшими материалами, а «наклеивательного аппарата» не окажется под рукой, вы просто эту папку оставите на столе, вместо того, чтобы найти ей подходящее место в системе хранения. Такой аппарат должен стать по важности в ряд со стэплером.
Купите качественную мебель
Шкафы с папками -- это не то место, где надо экономить на качестве. Нет ничего хуже, чем открыть шкаф и услышать жуткий скрип! А это запросто может случиться, если вы задумаете покупать шкаф для бумаг на какой-нибудь супер-распродаже. Вам нужен такой шкаф, ящики которого будут легко открываться и выдвигаться, даже если они заполнены на три четверти, а дверцы будут закрываться легко и плавно, как в немецких автомобилях. Я не шучу.
Избавьтесь, если можете, от необходимости вешать папки на крючки
Рискуя нанести личную обиду, я все-таки рекомендую людям, которые ранее использовали систему развешенных по крючкам папок, полностью отойти от неё и использовать простые папка, которые будут стоять в шкафу. «Висячие» папки куда гораздо менее удобны, потому, что при неожиданном появлении нового документа придется прикладывать усилия, чтобы его в какую-нибудь из папок засунуть -- её же надо будет снимать с крючка.
Вот письмо от главного менеджера, который все-таки решился воспользоваться моим советом после двух лет колебаний (он ведь уже потратил деньги на шкафы с крючками):
«Ваша система -- это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью переорганизовал мои системы хранения документов на работе и дома -- все вместе это заняло четыре дня, зато я перешел к простой алфавитной системе. Круто! Она настолько проще. У меня и стол стал чище и аккуратнее без этих огромных, повсюду разложенных стопок, которые «надо распределить»!»
Но если вы не можете…
Многие люди просто вынуждены пользоваться «висячими» папками, по крайней мере на работе, только потому, что папки эти во многих фирмах являются корпоративным стандартом. Если вы вынуждены работать с висячими файлами, я советую вам:
§ Приклеить этикетки на папки, а не на крючки, на которых они висят. Это позволит вам взять папку на встречу или в поездку и не тащить при этом за собой крючок.
§ На каждый крючок вешайте только одну папку. Тогда шкаф будет визуально аккуратным. Необходимость перекалибровать алфавитную систему каждый раз, когда какая-нибудь папка заполняется -- это слишком хлопотно.
§ Пусть у вас будет несколько свободных крючков и пустых папок в запасе, так чтобы вы могли быстро управляться с новыми приходящими папками.
Прочищайте ваши хранилища хотя бы раз в год
Регулярная прочистка вашего архива не даст ему зарости плесенью, это также потакает вашей прихоти держать все на видном месте «на случай, если понадобится». Вы знаете, что через несколько месяцев в любом случае все это будет пересмотрено, и вы можете принять повторное решение, что стоит хранить, а что можно и выкинуть. Как я уже говорил, я прочищаю мою систему, когда я жду, когда мне ответят по телефону.
Я рекомендую всем организациям учредить День Разгребания Мусора, когда все сотрудники буду приходить на работу в драных джинсах, отключать свои телефоны и разгребать весь накопленный материал. У всех будет официальное разрешение потратить целый день на уборку. Здорово было бы поставить в план и Индивидуальный День Разгребания мусора где-нибудь на выходных или когда вы в отпуске, в конце года, или ранней весной, или прямо перед сдачей бухгалтерской документации, когда вы хотите завершить все финансовые дела уходящего года.
И напоследок…
Вы выделили время, организовали рабочее место, озаботились необходимыми инструментами и принадлежностями -- словом, всем, чтобы начать внедрять технологию.
Что теперь?
Если вы решились выделить определенное время на организацию рабочего места, тогда вам надо сделать кое-что ещё, чтобы эта организация была эффективной -- на время процесса обустройства избавьтесь от всех иных обязанностей. Если вам нужно-таки сделать супер-важный звонок или что-то забрать у секретаря, или поговорить с супругой -- сделайте это сейчас. Или же решите, когда вы этим займетесь и поставьте напоминание, чтобы не забыть. Совершенно необходимо, чтобы все ваше физическое внимание было уделено процессу реорганизации.
Почти без исключений, когда я начинаю тренировать людей, даже если они выделили время и деньги, они все равно не разделались с делами для того, чтобы выпасть из жизни на пару дней и заняться своим рабочим местом. «Ах, да, мне надо перезвонить этому заказчику на днях», говорят они, или «Я должен связаться с женой, спросить, купила ли она билеты на сегодня». Я полагаю, что если такое количество далеко не самых простых людей игнорируют ответственность перед собой, это явный показатель определенной нехватки зрелости нашей культуры
Разобрались? Отлично. Теперь самое время все ваше «разное» в одном месте.
Глава 5. Сбор информации: собираем «разное»
Я уже говорил об основной процедуре сбора информации во второй главе. Эта глава более подробно повествует о том, как собрать все «разное», все незавершенные дела в одном месте. Это первый необходимый шаг на пути к «кристально чистому сознанию». Соберите хотя бы несколько дел помимо проектов, над которыми вы сейчас работаете, и вы уже сможете почувствовать себя лучше. Когда же вы соберете все, абсолютно все 100%, у вас появится новая точка, из которой вы и будете двигаться к вершинам личной эффективности.
Над этой частью организационного процесса я работаю с клиентом, как правило, часов шесть, правда, однажды мне попался такой, который ковырялся все 20 (я ему потом уже сказал «Ладно, вы общую идею поняли уже»). Сбор может занять больше времени, чем вы рассчитываете, но это при условии, что вы вознамерились сделать полный обзор, как рабочих, так и личных дел. Это ведь значит, что вам придется все облазить и все обшарить, в каждый угол заглянуть, и в машине проверить, и в лодке и ещё, где вы там обитаете.
Если у вас в распоряжении наверняка есть часа два, то вы легко справитесь со сбором того, что на поверхности. А для остальных дел -- для них напишите напоминания, что-нибудь вроде «Проверить в гараже» или «Заглянуть в ванную комнату».
На самом деле, вам вряд ли удастся собрать 100% дел за раз и потом это все удерживать. Скорее всего, в течение недели вы будете слишком заняты и не сможете зафиксировать все ваши идеи и обязанности где-то в одно месте (только не в голове). Однако, пусть это будет вашим эталоном для подражания, который и будет вас мотивировать поддерживать «чистоту в домике» ваших дел и обязанностей, будь они связаны с бизнесом или с личной жизнью.
Готовы? Поехали…
Вот несколько веских причин того, чтобы сначала все дела собрать, а уж потом начинать их обрабатывать:
1. Вы сможете осознать и оценить объем ваших дел и обязанностей
2. Вы сможете увидеть «свет в конце туннеля», ну или хотя бы, какой длины этот туннель
3. Когда вы заняты обработкой и организацией, крайне нежелательно, чтобы бесформенная сущность «разного», рассредоточенного невесть где, вас тревожила некая.
Как только все дела, занимающие ваше внимание, сосредоточены в одном месте, вы получаете все карты в руки -- можете сконцентрироваться на цели и целиком контролировать ситуацию.
Собрать разбросанные, где придется, предметы в одну кучу может оказаться не такой уж простой задачей. Большая часть этого «разного» не является жизненно необходимым, поэтому-то и валяется, где попало. Дело изначально не было срочным, да и до сих пор никак о себе не заявило, поэтому-то за него никто и не брался. Типа визитки, которую вы кладете в бумажник, чтобы потом связаться с этим человеком как-нибудь при случае; это модуль памяти от компа, завалявшийся в дальнем ящике; принтер, который вы вот уже полгода намереваетесь передвинуть в более подходящее для него место. Словом, это те вещи, которые висят над вами, но вы все ещё не решили, браться за них или же вовсе вычеркнуть их из всех списков. Но до тех пор, пока вы будете думать, что это могло бы пригодиться, они будут держать вас в своей власти и отнимать гораздо больше физической энергии, чем стоило бы на них потратить. Запомните: ощущение комфорта при незаконченном деле возможно только если точно знать, что именно вы не делаете. Самое время начать. Выгребите все из корзины с вновь приходящими документами, возьмите стопку чистых листов и давайте…
…начнём!
Физический сбор
Первое, что надо сделать, так это осмотреть окрестности на предмет наличия каких-либо неоконченных дел или предметов, которые лежат не там где надо или не так, как надо, и сложить все это к вам в корзинку с приходящей информацией. Среди прочего встретятся и неоконченные дела и дела, требующие принятия решения для дальнейшего продвижения. Они тоже должны отправиться в корзинку -- потом вы разберетесь и с ними.
Что должно оставаться неприкосновенным
Самый лучший способ определить, что именно должно попасть в вашу корзинку -- это определить, чего там быть не должно. Вот четыре категории вещей, которые должны остаться на своих местах именно в таком виде, в каком они сейчас и находятся.
§ Канцелярские принадлежности
§ Сопутствующие материалы
§ Элементы декора
§ Оборудование
Канцелярские принадлежности… это все то, чем вы часто пользуетесь. Визитки, марки, стэплеры, желтые клейкие листки, блокноты, скрепки, стержни для ручек, шаблоны документов, ластики -- все в таком роде. У многих людей на работе есть личный ящичек с освежающими мятными конфетками, салфетками и так далее.
Сопутствующие материалы… это все, что вы храните, «на всякий случай», например, мануалки по софту, меню их ближайшего ресторана, расписание уроков вашего ребенка. В эту категорию попадает телефонная и адресная книга, любой материал по проектам, тем, справочники, словари, энциклопедии и альманахи.
Элементы декора… это фотографии ваших близких, картинки на стенах, смешные магниты на доске, это могут быть и plaques, mementos и комнатные растения.
Оборудование… это, очевидно, телефон, компьютер, факс, принтер, мусорная корзина, мебель и видеомагнитофон.
Наверняка у вас найдутся вещи, которые попадают в эти категории -- в основном все ваши канцелярские принадлежности не требуют по отношению к себе каких-то отдельных действий. Все остальное должно оказаться в корзинке. Случается, однако, что некоторые вещи, которые вы отнесли бы к одной из перечисленных категорий, все-таки нуждаются в особом внимании потому, что они до сих пор не настроены так как положено.
Например, многие держат в ящиках такие материалы, которые уже сто лет как просрочены, или просто их должно упорядоченно разложить где-нибудь в другом месте. Вот они-то и должны отправиться в корзинку. Или вот ещё пример: если ваш ящик с принадлежностями переполнен всяким хламом и поломанными предметами или -- это тоже считается как неоконченное дело, с которым надо бы разобраться. Вы храните самые свежие фотографии ваших детей? На стене висит именно та картина, которую вы хотели бы там видеть? Эти напоминания актуальны? Подходит ли вам мебель? Настроен ли компьютер специально под вас? Комнатные цветы не зачахли? Одним словом, все ваши принадлежности, окружающие предметы должны попасть в корзинку, если только они находятся в неположенном месте или если они в неподобающем состоянии.
Несколько замечаний о сборе:
На стадии сбора, вас подстерегают несколько ловушек:
§ Все ваши неоконченные дела за раз в корзинку не поместятся, их больше, чем она может вместить
§ Вы окажетесь на грани полного погружения в расчистку и организацию
§ Кое-что вы уже собрали и организовали
§ Вы рискуете пробежаться только по самым важным делам, которые вы хотели бы иметь на виду
Что если предмет слишком объемный, чтобы помещать его в корзину?
Если вы физически не можете запихнуть что-то в корзину, тогда напишите заметку об этой штуке и её-то и поместите в лоток. Например, если дело касается постера на двери вашего кабинета, просто напишите «постер на двери». И поставьте там дату. Это даст вам пару преимуществ. Если в вашей системе организации попадается несколько заметок подобного рода, то не лишне будет знать, когда именно каждая из них была сделана. Вообще, это чрезвычайно полезная привычка -- всё кругом датировать: клейкие листки, которые вы передаете ассистенту, голосовую почту, заметки, которые вы делаете в ходе телефонного разговора. Три процента случаев, в которых эта информация окажется полезной, того стоят.
Что если стопка бумаг слишком большая и не помещается в корзинке?
Скорее всего, вы рванетесь собирать и насобираете гораздо больше, чем может уместиться в корзинке. Ну, если так случилось, то сложите все это в стопки вокруг лотка или даже на полу, под ним. В конце концов вы постепенно разберете их, обработаете и организуете все. Тем временем не поленитесь убедиться, что эти стопки и прочие предметы на столе и в округе не перепутаются.
Выкидывайте сразу
Если вы видите хлам невооруженным взглядом, выкидывайте его без колебаний. Для некоторых моих клиентов процедура сбора неоконченных дел стала первым разом, когда они прочистили основной ящик своего стола.
Если же вы не уверены, что вещь, найденная вами может на что-нибудь сгодиться, положите её в корзинку. Что вы не должны делать, так вы не должны позволять вещам брать вас в плен -- не пытайтесь порешать все дела на месте. Вы сделаете это позже, когда вещь уже будет в корзинке, к тому же выбор такого рода делать проще, если вы уже увлечены процессом сортировки. Основная цель -- собрать в корзинку все как можно быстрее так, чтобы наверняка разделаться со всем лишним и четко представить себе план боевых действий.
Будьте осторожны с особо усердной чисткой и организацией!
Как только люди начинают заниматься сбором неоконченных дел дома или на работе, они становятся жертвами вируса чистоты и организации. Это не страшно, если впереди у вас достаточно времени, например, целая неделя. Иначе, вам придется разбить весь процесс на части и расписать для этих частей напоминания, например, «Расчистить четыре ящика в шкафу» или «Навести порядок в личных ящиках». Чего вы не должны делать, так это нестись сломя голову вниз по кроличьей норе и подбирать отдельные дела, а потом не иметь возможности установить целостный контроль над процессом. Это может занять больше времени, чем вы думаете, тогда как вы хотите выйти на финишную прямую и поразбирать все дела как можно скорее.
Как поступать с делами, которые уже включены в списки и числятся в ежедневниках?
Возможно, у вас уже есть некоторые списки и какая-то организационная система. Но если вы ещё не срослись с системой организации рабочего процесса, как с родной, я все же рекомендую поместить эти списки в корзинку с прибывающей информацией и рассматривать их как отдельные дела, которые надо завершить. Вы наверняка захотите, чтобы система ваша была последовательной, и вам будет совершенно необходимо все переоценить с этой точки зрения.
«Но это мне терять нельзя ни в коем случае!..»
Частенько в процессе сбора дел мы натыкаемся на какую-нибудь бумажку и документ, которые заставляют нас воскликнуть «Боже мой! Как же я об этом позабыл! Мне обязательно надо с этим разобраться!» Это может оказаться напоминанием об ответном телефонном звонке, который нужно было сделать два дня назад, или какие-то заметки, оставшиеся со встречи с партнерами, с делами, которые надо было уладить несколько недель назад. И вот мы уже не хотим складывать этот листок или документ в общую корзинку потому, что боимся его потерять.
Если такое случилось и с вами, спросите себя, действительно ли надо с этим разобраться до того, как вы выполните работу по организации неоконченных дел. Если это так, то лучше разрулить это сразу же, чтоб оно уже на вас не давило. Если же нет, положите этот лист в корзину и продолжайте собирать. Скоро вы все это обработаете и организуете, так что не волнуйтесь -- ваш супер-листок не затеряется.
Если вы не можете разрулить это дело прямо сейчас, однако напоминание о нем мигает красной лампочкой, тогда создавайте где-то неподалеку от лотка с приходящими бумагами «срочную стопку». Это, конечно, не лучший выход, но придется им воспользоваться. Помните, что как только вы мало-мальски разберетесь со своими делами, на поверхность всплывет срочная задача, требующая немедленного решения.
Начните со своего рабочего стола
Готовы? ОК. Начинайте перебирать вещи а рабочем столе, и те из них, которые требуют завершения, перекладывайте в корзинку (или в лоток). Частенько прямо под рукой находится немереное количество вещей, с которыми надо разобраться. Некоторые люди используют свой рабочий стол как корзинку. Если и вы решили пойти этим путем, то будьте готовы к тому, что к началу разбора информации вы будете окружены несколькими стопками документов. Начните в края вашего стола и исследуйте каждый его квадратный сантиметр. Как правило, на пути встречается следующее:
§ Стопки писем и заметок
§ Бумажки с телефонными номерами
§ Чужие визитки
§ Заметки со встреч и совещаний
Старайтесь не поддаваться искушению сказать себе: «Ну, я знаю, что в этой стопке, я её тут и оставлю». В таком случае они так и останутся нетронутыми, поэтому сейчас им самое место в лотке с приходящими документами.
Пока вы возитесь на столе, задайтесь вопросом, не поменять ли что-нибудь из канцелярских принадлежностей. Телефон нормально работает? Как насчет компьютера? А сам стол? Если что-то требует изменений, напишите себе напоминание и положите его в корзинку.
Ящики стола
Затем переходите к ящикам стола, если таковые имеются. Требует ли их содержимое особого внимания? Есть ли там документы или записи, с которыми надо разобраться? Может быть, там есть что-то, чего там быть не должно? Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из этих вопросов, сложите документы, которые требуют доработки, в корзинку или напишите себе напоминания о них и тоже сложите. Если вы сомневаетесь, заниматься вам ящиками стола сейчас или оставить это на потом, то для ответа прикиньте время, которым вы располагаете и количество «разного», которое вам надо перебрать.
Горизонтальные поверхности
Продолжайте осматривать ваш кабинет, собирая вещи с полок, шкафов и тумбочек, если они лежат в неположенном месте. У вас будут скапливаться стопки журналов, статей, вырезок, конвертов, папок с сопутствующими проектам материалами. Собирайте все.
Возможно, у вас есть справочные материалы, которые вы уже использовали или же отложили. Если это так, и если вы можете переложить их в папки вашей системы хранения справочной информации, и это не займет у вас много времени, так и сделайте. Прямо сейчас. Однако подумайте, не понадобится ли он вам в скором времени снова. Если да, то положите в корзинку и его -- потом разберетесь.
На стеллажах
Теперь посмотрите на стеллажах. Что там? Туда же можно свалить горы документов и справочных материалов, подходит оно и для хранения других «разностей». Может, там есть что-то сломанное? Частенько бывает и такое. Соберите всякие безделушки и мелкие подарки на память, которые, в общем-то, не сильно много значат. Генеральный менеджер одной страховой компании, например, прямо-таки разбушевался в процессе выкидывания мелкого мусора, который скапливался у него на протяжении нескольких лет.
И опять же, если какое-то из этих мест совершенно вышло из под контроля и им надо обязательно заняться, напишите себе напоминание и положите его в корзинку.
Полы, стены, полки.
Может, на магнитной доске есть что-то, что надо доделать? Может, на стенах висит что-нибудь непотребное? Как насчет картин, постеров и прочих декоративных вещей? Что там на открытых полках? Книги, которые надо прочеть или подарить? Каталоги, мануалки или переполненные скоросшиватели, содержимое которых давно просрочено или требует какого-то особого внимания? Какие-нибудь кучи или стопки бумаг на полу? Просто перетащите их в корзину - разберетесь позже.
Оборудование, мебель
Может вы хотите что-то изменить в обстановке офиса, сменить или переставить мебель? Все ли работает как надо? Лампочки все на месте? Если что-то надо доделать, вы знаете, как с этим поступить -- напоминание и в корзинку.
Другие места
В зависимости от того, что вы уже обследовали в процессе сбора, вы можете проверить таким образом и другие места, где вы что-либо храните. Если вы действительно намерены очистить сознание, то было бы правильно прочистить везде.
Некоторые мои клиенты приглашали меня домой с тем, чтобы я помог им разобрать неоконченные дела и там. Частенько они позволяли «не такому уж важному делу» в их домашней жизни поймать себя в ловушку, эта ерунда все силы и высасывала.
Интеллектуальный сбор: Прочистка сознания
Когда вы уже собрали все неоконченные дела вокруг вас, вам, возможно, захочется очистить и вашу оперативную память. Что ещё занимает ваше сознание и в то же время, не попало в той или иной форме в корзинку? Вот тут-то нам и понадобится стопка чистых листов бумаги.
Я рекомендую вам записывать каждую идею, каждый проект, каждую мысль, каждую штуковину, которая требует внимания на отдельном листе бумаги. Можете сделать длинный список на одной странице, но гораздо эффективнее расписать все на отдельных листах. Скорее всего, вам не придется хранить все эти листы вечно, но держать их под рукой в процессе сортировки весьма полезно.
Вам потребуется от двадцати минут до часа на то, чтобы расписать все, что занимает ваше сознание, но это только после того, как вы разобрались со всем остальным. Вы заметите, что в дела вспоминаются разнобой -- мелкие, крупные, личные, рабочие - безо всякого порядку.
Работайте над количеством. Лучше перестараться, чем упустить что-то. Хлам вы всегда сможете повыкидывать позже. Возможно, первая мысль, которая придет вам в голову -- «Спасти озоновый слой», а потом «Купить еду для кошки». Собирайте все. И не удивляйтесь, что стопка бумаг в корзинке стремительно растет.
«Триггер»-список
В деле прочистки сознания неплохо было бы завести список «Триггеров незаконченности», чтобы можно было просматривать его пункт за пунктом и проверять, не забыли ли вы чего. И помните, если вам что-то вспомнится, запишите это на листок и положите в корзинку.
Список «Триггеров незаконченностей»
Рабочее
Начатые, но неоконченные проекты
Проекты, которые надо начать
Поручения \ Обещания другим
Начальник \ Партнеры
Коллеги
Подчиненные
Другие сотрудники
Люди «со стороны»
Заказчики
Другие организации
Специалисты
Связи
Внутренние \ Внешние
Отправить самому или ответить:
Телефонные звонки
Голосовая почта
Электронная почта
Факсы
Письма
Заметки
Другая письменная работа - закончить \ предоставить к рассмотрению
Отчеты
Выводы \ Обзоры
Предложения
Статьи
Промо-материалы
Мануалки \ Инструкции
Редакторская правка
Встречи, которые надо назначить \ запросить
Кому надо знать о каких решениях?
Внимательное прочтение \ Просмотр
Финансы
Наличные деньги
Статистика
Бюджеты
Прогнозирование
Прибыль и убытки
Баланс
Кредиты
Планирование \ Организация
Формальное планирование (цели, задачи, перспективы)
Текущие проекты (следующие ступени)
Проекты, которые вот-вот начнутся
Бизнес \ Маркетинговые планы
Предложения по организации
Предстоящие события
Встречи
Презентации
Организационная структуризация
Новое оборудование
Установка новых систем или оборудования
Командировки
Банки
Получение денег
Платежи
Мелкие суммы
Администрация
Юридические вопросы
Страхование
Личное
Стратегии \ Методики
Заказчики
Внутренние
Внешние
Маркетинг
Продвижение
Продажи
Обслуживание покупателей
Системы
Телефоны
Компьютеры
Офисное оборудование
Другое оборудование
Принадлежности
Системы хранения
Архивы
Инвентаризация
Комплектующие
Офис \ Рабочее место
Организация офиса
Мебель
Декор
Ожидание…
Информация
Делегированные задачи \ Проекты
Критичные для проектов завершения подзадач
Ответы на:
Письма
Заметки
Звонки
Предложения
Реквизиты
Компенсации
Мелкие суммы
Страхование
Заказанные вещи
Отремонтированные вещи
Билеты
Решения других
Профессиональное развитие
Тренинги \ Семинары
Вещи, которые надо выучить
Информация, которую надо отыскать
Навыки, которые надо попрактиковать \ выучить:
Компьютерерная грамотность
Аудио \ Видео тренинги
Резюме
Дополнительное образование
Выяснить - вызнать о чем-то…
Рабочий гардероб
Личное
Начатые, но неоконченные дела
Проекты, которые надо начать
Поручения \ Обещания другим
Супруг
Дети
Семья
Друзья
Специалисты
Одолженные вещи
Дела: другие организации
Сервис
Гражданская активность
Добровольные
Связи, которые надо наладить \ поддерживать
Семья
Друзья
Специалисты
Сделать самому или ответить на:
Телефонные звонки
Письма
Открытки
Предстоящие события
Особые события
Дни рождения
Именины
Свадьбы
Выпускные
Праздники
Каникулы
Отпуск
Путешествия на выходных
Общественные события
Культурные мероприятия
Спортивные мероприятия
Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы - дела, которые надо переделать
Места, которые надо посетить
Люди, с которыми надо встретиться \ пригласить их куда-то
Местные развлечения
Администрация
Финансовые
Счета
Банки
Инвестиции
Займы
Налоговые сборы, пошлины
Страховка
Правовые вопросы
Хранение
Ожидания чего-либо…
Почтовый заказ
Ремонт
Компенсации
Возвращение долгов
Медицинская информация
Запрошенные ответы
Дела по дому
Земельные
Имущество в собственности
Узаконенное
Недвижимость
Районирование
Налоговые сборы, пошлины
Строители \ Контрактники
Обогрев \ Очистка воздуха
Сантехника
Электричество
Крыша
Сад
Подъезд к дому
Стены \ полы \ потолки
Декор
Мебель
Оборудование
Электрические лампочки
Кухонные аксессуары
Стиральная машинка \ Сушка
Места, которые надо организовать \ Почистить
Компьютеры
Программное обеспечение
Комплектующие
Сеть
CD-ROM
Интернет \ Электронная почта
Телевизор
Видеомагнитофон
Музыка \ Диски \ Кассеты
Фото \ Видео
Телефоны
Автоответчик
Спортивные принадлежности
Чуланы \ Одежда
Гараж \ Сарай
Ремонт автомобиля
Инструменты
Багаж
Домашние животные
Здоровье
Доктора
Дантист
Специалисты
Увлечения
Книги \ Звукозаписи \ Пленки \ Диски
Поручения
Хранилище комплектующих
Аптечка
Магазин
Банк
Штуки для уборки
Книжный
Сообщество
Соседи
Школа
Местная администрация
Гражданские ценные бумаги
Инвентаризация содержимого корзинки
Если ваша голова высвободилась от всех рабочих и домашних заморочек, тогда ваша корзина, должно быть, ими переполнена до краев. Кроме предметов и бумаг в вашей корзинке так или иначе должны присутствовать и все электронные письма, и все голосовые сообщения, оставшиеся без ответа. Туда же должны попасть и те дела из вашего ежедневника, для которых вы ещё не определили следующего конкретного действия.
Я рекомендую своим клиентам записывать голосовые сообщения на бумагу и складывать в корзинку, а ежедневники туда кидать целиком -- частенько им бывает нужна основательная ревизия. Если вы используете наладонник, Microsoft Outlook или Lotus Organizer, для каких-то иных записей помимо телефонной книги, я советую вам распечатать ваши тамошние календари и «to-do»-списки и тоже уложить в корзинку.
Электронные письма лучше все же оставить как есть, потому как вне компьютера с ними работать сложновато.
Но все эти материалы не должны оставаться в корзинке
Когда вы с этим управились, можно переходить к следующему шагу. Оставлять все это в корзинке нельзя, потому как через некоторое время, сознание того, что дела (и какие именно дела) не двигаются, вновь начнет давить на вас. Пожалуй, основная причина неохоты, с которой люди берутся за сбор информации в корзинку -- это неимение хорошей отлаженной системы последующей обработки и организации этой самой информации. Это и есть тема следующей главы: «Опустошаем корзинку».
Глава 6. Обработка: Опустошение корзинки
Теперь, когда все, достойное вашего внимания, собрано в корзинку, пора эту корзинку разбирать. Опустошение вовсе не подразумевает выполнение неоконченных дел и доведение подвисших проектов до завершения. Это значит, что каждое дело, каждый предмет, каждый документ надо будет проидентифицировать и решить, что с ним дальше делать.
Вот желаемые результаты этого процесса:
1. Все ненужное будет выкинуто
2. Все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены
3. Все, что можно делегировать, будет делегировано
4. Все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу упорядоченную систему напоминаний
5. Все крупные проекты, вытекающие из документов, скопившихся в корзинке, будут проидентифицированы
Диаграмма иллюстрирует процесс целиком. В центральной колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений насчет следующих конкретных действий.
В этой главе подробно рассматривается как раз-таки первая колонка -- движение от переполненной корзинки к решениям о конкретных действиях. Естественная организация действий, рождающаяся сама собой в ходе этого процесса будет очевидна. Например, вы вытаскиваете из корзинки листок с напоминанием и понимаете, что вам надо было позвонить Андре, но сделать это можно только на неделе, когда она будет в офисе, тогда вы просто занесете напоминание об этом в ежедневник на понедельник.
Прежде чем приступить к обработке и организации неоконченных дел, я рекомендую вам прочесть эту и следующую главу. Это избавит вас от лишних действий. Процесс обработки, как правило, представляет из себя переключение между простым принятием решений на стадии обработки «разного» и более хитрой задачей вписывания этих решений в индивидуальную организационнную систему клиента наилучшим образом.
Первое, что надо сделать (после того, как мы собрали все неоконченные дела в корзинку) это проверить работоспособность программного и аппаратного обеспечения. Например, многие из моих клиентов предпочитают использовать ежедневник в наладоннике. Потом они синхронизируют его с Outlook, по которому они получают корпоративные расписания и почту. Мы очищаем (распечатываем и удаляем) все, что они пытались ранее организовать в своих ежедневниках, и перетаскиваем все это в корзинку. Потом определяем для себя некоторые рабочие категории, например, «Звонки», «Поручения», «Повестки дня», «На компе» и т.д. Когда мы начинаем копаться в нашей корзинке, у нас нет возможности сразу сесть за компьютер и вписать все действия непосредственно в систему организации, которой мы впоследствии и будем руководствоваться.
Если вы ещё не определились с личной системой напоминаний, не беспокойтесь об этом. Можно начать и с простых листов бумаги. А уж проапгрейдить ваши инструменты успеете.
Правила
Лучший способ изучить эту модель это следовать ей. Вот несколько основных правил:
§ Обрабатывайте сначала основные пункты
§ Обрабатывайте по одному пункту за раз
§ Никогда не перекладывайте дела обратно в корзинку
Начинайте с верхнего в стопке документа
Даже если вторым документом в стопке лежит адресованная лично вам записка от президента страны, а первым -- какое-то малозначащее письмо, сначала надо обработать именно его! Это, конечно, гротескный пример, я привожу его здесь, чтобы подчеркнуть важность этого принципа: соблюдайте строгую очередность. «Обрабатывать» не значит «тратить время». Это значит, решить, с чем вы имеете дело и принять решение насчет следующего конкретного действия.
Ускоренный просмотр это вовсе не обработка
Большинство людей просматривают свои корзинки на предмет только самых срочных или самых интересных дел. «Ускоренный просмотр» иногда может оказаться полезен (я им не пренебрегаю). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут вам уже надо быть на конференции. Тогда вы и проверяете, не запрятаны ли где-нибудь мины, которые могут взорваться: смотрите, например, прислал ли вам заказчик письмо с утверждением вашего предложения.
Но это вовсе не обработка, это экстренный просмотр. Вы должны привыкнуть обрабатывать каждый документ в порядке строгой очереди. Если же вы станете пренебрегать этим правилом и обрабатывать только то, что вам заблагорассудится, вы очень скоро собьетесь и куча дел в вашей корзине так и останутся нетронутыми, система ваша развалится и неоконченные дела опять расползутся по всему столу, а то и офису.
LIFO или FIFO?
Теоретически вы должны перевернуть вашу корзину вверх дном, чтобы содержимое оказалось ровной стопкой на столе и обрабатывать то, что лежит на самом верху (то есть то, что изначально было на дне корзины). На самом деле, если на обработку вы готовы потратить какое-то более или менее приличное количество времени, то в общем-то безразлично, с какого края начинать. А если вы возьметесь разгребать переписку, вы и сами поймете, что целесообразно начать с последнего письма.
Обрабатывайте по одному документу за раз
Возможно, вы заметите за собой желание вытаскивать из корзинки документ, и, не имея ни малейшего понятия, что с ним потом делать, тут же хватать документ, лежащий под ним и сосредотачивать внимание уже на нем. Возможно, он кажется вам более привлекательным потому, что вы уже знаете, что с ним делать и вам не надо раздумывать, что это за штуковина и куда её приткнуть. Однако, это небезопасно. То, что у вас сейчас в руках имеет все шансы попасть в стопку «э-э-э…» на краю стола и быть начисто вытесненным более интересными и важными делами.
Многие также любят вытащить из корзинки всю стопку, положить её перед собой и только тогда начать перебирать. Несмотря на то, что я поощряю желание расправиться со всем за раз, я все-таки настоятельно рекомендую вам вытащить только один документ. Концентрация на одном единственном документе в каждый момент времени только ускорит весь процесс. А если вас и отвлекут (что тоже не редкость), вам не придется потом возвращаться к разрозненным кускам каких-то документов и материалов, лежащих в беспорядке перед вами.
Многозадачное исключение
Однако из правила обработки одного документа за раз есть одно весьма редкое исключение. Человеку, обладающему определенным типом личности, действительно необходимо хоть на секунду отвлечься от дела для того только, чтобы принять по нему верное решение. Если мне удается определить таких людей с первого взгляда, я, как правило, рекомендую им заниматься параллельно двумя или тремя делами. В таких условиях им проще принять решение или сделать выбор. Но помните, что это всего лишь исключение и работает оно только в том случае, если вы привыкли управляться с каждой из задач очень быстро и на принятие любого решения у вас уходит не более двух минут.
Не возвращайте документы обратно в корзинку
Для документов обратного пути в корзинку нет. Это было озвучено сто лет назад постулатом «обработки задач лишь единожды». Однако эта затея не так уж и хороша. Если вы на самом деле следуете ей, то вы реально не сможете составить список, ведь вы будете, столкнувшись с задачей доводить её решение до конца. А это жутко неэффективно, потому как большинство дел вовсе не нуждаются и даже более того, их не стоит выполнять сразу, как только вы на них натолкнетесь. А вот от привычки вытаскивать из корзинки документы, крутить их в руках и складывать назад так и не решив, что же это за зверь и что с ним делать -- от этой привычки надо избавляться. «Вытаскивая из корзины документ, определитесь, что же это такое и что с ним дальше делать и не вздумайте класть его обратно» --примите это за правило.
Ключевой вопрос процесса обработки: «Каково следующее конкретное действие?»
Итак, документ у вас в руках. Вы собираетесь разделаться с ним прямо сейчас. И вам предстоит принять твердое решение по поводу следующего конкретного действия по отношению к этому самому документу. Кажется, будто это просто -- и это действительно просто -- но подумать вам все равно придется. И почти всегда решение ваше не будет лежать на поверхности -- к нему придется прийти и, возможно, путем извилистым.
Подумайте, например, не надо ли вам по поводу этого документа \ дела кому-то позвонить, заполнить какие-то бланки, покопать информацию в Сети, купить что-то в магазине, поговорить с секретарем, написать письмо начальнику. Если какое-то действие предпринять надо, то конкретные шаги будут понятны вам интуитивно. Но что если «с этим ничего нельзя сделать»?
Что делать, если делать нечего?
Вполне возможно, что что-то из вашей корзинки и не потребует конкретных действий. Это что-то наверняка попадет в одну из трех следующих категорий:
§ Мусор
§ Дела, которые надо заморозить
§ Сопутствующие материалы
Мусор
Если вы аккуратно следовали моим рекомендациям, то вы наверняка уже выкинули приличную гору хлама. Однако ж вы наверняка наскладывали-таки в корзинку и немало ненужных вещей. Так что не удивляйтесь, если в процессе обработки документов и дел всплывут бумаги и материалы, место которым в мусорном ведре.
Глобальная обработка ваших дел и обязанностей поможет вам выяснить, к чему вы движетесь и что вам делать не нужно. Один руководитель компании, с которым мне случилось работать, обнаружил у себя в электронном почтовом ящике кучу (а точнее несколько тысяч) сообщений, на которые он и не собирался отвечать -- это ему попросту было не нужно. Он сказал мне, что мой метод стал для него своеобразной диетой, строго определяющей, что можно оставлять незавершенным, а что и вовсе недостойно того, чтобы уделять ему внимание.
Почти наверняка вы столкнетесь с вопросом, сохранять ли тот или иной документ для того, чтобы впоследствии к нему можно было обратиться или же выкинуть его. Тут есть два пути:
...Подобные документы
Тестовые задания по определению характеристик стилей управления. Примеры ситуаций по принятию решений в конфликтные моменты для подчиненных, для директора, при реорганизации предприятия. Оценка поведения и продуктивности работников и руководства.
контрольная работа [30,6 K], добавлен 16.06.2008Методика планирования фонда заработной платы. Система планирования и контроля производства: сущность, структура, характеристика. Стратегия планирования продаж и операций предприятия. Порядок разработки плана производства и процесс управления качеством.
курсовая работа [37,9 K], добавлен 30.03.2012Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.
курсовая работа [41,0 K], добавлен 26.07.2010Time-менеджмент как мероприятия, направленные на повышение эффективности использования рабочего времени руководителя. Анализ данного показателя на предприятии ООО "Хьюмэн Ресурс ЕКБ", направления его оптимизации и повышения практической продуктивности.
дипломная работа [233,4 K], добавлен 17.05.2011Пять основных компонентов стратегического управления. Характеристика объектов стратегического управления. Отличительные признаки стратегического и оперативного управления. Переход от планирования к менеджменту. Базовые стратегии и виды конкуренции.
шпаргалка [48,8 K], добавлен 05.05.2009Методологические основы планирования на предприятии. Содержание предпринимательского бизнес-плана. Формирование системы целей планирования. Оценка эффективности и рекомендации по разработке бизнес-плана. Разновидности контроля выполнения бизнес-планов.
курсовая работа [239,6 K], добавлен 13.06.2015Особенности построения бизнес-плана в соответствии с современной российской экономической ситуацией. Выбор форм и методов экономического управления, необходимых для эффективной деятельности предприятий и роста их устойчивости, его критерии и обоснование.
курсовая работа [130,7 K], добавлен 25.06.2010Определение путей эффективного управления в условиях экономики переходного периода. Актуальность развития бизнес-планирования на современном этапе экономических реформ. Формы и методы управления, необходимые для эффективной деятельности предприятия.
дипломная работа [94,6 K], добавлен 19.08.2010Программное обеспечение календарного планирования и контроля. Системы календарного планирования проектов и их возможности. Особенности календарного планирования с помощью программных средств Microsoft Project и Time Line, их преимущества и недостатки.
курсовая работа [600,2 K], добавлен 18.03.2014Особенности творческих коллективов как социальных групп. Социологический подход к анализу деятельности творческих коллективов. Критерии эффективности управления деятельностью творческих коллективов. Креативный, творческий подход к принятию решения.
дипломная работа [296,3 K], добавлен 08.05.2011Исследование сущности маркетинга, как научно-практической теории управления производственно-сбытовой деятельностью. Характеристика продуктивности по Г.Б. Клейнеру. Рассмотрение основных внутренних факторов, влияющих на выбор маркетинговой стратегии.
дипломная работа [821,8 K], добавлен 28.10.2017Отличительные особенности планирования. Содержание долгосрочных планов организации. Организационная структура организации. Потребности в ресурсах и их обеспечение. Стратегии для каждого подразделения организации. Управление процессом выполнения плана.
реферат [28,2 K], добавлен 12.10.2011Понятие и значение процесса управления на предприятии, содержание его основных функций: планирования и организации. Руководство персоналом и мотивация труда, приемы и принципы их реализации. Контроль, его главные формы и средства, нормативная основа.
курсовая работа [132,1 K], добавлен 09.02.2013Эффективная занятость персонала как фактор роста продуктивности труда. Кадровое планирование как основной способ управления. Разработка баланса рабочей силы предприятия. Снижение текучести кадров как способ эффективного управления занятости предприятия.
курсовая работа [573,9 K], добавлен 11.11.2014Анализ правового обеспечения системы менеджмента в компании. Финансово-экономические показатели ее деятельности. Разработка мероприятий, направленных на усиление эффективности управления на основе преобразования принципов мотивации и стимулирования.
дипломная работа [93,8 K], добавлен 06.04.2015Понятие закономерностей и принципов менеджмента. Принципы управления в формулировке научных школ. Подходы, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления. Главные задачи управления предприятием на примере ОАО НТП "Контакт".
курсовая работа [111,4 K], добавлен 21.11.2012Основные идеи модели управления Анри Файоля. Составление рабочего плана. Организация рабочего процесса. Советы по управлению временем и рабочей нагрузкой. Этапы процесса планирования. Подготовка плана действий и рабочего графика. Мониторинг и контроль.
курсовая работа [23,1 K], добавлен 03.10.2008Анализ системы планирования как основной функции управления. Теоретические основы разработки бизнес-плана: анализ рынка, планирование производства, стратегия маркетинга, оценка рисков. Финансовый план и практика реализации бизнес-плана на предприятии.
дипломная работа [185,1 K], добавлен 23.04.2009Теоретические основы бизнес-планирования, их специфика в торговых организациях. Анализ системы бизнес-планирования ООО "Волга-ТЭК", оценка рисков инвестиционных проектов предприятия. Внедрение системы бюджетирования, формирование финансового плана.
дипломная работа [208,2 K], добавлен 14.03.2010Коммуникативные способности руководителя творческого коллектива. Отношения между социальными группами. Формирование коммуникативной компетентности. Искусство деловых и общественных связей руководителя творческого коллектива. Создание традиций коллектива.
реферат [32,5 K], добавлен 24.11.2012
