Искусство безстрессовой продуктивности

Как насчет подпроектов?

Некоторые ваши проекты могут быть разделены на подпроекты, каждый из которых, в теории, мог бы быть рассмотрен как целый проект. Если вы переезжаете в новый дом, например, и меняете или обновляете большую часть вашей собственности, возможно, у вас будет список, состоящий из таких пунктов, как «Оценить ландшафт», «Обновить кухню», «Поменять проводку в фундаменте» и так далее, каждый из этих пунктов может быть рассмотрен как отдельный проект. Вы создадите один раздел «Проекты» для всего этого, скажем, «Закончить обновление нового дома», или вы запишете отдельно подпроекты?

На самом деле не важно, если вы просматриваете все составляющие проекта так часто, как вам это необходимо, чтобы оставаться продуктивным. Никакой внешний инструмент или организационный формат не будет единственно верным для горизонтальной и вертикальной сортировки всех ваших проектов; вы должны знать все и комбинировать по-своему (как и еженедельный обзор). Если вы делаете один список для большого проекта в списке «Проекты», вы захотите держать список подпроектов и/или сам проектный план как «сопутствующие материалы проекта». Я бы рекомендовал делать это таким образом в том случае, если части проекта независимы друг от друга. По такому сценарию, возможно есть подпроекты без привязанного следующего действия, потому что они являются «ожидающими», пока продвинутся другие части, прежде чем двигаться самим. Например, возможно, вы не сможете начать «Обновлять кухню», пока вы не закончите «переэлектрификацию подвала». Однако, возможно, вы сможете продолжать работать с проектом «финансирование ландшафта», который не зависит от других подпроектов. Возможно, вы захотите сделать следующим действием продолжение «переэлектрификации подвала» и «финансирование ландшафта».

Не будьте очень скрупулезны в определении, какой путь лучше. Если вы не уверены*, я бы посоветовал включить ваши Большие проекты в список «Проекты», и держать ваши подпроекты в сопутствующих материалах, убедившись, что вы не забыли включить их в недельный просмотр. Если вам это покажется не вполне правильным, попробуйте включить активные и независимые подпроекты как отдельные части в вашем главном списке.

Не существует единственно верной системы для отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вам просто нужно знать, что у вас есть проекты и, есть ли у них части, где можно найти напоминания для них.

Сопутствующие материалы проекта

Сопутствующие материалы проекта - это вовсе не действия и не напоминания о проектах. Это ресурсы для поддержания ваших действий и для обдумывания ваших проектов.

Не используйте сопутствующие материалы для напоминания.

Обычно люди используют много бумаг и толстые папки в качестве напоминаний о том, что (1) у них есть проект и (2) что с ним нужно что-то делать. Они просто заставляют сопутствующие материалы служить в качестве напоминаний о действиях. Проблема в том, что следующие действия и «Ожидающие» проекта не определены и захламляют папки, добавляя в них новые бумаги, что мешает организации вместо того, чтобы подталкивать к действиям. Вы просто будете завалены бумагами и файлами, которые не помогают делать что-то, и создают беспокойство.

Если вы оказались в подобной ситуации, то сначала добавьте сам проект в ваш список «Проекты» в качестве напоминания, какой результат нужно достичь. Затем следующие действия и «Ожидающие» нужно положить на свои места, в списки напоминаний о действиях. Наконец, когда наступает время сделать действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете достать все материалы, которые, по вашему мнению, пригодятся при разговоре.

Повторим, что вы не хотите использовать сопутствующие материалы в качестве первоначальных напоминаний того, что нужно сделать - это дело вашего списка действий. Однако если материалы содержат планы проекта и обзор в добавление к специальным архивным и ссылочным материалам, возможно, вы захотите держать и более в поле зрения, чем обычные ссылочные материалы, которые вы храните в картотеке. Последнее место отлично подходит для сопутствующих материалов, если вы их достаете время от времени, делая еженедельный обзор. Если нет, то лучше хранить сопутствующие материалы в отдельно стоящем шкафу или в отдельной «Отложенной» корзинке вашего стола или секретера.

Если вернуться к предыдущему примеру с переездом в новый дом, у вас могла бы быть папка «Новый дом», содержащая все проекты и детали, а также заметки по ландшафту и кухне и подвалу. В вашем еженедельном просмотре, когда вы подошли «Закончить обновление нового дома» в вашем списке «Проекты», вы бы достали новый файл «Новый дом» и просмотрели бы все заметки, чтобы удостовериться, что вы не пропустили возможных следующих действий. Тогда эти действия нужно будет сделать, перепоручить или внести в ваш список действий, и папку можно будет отложить, пока она не понадобится вам снова для дальнейших действий или следующего еженедельного обзора.

Многие люди, которые имеют дело с потенциальными или настоящими клиентами, пробовали создать папки для клиентов и/или контактно-управленческое программное обеспечение, чтобы «управлять счетом». Проблема здесь в том, что некоторые материалы это только факты или исторические данные, которые должны храниться до того момента, когда они могут понадобиться, и некоторые из них это действия необходимые для улучшения взаимоотношений. Последнее может быть более эффективно организовано в ваших списках действий. Клиентская информация может храниться в папках в файле общих ссылок по клиенту или в клиентской библиотеке. (Я использую Act! Из-за некоторых возможностей, которые он предлагает, позволяя мне связывать общую информацию о компании и отличительное взаимодействие с ключевыми людьми внутри компании. Это просто хорошая клиентская база данных). Если мне нужно позвонить клиенту, я не хочу иметь напоминание, нигде кроме, как в моем списке «Звонки».

Организация обдумывания специальных проектов

В главе 3 я предположил, что у вас будут появляться идеи по поводу проектов, которые вы захотите сохранить, но они не будут являться следующими действиями. Это идеи попадут в широкую категорию «сопутствующие материалы проекта», например, что-то, что вы захотите выполнить на следующих выходных, чтобы прояснить некоторые важные компоненты в плане проекта. Эти мысли могут приходить в дороге, когда вы слушаете радио или читаете важную статью. Что вы делаете с этим материалом?

Моя рекомендация состоит в том, чтобы обдумать, где вы будете хранить ярлыки проекта или сами вопросы, как вы можете добавить информацию к ним в этом формате, и где вы можете хранить более обширные данные, связанные с ним. У большинства профессионалов будет несколько вариантов как хранить сопутствующие материалы, включая прикрепленные заметки к списку, организация цифровой информации в электронной почте и/или базах данных, и хранение бумажных файлов и заметок в ежедневнике.

Прикрепленные заметки Большинство программ по организации позволяют прикреплять цифровые заметки к списку или календарной записи. Если у вас есть список «Проекты» в программе, вы можете перейти к проекту, по которому у вас есть мысли, открыть или присоединить «заметку» к нему и впечатать свою мысль. Это отличный путь работы с мыслями по проекту. Если ваш список «Проекты» бумажный, вы можете прикрепить наклейку Post-it рядом с соответствующим пунктом в вашем главном списке или на отдельном листке бумаге. В любом случае, вам нужно будет помнить о добавленной заметке, когда вы будете просматривать проект, чтобы использовать это.

Электронная почта и базы данных Электронная почта может содержать хорошую информацию, связанную с вашими проектами, которую можно хранить в соответствующей папке в ящике (просто следуйте инструкциям Организация работы с электронной почтой. для «@Действия» и назовите ее, например, «@Проекты»). Возможно, вы решите создать цифровую базу данных, если у вас ее еще нет, для организации ваших мыслей по проекту или вопросу. Если ваша компания пользуется Lotus Notes, например, вы можете создать базу данных по проекту для личного использования или для коллективного пользования в вашей сети. Полезно взглянуть на некоторые другие типы баз данных на рынке, хотя бы для личного использования. Отлично иметь возможность вырезать и вставлять из сети или из электронной почты и сохранять данные по теме где-то или печатать свои собственные мысли. Исследуйте технологию и инструменты, которые у вас уже есть - просто изучите, как можно использовать все списки и приложения, в чем-нибудь типа Palm.

Бумажные файлы Отдельная папка с файлами, посвященная каждому проекту имеет смысл, если вы храните бумажные материалы, это элегантное решение, хотя и низкотехнологичное. Простота хранения и доступность хороша, для системы хранения общих ссылок - это что позволяет чувствовать себя комфортно при создании папки для хранения разрозненных заметок со встречи.

Страницы в блокноте Большое преимущество бумажных ежедневников с системой смены листов это то, что вы можете выделить целую страницу или группу страниц, для отдельного. Годами я использовал средний блокнот для списка «Проекты» спереди и «Поддержка проектов» сзади, где у меня всегда были пустые страницы для новых мыслей или планов, а также деталей по проектам в моем списке.

Каждый из описанных выше методов может быть эффективным в организации обдумывания проектов. Ключ в том, что вы должны постоянно следить за шагами по проекту в ваших заметках по проекту, и просматривать заметки так часто, как считаете необходимым.

Вы также захотите очистить ваши записи, когда они станут ненужными или невозможными, чтобы сохранить систему от вируса «устаревания». Я понял, что много пользы в фиксировании таких идей, это часто помогает процессу обдумывания, потому что я довожу до конца каждую из них (большинство - нет!). Но я стараюсь не дать моим старым размышлениям оставаться рядом надолго, притворяясь, что они полезны, а на самом деле нет.

Организация данных не-действий

Интересно, что одна из самых больших проблем с системами управления личной информацией, это то, что они смешивают действия, с большим количеством данных и материалов, которые имеют ценность, но не могут быть сделаны. Иметь хорошую законченную структуру для управления такими данными - так же важно как управление действиями и напоминаниями о проектах. Когда «то что нельзя сделать», не управляется правильно, это мешает всему процессу.

«То что нельзя сделать», попадает в две большие категории: ссылочные материалы и напоминания о том, что нужно сделать позже.

Ссылочные материалы

Большинство того, что проходит через ваш стол и вашу жизнь - это ссылочные материалы. Они не требуют действий, но это информация, которую вы захотите хранить по разным причинам. Ваша главная задача - решить, как хранить так много информации, сколько места выделить, в какой форме хранить и где. В большинстве своем - это выбор, основанный на личных предпочтениях. Вам только нужно обратить внимание на ваш ссылочный материал, когда вы должны будете изменить свою систему в связи с тем, что в ней слишком много или мало информации.

Проблема для большинства людей в том, что весь их мусор это по прежнему «мусор» - они еще не решили, что можно сделать, а что нет. Как только вы поймете, что к чему относится, и оставить ссылки, которые можно даже не перекладывать -

Это просто ваша библиотека. Ваше решение заключается только в том, насколько большую библиотеку вы хотите. Как только вы примените этот метод, вы можете развернуться настолько, насколько место (физическое и электронное) вам позволит. Когда я увеличил размер жесткого диска в своем компьютере, я стал хранить гораздо больше электронной почты в архивах. Чем больше, тем веселее, как я убедился, увеличение размера чистых ссылок не добавило физического размера.

Разнообразие ссылочных систем

Существует множество способов организации ссылочных материалов и много типов инструментов. Дальше я дам обсуждение наиболее обычных из них.

§ Общие ссылочные материалы в файлах - бумажных или электронных

§ Большая категория в файлах

§ Rolodex и менеджеры контактов

§ Библиотеки и архивы

Общие ссылочные материалы Как я сказал, хорошая система хранения данных - важна для организации и работы с вашими входящими. Она должна справляться с большим объемом бумажной информации, которые имеют для вас ценность. В идеале вы уже сформировали свою систему общих ссылок, во время обрабатывания «входящих». Нужно, чтобы вам легко было хранить каждую бумагу, к которой вы, возможно, захотите вернуться позже, и ваша система должна быть неформальной и приемлемой для алфавитной системы общих ссылок, под рукой, на вашем рабочем месте. Если вы еще не организовали ее таким образом, вернитесь к главе 4 за помощью по этому вопросу.

Большинство людей легко справляются с 200-400 бумажных файлов общих ссылок и 30-100 электронных.

Большая категория Любой вопрос, который требует более 50 папок с файлами, должен, наверное, занять отдельную секцию или ящик, со своей алфавитной системой. Например, если вы управляете объединением корпораций и должны хранить много бумаг, возможно, вы захотите выделить 2 или 3 ящика (шкафа) для всей документации. Если садоводство, плаванье под парусом или кулинария - это ваша страсть, возможно, вам понадобится, как минимум, целый ящик для этих увлечений.

Помните, что «область сосредоточения» имеет сопутствующие материалы, которые могут смешаться с другими «областями сосредоточения», вы можете прийти к дилемме, хранить ли информацию в общих ссылках или специализированных файлах для ссылок. Когда вы читаете отличную статью о деревянных заборах и хотите ее сохранить, она отправится в ваш ящик «Сад» или в общую систему с другой информацией по дому? Общее правило - лучше положить в общую систему ссылок, кроме строго определенных отдельных вопросов.

Картотека и контактные менеджеры Много информации, которую вам надо будет хранить, связана с людьми в вашей сети. Вам нужно будет следить за контактной информацией разного рода - домашними и рабочими телефонными номерами и адресами, мобильными, факсами, адресами электронной почты и т.д. В дополнение, если для вас это полезно, вы можете захотеть иметь информацию о днях рождения, именах друзей и коллег ваших домашних, хобби, любимых винах и еде и т.д. В профессиональном смысле, вы можете захотеть следить за датами начала работы, обзора представлений, достижений и целях и другой подобной информацией.

Секция телефон/адрес в большинстве ежедневников, проданных за последние 50 лет, пожалуй, самая используемая. Каждый должен помнить телефонные номера. Необходимо помниться, что это чистый и простой ссылочный материал. Не нужно никаких действий - это просто информация, которая вам может понадобиться в будущем.

Так что нет большой тайны в том, как организовать это, в стороне от логистики для ваших индивидуальных нужд. Единственная проблема теперь возникает, когда люди стараются установить свою Картотеку (Rolodex) как инструмент для напоминания о том, что им нужно сделать. Это не работает. Как только все действия, связанные с людьми, которых вы знаете, определены и поставлены напоминания, телефон и адресные системы больше не играют роль, кроме как нейтральных адресных книг.

Единственный вопрос теперь в том, сколько информации вам нужно хранить и где и с помощью какого оборудования нужно это хранить, чтобы иметь доступ в любое время. Ничто не совершенно, но так как цифровые инструменты сейчас легче использовать и подключать к большим базам данных, вы сможете хранить больше информации, вкладывая столько же или даже меньше усилий.

Библиотеки и архивы: Личные уровни Информация, которую можно использовать на разных уровнях. Возможно, вы найдете много чего-то, если вы копаете достаточно глубоко. Вопрос сколько хранить, как близко и в какой форме - все это будет меняться, давая разнообразие для всех ваших нужд и комфорт в использовании на разных уровнях. Будучи связано с вашей личной организацией и продуктивностью, это не сама суть, так как все ваши проекты и действия находятся в контролируемой системе, с которой вы работаете регулярно. Ссылочный материал во всех своих формах становится не более чем материалом для овладения и создания доступа в соответствии с индивидуальными склонностями и потребностями.

Некоторая степень логичности всегда делает вещи проще. Что вам нужно иметь рядом постоянно? Это следует отправить в ежедневник или КПК, который всегда с вами. Что вам нужно для встреч и событий? Это отправляем в портфель, ранец или сумку. Что вам может понадобиться, когда вы работаете в офисе? Это положим в личную файловую систему или храним в сети. А как насчет редких ситуаций, связанных с работой? Необходимую информацию можно хранить в архивах в отдельных файлах или вне поля зрения. Что вы можете найти в любое время, когда вам это понадобится в сети? Вам не нужно делать что-либо с информацией, если только она вам не понадобится, когда вы вне сети, в этом случае следует распечатать данные, пока вы в сети и хранить в файлах, которые вы можете взять с собой.

Вы видите, что вся эта личная организация ссылочных материалов - это всего лишь вопрос логики. Разграничение того, что можно сделать, от того, что нельзя - это ключ к успеху в этой области. Как только вы сделаете это, у вас появится полная свобода в управлении и организации такого количества ссылочных материалов, сколько вы хотите. Это индивидуальное решение, которое должно базироваться на отношении полученной ценности ко времени и необходимым усилиям, необходимым для выполнения.

Когда-нибудь/Возможно

Последнее, с чем мы имеем дело в организации системы это как следить за тем, что вам может понадобиться в будущем. Это можно сделать во время путешествия, которое у вас будет в будущем, может быть связано с книгами, которые вы захотите прочитать, с проектами, которыми захотите заняться в следующий фискальный год, с навыками и талантами, которые захотите развить. Для полного выполнения этой модели вам понадобится вид «black burner» или «on hold» компонент.

Есть несколько путей хранить вещи для просмотра позже, все они работают так, чтобы выбросить их из вашей головы, пока они вам не понадобятся. Вы можете положить их на разные версии списков «Когда-нибудь/Возможно» или занести их в свой календарь или на бумажную систему трудных задач.

Список «Когда-нибудь/Возможно»

Вполне возможно, что когда вы разбираете все, что накопилось в вашей физической RAM, вы столкнетесь с тем, что вы не уверены, хотите ли это делать. «Выучить испанский», «купить Марси лошадь», «забраться на гору в Вашингтоне», «Построить гостевой коттедж» - вот типичные проекты, которые попадут в эту категорию.

Если вы еще не сделали это, я рекомендую создать список «Когда-нибудь/Возможно», не зависимо от того, какую систему организации вы используете. Затем пополняйте этот список подобными проектами, с которыми вы сталкиваетесь. Возможно, вы увидите, что этот список сам по себе и его пополнение станет причиной появления творческих идей всех видов.

Вы можете удивиться, увидев, что что-то из того, что вы заносите в список, действительно исполнится, почти без всяких усилий с вашей стороны. Если вы сознаете силу воображения для стимуляции изменений в восприятии и исполнении, легко увидеть, как список «Когда-нибудь/Возможно» перед вашим глазами, может привнести много удивительных приключений в вашу жизнь и работу. Хорошо использовать возможности, когда они появляются, если вы уже определили и определили их как возможность. У меня был такой опыт: обучение игре на флейте и хождению под парусом - все это началось с этой категории для меня. В дополнение к вашим входящим, есть два больших источника для списка «Когда-нибудь/Возможно»: ваше творческое воображение и список текущих проектов.

Делайте инвентаризацию своих творческих грез Что вы действительно хотите сделать, когда у вас будет время, деньги и желание? Напишите это в своем списке «Когда-нибудь/Возможно». Типичные категории включают:

§ Что-то купить или построить для вашего дома

§ Хобби, которыми хотите заняться

§ Навыки, которым хотите научиться

§ Исследование творческих выражений

§ Купить одежду и аксессуары

§ Купить игрушки

§ Отправиться в путешествия

§ Вступить в организации

§ Внести пожертвования

§ Что-то увидеть или сделать

Переоценка текущих проектов Теперь пора проверить ваш список «Проекты» с более профессиональной точки зрения (это позиция вашей работы и целей) и решить, можно ли перенести некоторые из ваших дел в список «Когда-нибудь/Возможно». Если вы понимаете, что каким-то проектом вы займетесь только в следующие месяцы или позже, перенесите его в этот список.

Специальные категории «Когда-нибудь/Возможно»

Скорее всего, у вас есть особенные интересы, для которых нужно многое использовать и делать. Довольно весело собирать это в списки. Например:

§ Еда - рецепты, меню, рестораны, вина

§ Дети - что вы хотите сделать для них

§ Книги прочитать

§ СD купить

§ Видео купить/взять в прокат

§ Культурные мероприятия посетить

§ Идеи подарков

§ Идеи в саду

§ Сайты посмотреть

§ Путешествия на выходные

§ Идеи встреч

§ Идеи вечеринок

§ Идеи - разное (означает, что вы не знаете, в какой список их включить)

Такие виды списков - это что-то среднее между ссылками и «Когда-нибудь/Возможно». Ссылки, потому что вы просто собираете и добавляете в списки хороших вин или ресторанов или книг, чтобы просмотреть, когда вам нужно; «Когда-нибудь/Возможно», потому что вы можете захотеть просматривать эти списки регулярно, чтобы напомнить себе попробовать что-то из списка.

В любом случае, это еще одна отличная причина иметь систему организации, которая упрощает путь к исполнению того, что имеет для вас ценность и привнесет разнообразие и интерес в вашу жизнь - не запутывая ваш разум и рабочее пространство нерешенными, незаконченными делами.

Опасность файлов «Хранение и просмотр»

Многие создают файлы «Хранение и просмотр» (или целый ящик), которые не очень подходят к категории «Когда-нибудь/Возможно». Они говорят себе: «Когда у меня будет время, я просмотрю это» - и папка «Хранение и просмотр» кажется подходящим местом для этого. Я не рекомендую такой вид подсистемы, потому что в каждом случае, с которым я сталкивался, клиенты «хранили», но не «просматривали», что приводило к появлению куч ненужной информации. Ценность «Когда-нибудь/Возможно» пропадает, если вы не проверяете ее.

Также существует большая разница между тем, что хорошо управляется, например, список «Когда-нибудь/Возможно», и просто местом для хранения «Всякой всячины». Обычно большинство этого хлама нужно выбросить, что-то отправить в «Читать/Просмотреть», что-то хранить в качестве ссылок, что-то занести в календарь или в файл трудных задач (см. стр. 173), чтобы просмотреть через месяц или в начале следующего квартала, а у некоторых можно выполнить следующее действие. Много раз после разбора чьих-то ящиков или файлов «Хранение и просмотр», я видел, что в них ничего не оставалось!

Использование Календаря для будущих действий

Ваш календарь может быть очень удобным местом для хранения напоминаний о том, что вы можете захотеть сделать в будущем. Большинству людей, с которыми я работал, было не удобно работать с календарем так, как могло бы быть; иначе они бы включали туда еще больше всего.

Одна из трех целей использования календаря - это информация для конкретного дня. Эта категория может включить множество вещей, но один из творческих путей использовать эту функцию - вносить то, что вы хотите выбросить из головы и вернуться к этому позже. Вот немногое из мириады возможных вещей, которые вы можете включить туда:

§ Напоминания для активизации проектов

§ События, в которых вы хотите принять участия

§ Катализаторы решений

Напоминания для активизации проектов Если у вас есть проект, о котором вам не нужно думать сейчас, но заслуживает флажка в какой-то момент в будущем, вы можете выбрать подходящую дату и поставить напоминание о проекте в вашем календаре на этот день. Это нужно отнести в дневной календарь (а не временной), к тому, о чем вы хотите вспомнить в этот день; затем когда наступит этот день, вы увидите напоминание и вставите пункт как активный проект в список «Проекты». Вот типичные кандидаты на это:

§ Специальные события с определенным временем (Например начало разработки нового продукта)

§ Регулярные события, к которым вам нужно подготовиться, например, просмотр бюджета, ежегодные конференции, планирование событий или митинги (когда вам нужно добавить «ежегодную конференцию по продажам» следующего года в список «Проекты»?)

§ Ключевые даты для определенных людей (дни рождения, юбилеи, праздники)

События, в которых вы хотите принять участие Наверное, вы постоянно получаете напоминания о семинарах, конференциях, социальных и культурных событиях, на которые вы собираетесь сходить. Решите, когда придет время и добавьте напоминание в календарь на конкретную дату - например:

«Завтрак завтра в обществе предпринимателей»

«Билеты на распродажу сегодня»

«Специальное предложение по Австралии сегодня в 20:00»

«Барбекю в церкви в следующую субботу»

Если вы хотите сделать что-то из этого, внесите напоминания в свою систему прямо сейчас.

Катализаторы решений Вам нужно принять важное решение, которое вы не можете (или не хотите) принять сразу. Все в порядке, если вы решили, что дополнительная необходимая вам информация должна прийти из внутреннего, а не внешнего источника (т.е. вам нужно подумать об этом).

(Очевидно, что дополнительные данные, которые вам нужны для принятия решения, должны быть отнесены к «Следующим действиям» или в список «Ожидающие».) Но чтобы перейти на допустимый уровень нерешенности, вам лучше иметь безопасную систему, которой вы можете доверять, чтобы вернуться к ее решению в будущем. Напоминания в календаре могут вам в этом помочь.

Вот некоторые типичные области в этой категории:

§ Нанять/уволить

§ Погрузиться/приобрести/продать/отделить

§ Поменять работу/карьеру

Это слишком большой вопрос, я знаю, но забегите впереди спросите себя: «Есть ли такой вопрос, для которого следует создать напоминание в будущем, так чтобы я почувствовал себя комфортно, забыв о нем на некоторое время?» Если есть, поставьте напоминание в календарь.

«Система Напоминаний»

Один из элегантных путей для управления тем, что нельзя сделать сейчас, но можно будет сделать в будущем - это «Система напоминаний». Трехмерная версия календаря позволяет хранить физические напоминания того, что вы хотите увидеть или вспомнить - не сейчас, а в будущем. Это может быть очень функциональным, позволяющим вам создать свою собственную почту и «высылать» письма самому себе в назначенный день. Я использую систему напоминаний годами и не могу себе представить, как без нее обойтись.

Система напоминаний - это простая система папки с файлами, которая позволяет использовать бумагу и другие физические напоминания так, что все, что вы хотите увидеть в определенный день в будущем «автоматически» появляется в ваших входящих.

Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете доверить как минимум часть этого задания ему или ей, если у него/ее есть рабочая версия подобной системы. Вот типичные примеры:

§ «Напомни мне эту повестку дня в то утро, когда у меня будет встреча.»

§ «Верни мне это в понедельник для повторного обдумывания.»

§ «Напомни мне о поездке в Гонконг за две недели, и мы спланируем ее.»

Затем каждый день недели нужно вытаскивать и пересматривать папку данного дня.

Пока вы можете (и наверно, должны) утилизировать данные, чтобы держать их столько, сколько необходимо, я рекомендую это, если вы можете интегрировать это в свою жизнь, создайте свою «Систему напоминаний». В ней много полезных функций, некоторые из них вы можете использовать для себя в тех делах, за которые ассистент не отвечает. Я использую «Систему напоминаний» для управления: покупкой билетов для путешествий и подтверждений; бумажными указаниями к путешествиями, распорядками дня и картами; напоминаниями о событиях, которые приходят по почте; информацией о том, что «возможно, захочу купить» и т.д.

Хочу подчеркнуть, что «Система напоминаний» требует одной секунды в день, чтобы она работала, а отдача будет значительно больше, чем затраченные усилия.

Установка «Системы напоминаний» Вам понадобится 43 папки: 31 дневной файл, помеченные от «1» до «31», и еще 12 с названием месяцев года. Дневные файлы хранятся впереди, начиная с файла с завтрашней датой (если сегодня 5 октября, тогда первой будет файл «6»). Дальше следуют файлы с оставшимися днями месяца (с «6» до «31»). После файла «31» следует файл со следующим месяцем («Ноябрь»), а за ним - дневные файлы от «1» до «5». Затем файлы следующих месяцев (с «Декабря» по «Октябрь»). Следующий дневной файл переносится во входящие каждый день, и папка перемещается в конец дневных файлов. Таким же образом, когда впереди оказывается папка с месяцем (31 октября, после того, как вы опустошите файл, следующим будет файл «Ноябрь», а за ним дневные файлы с «1» по «31»), он переносится во входящие и переставляется в конец после других месяцев, чтобы представлять собой ноябрь следующего года. Это вечный файл, и в любое время у вас есть файлы на 31 день и на следующие 12 месяцев.

Большое преимущество использование папок с файлами для вашей «Системы напоминаний» в том, что они позволяют хранить актуальные документы (формы, которые понадобятся в определенный день, напоминания, которые следует пересмотреть тогда, телефонная записка, которая требует действий в определенный день и т.д.).

Чтобы эта система работала, нужно обновлять ее каждый день. Если вы забудете опустошить дневной файл, вы перестанете доверять системе важные данные и вам придется следить за ними по-другому. Если вы уезжаете из города (или не имеете доступа к системе на выходных), нужно проверить папки за те дни, когда вас не будет, перед тем, как уехать.

Проверочные списки: Творческие Напоминания

Последний вопрос в личной системе организации, который заслуживает внимания, это проверочные списки, те рецепты потенциальных составных частей проектов, событий, ценных областей, интересов и ответственности.

Самые творческие проверочные списки часто генерируются в конце совещания с командой или компанией. Иногда они появляются, когда вы фокусируетесь на тренировке персонала или приеме на работу.

Когда я разбираю входящие с клиентами и просматриваю другие вещи, на которых они сконцентрированы, мы постоянно натыкаемся на такие «Напоминания для себя»:

§ Заниматься более регулярно.

§ Убедиться, что у нас есть оценочные формы для каждого тренинга.

§ Проводить больше времени с детьми.

§ Делать больше профилактического планирования для отдела.

§ Поддерживать боевой дух в команде.

§ Убедиться, что мы соответствует корпоративной стратегии.

§ Следить за оплатой услуг клиентом.

Что делать с этими неясными внутренними обещаниями и областями внимания?

Сначала отделите обязательные проекты и действия

Для большей части подобных вещей есть проект и/или действие, которое нужно определить. «Заниматься более регулярно» в действительности переводится для многих людей как «Установить программу регулярных упражнений» (проект) и «Позвонить Салли для предложений о личном тренере» (действие). В таких случаях обязательные проекты и действия должны быть определены и упорядочены в личную систему.

Но есть и то, что не очень подходит для этой категории.

Наброски ключевых областей работы и ответственности

Такие вещи, как «Поддерживать хорошее физическое состояние» или «Физическое здоровье и жизненная сила» должны быть занесены в отдельный проверочный список, который проверяется регулярно. Существует много слоев конечных результатов и стандартов, имеющих психическое воздействие на вас и ваш выбор в любое время, и знать о них, на всех уровнях, это всегда хорошо.

Ранее я предположил, что существует как минимум шесть уровней вашей «работы», на которую ее можно разделить, и каждый этот уровень заслуживает признания и оценки. При полной проверке всего важного, что у вас есть, и разделении на уровни появится удивительный проверочный лист. Он может включить:

§ Цели в карьере

§ Служба

§ Семью

§ Отношения

§ Сообщество

§ Здоровье и энергию

§ Финансовые ресурсы

§ Творческое выражение

Затем, двигаясь ниже на уровень, рассматривая вашу работу, вы можете захотеть иметь напоминания ключевых областей ответственности, ваших сотрудников, ценностей и т.д. Этот список может содержать:

§ Боевой дух команды

§ Процессы

§ Временные линии

§ Проблемы персонала

§ Объем работы

§ Коммуникацию

Все эти пункты могут быть включены в списки в вашей личной системе в качестве напоминаний, чтобы держать правильный курс.

Чем более нестандартная ситуация, тем больше нужно контроля

Степень, в которой любому из нас следует содержать проверочные листы и внешний контроль, прямо связана с нашим незнанием области ответственности. Если вы давно занимаетесь своим делом, и на вас нет давления для изменений в этой области, возможно, вам понадобится минимальная личная организация извне, чтобы контролировать ситуацию. Вы знаете, когда что должно произойти и как помочь им случиться, и ваша система в отличном состоянии, статус кво соблюден. Однако часто это не так.

Много раз вы будете обращаться к проверочным листам, чтобы сосредоточиться на нужных вещах, пока вы не вольетесь в то, что делаете. Если ваш исполнительный директор неожиданно исчез и вам нужно будет его заменить, вам понадобится иметь перед собой несколько обзоров и набросков, чтобы быть уверенным, что вы ничего не упустили. И если вы только что наняты на новую позицию, с новой ответственностью, которая еще не вполне вам знакома, вам понадобится структура контроля на первые несколько месяцев.

Много раз я составлял списки областей, в которых работал, временно, пока все не становилось под моим контролем. Например, когда мы с моей женой решили создать новое направление в бизнесе, в котором мы работали много лет, я занялся областями ответственности, с которыми раньше не имел дела - а именно, бухучет, компьютеры, маркетинг, законы и администрация. Несколько месяцев мне потребовалось держать проверочные листы этих ответственностей перед собой, чтобы убедиться, что все пробелы заполнены и все под контролем. Как только управление бизнесом вышло на определенный уровень, мне больше не нужны были эти списки.

Проверочные списки на всех уровнях

Будьте открыты к созданию любых видов проверочных листов при первой необходимости. Возможностей масса - от «Главных жизненных ценностей» до «Какие вещи взять в кемпинг». Создание списков по мере необходимости - это одна из сильных и простых процедур, которые вы можете ввести в свою жизнь.

Чтобы разжечь ваш творческий энтузиазм, вот список некоторых тем для проверочных листов, которые я видел и использовал многие годы:

§ Личные ценности

§ Области ответственности на работе (ключевые области ответственности)

§ Проверочные листы для путешествий (что взять или сделать до поездки)

§ Еженедельный обзор (все, что нужно просматривать и/или обновлять еженедельно)

§ Компоненты обучающих программ (все, что нужно для того или иного события, от начала до конца)

§ Клиенты

§ Проверочный список конференции (все необходимое для конференции)

§ Основные области (ключевые жизненные роли и ответственности)

§ Ключевые люди в моей жизни/работе (улучшение отношений и развитие возможностей)

§ График организации (ключевые люди и области для контроля и поддержки)

§ Личное развитие (что регулярно оценивать, чтобы увидеть личный баланс и прогресс)

Чувствуйте себя свободно с проверочными листами, специальными и постоянными. Будьте готовы создавать и уничтожать их при необходимости. При правильном использовании они могут очень повысить вашу продуктивность.

Если вы собрали все открытые дыры в вашей жизни и работе, проработали их по срокам и необходимым действиям, и упорядочили результаты в полную систему, которая содержит текущий и полный обзор - большой и маленький - всех ваших настоящих и «возможных» проектов, тогда вы готовы для выполнения следующей фазы в искусстве продуктивной деятельности без стресса - к процессу просмотра.

Глава 8. Обзор: поддержка работоспособности системы

Цель нашей методики -- вовсе не разгрузить ваш мозг, а сделать его работу более продуктивной. Чтобы получить желанную свободу и спокойствие, мыслительный процесс должен опираться на фундамент четко организованных обязанностей и дел. Вы должны быть полностью уверены, что вы делаете именно то, что нужно делать в данный момент, а то, что вы сейчас не делаете, делать сейчас и не нужно. Регулярный обзор вашей системы управления рабочим процессом и поддержка её функциональности -- вот необходимые условия для осуществления такого рода контроля.

Скажем, если вы составляете список телефонных звонков, которые вам надо сделать, то до тех пор, пока этот список не будет целиком укомплектован, вы не сможете доверять вашей системе. Вашему сознанию по-прежнему придется лихорадочно запоминать, обрабатывать и напоминать вам о ваших делах и обязанностях. А уж теперь-то вы должны знать, что это у него не очень-то хорошо получается.

Все это говорит о том, что ваша система никак не может быть статичной. Чтобы оставаться эффективной и актуальной, она должна постоянно перестраиваться под ежедневные нужды и охватывать ситуацию по всем фронтам.

Вот две основные позиции на данном этапе:

§ Что и когда вам нужно просматривать?

§ Что и как часто вам следует проделывать, чтобы убеждаться, что все работает как положено, лишая вас необходимости продумывать и запоминать дела самостоятельно?

Добротный обзор откроет для вас новый активный и прогрессивный тип мышления в основных сферах жизни. Такой тип мышления проявляется и в ходе сильной концентрации, и в процессе интуитивного мозгового штурма, а регулярный обзор вашей системы управления его ещё и усилит.

Что и когда просматривать

Ваша индивидуальная система должна быть построена так, чтобы в любой момент вы могли обратиться к необходимой вам информации. Это, в общем-то, всего лишь здравый смысл, однако очень немногие поддержаивают работоспособность своих систем на высшем уровне.

Например, если у вас выдалась свободная минутка и в то же время вам необходимо сделать ряд телефонных звонков, не поленитесь взглянуть на их список, быть может, вы сделаете один или пару звонков прямо сейчас, или хотя бы убедитесь что те, которые вы сейчас делать не станете, ещё могут подождать. Если вам с минуты на минуту надо будет бежать на встречу с начальником или с партнерами, просмотрите план этой встречи, чтобы быть в теме. Если вы едете в химчистку, чтобы забрать белье, обратите внимание, не проезжаете ли вы по пути какие-нибудь ещё места, куда вам надо было бы зайти.

На вопрос «Сколько времени в день вы тратите на просмотр вашей системы», я отвечаю «Столько, чтобы убедиться, что я все делаю правильно». На самом деле: тут две секунды, там -- три -- и все. Мои списки это в некотором смысле, мой офис -- а этого многие просто не понимают. Точно так же как вы прикрепляете желтые клейкие листки возле телефона, я прикрепляю их на списки «Следующих конкретных дел». После того, как вы собрали, обработали и организовали все ваши дела, вам понадобится всего несколько секунд в день для того, чтобы подогнать всю вашу систему под нужды конкретного дня.

Сначала посмотрите в ежедневнике

Чаще всего вы будете просматривать ваш ежедневник (или файл напоминаний, если у вас таковой имеется) на предмет «боевых действий» и дел, с которыми надо разобраться. Во-первых, вам надо точно знать место и время всех назначенных на день дел и встреч. Например, зная, что с 8:00 до 18:00 встречи и совещания будут идти один за одним, и вам едва ли удастся выбраться на обед, вы будете уже более осознанно планировать остальные намеченные на день дела.

… потом список «следующих конкретных дел»

После того, как вы просмотрите ваш ежедневник на предмет времени и места встреч и подготовите для них все необходимое, вы скорее всего полезете посмотреть список конкретных дел, которые вы смогли бы переделать в сложившейся ситуации. Если вы в офисе, просмотрите список телефонных звонков, список дел на компьютере и список мелких офисных обязанностей. Этот вовсе не значит, что надо кидаться и все это выполнять, вы просто будете знать, что именно вам надо переделать, сопоставите ваши планы со свалившейся на голову работой, чтобы адекватно расставить приоритеты и убедитесь, что вы все делаете правильно. Очень важно точно знать, что вы не упускаете ничего существенного.

Если в вашем ежедневнике проставлены все необходимые напоминания, а список следующих конкретных дел постоянно пополняется и редактируется, то это пожалуй и все, что вам придется просматривать чаще, чем раз в пару дней. Частенько я по много дней не просматриваю никакие другие списки только потому, что мой ежедневник так загружен, что становится ясно -- ничем иным заниматься сейчас я просто не смогу.

Нужная информация в нужное время

В любой момент может случиться необходимость заглянуть в любой из ваших списков. Скажем, вечером вы с супругом обсуждаете планы на завтра и вам надо убедиться, что вы не забудете ни одного из дел, которые вы собирались сделать вместе -- тогда-то вы и захотите заглянуть в список домашних дел. Или например, начальник срочно вызывает вас побеседовать на предмет расстановки приоритетов компании, то вам очень кстати было бы иметь при себе ваш список проектов и список дел, что на повестке.

Обновление системы управления рабочим процессом

Хитрость, с помощью которой поддержание вашей системы в рабочем состоянии становится возможным -- это привычка освежать память и всю систему с более отдаленной позиции как бы приподнявшись над ней. Однако, если ваши списки давно выпали из реальности, сделать этого нельзя. И обмануть себя не удастся: как только ваши списки будут просрочены, вам снова придется держать все дела в голове. А это, пожалуй, и есть самая сложная задача.

Вы уже почувствовали вкус свободы от необходимости все держать в голове? Обнаружили у себя способность к спокойному хладнокровному контролю ситуации? Сможете ли вы теперь придерживаться правил, чтобы эти возможности сохранять? Многолетние исследования доказали, что ключ к стабильности процесса управления -- это еженедельный обзор.

Сила еженедельного обзора

Безотносительно ваших намерений, скорее всего вам придется стокнуться с ситуацией, когда внешний мир начнет задавливать вас информацией быстрей, чем вы будете справляться с её организацией. Большинству людей от природы свойственно запутываться в информации. Мы нашпиговываем друг друга информацией на встречах и заседаниях, в нерабочее время посещаем события, на которых рождаются ещё десятки идей, а с ними и обязанности, которые мы тоже берем на себя, ввязываемся и участвуем в проектах, которые высасывают нашу творческую энергию подчистую.

Эта ошеломительная активность и является причиной острой необходимости еженедельного обзора. Такой обзор предполагает некоторую повторную обработку и перегруппировку информации. Он поможет вам держаться на плаву. Однако нет необходимости заниматься этой перегруппировкой тогда, когда у вас и без того хватает каждодневной работы.

Еженедельный обзор поможет вам лучше сконцентрироваться на важных для вас проектах и целях, которые могут просто потонуть в постоянно прибывающем информационном потоке и различного рода отвлекающих факторах, с которыми вам приходится иметь дело на неделе. Вам следует научиться говорить решительное «нет» большому количеству вещей -- только для того, чтобы не попасть в водоворот, чувствовать себя комфортно и сохранять. Если вы выделите особое время, чтобы взглянуть на все ваши дела с более высокого уровня -- с уровня проектов и целей -- это уже будет серьезным продвижением к упрощению управления.

Что такое еженедельный обзор?

Говоря по-простому -- еженедельный обзор -- это то, что вам нужно сделать, чтобы освободить себя от необходимости держать все дела в голове. Он должен охватывать все пять ступеней управления рабочим процессом -- так, чтобы могли вы с легким сердцем сказать: «Я абсолютно точно знаю, что я сейчас не делаю, но мог бы, если бы захотел».

Строго говоря, вот шаги, которые наверняка приведут вас к цели:

Потеря документов. Вытащите все бумаги и документы из ящиков стола, из карманов, из сумок и сложите все это в корзинку для поступающей информации для последующей обработки.

Обработка заметок. Просмотрите все газетные и журнальные вырезки, заметки, короткие записи со встреч и совещаний и многочисленные записи на вырванных из блокнота листах. Списки следующих действий, списки проектов, списки дел, выполнение которых вы ожидаете, а также списки «Может быть когда-нибудь» -- тоже туда же. Поместите в систему хранения все попавшиеся вам справочные материалы. Определите, какие бумаги и документы относятся к категории «Прочесть/Обновить». И не делайте себе поблажек, выкидывайте все, что давно пора выкинуть.

Содержимое ежедневника за предыдущие дни. Просмотрите предыдущие дни ежедневника на предмет незаконченных дел, справочной информации и т.д. и переместите все это на те дни, которые ещё впереди. Будьте готовы закрыть предыдущую неделю ежедневника, не оставляя в ней никаких неоконченных дел.

Страницы ежедневника предстоящей недели. Просмотрите несколько страниц ежедневника вперед. Выпишите отдельно или поставьте особые напоминания на предстоящие события -- словом, выделите их как-то для себя.

Освободитесь от необходимости все держать в голове. Запишите в нужные списки ваши новые проекты, идеи, дела, выполнения которых вы ожидаете, затеи типа «может быть когда-нибудь» -- все, что вы ещё не зафиксировали письменно.

Список проектов (и далекоидущих целей). Оцените и отметьте статусы проектов, целей и ожидаемых результатов и убедитесь, что в вашей системе напоминаний и конкретных действия для каждой из позиций этого списка отмечен следующий шаг.

Список «следующих конкретных действий». Отметьте выполненные действия и поставьте напоминания, чтобы определить следующие действия, которые необходимо выполнить.

Список дел, выполнение которых вы ожидаете. Пропишите необходимые действия для тех дел, которые ещё только предстоит завершить. Проверьте те дела, которые уже выполнены.

Все относящиеся к делу проверочные списки. Может что-то из того, что вы должны были сделать ещё не сделано?

Список «Может быть когда-нибудь». Просмотрите этот список на прдемет каких бы то ни было дел и проектов, которые можно было бы начать осуществлять в самое ближайшее время, то есть на предстоящей неделе -- их можно было бы поместить в список «Проекты». Вычеркните дела, которые перестали быть актуальными.

«Висячие» файлы и файлы поддержки. Пробегитесь по всем материалам, которые на данный момент находятся в работе на предмет новых конкретных действий, дел, выполнения которых вы ожидаете и завершенных дел.

Проявите смелость и творческий подход. Не появилось ли каких-нибудь новых, чудесных, творческих, смелых, а быть может даже провокационных идей, которые вы могли бы включить в вашу систему?

Весь этот процесс есть результат действия здравого смысла, однако мало кто его выполняет, а ведь это именно то, что следовало бы делать для того, чтобы обеспечить себе состояние спокойствия и хладнокровный контроль ситуации.

Нужное время и место для обзора

Важность еженедельного обзора неоспорима, и вас стоит выработать к нему привычку, а также обеспечить условия и инструменты для его выполнения. Как только вы наладите вашу организационную систему так, чтобы можно было работать спокойно и без напряга, вам даже не надо будет каждый раз беспокоиться о том, что надо бы сделать обзор -- ваша система сама вас к этому подведет.

А пока что делайте обзор раз в неделю? Отвлекайтесь на пару часов от работы -- не выпадайте из неё целиком, а лишь приподнимайтесь над горизонтом повседневной рутины для того, чтобы по-прежнему оставаться в теме.

Если вы можете себе позволить такую роскошь как отдельный кабинет и пятидневная рабочая неделя, то я рекомендую выделять вам часа два времени в пятницу днем на то, чтобы сделать обзор. Я считаю это время наиболее подходящим и у меня на это есть три причины:

§ События недели ещё свежи, и вы с легкостью можете сделать их полный обзор («О да, мне ещё надо убедиться, что я смогу с ней встретиться…»)

§ Если вдруг обнаружатся дела, в ходе которых вам понадобятся ваши коллеги, то вы ещё сможете их выцепить, пока они не пропали на выходные

§ Очень здорово расчищать свой рабочий стол перед выходными -- вы уйдете с работы полностью готовыми к отдыху, и ничто не будет вас беспокоить.

Однако у вас может быть и ненормированная рабочая неделя. У меня, например, по субботам и воскресеньям дел не меньше, чем, скажем, по средам. Но мне часто приходится совершать длительные авиаперелеты, а это прекрасная возможность сделать обзор, чтобы оставаться в теме. Один мой хороший друг, менеджер одной из крупнейших в мире компаний, работающей в сфере авиакосмической промышленности, завел себе ритуал, который он совершает каждый воскресный вечер в своем домашнем офисе и в ходе которого разгребает сотни заметок и записок, которые в течении недели делал во время разного рода переговоров и совещаний.

Какой бы стиль жизни вы ни вели, подобный ритуал необходим и вам. Скорее всего, у вас уже что-то подобное есть. Если так, то укрепите свою привычку -- пусть она станет частью вашей системы.

Для тех, у кого много срочной работы и тех, кто работает в домашних условиях, не имея возможности выделить время и место на какой бы то ни было обзор и перегруппировку -- для них отыскать такое время является сложнейшей задачей. Наиболее подвержены стрессу те, кому по работе необходимо молниеносно реагировать и принимать много критически важных решений (например, маклеры высокого уровня или менеджеры по персоналу) и кто возвращается домой к детям, которым нет ещё и десяти лет и супруге, которая тоже работает. Самым удачливым из них приходится ежедневно тратить час на то, чтобы добраться из дому на работу.

Если это про вас, то вашей самой главной сложностью будет выделить-таки время на обзор и перегруппировку тогда, когда никто не стоит у вас над душой. Либо вам придется по пятницам задерживаться в офисе на некоторое время после работы, либо же вам придется выделить время, когда вы сможете спокойно и не спеша заняться обзором дома.

Время для оперативного обзора. Я приучал многих моих клиентов выделять в ежедневнике по паре часов по пятницам. Самой большой проблемой для них было совмещение процесса обзора и срочных дел, результаты которых критичны для дальнейшего продвижения проекта.

Это действительно непросто. Однако, опытные работники знают цену того, чтобы пожертвовать кажущейся срочностью ради действительно важного и они умудряются-таки создать себе островки времени для некоторого обзора.

...