Искусство безстрессовой продуктивности
Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом и планирования проектов. Творческий подход к работе. Практика безстрессовой продуктивности. Сила основных принципов: привычки собирать, "пошагового плана" и способности работать на результат.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | книга |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 28.04.2014 |
| Размер файла | 255,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
§ Если сомневаетесь, выкидывайте
§ Если сомневаетесь, оставляйте
И оба они хороши. Доверьтесь интуиции и не переоценивайте вместительность ваших шкафов и ящиков. Поначалу многих охватывает легкая тревога и недоверие, но это только потому, что прежде их системы самоорганизации никогда не работали как положено. Если же вы определите для себя четкую грань между справочными материалами и делами, которые требуют конкретных действий, и если вы сумеете создать простую и удобную систему хранения ваших справочных материалов, вас уже не будет пугать их безумное количество -- вы ведь всегда с легкостью сможете найти то, что нужно. Если с документами ничего делать не надо, то их хранение становится лишь вопросом свободного пространства и логичного местонахождения.
Специалисты по архивам снабдят вас более подробной инструкцией обо всем этом, а по ежедневнику или наладоннику вы можете справиться, как скоро вам понадобится тот или иной материал. Я же рекомендую вам просто решить, надо ли с документами что-то делать или же оставить их в покое.
Вынашивайте идеи, обдумывайте
Наверняка в вашей корзинке окажутся предметы и дела, о которых вы могли бы сказать «Сейчас с этим делать ничего не надо, но вот потом, может быть, и понадобится». Например:
§ Листовка, сообщающая о семинаре, на котором будет выступать известный вам специалист, которого вы хотели бы послушать. Но семинар этот только через две недели, и вы ещё не знаете, сможете ли вы на него попасть или вы будете в командировке;
§ Повестка дня заседания совета директоров, на котором вам предстоит присутствовать через три недели. Делать с ней ничего не надо, разве что перечитать за день до заседания, чтобы быть в теме;
§ Реклама следующего обновления программного обеспечения, которое вы используете на работе. А сдалось вам это обновление? Ну, надо подумать… Решу на следующей неделе;
§ Идея, пришедшая вам, относительно следующего ежегодного семинара по торговле. Сейчас-то делать не надо ничего. Но вот неплохо было бы поставить напоминание о ней, когда придет время к этому семинару готовиться;
§ Напоминание себе, что вы собирались посетить мастер-класс по акварели -- ведь вам так и не случилось туда попасть.
Ну и что с этим делать? Есть два варианта:
§ Запишите все это в список «Может быть когда-нибудь»
§ Запишите это в ежедневник или в файл напоминаний
Цель такого откладывания -- освободить сознание и создать у вас чувство уверенности, что на сейчас вы с этими делами разобрались, а напоминания, поставленные на нужное время не дадут вам позабыть о них. Я ещё расскажу об этом подробнее в следующей главе по организации. А сейчас приклейте на них желтые листки с метками «может быть» или «напоминание на 17 октября» и отложите их в папку «Ожидающие», к которой вы вернетесь позже.
Справочные материалы
Какая-то часть содержимого вашей корзинки не потребует никаких действий, однако, она может представлять некоторый интерес в свете будущих проектов. По уму вы вообще-то уже должны были наладить систему хранения справочной информации (я об этом в четвертой главе рассказывал). Так что если вам попадается документ или статья, которую нужно сохранить, вот и сохраните её.
А таких документов вам попадется немало, скорее всего это именно они будут грудами возвышаться на вашем столе и торчать из ящиков, а все потому что доселе ваша система хранения никуда не годилась или же её попросту не было. Позвольте повториться: легко доступная, удобная, интуитивно понятная система, расположенная в досягаемости вашего стола, является важнейшей составляющей нашей методологии. Распределение важных или не очень бумажек в логической, структурированной последовательности не такое уж и веселое и захватывающее занятие, куда гораздо проще сложить их стопочкой на столе да так и оставить. Но тогда процесс обработки усложнится в разы.
Как только вы натыкаетесь на что-либо, что вы хотели бы сохранить, просто положите этот документ в отдельный полиэтиленовый файлик, приклейте на него этикетку и поместите в вашу систему хранения. Или же приклейте на него желтую бумажку с указаниями для вашего секретаря или ассистента -- пусть займется этим. Поначалу я позволял моим клиентам держать на столе стопку бумаг «Для последующего сохранения». Потом я понял, что если вы такой документ не положите в систему прямо сейчас, вы этого не сделаете уже никогда.
Если конкретные действия требуются… Что это за действия?
Вот тут-то и начинается самое интересное. Как только среди содержимого корзинки попадается дело, требующее завершения, вам нужно обязательно решить насчет следующего конкретного действия. «Следующее конкретное действие» обязательно должно быть действием физическим, действием, которое подвинет дело на шаг вперед.
Это одновременно легко и сложно.
Действие это должно быть предельно простым, однако, прежде чем прийти к нему, вам надо прокрутить в голове несколько возможных вариантов.
Вот примерный список того, что может занимать ваше внимание:
§ Уборка в гараже
§ Налоги
§ Ближайшая конференция
§ День рождения Бобби
§ Пресс-релиз
§ Обзоры статей
§ Изменения в менеджменте
Несмотря на то, что все эти дела кажутся относительно простыми, принятие решений по каждому из них потребует некоторых интеллектуальных усилий.
§ Уборка в гараже
…Ну, надо туда дойти и начать. Нет, там, помнится, стоит гигантский холодильник, от которого я давно хотел избавиться. Надо справиться, не нужен ли он Джону Патрику на дачу. Для этого надо…
§ Позвонить Джону Патрику по поводу холодильника из гаража
Как насчет…
§ Заплатить налоги
…Однако начать этого нельзя, пока мне самому не пришел чек. Тогда…
§ Дождаться, когда придет этот чек
А для этого…
§ Ближайшая конференция
…Надо выяснить, собирается ли Сандра приготовить комплект материалов для прессы. Думаю, надо…
§ Написать Сандре по поводку материалов для прессы
… и так далее. Вот они следующие конкретные действия: «Позвонить Джону», «Написать Сандре», «Дождаться чек».
Помните, что ваше действие должно выполняться физически. Некоторые думали, что они определились со следующим действием когда решили «организовать встречу». Но это же вовсе не следующее действие, его ведь физически за один присест выполнить нельзя. Как вы станете организовывать встречу? Ну, наверное, позвоните кому-нибудь или напишите. Но кому? Решите это. Если не хотите решать сейчас, тогда придется решать потом, и вообще весь этот процесс направлен на то, чтобы привести вас к логическому завершению обдумывания. Если вы не примите решения насчет следующего действия, то это пробел будет подсознательно мучить вас, а вы будете стараться не замечать его.
Когда же вы садитесь за компьютер или за телефон, то лучше бы, чтобы все решения уже были приняты, и вы с легкой душой могли бы приступить к их реализации.
Вы конечно, можете сказать себе «Мое следующее конкретное действие по этому проекту -- это принять следующее конкретное решение». Круто, блин. Но принятие решения, это на самом деле никакое не действие, потому как действия занимают время, а принятие решений -- нет. Чтобы претворить в жизнь ваше решение нужно, просто необходимо что-то физически проделать.
В девяноста девяти случаях из ста для принятия решения вам просто недостаточно информации. Дополнительная информация может поступить из вне («Позвонить Сьюзен, чтобы узнать её замечания по вашему предложению»), или в ходе размышлений («Набросайте идеи по поводу грядущей реорганизации»). В любом случае, для того, чтобы дело двигалось, необходимо принять конкретное решение.
Когда вы уже определились со следующим конкретным действием
Тогда у вас есть три пути:
§ Выполнить его (если только на это потребуется меньше двух минут)
§ Перепоручить его (если выполнение этого действия не является вашей обязанностью)
§ Отложить его и поставить напоминание вернуться к нему позже
Выполняйте
Если следующее действие займет не более двух минут, тогда выполните его сразу. Если записку можно прочесть за тридцать секунд и дать на неё односложный ответ, сделайте это прямо сейчас. Если вы можете пролистать каталог на предмет интересных вещей за минуту или две, сделайте это, а потом выкиньте его или определите в систему хранения. Если следующим действием является отправка короткого письма или голосового сообщения, сделайте это не откладывая.
Даже если это и не очень приоритетное дело, лучше его выполнить сразу. В основе правила двух минут лежит граница, за которой откладывание дела с вытекающими из этого записью напоминания и наклейкой этикетки, станет занимать больше времени, нежели его немедленное выполнение -- другими словами, эффективность падает. Если вещь не так уж важна, чтобы возиться с ней, выкиньте её. Если же она весьма важна, тогда стоит учесть фактор эффективности.
Правило двух минут существенно улучшило личную продуктивность многих моих клиентов. Глава одной софтверной организации говорит, что это правило высвободило ему целый час свободного времен в течение дня! А это был один из тех людей, которые получают по 300 писем в день. Многие из этих писем приходили от его подчиненных, и письма эти требовали односложного ответа для дальнейшего продвижения дел. Но письма эти не значились в его плане на день, и поэтому они оставались без ответа, автоматически попадая в категорию «потом». Когда таких писем скапливалось по нескольку тысяч, ему приходилось тратить целые выходные только на то, чтобы их разгрести. Все бы ничего, если вы ему было двадцать шесть, когда вся работа делается в сумасшедшем угаре с невероятным количеством адреналина. Но ему было уже за тридцать, и у него были маленькие дети -- по выходным уже особо не поработаешь.
Когда я работал с ним, нам пришлось разобраться со всеми восемьюстами письмами, которые у него к тому моменту накопились. Оказалось, что львиная доля из них требовали односложных ответов, какую-то часть можно было вообще спокойно удалить, и лишь немногие стоило отложить на потом. Я навестил его год спустя -- он придерживался того же правила. Теперь он не позволяет письмам в электронном почтовом ящике занимать больше, чем один экран. Он говорил, что это правило не только резко увеличило свободное время, которым он располагал, но и перевернуло его жизнь. Теперь его подчиненные думают, что он железобетонный!
Это почти карикатурный пример, однако, он неплохо иллюстрирует важность таких простых правил в особенности, если информационный поток, который вам приходится обрабатывать, растет день ото дня.
Не обязательно строго соблюдать правило двух минут. Если у вас больше времени, то вы можете установить временной лимит для выполнения задачи в пять или десять минут. Если же напротив, время поджимает, то можно сократить этот промежуток до минуты или даже до полуминуты.
Поэкспериментируйте с временными интервалами. Большинство моих клиентов не могут сразу определить оптимальный для себя отрезок, и серьезно недооценивают время, необходимое на выполнение того или иного задания. Например, если вы хотите что-то кому-то сказать и предпочли личный разговор голосовой или электронной почте, то он у вас точно займет больше двух минут.
Не стоит затягивать выполнение двухминутных дел. Однако, если вы одно действие выполнили, а дело все ещё осталось неоконченным, то вам надо будет определиться со следующим конкретным действием, и руководствоваться при этом надо тем же критерием. Например, вы решили заменить стержень в вашей любимой ручке. Смотрите, а стержни-то закончились. Тогда надо определить следующее конкретное действие «Пойти купить стрежни». Его--то вы уже сможете выполнить, делегировать или отложить.
Придерживайтесь правила двух минут и вы увидите, как много вы успеете переделать в ходе процесса разгребания содержимого корзинки. Для многих чудесные возможности следования этому правилу даже в самых что ни на есть горящих проектах являются настоящим откровением.
Позвольте мне добавить ещё одно наблюдение по поводу правила двух минут. На сей раз оно касается написания электронных писем. Если вам приходится ежедневно отвечать на большое количество писем, то ускорение умения печатать и использование горячих клавиш в текстовых редакторах и почтовых клиентах существенно облегчат этот процесс. Многие высококлассные специалисты вынуждены подолгу топтаться на месте только потому, что они пытаются везде и всюду использовать мышку. Комбинация правила двух минут и компьютерной грамотности могут существенно облегчить вам жизнь. Лично я обнаружил, что многие не столько противятся новым технологиям, сколько напрочь игнорируют клавиатуру!
Перепоручите это
Если вы понимаете, что на выполнение какого-либо действия понадобится более двух минут, задайтесь вопросом «А вам ли это делать?». Если эта задача не входит в ваши обязанности или если есть специалисты, способные справиться с ней лучше, перепоручите её.
Перепоручение вовсе не обязательно должно быть нисходящим. Возможно вы решите, что «Этой бумаге следует отправиться в отдел работы с клиентами», или «Начальник должен взглянуть на этот документ», или «Надо спросить мнение партнеров по этому вопросу».
Перепоручение можно осуществить следующими способами:
§ Отправить e-mail
§ Написать нужному человеку записку
§ Оставить голосовое сообщение
§ Записать это в план на день и просмотреть его при личной встрече с нужным человеком
§ Поговорить с ним лично по телефону
Все эти способы годятся, но я рекомендую вам пользоваться ими в порядке «сверху вниз». E-mail -- это самый быстрый способ, кроме того, у адресата всегда будет электронный текст сообщения и приступить к выполнению он сможет тогда, когда посчитает нужным.
На втором месте простые бумажные записки. Они сразу попадают в систему планирования и будут служить адресату напоминанием. Бумажная переписка, как и электронная, хороша тем, что адресат сам решит когда ему браться за порученное вами дело.
Голосовая почта имеет один существенный недостаток -- вас могут не расслышать.
Далее идет запись об этом поручение в план на день, который вы всегда носите с собой -- встретившись с нужным человеком, вы передадите ему поручение лично. Этот способ хорош, если дело, которое вы собираетесь получить, требует подробных и обстоятельных объяснений, однако встречи с нужным человеком придется ещё дождаться, а это минус.
Ну и уж в последнюю очередь стоит отрывать от дел нужного вам человека, чтобы поговорить с ним по телефону. Это, конечно, очень оперативно, но это отвлечет вас обоих от работы и опять же, как и с голосовой почтой, у адресата не будет письменной копии вашего поручения.
Отслеживание выполнения
Если вы поручили кому-либо какую-либо задачу и если вам небезразлична её дальнейшая судьба, то придется отслеживать её выполнение. Ознакомившись с седьмой главой, где ведется речь об организации, вы поймете, что немаловажной категорией является категория «Ожидания».
В вашей личной системе дела, выполнение которых вы ожидаете и отслеживаете, могут представлять собой список в ежедневнике, папку с листами бумаги, на каждом из которых записано только одно дело, или электронный документ «Ожидания». Пока же у вас такой системы нет, так что просто напишите на листке что-нибудь вроде «Ожидание выполнения: ответ от Боба» - и положите его в «стопку незаконченностей».
Что если бал состоится в другом дворце?
В описанном выше примере, про чек, который вы должны были получить, чтобы заплатить налоги, следующее действие за кем-то другим, а не за вами. В таких случаях вам тоже следует отслеживать процесс. Рядом с напоминанием «Заплатить налоги» напишите что-нибудь вроде «Получить счет от страховой компании» и положите лист с этим напоминанием в лоток «Ожидающие».
Важно записывать дату все ваших поручений. Никогда этому правилу не изменяйте. Те редкие ситуации, когда вам случится обратиться к этой информации («Но я просил об этом ещё 22 марта») стоят того, чтобы сделать это своей привычкой.
Отложите это
Наверняка большинство дел, которые окажутся в вашей корзинке вам придется выполнять самому и многие из них не будут занимать и двух минут. Звонок заказчику; корпоративное письмо; подарок брату; скачать и установить программу; беседа с супругой по поводу возможных инвестиций -- все это подходит под описание.
Все эти дела должны быть выписаны и рассортированы по категориям, и список этот всегда должен быть под рукой. А сейчас, наклейте на каждый документ, работу с которым вы собираетесь отложить, желтый листок, на котором будет указано следующее конкретное действие, и положите эти документы в стопку «Ожидающие».
У нас ещё осталась стопка «Ожидающие»
Если вы аккуратно следовали инструкциям этой главы, то сейчас вы уже повыкидывали кучу ненужного, переделали массу двухминутных дел, кое-что поручили подчиненным, кое-что поместили в систему хранения. Однако у вас осталась стопка документов, с которыми вам придется рано или поздно разбираться, и стопка напоминаний о делах, выполнения которых вы ожидаете от других людей. Эта стопка «Ожидающие» состоит из дел и документов, которые вы делегировали или отложили. Это то, что вам ещё только предстоит организовать. На эту тему мы подробно поговорим в следующей главе.
Идентификация ваших проектов
Этот последний шаг процесса разбора корзинки требует несколько более обширного взгляда на дела. Отвлекитесь от следующих действий и охватите взглядом свои проекты.
Говоря о проекте, я имею ввиду любую из ваших целей, достижение которой требует более чем одного шага. Если вы уже составляли списки следующих конкретных действий -- «Позвонить Франку по поводу сигнализации для машины», «Написать Бернадетт о материалах для конференции», то вопросов по поводу того, что такое проект, у вас возникнуть не должно. После того, как вы дозвонитесь Франку, с сигнализацией придется ещё что-то делать. После того, как вы напишете Бернадетт, подготовка к конференции не закончится.
Я полагаю, что необходимость широко позиционировать проекты очевидна: если решение, которое вы приняли ещё не приведет вас к завершению дела, то вам понадобится своего рода путеводитель, который будет напоминать вам о шагах, с которыми вы решили повременить.
Вам следует составить список проектов. Он может содержать что угодно, начиная с «Устроить вечеринку в честь праздника» и заканчивая «Приостановить выпуск линии продуктов» или «Разобраться с пенсионным фондом». Цель этого списка вовсе не расстановка приоритетов, а лишь способ дать вам убедиться, что все ваши организационные дыры «заткнуты».
Не важно, когда вы станете составлять этот список -- в процессе разгребания корзинки или после того, как закончите составление списка следующих конкретных дел. Главное, чтобы он был составлен -- он то и станет показателем того, к чему вы стремитесь и где вы сейчас.
А теперь, давай убедимся, что установка вашей системы организации прошла успешно.
Глава 7. Организация: установка правильных корзинок
Непрерывная система организации дает вам огромную силу, потому что она позволяет разуму перейти с нижнего уровня мыслительной деятельности к интуитивной концентрации, не отвлекаясь на дела, с которыми вы в данный момент не работаете. Но ваша физическая система организации должна быть лучше, чем умственная, на случай если вы все же отвлечетесь.
В этой главе я познакомлю вас со ступенями организации и инструментами, которые понадобятся для обработки ваших входящих. В процессе работы с входящими вы создадите списки и группы того, что хотите организовать, и вы обязательно подумаете о том, чтобы включить дополнительные пункты. Другими словами, ваша система организации это не «что-то, что вы создадите полностью и сразу, навсегда. Она будет развиваться в процессе вашей работы, чтобы было найдено наилучшее место для каждого пункта».
Внешнее кольцо Диаграммы Рабочего Процесса (ниже) показывает главные этапы группировки, которой подвергаются входящие, после того как вы определите, что это и что с ними нужно делать.
Основные категории
Существует семь основных типов вещей, за которыми вы захотите следить и управлять ими в перспективе:
§ Список «Проекты»
§ Сопутствующие материалы проекта
§ Действия и информация в Календаре
§ Списки «Следующие Действия»
§ Список «Ожидающие»
§ Ссылки
§ Список «Когда-нибудь/Возможно»
Важность четких границ
Важно чтобы все эти категории хранились отдельно друг от друга. Каждая из них представляет отдельный тип соглашения с самим собой, и если они нарушают свои границы и начинают смешиваться, большая часть ценности организации теряется.
Например, если вы кладете ссылки туда же, где лежит то, что вы все еще хотите прочитать, то вам будет сложно разобрать эту груду. Если вы занесете в список «Следующие Действия» то, что должно быть в Календаре, потому что это должно произойти в определенный день, тогда вы перестанете доверять своему Календарю, и в результате вам постоянно придется проверять свой список «Следующих Действий». Если у вас есть проект, к которому вы не собираетесь приступать некоторое время, он должен быть отнесен к списку «Когда-нибудь/Возможно», чтобы вы сосредоточились на необходимых действиях в списке «Проекты». И если что-то, что вы ожидаете, отнесено в один из списков «Следующие Действия», то вы постоянно будете страдать от непродуктивного обдумывания.
Все, что вам действительно необходимо, это списки и папки
Как только вы поймете, за чем вам нужно следить (это рассмотрено в предыдущей главе Обработка), все, что вам понадобится, это списки и папки для ссылок и сопутствующих материалов. Ваши списки (которые, как я обозначил, могут также находиться в папках) будут содержать проекты и «Когда-нибудь/Возможно», так же как и «Следующие действия». Папки (цифровые или бумажные) понадобятся для хранения ваших ссылок и сопутствующей информации по текущим проектам.
Многие составляют списки годами, но не находят верного пути. Бытует сильный скептицизм вокруг простых систем, одну из которых рекомендую я. Но большинство составителей списков не включают в них необходимых пунктов, или оставляют их незавершенными, что не добавляет спискам функциональности. Как только вы поймете, что заносить в списки, все станет гораздо проще; затем вам понадобится лишь способ управления ими.
Как я говорил, вам не нужно беспокоиться о расстановке приоритетов в списках, затем переставляя или переписывая их по мере изменения. Подобные попытки привели к большой неудовлетворенности многих людей, занимающихся организацией. Вы сможете расставлять приоритеты интуитивно, глядя на весь список, а не передвигать постоянно изменяющийся порядок пунктов. Список - это только способ хранения всего необходимого и возможность просмотреть это в любой момент.
Когда я ссылаюсь на «список», я не имею в виду ничего более, чем группировку пунктов со схожими характеристиками. Список может выглядеть одним из трех способов: (1) папка с отдельными бумажными файлами для пунктов внутри категории; (2) фактический список на озаглавленном листе бумаги (часто в органайзере или ежедневнике с системой смены листов); или (3) список в компьютерной программе или на цифровом носителе, таком как Microsoft Outlook в категории задач или категория в КПК
Организация напоминаний о действиях
Если вы опустошили «корзинку», у вас, несомненно, появилось множество «Отложенных» напоминаний для себя, представляющих собой более чем двухминутные действия, которые не могут быть перепоручены кому-либо еще. Возможно, у вас будет от двадцати до шестидесяти или семидесяти и более подобных напоминаний. Вы также накопите напоминания о том, что вы перепоручили другим людям, и возможно что-то, что нужно будет поместить в ваш календарь или в папку «Когда-нибудь/Возможно».
Вы захотите рассортировать все это по группам, которые для себя создали, чтобы просмотреть и выполнить их, когда у вас будет время. Также вы захотите физически организовать эти группы наиболее подходящим способом, независимо от того, в папках они или в списках, на бумаге или на цифровых носителях.
Действия, которые заносятся в Календарь
В целях организации существует два основных вида действий: те, которые должны быть сделаны в конкретный день и/или время, и те, которые должны быть сделаны, как только у вас появится свободное время, среди других запланированных действий. Календарные действия могут быть отнесены как к конкретному времени (например, «4:00-5:00 встретиться с Джимом»), так и к конкретному дню («Позвонить Рашель во вторник, чтобы узнать, получила ли она предложение»).
В процессе обработки входящих вы, возможно, столкнулись с вещами, которые записали в Календарь, как только они появились. Например, вы решили, что следующим шагом в прохождении медицинского обследования, станет звонок и договор о встрече (если на это действие понадобится две минуты или меньше), что вы и сделали. Записать эту встречу в Календарь, если вы договорились, будет вполне логично.
Однако, что многие люди хотят делать, основываясь на старых привычках писать дневные to-do, так это заносить в календарь то, что они, что хотели бы сделать в следующий понедельник, но это может не получиться, тогда придется переносить это дело на последующие дни. Сопротивляйтесь этому порыву. Вы должны доверять своему Календарю, как священной территории, отражающей четкие границы ваших дневных дел, которые можно просмотреть в спешке. Гораздо лучше, если в нем будет только то, что вам обязательно нужно сделать в этот день. Когда Календарь будет выполнять свою непосредственную роль в организации, большинство действий, которые вам нужно сделать, окажутся в категории «как только возможно, после всего того, что я должен сделать».
Организация действий «Как только возможно» в контексте
За много лет я открыл лучший способ для напоминания о действиях типа «как только я смогу» исходя из контекста необходимого для действия - это может быть инструмент, место или человек, который это выполнит. Например, если для действия необходим компьютер, то нужно его занести в список «За Компьютером». Если для действия необходимо, чтобы вы ехали куда-то на машине (например, остановиться около банка или зайти в магазин скобяных товаров), наиболее подходящим будет список «Поручения/ Задания». Если следующим шагом будет разговор о чем-то один на один с вашим партнером Эмили, поместите его в папку «Эмили» или в наиболее подходящий список.
Насколько дискретными эти категории должны быть зависит от того, (1) за сколькими действиями вы должны следить; и (2) как часто вы меняете контекст, в котором их делать.
Если вы тот редкий человек, у которого только двадцать пять следующих действий, вам может хватить и одного списка «Следующие Действия». Он может включать такие разнообразные заметки как «Купить гвозди» и «Поговорить с боссом об изменении персонала» и «Наметки идей для встречи вне работы». Однако если у вас пятьдесят или сто следующих действий, которые будут записаны в одном большом списке, вам будет очень сложно увидеть то, что вам нужно увидеть; каждый раз, когда у вас будет время что-то еще сделать, вам нужно будет его тратить на непродуктивную пересортировку. Если вы будете на коротком перерыве во время конференции, во время которого вы могли бы сделать несколько звонков, вам нужно будет найти пункты, связанные со звонками, среди большого списка несвязанных пунктов. Когда вы захотите разобраться со всем остальным, вы, возможно, решите выбрать задания и составить новый список.
Другой фактор продуктивности, который поддерживает этот вид организации, - это увеличение вашей энергии, когда вы в определенном режиме. Если вы в «телефонном режиме», это помогает сделать много телефонных звонков - просто опустошить ваш список «Звонки». Когда вы в настроении работать за компьютером, полезно сделать так много on-line, как это возможно, не переключаясь на другой вид деятельности. Переключение с одного вида деятельности на другой занимает гораздо больше энергии, чем думает большинство людей. И очевидно, что когда нужный вам человек сидит напротив вас в вашем офисе, было бы мудро поговорить с ним обо всем, что вам нужно, сразу же, «не отходя от кассы».
Наиболее общие категории напоминаний о действиях
Возможно, вам пригодятся как минимум несколько заголовков из следующего списка:
§ «Звонки»
§ «За компьютером»
§ «Поручения/задания»
§ «В офисе» (разносторонние)
§ «Дома»
§ «Повестка дня» (для людей и встреч)
§ «Читать/Просмотреть»
«Звонки» Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно сделать; вы можете с ним работать всегда, когда у вас под рукой телефон. Чем мобильнее вы будете (особенно, если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее для вас будет один список для всех ваших звонков: небольшие окна времени во время путешествий, на перерыве или в ожидании самолета предлагают отличную возможность работы с вашим списком. Дискретный список «Звонков» помогает легче сфокусироваться и интуитивно выбрать лучший звонок для данного момента.
Я полагаю, что вы найдете время выписать номера телефона для каждого пункта из вашего списка. Будет много ситуаций, когда вы, возможно, совершили бы звонок, если бы номер был указан рядом, но если вам пришлось бы его искать, то не стали бы звонить.
«За компьютером» Если вы работаете с компьютером - особенно если вы ходите с ноутбуком или у вас один компьютер на работе и один дома - было бы полезно сгруппировать те действия, которые вам нужно сделать, когда он включен. Это позволит вам видеть все, что вам нужно сделать посредством компьютера, напомнит обо всех электронных письмах, которые нужно отправить, документах, которые нужно создать или отредактировать, и так далее.
Так как я много летаю, я даже создал список «on-line», отдельно от списка «За компьютером». Когда я в самолете, я не могу подключиться к интернету или к моему серверу, что необходимо для многих действий. Поэтому вместо того, чтобы заново думать, что я могу, а что не могу сделать, когда я смотрю в список «За компьютером», я знаю, что ни одно действие из списка «за компьютером», не может быть сделано без подключения, что освобождает мой разум и сосредотачивает выбор, основанный на других критериях.
Если у вас есть компьютер только на работе, вам, наверное, не понадобится отдельный список «За компьютером»; список «В Офисе» может включать эти действия, потому что офис - это единственное место, где вы сможете это сделать. (Аналогично, если у вас есть компьютер только дома, и это не ноутбук, вы можете включить действия за компьютером в ваш список «Дома».)
«Задания» Имеет смысл группировать в одном месте напоминания обо всем, что вам нужно сделать, когда вы ничем особенным не заняты. Когда вы знаете, что вам нужно сесть в машину и поехать куда-то, отлично было бы просмотреть этот список. Такие действия, как «Достать сертификаты из ящика», «забрать картины» и «купить петуньи в питомнике» - все пойдут в этот список.
Этот список может быть не более чем наклейкой post-it где-то в вашем ежедневнике, или категорией «Задания» в секции «Сделать» в вашем КПК.
Часто важно иметь подсписки в категории «Задания». Например, как только вы поймете, что вам нужно что-то из магазина скобяных изделий, возможно, вы захотите создать список «Магазин Скобяных Изделий», и к нему прикрепить подсписок всех вещей, которые вам там нужны. Вы могли бы создать бумажную наклейку post-it «Магазин Скобяных Изделий» или, если вы используете цифровой список, вы могли бы прикрепить «заметку» к списку «Магазин Скобяных Товаров» и записать детали туда.
Так как я много нахожусь в главных районах города, у меня есть два списка «Задания» - «Задания-Ojai» (где я живу) и «Задания-где угодно», для всего того, что я могу сделать, будь я даже в дороге. «Т-образные разветвители для шланга» будут записаны в «Задания-Ojai», но «Купить носки к костюму» будут записаны в «Задания-где угодно.»
«В офисе» Если вы работаете в офисе, должны быть определенные вещи, которые вы можете сделать только там, и список этих дел будет полезно иметь перед глазами, когда вы там - хотя, конечно, если у вас есть телефон и компьютер в офисе, а также отдельные списки «Звонки» и «За компьютером», они так же будут там использоваться. Я бы вносил в список «В офисе» все то, что требует подключения к Интернету, например, напоминание загрузить большую программу из сети.
«Дома» Много действий можно выполнить только дома, поэтому имеет смысл вносить это в соответствующий список. Я уверен, что у вас есть огромное количество личных или связанных с домом проектов, и часто следующим шагом будет просто сделать их. «Повесить новую картину», «Разобрать CD» и «Повесить в гардеробе зимнюю одежду» - типичные дела для этого списка.
Если у вас дома есть кабинет, как у меня, все, что может быть сделано только там, заносится в список «Дома». (Если вы работаете только дома и не ходите в другой офис, вам не понадобится список «В офисе» - все будет занесено в список «Дома».)
«Повестка дня» Вы обнаружите, что многие из ваших следующих действий должны произойти во время вашего общения с кем-то или должны быть принесены в комитет, команду, на собрание персонала. Вы должны поговорить с вашим партнером об идее на следующий год; вы хотите поговорить с вашим супругом о его планах на весну; вы должны перепоручить вашему секретарю задание, которое очень сложно объяснить в электронном письме. И вы должны сделать объявление об изменении политики отчетов о расходах на собрании персонала в понедельник.
Эти следующие действия должны быть занесены в отдельные списки «Повестка дня» для каждого человека и для собрания (если вы посещаете собрания регулярно). Профессионалы, у которых есть папка с файлами всех дел, которые нужно решить с их боссами, уже используют версию этого метода. Если вы сознательны в определении всех ваших последующих действий, вы обнаружите, что вам необходимо иметь где-то от трех до пятнадцати таких списков. Я рекомендую вести отдельные файлы списков для боссов, партнеров, ассистентов, супругов и детей. Также необходимо иметь подобные списки для вашего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или консультанта по компьютеру, так же как и для каждого, с кем у вас может быть более чем одно общее дело во время следующего разговора по телефону.
Если вы принимаете участие в регулярных встречах - с персоналом, по поводу проекта, комитета, чего угодно - они тоже заслуживают своих собственных файлов, в который вы можете собирать то, что понадобится на этих встречах.
Часто вам потребуется текущий список для общения в определенный период времени. Например, если подрядчик выполняет работы в вашем доме или на вашей собственности, вы можете создать список для него на время проекта. Гуляя вокруг после того, как он закончил рабочий день, возможно, вы заметите то, о чем захотите с ним поговорить, и вы захотите, чтобы этот список был всегда под рукой.
Учитывая пользу такого типа списков, ваша система должна позволить добавлять «Распорядки дня» специально, по мере необходимости, быстро и просто. Например, вставить страницу для человека или встречи в раздел «Повестка дня» в ежедневник на открывающихся кольцах займет только секунды, так же как и добавление соответствующего напоминания в категории «Повестка дня» в вашем КПК.
«Читать/Просмотреть» Без сомнения, вы обнаружите во входящих множество пунктов, для которых вашим следующим действием будет читать. Я надеюсь, что вы последуете двухминутному правилу и быстро разберете их, просмотрев, отправив в нужные отделы или выполнив их.
Пункты, требующие чтения, однако, потребуют больше, чем две минуты вашего времени, поэтому их лучше хранить в отдельном разделе «Читать/Просмотреть». По моей классификации это тоже «списки», но наиболее эффективно группировать документы и журналы на подносе и/или в переносной папке.
Для многих людей «Читать/Просмотреть» может стать загвоздкой. Поэтому критично, чтобы в этот раздел попадало то (что займет больше двух минут), что вы действительно хотите прочитать, когда у вас будет время. Это поможет вам, но все действительно уйдет из-под контроля, если рамки этой категории четко не определены. Изначальные ограничения, как минимум, помогут вам в переучете, и если у вас, как у большинства людей, есть свой способ саморегуляции, это поможет вам более четко определять, что вам действительно нужно, а от чего вам просто нужно избавиться.
Удобно иметь под рукой материал для чтения, когда вы идете на встречу, которая может поздно начаться, на семинар, если там будет «окно» времени или к стоматологу, если придется сидеть в очереди. Все это прекрасные возможности для подобного чтения. Те же, у кого нет собранного материала «Читать/Просмотреть» могут просто потерять много времени, так как жизнь полна маленьких неожиданных «окон», которые можно заполнить.
Организация «Ожидающих»
Так же как необходимо иметь напоминания о том, что вам нужно сделать, напоминания о том, к чему вы должны вернуться через какое-то время или что должно быть сделано кем-то другим следует сортировать и группировать. Вам не нужно обязательно следить за каждым шагом здесь, часто это задания или проекты, за которые ответственны другие люди, такие как заказ билетов в театр, сканер, который должны доставить в офис, согласие вашего клиента на деловое предложение и так далее. Когда следующее действие зависит от кого-то другого, вам не нужны напоминания о действиях, только что и от кого вы ждете. Ваша роль - это просматривать список по мере необходимости и решать, нужно ли проверять, как продвигается дело и поторапливать.
Возможно, вы сочтете наилучшим держать список «Ожидающих» по близости, в том же месте, где ваши напоминания «Следующих Действий». Ответственность за следующий шаг может меняться в течение исполнения проекта. Например, вам нужно сделать звонок продавцу, чтобы узнать его цены на выполнение работы (в списке «Звонки».) Сделав звонок, вы ждете, когда продавец с вами свяжется по поводу предложения (его предложение заносим в список «Ожидание»). Когда предложение поступит, вы должны просмотреть его (оно находится в папке «Читать/Просмотреть»). Когда вы с ним ознакомитесь, вы высылаете его своему боссу на одобрение (теперь оно опять в списке «Ожидание») и так далее.
У вас будут отличные ощущения, когда вы будете знать, что ваш список «Ожидающие» - это полный список того, что должны сделать другие люди.
Использование оригинальных разработок, например, собственного напоминания о действиях
Наиболее эффективный путь отслеживать напоминания действий - это добавлять их в списки или папки по мере их появления. Вам больше ничего не понадобится, если вы их проработаете. Возможно, вы пишете заметки на совещании с боссом, но вы можете выбросить их, когда вы совершите необходимые проекты и действия, связанные с ними. Пока некоторые люди пытаются архивировать голосовую почту, им все еще нужно «что-нибудь с этим делать», это не самый эффективный путь внедрить напоминания.
Однако есть несколько исключений из этого правила. Некоторые входящие могут прекрасно служить своими собственными напоминаниями необходимых действий, вместо того, чтобы записывать их в отдельный список. Это обычно работает для некоторых бумажных материалов и электронной почты.
Организация бумажной работы
Некоторые вещи - свои собственные лучшие напоминания.
В категории «Читать/Просмотреть» статьи, публикации, документы - это самый общий пример. Очевидно, что будет нелепо писать «Просмотреть журнал Fortune» в некоторый списках действий, когда вы просто можете бросить этот журнал в корзину «Читать/Просмотреть».
Другой пример: те, кто предпочитает оплачивать все счета в одно время и в одном месте, захотят хранить свои счета в папке или корзинке «Счета к оплате» (или более общее название «Финансы»
Специфика вашей работы, входящие и ваша рабочая станция помогут вам более эффективно организовать другие категории, только используя определенную бумагу. Профессионал по работе с клиентами, например, может иметь дело со множественными просьбами показать стандартную форму, и в этом случае корзинка или файл, содержащий только эту информацию - наилучший путь работы.
Имеет ли смысл писать напоминания в списке или использовать сами документы в корзинке или папке - это широкое поле деятельности для логистики. Можете ли вы использовать напоминания где-то еще, кроме как на вашем рабочем столе. Если да, то нужно учесть возможность их переноса. Если вы не можете выполнить работу где-то кроме как за своим столом, тогда ваше рабочее место будет наилучшим для них.
Что бы вы ни выбрали, напоминания должны быть в зрительно раздельных категориях, в зависимости от следующего необходимого шага. Если следующее действие - звонок, то он должен быть отнесен в группу «Звонки»; если следующие действие - это проверка информации и внесение ее в компьютер, нужно отнести это к категории «За компьютером». Наибольшая эффективность подобной рабочей системы мне видится в том, что все документы одного типа (например, заявки на обслуживание) хранятся на отдельном подносе, даже если каждому из них нужны разные действия. Для одной заявки необходимо сделать звонок, для другой - просмотреть данные, для третьей - подождать, когда появится нужная информация - но все они собраны вместе. Такая классификация может привести в замешательство, потому что все отложенные решения требуют разных дальнейших действий.
Моя личная система очень хорошо переносится, почти все хранится в списках, но у меня также есть две категории бумажных напоминаний. Я путешествую с одной пластиковой папкой «Читать/Просмотреть» и с другой «Входящие Данные». В последнюю я кладу все, что требует следующего действия - внести в мой компьютер (визитки, которые нужно занести в мой телефонный/адресный список, цитаты, которые я отправляю в мою базу «Цитаты», статьи о ресторанах, которые я хочу поместить в мои подлисты «Путешествия - Города» и т.д.)
Организация работы с электронной почтой
Как и некоторые бумажные материалы, электронная почта, требующая действий - часто сама наилучшее напоминание для себя. Это особенно радует, если у вас много электронных писем, и вы проводите много времени за настройкой программ. Электронная почта, которая требует дальнейших действий, может храниться в системе вместо того, чтобы выписывать действия в списки.
Многие мои клиенты обнаружили, что полезно создать две или три отдельные папки в почтовом клиенте. Действительно, большинство папок с электронной почтой должно использоваться для ссылок или архивных материалов, но также возможно создать рабочую систему, которая будет хранить ваши сообщения отдельно, вне «входящих» (где большинство людей их хранит).
Я рекомендую создать одну папку для писем, обработка которых займет более чем две минуты (опять, вы должны выделить те письма прямо из почтовой программы, следуя правилу двух минут). Название папки должно начинаться с приставной буквы или символа (1), чтобы она отличалась от папок ссылок, и (2) она будет находиться вверху в ваших папках в навигаторе. В Microsoft используют знак «@», а дефис («-») - в Lotus. В результате ваша папка «Группировка» будет содержать те электронные письма, с которыми нужно будет работать.
Дальше вы можете создать папку «@Ожидающие», которая появится в том же месте, что и папка «@Действия». Затем, если вам приходит письмо, над которым вы собираетесь поработать, вы перетаскиваете его в файл «@Ожидающие». В нем также могут быть напоминания о том, что вы делегируете электронной почте: когда вы используете электронную почту, чтобы сделать запрос или перепоручить действие, просто сохраните копию в файл «@Ожидающие”.
Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) позволяют направить копию электронной почты в одну из ваших папок (путем нажатия кнопки «Send and File»). Другие (например, Outlook) одновременно сохранят ее в вашей общей папке «Sent Mail». В последнем случае наилучшим для многих, вероятно, будет копирование («сс» или «bcc») и затем перетаскивание копии в папку «@Ожидающие» (Это относительно просто, используя MS Outlook, автоматически посылать себе копию сообщения в определенную папку).
Электронная почта от «Входящих» до «Пустой папки»
Метод, описанный выше, дает вам возможность опустошить ваши входящие электронные письма, что является большим подспорьем в контроле вашей ежедневной работы. Вы исправите «Входящие» на «Входящие,», так что все, что будет находиться в вашем ящике, станет ответом - мерцающим огоньком, говорящим вам о том, что нужно сделать. Большинство людей используют «Входящие» электронной почты как место для хранения нерешенных вопросов и ссылок, такая практика быстро «затуманит» ваш мозг: они знают, что им нужно все переоценивать, каждый раз глядя на экран.
Если у вас никогда не было входящих больше, чем помещается одновременно на экране, это достижение может быть очень функциональным, но с объемами писем, с которыми имеют дело профессионалы в наши дни, это не действует.
Опустошение всех входящих еще не значит, что вы со всем справились. Это значит, что вы УДАЛИЛИ все, что могли, РАЗОБРАЛИ все, что вам нужно, но что не требует действий в данный момент, СДЕЛАЛИ все, что требует меньше двух минут, и поместили напоминания по всему, что ожидается и с чем можно работать. Сейчас вы можете открыть файл «@Действия» и просмотреть те электронные письма, с которыми вы хотите работать. Разве это не легче, чем продираться через множество окон, опасаясь что-нибудь упустить.
Предостережение о рассеивании напоминаний о действиях
Опасно размещать напоминания о действиях где-то вне вашего поля зрения. Назначение системы организации состоит в том, чтобы хранить напоминания таким образом, чтобы видеть их тогда, когда вам нужно видеть их, чтобы вы могли доверять своему выбору, что делать (или что не делать). Перед тем, как вы уйдете из офиса, нужно просмотреть индивидуально те электронные письма, с которыми вам нужно работать, но которые все еще не обработаны, так же как и ваши списки «Звонки» или «За компьютером». Категория «@Действия» - это расширение вашей категории «За компьютером», и должна ее повторять. Ваша бумажная категория «Ожидающие» должна быть оформлена как список, если бумажные материалы используются в качестве напоминаний.
Расставление напоминаний о действиях в папке, в списках, и/или в системе электронной почты - это отлично, если вы просматриваете все категории, к которым вы добавили напоминания так, как это необходимо. Вам не нужны вещи, которые ускользают от вашей системы и не используются по своему назначению: напоминать вам.
Чтобы зависнуть с друзьями или бесцельно побродить по улицам с «пустой» головой, вам нужно знать, где находятся все действия, которые вам нужно предпринять, что это и то, что они могут подождать. И вам нужно сделать это за несколько секунд, а не дней.
Организация напоминания о проектах
Создание и поддерживание одного списка для всех ваших проектов (то есть каждое обязательство или желаемый результат, для которого потребуется больше чем одно действие) может быть полезным опытом! Возможно, у вас больше проектов, чем вы думаете. Если вы так еще не сделали, я рекомендую вам создать список «Проекты» в очень простом формате, подобном тому, что вы используете для списка действий: это может быть категория в цифровом носителе, съемная страница в ежедневнике или отдельная папка с файлами с надписью «Проекты», с главным списком или отдельными листами для каждого проекта.
Список (списки) «Проекты»
Список «Проекты» не подразумевает хранения там деталей ваших проектов или сортирования по приоритетам, размеру или срочности - это просто всесторонний обзор ваших планов. Вы не будете ежедневно работать со списком «Проекты»; главным образом вы будете работать со списками действий и другими заданиями, на которых следует сосредоточиться. Помните, вы не можете сделать проект, вы можете сделать только действие, которое для него необходимо.
Настоящая ценность списка «Проекты» состоит в полном просмотре (как минимум один раз в неделю), позволяя вам убедиться в том, что у вас есть действия для каждого проекта, и что ничего не упущено. Быстрый просмотр этого списка время от времени усилит ваш контроль. Вы будете знать, что у вас есть список доступный вам (и другим), когда нужно справиться с работой.
Один список или несколько?
Большинство людей считают, что иметь один список лучше, потому что в нем отражается все, в отличие от нескольких списков. Система организации позволяет отслеживать все незаконченные дела, так что вы можете более легко интуитивно сделать выбор, что делать в данный момент.
На самом деле не важно, сколько у вас списков для ваших проектов, если вы просматриваете их тогда, когда появляется необходимость, в то время как для большей части это можно сделать во время Еженедельного обзора.
Несколько обычных путей сортировки проектов
Существуют ситуации, когда есть смысл рассортировать список «Проекты». Рассмотрим их по очереди.
Личный/Профессиональный Многим более удобно делить свои списки на личные и профессиональные * проекты. Если для вас это так, учтите, что «Личный» список должен просматриваться так же тщательно, как и «Профессиональный», а не лежать неделями. Многие личные действия должны выполняться на неделе, так же как и все остальное. И часто большое давление на профессиональные действия создает невыполненные личные дела.
Перепорученные проекты Если вы старший менеджер или исполнительный директор, возможно, у вас есть несколько проектов, за которые вы ответственны, но которые вы перепоручили. Вы, конечно, занесли его в список «Ожидающие», хотя лучше создать список «Проекты - Перепорученные», чтобы следить за ними: вашей задачей будет просто просматривать список достаточно регулярно для того, чтобы удостовериться, что все идет правильно.
Специфические типы проектов Некоторые профессионалы имеют одновременно несколько различных проектов одного типа, которые в некоторых случаях могут быть сгруппированы вместе как подсписки «Проектов». Например, у меня есть отдельная категория «Проекты доставить», хронологический список всех грядущих семинаров, тренингов и консультаций, которые я даю. Эти события «проекты», как и остальные, и мне не нужно больше следить ни за чем другим, кроме того, как все продвигается дальше и исполняется. Но я считаю, что лучше видеть их все в одном списке, в таком порядке, как и в моем Календаре, отдельно от остальных проектов.
Если вы агент по недвижимости, продаете консультационные услуги или разрабатываете предложения для небольшого количества будущих клиентов любой профессии, я полагаю, что гораздо лучше видеть весь «прогресс продаж» в одном списке. Это может быть отдельный список в вашем ежедневнике, названный «Клиентские проекты в развитии» или если у вас уже есть папки с файлами для каждого прогрессивного проекта, имеет смысл сгруппировать их все в одном файле в вашем столе. Просто поймите, что это будет работать только если здесь весь набор тех ситуаций, для которых нужно действие, и только если вы просматриваете их регулярно, так же как и другие ваши проекты, и работаете над ними осознанно.
...Подобные документы
Тестовые задания по определению характеристик стилей управления. Примеры ситуаций по принятию решений в конфликтные моменты для подчиненных, для директора, при реорганизации предприятия. Оценка поведения и продуктивности работников и руководства.
контрольная работа [30,6 K], добавлен 16.06.2008Методика планирования фонда заработной платы. Система планирования и контроля производства: сущность, структура, характеристика. Стратегия планирования продаж и операций предприятия. Порядок разработки плана производства и процесс управления качеством.
курсовая работа [37,9 K], добавлен 30.03.2012Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.
курсовая работа [41,0 K], добавлен 26.07.2010Time-менеджмент как мероприятия, направленные на повышение эффективности использования рабочего времени руководителя. Анализ данного показателя на предприятии ООО "Хьюмэн Ресурс ЕКБ", направления его оптимизации и повышения практической продуктивности.
дипломная работа [233,4 K], добавлен 17.05.2011Пять основных компонентов стратегического управления. Характеристика объектов стратегического управления. Отличительные признаки стратегического и оперативного управления. Переход от планирования к менеджменту. Базовые стратегии и виды конкуренции.
шпаргалка [48,8 K], добавлен 05.05.2009Методологические основы планирования на предприятии. Содержание предпринимательского бизнес-плана. Формирование системы целей планирования. Оценка эффективности и рекомендации по разработке бизнес-плана. Разновидности контроля выполнения бизнес-планов.
курсовая работа [239,6 K], добавлен 13.06.2015Особенности построения бизнес-плана в соответствии с современной российской экономической ситуацией. Выбор форм и методов экономического управления, необходимых для эффективной деятельности предприятий и роста их устойчивости, его критерии и обоснование.
курсовая работа [130,7 K], добавлен 25.06.2010Определение путей эффективного управления в условиях экономики переходного периода. Актуальность развития бизнес-планирования на современном этапе экономических реформ. Формы и методы управления, необходимые для эффективной деятельности предприятия.
дипломная работа [94,6 K], добавлен 19.08.2010Программное обеспечение календарного планирования и контроля. Системы календарного планирования проектов и их возможности. Особенности календарного планирования с помощью программных средств Microsoft Project и Time Line, их преимущества и недостатки.
курсовая работа [600,2 K], добавлен 18.03.2014Особенности творческих коллективов как социальных групп. Социологический подход к анализу деятельности творческих коллективов. Критерии эффективности управления деятельностью творческих коллективов. Креативный, творческий подход к принятию решения.
дипломная работа [296,3 K], добавлен 08.05.2011Исследование сущности маркетинга, как научно-практической теории управления производственно-сбытовой деятельностью. Характеристика продуктивности по Г.Б. Клейнеру. Рассмотрение основных внутренних факторов, влияющих на выбор маркетинговой стратегии.
дипломная работа [821,8 K], добавлен 28.10.2017Отличительные особенности планирования. Содержание долгосрочных планов организации. Организационная структура организации. Потребности в ресурсах и их обеспечение. Стратегии для каждого подразделения организации. Управление процессом выполнения плана.
реферат [28,2 K], добавлен 12.10.2011Понятие и значение процесса управления на предприятии, содержание его основных функций: планирования и организации. Руководство персоналом и мотивация труда, приемы и принципы их реализации. Контроль, его главные формы и средства, нормативная основа.
курсовая работа [132,1 K], добавлен 09.02.2013Эффективная занятость персонала как фактор роста продуктивности труда. Кадровое планирование как основной способ управления. Разработка баланса рабочей силы предприятия. Снижение текучести кадров как способ эффективного управления занятости предприятия.
курсовая работа [573,9 K], добавлен 11.11.2014Анализ правового обеспечения системы менеджмента в компании. Финансово-экономические показатели ее деятельности. Разработка мероприятий, направленных на усиление эффективности управления на основе преобразования принципов мотивации и стимулирования.
дипломная работа [93,8 K], добавлен 06.04.2015Понятие закономерностей и принципов менеджмента. Принципы управления в формулировке научных школ. Подходы, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления. Главные задачи управления предприятием на примере ОАО НТП "Контакт".
курсовая работа [111,4 K], добавлен 21.11.2012Основные идеи модели управления Анри Файоля. Составление рабочего плана. Организация рабочего процесса. Советы по управлению временем и рабочей нагрузкой. Этапы процесса планирования. Подготовка плана действий и рабочего графика. Мониторинг и контроль.
курсовая работа [23,1 K], добавлен 03.10.2008Анализ системы планирования как основной функции управления. Теоретические основы разработки бизнес-плана: анализ рынка, планирование производства, стратегия маркетинга, оценка рисков. Финансовый план и практика реализации бизнес-плана на предприятии.
дипломная работа [185,1 K], добавлен 23.04.2009Теоретические основы бизнес-планирования, их специфика в торговых организациях. Анализ системы бизнес-планирования ООО "Волга-ТЭК", оценка рисков инвестиционных проектов предприятия. Внедрение системы бюджетирования, формирование финансового плана.
дипломная работа [208,2 K], добавлен 14.03.2010Коммуникативные способности руководителя творческого коллектива. Отношения между социальными группами. Формирование коммуникативной компетентности. Искусство деловых и общественных связей руководителя творческого коллектива. Создание традиций коллектива.
реферат [32,5 K], добавлен 24.11.2012
