Организационно-кадровое обеспечение деятельности органа управления

Решения администрации могут быть отменены областным и городским исполнительными комитетами в пределах их компетенции.

Решения и распоряжения оформляются и рассылаются общим отделом, как правило, не позднее пяти дней после их подписания в соответствии с указателем рассылки, подписанным руководителем структурного подразделения.

Протоколы заседаний администрации, распоряжения и материалы к ним хранятся в общем отделе. Данные документы могут быть представлены руководителям структурных подразделений с согласия начальника общего отдела; иным лицам - с согласия главы администрации, первого заместителя главы и управляющего делами администрации.

Решения по отдельным вопросам могут оформляться протоколами совещаний у главы администрации и его заместителей, а также в виде их указаний и поручений, которые являются обязательными для исполнения указанными в этих документах должностными лицами структурных подразделений администрации, предприятий и организаций района.

Положения, содержащиеся в протоколах совещаний, указания и поручения не должны носить нормативный характер.

Порядок подготовки протоколов совещаний у главы администрации и его заместителей, а также порядок доведения до исполнителей протоколов, указаний и поручений главы администрации и его заместителей устанавливаются ими.

Процесс подготовки и принятия управленческих решений.

Решения по вопросам, которые отнесены законодательством к компетенции администрации и не могут быть разрешены ее структурными подразделениями самостоятельно или совместно, принимаются на заседаниях администрации.

Вопросы вносятся заместителями главы администрации, управляющим делами администрации, членами администрации, руководителями структурных подразделений администрации.

Организации, предприятия, учреждения вносят вопросы на рассмотрение администрации только через соответствующие отделы администрации.

Подготовка проектов решений должна осуществляться в строгом соответствии с требованиями законодательных актов Республики Беларусь, регламента работы администрации и требований нормотворческой техники.

Персональная ответственность за качество внесенных проектов решений возлагается на заместителей главы администрации, руководителей отделов администрации, а во время отсутствия этих должностных лиц - на их замещающих.

Для подготовки наиболее важных вопросов распоряжением главы администрации образовывается рабочая группа, возглавляемая заместителями главы администрации, управляющим делами администрации, членами администрации, руководителям структурных подразделений. В ее состав могут включаться должностные лица заинтересованных отделов администрации, предприятий, организаций, ученые, специалисты (с их согласия).

Руководители структурных подразделений администрации, ответственные за подготовку проекта решения обязаны предоставить следующие документы:

- завизированный проект решения, 12 экземпляров копий;

- справку к проекту решения, подписанную руководителем структурного подразделения администрации, ответственным за его подготовку, заместителем главы администрации, управляющим делами администрации в соответствии с распределением обязанностей, 12 экземпляров копий;

- список приглашенных на заседание администрации, согласованный с главой администрации;

- список выступающих по обсуждаемому вопросу;

- указатели рассылки решения.

Первый экземпляр проекта решения визируется специалистом, руководителем структурного подразделения администрации, ответственным за его подготовку, руководителями заинтересованных отделов администрации, предприятий и организаций, заместителями главы администрации, управляющим делами в соответствии с распределением обязанностей.

Все проекты решений согласовываются с юрисконсультом. Согласование проектов решений с заинтересованными сторонами осуществляется структурными подразделениями, ответственными за их подготовку.

В состав визы входит: занимаемая должность, личная подпись (Ф.И.О.) визирующего, дата визирования. Визы размещаются внизу на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта решения. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона указывается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа проекта решения.

Проекты решений должны быть обоснованы, содержать глубокий анализ и конкретные меры с указанием сроков и исполнителей, а также лиц, которым поручается осуществлять в целом контроль за исполнением.

Проекты решений должны быть тщательно отредактированы, не превышать 3-4, справки - 5 страниц, напечатаны без исправлений и помарок по установленной форме.

Документы к заседанию администрации со всеми визами представляются в общий отдел администрации не позднее 5 дней до установленной даты заседания администрации для включения в проект повестки дня заседания администрации. Все материалы к заседанию администрации подготавливает общий отдел.

Если по проекту решения при согласовании высказаны замечания и разногласия, организующий подготовку проекта решения принимает меры по их устранению до внесения вопроса на заседание администрации. Если в процессе согласования проекта решения разногласия устранить не удалось, согласующие стороны, имеющие по проекту другую точку зрения, визируют проект с оговоркой и прикладывают к нему свои замечания. Отказ от согласования не допускается.

При наличии в проекте не устраненных разногласий, окончательное решение по ним принимается на заседании администрации.

Если вопрос, предусмотренный планом работы, по объективным причинам не может быть внесен на заседание в установленный срок, руководитель структурного подразделения по согласованию с заместителем главы администрации, управляющим делами, курирующими данную отрасль, заблаговременно информируют об этом главу администрации. Готовят и вносят на рассмотрение администрации проекты решений с обоснованием причин неисполнения и указанием новых сроков рассмотрения данного вопроса.

Внесение изменений в решение администрации допускается не ранее, чем через год после его принятия. В исключительных случаях допускается внесение изменений в решение на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, согласованной с заместителем главы администрации. В служебной записке должно быть аргументированное обоснование для внесения изменений в решение администрации.

Проекты решений, подготовленные с нарушением установленного порядка, к рассмотрению не принимаются.

Процесс исполнения и контроля принятых решений.

Основным документом, которым руководствуется администрация в процессе контроля исполнения принятых решений является Постановление Министерства юстиции от 19 января 2009 года №4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь».

Согласно этого документа целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения. На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения). Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь; индивидуальные сроки указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Исполнение документа может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Контроль исполнения документов имеет целью обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Система контроля исполнения включает:

- учет контролируемых документов и их своевременное доведение до исполнителей;

- контроль за сроками исполнения;

- проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

- учет и отчетность о результатах исполнения;

- оценку состояния исполнительской дисциплины.

Предметом контроля являются содержащиеся в документах задания, поручения, решения, просьбы, предложения. Контролируемые задания и поручения отражаются также в резолюциях и документах.

При постановке документа на контроль на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту» проставляется условное обозначение: штамп «Контроль». Основным источником сведений, необходимых для ведения контроля, является резолюция на документе. При отсутствии резолюции необходимые сведения выделяются из текста самого документа.

Если в тексте документа или в резолюции руководителя срок не указан, он не должен превышать один месяц. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (принятия) документа или их получения.

Контроль за своевременностью, полнотой и качеством исполнения решений и распоряжений нормативно-правовых документов вышестоящих органов осуществляют глава администрации, заместители и управляющий делами администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководители структурных подразделений администрации. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляется общим отделом.

Обеспечение контроля за исполнением принятых решений в администрации возлагается на отдел контроля, делопроизводства, писем и организации приема граждан управления делами администрации. В данной сфере отдел выполняет следующие задачи и функции:

- доведение решений и распоряжений до исполнителей;

- организация контроля за исполнением документов;

- координация контроля деятельности отделов и структурных подразделений администрации, организаций и ведомств в части организации исполнения директивных документов, решений администрации, распоряжений и поручений руководства администрации;

- анализ и обобщение результатов работы по исполнению документов и поручений, находящихся на контроле в соответствии с компетенцией отдела;

организация контроля за состоянием исполнительской дисциплины в отделах и структурных подразделениях.

В структурных подразделениях администрации (с правом юридического лица) распоряжениями или приказами руководителей подразделений назначаются лица, на которые возлагаются обязанности по контролю за выполнением решений, распоряжений администрации, документов вышестоящих органов. В остальных управлениях и отделах определяется лицо, в функциональные обязанности которого включаются вопросы контроля за выполнением решения, распоряжения, документов вышестоящих органов, писем и заявлений граждан и т.д.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан исчерпывающий ответ. Свидетельством исполнения документа может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ. При отсутствии данного документа исполнитель делает краткую справку и проставляет отметку об исполнении на самом документе.

После исполнения документ снимается с контроля. На документе делается отметка об исполнении и направлении документа «в дело». При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок документов; также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения документов.

5. Организационно-кадровое обеспечение деятельности органа управления

Важным условием обеспечения эффективного функционирования администрации является ее обеспечение кадрами соответствующей квалификации.

Структурным подразделением администрации, отвечающим за ее кадровое обеспечение является отдел организационно-кадровой работы. Отдел в своей деятельности руководствуется законодательными актами Республики Беларусь: Указами и Декретами Президента Республики Беларусь, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь; решениями вышестоящих органов и решениями администрации района по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Подчиняется главе администрации, а по оперативным вопросам - заместителю главы, курирующему вопросы идеологии.

Руководит отделом начальник отдела (Ананич Наталья Юрьевна), который назначается главой администрации по согласованию с председателями Гомельского горисполкома и облисполкома.

Основными задачами отдела являются:

- проведение государственной кадровой политики, направленной на комплектование администрации, подведомственных предприятий, учреждений и организаций высококвалифицированными специалистами, подбор, расстановка и использование кадров, формирование резерва кадров на выдвижение;

- организация обеспечения проводимых на территории района избирательных кампаний по выборам Президента Республики Беларусь и депутатов всех уровней, республиканских и местных референдумов, а также содействие избирательным комиссиям в осуществлении ими своих полномочий;

- координация работы структурных подразделений администрации по организации подготовки к проведению мероприятий республиканского уровня;

- участие в разработке целевой комплексной кадровой политики администрации, выборе стратегии и тактики управления кадрами, оптимизации численности персонала и структуры;

- организация работы по непрерывному обучению-подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников администрации, подведомственных предприятий, учреждений и организаций;

- участие в работе по формированию у работников высокой ответственности за порученное дело, стремления к самообразованию, профессиональному росту, творчеству в работе и высоких нравственных качеств. Создание благоприятного социально-психологического климата в трудовом коллективе;

- обеспечение правильного и своевременного кадрового
делопроизводства;

- осуществление контроля за соблюдением законодательства о труде и трудовой дисциплины;

- организационное обеспечение деятельности администрации и главы администрации.

В соответствии с возложенными задачами отдел организационно-кадровой работы выполняет основные функции:

- ведение кадрового реестра администрации, формирование единой системы учёта (банка данных) руководящих работников государственных органов, организаций всех форм собственности, входящих в кадровый реестр администрации;

- координацию на основе конкурсного подбора и выдвижения назначения (согласования) на должность, освобождения от должности кадров, принятие распоряжений администрации, которые находятся в компетенции администрации или проводятся по согласованию с главой администрации или с заместителями главы администрации;

- подготовку совместно с заинтересованными необходимых документов для назначения на должность или освобождения от должности работников, назначение которых проводится по распоряжению главы администрации по согласованию с горисполкомом, облисполкомом, а также включенных в кадровый реестр администрации;

- заключение контрактов с работниками, назначение на должность которых проводится распоряжением администрации;

- формирование резерва кадров, назначение (согласование) и освобождение (согласование освобождения) которых ведётся главой администрации;

- подготовку, переподготовку, повышение квалификации управленческих кадров администрации в Академии управления при Президенте Республики Беларусь, в Институте высших управленческих кадров Академии управления при Президенте Республики Беларусь, на курсах повышения квалификации кадров органов государственного управления и самоуправления при облисполкоме и Гомельском областном Совете депутатов;

- аттестацию работников администрации и работников коммунального жилищного ремонтно-эксплуатационного унитарного предприятия «Центральное» в аттестационной комиссии при администрации;

- подготовку материалов и проведение квалификационного экзамена для лиц, впервые поступающих на государственную службу;

- контроль за сменяемостью кадров, вакансиями;

- подготовку планов работы администрации, свод данных об основных мероприятиях;

- организационное обеспечение проводимых на территории района выборов Президента Республики Беларусь, депутатов Палаты представителей и членов Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, депутатов местных Советов депутатов, республиканских и местных референдумов;

- обеспечение установленного порядка представления и оформления документов к награждению трудовых коллективов, граждан государственными наградами, Благодарностями Президента Республики Беларусь, Почётными грамотами Совета Министров Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Гомельского облисполкома и горисполкома, Гомельского областного и городского Советов депутатов, Почетных грамот и Благодарственных писем администрации, присвоению почётных званий, а также ведение соответствующего учёта;

- организационное обеспечение подготовки мероприятий, проводимых в районе, а также республиканских, областных, районных (городских) семинаров и совещаний по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- подготовку справок, информаций, инструктивно-методических материалов по вопросам организационно-кадровой работы;

- проводит свою работу в тесном взаимодействии с руководителями структурных подразделений администрации, подведомственных предприятий, учреждений и организаций;

- изучает и анализирует имеющийся кадровый потенциал, планирует его развитие с учетом перспективы;

- изучает профессиональные, деловые, личностные качества персонала на основе аттестации, широкого использования психологических, социологических и других методов исследований, разрабатывает рекомендации по максимально эффективному использованию персонала в соответствии с его квалификацией;

- контролирует использование работников в соответствии с их профессией, специальностью и квалификацией с учетом требований трудового законодательства и Закона Республики Беларусь «О государственной службе в Республике Беларусь»;

- изучает, обобщает и внедряет в практику работы с кадрами передовой отечественный и зарубежный опыт, организует обучение руководителей структурных подразделений современным методам и формам работы с кадрами;

- участвует в разработке и совершенствовании организационной структуры и штатного расписания администрации;

- планирует и организует непрерывное обучение руководителей и специалистов, осуществляет методическое обеспечение повышения квалификации и переподготовки;

- обеспечивает организационные и методические мероприятия по проведению аттестации сотрудников, присвоению им классов, определению их стажа государственной службы, конкурсному замещению вакантных должностей;

- участвует в разработке мотивационного механизма, обеспечивает эффективное использование материального и морального стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом;

- осуществляет контакты с общественными организациями и объединениями;

- формирует резерв кадров для служебного выдвижения, составляет индивидуальные планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения и предложения по профессиональному и деловому росту перспективных кадров;

- совместно с руководителями структурных подразделений представляет руководителю предложения о назначении работников на вакантные должности и освобождении их от занимаемых должностей, а также о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий;

- осуществляет мероприятия по созданию в трудовом коллективе благоприятного социально-психологического климата, предупреждает возможные трудовые конфликты, вносит предложения по решению вопросов психологической совместимости работников;

- содействует успешной адаптации в коллективе вновь принятых работников;

- совместно с руководителями структурных подразделений контролирует выполнение правил внутреннего трудового распорядка;

- в установленном порядке получает от структурных подразделений необходимую информацию по работе с кадрами;

- представляет материалы, инструкции, справки, отчеты, доклады по кадровым вопросам в соответствии с указаниями руководителя и запросам вышестоящих государственных органов;

- оформляет прием, увольнение и перемещение работников в соответствии с законодательством и распоряжениями руководителя;

- принимает участие в разработке решений, распоряжений и других документов по работе с кадрами, контролирует их выполнение и осуществляет методическое руководство кадровыми службами подведомственных предприятий, учреждений и организаций;

- организует и участвует в проведении социологических, психологических и других исследований, направленных на повышение эффективности работы с кадрами администрации, подведомственных предприятий, учреждений и организаций;

- обрабатывает поступающую информацию учетно-статистического и аналитического характера, обеспечивает ее унификацию, оформляет все виды государственной статистической отчетности по работе с кадрами;

- осуществляет персональный учет работников, выдает справки о трудовой деятельности;

- рассматривает в установленном порядке поступающие в государственный орган письма, заявления граждан и должностных лиц по вопросам, относящимся к своей компетенции;

- изучает, анализирует и обобщает причины текучести кадров, нарушений трудовой дисциплины, готовит предложения по устранению выявленных недостатков;

- разрабатывает и вносит в установленном порядке предложения по совершенствованию законодательства по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- выполняет следующие административные процедуры:

- выдача выписки (копии) из трудовой книжки;

- выдача справки о месте работы, службы и занимаемой должности;

- выдача справки о периоде работы, службы;

- выдача справки о выходе на работу, службу до истечения отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет и прекращении выплаты пособия;

- выдача справки о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Работники отдела имеют право:

- принимать участие в заседаниях, совещаниях, семинарах структурных подразделений администрации по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- знакомиться по вопросам, входящим в круг их должностных обязанностей, с материалами работы администрации, районных служб и организаций;

- запрашивать через начальника отдела и получать от руководителей и работников структурных подразделений администрации, районных служб и организаций, других организаций информацию и материалы, необходимые для выполнения задач и функций;

- вносить через начальника отдела руководителям структурных подразделений администрации, главе администрации, предложения о поощрении и наказании работников администрации и иных организаций, принимавших участие в подготовке и проведении мероприятий, проводимой под эгидой отдела;

- выносить на рассмотрение руководства предложения о совершенствовании работы, связанной с должностными обязанностями;

- знакомиться с проектами решений руководства администрации, касающимися их деятельности;

- осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями администрации для решения возложенных на них обязанностей;

- получать содействие от руководства администрации в исполнении возложенных на них должностных обязанностей и прав.

В процессе осуществления функциональных обязанностей отдел организационно-кадровой работы взаимодействует с другими структурными подразделениями администрации, Гомельского городского и Гомельского областного исполнительных комитетов, предприятиями, организациями и учреждениями района по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляются начальником отдела по согласованию с заместителем главы администрации, курирующим работу отдела.

Сотрудники отдела организуют свою работу в соответствии с Положением, должностными инструкциями, утвержденными заместителем главы администрации, курирующим работу отдела.

Должностная инструкция начальника отдела организационно-кадровой работы администрации Центрального района г. Гомеля Ананич Натальи Юрьевны.

Для выполнения возложенных на отдел функций начальник отдела организационно-кадровой работы осуществляет следующие обязанности:

- руководит отделом организационно-кадровой работы и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций отдела в соответствии с Положением об отделе;

- вносит предложения по вопросам поощрения работников или наложения на них мер дисциплинарного взыскания;

- участвует в заседаниях и совещаниях, проводимых местными исполнительными и распорядительными органами области, города, района, при обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела организационно-кадровой работы;

- участвует в планерных совещаниях главы администрации и заместителя главы администрации, курирующего вопросы организационно-кадровой работы;

- обобщает предложения, делает заключения и в установленном порядке вносит главе администрации материалы о назначении (согласовании) на должности и освобождении от занимаемых должностей лиц, включённых в кадровые реестры администрации;

- осуществляет связь по вопросам, входящим в компетенцию отдела, с другими подразделениями администрации, с Главным управлением организационно-кадровой работы облисполкома и отделом организационно-кадровой работы горисполкома;

- запрашивает и получает от структурных подразделений
администрации, государственных органов управления, информацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- готовит письменные или дает устные ответы на обращения граждан, направленные ему на рассмотрение;

- проводит совещания с работниками и представителями организаций по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- организует повышение квалификации работников администрации и ее структурных подразделений, а также лиц, состоящих в резерве на замещение должностей, входящих в основной и учетный кадровый реестр;

- составляет план работы администрации;

- обеспечивает подготовку и проведение учебы председателей уличных комитетов;

- обеспечивает подготовку материалов для проведения заседаний аттестационной комиссии, конкурсной комиссии по формированию резерва, комиссии по присвоению классов государственным служащим, комиссии по проведению квалификационного экзамена для лиц, впервые поступающих на государственную службу в администрацию Центрального района г.Гомеля;

- формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

- заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, выдает справки о трудовой деятельности работников;

- производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;

- вносит информацию в программу «Кадры» и «АИС-резерв», следит за своевременным обновлением и пополнением этих программ;

- готовит распоряжения по приему и увольнению работников администрации;

- ведет учет и выдачу служебных удостоверений работников администрации.

Начальник отдела организационно-кадровой работы администрации Центрального района г. Гомеля относится к категории руководителей.

На должность начальника отдела организационно-кадровой работы администрации назначается лицо, имеющее высшее образование.

Начальник отдела назначается на должность и освобождается от нее распоряжением главы администрации по согласованию с Гомельским горисполкомом и облисполкомом.

Начальник отдела должен знать:

- основы трудового законодательства;

- основы идеологии белорусского государства;

- современные методы организации управленческого труда;

- основы теории и практики управления, социально-психологические аспекты управления, особенности управленческого труда;

- государственные языки Республики Беларусь;

- Конституцию Республики Беларусь;

- Закон Республики Беларусь от 4 января 2010 года № 17 «О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь»;

- Закон Республики Беларусь от 14 июня 2003 года № 204-3 «О государственной службе в Республике Беларусь»;

- Трудовой кодекс;

- Избирательный кодекс Республики Беларусь;

- Указ Президента Республики Беларусь от 26 июля 2004 года №354 «О работе с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций»;

- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников администрации и руководителей предприятий, контракты с которыми заключает глава администрации;

- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

- основы делопроизводства;

- средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

- правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности;

- действующие законодательные и нормативно-правовые акты, методические документы, регламентирующие или регулирующие сферу деятельности отдела.

Должностные обязанности главного специалиста отдела организационно-кадровой работы администрации Центрального района:

- организует и ведет делопроизводство в отделе;

- подготавливает документы, по истечении установленных сроков текущего хранения, к сдаче на хранение в архив;

- готовит материалы:

- на заседание администрации по награждению Почетной грамотой администрации;

- по награждению правительственными наградами и присвоению Почетных званий;

- дает разъяснения и рекомендации по подготовке и оформлению документов для награждения Почетной грамотой администрации, Гомельского облисполкома, Гомельского горисполкома, правительственными наградами;

- готовит справки в соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых отделом;

- готовит списки лиц для поздравлений, разрабатывает тексты поздравлений с государственными и профессиональными праздниками;

- участвует в подготовке и проведении организационных мероприятий:

- по переписи населения;

- выборов депутатов всех уровней;

- республиканских и местных референдумов;

- собраний жителей улиц частного сектора по выборам председателей уличных комитетов;

- оформляет протоколы и списки присутствующих:

- учебы аппарата администрации и резерва на замещение должностей;

- учебы председателей уличных комитетов;

- «Дня руководителя»;

- ведет учет сведений о депутатах городского и областного Советов депутатов, Палаты представителей, Национального собрания Республики Беларусь;

- ведет табель учета рабочего времени работников администрации;

- исполняет обязанности начальника отдела организационно-кадровой работы на период его отсутствия.

На должность главного специалиста отдела организационно-кадровой работы администрации назначается лицо, имеющее высшее образование.

Главный специалист отдела организационно-кадровой работы администрации назначается на должность и освобождается от нее распоряжением главы администрации по представлению начальника отдела организационно-кадровой работы.

Главный специалист отдела организационно-кадровой работы должен знать:

- Конституцию Республики Беларусь;

- Закон Республики Беларусь от 4 января 2010 года № 17 «О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь»;

- Закон Республики Беларусь от 14 июня 2003 года № 204-3 «О государственной службе в Республике Беларусь»;

- Трудовой кодекс;

- Избирательный кодекс Республики Беларусь;

- Указ Президента Республики Беларусь от 26 июля 2004 года №354 «О работе с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций»;

- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников администрации и руководителей предприятий, контракты с которыми заключает глава администрации;

- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

- основы делопроизводства;

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Важной составляющей эффективного кадрового обеспечения администрации является соответствие государственных служащих определенным квалификационным требованиям.

Квалификационными требованиями, предъявляемыми при поступлении на государственную службу, являются:

- соответствующее образование, за исключением случаев, когда для занятия государственной должности наличие определенного образования не требуется;

- необходимый стаж и опыт работы по специальности, за исключением случаев, когда для занятия государственной должности они не установлены;

- владение государственными языками Республики Беларусь;

- знание Конституции Республики Беларусь, законов применительно к исполнению соответствующих должностных обязанностей.

Для служащих администрации характер предъявляемых квалификационных требований определяется Постановлением труда и социальной защиты № 135 от 24 октября 2003 г. «Об утверждении квалификационного справочника «Государственные должности государственных служащих». В соответствии с этим Постановлением квалификационные характеристики зависят от конкретной должности служащего и состоят из четырех разделов:

- сложность выполняемых функций;

- должностные обязанности;

- квалификационные требования;

- должен знать.

Основными целями переподготовки и повышения квалификации руководящих кадров являются обеспечение постоянного приобретения ими знаний в области теории и практики государственного управления, идеологии, экономики, права, совершенствование управленческих умений и навыков, позволяющих успешно выполнять служебные обязанности.

Переподготовка и повышение квалификации руководящих кадров строятся на принципах системности, обязательности, дифференцированного подхода, перспективности.

Для обеспечения непрерывного роста профессионального уровня руководящих работников, назначаемых на новые должности, руководителями государственных органов (организаций) предусматривается обязательное повышение их квалификации.

Ведущим государственным высшим учебным заведением в системе подготовки, переподготовки и повышения квалификации руководящих кадров государственных органов (организаций) является Академия управления, которая разрабатывает учебные планы и программы, учитывающие характер и специфику работы руководящих кадров, обеспечивает дифференцированный подход к комплектованию учебных групп, выбор форм обучения, определяет профессорско-преподавательский состав.

Переподготовка и повышение квалификации руководящих кадров Академией управления осуществляются на основе государственного заказа, который ежегодно утверждается Президентом Республики Беларусь по представлению Совета Министров Республики Беларусь, согласованному с Администрацией Президента Республики Беларусь. В государственный заказ включается перечень специальностей и специализаций, а также категорий обучающихся, число слушателей, необходимое финансирование.

Совет Министров Республики Беларусь ежегодно предусматривает в республиканском бюджете средства для финансирования мероприятий по повышению квалификации и переподготовке руководящих кадров в соответствии с утвержденным государственным заказом, включая расходы на материально-техническое и информационно-методическое обеспечение этих мероприятий.

Подготовка и переподготовка руководящих работников, должности которых включены в кадровый реестр Главы государства, их резерва проводятся Институтом государственной службы Академии управления с выдачей диплома установленного образца и присвоением соответствующей квалификации в области государственного управления.

Академия управления совместно с Администрацией Президента Республики Беларусь на основании представленных материалов и в соответствии с установленными требованиями осуществляет отбор кандидатов на обучение, состав которых докладывается Главе государства.

Повышение квалификации руководящих кадров (включая резерв) проводится Институтом высших управленческих кадров Академии управления, другими учреждениями образования в соответствии с государственным заказом.

В Институте высших управленческих кадров Академии управления проходят обучение:

- руководители республиканских государственных органов, их заместители и лица, включенные в резерв на эти должности;

- председатели облисполкомов и Минского горисполкома, их заместители, председатели горисполкомов, райисполкомов, главы администраций районов в городах, их заместители и лица, включенные в резерв на эти должности;

- руководители и специалисты структурных подразделений министерств, государственных комитетов, облисполкомов, горисполкомов, райисполкомов, администраций районов в городах;

- председатели городских, районных, поселковых и сельских Советов депутатов.

Руководители местных органов управления и самоуправления определяют категории руководящих работников, которые проходят обучение в других учреждениях образования, обеспечивающих повышение квалификации и переподготовку кадров.

Повышение квалификации проводится:

- с отрывом от основной работы сроком до одного месяца или в дистанционном режиме без отрыва от основной работы сроком до трех месяцев;

- в виде стажировки работников сроком до одной недели;

- в виде ежемесячных семинаров, которые проводятся по трех- или четырехчасовой программе;

- в форме самообразования по индивидуальным планам.

Процесс переподготовки и повышения квалификации руководящих кадров завершается одной из форм итогового контроля знаний: сдачей экзаменов, зачетов, защитой реферата (выпускной, дипломной работы) с выдачей документа соответствующего (государственного) образца.

Изучение сведений о кандидатах на государственные должности, перечень которых определяется законодательством, организуется и проводится Государственным секретариатом Совета Безопасности Республики Беларусь во взаимодействии с Прокуратурой Республики Беларусь, Комитетом государственного контроля Республики Беларусь, Службой безопасности Президента Республики Беларусь, Комитетом государственной безопасности Республики Беларусь, Министерством внутренних дел Республики Беларусь, Государственным таможенным комитетом Республики Беларусь, Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь, Государственным комитетом пограничных войск Республики Беларусь, иными государственными органами и другими государственными организациями в соответствии с законодательством.

По результатам изучения сведений о кандидате на государственную должность Государственный секретариат Совета Безопасности Республики Беларусь составляет заключение, которое направляется должностным лицам, инициировавшим проведение изучения.

Ответственность за объективность информации о кандидате на государственную должность несут должностные лица органов, осуществляющих сбор и изучение информации о кандидате, а также лица, предоставившие информацию.

Кандидат на государственную должность имеет право на ознакомление с заключением Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь.

Каждой государственной должности соответствуют определенные классы государственных служащих.

Для государственных служащих устанавливается высший класс и 12 классов, из которых 12-й класс является низшим.

Присвоение класса в отношении главы администрации осуществляется председателем областного исполнительных комитетов. Присвоение классов иным работникам администрации осуществляется на основании заявления данного работника или представления его руководителя комиссией по присвоению классов.

Соотнесение классов государственных служащих и государственных должностей устанавливается Президентом Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Присвоение классов производится в последовательном порядке в соответствии с занимаемой должностью, квалификацией государственного служащего, стажем работы на государственной службе, а также с учетом ранее присвоенного ему класса. При этом учитывается занимаемая должность, в соответствии с которой присваивается класс на основании перечня государственных должностей, соответствующих классам государственных служащих, утвержденного в установленном законодательством порядке.

Срок, по истечении которого присваивается очередной класс по занимаемой должности, для государственных служащих, имеющих 12 - 10-й класс, составляет не менее одного года, 9 - 7-й класс - не менее двух лет, 6 - 4-й класс - не менее трех лет. Присвоение очередных классов государственным служащим, имеющим иные классы, сроком не ограничивается.

Государственным служащим, которым присвоено звание «Герой Беларуси», награжденным орденами и медалями Республики Беларусь и СССР, и государственным служащим, которым присвоены почетные звания Республики Беларусь и СССР, может быть присвоен класс (кроме высшего) на один выше по сравнению с классом, предусмотренным перечнем государственных должностей, соответствующих классам государственных служащих.

Досрочное повышение в классе (но не более чем на один класс) возможно за особые достижения в труде.

Лицам, поступающим на государственную службу впервые, класс государственного служащего присваивается не ранее чем через шесть месяцев. При наличии стажа государственной службы соответствующий класс государственного служащего присваивается не позднее одного месяца с момента назначения на государственную должность.

О присвоенном классе вносится запись в трудовую книжку государственного служащего.

В случае ненадлежащего исполнения государственным служащим должностных обязанностей, нарушения трудовой дисциплины, а также совершения действий, не соответствующих нормам служебной этики, он может быть понижен в классе, но не более чем на один класс.

Понижение либо восстановление в классе лиц, указанных в части первой настоящего пункта, осуществляется в порядке, установленном для присвоения им классов.

Государственные служащие, имеющие дисциплинарные взыскания, не представляются к присвоению очередного класса до снятия этих взысканий в соответствии с законодательством.

При переходе государственного служащего по собственному желанию на низшую должность, возвращении на государственную службу, с которой он ранее уволился, выходе в отставку или уходе на пенсию за ним сохраняется присвоенный класс.

В администрации комиссия по присвоению классов создается в порядке, определяемом областными исполнительным комитетом. Решения комиссии по присвоению классов принимаются большинством голосов их членов и утверждаются решениями администрации.

Государственные служащие в целях определения объективной оценки их практической деятельности, уровня профессиональной подготовки, правовой культуры и служебной перспективы проходят аттестацию.

Основными задачами аттестации государственных служащих являются:

- установление соответствия занимаемой должности;

- выявление потенциальных способностей и возможностей для дальнейшего продвижения по службе;

- определение необходимости повышения квалификации или переподготовки.

Освобождаются от прохождения аттестации:

- государственные служащие, пребывающие в данной должности менее одного года;

- беременные женщины.

Аттестации не подлежат государственные служащие, имеющие высший класс государственного служащего, если иное не предусмотрено законодательными актами, а также занимающие должности путем избрания.

Государственные служащие, впервые поступившие на государственную службу или с перерывом стажа государственной службы не менее одного года, проходят аттестацию по истечении трех лет непрерывного пребывания на государственной службе. Женщины, находившиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, подлежат аттестации не ранее чем через год после выхода их на работу.

Аттестация государственных служащих проводится периодически каждые три года аттестационными комиссиями.

Приказ (распоряжение) об аттестации государственных служащих доводится до сведения аттестуемых не позднее чем за один месяц до начала аттестации.

Председателем аттестационной комиссии утверждается, как правило, один из заместителей главы администрации. В состав аттестационной комиссии включаются руководители структурных подразделений, работники кадровой и юридической служб, независимые эксперты.

Аттестационная комиссия:

- рассматривает представленные материалы на аттестуемого государственного служащего;

- заслушивает сообщения руководителя структурного подразделения или государственного органа (организации) и аттестуемого, задает им вопросы;

- проводит при необходимости тестирование.

Аттестационная комиссия проводит аттестацию в присутствии аттестуемого государственного служащего и по результатам аттестации принимает решение о:

- соответствии занимаемой должности;

- неполном соответствии занимаемой должности с отсрочкой аттестации на один год при условии выполнения рекомендаций аттестационной комиссии;

- несоответствии занимаемой должности.

Решение аттестационной комиссии носит рекомендательный характер, передается руководителю государственного органа не позднее чем в пятидневный срок после окончания аттестации для принятия окончательного решения.

Аттестационная комиссия может рекомендовать главе администрации направить государственного служащего на повышение квалификации или переподготовку, повысить его в должности, зачислить в резерв кадров государственных служащих.

Аттестация государственных служащих проводится при условии участия в заседании аттестационной комиссии большинства ее членов. Решение аттестационной комиссии считается принятым, если за него проголосовало большинство присутствующих на заседании членов этой комиссии. При равенстве голосов членов комиссии решение принимается в пользу аттестуемого.

По результатам аттестации государственного служащего оформляется аттестационный лист. Аттестационный лист и служебная характеристика государственного служащего хранятся в его личном деле.

Результаты аттестации государственного служащего объявляются аттестуемому непосредственно после голосования. Решение аттестационной комиссии передается главе администрации в 5-дневный срок после окончания аттестации для принятия окончательного решения в отношении государственного служащего, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением).

Сведения о прохождении государственной службы отражаются в личном деле государственного служащего, которое содержит анкетные и автобиографические данные. К личному делу приобщаются также документы об образовании, о переподготовке, повышении квалификации, стажировке, об аттестации государственного служащего и другие данные.

Личное дело государственного служащего ведется организационно-кадровым отделом администрации в порядке, определяемом законодательством.

Запрещаются сбор и внесение в личные дела государственных служащих сведений о личной жизни государственного служащего или членов его семьи, других близких родственников, а также сведений об их вероисповедании и принадлежности к политическим партиям, другим общественным объединениям, преследующим политические цели, за исключением случаев, предусмотренных Конституцией Республики Беларусь, иными законодательными актами.

Формирование резерва руководящих кадров и организация планомерной работы с ним в системе государственного управления являются приоритетными направлениями государственной кадровой политики.

Наличие подготовленного резерва рассматривается как важнейшее условие преемственности руководящих кадров, повышения эффективности государственного управления, обеспечения устойчивого социально-экономического развития страны.

Резерв руководящих кадров (далее - резерв) - это группа перспективных работников с соответствующими деловыми и личностными качествами, специально сформированная администрацией, должностным лицом на основе их индивидуального отбора и комплексной оценки.

Целью создания резерва является подготовка включенных в него лиц к занятию определенных руководящих должностей.

Работа с резервом включает его формирование и контроль за состоянием, подготовку зачисленных в резерв работников и продвижение их по службе.

Резерв формируется на основе:

- объективной оценки деловых и личностных качеств кандидатов на руководящие должности;

- коллегиального рассмотрения вопросов зачисления в резерв;

- недопущения дискриминации по признакам пола, национальности и вероисповедания.

Основными критериями зачисления кандидата в резерв являются:

- результаты его практической деятельности на занимаемой должности, показатели состояния трудовой и исполнительской дисциплины, обеспечения безопасного труда в возглавляемой кандидатом отрасли;

- деловые и личностные качества кандидата, его способности к предстоящей работе, потенциальные возможности;

- результаты тестирования и последней аттестации кандидата;

- отзывы лиц, непосредственно работающих с кандидатом;

- возраст кандидата и состояние его здоровья.

Возраст лиц, включаемых в резерв для занятия следующих должностей, как правило, не должен превышать:

- заместителей глав администрации - 35 лет;

- главы администрации - 40 лет;

В резерв включаются:

- граждане, принявшие участие в конкурсном отборе и рекомендованные конкурсной комиссией для зачисления в кадровый резерв;

- государственные служащие, уволенные в результате ликвидации государственного органа, сокращения численности работников или штата.

Состав и порядок работы конкурсной комиссии по вопросу включения кандидата в резерв определяются главой администрации.

Число работников, включаемых в резерв на конкретную должность, должно быть, как правило, не менее двух.

Государственный орган (организация), должностное лицо при внесении предложений по выдвижению кандидатов в резерв представляют их анкетные данные, копии документов об образовании, о переподготовке и повышении квалификации, характеристику с места работы.

Включение работников в резерв осуществляется с их согласия.

Учет резерва осуществляется путем ведения банка данных (список, электронная база).

Зачисленный в резерв работник имеет право:

- первоочередного направления на переподготовку, повышение квалификации, стажировку;

- исполнять в установленном порядке служебные обязанности временно отсутствующих вышестоящих должностных лиц, а также руководящих работников, должности которых являются вакантными.

Лица, включенные в резерв, при прочих равных условиях с другими претендентами на конкретную должность обладают преимущественным правом на занятие этой должности.

Для работников, зачисленных в резерв, в установленном порядке организуется целевая учеба на семинарах, переподготовка и повышение квалификации в Академии управления при Президенте Республики Беларусь (далее - Академия управления), в других учреждениях образования.

Для приобретения опыта работы на предполагаемой к замещению должности организуется стажировка кадров, включенных в резерв. Программа стажировки и отчет о ее результатах утверждаются главой администрации.

Непосредственная работа с резервом возлагается на организационно-кадровый отдел, который ежегодно анализирует и оценивает:

- выполнение планов мероприятий по работе с резервом;

- результаты практической деятельности лиц, зачисленных в резерв.

В случае необходимости, кроме резерва на конкретные руководящие должности, формируется специальная группа резерва для отбора
кандидатов на любую вакантную руководящую должность. В указанную группу резерва включаются лица, проявившие наибольшие способности к управленческой деятельности, достигшие наилучших результатов в своей работе.

...