Организационно-кадровое обеспечение деятельности органа управления

Подготовка лиц, входящих в специальные группы резерва, ведется многопрофильно по программе, разработанной Академией управления.

Включение работника в резерв не является безусловным основанием для назначения его на ту или иную руководящую должность.

Эффективность работы с резервом рассматривается как один из основных показателей деятельности администрации.

Перспективный кадровый резерв - это специально сформированная группа студентов учреждений, обеспечивающих получение высшего образования, и специалистов в возрасте до 31 года, имеющих лидерские и организаторские качества, способных к управленческой деятельности в государственных органах (организациях).

Выдвижение кандидатов в перспективный кадровый резерв из числа студентов осуществляется руководителями учреждений, обеспечивающих получение высшего образования, из числа специалистов в возрасте до 31 года - руководителями организаций, в которых они работают.

Создание перспективного кадрового резерва и работа с ним проводятся республиканскими и местными органами государственного управления.

Формирование перспективного кадрового резерва предусматривает сбор и анализ данных о кандидатах, оценку их деловых и личностных качеств.

Информация о лицах, включенных в перспективный кадровый резерв, представляется главой администрации в Академию управления, которая формирует и ведет единый перспективный кадровый резерв. Порядок представления такой информации определяется Академией управления по согласованию с Администрацией Президента Республики Беларусь.

Организация работы с перспективным кадровым резервом включает:

- развитие лидерских качеств и творческих способностей студентов, а также специалистов в возрасте до 31 года;

- планирование и осуществление профессионального развития выпускников учреждений, обеспечивающих получение высшего образования, и специалистов в возрасте до 31 года;

- мониторинг профессионального развития лиц, состоящих в перспективном кадровом резерве;

- оценку эффективности подбора кандидатов в перспективный кадровый резерв и работы с ним.

Организационно-методическая работа с перспективным кадровым резервом осуществляется Академией управления.

Работники администрации по статусу являются государственными служащими и на них распространяется действие Закона Республики Беларусь от 14.06.2003г. № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» (далее - Закон).

Правовое положение государственного служащего определяется совокупностью его прав и обязанностей.

Государственный служащий имеет право на:

- письменное закрепление своих служебных обязанностей и создание надлежащих условий для их исполнения;

- принятие решений или участие в их подготовке в соответствии со служебными обязанностями;

- посещение в установленном порядке для исполнения служебных обязанностей государственных органов, иных организаций;

- получение в установленном порядке от граждан, государственных органов, иных организаций информации и других материалов, необходимых для исполнения служебных обязанностей;

- повышение квалификации и переподготовку за счет средств соответствующего бюджета или иных предусмотренных законодательством источников финансирования;

- повышение в должности, классе государственного служащего;

- заработную плату и дополнительное стимулирование труда в порядке, определяемом настоящим Законом, иными законодательными актами;

- участие в конкурсе на занятие вакантной государственной должности;

- получение вознаграждений за публикации и выступления, связанные с исполнением служебных обязанностей, в порядке и на условиях, определяемых Правительством Республики Беларусь по согласованию с Президентом Республики Беларусь;

- ознакомление с материалами своего личного дела и другими документами перед внесением их в личное дело, приобщение к делу своих письменных объяснений;

- проведение по его требованию служебного расследования для опровержения сведений, порочащих его честь и достоинство;

- уважение личного достоинства, справедливое и уважительное отношение к себе со стороны руководителей, иных должностных лиц и граждан;

- отказ от выполнения поручения, если оно противоречит законодательству;

- свободу объединений, за исключением случаев, предусмотренных Конституцией Республики Беларусь;

- здоровые и безопасные условия труда;

- отставку по основаниям, предусмотренным настоящим Законом;

- государственное социальное страхование, пенсионное обеспечение.

Государственный служащий имеет и иные права, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. Государственный служащий вправе обратиться в вышестоящие государственные органы и (или) суд для разрешения споров, связанных с государственной службой, в том числе по вопросам поступления на государственную службу, ее прохождения, реализации прав государственного служащего, перевода на другую государственную должность, дисциплинарной или материальной ответственности, несоблюдения гарантий правовой и социальной защиты, освобождения от занимаемой должности (увольнения), в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Государственный служащий обязан:

- поддерживать конституционный строй Республики Беларусь, обеспечивать неукоснительное соблюдение норм Конституции Республики Беларусь и иных актов законодательства;

- исполнять служебные обязанности в пределах полномочий, предоставленных ему законодательством;

- соблюдать ограничения, связанные с государственной службой, установленные Конституцией Республики Беларусь, настоящим Законом и иными законодательными актами;

- обеспечивать соблюдение и защиту прав и законных интересов физических и юридических лиц;

- исполнять в установленном законодательством порядке приказы, распоряжения руководителей, изданные в пределах их компетенции;

- соблюдать культуру общения, другие нормы служебной этики;

- не допускать действий и поступков, порочащих государственную службу и несовместимых с занятием государственной должности;

- соблюдать установленные в государственном органе регламент, правила внутреннего трудового распорядка, должностные положения и инструкции, порядок работы со служебной информацией;

- в пределах своих должностных полномочий своевременно и объективно рассматривать обращения граждан и юридических лиц и разрешать их в порядке, установленном законодательством;

- сохранять, не распространять доверенные ему государственные секреты, в том числе после прекращения государственной службы в течение срока, установленного законодательством;

- не разглашать полученные при исполнении служебных обязанностей сведения, затрагивающие личную жизнь, честь и достоинство граждан, и не требовать от них представления таких сведений, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;

- поддерживать необходимый уровень квалификации для эффективного исполнения своих служебных обязанностей.

Конкретные обязанности государственных служащих определяются на основе соответствующих квалификационных характеристик и закрепляются в должностных положениях и инструкциях, утверждаемых руководителями государственных органов в пределах их компетенции, если иное не предусмотрено законодательными актами.

Закона Республики Беларусь «О государственной службе в Республике Беларусь» устанавливает ряд ограничений, связанных с государственной службой. А именно, государственный служащий не вправе:

- заниматься предпринимательской деятельностью лично или через доверенных лиц, оказывать содействие близким родственникам в осуществлении предпринимательской деятельности, используя служебное положение, а также быть представителем третьих лиц по вопросам, связанным с деятельностью государственного органа, служащим которого он является либо подчиненного и (или) подконтрольного ему;

- принимать участие лично или через доверенных лиц в управлении коммерческой организацией, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;

- занимать другие государственные должности, за исключением случаев, предусмотренных Конституцией Республики Беларусь, иными законодательными актами;

- принимать участие в забастовках;

- заниматься в рабочее время другой оплачиваемой работой (деятельностью), кроме преподавательской, научной, культурной, творческой деятельности, медицинской практики, осуществляемой в порядке и на условиях, установленных законодательством;

- выполнять работу на условиях совместительства, кроме работы в государственных организациях, в порядке и на условиях, установленных законодательством о труде;

- использовать служебное положение в интересах политических партий, религиозных организаций, иных юридических лиц, а также граждан, если это расходится с интересами государственной службы;

- принимать от физических и юридических лиц любые не предусмотренные законодательством вознаграждения, включая подарки, в связи с исполнением служебных обязанностей, за исключением сувениров. Полученные в связи с исполнением служебных обязанностей сувениры, стоимость которых превышает установленный Правительством Республики Беларусь размер, передаются в доход государства или используются в установленном законодательством порядке;

- пользоваться в личных целях бесплатными услугами физических и юридических лиц, оказанными ими в связи с исполнением государственным служащим своих служебных обязанностей;

- использовать во внеслужебных целях средства материально-технического, финансового и информационного обеспечения, другое имущество государственного органа и служебную тайну;

- иметь счета в иностранных банках, за исключением случаев выполнения государственных функций в других странах и иных предусмотренных законодательством случаев;

- принимать без согласия Президента Республики Беларусь государственные награды иностранных государств.

Законодательными актами могут быть установлены иные ограничения, связанные с государственной службой.

Государственный служащий обязан передать в установленном законодательством порядке в доверительное управление под гарантию государства на время прохождения государственной службы находящиеся в его собственности доли участия (акции, права) в уставном фонде коммерческих организаций, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Государственный служащий, нарушивший перечисленные требования, подлежит освобождению от занимаемой должности.

Согласно Закону государственные служащие обязаны декларировать свои доходы и имущество. Декларацию о доходах и имуществе обязаны представлять:

- гражданин Республики Беларусь - при поступлении на государственную службу. При поступлении гражданина Республики Беларусь на государственную службу путем избрания декларация представляется до регистрации (утверждения) его в установленном порядке в качестве кандидата на государственную должность;

- государственный служащий - при занятии другой государственной должности;

- государственный служащий, его супруг (супруга) и совершеннолетние близкие родственники (родители, дети, усыновители, усыновленные (удочеренные), родные братья и сестры, дед, бабка, внуки), совместно с ним проживающие и ведущие общее хозяйство, - ежегодно;

- государственный служащий, его супруг (супруга) и близкие родственники, совместно с ним проживающие и ведущие общее хозяйство, - в иных случаях, предусмотренных законодательными актами о борьбе с коррупцией.

Декларирование доходов и имущества названных лиц осуществляется в порядке, установленном Законом Республики Беларусь от 4 января 2003 года «О декларировании физическими лицами доходов, имущества и источников денежных средств».

Лица, назначенные на высшие государственные должности Республики Беларусь, иные государственные должности, включенные в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь, их супруг (супруга) и совершеннолетние близкие родственники, совместно с ними проживающие и ведущие общее хозяйство, обязаны представлять ежегодные декларации о доходах и имуществе Главе Администрации Президента Республики Беларусь, который определяет декларации, подлежащие проверке в текущем году.

О результатах проведенной проверки деклараций Глава Администрации Президента Республики Беларусь докладывает Президенту Республики Беларусь ежегодно до 31 декабря.

Лица, обязанные в соответствии с законодательством представлять декларации о доходах и имуществе, одновременно с представлением деклараций могут письменно изложить свои пояснения, касающиеся сведений, указанных в декларациях.

Порядок проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе устанавливается Советом Министров Республики Беларусь, за исключением случаев, предусмотренных актами Президента Республики Беларусь.

Согласно Закону государственным служащим гарантируются:

- условия труда, обеспечивающие надлежащее исполнение служебных обязанностей;

- заработная плата на условиях и в размере, предусмотренных настоящим Законом и принятыми в соответствии с ним иными актами законодательства;

- трудовой отпуск;

- соблюдение условий и порядка перевода на другую должность, высвобождения в связи с ликвидацией государственного органа, сокращением численности или штата работников, предусмотренных законодательством о труде;

- предоставление служебного жилого помещения в соответствии с жилищным законодательством с учетом особенностей, предусмотренных настоящим Законом;

- выплата выходного и иных единовременных пособий в случаях, порядке и на условиях, установленных настоящим Законом и законодательством о труде;

- право на медицинское обслуживание в организациях здравоохранения в порядке, определяемом актами законодательства.

Иные гарантии для осуществления полномочий отдельными категориями государственных служащих, не предусмотренные настоящим Законом, могут устанавливаться законодательными актами, закрепляющими их правовой статус.

При высвобождении государственного служащего в связи с ликвидацией государственного органа, сокращением численности или штата работников ему:

- должна быть предложена другая государственная должность с учетом его профессии, квалификации и занимаемой ранее должности;

- гарантируется при невозможности трудоустройства переподготовка по направлению государственной службы занятости с выплатой за весь период обучения стипендии в размере среднемесячной заработной платы по занимаемой до увольнения должности с последующим предоставлением возможности поступления на соответствующую государственную должность;

- выплачивается выходное пособие;

- выплачивается пособие по безработице в размере среднемесячной заработной платы по занимаемой до увольнения должности в порядке и на условиях, определяемых законодательством;

- до трудоустройства в другую организацию сохраняется право на медицинское обслуживание в учреждениях здравоохранения, в которых он обслуживался до увольнения, на уровне обслуживания, которое он имел до увольнения.

При ликвидации государственного органа, сокращении численности или штата работников пенсия по возрасту государственным служащим назначается и выплачивается досрочно в порядке и на условиях, установленных законодательством.

Государственные служащие за успешное и добросовестное исполнение служебных обязанностей, продолжительную и безупречную государственную службу, выполнение заданий особой важности и сложности, другие достижения в труде поощряются:

- объявлением благодарности;

- единовременным денежным вознаграждением;

- награждением ценным подарком;

- досрочным присвоением очередного класса государственного служащего по занимаемой должности.

К государственным служащим могут применяться и иные меры поощрения, предусмотренные законодательством. Допускается одновременное применение нескольких мер поощрения.

За особые заслуги государственные служащие представляются в установленном законодательством порядке к награждению государственными наградами Республики Беларусь.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине государственного служащего возложенных на него служебных обязанностей, превышение должностных полномочий, нарушение трудовой и исполнительской дисциплины, а равно за несоблюдение установленных Законом и иными законодательными актами ограничений, связанных с государственной службой, государственный служащий несет дисциплинарную, административную, уголовную и иную ответственность в соответствии с законодательством.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение служебных обязанностей к государственным служащим могут применяться следующие меры дисциплинарного взыскания:

- замечание;

- выговор;

- предупреждение о неполном служебном соответствии;

- понижение в классе государственного служащего на срок до шести месяцев;

- увольнение с занимаемой должности в соответствии с настоящим Законом, законодательством о труде и иными законодательными актами.

К государственным служащим могут применяться и иные меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные законодательством.

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит руководителю соответствующего государственного органа. При выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая служба и поведение государственного служащего на государственной службе.

Порядок и сроки применения дисциплинарных взысканий, органы, руководители, правомочные применять дисциплинарные взыскания, порядок обжалования, снятия и погашения дисциплинарных взысканий определяются законодательством о труде и иными актами законодательства.

Особенности ответственности государственных служащих. Государственный служащий несет ответственность за неправомерность своих действий. В случае сомнения в правомерности полученных для исполнения приказа, распоряжения государственный служащий должен незамедлительно сообщить об этом в письменной форме своему непосредственному руководителю, руководителю, издавшему приказ, распоряжение, и вышестоящему руководителю. Если вышестоящий руководитель, а в его отсутствие руководитель, издавший приказ, распоряжение, в письменной форме подтверждают указанные приказ, распоряжение, государственный служащий обязан их исполнить, за исключением случаев, когда их исполнение является административно либо уголовно наказуемым деянием.

Ответственность за последствия исполнения государственным служащим неправомерных приказа, распоряжения несет подтвердивший эти приказ, распоряжение руководитель.

6. Документационное и информационное обеспечение деятельности органа управления

Службой документационного обеспечения в администрации Центрального района является отдел контроля, делопроизводства, писем и организации приема граждан управления делами администрации.

Основным документом, которым руководствуется отдел в своей деятельности является Положение об отделе.

Главными задачами отдела являются:

- организация контроля за исполнением документов;

- координация контроля деятельности отделов и структурных подразделений администрации, организаций и ведомств в части организации исполнения директивных документов, решений администрации, распоряжений и поручений руководства администрации;

- организация ведения делопроизводства и документооборота в администрации;

- анализ и обобщение результатов работы по исполнению документов и поручений, находящихся на контроле в соответствии с компетенцией отдела;

- подготовка документов на заседание администрации, оформление документов;

- осуществление контроля за ходом выполнения плана работы администрации, протокольных поручений, планерных совещаний;

- организация личного приема граждан руководством администрации и руководителями отделов;

- организация подготовки, оформления и сдачи необходимых документов в соответствии с номенклатурой дел в Государственный областной архив на постоянное хранение;

- хозяйственное обеспечение администрации.

Основными функциями отдела являются:

- организация контроля за выполнением указов, декретов, распоряжений Президента РБ, Совмина РБ, решений облисполкома, горисполкома, распоряжений, поручений главы администрации;

- подготовка по поручениям главы администрации, а также по собственной инициативе проектов решений администрации, распоряжений главы по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- организационно-техническая подготовка заседаний администрации и планерных совещаний у главы администрации;

- регистрация решений и распоряжений, оформление протоколов заседаний администрации;

- доведение решений и распоряжений до исполнителей;

- обработка поступающей корреспонденции из Администрации Президента РБ, Совмина РБ, облисполкома, горисполкома и организаций района по направлениям работы администрации

- организация контроля за состоянием исполнительской дисциплины в отделах и структурных подразделениях;

- оказание методической помощи отделам и структурным подразделениям по вопросам ведения делопроизводства и организации контроля за ходом исполнения документов и поручений;

- подготовка информационного материала о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях за месяц, квартал, полугодие, год;

- обеспечение ведения архивной документации в соответствии с номенклатурой дел;

- обеспечение хозяйственного и технического обслуживания администрации.

Отдел непосредственно подчиняется управляющему делами администрации.

Отдел возглавляет начальник отдела, в его отсутствие - ведущий специалист. Начальник отдела назначается и освобождается от должности распоряжением главы администрации по представлению управляющего делами.

Специалисты отдела назначается и освобождается от должности распоряжением главы администрации по представлению начальника отдела и согласованию с управляющим делами.

Основным документом, регулирующим делопроизводство в администрации является Постановление министерства юстиции от 19 января 2009 года «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь». На основании этого документа составляется сводная номенклатура дел администрации.

Номенклатура дел администрации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Номенклатуры дел составляются на дела всей администрации и каждого ее структурного подразделения.

Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Инструкцией.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается начальником отдела делопроизводства, согласовывается с заведующим архивом администрации, экспертной комиссией администрации и утверждается главой администрации до 1 января года, на который составлена. После утверждения сводной номенклатуры из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения администрации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом администрации и подписывается руководителем подразделения.

При составлении номенклатуры дел используются регламент администрации, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе администрации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.).

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы. Номенклатуры дел включают следующие составные элементы:

- индекс дела, состоящий из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела);

- название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части);

- количество дел (томов, частей) - заполняется в конце делопроизводственного года. Здесь указывается количество дел (томов, частей), заведенных в администрации в течение года под соответствующим заголовком;

- срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню;

- примечание - содержит отметки о переходящих делах, о не заведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения и др.

Разделы, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения (на примере отдела делопроизводства):

- протокольная часть отдела контроля, делопроизводства, писем и организации приема граждан;

- отдел контроля, делопроизводства, писем и организации приема граждан;

- переписка с предприятиями, организациями и учреждениями.

По окончании делопроизводственного года отделом делопроизводства в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений подписываются руководителями этих подразделений.

Для сокращения количества применяемых форм документов администрация разрабатывает унифицированные формы документов (далее - УФД), представляющие совокупность установленных реквизитов и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов организации» - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее - табель).

Табель утверждается главой администрации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются отделом делопроизводства.

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

- наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

- дата;

- регистрационный индекс;

- подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

- оперативность прохождения документов;

- исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

- соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в администрации осуществляется в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой отделом делопроизводства и утверждаемой руководством администрации.

Одним из составных элементов документооборота является регистрация документов. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый отделом делопроизводства и утверждаемый главой администрации.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в администрации осуществляется централизованно отделе делопроизводства.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе (далее - РКК), представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.

Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.

Документы в администрацию поступают по каналам связи (по почте, телефаксу, электронной почте), доставляются курьерами, работниками администрации и посетителями. Вся поступающая в администрацию корреспонденция принимается и обрабатывается отделом делопроизводства.

Документы, поступившие в администрацию, проходят прием (первичную экспедиционную обработку), сортировку, регистрацию, предварительное рассмотрение.

Прием документов включает проверку правильности доставки, вскрытие конвертов, проверку правильности вложений.

До вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений. В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в отделе делопроизводства.

На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.

Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;

Зарегистрированные документы передаются из отдела делопроизводства на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководством администрации отражаются в резолюции. Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК отделом делопроизводства направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в отделе делопроизводства.

Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю, согласно установленному распределению обязанностей и с момента поступления до завершения исполнения находятся у исполнителя и в дело не помещаются.

На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Регистрация и исполнение внутренних документов:

- внутренние документы регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения);

- регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов;

- регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года;

- рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов. Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные и справочные картотеки.

Объем документооборота - количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) администрацией за определенный период времени.

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей администрации, по структурным подразделениям, по группам документов и т. д.).

Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством отдела делопроизводства. Затем отдел обобщает результаты учета объема документооборота и представляет их руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности отдела делопроизводства, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности отдела делопроизводства и отдельных работников.

Главной целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

Контроль осуществляют глава администрации, заместители и управляющий делами администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководители структурных подразделений администрации. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляется общим отделом.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Допускается изменение сроков исполнения документов. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

Исполнение документа может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Система контроля исполнения включает:

- учет контролируемых документов и их своевременное доведение до исполнителей;

- контроль за сроками исполнения;

- проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

- учет и отчетность о результатах исполнения;

- оценку состояния исполнительской дисциплины.

Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК. Один экземпляр РКК остается в отделе делопроизводства и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом. Картотека ежедневно просматривается отделом с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленного срока.

Документ снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально. Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов.

Администрация ведет переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ней задач и реализации возложенных на нее функций. Переписка между структурными подразделениями администрации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов.

При оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов отделом делопроизводства.

Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется отделом делопроизводства. Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) администрации. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается отделом делопроизводства и утверждается главой администрации.

Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др.

Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри администрации или при отправке за ее пределы вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.

При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников администрации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.

Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется с учетом требований Инструкции по делопроизводству. Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело (том, часть) ведется в электронном виде.

Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, определенных Инструкцией по делопроизводству.

7. Экономическое обеспечение деятельности органа управления

Экономическую основу деятельности администрации составляют природные ресурсы (земля, ее недра, воды, леса, растительный и животный мир), коммунальная и иная собственность, служащие источником получения доходов и удовлетворения социальных и экономических потребностей населения соответствующей территории.

Экономическая основа администрации включает в себя финансовые ресурсы, состоящие из средств бюджета и внебюджетных средств, а также имущество, материальные ресурсы, к которым можно отнести коммунальную собственность и природные ресурсы.

Функционирование администрации и системы местного управления и самоуправления в целом и непосредственное удовлетворение потребностей населения, проживающего на территории соответствующей административно-территориальной единицы обеспечивает местное хозяйство.

Местное хозяйство состоит из предприятий, организаций, учреждений и объединений, в том числе объектов социальной и производственной инфраструктуры, являющихся коммунальной собственностью административно-территориальной единицы. Кроме того, в состав местного хозяйства могут включаться с согласия собственника не находящиеся в коммунальной собственности предприятия, организации, учреждения и объединения. Перечень таких предприятий, организаций, учреждений и объединений определяется договорами между соответствующими Советами и собственниками.

Местная администрация координирует деятельность предприятий, организаций, учреждений и объединений местного хозяйства, обеспечивает комплексное социальное и экономическое развитие территории, содействует созданию концернов, консорциумов, межотраслевых объединений, ассоциаций, совместных предприятий, содействует обеспечению их хозяйственной деятельности материально-техническими ресурсами из местных фондов, развитию кооперативных, арендных и других прогрессивных форм хозяйствования.

Коммунальная собственность состоит из казны административно-территориальной единицы и имущества, закрепленного за коммунальными юридическими лицами. Казну соответствующей административно-территориальной единицы составляют средства местного бюджета и иное коммунальное имущество, не закрепленное за коммунальными юридическими лицами.

В коммунальной собственности могут находиться имущество государственных органов соответствующей административно-территориальной единицы, средства местного бюджета, жилищный фонд и жилищно-коммунальное хозяйство подведомственной территории, а также промышленные, строительные, сельскохозяйственные предприятия, предприятия торговли, бытового обслуживания населения и транспорта, другие предприятия, организации, учреждения здравоохранения, образования, культуры, физической культуры и спорта, социальной защиты и иное имущество, необходимое для функционирования и развития соответствующей территории.

К коммунальной собственности относится также имущество, передаваемое в коммунальную собственность безвозмездно Республикой Беларусь, иными собственниками, а также имущество, создаваемое или приобретаемое местной администрацией за счет принадлежащих ей средств, в том числе и вне границ соответствующей административно-территориальной единицы.

Местная администрация в порядке, установленном Советом депутатов, вправе передавать объекты коммунальной собственности во временное или постоянное владение и пользование, сдавать их в аренду, продавать предприятиям, организациям, учреждениям и объединениям, отдельным гражданам и их объединениям, за исключением ограничений, устанавливаемых законодательством Республики Беларусь.

Местная администрация вправе вносить предложения о передаче или продаже в коммунальную собственность соответствующих административно-территориальных единиц предприятий, организаций, учреждений, объединений, их структурных подразделений, а также объектов, относящихся к иным формам собственности, если они имеют особо важное значение для обеспечения коммунально-бытовых и социально-культурных нужд населения данной территории, функционирования местного хозяйства.

Местная администрация по поручению Совета депутатов обладает преимущественным правом на приобретение в установленном законодательством Республики Беларусь порядке находящихся на их территории общественных зданий, сооружений и иных объектов, которые могут быть использованы для местных нужд.

По отношению к предприятиями, организациями, учреждениями, объединениями и другими юридическими лицами, находящимся на соответствующей территории администрация имеет право:

- привлекать с согласия собственников средства предприятий, организаций, учреждений и объединений и объединять с бюджетными ресурсами для социального развития соответствующей территории;

- координировать деятельность предприятий, организаций, учреждений и объединений региона в освоении новых технологий, укреплять их связи с научными учреждениями и организациями, совершенствовать организацию производства;

- устанавливать нормативы участия предприятий, организаций, учреждений, объединений и других юридических лиц в сооружении природоохранных объектов (с учетом фактической потребности в них) и привлекать их к совместной работе по сооружению этих объектов в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

- устанавливать нормативы участия предприятий, организаций, учреждений, объединений и других юридических лиц, расположенных на подведомственной им территории, в развитии социальной и инженерной инфраструктуры соответствующего региона в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Финансовые ресурсы администрации состоят из бюджетных и внебюджетных средств. При недостаточности собственных средств предусматриваются дотации и субсидии из вышестоящего бюджета. В местные бюджеты могут также выделяться в установленном порядке из вышестоящего бюджета субвенции на выполнение целевых программ и мероприятий. Выделение средств в местные бюджеты производится исходя из потребностей совершенствования хозяйственной структуры, регионального развития и региональной политики в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Местный бюджет. Местный бюджет утверждается Советом депутатов; его разработка и исполнение возложены на исполнительный комитет соответствующего уровня. Местные бюджеты нижестоящих административно-территориальных единиц не включаются в местные бюджеты вышестоящих административно-территориальных единиц.

Минимальные размеры местных бюджетов определяются на основе среднереспубликанского норматива бюджетной обеспеченности по отраслям непроизводственной сферы на одного жителя с учетом сложившейся инфраструктуры региона.

При недостаточности собственной доходной базы для покрытия запланированных расходов местного бюджета устанавливается норматив отчислений от республиканских налогов и других обязательных платежей, взимаемых на данной территории. Принцип формирования данного норматива заключается в доведении местного бюджета до минимального размера, гарантирующего среднереспубликанскую бюджетную обеспеченность на одного жителя.

Доходную часть местного бюджета составляют доходы, устанавливаемые законом о бюджете Республики Беларусь на очередной финансовый (бюджетный) год.

В местные бюджеты зачисляются доходы от реализации бесхозяйного и конфискованного имущества в части, определенной законодательством Республики Беларусь.

В местные бюджеты полностью засчитывается подоходный налог с граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства по нормативам, утверждаемым вышестоящими Советами.

В местные бюджеты, собственная база которых является недостаточной для возмещения запланированных расходов, могут производиться отчисления от следующих общереспубликанских налогов и доходов:

- налога на добавленную стоимость;

- акцизов;

- налога на доходы и прибыль предприятий, организаций, учреждений и объединений всех форм собственности.

В случае превышения прогнозного объема расходов местного бюджета над прогнозным объемом его доходов из вышестоящего бюджета может предоставляется дотация. Дотация из вышестоящего бюджета в нижестоящий бюджет может быть предоставлена только после учета в полном объеме собственных доходов бюджета и регулирующих доходов по необходимым для сбалансированности бюджета нормативам отчислений от доходов.

В случае превышения прогнозного объема доходов местного бюджета над прогнозным объемом его расходов из нижестоящего бюджета в вышестоящий бюджет передается межбюджетный трансферт. Его объем определяется на основе разницы между прогнозным объемом доходов и прогнозным объемом расходов соответствующего местного бюджета.

Прогнозный объем доходов местного бюджета рассчитывается с учетом налогового потенциала административно-территориальной единицы. Прогнозный объем расходов местного бюджета рассчитывается с учетом нормативов бюджетной обеспеченности и корректирующих коэффициентов нормативов бюджетной обеспеченности.

...