Информационная логистика в управлении организацией

Записи -- это элементы массива, которыми оперируют пользователи при обработке информации. К элементам записей, имеющих единое смысловое значение, относятся информационные поля. Данные, принадлежащие к одному массиву, записываются по общим правилам (в соответствии с технологией накопления, хранения и обработки данных, принятой в организации). Тип массива определяется его содержанием (например, массив материальных нормативов, массив поставщиков материалов), функциями в процессе обработки данных (входной, выходной, промежуточный массивы). Информационный массив, снабженный символическим именем, однозначно определяющим его в информационной системе, называется файлом.

Исходя из неоднородности и множественности поставщиков и потребителей логистических информационных потоков, а также руководствуясь главной целью классификации -- упорядочением логистических информационных потоков, первым шагом в классификационной группировке является деление по признаку, позволяющему образовать однородные по видам деятельности (или по функциям) информационные потоки.
Передача и прием информационных потоков осуществляются с помощью носителей памяти человека, документа, магнитного носителя, устной речи и т.п. Логистические информационные потоки могут быть переданы на бумажные, электронные, смешанные носители информации. Носитель информации -- это любое материальное средство, фиксирующее информацию. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, кс горые дублируют или дополняют друг друга.

Для того чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена ее индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся:

* на цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изображение на мониторе);

* алфавитные (словесная запись в документе, на экране монитора);

* символические (условное изображение на чертежах, организационных схемах);

* предметно-визуальные (телеизображение, фотография).

9.2 Понятие и виды логистических информационных систем

Одной из важнейших составляющих логистической системы является информация. При детальном подходе элемент «информация» сам разворачивается в систему, включающую совокупность взаимосвязанных элементов, обладающую интегративными качествами. Наиболее часто информационную систему подразделяют на две подсис-темы:

1) функциональную, состоящую из совокупности решаемых задач, сгруппированных по целевому признаку;

2) обеспечивающую, включающую следующие элементы:

­ техническое обеспечение (совокупность технических средств, обеспечивающих об-работку и передачу информационных потоков);

­ справочное обеспечение (классификаторы, кодификаторы и т.д.);

­ математическое обеспечение (комплекс программ, обеспечивающих решение задач).

Логистические информационные системы (ЛИС) подразделяют на три группы:

1. Плановые, создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Примеры решаемых задач: создание и оптимизация звеньев логистической цепи, планирование производства, общее управление запасами.

2. Диспозитивные (диспетчерские), создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Могут решаться следующие задачи:

- детальное управление запасами (распределение по местам складирования);

- распоряжение внутризаводским (внутрискладским) транспортом;

- учет отправляемых грузов;

- отбор грузов по заказам.

3. В исполнительных (оперативных) логистических информационных системах обработка информации производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ (реальный масштаб времени). Решаются задачи контроля материальных потоков, оперативного управления обслуживанием производства, управления перемещением ППТН.

Различия в обеспечивающих подсистемах указанных систем:

­ в плановых информационных системах весьма высок уровень стандартизации;

­ в диспозитивных информационных системах возможность применения стандартных программ ниже, что вызвано следующими причинами: 1) производственный процесс на предприятии, сложился за долгий период времени и трудно поддается существен-ным изменениям во имя стандартизации; 2) структура обрабатываемых данных су-щественно различается у разных

­ пользователей;

­ в исполнительных информационных системах применяется индивидуальное программное обеспечение.

С позиций системного подхода в процессах логистики выделяют три уровня:

1) рабочее место, на котором осуществляется логистическая операция с материальным потоком, т.е. передвигается, разгружается, упаковывается грузовая единица;

2) участок, цех, склад, где происходят процессы транспортировки грузов;

3) логистическая система в целом от момента отгрузки сырья поставщиком до поступления готовых изделий конечное потребление.

Задачи логистических информационных систем:

1) плановых информационных систем - осуществить сквозное планирование в цепи «снабжение - производство - сбыт», ввязать логистическую систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток;

2) диспозитивных и исполнительных систем - детализация намеченных планов и обеспечение их выполнения на отдельных производственных участках, на складах и на конкретных рабочих местах.

Информационные системы, относящиеся к разным группам, интегрируются в единую информационную систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграцию. Вертикальной считается связь между плановой, диспозитивной и исполнитель-ной системами посредством вертикальных информационных потоков. Горизонтальной считается связь между отдельными комплексами задач в диспо-зитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

Преимущества интеграции систем:

­ возрастает скорость обмена информацией;

­ уменьшается количество ошибок в учете;

­ снижается объем непроизводительной, «бумажной» работы;

­ совмещаются ранее разрозненные информационные блоки.

­

9.3 Построение информационных систем в логистике

­ При построении логистических информационных систем необходимо соблюдать:

­ * принцип использования аппаратных и программных модулей. Под аппаратным модулем подразумевается функциональный узел радиоэлектронной аппаратуры. Программный модуль -- программный элемент, выполняющий определенную функцию в общем программном обеспечении.

Соблюдение принципа использования программных и аппаратных модулей позволяет:

­ обеспечить совместимость вычислительной техники и программного обеспечения на разных уровнях управления;

­ ^ повысить эффективность функционирования логистических информационных систем;

­ ^ снизить стоимость информационных систем и ускорить их построение;

­ * принцип возможности поэтапного создания системы. Логистические информационные системы постоянно развиваются. Это означает, что при их проектировании необходимо предусмотреть возможность постоянного увеличения числа объектов автоматизации, расширения состава реализуемых системой функций и количества решаемых задач. Следует иметь в виду, что определение этапов создания системы оказывает большое влияние на ее последующее развитие и эффективное функционирование;

­ * принцип четкого установления мест стыка. В местах стыка материальный и информационный потоки переходят через границы ответственности отдельных подразделений предприятия или через границы предприятия. Обеспечение плавного преодоления мест стыка -- одна из важных задач логистики.

­ В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала должна исследоваться во взаимоотношении с внешней средой, а уже затем внутри своей структуры. Этот принцип -- последовательного продвижения по этапам создания системы --должен соблюдаться и при построении логистических информационных систем, поэтому функции подсистемы информационного обеспечения можно разделить на первичные и вторичные.

­ К первичным относится организация:

­ ^ массивов информации;

­ ^ потоков информации;

­ ^ процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.

При организации массивов информации используются унифицированные системы документации и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных. Функции организации потоков информации предлагают выполнение следующих управленческих процедур:

* определения источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления;

* определения состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления;

* разработку документооборота;

* использования комплекса технических средств для организации потоков информации;

* установления порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Организация процесса сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает:

* обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами;

* распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребителя.

Вторичными функциями подсистемы информационного обеспечения служит обеспечение управленческого персонала научно -технической информацией о новейших достижениях науки, техники, экономики, технологии производства, передовом опыте в области управления. Специфика деятельности подсистемы информационного обеспечения состоит в том, что в процессе деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы организации.

В настоящее время возможны три варианта организации подсистемы информационного обеспечения на предприятиях.

1. Централизованный способ организации характеризуется сосредочением в одном управлении (подразделении) всей деятельности по информационным технологиям, подчиняемой непосредственно высшему руководству компании, ответственному за информационные системы и технологии. Преимуществом такого способа организации служит обеспечение высокой эффективности работы по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.
2. Децентрализованный способ организации подсистемы информационного обеспечения обусловлен обеспечением функций управления информационными системами специалистами разных функциональных подразделений, причем каждый в своем направлении. Преимущество -- высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, а недостаток -- дублирование однотипных задач и функций в разных подсистемах.

3. Специализированный способ организации характеризуется отсутствием подразделения по информационным системам (технологиям). При необходимости внедрения автоматизированной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе. (Это характерно для небольших организаций.) Преимущество данного способа организации подсистемы информационного обеспечения заключается в высоком уровне научных и методических разработок, недостаток -- в сложности учета всех специфических особенностей объекта.

Выбор того или иного способа организации подсистемы информационного обеспечения на предприятии зависит от многих факторов и прежде всего от размеров организации, системы управления, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств и др.

Главный принцип создания информационной системы -- данные должны собираться на самом низком уровне агрегирования и быть сопоставимы.

Необходим комплексный набор данных, которым можно манипулировать и с помощью которого можно проводить анализ, используя такое количество способов, сколько требуется руководителю сферы логистики. Система должна располагать возможностями для проведения детализированного анализа. На рис. 9.1 показан принцип построения логистической информационной системы.

Рис. 9. 1

Цель информации в логистике заключается в том, чтобы получить возможность управления, наблюдения и проведения работ, а также комплексного планирования на складах и при транспортировке сырья, материалов и изделий. Все чаще возникает проблема непрерывного учета результатов функционирования системы, что способствует внесению изменений, как в построение, так и в реализацию хода процессов.

Можно идентифицировать множество специфических функций, которые должна выполнять логистическая информационная система, например, функции обслуживания (информационного) потребителя, планирования и управления, координирования (рис. 9.2).

Рис. 9.2

9.4 Управление информационной системой с обратной связью

Информационная система с обратной связью существует там, где окружающая среда способствует принятию решения, оказывающего влияние на эту среду, а значит, и на дальнейшие решения. Эта система имеет три характеристики: структуру, запаздывания и усиления системы.

Структура системы характеризует взаимосвязь отдельных частей.

Запаздывания существуют при получении информации, принятии решений, основанных на информации и в процессе выполнения решений.

Усиления обычно происходят во всей информационной системе, особенно при действующем порядке принятия решений в логистической системе. Они проявляются в тех случаях, когда действие оказывается более сильным, чем это можно предполагать, исходя из ввода информации, определяющей регулирующие решения.

В информационной системе с обратной связью существует строго определенный базис. Решения обычно не являются выражением полной свободы воли, а строго обусловлены окружающими обстоятельствами. Однако можно установить правила, регулирующие эти решения, и определить влияние данных правил на производственное и экономическое поведение систем.

Типовая организационная структура для функции производства и сбыта продукции может быть представлена в виде восходящих потоков заказов на товары и отгрузку товаров. Следует отметить наличие запасов трех уровней: на заводе, в оптовом и розничном звеньях.Чтобы иметь возможность определить динамические характеристики системы, необходимо также знать запаздывания в потоках
заказов и товаров. Запаздывание указывается, как правило, в днях, неделях и представляет собой обычную величину для предприятия, изготовляющего товары длительного пользования. Для эффективной работы логистической системы следует знать правила, регулирующие размещение заказов и размеры складских запасов в каждом звене реализации продукции. В этой модели выделяют три основных вида заказов:

­ 1) заказы на возмещение проданных товаров;

­ 2) заказы для пополнения запасов во всех звеньях в связи с изменением уровня продаж;

­ 3) заказы, необходимые для заполнения каналов обеспечения товарами по информации о заказах, находящихся в стадии выполнения.

Закупки в качестве входных данных и изменения в складских запасах, в производстве продукции и их воздействие на логистическую систему позволяют построить имитационную модель потока товаров и информации (рис. 9.3).

Модель состоит из четырех элементов: уровней; потоков, перемещающих содержимое одного уровня к другому; решений, регулирующих темпы потока между уровнями; каналов информации, соединяющих решения с уровнями. При этом уровни характеризуют возникающие накопления внутри системы (товары, имеющиеся на складе, товары в пути, складские площади, численность работающих и другие показатели); темп потока -- это мгновенные потоки между уровнями в системе. Темпы отражают активности в системе.

Решения представляют собой формулировку линии поведения, определяющую, каким образом имеющаяся информация об уровнях приводит к выбору решений, связанных с величинами текущих темпов.

Чем выше уровень информационной системы, тем выше эффективность логистической системы, поэтому качество информационной системы позволяет эффективно решать проблемы управления запасами, транспортировки продукции, складирования и других логистических функциональных областей. На практике логистическая информационная система состоит из множества дискретных, но связанных подсистем. В упрощенном виде это может быть представлено двумя подсистемами: петлей снабжения и петлей потребителя.

9.5 Использование в логистике технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов

Чтобы эффективно управлять динамичной логистической системой, необходимо в любой момент времени иметь детальную информацию о входящих, выходящих и внутренних потоках. Данная проблема частично решается путем использования микропроцессорной техники, способной считывать (сканировать) разнообразные штриховые коды.

Первые системы штрихового кодирования появились в США в начале 1970 гг. Так, в 1973 г. была принята к внедрению первая система штрихового кодирования UPS - Universal Product Code. В 1977 г. своя система штрихового кодирования была принята и в Европе. Европейская система кодирования (EAN - European Article Numbering) утвердилась со временем во всех европейских странах и даже за пределами европейского континента. Принята эта система в России.

Популярность штрихового кодирования объясняется теми очевидными преимуществами, которые оно обеспечивает по сравнению с ручной обработкой информации. Простота использования, высокая скорость и надежность считывания информации, электронная обработка данных - все это позволяет существенно снизить затраты, связанные с контролем движения материальных потоков.

Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос раз-ной ширины, построенных в соответствии с определенными правилами. При сканировании световой луч проходит по коду, улавливается светочувствительным устройством и преобразуется в дискретный электрический сигнал. ЭВМ расшифровывает сигнал и преобразует его в цифровой код. В области внешней торговли наличие штрихового кода на товаре является обязательным при поставке товаров на экспорт.

Код EAN представлен на рис. 9.5.

Рис.9.5. Код EAN

I. Код страны - 3 цифры.

II. Код изготовителя (4 цифры).

Вместе однозначно идентифицируют предприятия, производящие товар.

III. Код товара, определяемый производителем по своему усмотрению 0-99999.

IV. Контрольное число рассчитывается по особому алгоритму на основе 12-ти предыдущих цифр и служит для проверки правильности расшифровки кода.

Расчет контрольного числа для кода EAN-13. Использование контрольного разряда существенно снижает вероятность ошибки при считывании информации сканером. Практика показывает, что при ручном вводе допускается одна ошибка на 300 введенных знаков, а при машинном считывании штрихового кода - одна ошибка на 3 миллиона знаков.

Рассмотрим следующий пример:

Складываем цифры, стоящие на четных позициях, затем на нечетных позициях:

Теперь складываем результат сложения цифр на четных позициях, помноженный на три и результат сложения цифр на нечетных позициях: (33*3) + 24 = 123

Контрольное число представляет собой разницу между окончательной суммой (123) и ближайшим к ней наибольшим числом, кратным десяти (в данном случае - 130): 130 - 123 = 7

Полученная в результате последняя семерка и соответствует контрольной цифре.

Проведенные исследования показывают, что введенные с клавиатуры компью-тера вручную данные о товаре содержат в среднем 1 ошибку на каждые 300 введенных знаков. При использовании штриховых кодов этот показатель снижается до 1 ошибки на 3 млн. знаков.

В качестве примера эффективности использования штриховых кодов можно привести американскую торговую компанию «Kmart Corporation». Компания обслуживает 2200 магазинов в разных регионах США, ассортимент которых включает ? 100000 наименований. Используя коды, компания организовала систему управления товародвижением, позволяющую безошибочно определить, какой товар, в каком количестве, куда и когда надо поставить.

Преимущества технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов:

1. На производстве:

­ создание единой системы учета и контроля за движением изделий на каждом участке, а также за состоянием логистического процесса на предприятии в целом;

­ сокращение численности вспомогательного персонала;

­ снижение отчетной документации;

­ почти полное исключение ошибок.

2. В складском хозяйстве (рис. 16):

­ автоматизация учета и контроля за движением материального потока;

­ автоматизация процесса инвентаризации.

Рис.9.6. Схема идентификации штриховых кодов в складском хозяйстве

3. В торговле:

­ создание единой системы учета материального потока;

­ автоматизация заказа и инвентаризации товаров;

­ сокращение времени обслуживания покупателей.

9.6 Другие направления использования информационной логистики

Традиционно система управления организацией строится на основе подсистемы линейного руководства.

Однако в настоящее время данная подсистема очень зависима от подсистемы обеспечения управления, которая связана с: правовым, техническим, методическим и др. обеспечением.

Ясно, что подсистема обеспечения управления играет ведущую роль, выполняет большой объем функций, однако информационное обеспечение, вершина подсистемы - это связь как с внешним миром организации, так и с внутроенним. Насыщенность этой связи характеризует уровень информационной энтропии.

Выводом из всего сказанного является то, что информационная логистика, с обной стороны, является частью логистического менеджмента, с другой стороны, - самостоятельная область в системе управления организацией.Размещено на Allbest.ru