Разработка подсистемы информационной среды по учету персонала на примере ООО "Флекстехно"

2. Экономические факторы. К важнейшим экономическим факторам, оказывающим как позитивные, так и негативные последствия на деятельность ООО "Флекстехно", относятся следующие:

· Уровень инфляции. Несмотря на снижение темпа инфляции за последний год, все же наблюдается небольшой рост цен. При этом существующая инфляция приводит к обесцениванию существующих запасов сырья, к обесцениванию денежных средств, возмещающих затраты заводов, что в конечном итоге заставляет завод искать источники пополнения оборотных средств. Следовательно, увеличение затрат на производство и реализацию продукции ООО "Флекстехно". приводит к повышению цены продукции, и, следовательно, к снижению спроса на нее. Таким образом, инфляция может представлять серьезную угрозу для достижения целей компании.

· Уровень безработицы. Повышение уровня безработицы может стать серьезнейшей проблемой для предприятия. Уровень безработицы оказывает косвенное воздействие на деятельность завода через изменение покупательной способности населения. Она ухудшает уровень жизни потребителей и негативно влияет на экономику города в целом за счет снижения налоговых поступлений. Никаких льгот при налогообложении у завода нет, поэтому изменение налоговых ставок приведет либо к положительному, либо отрицательному влиянию на деятельность предприятия, т.е. снижению или росту чистой прибыли завода.

3. Социальные и культурные факторы. К социальным факторам, которые могут в дальнейшем повлиять на деятельность ООО "Флекстехно", относится изменения в демографической ситуации, т.к. они оказывают как позитивное, так и негативное воздействие на деятельность завода. Рынок потребителей ООО "Флекстехно", которые покупают продукты для строительства: от кровельных до теплоизоляционных материалов, складывается из потенциальных потребителей города Рязани и городов Московской области.

4. Технологические факторы. Анализ научно-технического и технологического развития общества позволяет вовремя заметить и начать применять в практике достижения современной науки и техники в области рекламы, управления, доставки, продажи, информационного обеспечения, что может стать значительным конкурентным преимуществом. ООО "Флекстехно" в настоящий момент относится к тем отраслям, в которых изменение и совершенствование технологии и оборудования происходит в среднем часто. Но все же, хотя некоторые нововведения внедряются в ООО "Флекстехно" каждый год, они не свидетельствуют о коренном изменении в данной области, а лишь незначительно улучшают имеющуюся технику. Кроме основных факторов, рассматривающихся в PEST-анализе, на завод оказывают влияние и такие факторы, как:

· Фактор сезонности. Этот фактор требует внимания не меньше, а иногда и больше при планировании продаж и продвижении продукции.

· Уровень конкуренции в отрасли. Что касается микросреды, то она представляет собой часть внешней среды, с которой организация имеет конкретные и непосредственные взаимодействия. К данной среде относят все заинтересованные группы, которые прямо влияют на деятельность организации и испытывают на себе ее непосредственное влияние. К таким группам относятся:

· Поставщики экономических ресурсов, необходимых заводу ООО "Флекстехно" (оборудование, фурнитура, комплектующие);

· Клиенты - потребители продукции (люди с низким, средним и высоким доходами);

· Посредники - предприятия-специалисты по организации товародвижения (торговые посредники, рекламные агентства, агентства по оказанию маркетинговых услуг);

· Конкуренты (отечественные, иностранные);

· Правительственные органы - государственные учреждения, налоговая и пожарная инспекции;

· Финансовые учреждения;

· Контактные аудитории - СМИ, общества потребителей;

· Общественность - окрестные жители, собственные работники.

Подводя итоги, можно отметить, что влияние факторов внешней среды (факторов макро- и микросреды) может оказать различное воздействие на завод, может способствовать его интенсивному развитию либо задерживать его. На основе PEST-анализа проведем EFAS-анализ и определим степень влияния тех или иных факторов на деятельность ООО "Флекстехно". Выделим наиболее приоритетные возможности и угрозы и дадим им оценку (см. табл.3).

Таблица 3. Степень воздействия возможностей и угроз в порядке убывания

Возможности 1. Рост доходов населения и предприятий 2. Растущая потребность в данной продукции 3. Совершенствование технологии производства 4. Ослабление позиций некоторых конкурентов 5. Улучшение налогового климата 6. Экономическая стабилизация: снижение уровня безработицы и инфляции 7. Снижение таможенных пошлин на ввоз продукции 8. Государственная поддержка малого бизнеса 9. Расширение масштабов офисного и жилищного строительства 10. Активный рост числа предприятий, желающих стать дилерами 11. Изменение рекламных технологий 12. Развитие розничной сети	Угрозы 1. Изменение покупательских предпочтений 2. Падение платежеспособности спроса 3. Усиление позиций конкурентов 4. Повышение цен на сырье 5. Невыполнение обязательств поставщиков 6. Появление товаров-субститутов 7. Рост в отрасли числа конкурентов 8. Повышение требований покупателей к качеству 9. Снижение цены на товары конкурентов 10. Сбои в поставках сырья 11. Усиление государственного регулирования 12. Неблагоприятная демографическая ситуация

Стратегия завода ООО "Флекстехно" должна основываться на всестороннем понимании структуры отрасли и процесса ее изменения. В любой отрасли экономики для выявления природы и оценки интенсивности конкуренции используют так называемую модель пяти сил М. Портера. Согласно этой теории на деятельность фирмы оказывают влияние пять сил:

ь Конкурентная борьба внутри отрасли;

ь Угроза появления товаров и услуг-субститутов;

ь Угроза появления новых конкурентов;

ь Способность поставщиков диктовать свои условия;

ь Способность покупателей диктовать свои условия.

Анализ пяти конкурентных сил включает в себя оценку каждой конкурентной силы с использованием качественной шкалы: сильная, средняя или слабая конкурентная сила. При разработке стратегии завода руководству ООО "Флекстехно" необходимо учитывать не только факторы внешней среды, но и ситуацию внутри завода. Главная цель ООО "Флекстехно" - предлагать клиентам лучший ассортимент и идеальный сервис, сохраняя безупречную репутацию как одного из лидеров. Цели, стоящие перед ООО "Флекстехно":

a) укрепление конкурентной позиции на рынке посредством:

ь обновления ассортимента;

ь проведения рекламной кампании;

ь установления приемлемых цен на кровельные и теплоизоляционные материалы;

ь внедрения новейших технологий и техники;

ь повышения квалификации сотрудников.

b) освоение новых рынков в других регионах за счет:

ь проведения мониторинга спроса в других регионах;

ь открытия представительств в других регионах.

Чтобы разработать стратегию, которая помогла бы достичь заводу ООО "Флекстехно" вышеуказанных целей, необходимо определить, обладает ли оно внутренними силами, чтобы воспользоваться внешними возможностями, а также выявить внутренние слабые стороны, которые могут усложнить проблемы, связанные с внешними опасностями. К внутренней среде относят функциональные структуры завода, обеспечивающие управление, продвижение товаров до покупателей, сбыт, обслуживание, взаимоотношения с поставщиками и иными внешними органами. В понятие внутренней среды так же входят квалификация персонала, система передачи информации и т.д. Для полного анализа внутренней среды компании ООО "Флекстехно" необходимо исследовать пять функциональных зон:

ь маркетинг;

ь производство;

ь финансы;

ь управление персоналом;

ь общее управление.

ООО "Флекстехно" не имеет специально разработанной системы норм и правил поведения людей в организации. Единственным правилом при работе является соблюдение трудовой дисциплины, своевременное выполнение всех заданий и доброжелательное отношение к каждому клиенту. За счет этого же создается имидж. Анализируя завод ООО "Флекстехно", было замечено, что организационная структура соответствует настоящему положению и существующим целям, в дальнейшем, при изменении стратегии, организационную структуру придется видоизменить. Однако наблюдается нарушение информационных потоков, проявляющиеся в нечеткости взаимодействия между подразделениями. В этом направлении ведется работа, ведется изучение способов использования систематизированных процедур и техники в процессе принятия решений. Оценку внутренней среды фирмы - ее сильных и слабых сторон, а также внешних возможностей и угроз обычно называют SWOT-анализ. Это легкий в применении инструмент быстрой оценки стратегического положения организации.

Применяя этот метод, удается установить связи между силой, слабостью, внешними угрозами и возможностями. Такие связи в дальнейшем используются для разработки стратегии. Наглядно это видно в таблице 4.

Таблица 4. Матрица SWOT-анализа ООО "Флекстехно"

Возможности Рост доходов населения и предприятий Растущая потребность в продукции Совершенствование технологии Ослабление позиций конкурентов Улучшение налогового климата Снижение уровня безработицы и инфляции Снижение таможенных пошлин Государственная поддержка бизнеса Расширение масштабов строительства Рост числа предприятий, желающих стать дилерами Изменение рекламных технологий Развитие розничной сети	Угрозы Изменение покупательских предпочтений Падение платежеспособности спроса Усиление позиций конкурентов Повышение цен на сырье и ГП Невыполнение обязательств поставщиков Появление товаров-субститутов Рост в отрасли числа конкурентов Повышение требований к качеству Снижение цены на товары конкурентов Сбои в поставках сырья Усиление государственного регулирования Неблагоприятная демографическая ситуация
Сильные стороны Высокая конкурентоспособность; Более 10 лет на рынке (опыт); Отлаженная сбытовая сеть в регионах Широкий ассортимент; Налаженные связи с поставщиками и заказчиками; Высокий контроль качества; Высокая рентабельность; Хорошая репутация; Высокий уровень сервиса и предоставление дополнительных услуг; Высокая квалификация персонала; Сплоченность и заинтересованность работников в результатах труда; Наличие реальных разработок; Целенаправленная политика руководства и четкая стратегия	Слабые стороны Недостатки в рекламной политике; Недостаточный собственный опыт рекламы и продвижения продукции; Отсутствие достоверного мониторинга и исследования рынка; Недостаток специалистов маркетинга; Текучесть кадров; Сезонный характер поступления основного потока денежных средств; Крайне редкое получение предоплаты за предоставляемую продукцию.
"Сила и возможности" Высокая конкурентоспособность и рост доходов населения позволит занять лидирующие позиции; Налаженные долгие отношения с поставщиками в различных регионах могут удовлетворить растущие потребности покупателей и успеть за ростом рынка; Совершенствование технологий и использование современного оборудования даст шанс отличиться от других; Экономическая стабилизация даст возможность предприятию расширять ассортимент и повысит рентабельность; Государственная поддержка бизнеса и заинтересованность работников в результатах труда будут способствовать новым разработкам и улучшению сервиса; Четкая стратегия позволит опередить основных конкурентов.	"Сила и угрозы" Падение платежеспособности потребителей и изменение их предпочтений может повлиять на прибыль и снизить заинтересованность работников в труде; Повышение цен на сырье может повлиять на конкурентоспособность; Отсутствие аналогов продукции может помочь в борьбе с новыми конкурентами; Отлаженная сбытовая сеть в регионах может быть нарушена из-за невыполнения обязательств поставщиков; Снижение цен конкурентами и сбои в поставках могут ухудшить репутацию; Известность защитит от товаров-субститутов и добавит преимуществ; Неблагоприятная демографическая ситуация приведет к снижению объема продаж и рентабельности.

Таким образом, рассмотрев возможности ООО "Флекстехно", его слабые и сильные стороны, проведя анализ угроз, исходящих из внешней среды, сделаем основные выводы.

ООО "Флекстехно" является одним из крупнейших производителей и поставщиков кровельных, гидроизоляционных и теплоизоляционных материалов. Работая на рынке стройматериалов с 1992 года, он накопил существенный опыт в производстве материалов гидро-, звуко- и теплоизоляции, и сегодня предлагаем рынку новейшие материалы и технологии, сочетающие в себе мировой опыт и разработки собственного Научного центра. Сотрудничество с проектными институтами и архитектурными мастерскими позволяет заводу гибко и оперативно реагировать на изменения запросов потребителей.

2.2 Аттестация на ООО "Флекстехно"

Аттестация является одной из наиболее распространенных форм оценки работы персонала, а точнее - соответствия занимаемой должности. Сотрудники большинства организаций с налаженным менеджментом проходят процедуру аттестации, как правило, раз в год. В настоящем дипломном проекте рассмотрим этапы процедуры аттестации, проводимой среди административных сотрудников в 2012 году на ООО "Флекстехно".

1. Предварительный этап. На ООО "Флекстехно" этот этап включает в себя подготовку и внедрение презентации руководству проекта. Грамотное обоснование и проведение презентации является залогом претворения процедуры в жизнь при полном понимании и сотрудничестве с руководством. Для интегрированных усилий в работе с персоналом необходимым условием является прозрачность для руководства технологи аттестации, а также всех необходимых затрат, которые с этим связаны.

2. Создание "Положения об аттестации персонала на ООО "Флекстехно"". Этот этап представляет собой формализацию всех стандартов, методов, правил деятельности в рамках процедуры аттестации в виде внутриорганизационного документа. "Положение об аттестации персонала" - нормативный документ, целью которого является установление единых требований к периодичности, процедуре, методики проведения аттестации всего персонала, а также к содержанию, порядку разработки утверждения методик аттестации. Формализация процедуры в документе вынуждает конкретизировать учесть все правила, углубиться в формальные детали, прописать все возможные вопросы и подробности проведения процедуры. Это позволяет делать процедуру прозрачной, понятной с технической стороны. Если возникает сбой, то с помощью прописанной формально процедуры легко определить, где кем совершена ошибка ли недоработка.

Корпоративная компетентность включает в себя знание и понимание:

· политики в области качества;

· организационной структуры ООО "Флекстехно";

· документов, регламентирующих деятельность ООО "Флекстехно" и всех сотрудников организации.

Содержание знаний, относящихся к профессиональной компетентности, зависит от конкретной должности описаны отдельно в методиках аттестации.

Также на этом этапе важен уровень развития профессионально важных и корпоративно важных качеств в личности. К корпоративно важным качествам относятся:

· лояльность (принятие и соблюдение корпоративных норм и ценностей, адекватное реагирование на распоряжение мнение руководства);

· активная жизненная позиция (стремление сделать карьеру, стремление к совершенству и развитию, стремление брать ответственность на себя, мотивация достижения, а не избежание неудач);

· развитое логическое мышление (структурированное, аналитическое, самостоятельное мышление);

· коммуникабельность (умение общаться с людьми и работать в группе);

· высокая работоспособность;

· порядочность, честность;

· внешний вид (опрятный, располагающий к общению, соответствующий деловому стилю).

Перечисленные профессионально важные качества выделяются в зависимости от занимаемой должности, выполняемых функций и описаны в Методиках аттестации ООО "Флекстехно".

3. Формирование графика проведения аттестации. В Положении установлены и закреплены временные нормы для проведения аттестации руководителей, специалистов, служащих ООО "Флекстехно":

· очередная аттестация проводится не реже 1 раз в 5 лет;

· внеочередная аттестация проводится при необходимости оценки деятельности и качеств работника в случае его повышения в должности, с целью сформировать резерв на выдвижение ли произвести отбор на учебу для повышения квалификации, а также при необходимости выявить причины неудовлетворительной работы подразделения или работника;

· повторная аттестация назначается на основании результата последней аттестации, когда сотруднику были сделаны замечания и определен срок их исправления. Может проводиться по любому из критериев, с использованием одного ли нескольких методов;

· аттестация по истечению испытательного срока.

В зависимости от вида аттестации используются различные критерии и методы оценки работников, занимающих конкретную должность конкретного подразделения ООО "Флекстехно".

4. Определение предмета и формирование критериев оценки. При проведении аттестации на ООО "Флекстехно" предметом оценки могут быть:

1. Особенности проведения. Это требует предварительного анализа деятельности установления стандартов поведения, влияющих на эффективность. Чаще всего применяются для оценки персонала, имеющего непосредственные контакты с клиентами.

2. Эффективность деятельности. Требует наличие четких критериев эффективности, принятых сотрудником решений и предпринимаемых им действий. Методы измерения критериев эффективности: экспертная оценка руководителем, оценка экономической эффективности, оценка удовлетворенности клиента.

3. Уровень достижения цели. Требует наличия определенных целей и четких критериев уровня достижения целей. Предполагает анализ причин срыва в достижении цели. Методы измерения: измерения экономического результата, экспертная оценка.

4. Выполнение должностных обязанностей. Применяется в условиях, когда должностные обязанности четко определены и регламентированы.

5. Уровень компетенции. Требует наличие разработанных профилей и компетенции для всех вдов работ и должностей. Обычно такая аттестация направлена на обучение и повышение уровня компетентности сотрудников.

6. Особенности личности. Подлежат оценки при отборе и при планировании индивидуального развития сотрудника.

Выработанные критерии оценки на ООО "Флекстехно" делятся на две большие группы:

· общеорганизационные, корпоративные: наличие и соответствия им одинакового для всех сотрудников. Например, качество, своевременность, полнота выполнения обязанностей, инициативность, ответственность и другое.

· критерии соответствующие определенному рабочему месту, виду деятельности: эта группа критериев закрепляется в отдельных документах - методиках аттестации, разработанные для каждой отдельной должности.

Основными критериями при определении соответствия занимаемой должности в данной методике служат следующие характеристики:

· результаты работы, достигнутые сотрудником при исполнении своих должностных обязанностей. Количественные и качественные показатели эффективности выполнения всех компонентов деятельности (функций). Данные показатели осанны в методиках аттестации, специально разработанных для каждой конкретной должности.

· уровень развития корпоративной и профессиональной компетентности работника. Под компетентностью подразумеваются знания как результат образования личности, навык как результат опыта работы и обучения, следовательно - умение применять знания при решении профессиональных задач.

Корпоративная компетентность работников ООО "Флекстехно" включает в себя знание и понимание:

· политики в области качества;

· организационной структуры организации;

· документов, регламентирующих деятельность предприятия всех сотрудников организации.

Содержание знаний, относящихся к профессиональной компетентности, зависит от конкретной должности. Далее рассмотрим методы оценки, используемые при аттестации работников на ООО "Флекстехно".

· Метод групповой экспертной оценки. Эксперты оценивают аттестуемого работника по определенной шкале критериев (рекомендуется использовать 5-бальную шкалу). Затем по каждому критерию высчитывается суммарный и средний баллы применяется для оценки результатов работы, профессионально и корпоративно важных качеств.

· Экзамен. Применяется для оценки профессиональной корпоративной компетенции. Проводится в устной или письменной форме. Оценка компетентности осуществляется по 5-бальной шкале.

Также используются дополнительные методы:

· Метод моделирования рабочей ситуации. Аттестуемому предлагается решить смоделированную ситуацию, встречающуюся в его работе. Применяется при оценки профессиональной компетенции и является одним из элементов экзамена.

· Квалификационная работа. Самостоятельная разработка кокой-то проблемы или вопроса. Применяется для оценки профессиональной компетенции и является одним из элементов экзамена.

· Собеседование.

· Тестирование. Используется для диагностики качеств личности, уровня интеллектуального развития и т.д. - как дополнительный метод подтверждения результатов экспертной оценки.

· Подготовка экспертной аттестационной комиссии.

Для двух основных этапов процедуры аттестации на ООО "Флекстехно" необходимо было сформировать рабочие группы, состав которых различался:

· Экспертная комиссия - формировалась для проведения технологии экспертных оценок. В ее состав при проведении аттестации руководителей входят вышестоящий руководитель, взаимодействующие с ним руководители других подразделений и непосредственные подчиненные. При аттестации специалистов и служащих в качестве экспертов выступает вышестоящий руководитель, а также наиболее компетентные специалисты, взаимодействующее с аттестуемым по определенному кругу вопросов в рамках его должностных обязанностей.

· Аттестационная комиссия - проводила оценку профессиональной и корпоративной компетенции сотрудника методом экзамена. В состав аттестационной комиссии входили:

- Председатель комиссии (генеральный директор ООО "Флекстехно" и его заместители);

- Секретарь (работник отдела кадров ООО "Флекстехно");

- Члены комиссии (руководители подразделений и высококвалифицированные специалисты).

Перед проведением аттестации на ООО "Флекстехно", был произведен инструктаж экспертов членов аттестационной комиссии, дабы убедиться, что они одинаково интерпретируют оценки, понимают критерии. Для точности проверялись согласованность оценок экспертов.

Перед каждой запланированной заранее процедурой аттестации сотрудник отдела управления персонала ООО "Флекстехно" проводит подготовительную консультационную работу. Аттестуемым за две недели до проведения аттестации сообщают критерии аттестации, вопросы для экзамена, проводят разъяснительные беседы, консультируют.

В заключении аттестации на ООО "Флекстехно" менеджер по персоналу организует и проводит экспертную оценку результатов работы, профессионально важных и корпоративно важных качеств личности, он знакомит экспертную комиссию с целями экспертизы, объясняет методику ее проведения, раскрывает содержание критериев оценки, порядок заполнения бланков экспертизы. Таким образом, мы рассмотрели этапы процедуры аттестации, проводимой среди административных сотрудников в 2012 году на ООО "Флекстехно" и выявили, что все сотрудники прошли ее на самом высоком уровне.

3. Проектная часть

3.1 Организационно-экономическая часть

3.1.1 Сущность и роль информационных систем в управлении предприятием

Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых - основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие - постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

Информационная система управления - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную Информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д. Информационные системы управления позволяют:

повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.

Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:

уровень в системе государственного управления;

область функционирования экономического объекта;

виды процессов управления;

степень автоматизации информационных процессов.

В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные ИС, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении.

ИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.

Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятельность предприятий и организаций различного типа. К ним относятся автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.

По видам процессов управления ИС делятся на:

ИС управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика и т. д.).

ИС управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе ИС управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.

Наибольшее распространение получили ИС организационного управления, которые предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто различные информационные системы понимаются именно в этом толковании. К этому классу ИС относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными экономическими объектами - предприятиями сферы обслуживания. Основными функциями таких систем являются оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических и организационных задач.

Интегрированные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функционирования экономического объекта: начиная от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия.

Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и т.д.

ИС научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.

По степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на:

Ручные информационные системы, которые характеризуются отсутствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным методикам.

Автоматизированные информационные системы -человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.

Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции. Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

Информационная технология (ИТ) - процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Основная цель автоматизированной информационной технологии - получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для формационной технологии - это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных. Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам (рис. 1):

По степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии:

Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки ИГ - центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.

Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления выделяют автоматизированную обработку информации на базе использования средств вычислительной техники, автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. К данной классификационной группе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных баз знаний конкретной предметной области.

По классам реализуемых технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии. Пакетная информационная технология не предоставляет возможности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.

Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам.

Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации. Это влечет за собой организацию не только локальных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в ИС организационного управления. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, которое организуется за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и зашиты информации.

Информационная технология базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения.

Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации. Развитие вычислительной техники не стоит на месте. Становясь более мощными, персональные компьютеры одновременно становятся менее дорогими и, следовательно, доступными для широкого круга пользователей. Компьютеры оснащаются встроенными коммуникационными возможностями скоростными модемами, большими объемами памяти, сканерами, устройствами распознавания голоса и рукописного текста.

Программное обеспечение, находящееся в прямой зависимости от технического и информационного обеспечения, реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса с компьютером.

Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.

Организационное и методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата.

Основными свойствами информационной технологии являются:

целесообразность,

наличие компонентов и структуры,

взаимодействие с внешней средой,

целостность,

развитие во времени.

1. Целесообразность - главная цель реализации информационной технологии состоит в повышении эффективности производства на базе использования современных ЭВМ, распределенной переработке информации, распределенных баз данных, различных информационных вычислительных сетей (ИВС) путем обеспечения циркуляции и переработки информации.

Компоненты и структура:

функциональные компоненты - это конкретное содержание процессов циркуляции и переработки информации;

структура информационной технологии:

Структура информационной технологии - это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязи образующих ее компонентов, объединенных в две большие группы: опорную технологию и базу знаний.

Модели предметной области - совокупность описаний, обеспечивающие взаимопонимание между пользователями: специалистами предприятия и разработчиками.

Опорная технология - совокупность аппаратных средств автоматизации, системного и инструментального программного обеспечения, на основе которых реализуются подсистемы хранения и переработки информации.

База знаний представляет собой совокупность знаний, хранящихся в памяти ЭВМ. Базы знаний можно разделить на интенсиональную (т.е. знания о чем-то "вообще") и экстенсиональную, (т.е. знания о чем-то "конкретно"). В интенсиональной базе хранятся оболочки, а в экстенсиональной хранятся оболочки с запоминанием, которые носят название баз данных. Иными словами, база знаний представляет отображение предметной области. Она включает в себя базу данных (директивная информация - плановые задания, научно-техническая информация, учетно-производственная информация, вспомогательная информация, отражающие режимы работы подразделений предприятия).

Системные и инструментальные средства:

а) Аппаратные средства;

б) Системное ПО (ОС, СУБД);

в) Инструментальное ПО (алгоритмические языки, системы программирования, языки спецификаций, технология программирования);

г) Комплектация узлов хранения и переработки информации.

Результатом технологических описаний является совокупность реализуемых в системе информационно-технологических процессов.

3. Взаимодействие с внешней средой - взаимодействие информационной технологии с объектами управления, взаимодействующими предприятиями и системами, наукой, промышленностью программных и технических средств автоматизации.

4. Целостность - информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.

5. Реализация во времени - обеспечение динамичности развития информационной технологии, ее модификация, изменение структуры, включение новых компонентов.

Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления, непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации.

Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами:

областью функционирования предприятия или организации;

типом предприятия или организации;

производственно-хозяйственной или иной деятельностью;

принятой моделью управления организацией или предприятием;

новыми задачами в управлении;

существующей информационной инфраструктурой и т. д.

Основополагающим фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта, в соответствии с которой организации можно разделить на группы, представленные в таблице 1.1.

На формирование технологии обработки информации оказывает влияние тип организации. В организациях различного типа в зависимости от требований к решению задач управления экономическим объектом формируется технологический процесс обработки информации. При внедрении информационных систем организационного управления и технологий основными критериями являются также величина организации и область ее функционирования. С учетом этих критериев делается выбор программно-аппаратного обеспечения информационной технологии решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения

3.1.2 Автоматизация работы кадровой службы ООО "Флекстехно"

Рабочее место большинства современных специалистов уже немыслимо без надежного помощника - компьютера. Сегодня даже в профессию типа "человек-человек" прочно вошла современная техника. Посмотрим, что предлагает рынок программного обеспечения кадровику и менеджеру по персоналу, в решении каких задач этих специалистов будут незаменимы компьютерные программы. Первые прикладные компьютерные программы появились, когда в них возникла потребность у финансовых подразделений организаций. Теперь очередь дошла и до кадровых служб. Каково назначение программ для кадровиков и специалистов по управлению персоналом, какими возможностями они обладают?

Менеджер по персоналу часто сталкивается с необходимостью рассчитать заработную плату и налоговые выплаты, спланировать потребность в персонале, определить компетенции работников, управлять мотивацией персонала, анализировать эффективность кадровой расстановки. Основная цель автоматизации работы кадрового службы - повышение эффективности работы кадровых служб за счет сокращения рутинных операций, выполнение которых занимает много времени, и автоматического формирования всевозможных отчетов и справок.

Прежде чем принимать решение насчет автоматизации кадровой службы, необходимо понять, какие функции Вы хотите автоматизировать в первую очередь. Другими словами, порядок действий при автоматизации отдела кадров (HR - Human Resource) должен быть следующим:

· Описать и структурировать HR - процессы компании, при возможности оптимизировать их;

· На основании описания бизнес-процессов разработать единственный для всех подразделений (если такие существуют), стандарты представления информации;

· Сформулировать требования к ІТ - системе с расчётом существующих в компании бизнес-процессов;

· Определить технические требования, которые необходимы для реализации этих функций в системе.

Для того, чтобы гарантировать соответствие информационной системы HR - требованиям компании и избежать разочарований и непредвиденных расходов, необходима совместная робота службы HR компании и ІТ специалистов. Мы предлагаем решение в направлении использования интернет корпоративного портала работниками ООО "Флекстехно", которое довольно легкое в освоении и не требует дополнительных навыков от персонала. Как идея, такие системы будут обрабатывать следующие процессы:

· учет персонала (кадровый документооборот);

· подбор и отбор персонала (на основании базы данных вакансий и резюме);

· система оценки и ранжирования персонала;

· подготовка отчетов и статистический анализ;

· синхронизация с базой вакансий или резюме для публикации на веб-странице в интернете.

Понятно, что это далеко не все функции, которые можно будет использовать, поскольку многое зависит от размера компании и направления её деятельности. Для того чтобы гарантировать соответствие информационной системы HR-задачам компании и избежать разочарований и лишних затрат, необходима тщательная подготовка к выбору и внедрению системы, формализация задач и процессов, для автоматизации которых она предназначена, и четкая оценка функциональных возможностей ИТ-системы. Именно поэтому выбор ИТ-системы - это, как правило, совместный проект HR-службы, ИТ-специалистов компании, консультантов-внедренцев и HR-методологов.

Вот далеко не полный перечень факторов, влияющих на выбор:

1. Размер предприятия и, прежде всего, количество сотрудников;

2. Уровень деятельности кадровой службы, перечень решаемых задач, развитость систем мотивации сотрудников, состав кадровой службы;

3. Доступный бюджет (выделяемый на проект внедрения системы);

4. Уровень развития информационных технологий на предприятии, в том числе, уровень развития ИТ-службы и ее возможность поддерживать данную подсистему;

5. Возможность использовать информационные сервисы, предоставляемые сторонними компаниями на коммерческой основе, т.е. услуги по сбору, обработке, хранению и представлению информации для информационно-технологической поддержки деятельности кадровой службы в режиме ASP (Application Solution Provider). В настоящее время целый ряд коммерческих компаний предоставляет подобные услуги.

Отдельно хочется отметить одно из многообещающих направлений - использование для кадровой службы решений на базе интернет технологий и в частности, технологий корпоративного информационного портала. Корпоративный портал предоставляет, в первую очередь, возможность оперативного получения информации как менеджерами о сотрудниках ООО "Флекстехно", так и сотрудниками о функционировании организации. Наряду с этим, с помощью портала можно предоставить ряд других сервисов для работников компании, например, дистанционное обучение, сбор отчетов о деятельности и командировках и т.п. Благодаря этому повышается управляемость ООО "Флекстехно", снижаются издержки по управлению персоналом и компанией в целом. Создание корпоративного информационного портала для управления персоналом позволит также более эффективно использовать имеющиеся информационные ресурсы предприятия ООО "Флекстехно".

3.1.3 Постановка задачи

Как уже было сказано выше, в рамках настоящего дипломного проекта предлагается использовать информационную систему учета в персонала в крупной промышленной организации, которая будет представлять собой программный продукт, ориентированный на работу в операционной системе семейства Windows, построенный с использованием программных продуктов пакета MS Office. Данную информационную систему необходимо будет выполнить на основе базы данной сотрудников, в которой будут контролироваться любые действия, связанные с изменениями положения сотрудников компании, экономическая информация, привлечение сведений о деятельности сотрудников, которые будут использоваться в качестве справочников. Проектируемая системы будет выполнена с использованием инструментария программного продукта MS Access. Для решения данной задачи необходимо выполнить следующие мероприятия:

Проанализировать аналоги информационных систем или их модулей, существующих на рынке;

Проанализировать функции разрабатываемого модуля "учета персонала на предприятии", выбор средств разработки модуля, которое необходимы для проектирования;

Разработка БД объектов системы;

Составление перечня транзакций;

Создание удобного и дружелюбного интерфейса для разрабатываемого модуля;

оценить экономическую эффективность разработанного модуля.

3.1.4 Требования к системе

Целью внедрения информационной системы обучения, которой, в рамках настоящего проекта, присвоим название, АРМ "Кадровик" является применение эффективного, надежного и гибкого инструмента, которые, доложен также иметь достаточно продолжительный жизненный цикл, его программно-аппаратный комплекс должен удовлетворять следующим требованиям:

- соответствие международным стандартам открытых систем, в том числе стандартам разработки, сопровождения и документирования;

- соответствие международным стандартам в области управления качеством ISO 9000;

- интегрированность. Наличие развитых технологических средств интеграции с другими прикладными системами и базами данных;

- адаптируемость. Технологии переноса решений из одной платформы в другую;

- многоплатформенность (аппаратные средства);

- масштабируемость: по количеству пользователей; объему хранимых данных; интенсивности обмена данными; скорости обработки запросов и данных; набору предоставляемых услуг и т.п.;

- надежность (средства сохранения и восстановления данных, резервирование).

3.1.5 Анализ существующих программных средств

Реализовать информационную систему управления персоналом целесообразно используя электронную базу данных, построенную на базе современных аппаратных и программных средств, которая будет включать систему отчётов, запросов, и форм для каталогизации вносимой информации, а также для контроля и управления данными системы.

Для решения поставленной задачи, а именно разработка электронной базы данных для учета персонала, а также учета и контроля ставок существует множество средств, а именно разработки базы данной с использованием языков программирования высшего уровня (VisualBasic, C++ и.т.д.), использование специально ориентированных программных продуктов от софтверных производителей (Онлайн букмекер, букмекерская контора), либо использование программ для создания базы данных (MicrosoftAccess, SQL).

Каждый из вышеперечисленных инструментов имеет свои особенности, свои преимущества и недостатки. Для выполнения проектирования базы данных на языках программирования высшего уровня необходимо знание синтаксиса языка, функций и команд, входящих в состав языка. Применение продуктов от софтверных производителей является не всегда экономически эффективным по причине высокой стоимости программного продукта, а также дополнительных расходов, связанных с сервисным обслуживанием.

Таким образом, на основании вышесказанного, в настоящей работе инструментом для создания электронной базы данной принимаем СУБД MSAccess.

Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ. В качестве основных характеристик информационной системы для решения задач управления персоналом можно выделить следующие, а именно:

...