Разработка подсистемы информационной среды по учету персонала на примере ООО "Флекстехно"

архитектура аппаратной платформы;

функции;

источники входящей информации;

порядок ввода первичной информации;

характеристика результатов;

характеристика ведения данных в базе;

режим решения задач

рассмотрим каждый их этих характеристик подробней.

Для организации архитектуры аппаратной платформы системы будут использоваться сервер, на котором будут размещены таблицы база данной и клиенты серверы для которых будут доступны экранные формы для работы.

Функции системы будут определены программными средствами и могут быть расширены в процессе взаимодействия пользователей с системой. К основным функциям информационной системы следует отнести формирование, учёт и контроль финансовой и иной документации организации.

Источниками входящей информации является информация по о сотрудниках. Порядок ввод информации свободный по мере необходимости пользователей. В качестве экранных форм для внесения исходной информации используются так называемые формы "внесения исходных данных", разработка которых является неотъемлемой частью настоящей работы.

Результатами результатов взаимодействия пользователей с информационной системой будет электронная база данных, содержащая полный список необходимых для деятельности организации параметров, а именно сведения о клиентах, и информация о финансовой деятельности букмекерской конторы.

Обоснование проектных решений по видам обеспечения. Техническое обеспечение. Техническое обеспечение АРМ представляет собой комплекс технических средств для обработки информации на базе ПЭВМ, предназначенный для автоматизации функций специалиста в предметной и проблемной областях его профессиональных интересов.

При выборе оборудования для АРМ необходимо руководствоваться следующими принципами:

1. Конфигурация ПК АРМ должна позволить хранить большие объёмы информации, для обеспечения обмена информацией с другими ПК посредством различных носителей информации;

2. Использование принтер, совмещённый со сканером, ксероксом и факсом позволит избежать дополнительных затрат; при этом стоимость расходных материалов значительно ниже;

3. Выбор высококачественного модема определяется наличием цифровой телефонной линии, которая обеспечивает скоростной и надёжный доступ к Интернет-ресурсам;

4. Сеть должна обеспечивать 100 Мегабитные технологии.

АРМ будет полностью функционировать в составе единой сети, объединяющей АРМ специалистов предприятия. Для её реализации предлагается использовать топологию типа "звезда", являющейся одной из самых быстродействующих.

В своей работе специалисты часто пользуется ресурсами Интернет, а именно следующими сервисами и службами:

- электронная почта;

- FTP - протокол передачи файлов

- WWW - сервис, позволяющий работать с гипертекстовыми и гипермедиа документами

- Интернет-телефония - технология, в которой голосовой трафик частично передаётся через телефонную сеть общего пользования, а частично - через Интернет.

Основываясь на том, что реализуемый программный продукт будет реализован средствами пакета MS Access 2010, который входит в пакет MS Office 2010, целесообразно привести системные требования к рабочей станции.

Таблица 1. Системные требования для Microsoft Office профессиональный плюс 2010

Компонент	Требование
Компьютер и процессор	Процессор с тактовой частотой 500 МГц или выше; для работы с приложением Outlook с диспетчером контактов требуется процессор с тактовой частотой 1 ГГц
Память	256 МБ оперативной памяти или больше; для работы с графикой, компонентом мгновенного поиска Outlook, приложением Outlook с диспетчером контактов, приложением Communicator и использования других расширенных функций рекомендуется 512 МБ оперативной памяти
Жесткий диск	3,5 ГБ свободного дискового пространства.
Монитор	Монитор с разрешением 1024 х 768 или больше.
Операционная система	Поддерживаются следующие операционные системы: Windows XP с пакетом обновления 3 (SP3) (32-разрядная), WindowsVista с пакетом обновления 1 (32-разрядная или 64-разрядная), WindowsServer 2003 с пакетом обновления 2 (SP2) (32-разрядная или 64-разрядная) с установленным MSXML 6.0 (только для 32-разрядной версии Office), WindowsServer 2008 или более поздняя (32-разрядная или 64-разрядная), Windows7 (32-разрядная или 64-разрядная). Сервер терминалов и технология WOW, позволяющая устанавливать 32-разрядные версии Office 2010 на 64-разрядные операционные системы (кроме Windows XP 64).
Дополнительно	Требования и функциональные возможности продуктов могут различаться в зависимости от конфигурации системы и используемой операционной системы.
Другое	Для некоторых средств рукописного ввода требуется Windows XP Tablet PC Edition или более поздней версии. Для поддержки функций распознавания речи необходимы высококачественный микрофон и выходное аудиоустройство. Для аппаратного ускорения графики требуется совместимая со стандартом DirectX 9.0c видеокарта с объемом памяти не менее 64 МБ. Internet Explorer 6, Internet Explorer 7 или Internet Explorer 8 только 32-разряднойверсии. Для поддержки функций Интернета необходим доступ в Интернет (может взиматься плата за услуги).

Технологическое обеспечение. Технологическое обеспечение АРМ предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста,

С точки зрения системного подхода автоматизированную систему можно рассматривать как представлено на рис. 1.

Исходя из приведенной схемы, можно сформулировать несколько основных этапов технологии принятия решения:

сформулировать задачу и выполнить ее постановку;

проанализировать методы решения поставленной задачи;

в зависимости от задачи и метода ее решения сформировать перечень информации, необходимой для ее решения;

выявить источники этой информации и сформировать для них запрос на ее получение;

получить запрошенные данные путем использования соответствующих технологий в зависимости от используемых носителей информации;

проанализировать достаточность и достоверность полученной информации;

разработать и провести ряд мероприятий, направленных на получение недостающей информации;

ввести полученную информацию в компьютер (если она пришла на бумажных носителях);

запустить соответствующее программное обеспечение, которое в соответствии с заложенными алгоритмами будет преобразовывать входную информацию в выходные данные;

в интерактивном режиме сопроводить работу программы;

определить получателей выходной информации;

оформить результат решения задачи документально, сформировать отчет и направить его по назначению.

Информационное обеспечение. К информационному обеспечению следует отнести тот факт, что проектируемая система строится по принципу классификатора автоматизированных систем за номером 7240000 "Автоматизированные информационные системы, системы для научных исследований, системы проектирования и управления на основе компьютерных баз данных".

Структура входных и выходных документов построена на сборе информации из таблиц, которые представляют собой основной источник информации. При помощи экранных форм построено взаимодействие между пользователем и информационной системой. Система будет размещена на рабочих станциях разных отделов предприятия, таким образом будет представлять из себя распределённую организацию системы.

Программное обеспечение. Как уже было указано выше в качестве программного продукта для решения поставленной задачи используется MSAccess, который входит в пакет MSOffice.

Данный программный продукт будет установлен на рабочие станции и вся работа будет производиться под управлением операционной системы Windows 7 корпорации "Microsoft". Являясь наиболее простым среди перечисленных, MSAccess, тем не менее, способен выполнить все необходимые действия для решения задач отслеживания игроков в букмекерской конторе.

Разработанная информационная система будет инсталлирована и приведена в действие на уже существующем оборудовании, оно представляет собой персональные электронно-вычислительные машины (ПЭВМ), которые в настоящее время используются для решения иных, и подобного рода задач.

Экономический эффект от приобретения программного обеспечения для кадровой службы ООО "Флекстехно" заключается в сокращении расходов на заработную плату.

Заработная плата кадрового работника ООО "Флекстехно" составляет 7 000 рублей в месяц. Сокращение 2 сотрудников позволит предприятию сэкономить на заработной плате 14 000 рублей в месяц. Таким образом, в год это составит:

Э=14 000 * 12 = 168 000 рублей.

Рассчитаем эффективность предложенного мероприятия:

Эф=Э/З,

Эф=168 000 / 39 000 = 4,31.

Таким образом, предлагаемое мероприятие позволит автоматизировать работу кадровой службы по учету персонала ООО "Флекстехно", объединив ее в единый комплекс программного обеспечения предприятия, и принесет предприятию экономический эффект в размере 168 000 рублей в год в виде сокращения расходов на заработную плату.

3.1.6 Внедрение материального стимулирования персонала предприятия

Человеческий ресурс - ресурс особый: несмотря на различные профессиональные и личностные характеристики, человек не будет приносить отдачу до тех пор, пока он не видит личной субъективной мотивации. В отличие от оборудования, капитала, людей невозможно просто купить. Человек не управляем с помощью прямого воздействия. Воздействия на данный объект должны быть опосредованы, и находиться в соответствии с внутренними желаниями и потребностями человека. Для того, чтобы в сознании человека сформировалось желание работать, в компании должна быть правильно сконструирована система мотивации, в том числе мотивация материальная. Мотивация должна ориентировать работников на те действия, которые необходимы организации. Мотивация может решать следующие задачи предприятия:

а) привлечение персонала в организацию;

c) сохранение сотрудников в ней;

d) стимулирование производственного поведения работников (производительности, творчества);

e) уменьшение затратных показателей.

Эти и другие экономические показатели работы организации будут зависеть от эффективной мотивации. Для решения стоящих перед заводом задач руководителю из существующих систем и методов требуется выбрать те, которые ориентируют сотрудников на реализацию стратегических целей компании и соответствуют ее организационной структуре. Создание эффективной системы мотивации очень сложный и специфический процесс. Как уже отмечалось, мотивация может иметь двоякое воздействие на сотрудников: мотивирующее и демотивирующее. Неэффективная система мотивации может вызвать у работников неудовлетворенность, что всегда влечет за собой снижение производительности труда, падение качества, нарушение дисциплины.

С другой стороны, социально эффективная мотивация способствует удовлетворению потребностей работников, направляя их деятельность в нужное для организации русло. Значит, люди, работая, имеют возможность удовлетворять физиологические, социальные и психологические потребности. Таким образом, мотивация носит двухстороннюю направленность. С одной стороны, удовлетворяет потребности организации, с другой - работников. Следовательно, мотивация имеет как социальный, так и экономический характер.

Эффективная система мотивации должна отвечать стратегическим целям компании и соответствовать ситуации на рынке. Руководству необходимо приспосабливать данную систему к меняющимся условиям, представлять ее недостатки и готовиться к их нейтрализации. При создании действенной системы мотивации менеджер должен учитывать ряд факторов, усложняющих этот процесс:

1. Неочевидность мотивов. Руководитель может только догадываться какие мотивы действуют.

2. Разная степень влияния одинаковых мотивов на разных людей. Один и тот же мотив будет по-разному действовать на поведение людей.

3. Не существует однозначный связи между мотивацией и конечным результатом, ибо здесь вмешивается много случайных факторов, такие, как способности работника, его настроение в данный момент, понимание ситуации, влияние третьих лиц.

Разрыв между мотивацией и результатами порождает серьезную управленческую проблему, как построить эффективную систему мотивации. Анализируя теории мотивации можно вывести ряд правил, которые помогут менеджеру по учету персонала ООО "Флекстехно" достигнуть этого:

ь постановка перед коллективом четких, реально достижимых задач, в разрешение которых работник был бы индивидуально заинтересован. Согласно с теорией постановки целей Э. Лока человек приверженный целям организации, воспринимает их как собственные и стремиться к их достижению. Индивидуальная заинтересованность работника - это идеальное средство мотивирования.

Мотивация повышает базовую производительность труда. Высокомотивированный сотрудник на самом деле лучше работает. Организации, чьи сотрудники хорошо работают, в целом показывают лучшие результаты, а изменение отношения работников к труду повышает прибыльность компании. Стимулирование должно соответствовать потребностям, интересам и способностям работника, т.е. механизм стимулирования должен быть адекватен механизму мотивации работника. Важно также отчетливо представлять, что мотивация - это процесс сознательного выбора человеком того или иного типа поведения, определяемого комплексным воздействием внешних (стимулы) и внутренних (мотивы) факторов.

Основная масса работников на заводе ООО "Флекстехно" (80 %) относится к одному из существующих типов мотивации, как преимущественно ориентированные на оплату труда и другие нетрудовые ценности, здесь мотивационное ядро основано на высокой (в их понимании) заработной плате. На трудовую мотивацию влияют различные стимулы: система экономических нормативов и льгот, уровень заработной платы и справедливость распределения доходов, условия и содержательность труда, отношения в семье, коллективе, признание со стороны окружающих и карьерные соображения, творческий порыв и интересная работа, желание самоутвердиться и постоянный риск, жесткие внешние команды и внутренняя культура и т.п.

Одной из основных форм материальной мотивации роста производительности труда является заработная плата. Определяя сущность заработной платы как цену рабочей силы на предприятии, материально - вещественным воплощением которой является стоимость предметов потребления (продовольственных и непродовольственных товаров), услуг, налогов и других платежей, обеспечивающих воспроизводство рабочей силы, удовлетворение физических и духовных потребностей, как самого работника, так и членов его семьи, тем самым обозначаем и основу организации оплаты труда - потребительский бюджет работника. В качестве такого бюджета на ООО "Флекстехно" используется минимальный потребительский бюджет низкого стандарта, на котором основывается минимальная заработная плата. Она представляет низшую границу стоимости неквалифицированной рабочей силы, исчисляемой в виде денежных выплат в расчете на месяц, которые получают лица, работающие по найму. На данном предприятии 98 % работающих работают именно по найму, независимо от сложности и тяжести выполняемых работ.

Отсутствие приемлемого механизма мотивации труда на сотрудников ООО "Флекстехно" ведет к утечке квалифицированных кадров. К сожалению, текучесть кадров является проблемой ООО "Флекстехно". Не устраивает заработная плата и отсутствие поощрений. Руководство завода не задумывается о том, что материальное вознаграждение за профессиональные успехи должно носить систематический характер и основываться на ясных объективных критериях, а, не исходя из настроения начальства, приезда высокопоставленных гостей. Даже благополучные компании постоянно испытывают проблемы, связанные с уходом грамотных и инициативных специалистов. Это свидетельствует о недостаточной проработке методики мотивации их профессионализма. Если для компаний с низким уровнем специализации труда данная проблема не актуальна, так как замена ушедшему специалисту может быть подготовлена в короткие сроки, то для инновационных и других организаций с высоким уровнем специализации решение этой проблемы имеет жизненно важное значение. Утечка квалифицированных кадров для них оборачивается настоящей катастрофой. Тоже относится к ООО "Флекстехно". К сожалению, не так-то просто найти специалистов в данной области. Так, уход с завода двух мастеров по ремонту оборудования в ноябре 2009 года на несколько недель практически парализовало деятельность цехов. Кроме того, компания понесла значительные дополнительные расходы, связанные с поспешным набором, обучением и адаптацией новых сотрудников. Директор завода не учел, что в специалисты в данном сфере большая редкость и они становятся едва ли не основным производственным ресурсом для полноценного функционирования предприятия.

Согласно теории управления, функция мотивации включает два аспекта - инструментальный, заключающийся в принуждении подчиненных выполнять предписанные им обязанности, и социально-психологический, относящийся к устранению напряжений и конфликтов, мешающих трудовому процессу и его активизации. Соотношение между этими аспектами в разных организациях различно. В зависимости от их сочетания выделяют четыре типа организационного климата.

Значительную часть потребностей двух высших уровней можно удовлетворить путем проведения ряда организационных мероприятий, например, соответствующего перераспределения полномочий между сотрудниками структуры завода ООО "Флекстехно", использования японского опыта "кружков качества", открытости и гласности принятия решений и т.д. Однако, согласно теории А. Маслоу, удовлетворение высших запросов не позволит достичь поставленной цели до тех пор, пока не будут удовлетворены потребности низших уровней, которые, как правило, имеют материальную основу. Уровень материального вознаграждения должен полностью покрывать социальные и физиологические потребности сотрудников, а также их потребности в безопасности. Не менее важное значение имеет разработка системы методов удовлетворения потребностей сотрудника. Она должна быть прозрачной и ориентироваться на индивидуальные цели сотрудника.

В настоящее время уже разработано несколько систем мотивации, опирающихся на разные теоретические посылки. Среди них теория "стимул - вклад", мотивационная теория "ожидание - вознаграждение". Вместе с тем ни одна система стимулов не приведет к желаемому росту производительности труда, если при этом не будет учтен инструментальный компонент. Для его успешного применения в организации должна использоваться система оценочных показателей эффективности работы сотрудников, на основе которой будет осуществляться изменение уровня материального обеспечения конкретного специалиста. Руководству завода ООО "Флекстехно" необходимо признать, что подчиненные могут быть мотивированны чем-то, напрямую не связанным с их работой. Динамичные сотрудники, обладающие значительным потенциалом роста, как правило, увлечены спортом, хобби или другим делом, не имеющим отношения к работе. Эти внешние интересы не должны вступать в противоречие с работой. Вы можете использовать стремление сотрудников добиваться высоких результатов в той области, которой они увлечены, чтобы стимулировать их рост и мотивацию на рабочем месте. Необходимо научить подчиненных измерять степень успешности проделанной работы. Сотрудники, которые постоянно следят за своей деятельностью, способны замечать и документировать рост собственного профессионализма. Они создают для себя таблицы оценок и лучше самого руководителя отмечают свои победы и поражения. Особое рвение к отмечанию своих достижений достигается путем материальной мотивации положительных результатов.

Как этого добиться? Любая цель работы может быть измерена в простой системе оценок. Если задача не предполагает выражения результата в численной форме, необходимо создать шкалу оценки производительности труда. Внедрив предлагаемое мероприятие необходимо будет периодически проводите измерения мотивации сотрудников. Пусть младшие руководители также регулярно контролируют изменение уровня мотивации своих подчиненных. Необходимо предотвратить труд ради премии. Рост производительности труда должен еще сопровождаться и ростом качества продукции завода ООО "Флекстехно" и ростом дисциплины.

Руководству необходимо стимулировать сотрудников на улучшение результатов труда, для этого руководство должно спрашивайте сотрудников о результатах их работы. Чем больше информации, тем выше мотивация. Именно по этой причине хороший руководитель стремится сделать обмен данными внутри организации более интенсивным. Старайтесь меньше говорить о себе, а больше спрашивать других об их работе. Перед внедрением материальной мотивации руководство ООО "Флекстехно" обязано объяснить подчиненным принятую систему вознаграждений. Произвольность в поощрениях и награждениях ведет к цинизму, а не к росту мотивации. Если новая программа материальной мотивации взята с потолка, работникам начинает казаться, что руководители не уважают их. Проявляйте уважение к сотрудникам и при необходимости подробно разъясните сотрудникам сущность новой программы поощрений; ее цели и задачи. Дайте ясные ответы на вопросы подчиненных о том, как данная система поощрений может повлиять на их текущую деятельность. Материальная мотивация должна сопровождаться награждением (премированием) отдельных людей за совокупный вклад группы. В нашу эпоху командной работы людям часто кажется, что их индивидуальные заслуги остаются неучтенными. На современном предприятии с большей готовностью признают успехи группы в целом. Однако руководителю необходимо поощрять членов команд также на индивидуальном уровне. Только так он сможет повысить их личную мотивацию. Этого можно добиться, к примеру, поставив перед руководителями или лидерами групп задачу еженедельно отчитываться о главных успехах отдельных участников. С помощью таких отчетов вы сможете обобщить результаты в конце отчетного периода. Стремитесь к тому, чтобы непосредственные руководители и коллеги отмечали вклад отдельных сотрудников в общее дело. Наиболее оптимальным из способов стимулирования производительности туда является следующее правило: Награждайте подчиненных в меньших объемах, но чаще. На большинстве предприятий распространена практика давать работникам ценные награды и выплачивать крупные премии по результатам завершения проекта, квартала или года. Церемонии награждения лучших работников проходят редко и привлекают пристальное внимание всех сотрудников компании. Но обычно они меньше влияют на мотивацию, чем не такие крупные, но более частые поощрения.

Прежде чем вводить данное мероприятие необходимо спланировать расходы на награждения и поощрения, чтобы чаще награждать подчиненных. В результате связь между работой и результатами станет для них более очевидной. Сотрудники почувствуют, что у них появилось больше шансов добиться успеха. Если вы все же будете использовать крупные награды, то пусть их предваряет серия более мелких поощрений. Это позволит вам привлечь внимание персонала к постепенному улучшению качества работы, а не к награде как таковой. Премии выплачиваются сотруднику за достижение определенных результатов с помощью правильного производственного поведения. Например, наличие у менеджера по продажам достаточного образования и опыта для успешного ведения переговоров - это его потенциал. Правильное использование этих знаний - это результат. Опираясь на предположение, что продажа осуществится только в результате правильно проведенных переговоров, можно сделать вывод, что такое поведение можно описать. Компания должна описать правильное проведение, и именно она несет ответственность за то, чтобы соблюдение данной технологии сотрудниками приносило деньги. Когда компания выплачивает деньги за совершенный объем продаж, она снимает с себя ответственность за описание правильного производственного поведения, и, как следствие не контролирует производственный процесс. По результатам оценки правильности поведения нужно премировать человека, который ведет себя правильно, и не премировать сотрудника, который демонстрирует неправильное поведение.

Для того чтобы описать правильное поведение сотрудника на предприятии должен быть реализован метод управления МВО (Management by Objectives, или Управление по целям) в том варианте, который после оценки выполнения поставленных планов будет давать числовой коэффициент правильности поведения сотрудников. Данный коэффициент служит основой при построении правильно интегрированной системы премирования. Главное, что должно присутствовать в любой схеме материального стимулирования это две вещи:

· стимулирование направлено на достижение результата (финансового или нефинансового),

· работник должен иметь возможность влиять на те показатели (результаты) от которых зависит его заработок.

Иначе вместо направленных на повышение производительности труда сотрудников получим лодырей (см. рисунок 4).

Использование же отдельно взятого метода мотивации (например, только изменение должностного оклада) не позволит добиться желаемых целей. Вместе с тем ни одна система стимулов не приведет к желаемому росту производительности труда, если при этом не будет учтен инструментальный компонент. Для его успешного применения на ООО "Флекстехно" должна использоваться система оценочных показателей эффективности работы сотрудников, на основе которой будет осуществляться изменение уровня материального обеспечения конкретного специалиста (см. рис. 5).

Из данного рисунка можем заключить следующее: чем более мотивирован сотрудник, тем выше производительность труда. Чем выше производительность труда, тем выше прибыль. Затраты на стимулирование персонала ООО "Флекстехно" предлагается установить в процентном отношении к объему произведенной продукции. Фонд стимулирования составит 3,5 %. Таким образом, основываясь на данных за 2012 год, рассчитаем затраты на создание фонда стимулирования персонала предприятия.

За 2012 год объем произведенной продукции (производство кровельных, гидроизоляционных материалов) составил 82 803 млн. руб. Тогда фонд материального стимулирования составит:

82 803 000 * 0,35 = 28 981 050 рублей.

Применение системы материального стимулирования ООО "Флекстехно" позволит повысить эффективность работы предприятия на 10 %, таким образом увеличится объем выпускаемой продукции. Увеличение объема выпускаемой продукции будет являться экономическим эффектом от проведения мероприятия. Тогда:

Э = (годовой объем продукции * 1,1) - годовой объем продукции

Тогда рассчитаем увеличение объемов продукции ООО "Флекстехно" при внедрении системы стимулирования персонала:

Э = (82 803 000*1,1)- 82 803 000=91 083 300-82 803 000=8 280 300 руб.

Рассчитаем эффективность предложенного мероприятия:

Эф = Э/З,

Эф = 8 280 300 / 28 981 050 = 0,29.

Таким образом, предложенное мероприятие позволит ООО "Флекстехно" увеличить объемы производимой продукции на 8 280 300 рублей ежегодно.

3.2 Технолого-логистическая часть разработки подсистемы информационной системы по учету персонала

Как уже было сказано выше в настоящем дипломном проекте рассматривается процесс автоматизации ведения электронного документооборота с применением MSAccess. Таким образом, ниже будет описан алгоритм создания АРМ "Кадровик" на основе электронной базы данных, а также описание основных объектов базы данных, реализованных на MSAccess.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

- Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.

- Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

- Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

- Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

- В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

- Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе.

Атрибут - поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей.

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные о поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым).

Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

- Текстовый. Текст или число, не требующие проведения расчётов.

- МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

- Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

- Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

- Логический. Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

- Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

- Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

- Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

- Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

Для создания базы данных нужно сначала запустить программу Microsoft Office Access, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск > Программы > Microsoft Office > Microsoft Office Access.

После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно выполнить:

- команду Файл > Создать.

- в открывшемся окне диалога "Создание" выбираем "Новая база данных". На экране появится окно с запросом директории для новой базы данных, вводим имя базы "personnelDepartment" (Кадровик), затем "ОК". После этого появится окно базы данных (Рисунок 3.1).

Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Выбираем элемент управления Создание таблицы в режиме конструктора (Рисунок 3.2).

Теперь необходимо заполнить Имена полей и выбрать Типы данных. По окончании заполнения через меню Файл>Сохранить как, сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. На рисунке 3.3 можно увидеть созданные таблицы для БД "Кадровик". Далее на рисунке 3.4 эти таблицы можно увидеть более подробно с типами данных и именами полей для каждой таблицы в режиме конструктора.

Созданные таблицы условно можно разделить на основные (оперативные), где содержится основная информация о сотрудниках (persons, movement, award, education, holiday, punish) и справочники, где хранится часто повторяемая информация (award_type, department_type, education_type, family_status_type, holiday_type, nationality_type, professional_category_type, professional_type, punish_type, violation_type). Видно, что у всех справочников присутствует в имени постфикс "type". В каждой таблице присутствует поле с именем "id" и типом данных "счетчик", значение которого не повторяется и является уникальным. Оно однозначно определяет каждую запись таблицы. Также в каждой таблице создадим поле "expired" с типом данных "Дата/время", в котором будем хранить дату удаления записи. Изначально определимся, что записи физически в базе данных удаляться не будут, а лишь помечаться как удаленные, путем ввода даты удаления. Это необходимо для того, чтобы в случае, скажем удаления записи "русский" из таблицы "nationality_type", не удалились все связанные с ней записи.

3.2.1 Нормализация базы данных

Выделяются шесть нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья, четвертая, пятая нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда, лежащая между третьей и четвертой. Главная цель нормализации базы данных - устранение избыточности и дублирования информации. В идеале при нормализации надо добиться, чтобы любое значение хранилось в базе в одном экземпляре, причем значение это не должно быть получено расчетным путем из других данных, хранящихся в базе.

Первая нормальная форма:

· запрещает повторяющиеся столбцы (содержащие одинаковую по смыслу информацию);

· запрещает множественные столбцы (содержащие значения типа списка и т.п.);

· требует определить первичный ключ для таблицы, то есть тот столбец или комбинацию столбцов, которые однозначно определяют каждую строку.

Вторая нормальная форма требует, чтобы неключевые столбцы таблиц зависели от первичного ключа в целом, но не от его части. Маленькая ремарочка: если таблица находится в первой нормальной форме и первичный ключ у нее состоит из одного столбца, то она автоматически находится и во второй нормальной форме.

Третья нормальная форма. Чтобы таблица находилась в третьей нормальной форме, необходимо, чтобы неключевые столбцы в ней не зависели от других неключевых столбцов, а зависели только от первичного ключа. Самая распространенная ситуация в данном контексте - это расчетные столбцы, значения которых можно получить путем каких-либо манипуляций с другими столбцами таблицы. Для приведения таблицы в третью нормальную форму такие столбцы из таблиц надо удалить.

Главное, чего мы добьемся, проведя нормализацию базы данных - это устранение (или, по крайней мере, серьезное сокращение) избыточности, дублирования данных. Как следствие, значительно сокращается вероятность появления противоречивых данных, облегчается администрирование базы и обновление информации в ней, сокращается объем дискового пространства. Проанализировав созданные таблицы базы данных можно убедиться, что они находятся в третьей нормальной форме.

3.2.2 Реляционная схема базы данных

Реляционная база данных - это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

1. Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.

2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

3. Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.

4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).

5. Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных и такой метод представления является единственным. В частности, не существует каких-либо специальных "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

6. При выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

Разработаем схему данных, (создание связей между таблицами). Для этого:

­ нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно "Схема данных";

­ щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);

­ в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;

­ закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

­ чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно просто перетащить мышкой таблицы из окна "Базы данных Таблицы" в окно "Схема данных";

­ создадим связь между таблицами "persons" и "movement". Для этого курсором мыши перетаскиваем "id" в таблице "persons" на поле "persons_id" в таблицу "movement". На экране откроется окно "Связи";

­ устанавливаем флажок ("галочку") в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;

­ щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

­ аналогично создаем связи между полем "id" в таблице "persons" и полем "persons_id" в таблице "education", и т.д. Рисунок 3.5 отображает полученную схему базы данных "Кадровик".

­ закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

3.2.3 Заполнение базы данных

В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Для создания формы нужно открыть вкладку "Формы" окна базы данных и нажать кнопку "Создать".

После этого в появившемся окне следует выбрать способ создания формы "Конструктор".

Для создания главной формы (назовем ее mainForm) базы данных определим три основных зоны:

1. Красная зона (зона редактирования справочников);

2. Зеленая зона 2 части (редактирование основных данных о сотрудниках);

3. Синяя зона (отчеты).

В красной зоне для переключения справочников используем элемент управления панели элементов "группа переключателей" поместив его на форму и определив подписи, задав ему имя "directoryButtonGroup". Затем для отображения данных выбранного справочника помещаем на форму элемент управления "список", задав ему имя "directoryList", как показано на рисунке 3.6.

Аналогично, использую различные элементы управления: "кнопка", "надпись", "список", "группа переключателей", "картинка"; создаем остальные зоны. Для зеленой зоны создаем два элемента "список". Первый, с именем "personsList" будет отображать всех сотрудников предприятия. Второй - историю выбранного сотрудника по выбранной категории (например по перемещениям) с именем "subPersonsList". Категории выбираются с помощью элемента управления "группа переключателей" с именем "personsButtonGroup". В синей зоне создаем элемент "список", с именем "reportsList", в котором будут отображаться названия всех, созданных впоследствии отчетов.

Получим форму в режиме конструктора (рис. 3.7).

Для каждого элемента управления используем его свойства для настройки. Для этого выбрав элемент управления, например, "группа переключателей" с именем "directoryButtonGroup", ЛК мыши, вызываем его свойства, нажав ЛК мыши на панели инструментов MS Access кнопку "Свойства". Открывается окно со свойствами выбранного элемента, что можно увидеть на рис. 3.8.

На вкладке "Все" свойств элемента задаем:

Имя-"directoryButtonGroup",

Значение по умолчанию-1,

для события "После обновления" описываем процедуру -

Private Sub directoryButtonGroup_AfterUpdate()

Select Case directoryButtonGroup.Value

Case 1

directoryTable = "department_type"

directoryCaption = "Отдел"

Case 2

directoryTable = "nationality_type"

directoryCaption = "Национальность"

Case 3

directoryTable = "family_status_type"

directoryCaption = "Семейное положение"

Case 4

directoryTable = "professional_category_type"

directoryCaption = "Категория профессии"

Case 5

directoryTable = "professional_type"

directoryCaption = "Профессия"

Case 6

directoryTable = "holiday_type"

directoryCaption = "Отпуск"

Case 7

directoryTable = "award_type"

directoryCaption = "Награда"

Case 8

directoryTable = "education_type"

directoryCaption = "Образование"

Case 9

directoryTable = "violation_type"

directoryCaption = "Нарушение"

Case 10

directoryTable = "punish_type"

directoryCaption = "Взыскание"

Case Else

MsgBox ("other")

End Select

If directoryTable = "professional_type" Then

directorySource = "SELECT professional_type.id, professional_type.title, professional_category_type.title,professional_type.cmnt FROM professional_category_type INNER JOIN professional_type ON professional_category_type.id = professional_type.professional_category_type_id where professional_type.expired is null "

Form_mainForm.directoryList.ColumnCount = 4

Else

directorySource = "select * from " & directoryTable & " where expired is null"

Form_mainForm.directoryList.ColumnCount = 3

End If

Form_mainForm.directoryList.RowSource = directorySource

Form_mainForm.directoryList.Value = 0

End Sub

В ней, в зависимости от выбранного переключателя элемента группа переключателей "directoryButtonGroup", устанавливаются значения глобальных переменных directorySource и directoryCaption. Далее, используя значение переменной directorySource, устанавливается значение источник данных элемента список с именем "directoryList". Теперь после выбора нового значения переключателя "directoryButtonGroup", наступает событие AfterUpdate(), и после выполнения процедуры, вызываемой по данному событию в списке "directoryList" отобразятся данные соответствующей таблицы.

Аналогично устанавливаем свойства для элемента "directoryList":

Имя-" directoryList";

Значение по умолчанию-0;

Тип источника строк- Таблица или запрос;

Источник строк- SELECT department_type.id, department_type.title, department_type.cmnt FROM department_type WHERE expired is null;

(Источник строк создали с помощью построителя запросов см. рисунок 3.9).

Ширина столбцов - 0см, чтобы в списке не отображался 1-й столбец (id).

Аналогично настроили зеленую зону.

Непосредственно для редактирования данных создаем формы editDirectoryForm (редактирование справочников), editPersonsForm (редактирование основных данных сотрудника), editAwardForm, editEducationForm, editHolidayForm, editMovementForm, editPunishForm (редактирование истории соответствующей категории данных сотрудника).

3.2.4 Оперирование данными

Создание запросов. Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Создадим запрос для определения последней даты перемещения по отделам или профессиям каждого сотрудника.

Для создания запроса необходимо открыть вкладку "Запросы" окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать "Простой запрос". В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу "movement", добавляем необходимые поля (Рисунок 3.10), нажимаем кнопку "Далее". На основании этих данных будет создан запрос.

В следующем окне нажимаем "Далее". Теперь задаем имя запроса "lastMovementQuery" и отмечаем галочкой пункт "Изменить макет запроса", нажимаем "Готово". Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь, добавив групповые операции, в столбце "appointment_date" в строке "Групповая операция" задаем параметр "Max", в столбце "persons_id" в строке "Групповая операция" задаем параметр "Группировка", для столбца "expired" " в строке "Условие отбора" задаем "Is Null" (Рисунок 3.11)

Аналогично создадим запрос с именем "firstMovementQuery", отображающем дату приема на работу каждого сотрудника. (Рисунок 3.12)

В созданных запросах есть только дата перемещения, но нет названий текущих профессии и отдела каждого сотрудника. Для получения их создадим еще один запрос, используя только что созданные. Действуя аналогично получим новый запрос с именем "lastMovementFullQuery", изображенный в режиме конструктора на рисунке 3.13. В нем были добавлены дополнительные связи между запросом "lastMovementQuery" и таблицей "movement".

При выполнении запроса (значок на панели управления) появится таблица текущей профессии и места работы каждого сотрудника (Рисунок 3.14).

Однако, в нем есть только коды сотрудников и нет их основных данных.

Поэтому создаем еще один запрос с именем "personsFullQuery. В режиме конструктора он выглядит так, как показано на рисунке 15.

Выполнив его, получим (рисунок 16) требуемые данные.

Для создания впоследствии отчетов были созданы еще запросы: holidayQuery, lastEducationFullQuery, lastEducationQuery, punishQuery, personsWithEducationQuery.

3.2.5 Выходные данные

Отчет о работниках по категориям и профессиям. Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, также, как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Категория профессии записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

...