Система менеджмента качества строительных организаций

Согласно требованиям стандартов ИСО 9000 организация должна установить и поддерживать в рабочем состоянии процедуру управления всеми документами и регистрационными данными о качестве. Наиболее полное представление о содержании этого процесса может быть получено на основе функционального подхода к управлению. Известно, что при любом управлении выполняются следующие общие функции: планирование, организация, контроль, регулирование, учет, анализ.

Таблица 3. Основные стадии и работы по управлению документацией

Основные стадии управления документацией и данными о качестве	Работы по управлению документацией
Планирование разработки документов	Определение состава документов; Составление планов разработки и пересмотра документов
Организация разработки документов	Разработка и согласование документов; Утверждение документов. Введение в действие документов. Обеспечение документами пользователей
Контроль документов	Контроль правильности изложения и оформления документов; Проверка выполнения требований документов
Регулирование документов	Внесение изменений и дополнений в документы; Ревизия документов; Пересмотр документов; Поддержание документов в рабочем состоянии; Отмена документов
Учет документов	Регистрация документов и данных о качестве; Хранение документов и данных о качестве
Анализ документов	Анализ документации



Планирование разработки документов

Данный вид планирования осуществляется службой качества на основе общего плана внедрения стандартов семейства ИСО 9000. Ежегодно составляемые планы-графики разработки (и пересмотра) документации согласовываются со всеми заинтересованными руководителями отделов. При планировании определяются отделы (должностные лица), ответственные за выполнение всех указанных работ по каждому отдельному документу.

Данную работу целесообразно выполнять в виде матрицы ответственности.

Процедуры

Включают в себя все процедуры, необходимые в рамках системы менеджмента качества, определяющие методы производства в соответствии с требованиями ISO 9001, которые определены как "документированная процедура".

Например:

Управление документацией.

Управление записями.

Внутренний аудит.

Несоответствующая продукция.

Корректирующие действия.

Предупреждающие действия.

Процедуры (стандарты предприятия)

Процедуры, выполняемые подразделениями, составляют второй уровень документов системы качества. Каждая процедура представляет собой документ, описывающий общие процедуры (т.е. без поименного перечисления исполнителей). Такой документ может включать в себя структурную схему подразделения с распределением функциональных обязанностей. Документ должен включать ответы на следующие вопросы:

что? (функции подразделений);

кто? (организационная структура, обязанности, ответственность, функции и роль каждого);

как? (ссылка на инструкцию, где объясняется, как именно выполняются операции);

с кем? (кто является поставщиком и заказчиком подразделения).

Рабочие инструкции

Представляют собой третий (нижний) уровень документов системы качества. Данные инструкции описывают шаг за шагом, как может быть выполнена конкретная простая операция производства, сборка, установка оборудования, поддержание его в рабочем состоянии и т.д.

Устанавливают, как может быть проконтролировано качество продукции, какие средства могут быть использованы, какое измерительное оборудование может быть применено и т.п.

Документация процессов

Включает в себя схемы, определяющие последовательность и взаимодействие производства продукции на каждом этапе для всех процессов управления и производства.

Контроль за нумерацией схем и номером издания должен осуществляться также, как и по отношению к остальным процедурам системы качества.

Записи (по качеству)

Основой СМК служит накопление данных, которые включают в себя результаты инспекций и испытаний, жалоб со стороны заказчика (застройщика), протоколы по анализу проектов, анализу со стороны руководства и т.д.

Когда организация принимает решение сохранить эти данные на какой-либо срок, они становятся записями по качеству и должны соответствовать п. 4.2.4 ISO 9001.

Контроль за нумерацией и номером выпуска форм (бланков) должен осуществляться также, как и за остальными документами системы качества.



Рис. 9. Модель процесса инженерной подготовки (пример).

Организация разработки и введение в действие документов

Обычно разработка каждого документа ведется в три последовательно выполняемые стадии:

первая стадия - разработка проекта (первой редакции) документа и направление его на отзыв в соответствующие отделы;

вторая стадия - обработка отзывов, разработка окончательной редакции документа, согласование его с заинтересованными отделами и утверждение полномочным должностным лицом;

третья стадия - регистрация, издание и обеспечение пользователей.

Разработанному документу присваивается определенный код (шифр), устанавливающий его структурную принадлежность к документации системы качества. В наиболее распространенном варианте кодирования код документа включает: условное обозначение (индекс) документа, цифровой код вида документа, цифровой код элемента системы качества, порядковый номер документа и год его утверждения.

Цель юридической защиты документов системы качества состоит в сохранении интеллектуальной собственности предприятия, так как все документы системы качества, за исключением Руководства, являются документами внутреннего пользования, они не должны представляться сторонним организациям и лицам без соответствующего разрешения уполномоченного должностного лица.

Введение в действие утвержденного документа осуществляется отделом-разработчиком. Каждый вводимый в действие документ сопровождается специальным листом, в котором указываются руководители отделов, на которых этим документом возлагаются определенные обязанности. Ввод документа в действие осуществляется на основе соответствующего распорядительного документа.

Обеспечение пользователей копиями документа осуществляет отдел-разработчик. При этом ведется строгий учет выданных копий.

Ответственность за своевременное и полное введение документа, а также за ознакомление работников с его содержанием несут руководители подразделений, на которые распространяется действие документа.

Контроль документов

Контроль правильности изложения и оформления документов осуществляют служба качества. Постоянную (текущую) проверку выполнения требований документа ведут отделы, в которых документ используется, периодическую проверку осуществляют при проведении аудитов системы качества.

Регулирование документов

Целью этой деятельности является предотвращение использования утративших силу или устаревших документов. В связи с этим особое внимание уделяется своевременному обновлению документов, т. е. внесению в них изменений и дополнений.

Основными факторами, определяющими необходимость внесения в документ изменений и дополнений, могут быть:

изменения в политике организации в области качества;

изменения условий выполнения регламентированной документом работы;

изменения требований к выполнению работы;

истечение срока действия одного или нескольких документов, с которыми связано выполнение работы;

результаты внутреннего или внешнего аудита системы качества;

решение руководства организации;

обоснованные предложения руководителей отделов, специалистов и исполнителей.

Изменения и дополнения в документ вносит отдел-разработчик документа. Целесообразно документ, в который внесены изменение или дополнение, как-либо выделять, например, с помощью определенных цветовых, графических или буквенных знаков. Допустим, на документ наклеивается красный ярлык, наличие которого свидетельствует о том, что это - измененный документ и, следовательно, каждый его пользователь обязан с ним ознакомиться. После ознакомления с документом всех его пользователей ярлык снимается и с подписью снявшего его исполнителя отсылается в службу, которая контролирует поступление этого ярлыка.

Лист регистрации изменений и дополнений включается в состав каждого документа.

Для определения актуальности содержания документов системы качества и необходимости внесения в них соответствующих изменений проводится ежегодная редакция, что подтверждается отметкой на титульном листе документа каждого учтенного экземпляра. Ответственность за редакцию несет отдел, отвечающий за разработку и актуализацию документа.

При необходимости внесения в документ существенных, имеющих принципиальный характер, изменений производится его пересмотр, результатом которого является полное обновление документа и новое его издание. Основанием для пересмотра могут быть замечания по результатам внутреннего аудита, предложения отделов организации. При пересмотре отменяется действующий документ, а в новом указывается, какой документ он заменяет. Новому документу присваивается старый код с заменой двух последних цифр года утверждения. Ответственность за пересмотр документа несет отдел, отвечающий за его разработку и обновление.

Для поддержания документов в рабочем состоянии проводится специальная проверка, по результатам которой оценивается состояние документа и составляется заявка на его замену с указанием причин негодности и отсутствия необходимого количества экземпляров. Вся действующая документация имеет гриф "Учтенный экземпляр". Использование просроченных документов не допускается. Документы, пришедшие в негодность, изымаются из обращения и уничтожаются. Негодными признаются документы, которыми невозможно пользоваться: загрязненные, порванные, неполные из-за утери отдельных листов. Ответственность за поддержание документов в рабочем состоянии несут его пользователи.

Отмена (аннулирование) документов

Аннулирование документов производится:

при пересмотре документа;

при выявлении необходимости соединения нескольких действующих документов в один или разделения одного документа на несколько с целью более полной детализации установленных требований;

при существенных изменениях организационной структуры, технологии производства и т.п.;

при изменении вида документа (например, перевод инструкции в стандарт предприятия или наоборот);

в других обоснованных случаях.

Отмененный документ изымается из обращения и на учтенные экземпляры ставится штамп или пометка "Отменен" за подписью лица, ответственного за контроль выполнения положений документа. Решение об аннулировании документа или об изменении срока его действия принимает лицо, утвердившее документ.

Учет документов

На каждый документ системы качества после его утверждения заводится карточка учета, в которой приводятся номер экземпляра копии, отдел, фамилия и подпись лица, получившего копию. Регистрация выдаваемых или рассылаемых пользователям документов производится в специальном журнале, в котором фиксируются: код и наименование документа, форма предоставления его пользователю, подпись пользователя, а также делаются отметки об отмене документа. В ряде случаев по письменной заявке пользователя ему предоставляется несколько учтенных экземпляров документа, на один из которых ставится гриф "Контрольный", а на остальные - "Рабочий".

При предоставлении документов системы качества сторонним организациям на них проставляется штамп или делается надпись от руки "Для информации". Решение о предоставлении документов сторонним организациям принимает руководитель службы качества или другое, уполномоченное руководителем организации лицо.

Подлинники документов учитываются в инвентарном журнале (отдельно по видам документов). На свободном поле обложки каждого документа указывается его инвентарный номер. Все подлинники документов хранятся в службе качества, а копии - в соответствующих подразделениях. Хранятся учтенные и неучтенные копии документов в отделах отдельно - с тем, чтобы исключить возможность несанкционированного или случайного использования утративших силу или устаревших документов. В каждом отделе организации ведется опись хранимых в нем документов.

Зарегистрированные данные о качестве хранятся в течение заданного периода времени (эти сроки устанавливаются в документах, определяющих необходимость хранения данных о качестве) таким образом, чтобы можно было их своевременно получить, когда проводится анализ, выявляющий тенденции изменения показателей качества и уточняющий необходимость и эффективность разработки и реализации корректирующих (предупреждающих) действий. Срок хранения документов должен соответствовать времени службы продукции.

Даже устаревшие документы и данные о качестве могут представлять собой большую ценность, например, для юридических целей и для сохранения накопленных в организации знаний.

Хранятся зарегистрированные данные о качестве в любой форме, например, на бумаге или в памяти ЭВМ.

Гибкость стандарта

"Традиционный" процедурный подход к документированию элементов системы считается приемлемым, но необходимы процессы менеджмента, которые связывают их вместе.

Альтернативным способом является следующее: все рабочие процессы могут быть отображены схематически, с небольшой поддержкой текста.

Комбинация схематических диаграмм (показывающих взаимосвязь) согласованная с текстовыми рабочими инструкциями, является возможным решением.

Одновременно с разработкой документации необходимо научить работать сотрудников по вводимым в действие документам.



10. Идентификация и документирование процесса

Процесс представляет собой горизонтальную интеграцию работ, или операций, направленных на результат: выпуск продукции, внешних и внутренних услуг, или выработку управляющих воздействий [ 4 ].

Последовательность внедрения процессного подхода

Необходимо выявить (задать) полную систему процессов организации (бизнес-процессов, процессов управления и поддерживающих процессов).

Определить последовательность, взаимосвязь и взаимодействия процессов.

Определить ключевые процессы (в соответствии с принципом Парето 80:20).

Определить ответственных за процесс.

Определить потребителя процесса и описать выход, то есть результаты процесса.

Определить поставщиков процесса и требования к элементам входа процесса, то есть, к ресурсам.

Определить критерии управления процессами и средства их измерения.

Спланировать процесс, измерения показателей качества и эффективности процесса.

Описать процесс в виде блок-схемы, проанализировать его ход и содержание.

Определить входные и выходные документы по стадиям процесса (например, регламент, должностные инструкции, журнал производства работ и т.п.).

Обеспечить информационные потоки, необходимые для управления и мониторинга процесса.

Вести регулярную оценку, мониторинг и анализ данных, относящихся к процессу.

Систематически проводить корректирующие и предупреждающие действия по отношению к процессу.

Определить порядок внесения в процесс изменений.

Для внедрения СМК организация должна (см. п 4.1) определить владельцев процессов, закрепить ответственность и полномочия персонала при выполнении процессов (выполняется в ходе разработки структуры организации, матрицы ответственности, положений о подразделениях и должностных инструкций специалистов). Владелец процесса - должностное лицо, несущее ответственность за разработку и организацию выполнения процесса, а также за его конечный результат. Владелец процесса устанавливает правила для всех участников данного процесса. Наряду с термином "владелец процесса" на практике используется термин "хозяин процесса" - должностное лицо, непосредственно руководящее или выполняющее определенный процесс. Так в проектной организации "владельцем процесса" проектирования является главный инженер, а "хозяевами" - ГИПы по конкретным проектам.

Разработка схемы процесса, символы, пример построения

при выполнении сложной задачи проще всего разбить ее на управляемые этапы;

при строительстве дома кирпич кладется за кирпичом каждый раз;

разработка схемы - это последовательное определение каждого этапа процесса;

это дает возможность шаг за шагом подходить к документированию нашей процедуры;

когда разработаете процесс, необходимо обсудить с сотрудниками, выполняющими эти работы и получить их одобрение до формального документирования процедуры.

В строительной организации могут быть выделены следующие процессы:

получение от заказчика (застройщика) и входной контроль ПСД;

подготовка строительного производства в соответствии с ПОС, ППР или другой организационно-технологической документации исполнителя работ;

решение вопросов материально-технического обеспечения СМР;

составление графиков обеспечения строительства ресурсами;

подбор, обучение и переподготовка кадров;

создание и поддержание в рабочем состоянии инфраструктуры и производственной среды;

входной контроль материалов, конструкций, изделий;

выполнение графиков работ и МТО в текущем периоде;

операционный контроль технологического процесса выполнения СМР;

консервация незаконченных строительством объектов;

метрологическое обеспечение производства;

оценка соответствия выполненных работ и их приемка;

устранение дефектов в течение гарантийного срока;

сбор и анализ данных по технологическому процессу выполнения СМР;

разработка и выполнение корректирующих и предупреждающих действий.

Рис. 11. Схематическое изображение процесса



Рис. 12. Схематичное представление типичных процессов СМК относительно модели СМК

Рис. 13. PDCA-цикл (концепция постоянного улучшения процессов)

Взаимодействие процессов



Рис. 14. Цепь взаимодействия процессов

Входы/выходы могут быть осязаемыми и неосязаемыми. Например, они могут включать снабжение, материалы, компоненты, энергию, информацию, финансы и т.п.

Примечание: Некоторые важные процессы могут не иметь взаимодействия с внешним потребителем (F), например: внутренний аудит; анализ СМК со стороны руководства; подготовка персонала

Рис. 15. Сеть взаимодействующих процессов



Рис. 16. Модель системы качества ЗАО "Трансстрой-Сахалин", основанная на процессном подходе (пример)

Рис. 17. Модель процесса менеджмента качества



Рис. 18. Модель процесса менеджмента персонала

Рис. 19. Проектно-изыскательские работы в ОАО (пример)

Компьютеризация процедур

Преимущества:

избавление от папок;

быстрое обновление;

легкость при поиске;

помогают обучению сотрудников системе качества;

более интересны в работе.

Недостатки

требует соответствующих условий;

необходимо обучение пользователей;

необходимы соответствующие программы.

Разработано программное обеспечение, которое соответствует всем требованиям, необходимым для полной замены бумажных копий полностью компьютеризированной системой (например, "Служба качества v.2.0", "Бизнес-студия").

Программное обеспечение позволяет разработать программы для управления и представления процедур, документации организации в форме, удобной для использования.

Использование техники схематизации позволяет управлять информацией и процессами, независимо от их сложности, документировать путем разделения их на элементы, которые легко понять, которые вместе составляют целостную картину.



11. СНИП 12-01-2004. Контроль качества строительства. Надзор за строительством

Представляется весьма интересным сравнить соответствующие требования СНиП 12-04-2004 и ISO 9001:2008:

1. СНиП 12-01-2004, п. 4.2.

Исполнитель работ может подтвердить свои возможности по обеспечению качества строительства наличием сертифицированной в установленном порядке Системы менеджмента качества.

Примечание: Сертификация подразумевает соотнесение (сравнение) фактической деятельности организации с определенными требованиями (т.е. с требованиями, установленными в международном стандарте на СМК ISO 9001:2000).

2. СНиП 12-01-2004, п. 6.1.

Производственный контроль качества строительства выполняется исполнителем работ и включает в себя:

входной контроль проектной документации, предоставленной застройщиком (заказчиком);

приемку вынесенной в натуру геодезической разбивочной основы;

входной контроль применяемых материалов, изделий;

операционный контроль в процессе выполнения и по завершении операций;

оценку соответствия выполненных работ, результаты которых становятся недоступными для контроля после начала выполнения последующих работ.

Мониторинг и измерение продукции

Организация должна проводить мониторинг и измерение характеристик продукции для верификации того, выполнены ли требования к продукции. Это должно осуществляться на соответствующих стадиях процесса создания продукции в соответствии с запланированными мероприятиями.

Свидетельства соответствия продукции критериям приемки должны вестись и сохраняться. В этих записях должно указываться лицо, санкционировавшее выпуск продукции.

Верификация закупленной продукции

Организация должна установить и осуществлять контроль или другие виды деятельности, необходимые для обеспечения соответствия закупленной продукции установленным требованиям к закупке.

4. СНиП 12-01-2004, п. 6.1.1.

При входном контроле проектной документации следует проанализировать всю представленную документацию, включая ПОС и рабочую документацию, проверив при этом:

ее комплектность;

соответствие проектных осевых размеров и геодезической основы;

наличие согласований и утверждений;

наличие ссылок на материалы и изделия;

соответствие границ стройплощадки на стройгенплане установленным сервитутам;

наличие перечня работ и конструкций, показатели качества которых влияют на безопасность объекта и подлежат оценке соответствия в процессе строительства;

наличие предельных значений контролируемых по указанному перечню параметров, допускаемых уровней несоответствия по каждому из них;

наличие указаний о методах контроля и измерений, в том числе в виде ссылок на соответствующие нормативные документы.

5. СНиП 12-01-2004, п. 6.1.3.

Входным контролем в соответствии с действующим законодательством проверяют соответствие показателей качества покупаемых (получаемых) материалов, изделий и оборудования требованиям стандартов, технических условий или технических свидетельств на них, указанных в проектной документации и (или) договоре подряда.

При этом проверяется наличие и содержание сопроводительных документов поставщика (производителя), подтверждающих качество указанных материалов, изделий и оборудования.

При необходимости могут выполняться контрольные измерения и испытания указанных выше показателей.

6. СНиП 12-01-2004, п. 6.1.5.

Материалы, изделия, оборудование, несоответствие которых установленным требованиям выявлено входным контролем, следует отделить от пригодных и промаркировать. Работы с применением этих материалов, изделий и оборудования следует приостановить. Застройщик (заказчик) должен быть извещен о приостановке работ и ее причинах.

В соответствии с законодательством может быть принято одно из трех решений:

поставщик выполняет замену несоответствующих материалов, изделий, оборудования соответствующими;

несоответствующие изделия дорабатываются;

несоответствующие материалы, изделия могут быть применены после обязательного согласования с застройщиком (заказчиком), проектировщиком и органом государственного контроля (надзора) по его компетенции.

7. ISO 9001:2008 8.3.

Управление несоответствующей продукцией

Необходимо обеспечить, чтобы несоответствующая продукция была идентифицирована и управляема для предотвращения непреднамеренного использования или поставки.

Управление, ответственность и полномочия для работы с несоответствующей продукцией должны быть определены в документированной процедуре.

Вопрос несоответствующей продукцией решается:

принятием мер с целью устранения несоответствия;

выпуском после санкционированного разрешения;

принятием мер по предотвращению первоначального предполагаемого использования или применения.

Если несоответствие выявлено после поставки, организация должна предпринять действия, соответствующие последствиям несоответствия.

8. СНиП 12-01-2004, п. 6.1.6.

Операционным контролем исполнитель работ проверяет:

соответствие последовательности и состава выполняемых технологических операций технологической и нормативной документации, распространяющейся на данные технологические операции;

соблюдение технологических режимов, установленных технологическими картами и регламентами;

соответствие показателей качества выполнения операций и их результатов требованиям проектной и технологической документации, а также распространяющейся на данные технологические операции нормативной документации.

Места выполнения контрольных операций, их частота, исполнители, методы и средства измерений, формы записи результатов, порядок принятия решений при выявлении несоответствий установленным требованиям должны соответствовать требованиям проектной, технологической и нормативной документации.

Результаты операционного контроля должны быть документированы.

9. ISO 9001:2008

Свидетельства соответствия продукции критериям приемки должны вестись и сохраняться. В этих записях должно указываться лицо, санкционировавшее выпуск продукции.

Верификация - это подтверждение посредством предоставления объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены. Т.е. необходимо подтвердить, что выполненные работы (фактические) соответствуют требуемым значениям (проектной документации).

Мониторинг и измерения должны проводиться на соответствующих стадиях процесса создания продукции в соответствии с запланированными мероприятиями.

10. СНиП 12-01-2004, п. 6.2.1.

Результаты приемки работ, скрываемых последующими работами, в соответствии с требованиями проектной и нормативной документации оформляются актами освидетельствования скрытых работ. Застройщик (заказчик) может потребовать повторного освидетельствования после устранения выявленных дефектов.

11. СНиП 12-01-2004, п. 6.2.2.

К процедуре оценки соответствия отдельных конструкций, ярусов конструкций (этажей) исполнитель работ должен представить акты освидетельствования всех скрытых работ, входящих в состав этих конструкций, геодезические исполнительные схемы, а также протоколы испытаний конструкций в случаях, предусмотренных проектной документацией и (или) договором строительного подряда. Застройщик (заказчик) может выполнить контроль достоверности представленных исполнителем работ исполнительных геодезических схем. С этой целью исполнитель работ должен сохранить до момента завершения приемки закрепленные в натуре разбивочные оси и монтажные ориентиры.

Результаты приемки отдельных конструкций должны оформляться актами промежуточной приемки конструкций (приложение В).

12. СНиП 12-01-2004, п. 6.2.4.

При обнаружении в результате поэтапной приемки дефектов работ, конструкций, участков инженерных сетей соответствующие акты должны оформляться только после устранения выявленных дефектов.

В случаях когда последующие работы должны начинаться после перерыва более чем в 6 месяцев с момента завершения поэтапной приемки, перед возобновлением работ эти процедуры следует выполнить повторно с оформлением соответствующих актов.

Административный контроль за строительством в целях ограничения неблагоприятного воздействия строительно-монтажных работ на население и территорию в зоне влияния ведущегося строительства ведется органами местного самоуправления или уполномоченными ими организациями (административными инспекциями и т.п.).

Надзор заключается в предварительном установлении условий ведения строительства (размеры ограждения стройплощадки, временной режим работ, удаление мусора, поддержание порядка на прилегающей территории и т.п.) и контроле соблюдения этих условий в ходе строительства.

Технический надзор застройщика (заказчика) за строительством выполняет:

проверку наличия у исполнителя работ документов о качестве (сертификатов в установленных случаях) на применяемые им материалы, изделия и оборудование, документированных результатов входного контроля и лабораторных испытаний;

контроль соблюдения исполнителем работ правил складирования и хранения применяемых материалов, изделий и оборудования; при выявлении нарушений этих правил представитель технадзора может запретить применение неправильно складированных и хранящихся материалов;

контроль соответствия выполняемого исполнителем работ операционного контроля требованиям 6.1.6;

контроль наличия и правильности ведения исполнителем работ исполнительной документации, в том числе оценку достоверности геодезических исполнительных схем выполненных конструкций с выборочным контролем точности положения элементов;

контроль за устранением дефектов в проектной документации, выявленных в процессе строительства, документированный возврат дефектной документации проектировщику, контроль и документированная приемка исправленной документации, передача ее исполнителю работ.

контроль исполнения исполнителем работ предписаний органов государственного надзора и местного самоуправления;

извещение органов государственного надзора обо всех случаях аварийного состояния на объекте строительства;

контроль соответствия объемов и сроков выполнения работ условиям договора и календарному плану строительства;

оценку (совместно с исполнителем работ) соответствия выполненных работ, конструкций, участков инженерных сетей, подписание двухсторонних актов, подтверждающих соответствие; контроль за выполнением исполнителем работ требования о недопустимости выполнения последующих работ до подписания указанных актов;

заключительную оценку (совместно с исполнителем работ) соответствия законченного строительством объекта требованиям законодательства, проектной и нормативной документации.



12. Методика создания СМК в строительной организации

До принятия решения о начале работ по созданию СМК строительной организации желательно провести измерения и анализ уровня дефектности (несоответствий) в производственных процессах. Уровни несоответствий могут оказаться высокими, что далеко не всегда означает низкое качество выполняемых работ, скорее - это негодные методы управления качеством.

При анализе несоответствий они могут классифицироваться по степени важности (опасности), носить различный характер (технический, исполнительный, организационный и т.д.). Причины могут быть на уровне исполнителя и его рабочего места, на уровне бригады, участка, на уровне организации или взаимоотношений с поставщиками.

До начала разработки документации СМК целесообразно устранить причины несоответствий на уровне исполнителя и его рабочего места, на уровне бригады и участка. До устранения несоответствий в основе которых неисполнение персоналом своих обязанностей, пренебрежение к документации, непрофессионализм, плохая организация работы бригады, отсутствие необходимой оснастки, инструмента и др. бессмысленно создавать документированные системы качества.

Предпосылки разработки СМК в строительной организации:

Разработка системы обусловлена:

требованиями заказчика, который платит деньги и поэтому имеет право выбора подрядчика, обеспечивающего заданные параметры продукции;

требованиями, предъявляемыми к участникам конкурса;

требованиями банков, которые, предоставляя кредиты организациям, хотят быть уверенными в их платежеспособности;

требованиями страховых компаний, уменьшающими сумму страховых взносов организациям, имеющим сертифицированную систему качества;

требованиями автономной некоммерческой организации к принимаемой в ее состав строительной организации;

угрозой от риска наступления имущественной ответственности за ущерб, причиненный заказчику;

возможностью обеспечения конкурентных преимуществ;

необходимостью решения внутренних проблем, связанных с формированием качества выполняемых процедур, т.е. создать систему, управляемую директором;

повышением репутации организации, в том числе при использовании сертификата системы в рекламных целях.

1 этап: Принятие решения о необходимости разработки (доработки) системы с использованием стандартов ИСО-9000

Оформляется приказом по организации, в котором определяются этапы разработки, перечень разрабатываемых документов, сроки и ответственные за исполнение.

Приказ должен:

содержать дату начала работ по созданию СМК;

назначить представителя руководства, ответственного за СМК;

назначить руководителя проекта по разработке и созданию СМК;

определить состав рабочей группы из ведущих специалистов организации, ответственных за разработку СМК;

определить сроки утверждения плана работ по созданию СМК.

Результаты анализа оформляются отчетом (оценочным аудитом).

Проведение анализа действующей на предприятии СМК:

проводится подробное ознакомление с действующей на предприятии системой менеджмента качества, ее анализ и оценка на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001;

анализ проводится по заранее подготовленному вопроснику путем опроса персонала, знакомства с действующими нормативными и исполнительными документами предприятия, изучения технологии производства и системы контроля процессов.

3 этап: Планирование работ по разработке документов для оценки потребности: в специалистах, во времени, в финансах

Оформляется документ "План разработки системы".

Основой для разработки плана создания СМК являются:

требования ИСО 9001-2008;

результаты проведенного обследования и анализа действующей СМК в организации.

4 этап: Создание организационной структуры службы качества:

на этом этапе проводится техническая учеба службы качества и руководителей;

оформляется приказом, в котором определяется структура службы, ее функции, конкретное замещение;

к приказу прикладывается план технической учебы и график аттестации работников.

Формирование организационной структуры системы качества предполагает определение должностных лиц и подразделений организации, которые будут заниматься разработкой, внедрением, поддержанием в рабочем состоянии и улучшением системы качества.

Таблица 4. Примерный календарный план внедрения системы качества



При формировании организационной структуры СМК целесообразно:

назначить Представителя руководства по системе качества в лице одного из заместителей Первого руководителя организации; разработать и утвердить его должностную инструкцию;

образовать Совет по качеству; разработать и утвердить положение о Совете по качеству;

образовать Службу качества в составе 1-2 чел. (в зависимости от размеров организации); разработать и утвердить положение о службе качества;

назначить представителей по системе качества в подразделениях в лице начальников отделов; внести изменения в их должностные инструкции;

назначить внутренних аудиторов системы качества (после прохождения ими соответствующего обучения).

5 этап: Детальное планирование разработки документов системы качества

Оформляется в виде матрицы ответственности работников службы качества со сроками исполнения.

6 этап: Разработка документов, их внедрение и опытная эксплуатация от 3-х до 6-ти месяцев

Оформляется приказом об утверждении и внедрении.

Обучение персонала предприятия

после завершения разработки первой редакции документов СМК, следует провести обучение всего персонала выполнению процедур в соответствии с требованиями созданных документов СМК и ведению записей по качеству;

обучение проводят непосредственно на практике ответственные владельцы процессов;

выявленные на этой стадии недоработки и пробелы в документированных процедурах должны быть исправлены.

7 этап: Внутренний аудит после опытной эксплуатации системы с выявлением дефектов

Как только в организации будет разработан первый документ системы качества и начата его опытная эксплуатация, необходимо приступать к отслеживанию его функционирования: насколько реальные процессы, происходящие в строительной организации, соответствуют документу, не возникли ли отклонения, в чем их причина, как улучшить систему качества - осуществлять внутренний аудит системы качества силами независимых обученных специалистов из числа работников организации, планировать и осуществлять корректирующие и предупреждающие действия.

Результаты проведения внутреннего аудита оформляются в виде отчета с предложениями по доработке документации.

8 этап: Доработка документов системы по выводам внутреннего аудита

Оформляется приказом об утверждении и внедрении доработок.

9 этап: Сертификация системы

Включает в себя следующие работы:

определение органа по сертификации и работа с ним;

внесение изменений в документацию по замечаниям рецензента;

проведение сертификационного аудита и получение сертификата.



13. Аудит

Аудит (проверка) - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Из определения аудита следует:

аудит - это процесс (рис. 20), следовательно, на него распространяются все требования к процессу;

при проведении аудита должна собираться объективная информация;

оценка - это сопоставление собранной информации с критериями аудита.

Термины, входящие в аудит:

Критерии аудита - совокупность политики, процедур или требований.

Свидетельства аудита - записи, изложение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита (проверки), которые могут быть проверены.

Наблюдения (выводы) аудита - результаты оценки собранных свидетельств аудита, в зависимости от критериев аудита (наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита, а также на возможности улучшения).

Заключение по результатам аудита - выходные данные аудита, предоставленные аудиторской группой после рассмотрения целей и всех выводов аудита.

Аудитор - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.

Компетентность - выраженная способность применять свои знания и навыки.

Технический эксперт - лицо, обладающее специальными знаниями или опытом, применительно к объекту аудита.

Программа аудита - совокупность аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

План аудита - описание деятельности на месте.

Область аудита - местонахождение, организационная структура, виды деятельности и процессы организации, а также время проведения аудита.

Объективное свидетельство - данные, подтверждающие наличие чего-либо или удостоверяющие в чем-либо.

Несоответствие - неудовлетворение требований.

Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Типы и планирование аудита

Участниками аудита являются:

заказчик (потребитель, клиент) аудита - сама организация или лицо, заказавшее аудит (первая сторона), потребитель продукции и услуг данной организации (вторая сторона) и независимая внешняя организация (третья сторона). При внутреннем аудите заказчиком аудита является сама проверяемая организация - в лице её руководства;

проверяемая сторона - организация, подвергающаяся аудиту;

аудиторская группа - один или несколько аудиторов (экспертов по сертификации систем качества), проводящих аудит (проверку). Один из аудиторов в группе по аудиту назначается руководителем группы. В группу по аудиту могут входить стажеры и, при необходимости, технические эксперты (специалисты).

Различаются следующие типы аудитов:

первой стороны (самооценка). Это внутренние аудиты собственных систем качества, проводимые для внутренних целей самой организацией или от ее имени. По результатам внутреннего аудита принимаются решения об изменениях в управлении, проведении корректирующих действий, а также о возможности усовершенствования системы управления организацией. Результаты внутреннего аудита могут служить основанием для декларации о соответствии;

второй стороны (одобрение заказчика). Потребитель (или другие лица от его имени) проверяет поставщика или потенциального поставщика. Это аудит стороны, заинтересованной в деятельности организации. Результаты аудита позволяют судить о способности поставщика отвечать установленным требованиям стандарта качества;

третьей стороны (сертификация). Внешняя независимая организация (орган по сертификации), которая проводит сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям ИСО 9001, проверяет клиента. Главная задача сертификационного аудита - провести независимую оценку системы менеджмента качества проверяемой организации. Результатом этой оценки является заключение о соответствии/несоответствии СМК организации требованиям стандарта ИСО 9001:2001. В итоге потребитель получает гарантию от независимой организации, что система менеджмента качества поставщика (организации) состоит из определенного набора элементов, в ней действуют стандартные процедуры, они внедрены (используются при работе сотрудниками), проводятся внутренние аудиты, руководством организации анализируется эффективность СМК и т.д.

Плановый внутренний аудит каждого подразделения, процесса проводится не реже одного раза в год. Периодически возникает потребность во внеплановом аудите тех подразделений, которые имеют трудности в работе. Внутренние аудиторы могут, по заданию руководства организации, проводить аудит поставщиков.

Целью внутреннего аудита СМК является:

подтверждение соответствия СМК установленным требованиям;

обеспечение ее совершенствования;

проверка выполнения корректирующих действий и устранение причин обнаруженных несоответствий;

подготовка к сертификации.

Внутренний аудит включает планирование аудитов на заданный период времени; их проведение и подготовку отчетов по аудиту.

В организации должна быть разработана документированная процедура "Внутренний аудит".

Управление программой аудитов

Целью проведения аудита собственной системы менеджмента качества (внутреннего аудита) является определение ее соответствия установленным требованиям, подтверждение результативности внедрения и поддержания в рабочем состоянии.

Руководство внутренним аудитом организации осуществляет Представитель руководства по СМК или Руководитель службы качества.

Для получения эффекта от проведения аудитов они должны планироваться и обеспечиваться необходимыми ресурсами.

Для проведения внутреннего аудита обучаются и подготавливаются сотрудники организации. Они могут занимать любые другие должности в организации, но когда они проводят аудит, все должны им подчиняться. Руководители подразделений должны принять то, что их работу могут проверять сотрудники, находящиеся на более низких должностях. Руководитель организации должен поднять и поддерживать на наиболее высоком уровне статус аудиторов. Внутренние аудиторы определяют эффективность СМК. Сотрудники должны знать, что аудиторам лично руководитель организации делегировал полномочия проверок, и, с другой стороны, он должен обязать всех руководителей подчиняться им на период проверки. По программе проведения аудитов, утвержденной руководителем организации, они должны проверять, как работает СМК, и представлять руководству отчеты о проверках с предложениями по корректирующим и предупреждающим действиям. Задача руководителя организации - на основе отчетов исправлять и предупреждать дефекты системы менеджмента качества.

Программа аудита должна предусматривать:

методы планирования, начала и проведения аудитов и последующих действий, включая корректирующие действия;

правила для определения уровня критичности несоответствий;

формат и рассылку отчетов по аудиту, отчеты о несоответствиях, контрольные листы или другие формы, требующиеся для отчета;

записи, их хранение и сроки.

При составлении программы (графика) аудитов необходимо принимать во внимание:

статус и важность процессов;

применяемую систему качества;

требования контракта (договора подряда);

значительные изменения в системе качества в связи с серьезной реорганизацией организации;

информацию о том, что качество продукции подвергается риску в связи с несоответствием.

Годовая программа аудита разрабатывается с учетом важности и значимости видов деятельности и процессов организации. Аудит каждого процесса, вида деятельности, документа или подразделения проводится с учетом результатов предыдущего аудита и предложений руководства организации. Проблемные процессы и процессы, от выполнения которых зависит прочность и устойчивость возводимых зданий и сооружений, проверяются чаще. Годовая программа аудита утверждается руководителем организации.

При поступлении информации от потребителей (заказчика) или контролирующих органов о несоответствии качества выполняемых работ установленным требованиям по приказу руководителя организации возможно проведение внепланового аудита.

Проведение аудита

Организация проведения аудита включает назначение руководителя аудиторской группы, определение целей, области и критериев аудита, формирование аудиторской группы и установление первоначального контакта с проверяемым подразделением.

При первоначальном планировании определяется:

объем аудита;

кто будет проводить аудит;

какие соответствующие требования или спецификации по качеству будут проверяться;

уведомляется проверяемое подразделение о цели аудита;

согласовывается подходящая дата;

собирается информация - особенно в областях, охватывающих описание процесса, так как они могут потребовать особенного внимания;

При детальном планировании выполняют:

сопоставление информации, полученной от проверяемого подразделения;

подготовку программы аудита - направление копии в проверяемое подразделение;

назначение руководителя группы аудиторов, формирование группы по аудиту;

организацию совещаний команды;

подготовку контрольных вопросов командой;

уведомление проверяемых подразделений о необходимых условиях/требованиях:

продолжительности аудита;

составе команды аудиторов;

необходимых условиях и помещении;

административных требованиях.

Группа аудиторов должна получить копии:

документации по системе менеджмента качества;

записей;

отчетов по предыдущим аудитам;

бланков всех документов, которые аудиторы должны будут заполнять (отчеты о несоответствиях, контрольные вопросы и т.д.);

если проверяемая документация признана неадекватной, то может быть принято решение о приостановке аудита до тех пор, пока проблемы с документацией не будут разрешены.

Количество аудиторов в группе и продолжительность аудита зависят от:

- размера и сложности деятельности подразделений;

- применяемой спецификации;

- компетентности аудитора.

Внутренний аудит можно условно разделить на 4 этапа:

планирование и подготовка;

проведение аудита на месте;

анализ выводов аудита;

подготовка отчета и последующие действия.

На этапе подготовки внутреннего аудита необходимо выполнить следующие действия:

составить плана аудита, в котором документируется порядок проведения аудита;

распределить работы между членами аудиторской группы;

подготовить рабочую документацию (контрольные листы и планы выборки);

уведомить проверяемое подразделение и согласовать дату и продолжительность аудита.

Рабочие документы готовятся группой по аудиту заранее и используются в качестве справочных материалов или протоколов. К ним относятся контрольные листы, стандарты, планы выборочного

контроля, формы для заполнения данных, наблюдений, протоколов совещаний.

Контрольный лист (чек-лист) - заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволят аудитору получить при проведении аудита необходимую информацию о степени выполнения установленных требований. Цель контрольного листа - напомнить аудитору о той информации и о фактах, которые он должен получить. В контрольных листах ведутся регистрационные записи об аудите (сведения об интервьюируемых сотрудниках, о проверяемой документации, оборудовании, сделанные наблюдения и замечания). Пользуясь контрольным листом, аудитор управляет временем проверки.

При подготовке контрольных листов (вопросника) аудитор должен принять во внимание:

имеющие место процессы, методы проверки их результативности;

соответствующие процедуры;

используемую документацию качества;

ведущиеся протоколы и записи;

требования ISO 9000.

Контрольные вопросы (чек-листы):

составляются на основе подробного изучения схем процессов (процедур) спецификации;

гарантируют, что все соответствующие требования, содержащиеся в спецификации, рассмотрены;

помогают приобрести доказательство того, что требования, содержащиеся в спецификации, внедрены;

применяются для согласования каждого вопроса с подходящим пунктом спецификации;

имеют огромное значение при написании аудиторских отчетов;

на чек-листах должно быть отведено место для последующих записей ответов на вопросы.

Контрольные вопросы (чек-листы) убеждают в том, что:

каждый элемент спецификации, по отношению к которому была документирована система качества проверяемой организации, проверен, чтобы убедиться, что система охватывает каждый элемент / требование и каждый из них эффективен;

процедуры и рабочие инструкции проверяются на завершенность, адекватность и уровень издания на соответствие контрольного экземпляра;

существуют свидетельства внедрения процедур и инструкций на рабочих участках, подлежащих аудиту;

процедуры и инструкции соответствуют последнему изданию и контролируется их рассылка;

корректирующие действия, предпринятые для разрешения каких-либо несоответствий предыдущего аудита, были завершены и закрыты.

Аудиты СМК никогда не проводятся врасплох. Даты должны быть взаимно удобны и заранее согласованы, чтобы проведение инспекции не помешало производственному процессу, а отрыв руководства и проверяемых сотрудников был минимальным.

Желательно организовать встречу команды аудиторов до аудита, чтобы вкратце ознакомить их с требованиями.

На встрече необходимо рассмотреть:

программу;

распределение аудиторов по объектам, проведение инструктажа аудиторов;

политику аудита и применяемую практику.

При проведении аудита необходимо:

провести предварительное совещание (предварительный контакт с проверяемым подразделением);

провести аудит;

проанализировать результаты;

доложить о выявленных результатах (отчет по результатам аудита).

На предварительном совещании руководитель группы по аудиту должен:

представить членов группы;

разъяснить цели, область и критерии проведения аудита;

подтвердить график проведения работ по аудиту;

ознакомить с методами и процедурами аудита, проинформировать проверяемые подразделения о том, что свидетельством аудита будут выборочные данные и поэтому при проведении аудита будет присутствовать элемент неопределенности;

дать пояснения о несоответствиях, способах отчетности по ним, привести классификацию (значительные, незначительные и т.д.);

объяснить когда, как и в какой форме будет представлен отчет о результатах аудита;

ответить на вопросы, касающиеся аудита.

Проверяемое подразделение может быть посещено аудитором, готовящим аудит, до начала аудита. Подобное посещение дает возможность собрать намного больше информации и оценить аудитору размер и сложность подразделения. Это позволяет установить связь с руководством участка, объяснить все об аудите и устранить естественные опасения проверяемых, объясняя порядок проведения аудита и подготовки отчетов. Посещение до аудита даст возможность избежать многих проблем, которые могут иметь место в ходе аудита, что решается в открытом их обсуждении с руководителем подразделения и в сотрудничестве с ним.

Аудит проводится выборочным методом. Преимущества выборочного метода - более эффективное использование времени. Ограничения выборочного метода - не все документы (процессы) проверяются.

...