Анализ работы секретаря Службы организации пассажирских перевозок в ОАО "Международный аэропорт "Внуково" и основные направления ее совершенствования

- Контрольно-ревизионное управление

- Служба эксплуатации аэропортового комплекса

- Служба организации пассажирских перевозок

- Служба безопасности

- Отдел оптимизации договорной деятельности

- и ряд других отделов, служб, групп и отдельных должностных лиц.

Следует выделить Группу документооборота и Секретариат, осуществляющие документационное обеспечение Общества.

Все эти структурные подразделения специализируются на выполнении определенных функций и имеют свои внутренние организационные подструктуры. В каждом из структурных подразделений организовано архивное хранение документов. Штатная численность сотрудников по состоянию на 01 декабря 2010 года составила 3582сотрудника.

Служба организации пассажирских перевозок (СОПП) является структурным подразделением ОАО « Международный аэропорт Внуково». Ее статус, функции, права, обязанности и ответственность закрепляются «Положением о Службе организации пассажирских перевозок»,согласно которому СОПП является структурным подразделением Общества, организует обслуживание пассажиров и обработку багажа ОАО «Международного аэропорта Внуково».

СОПП специализируется в следующих областях деятельности:

- обслуживание пассажиров в ОАО «Международном аэропорту Внуково».

- подготовка к регистрации.

- обработка багажа пассажиров.

-обеспечение обслуживания пассажиров и багажа в VIP- зале и зале официальных лиц и делегаций при воздушных перевозках.

-информационное обеспечение пассажиров, включающее в себя консультативное и информационное обслуживание пассажиров.

- рассмотрение жалоб и претензий пассажиров, розыск засланного багажа в соответствии с нормативно-технологической документацией, регламентирующей претензионную работу, работу комнаты невостребованного багажа.

- внедрение новых технологий.

-соблюдение нормативных правовых актов по обеспечению авиационной безопасности в аэропорту и на рабочих местах, выполнение антитеррористических мероприятий.

Служба состоит из семи групп:

- группа организации регистрации, оформления багажа, встречи/посадки пассажиров;

- группа загрузки, разгрузки, транспортировки и выдачи багажа пассажирам;

- группа специального обслуживания пассажиров;

- группа по претензионной работе и розыску багажа;

- группа учета перевозочной документации;

- комната матери и ребенка;

- отдел по художественному оформлению зданий и интерьеров.

Также в структуру СОПП входят отдельные работники, подчиняющиеся непосредственно Начальнику службы: мастер по снабжению, табельщик, нормировщик, специалист по стандартам (качеству), инженер-технолог, архивариус, секретарь-делопроизводитель.

СОПП взаимодействует:

- с авиакомпаниями, туристическими фирмами по вопросам организации обслуживания пассажиров и обработки багажа,

- со всеми структурными подразделениями ОАО « Международного аэропорта Внуково» по вопросу сбора информации о производственной деятельности,

- с группой документооборота и секретариатом по вопросу организации и ведения делопроизводства,

- с Дирекцией по информационным технологиям и телекоммуникациям.

-с ОТОП по вопросам разработки, согласования технологической документации,

- с Дирекцией по правовым вопросам, по вопросу согласования проектов организационно-распорядительной и нормативной документации,

- с Пресс-центром по вопросу координации работ по информированию клиентов ОАО « Международный аэропорт Внуково» и средств массовой информации о качестве обслуживания.

Штатная численность сотрудников Службы по состоянию на 01 декабря 2010 года составила 198 сотрудников.

На основе изучения организационных документов, организационной структуры ОАО « Международный аэропорт Внуково» и организационной структуры ее структурного подразделения -Службы организации пассажирских перевозок можно сделать выводы:

1) в ОАО « Международный аэропорт Внуково» применяется смешанная форма организации делопроизводства, которая предполагает выполнение части операций по документационному обеспечению управления централизовано - в Группе документооборота и Секретариате, а части операций по обработке документов в структурных подразделениях (в частности, в Службе организации пассажирских перевозок - секретарем-делопроизводителем);

2) в общей структуре ОАО не создан архив, хранение документов производится непосредственно в службах (в т.ч. Службе организации пассажирских перевозок).

1.3 Нормативно-методическое регулирование деятельности секретаря

Процесс государственной регламентации правил ведения делопроизводства, подготовки и оформления документов, состав видов документов, которыми документируется то или иное управленческое действие, не является чем-то новым. В истории дореволюционной России делопроизводство, формы документов и технологии работы с ними устанавливались с VII века. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

В ОАО "Международный аэропорт Внуково" действует ряд локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность секретаря Службы организации пассажирских перевозок. Проанализируем их в данном разделе работы.

«Положение о Службе организации пассажирских перевозок», утвержденное в 2003 году Генеральным директором, состоит из шести разделов и одного приложения:

1. Общие положения

2. Задачи

3. Функции

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношение с другими структурными подразделениями

Приложение 3

В разделе Общие положения указано точное название Службы, ее место в организационной структуре Общества и степень самостоятельности. В нем перечислены общегосударственные нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность Службы, а также внутренние организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность СОПП.

В разделе Задачи перечислены основные задачи, решаемые Службой и определяющие характер и направление ее деятельности.

Раздел Функции является основным, так как содержит характеристику деятельности СОПП. В нем четко сформулировано описание всех видов работ, выполняемых Службой.

В разделе Права перечислены права, которыми обладает Служба для реализации возложенных на нее задач и функций.

В разделе Ответственность описана ответственность Начальника СОПП, которую он несет перед руководством Общества за осуществление задач и функций, предусмотренных в положении .

Раздел Взаимоотношение с другими структурными подразделениями отражает наличие и характер взаимосвязей СОПП с другими структурными подразделениями Общества, возникающими в ходе выполнения его задач и функций, взаимные обязательства и т.д.

В Приложении 2 «Положения о Службе организации пассажирских перевозок» представлена организационная структура Службы.

В «Положении о Службе организации пассажирских перевозок» сформулированы задачи и функции Службы, но не перечислены ее цели. Также отсутствует раздел Руководство. Это связано с тем, что должностные обязанности всех сотрудников ОАО «Международный аэропорт Внуково» , в том числе и руководителей структурных подразделений, регламентированы должностными инструкциями соответствующих должностей.

Для правильной организации и эффективной деятельности подразделения необходимо закрепление и наиболее оптимальное для подразделения на данный момент времени разделение труда. Первичным элементом структуры управления является служебная должность, поэтому на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу разрабатывается должностная инструкция. Должностная инструкция выполняет организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Она обеспечивает четкое разграничение обязанностей между работниками, позволяет исключить дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ, организовать взаимодействие работников при выполнении сложных работ. Должностная инструкция помогают оценивать деятельность работников и применять к ним меры административного воздействия, а также позволяет реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Рассмотрим порядок оформления, структуру текста и основные разделы Должностной инструкции Секретаря-делопроизводителя Службы организации пассажирских перевозок. Должностная инструкция разработана на основании Устава ОАО «Международный аэропорт «Внуково», Положения о СОПП, в соответствии с Положением «О порядке разработки положений о подразделениях, должностных и производственных инструкций» и утверждена Генеральным директором в 2007 году как самостоятельный документ.

Должностная инструкция состоит из нескольких разделов:

1. Общие положения.

2. Направления деятельности.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6.Взаимоотношения.

В разделе Общие положения содержатся задачи, квалификационные требования к секретарю, порядок назначения на должность, условия замещения секретаря при его отсутствии ( отпуск, болезнь и т. д.), перечислены законодательные и нормативные акты, которыми руководствуется Секретарь-делопроизводитель Службы организации пассажирских перевозок в процессе своей деятельности.

Следует обратить внимание, что требованиями к квалификации в Инструкции являются: высшее профессиональное образование или среднее специальное образование, стаж работы не менее одного года, навыки работы с офисной техникой. Согласно Новому квалификационному справочнику к секретарю руководителя предъявляются требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет. Название должности - «Секретарь-делопроизводитель» также не соответствует наименованиям должностей, содержащемуся в Справочнике. Правильным было бы обозначить эту должность как «Секретарь руководителя».

В разделе Направления деятельности говорится, что деятельность секретаря-делопроизводителя СОПП направлена на:

- осуществление работы по организационному и документальному обеспечению административно-распорядительной деятельности руководства службы, ведение делопроизводства.

- выполнение мероприятий по охране труда.

- соблюдение всех нормативных и правовых актов по обеспечению авиационной безопасности в аэропорту и на рабочих местах, выполнение антитеррористических мероприятий.

Раздел Должностные обязанности регламентирует функции, которые Секретарь должен осуществлять. А именно:

по осуществлению работы по организационному и документальному обеспечению административно-распорядительной деятельности руководства службы, ведению делопроизводства секретарь СОПП обязан:

- осуществлять подготовку документов и материалов, необходимых для работы руководства службы.

- осуществлять прием, учет, регистрацию, ведение, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

- контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству службы.

- осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

- доводить до непосредственных исполнителей распоряжения и указания, документы в соответствии с резолюцией начальника службы или его заместителя.

- проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

- осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности службы (телефон, факс и т. п.).

- вести приём посетителей.

- выполнять машинописные работы с рукописных, машинописных и печатных оригиналов по указанию начальника СОПП и его заместителя.

- обеспечивать выполнение копировально-множительных работ.

- формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность.

- проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

- выполнять отдельные служебные поручения руководства службы.

- организовывать проведение телефонных переговоров начальника СОПП.

- выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых начальником службы, вести и оформлять протоколы совещаний.

- обеспечивать рабочее место начальника службы канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

- выполнять распоряжения и указания руководства СОПП.

Также этот раздел содержит пункты о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка и выполнении правил пожарной безопасности, которые логично было бы отразить в другом разделе.

К правам секретаря-делопроизводителя Службы, согласно раздела «Права» Должностной инструкции, относятся:

- запрашивать от руководителей групп и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих производственных обязанностей.

- требовать от представителей службы информационных технологий исправности технологического оборудования, необходимого для выполнения должностных обязанностей.

- обращаться к руководству службы за содействием в исполнении своих должностных обязанностей.

В этот раздел целесообразно включить пункт о внесении на рассмотрение руководства службы предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией, а также о полномочиях Секретаря Службы.

В разделе Ответственность перечислены все пункты из должностных обязанностей, что, с одной стороны - конкретизирует ответственность Секретаря, с другой - перегружает текст Должностной инструкции. По мнению автора, в этом разделе достаточно указать, что Секретарь несет ответственность за надлежащее исполнение своих должностных обязанностей или конкретизировать меры, которые могут быть применены к Секретарю при ненадлежащем их исполнении.

Раздел Взаимоотношения перечисляет структуры и должностных лиц, с которыми взаимодействует Секретарь в процессе исполнения своих служебных обязанностей и вопросы, по которым осуществляется взаимодействие: начальник СОПП и его заместитель по вопросам исполнения своих должностных обязанностей, руководителями групп, личным составом службы по предоставлению непосредственным исполнителям распоряжений, указаний, документов в соответствии с резолюцией начальника службы или его заместителя, представителями службы информационных технологий по вопросу обеспечения исправности технологического оборудования, необходимого для выполнения должностных обязанностей. Исходя из «Положения о Службе организации пассажирских перевозок», в данный раздел автор считает необходимым включить пункт о взаимоотношениях Секретаря с авиакомпаниями, туристическими фирмами по вопросам организации обслуживания пассажиров и обработки багажа и др. внешние связи.

Должностная инструкция Секретаря СОПП оформлена в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Титульный лист содержит реквизиты: «эмблема организации», «наименование документа, «дата», «место разработки», «гриф утверждения», но не содержит реквизита «название организации». Также в Инструкции содержится подпись руководителя структурного подразделения, лист согласования и лист ознакомления с инструкцией, подтверждающий ознакомление с инструкцией. На обороте последнего листа сделана запись: "В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью девять листов" подписанная, с указанием даты.

Секретарь Службы осуществляет деятельность по документационному обеспечению службы на основании «Инструкции по делопроизводству ОАО "Международный аэропорт Внуково"».

«Инструкция по делопроизводству ОАО "Международный аэропорт Внуково"»(2-я редакция) разработана и утверждена в 2008 году. Она является обязательной для исполнения всеми сотрудниками Общества и включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения

2. Общие требования к оформлению документов

3. Общие требования к порядку подготовки организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций)

4. Общие требования к порядку подготовки договоров

5. Организация документооборота

6. Учетно-поисковая система

7. Контроль исполнения документов

8. Организация работы с документами в делопроизводстве

В структуре Инструкции по делопроизводству ОАО "Международный аэропорт Внуково" содержится ряд разделов в том числе: «Общие требования к порядку подготовки организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций)» и «Общие требования к порядку подготовки договоров», но нет раздела, посвященного порядку передачи документов на хранение в архив. Частично вопросы хранения документов отражаются разделом «Организация работы с документами в делопроизводстве».

При анализе информации, содержащейся в Общих положениях инструкции можно сделать вывод о ее соответствии существующим законодательным нормативно-методическим документам, регламентирующими документационное обеспечение управления:

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, др., а так же внутренними организационно-распорядительными документами определяющими порядок работы с документами в Обществе.

Во втором разделе «Общие требования к оформлению документов» Инструкции по делопроизводству ОАО "Международный аэропорт Внуково" рассматриваются пункты:

- Бланки документов;

- Общие требования к оформлению реквизитов;

- Требования к оформлению отдельных видов документов.

Пункт «Бланки документов» регламентирует вопрос оформления бланков документов и их реквизитов. В делопроизводстве Общества применяются бланки только с продольным расположением реквизитов.

В пункте «Общие требования к оформлению реквизитов» представлены правила подготовки и оформления реквизитов, таких как: «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Ограничения доступа к документу», «Индекс документа» или «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Место составления или издания документа», «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Резолюция», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле», «Текст документа», «Отметка о наличии приложения», «Подпись», «Гриф и визы согласования документа», «Печать», «Отметка о заверении копии», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию».

Стоит отметить, что в этом пункте присутствует реквизит «Ограничения доступа к документу», который отсутствует в Правилах делопроизводства.

Пункт «Оформление служебных писем» рассматривают служебные письма как ответы о выполнении поручений, ответы на запросы различных организаций и частных лиц, инициативные письма, сопроводительные письма. Правилам оформления служебных писем уделено большое внимание, что, по мнению автора дипломной работы, только помогает при оформлении служебных писем.

В пункте «Требования к оформлению отдельных видов документов» Инструкции по делопроизводству Общества не рассматривается такой вид документа как протокол.

Третий раздел посвящен «Общим требованиям к порядку подготовки организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций)», где подробно рассматриваются: подготовка проектов организационно-распорядительных документов, направление проекта организационно-распорядительного документа на согласование, проведение процедуры согласования проектов организационно-распорядительных документов, снятие проекта организационно-распорядительного документа с согласования, подписание (утверждение) организационно-распорядительного документа, регистрация и рассылка организационно-распорядительного документа.

В четвертом разделе «Общие требования к порядку подготовки договоров» рассматриваются такие вопросы по работе с договорами, как: условия и ограничения, работа исполнителя с контрагентом, согласование проектов договоров, регистрация договоров, хранение и использование договоров.

Пятый раздел «Организация документооборота» дает определение и характеристику понятию документооборота и включает в себя следующие пункты: прием, обработка и распределение поступающих документов; порядок работы с исходящими (отправляемыми) документами; передача текстов служебных документов по каналам факсимильной связи; передача документов между структурными подразделениями.

В Инструкции по делопроизводству ОАО организация доставки документов рассматривается кратко в пункте «прием, обработка и распределение поступающих документов». Проанализировав этот пункт можно отметить, что Инструкция по делопроизводству не так подробно описывает этот процесс. В ней нет описания приема телефонограмм.

Пункт «Передача текстов служебных документов по каналам факсимильной связи» рассматривает передачу служебных документов сторонним организациям или в структурные подразделения, с использованием факсимильной связи.

Пункт «Передача документов между структурными подразделениями » определяет порядок передачи внутренних документов между структурными подразделениями.

В Инструкции отсутствует пункт «учет объема документооборота».

Шестой раздел «Учетно-поисковая система» Инструкции по делопроизводству посвящен только регистрации документов. Отсутствие описания системы поиска делает данный раздел несколько односторонним.

Седьмой раздел «Контроль исполнения документов» регламентирует организацию контроля исполнения документов.

В разделе «Организация работы с документами в делопроизводстве» включены такие пункты как: организация документов в делопроизводстве, составление номенклатуры дел, формирование дел, оформление дел, организация оперативного хранения документов. В Инструкции отсутствуют пункты о порядке передачи документов на хранение в архив, организации проведения экспертизы ценности документов, о составлении и оформлении описей, комплектовании архива, обеспечении сохранности документов архива, размещении документов в архиве, порядке выдачи дел из архива, уничтожении документов с истекшими сроками хранения, проверке наличия и состояния документов.

В конце Инструкции по делопроизводству представлен пакет Приложений, который содержит справочно-иллюстрированные материалы, в порядке расположения разделов.

Анализ Инструкции по делопроизводству ОАО «Международный аэропорт Внуково» показал, что в целом Инструкция соответствует нормативно-методическим документам по документационному обеспечению управления, но требует доработки.

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СЛУЖБЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПАССАЖИРСКИХ ПЕРЕВОЗОК

В технологической цепочке обработки документов в Службе организации пассажирских перевозок можно выделить следующие этапы: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов; информационно-справочная работа; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; отправка документов адресатам; формирование дел в соответствии с номенклатурой; хранение и использование документов в текущей деятельности.

Вся документация Службы делится на три документопотока:

- входящий документ (поступивший документ);

- исходящий документ (отправляемый документ);

- внутренний документ.

Входящий документ - это документ, поступивший в учреждение.

Поступившие в Службу документы образуют поток входящей корреспонденции и, пройдя необходимые стадии обработки, попадают в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления. Корреспонденция, поступившая в Службу, включает документы из структурных подразделений Общества, сторонних организаций, заявления и жалобы граждан и другие. Кроме служебных писем и распорядительных документов, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты, но наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются печатные издания (бюллетени, журналы), рекламные и поздравительные письма, приглашения и другие. Входящие документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Управление входящими документами предусматривает:

- организацию доставки (получения) документов;

- первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение документов;

- регистрацию документов;

-рассмотрение документов руководством;

- организацию исполнения документов.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. В Службе отправляемый документопоток - отчетная, справочно-информационная, служебная переписка. Исходящие документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании Службы, в целях ее передачи вышестоящим руководителям, другим структурным подразделениям Общества, сторонним организациям и отдельным гражданам.

Кроме того, в СОПП циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Внутренние документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивают решение задач в пределах Службы без направления информации за ее пределы.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

Для каждого из документопотоков в ОАО «Международный аэропорт Внуково» разработаны маршруты прохождения и составлены схемы работы, которые базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

2.1 Прием входящей корреспонденции , обработка, передача на рассмотрение руководству

Как было отмечено автором в ОАО «Международный аэропорт Внуково» применяется смешанная форма делопроизводства ,часть документов поступают в группу документооборота, часть документов поступает непосредственно секретарю

Службы организации пассажирских перевозок.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Прием и первичную обработку документов в Службе осуществляет Секретарь. Документы доставляются курьером, передаются по электронной почте, факсу, и т. д. В Инструкции по делопроизводству ОАО «Международный аэропорт Внуково» организация доставки документов рассматривается кратко в пункте «прием, обработка и распределение поступающих документов». Проанализировав этот пункт можно отметить, что Инструкция не описывает процесс приема телефонограмм.

Организация первичной обработки документов, доставленных в Службу, включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок).

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.

Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются: конверты с надписью «лично»; упаковки, содержащие документы на машинных носителях. На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они сортируются.

Определяется необходимость сохранения упаковки. Конверты сохраняют в случаях если: получена доплатная корреспонденция; адрес отправителя написан только на конверте; дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.

Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма.

Проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию». Реквизит проставляется с помощью специального штампа. Эта отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа в организацию. При проставлении штампа о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

- если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;

- если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;

- если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения;

- если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

В практике работы Секретаря СОПП так и происходит.

На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении проставляются также часы и минуты поступления. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем проставляют только регистрационный номер.

Предварительное рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на:

- подлежащие передаче непосредственно руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов;

- регистрируемые и нерегистрируемые.

Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

На этапе предварительного рассмотрения документов Секретарь распределяет корреспонденцию между руководством Службы и ее структурными подразделениями. Эта работа требует знания функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей специалистов.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов, поступающих в СОПП.

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководителю Службы и его заместителю. В эту группу документы попадают но степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т. д.

Если при предварительном рассмотрении документа Секретарь Службы

устанавливает, что для принятия решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирается и передается руководителю вместе с основным документом.

После резолюции руководителя документы возвращаются Секретарю Службы, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок (ГСДОУ, Приложение 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов). Например, срок исполнения служебного письма - 10 дней. Резолюция переносится в регистрационную форму.

2. Документы, не требующие резолюции руководства.

Секретарь не передает на просмотр руководителю Службы документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя. Это документы, адресованные, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут.

Большинство документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления и жалобы граждан. Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые другие документы.

В Инструкции по делопроизводству ОАО «Международный аэропорт Внуково» нет Перечня документов, не подлежащих регистрации. Автор считает необходимым его разработать. Основой для создания такого перечня может быть Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации.

Правильно построенное предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса.

Анализ организации работы Секретаря Службы организации пассажирских перевозок по приему входящей корреспонденции, обработке, передаче на рассмотрение руководству показывает, что в целом она производится правильно. Для оптимизации работы Секретаря Службы необходима разработка Перечня документов, не подлежащих регистрации.

2.2 Регистрация документов

До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности организации.

Правила организации регистрации документов описаны в «Государственной системе документационного обеспечения управления». Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей для создания базы данных о документах организации. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Регистрация должна быть однократной.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98, регистрационным индексом документа или регистрационным номером документа называется цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. При регистрации каждой группы документов применяются единые унифицированные способы присвоения индексов. Индексы ОАО «Международный аэропорт Внуково» имеют постоянное расположение составных частей и в качестве условных обозначений используются арабские цифры, в отдельных случаях добавляются буквенные литеры. Входящим и исходящим документам присваиваются индексы, состоящие на следующих элементов: условное обозначение структурного подразделения, указывающее место исполнения или составления документа (индекс отдела); номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ или копия-отпуск; порядковый номер документа по журналу. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

В Службе организации пассажирских перевозок используются журналы для регистрации всех видов документов. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы. Входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные журналы. Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов.

Индексами распорядительных документов, протоколов, актов являются порядковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивая нумерацию 31 декабря каждого года.

В Службе используется следующие формы журналов (формат А-4):

Форма журнала регистрации входящих документов СОПП

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов СОПП

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

По мнению автора целесообразно дополнить данную форму графами «исполнитель», « примечание».

Журналы оформляются следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;

2) в нижнем правом углу - начало и окончание ведение журнала.

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления. Во всех регистрационных журналах графы Секретарь заполняет только в хронологической последовательности.

Процедура регистрации входящих документов состоит из двух этапов: проставления отметки на документе о поступлении; заполнения журнала. На входящих документах, требующих учета в правом нижнем поле лицевой стороны проставляется штамп с присвоенным регистрационным номером и датой получения.

На исходящих документах дата и индекс документа проставляется в левой части страницы под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.

Следует отметить, что журнальная форма регистрации уже устарела, так как она затрудняет контроль исполнения документов и требует много времени для проведения справочной работы по ним. Наиболее рациональной формой регистрации документов является регистрация на компьютере. В этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными графами, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей. Электронную карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее. При четком взаимодействии секретаря и руководителя, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

Электронная форма регистрации документов в Службе не применяется.

2.3 Организация контроля исполнения документов

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Действенный контроль способствует своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контроль за исполнением документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Обязательному контролю подлежат:

- документы, присланные вышестоящими организациями, в которых указан срок исполнения;

- решения Совета директоров и оперативных совещаний;

- распорядительные документы;

- письма поручения;

- претензии;

- предложения, заявления;

- договоры.

Стоит отметить, что в СОПП нет перечня документов подлежащих контролю с указанием сроков исполнения, поэтому Секретарь придерживаются сроков исполнения, которые указаны в Перечне типовых сроков исполнения документов ГСДОУ. Документы Службы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- поручения и документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок;

- имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

- документы, не имеющие указанных пометок, - в 30-дневный срок;

- телеграммы с пометкой "срочно" - в 2-дневный срок, остальные телеграммы - в течение 10 дней;

- обращения граждан, требующие дополнительного изучения и проверки, в 30-дневный срок, не требующие - в 15-дневный срок.

В контроле можно выделить два аспекта: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос, то есть фактически, контроль за качеством исполнения.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются: отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение; обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Начальным этапом контроля за исполнением можно считать регистрацию документов. Возможность проверки исполнения документов заложена в системе делопроизводства, принятой в ОАО в целом. Регистрационные и контрольные функции при этом тесно связаны, и осуществляются с помощью тех же журналов.

Секретарем СОПП осуществляются следующие операции:

- формирование журналов контролируемых документов;

- направление контролируемого документа в подразделение до исполнения;

- выяснение в подразделении фамилии и инициалов исполнителя;

- напоминание исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в журнале контролируемого документа;

- формирование отчетов по исполненным документам (требующего контроля и т.д.);

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет штамп «Контроль» на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок». После этого Секретарь делает отметку о контроле в регистрационном журнале, о сроках исполнения, об ответственном исполнителе. Все эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем Службы и указываются в самом документе. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в Службу. Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен соблюдаться.

Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале.

Для контроля за исполнением документов Секретарь использует журнал контроля за исполнением документов, в который заносит данные о документах, требующих исполнения. Журнал содержит следующие графы:

№ п/п	№ документа	Дата	Вид документа	Краткое содержание	Исполнитель	Срок исполнения	Ход исполнения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

При организации контроля необходимо, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Поэтому Секретарь внеся частично данные о документе в журнал, копирует его и разносит по подразделениям, отмечая в нем исполнителей, которые впоследствии будут дополнены в графах журнала.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями Службы подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки делается анализ исполнения документов и, в случае задержки исполнения, сообщается руководителю предприятия для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.

При ведении текущего контроля Секретарь ежедневно в начале рабочего дня в журнале отсортировывает графы по «срокам исполнения» и определяет у каких документов срок исполнения истекает сегодня. Текущий контроль помогает составить план работы на день и показывает, какие дела должны быть завершены сегодня. В случае срыва сроков, Секретарь докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля Секретарь составляет такой же отчет и предупреждает исполнителей по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. В случаях изменения срока исполнения документов, ответственный исполнитель, по согласованию руководства, своевременно информирует Секретаря обо всех изменениях, возникающих в ходе исполнения документа (новый срок, дата изменения, основание и т.д.), которые в свою очередь фиксируются в журнале.

Снятие документа с контроля происходит тогда, когда в документе полностью выполнены поставленные или указанные в резолюции задания, и снимает документ с контроля руководитель, установивший контроль, или по его поручению специалистом по делопроизводству. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа, занесения данных в журнал и направление его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Проведя анализ организации проведения контроля исполнения документов в Службе организации пассажирских перевозок автор пришел к выводам:

- контроль исполнения документов, как составная часть делопроизводства и контроль исполнения, как функция управления в СОПП совмещены;

- в Службе ведется журнал контроля исполнения документов;

- контроль исполнения документов в Службе в целом организован правильно;

- в СОПП отсутствует перечень документов подлежащих контролю с указанием сроков исполнения.

2.4 Номенклатура дел. Формирование дел

Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации. Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел. «Номенклатура дел» - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел -- это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел. Назначение номенклатуры дел: распределение исполненных документов в дела; систематизация дел; закрепление индексов дел; установление сроков хранения дел.

Служба организации пассажирских перевозок составляет свою номенклатуру дел, которая отражает документы подразделения. Она оформлена на общем бланке Общества по установленной форме. Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется «Инструкцией по делопроизводству ОАО "Международный аэропорт Внуково"». Разработка номенклатуры дел Службы на предстоящий год начинает проводиться в последнем квартале, так чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие. Номенклатура дел СОПП: составляется Архивариусом, согласовывается с Группой документооборота, подписывается руководителем СОПП, направляется в Группу документооборота.

При составлении номенклатуры дел СОПП руководствуются Уставом Общества, Положением о СОПП, штатным расписанием, номенклатурой дел СОПП за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Стоит отметить, что в настоящее время Федеральная служба по финансовым рынкам разрабатывает проект нового Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ,в котором сроки хранения документов Обществ указаны согласно Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (2010г.).

Номенклатура дел СОПП текущего года составлена с использованием Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000 г.), хотя в настоящее время должен использоваться Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.).

...