Анализ работы секретаря Службы организации пассажирских перевозок в ОАО "Международный аэропорт "Внуково" и основные направления ее совершенствования

Кроме текущего делопроизводства изучается документация прошлых лет. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в Службе, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы, а также документы коллегиальных, кроме печатных изданий и технических документов. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) Службы.

В пределах разделов заголовки дел располагаются в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью.

1. Первыми располагаются заголовки дел с организационно-учредительной документацией: положение о СОПП, положения об отдельных видах деятельности (положение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т. д.), штатное расписание и др.

2. Заголовки дел с распорядительной документацией.

3. Заголовки дел с планово-отчетной документацией.

4. Заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка).

5. Заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основной деятельности и т. д.

Внутри каждого выделенного комплекса документов: систематизируются документы вышестоящих структурных подразделений и организаций; систематизируются дела с организационно-распорядительными документами руководства Службы, систематизируются справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т. д.).

В конце каждого раздела номенклатуры оставляется 2-3 резервных номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Индекс конкретного дела состоит из: условного обозначения (индекса) структурного подразделения; порядкового номера дела в пределах отдела.

Например: 14-07, где 14 - индекс Службы, а 07 - порядковый номер дела в номенклатуре. Индекс дела 14-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел СОПП, имеющую номер 14. Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.

Во второй графе (заголовок дела) указываются заголовки дел. По заголовку дела производится поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида документов (приказы, акты, протоколы и т. д.); автор документа (название структурного подразделения - СОПП); корреспондент (название организации или подразделения, от которой получены документы); вопрос или краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов. Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Заголовки дел уточняются в процессе формирования и оформления дел.

Название документа в заголовке может быть в единственном числе («Журнал учета исходящих документов»), может быть и во множественном числе («Распоряжения руководителя службы»).

При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: «Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих организаций». В заголовке, который начинается со слова «Переписка», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название. Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента. Например: «Переписка с туристическими операторами о предоставлении услуг по организации перевозки пассажиров».

В заголовке дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, месяц, квартал). Например: «Годовой отчет о выполнении планов по наземному обслуживанию пассажиров».

В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о СОПП. Копия».

Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел-томов.

В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляются сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому перечню документов. Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки: о заведении дел; о переходящих делах на следующий год; о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию; о выделении дел к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т. п.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

После утверждения Сводной номенклатуры дел ОАО "Международный аэропорт Внуково" Служба получает выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Ведение дел вне номенклатуры в Службе не допускается.

В процессе деятельности Служба получает и создает большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, они выступают в роли памяти учреждения.

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

- хранение документов в процессе их исполнения;

- хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителей в папках или в лотках под их ответственность. Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию.

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела.

В начале календарного года в Службе организации пассажирских перевозок заводятся папки на каждый вид дела. Государственный стандарт дает определение дела как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Дела в Службе подшиваются в папки - регистраторы форматом А4 с арочным механизмом если документов много или в скоросшиватели. На корешках дел указываются:

- структурное подразделение (СОПП);

- индекс по номенклатуре;

- заголовок дела;

- даты начала и окончания дела ;

- срок хранения.

Папки хранятся в рабочих комнатах в шкафах в вертикальном положении корешками наружу. Недостатком такого хранения является то, что шкафы не имеют дверей и поэтому, нет гарантии в их сохранности от пыли или влаги.

Руководители СОПП и Секретарь обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Документы в папках располагаются в хронологической последовательности.

Первый исполненный документ, подшитый в дело, имеет дату начала года 01.01.2011, а последний документ, поместившийся в папку 01.05.2011. После того как пака будет заполнена при необходимости заводится второй том.

Для разных видов документов установлены свои правила систематизации.

Распорядительные документы, такие как приказы и распоряжения формируются в дела по видам и в хронологическом порядке.

Уставы, положения, инструкции (копии, оригиналы хранятся в Группе документооборота) являющиеся приложениями к распорядительным документам помещены в отдельные дела. Правильней было бы подшить их вместе с распорядительными документами, приложениями к которым они являются.

Протоколы подшиваются в хронологическом порядке по номерам.

Служебная переписка группируется за календарный год в хронологической последовательности, а ответ по документу-запросу помещается за ним.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов, а так же документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- дело должно содержать не более 250 листов;

- группировать в дело документы одного календарного года;

Исключение составляют:

- переходящие дела;

- судебные дела;

- личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации и другие.

Как показывает практика, в СОПП не всегда придерживаются этих правил.

Из анализа номенклатуры дел Службы организации пассажирских перевозок автор делает вывод, что номенклатура дел Службы оформляется правильно. При ее разработке используется «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», но не используется современная нормативная база, в частности, «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Количество и состав, заводимых в службе дел определяется и соответствует задачам, целям и функциям службы.

В Службе не всегда соблюдаются требования к формированию дел. При проверке документов в Службе, автором дипломной работы были выявлены следующие несоответствия по формированию дел:

- к подлинникам были подшиты их копии;

- в делах встречались документы, которые не относились к данному виду документов;

- нарушена хронология документов.

2.5 Объем документооборота Службы организации пассажирских перевозок

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов во время их движения в пределах организации и включает такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка.

Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

- маршрутизация отдельных видов документов;

- однократность регистрации документов;

- организация предварительного рассмотрения документов;

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками;

- снижение уровня подписания документов.

Одним из наиболее важных факторов при изучении документооборота является подсчет его объема.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Подсчет числа полученных и созданных документов необходим в целях:

- определения загрузки организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

- определения соответствия маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

- разработки мероприятий по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- установления оптимального количества информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

- планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Основное правило подсчета документов - однократность.

Подсчет документооборота в ОАО в целом и его структурных подразделениях (в т.ч. в Службе организации пассажирских перевозок) не ведется. Как уже было сказано ранее, в Инструкции отсутствует пункт «учет объема документооборота». Что является нерациональным, т.к., данные об объеме документооборота помогают установить степень загруженности организации в целом, ее структурных подразделений и даже отдельных должностных лиц.

Автор, самостоятельно просчитал количество зарегистрированных документов Службы по журналам регистрации. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых. Проанализировав документооборот по итогам года за период с января 2008 по декабрь 2010 года, выявил тенденция к его росту. Это видно по таблице, составленной автором в ходе анализа:

Вид документа	2008 год	2009 год	2010 год
Внутренняя документация	456	538	544
Входящая документация	690	774	822
Исходящая документация	867	816	982
Итого	2013	2128	2348

Увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с увеличением объема пассажирских перевозок. Документы подсчитывались по регистрационным формам, при этом следует учесть, что не все документы в Службе регистрируются. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упростилось. Копировальные аппараты есть практически во всех структурных подразделениях Службы и полученные копии, не учитывались. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что реальный объем документооборота в Службе гораздо выше.

Полученные данные позволяют автору сделать вывод о достаточно высокой нагрузке на Секретаря по документационному обеспечению деятельности Службы организации пассажирских перевозок.

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СЛУЖБЕ

В результате проведенного анализа работы Секретаря Службы организации пассажирских перевозок ОАО «Международный Аэропорт Внуково» по документационному обслуживанию Службы, можно отметить, что работа Секретаря ведется согласно действующему законодательству и регламентируется локальными нормативными актами Общества.

Автором выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования работы Секретаря Службы организации пассажирских перевозок.

1). Автор предлагает создать в ОАО «Международный Аэропорт Внуково» единый архив. Как известно, все хозяйственные операции, выполняемые любой компанией, обязательно оформляются соответствующими документами. Именно эти бумаги называются первичными учётными документами и являются основой для организации бухучёта. Эти же бумаги применяются для определения размера уплаты сборов и налогов. Разумеется, эти документы должны храниться компанией для подтверждения тех или иных своих действий.

Компания в форме акционерного общество имеет ряд особенностей хранения дел, касающихся, в основном, срока хранения специфических документов. К примеру, бухгалтерская отчётность АО требуется для постоянного хранения (вплоть до ликвидации организации). Также среди документов постоянного хранения необходимо отметить:

- Протоколы всех заседаний наблюдательного совета и совета директоров;

- Устав акционерного общества, а также все дополнения и изменения, внесённые в него;

- Документы об образовании и реорганизации акционерного общества;

- Все положения о филиалах и представительствах общества;

- Свидетельство о госрегистрации АО;

- Протоколы собраний акционеров;

- Проспекты эмиссии ценных бумаг и решения об их выпуске;

- Данные об аффилированных лицах АО;

- Решения директора общества;

- Бюллетени голосования;

- Заключения ревизора АО или ревизионной комиссии.

В остальных вопросах хранение дел АО принципиально не отличается от других аналогичных работ. При ликвидации общества документы передаются в государственный архив по общей схеме. В случае наличия договора с учреждением Росархива все документы постоянного хранения размещаются в архиве, а в случае отсутствия такого договора государственный архив принимает только бумаги, касающиеся личного состава служащих общества. Хранение других дел осуществляется по решению ликвидационной комиссии или управляющего. В случае, если ликвидация АО выполнялась как этап реорганизации бизнеса, то хранение дел может продолжиться в одном из создаваемых обществ, определяемом по наиболее высокой стоимости чистых активов.

В ходе написания данной работы автором было выявлено, что в ОАО «Международный Аэропорт Внуково» отсутствует единый архив. Документы хранятся разрозненно в структурных подразделениях Общества. Автор считает необходимым создать единый функциональный и удобный в использовании архив всех завершённых дел, всей документации ОАО.

Подготовительным этапом в процессе создания единого архива должны стать инвентаризация и систематизация всей документации Общества. Инвентаризация документов предполагает проверку всех бумаг на формальную, фактическую и юридическую правильность. После чего необходимо отобрать документы, не требующие хранения, эти документы отправляют на уничтожение. Затем составляется перечень документов, которые необходимо восстановить. И лишь после этого все бумаги систематизируются в соответствии с требованиями архивного законодательства.

После проведения подготовительных работ можно приступить непосредственно к созданию архива ОАО. Руководство Общества должно принять решение о том, где будет расположен архив - непосредственно на территории ОАО, в собственных или арендуемых помещениях, или на территории независимой архивной организации, с которой будет необходимо заключить договор о хранении документов. Для организации единого архива прежде всего необходимы условия для хранения документов, т.е. помещение защищенное от прямого попадания солнечного света, с соблюдением уровня влажности воздуха в нем, с закрытым доступом для посторонних.

В настоящее время трудно представить полноценную работу любой современной компании, у которой нет собственного электронного архива. Поэтому параллельно с созданием материального архива организации необходимо заняться и созданием его цифрового аналога.

2). Инструкция по делопроизводству ОАО «Международный Аэропорт Внуково» требует доработки.

В Инструкции отсутствует раздел о порядке составления и оформления Протокола. Автор предлагает внести этот раздел в Инструкцию в следующей редакции:

1. Протоколы в Обществе составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов, а также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.

2. Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит.

3. Порядок оформления протокола определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Заголовочная часть протокола содержит следующие реквизиты:

-полное наименование организации;

-вид документа (протокол);

-номер и дату;

-место составления протокола;

-заголовок к тексту.

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания.

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в Обществе: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже. Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным или угловым способом.

Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя (должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается) и секретаря заседания (лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности). С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляются инициалы и фамилии должностных лиц Общества, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указываются и их должности с наименованиями организаций. Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. Основная часть текста протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляется заранее по указанию руководителя. В день проведения совещания список присутствующих корректируется исходя из фактического наличия должностных лиц. При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации приводится в приложении к протоколу.

Во вводную часть протокола включается повестка дня. Ее содержание определяется руководителем, назначившим и проводящим совещание. Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе указываются инициалы и фамилия докладчика - должностного лица, который готовил данный вопрос.

Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует: обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Ведется в следующих случаях: когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений является приложением к протоколу) или записывается на диктофон, когда заседание носит оперативный характер. Полный протокол передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

В полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), в кратком - только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Эти слова печатаются прописными буквами от левого поля.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагается запись его речи. Изложение ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени. Если текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе обозначается только тема доклада и далее приписывается «текст доклада прилагается».

В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждая фамилия и инициалы выступающего печатается с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяется от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой части текста фиксируются вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатается текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая - номер принятого решения. Если по первому пункту повестки дня принято три решения, то они будут носить номера 1.1, 1.2 и 1.3. Если по второму пункту повестки дня принято только одно решение, то его номер обозначается 2.1.

Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку. Если имело место голосование, то в пункте постановляющей части фиксируются его результаты. Результаты голосования общих собраний акционеров фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров.

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается двумя лицами: председателем и секретарем. Подписи отделяются от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования дефисов, кавычек и др. знаков.

Срок подготовки протокола по не должен превышать 5 дней. Конкретная дата готовности протокола может быть назначена руководителем, который вел совещание, или председателем постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа. Протокол заседания Совета директоров оформляется не более 3-х дней, протокол общего собрания акционеров - не более 15 дней.

В пункте "Организация доставки документов" Инструкции по делопроизводству необходимо описать организацию приема телефонограмм. Автор предлагает внести этот пункт в следующей редакции:

Для оперативного решения служебных вопросов применяется передача телефонограмм. При приеме телефонограммы необходимо записать:

- данные о звонившем и номер его телефона;

- текст телефонограммы;

- должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;

- дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется и оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра. Входящая телефонограмма оформляется на отдельном листе бумаги.

Для оптимизации работы Секретаря по приему телефонограмм автор предлагает ввести специальный журнал (блокнот) для записи полученных телефонограмм, в котором каждая записываемая на первом листе телефонограмма будет дублироваться с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе необходимо разделить перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы. Форма такого журнала может содержать следующие графы:

- Телефонограмма

- Кому адресован звонок

- Дата звонка

- Время звонка

- Информация о звонившем

- Информация о лице, подписавшем телефонограмму

- № телефона звонившего

- Сообщение

- Принял звонок

Инструкцию по делопроизводству ОАО «Международный Аэропорт Внуково» необходимо дополнить разделом "Учет объема документооборота". Автор предлагает следующее содержание данного раздела:

1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в каждом подразделении и в целом по ОАО.

2. Работники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений ежедневно при получении и подготовке к отправке документов учитывают их в регистрационных журналах.

3. Подсчет объема документооборота проводится по выделенным участкам регистрации, т. к. регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.).

4. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

5. При учете обращений, жалоб, переписки по жалобам, направляемым в структурные подразделения ОАО сопроводительное письмо и приложенные к нему документы считаются за один документ.

6. Документы, выполнение которых входит в компетенцию нескольких групп и отделов, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем, справка и другие документы соисполнителей учитываются как внутренние.

7. Приказы, указания, распоряжения, задания, информационные письма, обзоры и другие организационно-распорядительные документы, направленные для исполнения в подразделения ОАО, учитываются как исходящие тем подразделением, которое является ответственным за их подготовку, при этом в числителе указывается количество, а в знаменателе - тираж. Например: 1/52, 2/104.

8. Данные о количестве документов структурного подразделения за месяц суммируются и до 10 числа следующего месяца представляются в виде сводки в Группу документооборота.

9. Группа документооборота периодически (ежеквартально и ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота, что позволяет установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений.

10. Количественный объем документооборота выражается дробью, в числителе которой указывается количество подлинников, а в знаменателе - количество копий.

11. Результаты учета документооборота обобщаются руководителем Группы документооборота и используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства.

Предлагаемые автором изменения в Инструкцию по делопроизводству ОАО «Международный Аэропорт Внуково» могут быть внесены приказом Генерального директора ОАО.

3). Наличие должностной инструкции -- важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Автор предлагает пересмотреть действующую редакцию Должностной инструкции секретаря СОПП.

Должностная инструкция выполняет организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Она обеспечивает четкое разграничение обязанностей между работниками, позволяет исключить дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ, организовать взаимодействие работников при выполнении сложных работ. Должностная инструкция помогает оценивать деятельность работника и применять к нему меры административного воздействия, а также позволяет реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда. Детальное описание выполняемых работником видов работ позволяет сформулировать требования, предъявляемые к конкретной должности или рабочему месту, - требования к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п. Автор предлагает следующую структуру Должностной инструкции Секретаря СОПП:

Разделе "Общие положения" содержит:

- наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

- название структурного подразделения;

- подчиненность Секретаря;

- порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

- уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

- требования к стажу работы по специальности;

- квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

- организационно-правовые документы, на основании которых Секретарь осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Раздел "Функциональные обязанности". Это именно тот раздел должностной инструкции, заполняется, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии. Главное при этом - обращать внимание на те действия, которые Секретарь будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли. Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.

Раздел "Права ". В этом разделе перечислены права работника в рамках должности Секретаря. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции указываются только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность.

Раздел "Ответственность" определяет меру ответственности работника перед Обществом, в том числе материальную.

Раздел "Взаимосвязи". В этом разделе отражаются порядок и условия взаимодействия сотрудника с другими отделами и со сторонними организациями.

4). Для качественного роста системы делопроизводства в Обществе автор рекомендует подумать об автоматизации делопроизводства. В настоящее время на рынке программного обеспечения существует большое количество систем электронного документооборота как российских, так и зарубежных разработчиков. Удачное внедрение подобной системы может принести большую пользу для бизнеса - ведь главное преимущество систем электронного документооборота не столько в экономии времени и расходных материалов, сколько в новой более четкой организации бизнес-процессов компании. Учитывая территориальный разброс подразделений ОАО «Международный Аэропорт Внуково», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

-регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей ОАО «Международный Аэропорт Внуково». Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

· на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой Общества в этой области;

· какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в ОАО;

· какова организация распределения, хранения и обмена документами между структурными подразделениями ОАО, эффективность сетевого взаимодействия;

· определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ОАО «Международный Аэропорт Внуково». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов, но и контролировать их исполнение, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

· Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству ОАО или в ее структурные подразделения;

· Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов ОАО;

· Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

· Списание документов в дело в соответствии с принятой в ОАО номенклатурой дел;

· Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

· Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

· Отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек- важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволит:

· Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса -вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах,

· Систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

· При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд;

· Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

5). При составлении Номенклатуры дел Службы организации пассажирских перевозок ,сроки хранения документов необходимо определять по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.). Также необходимо соблюдать требования к формированию дел и исправить недостатки формирования дел, отмеченные автором в ходе написания данной работы.

6). В Службе организации пассажирских перевозок следует использовать в работе Перечень документов, не подлежащих регистрации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Международный аэропорт Внуково - один из крупнейших авиатранспортных комплексов России. В 2001 году в соответствии с решением Правительства Москвы образовано ОАО «Международный аэропорт Внуково», осуществившее строительство нового международного терминала, который был открыт 17 апреля 2004 года.

Открытое акционерное общество «Международный аэропорт Внуково» создано путем учреждения, с целью создания нового имущественного комплекса - международного терминала в аэропорту Внуково путем строительства и ввода в эксплуатацию новых площадей, а также дальнейшей эксплуатации данного имущественного комплекса посредством ведения на его базе коммерческой и иной хозяйственной деятельности. Сегодня аэропорт Внуково вступил в фазу активного развития и имеет реальные перспективы стать крупнейшим авиатранспортным узлом Москвы и ведущим транзитным центром между Европой и Азией.

Организационная структура ОАО «Международный аэропорт Внуково» представляет собой весьма объемную и разветвленную систему. Функциональное разделение труда воплощается в Обществе в создании структурных подразделений, одним из которых является Служба организации пассажирских перевозок.

Главная фигура делопроизводственного процесса в Службе организации пассажирских перевозок -- секретарь. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, -- организация документационного обеспечения Службы, оказание максимальной помощи руководителю.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. В Службе организации пассажирских перевозок секретарь ведет делопроизводство структурного подразделения в целом. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены.

Выявленные недостатки в организации работы Секретаря Службы организации пассажирских перевозок позволили автору сделать ряд предложений по совершенствованию работы секретаря:

1. Необходимо доработать Инструкцию по делопроизводству ОАО «Международный Аэропорт Внуково»

2. Следует переработать Должностную инструкцию Секретаря Службы

3. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства

4.Следует применять в работе по регистрации документов Перечень документов, неподлежащих регистрации

5. При составлении Номенклатуры дел Службы организации пассажирских перевозок, сроки хранения документов необходимо определять по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.)

6. Необходимо ввести учет объема документооборота

7. Необходимо приступить к созданию единого архива документов ОАО «Международный Аэропорт Внуково».

Таким образом, можно отметить, что внесенные автором предложения позволят улучшить работу Секретаря Службы организации пассажирских перевозок и работу по документационному обеспечению деятельности Общества в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Источники

1.1. Опубликованные

1.1.1. Конституция Российской Федерации [Текст]: [принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.]: по состоянию на 13 декабря 2008 г. // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 4. - Ст. 445.

1.1.2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) [Текст]: Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 21 октября 1994 г.]: по состоянию на 27 декабря 2009 г. // Собрание законодательства РФ. - 1994. - № 32. - Ст. 3301.

1.1.3. Уголовный кодекс Российской Федерации [Текст]: Федеральный закон от 13июня 1996 г. № 63-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 24.05.1996 г.] : по сост. на 29.12.2009 г. // Собр. законодательства РФ. -1996. - №25. - Ст.2954.

1.1.4. Налоговый кодекс Российской Федерации, часть первая: Федеральный закон от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ [Текст]: [принят ГД ФС РФ 16 июля 1998 г.]: по состоянию на 29 декабря 2009 г. // Собрание законодательства РФ. - 2000. - № 32. - Ст. 3340.

1.1.5. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях [Текст]: Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 20 декабря 2001 г.]: по состоянию на 29 апреля 2008 г. // Собрание законодательства РФ. - 2002. - № 1. - Ч. 1. - Ст. 1.

1.1.6. Трудовой кодекс Российской Федерации[Текст]: Федеральный закон от 30декабря 2001г. № 197-ФЗ [принят ГД ФС РФ 21.12.2001г.]: по состоянию на 07января 2011г.// Собр.законодательства РФ. 2002. № 1 (ч. 1). Ст. 3.

1.1.7. О языках народов Российской Федерации[Текст]: Закон Российской Федерации от 25 октября 1991г. № 807-1: по сост. на 11.12.2002 г. // Российская газета. 14.12.2002.

1.1.8. О государственной тайне [Текст]: Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 № 5485-1: по состоянию на 20 октября 2009 г. // Собрание законодательства РФ. - 1997. - № 41. - Ст. 4673.

1.1.9. Об обязательном экземпляре документов [Текст]: Федеральный закон от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 23 ноября 1994 г.]: по состоянию на 23 июля 2008 г. // Собрание законодательства РФ. - 1995. - № 1. - Ст.1.

1.1.10. Об акционерных обществах [Текст]: Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 24 ноября 1995 г.]: по состоянию на 27 декабря 2009 г. // Собрание законодательства РФ. - 1996. - № 1. - Ст. 1.

1.1.11. О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» [Текст]: Федеральный закон от 07 августа 2001 г. № 120-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 12 июля 2001 г.] // Собрание законодательства РФ. - 2001. - № 33 (часть I). - Ст. 3423.

1.1.12. Об электронной цифровой подписи [Текст]: Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 13 декабря 2001 г.]: по состоянию на 08 ноября 2007 г. // Собрание законодательства РФ. - 2002. - № 2. - Ст. 127.

1.1.13. О несостоятельности (банкротстве) [Текст]: Федеральный закон от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 27 сентября 2002 г.]: по состоянию на 19 июля 2009 г. // Собрание законодательства РФ. - 2002. - № 43. - Ст. 4190.

1.1.14. О коммерческой тайне [Текст]: Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 09 июля 2004 г.] // Российская газета. - 2004. - 05 августа (№ 166).

1.1.15. Об архивном деле в Российской Федерации [Текст]: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 01 октября 2004 г.]: по состоянию на 13 мая 2008 г. // Собрание законодательства РФ. - 2004. - № 43. - Ст. 4169.

1.1.16. О государственном языке Российской Федерации[Текст]: Федеральный закон от 01июня 2005 г. № 53-ФЗ [принят ГД ФС РФ 20.05.2005] // Собр. законодательства РФ. 2005. № 231. Ст.2199.

1.1.17. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Текст]: Федеральный закон от 26 июля 2006 г. № 149-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 08 июля 2006 г.] // Собрание законодательства РФ. - 2006. - № 31(1ч.). - Ст. 3448.

1.1.18. О порядке рассмотрения обращения граждан [Текст]: Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 21 апреля 2006 г.]: по состоянию на 01 октября 2008 г. // Собрание законодательства РФ. - 2006. - № 19. - Ст.2060.

1.2. Нормативно-методические издания

1.2.19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Текст]: Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991.

1.2.20. Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти [Текст]: Утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. // Собр. законодательства РФ. 2009. №25. Ст.3060.

1.2.21.Основные правила работы архивов организаций [Текст]: Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 / Росархив. ВНИИДАД. М., 2002.

1.2.22. Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: [дополненный постановлениями Минтруда России от 29.01.2004 г. № 5, от 09.02.2004 г. № 9, от 22.04.2004 г. № 51]. - 2-е изд. М.: Омега-Л, 2005.

1.2.23. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 [Текст]: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299: по состоянию на 01 августа 2004 г. - М., ИПК Изд-во стандартов. - 1995.

1.2.24. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: Утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 20.09.2010 г. № 38.

1.2.25. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения [Текст]: Утв. Росархивом 06 октября 2000 г.: по состоянию на 27 октября 2003 г. / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2000.

...