Внедрение и использование электронных документов в государственных и муниципальных учреждениях (на примере Алтайского государственного университета)

В настоящее время остро встает вопрос защиты электронных документов, которые более чем документы на традиционных носителях, подвержены несанкционированному доступу или подделке. В связи с этим электронный документооборот должен сопровождаться различными организационно-техническими мерами, позволяющими защитить передаваемые по компьютерным сетям электронные документы, не только в качестве ограничения доступа к тексту, но и защищающие от случайной или преднамеренной модификации, поэтому в следующем пункте рассмотрим способы защиты электронного документа.

1.2 Способы защиты электронных документов

В настоящее время с легкостью можно взломать почтовый ящик и подделать содержание электронного сообщения, поэтому электронный документооборот должен сопровождаться различными организационно-техническими мерами, позволяющими защитить передаваемые по компьютерным сетям электронные документы, как от несанкционированного прочтения, так и от случайной или преднамеренной модификации. Наиболее эффективным средством защиты электронных документов является электронная подпись, поэтому ее использование, как обязательного реквизита электронного документа, придающего ему юридическую силу, является актуальным на сегодняшний день вопросом.

Рассмотрим, как определяется электронная подпись в нормативно-правовых документах.

Положения об электронной подписи регулируются Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002. №1-ФЗ (в ред. от 08.11.2007)// СЗ РФ. - 2002. - №2. - Ст.127., который утрачивает силу с 01.07.2012 в связи с изданием Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011. №63-ФЗ (ред. от 01.07.2011)// СЗ РФ - 2011. - №15. - Ст. 2036.. Одной из главных проблем является то, что в данных законах нет унифицированного понятия электронной подписи. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» под электронной подписью понимается, реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Данный закон имел ряд недостатков, которые не позволяли широко применять электронную подпись в нашей стране. В частности, он разрешал использование только одной технологии электронной подписи, а также не допускал использование электронной подписи для юридических лиц.

С ведением нового Федерального закона «Об электронной подписи» электронная подпись стала доступна каждому гражданину нашей страны. Расширяется сфера применения электронной подписи. Дается возможность россиянам пользоваться порталом государственных услуг. Например, уже сейчас физическое лицо, владеющее электронной подписью, может передавать документы в электронном виде для регистрации себя, как индивидуального предпринимателя и сдачи за себя налоговой декларацию о доходах, для подачи документов при получении паспорта. Коржов В.Ю. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»: (постатейный) / В.Ю. Коржов; под ред. Н.Н. Ковалевой // СПС КонсультантПлюс. 2011..

Самым существенным нововведением в законе, является выделение нескольких видов электронной подписи: простой, усиленной, неквалифицированной, усиленной, квалифицированной, но при этом отсутствует общее унифицированное определение электронной подписи.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом, иными словами подтверждает принадлежность электронной подписи конкретному лицу.

Такая подпись может использоваться, например, физическим лицом для подписания электронных сообщений, направляемых в государственный орган, в орган местного самоуправления или должностному лицу.

Использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.

Усиленной неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, т.е. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; создается с использованием средств электронной подписи.

Такая электронная подпись позволяет не только идентифицировать отправителя, но и подтвердить, что с момента подписания документ не менялся. Применяется во всех видах отношений, если иное не установлено нормативным правовым актом или соглашением участников отношений.

Сообщение с простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью может быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно (по предварительной договоренности сторон).

Усиленной квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011. №63-ФЗ (ред. от 01.07.2011)// СЗ РФ - 2011. - №15. - Ст. 2036..

В.Ю. Коржов, отмечает, что применение простых электронных подписей является самим дешевым видом электронной подписи, так как не требует наличия специальных технических средств электронной подписи, приобретения соответствующего СКП и обращения в удостоверяющий центр; должно отражаться в соглашении между участниками электронного оборота документов или нормативном правовом акте; должно удовлетворять только положениям ч. 2 ст. 5, ч. 2 ст. 6, ст. 9 Федерального Закона «Об электронной подписи» Коржов, В.Ю. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»: (постатейный) / В.Ю. Коржов; под ред. Н.Н. Ковалевой: СПС КонсультантПлюс, 2011..

Следует отметить, что использование закрытых и открытых ключей электронной цифровой подписи в соответствии и с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», и с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» подразумевает и требует наличия развитой территориально распределенной инфраструктуры корневых удостоверяющих центров (УЦ), позволяющих организовать автоматизированную проверку действия сертификатов владельцев ключей подписи.

В настоящее время единой корневой системы удостоверяющих центров во главе с головным удостоверяющим центром уполномоченного федерального органа нет. Согласно новой Федеральной целевой программе «Информационное общество (2011 - 2020 годы)» установлен новый срок на формирование единого пространства доверия электронной цифровой подписи и развертывание общенациональной инфраструктуры удостоверения открытых ключей электронной подписи (инфраструктура цифрового доверия), обеспечивающей идентификацию субъектов информационного взаимодействия и целостность содержания электронного документа, - это уже 2015 г. О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)»: Распоряжение Правительства РФ от 20.10.2010 №1815-р // СЗ РФ. - 2010.- № 46.- Ст. 6026. Более того, во вновь принятом Федеральном законе «Об электронной подписи» Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011. №63-ФЗ (ред. от 01.07.2011)// СЗ РФ - 2011. - №15. - Ст. 2036. отсутствуют положения по функциональной обязанности уполномоченного федерального органа исполнительной власти в части формирования единого пространства доверия электронной подписи, развертывания и развития единой общенациональной инфраструктуры цифрового доверия и удостоверения открытых ключей электронной подписи.

По мнению С.И. Семилетова, В.Ю. Соловьева, на первом этапе следует, как альтернативу Интернету обосновать необходимость и заложить основу развертывания в Российской Федерации государственной доверенной федеральной открытой сети.

Такая открытая национальная IP-сеть (национальный сегмент или пространство), построенная на совокупности сетей операторов РФ, и доверенная среда, которая должна функционировать параллельно сети Интернет, будет строиться и действовать на основании закона, будет подконтрольна и будет управляться государством и в которой будет исключена анонимность.

В такой сети должна быть полностью исключена анонимность, все субъекты взаимодействия, как физические лица, так и должностные лица, и их электронные адреса должны быть зарегистрированы в федеральных базах данных и персонифицированы посредством применения разного рода идентификаторов (электронных социальных карт), виртуальных «личных кабинетов» и пр. В такой доверенной среде можно организовать юридически значимый оборот электронных документов с применением простых видов электронных подписей, что существенно расширит и упростит процедуры электронного взаимодействия широких слоев населения Российской Федерации с органами государственной власти.

Такую сеть целесообразно строить и развивать на основе государственной сети RSNet (Russian State Network). Правовая основа строительства этой сети заложена Указом Президента РФ от 17.03.2008 №351О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена: Указ Президента РФ от 17.03.2008 №351 (ред. от 21.10.2008) // СЗ РФ. - 2008. - №12. - Ст. 1110. (ред. от 21.10.2008). Этим Указом Федеральной службе охраны Российской Федерации поручено обеспечивать поддержание и развитие такого сегмента сети Интернет. Приказом ФСО РФ от 04.09.2009 №487 сегменту информационно-телекоммуникационной сети Интернет для федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации присвоено имя RSNet (Russian State Network) Об утверждении Положения о сегменте информационно-телекоммуникационной сети Интернет для федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации: Приказ ФСО РФ от 07.08.2009 № 487// СЗ РФ. - 2008 - №12. - Ст. 1110, №43 - Ст. 4919.. Этим же Приказом утверждено Положение о сети RSNet.

В рамках RSNet возможно создать национальную единую базу данных универсальных идентификаторов (URI) как «корневых» идентификаторов органов государственной власти и местного самоуправления (в обязательном порядке), юридических и физических лиц, их ресурсов, сервисов и официальных электронных E-mail адресов с построением системы авторизации в сети абонентов - пользователей мобильных телефонов и их SIM-карт (ENUM). В такой доверенной среде, контролируемой государством, можно будет достаточно просто организовать оборот и обмен юридически значимыми электронными документами. Это позволит упростить процедуры электронного обращения граждан и населения в органы государственной власти и местного самоуправления. В такой сети электронные документы и их оборот будут защищены, предоставляемые услуги гарантированы и качественны, субъекты будут нести полную ответственность в соответствии с действующим законодательством, а нарушения требований законодательства будут сведены к минимуму, поскольку будут легко выявляться и всегда документироваться.

Рассмотрим способы защиты электронной информации, которой занимается такая наука как криптография. Это наука об использовании математики для зашифровывания и расшифровывания данных. Криптография позволяет хранить важную информацию или передавать её по открытым каналам связи (таким как Интернет) так, что она не может быть прочитана никем, кроме получателя. Криптография с открытым ключом - это асимметричная схема, в которой применяются пары ключей: открытый (public key), который зашифровывает данные, и соответствующий ему закрытый (private key), который их расшифровывает. Вы распространяете свой открытый ключ по всему свету, в то время как закрытый держите в тайне. Любой человек с копией вашего открытого ключа может зашифровать информацию, которую только вы сможете прочитать. Хотя ключевая пара математически связана, вычисление закрытого ключа из открытого в практическом плане невыполнимо. Каждый, у кого есть ваш открытый ключ, сможет зашифровать данные, но не сможет их расшифровать. (Рисунок 1) Только человек, обладающий соответствующим закрытым ключом может расшифровать информацию.

Рисунок 1- Шифрование открытым и закрытым ключом

Главное достижение асимметричного шифрования в том, что оно позволяет людям, не имеющим существующей договорённости о безопасности, обмениваться секретными сообщениями. Необходимость отправителю и получателю согласовывать тайный ключ по специальному защищённому каналу полностью отпала. Все коммуникации затрагивают только открытые ключи, тогда как закрытые хранятся в безопасности.

Поскольку симметричная криптография была некогда единственным способом пересылки секретной информации, цена надёжных каналов для обмена ключами ограничивала её применение только узким кругом организаций, которые могли её себе позволить, в частности, правительствами и крупными банковскими учреждениями (или маленькими детьми с Секретными кольцами-декодерами). Появление шифрования с открытым ключом стало технологической революцией, предоставившей стойкую криптографию массам Дейнес А.В. Учебно-методические материалы для студентов специальности ПИЭ по курсу «Информационная безопасность»: учеб. - Барнаул, 2007 - 171с..

Цифровая подпись позволяет получателю сообщения убедиться в аутентичности источника информации (иными словами, в том, кто является автором информации), а также проверить, была ли информация изменена (искажена), пока находилась в пути. Таким образом, цифровая подпись является средством аутентификации и контроля целостности данных. Кроме того, электронная подпись несёт принцип неотречения, который означает, что отправитель не может отказаться от факта своего авторства подписанной им информации. Эти возможности столь же важны для криптографии, как и секретность.

Электронная подпись служит той же цели, что печать или собственноручный автограф на бумажном листе. Однако вследствие своей цифровой природы электронная подпись превосходит ручную подпись и печать в ряде очень важных аспектов. Цифровая подпись не только подтверждает личность подписавшего, но также помогает определить, было ли содержание подписанной информации изменено. Собственноручная подпись и печать не обладают подобным качеством, кроме того, их гораздо легче подделать. В то же время электронная подпись аналогична физической печати или факсимиле в том плане, что как печать может быть проставлена любым человеком, получившим в распоряжение печатку, так и цифровая подпись может быть сгенерирована кем угодно с копией нужного закрытого ключа ГОСТ Р. 31. 10-94. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1664.

Задачи аутентификации можно разделить на следующие типы: аутентификация абонента, аутентификация принадлежности абонента к заданной группе, аутентификация хранящихся на машинных носителях документов Яковлев А.В. Криптографическая защита информации /А.В. Яковлев - Тамбов, издательство ТГТУ, 2006. - 138с..

Таким образом, квалифицированная электронная подпись может быть выдана только аккредитованным удостоверяющим центром и дополнительно подтверждена сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра. Сообщение, подписанное квалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Проанализировав вышесказанное, мы пришли к выводу, что электронная подпись является важным неотъемлемым реквизитом электронного документа. ЕЕ наличие позволяет защитить документ от преднамеренной модификации, а в случаи искажения данных в документе, отображает, что информация была изменена. Именно поэтому важно, чтобы специалисты, работающие в системах электронного документооборота, понимали всю важность электронной подписи. В 2010 году нами было проведено исследование на тему: «Выявление роли и значения электронного документа и электронной подписи служащими исполнительной власти местного самоуправления». Объектом исследования являлись служащие администрации Барнаула. Сбор информации был произведен с помощью анкетирования. Выборка случайная с вероятностью 70%. В городской администрации Барнаула уже используется система электронного документооборота, и тем не менее только 59,4% опрошенных сотрудников знают что такое электронная подпись.

Так же сотрудники городской администрации Барнаула не связывают электронный документ с электронной подписью и не считают электронную подпись обязательным реквизитом электронного документа, так считают 40% опрошенных. Они не обращают внимание на наличие электронной подписи на входящих электронных документах на практике, что позволяет сделать вывод о том, что у сотрудников возникают сложности в определении юридической силы электронных документов. Они не понимают, что главной задачей электронной подписи является защита электронного документа от преднамеренной модификации.

Так же сотрудники городской администрации Барнаула не связывают электронный документ с электронной подписью и не считают электронную подпись обязательным реквизитом электронного документа, так считают 40% опрошенных. Они не обращают внимание на наличие электронной подписи на входящих электронных документах на практике, что позволяет сделать вывод о том, что у сотрудников возникают сложности в определении юридической силы электронных документов. Они не понимают, что главной задачей электронной подписи является защита электронного документа от преднамеренной модификации.

В заключении можно сделать вывод о том, что безбумажная информация дает ряд преимуществ при обмене документами по сети связи или на машинных носителях. При этом очень важно надежно защитить передаваемые по электронной почте документы от подделки. Электронная подпись является наиболее удобным современным инструментом для обмена экономически значимой и управленческой документацией и совершения сделок в удаленном режиме. Благодаря внедрению механизма электронной подписи, границы регионов России больше не являются ограничением для экономической деятельности. В связи с этим мы рекомендуем в обязательном порядке использовать электронную подпись для таких видов управленческих документов как: распорядительных документов (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения); информационно - справочных документов (письма, справки, акты, протоколы); для всех видов финансово - отчетных документов.

Электронная подпись -- эффективное решение для всех, кто не хочет ждать прихода курьерской почты за многие сотни километров, чтобы проверить подлинность полученной информации или подтвердить заключение сделки. Документы могут быть подписаны цифровой подписью и переданы к месту назначения в течение нескольких секунд. Все участники электронного обмена документами получают равные возможности независимо от их удаленности друг от друга.

Использование электронной подписи при оказании государственных услуг может сэкономить не только время гражданам, но и средства государства - за счет сокращения штата сотрудников, осуществляющих прием документов, минимизации ошибок и потерь при обработке данных.

На сегодняшний день актуально встает проблема антивирусной защиты электронных документов. Проблемы распространения вирусов по электронной почте, решаются с помощью специальных программ антивирусной защиты для почтовых серверов. Такие антивирусные программы анализируют поток данных, проходящий через почтовые серверы, не допуская передачу сообщений с зараженными файлами вложениями. Как правило, настройкой антивирусной программы на сервере занимается опытный администратор. Организации и учреждения, являющиеся пользователями защищенных серверов, получают сообщения, уже очищенные от вирусов. Действия, выполняемые почтовыми серверами при отправке и получении зараженных писем, зависят от настройки антивируса и самого почтового сервера. Например, когда отправитель пытается послать сообщение с зараженным файлом вложений, защищенный почтовый сервер откажет ему в этом, а почтовая программа выведет на экран предупреждающее сообщение. Если же кто-то пошлет на адрес организации или учреждения с защищенным почтовым сервером письмо с зараженным файлом вложения, то вместо него придет только сообщение об обнаружении вируса Максимович Г. Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - №1. - С. 30-36..

Последнее десятилетие характеризуется быстрым проникновением информационных технологий во все сферы управленческой деятельности, в особенности - комплексной автоматизацией в области информационно- документационного обеспечения управления и делопроизводства.

Подавляющее большинство документов сегодня создается и хранится в электронном виде в компьютерных сетях, что сделало актуальной проблему организации упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме. В следующем пункте мы рассмотрим, какие предъявляются требования к хранению электронных документов.

1.3 Требования к хранению электронных документов

В настоящее время наблюдается тенденция перехода к электронному документообороту, обусловленная активной реализацией государственной программы «Информационное общество (2011-2020году)» во всех регионах страны. Следовательно, появляется огромный поток электронных документов, которые существенно отличаются от традиционных бумажных, имеют свою специфику. В связи с этим, появляется проблема сохранности электронных документов. Электронные документы сегодня - неотъемлемая часть документооборота организации, её делопроизводства. За рубежом вопросы хранения электронных документов активно решаются. Сегодня и в нашей стране ставится вопрос о возможности хранения документов временного (до 5 лет) срока хранения только в электронной форме. Бумажные документы имеют ряд недостатков: сложность ручного поиска информации, потери документов, трудоёмкость: согласования документов, контроля исполнения, составления отчётности, затраты на печать и копирование. С одной стороны, переход к электронным документам принципиально сокращает сроки их передачи - от недель до нескольких минут, позволяет направлять документ одновременно нескольким исполнителям, постоянно отслеживать стадии исполнения документа, сокращает временные затраты на делопроизводственные операции. С другой стороны, влечет за собой образование ряда проблем: хранение документов временного, долговременного и постоянного сроков хранения, сортировка документов, проблемы обеспечения сохранности документов, взаимодействие делопроизводственной и IT-служб, учёт документов, учёт основных и резервных носителей, учёт миграции данных, проблемы ошибок исполнителей, их выявление, проблемы модернизации аппаратуры и персонального оборудования. Кузнецов С. Л. Организация хранения документов в электронной форме / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2004. - №4. - С. 47-50.

В целом, опыт показывает, что чем детальнее будет продуман и зафиксирован в инструкциях, регламентах и внутрикорпоративных стандартах порядок работы с электронными документами, тем меньше проблем возникнет впоследствии.

В последнее десятилетие ряд законодательных и нормативных правовых актов позволил значительно расширить практику применения систем электронного делопроизводства и документооборота. Среди последних важных актов следует отметить федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Ч1: Федеральный закон от 27.07.2006. №149-ФЗ //СЗ РФ. -2006.-№31.-Ст.3448.. Работа законодателей по расширению электронного правового пространства не могла не сказаться на росте объема и видового разнообразия используемых в организациях информационных ресурсов.

В.И. Тихонов, приводит условную классификацию электронных документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в организациях и на предприятиях всех форм собственности:

Файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов.

Информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (регистрационно-контрольные формы).

Информационно-справочные системы, в первую очередь, правовые и нормативные, содержащие тиражированную информацию в виде копий законодательных и нормативных правовых актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и дайджесты средств массовой информации.

Оригинальные электронные документы, в том числе в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгалтерские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища данных по основной деятельности организаций и предприятий (первичные статистические сведения, данные по мониторингу и управлению предприятием), разнообразные базы данных по поддержке работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями; электронные письма, сообщения Интернет-СМИ; цифровые фото-, аудио- и видео документы.

Всё более широкое использование в документообороте приобретают юридически значимые электронные документы, подписанные с применением электронной подписи. Такие документы уже потеснили некоторые виды бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и биржевых операциях, в налоговой отчетности, в таможенных и логистических проводках, в подготовке договоров и распорядительных документов, в ведении баз данных реестров и регистров всевозможных объектов. Тихонов В.И. Организация «безбумажного делопроизводства»: нормативно-методические проблемы и возможности /В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006.- № 4.- С.28-29.

Можно выделить факторы, обеспечивающие хранение документов в электронной форме, такие, как стабильное электропитание, антивирусная защита, своевременное обновление операционной системы. Однако все вышеперечисленное - необходимое, но не достаточное условие обеспечения безопасности данных и документов организации.

Следует согласится с Н. Храмцовской, которая считает, что обеспечение сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося. Храмцовская Н. Электронные архивы и их правовые проблемы / Наталья Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - № 3. - С. 66-77.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал. Но С.Л. Кузнецов, считает очень важным моментом, чтобы резервное копирование выполнялось на внешний носитель. Это важно, потому часто организовывается копирование внутри сервера, например, создание локальных копий документов на другом диске или в другой папке. Но таким образом могут выполняться только оперативные копии, так как в случае существенного сбоя не исключено повреждение всех файлов, находящихся на компьютере, включая и копии Кузнецов С.Л. Организация хранения документов в электронной форме / С.Л. Кузнецов// Делопроизводство. - 2004. - №4. - С.47-48..

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от:

- вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,

- предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа,

- характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения,

- требований по обеспечению аутентичности документов.

Например, хранение объемных и сложноструктурированных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, гео- и мультимедиа-систем, проектной и конструкторской документации, оригинал-макетов печатных изданий) лучше осуществлять на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов.

Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром, здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине при организации долговременного хранения электронных документов следует, например, выбирать оптические диски, розничная цена которых будет не ниже 22 - 25 рублей.

Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10 - 15 лет. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной подписи (ЭП), то следует их своевременно скопировать на CD-R - оптические диски с однократной записью информации. Кузнецов С. Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2006. - №4. - С. 48-52; Попенко, А. А. Краткий обзор зарубежного опыта стратегий электронных архивов / А. А. Попенко // Делопроизводство. - 2004. - № 4. - С. 101-104.

Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей - электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / А.А. Раздорожный.- М., 2007. С226..

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Следует выделить общие рекомендации: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительной влажности 50% и температуре +11° C обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10° C; для дисков WORM - при относительной влажности 50% и температуре +3° C.

Если проблемы физической сохранности файлов в настоящее время решаются довольно успешно, то другие аспекты долговременного хранения электронных документов ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва. Возникающие проблемы связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения.

Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.

Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10 - 15 лет, после чего следует их быстрое вытеснение из производства. Такие технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10 - 15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей. Так что вопрос, сохранят ли свои качества магнитные ленты или оптические диски после 50 лет хранения, теряет остроту. Архивам достаточно гарантий производителей на ближайшие 15 - 20 лет. Литвинова, Н. Н. Электронные документы: отбор, использование и хранение / Литвинова Н. Н. // Библиотека. - 2005. - № 6. - С. 6-9; «8-я Европейская конференция по электронному архивированию». (2010; ЕСА). / редкол. В. Ю. Афиани, Е. В. Злобин // Отечественные архивы. - 2010. - N 5. - С. 135.

Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: операционной системы, системы управления базами данных (СУБД), текстовых редакторов и процессоров (Word, Pad), графических (ACDSee) и web-браузеров (Internet Explorer, Opera, Firefox), специализированных проектных (AutoCAD, ArchInfo) и гео- приложений (MapInfo), программ, специально разработанных для работы с конкретными базами данных.

Для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов с небольшими сроками хранения зависимость от смены программного обеспечения не существенна: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5 - 7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на базе таких широко известных систем управления документооборотом как DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов.

При организации долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности их просмотреть. Существует несколько решений данной проблемы:

При организации долговременного хранения баз данных и других электронных документов желательна их предварительная (перед передачей в архив) миграция в «открытые» или «архивные» (страховые) форматы. Для текстовых документов это - txt, rtf, pdf; для графических - tiff, jpg; для таблиц и баз данных - txt, xls, db, dbf. Цель такой подготовки к архивному хранению заключается в том, что в случае необходимости из страховых форматов проще конвертировать документы в форматы текущих информационных систем.

Со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности. Максимович Г. Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело - 2005. - №1. - С. 30-36;

Андреева В. И. Подготовка документов к архивному хранению / В. И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2008. - №6. - С. 40-44; Качалина, В. В. Понятия "депозтарное хранение", "репозитарное хранение", "распределение" и "перераспределение" документов / В. В. Качалина // Библиография. - 2009.

- №3. - С. 27-39.

До сих пор главным средством аутентификации электронной документации служат протоколы аудита сетевых ресурсов. С их помощью можно проследить историю документов и выявить случаи несанкционированного доступа к ним. Однако слабым местом такой системы аутентификации являются сами протоколы, находящиеся в практически бесконтрольной власти сетевых администраторов.

Другая проблема - обеспечение аутентичности в межсетевом (межкорпоративном) пространстве. Без четких представлений о происхождении электронных документов и твердых гарантий их целостности суды отказываются признать за ними доказательную силу и принимать в качестве письменных свидетельств. Обмен электронными документами осуществляется на доверительной основе (например, электронная почта) и их достоверность гарантируется лишь авторитетом владельца информационного ресурса или электронного адреса. В свое время именно нерешенность вопросов аутентичности и целостности электронных документов помешала реализации идей «безбумажного офиса».

Наиболее приемлемым методом обеспечения аутентичности электронных документов при долговременном хранении (особенно заверенных электронной подписью) можно было бы считать применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении. Инкапсуляция, вероятно, самый перспективный способ. Именно способ решения проблемы аутентичности электронных документов видят в нем американские архивисты. Но он требует долговременной апробации и дальнейшего развития.

Необходимость переформатирования электронных документов при долговременном хранении приводит к тому, что, по существу, появляется другой документ с измененными реквизитами и контрольными характеристиками: датой последнего сохранения, объемом, контрольной суммой, хэш-кодом, электронной подписью и т.п. Получается, что подлинник электронного документа будет невозможно прочитать и использовать, а его миграционная копия не будет иметь юридической силы. Подолина О. Г. Как определить срок хранения документа / О. Г. Подолина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - №10. - С. 49-60.

Отмеченная проблема - обеспечение аутентичности электронных документов в долговременной перспективе - на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций, как ее решить, пока нет ни в нашей стране, ни за рубежом. Сейчас выход видится в одном: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.

Таким образом, анализ природы электронных документов позволяет определить несколько условий, выполнение которых обеспечивает их сохранность и возможности использования на протяжении десятков лет:

В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие, главным образом, содержательную и контекстную информацию (данные). Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте с исполняемыми программами (оболочками прикладных информационных систем) со временем может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим в исключительных случаях, когда без этого невозможно воспроизведение принимаемых на хранение электронных документов.

В краткосрочной перспективе (5-10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях.

В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками.

При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов / В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006. - № 5. - С.13-21; Лифанова, Н. В. Дело стандарта как объект архивного хранения: анализ нормативной правовой базы / Н. В. Лифанова // Отечественные архивы. - 2010. - №5. - С. 32-37; Кугучева О. В Обеспечение сохранности документов: (на примере Тульской области) / О. В. Кугучева // Секретарское дело. - 2005. - №2. - С. 77-80; Менова Н. Ф. Создание электронного архива: необходимость и реальность / Н. Ф. Менова // Вопросы статистики, 2005. - №8. - С. 2-73; Сухоруков, К. Обязательный экземпляр: типы и виды / Константин Сухоруков // Библиотека. - 2010. - №3. - С. 54-55..

Электронный документооборот широко распространенное явление, однако до сих пор полностью не решена проблема организации архивного хранения при электронном документообороте. Е.А. Приходько и

А.В. Коваленко считают, что одним из способов организации технологии архивного хранения электронных документов, можно считать создание системы электронного архива Приходько Е.А. Организация архивного хранения документов при электронном документообороте/

Е.А. Приходько, А.В. Коваленко // Информационное противодействие угрозам терроризма. - 2005. - № 4.. В наиболее общем и «полном» смысле системе электронного архива можно дать следующее определение: программно-аппаратный комплекс, решающий задачи: учета документов, их хранения; управления доступом; создания электронных документов всех информационных потоков предприятия; управления документооборотом; управления использованием хранимой информации, в том числе и для разработки новой. Созданием электронного архива должен заниматься системный администратор организации или учреждения, посредствам создания каталога на жестком диске сервера, с указанием, кому из пользователей можно просматривать и редактировать его содержимое, кому лишь просматривать, а кому вообще данный каталог недоступен. Реализовать возможность групповой работы с архивом, используя лишь сетевые средства, недостаточно. Для решения проблем учета информации, разграничения прав доступа, быстрого поиска, доступа, регистрации новой информации, обеспечения управления процессами разработки новых данных в системах электронных архивов широко используются системы управления базами данных (далее СУБД). Большинство современных СУБД имеют все необходимые для работы в системе электронного архива механизмы и свойства. В зависимости от того, какие задачи будут решаться, выбирается конкретная СУБД.

Е.А. Приходько и А.В. Коваленко, в своей статье, рассматривают способы создания электронных архивов.

Во-первых, создание файловых массивов. Этот способ заключается в том, что организуется хранилище для документов. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо более «объемное» устройство, например, магнитооптическая или DVD -- библиотека. Основным преимуществом такого способа, является достаточная простота реализации и обслуживания. Такой способ целесообразен при «начальной стадии» накопления информации в электронном виде.

Во-вторых, создание электронных картотек на основе файл-серверных и клиент-серверных СУБД и приложений, т.е. создание системы, прежде всего, для учета документов, позволяющей быстро найти записи о них. Информация, вносимая в электронную карточку, записывается в таблицы СУБД и может быть быстро «извлечена» при помощи механизма запросов.

В-третьих, создание архивных систем с возможностью поиска документа в картотеке по учетным записям (карточке) и вывода документа в электронном виде. Учет ведется при помощи использования клиент - серверных или файл - серверных приложений и СУБД. Результат поиска содержит не только записи «карточки» документа, но и предоставляет возможность вывода на экран или устройство печати самого документа.

В-четвертых, создание систем архива и документооборота. Основные перспективы развития систем архива, документооборота и управления потоками информации предприятия связаны, прежде всего, с внедрением последних достижений в области информационных технологий. Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для хранения, поиска и разделения прав доступа к электронным документам.

При создании системы электронного архива важно решить следующие задачи по доступности и разграничению доступа к информации: организация учета хранимой информации т.к. правильный учет облегчает доступность, поиск необходимой информации и исключает её «потери»; организация пополнения информации; создание единой «архивной» системы, объединяющей все вышеперечисленные пункты. Система должна позволять не только использовать всю информацию в режиме "просмотра" (чтения, изучения), «пополнения» и «редактирования».

В системе электронного архива возникает задача не только быстро найти необходимые документы и вывести их на экран или устройство печати, но и «позволить» создать новый документ на основе информации, содержащейся в документе ранее зарегистрированном.

Архив должен поддерживать возможность монопольного доступа к документам, для того чтобы избежать коллизий при многопользовательской работе с одним документом, при этом всегда можно узнать, кто именно

редактирует документ. Все изменения документа сохраняются в виде его авторизированных версий, всегда можно понять, кто, когда и какие изменения внес в документ. Для исключения неверной авторизации в архиве необходимо использование механизма электронной подписи документов, которая при соблюдении ряда условий, признается даже в суде.

В заключении можно сделать вывод о том, что на сегодняшний день не существует определенных законодательно закрепленных требований, предъявляемых к хранению электронных документов. Однако к процессу хранения электронных документов нужно подойти очень серьезно, чтобы избежать потери важной информации, поэтому мы рекомендуем разрабатывать и прописывать требования к хранению электронных документов в инструкциях по делопроизводству организаций и учреждений.

Итак, электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Преимущества использования электронных документов: выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется; ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация м поиск любой информации; при рассылке документов по электронной почте они оперативно передаются на любые расстояния; хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов; повышается эффективность работы с документами; создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых; наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых документов. К одному из недостатков электронных документов можно отнести необходимость защиты информации от внесений несанкционированных изменений. В заключение можно сделать вывод, о том, что на сегодняшний день нет законодательно закрепленной четкой терминологии в сфере электронного документооборота и правил работы с электронными документами, поэтому представляется целесообразным проанализировать работу с электронными документами, сложившуюся в ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный университет» и разработать рекомендации по ее совершенствованию.

Глава 2. Анализ работы с электронными документами в ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный университет»

2.1 Основные проблемы работы с электронными документами в ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный университет»

На сегодняшний день в России идет активная работа по реализации программы «Информационное общество», утвержденной Правительством Российской Федерации на 2011 - 2020гг., которая приводит к постепенному внедрению электронного документооборота во все регионы страны Федеральная программа «Информационное общество» на 2011 - 2020гг.// URL: http://www.protown.ru/information/doc/7230.html.

Основной целью программы является формирование современной

информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, обеспечение высокого уровня ее доступности, предоставление на ее основе качественных услуг, повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления, взаимодействия гражданского общества и коммерческих организаций с органами государственной власти. Таким образом, электронный документ должен занять определяющее место в работе государственных организаций и учреждений.

Специалисты в сфере документационного обеспечения управления А.Г. Кириллов и А.В. Коуров выделили причины, которые, по их мнению, свидетельствуют о необходимости внедрения электронного документооборота в Вузах: «Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее использование посторонними людьми, может нарушить авторские права сотрудников вуза». Кириллов А.Г. Подготовка ВУЗа к внедрению системы электронного документооборота / А.Г. Кириллов, А.В. Коуров // Современные научные исследования и инновации. - 2012. - URL: http://web.snauka.ru/issues/2012/01/6734 Так же они выделяют проблемы, которые возникают, когда работа с документами ведется традиционным способом:

- потеря документов;