Внедрение и использование электронных документов в государственных и муниципальных учреждениях (на примере Алтайского государственного университета)

- накопление огромного количества неиспользуемых документов;

- отсутствие места для нормативного хранения документов;

- соблюдение конфиденциальности документов и информации в целом;

- большие трудозатраты на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- дублирование нескольких копий одного и того же документа, с последующими его исправлениями и сложностью отслеживания последних «правильных» копий;

- временные трудозатраты на подготовку и согласование документов.

По мнению авторов, внедрение системы электронного документооборота позволит решить все эти проблемы, а также:

- обеспечит слаженную работу всех подразделений;

- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

- повысит оперативность доступа к информации;

- разграничит права доступа сотрудников к информации.

Система электронного документооборота должна обеспечивать автоматизацию процессов: приема, обработки и распределения поступающей корреспонденции; подписания, регистрации и рассылки исходящей корреспонденции; подписания, регистрации и отправки внутренних и организационно-распорядительных документов; переписки между организациями и отдельными подразделениями.

К целям внедрения системы электронного документооборота в вузе можно отнести повышение качества и оперативности управления путём совершенствования делопроизводства, объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений вуза (включая территориально удалённые), сокращение затрат на поддержание бумажного документооборота, экономия рабочего времени.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота, является необходимой потребностью.

В целях реализации программы «Информационное общество», а так же для сокращения бумажного документооборота и повышения оперативности работы с документами на сегодняшний день в Алтайском государственном университете вводится система электронного документооборота DIRECTUM. Все участники управленческого процесса заинтересованы в решении таких вопросов, как оптимизация состава, содержания и оформления управленческих документов; сокращение трудозатрат и времени на подготовку и обработку документов; замена трудоемких ручных операций по составлению, согласованию и передаче документов современными автоматизированными технологиями.

Социологический опрос на тему: «Определение понятий электронный документ, электронная подпись и выявление проблем возникающих в процессе работы с электронными документами сотрудниками ФГБОУ ВПО Алтайский государственный университет», проведенный в 2012 году, показал, что внедрение автоматизированной системы управления сопровождается рядом проблем: отсутствием локальных нормативных актов, закрепляющих правила работы с электронными документами; разногласия в использовании категориального аппарата в сфере электронного документооборота; отсутствие унифицированного подхода к работе с электронными документами; низкий уровень компетентности сотрудников университета, работающих с электронными документами; неготовность респондентов к переходу на электронный документооборот; отсутствие практических навыков по работе в программе DIRECTUM; недостаточное техническое оснащение рабочих мест. Объектом исследования являлись сотрудники деканатов Алтайского государственного университета. Сбор информации произведен с помощью анкетирования. Выборка случайная с вероятностью 75%.

Условно, проблемы, возникающие при работе с электронными документами, делятся на две большие группы: теоретические и практические.

К теоретическим проблемам работы с электронными документами в первую очередь, относятся разногласия в использовании категориального аппарата. Это обусловлено неоднозначным толкованием термина «электронный документ» в нормативных методических актах. Задача реформирования российского законодательства, в связи с переходом к активному использованию электронного документооборота, поставлена на государственному уровне. С момента утверждения Федеральных целевых программ «Электронная Россия (2002 - 2010 годы) » и «Электронное общество (2011-2020 годы)» до настоящего времени нормативная база, регламентирующая использования электронного документа, значительно изменилась, но закон, регулирующий электронный документооборот на территории России, существует только в стадии проекта. В первой главе были рассмотрены, подходы к определению электронного документа. Напомним, что основные определения электронного документа даны в ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные пособия» ГОСТ 7.83 - 2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения - URL: . http://www.gsnti-norms.ru/norms/common/doc.asp?2&/norms/stands/7_83.htm, в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Ч1: Федеральный закон от 27.07.2006. №149-ФЗ //СЗ РФ. -2006.-№31.-Ст.3448., во временном регламенте «Обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности» Обмен электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности: Временный регламент, Приказом ФНС России от 12.12.2006 // Финансовая газета - 13.03.2008. - № 10.. Во всех перечисленных документах даются различные толкования определения электронного документа, нет четкой грани, отличающей электронное сообщение от электронного документа, имеющего юридическую силу. В Правилах по делопроизводству в федеральных органах государственной власти Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление правительства от 15 июня 2009г. №477// Российская газета. - 2009.- №4937., отсутствует определение электронного документа, а именно эти правила призваны прояснить порядок работы с электронными документами, и даже в методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, служащих дополнением к правилам, определение электронного документа не подразумевает наличие электронной подписи Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Росархива от 23.12.2009 №76// URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=96081.

Отсутствие однозначного толкования термина «электронный документ» в федеральных законах и нормативно методических актах должно компенсироваться в локальных нормативных актах организаций и учреждений.

Рассмотрим локальные нормативные акты, регулирующие документационное обеспечение управления в Алтайском государственном университете. Основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами, является Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Алтайский государственный университет». Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. В ней отражены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла, установлены общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Алтайский государственный университет» подробно описывает процедуры работы с традиционными бумажными документами и не содержит положений об электронном ведении делопроизводства.

Отсутствие однозначности в толковании термина «электронный документ» в федеральных законах, нормативных методических актах и локальных нормативных актов университета приводит к появлению ряда ошибок, в частности к отсутствию унифицированного подхода в работе с электронными документами. Недостаточная мотивация к работе с новой автоматизированной системой делопроизводства, приводит к низкому уровню компетентности сотрудников Алтайского государственного университета в сфере электронного документооборота. Данные опроса показали, что 29% из числа опрошенных сотрудников под электронным документом понимают документ в электронной цифровой форме, без наличия электронной подписи, т.е. любое электронное сообщение.

45,5% респондентов, так же не знакомы с понятием «электронная подпись», реквизитом, придающим электронному документу юридическую силу. Из чего следует, что сотрудники Алтайского государственного университета не готовы работать в системе электронного документооборота, т.к. не отличают электронный документ от электронного сообщения, не знают, что следует понимать под электронной подписью и не рассматривают ее как реквизит, придающий электронному документу юридическую силу. Сведения об электронных документах и электронной подписи респонденты получают из средств массовых информации 29%, из разговоров 4%, и только 8% из Федеральных законов.

В связи с этим, у сотрудников возникают сложности в определении юридической силы электронных документов, только 12, 5% респондентов считают, что входящие электронные письма имеют юридическую силу при наличии электронной подписи, остальные же не рассматривают электронную подпись, как реквизит придающий входящему документу юридическую силу.

Юридическая сила электронного документа - его свойство, позволяющее использовать документ отдельно или в сочетании с другими документами для совершения юридически значимых действий в соответствии с законодательством. О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы»: Федеральный закон от 10.01.2003 №20-ФЗ (в ред. от 25.12.2008)// СЗ РФ - 2003. - №2. - Ст. 172. Понятие юридической силы электронных документов по основным своим признакам не отличается от общепринятого понимания юридической силы традиционных документов. Однако юридическую силу электронного документа, возможно, обеспечить только исполнением специальной юридической процедуры. В частности, одной из таких процедур является установление электронной подписи, используемой в качестве аналога собственноручной подписи.

Опрос показал, что больше половины респондентов отожествляют электронный документ с традиционным. Среди реквизитов электронного письма они выделяют дату документа, электронную подпись, адресат отправителя обязательными реквизитами входящего электронного документа. Большинство сотрудников, 41,8%, ответили, что именно электронная подпись придает электронному документу юридическую силу, но при этом, респонденты не обращают внимание на ее наличие на входящих электронных документах на практике. Это позволяет сделать вывод о том, что у сотрудников Алтайского государственного университета возникают сложности в определении юридической силы электронных документов, им не хватает теоретических знаний в сфере электронного документооборота. Это влечет за собой нарушения правил хранения электронных документов. Они хранятся в электронных папках, зачастую даже не создается страховая копия, как этого требуют архивные правила. Отсутствие единого определения электронного документа приводит к субъективным оценкам ценности электронных документов. Сотрудники сами определяют, какие документы подлежат хранению, а какие нет. 16,5% респондентов никак не хранят электронные документы.

Это происходит потому, что сотрудники не ассоциируют электронные документы с документами на традиционных носителях, не задумываются об идентичных правилах их хранения, что является показателем того, что респонденты не знакомы с правилами работы с электронными документами. А ведь неправильное хранение электронных документов может привести к их утрате. Тихонов Владимир Иванович, Директор Центрального архива документов на электронных носителях считает, что обеспечение сохранности электронных документов -- одно из главных направлений работы архивистов на сегодняшний день. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях. Методология и принципы архивного хранения электронных документов только начинают складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), документоведов, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов / В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006. - № 5.- С.13-21.

Важнейшей проблемой является неготовность сотрудников деканатов Алтайского государственного университета к переходу на электронный документооборот. 37% респондентов не видят преимуществ в работе с электронными документами. Сотрудниками были высказаны предположения, что переход к электронному документообороту вызовет множество сложностей связанных с использованием и хранением электронных документов. Определяющим является мнение о сложностях, связанных с программным обеспечением. Возникают опасения ставить всю работу университета в зависимость от техники. Помимо этого, респонденты указали на недостаточное техническое оснащение рабочих мест для перехода на электронный документооборот. Все это свидетельствует о том, что сотрудники не видят реальных преимуществ электронного документооборота и не готовы к нововведениям.

На сегодняшний день в Алтайском государственном университете внедряется система электронного документооборота DIRECTUM. На данный момент в ней начали работать 23 человека из аппарата управления Алтайского государственного университета. Чтобы рассмотреть какие сложности возникают у специалистов при работе в системе электронного документооборота DIRECTUM, было проведено неформализованное интервью с сотрудниками аппарата управления Алтайского государственного университета, работающими в данной программе. Так как система электронного документооборота DIRECTUM только начала внедрятся, на момент интервьюирования, сотрудники работали в ней от одного дня до двух недель, но несмотря на короткий срок работы с программой нам удалось выявить отношение респондентов к данным нововведениям. Таким образом, к третей группе проблем работы с электронными документами в Алтайском государственном университете, относятся проблемы, возникающие при работе в программе DIRECTUM.

DIRECTUM -- система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников. Система электронного документооборота DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом, обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. DIRECTUM электронный документооборот и управление взаимодействием //URL: http://www.directum.ru/

Программа DIRECTUM является готовым программным продуктом, который нуждается в адаптации под структуру Алтайского государственного университета. Стоит согласится с Анатолием Гавриловым, ведущим бизнес-аналитик компании «Утилекс», который в своей статье пишет: «К сожалению, найти на рынке готовую систему электронного документооборота для конкретной организации практически невозможно: каждая компания неповторима, более того, уникальность внутренних бизнес-процессов является одним из основных конкурентных преимуществ компании. Ведущие отечественные производители систем электронного документооборота и гранды мировой индустрии ECM позиционируют свои продукты исключительно как платформы с некоторым багажом логики, набором под-процессов best-practice, на которые полезно ориентироваться. Но платформа в первую очередь является инструментом компании, профессионально занимающейся ее внедрением. Ведь на практике практически любое решение можно реализовать с помощью различных платформ, выбор которых обусловлен индивидуальными особенностями заказчика. Необходимо осознавать: проект по внедрению системы электронного документооборота - это комплекс работ, который сначала помогает определить, что нужно компании, а уже потом это реализовать. Следовательно, выбирая готовый продукт, компания заведомо лишает себя возможности на приобретение решения, выверенного согласно ее неповторимым потребностям Гаврилов А. Минное поле внедрения СЭД / А. Гаврилов // URL: http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=24716 .

Исходя из вышеизложенного, можно прийти к выводу, что программа DIRECTUM действительно нуждается в доработке под структуру Алтайского государственного университета, т.к. является базовой стандартной программой.

Следующая проблема, которую озвучили все опрошенные сотрудники, заключается в отсутствии практических навыков по работе в программе DIRECTUM. Стоит согласиться с мнением И. Борисовской, что переход к электронному документообороту влечет значительное повышение требований к уровню профессионализма, компетентности, знаниям персонала, что обычно встречает резкий отпор сотрудников. Изменение прежних норм является крайне трудным процессом, зато дает эффект в виде повышения производительности труда сотрудников организаций, значительного уменьшения количества ошибок при работе с документами, возможность сократить должности и группы, основными функциями которых является консультационная работа и работа с документами на бумаге. Борисовская И. Об управлении электронным документооборотом в организации / И. Борисовская // URL: http://www.e-xecutive.ru/community/life/681490/ Сотрудники Алтайского государственного университета, работающие в DIRECTUM, видят и понимают преимущества электронной системы делопроизводства и проявляют желание освоить программу и работать в ней. В то же время в университете отсутствует контроль за процессом внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM: не определены четкие сроки внедрения программы, отсутствует методический контроль за обучением сотрудников, нет методических пособий по работе в DIRECTUM. Таким образом, встает проблема управленческого контроля за процессом внедрения системы электронного документооборота.

Следующая проблема, которую выделили сотрудники - это недостаточное техническое оснащение рабочих мест. Для того чтобы перевести бумажный документ в электронную цифровую форму необходимо его оцифровать, но далеко не в каждом кабинете университета установлен сканер. В связи с этим, сотрудники тратят много времени на то, чтобы дойти до другого кабинета, а иногда и на другой этаж в поисках технических средств управления. Сканирование документов делает информацию доступной в электронном виде и позволяет воспользоваться всеми преимуществами электронного документооборота. Оцифровка бумажных документов на ранних этапах документооборота дает целый ряд преимуществ: снижение расходов, ускорение процессов, удобный доступ к корпоративной базе знаний и улучшенная среда совместной работы. «Мы уверены, что чем раньше мы отсканируем документ, например счет, тем легче нам потом будет с ним работать. Другое важное преимущество сканирования - это возможность снизить расходы, связанные с обработкой, сортировкой, упорядочиванием, классификацией и поиском информации вручную», - отмечает Клаус Шульц (Klaus Schulz), руководитель подразделения маркетинга продукции в регионе EMEA Шульц К. Интеграция бумажных документов в систему электронного документооборота / К. Шульц // URL: http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=23751. Поэтому установка сканеров, на каждом рабочем месте или хотя бы одного общего на этаже, является необходим условием успешной работы в системе электронного документооборота.

В заключении сделаем вывод, что все вышеперечисленные проблемы важны, но решаемы. Своевременное и оперативное решение вышеперечисленных проблем является актуальным на сегодняшний день вопросом. В связи с этим, мы разработали ряд предложений по устранению всех выше обозначенных проблем и по повышению эффективности работы с электронными документами в Алтайском государственном университете.

2.2 Предложения по повышению эффективности работы с электронными документами в ФГБОУ ВПО Алтайский государственный университет

В предыдущем параграфе, были рассмотрены основные теоретические и практические проблемы, возникающие у сотрудников Алтайского государственного университета в процессе работы с электронными документами и автоматизированной системой делопроизводства DIRECTUM. Для решения этих проблем был разработан комплекс предложений по их устранению.

Первой обозначенной проблемой являлось неоднозначное толкование основных определений в сфере электронного документооборота в нормативных методических актах, а так же отсутствие четко сформулированных и закрепленных правил работы с электронными документами. Эту проблему можно решить с помощью закрепления основных требований к работе с электронными документами в локальных нормативных актах университета. К локальным нормативным актам организации и учреждений относят: устав организации, положение об организации, инструкцию по делопроизводству, различного вида положения (положение о структурном подразделении, положение об электронном документообороте), должностную инструкцию, и прочие документы, содержащие нормы и правила труда, определяющие статус органа управления, его функции, закрепляющие его компетенцию. Содержащиеся в локальных нормативных актах нормы и правила являются обязательными для исполнения всеми членами организации и учреждения. Поэтому рекомендуется внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Алтайский государственный университет», так как она является основным документом университета, в котором закреплены порядок и правила работы с документами. Нормативное закрепление положений об электронном документообороте в Инструкции по делопроизводству позволит решить проблемы разногласий в использовании категориального аппарата в сфере электронного документооборота и унифицирует процесс работы с электронными документами. Внесет ясность в такие вопросы как: в чем состоит отличие электронных документов от традиционных; что следует понимать под термином «электронный документ»; как обеспечить сохранность электронной информации; как проводить экспертизу ценности и отбор электронных документов на хранение; как обеспечить аутентичность электронных документов. В связи с этим, требуются уточнения и дополнения в ряде разделов: общие понятия; правила подготовки и оформления документов; особенности подготовки и оформления отдельных видов документов; прием, регистрация и порядок прохождения документов, поступающих в университет; организация документов в делопроизводстве.

Рассмотрим, предлагаемые дополнения подробнее.

Во-первых, предлагаем внести в Инструкцию по делопроизводству такой раздел как «Основные понятия», в котором необходимо прописать определения в сфере как традиционного, так и электронного документооборота. Как уже отмечалось в предыдущем параграфе, сотрудники Алтайского государственного университета не отличаю электронный документ от электронного сообщения, не знаю что такое электронная подпись, поэтому закрепление основных терминов и определений в локальном нормативном документе позволит решить данную проблему. Предлагаем внести такие определения как: документирование, делопроизводство, документ, электронное сообщение, электронный документ, автор документа, электронная подпись, простая электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись, квалифицированная электронная подпись, реквизит документа, бланк документа, подлинник документа, копия документа, заверенная копия, обращение гражданина, юридическая сила документа, унифицированная форма документа, шаблон, бланка (унифицированной формы документа), документооборот, регистрация документа, номенклатура дел, экспертиза ценности документов, дело, формирование дела, служба делопроизводства (приложение 2).

Во-вторых, в разделе «Требования к бланкам документа», добавить пункт об электронных образцах бланков документов, о порядке их использования и создания. Использование электронных бланков документов позволит унифицировать систему электронной документации и в значительной степени сократит время на подготовку документов. Электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, должны создаются в соответствии с правилами, применяемыми к бумажным бланкам документов. Электронные документы должны оформляться на электронных бланках формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) и иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее. В университете применяются бланки с продольным расположением реквизитов. На электронных бланках документов, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стр.» и знаков препинания. Разработкой унифицированной системы электронных образцов бланков документов должны заниматься специалисты общего отдела Алтайского государственного университета (приложение 2).

В-третьих, в разделе «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» внести пункт «Оформление и порядок создания электронных документов», в котором прописать для чего используются электронные документы (преимущества электронных документов), в чем отличия электронного документа от электронного сообщения, а также какие реквизиты придают электронному документу юридическую силу (приложение 2).

В-четвертых, в раздел «Прием, регистрация и порядок прохождения документов, поступающих в университет» внести пункт «Прием, передача и обработка входящих и исходящих электронных документов» в котором, необходимо прописать порядок и правила работы с электронными документами. В частности, необходимо включить следующие пункты:

- документы в электронном виде проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям;

- электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота DIRECTUM;

- электронные документы должны иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати;

- составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе;

- при получении электронных документов, подписанных электронной подписью, сотрудники осуществляют проверку подлинности электронной подписи (с использованием открытого ключа электронной подписи и средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной подписи) либо (В программе DIRECTUM сотрудник выбирает функцию «проверить электронную подпись», далее программа сверяет соответствие технического сертификата открытого ключа на соответствие открытого ключа электронной подписи входящего документа).

- после отправки электронного документа необходимо связаться с принимающей стороной для того, чтобы убедиться, что документ был получен адресатом;

- единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота;

- электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ;

- электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде;

- экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе;

- электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе;

- после истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем службы документационного обеспечения управления. О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. №536г. - М., URL: http://www.rg.ru/2006/02/07/deloproizvodstvo-instrukcia-dok.html

Нормативно закрепленный порядок и правила работы с электронными документами, унифицирует работу всех сотрудников, занятых в делопроизводстве, что позволит облегчить работу и повысить ее оперативность.

В-пятых, необходимо дополнить пункт «хранение документов», обозначив правила и особенности хранения электронных документов. Переход на автоматизированную систему делопроизводства подразумевает появление большого количества электронных документов, которые, безусловно, нуждаются в хранении. Особенности хранения электронных документов отличаются от хранения документов на традиционном носителе бумаге. Максимович Г. Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - №1. - С. 30-36 В краткосрочной перспективе (5-10 лет) сохранность электронных документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях. В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками. При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа. К вопросу о правильном архивном хранении электронных документов стоит подойти очень серьезно, так как не соблюдение правил может привести к утрате важной информации.

Технология архивного хранения электронных документов осуществляется посредствам создания системы электронного архива в университете. Система электронного архива - это программно -- аппаратный комплекс, решающий задачи: учета документов, их хранения; управления доступом; создания электронных документов всех информационных потоков предприятия; управления документооборотом; управления использованием хранимой информации, в том числе и для разработки новой Приходько Е.А. Организация архивного хранения документов при электронном документообороте/

Е.А. Приходько, А.В. Коваленко // Информационное противодействие угрозам терроризма. - 2005. - № 4. . Создание электронного архива в Алтайском государственном университете позволит решить вопросы совместного использования электронных документов, разграничит права доступа к разделам "электронной" информации средствами администрирования операционной системы сервера сети. Созданием электронного архива должен заняться системный администратор Алтайского государственного университета. Стоит согласиться с Е.А. Приходько и А.В. Коваленко, что решение проблемы хранения электронной документированной информации можно разделить на следующие составляющие: выбор носителя информации; организация условий хранения; организация доступа к информации и системы поиска; структурированный язык запросов. При создании системы электронного архива важно решить следующие задачи по доступности и разграничению доступа к информации: организация учета хранимой информации т.к. правильный учет облегчает доступность, поиск необходимой информации и исключает её «потери»; организация пополнения информации; создание единой «архивной» системы, объединяющей все вышеперечисленные пункты. Система должна позволять не только использовать всю информацию в режиме «просмотра» (чтения, изучения), «пополнения» и «редактирования». В системе электронного архива возникает задача не только быстро найти необходимые документы и вывести их на экран или устройство печати, но и «позволить» создать новый документ на основе информации, содержащейся в документе, ранее зарегистрированном. Организация полноценно функционирующего электронного архива должна сопровождаться выполнением ряда условий. Во-первых, наличие у документа регистрационной карточки (далее РК) - своеобразного паспорта документа - набора реквизитов документа является обязательным. Полнота реквизитов РК обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске. Во-вторых, всю работу по быстрому поиску карточки должна выполнять СУБД и (или) клиентское приложение. Права доступа к тем или иным разделам могут определяться СУБД. Учетные записи содержат не только описания документа, но и указывают на место его хранения в "бумажном" или электронном виде. В-третьих, в зависимости от прав пользователя, необходимо наличие возможности редактирования учетных записей, внесения изменений. В-четвертых, удаление документов из архива производится только в том случае, если пользователю предоставлено такое право в списке доступа к каждому конкретному разделу. В-пятых, права доступа пользователей к разделу можно назначить только в отношении целого раздела (и нельзя назначить отдельно в отношении какого-либо конкретного документа), поэтому при необходимости выделить отдельному документу права доступа, отличные от прав доступа к разделу, в котором он находится, необходимо выделить для этого документа (и в перспективе для всех похожих документов) отдельную группу с необходимыми правами доступа пользователей. В-шестых, архив должен поддерживать возможность монопольного доступа к документам, для того чтобы избежать коллизий при многопользовательской работе с одним документом, при этом всегда можно узнать, кто именно редактирует документ. Все изменения документа сохраняются в виде его авторизированных версий, всегда можно понять, кто, когда и какие изменения внес в документ. Для исключения неверной авторизации в архиве необходимо использование механизма электронной подписи документов, которая при соблюдении ряда условий, признается даже в суде Приходько Е.А. Организация архивного хранения документов при электронном документообороте/

Е.А. Приходько, А.В. Коваленко // Информационное противодействие угрозам терроризма. - 2005. - № 4. .

Таким образом, нормативное закрепление предложенных дополнений и изменений к Инструкции по делопроизводству, позволит решить ряд проблем: проблему разногласия в использовании категориального аппарата в сфере электронного документа; проблему низкого уровня компетентности сотрудников Алтайского государственного университета.

Важное направление рационализации работы с электронными документами - повышение квалификации сотрудников Алтайского государственного университета, работающих с электронными документами и автоматизированными системами делопроизводства. Для решения этой проблемы предлагается разработать банк тестов, который бы был направлен на выявление профессиональных навыков, знаний и компетенций специалиста. По итогам тестирования разработать курсы, по повышению знаний сотрудников в сфере электронного документооборота, в частности, необходимо:

Во-первых, специалистам кафедры политическая история разработать и провести курсы повышения квалификации, направленные на повышение теоретических знаний сотрудников в сфере электронного документооборота;

В-вторых, необходимо создать команду сотрудников Алтайского государственного университета из наиболее компетентных руководителей и специалистов в области электронного документооборота, которая активно бы внедряла систему DIRECTUM, осуществляла контроль за работай в данной программе и разрабатывала бы методические рекомендации. Для эффективного внедрения программы DIRECTUM необходимо разработать генеральный план, включающий в себя описание этапов внедрения, план доработки системы DIRECTUM, план обучения специалистов, с указанием ответственных исполнителей, сроков и финансовых ресурсов.

Решение проблемы программного обеспечения автоматизированной системы управления DIRECTUM, может заключаться в ее адаптации под структуру Алтайского государственного университета. Специалисты компании DIRECTUM должны изучить: структуру университета, локальные нормативные акты (такие как: инструкцию по делопроизводству, должностные инструкции, номенклатуру дел) для определения функций, которые выполняют сотрудники с документами, изучить специфику документооборота Алтайского государственного университета, документопотоков и т.п. Необходимо сначала определить, что нужно именно для Алтайского государственного университета, а уже потом это реализовать в виде системы электронного документооборота.

Важным аспектов при переходе на электронный документооборот является создание единого корпоративного портала, который позволит создать единую для всех сотрудников Алтайского государственного университета точку доступа к электронным документам и возможность оперативного поиска информации. Это позволит организовать единое хранилище общедоступной нормативной, оперативной, управленческой информации, накопленного опыта, предназначенного для использования всеми сотрудниками университета, организовать их коллективную работу и возможность удаленного доступа к необходимой информации. Так же организовать информационную поддержку, в режиме он-лайн, для того, чтобы сотрудники могли обратиться с интересующим их вопросом, по работе в системе DIRECTUM, и получить быстрый и компетентный ответ.

Таким образом, создание единого корпоративного портала Алтайского государственного университета позволит, сотрудникам легко получать доступ к нужной информации, даст возможность анализировать и передавать необходимые данные, что приведет к повышению качества принимаемых решений и к повышению оперативности работы.

Опрос сотрудников, чьи рабочие места оснащены автоматизированной системой управления DIRECTUM обозначил проблемы некомпетентности персонала, незнания ими всех функций, позволяющих осуществлять работу в программе DIRECTUM. Обучение сотрудников проходило в декабре 2011 года, а работать в программе они начинают только сейчас. Респонденты озвучили, что нуждаются в дополнительных курсах обучения работы в программе DIRECTUM. Разработчики программы DIRECTUM считают, что качественное обучение сотрудников - это необходимое условие для успешного внедрения и дальнейшего развития любой информационной системы. Именно поэтому компанией DIRECTUM разработаны и постоянно совершенствуются авторские курсы обучения системе DIRECTUM DIRECTUM электронный документооборот и управление взаимодействием // URL: http://www.directum.ru/. Курсы обучения проводятся в Центрах сертифицированного обучения DIRECTUM, расположенных по всей территории России. Обучение проводят Сертифицированные преподаватели DIRECTUM с использованием оригинальных методических материалов, подготовленных компанией DIRECTUM. Существует ряд курсов обучения пользователей: использование базовых модулей системы DIRECTUM, использование модуля Канцелярия системы DIRECTUM, использование модуля Управление совещаниями системы DIRECTUM, использование модуля Управление взаимодействием с клиентами системы DIRECTUM, использование модуля Управление договорами, введение в систему DIRECTUM, использование модуля Обращения граждан и организаций системы DIRECTUM, технология внедрения системы DIRECTUM. Предлагаем провести в Алтайском государственном университете 72 часовые практические занятия на компьютерах, направленные на обучение сотрудников работе в системе DIRECTUM. Обучающий центр программы DIRECTUM находится в городе Новосибирске и отправление всех сотрудников на обучение является затратным как сточки зрения финансов, так и времени, поэтому целесообразно пригласить специалиста компании DIRECTUM в Алтайский государственный университет, для проведения данных курсов обучения.

Сотрудникам Алтайского государственного университета не хватает технических средств управления для работы в автоматизированной системе делопроизводства. Для того чтобы найти необходимые технические средства управления они покидают свои рабочие места, тем самым не рационально используя рабочее время. Это происходит по причине не понимания сотрудниками роли и значения электронных документов. Они с начало создают бумажный документ, а потом его сканируют. В большинстве случаев, дублирование электронных документов бумажными, является неоправданным, и только приводит к увеличению документооборота. Респонденты не понимают, что большинство документов можно создавать только в электронном виде, тем самым существенно снизив трудовые, временные и финансовые затраты. Для решения данной проблемы, во-первых, необходимо провести курсы повышения для сотрудников, о которых мы уже говорили, а во-вторых, установить недостающую для работы в автоматизированной системе делопроизводства технику, в каждом кабинете, сотрудники которого работают в DIRECTUM и хотя бы одного общего на этаже сканера. Однако покупка недостающего оборудования является сложным вопросом для Алтайского государственного университета с финансовой точки зрения. В связи с этим, решить данную проблему можно посредством добавления в должностную инструкцию специалистов ответственных за документационное обеспечение управления, функции по оцифровке документов. Назначение ответственного за оцифровку документов специалиста позволит унифицировать делопроизводственный процесс и сократит временные расходы.

Итак, проанализировав проблемы, возникающие у сотрудников Алтайского государственного университета при работе с электронными документами и системой электронного документооборота DIRECTUM, пришли к выводу, что все они актуальны и требуют своевременного решения. Анализирую сложившуюся в университете ситуацию, мы видим, что работа с электронными документами на сегодняшний день носит спонтанный характер, а компьютеры используются в качестве печатных машин. У сотрудников, работающих с электронными документами, отсутствуют практические навыки по работе в автоматизированной системе управления DIRECTUM, что может привести к сбою в программе и к потере важной информации, что является недопустимым. Сотрудники деканатов, которые еще не работают в программе DIRECTUM, не компетентны в вопросах работы с электронными документами и не готовы к переходу на автоматизированную систему делопроизводства, не видят ее преимуществ.

Обозначенные в ходе исследования проблемы решаются на различных уровнях: на нормативном уровне, с помощью дополнения и уточнения разделов Инструкции по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Алтайский государственный университет» и посредствам создания ряда методических пособий по работе в программе DIRECTUM; на кадровом уровне, путем повышения квалификации сотрудников, работающих с электронными документами; на уровне управления, при помощи создания команды компетентных сотрудников университета, для осуществления контроля за внедрением автоматизированной системы управления DIRECTUM; на техническом уровне, путем адаптации программы DIRECTUM под структуру Алтайского государственного университета и создании единого корпоративного портала.

Предложения по усовершенствованию процесса работы с электронными документами в Алтайском государственном университете являются актуальными и позволят решить выявленные проблемы.

Заключение

Анализ проблем внедрения и использования электронных документов в Алтайском государственном университете показал, отсутствие унифицированного подхода в работе с электронными документами и автоматизированной системой делопроизводства DIRECTUM. В ходе исследования были выявлены и рассмотрены проблемы внедрения и использования электронных документов в государственных и муниципальных учреждениях, на примере Алтайского государственного университета. Во-первых, не однозначное толкование определения электронных документов в нормативно - методических актах и отсутствие локальных нормативных актов унифицирующих процесс работы с электронными документами в Алтайском государственном университете.

В-вторых, низкий уровень компетентности сотрудников университета, работающих с электронными документами. В-третьих, программа DIRECTUM является готовым программным продуктом, который нуждается в адаптации под структуру Алтайского государственного университета.

В-четвертых, отсутствие практических навыков сотрудников по работе в программе DIRECTUM. В-пятых, в университете недостаточное техническое оснащение рабочих мест для работы в автоматизированной системе делопроизводства DIRECTUM.

В соответствии с задачами исследования были рассмотрены и проанализированы работы исследователей, рассматривающих проблемы определения электронного документа и его сущностных характеристик, а так же нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере электронного документооборота. Опираясь на источники, сформулировано определение электронного документа, соответствующее законодательной базе Российской Федерации и современным требованиям делопроизводства. Электронный документ - зафиксированная на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники в целях хранения и общественного использования и содержащую электронную подпись, реквизит позволяющий определить подлинность документа.

Проанализированы локальные нормативные акты, регулирующие документационное обеспечение управления в Алтайском государственном университете. Основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в Алтайском государственном университете, является Инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Алтайский государственный университет» подробно описывает процедуры работы с традиционными бумажными документами и не содержит положений об электронном ведении делопроизводства.

Рассмотрены способы защиты электронных документов от преднамеренной модификации и от утраты. Основным способом защиты электронных документов от преднамеренной модификации является электронная подпись, которая является важным реквизитом электронного документа, придающим ему юридическую силу. Так же рассмотрены способы защиты сохранности электронной информации, такие как: резервное копирование электронных документов и средства антивирусной защиты.

Определены требования, предъявляемые к хранению электронных документов. На сегодняшний день не существует определенных законодательно закрепленных требований, предъявляемых к хранению электронных документов, в связи с этим проанализированы научные труды известных ученых документоведов, в которых даются рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов, описывается процедура учета и обеспечения сохранности электронных документов и на их основании сформулированы требования к хранению электронных документов в Алтайском государственном университете.

С целью определения трудностей, возникающих у сотрудников Алтайского государственного университета в процессе работы с электронными документами, был проведен социологический опрос на тему: «Определение понятий электронный документ, электронная подпись и выявление проблем возникающих в процессе работы с электронными документами сотрудниками ФГБОУ ВПО Алтайский государственный университет», который показал низкий уровень компетентности сотрудников в сфере электронного документооборота.

С целью определения плюсов и минусов использования автоматизированной системы делопроизводства DIRECTUM, было проведено неформализованное интервью с сотрудниками аппарата управления Алтайского государственного университета. Анализ стенограмм показал: программа DIRECTUM является готовым программным продуктом, который нуждается в адаптации под структуру Алтайского государственного университета; отсутствие у сотрудников практических навыков по работе в программе DIRECTUM; недостаточное техническое оснащение рабочих мест.

С целью решения обозначенных проблем и унификации процесса работы с электронными документами, был разработан комплекс предложений по их устранению. Во-первых, были разработаны изменения и дополнения к Инструкции по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Алтайский государственный университет», которые закрепляют основные правила и требования к работе с электронными документами в университете. Во-вторых, предлагается провести повышение квалификации сотрудников Алтайского государственного университета, работающих с электронными документами и автоматизированной системой управления DIRECTUM: провести тестирование, направленное на выявление профессиональных навыков, знаний и компетенций сотрудников; по итогам тестирования разработать и провести курсы повышения квалификации, направленные на повышение теоретических знаний сотрудников в сфере электронного документооборота; провести в Алтайском государственном университете 72 часовые практические занятия на компьютерах, направленные на обучение сотрудников работе в системе DIRECTUM. В-третьих, необходимо создать команду сотрудников Алтайского государственного университета из наиболее компетентных руководителей и специалистов в области электронного документооборота, которая активно бы внедряла систему DIRECTUM, осуществляла контроль за работай в данной программе и разрабатывала бы методические рекомендации. В-четвертых, специалистам компании DIRECTUM, изучить: структуру университета, локальные нормативные акты (такие как: инструкцию по делопроизводству, должностные инструкции, номенклатуру дел) для определения функций, которые выполняют сотрудники с документами, изучить специфику документооборота Алтайского государственного университета, документопотоков и т.п., с целью адаптации программы DIRECTUM под структуру Алтайского государственного университета. В-пятых, создать единый корпоративный портал, который позволит создать единую для всех сотрудников Алтайского государственного университета точку доступа к электронным документам и возможность оперативного поиска информации.